Upload
vuhuong
View
222
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
Tugas : Individu Ujian Tengah Triwulan / E52 Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen Dosen : Prof.Dr. Ir. Imam Suroso, Msc(CS) Batas : 17 Januari 2015
FAKTOR – FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEGAGALAN DAN KESUKSESAN PENERAPAN DARI SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN DI PERUSAHAAN
Oleh:
HANKY AKLA HAFIZ/P056133492.52E
PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS
SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR
JANUARI 2015
2
DAFTAR ISI
Halaman
Daftar Isi................................................................................................................... 2
PENDAHULUAN...................................................................................................... . 3
Latar Belakang ....................................................................................................... 3
Perumusan Masalah............................................................................................... 4
Tujuan Penulisan.................................................................................................... 4
TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................................. 5
Definisi Sistem Informasi Manajemen.................................................................. 5
Peranan Sistem Informasi Manajemen Dalam Perusahaan.................................... 7
PEMBAHASAN............................................................................. ............................ 9
Kesuksesan dalam sistem informasi perusahaan................................................... 9
Kegagalam dalam sistem informasi perusahaan................................................... . 11
PENUTUP........................................................................................................ ........... 14
Kesimpulan................................................................................................... ......... 14
DAFTAR PUSTAKA 15
3
I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Penggunaan informasi dan komunikasi berbasis teknologi pada suatu organisasi
ataupun perusahaan semakin tidak dapat dihindari. Persaingan bisnis yang sangat ketat di
segala bidang industri baik dari sektor riil maupun sektor keuangan membuat setiap
perusahaan membutuhkan suatu sistem yang terintegrasi yang mendukung kegiatan
usahanya secara menyeluruh agar dapat mencapai apa yang menjadi tujuan perusahaan
tersebut.
Suatu sistem informasi yang baik tentunya juga harus disesuaikan dengan
kebutuhan dari industri perusahaan dan budget yang telah dianggarkan oleh perusahaan.
Sistem informasi ini akan membantu proses berjalannya roda bisnis melalui sistem yang
dikembangkan di setiap divisi – divisi perusahaan dengan proses pengolahan informasi
yang diawali dengan penginputan data hingga mengeluarkan output data yang berkualitas.
Data yang berkualitas yang dimaksud adalah keluaran data yang menjadi instrumen sebagai
pertimbangan manajemen perusahaan untuk mengambil suatu keputusan penting bagi
perusahaan.
Penggunaan sistem informasi manajemen dewasa ini tidak hanya digunakan sebagai
instrumen support bagi internal perusahaan saja, semakin banyak yang menggunakan
pengembangan sistem informasi ini untuk eksternal perusahaan atau bahkan untuk
pelanggan sebagai upaya langsung untuk meningkatkan profit perusahaan.
Dikarenakan hal tersebut diatas, menjadikan alasan mengapa suatu sistem informasi
manajemen sangat dibutuhkan mutlak di era global saat ini. Suatu sistem yang terintegrasi
dengan baik akan menjadikan perusahaan semakin bertumbuh, begitupun sebaliknya
apabila sistem informasi manajemen tidak berjalan sesuai dengan ekspektasi atau miss
investment perusahaan akan membuat perusahaan tidak berkembang bahkan yang sangat
parah dapat merusak operasional dan berujung pada kerugian besar perusahaan.
Banyak perusahaan di Indonesia yang menggunakan sistem informasi manajemen
dengan teknologi baik perangkat keras maupun perangkat lunak yang mutakhir. Para teknisi
atau penggiat teknologi di Indonesia semakin mahir dalam menciptakan sistem – sistem
teknologi informasi sehingga saat ini kita tidak perlu sepenuhnya bergantung pada
4
teknologi dari asing. Namun perusahaan juga harus teliti dan prudence untuk menentukan
investasi teknologi informasi yang sesuai bagi manajemen suatu perusahaan. Faktor –
faktor yang menjadi kesuksesan dan kegagalan oleh manajemen perusahaan dalam
memanfaatkan sistem informasi manajemen harus dapat diketahui sepenuhnya oleh
manajemen perusahaan.
1.2. Perumusan Masalah
Agar penerapan suatu sistem informasi manajemen dapat berjalan sesuai dengan
yang diinginkan oleh perusahaan maka sangat penting untuk menelaah penggunaan dari
sistem informasi manajemen dan tidak menjadikan perusahaan lalai dalam
menginvestasikan dana perusahaannya untuk suatu sistem. Berdasarkan hal tersebut maka
perumusan masalah yang akan dibahas:
1. Faktor – faktor apa yang membuat kesuksesan dari penerapan sistem informasi
manajemen perusahaan?
2. Dan faktor – faktor apa yang juga membuat kegagalan dalam penerapan sistem
informasi manajemen perusahaan?
1.3. Tujuan Penulisan
Tujuan penulisan ini adalah untuk mengetahui faktor – faktor yang menyebabkan
kesuksesan dan kegagalan sistem informasi manajemen suatu perusahaan.
5
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Definisi Sistem Informasi Manajemen
Suatu sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau
lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Sistem ini
bisa terdiri dari bagian – bagian sistem atau disebut juga subsistem. Sebagai contoh, sistem
yang akan dibahas pada khususnya adalah yang terkait dengan informasi manajemen yang
menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer.
Perangkat pada sistem tersebut terkait dengan prosedur pedoman, model manajemen dan
keputusan, dan juga sebuah basis data (data base). Komponen – komponen yang terkait
didalam suatu sistem informasi manajemen adalah organisasi, sumber daya manusia, dan
teknologi.
Gambar 1. Komponen Sistem Informasi (Sumber: O’Brien)
Fungsi sistem yang utama adalah menerima masukan, mengolah masukan dan
menghasilkan keluaran. Agar fungsi tersebut dapat berjalan, sistem akan memiliki
komponen – komponen masukan (input), proses, keluaran (output), dan kontrol untuk
menjamin bahwa semua fungsi dapat berjalan baik.
6
Sistem informasi manajemen (SIM) adalah penerapan dari sistem informasi di
dalam organisasi atau perusahaan untuk mendukung, menjabarkan, dan mengolah informasi
– informasi yang dibutuhkan untuk manajemen sebagai salah satu instrumen dalam
mengambil keputusan.
Menurut Gordon B. Davis (1995), Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah
sistem manusia / mesin yang terpadu (integrated), untuk menyajikan informasi guna
mendukung fungsi operasi, manajemen (taktis), dan pengambilan keputusan (strategis)
dalam sebuah organisasi. Sedangkan menurut Laudon-Laudon (2006) Sistem informasi
adalah suatu kesatuan dari komponen – komponen yang saling berhubungan, yang
mengumpulkan, mencari kembali, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan
informasi untuk tujuan memfasilitasi perencanaan, pengawasan, koordinasi, analisis dan
pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.
Menurut teori, sebenarnya komputer tidak harus digunakan dalam sistem informasi
manajemen, tetapi pada realitanya suatu sistem informasi manajemen yang kompleks akan
sulit untuk berfungsi tanpa melibatan elemen komputer. Pada akhirnya, sistem informasi
manajemen selalu dihubungkan dengan pengolahan informasi yang berbasiskan pada
komputer atau sering disebut “computer-based information prcessing”. SIM yang
merupakan kumpulan dari sistem – sistem informasi berkembang sesuai dengan fungsi dari
penggunaan sistem – sistem informasi itu sendiri, pengembangan SIM tersebut tergantung
dari seberapa besar atau kecil organisasi tersebut adalah sebagai berikut:
1. Sistem informasi personalia (personnel information systems)
2. Sistem informasi distribusi (distribution information systems)
3. Sistem informasi pembelian (purchasing information systems)
4. Sistem informasi kekayaan (treasury information systems)
5. Sistem informasi akuntansi (accounting information system)
6. Sistem informasi pemasaran (marketing information system)
7. Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems)
8. Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development
information systems)
9. Sistem informasi teknik (engineering information systems)
7
10. Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management
information system).
Semua sistem informasi diatas dapat bekerja secara terintegrasi untuk mengolah dan
memberikan informasi kepada manajemen dari top hingga lower level manajemen
perusahaan dalam mengambil suatu keputusan.
2.2 Peranan Sistem Informasi Manajemen dalam bisnis perusahaan
Dalam perspektif bisnis, sistem informasi dianggap sebagai solusi dalam
manajemen organisasi yang berbasiskan teknologi yang digunakan untuk menghadapi
tantangan persaingan bisnis saat ini. Sistem informasi manajemen tidak hanya terdiri dari
software (perangkat lunak) yang digunakan saja, tetapi keseluruhan dari proses bisnis dan
sumber daya yang digunakan secara bersamaan dari sistem yang taktis dan fungsional. Data
informasi yang diinput dan diolah sesuai dengan kemudahan pemakainya (user friendly)
sehingga dapat digunakan manajer dari level bawah hingga level atas untuk mengambil
suatu tindakan atau keputusan bisnis perusahaan. Keseluruhan sistem didesain agar dapat
memenuhi tujuan perusahaan.
Meskipun saat ini semakin banyak aplikasi perangkat lunak (software) yang
semakin terus berkembang dan semakin mutakhir, namun ada beberapa alasan fundamental
agar sistem informasi yang semakin mutakhir dapat diaplikasikan sesuai dengan kebutuhan
bisnis suatu perusahaan. O’Brien menyebutkan bahwa tiga nilai fundamental tersebut
sebagai berikut:
1. Sistem informasi harus dapat mendukung proses dan operasi suatu bisnis.
2. Sistem informasi harus mendukung dalam pengambilan keputusan baik
karyawan maupun manajer.
3. Sistem informasi harus dapat mendukung strategi untuk keuntungan yang
kompetitif.
Didalam struktur organisasi perusahaan, secara umum terdapat empat tingkatan
yaitu karyawan non-manajemen, manajemen level bawah, manajemen level menengah,
serta manajemen level atas. Masing – masing memiliki peranan yang penting dalam suatu
struktur organisasi perusahaan. Sistem informasi yang didesain dan digunakan dalam
perusahaan harus dapat mengakomodir setiap level dalam struktur organisasi perusahaan
8
agar setiap level tersebut dapat membantu dalam menjalankan operasional dan pengambilan
keputusan serta informasi yang disampaikan secara vertikal dari level bawah ke level atas
dapat sesuai dengan sasaran dan strategi yang ingin dicapai.
9
III. PEMBAHASAN
Pengembangan suatu solusi sistem informasi yang sukses dan bermanfaat optimal
bisnis perusahaan menjadi salah satu fokus utama bagi perusahaan dan tantangan bagi para
profesional dan manajer perusahaan. Sistem informasi yang terintegrasi terkadang memiliki
pengalokasian dana yang cukup besar bagi perusahaan. Namun kesuksesan dalam suatu
sistem informasi tidak hanya diukur dalam dari segi efisiensi dalam mengelola biaya,
waktu, dan penggunaan sumber informasi saja. Kesuksesan tersebut juga diukur dari
efektifitas dari bagaimana teknologi informasi dapat mendukung strategi bisnis perusahaan,
mengelola proses bisnis, meningkatkan struktur organisasi dan budaya, bahkan
meningkatkan nilai bisnis dan pelanggan dari perusahaan. Maka dari hal ini diperlukan
adanya pembahasan mengenai faktor – faktor yang mempengaruhi baik kesuksesan maupun
kegagalan penerapan suatu sistem informasi perusahaan.
3.1. Kesuksesan Sistem Informasi Perusahaan
Pengembangan solusi sistem informasi yang baik dipaparkan oleh O’Brien (2005)
dan dapat dimplementasikan serta dikelola melalui beberapa tahapan proses atau siklus
yaitu investigasi (investigate), analisa (analyze), desain (design), implementasi (implement),
dan memelihara (maintain).
Gambar 2. Siklus Pengembangan Sistem Informasi (Sumber: O’Brien)
10
Kesuksesan sistem informasi menurut Rosemary Cafasso dalam O’brien (2005),
antara lain disebabkan oleh:
1. Keterlibatan pengguna dalam proses implementasi
Pengguna sistem informasi dalam perusahaan harus terlibat secara keseluruhan dan
memahami dengan baik bagaimana sistem informasi diimplementasikan. Pemetaan
dari para pengguna sistem informasi yang terlibat juga harus sesuai. Keterlibatan ini
juga terkait dengan desain dan operasi sistem yang memiliki prioritas dan
memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan. Desain dan operasi sistem yang mudah
dipahami dan digunakan akan membantu para pengguna untuk terlibat penuh dan
mengolah data informasi menggunakan sistem informasi dengan optimal.
2. Tingkat dukungan manajemen bagi upaya implementasi
Apabila suatu sistem informasi telah didesain dan dioperasikan, maka dibutuhkan
dukungan dari manajemen perusahaan agar implementasi dari penggunaan sistem
informasi dapat berjalan dimasing – masing level manajerial. Dukungan manajemen
yang cukup akan membantu dalam kesuksesan suatu sistem informasi seperti dalam
hal dana perawatan perangkat lunak sistem serta pengembangan sistem informasi.
3. Kejelasan pernyataan kebutuhan
Kebutuhan akan sistem informasi yang akan digunakan oleh perusahaan harus
dijabarkan dengan jelas dan terperinci oleh perusahaan, agar sistem yang didesain
sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan. Walaupung suatu sistem dikembangkan
dengan teknologi yang mutakhir namun tidak dapat digunakan dengan baik maka
dapat menyebabkan kerugian. Kejelasan dan kompleksitas dari suatu sistem
informasi harus disesuaikan dengan kebutuhan.
4. Perencanaan yang tepat
Perencanaan penggunaan sistem informasi yang tepat juga sangat diperlukan dalam
implementasi sistem informasi. Tepat dalam penggunaan waktu, dana, dan sumber
daya diperlukan rencana yang terperinci.
11
5. Harapan yang realistis
Ekspektasi akan suksesnya suatu sistem informasi dapat berjalan juga harus
diimbangi dengan realistis. Agar sistem informasi yang sudah didesain dan
diimplementasikan sesuai dengan ekpektasi yang ditentukan pada awal pembuatan
sistem informasi tersebut.
Contoh kesuksesan dalam penerapan sistem informasi perusahaan telah dijalankan
oleh industri perbankan di Indonesia. Salah satunya adalah penerapan dari pengembangan
sistem informasi untuk mendukung analisa kredit yaitu sistem informasi debitur atau sering
kali disebut Bank Indonesia (BI) Checking System. Sistem informasi ini didesain dan
dikembangkan oleh pemerintah yaitu Bank Indonesia untuk melaporkan record (sejarah)
perjalanan kredit bagi setiap debitur baik perusahaan maupun pribadi. Sistem ini menjadi
sistem yang wajib digunakan oleh institusi keuangan yaitu Bank dan Perusahaan
Pembiayaan untuk melaporkan setiap record debitur setiap bulannya. Laporan ini nantinya
dapat diakses secara rahasia oleh seluruh institusi yang menjadi anggota tersebut sebagai
instrumen yang sangat penting dan utama dalam pengambilan keputusan kredit di seluruh
Indonesia.
3.2. Kegagalan dalam Sistem Informasi Perusahaan
Kegagalan kinerja sistem informasi perusahaan dapat terjadi dikarenakan dari
beberapa hal yang mungkin disebabkan bisa dari dalam (internal) lingkup proyek itu sendiri
dan juga dalam (eksternal) luar lingkup perusahaan. Dari beberapa contoh proyek yang
gagal kebanyakan yang disebabkan karena kurang komunikasi antara pihak customer dan
pihak perusahaan yang melaksanakan proyek atau vendor, sehingga terkadang dapat
mempengaruhi hasil dari proyek atau bahkan kesalahanpahaman yang terjadi dari hasil
proyek.
Menurut Rosemary Cafasso dalam O’Brien (2005), kegagalan dalam penerapan
sistem informasi perusahaan disebabkan oleh:
1. Kurangnya input dari pengguna sistem informasi
Dalam proses sistem informasi dikarenakan suatu proses memiliki tahapan input,
proses, dan output (IPO), maka dalam pelaksanaan tahap sistem informasi adalah
12
inputan awal dari sistem informasi dimana suatu hasil keluaran dan proses yang
baik berasal dari data masukan yang dilakukan dari awal oleh pengguna.
Kekurangan masukan sebagian data walaupun kecil dapat mempengaruhi proses
pengolahan sistem informasi.
2. Kurangnya dukungan dari pimpinan (manajemen eksekutif)
Sistem informasi yang diimplementasikan dalam perusahaan membutuhkan
pengawasan pemeliharaan yang baik. Terkadang dana pemeliharaan tersebut
membutuhkan dana yang sama besarnya dengan desain awal sistem informasi
tersebut. Namun bila perawatannya tidak dilakukan maka sistem tersebut tidak
dapat berjalan sesuai dengan perkembangan pasar, maka dukungan dari pimpinan
secara vertikal kebawah from top to lower level management sangat diperlukan.
Pimpinan manajemen perusahaan juga harus memahami bagaimana sistem
informasi tersebut berfungsi secara optimal bagi perusahaan.
3. Tidak lengkapnya pernyataan kebutuhan dan spesifikasi
Ketidakjelasan mengenai pernyataan kebutuhan akan model dan desain sistem
informasi kepada pembuat sistem atau vendor dapat menyebabkan ketidaksesuaian
program sistem informasi.
4. Pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang senantiasa berubah – ubah
Penyampaian kebutuhan dan spesifikasi dari pengguna kepada pembuat sistem atau
vendor dengan berubah – ubah. Hal ini dikarenakan kurang perencanaan dan
koordinasi yang tepat dari seluruh manajemen perusahaan, sistem seperti apakah
yang benar - benar akan dibutuhkan dan berjalan dengan baik dalam jangka waktu
yang ditentukan. Desain dan model informasi yang disampaikan oleh perusahaan
harus memiliki spesifikasi dalam jangka beberapa tahun kedepan. Agar perubahan
atau pengembangan dari sistem lama ke sistem baru sesuai dengan perencanaan
waktu yang ditetapkan.
13
5. Inkompetisi secara teknologi
Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat, menuntut
perusahaan agar dapat menganggarkan dana untuk teknologi tersebut.
Ketidakmampuan perusahaan untuk mengikuti teknologi yang berkembang dapat
juga menyebabkan kegagalan dari penerapan sistem informasi perusahaan.
14
IV. PENUTUP
4.1 KESIMPULAN
Sistem informasi manajemen (SIM) adalah penerapan dari sistem informasi di
dalam organisasi atau perusahaan untuk mendukung, menjabarkan, dan mengolah informasi
– informasi yang dibutuhkan untuk manajemen sebagai salah satu instrumen dalam
mengambil keputusan. Komponen – komponen yang terkait didalam suatu sistem informasi
manajemen adalah organisasi, sumber daya manusia, dan teknologi. Fungsi sistem yang
utama adalah menerima masukan, mengolah masukan dan menghasilkan keluaran ataupun
dikenal dengan IPO (Input, Proses, Output).
Alasan fundamental bagi perusahaan untuk menggunakan suatu sistem informasi
haruslah berdasarkan bahwa sistem informasi yang akan digunakan nantinya dapat
mendukung strategi dan operasi bisnis, mendukung pengambilan keputusan strategi bisnis
dan memberikan keunggulan yang kompetitif.
Faktor – faktor yang mempengaruhi kesuksesan dalam penerapan sistem informasi
perusahaan antara lain; Keterlibatan pengguna dalam proses implementasi, Tingkat
dukungan manajemen bagi upaya implementasi, Kejelasan pernyataan kebutuhan,
Perencanaan yang tepat dan harapan yang realistis.
Faktor – faktor yang mempengaruhi kegagalan dalam penerapan sistem informasi
perusahaan antara lain; Kurangnya input dari pengguna sistem informasi, Kurangnya
dukungan dari pimpinan (manajemen eksekutif), Tidak lengkapnya pernyataan kebutuhan
dan spesifikasi, Pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang senantiasa berubah – ubah, dan
inkompetisi secara teknologi.
15
Daftar Pustaka
Davis, B. Gorgon. 1995. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen. Jakarta. Penerbit: PT. Gramedia. Laudon, K; Laudon, J. 2006. Management Information Systems: Managing the Digital Firm 9th Edition. Prentice Hall. O,Brien J. 2005. Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis Dan Manajerial. Jakarta: Salemba Empat. O’Brien, JA and George Marakas 2011. Management Information Sistem. 10th Edition. McGraw-Hill.Inc. Boston. Sutono, D. 2007. Sistem Informasi Manajemen Edisi Keempat. Penerbit: Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengawasan BPKP. Website: http://www.kuliah.dinus.ac.id/ika/asi/modul.htm. Diakses 14 Januari 2015. Website: http://www.stmikmj.ac.id. Website: http://id.wikipedia.org/.