Embed Size (px)
Citation preview
キャビネット
この章では、キャ ビネッ ト の利用方法などについてご案内しています。 キャ ビネッ ト は、 利用者が共有できるデータ保管場所と してご利用いただけます。キャビネッ ト の登録は、 管理者のみ行えます。
キャ ビネ ッ ト の閲覧 ･･････････････････････････････････････････ 168
キャ ビネ ッ ト の検索 ･･････････････････････････････････････････ 175
データ を転送する ････････････････････････････････････････････ 177
データの登録 ･････････････････････････････････････････････････ 179
データ を メ ールで登録する ･･･････････････････････････････････ 190
変更履歴の管理･･･････････････････････････････････････････････ 191
連携キャ ビネ ッ ト へのデータ登録 ････････････････････････････ 195
キャ ビネ ッ ト の設定 ･･････････････････････････････････････････ 200
168
キャ ビネ ッ ト キャ ビネ ッ ト の閲覧
キ ャ ビ ネ ッ ト の閲覧登録権または参照権のあるキャ ビネ ッ ト の登録データ を閲覧する こ とができます。 各利用者の権限は、 管理者によって設定されます。
キ ャ ビ ネ ッ ト と フ ァ イル送受信の違いそれぞれの特徴をご確認のう え、 お客様のニーズに合わせてご利用 く ださい。
※フ ァ イル送受信の操作方法→ 「フ ァ イル送受信」 （P.203）
登録デー タ を閲覧する
1 キャビネッ ト 画面を表示し、閲覧するデータが含まれているキャ ビネ ッ ト を ク リ ッ ク します。
※キャビネット画面の表示方法→「ポータル画面の画面説
明」（P.28）
登録されているデータが一覧表示されます。
キャビネッ ト フ ァ イル送受信
概要 複数のユーザー間で、サーバー上のド キュ メン ト やフ ァ イルなど を共有 し て利用する ことができます。
サーバー上に送信先 と フ ァ イルなど を登録するだけで、 ユーザー同士はも ちろん、 それ以外の相手に も デー タ を送る こ と がで き ます。
使い方 管理者の設定 し た ア ク セ ス権限に応 じ て、キ ャ ビ ネ ッ ト の登録デー タ を閲覧 ・ ダウンロー ド し た り、 共有データ を登録 ・ 変更 ・ 削除できます。
※変更履歴の確認や、過去のファイルの復活・削除なども行えます。
送信者は、 利用者画面で 「フ ァ イルの送信」「フ ァ イルの受信」 「フ ァ イルの往復」 の 3 つのメ ニューを利用できます。
受信者は、登録時に自動配信される通知メ ールの URL を ク リ ッ ク し、 表示された受信者サイ ト から フ ァ イルのダウンロー ドや、 フ ァイルの返信を行います。
※送信者は、受信者用のパスワードを設定することができます。
データの保管期限 5 年後まで、 年月日を自由に設定できます。無期限設定も可能です。
大 14 日間です。
使い分けの目安 ユーザー同士で、 長期間、 多 く のデータ を共有し たい場合などには、キャ ビネ ッ ト が便利です。
メ ールでは扱いに く い大容量のデータ を、一度だけ取引先に送り たい場合などには、 フ ァイル送受信が便利です。
･ 「+」 マークのキャ ビネ ッ ト アイ コ ンを ク リ ッ クする と、 1 階層下のキャ ビネ ッ ト が表示されます。
･ 「-」 マークのキャ ビネ ッ ト アイ コ ンを ク リ ッ ク しても何も表示されません。
初に表示されるキャビネッ ト
キャ ビネ ッ ト 機能を選択し た際、 任意のキャ ビネ ット のデータ一覧が表示されるよ う 設定する こ とができます。
※設定方法→「 初に開くキャビネットの設定を変更す
る」（P.200）
169
キャ ビネ ッ ト キャ ビネ ッ ト の閲覧
2 閲覧するデータの 「参照」 ボタンをク リ ッ クします。
※ここで表示される項目は、管理者の設定によって異なりま
す。
フ ァ イルの内容が表示されるか、 警告画面が表示されます。 表示内容は、 ご利用のブ ラウザによ って異な ります。
前のページを表示し ます。
次のページを表示し ます。
数字 該当のページを表示し ます。
登録権と参照権
各キャ ビネ ッ ト に対する自分の権限は、 キャ ビネ ット 名の横に表示されています。・ 登録権 登録し た り閲覧 ・ 転送する こ とができ
ます。・ 参照権 閲覧 ・ 転送のみ可能です。権限が 「権利な し」 の場合は、 キャ ビネ ッ ト 自体が画面に表示されません。
表示項目について
･ データ一覧に表示される項目は、 管理者の設定によ って異な り ます。
･ 「合計サイズ」 とは、 フ ァ イルの変更履歴を管理している場合、 履歴と し て保存されている全フ ァ イルの容量の合計を表示する ものです。 変更履歴機能については、 「変更履歴の管理」 （P.191） をご覧く ださい。
一覧を並び替えるには
更新日時順 （降順） に表示された一覧を、 他の表示項目を ク リ ッ ク し て並び替え る こ と がで き ます。
件名、 フ ァ イル名、サイズ、 合計サイズ、更新者、 有効期限
昇順に並び替えます。
も う一度ク リ ッ クする と、 逆順にな り ます。
上記項目は一例です。 管理者の設定し た項目は、上記以外も すべて昇順／降順に並び替え る こ とができます。並び替えの条件と し て 「分類」 を ク リ ッ ク し た場合は、 分類別 ・ データ登録日時順に並び替えられます。
170
キャ ビネ ッ ト キャ ビネ ッ ト の閲覧
3 警告画面が表示された場合は、 「開 く 」 ボタンまたは 「保存」 ボタンをク リ ッ ク します。
■ フ ァ イルの詳細を確認するには
1 データ一覧を表示し、詳細を確認するデータの件名をク リ ッ ク します。
※データ一覧の表示方法→「登録データを閲覧する」（P.168）
フ ァ イルの参照画面が表示されます。
2 確認し終わったら、「閉じ る」ボタンをク リ ック します。
一覧が表示されます。
※管理者の設定によって、機能が制限される場合がありま
す。詳しくは、「その他の利用制限」（P.17）をご覧ください。
フ ァ イルの保存
ブ ラウザにフ ァ イルの内容が表示された場合は、 ブラウザの 「フ ァ イル」 メ ニュー→ 「名前を付けて保存」 を ク リ ッ ク する と、 フ ァ イルを保存で き ます。警告画面が表示 さ れた場合は、 「保存」 ボ タ ン を クリ ッ クする と、 フ ァ イルを保存できます。
ダウンロード ログの表示
該当フ ァ イルのダウンロー ド や参照の履歴が表示されます。 表示される履歴は、 直近の 30 日間分です。
変更履歴の表示
変更履歴の利用方法については、 「変更履歴の管理」（P.191） をご覧 く だ さい。
171
キャ ビネ ッ ト キャ ビネ ッ ト の閲覧
■キャ ビネッ ト の種類について
キ ャ ビネ ッ ト の種類はア イ コ ンによ っ て見分ける こ とがで き ま
す。
※連携キャビネットは、ワークフロー機能をご契約いただいており、かつ管理者が作成している場合に表示されます。
サムネイル表示キャ ビネ ッ ト では、 データの内容が一覧に縮小表
示されます。
新着キャ ビネ ッ ト
通常表示キャ ビネ ッ ト （配下にキャ ビネ ット がある場合）
通常表示キャ ビネ ッ ト （配下にキャ ビネ ット がない場合、 または 1 つ下の階層にあるキャ ビネ ッ ト が表示されている場合）
サムネイル表示キャ ビネ ッ ト （ア イ コ ンの色はグリーン）
連携キャ ビネ ッ ト （配下にキャ ビネ ッ ト がある場合）
連携キャ ビネ ッ ト （配下にキャ ビネ ッ ト がない場合、 または 1 つ下の階層にあるキャビネ ッ ト が表示されている場合）
サムネイル表示連携キャ ビネ ッ ト （ア イ コンの色はパープル）
連携キャ ビネッ ト の表示
連携キャ ビネ ッ ト の利用方法については、「連携キャビネ ッ ト へのデータ登録」 （P.195） をご覧 く だ さい。
縮小表示されるデータについて
縮 小 表 示 さ れ るデータの種類
GIF 形式 （.gif）、 JPEG 形式（.jpeg、.jpg）、JPZ 形式（.jpz）、PNG 形式 （.png）、 PNZ 形式（.pnz） TIFF 形式 （.tiff、 .tif）、PSD 形式 （.psd）、 AVI 形式（.avi） 、 BMP 形式 （.bmp） 、WBMP 形式 （.wbmp）
サイズ （縦×横） 約2048×2048 ピ クセルまで
総ピ クセル数 約 4,194,304 ピ クセルまで
172
キャ ビネ ッ ト キャ ビネ ッ ト の閲覧
新着デー タ を閲覧する新規に登録されたデータは、 新着キャ ビネッ ト にも自動登録されます。
1 キャビネッ ト 画面を表示し、「新着」をク リ ック します。
※キャビネット画面の表示方法→「ポータル画面の画面説
明」（P.28）
新規に登録されたデータ一覧が表示されます。
2 「登録データを閲覧する」 （P.168） の 2 ～ 3の手順でデータ内容を閲覧します。ここで表示される項目は、管理者の設定によって異なります。
登録通知 ・ 変更通知を利用し て閲覧するキャ ビネッ ト へデータの登録 ・ 変更を行う際、 必要なメ ンバーに登録通知 ・ 変更通知のメールを送付する ことができます。こ こでは、 そのメールを利用して、 該当データのキャ ビネッ ト 画面を表示させる方法を説明します。
1 通知メールを表示します。
※変更通知の場合の画面例です。
※画面例はサンプルです。実際の通知メールでは、件名や通
知内容が異なる場合があります。
2 登録先 （変更先） の URL をク リ ッ ク します。
ログイ ン画面が表示されます。
新着キャ ビネ ッ ト 内では、 データ内容の閲覧のみ行えます。 データの削除や変更などは、 キャ ビネ ッ ト内のデータに対し て行って く だ さい。
登録通知・変更通知の送付については、「データ を登録する」（P.179）「登録内容を変更する」（P.184） をご覧 く だ さい。
173
キャ ビネ ッ ト キャ ビネ ッ ト の閲覧
3 必要事項を入力し、 「ログイン」 ボタンをクリ ッ ク します。
サービスにログイ ン し、 「キャ ビネ ッ ト 」 のフ ァ イルの参照画面が表示されます。
4 データの閲覧が終了したら、 「閉じ る」 ボタンをク リ ッ ク します。
※キャビネット画面を表示するには、「キャビネットのトッ
プへ移動」ボタンをクリックします。
登録デー タ を ダウン ロ ー ド するキャ ビネッ ト 内のフ ァ イルを、 ユーザーが利用するパソ コンに保存する こ とができます。
※キャ ビネ ッ ト のフ ァ イルをすべてダウンロー ド する と きは→ 「一括ダウンロー ド」 （P.222）
1 データ一覧を表示し、ダウンロードするデータ を選択し て 「ダウン ロー ド」 ボ タ ンを クリ ッ ク します。
※データ一覧の表示方法→「登録データを閲覧する」（P.168）
※登録データは、複数選択できます。
フ ァ イルのダウンロー ド画面が表示されます。
ユーザ ID メ ールア ド レスを入力し ます。
パスワード パスワー ド を入力し ます。
データの登録先 （変更先） キャ ビネ ッ ト に対し て参照権 ・ 登録権のどち ら も ない場合、 エ ラー画面が表示されます。
登録データを複数選択した場合
「ダウンロー ド」 ボタ ンを ク リ ッ クする と、 フ ォルダの参照画面が表示されます。保存先のフ ォルダを選択し 「OK」 ボタ ンを ク リ ッ クし て、 ダウンロー ド を開始し て く だ さい。
2 ～ 3 の手順は不要です。
174
キャ ビネ ッ ト キャ ビネ ッ ト の閲覧
2 「保存」 ボタンをク リ ッ ク します。
名前を付けて保存画面が表示されます。
3 任意の場所に保存します。
■ こ こでもできます
フ ァ イルの参照画面からダウンロー ド する こ と もできます。
※ファイルの参照画面の表示方法→「ファイルの詳細を確認するには」（P.170）
175
キャ ビネ ッ ト キャ ビネ ッ ト の検索
キ ャ ビ ネ ッ ト の検索登録権または参照権のあるキャ ビネッ ト では、指定した文字列で登録データ を検索する こ とができます。
登録デー タ を検索する （通常検索）
1 キャビネッ ト 画面を表示し、キーワード を入力して 「検索」 ボタンをク リ ッ ク します。
※キャビネット画面の表示方法→「ポータル画面の画面説明」（P.28）
※入力制限について→「キャビネット検索」（P.432）
※検索の対象項目は、登録データの「件名」「ファイル名」「説明 1」「説明 2」です。
登録権または参照権のあるキ ャ ビネ ッ ト のすべての登録データ を検索し ます。
2 検索が完了し、該当するデータ内容が一覧表示されます。
※ここで表示される項目は、管理者の設定によって異なります。
登録デー タ を詳し く検索する （詳細検索）検索の対象となる項目を決めて検索した り、 更新日付で検索する こ とができます。
1 キャビネッ ト 画面を表示し、キーワード を入力して 「詳細検索」 をク リ ッ ク します。
※キャビネット画面の表示方法→「ポータル画面の画面説
明」（P.28）
※入力制限について→「キャビネット検索」（P.432）
･ 大文字と小文字を区別し て検索し ます。･ 全角と半角を区別し て検索し ます。･ 複数の語句を指定 し て検索する こ と はで き ませ
ん。
176
キャ ビネ ッ ト キャ ビネ ッ ト の検索
2 必要事項を選択し、 「検索」 ボタンをク リ ック します。
登録権または参照権のあるキ ャ ビネ ッ ト のすべての登録データ を検索し ます。
3 検索が完了し、該当するデータ内容が一覧表示されます。
※ここで表示される項目は、管理者の設定によって異なりま
す。
分類 検索対象と なる分類を選択し ます。
対象項目 検索する対象を選択し ます。
更新日付 何日以内のデー タ 内容を検索するか選択し ます。
･ 大文字と小文字を区別し て検索し ます。･ 全角と半角を区別し て検索し ます。･ 複数の語句を指定 し て検索する こ と はで き ませ
ん。
177
キャ ビネ ッ ト データ を転送する
デー タ を転送する登録権または参照権のあるキャ ビネ ッ ト では、 ア ド レス帳に登録されている メールア ド レスへ登録データ を転送する こ とができます。
1 キャビネッ ト 画面を表示し、転送するデータが含まれるキャ ビネッ ト をク リ ッ ク します。
※キャビネット画面の表示方法→「ポータル画面の画面説
明」（P.28）
データ一覧が表示されます。
2 転送するデータ を選択し、 「転送」 ボタンをク リ ッ ク します。
※管理者の設定によって、機能が制限される場合があります。詳しくは、「その他の利用制限」（P.17）をご覧ください。
フ ァ イルの転送画面が表示されます。
3 必要事項を入力し、 「送信」 ボタンをク リ ック します。
※入力制限について→「データの転送」（P.432）
※管理者の設定によって、機能が制限される場合がありま
す。詳しくは、「アドレス帳の利用制限」（P.16）をご覧ください。
前のページを表示し ます。
次のページを表示し ます。
数字 該当のページを表示し ます。
複数のデータ を一括で転送する こ とはできません。
宛先 「宛先を指定する」 ボ タ ン を クリ ッ ク し て転送する宛先を選択し ます。宛先の指定については、「宛先の指定方法」 （P.178） を ご覧 く ださい。
件名 「Fw:」 と、 元の件名が表示されています。件名を変更する場合、入力し ます。
本文 データ に関する説明文などを入力し ます。
自 分 に も 送 る（Bcc）
自分にも同じ メ ールを送り たい場合に選択し ます。
フ ァ イル名 転送する フ ァ イルの名前が表示されています。
178
キャ ビネ ッ ト データ を転送する
正常に送信される と、 次手順のよ う な画面が表示されます。
4 「OK」 ボタンをク リ ッ ク します。
一覧が表示されます。
■宛先の指定方法
1 フ ァ イルの転送画面で 「宛先を指定する」 ボタンをク リ ッ ク します。
2 「ア ド レス帳」 から転送先のグループ名を選択します。
選択し たグループに登録されているア ド レスが 「ア ドレス一覧」 に表示されます。
3 転送する宛先のア ド レスを選択し、 「追加」ボタンをク リ ッ ク します。
選択し たア ド レスが 「通知先一覧」 に追加されます。
※「通知先一覧」でアドレスを選択して「削除」ボタンをク
リックすると、アドレスが削除されます。
4 さ らに登録する場合は、2 ～ 3 の手順を繰り返します。
5 転送する宛先をすべて追加 し 終わっ た ら、「戻る」 ボタンをク リ ッ ク します。
フ ァ イルの転送画面に戻り ます。 追加し た宛先の件数が表示されます。
･ ア ド レス帳に登録し ていない メ ールア ド レスに転送する こ とはできません。
･ メ ールア ド レ ス を複数選択する こ と はで き ません。
･ 添付フ ァ イルの変更はできません。
179
キャ ビネ ッ ト データの登録
デー タの登録キャ ビネッ ト には、他のユーザーと共有しておきたいデータを登録する こ とができます。データ を登録できるのは、 登録権のあるキャ ビネッ ト のみです。
デー タ を登録する
1 キャビネッ ト 画面を表示し、登録先のキャ ビネ ッ ト を ク リ ッ ク し て 「登録」 ボ タ ンを クリ ッ ク します。
※キャビネット画面の表示方法→「ポータル画面の画面説
明」（P.28）
フ ァ イルの登録画面が表示されます。
2 必要事項を入力し、 「登録」 ボタンをク リ ック します。
※入力制限について→「キャビネット」（P.432）
※管理者の設定によって、機能が制限される場合がありま
す。詳しくは、「アドレス帳の利用制限」（P.16）をご覧ください。
正常に登録される と、 次手順のよ う な画面が表示されます。
･ 「+」 マークのキャ ビネ ッ ト アイ コ ンを ク リ ッ クする と、 1 階層下のキャ ビネ ッ ト が表示されます。
･ 「-」 マークのキャ ビネ ッ ト アイ コ ンを ク リ ッ ク しても何も表示されません。
件名 登録内容を表す タ イ ト ルを入力 します。
フ ァ イル 「フ ァ イルを選択する」 ボ タ ン を クリ ッ ク し て登録する フ ァ イルを選択し ます。フ ァ イルの指定については、 「フ ァイルの選択方法」 （P.180） をご覧 くだ さい。
※ファイルを選択する場合は、登録可能容量を超えないようにしてください。
分類 分類を選択し ます。
説明1・説明2 データに関する説明を入力し ます。
有効期限 キ ャ ビネ ッ ト に公開する期限を選択し ます。
登録通知 登録通知の メ ールを送付する場合は、 「通知内容を設定する」 ボ タ ンを ク リ ッ ク し て通知内容を設定 します。 通知内容の設定方法は、 「通知内容の設定方法」 （P.181） をご覧く だ さい。登録通知を受け取った相手は、そのメ ールを利用 し て、 該当デー タ のキ ャ ビネ ッ ト 画面を表示する こ とができます。詳し く は、「登録通知・変 更 通 知 を 利 用 し て 閲 覧 す る」（P.172） をご覧 く ださい。
180
キャ ビネ ッ ト データの登録
3 「OK」 ボタンをク リ ッ ク します。
データが一覧に追加されます。
4 さ らに登録する場合は、1 ～ 3 の手順を繰り返します。
■ フ ァ イルの選択方法
1 フ ァ イルの登録画面で 「フ ァ イルを選択する」 ボタンをク リ ッ ク します。
2 フ ァ イル名を直接入力するか、 「参照」 ボタンを ク リ ッ ク し て登録する フ ァ イルを選択します。
※入力制限について→「キャビネット」（P.432）
「フ ァ イル名」 に、 選択し た フ ァ イル名が表示されます。
3 さ らに選択する場合は、2 の手順を繰り返します。
4 登録する フ ァ イルをすべて選択し終わっ たら、 「戻る」 ボタンをク リ ッ ク します。
フ ァ イルの登録画面に戻り ます。 選択し たフ ァ イル数が表示されます。
変更履歴の表示
変更履歴の利用方法については、 「変更履歴の管理」（P.191） をご覧 く だ さい。
181
キャ ビネ ッ ト データの登録
■通知内容の設定方法
1 フ ァ イルの登録画面で 「通知内容を設定する」 ボタンをク リ ッ ク します。
※画面例は、ファイルの登録画面です。
2 「ア ド レス帳」 から通知先のグループ名を選択します。
選択し たグループに登録されているア ド レスが 「ア ドレス一覧」 に表示されます。
3 通知する宛先のア ド レスを選択し、 「追加」ボタンをク リ ッ ク します。
選択し たア ド レスが 「通知先」 に追加されます。
※「通知先」でアドレスを選択して「削除」ボタンをクリックすると、アドレスが削除されます。
4 さ らに追加する場合は、2 ～ 3 の手順を繰り返します。
5 通知する宛先をすべて追加し終わったら、件名と通知内容を入力して 「戻る」 ボタンをクリ ッ ク します。
※入力制限について→「登録通知・変更通知」（P.432）
フ ァ イルの登録画面に戻り ます。 追加し た宛先の件数が表示されます。
件名 登録通知メ ール （変更通知メ ール） の件名を変更する場合、 入力し ます。
通知内容 登録通知メ ール （変更通知メ ール） の本文を入力し ます。
182
キャ ビネ ッ ト データの登録
フ ァ イルを一括ア ッ プロ ー ド するInternet Explorer をご利用の場合には、同じキャ ビネッ ト に複数のフ ァ イルを一括ア ップロードする こ とができます。
1 キャビネッ ト 画面を表示し、フ ァ イルを一括ア ッ プロー ド するキャ ビネ ッ ト を ク リ ッ クします。
※キャビネット画面の表示方法→「ポータル画面の画面説明」（P.28）
※入力制限について→「キャビネット」（P.432）
データ一覧が表示されます。
2 「一括ア ップロード」 ボタンをク リ ッ ク し ます。
フ ォルダの参照画面が表示されます。
3 一括ア ッ プロー ド する フ ァ イルが保管されているフ ォルダ名を選択し、 「OK」 ボタンをク リ ッ ク します。
ア ッ プロー ド フ ァ イル選択画面が表示されます。 選択し た フ ォルダ内にあるすべてのフ ァ イルが一括ア ップロー ドの対象と し て一覧に追加されます。
一括アップロード を初めて利用する場合
キ ャ ビ ネ ッ ト を開いた際に表示 さ れる 「セキ ュ リテ ィ 警告」 画面で 「はい」 ボ タ ンを ク リ ッ ク し て くだ さい。 （本機能を利用するために必要な ActiveX コン ト ロールがイ ンス ト ールされます。）
183
キャ ビネ ッ ト データの登録
4 アップロードするフ ァ イルを選択して「アップロード開始」 ボタンをク リ ッ ク します。
正常に登録される と、 次手順のよ う な画面が表示されます。
5 「OK」 ボタンをク リ ッ ク します。
一覧に表示されます。
6 さ らにアップロードする場合は、3 ～ 5 の手順を繰り返します。
7 一括ア ッ プロー ド が終わっ た ら、 「閉 じ る」ボタンをク リ ッ ク します。
データが一覧に追加されます。
全選択 表示されている フ ァ イルをすべて選択し ます。
選択解除 選択をすべて解除し ます。
選択反転 選択状態が反転し ます。 選択されて い る フ ァ イ ル を 選択解除に、 選択解除されている フ ァ イルを選択する こ とができます。
フ ァ イル追加 フ ォルダの参照画面が表示されます。 さ らに別のフ ォルダに保存されている フ ァ イルを追加できます。
「アップロード に失敗しました。」 と表示
された場合登録が正常に行われない場合、 以下のウ ィ ン ド ウが表示され、 その時点でア ッ プロー ドは中断し ます。失敗 し た フ ァ イルよ り も 前にア ッ プ ロー ド さ れたフ ァ イルは正常に登録 さ れていますが、 失敗 し たフ ァ イル以降に登録する予定だったフ ァ イルは登録されません。
184
キャ ビネ ッ ト データの登録
登録内容を変更するフ ァ イルを新しいものに差し替えた り、 登録したデータの説明や有効期限などを変更する こ とができます。登録内容の変更は、 登録者本人、 登録権のある人、 管理者のみ行えます。
1 データ一覧を表示し、変更するデータを選択して 「変更」 ボタンをク リ ッ ク します。
※データ一覧の表示方法→「登録データを閲覧する」（P.168）
2 必要事項を入力し、 「変更」 ボタンをク リ ック します。
※入力制限について→「キャビネット」（P.432）
※管理者の設定によって、機能が制限される場合があります。詳しくは、「アドレス帳の利用制限」（P.16）をご覧く
ださい。
正常に変更される と、 次手順のよ う な画面が表示されます。
フ ァ イルを編集中にするには
フ ァ イルを編集中にする手順については、 「フ ァ イルを編集する」 （P.185） をご覧 く だ さい。
前のページを表示し ます。
次のページを表示し ます。
数字 該当のページを表示し ます。
件名 登録内容を表す タ イ ト ルを入力 します。
現在のフ ァ イル
現在登録 さ れている フ ァ イル名が表示されています。
変更後のフ ァ イル
「参照」 ボ タ ン を ク リ ッ ク し て登録する フ ァ イルを選択し ます。
※ファイルを差し替える場合は、登録可
能容量を超えないようにしてください。
分類 分類を選択し ます。
説明1・説明2 データに関する説明を入力し ます。
有効期限 キ ャ ビネ ッ ト に公開する期限を選択し ます。
変更通知 変更通知の メ ールを送付する場合は、 「通知内容を設定する」 ボ タ ンを ク リ ッ ク し て通知内容を設定 します。 通知内容の設定方法は、 「通知内容の設定方法」 （P.181） をご覧く だ さい。変更通知を受け取った相手は、そのメ ールを利用 し て、 該当デー タ のキ ャ ビネ ッ ト 画面を表示する こ とができます。詳し く は、「登録通知・変 更 通 知 を 利 用 し て 閲 覧 す る」（P.172） をご覧 く ださい。
185
キャ ビネ ッ ト データの登録
3 「OK」 ボタンをク リ ッ ク します。
一覧が表示されます。
4 さ らに変更する場合は、1 ～ 3 の手順を繰り返します。
デー タ を削除する登録されたデータの削除は、 登録者本人と管理者のみ行えます。
1 データ一覧を表示し、削除するデータを選択して 「削除」 ボタンをク リ ッ ク します。
※データ一覧の表示方法→「登録データを閲覧する」（P.168）
※データは、複数選択できます。
確認画面が表示されます。
2 削除し てよければ 「OK」 ボタ ンを ク リ ッ クします。
一覧が表示されます。
3 さ らに削除する場合は、1 ～ 2 の手順を繰り返します。
フ ァ イルを編集するフ ァ イルの参照画面で、 フ ァ イルを編集中の状態に設定できます。 編集中のフ ァ イルは、 他の利用者からの同時編集が禁止とな り ます。 フ ァ イルを変更している時など、 同じ フ ァ イルを他の利用者から変更させた くない場合に便利です。フ ァ イルの編集は、 登録者本人、 登録権のある人、 管理者のみ行えます。
1 データ一覧を表示し、編集処理を行う データの件名をク リ ッ ク します。
※データ一覧の表示方法→「登録データを閲覧する」（P.168）
フ ァ イルの参照画面が表示されます。
全選択 表示 さ れているデー タ をすべて選択し ます。
解除 選択をすべて解除し ます。
前のページを表示し ます。
次のページを表示し ます。
数字 該当のページを表示し ます。
フ ァ イルの登録内容を変更するには
フ ァ イルの登録内容を変更する手順については、 「登録内容を変更する」 （P.184） をご覧 く だ さい。
前のページを表示し ます。
次のページを表示し ます。
数字 該当のページを表示し ます。
186
キャ ビネ ッ ト データの登録
2 「編集を開始する」ボタンをク リ ッ ク します。
正常に処理される と、 次手順のよ う な画面が表示されます。
3 「OK」 ボタンをク リ ッ ク します。
フ ァ イルが編集状態にな り ます。
4 「閉じ る」 ボタンをク リ ッ ク します。
フ ァ イル編集時の注意事項
■データ一覧の表示
フ ァ イル編集中のデータは、件名の横に アイ コ ンが表示されま
す。
編集を設定し た本人のみ、 データ を変更できます。 それ以外の利
用者 （管理者も含む） が変更し よ う とする と、 エ ラー メ ッ セージ
が表示されます。
登録し た本人および管理者のみ、 データ を削除できます （通常の
データ削除と同様）。
登録権がない場合、 「編集を開始する」 ボタ ンは表示されません。
編集を終了する方法については、「フ ァ イルの編集を終了する」 （P.187） をご覧 く だ さい。
187
キャ ビネ ッ ト データの登録
■ フ ァ イルの参照画面の表示 （編集を設定した本人以外の利用者）
編集を設定し た利用者の名前が表示されます。
■ フ ァ イルの参照画面の表示 （編集を設定した本人、 管理者）
「編集を終了する」 ボタ ンが表示されます。
フ ァ イルの編集を終了するフ ァ イルの編集は、 次の 2 つの方法で終了できます。
登録内容を変更する
編集を設定し た本人が登録内容を変更する と、 編集状態が解除されます。 変更方法は、 「登録内容を変更する」 （P.184）をご覧 く ださい。この方法は、 編集を設定し た本人のみ行えます。
「編集を終了する」 ボタンを使用する
フ ァ イルの参照画面の 「編集を終了する」 ボタ ンで、 編集状態を解除する こ とができます。この方法は、 編集を設定し た本人、 管理者のみ行えます。
1 データ一覧を表示し、 編集解除処理を行 うデータの件名をク リ ッ ク します。
※データ一覧の表示方法→「登録データを閲覧する」（P.168）
フ ァ イルの参照画面が表示されます。
前のページを表示し ます。
次のページを表示し ます。
数字 該当のページを表示し ます。
188
キャ ビネ ッ ト データの登録
2 「編集を終了する」ボタンをク リ ッ ク します。
正常に処理される と、 次手順のよ う な画面が表示されます。
3 「OK」 ボタンをク リ ッ ク します。
フ ァ イルの編集状態が解除されます。
4 「閉じ る」 ボタンをク リ ッ ク します。
デー タ を移動する
登録されたデータの移動は、 登録者本人、 登録権のある人、 管理者のみ行えます。
1 データ一覧を表示し、移動するデータを選択して 「移動」 ボタンをク リ ッ ク します。
※データ一覧の表示方法→「登録データを閲覧する」（P.168）
※データは、複数選択できます。
フ ァ イルの移動画面が表示されます。
2 移動先のキャビネッ ト を選択して 「移動」 ボタンをク リ ッ ク します。
正常に移動される と、 次手順のよ う な画面が表示されます。
全選択 表示 さ れているデー タ をすべて選択し ます。
解除 選択をすべて解除し ます。
前のページを表示し ます。
次のページを表示し ます。
数字 該当のページを表示し ます。
189
キャ ビネ ッ ト データの登録
3 「OK」 ボタンをク リ ッ ク します。
一覧が表示されます。
4 さ らに移動する場合は、1 ～ 3 の手順を繰り返します。
登録可能容量を確認する登録可能容量は、 キャ ビネ ッ ト 名の右側に表示されます。
※容量追加もできます（オプションサービス）。
掲示板の添付フ ァ イルと同じ領域に保管
されますキャ ビネ ッ ト のフ ァ イルが保管される領域と、 掲示板の添付フ ァ イルが保管される領域は同じ です。
190
キャ ビネ ッ ト データ を メ ールで登録する
デー タ を メ ールで登録するメールにデータを添付し、特定のメールア ド レスに送信する こ とで、添付したデータ をキャ ビネッ トに登録する こ とができます。
1 メールを作成し、管理者から通知されたメールア ド レス宛に送信します。
※入力制限について→「キャビネット」（P.432）
※メールは、通常のメールソフトから送信できます。
キャ ビネ ッ ト に登録されます。 キャ ビネ ッ ト に登録されたフ ァ イルは、 他の登録データ と同じ方法で閲覧できます。
※キャビネットの閲覧方法→「登録データを閲覧する」
（P.168）
本機能は、 管理者が 「メ ールで登録設定」 を行った メ ールア ド レスでのみ利用できます。 ご利用にな り たい方は、管理者に設定を依頼し て く ださい。
宛先 管理者から通知 さ れた メ ールア ドレスを入力し ます。
件名 管理者によ り 件名に制限がかけ られている場合、設定されている件名を入力し ます。
※入力した文字列は、キャビネットの件名として登録されます。
本文 メ ールの本文を入力し ます。
※入力した文字列は、キャビネットの説明 1 として登録されます。
添付 登録する フ ァ イルを選択し ます。
送信メールがキャ ビネ ッ ト に登録され
ない管理者の設定 し た条件 と 異な る内容で送信すると エラーと な り、 以下のよ う な メ ールが返信されます。 また同じ内容のメ ールが管理者にも送信されます。
件名 登録できませんで し た。
送信ア ド レス [email protected]
191
キャ ビネ ッ ト 変更履歴の管理
変更履歴の管理変更履歴の確認、 過去のフ ァ イルの復活 ・ 削除などが行えます。変更履歴を利用できるかど うかは、 管理者によって設定されています。
履歴管理を設定する履歴管理を行うかど うかは、 キャ ビネッ ト にデータ を登録する際に設定します。
1 フ ァ イルの登録画面で、変更履歴の設定を選択し、 「登録」 ボタンをク リ ッ ク します。
※ファイルの登録画面の表示方法→「データを登録する」
（P.179）
※管理者の設定によって、機能が制限される場合がありま
す。詳しくは、「その他の利用制限」（P.17）をご覧ください。
変更履歴を確認する変更履歴は、 フ ァ イルの参照画面で確認できます。変更履歴の確認は、 登録者本人、 登録権または参照権のある人、 管理者のみ行えます。
1 データ一覧を表示し、 変更履歴を確認するデータの件名をク リ ッ ク します。
※データ一覧の表示方法→「データを登録する」（P.179）
フ ァ イルの参照画面が表示されます。
2 「変更履歴」 をク リ ッ ク します。
フ ァ イルを一括アップロードする場合
フ ァ イルを一括ア ッ プロー ド する場合、 履歴管理を行うかど うかは管理者によ って設定されています。
変更履歴 履歴を管理するかど う かを選択し ます。
管理者がダウンロー ド ログを非表示に設定し ている場合は、 この画面に変更履歴が表示 さ れています。手順 2 の操作は不要です。
192
キャ ビネ ッ ト 変更履歴の管理
3 変更履歴を確認します。
※「ダウンロードログ」をクリックすると、ダウンロードロ
グが表示されます（手順 2 の画面）。
過去のフ ァ イルを復活するフ ァ イルの変更画面で変更したフ ァ イルを、 以前のフ ァ イルに戻すこ とができます。 フ ァ イルを複数回変更していた場合、 どの時点の状態にでも戻すこ とが可能です。フ ァ イルの復活は、 登録者本人、 登録権のある人、 管理者のみ行えます。
1 復活処理を行 う データのフ ァ イルの参照画面を表示し、 変更履歴を表示します。
※変更履歴の表示方法→「変更履歴を確認する」（P.191）
2 復活するフ ァ イル名の右側にある 「復活」 ボタンをク リ ッ ク します。
正常に処理される と、 次手順のよ う な画面が表示されます。
変更履歴の表示
・ 該当フ ァ イルの登録、変更、過去フ ァ イルの復活・削除の操作履歴が表示されます。
・ 登録者本人、 登録権のある人、 管理者のみ、 「編集を開始する」 ボタ ンが表示されます。
・ 登録者本人、 登録権のある人、 管理者のみ、 過去フ ァ イルの復活が可能な 「復活」 ボタ ンが表示されます。
・ 登録者本人と管理者のみ、 過去フ ァ イルの削除が可能な 「削除」 ボタ ンが表示されます。
削除された過去フ ァ イルの表示
次のよ う に、 フ ァ イル名が取り消し線付きで表示されます。
193
キャ ビネ ッ ト 変更履歴の管理
3 「OK」 ボタンをク リ ッ ク します。
指定し たフ ァ イルが、 新のフ ァ イルと し て復活し ます。
4 「閉じ る」 ボタンをク リ ッ ク します。
過去のフ ァ イルを削除する履歴と して保存されている過去のフ ァ イルを削除する こ とができます。フ ァ イルの削除は、 登録者本人と管理者のみ行えます。
1 削除処理を行 う データのフ ァ イルの参照画面を表示し、 変更履歴を表示します。
※変更履歴の表示方法→「変更履歴を確認する」（P.191）
2 削除するフ ァ イル名の右側にある 「削除」 ボタンをク リ ッ ク します。
確認画面が表示されます。
復活するのは、 フ ァ イルのみです。 「件名」 「説明」「分類」 の内容は、 復活し ません。
いったん削除し たフ ァ イルは、 復活する こ とができません。 ご注意 く だ さい。
194
キャ ビネ ッ ト 変更履歴の管理
3 削除し てよければ 「OK」 ボタ ンを ク リ ッ クします。
正常に処理される と、 次手順のよ う な画面が表示されます。
4 「閉じ る」 ボタンをク リ ッ ク します。
195
キャ ビネ ッ ト 連携キャ ビネ ッ ト へのデータ登録
連携キ ャ ビネ ッ ト へのデー タ登録 ワーク フロー機能と連携したキャ ビネッ ト にデータを登録する場合、 申請／決裁処理が必要です。
※ワーク フ ロー機能は、 オプシ ョ ンサービスです。 ワーク フローオプシ ョ ンを未契約の場合、 本機能は利用できません。
ワーク フ ロ ー to キ ャ ビ ネ ッ ト とは管理者によってキャ ビネッ ト へのデータ登録手順に、 ワーク フロー機能の申請／決裁処理が組み込まれる ことがあ り ます。 その場合、 決裁者に承認されたデータのみがキャ ビネッ ト に登録されます。
■連携キャ ビネッ ト へのデータ登録の手順
※承認者の決裁処理は、 ワーク フ ロー機能と同一です。 詳し く は、 「未処理の申請書を決裁する （承認／却下／差戻し）」（P.340） をご覧 く ださい。
･ 連携キャ ビネ ッ ト は、 承認者によ って申請が承認されるまでキャ ビネ ッ ト にデータは登録されません。･ 連携キャ ビネ ッ ト に登録されたデータの変更／移動はできません。･ 以下の操作方法は、 通常キャ ビネ ッ ト と同様です。
登録されたデータのダウンロー ド方法→ 「登録データ をダウンロー ド する」 （P.173）登録されたデータの転送方法→ 「データ を転送する」 （P.177）登録されたデータの削除方法→ 「データ を削除する」 （P.185）
登録申請（キャ ビネ ッ ト 画面）
連携キャ ビネ ッ ト にデータ を登録するための申請を出し ます。
キャ ビネ ッ ト 用申請書の決裁状況を確認し ます。
申請が承認される と、 連携キャ ビネ ッ ト にデータが登録されます。登録完了後、 必要な メ ンバーに対し登録通知のメ ールを送付する こ とができます。
登録完了
決裁状況の確認（ワーク フ ロー画面）
承認者による決裁 （承認 / 却下 / 差戻し） が行われます。
196
キャ ビネ ッ ト 連携キャ ビネ ッ ト へのデータ登録
連携キ ャ ビ ネ ッ ト から登録申請を出す登録申請が承認者によって承認される と、 連携キャ ビネッ ト にデータが登録されます。 承認されるまで連携キャ ビネッ ト にデータは登録されません。登録申請を出せるのは、 登録権のある連携キャ ビネッ ト のみです。
1 キャ ビネ ッ ト 画面を表示し、 登録先の連携キャビネッ ト をク リ ッ ク して 「登録申請」 ボタンをク リ ッ ク します。
※キャビネット画面の表示方法→「ポータル画面の画面説明」（P.28）
※管理者の設定によって、機能が制限される場合がありま
す。詳しくは、「その他の利用制限」（P.17）をご覧ください。
新規申請画面が表示されます。
2 必要事項を入力し、 「次へ」 ボタンをク リ ック します。
※入力制限について→「キャビネット」（P.432）
※入力必須項目には「*」のマークが項目の右側に表示され
ます。入力必須項目に内容が入力されていないと、次画面には進みません。
※申請を取り消す場合は、「キャンセルする」ボタンをクリックし、確認画面の「OK」ボタンをクリックします。
経路の設定画面が表示されます。
･ 「+」 マークのキャ ビネ ッ ト アイ コ ンを ク リ ッ クする と、 1 階層下のキャ ビネ ッ ト が表示されます。
･ 「-」 マークのキャ ビネ ッ ト アイ コ ンを ク リ ッ ク しても何も表示されません。
件名 登録内容を表す タ イ ト ルを入力 します。
フ ァ イル 「参照」 ボ タ ン を ク リ ッ ク し て登録する フ ァ イルを選択し ます。フ ァ イルの指定については、 「フ ァイルの選択方法」 （P.180） をご覧 くだ さい。
分類 分類を選択し ます。
説明1・説明2 データに関する説明を入力し ます。
有効期限 キ ャ ビネ ッ ト に公開する期限を選択し ます。
197
キャ ビネ ッ ト 連携キャ ビネ ッ ト へのデータ登録
3 経路を設定し、 「次へ」 ボタンをク リ ッ ク します。
※申請を取り消す場合は、「キャンセルする」ボタンをクリッ
クし、確認画面の「OK」ボタンをクリックします。
申請内容と経路の確認画面が表示されます。
4 「申請する」 ボタンをク リ ッ ク します。
※申請内容の通知メールが不要な場合は、「申請内容の通知メールを自分にも送る（Bcc）」をクリックして選択を外し
ます。
※修正が必要な場合は、「戻る」ボタンをクリックし修正部
分の変更を行ってください。
※申請を取り消す場合は、「キャンセルする」ボタンをクリックし、確認画面の「OK」ボタンをクリックします。
確認画面が表示されます。
5 「OK」 ボタンをク リ ッ ク します。
初の承認者に申請書が送られ、 確認画面が表示されます。
追加 登録されているユーザーの中から経路に指定する人の名前をそれぞれ選択し、「追加」 ボタ ンをク リ ッ ク し ます。
削除 経路に指定し た人の名前を選択し、「削除」 ボタ ンを ク リ ッ ク します。
スキップ 経路 を 省略 し た い場合に 「スキ ッ プ」 を選択し ます。 すべての承認者を省略する こ とはできません。
ユーザーをグループで絞り込む
グループ名を選択する と、 選択し たグループに所属するユーザーのみが表示されます。
「承認者」 と 「確認者」 の違い
「承認者」 とは、 該当の申請に対し て決裁 （承認／却下／差戻し） を行う役割の人のこ と です。「確認者」 とは、 決裁はし ないが、 申請内容を確認する役割の人のこ と です。
「決裁依頼メ ールを受け取る」 設定に し
ている場合・ 承認者 ・ 確認者
通知メ ール （承認依頼、 確認依頼） が送られてきます。
※決裁依頼メールを受け取る設定方法→「通知メールの設定を変更する」（P.272）
198
キャ ビネ ッ ト 連携キャ ビネ ッ ト へのデータ登録
6 「OK」 ボタンをク リ ッ ク します。
連携キャ ビネ ッ ト 画面が表示されます。
登録通知を送付する連携キャ ビネッ ト へデータが登録された後、必要なメ ンバーに登録通知のメールを送付する こ とができます。登録通知は、 ワーク フロー機能の承認待ち一覧画面または結果確認済み一覧画面から送付します。こ こでは、 承認待ち一覧画面から送付する場合を例に説明しています。
1 承認待ち一覧画面を表示し、登録通知を送付する件名をク リ ッ ク します。
※承認待ち一覧画面の表示方法→「承認待ち一覧画面を表示する」（P.329）
申請の参照画面が表示されます。
2 「登録通知」 ボタンをク リ ッ ク します。
※管理者の設定によって、機能が制限される場合があります。詳しくは、「アドレス帳の利用制限」（P.16）をご覧く
ださい。
登録通知画面が表示されます。
承認者によ って申請が承認されるまでキャ ビネ ッ トにデータは登録されません。 進行状況は、 ワーク フロー画面で確認する こ とができます。 詳し く は、 「決裁状況の確認」 （P.329） をご覧 く だ さい。
登録通知を受け取った相手は、 その メ ールを利用し て該当データのキャ ビネ ッ ト 画面を表示する こ とができます。詳し く は、 「登録通知 ・ 変更通知を利用し て閲覧する」 （P.172） をご覧 く だ さい。
前のページを表示し ます。
次のページを表示し ます。
数字 該当のページを表示し ます。
登録通知の送付は、 状態が 「承認」 の申請のみ可能です。
199
キャ ビネ ッ ト 連携キャ ビネ ッ ト へのデータ登録
3 「ア ド レス帳」 から通知先のグループ名を選択します。
選択し たグループに登録されているア ド レスが 「ア ドレス一覧」 に表示されます。
4 通知する宛先のア ド レスを選択し、 「追加」ボタンをク リ ッ ク します。
選択し たア ド レスが 「通知先」 に追加されます。
※「通知先」でアドレスを選択して「削除」ボタンをクリッ
クすると、アドレスが削除されます。
5 さ らに追加する場合は、3 ～ 4 の手順を繰り返します。
6 通知する宛先をすべて追加し終わったら、件名と通知内容を入力して 「送信」 ボタンをクリ ッ ク します。
※入力制限について→「登録通知・変更通知」（P.432）
確認画面が表示されます。
7 「OK」 ボタンをク リ ッ ク します。
正常に送信される と、 次手順のよ う な画面が表示されます。
8 「OK」 ボタンをク リ ッ ク します。
登録通知メ ールが送信され、 画面が閉じ ます。
件名 登録通知メ ールの件名を変更する場合、 入力し ます。
通知内容 登録通知メ ールの本文を入力します。
自 分 に も 送 る（Bcc）
登録通知メ ールを自分にも送る場合に選択し ます。
200
キャ ビネ ッ ト キャ ビネ ッ ト の設定
キ ャ ビ ネ ッ ト の設定管理者が許可している場合、 キャ ビネッ ト の設定を変更できます。この設定は、 設定者本人にのみ有効です。
キ ャ ビ ネ ッ ト の設定画面を表示するキャ ビネッ ト の設定を行う ための画面は、 以下の方法で表示し ます。
1 設定画面を表示し、「キャビネッ ト 」をク リ ック します。
※設定画面の表示方法→「ポータル画面の画面説明」（P.28）
※管理者の設定によって、機能が制限される場合があります。詳しくは、「設定機能の一括変更と利用制限」（P.16）
をご覧ください。
2 キャビネッ ト の設定画面が表示されます。
初に開 く キ ャ ビ ネ ッ ト の設定を変更するキャ ビネッ ト 機能を選択した際、 初に表示されるキャ ビネッ ト を設定できます。
1 キャ ビネッ ト の設定画面を表示し、 「 初に開 く キャ ビネ ッ ト の設定」 を ク リ ッ ク し ます。
※キャビネットの設定画面の表示方法→「キャビネットの設定画面を表示する」（P.200）
管理者による設定変更について
管理者は、 以下の項目の設定を一括変更する こ とができます。管理者が一括変更し た場合、 それまでの設定にかかわらず、 全ユーザーに同じ設定内容が反映されます。
201
キャ ビネ ッ ト キャ ビネ ッ ト の設定
2 必要事項を選択し、 「設定」 ボタンをク リ ック します。
正常に変更される と、 次手順のよ う な画面が表示されます。
3 「OK」 ボタンをク リ ッ ク します。
設定が有効にな り ます。
指定しない 初に表示されるキャ ビネ ッ トを設定し ない場合、選択し ます。
初に開 く キャビネ ッ ト を指定する
初に表示されるキャ ビネ ッ トを設定する場合、 キャ ビネ ッ トの階層表示か ら 該当のキ ャ ビネ ッ ト を選択し ます。キャ ビネ ッ ト を選択する と、 ラジオボ タ ンが選択された状態にな り、 上段のテキス ト ボ ッ ク スに該当のキャ ビネ ッ ト 名が表示されます。
202
キャ ビネ ッ ト キャ ビネ ッ ト の設定
