Financieel management en de jaarrekening, Kunst & Zaken, 2009

Financieel management en de jaarrekening. Kunst & Zaken

22 en 29 september 2009

©Deloitte 2007

Financieel management en het gebruik van de jaarrekening en andere financiële documenten

Kunstje of kunde?

©Deloitte 2007

Dagindeling

•  Voorstellen en formuleren leerdoelen

•  Een algemeen kader / Governance (een cyclus: begroting, tussentijdse verantwoording en jaarverslaggeving)

•  Vermogensvorming

•  Investeringen

•  Financiering

•  Liquiditeit en bevoorschotting

•  Baten en lasten

•  Extra –  De jaarrekening en verslaggeving

–  De verantwoording van projectsubsidies

•  Vragen en afsluiting

©Deloitte 2007

Voorstellen en formuleren van leerdoelen

•  drs. Maurice G.W. Quaedvlieg RA AA MBA

Deloitte Accountants B.V.

06 – 11 00 33 32

[email protected]

•  drs. Vincent W.J.A. van Stijn RA MGA Deloitte Accountants B.V. 06 – 11 00 28 77 [email protected]

©Deloitte 2007

Een algemeen kader

©Deloitte 2007

©Deloitte 2007

Governance

Sturing Beheersing

Verantwoording Toezicht

©Deloitte 2007

Governance

Sturing Beheersing


Begroting / Tussentijdse rapportages Raad van Toezicht / Bestuur / Jaarverslag / Jaarrekening Subsidiegever / Sponsor

©Deloitte 2007

Governance

Sturing Beheersing


Begroting / Tussentijdse rapportages Raad van Toezicht / Bestuur / Jaarverslag / Jaarrekening Subsidiegever / Sponsor

©Deloitte 2007

Governance

Begroting

Tussentijdse rapportages

Management / Bestuur /

Toezichthouder

Jaarverslag / jaarrekening

©Deloitte 2007

Staat van baten & lasten Investeringsbegroting Liquiditeitsbegroting Balans Realistisch en voorzichtig! Welke doelen wil ik bereiken? Welke activiteiten zijn nodig om die doelen te bereiken? Welke middelen zijn nodig om die activiteiten uit te kunnen voeren?


Toezichthouder

Begroting

Governance

©Deloitte 2007

Governance


Staat van baten & lasten Investeringsbegroting Liquiditeitsbegroting Balans Realistisch en voorzichtig! Welke doelen zijn bereikt? Welke activiteiten zijn daarvoor uitgevoerd? Welke middelen waren nodig om die activiteiten uit te voeren?

Begroting

Waar staan we ten opzichte van de begroting?


Toezichthouder

©Deloitte 2007

Governance

Begroting



Een uitbreiding van de tussentijdse rapportages met inachtneming van formele verslaggevingseisen


Toezichthouder

©Deloitte 2007

Governance

Begroting



De cyclus is rond


Toezichthouder

©Deloitte 2007

Balans per 31 december 2008

Activa - Materiële vaste activa - Voorraden - Kortlopende vorderingen - Liquide middelen

Totaal

Passiva - Eigen vermogen - Voorzieningen - Langlopende schulden - Kortlopende schulden

Totaal

Vermogensvorming

Liquiditeit

Investeringen

Bevoorschotting

Financiering

©Deloitte 2007



Totaal


Totaal

Vermogensvorming Bufferfunctie Financieringsfunctie Bestedingsfunctie Inkomensfunctie

Wat zou de minimale omvang moeten zijn van het vermogen? Wie heeft zeggenschap over het vermogen? Hoe zit dat met bestemmingsreserves en bestemmingsfondsen?

©Deloitte 2007



Totaal


Totaal

- (Vervangings) investeringen - Zijn er voldoende middelen om tot investering over te gaan?

Investeringen

Eigen middelen Subsidies Bank

©Deloitte 2007



Totaal


Totaal

Externe financiering - Langlopend of kortlopend -Effecten van de kredietcrisis -Zijn er voldoende inkomsten om rente en aflossing te betalen? Financiering

©Deloitte 2007



Totaal


Totaal

Liquiditeit

Bevoorschotting

Liquiditeitsplanning: verwachting t.a.v. betalingen en ontvangsten Het gevaar van verschuiving tussen subsidiejaren

©Deloitte 2007

Staat van baten en lasten jan-dec 2008 Baten - Subsidie - Eigen inkomsten - Sponsoring Subtotaal Lasten - Personeel - Huisvesting - Producties / tentoonstelling - Overig Subtotaal Financiële baten en lasten

Saldo van baten en lasten

Hoe snel zijn lasten aan te passen? (vast / variabel)

Hoe zeker zijn deze baten?

Van wie is het resultaat? Zeker bij instelling met subsidies én commerciële activiteiten

Confrontatie (ook voorgaand jaar)

Realisatie Begroting

©Deloitte 2007

De jaarrekening en verslaggeving: de theorie

©Deloitte 2007

De balans

©Deloitte 2007

De winst-en-verliesrekening (ook: staat van baten en lasten of exploitatierekening)

©Deloitte 2007

Het kasstroomoverzicht (1)

©Deloitte 2007

Het kasstroomoverzicht (2)

©Deloitte 2007

De balans

©Deloitte 2007

De exploitatierekening

©Deloitte 2007

Het kasstroomoverzicht

©Deloitte 2007

Belangrijkste basisprincipes

• Toerekeningprincipe (accrual principe)

• Voorzichtigheidprincipe

• Realisatieprincipe

• Matchingprincipe

• Continuïteitprincipe (going-concern)

• Bestendigheidprincipe

©Deloitte 2007

Toerekeningprincipe (accrual principe)

Baten-lasten

• Prestatierealisatie

©Deloitte 2007

Voorzichtigheidprincipe

Baten-lasten

• Verwerk verlies bij constateren

©Deloitte 2007

Realisatieprincipe

Baten-lasten

• Baten nemen indien gerealiseerd

©Deloitte 2007

Matchingprincipe

Baten-lasten

• Kosten nemen in periode waarin bijbehorende opbrengsten worden verantwoord

©Deloitte 2007

Continuïteitprincipe (going-concern)

Baten-lasten

• Waarderingskwestie: de organisatie gaat door óf stopt

©Deloitte 2007

Bestendigheidprincipe

Baten-lasten

• Gelijktijdig

• Volgtijdig

• Vergelijkbaarheid!

©Deloitte 2007

Regelgeving: kader voor externe verslaggeving in Nederland

Baten-lasten • EU-Richtlijn 4 + 7

• BW2 Titel 9

• Besluit modellen jaarrekening (AMvB)

• Besluit waardering activa (AMvB)

• Jurisprudentie

• Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving

Rijksoverheid ontwikkelingen:

• comptabiliteitswet

• specifieke regelgeving (met toenemende aansluiting op BW2 Titel 9 en Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving) Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Musea / Instellingen

• Voorschriften provincies / gemeenten / overig

©Deloitte 2007

BW 2 Titel 9 – enkele belangrijke uitgangspunten

• De jaarrekening geeft volgens normen die in het maatschappelijk verkeer als aanvaardbaar worden beschouwd een zodanig inzicht dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd omtrent het vermogen en resultaat, alsmede voorzover de aard van een jaarrekening dat toelaat, omtrent de solvabiliteit en de liquiditeit van de rechtspersoon

©Deloitte 2007


Kwalitatieve kenmerken van de jaarrekening:

• Begrijpelijkheid

• Relevantie

• Betrouwbaarheid

• Vergelijkbaarheid

©Deloitte 2007


• De balans met toelichting moet getrouw, duidelijk en stelselmatig de grootte van het vermogen en zijn samenstelling in activa- en passivaposten per het einde van het boekjaar weergeven

©Deloitte 2007

En inderdaad, dat is ook het geval in deze balans:

©Deloitte 2007


• De resultatenrekening met toelichting moet getrouw, duidelijk en stelselmatig de grootte van het resultaat van het boekjaar en zijn afleiding uit de posten van baten en lasten weergeven

©Deloitte 2007

En dat is in deze rekening van baten en lasten duidelijk te zien:

©Deloitte 2007

Indeling van het jaarrapport in het baten-lastenstelsel (vaak genoemd: het jaarverslag)

• Jaarverslag –  Terugblik

–  Toekomst

• Jaarrekening –  Balans

–  Staat van baten en lasten / Winst-en-verliesrekening / Exploitatierekening

–  (Kasstroomoverzicht)

–  Toelichting op voorgaande overzichten (te beginnen met algemene toelichting / waarderingsgrondslagen en daarna postgewijze toelichting)

• Overige gegevens –  Accountantsverklaring

–  Bepalingen voor resultaatbestemming + voorstel resultaatbestemming

–  (Gebeurtenissen na balansdatum)

©Deloitte 2007

Jaarrekening: de 3 overzichten houden ook nog onderling verband

Dit saldo gaat naar het vermogen op de balans (resultaatbestemming) 7.182 – 42 = 7.140

©Deloitte 2007

En na de balans en exploitatierekening, ook de aansluiting tussen balans en kasstroomoverzicht

©Deloitte 2007

Het kan nog mooier: alle 3 tegelijk

W&V-rekening

Kasstroomoverzicht

Kasstroomoverzicht

Balans

©Deloitte 2007

Het lezen van de jaarrekening – op zoek naar de discussie

Activa Vaste activa

Immateriële vaste activa

Materiële vaste activa

Financiële vaste activa

Vlottende activa

Voorraden

Vorderingen

Overlopende activa

Effecten

Liquide middelen

Passiva Eigen vermogen

Voorzieningen

Langlopende schulden

Kortlopende schulden

©Deloitte 2007


Activa Vaste activa




Vlottende activa

Voorraden

Vorderingen

Overlopende activa

Effecten

Liquide middelen


Voorzieningen



Toenemende liquiditeit (snelheid van omzetbaarheid in cash)

Toenemende snelheid waarin schuld betaald moet worden

©Deloitte 2007


Activa Vaste activa




Vlottende activa

Voorraden

Vorderingen

Overlopende activa

Effecten

Liquide middelen


Voorzieningen



Opgeteld = Totaalvermogen

Vreemd vermogen

Opgeteld = Totaalvermogen

Bezittingen

©Deloitte 2007


Activa Vaste activa




Vlottende activa

Voorraden

Vorderingen

Overlopende activa

Effecten

Liquide middelen




Financier met

©Deloitte 2007


Activa Vaste activa




Vlottende activa

Voorraden

Vorderingen

Overlopende activa

Effecten

Liquide middelen




Financier met

©Deloitte 2007


• Er zijn een groot aantal ratio’s

• Niet elke ratio is even relevant voor het werkveld van de culturele instellingen

• Wees voorzichtig!

• Voorbeelden van ratio’s –  Winstratio’s: vergelijken winst met middelen die gebruikt zijn om die winst te genereren

(bv. Rentabiliteit geïnvesteerd vermogen = Winst / Activa)

–  Activiteitenratio’s: geven een indicatie van hoe goed een onderneming de activa benut (bv. Gemiddelde dagomzet = omzet/365 -> Debiteurentermijn = debiteuren / gemiddelde dagomzet)

–  Solvabiliteitsratio’s: geven een indicatie van de mate waarin een organisatie aan haar verplichtingen kan voldoen en daarmee van de liquiditeit van de instelling

©Deloitte 2007


• Solvabiliteitsratio’s – Current ratio = vlottende activa / vlottende passiva

Wat is gezond? Hangt af van instroom van liquide middelen en de vereisten voor contante betalingen

– Acid-test ratio (of Quick ratio) = direct realiseerbare vlottende activa / vlottende passiva (De crediteur wil immers geld, geen voorraden die hij eerst zelf maar eens moet zien te verkopen om aan cash te komen)

–  Schuldenratio = Totale schulden / totale activa –  Andere ratio’s: totaal vreemd vermogen / eigen vermogen

(hoe hoger, des te groter het risico)

©Deloitte 2007


• Nog even iets verder inzoomen op de posten van de balans: –  Immateriële vaste activa: research & development / software

–  Materiële vaste activa: operational lease / financial lease

–  Materiële vaste activa: afschrijven

–  De collectie?

–  Activa: bijzondere waardevermindering: impairment

–  Financiële vaste activa: willen wij dat wel? (opgepot geld of meerjarige projectvordering)

–  Risico van beleggingen –  Voorraden: waardering (zijn de voorraden courant) / zijn de voorraden er nog wel

–  Effecten: is er een treasurystatuut (idem bij F.V.A.)

–  Liquide middelen: vrije beschikbaarheid / verkrijgbaarheid bankgarantie

–  Vermogen en voorzieningen: een kwestie van governance?

–  Niet in de balans opgenomen activa en verplichtingen

©Deloitte 2007


Versus: niet in de balans opgenomen verplichtingen

©Deloitte 2007


• “Eigen” Vermogen –  Vrij besteedbaar

–  Bestemmingsreserves

–  Bestemmingsfondsen

©Deloitte 2007


• “Eigen” Vermogen - vorming –  Vrij besteedbaar

–  Bestemmingsreserves

–  Bestemmingsfondsen

–  Vorming via resultaatbestemming!

©Deloitte 2007


“Eigen” Vermogen – vorming: - Vrij besteedbaar - Bestemmingsreserves - Bestemmingsfondsen Vorming via resultaatbestemming!

©Deloitte 2007


• Voorzieningen

Vormen verplicht indien aan criteria wordt voldaan

Opdrachtgever kan dus geen regels stellen voor maximale omvang

Opdrachtgever kan wel toezicht houden op wat hier aan de hand is (governance)

©Deloitte 2007


• Schulden

Wat staan hier voor posities?

Zijn er tussen opdrachtgever en opdrachtnemer afspraken gemaakt over het aangaan van schulden?

Indien opdrachtgever primaire bron van inkomsten is van een organisatie (structureel subsidiegever): zijn er dan verplichtingen voor die subsidiegever als de organisatie dreigt om te vallen (bv. uit hoofde van goed bestuur)?

©Deloitte 2007


• Resultatenrekening

Er zijn verschillende modellen

Let op onderscheid resultaatbepaling en resultaatbestemming

Bijzondere indeling: RJ 650 – Fondsenwervende instelling -> toedeling kosten aan bijbehorende baten

©Deloitte 2007


• Vreemde valuta

Hoe verwerkt de organisatie dit in haar jaarrekening?

Worden valutaposities afgedekt?

Is hierover in subsidietoezeggingen iets geregeld?

©Deloitte 2007


• Consolidatie

Hebben wij het totaalplaatje?

Wie hoort tot de consolidatiekring: bijzonder interessant bij stichtingen en verenigingen: daar loopt de rode draad via overwegende invloed op de zeggenschap en eenheid van bestuur

©Deloitte 2007

Projectverantwoording

• Opbrengsten –  Subsidie: Ministerie van OCW / Provincie X / Gemeente Y

–  Subsidie overigen: VSBfonds / Mondriaan Stichting / etc.

–  Eigen inkomsten

• Kosten –  Kosten van uren (uren maal tarief)

–  Out-of-pocketkosten

• Begroting

• Toelichting

©Deloitte 2007


• Toelichting: –  Verklaring verschillen begroting-realisatie

–  Grondslag voor toerekening van baten (bijzondere aandacht voor eigen opbrengsten)

–  Grondslag voor toerekening van kosten –  Uren ontleend aan? –  Tarief: vooraf overeengekomen tarief of nacalculatorisch tarief of ….? (bv. Werkelijke kosten per

persoon) –  Out-of-pocketkosten: inclusief of exclusief belastingen + toelichten van bijzondere elementen onder

deze kosten

• Vanuit inhoudelijk verslag goede aansluiting naar de financiële verantwoording

©Deloitte 2007


• Vormvereisten financiële verantwoording –  Naam verantwoording (+ eventueel verwijzing naar projectnummer)

–  Datering

–  Heldere layout (begroting – realisatie / opbrengsten – kosten)

–  Toelichting –  Ondertekening

©Deloitte 2007

Financieel management en het gebruik van de jaarrekening en andere financiële documenten Inmiddels een kunstje of toch een kunde?

VRAGEN?

Documents

Financieel management en de jaarrekening, Kunst & Zaken, 2009