FIN-IN-17_GUIA DE USUARIO SAP PS PRESUPUESTO Y MODIFICACIONES.doc

GUIA DE USUARIO SAP PS: PRESUPUESTO Y MODIFICACIONES

FIN-IN-17

Versión 01

Página 1 de 44

VETRA E&P COLOMBIA S.A.S.


Área: Financiera

Elaboró: Oscar Iregui

Aprobó: Tom Delfino Javier Casais 24-11-2011


FIN-IN-17

Versión 01

Página 2 de 44

PROPIEDAD DE VETRA E&P COLOMBIAPROPIEDAD DE VETRA E&P COLOMBIA S.A.S.S.A.S.


Aprobó: Tom Delfino Javier Casais 24-11-2011

La información contenida en este documento es

propiedad y uso exclusivo de VETRA E&P

COLOMBIA, la cual no podrá ser transcrita,

expuesta o divulgada fuera de VETRA E&P

COLOMBIA sin la conveniente autorización escrita,

esta información es altamente sensible y de

competitividad externa.

Usted debe tener mucho cuidado de asegurar el uso de

esta información y/o el material del software conforme a

las leyes, reglas, y regulaciones de la o las jurisdicciones

con respecto a las cuales se utiliza. La información

contenida en este documento está sujeta a cambios sin

previo aviso. Las revisiones se pueden publicar para

notificar dichas actualizaciones y/o cambios.

GUIA DE USUARIO SAP PS: PRESUPUESTO Y

MODIFICACIONES

FIN-IN-17

Versión 01

Página 3 de 44

Tabla de contenido

1. CREAR PRESUPUESTO PARA UN PROYECTO 5

1.1 ACCESO A LA TRANSACCIÓN.............................................................................................................52 Liberación del presupuesto del proyecto 11

2.1 ACCESO A LA TRANSACCIÓN...........................................................................................................113 Traspaso del Presupuesto de un Proyecto. 18

3.1 ACCESO A LA TRANSACCIÓN...........................................................................................................184 Devolución de Presupuesto 23

4.1. DEVOLUCIÓN DE PRESUPUESTO EN PROYECTO CJ38:.....................................................................23

4.2. DEVOLUCIÓN DE PRESUPUESTO DE PROYECTO - CJ35:..................................................................275 Suplemento – Adición de presupuesto. 31

5.1 SUPLEMENTO DE PRESUPUESTO EN PROYECTO – CJ37:..................................................................31

5.2 SUPLEMENTO DE PRESUPUESTO DE PROYECTO – CJ36:................................................................356 Sistemas de información 38

6.1 REPORTE DE ACTUALIZACIONES DE PRESUPUESTO.........................................................................38

6.2 Reporte comparativo por proyecto de Presupuesto / Real / Comprometido / Plan restante / Asignado.........................................................................................................................................40


Aprobó: Tom Delfino Javier Casais

24-11-2011


MODIFICACIONES

FIN-IN-17

Versión 01

Página 4 de 44

Resumen Del Modelo de Proceso Empresarial

Este instructivo pretende explicar la funcionalidad de elaborar el presupuesto de los proyectos, el cual es la aprobación de la estructura de costo para el proyecto. Estimando los costes tan exactamente como sea posible con las diversas herramientas durante la fase de planeación, se liquidan los fondos disponibles para la orden en la forma de un presupuesto. El presupuesto es el dispositivo por el cual se aprueba el desarrollo previsto de excedentes de los costes en un tiempo determinado



24-11-2011


MODIFICACIONES

FIN-IN-17

Versión 01

Página 5 de 44

1. CREAR PRESUPUESTO PARA UN PROYECTO

1.1 ACCESO A LA TRANSACCIÓN

Acceso mediante menús Finanzas>>Sistema Proyectos>>Controlling>>Presupuestación >>Presupuesto Original >>Modificar.

Acceso vía código de transacciónCrear o Modificar Presupuesto CJ30Visualizar presupuesto CJ31

Acceso mediante menú Acceso vía código de transacción

Haga doble clic sobre la transacción y mostrara la siguiente pantalla:



24-11-2011


MODIFICACIONES

FIN-IN-17

Versión 01

Página 6 de 44

Complete los campos con la información que se especifica en la tabla siguiente:

Nombre del campo

Descripción Tipo de Campo

Acción del usuario y valores

Def.proyecto

Clave que identifica una definición de proyecto

Obligatorio

Digite el Código del proyecto si lo conoce.

Si no conoce el código haga clic en el matchcode y mostrara la siguiente pantalla:

Luego haga clic en y aparecerá el listado de los proyectos, escoja el proyecto a presupuestar y haga clic

en .

Elemento PEP

Clave que identifica un elemento PEP

OpcionalSeleccione el elemento PEP

MonedaMoneda de transacción

OpcionalCódigo de Perfil “COP” o selección vía búsqueda con matchcode

Haga clic sobre el icono para pasar a la pantalla “Modificar presupuesto inicial: Acceso”: e ingresar los montos por elemento PEP.

Recomendación:

1. Iniciar el ingreso de los datos del presupuesto para el año y para el total desde el nivel jerárquico inferior, en forma ascendente hasta completar todos los niveles inferiores (los niveles jerárquicos superiores son totalizados automáticamente por el sistema).



24-11-2011


MODIFICACIONES

FIN-IN-17

Versión 01

Página 7 de 44

2. Puede cambiar la representación de los elementos PEP en las pantallas. Siguiendo la siguiente ruta: Menú superior Opciones >> Repres. Resumen Elemen. Luego haga clic

en y finalmente haga clic en .


Nombre del campo



Comentarios

Período Indica el año

Obligatorio

Seleccione primero el año, para ingresar los valores correspondientes. Una vez termine de diligenciar los valores escoja el Total y vuelva a diligenciar los valores.



24-11-2011


MODIFICACIONES

FIN-IN-17

Versión 01

Página 8 de 44 Niv. Nivel de jerarquía

dentro de la estructura del Proyecto

Elemento PEP Clave que identifica un elemento PEP

Presupuesto Valor del presupuesto para el período visualizado

Obligatorio

Posicioné el cursor sobre la casilla donde se va a registrar el monto para los elemento PEP de nivel inferior. Esta actividad se realizar por periodo año y para el total.

Moneda Moneda de transacción

El dato lo trae el sistema directamente de la sociedad CO.

Total Plan versión 0

Este campo indica el valor planeado por Elemento PEP. Como resultado de la planeación de cada una de las operaciones

El dato lo trae el sistema por defecto.

En la siguiente pantalla se visualiza el ingreso de los montos en los niveles inferiores de los Elementos PEP. Los niveles superiores se identifican porque tienen en la primera columna el siguiente icono

a este nivel no se ingresan valores



24-11-2011


MODIFICACIONES

FIN-IN-17

Versión 01

Página 9 de 44

Luego vaya el menú superior de la pantalla y siga la siguiente ruta Tratar / Marcar / Marcar todo cuando estén las filas seleccionadas en color amarillo nuevamente siga la siguiente ruta Tratar / Totalizar y aparecerá el mensaje “Totalizar” que se presenta en la siguiente pantalla

se deben seleccionar Valores anuales y valores totales, y haga clic en

El sistema totalizara el presupuesto de los Elementos PEP de nivel superior, como se muestra en la siguiente imagen. Este procedimiento se debe realizar para cada periodo de año y para el total.



24-11-2011


FIN-IN-17

Versión 01Página 10 de

44

Para visualizar el presupuesto total y por periodos de un Elemento PEP, seleccione el

Elemento, haga clic en el icono y el sistema mostrara la siguiente pantalla:



24-11-2011


FIN-IN-17


44

Para regresar a la pantalla principal haga clic en

Al finalizar la edición de todos los elementos PEP, haga clic sobre el icono o sobre para verificar si existen errores luego guarde el proyecto presionando el botón y arrojara el

siguiente mensaje.

2 LIBERACIÓN DEL PRESUPUESTO DEL PROYECTO


Acceso mediante menús Finanzas>>Sistema Proyectos>>Controlling>>Presupuestación >>Liberación >>Modificar.

Acceso vía código de transacciónCrear o Modificar Liberación CJ32Visualizar Liberación CJ33




24-11-2011


FIN-IN-17


44

Haga doble clic sobre la transacción para que muestre la siguiente pantalla:




24-11-2011


FIN-IN-17


44

Nombre del campo


Acción del usuario y valores Comentarios

Def.proyecto


Obligatorio

Digite el Código del proyecto si lo conoce.Si no conoce el código haga clic en el

matchcode y mostrara la siguiente pantalla:

Luego haga clic en y aparecerá el listado de los proyectos, escoja el

proyecto a presupuestar y haga clic en .

Elemento PEP





Luego haga clic en el icono para pasar a la pantalla siguiente:



24-11-2011


FIN-IN-17


44

La liberación puede ser Total o Parcial para el proyecto.

Cuando la liberación sea parcial (Mensual), cada vez que se registre el monto debe ser acumulado porque el presupuesto en SAP lo maneja anualizado.


Nombre del campo

Descripción Tipo de campo


Liberación Valor plan/presupuesto del objeto seleccionado para el período visualizado.

Obligatorio

Se selecciona la celda correspondiente al elemento PEP, para ingresar el monto que se requiere liberar.Al igual que en presupuesto se debe registrar el monto en los Elemento PEP de los niveles inferiores. Porque el sistema totaliza los valores a liberar para los elementos PEP de los niveles superiores, estos niveles se identifican porque en la primera

columna tienen el icono

Se puede liberar el total del presupuesto desde el inicio del proyecto o puede ser parcial (mensual)



24-11-2011


FIN-IN-17


44

Una vez ingresado los montos parciales, siga la siguiente ruta del menú, seleccione Tratar Marcar Marcar Todo.

Una vez marcada toda la tabla, seleccionar Tratar Totalizar para calcular la liberación total efectuada

En la ventana emergente Totalizar, se deben seleccionar Valores anuales y valores totales y

haga clic en



24-11-2011


FIN-IN-17


44

El sistema totalizara la liberación de los Elementos PEP de nivel superior, como se muestra en la siguiente imagen. Este procedimiento se debe realizar para cada periodo de año y para el total.



24-11-2011


FIN-IN-17


44

Al finalizar la edición de todos los elementos PEP, haga clic sobre el icono o sobre

para verificar si existen errores .

Siguiente, Guarde el proyecto presionando el botón y saldra el siguiente mensaje



24-11-2011


FIN-IN-17


44

3 TRASPASO DEL PRESUPUESTO DE UN PROYECTO.


Acceso mediante menús Finanzas>>Sistema Proyectos>>Controlling>>Presupuestación >>Traspaso

Acceso vía código de transacciónTraspaso de presupuesto CJ34





24-11-2011


FIN-IN-17


44


Nombre del campo



Comentarios

Ejercicio emisor Es el año del que el objeto emisor cede una parte de su presupuesto.

Obligatorio

Ingresar el año al que corresponde

Elemento PEPque emite el traslado

Ejercicio emisor Es el año en el que el objeto receptor percibe un presupuesto adicional.

Obligatorio

Ingresar el año al que corresponde

Elemento PEPque recibe el traslado

Gestionar Total Al fijar este indicador, el presupuesto global y el anual se modifican por el mismo importe. Obligato

rio

Seleccionar el flag

A continuación oprima el icono de Enter o , aparece la siguiente ventana:

En la pantalla “Trasladar presupuesto: Vis.Ist”, se ingresa la información como especifica la siguiente tabla:



24-11-2011


FIN-IN-17


44


Nombre del campo



Comentarios

Emis. Elemento PEP

Clave que identifica un elemento PEP emisor. Obligato

rio

Ingrese el Elemento PEP o selección vía búsqueda con matchcode

Ejercicio emisor El año del que el objeto emisor cede una parte de su presupuesto.

Lo trae por defecto el sistema

Receptor elemento PEP

Clave que identifica un elemento PEP receptor. Obligato

rio

Ingrese el Elemento PEP o selección vía búsqueda con matchcode

Ejercicio receptor Es el ejercicio en el que el objeto receptor percibe un presupuesto adicional.




24-11-2011


FIN-IN-17


44

Importe Monto a trasladarObligatorio

Ingresar el monto a trasladar de un elemento PEP a otro

Moneda Moneda de transacción Obligatorio

Código “COP” para colombia

Si el traslado es entre elementos del mismo proyecto, los elementos PEP no pueden tener igual jerarquía. El traslado se puede hacer únicamente de un PEP hacia otro de nivel inferior.

Siempre debe oprimir el icono de verificar , para asegurar que no existan errores en la

contabilización .

Antes de realizar la contabilización el presupuesto debe haber sido liberado para que los montos del mismo estén a disposición

A continuación seleccione Traslado Contabilizar

Y generara el mensaje en la parte inferior de la pantalla



24-11-2011


FIN-IN-17


44

Si se requiere hacer un nuevo traspaso oprima el icono de Enter o , y siga los pasos anteriormente descritos.



24-11-2011


FIN-IN-17


44

4 DEVOLUCIÓN DE PRESUPUESTO

Existen dos formas de hacer devoluciones una por la CJ38 – En Proyecto donde se visualiza todo el detalle de costos del proyecto por Elemento PEP y otra CJ35 – De Proyecto donde no visualiza ningún detalle del proyecto

4.1. DEVOLUCIÓN DE PRESUPUESTO EN PROYECTO CJ38:

Acceso mediante menús Finanzas>>Sistema Proyectos>>Controlling>>Presupuestación >>Devolución >> En proyecto

Acceso vía código de transacciónDevolución de presupuesto CJ38




24-11-2011


FIN-IN-17


44 Haga doble clic sobre la transacción para que muestre la siguiente pantalla:


Nombre del campo



Def.proyecto


Obligatorio





Elemento PEP







24-11-2011


FIN-IN-17


44

A continuación haga clic en , para pasar a la siguiente ventana:

Ingresar el valor de la devolución presupuestal en el Elemento PEP



24-11-2011


FIN-IN-17


44

Una vez ingresado los montos, siga la siguiente ruta del menú, seleccione Tratar Marcar Marcar Todo.

Una vez marcada toda la tabla, seleccionar Tratar Totalizar para calcular la devolución total efectuada


haga clic en

El sistema totalizara la devolución de los Elementos PEP de nivel superior, como se muestra en la siguiente imagen. Este procedimiento se debe realizar para cada periodo de año y para el total.



24-11-2011


FIN-IN-17


44



Siguiente, Guarde el proyecto presionando el botón y saldrá el siguiente mensaje

4.2. DEVOLUCIÓN DE PRESUPUESTO DE PROYECTO - CJ35:


Acceso vía código de transacciónDevolución de presupuesto CJ35




24-11-2011


FIN-IN-17


44




24-11-2011


FIN-IN-17


44

Oprima el icono de Enter o y aparecera la siguiente pantalla:


Nombre del campo



Comentarios

Emis. Elemento PEP

Clave que identifica un elemento PEP emisor.

Obligatorio

Ingrese el Elemento PEP que tiene el monto de la devolución o



24-11-2011


FIN-IN-17


44

selección vía búsqueda con matchcode

Importe Monto a devolver Obligatorio

Ingresar el monto de la devolución

Moneda Moneda de transacción Obligatorio

Código “COP” para Colombia

Ejercicio El año del que el objeto emisor hace la devolución de su presupuesto.


Total Si selecciona este indicador se modifica el presupuesto global del emisor de la misma forma que el presupuesto anual.

Obligatorio

Marque este indicador


contabilización .




24-11-2011


FIN-IN-17


44

5 SUPLEMENTO – ADICIÓN DE PRESUPUESTO.

Existen dos formas de hacer suplementos una por la CJ37 – En Proyecto donde se visualiza todo el detalle de costos del proyecto por Elemento PEP y otra CJ36 – De Proyecto donde no visualiza ningún detalle del proyecto.

5.1 SUPLEMENTO DE PRESUPUESTO EN PROYECTO – CJ37:


Acceso vía código de transacciónSuplemento de presupuesto CJ37




24-11-2011


FIN-IN-17


44 Haga doble clic sobre la transacción para que muestre la siguiente pantalla:


Nombre del campo



Def.proyecto


Obligatorio





Elemento PEP







24-11-2011


FIN-IN-17


44

A continuación haga clic en , para pasar a la siguiente ventana:

Ingresar el valor de la devolución presupuestal en el Elemento PEP

Una vez ingresado los montos, siga la siguiente ruta del menú, seleccione Tratar Marcar Marcar Todo.



24-11-2011


FIN-IN-17


44

Una vez marcada toda la tabla, seleccionar Tratar Totalizar para calcular el suplemento total efectuada


haga clic en

El sistema totalizara el suplemento de los Elementos PEP de nivel superior, como se muestra en la siguiente imagen. Este procedimiento se debe realizar para cada periodo de año y para el total.



24-11-2011


FIN-IN-17


44




5.2 SUPLEMENTO DE PRESUPUESTO DE PROYECTO – CJ36:


Acceso vía código de transacciónSuplemento de presupuesto CJ36




24-11-2011


FIN-IN-17


44




24-11-2011


FIN-IN-17


44

Oprima el icono de Enter o y aparecerá la siguiente pantalla:


Nombre del campo



Comentarios

Receptor Elemento PEP

Clave que identifica un elemento PEP receptor.

Obligatorio

Ingrese el Elemento PEP que va a recibir el monto o selección vía búsqueda con matchcode

Importe Monto a adicionarObligatorio

Ingresar el monto que se va a adicionar en el Elemento PEP



24-11-2011


FIN-IN-17


44 Moneda Moneda de transacción Obligato

rioCódigo “COP” para Colombia

Ejercicio El año del que el objeto receptor hace el suplemento al presupuesto.


Total Si selecciona este indicador, se modifica el presupuesto global de la misma forma que el presupuesto anual.

Obligatorio

Marque este indicador


contabilización .


.



24-11-2011


FIN-IN-17


44

6 SISTEMAS DE INFORMACIÓN

6.1 REPORTE DE ACTUALIZACIONES DE PRESUPUESTO

Acceso mediante menús (Acceso vía menús R/3)Finanzas/ Sistema de Proyectos / Sistema de Información / Controlling /Costos / Referente al Presupuesto / Actualizaciones de presupuesto

Acceso vía código de transacción (Para visualizar el código de la transacción: R/3 -> Sistema -> Status)S_ALR_87013560



24-11-2011


FIN-IN-17


44 Haga doble clic y aparecerá la siguiente pantalla, en el campo “proyecto” busque con el

matchcode el proyecto que desee visualizar luego haga clic en ejecutar .

Aparecerá la siguiente imagen, donde se ve la estructura creada en el proyecto en forma jerárquica, donde incluye todos los elementos del proyecto y en las columnas se pueden visualizar los diferentes movimientos realizados al presupuesto tales como: Presupuesto Original, suplementos, devoluciones, traslados, presupuesto actual y liberaciones.



24-11-2011


FIN-IN-17


44

6.2 REPORTE COMPARATIVO POR PROYECTO DE PRESUPUESTO / REAL / COMPROMETIDO / PLAN RESTANTE / ASIGNADO

Acceso mediante menús (Acceso vía menús R/3)Menú SAP \ Logística \ Sistema de proyectos \ Sistema de información \ Controlling \ Costos \ Referente al presupuesto \ Presup../Real/Compr./Plan restante/Asign.

Acceso vía código de transacción (Para visualizar el código de la transacción: R/3 -> Sistema -> Status)S_ALR_87013558

EN EL CAMPO PERFIL BD DE LA IMAGEN “INDICAR PERFIL” DIGITE COMO PERFIL DE LA BASE DE

DATOS 000000000001 (ONCE CEROS Y UN UNO AL FINAL), HAGA CLIC EN EL ICONO (CONTINUAR INTRO), APARECERÁ ENTONCES LA IMAGEN “SELECCIÓN: PRESUP./REAL/COMPR./PL.REST./ASIGN.”, QUE SE MUESTRA A CONTINUACIÓN, COMPLETE LOS CAMPOS CON LA INFORMACIÓN QUE SE ESPECIFICA EN LA TABLA SIGUIENTE:

(Nombre campo)


Acción de usuario y valores

Comentarios

Proyecto Campo que determina el código del proyecto al

Obligatorio Digite el código del proyecto al cual desea

A modo de ejemplo, para éste



24-11-2011


FIN-IN-17


44

cual se le quiere crear un informe de presupuesto.

crearle un informe de presupuesto

INSTRUCTIVO, se utilizará el proyecto de prueba UNNC-BG-0603-06

Haga clic en el icono (Ejecutar), aparecerá entonces la imagen “Ejecutar Presup./Real/Compr./Pl.rest./Asign.: Resumen” que se muestra a continuación, y que dependiendo de la magnitud del proyecto y de la cantidad de elementos PEP puede tener varias páginas.

Estructura del informe:

No. de Columna

Nombre de Columna

Descripción

1 Objeto Código de los elementos PEP2 Descripción de los elementos PEP

3Presupuesto Total

Monto total presupuestado

4 Real TotalValores causados o facturados correspondiente a las entradas de mercancías ó servicios

5Comprometido

Corresponde a lo que aún no se ha causado por concepto de pedidos y solicitudes de pedidos del proyecto.

6 PlanResOrdCorresponde al plan restante de órdenes (diferencia entre el Presupuesto y lo Real)

7 Asignado Correspondiente al presupuesto asignado, que se constituye como



24-11-2011


FIN-IN-17


44

Totalla sumatoria de los montos correspondientes a las columnas 4, 5 y 6

8 DisponibleCorrespondiente del presupuesto disponible, que se constituye como la diferencia entre el monto total de lo presupuestado (columna 3) y lo asignado (columna 7).

Ahora bien existe una zona de navegación ubicada en la parte izquierda de la pantalla que se representa a continuación, mediante la cual es posible crear el informe de presupuesto del proyecto por categoría de valor, ó por período / año, ó por moneda de la transacción ó por operación empresarial,

para utilizarla inicialmente haga clic sobre el icono y posteriormente sobre el elemento correspondiente, que ahora aparece resaltado en color naranja, así por ejemplo el informe por período año se visualiza como se muestra en la siguiente imagen

Para regresar a la vista inicial del informe haga doble clic en el icono .



24-11-2011


FIN-IN-17


44 Otros reportes de Presupuesto:

De modo muy similar al aquí indicado y partiendo de la ruta: Menú SAP \ Logística \ Sistema de proyectos \ Sistema de información \ Controlling \ Costos \ Referente al presupuesto puede generar los siguientes informes relacionado al presupuesto:



24-11-2011

Documents

FIN-IN-17_GUIA DE USUARIO SAP PS PRESUPUESTO Y MODIFICACIONES.doc