1 - Teora de base de datos
Antes de empezar a trabajar con un programa gestor de base de
datos como FileMaker, conviene tener unas nociones, aunque sean
bsicas, de teora de base de datos. Qu es una base de datos?
Una biblioteca ha de mantener listas de los libros que posee, de
los usuarios que tiene. Una clnica, de sus pacientes y mdicos; una
empresa, de sus productos, ventas y empleados. A este tipo de
informacin se le llama datos.
Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir
y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos; organizarlos de
manera significativa para que se pueda obtener informacin no
visible como totales, tendencias o relaciones de otro tipo. Debe
permitir en principio: - Introducir datos - Almacenar datos -
Recuperar datos y trabajar con ellos
Todo esto se puede hacer con una caja de zapatos, lpiz y papel,
pero a medida que la cantidad de datos aumenta, han de cambiar las
herramientas. Se pueden usar carpetas, archivadores, pero en un
momento dado es conveniente acudir a los ordenadores, aunque las
operaciones siguen siendo las mismas.
Tabla o fichero, registro y campo
Un programa de base de datos almacena la informacin que se
introduce en forma de tablas cmo las que se pueden ver, por
ejemplo, en un listn telefnico:
Listn telefnico Nombre Cabrera Ortz, Pedro Direccin 123 4th St.
SW Telfono (403) 123-4567
Garca Garca, Ana Santos Gemio, Luis
Avda. Arroyos, 54 c/ Berruguete, 74
(814) 555-4566 (606) 555-1234
En este listn resulta interesante tener almacenados de modo
ordenado los datos de una serie de personas. Para que aparezcan de
modo claro se pueden desglosar en tres apartados:Nombre, Direccin y
Telfono, haciendo que aparezca cada uno en una columna diferente.
As es mucho ms sencillo encontrar la direccin de una persona
buscando a partir de su nombre.
Aqu se puede ver cmo la informacin referida a una persona, "un
dato", aparece en una fila de la tabla. A sto es a lo que se
denomina Registro.A cada una de las partes en las que se ha
desglosado la informacin se le denomina Campo, y al conjunto
formado por todos los registrosTabla o Fichero. Registro: Es el
concepto bsico en el almacenamiento de datos. El registro agrupa la
informacin asociada a un elemento de un conjunto, y est compuesto
por campos. Tabla: Conjunto de registros homogneos con la misma
estructura. Formada por Formadas por Formados por Base de Datos
Tablas Registros Campos
Tipos de campos
En el listn telefnico se puede ver que hay unos campos ms
importantes que otros. As elNombre es fundamental para que el
registro tenga sentido; sera absurdo que apareciera una direccin en
el listn sin ir acompaado de un nombre. Por este motivo, se suelen
denominarcampos fundamentales a aquellos que definen al registro, y
campos secundarios a los que lo complementan.
Tipos de base de datos: planas y relacionales
Para hacer una base de datos que cumpla las funciones de listn
telefnico se necesita una sola tabla, pero puede haber casos en los
que se necesiten ms de una.
Un hospital, por ejemplo, necesitar almacenar ms datos adems del
nombre y direccin de sus pacientes. Tendr que llevar, a parte de
otras muchas cosas, constancia de las visitas que un paciente haga
al hospital. Es posible almacenar esta informacin en una sola
tabla?:
Hospital Fecha Nombre 6-1295 Cabrera Ortz, Pedro Direccin
C/Mayor 12 4D Avda. Arroyos, 54 c/ Berruguete, 74 C/Mayor 12 4D
Avda. Arroyos, 54 C/Mayor 12 4D Tfno. Diagnstico Tratamiento Mdico
Ciruga Frenadol Augmentine Sinus Clamoxil Sinus Dra. Sanz Dr. Prez
Dr. Prez Dr. Alonso Dra. Sanz Dr.
101232 Apendicitis 256699 Gripe 369856 Sarampin 101232 Sinusitis
256699 Sarampin 101232 Sinusitis
5-5-95 Garca Garca, Ana 12-196 12-196 23-595 6-12Santos Gemio,
Luis Cabrera Ortz, Pedro Garca Garca, Ana Cabrera Ortz,
95
Pedro c/ Berruguete, 74 C/Mayor 12 4D 369856 Amigdalitis 101232
Amigdalitis Clamoxil Clamoxil
Prez Dr. Alonso Dra. Sanz
1-1-96 Santos Gemio, Luis 25-295 Cabrera Ortz, Pedro
Esta tabla contiene de modo abreviado los campos que se precisan
en una base de datos de este tipo. Existe, sin embargo, un
problema: si cada vez que viene un paciente al mdico se le tiene
que abrir una ficha, en poco tiempo los datos personales del
paciente (direccin y telfono) estarn repetidos muchas veces. Si
esto se multiplica por todos los pacientes, la base de datos
contendr gran cantidad de datos redundantes innecesarios, lo que
aumentar su tamao y la har menos eficaz. Para hacer una base de
datos como sta se usar necesariamente varias tablas que luego se
relacionarn por un campo comn a ambas:
De esta manera se consigue que no haya datos repetidos. Con esta
estructura, cada vez que venga un paciente no es necesario volver a
introducir sus datos personales. Basta con introducir su cdigo para
que el Gestor de base de datos sepa de qu paciente se trata. Para
que se pueda establecer esta relacin es necesario que las dos
tablas contengan un campo en comn (en este caso el cdigo del
paciente). A esta forma de organizar la base de datos mediante
distintas tablas relacionadas por campos comunes se le llama base
de datos relacional. Cuando se utiliza solamente una tabla,
hablamos de una base de datos plana. No todos los programas de
gestin de base de datos tienen esta capacidad de manejar bases de
datos relacionales, por eso, antes de elegir uno se debe considerar
si se necesita o no esta capacidad. Generalmente, todos los
programas de base de datos de propsito mltiple de ltima generacin
tienen capacidad relacional. Algunos de los ms conocidos son
Oracle, Fox, Access, FileMaker, 4D, Butler
Bases de datos de red
El uso de una base de datos de un listn telefnico personal es
muy distinto del uso de una base datos de un hospital, una empresa
o un banco.
El listn telefnico slo lo utilizar una persona cada vez,
mientras que las otras bases de datos necesitarn ser consultadas al
mismo tiempo por muchas personas desde distintos sitios. En la base
de datos de un hospital, muchas personas pueden necesitar acceder a
los datos de un paciente al mismo tiempo: una enfermera en una
planta para conocer la dosis a suministrar de los medicamentos; el
mdico para estudiar el caso de ese paciente; y desde administracin
necesitarn los datos sobre ese paciente para elaborar el coste de
su hospitalizacin. Todos ellos necesitarn por tanto hacer consultas
o introducir nuevos datos. Esto sera imposible si la base de datos
estuviera situada en un ordenador al que no se puede acceder ms que
sentndose delante. Si se pusieran en varios sitios ordenadores con
bases de datos iguales, al final del da, y tras las operaciones que
se hayan realizado, una base de datos ya no tendra nada que ver con
otra y cualquier consulta posterior a cualquiera de ellas no sera
fiable.
Para este tipo de bases de datos con mltiples usuarios se
crearon las bases de datos de red. stas estn situadas en un nico
ordenador, llamado servidor (generalmente ordenadores de gran
potencia), y se puede acceder a ellas desde terminales u
ordenadores con un programa que permita el acceso a las mismas, los
llamados clientes. Los Gestores de bases de datos de este tipo
permiten que varios usuarios hagan operaciones sobre una base de
datos al mismo tiempo desde lugares diferentes.
Gestores de este tipo son: Oracle,PL4, DB2 o SQL Server, que est
pensados nicamente para este uso y no se emplean para bases de
datos personales FileMaker yAccess, originariamente pensados para
uso personal, tienen capacidades de red que hacen de ellos
programas muy aptos para su empleo en bases de datos de pequeas
empresas, que no necesitan un nmero de accesos simultneos muy
alto.
Utilidad de una base de datos
Las tres cosas bsicas que debe permitir un gestor de base de
datos son: introducir datos, almacenarlos y recuperarlos.
Al mismo tiempo permiten otra serie de funciones que hacen de
ellos herramientas incomparablemente superiores a los mtodos
tradicionales de almacenamiento de datos: archivadores, carpetas,
etc.
Cualquier gestor debe permitir: ordenar los datos, realizar
bsquedas, mostrar distintas vistas de los datos, realizar clculos
sobre ellos, resumirlos, generar informes a partir de ellos,
importarlos y exportarlos. Introducir datos: las presentaciones
En las bases de datos, los datos se almacenan en las tablas. La
estructura de la tabla es independiente de la presentacin que se le
d. La estructura se define al crear los campos y la presentacin
cuando se crea un diseo para esa tabla. Una tabla puede tener
tantas presentaciones como se desee.
El primer diseo de una tabla no tiene por qu ser el definitivo,
posteriormente se pueden crear ms presentaciones en las cuales no
tienen por qu aparecer todos los campos. Incluso cuando una tabla
se relacione con otra pueden aparecer campos de las dos tablas. Las
distintas presentaciones pretenden facilitar la introduccin de
datos en la tabla. Filemaker permite mostrar los da0
2 - Planificacin de la base de datos
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"" El primer paso en la creacin de una base de datos es disear
su estructura. Al hacer un diseo previo se elimina el inconveniente
de realizar cambios importantes cuando las tablas ya contengan
registros. Se debe comenzar por organizar las ideas sobre el papel.
Es necesario tener en cuenta la informacin que se quiere almacenar
y decidir cuantas tablas (en FileMaker cada tabla es un archivo
independiente) y cuantos campos se necesitarn. Se seguirn los
siguientes pasos:
1. Se hace una lista de la informacin que se desea incluir. 2.
Se piensa cmo se usar la informacin. 3. Se divide la informacin en
categoras cmo informacin sobre pacientes, mdicos, datos de las
visitas, o productos, clientes y ventas. Cada categora de
informacin general es una tabla independiente.
Se decide la informacin de la que se necesita disponer en cada
registro; los campos. Por ejemplo, un registro de la tabla
Pacientes debe tener campos que contengan la informacin personal de
un paciente como el nombre, los apellidos, la direccin...
Dependiendo del tipo de informacin que vaya a contener la base
de datos una tabla no ser suficiente. Por ejemplo, en la base de
datos del hospital se ve la necesidad de crear tres tablas. Se debe
pensar cul es la conexin entre las tablas. En el caso de la base de
datos del hospital, la tabla Pacientes contiene los datos
personales de stos.
Cuando un paciente acude a una visita la informacin sobre sta se
almacena en la tabla Visitas. Los datos personales del paciente ya
estn almacenados en la tabla pacientes. Volver a introducirlos en
la tabla visitas sera una prdida de tiempo y adems se duplicara la
informacin. Los datos personales estaran repetidos en Pacientes y
en Visitas. Si se crea un nexo de unin entre las tablas Pacientes y
Visitas ser posible introducir los datos personales de un paciente
una sola vez en la tabla Pacientes y verlos desde la tabla Visitas.
Con slo introducir el cdigo del paciente aparecern todos los datos
personales de paciente. Sin embargo, los datos mdicos habr que
introducirlos en cada visita.
Para que la relacin sea correcta, el campo por el que se
relaciona la tabla debe contener un dato nico sobre cada registro.
En la relacin entre Visitas y Pacientes, el campo que une las
tablas es el cdigo de paciente. Este dato es nico de cada paciente.
En la tabla de pacientes slo habr un registro con el cdigo 1; en la
tabla visita puede haber ms de un registro de cada paciente. Una
vez se tiene clara la estructura de cada tabla y las relaciones
entre ellas. Se deben determinar las diferentes presentaciones que
se necesitan para trabajar con cada tabla o con varias a la vez y
establecer qu se va a necesitar: etiquetas postales, sobres,
listados, etc. Un diseo cuidadoso antes de crear la base de datos
ahorrar tiempo si se necesita hacer cambios ms tarde. Cuando se
termina el diseo inicial, se podr empezar a trabajar con FileMaker.
Resulta ms conveniente probar la base de datos con informacin de
ejemplo antes de introducir cientos de registros, ya que puede ser
necesario modificar los campos o las presentaciones. ""
3 - Iniciar Filemaker
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Descarga Google Chrome La bsqueda es fcil y rpida con el
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""
La primera vez
Al iniciar el programa por primera vez se abre automticamente
esta ventana.
Crear un archivo
Para crear un archivo nuevo se debe seleccionar la opcin Crear
un nuevo archivo vaco. Automticamente se abrir esta ventana:
En el recuadro Nombre de archivo se debe escribir el nombre del
nuevo archivo y pulsar el botn Abrir. Es conveniente saber en qu
carpeta se crean los nuevos archivos para su posterior uso.
Abrir un archivo existente
Si es la primera vez que se usa Filemaker en un ordenador, pero
se quiere abrir un archivo de ejemplo o un archivo creado en otro
ordenador, se selecciona Abrir un archivo existente, se abrir esta
ventana:
Se debe buscar el archivo en la unidad en la que se almacen,
seleccionar el archivo y despus abrirlo haciendo doble clic sobre
el icono del archivo o pulsando el botn Abrir.
No volver a usar esta ventana En la ventana del inicio hay una
opcin: . Si se selecciona, la
prxima vez que se abra Filemaker la ventana gris no volver a
aparecer, slo aparecer esta ventana, desde la que se puede crear
uno nuevo o seleccionar otro existente.
Para abrir un archivo existente, bastar con escogerlo y pulsar
Abrir. Para crear un archivo nuevo se debe escribir el nombre en el
recuadro Nombre del archivoy pulsar el botn Abrir. Automticamente
se abrir este cuadro de dilogo:
Si se pulsa Si, el nuevo archivo se crear. El primer paso que da
Filemaker es guardar el archivo antes de que ste contenga nada.
Filemaker graba de forma automtica segn se van realizando cambios
en el archivo. El usuario no puede decidir cuando quiere guardar,
por eso lo primero que necesita el programa es el nombre del
archivo.
Cada archivo de Filemaker es una tabla. Las tablas se componen
de campos, por lo tanto, el siguiente paso ser definir los campos
del archivo. Tras pulsar Si, Filemaker crear el archivo y abrir la
ventana de definicin de campos:
4. ""
4 - Definicin de los campos
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Al planificar la base de datos se decidieron los campos que
habra en cada tabla y que tipo de informacin contendran. Dar nombre
a un campo
El primer paso para crear un campo es darle un nombre. ste se
debe escribir en el recuadro Nombre de campo.
Los nombres de campo pueden tener hasta 60 caracteres. Si se
piensa utilizar este campo en una frmula de clculo, no se pueden
utilizar nmeros al principio del nombre del campo ni los siguientes
smbolos y palabras en el nombre: - ,(coma), +, -, *, /, ^, &,
=,, >,
