FILING SYSTEM

EL-RAHMA EDUCATION BOGOR

Definisi FilingTujuan FilingUnsur-unsur FilingGood FilingMasalahPembagianProsedur FilingLangkah FilingSample Daftar Isi

Filing System :Pengaturan & penyimpanan record/dokumen atas dasar sistem penataan tertentu, melalui prosedur sistematis, sehingga sewaktu-waktu diperlukan dapat diketemukan kembali secara tepat & cepat. (Kamus Administrasi Perkantoran, Drs. The Liang Gie) Definisi

Tujuan Filing : Pencarian/penemuan kembali record/dokumen. Sekalipun penataan & penyimpanan merupakan awal aktifitas filing.

Inti Filing : Penemuan record dengan cepat & tepat. Tujuan

Unsur-unsur FilingSDM yang terlatihProsedur Kerja yang sederhana & efektifPerlengkapan minimal yang layakTempat keamanan yang menjamin keamanan recordLaporan secara teratur

Sedikit recordMenyediakan informasi sekarang & yang akan datangHemat biaya tanpa mengurangi efisiensi & efektivitas Good Filing

Kesulitan memperoleh record karena hilangKesulitan menemukan record (record ditemukan dalam waktu lama)Selalu bertambah volumenyaKesulitan memperoleh tempat penyimpan yang layakSDM yang kurang terlatih Masalah

Alfabetic System : berdasarkan abjadNumeric System : berdasarkan nomorSubject System : berdasarkan subjectGeographic System : berdasarkan ilmu bumiChronology System : berdasarkan kronologis/urutan waktu

Pembagian

Identifikasi dokumen eksisMenentukan sistem filing yg tepatPenomoran DokumenLabeling Media PenyimpananMelaksanakan Prosedur Filing

Langkah-langkah Filing

Prosedur Filing

PENAMPUNGAN DOKUMEN

PENELITIAN / KLARIFIKASI DOKUMEN

PENETAPAN INDEKS

PENETAPAN KODE DOKUMEN

SORTIR

DOKUMEN YANG HARUS DIFILE

DOKUMEN TIDAK DIPERLUKAN

DISIMPAN DI LEMARI/FILING CABINET

SELESAI

DIBUANG / DIBAKAR

SELESAI

START

1. Identifikasi Dokumen :a. Prosedur Sistem Mutub. Form / Catatan Mutuc. Suratd. Proposal/Brosur/Quotation, dll.2. Sistem Filing : Subject System + numeric system. Sample

3. Penomoran Dokumen :A = PSM (disimpan di lemari A)B.I = Form / Catatan Mutu (disimpan di lemari B, urutan ke-1)B.II = Proposal/Brosur/Quotation, dll.B.III = Surat

Sample

3. Penomoran Dokumen Sample

Sheet1

DAFTAR FILING QAN DEPARTEMEN

B.I. AUDIT

NO URUTCATATAN MUTU

1Tabel Distribusi Dokumen (TDD)TDD

2Surat Pengantar Dokumen (SPD)SPD

3Status Usulan Dokumen (SUD)SUD

4Pendaftaran Dokumen Eksternal (PDE)PDE

5Distribusi Dokumen Eksternal (DDE)DDE

6Pemeriksaan Sampel Pelanggan (PSP)PSP

7Quality Audit Notes (QAN)QAN

8Daftar Hadir Meeting (DHM)DHM

9Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan (KTP)KTP

10Observation Report (OBS)OBS

11Hasil Pemeriksaan Sample Pelanggan (HPS)HPS

12Pemberitahuan Packaging Improvement / Packaging Development (PID)PID

13Vendor List Potensial Bahan Baku (VLB)VLB

14KKBKKB

15HEKHEK

Sheet2

A.I.PROSEDURB.I. CATATAN MUTUB.III. SURAT; DLLB.II. K3 & LINGKUNGAN

NO URUTDOKUMENNO URUTDOKUMENKODEDOKUMENKODEDOKUMENNO URUTDOKUMENNO URUTDOKUMEN

1NS-00011NS-0071BAM16OBS1DATA INVENTARIS QAN1Absensi Satdamkar

2NS-00112NS-0082DDE17PDE2EVALUASI PEMASOK2Analisa Kecelakaan

3NS-00213NS-0093DHM18PID3PERSETUJUAN PENDAFTARAN3APD

4NS-00314NS-0104DPB19PPB4SURAT JALAN4Data APD

5NS-00415NS-0115ESK20PSP5SURAT KELUAR EKSTERN5Data Kecelakaan Kerja

6NS-005A16NS-0136FPBD21PVB6SURAT KELUAR INSTANSI6Denah

7NS-005B17NS-0147HDP22QAN7SURAT KELUAR INTERN7Denah Penempatan APAR

8NS-005C18NS-0208HEK23RPB8SURAT KELUAR SUCOFINDO8Fire Pump

9NS-006A9HPJ24RPS9SURAT KEPUTUSAN9FORKLIFT

10NS-006B10HPS25SPD10SURAT MASUK EKSTERN10FORM

11HPS26SUD11SURAT MASUK INSTANSI11Hasil Diskusi K3

12KKB27TDD12SURAT MASUK INTERN12Inspeksi Realisasi k3

13KTP28TGK13SURAT MASUK SUCOFINDO13KPB

14LBD29VLB14SURAT PENGANTAR14Material Safety Data Sheet

15LBT30VLK15TANDA TERIMA15NS-011

16P2K3

17SMK3

18Status Hasil Inspeksi

Sheet3

Sheet1

DAFTAR FILING QAN DEPARTEMEN

B.I. AUDIT

NO URUTCATATAN MUTU

1Tabel Distribusi Dokumen (TDD)TDD

2Surat Pengantar Dokumen (SPD)SPD

3Status Usulan Dokumen (SUD)SUD

4Pendaftaran Dokumen Eksternal (PDE)PDE

5Distribusi Dokumen Eksternal (DDE)DDE

6Pemeriksaan Sampel Pelanggan (PSP)PSP

7Quality Audit Notes (QAN)QAN

8Daftar Hadir Meeting (DHM)DHM

9Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan (KTP)KTP

10Observation Report (OBS)OBS

11Hasil Pemeriksaan Sample Pelanggan (HPS)HPS

12Pemberitahuan Packaging Improvement / Packaging Development (PID)PID

13Vendor List Potensial Bahan Baku (VLB)VLB

14KKBKKB

15HEKHEK

Sheet2

B.I. AUDITB.III. SURAT; DLLB.II. K3 & LINGKUNGAN

KODEDOKUMENKODEDOKUMENKODEDOKUMENNO URUTDOKUMEN

1BAM16OBS1DATA INVENTARIS QAN1Absensi Satdamkar

2DDE17PDE2EVALUASI PEMASOK2Analisa Kecelakaan

3DHM18PID3PERSETUJUAN PENDAFTARAN3APD

4DPB19PPB4SURAT JALAN4Data APD

5ESK20PSP5SURAT KELUAR EKSTERN5Data Kecelakaan Kerja

6FPBD21PVB6SURAT KELUAR INSTANSI6Denah

7HDP22QAN7SURAT KELUAR INTERN7Denah Penempatan APAR

8HEK23RPB8SURAT MASUK EKSTERN8Fire Pump

9HPJ24RPS9SURAT MASUK INSTANSI9FORKLIFT

10HPS25SPD10SURAT MASUK INTERN10FORM

11HPS26SUD11SURAT KEPUTUSAN11Hasil Diskusi K3

12KKB27TDD12SURAT PENGANTAR12Inspeksi Realisasi k3

13KTP28TGK13TANDA TERIMA13KPB

14LBD29VLB14Material Safety Data Sheet

15LBT30VLK15NS-011

16P2K3

17SMK3

18Status Hasil Inspeksi

Sheet3

SampleSTOP MAP4. LabelingDokumen yg disimpan di Odner mengikuti penomoran ODNER Dokumen yg disimpan di Stopmap mengikuti penomoran STOP MAPODNER

KODE DOKUMENNAMA DEPARTEMENKODE DOKUMENNAMA DOKUMENLOGO PERUSAHAAN

KODE DOKUMENNAMA CATMUTMASA SIMPAN

Sample4. LabelingODNER STOP MAPDokumen yg disimpan di Odner mengikuti penomoran ODNERDokumen yg disimpan di Stopmap mengikuti penomoran STOP MAP

SAMPLE4. Labeling

B.I.

B.II.

B.III.

B.IV.

C.I.

C.II.

C.III.

C.IV.

D.I

D.II.

D.III.

D.IV.

E.I.

E.II.

E.III.

E.IV.

Sheet1

DAFTAR FILING QAN DEPARTEMEN

B.I. AUDIT

NO URUTCATATAN MUTU

1Tabel Distribusi Dokumen (TDD)TDD

2Surat Pengantar Dokumen (SPD)SPD

3Status Usulan Dokumen (SUD)SUD

4Pendaftaran Dokumen Eksternal (PDE)PDE

5Distribusi Dokumen Eksternal (DDE)DDE

6Pemeriksaan Sampel Pelanggan (PSP)PSP

7Quality Audit Notes (QAN)QAN

8Daftar Hadir Meeting (DHM)DHM

9Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan (KTP)KTP

10Observation Report (OBS)OBS

11Hasil Pemeriksaan Sample Pelanggan (HPS)HPS

12Pemberitahuan Packaging Improvement / Packaging Development (PID)PID

13Vendor List Potensial Bahan Baku (VLB)VLB

14KKBKKB

15HEKHEK

Sheet2

A.I.PROSEDURB.I. CATATAN MUTUB.III. SURAT; DLLB.II. K3 & LINGKUNGAN

NO URUTDOKUMENNO URUTDOKUMENKODEDOKUMENKODEDOKUMENNO URUTDOKUMENNO URUTDOKUMEN

1NS-00011NS-0071BAM16OBS1DATA INVENTARIS QAN1Absensi Satdamkar

2NS-00112NS-0082DDE17PDE2EVALUASI PEMASOK2Analisa Kecelakaan

3NS-00213NS-0093DHM18PID3PERSETUJUAN PENDAFTARAN3APD

4NS-00314NS-0104DPB19PPB4SURAT JALAN4Data APD

5NS-00415NS-0115ESK20PSP5SURAT KELUAR EKSTERN5Data Kecelakaan Kerja

6NS-005A16NS-0136FPBD21PVB6SURAT KELUAR INSTANSI6Denah

7NS-005B17NS-0147HDP22QAN7SURAT KELUAR INTERN7Denah Penempatan APAR

8NS-005C18NS-0208HEK23RPB8SURAT KELUAR SUCOFINDO8Fire Pump

9NS-006A9HPJ24RPS9SURAT KEPUTUSAN9FORKLIFT

10NS-006B10HPS25SPD10SURAT MASUK EKSTERN10FORM

11HPS26SUD11SURAT MASUK INSTANSI11Hasil Diskusi K3

12KKB27TDD12SURAT MASUK INTERN12Inspeksi Realisasi k3

13KTP28TGK13SURAT MASUK SUCOFINDO13KPB

14LBD29VLB14SURAT PENGANTAR14Material Safety Data Sheet

15LBT30VLK15TANDA TERIMA15NS-011

16P2K3

17SMK3

18Status Hasil Inspeksi

Sheet3

5. Melaksanakan Prosedur Filing SAMPLE

C.1.1

B A M

1 Tahun

ANDA AKAN DIHARGAI SETELAH ANDA MELAKUKAN DAN TERUS MEMPERBAIKI APA YANG TELAH ANDA LAKUKAN