Universitatea Facultatea Specializarea Anul universitar Forma de nvmnt

Spiru Haret de Management Financiar Contabil, Craiova Contabilitate i Informatic de Gestiune 2008 2009 ZI, FR, ID

INFORMATIC DE GESTIUNE (Documente contabile) Conf.univ.dr. LAURA TEFNESCU

Semestrul II 2009

OBIECTIVEObiectivele cursului de Informatic de gestiune (documente contabile) se concretizeaz n nsuirea de ctre studeni a celor mai importante concepte privind utilizarea practic a editoarelor de texte i a produselor de calcul tabelar, a realizrii unor prezentri electronice, de ctre studeni, n vederea formrii lor ca viitori specialiti n economie. Realizarea prelucrrii documentelor contabile este executat cu ajutorul sistemelor electronice de calcul, caz n care pe lng componenta hardware, utilizatorul trebuie s aib n vedere i software-ul. Trebuie s reamintim c software-ul este compus din sistemul de operare, fr de care calculatorul nu funcioneaz i din pachete de programe suplimentare instalate de utilizator, elemente care asigur procesri complete i rapide ale informaiilor utilizatorilor. Compania Microsoft a realizat pachetul OFFICE care prin structur rspunde cerinelor utilizatorului legate de procesarea textelor (Word), a datelor organizate n foi de calcul (Excel) i crearea unor prezentri profesionale asistai de PowerPoint. Cuvinte cheie: gestiunea electronic a documentelor, sisteme de management al documentelor, procesare de text, foi de calcul, prezentri electronice. 1. TEHNOLOGII INFORMAIONALE N SPRIJINUL PROCESRII DOCUMENTELOR Tehnologiile informaionale revoluionare, aprute n secolul XX (Internet, Intranet, Extranet), reprezint veritabile provocri pentru procesarea electronic a documentelor, dezvoltnd noi domenii de manifestare a biroticii, aa cum este gestiunea electronic a documentelor sau sistemul de management al documentelor. Procesarea documentelor reprezint un mod de utilizare eficient a tehnologiilor informaionale n vederea receptrii, memorrii i prelucrrii grafice a imaginilor provenite din documente. Un document poate conine informaii generate din procesarea datelor, coninnd texte obinute n urma procesrii altor texte, tabele i grafice realizate de un procesor de calcul tabelar, schie i desene tehnice, grafic bidimensional sau

1

tridimensional, desene alb negru sau color, simboluri grafice, imagini i fotografii scanate (citite optic cu scanner-ul) etc. Cunoaterea principalelor tehnologii informaionale care conduc agentul economic spre modernitate, iar societatea spre globalizare este deosebit de important. De aceea n cele ce urmeaz vom aduce argumente convingtoare pentru adoptarea celor mai la ndemn TIC, sugernd i cteva direcii de urmat.INTERNET-ul, considerat reea a tuturor reelelor, revoluioneaz i dinamiteaz toate activitile economice din ntreprindere, ntruct este baza altor tehnologii informaionale i comunicaionale (Intranet, Extranet, Groupware, EDI1, Pota electronic, WEB, comer electronic etc). n esen, acesta are la baz reele de calculatoare dispersate la nivel mondial n toate colurile lumii, care comunic ntre ele prin intermediul unui protocol (IP) uor de recunoscut, indiferent de tipul echipamentelor i al sistemului de operare utilizat. Orice ntreprindere conectat la Internet are posibilitatea de a utiliza servicii, ct i de a crea servicii, de a primi informaii, ct i de a deveni productoare de informaii. WEB reprezint o modalitate convenabil de promovare pe Internet a firmei, fiind un sistem de servere Internet care suport documente formatate ntr-un limbaj comun HTML, grafic i legturi hyperlink. Distribuia informaiei prin Web poate fi cheia succesului n orice domeniu de activitate, ce se traduce prin creterea vnzrilor, prin atragerea noilor clieni. Pentru publicarea prin Web, prima etap const n realizarea documentului. Cel care editeaz documentul Web este responsabil att de coninutul i calitatea informaiilor ct i de claritatea i utilitatea lor. Pentru publicarea unui document este necesar parcurgerea urmtoarelor faze: dezvoltarea unei strategii, definirea structurii, crearea documentului, perfecionarea, recitirea documentului, testarea i publicarea n forma final. Prin adugarea de sunete, imagini grafice i video se pot crea documente impresionante, interactive i dinamice, care o s determine cititorii s revin n mod curent la site-ul respectiv. Propriul site Web, aduce o serie de avantaje notabile, firmei care l deine, i anume: - n comparaie cu alte forme de publicitate (Pagini aurii, pliante, spoturi audiovideo), propriul site Web nu poate costa mult, este flexibil i va permite o analiz mult mai cuprinztoare; - prezena pe Web se poate realiza pe trei grade de complexitate: un site Web de baz, echivalentul unei brouri electronice, un site unde diviziile concernului pot face interogri ale bazei de date centrale (pe nivele de acces) privind activitatea economicofinanciar, un site care ofer posibiliti complete pentru relaiile cu clienii privind distribuia, tranzaciile; - asigur promovarea firmei n oraele care sunt centre universitare n zonele cu industrii de nalt tehnologie, unde muli sunt conectai la Internet; INTRANET este soluia optim pentru interconectarea calculatoarelor din propria reea, fiind echivalent cu integrarea tehnologiilor Internet n cadrul organizaiei. Adoptnd aceast tehnologie are loc transformarea sistemului informaional al ntreprinderii ntr-un mediu la fel de simplu, interactiv i atractiv ca Internet-ul. Avantaje: - este impus ca urmare a manifestrii nevoii de comunicare ntr-un grup nchis de utilizatori, care construiesc o baz comun de informaii;1

tehnologie ce reprezint un mijloc de transmitere de la calculator la calculator, a datelor standardizate i preagregate, prin intermediul unei reele de telecomunicaii

2

- unul dintre marile avantaje este faptul c informaia poate fi actualizat n permanen, la costuri mult mai mici dect cele implicate de tiprirea i expedierea informaiei; - efectueaz integrarea tehnologiilor existente: baze de date, procesoare de texte, programe de calcul tabelar, pot electronic, serviciile Internet, realiznd: - acces mai simplu i mai rapid la fiierele de informaii ale firmelor ce intr n structura concernului, fiind utilizate datele accesate n scopul realizrii unui management performant; - faciliteaz cutarea informaiilor despre clieni, partenerii de afaceri, uurnd legturile cu bazele de date care pot ajuta banca s se dezvolte; - pot fi evaluate n timp real i se pot actualiza on-line rapoartele, documentele de sintez i/sau diverse situaii centralizatoare.EXTRANET - presupune utilizarea tehnologiilor Internet n vederea conectrii

resurselor informaionale a mai multor organizaii ntre care exist legturi strnse de colaborare. Firme de diferite dimensiuni, de la cele mici pn la corporaiile multinaionale, au adoptat modelul Extranet, practica demonstrnd c este cea mai ieftin i cea mai logic soluie prin care poate fi condus o afacere i pus n legtur cu partenerii si.

1.1. Gestiunea electronic a documentelorGestiunea electronic a documentelor sugereaz organizarea i manipularea dup reguli bine definite a informaiilor n format digital. Gestiunea electronic a documentelor depete limitele unui sistem informatizat de clasare a documentelor i are n vedere i disponibilitatea informaiilor online (funcioneaz cu succes prin mesageria electronic) i partajarea documentelor. Un sistem de gestiune electronic a documentelor asigur n general, patru funciuni prezentate n Tabelul 1:Tabelul 12Gestiunea informaiilor Achiziie Stocare Consultare Comunicare Indexare Gestiunea versiunilor Clasare temporar definitiv Cutare Navigare Listare de destinatari Semnalare - expediie Prelucrarea documentelor Creare Revizie Aranjare Arhivare Afiare Restituire Duplicare mprumut Transmisie electronic

Printre ctigurile implementrii GED, n cadrul ntreprinderilor putem enumera: ctiguri de productivitate de pn la 25%; mbuntirea serviciilor ctre clientel prin cunoaterea n timp real a dorinelor acesteia; fiabilitate sporit a operaiilor datorit standardizrii procedurilor de prelucrare a corespondenei; motivarea personalului n a accepta o tehnic nou, ce asigur un plus de calitate muncii i un comportament mbuntit fa de clieni; integrarea simpl n sistemele informaionale existente.

1.2. Sisteme de management al documentelor2

adaptare dup Fotache D., Groupware metode, tehnici i tehnologii pentru grupuri de lucru, Editura Polirom, Iai, 2002

3

Orice organizaie clasic genereaz zilnic cantiti importante de hrtie, ajungnd la costuri nejustificate, consumnd timp inutil pentru trierea, multiplicarea, stocarea, transferul, transportul i distrugerea documentelor. n plus, fluxurile fizice de documente, ntrzie procesele de decizie i execuie, iar munca n echip este ngreunat. O soluie a problemelor de acest gen, este sistemul de management al documentelor electronice, care va permite: - crearea unor baze de date de documente electronice, care faciliteaz stocarea rapid i utilizarea ulterioar fr pierdere de timp; - diminuarea timpului de transfer i optimizarea relaiilor cu partenerii de afaceri; - organizarea unui management centralizat al documentelor pentru eliminarea redundanelor i optimizarea fluxului de informaii. Exist diferite tipuri de sisteme de management al documentelor electronice, dar cele mai bune sunt cele care prevd reguli ale fluxurilor n procesul muncii, privind cine i cnd are acces la documente. Bazele de date de documente sunt asigurate pe diferite niveluri de securitate pentru controlul accesului i autentificarea identitii persoanelor care creeaz noi documente sau modific documente existente. 2. TEHNICI DE PROCESARE A TEXTELOR Procesoarele de texte fac parte din categoria pachetelor de programe cu utilizarea cea mai frecvent. La ora actual este foarte greu de ales sau de recomandat unui utilizator un anumit procesor texte, ntruct software-ul a inut frecvent pasul cu evoluia dinamic a hardware-ului. Microsoft Word este un program performant de procesare de text pe care l putem folosi pentru a crea i modifica eficient diferite tipuri de documente. 2.1. Tehnici elementare de lucru cu programul WORD Crearea unui document Word Microsoft Word ofer utilizatorilor si, posibilitatea de a crea dou tipuri de documente: - n form prestabilit pornind de la o serie de modele puse la dispoziie de caseta de dialog New; - n form standard. Crearea unui document n form standard este extrem de simpl. Nu trebuie dect s executm clic pe butonul New din bara cu instrumente standard. Word va deschide automat un nou document. Realizarea unui document pe baza unui model (n form prestabilit), alegem meniul FILE, opiunea New care determin afiarea unei casete de dialog din care putem s alegem modelul care se potrivete cel mai bine cu lucrarea pe care vrem s o elaborm. n caseta de dialog New, selectm eticheta corespunztoare tipului de document pe care vrem s l crem: General, Letters&Faxes (Scrisori&Faxuri), Memos (nsemnri), Reports (Rapoarte), Other Documents (Alte documente) sau Publications (Publicaii). Pentru a vedea cum arat un anumit model dintr-o categorie, executm clic pe pictograma modelului i n caseta Prewiev va aprea o imagine micorat a modelului ales. Modelele de documente oferite de aceast caset de dialog conin stiluri, intrri AutoText, bare cu instrumente de lucru i macrocomenzi care uureaz conceperea unor documente de o anumit form. Editarea

4

Scrierea textului se face n fereastra document, exact aa cum am proceda cu o foaie alb de hrtie. Punctul de inserare din partea superioar a ferestrei indic locul n care va aprea textul pe care l tastm. La fel cu cele mai multe aplicaii de prelucrare a textelor, unitatea de baz cu care lucreaz Word este paragraful. Acesta nu este ns un paragraf n accepiunea general a cuvntului. Pentru Word, un paragraf este constituit din totalitatea caracterelor i spaiilor tastate ntre dou apsri ale tastei . Introducerea textului se efectueaz, caracter cu caracter, numai la stnga punctului de inserare. Pentru o editare corect este necesar a fi cunoscute cteva reguli eseniale de tehnoredactare, i anume: - dup fiecare cuvnt se acioneaz tasta ; - desprirea cuvintelor n silabe la sfritul unui rnd implic utilizarea concomitent a tastelor: Ctrl i -; - dac dorim ca expresiile de genul: s-au, ntr-un, etc. s nu apar desprite pe dou rnduri ca urmare a opiunii de rearanjare a textului, folosim n locul liniuei de desprire obinuite "-" urmtoarea combinaie de taste: Ctrl, Shift i - . - pentru a trece la un nou rnd nu este necesar activarea tastei ; - pentru a trece la un nou paragraf este necesar activarea tastei ; - se va apsa tasta pentru a crea un rnd liber; - pentru a edita cu alineat se activeaz tasta ; - dup fiecare semn de punctuaie - punct, virgul, ghilimele, semnul ntrebrii, exclamrii, etc. - se activeaz tasta ; - pentru a edita cu diacritice (, , , , ,) folosii fonturi cu liniu (_Arial, _Times New Roman, etc.) sau n bara de Start, setai tastatura pe RO; - pentru a edita exponeni sau indici, se activeaz meniul FORMATcomanda Fontse bifeaz Superscript (exponent) sau Subscript (indice). La introducerea textului o se observ c unele din cuvintele tastate apar subliniate cu o linie ondulat de culoare roie. Aceasta nseamn c funcia de verificare automat a ortografiei (Automatic Spell Checking) este activ, iar cuvntul a fost identificat ca fiind ortografiat greit sau a fost tastat un cuvnt care nu se gsete n dicionarul Word. Greelile gramaticale, de punctuaie ori de utilizare a cuvintelor sunt identificate prin subliniere cu o linie ondulat verde. La redactarea unui text n limba romn majoritatea cuvintelor vor fi subliniate cu linii ondulate, pentru c aceast funcie de verificare ortografic i gramatical este valabil pentru cuvintele limbii engleze. De aceea atunci cnd nu redactm un text n limba englez este de preferat s dezactivm aceast caracteristic. Pentru aceasta din bara cu meniuri vom alege meniul TOOLS, opiunea Options, executm clic pe eticheta Spelling & Grammar, dup care activm caseta de validare Hide Spelling Errors In Current Document pentru a ascunde toate sublinierile roii i dezactivm caseta de validare Check Grammar As You Type pentru a ascunde toate sublinierile verzi. Salvarea documentului executm un clic pe butonul Save din bara cu instrumente standard; selectm meniul FILE i apoi comanda Save; apsm concomitent tastele Ctrl+S sau Shift+F12. Windows ofer posibilitatea de a da fiierelor nume lungi, prin care s se fac descrierea complet a fiierului. Numele unui fiier poate avea o lungime de cel mult 255

5

caractere, poate conine i litere mici i majuscule dar nu poate conine urmtoarele caractere: ;- punct i virgul, :- dou puncte, \ - backslash; / - slash, > - semn mai mare, < - semn mai mic, * -asterisc, ? - semn de ntrebare, ghilimele, |- bara vertical. Atunci cnd salvm documentul este momentul n care putem s impunem restricii de acces prin stabilirea unei parole. Pentru a stabili o parol de protecie parcurgem urmtoarea succesiune de operaii: - meniul FILE i comanda Save As; - n caseta de dialog Save As activm butonul Tools pentru a genera urmtoarea list de opiuni; - alegem General Options i specificm n caseta Password to open, parola; parola poate conine cel mult 15 caractere fcnduse distincie ntre literele mari i cele mici; - alegem butonul OK, care va declana caseta Reenter password to open, unde va trebui s specificm din nou parola; - activm OK pentru a ne rentoarce n caseta de dialog Save As unde va trebui s alegem butonul Save. Butonul Tools i lista sa de opiuni nchiderea documentului Dup ce am terminat lucrul ntr-un document Word, acesta trebuie nchis pentru a elibera memoria. Pentru nchiderea documentului putem alege una din urmtoarele modaliti: - selectm meniul FILE i comanda Close (nchide); - executm un clic pe butonul Close din fereastra documentului. 2.2. Formatarea documentelor Word Formatarea documentului se concretizeaz ntr-o serie de operaiuni de modificare a aspectului textului. Modificnd aspectul textului putem mbunti nfiarea unui document. Pe lng latura pur estetic, aspectul documentului poate face materialul mai uor de citit i poate ajuta cititorul s localizeze rapid ideile mai importante. Formatarea unui document se poate realiza n timpul editrii sau la sfrit i presupune: - formatarea caracterelor; - formatarea paragrafelor. Formatarea caracterelor unui text presupune: - definirea unor tipuri de caractere; - stabilirea dimensiunii n puncte a corpului de liter care reprezint de fapt nlimea caracterelor. Punctul este o dimensiune standard n tehnoredactarea computerizat. Un inch are 72 de puncte. Cu ct numrul de puncte este mai mare, crete dimensiunea textului. - stabilirea atributelor i anume: bold (evideniat), nclinat (italic), subliniat (underline); - spaierea pe vertical (exponeni, indici) i pe orizontal (Kerning). Formatarea caracterelor se poate face n mai multe moduri dar rmne la alegerea utilizatorului s decid care dintre acestea este mai simpl i se potrivete cel mai bine cu ceea ce vrea s fac: - folosind butoanele din bara cu instrumente de formatare;

6

- folosind caseta de dialog Font; - combinaii de taste; n bara cu instrumente de formatare, putem executa clic pe anumite butoane pentru a aplica aldine, pentru a sublinia i a evidenia textul selectat. Bara cu instrumente de formatare conine i casetele Font i Font Size, pentru schimbarea corpului de liter i a dimensiunii fontului din textul selectat. Bara cu instrumente de formatare:Caseta de Caseta pentru Caseta pentru

stiluri

corpuri de liter

mrimea caracterelor

evideniat subliniat marcare nclinatCaseta de dialog Font reprezint cel mai puternic mijloc de control asupra opiunilor de formatare a textului, deoarece ofer toate aceste opiuni ntr-un singur loc. Aici vom gsi de asemenea i alte opiuni de formatare a caracterelor n afar de cele disponibile n bara cu instrumente de formatare. Dac executm clic pe meniul FORMAT i apoi pe Font, putem alege dintre opiunile de formatare. Dac intenionm s folosim aceeai formatare n diverse locuri din document, putem economisi timp copiind formatarea cu butonul Format Painter (descriptorul de formate). Copierea formatrii se realizeaz printr-o procedur simpl, care necesit doar trei pai: - selectm textul a crui formatare vrem s o selectm - executm clic pe butonul Format Painter - selectm textul pe care vrem s-l formatm Executm dublu clic pe butonul Format Painter atunci cnd vrem s copiem formatarea n mai multe locuri, i un singur clic dac vrem s copiem formatarea o singur dat. Formatarea paragrafelor Cu ajutorul opiunilor de formatare a paragrafelor, putem s modificm o serie de parametrii care influeneaz aspectul paragrafelor n Word: Alinierea Indentarea (stabilirea alineatelor) Punctele de tabulare Spaierea rndurilor i a paragrafelor Cnd formatm paragrafe, ar trebui s afim delimitatorii (marcajele) de paragraf din document. Astfel putem s vedem exact ce paragrafe trebuie selectate nainte de a schimba configurrile sau de a aplica formatarea. Executm clic pe butonul Show/Hide (Afiare/Ascundere) pentru a comuta ntre afiarea i ascunderea delimitatorilor de paragraf.

7

Toate informaiile privind formatarea unui paragraf se afl stocate n delimitatorul de paragraf. Dac accidental tergem un delimitator de paragraf, pierdem formatarea pentru acel paragraf. Executm clic imediat pe butonul Undo, pentru a reface delimitatorul de paragraf i formatarea acestuia. Atunci cnd modificm poziia unui paragraf fa de marginile din stnga i din dreapta ale paginii, stabilim alinierea textului. Textul poate fi aliniat la stnga (alinierea prestabilit), centrat, aliniat la dreapta sau aliniat stnga-dreapta. Word ofer mai multe posibiliti de stabilire a modului de aliniere a unui paragraf; putem s facem acest lucru folosind bara cu instrumente standard pentru aranjarea textului, opiunile din caseta de dialog Paragraph sau combinaii de taste.

Aliniat la dreapta

Centrat Aliniat la stnga

Aliniat stnga-dreapta

Putem indenta paragrafele fa de marginea din stnga, din dreapta sau fa de ambele margini. De asemenea putem indenta numai primul rnd al paragrafului sau putem crea o indentare de tip hanging (atrnat), folositoare pentru listele numerotate sau cu marcaje. Ca i n cazul alinierii paragrafelor, exist mai multe metode pentru a indenta paragrafe i anume: fie folosind tasta Tab, bara cu instrumente de lucru, rigla, caseta de dialog Paragrapf, fie folosind combinaii de taste mai puin cunoscute. O metod simpl de a indenta un singur rnd de text o reprezint folosirea tastei Tab. Tasta Tab indenteaz numai rndul care conine punctul de inserare. Pentru a indenta rapid mai multe paragrafe simultan este preferabil s folosii din bara cu instrumente de lucru, butoanele: - Increse Indent - Decrease Indent Folosind rigla situat n partea superioar a ferestrei document, putem stabili indentri personalizate. Marcajele de pe rigl controleaz indentrile paragrafului curent (vezi figura de mai jos) Marcaj de indentare a primului rndMarcaj de indentare agat

Marcaj de indentare fa de marginea stng Indentarea agat (hanging) face ca prima linie a paragrafului s par suspendat fa de restul paragrafului. Acest tip de aliniere este foarte util pentru paragrafe numerotate sau marcate cu diverse caractere speciale: aceste caractere speciale sau numerele rmn suspendate n afara paragrafului, iar liniile de text sunt aliniate la acelai nivel. Punctele de tabulare sau tabulatorii se folosesc pentru a alinia coloane de text sau de numere. Tabulatoarele prestabilite sunt plasate pe rigl la fiecare jumtate de inch, ns putem crea propriile noastre tabulatoare n poziiile dorite. Tipurile de tabulatori pui la dispoziie de Word sunt:

8

- tabulator cu aliniere dreapta - tabulator centrat

- tabulator cu aliniere stnga - cifre aliniate cu tabulatorul zecimal 123.45 1234.456 567890.56

Tabulatorul zecimal este util n special atunci cnd aliniem numere formatate cu un font proporional. Un font proporional este fontul n care unele caractere ocup mai mult spaiu dect altele. (de exemplu, cifra 9 ocup mai mult spaiu dect cifra 1.). Majoritatea fonturilor sunt fonturi proporionale, aa nct va trebui s folosim tabulatoare zecimale pentru alinierea numerelor. Pentru a defini un tabulator parcurgem aceti pai: - selectm paragraful n care dorim s definim un tabulator; - executm clic pe butonul Tab situat n partea stng a riglei pn cnd este afiat tipul de tabulator dorit; - executm clic pe rigl n locul unde dorim s poziionm tabulatorul; - apsm tasta Tab pentru a sri la poziia tabulatorului i introducem textul; Pentru a terge un tabulator l tragem n afara riglei i eliberm butonul mouse-ului. Un document este mai uor de citit dac exist spaii suplimentare ntre linii i ntre paragrafe. Cu ajutorul casetei de dialog Paragraph, putem modifica spaierea rndurilor unui paragraf, spaierea paragrafelor ntre ele. n loc s apsm de fiecare dat tasta Enter, pentru a aduga rnduri suplimentare nainte i dup un fragment de text, putem specifica valoarea exact a spaiului dintre paragrafe. Aceast metod ofer o mai mare flexibilitate i precizie, deoarece putem mri spaierea cu fraciuni de rnd. Pentru stabilirea spaiului ntre linii activm caseta de dialog Paragraph disponibil n meniul FORMAT. Selectm tot documentul cu comanda Select All, sau numai un anumit bloc de text cu una din metodele nvate i folosim lista derulant Line Spacing pentru alegerea spaiului ntre linii: - Single - textul este scris la un singur rnd; - 1,5 lines- text scris la un rnd i jumtate; - double- textul este scris la dou rnduri; - At least - stabilete un spaiu minim ntre rnduri. Aceast opiune este util pentru cazurile n care n acelai paragraf sunt incluse corpuri de litere de diferite dimensiuni sau paragraful conine imagini; - Exactly - stabilete distana exact ntre linii msurat n puncte; - Multiple- textul este scris la mai multe rnduri, n funcie de valoarea din caseta At, aflat n dreapta listei derulante Line Spacing. De exemplu pentru a scrie textul la 3 rnduri, introducem valoarea 3 n caseta At. Putem stabili spaiul dintre linii i cu ajutorul tastaturii, folosind urmtoarele combinaii de taste: Ctrl+1 - pentru a scrie la un rnd Ctrl+5 - pentru a scrie la un rnd i jumtate Ctrl+2 - pentru a scrie la dou rnduri

9

2.3. Tiprirea documentului Dup ce am creat un document, am realizat editarea textului, am stabilit mprirea textului pe pagini i l-am adus la forma dorit, probabil trebuie s-l tiprim. n acest capitol vom nva cum s tiprim un document, cum s remediem orice deficien a documentului nainte de a-l tipri. Dup ce am vizualizat n prealabil un document cu comanda Print Preview i suntem mulumii de cum arat documentul, atunci suntem gata s-l tiprim. Cea mai simpl metod de tiprire a unui document este s executm un clic pe butonul Print din bara cu instrumente standard. Aceasta tiprete documentul fr s cear nici o alt informaie. Este tiprit documentul curent ntr-un singur exemplar, n ordinea normal a paginilor (1, 2, 3,...) la imprimanta prestabilit. Pentru a selecta alte opiuni de tiprire, folosim comanda Print (tiprete) din meniul FILE pentru a afia caseta de dialog cu opiunile enumerate mai jos: - nainte de a ncepe tiprirea ne asigurm c n lista derulant Name din caseta Printer este selectat imprimanta pe care vrem s o folosim; - selectm paginile pe care vrem s le tiprim, executnd clic pe una din opiunile: - All (Tot) Tiprete tot documentul Tiprete numai pagina n care se gsete punctul de inserare - Current Page - Selection Tiprete numai textul selectat din document. Dac nu este selectat nici - Pagesun bloc de text, acest buton este inactiv Permite tiprirea numai a anumitor pagini, selectate dup numr sau domeniu. Folosim virgula pentru separarea numerelor de pagini (de ex. 1, 11, 17) i liniua de desprire pentru separarea limitelor unui interval (de ex. : 20-31). Cele dou moduri de selectare pot fi combinate: 1, 11, 17, 20-31 i vor fi tiprite paginile cu nr. 1, 11, 17, i paginile de la 20 la 31. Pentru tiprirea documentului de la o anumit pagin pn la sfrit, nu este nevoie s cunoatem numrul ultimei pagini a documentului. Introducem numrul paginii de la care vrem s nceap tiprirea, urmat de o liniu de desprire ( de ex. : 31-)

- dac vrem s tiprim numai paginile pare sau numai pe cele impare, folosim lista derulant Print din colul din dreapta-jos al casetei de dialog Print pentru a alege una din opiunile Odd Pages (pagini impare) sau Even Pages (pagini impare); - precizm numrul de exemplare n care s fie tiprit documentul n caseta Number of Copies din seciunea Copies. Validm caseta Collate dac vrem ca Word s tipreasc mai nti primul set de pagini (1, 2, 3,..), apoi al doilea i aa mai departe. Dac nu selectm aceast opiune, Word va tipri mai nti toate paginile 1, apoi toate paginile 2 i aa mai departe; - dac caseta Print to File este validat, atunci programul Word tiprete documentul ntrun fiier, n loc s-l trimit spre imprimant. - Eticheta Properties modific opiunile imprimantei curente iar eticheta Options ajut la stabilirea unor opiuni de tiprire avansate. - dac am precizat toate opiunile, executm un clic pe butonul OK pentru a trimite documentul la imprimant. 2.4. Editarea tabelelor n WORD Un tabel este o reea de linii i coloane care formeaz celule, coninnd text (unul sau mai multe paragrafe) sau imagini grafice. Tabelele se folosesc pentru a organiza i

10

cataloga liste de informaii dar i pentru a gsi rapid relaiile dintre informaii, ceea ce nu se ntmpl ntr-o expunere care are forma unui text cursiv. Crearea unui tabel Cea mai simpl metod de a crea un tabel este s executm un clic pe Insert Table din bara cu instrumente standard. n acest exemplu, Word va crea un tabel cu 4 linii i 5 coloane. Dac tabelul trebuie s cuprind mai multe linii i coloane tragem cu indicatorul mouseului ct de mult dorim.

Tot att de rapid putem plasa un tabel n document i dac alegem opiunea Insert Table din meniul TABLE. Dac ne-am decis s folosim aceast modalitate de a insera un tabel, trebuie s precizm detalii n caseta Insert Table cu privire la: numrul de coloane (Number of Columns), numrul de linii (Number of Rows) i limea coloanelor (Column Width).

Pentru a crea tabele complexe, este recomandabil s folosim butonul Draw Table pe care l gsim pe bara cu instrumente standard dar i sub forma unei comenzi, disponibil n meniul TABLE. Dac se alege aceast modalitate, Word pune la dispoziie caseta Tables and Borders care ofer foarte multe opiuni. n acest caz, cursorul mouse-ului va lua forma unui creion cu care putem desena cu destul precizie tabelul dorit.

Inserarea textului, a cmpurilor i controalelor ntr-un tabel Tabelele pot conine informaii diverse: fie sub forma unui text, fie sub form de cmpuri sau sub form de controale (casete de validare sau liste derulante). Redactarea textului ntr-un tabel se face n mod obinuit, aa cum am nvat ntrunul din capitolele anterioare. Poziionm punctul de inserare n interiorul unei celule i tastm coninutul su ca n orice document Word. Putem folosi oricare caractere i cifre dar mai puin tasta Tab care de data aceasta realizeaz deplasarea la o alt celul. Dac

11

vom avea nevoie de tasta Tab vom folosi combinaia de taste Ctrl i Tab i efectul va fi acelai. nlimea rndurilor se modific n mod automat pe msur ce scriem mai mult text ntr-o celul sau dac modificm dimensiunea caracterelor. Atunci cnd redactm documente ne vom ntlni cu situaia n care tabelul pe care lam creat nu conine numai text. Tabelul, pe lng informaii grupate sub form de text poate conine cmpuri sau diverse tipuri de controale. Un cmp este un cod special care i precizeaz programului Word s insereze o anumit informaie n document. Cmpurile preiau informaiile din surse diferite: - data i ora vor fi citite din ceasul intern al calculatorului; - informaiile despre utilizator sunt preluate din pagina User Info a casetei de dialog Options, disponibil n meniul TOOLS - informaiile despre fiier sunt citite din caseta de dialog Properties. Pentru inserarea unui cmp se parcurg urmtorii pai: - se selecteaz meniul INSERT i de aici se alege opiunea Field pentru a afia caseta de dialog cu acelai nume, prezentat alturat: - se alege din aceast caset tipul de cmp pe care vrem s-l inserm n tabel sau n document. Prima opiune All afieaz toate cmpurile n ordine alfabetic i este foarte util atunci cnd tim numele cmpului pe care trebuie s-l inserm dar nu tim i n ce categorie se afl; - se alege numele cmpului din lista Fiels Names; - caseta de dialog prin butonul Options ofer posibilitatea stabilirii unor opiuni pentru cmpul respectiv. Dup ce se stabilesc opiunile preferate se execut clic pe butonul Add to field ca s le adugm la cmpul respectiv; - se execut un clic pe butonul OK ca s inserm cmpul dorit mpreun cu opiunile selectate. Exemplu de cmp: 7 aprilie, 2009 acest cmp este de tip DATA i a fost creat parcurgnd paii de mai sus. Cmpul conine data zilei n care a fost creat. Data viitoare cnd vom deschide documentul, coninutul cmpului va fi actualizat, ceea ce nseamn c acest cmp va afia data curent.

Un control este un tip de cmp folosit pentru a introduce rspunsuri la ntrebri sau pentru a furniza informaii. Listele derulante i casetele de validare sunt exemple de controale pe care le putem aduga ntr-un tabel. Cmpurile de tip list afieaz o list de opiuni, din care putem alege. Cmpurile de tip caset de validare n care utilizatorul poate plasa un "X" executnd un clic n aceast caset, sunt folosite pentru rspunsurile de tip "Da sau Nu". Pentru a crea o list de opiuni n care, dac executm dublu clic, utilizatorul poate efectua o selecie din list, parcurgem urmtorii pai: - n bara cu instrumente Forms, executm clic pe butonul Drop-Down Form Field Options.

12

Dac nu este afiat pe ecran bara cu instrumente Forms, acest mic inconvenient se poate rezolva selectnd din meniul TOOLS, opiunea Customize care va afia caseta de dialog cu acelai nume. Din aceast caset activm eticheta Toolbars i din lista derulant alegem Forms. Imediat n mica caset din stnga va apare semnul . Bara cu instrumente Forms:

- dac alegem butonul Drop-Down Form From Field Options, n tabel va apare o caset de validare umbrit n care putem preciza o serie de opiuni; - pentru a specifica opiunile dorite, sub forma unei liste, n aceast caset de validare executm dublu clic pe aceasta i va fi afiat caseta de dialog Drop-Down Form Field Options. n aceast caset ne putem preciza opiunile n seciunea Drop-Down Intem. Prima opiune va fi opiunea prestabilit i va apare n lista din partea dreapt alturi de celelalte opiuni pe care le vom aduga dac activm de fiecare dat butonul Add. Exemplu de list derulant: Finante-Asigurari cmp de tip list derulant a crui opiune prestabilit este secia Finane - Asigurri. Pentru a modifica opiunea, executm dublu clic n interiorul listei i din caseta de dialog Drop Down From Field Options, selectm o nou alegere.

- activm butonul OK i aciunea ntreprins va fi validat de programul Word. Pentru a insera un cmp de tip caset de validare se procedeaz n felul urmtor: - n bara cu instrumente Forms, executm clic pe butonul Check Box Form Field. . Se Dac am fcut aceast alegere, n tabel va apare o caset de validare umbrit execut dublu clic n aceast caset de validare pentru a afia caseta de dialog n care se pot preciza anumite opiuni de formatare i mai ales starea casetei: validat sau nu. Dac din seciunea Default Value s-a activat opiunea Checked, caseta de validare va fi bifat i va avea aspectul urmtor:

- activm butonul OK i Word va efectua operaiunea pe care ne-am propus-o. Sortarea informaiilor dintr-un tabel Word sorteaz datele dup nregistrri i cmpuri. O nregistrare este un rnd din lista care trebuie sortat i este constituit din mai multe cmpuri. Fiecare cmp conine elemente de informaie a cror sum formeaz o nregistrare. Word sorteaz informaiile dintr-un tabel i nu numai, innd cont de urmtoarele:

13

-

-

- sortarea se face n ordine alfabetic, numeric sau dup dat (indiferent de forma n care aceasta este scris) - sortarea se face n ordine cresctoare ( de la A la Z, de la 0 la 9 sau de la datele cele mai vechi la cele recente) sau descresctoare - dac se face o sortare n ordine cresctoare, Word pune mai nti semnele de punctuaie i simbolurile (de exemplu $ i !), apoi numerele i la sfrit literele. Dac dou articole ncep cu aceeai liter, sortarea se face dup a doua liter. Dac dou cmpuri sunt identice, nregistrrile sunt sortate dup cmpul urmtor. Pentru sortarea informaiilor dintr-un tabel parcurgem paii urmtori: selectm cmpul din tabel dup care vrem s sortm; alegem TABLE, Sort pentru a afia caseta de dialog Sort; este necesar s verificm dac n caseta My List Has (Lista are), Word a sesizat existena unui antet (rndul care conine titlurile fiecrei coloane). Acest lucru este deosebit de important deoarece Word ignor rndul de titlu n tipul operaiei de sortare; dac nu este validat opiunea Header Row, titlul coloanelor va fi tratat ca oricare alt rnd din tabel i va fi sortat mpreun cu celelalte; din lista derulant Sort By selectm cmpul (coloana) dup care se face sortarea; ne asigurm c Word a identificat corect tipul informaiilor din cmpul respectiv, citind opiunea din caseta Type: Text, Number sau Date; selectm ordinea de sortare: Ascending (cresctoare) sau Descending (descresctoare); dac este nevoie, putem specifica o a doua cheie de sortare n prima caset Then By (apoi dup), o a treia cheie de sortare n urmtoarea caset Then By. Pentru a ncepe operaia de sortare, executm clic pe butonul OK. (Figura de mai jos sintetizeaz paii descrii anterior).

Calcule efectuate ntr-un tabel Dac tabelele realizate conin informaii de tip numeric i este necesar s realizm cteva calcule, atunci va fi nevoie s utilizm formulele Word. Dac formulele pe care le folosim de regul nu depesc complexitatea unor calcule matematice, putem construi foi de calcul cu Word, economisind timp. Formula cea mai utilizat este SUM, care este opiunea prestabilit pentru ultima coloan i ultima linie a unui tabel, precum i pentru orice celul care are cifre deasupra sau n stnga. Pentru adunarea numerelor dintr-un rnd sau o coloan de celule, procedm astfel:

14

- ne poziionm n celula n care trebuie afiat rezultatul; - selectm TABLE, Formula pentru a afia caseta de dialog Formula: Dac celula respectiv se afl pe ultimul rnd al tabelului, Word va sugera formula prestabilit =SUM(ABOVE), care adun toate numerele de deasupra celulei Dac celula se afl pe ultima coloan a tabelului, formula sugerat de Word este =SUM(LEFT), care adun toate numerele din stnga celulei - executm clic pe butonul OK pentru inserarea n tabel a codului formulei i pentru afiarea rezultatului obinut. Exemplul redat n figura de mai jos sintetizeaz paii ce trebuie parcuri pentru a determina media pentru fiecare nregistrare a tabelului:

2.5. Realizarea documentelor atractiveAcest capitol se concentreaz pe metodele pe care le putem folosi pentru a crea documente atractive. Ele faciliteaz realizarea rapid de documente profesionale i cu un aspect deosebit, fr s mai pierdem timpul cu formatarea lor. 2.5.1.Configurarea paginilor unui document Folosind comanda Page Setup din meniul FILE putem configura paginile documentului, cu posibilitatea s modificm anumii parametrii pentru: - textul selectat - ntreg documentul (Whole document) sau - ncepnd din poziia curent a punctului de inserare i pn la sfritul documentului (This point forward) Cel mai potrivit moment pentru stabilirea mrimii paginii este la nceputul unui nou document. Putem s modificm parametrii de pagin n orice moment fr nici o problem. Dac stabilim de la nceput dimensiunea paginii va fi mult mai uor s aranjam textul n cadrul paginii. Stabilirea marginilor Pentru a modifica valorile prestabilite ale marginilor documentului, executm clic pe eticheta Margins din caseta de dialog Page Setup.

15

- n casetele Top (Sus), Bottom (Jos), Left (Stnga), Right (Dreapta) introducem valorile pentru marginile corespunztoare sau folosim sgeile pentru ajustarea valorilor existente; - validm caseta Mirror Margins (Margini n oglind) dac pregtim documentul pentru tiprire. Aceasta face ca opiunile Left (Stnga), Right (Dreapta) s se transforme n Inside (n interior) i Outside (n afar) i face ca marginile interioare i exterioare s fie aceleai pe pagina din stnga i pe pagina din dreapta (paginile pare i impare); - introducem n caseta Gutter, dimensiunea spaiului suplimentar care va fi lsat pentru ndosariere (Opiunile Gutter i Mirror Margins din aceast caset de dialog sunt folositoare dac documentul va fi legat ca o carte); - n casetele Header i Footer stabilim distana de la marginea paginii pn la antet sau subsol. Privim de fiecare dat zona de previzualizare a casetei de dialog Page Setup pentru a ne forma o idee despre aspectul pe care l va avea documentul. Stabilirea orientrii hrtiei Pe msur ce am deprins ct mai multe din tehnicile de editare, cu siguran vom ntlni situaia n care am avea nevoie de o pagin mai lat. Programul Microsoft Word ofer posibilitatea s ajustm marginile unei paginii, a mai multor pagini i chiar a unei seciuni dintr-o pagin, astfel nct textul s fie afiat: - n orientare peisaj (pagina este mai mult lat dect nalt - Landscape) - n orientare portret (pagina este mai mult nalt dect lat - Portrait) Pentru a modifica orientarea paginilor cu care lucrm, executm clic pe eticheta Paper Size din caseta de dialog Page Setup, disponibil n meniul FILE i alegem din caseta Orientation, fie opiunea Landscape fie opiunea Portrait. Stabilirea dimensiunii hrtiei Pentru modificarea dimensiunilor hrtiei pe care tiprim documentul, executm un clic pe eticheta Paper Size din caseta de dialog Page Setup. Din lista derulant Paper Size, selectm dimensiunea hrtiei cu care lucrm. Dac nu gsim n list nlimea i limea pe care le cutm, folosim casetele Width (Lime) i Height (nlime) pentru a preciza dimensiunile exacte ale hrtiei cu care lucrm. Numerotarea paginilor Programul Word permite numerotarea paginilor dintr-un document. Numrul paginii curente l putem amplasa n antetul sau subsolul paginii, cu o anumit aliniere. Din meniul INSERT alegem opiunea Page Numbers i n caseta de dialog Page Numbers precizm: - unde dorim s apar numrul paginii (n partea superioar sau inferioar a paginii); - dac dorim ca prima pagin s fie numerotat; - aliniamentul numrului paginii (n centru, dreapta sau stnga) Putem s formatm numerele de pagin executnd clic pe butonul format din caseta Page Numbers. Putem s alegem unul din dintre cele 5 posibiliti de numerotare: cu cifre arabe (1,2,3), cu litere mici sau cu litere mari (a,b,c sau A,B,C) sau cu cifre romane scrise cu litere mici sau cu litere mari (I, ii, iii sau I, II, III). De asemenea, putem s specificm dac vrem s fie inclus i numrul capitolului, ca i numrul de la care ncepe numerotarea paginilor. Crearea antetelor i subsolurilor

16

Cu programul Microsoft Word putem specifica informaiile care dorim s apar pe fiecare pagin n anteturi i subsoluri. Un antet i/sau un subsol poate conine orice text i ne ajut s repetm pe fiecare pagin anumite informaii de identificare. Acestea se pot repeta identic sau pot fi diferite de la o pagin la alta. n vizualizarea Normal, nu putem vedea antetul i subsolul, dar n modul de afiare Page Layout, textul din antet i din subsol apare estompat. Textul care apare n partea superioar a fiecrei pagini se numete antet (Header) i aici putem s includem titlul documentului, numele autorului; textul care apare n partea inferioar a paginii se numete subsol (Footer) i poate conine informaii privind data, numrul paginii sau numrul paginii din totalul de pagini al documentului. Pentru a crea i edita anteturi i subsoluri, trebuie s afim zona respectiv, executnd clic pe comanda Header And Footer din meniul VIEW. Pentru adugarea i modificarea rapid a antetelor i a subsolurilor, vom folosi bara cu instrumente Header And Footer. Cu Word avem la dispoziie mai multe opiuni pentru antete i subsoluri. Dac vrem s apar acelai antet pe toate paginile documentului, procedm n felul urmtor: - alegem din meniul VIEW opiunea Header And Footer. Efectul imediat al acestei aciuni const n afiarea estompat a textului documentului, delimitarea printr-un chenar punctat a spaiului n care va aprea antetul i afiarea barei cu instrumente Header And Footer, aa cum se vede n figura urmtoare: - introducem textul dorit, numrul paginii, data, sau oricare alt gen de informaii (chiar i

imagini) pe care dorim s le conin antetul, n chenarul punctat; - executm clic pe butonul Close pentru a reveni n document la modul de vizualizare Page Layout. Modalitatea de a crea un subsol de pagin este identic cu cea de creare a unui antet. Dup ce am selectat opiunea Header and Footer este creat un antet, dar folosim butonul Switch between Header and Footer pentru a crea un subsol. Deseori, este necesar ca anteturile i subsolurile s fie diferite de la o pagin la alta. Pentru aceasta avem la dispoziie trei opiuni: - antet i subsol diferit pentru prima pagin a documentului; - anteturi i subsoluri diferite pentru paginile pare i impare ale documentului; - anteturi i subsoluri diferite pentru seciuni diferite ale documentului. Pentru a face ca antetul i subsolul primei pagini s fie diferite de cele de pe celelalte pagini procedm n felul urmtor: - selectm meniul FILE, apoi Page Setup pentru a afia caseta de dialog cu acelai nume, din care alegem eticheta Layout; - n caseta Header and Footer, validm caseta Different First Page (Prima pagin diferit);

17

- executm un clic pe butonul OK. Dup ce am stabilit antetul i subsolul primei pagini, trecem le pagina a doua i stabilim antetul i subsolul tuturor celorlalte pagini. Pentru a crea anteturi i subsoluri diferite pentru paginile pare i impare, validm caseta Different Odd and Even, la care ajungem astfel: meniul FILE, Page Setup, eticheta Layout. Mutm cursorul pe o pagin par i stabilim antetul i subsolul acesteia, apoi trecem pe o pagin impar i facem acelai lucru. Pentru a crea antete i subsoluri diferite pentru seciuni diferite, mprim documentul creat n seciuni. n mod prestabilit, Word face ca antetele i subsolurile tuturor seciunilor, s fie identice cu ale primei seciuni, deci butonul Same as Previos de pe bara cu instrumente Header and Footer va fi apsat. Pentru a schimba acest lucru, executm un clic pe butonul Same as Previos, dup care redactm antetul sau subsolul seciunii respective.Pentru a trece la antetul sau subsolul seciunii anterioare sau urmtoare, executm clic pe unul din butoanele Show Previos sau Show Next de pe bara cu instrumente Header and Footer. 2.5.2. Componente pentru mbuntirea textului Crearea listelor numerotate i a listelor marcate Listele numerotate i cele marcate sunt elemente uzuale n cadrul documentelor. Marcajele separ articolele listei ntre ele, evideniind fiecare punct; numerele indic succesiunea. Pentru a formata cu marcaje un text existent, executm clic pe butonul Bullets din bara cu instrumente de formatare. Putem, de asemenea, s folosim butonul Numbering pentru a crea o list numerotat pe msur ce introducem un text. Pentru a atrage atenia asupra unor paragrafe, puteam realiza o list numerotat n felul urmtor: - selectm paragrafele crora vrem s le asociem o list numerotat - alegem din bara cu instrumente de formatare butonul Numbering n faa fiecrui paragraf selectat va aprea un numr, iar indentrile vor fi ajustate astfel nct textul s fie distanat de numere. Dei folosirea butoanelor din bara cu instrumente de formatare reprezint cea mai rapid metod de a crea o list numerotat, utiliznd comanda Bullets and Numbering din meniul FORMAT, avem la dispoziie mai multe opiuni. Folosirea legendelor Aceast component a programului Word are grij de figurile, tabelele, ecuaiile i imaginile pe care le conine documentul. Word numeroteaz uniform i secvenial toate aceste elemente i ofer posibilitatea de a crea abloane pe care programul le va aplica automat fiecrui tabel, fiecrei ecuaii sau fiecrei figuri din document. Dac documentul conine un numr oarecare de ecuaii, folosind componenta AutoCaption pentru inserarea legendelor, putem face ca Word s le numeroteze pe msur ce le inserm, astfel nct s fim siguri c nu le vom numerota greit i c nu vom uita nici una. Pentru inserarea automat a legendelor, procedm astfel: - selectm meniul INSERT din care alegem opiunea Caption pentru a afia

caseta de dialog cu acelai nume. Caseta de dialog Caption o putem folosi pentru inserarea unei legende ntr-un paragraf existent. Din lista derulant Label alegem Figure (figura), Ecuation (ecuaia) sau Table (Tabel). Dac este nevoie, folosimbutonul Numbering pentru a modifica stilul de numerotare a legendelor.

18

- alegem butonul Autocaption pentru a afia caseta de dialog corespunztoare. n aceast caset de dialog selectm elementele la care vrem ca Word s adauge automat legende, apoi putem modifica legendele i stilul de numerotare.

Word renumeroteaz legendele de fiecare dat cnd inserm o nou legend. Atunci cnd mutm o legend ntr-o nou poziie din document, trebuie s precizm programului Word c este nevoie s actualizm legendele. Pentru a realiza acest lucru, selectm tot documentul i apsm tasta F9. Dac dorim s actualizm o singur legend sau s actualizm legendele una cte una, ne vom asigura c punctul de inserare este prezent n legenda respectiv i apoi apsm tasta F9. Semne de carte Semnele de carte puse la dispoziie de programul Word sunt nite etichete invizibile asociate diferitelor pri ale documentului, care faciliteaz deplasarea ntr-un document de mari dimensiuni. Pentru a crea un semn de carte, plasm punctul de inserare n locul n care vrem s definim semnul de carte. Semnul de carte poate fi un cuvnt, o expresie, rnduri sau paragrafe ntregi. Folosind comanda Bookmark, asociem un nume de semn de carte locaiei respective. Concret, pentru inserarea n document a unui semn de carte, parcurgem urmtorii pai: - selectm din document o expresie sau un titlu; - din meniul INSERT, alegem Bookmark (Semn de carte) i apare caseta de dialog corespunztoare; - n rubrica Bookmark name, tastm un nume generic pentru semnul de carte pe care vrem s-l inserm. Pentru numele semnelor de carte, Word nu face deosebiri ntre majuscule i litere mici. - alegem butonul Add pentru a asocia textului selectat un semn de carte numit titlu; - salvm documentul cu comanda Save din meniul FILE. Dup ce am creat un semn de carte, ne putem deplasa rapid la subiectul respectiv folosind caracteristica Go To i selectnd semnul de carte la care vrem s ajungem. Acest lucru l putem realiza cu ajutorul casetei de dialog Go To disponibil dac alegem opiunea Go To din meniul FILE, dac alegem butonul Select Browse Object de pe bara de derulare vertical sau dac folosim combinaia urmtoare de taste Ctrl+G. Utilizarea letrinelor metod de a crea efecte suplimentare ntr-un document o reprezint utilizarea letrinelor (drop cap), facilitate ncorporat n programul Word. O letrin este iniiala mrit a primului cuvnt al unui paragraf. Comanda Drop cap poziioneaz automat caracterul mrit i ncadrat la nceputul paragrafului curent. Pentru a insera letrine ntr-un document parcurgem urmtorii pai: - poziionm cursorul la nceputul paragrafului cruia vrem s-i aplicm o letrin; - din meniul FORMAT, alegem opiunea Drop Cap pentru a afia caseta de dialog corespunztoare; - alegem din cadrul Position stilul letrinei; - n caseta Options alegem fontul pe care vrem s-l aib letrina, precizm ct de mare s fie letrina (1,2...linii) i ct de deprtat s fie de text; - pentru a insera letrina la nceputul paragrafului validm butonul OK al casetei de dialog. Pentru exemplificare, la nceputul paragrafului a fost folosit o letrin.

o

19

3. TEHNICI DE PROCESARE A TABELELOR Microsoft Excel este un procesor de calcul tabelar, frecvent utilizat n prezent. Acesta pune la dispoziie foi de calcul, diagrame, operaii cu bazele de date i posibiliti de programare de aplicaii, toate ntr-un mediu software. Aplicaia Excel devine practic indispensabil unei activiti de performan ntruct ofer faciliti de utilizare a foilor de calcul n evidena financiar-contabil, calcule matematice i statistice, probleme de optimizare, precum i adugarea informaiilor de tip text, desene sau grafice corespunztoare datelor numerice din celule. Oricare ar fi modalitatea pe care am ales-o pentru rularea programului, pe ecran apare fereastra de calcul specific sistemului Microsoft Excel, aa cum este prezentat n figura de mai jos:

Caseta meniului de control Bara cu instr. Titlul aplicaiei de formatare Bara de meniuri Bara cu instrumente standard

Bara de formule Buton pentru editarea

Adresa celulei

Bara de stareZona AutoCalculate Dup parcurgerea capitolelor anterioare n care s-a prezentat procesorul de texte Word, se observ o oarecare asemnare a ferestrei acestuia cu fereastra de calcul Excel. De fapt Excel este considerat fratele procesorului Word, de aceea se remarc cteva similitudini i n ceea ce privete meniurile i opiunile acestora. Bineneles, Excel prezint o serie de opiuni specifice procesoarelor de calcul tabelar reflectate inclusiv n structura meniurilor. 3.1. Lucrul cu registre i foi de calcul

20

Registrul este documentul de baz n Excel. Acesta este un fiier, Workbook utilizat pentru a stoca i a gestiona un numr oarecare de foi de calcul, diagrame i macrouri nrudite dintr-un anumit punct de vedere. n mod implicit, fiecare Workbook deschis conine trei foi de calcul i poate avea pn la 255 de foi care sunt identificate cu nume de la Sheet 1 pn la Sheet 255. El poate conine mai multe tipuri de foi, i anume: - foi de calcul - foi pentru diagrame (n care realizm grafice cu datele din foile de calcul) - foi de tip macro (n care sunt memorate proceduri de prelucrare automat a datelor). Putem asimila noiunea de registru utilizat n cazul aplicaiei Excel cu noiunea de fiier ntlnit n cadrul programului Word. Aadar, prin analogie, pentru a crea, salva, nchide i redeschide un registru, se vor parcurge aceiai pai ca i n cazul unui document Word. Comenzile necesare, sunt de asemeni disponibile n meniul FILE. Aadar, pentru a salva informaiile dintr-o foaie de calcul n vederea refolosirii lor, selectm meniul FILE i comanda Save. Dac registrul a mai fost salvat i are deja nume, atunci Excel va salva documentul i informaiile recente. Dac registrul nu a mai fost salvat, Excel ofer caseta de dialog Save As n care va trebui s precizm numele sub care salvm registrul. Numele fiierului va primi automat extensia .XLS. Tot n caseta de dialog oferit, dac activm butonul Options avem posibilitatea de a crea n mod automat o copie de siguran a registrului, copie care va avea aceeai denumire cu fiierul.XLS dar va primi extensia .BAK. De asemenea, Options ne ofer posibilitatea de a utiliza parole pentru a impune restricii accesului la diferite registre Excel salvate pe disc. Sunt disponibile dou tipuri de parole: - parol de protecie. Utilizatorul trebuie s introduc corect parola pentru a putea deschide registrul. Acest tip de parol se introduce n caseta de editare numit Password Protection. Pentru fiecare caracter tastat n aceast caset, Excel afieaz cte un asterisc. - parol de acordare a dreptului de a scrie. Utilizatorul trebuie s introduc corect n caseta Write Reservation Password parola pentru a putea opera modificri n registru. Un utilizator care nu cunoate aceast parol poate deschide fiierul numai n modul Read Only, adic este permis numai citirea fiierului, nu i scrierea n acesta. O parol poate conine cel mult 15 caractere fcnd distincie ntre literele mari i cele mici. Dac parola introdus n Confirm Password nu coincide cu cea din caseta Save Options, Excel va afia o caset de atenionare coninnd mesajul Confirmation password is not indical - parola de confirmare nu este aceeai. 3.2. Structura unei foi de calcul Excel O foaie de calcul este alctuit din mici zone dreptunghiulare numite celule care sunt dispuse pe rnduri i pe coloane. Coloanele sunt n numr de 256, sunt notate cu literele A,B, Z, AA, AB, , IV, iar liniile n numr de 65.536 sunt numerotate cresctor cu cifre arabe. Celulele sunt separate prin linii neimprimabile numite linii de marcare. Totalitatea liniilor de marcare coninute de o foaie de calcul constituie reeaua de linii. Registrul conine o mulime de foi de calcul, foaia de calcul la rndul su conine foarte multe celule i de aceea este necesar s cunoatem modalitile de navigare de la o foaie la alta i de la o celul la alta.

21

Pentru deplasarea de la o foaie de calcul la alta n cadrul unui registru, putem s ne folosim de etichetele i cele patru butoane aflate deasupra barei de stare.

Afieaz prima foaie a registrului O foaie nainte

Afieaz ultima foaie a registrului

O foaie napoi 3.3. Introducerea datelor n celulele foii de calcul Informaiile care constituie structura unei foi de calcul pot fi informaii de tip numeric, text sau formule de calcul. ntr-o foaie de calcul se pot introduce dou tipuri de informaii: - o valoare constant care poate fi un numr, dat calendaristic, or, simbol monetar, procentaj, fracie sau text. Valorile constante se pot modifica doar dac selectm celula i reeditm valoarea; - o formul care este o secven de valori, adrese de celule, nume, funcii sau operatori care au ca rezultat o nou valoare obinut din valorile introduse deja n alte celule. O valoare care este produs ca un rezultat al unei formule, poate fi modificat atunci cnd se schimb alte valori n foaia de calcul. Pentru a introduce un numr n foaia de calcul, se procedeaz n felul urmtor: - se selecteaz mai nt celula n care se va introduce numrul; - se tasteaz numrul inclusiv semnul i punctul zecimal dac exist; - se acioneaz tasta Enter pentru a valida valoarea introdus. Excel permite introducerea unor numere lungi. Dac programul afieaz simboluri (#) n locul valorii tastate, nseamn c numrul este prea lung pentru a fi afiat n celul. n mod prestabilit, valorile sunt afiate cu notaia tiinific, iar valorile cu multe poziii zecimale pot fi rotunjite. De reinut c dac n calcule este folosit numrul rotunjit, el va fi folosit la reala valoare introdus. O celul are o dimensiune standard de 8,43 caractere, dar Excel estimeaz dimensiunea valorilor numerice lungi i ajusteaz coloana. Dac dorim s introducem numrul 500.500.000.000 n celula selectat, Excel afieaz 5005E+11, ceea ce nseamn 5005 nmulit cu 10 la puterea a 11-a. Scrierea textului ntr-o foaie de calcul este o operaie la fel de simpl ca i introducerea numerelor. Tastm pur i simplu textul dorit n interiorul celulei, dup care apsm tasta Enter pentru a valida aciunea. Dac dorim ca un numr (de exemplu un numr de telefon) s fie introdus ca text va trebui s tastm caracterul (apostrof) naintea sa i atunci numrul va apare n celul ntre ghilimele. Numrul introdus sub form de text nu va putea fi folosit n calcule matematice dect dac se va apela la funcii de conversie. Excel permite introducerea unor texte lungi, care se vor extinde i asupra celulei vide vecine. Textele care depesc celula proprie sunt trunchiate de ctre program numai dac celula vecin conine o nregistrare.

22

Introducerea datelor calendaristice i a orelor necesit un anumit format. Atunci cnd introducem o dat calendaristic Excel o recunoate, iar formatul celulei se schimb automat la formatul de dat (Date) i or (Time) Excel recunoate urmtoarele formate : - pentru dat calendaristic (1 Decembrie 1999): 12/99 n formatul mm-yy Dec 99 n formatul mmm yy 1/12/99 n formatul dd/mm/yy 01/12/99 n formatul dd/mm/yy December 30, 1999 n formatul mmmm dd,yyyy - pentru or (14.50): 14 : 50 n formatul hh : mm 2 : 50 PM n formatul h : mm PM Exist dou formate suplimentare care combin data i ora sub forma: 01/12/99 14 : 50 n formatul dd/mm/yy hh : mm 1/12/99 2:50 PM n formatul dd/mm/yy h : mm PM Indiferent de formatul de afiare, Excel stocheaz data calendaristic ca un tip special de valoare numeric cunoscut sub numele de numr serial (data de 1 dec 1999 este stocat sub forma 36172, care este numrul serial corespunztor datei afiate n celul). Formatul numrului serial este adecvat operaiilor aritmetice cu date calendaristice ntr-o foaie de calcul. n consecin, se pot efectua calcule aritmetice cu date calendaristice (de exemplu, putem calcula dac un termen de plat s-a epuizat, Excel i fixeaz ca punct de referin ziua de 1 Ianuarie, creia i atribuie valoarea 1). Similar, cnd introducem o anumit or, aceasta este nregistrat intern ca o valoare zecimal care reprezint fraciunea din zi care s-a scurt ncepnd de la ora 000. Introducerea formulelor presupune definirea valorii dintr-o celul ca rezultat al unui calcul. O formul este o intrare care efectueaz un calcul sau o alt operaie cu unul sau mai muli operanzi. O formul ncepe cu semnul (=) i poate conine valori numerice, referine (adrese), nume, funcii i operaii. ntr-o foaie de calcul, rezultatul unei formule este afiat n celula care conine formula, iar cnd selectm celula respectiv, formula va aprea n bara de formule. Dac o formul este introdus ntr-o celul, dup validarea acesteia coninutul extern al celulei va afia rezultatul evalurii iar coninutul intern reine formula scris de noi. Formulele pot conine i calcule matematice simple cu numere sau cu coninutul unor celule, la baza crora stau operatorii. Excel utilizeaz urmtoarele categorii de operatori: - Operatori aritmetici: + (pentru adunare), - (pentru scdere sau negare), * (pentru nmulire), / (pentru mprire), % (pentru calcule procentuale), ^ (pentru exponent). Exemplu: =16^2*10% (are ca rezultat valoarea 25,6) - Operatori logici (de comparare) care aplicai asupra valorilor, au ca rezultat valoarea logic TRUE (adevrat) sau FALSE (fals): = (egal), > (mai mare dect), < (mai mic dect), >= (mai mare sau egal cu),