FASE INISIALISASINama Kelompok :NAMA KELOMPOK:Karya Supena 1341177004258Robby Indrawan 1341177004239Indri Apriani 1341177004209

Feasibility Study

Studi kelayakan adalah tindakan yang dilakukan untuk menentukan apakah suatu proyek layak untuk direalisasikan atau tidak.Studi kelayakan terbagi beberapa aktivitas atau satuan kerja:1. Wawancara.2. Kunjungan ke lokasi.3. Pengumpulan dokumen.

Umumnya dokumen-dokumen dalam suatu sustem terdiri atas:1. Formulir input.2. Formulir Output.3. Laporan-laporan.

Secara formal, hasil studi kelayakan dapat disusun dalam bentuk laporan yang ditunjukan kepada stakeholder. Laporan ini berisi anntara lain:4. Tujuan Studi Kelayakan.5. Latar Belakang.6. Solusi yang diajukan.7. Analisis biaya manfaat.

Requirements Analisys

Menyusun analisis kebutuhan merupakan aktivitas lanjutan yang bisa dilakukan sesudah studi kelayakan, tetapi bisa juga dilakukan setelah proposal disetujui dan kontrak disepakati. Oleh karena itu bukan hanya manager proyek tetapi semua stakeholder harus berkomitmen dalam proses requirements yang efektif. Yang dimaksud dengan proses requirements adalah:1. Penyusunan requirements (Mengumpulkan, menganalisis, spesifikasi,

dan validasi requirements).2. Manajemen requirements (Melaksanakan requirements sesudah

disepakati)

Definisi Requirements

Menurut standar IEEE(Guide for Developing System Requirements Spesifications), requirements adalah pernyataan mengenai :1. Fungsionalitas sistem.2. Dapat divalidasi.3. Harus sesuai dengan sistem yang berjalan.4. Solusi untuk masalah klien.5. Memenuhi kriteria dengan kondisi yang terukur dan dibatasi oleh

constraints.

Jenis - Jenis Requirments

Ada beberapa jenis requirements, tergantung sumber datanya, yaitu:1. Business requirements.2. Stakeholder requirements.3. End-user requirements.4. System requirements.5. Software requirements.

Menyusun System Requirements Spesifications (SRS)

Pada dasarnya SRS adalah pengertian secara tertulis dari system requirements yang diharapkan oleh klien dan kaitannya dengan waktu sebelum desain atau pengembangan dilakukan.Menurut standar IEEE, SRS harus menjelaskan sembilan hal, yakni :1. Interface.2. Kapabilitas fungsional.3. Tingkat kinerja.4. Struktur data.5. Keamanan.6. Realibility.7. Proteksi privasi.8. Kualitas.9. Batasan-batasan.

Perubahan dan Manajemen Requirements

Konsekuensi dari masalah pada requirements adalah pengerjaan ulang (rework), mengulangi sesuatu yang seharusnya sudah selesai. Menurut penelitian Barry W. Boehm dan Philip N. Papacio, rework dapat mengkonsumsi 30 sampai 50 persen dari total cost proses pengembangan , dan kesalahan dari requirements dapat menyebabkan pemborosan cost untuk rework 70 sampai 85 persen.

Dengan adanya manajemen requirements diharapkan dapat memberikan jalan keluar bagi perubahan yang terjadi pada requirements saat proyek sudah memasuki tahap selanjutnya. Manajemen requirements bisa membantu dalam hal ini:1. Memantau status requirements2. Komunikasi dengan stakeholder.3. Pemahaman yang lebih baik untuk setiap requirements.4. Pencatatan secara historikal perubahan requirements.5. Dengan menerapkan tools seperti MicroFocus Optimal Trace atau Serena

RTM, manajemen requirements dapat dikembangkan lebih jauh untuk memberikan informasi dalam hal analisis.

Requirements Sebagai Penyebab Kegagalan Proyek

Dari berbagai studi ditemukan bahwa 70% dari proyek yang gagal adalah karena requirements yang tidak lengkap dan akurat. Apa saja yang dapat menyebabkan kesalahan dalam menyusun requirements? Berikut penjelasannya:1. Klien tidak benar-benar mengerti apa yang sebenarnya mereka

inginkan.2. Requirements berubah saat proyek berlangsung.

Project Scope Document

PSD membantu anda dan stakeholder, terutama klien, untuk memahami secara jelas apa yang diharapkan dari proyek, sehingga tidak terjadi ekspektasi yang berlebihan.Secara ringkas, PSD terdiri atas susunan sebagai berikut:1. Maksud dan Tujuan Proyek.2. Rencana Kerja.3. Deliverables.4. Batasan – batasan.5. Kesimpulan.

Penyusunan Tim

Dalam manajemen proyek, penyusunan tim merupakan salah satu tugas utama dari manajer proyek, dimana hal ini harus dilakukan sebelum pelaksanaan proyek. Berbeda dengan tim dalam departemen perusahaan yang bersifat tetap dan menjalankan proses rutin, tim dalam proyek memiliki karakteristik berbeda, antara lain:1. Tim proyek dibentuk untuk waktu terbatas.2. Proses kerja belum ditentukan secara definitif sebelum proyek berlangsung.3. Tim akan menentukan banyak hal yang belum diprediksi pada saat proyek

berlangsung.4. Tekanan kerja atau tingkat stress lebih tinggi.5. Dalam beberapa hal, anggota tim juga bekerja rangkap dengan tugas sehari-

hari, bila mereka berasal dari unsur klien dan diambil dari tim departemen.

Melihat hal-hal di atas, ada hal-hal yang harus menjadi perhatian kita saat menyusun tim, yaitu:1. Berikan penjelasan yang cukup untuk setiap anggota tim mengenai

proyek dimana mereka terlibat.2. Tentukan dengan jelas peran dan tanggung jawab dari masing-masing

anggota tim.3. Sebelum proyek dimulai, masing-masing anggota harus sudah saling

mengenal dan tahu posisi dari setiap anggota di dalam proyek.4. Dalam menentukan peran dan tanggung jawab anggota tim sebagai-

mana posisi struktur organisasi proyek, maka anda harus juga memperhatikan keahlian individual yang dimiliki oleh setiap anggota.

Manajemen Proyek

Suatu proyek pasti memiliki resiko, utamanya adalah kegagalan proyek, baik dalam mencapai tujuan maupun memenuhi kriteria batasan proyek.

Bart Jutte memberikan 10 golden rules dalam manajemen resiko untuk proyek berdasarkan pengalamannya sehingga bisa diterapkan juga pada proyek sistem informasi pada umumnya.1. Jadikan manajemen resiko bagian dari proyek.2. Identifikasi risiko sejak awal.3. Komunikasi risiko-risiko yang ada.4. Pertimbangan baik ancaman maupun kesempatan.5. Klarifikasi penanggung jawab untuk setiap risiko.6. Buat prioritas resiko.7. Melakukan analisis resiko.8. Buat rencana dan implementasi terhadap risiko.9. Dokumentasikan risiko proyek.10.Tentukan risiko dan tindakan yang di ambil.

Proposal

Setelah menyusun requirements dalam dokumen, tiba saatnya untuk menyampaikan secara resmi kepada klien. Jika klien adalah bagian dari internal organisasi perusahaan, maka dalam proposal tidak perlu dicantumkan biaya yang dikenakan untuk pelaksanaan proyek, meskipun beberapa perusahaan tetap memberlakukannya. Alasannya agar biaya yang dikeluarkan dapat dibebankan kepada setiap departemen yang terkait denga nilai yang dapat dipertanggung jawabkan.

Untuk klien eksternal, tentu pengenaan biaya harus dicantumkan dengan jelas, karena proposal juga berfungsi sebagai penawaran. Proposal harus merinci segala sesuatunya sebagai hasil analisis terhadap requirements, sehingga klien mengerti dasar dari pengenaan biaya terhadap proyek yang dilaksanakan.

Pengertian Proposal

Pada dasarnya proposal adalah penawaran, yakni menawarkan jasa anda atau perusahaan anda untuk melaksanakan proyek. Ada beberapa jenis proposal, yakni yang berdasarkan permintaan resmi, permintaan tidak resmi, atau tanpa adanya permintaan dari pihak klien.

1. Untuk proposal yang berdasarkan permintann resmi, klien biasanya membuka peluang kepada beberapa penyedia jasa/vendor, dengan mengeluarkan Invitation For Bid (IFB). Umumnya, hal ini dilakukan oleh perusahaan besar atau instansi pemerintah.

2. Proposal yang berdasarkan tidak resmi umumnya dilakukan oleh perusahaan-perusahaan menengah, atau jasa jika nilai proyek kecil sehingga tidak memerlukan aktivitas formal. Biasanya didahului oleh pihak penyedia jasa/vendor yang menawarkan jasa atau produk kepada klien prospektif.

3. Proposal lainnya adalah tanpa permintaan dari klien. Biasanya ini dilakukan berdasarkan informasi yang didapatkan tentang peluang untuk mengajukan proposal suatu proyek yang mungkin diperlukan klien

Struktur Proposal

Stuktur proposal pada umumnya adalah sebagai berikut:1. Ringkasan eksekutif2. Tinjauan dan rincian requirements3. Solusi yang diajukan.4. Uraian pekerjaan.5. Rencana implementasi.6. Investasi/biaya.

Presentasi dan Revisi

Agenda presentasi adalah menyampaikan requirements dan solusi yang diajukan sebagaimana yang dijelaskan dalam proposal. Dari presentasi kemungkinan akan didapatkan masukan-masukan baru yang sebelumnya tidak teridentifikasi. Oleh karena itu, seperti yang dijelaskan sebelumnya requirements akan mengalami perubahan, bahkan kadang-kadang bisa terjadi secara signifikan karena adanya kebijakan-kebijakan yang bertentangan dengan solusi yang diajukan.

Kontrak/Surat Perintah Kerja(SPK)

Setelah proposal final diterima, maka tahap selanjutnya sebelum proyek benar-benar mulai dilaksanakan adalah pengikatan antara kedua belah pihak, yaitu antara pelaksana proyek dan pemilik proyek. Kontrak perlu di buat apabila pelaksana proyek adalah pihak diluar organisasi perusahaan. Jika pelaksana proyek adalah tim yang dibentuk dari staf internal perusahaan, manajer proyek akan menerima Surat Perintah Kerja yang menegaskan tentang pelaksanaan proyek.

Kontak tersebut harus berisi beberapa hal utama, yaitu:1. Deskripsi pihak-pihak yang berkepentingan terhadap proyek.2. Deskripsi mengenai deliverable misalnya penjelasan mengenai sistem yang

akan dibangun atau produk yang akan di hasilkan.3. Hak dan kewajiban masing-masing pihak yang mengikat selama proyek

berlangsung.4. Kesepakatan investasi atau biaya yang harus dibayarkan kepada pihak

pelaksana proyek.5. Jadwal pelaksanaan yang mengacu pada kewajiban pihak pelasana proyek.6. Bagian penutup yang berisi nama-nama person in charge penanggung

jawab untuk masing-masing pihak.

Project Charter

Setelah kontrak ditandatangani akan dilanjutkan dengan penyusunan definisi proyek secara resmi yang akan menjadi pedoman bagi pelaksanaan proyek. Definisi proyek biasa disebut Project Charter atau Terms of Reference (TOR). Untuk menyusun project charter, langkah-langkah yang perlu diikuti adalah sebagai berikut:1. Visi,tujuan,lingkup dan deliverable proyek.2. Organisasi proyek.3. Implementasi proyek.4. Risiko dan masalah.

Project Kick-Off

Setelah inisiasi proyek selesai, tim sudah terbentuk dan kontrak sudah ditandatangani, sekarang saatnya memulai proyek dengan melakukan kick-off meeting, yaitu pertemuan untuk memberikan informasi tentang pelaksanaan proyek. Kick-off meeting merupakan kesempatan baik untuk saling mengenal, memberikan motivasi kepada tim, menciptakan lingkungan kerja tim proyek yang akrab dan efektif, serta untuk memberikan atmosfir kepemimpinan anda sebagai manager proyek. Sampaikan juga rencana komunikasi tim dengan menentukan:1. Jadwak rapat status proyek mingguan.2. Penggunaan alat bantu untuk manajemen proyek, komunikasi tim dan

kolaborasi.3. Update kepada stakeholder di luar tim proyek.4. Sarana penyampaian informasi yang bersifat insidental, terutama yang

berkaitan dengan risiko proyek ataupun penyimpanan yang teridentifikasi.