Filtros en Excel - JEE Espinar TAI

5/21/2018 Filtros en Excel - JEE Espinar TAI

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Jurado Electoral Especial de Espinar

Ing. Rubn Eliseo Ascencio Coila - Tcnico Administrativo Informtico

Filtros en ExcelLos filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumplacon ciertos criterios. Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango deceldas con informacin y queremos ver solamente aquellas filas que cumplen conciertas condiciones.

Por ejemplo, en la siguiente imagen se pueden ver los datos de ventas de unaempresa. Cmo puedo tener una vista con todas las filas que pertenecen aHugo? Eso sera una tarea muy difcil de lograr si no tuviramos la facilidadde crear filtros en Excel.

Cmo crear filtros en Excel

Para crear un filtropodemos utilizar el comando Filtro que se encuentra en la

ficha Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar.


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Al pulsar el botn Filtro se colocarn flechas en el extremo derecho de cada unode los encabezados de columna de nuestros datos indicando que podemos haceruso de los filtros. El comando Filtro tambin podrs seleccionar desde Inicio >Modificar > Ordenar y filtrar > Filtro.

Otra manera de crear un filtro es transformar nuestros datos en una tabla deExcel, lo cual insertar los filtros adems de aplicar un formato especial a losdatos.

Cmo usar los filtros en Excel

Para filtrar la informacin debemos elegir una columna y hacer clic en la flecha defiltro correspondiente para mostrar las opciones de filtrado. Todos los filtros, en laparte inferior, mostrarn una lista de valores nicos con una caja de seleccin a laizquierda de cada uno.


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Una opcin que tenemos para filtrar los datos es elegir de manera individualaquellos valores que deseamos visualizar en pantalla. Tambin podemos utilizar laopcin (Seleccionar todo)para marcar o desmarcar todos los elementos de la lista.En la imagen anterior he elegido el nombre Hugo de manera que el filtro mostrarsolamente las filas con dicho nombre.


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Al pulsar el botn Aceptar se ocultarn las filas que no cumplen con el criterio defiltrado establecido. Observa que la flecha de filtro de la columna Vendedorhacambiado para indicarnos que hemos aplicado un filtro. Adems, los nmeros defila de Excel se muestran en un color diferente indicndonos que existen filasocultas.

Filtrar por varias columnas

Si queremos segmentar an ms los datos mostrados en pantalla podemos filtrarpor varias columnas. En el ejemplo anterior filtr las filas pertenecientes a Hugo,pero si adems necesito saber las que pertenecen a la regin Norte y Sur,entonces debo seleccionar dichas opciones dentro del filtro de la columna Regin:


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Al aceptar estos cambios se mostrarn solamente las filas que cumplen amboscriterios. Observa que ambas columnas habrn cambiado sus iconos paraindicarnos que se ha aplicado un filtro en cada una de ellas.

Esto demuestra que es posible crear tantos filtros como columnas tengamos ennuestros datos y entre ms criterios de filtrado apliquemos mucha mayor ser lasegmentacin de datos que obtendremos.

Cmo quitar un filtro en Excel

Para quitar un filtro aplicado a una columna debemos hacer clic en la flecha delfiltro y seleccionar la opcin Borrar filtro de Columna donde Columnaes elnombre de la columna que hemos elegido. Esta accin eliminar el filtro de una


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sola columna, pero si tenemos filtros aplicados a varias columnas y deseamoseliminarlos todos con una sola accin, entonces debemos pulsar el comandoBorrar que se encuentra en la ficha Datos > Ordenar y filtrar.

Filtrar en Excel buscando valores

Ya hemos visto que todos los filtros muestran una lista de valores nicos de la cualpodemos seleccionar uno o varios de ellos y justo por arriba de dicha lista devalores se muestra un cuadro de texto que nos permite hacer una bsqueda. Porejemplo, en la siguiente imagen he colocado la palabra este en el cuadro debsqueda y como resultado se ha modificado la lista de valores mostrando soloaquellos donde se ha encontrado dicha palabra:


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Cuando tenemos una lista muy grande de valores nicos y no podemos identificarfcilmente aquellos que deseamos seleccionar, podemos utilizar el cuadro debsqueda para encontrar los valores que necesitamos. Tambin es posible utilizarcaracteres comodines como el asterisco (*) o el smbolo de interrogacin (?) talcomo si hiciramos una bsqueda aproximada en Excelde manera que podamosampliar los resultados de bsqueda.

Filtros de texto en Excel

Adems de las opciones ya mencionadas para filtrar en Excel, cuando en unacolumna se detecta el tipo de dato texto, se mostrar una opcin de menllamada Filtros de textocomo la siguiente:

Al elegir cualquiera de estas opciones se mostrar un cuadro de dilogo que nospermitir configurar cada uno de los criterios disponibles. Por ejemplo, al elegir laopcin Comienza porse mostrar el siguiente cuadro de dilogo:


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Si colocamos la letra a en el cuadro de texto junto a la opcin comienza por,entonces Excel mostrar solamente los elementos de la columna Vendedorquecomiencen por la letra a.

Filtros de nmero en Excel

De manera similar, si Excel detecta que una columna contiene valores numricos,nos permitir utilizar filtros especficos para dicho tipo de dato tal como lo puedesobservar en la siguiente imagen:


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A diferencia de los Filtros de texto, Excel nos permitir utilizar los Filtros denmeropara mostrar valores que sean mayores o iguales que otro o simplementeaquellos que son superiores al promedio.

Filtros de fecha en Excel

Las fechas son el tipo de dato que ms opciones de filtrado nos proporcionan, talcomo lo muestra la siguiente imagen:


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Excel nos permitir filtrar las fechas por das especficos como hoy, maana o ayere inclusive por perodos de tiempo ms largos como semanas, meses, trimestres oaos con tan solo seleccionar la opcin adecuada.

Filtrar por color en Excel

No podamos pasar por alto y dejar de hablar de la opcin de Filtrar por colorquenos ofrece Excel. Para que esta opcin se habilite es necesario que las celdastengan aplicado un color de relleno ya sea por una regla de formato condicional omodificando directamente el color de relleno con las herramientas de formato. Ennuestro ejemplo he aplicado una regla de formato condicional para aquellas celdasque tengan un valor superior a $850 en la columna Total.


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Una vez que las celdas tienen un color de relleno, al hacer clic en el filtro de lacolumna Total se mostrar habilitada la opcinFiltrar por colory dentro de ellapodr elegir alguno de los colores presentes en la columna.


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