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As facilidades de tecnologia e soluções de GED devem nos servir e não o contrário. O profissional da informação, seja
o Bibliotecário ou Arquivista que é formado e capacitado para tratar a informação, não deve superestimar essas
tecnologias e permitir que sejamos dependentes delas.
O mercado brasileiro, nas diferentes áreas e segmentos, demonstra ainda um tímido investimento e reconhecimento do
papel e competência desse profissional. A realidade da enorme maioria dos Centros de Documentação e de
Informação, é não dispor de GED.
Essa apresentação não é um Case específico, mas um apanhado de recursos disponíveis (por serem gratuitos ou com
baixo custo) que foram reunidos ao longo da experiência em diversas instituições, em 15 anos, que são perfeitamente
capazes de atender as necessidades de controle e gerenciamento de Documentação.
A prova de que podemos atuar no cotidiano sem um software tradicional de mercado, é a aplicação dessas ferramentas
em um acervo complexo e volumoso de Engenharia na área de exploração e produção de petróleo.
APRESENTAÇÃO
Adendo
Problema 1Uma nutricionista tentava fazer biscoitos de
chocolate para servir em sua pousada. Mas
certo dia, o padeiro que vendia o chocolate
em pó não tinha o produto.
Ela ficaria sem a matéria prima para atender
seus clientes....
Problema 2Um pesquisador estava procurando uma
forma de desenvolver um novo adesivo mais
forte do que os já existentes.
No entanto, aconteceu o contrário: o que ele
criou era mais fraco do que o habitual.
Durante cinco anos o pesquisador divulgou
seu produto, através de seminários e
informalmente, mas não teve muito sucesso.
Concursos 2010
Salário inicial para Bibliotecário
REGIÃO MAIOR MENOR
Centro-Oeste R$ 8.955, 20 R$ 2.277, 55
Nordeste R$ 6.611, 39 R$ 893, 79
Norte R$ 7.748, 03 R$ 1.000, 00
Sudeste R$ 13.264, 77 R$ 982, 91
Sul R$ 6.611, 39 R$ 1.298, 85
Dados baseados em 37 concursos públicos realizados em 2010.
Site: Biblioconcursos.com.br
MERCADO NACIONAL
Pequenas e Médias Empresas representam 20% do PIB e são responsáveis
por 60% dos empregos no Brasil (56,4 Milhões de empregos).
Dados informados pelo Governo Federal, referente ao ano de 2012.
Quantas Bibliotecas e Centros de Informação fazem parte desse grupo?
Quantos Bibliotecários e outros profissionais da informação encontram-se nesse contexto?
Quanto essas empresas estariam dispostas a investir na contratação de profissionais e
na compra de ferramentas automatizadas ?
PARADOXO
• As pessoas individualmente e enquanto Instituição, valorizam o profissional de informação;
• As empresas precisam de uma informação adequadamente tratada e organizada;
• A área de documentação é sempre a de menor prioridade (corte de gastos / contratação de pessoal / aquisição de novos equipamentos / compra de novos livros – assinaturas / compra de softwares).
Características do profissional
Resiliência
Criatividade
Conhecimento Tácito
Conhecimento Teórico
Adaptabilidade
Fase 1 - PROJETO > Áreas
- Administrativo/Contratual;
- Engenharia;
- Suprimentos;
- Construção;
- Comissionamento;
- Qualidade;
- Certificação.
Duração média de 2 anos para
construção de uma Unidade.
Acervo médio de 180.000 arquivos
(340 Gb) – por Projeto.
Fase 1 - PROJETO > Disciplinas
• Acomodações
• Arquitetura Naval
• Elétrica
• Estrutura
• HVAC
• Instrumentação
• Mecânica
• Outfitting
• Perfuração
• Pintura/Corrosão
• Processo
• Sub Sea
• Telecom
• Tubulação
Fase 1 - PROJETO > Documentos
• Alteração de escopo
• Apresentações
• Arranjos
• Atas de reunião
• Cartas
• Cartas de certificação e aprovação da classificadora
• Certificação (Unidade, Equipamento)
• Comentários técnicos (Armador x Estaleiro)
• Contratos
• Cotações
• Desenhos (Engenharia, Equipamentos)
• Design
• Diagramas
• Diretrizes de Projeto
• Esquemático
• Faturas
• Filosofias
• Formulários de comentários
• Fotos
• Lista de pendência
• Manuais (Manutenção, Operação)
• Memória de cálculo
• NR-13
• P&ID
• Procedimentos (FAT, Comissionamento,
Montagem, Manutenção, Inspeção, Construção)
• Programação de Inspeção
• Registros de Prova de Mar
• Registros de Testes
• Regras
• Relatórios de Acompanhamento
• Relatórios de Inspeção (aproximadamente 30 tipos diferentes)
• Sobressalentes
• Vendor (especificações técnicas)
Fase 2 - “AS BUILT”
- Desenhos e outros documentos de Engenharia;
- Suprimentos (“As purchased”).
Navio de Guerra Imperial
Japonês – construído em 1869.
Fase 3 - OPERAÇÃO
- Atualizações de documentos já existentes (cancelamento de revisões
superadas atualização de todas as interfaces envolvidas);
- Novos documentos elaborados;
- Suprimentos (Fornecedor).
TRATAMENTO DA DOCUMENTAÇÃO
PRIORIDADES
• Identificação / Mapeamento do Acervo;
• Categorização / Indexação / Classificação;
• Recuperação da Informação (maior precisão no menor tempo possível);
• Disponibilização do acervo (24h por dia, se possível);
• Controle de revisão;
• Sincronismo entre o acervo da base com o acervo a bordo.
DEVE-SE CONSIDERAR
Conteúdo:
• Padrões de documentos e registros;
• Terminologia;
• Idiomas / Países;
• Empresas / Fornecedores;
• Épocas diferentes.
Suporte:
• Hard – Books;
• Hard – Formatos: A0, A1, A2, A3 e
A4;
• Soft – Formatos: Office, Acrobat,
CAD, Inventor, etc;
COMPLICADORES ENVOLVIDOS
Complexidade (Tipologia, Formatos, Objetivos)
Velocidade de Atualização
Quantidade
Locais diferentes
MAPEAMENTO DO ACERVO
• Política de Desenvolvimento de Coleções e Fluxo Documental
Objetivos da Unidade;
Composição do acervo;
Perspectivas de crescimento;
Serviços Prestados: - Tratamento Documental;
- Pesquisa e Difusão.
Workflow principal.
TTD – Tabela de Temporalidade Documental
Campos: Área, Valor, Item, Tipo, Descrição, Ordenação, Referências Normativas,
Temporalidade, AC – corrente / AP – permanente e Destinação.
Valor: Administrativo, Fornecedor, Histórico, Referência, Técnico.
PROCEDIMENTO DE CODIFICAÇÃO /
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
NORSOK Standards – Design Principles Coding System (z-dp-0022)
https://www.standard.no/en/sectors/energi-og-klima/petroleum/norsok-standard-categories/z-technical-info/z-dp-0022/#
Os padrões NORSOK são desenvolvidos pela indústria
petrolífera norueguesa para garantir a segurança
adequada, agregação de valor e eficácia de custo para
desenvolvimentos e operações da indústria de petróleo.
Normas NORSOK podem ser baixadas
gratuitamente.
ORGANIZAÇÃO E PADRONIZAÇÃO DA
ESTRUTURA DE REDE
Categorizar assuntos / Sub-assuntos;
Não exceder o limite de 7 níveis para hierarquia;
Abreviar termos sempre que possível;
Renomear documentos utilizando caracter _ como espaço entre informações e – como ligação entre palavras. Ex: Ata-Reunião_002-(2014-06-08).pdf;
Priorizar arquivos, quando necessário com # ou @;
Ordenar demais arquivos cronologicamente (AAAA-MM-DD), por sequencia lógica utilizando numerais ou letras;
Validar critérios e termos estabelecidos com usuário;
Registrar padrão adotado em documento formal (Procedimento);
Implementar alterações na rede e realizar manutenção diária verificando alterações fora do padrão estabelecido.
Colorize
CONTROLE DE ENVIO/RECEBIMENTO DE
DOCUMENTOS (GRD / TRANSMITTAL)
• Fundamental para controlar as versões
disponíveis a bordo;
• Tenha controle de sequencial.
ELABORAÇÃO DE ESTATÍSTICAS
• Composição do acervo;
• Uso do acervo;
• Entrada de novos documentos (externos);
• Emissão de novos documentos (internos);
• Crescimento do acervo eletrônico.
O importante para o bom uso das estatísticas é a veracidade das informações, constância e comparativos entre períodos, demonstrando perfil e tendências.
RELATÓRIOS MENSAIS E ANUAIS DE
ATIVIDADES
O objetivo do relatório é apresentar dados, planejamento, desenvolvimento e
resultados alcançados.
DSI – Disseminação Seletiva da Informação
DSI (disseminação seletiva da
informação): É o serviço que leva a
informação ao usuário, ou seja,
dissemina a informação selecionada
para a pessoa que precisa/deseja
receber a informação.
CLIPPING DE NOTÍCIAS
Envio diário de alertas via email;
Pesquisa em veículos públicos na área de
interesse;
Envio de link para site público (não enviar
o texto);
Áreas de interesse:
- Mercado;
- Brasil (Economia/Política);
- Mundo (Economia/Política);
- Novas Tecnologias.
SITES ESPECIALIZADOS E AGÊNCIAS DE NOTÍCIAS
• Agência Brasil;
• Agência Estado;
• Agência Reuters;
• ANP – Agência Nacional do Petróleo;
• BBC Brasil;
• Brasil Econômico;
• CSEN – Câmara Setorial de Equipamentos Navais e de Offshore;
• Folha de SP;
• Gás Brasil;
• Jornal do Commércio;
• Macaé Offshore;
• Revista E&P;
• The Wall Street Journal;
• TN Petróleo;
• Fuel Fix.
BASE DE DADOS
Microsoft Access ou uma opção gratuita é o Br Office Base.
VANTAGENS:
- Relatórios;
- Pesquisas pré-
formatadas;
- Versão para consulta dos
usuários (não permitindo
alterações);
- Consolidação de diversas
listas;
- Referências cruzadas.
DISCOS VIRTUAIS
Benefícios:
• Disponibilização do acervo full time;
• Disponibilização do acervo também em dispositivos móveis;
• Relatórios de uso do acervo;
• Permissão de acesso diferentes;
• Compartilhamento de um único item ou mais do acervo com pessoa interna/externa a empresa;
• São utilizados Protocolos de Criptografia;
• Pouco armazenamento gratuito;
• Muito armazenamento baixo custo.
SOFTWARE GRATUITO ou BAIXO CUSTO
“Vinte anos de experiência levam-nos a crer que a indústria de Gestão de Conteúdos se alicerçou em :
• Custos Elevados — Aquisições impulsionadas pela aplicação, com um forte investimento inicial e preços por utilizador;
• Grande Complexidade — Longos ciclos de implementação e complexidade resultando em software não implementado ou não utilizado;
• Falta de Controle pelo Cliente — Controle proprietário limitando a escolha e a capacidade para mudar para outros fornecedores.” Site Alfresco
https://sites.google.com/site/alfrescopt/descritivo-do-alfresco
SOFTWARE GRATUITO ou BAIXO CUSTO
Softwares gratuitos podem ser utilizadas para gestão de documentação. A maior
parte é desenvolvida no exterior e condicionam o uso ao armazenamento em
suas clouds, mas existem opções de instalação na máquina, sem nenhum
vínculo com seu desenvolvedor.
Existem também versões que com o uso “full” tem baixo custo ( licença full
entre 75 e 195 euros).
SOFTWARE GRATUITO ou BAIXO CUSTO
Funcionalidades (Todas disponíveis em programas gratuitos):
• Workflow;
• Sinalizadores de status;
• Indexadores personalizados;
• Pesquisa no conteúdo do arquivo;
• Notificação de pendência / lembretes;
• Check in / Check out;
• Histórico de versões;
• Entre outros.
Descomplicando
Complexidade (Tipologia, Formatos, Objetivos)
Velocidade de Atualização
Quantidade
Locais diferentes
- Mapeamento;
- TTD;
- Planilha de dados ou
Base de dados;
- Org. e estrutura de rede;
- Procedimentos.
- GRD (Envio do Arq. Eletr.);
- Disco virtual.
- Planilha de dados ou Base de dados;
- Org. e estrutura de rede;
- Estatísticas;
- Procedimentos.
- Armazenamento em
disco virtual;
- Software gratuito.
Biscoito com gotas
de chocolate
Ruth Graves Wakefield (June 17,1903 – January 10, 1977) em vezde ficar desesperada e tentarutilizar o método habitual, elacomprou chocolate em barra e oquebrou em pequenas partes. Elaesperava que o chocolatederretesse no forno.
Mas, ele acabou por se mantendosólido e quebrou-se em partesmenores, dando origem aosbiscoitos com gotas da chocolate.
Wakefield deu vendeu a receitapara a Nestlé em troca de umsuprimento vitalício de lascas dechocolate.
Hoje em dia é o gênero debiscoitos mais comercializado nomundo.
Solução – Problema 1
Post-it
Em 1974 um amigo de Spencer, Art Fryque cantava no coro da igreja, ficoufrustrado porque suas fichas caiam comfrequência.
Foi então que Spencer Ferguson Silverconcluiu que esse adesivo criado em1968, mais fraco, poderia ser usado paracolar outros objetos, sem deixar marca.
O produto, um dos mais famosos casesde inovação, tem 40 anos.
Aos 73 anos, Spencer continua na ativa,atuando como um consultor da 3M emeventos de inovação. Ao explicar acriação do Post-it, ele afirmou que oproduto não foi um acidente, mas oresultado de uma cultura voltada àinovação que a companhia produz.
Solução – Problema 2
Conclusão
São necessárias dedicação, paciência, adaptabilidade, resiliência e muita pesquisa paradesenvolver uma estratégia de atendimento e superação das expectativas daorganização em que você colabora, quando se tem recursos limitados.
Bem controlados, utilizados e mantidos com regularidade, pode suprir muitas, senãoquase todas as necessidades de controle informacional da sua Unidade.
Entenda a sua realidade, empenhe-se ao máximo, seja criativo e dê o seu melhor!
Obrigada! Boa Sorte!
Ana Carolina Oliveira – Bibliotecária
Email: [email protected]
Skype: anacarolbibliot