Caso de Estudio: Renta Autos S.A.

El Sr. Reyes, dueño de la empresa Renta Autos S.A. desea introducir un nuevo sistema para el manejo de las operaciones de su negocio. El espera que el sistema le permita tener mayor control del proceso y que le facilite al cliente la búsqueda, reservación y consulta de sus rentas.

Durante le entrevista con el señor Reyes se descubrieron las siguientes necesidades del sistema.

La aplicación que se desarrolle debe ser la misma para empleados que para clientes, excepto que tenga distintos niveles de seguridad. Debe ser una aplicación que se ejecute en Internet.

Un empleado administrador de Renta Autos dará de alta los nuevos autos en el sistema para los cuales capturará marca, modelo, número de pasajeros, kilometraje y tipo de auto. Los autos actualmente los clasifican en austeros y de lujo, aunque pueden aumentarse en un futuro los tipos. El costo del tipo de auto varía mensualmente y se cobra por día.

El sistema debe permitir que el cliente por medio de una página de Internet o un empleado que recibe una llamada telefónica hagan una reservación. Para reservar, el cliente deberá registrarse en el sistema dando sus datos particulares como nombre, dirección, teléfono, un número de tarjeta de crédito, una dirección de correo electrónico que servirá como nombre de usuario y una contraseña. Siendo un usuario registrado, el cliente deberá elegir la fecha en que desea recoger el auto y cuando planea devolverlo, así como qué tipo de auto desea. Si hay autos disponibles el sistema generará un número de reservación que se mostrará y también se enviará por correo electrónico, sólo después de haberse mostrado el costo de la renta al cliente y qué éste haya aceptado la reservación. Es importante que el cliente pueda cambiar el tipo de auto en cualquier momento antes de confirmar la reservación.

Los empleados de Renta Autos podrán hacer reservaciones sin necesidad de registrar al cliente en el sistema, el cliente sólo deberá proporcionar una tarjeta de crédito válida para que se le confirme su reservación.

Si un cliente cambia de parecer, debe poder cancelar sin costo alguno para él antes de 24 horas de la fecha de recolección, en caso contrario cualquier cancelación tendrá una multa, la que actualmente es del costo de un día de renta.

Cuando se recolecta el auto, el cliente presenta su número de reservación, el empleado confirma que los datos del cliente estén correctos y si el cliente lo solicita y es posible, se cambia la fecha de devolución. El cliente debe indicar quién o quienes van a ser los conductores del vehículo proporcionando sus datos personales y mostrando su identificación de conductor vigente, de la cual se registra el número. Al finalizar la renta se captura el kilometraje con el cual se entrega el coche, la hora en que inicia la renta, se imprime el contrato y se entrega al cliente a fin de que lo firme y conserve una copia para la devolución.

Al contrato de renta deben anexársele los costos de seguros obligatorios y opcionales según el cliente haya elegido.

En múltiples ocasiones acuden clientes sin reservación, si existen autos disponibles se lleva a cabo la renta sin necesidad de generar reservación o registrar al cliente.

Cuando el cliente devuelve el auto, se registra el kilometraje y se calcula el costo considerando si se entrego a tiempo. En caso contrario se cobra un día de renta las primeras 24 horas posteriores a la hora de devolución pactada y posteriormente por cada día de retraso o fracción se cobra doble renta.

El empleado que recibe el auto verifica si el auto está en buenas condiciones, en caso contrario se registran los daños o faltantes y se anexa el cobro correspondiente a la factura del cliente.

El cliente paga el total de la factura ya sea haciéndose el cargo a la tarjeta que dejó registrada o puede elegir otro medio de pago como otra tarjeta o en efectivo.

El administrador del sistema en cualquier momento puede solicitar consultas al sistema respecto a rentas actuales o históricas.

Los clientes registrados pueden consultar su historial de rentas en cualquier momento.