Filing Sistem Abjad
Filing Sistem AbjadDenny Yudha PangestuDhimas Satria BDYGebby
ElviraMuhamad IrfanNuraini CahyantiSandra Purbasari HasbieDefinisi
Filing Sistem AbjadSistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan,
penggunaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali surat/warkat dengan
mengunakan petunjuk abjadAlasan Penggunaan Sistem AbjadDokumen
cenderung di cari berdasarkan namaSistem nama mudah di ingat
Istilah Dalam Sistem AbjadGuideFolderKata tangkap dan
labelKodeIndeksUnitKode arsip
4Persiapan peralatan dan perlengkapanFiling cabinet, sebaiknya
memakai sistem Drawer Type Filing Cabinet yaitu yang berlaci. Pada
laci filing cabinet diberi kode pada bagian depannya. Misalnya
filing cabinet mempunyai empat laci maka kodenya adalah :Laci
Iberkode A FLaci IIberkode G LLaci IIIberkodeM S Laci IVberkode T
Z
Persiapan peralatan dan perlengkapanGuide, banyaknya guide
adalah 26 buah dan masing-masing diberi tanda atau kode, A, B, C,
sampai dengan Z, dan disusun di dalam laci secara berurutan dengan
kode yang ada.Persiapan peralatan dan perlengkapanFolder, yang
dibutuhkan adalah 26 x 26 buah masing-masing diberi kode Aa, Ab, Ac
dan seterusnya sampai dengan Az, kemudian Ba, Bb ... sampai dengan
Bz dan seterusnya hingga Za, Zb, Zc dan seterusnya sampai dengan
Zz. Kemudian disusun di belakang Guide secara berurutan sesuai
dengan kodenya.
Persiapan peralatan dan perlengkapanRak sortir, untuk menyortir
surat-surat sebelum ditempatkan di dalam Folder. Kartu Indeks,
sebagai sarana penemuan kembali surat-surat/dokumen-dokumen. Rak
kartu atau Laci Kartu, untuk menyimpan kartu Indeks.
Peraturan mengindeks dan memberi kodeMengindeks Nama Orang
IndonesiaNama tunggal, adalah nama yang terdiri dari suatu suku
kata, maka diindeks sebagaimana nama tersebut ditulis. No
NamaUnit I
Unit II
Unit III
Kode1.SalehSaleh--Sa2.HendrawanHendrawan--He Nama ganda adalah
nama yang terdiri dari lebih dari satu suku kata, maka diindeks
berdasarkan suku kata nama terakhir.No
NamaUnit I
Unit II
Unit III
Kode1.Adnan SusantoAdnan Susanto-Ad2.Ryan Anugrah
AbudRyanAnugrahAbudRy Nama keluarga/suku/marga adalah nama orang
diikuti nama keluarga/suku/marga, maka diindeks berdasarkan nama
keluarga/suku/margaNo
NamaUnit I
Unit II
Unit III
Kode1.Hatuaon SilabanSilabanHatuaon-Si2.Faradys
PasilaPasilaFaradys-Pa Nama yang menggunakan singkatan di depan
maupun di belakang dan tidak diketahui kepanjangannya maka diindeks
nama jelasnya.No
NamaUnit I
Unit II
Unit III
Kode1.D. SirajuddinSirajuddinD-Si2.M. Iqbal S.IqbalMSIq Nama
yang menggunakan singkatan di depan maupun di belakang dan
diketahui kepanjangannya; maka diindeks dengan cara menulis lengkap
singkatan tersebut.
No
NamaUnit I
Unit II
Unit III
Kode1.A.H. NasutionNasutionAbdulHarisNa2.B.J.
HabibieHabibieBaharudinJusufHaNoNamaUnit IUnit IIUnit IIIKode1.H.
Alex Sarboah, SEAlexSarboah(H, SE)Al2.Jendral Ahmad YaniAhmad
Yani(Jendral)Ah3.KH. Abdullah SyafiiAbdullahSyafii(KH)Ab4.Sultan
Mahmud AliMahmudAli(Sultan)MaNama yang menggunakan gelar seperti
haji,jendral,SENama urutan kelahiran, biasanya terjadi di Bali,
diutamakan untuk diindeks adalah nama diri diikuti oleh gelar
urutan kelahiran.
No
NamaUnit I
Unit II
Unit III
Kode1.Ida Bagus Putu ArsanaArsanaPutuIda BagusAr2.I Gusti Nyoman
Panji TisnaPanji TisnaNyomanI GustiPa Nama yang didahului dengan
nama baptis, peng-indeks-an dimulai dengan nama aslinya, kemudian
diikuti oleh nama Baptisnya.
No
NamaUnit I
Unit II
Unit III
Kode1.Yohannes SoenaryoSoenaryoYohannes-Soe2.Ignatius Slamet
RiyadiRiyadiSlametIgnatiusRi Nama wanita yang diikuti nama suami
atau ayahnya, diindeks dengan menampilkan nama suami/ ayahnya
terlebih dahulu.
No
NamaUnit I
Unit II
Unit III
Kode1.Ani YudhoyonoYudhoyonoAni-Yu2.Linda GumelarGumelarLinda-Gu
Nama yang memakai kata bin, binti, diindeks dengan cara menuliskan
terlebih dahulu nama yang mengikuti nama yang bertalian
No
NamaUnit I
Unit II
Unit III
Kode1.Umar bin KhotobKhotobUmar bin-Kh2.Fatimah binti
AliAliFatimah binti-Al Nama orang yang masih menggunakan Ejaan
lama, diindeks sebagaimana nama itu ditulis.
No
NamaUnit I
Unit II
Unit III
Kode1.Drs. H. DjisamsoeDjisamsoeDrsHDj2.H. Martopo
JajangMartopoJajangHMa
Mengindeks nama-nama orang asing
Nama orang Barat, Jepang, Muang Thai, India dan lain-lain,
diindeks berdasarkan nama keluarga yang biasanya ditempatkan
dibagian belakang nama (Nick name).NoNamaUnit IUnit IIUnit
IIIKode1.Frederick W. TaylorTaylorFrederickWTa2.Suzuki
KutaikiKutaiki Suzuki-Su3.Mahatma GhandiGhandiMahatma-Gh4.George W.
BushBushGeorgeWBu Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung,
diindeks nama yang menggunakan tanda penghubung tersebut diindeks
sebagai satu kata
No
NamaUnit I
Unit II
Unit III
Kode1.Catherine Zeta-JonesZeta-JonesCatherine-Ze2.Sylvia
Lopez-TianaLopez-TianaSylvia-SyNama orang Eropa yang menggunakan
awalan, hendaknya tidak dianggap sebagai suatu unit tersendiri,
tetapi merupakan dari nama keluarga. Pengindekan dilakukan dengan
cara menempatkan nama yang didepannya diberi awalan, misalnya Va,
Vander, Von, Da, Di
