FINANSOWANIE PROJEKTÓWFINANSOWANIE PROJEKTÓWW 6.PROGRAMIE RAMOWYM UEW 6.PROGRAMIE RAMOWYM UE

Poznań 21.11.2006Poznań 21.11.2006

Barbara TrammerBarbara TrammerKrajowy Punkt KontaktowyKrajowy Punkt KontaktowyE-mail: E-mail: barbara.trammer@kpk.gov.pl

INFORMACJE KEINFORMACJE KE http://www.cordis.lu/fp6/find-doc.html http://europa.eu.int/comm/research/fp6/model-contract/index_en.htm

l

Model ContractGuide to Amendments of ContractsSpecial clauses and Guide to special clausesWorking notes on FP6 Audit certificateGuide to Financial issuesFrequently asked QuestionsConsortium agreement checklistNegotiation documents (CPF/guidance notes)Project reporting in FP6

Questions can be sent about legal and financial issues:RTD-A03-questions-juridiques@cec.eu.int

Guide to Amendments of Guide to Amendments of ContractsContractsForma pisemna-wymiana listów Zmiany w składzie konsorcjum Zmiana koordynatora Zmiana nazwy, adresu oraz innych danych

Kontraktora Zmiana daty rozpoczęcia projektu Zmiana czasu trwania projektu Zmiana wysokości dofinansowania KE Zmiana okresów raportowania i uzyskiwania

zaświadczenia audytora Zmiany w Aneksie I itd…

INFORMACJE NA INFORMACJE NA STRONIE KPKSTRONIE KPK

Poradnik dot. finansowania projektów w 6.PRFinansowanie projektów w 6.PR-informacjeDokumenty na stronach KEPolskie przepisy związane z realizacją Programów RamowychSzkolenia dot. finansowania projektów itd.

PRAWO I FINANSEPRAWO I FINANSEhttp://www.6pr.pl/prawo/index.htmlhttp://www.6pr.pl/prawo/index.html

DOPUSZCZALNOŚĆ KOSZTÓWDOPUSZCZALNOŚĆ KOSZTÓW Koszty rzeczywiste (faktycznie poniesione, odnotowane

w księgach rachunkowych), ekonomicznie uzasadnione (rozsądne, zgodne z normalnym zachowaniem wykonawcy, niezbędne do realizacji projektu)

Określone zgodnie z przyjętymi przez uczestnika zasadami księgowania

Poniesione w czasie trwania projektu (z wyjątkiem kosztów sporządzenia raportu końcowego, które mogą zostać poniesione w okresie do 45 dni po zakończeniu projektu

Podatki pośrednie, w tym podatek od towarów i usług (VAT) i cło to koszty niedopuszczalne

Modele rozliczania kosztówModele rozliczania kosztówFC –Full CostFC –Full Cost ModelModel

Uczestnik projektu wykazuje wszystkie koszty bezpośrednie i pośrednie związane z wykonywaniem zadań projektu. Wymagany system księgowości analitycznej precyzyjnie wykazujący koszty pośrednie przypadające na projekt

KOSZTY POŚREDNIE Koszt pomieszczeń (włączając amortyzacje budynków i

aparatury), ogrzewania, energii elektrycznej, ubezpieczeń, usługi pocztowe, telefon

Zarządzanie, obsługa administracyjna Zaopatrzenie biurowe Podstawowe wyposażenie (komputer, laptop, oprogramowanie

biurowe) itd…

Modele rozliczania kosztówModele rozliczania kosztów FCF – Full Cost Flat Rate ModelFCF – Full Cost Flat Rate Model

Uczestnik projektu wykazuje wszystkie koszty bezpośrednie związane z wykonywaniem zadań projektu.Koszty pośrednie liczone są ryczałtowo jako 20% całości kosztów bezpośrednich (z wyłączeniem podwykonawstwa)

AC – Additional Cost ModelAC – Additional Cost ModelUczestnik wykazuje tylko koszty bezpośrednio i specjalnie (poza bieżącą działalnością) poniesione do celów projektu. Koszty pośrednie liczone są ryczałtowo jako 20% całości tak liczonych kosztów bezpośrednich (z wyłączeniem podwykonawstwa).

Komisja zwraca 100% kosztówUWAGA: wyjątek stanowi poz. consortium management, dla której dopuszczalne są koszty związane z bieżącą działalnością. W takim jednak przypadku od kosztów tych nie jest naliczany ryczałt na koszty pośrednie, jest on ograniczony do 20% bezpośrednich kosztów dodatkowych.

Modele rozliczania kosztówModele rozliczania kosztów Model FCModel FC -mogą używać wszyscy uczestnicy z wyjątkiem osób fizycznych, które

mogą stosować jedynie model AC Model FCFModel FCF -MŚP, organizacje nie-komercyjne lub typu non-profit ustanowione w

oparciu o przepisy prawa publicznego lub prywatnego, organizacje międzynarodowe

Model ACModel AC -organizacje nie-komercyjne lub typu non-profit ustanowione w oparciu o przepisy prawa publicznego lub prywatnego, organizacje międzynarodowe które nie mają systemu księgowego pozwalającego na wyróżnienie udziału kosztów bezpośrednich i pośrednich związanych z realizacją projektu

1 Jednostka1 Jednostka1 system księgowy1 system księgowy1 model rozliczania kosztów 1 model rozliczania kosztów AC AC FCF AC FCF AC FC FCF FC FCF FC FC

WYJĄTKI:WYJĄTKI: 1 Jeżeli wykonawcy naukowo-badawczy w projektach CRAFT i projektach

sektorowych potrafią zidentyfikować poniesione koszty bezpośrednie, mogą oni w tych projektach rozliczać koszty według modelu FCF, nawet jeśli w innych projektach stosują model AC

2. Special clause 22 – Różne modele rozliczania kosztów w ramach jednej osoby prawnej (ograniczone do sytuacji, gdy jednostka prawna jako całość używa AC, a jakiś jej oddział/wydział używa FC)

Maximum reimbursement rates of

eligible costs

Research and technological

development or innovation activities

Demonstration activities Training activities Management of the consortium activities

Other specific activities (*)

Network of excellence100%

(up to 7% of the contribution)(AC : eligible direct costs)

100%

Integrated project FC/FCF : 50%AC : 100%

FC/FCF : 35%AC : 100%

100%100%

(up to 7% of the contribution)(AC : eligible direct costs)

Specific targeted research or innovation project

FC/FCF : 50%AC : 100%

FC/FCF : 35%AC : 100%

100%(up to 7% of the contribution)

(AC : eligible direct costs)

Specific research project for SMEs

FC/FCF : 50%AC : 100%

100%(for collective research only)

100%(up to 7% of the contribution)

(AC : eligible direct costs)

Integrated infrastructures initiative

FC/FCF : 50%AC : 100%

FC/FCF : 35%AC : 100%

100%(up to 7% of the contribution)

(AC : eligible direct costs)100%

Coordination action 100%(FC indirect costs : f lat rate(**))

100%(up to 7% of the contribution)

(AC : eligible direct costs)(FC indirect costs : f lat rate(**))

100%(FC indirect costs : f lat rate(**))

Specific support action100%

(up to 7% of the contribution)(AC : eligible direct costs)

(FC indirect costs : f lat rate(**))

100%(FC indirect costs : f lat rate(**))

(*): Other specif ic activities means: - for Netw ork of Excellence : Joint Programme of Activities, except management of the consortium activities.- for Integrated infrastructures initiative: any "specif ic activity" covered by Annex I, including transnational access to infrastructures- for Coordination Action: Coordination activities, except management of the consortium activities- for Specif ic support action: any "specif ic activity" covered by Annex I, including transnational access to infrastructures

(**): Flat rate for FC indirect costs : 20% of all their eligible direct costs minus the eligible direct costs of sub-contracts.

Zarządzanie konsorcjumZarządzanie konsorcjum Finansowanie wynosi 100%,Finansowanie wynosi 100%,

ale tylko do wysokości 7% wkładu KE (ograniczenie dotyczy Konsorcjum jako całości, a nie poszczególnych partnerów). Pozostałe koszty zarządzania będą włączone do typu działalności, którego dotyczą i w odpowiednim procencie przez Komisję finansowane

Działania związane z uzyskaniem raportu audytora Przeprowadzenie konkursów na dołączanie do konsorcjum nowych

partnerów Opracowanie umowy konsorcjum w projektach, w których jest ona

obowiązkowa Zapewnienie gwarancji bankowych w projektach, w których zaleca to

KE Wszelkie inne działania związane z zarządzaniem na poziomie

konsorcjumUWAGA: Uczestnicy rozliczający się w modelu AC mogą umieszczać w kategorii „zarządzanie”

koszty pracy personelu stałego

Kalkulacja budżetu i wkładu Kalkulacja budżetu i wkładu finansowego KEfinansowego KE

Szacunkowe koszty dopuszczalne i wpływywpływy z podziałem na rodzaje działań i wykonawców

Model rozliczania kosztów

Maksymalny poziom zwrotu kosztów dopuszczalnych ze względu na rodzaj działania i model rozliczania kosztów zgodnie z danym typem projektu

WPŁYWY DO PROJEKTUWPŁYWY DO PROJEKTU

OGÓLNA ZASADAOGÓLNA ZASADAEfektem dofinansowania KE nie może być osiągnięcie Efektem dofinansowania KE nie może być osiągnięcie przez wykonawców zysku w wyniku realizacji projektuprzez wykonawców zysku w wyniku realizacji projektu (zysk rozumiany jest jako nadwyżka środków otrzymanych w stosunku do kosztów poniesionych na realizację danego projektu)

RODZAJE WPŁYWÓWRODZAJE WPŁYWÓW

Transfery finansowe dokonane przez strony trzecie na rzecz wykonawcy

Wkłady w naturze przekazane wykonawcy przez strony trzecie

(specjalnie w celu współfinansowania projektu) (pozostawiono do uznania wykonawcy

Dochody wygenerowane przez projekt Dochody powstałe w wyniku działań podjętych w ramach realizacji projektu i ze sprzedaży dóbr nabytych w ramach kontraktu (do wartości kosztów początkowych) stanowią wpływ do projektu (opłaty konferencyjne, opłaty za materiały konferencyjne, sprzedaż aparatury zakupionej do projektu itp.)

Zasady wykazywania wpływówZasady wykazywania wpływóww przypadku różnych modeli w przypadku różnych modeli rozliczania kosztówrozliczania kosztów Model FCF, FCModel FCF, FC

Wykonawcy wykazują wszystkie koszty dopuszczalne i wszystkie rodzaje wpływów

Model ACModel ACWykonawcy wykazują jedynie dodatkowe koszty, które nie są uzupełniane (finansowo bądź rzeczowo) przez strony trzecie.Mają obowiązek zgłosić wpływy w postaci dochodu wygenerowanego przez sam projekt

Uwzględnienie wpływów do projektu powoduje, że maksymalne dofinansowanie przez KE kosztów dopuszczalnych poniesionych na realizację projektu ograniczone jest do różnicy między kosztami dopuszczalnymi a wpływami

Wejście kontraktu w życie a okres Wejście kontraktu w życie a okres trwania projektutrwania projektu

Kontrakt wchodzi w życieKontrakt wchodzi w życie (entry into force of the Contract) w momencie podpisania przez Komisję i koordynatora

Okres trwania projektuOkres trwania projektu (duration of the project) – określony w kontrakcie

RAPORT FINANSOWYRAPORT FINANSOWY Sporządza każdy wykonawca i przesyła do

koordynatora Do raportu nie załącza się ani rejestru czasu

pracy, ani innych oryginalnych dokumentów Jeśli zdarzy się sytuacja, w której wydatek

poniesiony w pewnym okresie sprawozdawczym nie został w nim uwzględniony lub został uwzględniony nieprawidłowo – należy w następnym okresie sprawozdawczym dokonać korekty (adjustment to previous periods). Korekta taka wymaga szczegółowego wyjaśnienia.

Kurs przeliczania walutyKurs przeliczania waluty Koszty poniesione w walucie innej niż EUR podawane

są w EUR na podstawie kursu wymiany, który obowiązywał w dniu poniesienia rzeczywistych kosztów lub kursu wymiany obowiązującego w pierwszym dniu roboczym miesiąca następującego po zakończeniu okresu sprawozdawczego.

Składając raport finansowy wykonawca musi wykazać w formularzu C zastosowany sposób przeliczania waluty, który należy stosować przez cały okres realizacji projektu

Informacja o kursach wymiany znajduje się:http://www.ecb.int/stats/eurofxref lub we właściwym Dzienniku Urzędowym UE

Zaświadczenie AUDYTORA (1)Zaświadczenie AUDYTORA (1)

Wystawiany przez audytora zewnętrznego,a w przypadku instytucji publicznych-przez audytora zewnętrznego lub właściwego urzędnika

Potwierdzenie kosztów(wpływów) poniesionych w projekcie Każdy partner przedstawia certyfikat odnośnie swojej części

kosztów Zaświadczenie audytora przedstawiane jest jednocześnie ze

sprawozdaniem finansowym i obejmuje jeden lub więcej okresów sprawozdawczych

Wykonawca może wybrać dowolnego audytora, także zwykle zatrudnianego, pod warunkiem że

jest niezależny w stosunku od uczestnika projektu ma kwalifikacje odpowiednie do przeprowadzania audytu zgodnie z

8 Council directive 84/253/EEC z 10.04.1984 lub podobnymi przepisami krajowymi

Zaświadczenie AUDYTORA (2)Zaświadczenie AUDYTORA (2)Zaświadczenie audytora jest obowiązkowe:

(DO NEGOCJACJI) np. dla projektów o długości do 24 mies. na koniec projektu i

obejmuje cały okres trwania projektu

(DO NEGOCJACJI)np. dla projektów dłuższych niż 24 mies. na koniec pierwszego

roku i na koniec projektu

Dla Projektów Zintegrowanych i Sieci Doskonałości co 12 miesięcy

Oraz zawsze, gdy wkład KE dla uczestnika przewyższa 750.000 Euro w danym okresie

SPECIAL CLAUSESSPECIAL CLAUSESSpecial clause 32Dot. zaświadczenia audytora w przypadku IP i NOE – znosi postanowienia Art.7.2 Core Contract (dotyczy całego konsorcjum)Special clause 39Dotyczy zaświadczenia audytora w przypadku wszystkich typów projektów. Znosi postanowienia Art. 7.2 Core Contract w przypadku partnerów, dla których żądana wysokość dofinansowania KE nie przekroczyła 150.000 Euro w danym okresie sprawozdawczym (lub kilku okresach). W każdym jednak przypadku musi być przedstawione zaświadczenie audytora obejmujące cały okres trwania projektu po zakończeniu ostatniego okresu sprawozdawczego.

Zaświadczenie AUDYTORA (3)Zaświadczenie AUDYTORA (3) Zaświadczenie nie będzie odzwierciedlać zasadności

dokonania takich, a nie innych wydatków ani gospodarności w zarządzaniu zasobami

Zaświadczenie wystawione przez audytora nie pomniejsza odpowiedzialności wykonawców zgodnie z kontraktem ani praw KE wynikających z kontraktu

Komisja zachowuje prawo do przeprowadzania audytów finansowych w każdym momencie w trakcie trwania projektu i 5 lat po jego zakończeniu

Każdy wykonawca musi mieć budżet na zaświadczenie audytora

Audyty muszą być pokryte z budżetu na zarządzanie konsorcjum - zaświadczenie audytora nie może być płacone z innego rodzaju aktywności (gdy koszty audytów przekroczą 7% dofinansowania KE – nie będą mogły być przez KE finansowane)

Zaświadczenie AUDYTORA (4)Zaświadczenie AUDYTORA (4)

Koszt uzyskania zaświadczenia będzie zwrócony przez KE w 100%(zarządzanie konsorcjum)

Wzór zaświadczenia audytora proponowany przez KE (Proposed model for an audit certificate provided for an external auditor) znajduje się na str.213FP6 GUIDE TO FINANCIAL ISSUES – version – APRIL 2004

Audit Cerificate Working Notes 6th Framework Programme

Jak znaleźć audytora (1) ?Jak znaleźć audytora (1) ? W Polsce osobami uprawnionymi do wystawiania

raportów audytora są biegli rewidenci, którzy są wpisani zarówno na listę biegłych rewidentów, jak i podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych. Zrzeszeni są oni w Krajowej Izbie Biegłych Rewidentów. Na stronie http://www.kibr.org.pl/index.phtml znajdą Państwo listę podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych. Z listy tej możecie Państwo wybrać biegłego rewidenta, który wystawi zaświadczenie.

Jak znaleźć audytora (2) ?Jak znaleźć audytora (2) ? Na stronach Krajowego Punktu Kontaktowego

http://www.6pr.pl/prawo/rewidenci.html i Krajowej Izby Biegłych Rewidentów http://www.kibr.org.pl/index2_7.phtml#szk1 znajduje się lista biegłych rewidentów, którzy uczestniczyli w szkoleniu z zakresu finansowo-prawnych aspektów 6.Programu Ramowego.

Należy podkreślić, że audytora wybrać można spośród wszystkich podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych, odbycie szkolenia z zakresu 6.PR absolutnie nie jest konieczne, by audytor mógł dokonać u Państwa audytu. Radziłabym natomiast zawczasu upewnić się, czy dany biegły rewident posiada uprawnienia do badania sprawozdań finansowych.

Kiedy umieszczamy koszty zaświadczenia audytora Kiedy umieszczamy koszty zaświadczenia audytora w raporcie finansowym (formularz C) – w miesiącu, w raporcie finansowym (formularz C) – w miesiącu, którego audyt dotyczy, czy w następnym?którego audyt dotyczy, czy w następnym?

Generalnie koszty powinny być wykazywane w sprawozdaniu za okres, w którym zostały poniesione. Ponieważ w praktyce audyt odbywa się po zakończeniu okresu sprawozdawczego, którego dotyczy, jego koszty wykazywane być powinny w sprawozdaniu finansowym (formularz C, pkt.2) za następny okres sprawozdawczy. Jednak w punkcie 6 (Audit certificates) sprawozdania za okres sprawozdawczy, którego zaświadczenie dotyczy, należy wpisać informacje na temat audytora i kosztu zaświadczenia (ten koszt będzie się zapewne różnił od kosztu, który wykażemy w sprawozdaniu za następny okres, co wynika z różnicy w zastosowanych kursach przeliczenia waluty).

Jeśli chodzi o koszty zaświadczenia audytora wystawionego po ostatnim okresie sprawozdawczym, to nie ma tu żadnego problemu, ponieważ koszty związane z przygotowaniem raportu końcowego (w tym koszty zaświadczenia audytora) mogą być ponoszone do 45 dni po zakończeniu projektu.

Czy zaświadczenie może być w Polsce w przypadku Czy zaświadczenie może być w Polsce w przypadku podmiotów publicznych wystawiane przez audytora podmiotów publicznych wystawiane przez audytora wewnętrznego?wewnętrznego?

AUDYTOR WEWNĘTRZNY, który złożył z pozytywnym wynikiem egzamin przed Komisją Egzaminacyjną i spełnia pozostałe wymogi określone w art. 58 ustawy z dnia 30.06.2005r. o finansach publicznych (Dz.U.Nr 249, poz.2104 z późn. zmianami), zatrudniony na stanowisku audytora wewnętrznego w jednostce sektora finansów publicznych, korzystającej ze środków w ramach 6.PR, jest uprawniony do wydawania zaświadczeń audytorskich dla danej instytucji do projektów realizowanych w ramach 6.Programu Ramowego UE.

Treść informacji Ministerstwa Finansów na ten temat znajdą Państwo na stronie:http://www.6pr.pl/prawo/f_zaswiadczenie.html

Czy zaświadczenie może być wystawiane przez Czy zaświadczenie może być wystawiane przez zewnętrznego audytora, którzy normalnie zewnętrznego audytora, którzy normalnie dokonuje badania sprawozdań finansowych w danej dokonuje badania sprawozdań finansowych w danej jednostce ?jednostce ?

Tak, może to być nawet korzystne z tego względu, że audytor taki zna dobrze obowiązujące w jednostce procedury.

W którym miejscu w formularzu C W którym miejscu w formularzu C umieszczamy koszt zaświadczenia audytora umieszczamy koszt zaświadczenia audytora zewnętrznego?zewnętrznego?

Zaświadczenia wystawiane przez audytorów zewnętrznych powinny być wykazane w ramach zarządzania konsorcjum w kategorii subcontracting. W związku z tym w modelach AC i FCF narzuty na te koszty nie będą naliczane, natomiast w modelu FC zależy to od systemu księgowego i stosowanej praktyki.

Czy audytor będzie sprawdzał koszty Czy audytor będzie sprawdzał koszty pośrednie w przypadku stosowania przez pośrednie w przypadku stosowania przez wykonawcę modelu AC lub FCF?wykonawcę modelu AC lub FCF?

Nie, koszty narzutów w tym przypadku nie będą potwierdzane, jako że stosuje się tu ryczałt. Natomiast w przypadku modelu FC koszty pośrednie będą przez audytora sprawdzane.

Czy zaświadczenie audytora będzie wymagane, gdy Czy zaświadczenie audytora będzie wymagane, gdy żadne koszty w danym okresie sprawozdawczym żadne koszty w danym okresie sprawozdawczym nie zostały poniesione?nie zostały poniesione?

Nie, jeśli wykonawca nie poniósł w danym okresie kosztów, nie ma obowiązku przedstawiania zaświadczenia audytora.

Czy audytor potwierdza fakt, że dane koszty Czy audytor potwierdza fakt, że dane koszty były niezbędne do realizacji projektu?były niezbędne do realizacji projektu?

Nie, koszty muszą być niezbędne do realizacji projektu żeby były kosztami dopuszczalnymi, ale zaświadczenie audytora tego faktu nie potwierdza. Należy pamiętać jednak, że konieczność poniesienia danych kosztów do realizacji projektu będzie sprawdzana w przypadku audytu z KE (audyt taki może mieć miejsce w czasie trwania projektu lub w okresie do 5 lat po jego zakończeniu).

Czy subcontractor ma obowiązek Czy subcontractor ma obowiązek przedstawienia zaświadczenia audytora?przedstawienia zaświadczenia audytora?

Nie, koszty subcontractingu będą wykazane w raporcie wykonawcy i poświadczone przez audytora wykonawcy razem z innymi kosztami wykazanymi w formularzu C.

Wypłata kolejnych zaliczekWypłata kolejnych zaliczek Jeżeli na końcu okresu sprawozdawczego, pomimo

zatwierdzenia przez Komisję odpowiednich raportów, wykorzystano mniej niż 70% zaliczki, kolejne pośrednie zaliczki mogą być wypłacone jedynie:

po przedstawieniu raportu audytora za dany okres sprawozdawczy lub

na podstawie uzupełniającego okresowego raportu z zarządzania, o którym mowa w art. II.7.2.b (management report) przedstawianego Komisji po osiągnięciu wyżej wymienionego poziomu wydatkowania.

W takim wypadku koszt dodatkowego zaświadczenia audytora będzie kosztem dopuszczalnym.

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘDZIĘKUJĘ ZA UWAGĘDZIĘKUJĘ ZA UWAGĘDZIĘKUJĘ ZA UWAGĘDZIĘKUJĘ ZA UWAGĘDZIĘKUJĘ ZA UWAGĘBarbara Trammer Barbara Trammer Krajowy Punkt KontaktowyKrajowy Punkt KontaktowyProgramów Badawczych UE Programów Badawczych UE barbara.trammer@kpk.gov.plTel. (22) 8287483 w.349Tel. (22) 8287483 w.349