Fazy obiegu pism

I faza – przyjmowanie pism

II faza – rozdział i załatwianie pism

III faza – wysyłanie odpowiedzi

I faza – przyjmowanie pism

Odbieranie przesyłek

Grupowanie przesyłek

Otwieranie poczty

Rejestracja i ewidencja przesyłek

Dekretowanie

II faza – rozdział i załatwianie pism

Rozdzielanie korespondencji Rozdzielanie korespondencji

Przeglądanie i przydzielanie wpływów Przeglądanie i przydzielanie wpływów

Rejestrowanie spraw Rejestrowanie spraw

Zakładanie teczek Zakładanie teczek

Załatwianie spraw Załatwianie spraw

Aprobata Aprobata

Sporządzanie pism Sporządzanie pism

III faza – wysyłanie odpowiedzi

Sprawdzanie dokumentów pod względem językowym

Podpisywanie pisma i umieszczanie pieczęci urzędowych

Przygotowanie rozdzielników pism

Kopiowanie pism wychodzących

Rejestracja dokumentów wychodzących

Adresowanie kopert

Umieszczanie pieczątki nagłówkowej na kopercie

Ekspedycja wysyłanej korespondencji

Frankowanie lub przyklejanie znaczków

Co zrobić, aby obieg pism nie trwał aż tak długo?