第14回レファレンス協同データベース事業担当者研修会

国⽴国会図書館関⻄館図書館協⼒課 協⼒ネットワーク係

藤⽥千紘

レファレンス協同データベースシステムの機能とその活⽤

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4

3

1

本⽇の流れ

レファ協について

システムの機能

データの活⽤

まとめ 「れはっち」です

2

レファ協について

3

レファレンス協同データベース（レファ協）とは？

「公共図書館、⼤学図書館、専⾨図書館等におけるレファレンス…データを蓄積し、並びにデータをインターネットを通じて提供することにより、図書館等におけるレファレンスサービス及び⼀般利⽤者の調査研究活動を⽀援」

全国の参加館国⽴国会図書館

⼤学図書館公共図書館専⾨図書館学校図書館

アーカイブズ

図書館員、利⽤者など

レファ協

? !♪

（事業実施要項より抜粋）

4

参加館数● 公共図書館 453館※

● ⼤学図書館等 186館※

● 学校図書館等 53館

● 国⽴国会図書館 13館

● 専⾨図書館 57館

● アーカイブズ機関 9館

計 771館

※都道府県⽴図書館 53館、政令都市⽴図書館 25館、市町村⽴図書館 375館※国⽴⼤学図書館 48館、公⽴⼤学図書館 20館、私⽴⼤学図書館 117館、⾼等専⾨学校 1館

（平成30年5⽉末時点）

公共

59%⼤学

24%

学校 7%

国会 2%専⾨7%

アーカイブズ 1%

5

● ⼀般公開 約112,000件

● 参加館公開 約20,000件

● ⾃館のみ参照 約76,000件

計 約208,000件

登録データ数

⼀般公

開54%

参加館

10%

⾃館のみ参照

36%

（平成30年5⽉末時点）6

４種類のデータ

レファレンス事例参加館で⾏われたレファレンスサービスの記録（約196,000件）

?

特別コレクション個⼈⽂庫など、参加館が所蔵する特殊なコレクションに関する情報（約530件）

調べ⽅マニュアル特定のテーマやトピックに関する情報源の探し⽅（約10,000件）

!

参加館プロファイル参加館の連絡先やサービス内容などの情報（771件）

（平成30年5⽉末時点）7

データ間の関係

有機的に連携し、循環する

?????

レファレンス事例

登録

調べ⽅マニュアル

!!

利⽤して作成

調べ⽅の情報源

特別コレクション

資料の情報源

参加館プロファイル

照会先の情報源

8

レファ協における「レファレンス」

“この事業では、利⽤者が何らかの情報⼜は資料を求めて図書館員に寄せた質問を、すべてレファレンス質問と位置付けています。”

（データ作成・公開に関するガイドライン1.2.2より抜粋）

⇒ クイック事例もどんどん登録しましょう（思いがけないところで役⽴つかも）

9

データの公開範囲 ※データ登録時に設定

• ⼀ 般 公 開 ：インターネット上でだれでも参照可能

• 参加館公開：参加館の職員のみ参照可能

• ⾃館のみ参照：登録館の職員のみ参照可能

未参加館、利⽤者

参加館B館参加館A館

登録・参照

インターネット公開

参加館公開

⾃館のみ（A館）

⾃館のみ（B館）

参照のみ

登録・参照

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なぜ記録をするんだろう？（レファ協データベースを

使う意義？）

11

記録することの意味

１．スキルや役⽴つ情報の共有化（横の共有）・1⼈でどこまでやりきれますか？・すぐそばに、いつでも尋ねられる⼈はいますか？

２．レファレンス処理の迅速化（縦の共有）・１回の記録ともう1回やり直すのではどちらが楽？・その情報にもう価値はないと⾔い切れますか?

３．評価や組織運営のための基礎データ・個⼈の実績は頭の中に、組織の実績は闇の中に？

記録＝「個⼈の体験」を「組織の情報」にすること

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レファ協を導⼊したところ…?

紙の回答票を順番に回し読みしながら対応していた頃に⽐べ、効率と対応スピードは格段に向上した。全カウンターが同じ条件で利⽤者対応し、対応中に訂正や新しいツールが分かったときもすぐにデータを更新し、全員がその情報を共有することが可能になった。

加藤由美⼦「⼀⽯三⿃の効果‐情報共有から情報提供へ」より抜粋『専⾨図書館』 2011 No.249 p.48

⇒ そんなレファ協の機能をご紹介します！

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システムの機能

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ユーザID

参加館のユーザIDは３種類

検索⽤：⼀般公開、参加館公開のデータの検索、参照。コミュニケーション機能（コメント、掲⽰板など）

→レファレンスにかかわる職員全員が使⽤

登録⽤：上記＋「⾃館のみ」データの登録、更新

→データ登録担当職員が使⽤

管理⽤：上記+データ削除など。もっとも強い権限

→管理者のみが使⽤（中央館と分館がある館では中央館）

弱

強

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機能名称 ⼀般ユーザ 参加館（検索）*1 参加館（登録）*1 参加館（管理）*1

検索機能

ウェブ画⾯ ● ● ● ●検索⽤API ● ● ● ●ダウンロード *2 ● ●

登録機能

新規登録 *3 ● *4 ●更新*3 ● *4 ●削除*3 ●ファイルアップロード ●⾃動取得 ●

⽀援機能

コメント ● ● ●掲⽰版 ● ● ●統計出⼒ ● ● ●パスワード変更*5 ● ● ●

お知らせ・作業メモ編集 ●

*1 1つのユーザで、同時に複数の⽅がログインが可能 *2 ダウンロードは⾃館のデータのみ可能*3 参加館プロファイルは、参加館ユーザ（管理⽤）から「公開レベル」「館種」以外の項⽬のみ更新可能*4 公開レベルが「⾃館のみ参照」のデータのみ新規登録・更新が可能*5 参加館ユーザ（検索⽤）・参加館ユーザ（登録⽤）ではパスワードのみ変更可能。参加館ユーザ（管理

⽤）は⾃館ユーザのIDやパスワードなどが変更可能

ユーザごとの権限⼀覧

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参加館が使えるシステム機能

① 検索

② 登録

③ 参加館⽀援＝参加館のシステム活⽤と参加館相互の協⼒を⽀援する機能

• コミュニケーション機能：コメント、掲⽰板、メール通知

• 統計機能：⾃館や参加館の登録件数、被参照数の算出

• 管理機能：ID/PW管理、館内お知らせなどの編集

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検索：トップページ

• 簡易検索検索窓にキーワードを⼊⼒：４つのデータを⼀度に検索

• テーマから探すNDCや地名からブラウジング特定の分野・地域の事例を調べる場合に便利！

市町村名を都道府県に分類

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検索：詳細検索

• 簡易検索窓の下のリンクをクリック

• 複数の項⽬を組み合わせて検索：例えば…

回答プロセス「あの資料はどうやって使われてる？」

参考資料「あの資料は役に⽴つ資料かな?」

主題×館種「あのネタ、この館種ではどう答えてる？」

主題×更新⽇時「最近の情報は？」

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登録：３つの⽅法

① ウェブフォームから⼿動⼊⼒

② ファイルをアップロード

③ システムが⾃動で取得

ｂ

ウェブ上のサーバー

③

レファ協

①テキストファイル

各館の図書館システム

ｂ

X A

②

20

登録の便利機能１：参考資料の⾃動⼊⼒

①⼊⼒画⾯で、参考資料の項にある書誌的事項にキーワードを⼊⼒して「資料検索」をクリック

②検索結果⼀覧の中から使⽤した資料と同じものを選んで「反映」をクリック

③選択した資料の情報が⾃動⼊⼒されたことを確認

１

2

3

21

登録の便利機能２：参考資料の⼊⼒補助

１

2

3

①⼊⼒画⾯で、参考資料の項にある「⼊⼒補助」をクリック

②⼊⼒補助画⾯の各項⽬に該当資料の情報を⼊⼒し、「反映」をクリック

③選択した資料の情報が⾃動⼊⼒されたことを確認

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登録の便利機能３：Web NDL Authorities

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登録の便利機能４：関連ファイルの登録

本⽂テキストは検索対象になります!

各館作成のパスファインダーのPDFファイル等をそのままアップロードできます！

①新規登録画⾯「関連ファイル」にある「関連項⽬」等に情報を記⼊

②「参照」をクリックして、アップロードしたいファイルを選択

③「関連ファイルのアップロード」をクリック

④調べ⽅マニュアルのデータを登録すると「関連項⽬」で指定された箇所にファイルへのリンクが表⽰される。

※レファレンス事例や特別コレクションも関連ファイルの登録が可能ですが、ファイルの本⽂を検索できるのは調べ⽅マニュアルだけです。

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登録のヒント（事前課題で寄せられた疑問から）

回答・⾒つけた情報はどこまで記載する？⇒ 情報の記載場所（資料のページ数など）だけでも

もちろん⼗分！＋α 情報の概要がわかると「後から・他の⼈にも参考になる」「読んで⾯⽩い」データになります引⽤は著作権法の範囲内で

回答プロセス・回答との書き分けは？⇒ 書き分けにくいときは回答欄に含めてもOK

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登録のヒント（事前課題で寄せられた疑問から）

回答プロセス（続き）・どのくらいくわしく書く？⇒ 「（後⽇、⾃分以外の⼈が）調査を再現できる」

を⽬安に例：どんな⼿順で調査した？

使った資料やデータベース、キーワードは？

記載が⻑くなる場合は、箇条書きにする、注を付けて本⽂を簡潔にする、などの⼯夫を

・質問者の事情（知りたい理由など）は？⇒ 個⼈情報の保護を最優先に

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登録のヒント（事前課題で寄せられた疑問から）

参考資料、URL

・どのように記載するとよい？⇒ 参考資料が多い場合などは

参考資料欄に番号を振り、回答プロセスには【資料1】のように記載するのも⼀⼿

⇒ 調べたけれど求める情報が載っていなかった資料は回答プロセスや備考に記載。多数の場合は取捨

⇒ インターネット情報ページ名、URL、最終アクセス⽇を記載参考資料欄に⼊れてもOK

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登録のヒント（事前課題で寄せられた疑問から）

解決／未解決ガイドラインでは以下に該当するものが「未解決」

①⽂献紹介において、利⽤者の要望に応える資料が紹介できなかった②事実調査において、事実が確認できなかった③書誌的事項調査において、資料の存在が確認できなかった④所蔵機関調査において、所蔵機関が判明しなかった

…ですが、これはあくまでも⽬安

☆質問者から要望のあった資料ではない別の資料を紹介して質問者が満⾜した →「解決」でOK！

☆解決したけれど、もう少し調査したい／他の参加館から情報がほしい→あえて「未解決」でOK！

数字の⼊⼒ 半⾓／全⾓どちらでも可（NDC、ローカル項⽬名は半⾓） 28

コミュニケーション機能

参加館コミュニケーションの意義とは？

⇒ 万能な図書館は存在しない

• それぞれの設置⽬的や守備範囲は異なる

•（例）主題、地域、対象利⽤者etc…

• 利⽤者と質問と図書館のミスマッチ

•（例）郷⼟に関するレファレンス

→ 個⼈芸だけに頼らずチームで解決！

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コミュニケーション：コメント機能

• コメントの交換で登録データをブラッシュアップ！

• 記⼊はデータ詳細画⾯、確認はトップ画⾯「コメント」

①登録

！

②閲覧

③コメント

⑤更新&返信

！

④閲覧

！

⑥確認参加館A 参加館B

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コミュニケーション：メール通知機能

• 未解決事例が登録された時とコメント到着時

• 未解決事例の通知は希望する館（メールアドレスを登録した館）のみ

①登録(未解決)

④通知 ③コメント

⑤更新&返信

②通知

参加館A 参加館B⑥通知

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マニュアルを作っておこう！

ふむふむ。

32

マニュアル作成・整備のメリット

• 業務の効率化

• レファ協を業務の中に組み込める

（プラスアルファの負担にしない！）

• 担当者が替わっても引継ぎがスムーズ

• チェックリストとして使⽤ → 作業漏れを防ぐ

→ ⾃館の事情に合わせたマニュアルを整備しましょう！

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決めておきたいこと

・登録⽅法レファ協メイン or 既存の仕組みと併⽤？

・決裁決裁の種類、決裁ルート、決裁対象（例えば、⾃館のみ参照／参加館公開は決裁不要とできないか？）

・データ登録・公開の基準

・実際の作業に関して作業フロー／職員の役割分担／使⽤するID／管理番号採番ルールローカル項⽬などの運⽤⽅法／パスワード管理 etc

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データ公開の条件

１．個⼈のプライバシーを尊重する

２．質問者の特定化を避ける

３．差別表現等の点で問題がないこと（参考情報）

• 参加館通信（号外_ご注意ください！レファ協の登録データにおける個⼈情報の扱いについて（要ログイン：参加館ページの掲⽰板に掲載）

• データ作成・公開に関するガイドラインhttp://crd.ndl.go.jp/jp/library/guideline/data_open.html#chap4-2

必ずお読みください！

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データ作成は標準フォーマットに沿って

標準フォーマットは「データ作成・公開に関するガイドライン」に記載http://crd.ndl.go.jp/jp/library/guideline.html

フォーマットを理解すると、役⽴つデータが効率よく作成できます！

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もっと広がる！レファ協の可能性

• 図書館のお仕事で研修教材、選書や蔵書構築のための参考情報、広報素材として、利⽤者の傾向やニーズの把握に、説明材料に…

• 教育現場、研究活動などで図書館情報学の研究素材、司書養成の教材として

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データの活⽤

38

データをもっと活かすために

せっかく作成したデータ…

もっと改善したい！

たくさんの⼈に知ってほしい！成果として

⽰したい！

どうしたらいい？？

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統計機能

どれだけやったの？に答えるために

• ⽉別の登録件数・被参照件数の⼀覧を簡単に表⽰

• 図書館が「どれだけ活動したか」と、その活動の成果が「どれだけ届いたか」の両⽅を数値で⽰せる

• 表⽰した統計表はテキストデータ（csv）でも出⼒が可能＝編集や加⼯がしやすい

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公開事例をより多くの⼈へ

事例の固定URLや事例⼀覧へのリンクを、⾃館のホームページへ

事例の固定URL（転記⽤URL）

事例⼀覧へのリンクはhttp://crd.ndl.go.jp/GENERAL/servlet/list.reference?id=XXXXXXX※⾚字は各館の図書館コード

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APIを使って⾃動で事例を表⽰

福井県⽴図書館 レファレンス事例集http://www.library-archives.pref.fukui.jp/?page_id=154

☆API（外部提供インタフェース）とは？詳しくはこちら⇒ https://crd.ndl.go.jp/jp/help/general/api.html

42

御礼状・企画協⼒員賞

・御礼状

データ総登録数、年間登録数、年間アクセス件数のいずれかが⼀定以上に達した参加館に、国⽴国会図書館⻑からの御礼状を送付（対象期間は1⽉〜12⽉）

（参考）平成29年度 御礼状のページhttp://crd.ndl.go.jp/jp/library/thanks_H29.html

→御礼状がきっかけで取材等を受けたケースも！

・企画協⼒員賞

御礼状の基準には当てはまらないが貢献の⼤きな参加館に

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御礼状の広報への活⽤

徳島市⽴図書館 https://www.city.tokushima.tokushima.jp/toshokan/oshirase/oshirase-oreijo.html 44

レファ協公式Twitterアカウント@crd_tweet 登録データやイベント情報を⽇々ご紹介

45

▶ まとめ

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本⽇お話ししたこと

• レファ協の概要

• システムの機能

• データを活かすための⽅法

→あとは実践あるのみ！

事務局をどんどん活⽤してください

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今⽇の研修を最⼤限に⽣かすために

• 他館の⽅といろんなお話をしてみてください

• 使ったことがなかった機能を試してみてください

• 今⽇の研修内容をどなたかに話してください

れはっちです！

わたしもれはっちです。

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たにもとたつや：谷本達哉（国立国会図書館レファレンス協同データベース事業企画協力員／羽衣国際大学）

国立国会図書館「第14回レファレンス協同データベース事業

担当者研修会」

『レファ協のデータ登録とは

・グループ討議：レファ協へデータ登録を進めるためには』

平成30年6月13日・（水）関西会場／27日（水）・東京会場

―プログラム―大まかな予定

『レファ協のデータ登録とは』• 「事前課題1」（「事前課題2」とともに）– どのような事例をレファ協のデータへ・・・？

『グループ討議：レファ協へデータ登録を進めるためには』

• ディスカッション＆作業・プレゼンテーション（数ラウンドに分けて）– 全員でお互いのグループ討議の内容について確認

2

－レファ協のデータ登録とは―「事前課題1（2）」に基づいて

どのような事例を、どういったかたちで、レファ協のデータとして・・・入力しましたか？

• 「レファレンス事例」「調べ方マニュアル」「特別コレクション 」– 全員の「事前課題1」から、無作為に数件のデータを抽出！

◦ 敢えてすべてのデータには、触れません！（全員のデータにはコメンテーターからの「コメント」が付与！）

（「事前課題2」として他の参加者のデータについても既にご覧になってますよね！）

すべてのデータに講師が触れることはいたしません！◦ どのような事例を、どういったスタイルでデータ登録をなさった

のか、そこからレファ協という仕組みを見つめることが目的です！（検索方法等の“技法の説明会”ではございません！）

3

－レファ協のデータ登録とは－

4

「事前課題1（2）」に基づいて

• ＜メモ＞

「レファ協へデータ登録を進めるためには」

ディスカッション＆作業・プレゼンテーション

全体討議

5

－グループ討議－

－グループ討議－「レファ協へデータ登録を進めるためには」

6

役割の分担

• 討議の前に、役割分担：自己紹介を兼ねて○ 進行・プレゼンテーション資料入力者・発表者・タイムキー

パーの役割分担をお決めください

– ディスカッション＆作業→ プレゼンテーション（数回繰り返し）

– このセッションは内容が沢山：時間配分には十分注意して、進行してください！

ディスカッションの内容についての各自で記録（メモ）を・・・

（この配布資料の＜メモ＞頁も、ご活用ください。）

－グループ討議－「レファ協へデータ登録を進めるためには」

7

ディスカッション

• ＜メモ＞

－グループ討議－「レファ協へデータ登録を進めるためには」

8

ディスカッション

• ＜メモ＞（続き）

－グループ討議－「レファ協へデータ登録を進めるためには」

9

ディスカッション：テーマ1• 「現在、レファ協に登録しているデータとは？」

○ 例えば

– ご自身はどのような事例を登録していますか？◦ 参考：事前課題1では、どのようなデータを入れましたか？

◦ 参考：ご自分の図書館では、実際にはどのような事例が登録されていますか？

※発言内容をメモしておきましょう！

－グループ討議－「レファ協へデータ登録を進めるためには」

10

作業

ディスカッションの整理• 「各テーマの討議の内容をまとめる」

– 4つのテーマごと、プレゼンテーション用原稿に簡潔に整理！

– 箇条書き（あくまでプレゼン時の投影用）– 要領：次頁で補足

※ 目的は多様な意見をみんなで共有すること！– 異なる意見を無理にまとめない！グループでの統一見解を出す必要はありません！

※ ただし、記入欄のスペースには制約があります。

「調べ方マニュアルデータ」登録画面にある専用フォーム

●「管理番号」欄のグループ名：関西・東京△班（確認）●「調べ方」欄に、グループ討議の内容を入力（下記参照）

「テーマ1：●●●●●●●」 ［○○○○○○、○○○○○ （意見の内容）］ ［○○○○○○○○○○○、○○○○○○○○○、○○○］ ［○○○○○○○○、○○○○○○、○○○○○、○○○ ］

「テーマ2：●●●●●」 ［○○○○○○○○○○○ （意見の内容）］ ［○○○○○○、○○○○○○○○○、○○○○○○○○ ］ ［○○○○○○○○○○○、○○○○○○○○、○○○ ］

「テーマ3：●●●●●●●」 ［○○○○○○○○○○○ （意見の内容）］ ［○○○○○○○、○○○○○○、○○○○○、○○○○］ ［○○○○○○○○○○○○○、○○○○○○○○○○○］

・・・

11

意見はキーワードで

意見と意見は「、」で区切る

類似の意見から、異なる意見へと列挙（類似の意見を同じ行に）

入力内容は簡潔に！：PPTファイルを作成するイメージ（テーマごとに意見は３つに、それぞれを一行で入力）

－グループ討議－「レファ協へデータ登録を進めるためには」

12

ディスカッション：テーマ2• 「レファ協へ登録する際の手順は？」

○ 例えば

– 受付けた事例をレファ協へデータ登録するまでの流れは？

◦ 参考：館内で決められた手順やルールは？：今回の研修で入力した「事前課題1」はどう？

◦ 参考：レファレンス記録を作成していますか？

※発言内容をメモしておきましょう！

－グループ討議－「レファ協へデータ登録を進めるためには」

13

ディスカッション：テーマ3• 「レファ協に登録すべきデータとは？」

○ 例えば

– どのような事例を「レファ協」に登録したいでしょう？

– 登録したくない事例はありますか？

◦ 参考：登録したい・したくない事例って・・・理由・事情・考え方・・・？

※発言内容をメモしておきましょう！

－グループ討議－「レファ協へデータ登録を進めるためには」

14

ディスカッション：テーマ4• 「レファ協へのデータ登録を進めるためには？」

○ 例えば

– 1件でも多くの事例をデータ登録するために必要なこととは・・・？

– 業務のなかで工夫すること・・・、ご自身の意識や考え方について・・・、なにかできることは・・・？◦ 参考：いまレファ協に登録されているものだけでいい・・・？

※発言内容をメモしておきましょう！

－グループ討議－「レファ協へデータ登録を進めるためには」

15

作業

• ＜メモ＞

－グループ討議－「レファ協へデータ登録を進めるためには」

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プレゼンテーション

• ＜メモ＞各グループの発表内容：テーマごと

－グループ討議－「レファ協へデータ登録を進めるためには」

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プレゼンテーション

• ＜メモ＞各グループの発表内容：テーマごと（続き）

「レファ協へデータ登録を進めるためには」

まとめ：問題提起

18

－グループ討議－

－グループ討議－「レファ協へデータ登録を進めるためには」

19

まとめ『問題提起』

レファ協のデータは誰のためのものなのか？

• 協同の対象は・・・○ 一義的にはサービスを提供する側：図書館

– 自館

– 参加館

– すべての図書館：非参加館を含む

※図書館のレファ協の利活用は重要・・・しかし、そのサービスを利用するのは誰なのか？

－グループ討議－「レファ協へデータ登録を進めるためには」

20

まとめ『問題提起』

レファ協のデータは誰のためのものなのか？• ほんとうの協同の対象範囲は・・・○ サービスを受ける側：利用者～さまざま人びと

– 質問者– 来館者– レファ協の一般利用者– ネットユーザ

※ひとつひとつのサービス事例をレファ協へデータ登録：すべての事例が有用（あらゆる利用者からのニーズをデータ化！）

そのためにはどうすればいいいでしょう？・・・『問題提起』！（「事後課題」にお纏めになってください。）

－グループ討議－「レファ協へデータ登録を進めるためには」

21

まとめ『問題提起』

• ＜メモ＞

22

国立国会図書館

「第14回レファレンス協同データベース事業担当者研修会」

レファ協を、ゆっくりと・しっかりと・しっとりと、

「使って・作って、作って・使って」

ゆきませんか・・・！

たにもとたつや