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FICHA TÉCNICA
SOLICITUD DE SERVICIOS AUDIOVISUALES
Macroproceso Servicios Institucionales
Nivel 1 Servicios Logísticos
Nivel 2 Audiovisuales
Código PRO-30-2-03-01
Versión 0
Fecha publicación 23/04/2015
Tipo Documento Ficha técnica
Tabla de contenido
1. OBJETIVO .................................................................................................................................... 2
2. ALCANCE ..................................................................................................................................... 2
3. POLÍTICAS .................................................................................................................................... 2
3.1. Políticas para la solicitud de ayudas audiovisuales ............................................................... 2
3.2. Políticas para la atención de ayudas audiovisuales .............................................................. 2
3.3. Políticas de modificación o cancelación de solicitudes de ayudas audiovisuales ................ 3
3.4. Políticas para daño o perdida de equipos audiovisuales ...................................................... 3
4. RESPONSABILIDADES .................................................................................................................. 3
4.1. Responsable del proceso: ....................................................................................................... 3
4.2. Responsabilidades específicas: .............................................................................................. 4
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES .......................................................... 5
5.1. Diagrama de flujo Solicitud de servicios audiovisuales ........................................................... 5
5.2. Descripción de actividades solicitud de servicios audiovisuales ............................................. 5
5.3. Diagrama de flujo Solicitud de servicios audiovisuales fuera del campus .............................. 5
5.4. Descripción de actividades solicitud de servicios audiovisuales fuera del campus ................ 5
6. DEFINICIONES ............................................................................................................................. 5
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................. 5
8. INDICADORES .............................................................................................................................. 6
9. ANEXOS ....................................................................................................................................... 6
10. RIESGOS .................................................................................................................................. 7
11. CONTROL DE CAMBIOS ........................................................................................................... 7
12. APROBACION .......................................................................................................................... 7
FICHA TÉCNICA
SOLICITUD DE SERVICIOS AUDIOVISUALES
Macroproceso Servicios Institucionales
Nivel 1 Servicios Logísticos
Nivel 2 Audiovisuales
Código PRO-30-2-03-01
Versión 0
Fecha publicación 23/04/2015
Tipo Documento Ficha técnica
1. OBJETIVO
Prestar el servicio de ayudas audiovisuales (video beam, computador portátil, amplificador de
sonido para PC y micrófono) en salones y/o espacios de la Universidad que el usuario especifique.
2. ALCANCE
Inicia con la solicitud de un usuario y termina cuando el servicio de ayudas audiovisuales es
prestado. Así mismo incluye la asistencia técnica audiovisual al momento de utilizar la reserva en
caso de presentarse algún tipo de falla.
3. POLÍTICAS
3.1. Políticas para la solicitud de ayudas audiovisualesLos egresados no podrán realizar
solicitudes de ayudas audiovisuales
Las solicitudes de ayudas audiovisuales serán recibidas únicamente a través de la página
http://serviciosintegrados.uniandes.edu.co, diligenciando el formulario en línea dispuesto
para ello.
Las solicitudes serán recibidas y gestionadas por Logística, en el horario de lunes a viernes
de 7:00 am a 5:30 pm.
La respuesta a la solicitud de ayudas audiovisuales se hará a través de la cuenta de correo
3.2. Políticas para la atención de ayudas audiovisuales
Logística debe responder la solicitud al usuario en 3 días hábiles, una vez tenga confirmado
por parte del usuario, el espacio que se necesita utilizar.
El servicio de ayudas audiovisuales sólo se prestará siempre que el espacio donde se
requiere su instalación, esté reservado por el usuario.
Los equipos únicamente se prestan para ser usados en actividades de tipo académico, de
investigación o administrativas de la Universidad.
Las solicitudes que requieran equipos con características diferentes a las indicadas en el
Anexo No 1 de este documento no serán atendidas.
http://serviciosintegrados.uniandes.edu.co/mailto:[email protected]
FICHA TÉCNICA
SOLICITUD DE SERVICIOS AUDIOVISUALES
Macroproceso Servicios Institucionales
Nivel 1 Servicios Logísticos
Nivel 2 Audiovisuales
Código PRO-30-2-03-01
Versión 0
Fecha publicación 23/04/2015
Tipo Documento Ficha técnica
Los equipos audiovisuales solicitados por el usuario solo serán entregados e instalados por
el personal de logística en el espacio indicado en el formulario en línea 10 minutos antes de
iniciar la actividad.
El horario de prestación del servicio de ayudas audiovisuales es de lunes a viernes de 7:00
am a 9:00 pm y sábados de 7:00 am a 6:00 pm, fuera de estos horarios no se prestará el
servicio.
Los equipos se entregan instalados con sistemas de seguridad (guaya) sin excepción o con
memorando de responsabilidad al usuario que asume su custodia.
El equipo prestado no podrá ser trasladado a un sitio diferente al de la solicitud, ni podrá
ser prestado a otro usuario.
3.3. Políticas de modificación o cancelación de solicitudes de ayudas audiovisuales
Las solicitudes de modificación o cancelación de servicios serán recibidas y gestionadas
por Logística, en el horario de lunes a viernes de 7:00 am a 5:30 pm.
Las modificaciones o cancelaciones de servicios deben ser enviadas directamente o con
copia al usuario que realizo la reserva, a través de la cuenta de correo
Solamente aplican las modificaciones del servicio cuando se requiere adicionar o cancelar
algún equipo de la reserva manteniendo las condiciones de fecha, hora y lugar, en caso
contrario hay que cancelar la reserva y hacer una nueva.
Las cancelaciones de servicios se deben hacer con mínimo un día de anterioridad a la
fecha programada y dentro de los horarios de atención de solicitudes indicado por
Logística.
3.4. Políticas para daño o perdida de equipos audiovisuales
En el evento de pérdida o daño generado por descuido, mal uso u otro al normal
funcionamiento, el solicitante debe asumir responsabilidad total, cubriendo el costo de
reposición o arreglo del equipo, en el que incurra la Universidad.
4. RESPONSABILIDADES
4.1. Responsable del proceso:
Coordinador de Logística de la Dirección de Gestión y Logística de la Gerencia del Campus.
mailto:[email protected]
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Fecha publicación 23/04/2015
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4.2. Responsabilidades específicas:
El Coordinador de Logística es responsable de:
Coordinar la correcta prestación del servicio de audiovisuales a la comunidad Uniandina.
Identificar mejoras en el proceso para encaminarlas como iniciativas que lo hagan más
eficiente.
El Supervisor de ayudas audiovisuales de Logística es responsable de:
Controlar y asignar las reservas de los servicios audiovisuales entregados a la comunidad
Uniandina.
Realizar seguimiento a la entrega de los servicio de los usuarios de modo que se puedan
identificar mejoras o posibles acciones correctivas.
El Auxiliar de audiovisuales de Logística es responsable de:
Instalar y poner en funcionamiento los equipos que son requeridos en la atención de los
servicios dentro de los tiempos y con las condiciones establecidas.
El Técnico audiovisual de logística es responsable de:
Reparar y verificar el buen funcionamiento de los equipos que son utilizados en la
atención de los servicios cuando así lo amerite la situación.
Mantener en buen estado, operativo, preventivo y correctivo los equipos audiovisuales.
El Usuario que solicita el servicio de ayuda audiovisual es responsable de:
Realizar y confirmar la reserva del espacio en el cual se solicita la instalación del servicio
audiovisual.
Administrar de manera responsable el equipo prestado, garantizando el uso debido y la
devolución en el mismo estado al que se le entregó.
Reportar fallas identificadas en el uso de los equipos audiovisuales con el fin de que
Logística tome las medidas necesarias para su correcto funcionamiento.
Solicitar el retiro de los equipos audiovisuales a la extensión 3001 y 4000, cuando la
actividad finalice antes de la hora programada.
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Macroproceso Servicios Institucionales
Nivel 1 Servicios Logísticos
Nivel 2 Audiovisuales
Código PRO-30-2-03-01
Versión 0
Fecha publicación 23/04/2015
Tipo Documento Ficha técnica
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
5.1. Diagrama de flujo Solicitud de servicios audiovisuales
5.2. Descripción de actividades solicitud de servicios audiovisuales
5.3. Diagrama de flujo Solicitud de servicios audiovisuales fuera del campus
5.4. Descripción de actividades solicitud de servicios audiovisuales fuera del campus
6. DEFINICIONES
Asistencia técnica audiovisual: servicio que consiste en dar solución a problemas técnicos como fallas del equipo y elementos de conexión de corriente, datos, video o sonido que puedan presentar los equipos audiovisuales durante la atención de solicitudes de equipos audiovisuales.
Servicio tipo básico: Servicio mínimo que debe recibir el usuario y se presta de forma masiva. No genera costo para el usuario. (Ejemplo: Aseo, jardinería)
Servicio tipo estándar: Servicio que está al nivel de los requerimientos de la Universidad, que se encuentra definido de forma estándar para todos los usuarios del mismo y algunas veces genera costo para el usuario. (Ejemplo: Servicio de mensajería)
Servicio tipo premium: Servicio que requieren los usuarios y supera el estándar definido por la Universidad. Requiere personalización y genera un costo para el usuario. (Ejemplo: Servicio de montacarga)
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Internos (Cadena de Valor)
Externos (Unidades académicas /
administrativas/entidades externas )
Característica de los equipos disponibles para reserva
Inventario de equipos audiovisuales
PRO-30-2-03-01
SOLICITUD DE SERVICIOS AUDIOVISUALES – PRESTAMOS FUERA DEL CAMPUSG
ES
TIO
N Y
LO
GIS
TIC
A
Entrega de equiposAtención de solicitud
Modificación
1- Revisar disponibilidad de
equipos en bodega
¿Hay disponibilidad
en bodega actual?
2- Buscar en otra bodega
NO
3- Actualizar base de datos
SI4- Responder a
solicitanteNO
5- Eliminar solicitud
Cancelación
Memorando Confirmaciónde servicio
¿Hay novedades del servicio?
6- Entregar equipos
7- Notificar novedad a
aseguradora
Formato entrega de equipo
Entrega de los equipos
8- Recibir equipo
Modificación
Día del servicio
Cancelación Solicitud de extensión de préstamo
Usuario entrega equipo
Servicios Audiovisuales (fuera del campus).vsd
Servicios Audivisuales (Fuera del Campus)
NicolasFile AttachmentServicios Audiovisuales (fuera del campus).pdf
PRO-30-2-03-01
SOLICITUD DE SERVICIOS AUDIOVISUALESG
ES
TIO
N Y
LO
GIS
TIC
A
Entrega de equiposAtención de solicitud
Entrega de Equipos
1- Clasificar correos
2- Imprimir y distribuir ficha
3- Revisar disponibilidad de
equipos en bodega
¿Hay disponibilidad
en bodega actual?
4- Buscar en otra bodega
NO
5- Actualizar base de datos
SI6- Responder a
solicitante
¿Hay novedades en el servicio?
NO8- Enviar reporte
diario por bodega
Reporte de servicios
9- Informar que debe volver a
solicitar servicio
10- Eliminar solicitud
Modificación: Con menos de 3 días hábiles
11- Hacer ficha manual
Modificación: con 3 o más
días hábiles
Ficha de servicio
Cancelación
12- Confrontar ficha contra
reporte
13- Organizar recorrido del día
14- Entregar equipos
15- Hacer recorridos
17- Apagar y recoger equipos
16- Solucionar el inconveniente
presentado
18- Informar que se van a recoger
los equipos
7- Cortar y distribuir ficha
Modificación>= 3 días
Modificación< 3 días
Diario
Cancelación
Hora del servicio
Pasan 15 minutos y no se inicia actividad
Notificación de incidente
Se cumple el tiempo del servicio
Ficha manual, Entrada de: PRO-26-2-02-03
Servicios Audiovisuales.vsd
Servicios Audivisuales (Campus)
NicolasFile AttachmentServicios Audiovisuales.pdf
Servicios Audivisuales
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ProveedorSolicitante
EntradasSolicitud de equipos audiovisuales al correo [email protected]
SalidasEquipos audiovisuales prestados de acuerdo a la solicitud
ClienteSolicitante
No.ActividadActividadDescripciónResponsableModulo SAPTransacciónDocumentos
1Clasificar correosLas solicitudes recibidas deben haber pasado por Admisiones y Registro, ya que estos deben validar que el solicitante cuente con un espacio disponible.Gestión y Logística - Supervisor Audiovisuales
2Imprimir y distribuir fichaImprimir solicitud en la ficha de servicio y distribuir a los operadores de encargados de las distintas bodegas de equipos.
Estas bodegas están divididas de acuerdo a su localización.Gestión y Logística - Supervisor AudiovisualesFicha de servicio
3Revisar disponibilidad de equipos en bodegaRevisar disponibilidad de los equipos solicitados en la ficha impresa, en la bodega a la cual le corresponde el espacio que tiene el solicitante.Gestión y Logística - Técnico Audiovisuales
4Buscar en otra bodegaEn caso que no haya disponibilidad en la bodega inicial, se buscan los equipo requeridos en otra bodega.
Se actualiza la ficha de manera manual.Gestión y Logística - Técnico Audiovisuales
5Actualizar base de datosIncluir el servicio que se va a prestar en el archivo de Excel de la bodega que correspondaGestión y Logística - Técnico Audiovisuales
6Responder a solicitanteSe responde al solicitante a través de la cuenta [email protected]. Se debe actualizar la etiqueta que corresponde a la solicitud.Gestión y Logística - Técnico Audiovisuales
7Cortar y distribuir fichaCortar la ficha de servicio y dejar en el buzón que correspondaGestión y Logística - Técnico Audiovisuales
8Enviar reporte diario por bodegaGenerar un reporte diario por bodega, a partir de la base de datos y enviar a los Auxiliares encargados de cada bodega.
Se le debe cambiar la categoría al correo que llego con la solicitud inicial Gestión y Logística - Técnico AudiovisualesReporte de servicios
9Informar que debe volver a solicitar servicioInformar que debe volver a solicitar servicio.Gestión y Logística - Técnico Audiovisuales
10Eliminar solicitudCuando se recibe la solicitud de modificación del servicios con más de 3 días hábiles, se elimina la solicitud inicial.
En caso de recibir una cancelación del servicio, se debe verificar que la persona que lo esta notificando, sea la misma que solicitó el servicio en primer lugar. En caso de duda, no se debe registrar la cancelación.Gestión y Logística - Técnico Audiovisuales
11Hacer ficha manualEn le caso que se presente una modificación con menos de 3 días hábiles, se hace una ficha manual cuando el servicio no es para el mismo día.Gestión y Logística - Técnico Audiovisuales
12Confrontar ficha contra reporteEl auxiliar llega por la tarde y coge sus fichas del siguiente día. Debe confrontar las fichas versus el reporte para ver que coincidan.Gestión y Logística - Auxiliar Audiovisuales
13Organizar recorrido del díaEn caso que no sea así, se deben identificar las inconsistencias. Bien sea que el servicio sólo este en el reporte o sólo en la ficha, igual se debe prestar el servicio.Gestión y Logística - Auxiliar Audiovisuales
14Entregar equiposIdentificar a la persona que se hará responsable de los equipos, para entregárselos a conformidad.Gestión y Logística - Auxiliar Audiovisuales
15Hacer recorridoEl auxiliar hace rondas por los salones de todos los edificios de su zona asignada.Gestión y Logística - Auxiliar Audiovisuales
16Solucionar el inconveniente presentadoEn caso que el usuario de los equipos informe acerca de algún incidente, el auxiliar debe solucionar el inconveniente presentado de acuerdo a los lineamientos del plan de gestión de incidentes.Gestión y Logística - Auxiliar Audiovisuales
17Apagar y recoger equiposUna vez se cumple el tiempo por el cual fueron reservados los equipos, se procede a apagarlos y recogerlos.
En caso que los equipos vayan a ser utilizados inmediatamente después, se revisa que estén funcionando y se recogen.Gestión y Logística - Auxiliar Audiovisuales
18Informar que se van a recoger los equiposSi han pasado 15 minutos desde la hora de inicio del servicio, el auxiliar de audiovisuales debe informar que va a recoger los equipos.Gestión y Logística - Auxiliar Audiovisuales
NicolasFile AttachmentServicios Audiovisuales.xlsx
Servicios Audivisuales (Fuera)
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ProveedorSolicitante
EntradasMemorando con solicitud de equipos audiovisuales al correo [email protected]
SalidasEquipos audiovisuales prestados de acuerdo a la solicitud
ClienteSolicitante
No.ActividadActividadDescripciónResponsableModulo SAPTransacciónDocumentos
1Revisar disponibilidad de equipos en bodegaUna vez se recibe el memorando con la solicitud del servicio, se procede a revisar disponibilidad de los equipos solicitados en la ficha impresa, en la bodega a la cual le corresponde el espacio que tiene el solicitante.Gestión y Logística - Técnico AudiovisualesMemorando
2Buscar en otra bodegaEn caso que no haya disponibilidad en la bodega inicial, se buscan los equipo requeridos en otra bodega.
Se actualiza la ficha de manera manual.Gestión y Logística - Técnico Audiovisuales
3Actualizar base de datosIncluir el servicio que se va a prestar en el archivo de Excel de la bodega que corresponda.
Cuando se recibe la solicitud de extensión del periodo del préstamo, se debe actualizar la base de datos.Gestión y Logística - Técnico Audiovisuales
4Responder a solicitanteSe responde al solicitante a través de la cuenta [email protected]. Se debe actualizar la etiqueta que corresponde a la solicitud.Gestión y Logística - Técnico AudiovisualesConfirmación de servicio
5Eliminar solicitudCuando se recibe la solicitud de modificación del servicio con más de 3 días hábiles, se elimina la solicitud inicial y pasa a la actividad de revisar la disponibilidad de bodega.
En caso de recibir una cancelación del servicio, se debe verificar que la persona que lo esta notificando, sea la misma que solicitó el servicio en primer lugar. En caso de duda, no se debe registrar la cancelación.Gestión y Logística - Técnico Audiovisuales
6Entregar equiposIdentificar a la persona que se hará responsable de los equipos, para entregárselos a conformidad. Se debe probar el equipo y solicitar la firmar el formato de entrega de equipoGestión y Logística - Auxiliar AudiovisualesFormato de entrega de equipo
7Notificar novedad a aseguradoraNotificar a la aseguradora que el equipo va a salir del campus, así como el tiempo que va a ser prestado.Gestión y Logística - Auxiliar Audiovisuales
8Recibir equipoRecibir equipo el quipo por parte del usuario, verificando que se encuentra en las mismas condiciones en las que fue entregado.Gestión y Logística - Auxiliar Audiovisuales
NicolasFile AttachmentServicios Audiovisuales (fuera del campus).xlsx
FICHA TÉCNICA
SOLICITUD DE SERVICIOS AUDIOVISUALES
Macroproceso Servicios Institucionales
Nivel 1 Servicios Logísticos
Nivel 2 Audiovisuales
Código PRO-30-2-03-01
Versión 0
Fecha publicación 23/04/2015
Tipo Documento Ficha técnica
8. INDICADORES
9. ANEXOS
NOMBRE DESCRIPCIÓN
Anexo 1 Descripción del servicio de ayudas audiovisuales
Anexo 2 Gestión de incidentes
Indicador: Solicitudes Atendidas
Código del indicador: IND-30-2-04-011
Responsable: Supervisor de ayudas audiovisuales de Logística
Objetivo: Establecer el porcentaje de servicios programados que fueron atendidos por Audiovisuales
Formula: (# número de Servicios prestados / # de servicios Programados)*
100
Unidad de Medida Porcentual
Periodicidad Semestral
Método de Medición:
Descripción de Variables
Familia:
Fuente de datos:
Quien Mide:
Proceso o etapa:
Tendencia: Positiva
Limitaciones:
Granularidad:
Meta :
Tolerancia Superior :
Tolerancia Inferior :
Observaciones:
FICHA TÉCNICA
SOLICITUD DE SERVICIOS AUDIOVISUALES
Macroproceso Servicios Institucionales
Nivel 1 Servicios Logísticos
Nivel 2 Audiovisuales
Código PRO-30-2-03-01
Versión 0
Fecha publicación 23/04/2015
Tipo Documento Ficha técnica
10. RIESGOS
NOMBRE DESCRIPCIÓN
Operativo Falla en los equipos audiovisuales, pérdida de la reserva por parte del auxiliar audiovisual. Llegada tarde para la instalación del servicio. No disponibilidad de equipos a solicitudes realizadas.
El usuario no tiene los accesorios para proyección cuando lleva su propio equipo.
Calidad del Servicio
Prestación inadecuada del servicio por parte de los auxiliares.
Instalación de equipos defectuosos al usuario.
No instalación de servicios solicitados dentro de los parámetros establecidos.
De Seguridad Robo de equipos audiovisuales expuestos al público. Intento de robo fallido, en el que se genere el daño en el computador de reservas de equipos audiovisuales.
11. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA
0 Elaboración y publicación 23/04/2015
12. APROBACION
Cargo Nombre Fecha
Elaboró Alberto Poveda Caputo
Ingeniero de Procesos
09/06/2014
Revisó Javier Zambrano Coordinador de Audiovisuales
15/07/2014
Aprobó Carolina Salazar Jefe Gestión y Logística
15/07/2014
FICHA TÉCNICA
SOLICITUD DE SERVICIOS AUDIOVISUALES
Macroproceso Servicios Institucionales
Nivel 1 Servicios Logísticos
Nivel 2 Audiovisuales
Código PRO-30-2-03-01
Versión 0
Fecha publicación 23/04/2015
Tipo Documento Ficha técnica
ANEXO 1
DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO DE AYUDAS AUDIOVISUALES
1. TIPO DE SERVICIO:
Básico
Estándar x
Premium
Los equipos se entregaran en perfectas condiciones para uso del usuario.
Brindar a los usuarios un servicio eficiente y de calidad.
2. POBLACIÓN QUE ATIENDE : Número de usuarios estimados: 64.287 servicios al semestre
3. RECURSOS QUE SOPORTAN EL SERVICIO:
Cargo Cantidad
Coordinador 1
Supervisor 1
Auxiliar de Audiovisuales - planta 17
Auxiliar de Audiovisuales - Temporales
12
Técnico 2
4. SOPORTE TECNOLÓGICO CON EL QUE CUENTA EL SERVICIO:
Totalmente automatizado
Automatizado X
Ninguno
5. EVIDENCIA DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO:
FICHA TÉCNICA
SOLICITUD DE SERVICIOS AUDIOVISUALES
Macroproceso Servicios Institucionales
Nivel 1 Servicios Logísticos
Nivel 2 Audiovisuales
Código PRO-30-2-03-01
Versión 0
Fecha publicación 23/04/2015
Tipo Documento Ficha técnica
Papel
Archivo digital
No existe X
¿Cuál?
6. EVIDENCIA DE LA CONFORMIDAD CON EL SERVICIO:
Papel
Archivo digital
No existe X
7. OPORTUNIDADES DE MEJORA EN LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO:
Documentar y formalizar políticas del funcionamiento del servicio de ayudas audiovisuales
Automatización de servicios audiovisuales Sistematización sistema de reservas y gestión de inventarios Documentar protocolos para gestión de incidentes. Implementación de un sistema de evaluación del servicio que presta el área. Elaboración de formato de modificación o cancelación.
8. SOPORTE TECNOLÓGICO 1. Totalmente automatizado: Autoservicio. 2. Automatizado: servicio que utiliza un medio tecnológico, pero requiere un gestor. 3. Ninguno
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SOLICITUD DE SERVICIOS AUDIOVISUALES
Macroproceso Servicios Institucionales
Nivel 1 Servicios Logísticos
Nivel 2 Audiovisuales
Código PRO-30-2-03-01
Versión 0
Fecha publicación 23/04/2015
Tipo Documento Ficha técnica
ANEXO 2
GESTION DE INCIDENTES
Canal de recepción de incidente: Correo: [email protected] Oficina Audiovisuales Y101 I : Personal. Teléfono: 3394949 Ext 3001 / 4000 Página: http:// gerenciacampus.uniandes.edu.co
Tipo de incidente
Descripción
Prioridad/ Tiempo
de respuesta
Protocolo
Reporte del inconveniente y solución
Plan de contingencia Mientras tanto
Robo de equipo
expuestos al público
Evidencia de pérdida por robo o intento de robo de equipos instalados en la Universidad
alta
1. Se debe contactar al Departamento de Seguridad y Servicios Generarles informando de la novedad presentada.
2. Realizar una investigación interna y verificación del seguimiento hecho al equipo durante la reserva por parte de los auxiliares de audiovisuales.
3. Si el usuario lo requiere se instalará un nuevo equipo con las condiciones de seguridad requeridas.
4. Verificar que la novedad sea informada a la aseguradora y al área de activos fijos.
1. Instalar un nuevo equipo con el visto bueno del Departamento de Seguridad y Servicios Generales quienes verificaran que existe la seguridad para prestar nuevamente el servicio.
2. Informar a todo el personal de Audiovisuales sobre la novedad presentada para que realicen revisión estricta de los servicios instalados en la Universidad en el momento.
Fallas técnicas
Mal funcionamiento de equipos y / O fallas en los equipos
Alta
1. Reportar al auxiliar de la zona para verificación de la novedad.
2. Realizar cambio de
Realizar el cambio de equipo inmediatamente del equipo que presenta fallas el cual se instalará del stock que se encuentra en
mailto:[email protected]
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Macroproceso Servicios Institucionales
Nivel 1 Servicios Logísticos
Nivel 2 Audiovisuales
Código PRO-30-2-03-01
Versión 0
Fecha publicación 23/04/2015
Tipo Documento Ficha técnica
audiovisuales equipo afectado. 3. Informar al técnico
verificación de la novedad y proceder a revisión o reparación si es necesario enviar a proveedor externo para la reparación.
bodega los cuales deben estar en perfectas condiciones
Queja o reclamo
Queja con inconformidad del servicio
Media
1. Se procederá a realizar la verificación de lo sucedido con el personal del área involucrado.
2. Se verificarán procedimientos si es aquí donde se pudo presentar la falla y se tomarán correctivos
3. Se le informará al usuario por medio de correo electrónico o por visita del coordinador de Logística quien explicara lo sucedido y estará atento a evitar que suceda nuevamente
1. Establecer la prioridad de la queja con el usuario y verificar si necesita instalación o cambio inmediato de algún equipo.
Prestación inadecuada del servicio por parte de los auxiliares.
Los auxiliares no asisten a la reserva o entran en conflicto con el usuario
Alta Se procede a establecer cuál ha sido el procedimiento no realizado y a restablecer el servicio con otro auxiliar mientras se realiza las averiguaciones del caso
Se debe contactar al usuario y enviar un auxiliar diferente para que preste el servicio con el que se tuvo inconvenientes.
Disponibilidad de equipos
No se cuenta con la cantidad o equipos solicitados por el usuario
Media Se solicitan cotizaciones para alquiler de equipos con el proveedor se procede a aceptar el servicio.
Se deben buscar equipos dentro del area que suplan las necesidades y se requiere que el proveedor que alquila los equipos tenga para entrega inmediata cuando se requiere.
El usuario no dispone de los accesorios de proyección equipo propio
El usuario no tienen los accesorios para proyección cuando lleva su propio equipo
baja Se procede a instalar unos equipos propios del área para dar solución.
Se solicita al usuario características de los
Se procede a instalar un equipo del area de audiovisuales y pasar el archivo del usuario a este equipo.
Se prestara el accesorio para
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SOLICITUD DE SERVICIOS AUDIOVISUALES
Macroproceso Servicios Institucionales
Nivel 1 Servicios Logísticos
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Código PRO-30-2-03-01
Versión 0
Fecha publicación 23/04/2015
Tipo Documento Ficha técnica
equipos para ver compatibilidad con los equipos de video de la Universidad.
Si el equipos es compatible con equipos de la Universidad se procede a prestar el accesorio.
proyección si es equipo del usuario es compatible con los accesorios con los que se cuentan.
Se solicita al usuario tener en cuenta este elemento para futuras proyecciones.