Finanzbuch- haltung

F i n a n z b u c h -h a l t u n g

2. Ausgabe / 3.9.2007

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Inhalt 1 Einleitung........................................................................................................................... 10 2 Sachkontenbuchung im Hauptbuch....................................................................................... 11 3 Kontenplan......................................................................................................................... 13

3.1 Kontenplan anzeigen ..................................................................................................... 13 3.2 Kontenplan ausdrucken.................................................................................................. 15 3.3 Konto im Kontenplan aufrufen ........................................................................................ 16 3.4 Sachkonten................................................................................................................... 16

3.4.1 Sachkontenverzeichnis ........................................................................................... 16 3.4.2 Sachkonto anlegen ................................................................................................ 18 3.4.3 Sachkonto ändern bzw. anzeigen ............................................................................ 25 3.4.4 Änderungen des Sachkontenstammes anzeigen........................................................ 27

3.5 Buchungen im Hauptbuch .............................................................................................. 29 3.5.1 Sachkontenbuchung erfassen ................................................................................. 29 3.5.2 Beleganzeige......................................................................................................... 32

3.6 Auswertungen aus dem Hauptbuch ................................................................................. 33 3.6.1 Einzelpostenjournal................................................................................................ 33 3.6.2 Beleg-Kompaktjournal ............................................................................................ 36 3.6.3 Salden anzeigen .................................................................................................... 39 3.6.4 Änderungsanzeige Stammdaten .............................................................................. 40 3.6.5 Exportieren von Auswertungen in Excel ................................................................... 42 3.6.6 Drucken von Auswertungen.................................................................................... 44

4 Kreditorenbuchhaltung ........................................................................................................ 45 4.1 Stammdaten in der Kreditorenbuchhaltung ...................................................................... 45

4.1.1 Kreditorenstammsatz anlegen................................................................................. 45 4.1.2 Kreditorenstammsatz anzeigen ............................................................................... 52 4.1.3 Kreditorenstammsatz ändern .................................................................................. 55 4.1.4 Änderungen des Kreditorenstammsatzes anzeigen.................................................... 56 4.1.5 Kreditorenverzeichnis erstellen................................................................................ 58

4.2 Kreditorenbuchungen..................................................................................................... 61 4.2.1 Kreditorenrechnung erfassen .................................................................................. 61 4.2.2 Offene Posten ....................................................................................................... 64 4.2.3 Zahlungsausgang................................................................................................... 65 4.2.4 Kreditorenbeleg stornieren ..................................................................................... 68 4.2.5 Ausgleich zurücknehmen ........................................................................................ 70 4.2.6 Gutschrift.............................................................................................................. 72

4.3 Belege in der Kreditorenbuchhaltung............................................................................... 76 4.3.1 Beleganzeige aus Buchung ..................................................................................... 76

5 Debitoren........................................................................................................................... 78 5.1 Stammdaten in der Debitorenbuchhaltung ....................................................................... 78

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5.1.1 Debitorenverzeichnis erstellen................................................................................. 78 5.1.2 Debitorenstammsatz anlegen.................................................................................. 80 5.1.3 Debitorenstammsatz anzeigen ................................................................................ 86 5.1.4 Debitorenstammsatz ändern ................................................................................... 89 5.1.5 Änderungen des Debitorenstammsatzes anzeigen..................................................... 91

5.2 Debitorenbuchungen...................................................................................................... 93 5.2.1 Debitorenrechnung erfassen ................................................................................... 93 5.2.2 Offene Posten ....................................................................................................... 96 5.2.3 Zahlungseingang ................................................................................................... 97 5.2.4 Debitorenbeleg stornieren .................................................................................... 100 5.2.5 Zahlungseingang – Teilzahlung ............................................................................. 101 5.2.6 Zahlungseingang – Restposten ............................................................................. 104

5.3 Belege in der Debitorenbuchhaltung.............................................................................. 106 5.3.1 Beleganzeige aus Buchung ................................................................................... 106

6 Bilanzbericht aufrufen ....................................................................................................... 109

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Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Wertefluss Finanzbuchhaltung ..........................................................................11 Abbildung 2: Organisationseinheiten in SAP..........................................................................12 Abbildung 3: Menüpfad Kontenplan anzeigen........................................................................13 Abbildung 4: Kontenplan anzeigen – Einstiegsbild ................................................................13 Abbildung 5: Kontenplan – Auswahl an Kontenplänen ..........................................................14 Abbildung 6: Kontenplan – „Österreichischer Einheitskontenplan“ ........................................15 Abbildung 7: Kontenplan ausdrucken – Einstiegsbild ............................................................15 Abbildung 8: Sachkonten anzeigen........................................................................................16 Abbildung 9: Sachkontenverzeichnis – Einstiegsbild .............................................................17 Abbildung 10: Sachkontenverzeichnis ...................................................................................17 Abbildung 11: Sachkonto anlegen – Menüpfad......................................................................18 Abbildung 12: Sachkonto anlegen – Einstiegsbild .................................................................19 Abbildung 13: Sachkonto anlegen – Vorlagekonto ................................................................19 Abbildung 14: Sachkonto anlegen – Typ/Bezeichnung..........................................................20 Abbildung 15: Sachkonto anlegen – Steuerungsdaten ..........................................................21 Abbildung 16: Sachkonto anlegen – Erfassung Bank/Zins ....................................................25 Abbildung 17: Sachkonto ändern – Eingabemaske ...............................................................26 Abbildung 18: Sachkonto ändern – Sicherungsabfrage .........................................................26 Abbildung 19: Sachkonto ändern – Wechsel Anzeige-/ Änderungsmodus ............................27 Abbildung 20: Sachkontoänderungen anzeigen – Einstiegsbild ............................................27 Abbildung 21: Sachkontoänderungen anzeigen – Geänderte Felder ....................................28 Abbildung 22: Sachkontoänderungen anzeigen – Überblick..................................................28 Abbildung 23: Sachkontoänderungen anzeigen – Detail .......................................................28 Abbildung 24: Sachkontenbeleg erfassen – Einstiegsbild......................................................29 Abbildung 25: Sachkontenbeleg erfassen – Eingabe Buchungskreis ....................................29 Abbildung 26: Sachkontenbeleg erfassen – Eingabe.............................................................30 Abbildung 27: Sachkontenbeleg erfassen – Karteireiter Details ............................................30 Abbildung 28: Sachkontenbuchung – Statusanzeige.............................................................31 Abbildung 29: Sachkontenbuchung simulieren ......................................................................31 Abbildung 30: Sachkontenbuchung – Bestätigungsmeldung .................................................31 Abbildung 31: Beleg anzeigen – Einstiegsbild .......................................................................32 Abbildung 32: Beleg anzeigen – Suchmaske.........................................................................32 Abbildung 33: Beleg anzeigen – Liste Belege........................................................................33 Abbildung 34: Beleg anzeigen................................................................................................33 Abbildung 35: Einzelpostenjournal – Menüpfad .....................................................................34 Abbildung 36: Einzelpostenjournal – Einstiegsbild.................................................................34 Abbildung 37: Einzelpostenjournal .........................................................................................35

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Abbildung 38: Beleg-Kompaktjournal – Menüpfad .................................................................36 Abbildung 39: Beleg-Kompaktjournal – Einstiegsbild.............................................................37 Abbildung 40: Beleg-Kompaktjournal .....................................................................................38 Abbildung 41: Saldenanzeige Hauptbuchkonten – Einstiegsbild ...........................................39 Abbildung 42: Saldenanzeige Hauptbuchkonten ...................................................................39 Abbildung 43: Änderungsanzeige Sachkonten – Menüpfad ..................................................40 Abbildung 44: Änderungsanzeige Sachkonten – Einstiegsbild ..............................................41 Abbildung 45: Änderungsanzeige Sachkonten ......................................................................41 Abbildung 46: Exportieren von Listen – Menüwahl ................................................................42 Abbildung 47: Exportieren von Listen – Form ........................................................................42 Abbildung 48: Exportieren von Listen – Ziel...........................................................................43 Abbildung 49: Exportieren von Listen – Microsoft Excel ........................................................43 Abbildung 50: Exportieren von Listen – Information...............................................................44 Abbildung 51: Drucken von Listen – Menüwahl .....................................................................44 Abbildung 52: Kreditor anlegen – Menüpfad ..........................................................................45 Abbildung 53: Kreditor anlegen – Einstiegsbild......................................................................46 Abbildung 54: Kreditor anlegen – Vorlage für Kreditor...........................................................46 Abbildung 55: Kreditor anlegen – Einstiegsbild......................................................................47 Abbildung 56: Kreditor anlegen – Anschrift ............................................................................47 Abbildung 57: Kreditor anlegen – Steuerung .........................................................................48 Abbildung 58: Kreditor anlegen – Zahlungsverkehr ...............................................................48 Abbildung 59: Kreditor anlegen – Kontoführung Buchhaltung ...............................................49 Abbildung 60: Kreditor anlegen – Zahlungsverkehr Buchhaltung ..........................................50 Abbildung 61: Kreditor anlegen – Auswahl Zahlungsbedingung............................................51 Abbildung 62: Kreditor anlegen – Korrespondenz Buchhaltung.............................................51 Abbildung 63: Kreditor anlegen – Sicherheitsabfrage ............................................................52 Abbildung 64: Kreditor anzeigen – Menüpfad ........................................................................52 Abbildung 65: Kreditor anzeigen – Einstiegsbild ....................................................................53 Abbildung 66: Kreditor anzeigen – Anschrift ..........................................................................54 Abbildung 67: Kreditor anzeigen – Druckvorschau ................................................................54 Abbildung 68: Kreditor ändern – Menüpfad............................................................................55 Abbildung 69: Kreditor ändern – Einstiegsbild .......................................................................55 Abbildung 70: Kreditor ändern – Eingabemaske....................................................................56 Abbildung 71: Kreditor ändern – Änderungsbestätigung........................................................56 Abbildung 72: Kreditor-Änderungen anzeigen – Menüpfad ...................................................57 Abbildung 73: Kreditor-Änderungen anzeigen – Einstiegsbild ...............................................57 Abbildung 74: Kreditor-Änderungen anzeigen – Geänderte Felder .......................................58 Abbildung 75: Kreditor-Änderungen anzeigen – Überblick ....................................................58

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Abbildung 76: Kreditor-Änderungen anzeigen – Detail ..........................................................58 Abbildung 77: Kreditorenverzeichnis – Menüpfad..................................................................59 Abbildung 78: Kreditorenverzeichnis – Einstiegsbild..............................................................60 Abbildung 79: Kreditorenverzeichnis......................................................................................60 Abbildung 80: Kreditorenrechnung erfassen – Einstiegsbild..................................................61 Abbildung 81: Kreditorenrechnung erfassen – Eingabe Buchungskreis ................................61 Abbildung 82: Kreditorenrechnung erfassen – Eingabe.........................................................62 Abbildung 83: Kreditorenrechnung erfassen – Statusanzeige ...............................................62 Abbildung 84: Kreditorenrechnung – Buchung simulieren .....................................................63 Abbildung 85: Kreditorenrechnung erfassen – Bestätigungsmeldung ...................................63 Abbildung 86: Offene Posten Kreditor – Einstiegsbild............................................................64 Abbildung 87: Offene Posten Kreditor – Einzelpostenliste.....................................................64 Abbildung 88: Zahlungsausgang – Bankbeleg.......................................................................65 Abbildung 89: Zahlungsausgang – Menüpfad........................................................................66 Abbildung 90: Zahlungsausgang – Einstiegsbild....................................................................66 Abbildung 91: Zahlungsausgang – OP Bearbeitung ..............................................................67 Abbildung 92: Zahlungsausgang – OP Zuordnung ................................................................67 Abbildung 93: Zahlungsausgang – Bestätigungsmeldung .....................................................67 Abbildung 94: Zahlungsausgang – OP Liste ..........................................................................68 Abbildung 95: Beleg stornieren – Einstiegsbild ......................................................................69 Abbildung 96: Beleg stornieren – Anzeige vor Storno............................................................69 Abbildung 97: Beleg stornieren – Bestätigungsmeldung........................................................70 Abbildung 98: Rücknahme Ausgleich – Einstiegsbild ............................................................70 Abbildung 99: Rücknahme Ausgleich – beteiligte Konten......................................................71 Abbildung 100: Rücknahme Ausgleich – Posten ...................................................................71 Abbildung 101: Rücknahme Ausgleich – Storno Ausgleichsbeleg.........................................72 Abbildung 102: Rücknahme Ausgleich – Bestätigungsmeldung ............................................72 Abbildung 103: Kreditorengutschrift erfassen – Einstiegsbild ................................................73 Abbildung 104: Kreditorengutschrift erfassen – Eingabe Buchungskreis...............................73 Abbildung 105: Kreditorengutschrift erfassen – Eingabe .......................................................74 Abbildung 106: Kreditorengutschrift erfassen – Statusanzeige..............................................74 Abbildung 107: Kreditorengutschrift – Buchung simulieren....................................................75 Abbildung 108: Kreditorengutschrift erfassen – Bestätigungsmeldung..................................75 Abbildung 109: Kreditorengutschrift erfassen – OP Liste.......................................................75 Abbildung 110: Kreditoren Beleg anzeigen – Einstiegsbild....................................................76 Abbildung 111: Kreditoren Beleg anzeigen – Suchmaske .....................................................76 Abbildung 112: Kreditoren Beleg anzeigen ............................................................................77 Abbildung 113: Debitorenverzeichnis – Menüpfad.................................................................78

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Abbildung 114: Debitorenverzeichnis – Einstiegsbild.............................................................79 Abbildung 115: Debitorenverzeichnis.....................................................................................80 Abbildung 116: Debitor anlegen – Einstiegsbild.....................................................................81 Abbildung 117: Debitor anlegen –Vorlage suchen .................................................................81 Abbildung 118: Debitor anlegen –Vorlage auswählen ...........................................................82 Abbildung 119: Debitor anlegen – Einstiegsbild.....................................................................82 Abbildung 120: Debitor anlegen – Adresse............................................................................83 Abbildung 121: Debitor anlegen – Steuerungsdaten..............................................................83 Abbildung 122: Debitor anlegen – Zahlungsverkehr ..............................................................84 Abbildung 123: Debitor anlegen – Buchungskreisdaten Kontoführung..................................84 Abbildung 124: Debitor anlegen – Buchungskreisdaten Zahlungsverkehr.............................85 Abbildung 125: Debitor anlegen – Buchungskreisdaten Korrespondenz ...............................85 Abbildung 126: Debitor anlegen – Bestätigungsmeldung ......................................................86 Abbildung 127: Debitor anzeigen – Menüpfad .......................................................................86 Abbildung 128: Debitor anzeigen – Einstiegsbild ...................................................................87 Abbildung 129: Debitor anzeigen – Suchmaske ....................................................................87 Abbildung 130: Debitor anzeigen – Einstiegsbild ...................................................................88 Abbildung 131: Debitor anzeigen ...........................................................................................88 Abbildung 132: Debitor ändern – Menüpfad...........................................................................89 Abbildung 133: Debitor ändern – Einstiegsbild ......................................................................89 Abbildung 134: Debitor ändern – Eingabemaske...................................................................90 Abbildung 135: Debitor ändern – Einstiegsbild ......................................................................90 Abbildung 136: Debitor-Änderungen anzeigen – Menüpfad ..................................................91 Abbildung 137: Debitor-Änderungen anzeigen – Einstiegsbild ..............................................92 Abbildung 138: Debitor-Änderungen anzeigen – Geänderte Felder ......................................92 Abbildung 139: Debitor-Änderungen anzeigen – Überblick ...................................................92 Abbildung 140: Debitor-Änderungen anzeigen – Detail .........................................................93 Abbildung 141: Debitorenrechnung erfassen – Einstiegsbild.................................................93 Abbildung 142: Debitorenrechnung erfassen – Eingabe Buchungskreis ...............................94 Abbildung 143: Debitorenrechnung erfassen – Eingabe........................................................94 Abbildung 144: Debitorenrechnung – Buchung simulieren ....................................................95 Abbildung 145: Debitorenrechnung erfassen – Steuerposition anzeigen ..............................95 Abbildung 146: Offene Posten Debitor – Einstiegsbild...........................................................96 Abbildung 147: Offene Posten Debitor – Einzelpostenliste....................................................97 Abbildung 148: Zahlungseingang – Menüpfad.......................................................................97 Abbildung 149: Zahlungseingang – Einstiegsbild...................................................................98 Abbildung 150: Zahlungseingang – OP Bearbeitung .............................................................99 Abbildung 151: Zahlungseingang – OP Zuordnung ...............................................................99

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Abbildung 152: Zahlungseingang – Bestätigungsmeldung ....................................................99 Abbildung 153: Zahlungseingang – OP Liste .......................................................................100 Abbildung 154: Beleg stornieren ..........................................................................................101 Abbildung 155: Zahlungseingang Teilzahlung – Einstiegsbild .............................................102 Abbildung 156: Zahlungseingang Teilzahlung – Offene Posten ..........................................102 Abbildung 157: Zahlungseingang Teilzahlung – Register Teilzahlung.................................103 Abbildung 158: Zahlungseingang Teilzahlung – Bestätigungsmeldung...............................103 Abbildung 159: Zahlungseingang Teilzahlung – OP Liste....................................................104 Abbildung 160: Zahlungseingang Restposten – Einstiegsbild .............................................105 Abbildung 161: Zahlungseingang Restposten – Offene Posten...........................................105 Abbildung 162: Zahlungseingang Restposten – Bestätigungsmeldung ...............................106 Abbildung 163: Beleg anzeigen – Einstiegsbild ...................................................................106 Abbildung 164: Beleg anzeigen – Suchmaske.....................................................................107 Abbildung 165: Beleg anzeigen – Liste Belege....................................................................107 Abbildung 166: Beleg anzeigen............................................................................................108 Abbildung 167: Bilanz/GuV – Einstiegsbild ..........................................................................109 Abbildung 168: Bilanz/GuV – Berichtanzeige.......................................................................110 Abbildung 169: Bilanz/GuV-Struktur ändern – Einstiegsbild ................................................111 Abbildung 170: Bilanz/GuV-Struktur ändern – Änderungsmodus ........................................111 Abbildung 171: Bilanz/GuV-Struktur ändern – Positionen anlegen......................................112 Abbildung 172: Bilanz/GuV-Struktur ändern – Konten ändern.............................................113

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1 Einleitung Dieses Skriptum soll es Ihnen ermöglichen, in einem SAP-System alle Tätigkeiten einer Finanzbuchhal-tung durchzuführen. Dabei wird der Schwerpunkt vor allem auf folgende Prozesse in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung gelegt:

• Belegerfassung und –änderung

• Kontenpflege

• Sonderhauptbuchvorgänge

• Zahlprogramm

• Reporting und Korrespondenz

• Abschlussarbeiten

Neben den Prozessabläufen werden auch die Stammdaten in der Finanzbuchhaltung beschrieben:

• Organisationseinheiten (Mandant, Buchungskreis, Geschäftsbereich)

• Kreditoren

• Kontengruppen, Abstimmkonto

• Bankstammdaten

• CpD-Konten

Folgende Kenntnisse werden in diesem Kurs vorausgesetzt:

• Überblick der SAP-Module

• Navigation im SAP/R3

• Aufruf von Transaktionen

Dieses Skriptum deckt alle Inhalte ab, die notwendig sind, um das Zertifikat aus FI zu bestehen.

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2 Sachkontenbuchung im Hauptbuch Die zentrale Aufgabe der Hauptbuchhaltung ist die Gesamtdarstellung des externen Rechnungswe-sens und damit der Konten. Die Aufnahme und Sammlung aller Geschäftsvorfälle (Primärbuchungen, Abrechnungen aus dem internen Rechnungswesen) in einem betriebswirtschaftlich integrierten Soft-waresystem garantiert zu jedem Zeitpunkt, dass die Kontenführung vollständig und abgestimmt ist (Quelle SAP).

ABBILDUNG 1: WERTEFLUSS FINANZBUCHHALTUNG

Das Hauptbuch des Moduls FI besitzt folgende Merkmale:

• die freie Wahl der Konzern- oder Firmenebene • das automatische Mitbuchen aller Posten der Nebenbücher in der Hauptbuchhaltung (Ab-

stimmkonten) • das gleichzeitige Fortschreiben des Hauptbuches und der Kostenrechnung • das zeitnahe Auswerten und Berichten des aktuellen Buchungsstoffes in Form von Konten-

darstellungen, Ergebnisrechnungen mit unterschiedlichen Bilanzversionen und Gewinn- und Verlustrechnungen (GuV) sowie Zusatzanalysen.

Damit gilt das Hauptbuch automatisch als ganzheitlicher Nachweis aller Geschäftsvorfälle. Es stellt die zentrale und aktuelle Komponente der Rechnungslegung dar. Der Nachweis der einzelnen Vorgänge ist in Realtime aktuell zu jedem Zeitpunkt über Belege, Einzelposten und Verkehrszahlen auf unter-schiedlichen Ebenen wie

• der Kontenführung • der Journalschreibung • der Summen-/Saldenverkehrszahlen • der Bilanz-/GuV-Auswertungen

verfügbar.

In der nächsten Abbildung sind die relevanten SAP Organisationseinheiten dargestellt.

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Mandant xxxTitel

Buchungskreis1000 ACME GmbH

Kostenrechnungskreis1000 ACME GmbH

KontenplanAT01 Österreich

ABBILDUNG 2: ORGANISATIONSEINHEITEN IN SAP

• Der Mandant stellt den Konzern dar. Darunter befinden sich die Buchungskreise.

• Ein Buchungskreis ist die kleinste organisatorische Einheit des externen Rechnungswe-sens, für die eine vollständige, in sich abgeschlossene Buchhaltung abgebildet werden kann. Dies beinhaltet die Erfassung aller buchungspflichtigen Ereignisse und die Erstellung aller Nachweise für einen gesetzlichen Einzelabschluss, wie Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen.

• Der Kostenrechnungskreis ist die organisatorische Einheit innerhalb eines Unternehmens, für die eine vollständige, in sich geschlossene Kostenrechnung durchgeführt werden kann. Ein Kostenrechnungskreis kann einen oder mehrere, ggf. unterschiedliche Währungen führende Buchungskreise umfassen. Die zugehörigen Buchungskreise müssen alle densel-ben operationalen Kontenplan nutzen. Alle innerbetrieblichen Verrechnungen beziehen sich nur auf Objekte desselben Kostenrechnungskreises.

• Der Kontenplan ist das Verzeichnis aller Sachkonten, die von einem oder mehreren Bu-chungskreisen gemeinsam verwendet werden. Der Kontenplan enthält zu jedem Sachkon-to die Kontonummer, die Kontobezeichnung und Informationen, die die Funktion des Sachkontos festlegen und das Anlegen des Sachkontos im Buchungskreis steuern. Jedem Buchungskreis muss ein Kontenplan zugeordnet sein. Dies ist der operative Kontenplan, der sowohl von der Finanzbuchhaltung als auch der Kostenrechnung verwendet wird. Ne-ben dem operativen Kontenplan kann es folgende Kontenpläne geben:

o einen Konzernkontenplan, der die für die Konsolidierung erforderliche Gliederung aufweist

o einen Landeskontenplan, der die nach dem jeweiligen Landesrecht erforderliche Gliederung aufweist

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3 Kontenplan

3.1 Kontenplan anzeigen Rechnungswesen → Finanzwesen → Hauptbuch → Infosystem → Berichte zum Hauptbuch → Stammdaten → Kontenplan

Transaktionscode S_ALR_87012326

Wenn Sie einen Kontenplan im System anschauen möchten, wählen Sie den Menüpfad Rechnungswe-sen → Finanzwesen → Hauptbuch → Infosystem → Berichte zum Hauptbuch → Stammdaten → Kon-tenplan oder den Transaktionscode S_ALR_87012326.

ABBILDUNG 3: MENÜPFAD KONTENPLAN ANZEIGEN

Sie gelangen damit auf folgendes Einstiegsbild.

ABBILDUNG 4: KONTENPLAN ANZEIGEN – EINSTIEGSBILD

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Stellen Sie sich in das Feld „Kontenplan“ und wählen Sie mit der F4 Hilfe einen Kontenplan aus der folgenden Liste aus:

ABBILDUNG 5: KONTENPLAN – AUSWAHL AN KONTENPLÄNEN

Ein Kontenplan kann in mehreren Buchungskreisen verwendet werden. Der Kontenplan für den Man-danten ACME im Buchungskreis 1000 hat die Bezeichnung AT01 „Österreichischer Einheitskonten-plan“.

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ABBILDUNG 6: KONTENPLAN – „ÖSTERREICHISCHER EINHEITSKONTENPLAN“

Die 5- und 6-stelligen Konten sind die für die Bilanz relevanten Gewinn- und Verlustrechnungskonten. Die 4-stelligen Konten sind technische Konten und dienen nur zur Darstellung bzw. Aggregation in den Bilanz- und G+V Strukturen.

3.2 Kontenplan ausdrucken Wenn Sie in der Menüleiste den Pfad Programme → Ausführen und Drucken auswählen bzw. den Shortcut Strg + P verwenden, gelangen Sie zu folgender Maske und können dort durch Auswahl des geeigneten Druckers unter Ausgabegeräte einen Ausdruck erstellen.

ABBILDUNG 7: KONTENPLAN AUSDRUCKEN – EINSTIEGSBILD

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3.3 Konto im Kontenplan aufrufen Benötigen Sie nähere Informationen zu einem bestimmten Konto, können Sie sich diese durch einen Doppelklick auf die entsprechende Zeile im Kontenplan anzeigen lassen. Durch einen Doppelklick in der Zeile 270001 – Handkasse – gelangen Sie zu folgender Ansicht, in der Sie nähere Informationen zu dem Konto finden.

ABBILDUNG 8: SACHKONTEN ANZEIGEN

3.4 Sachkonten

3.4.1 Sachkontenverzeichnis

Rechnungswesen → Finanzwesen → Hauptbuch → Infosystem → Berichte zum Hauptbuch → Stammdaten → Sachkontenverzeichnis


Durch die Wahl des Menüpfades Rechnungswesen → Finanzwesen → Hauptbuch → Infosystem → Berichte zum Hauptbuch → Stammdaten → Sachkontenverzeichnis oder durch die Wahl des Transak-tionscodes S_ALR_87012328 gelangen Sie zu folgendem Bildschirm.

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ABBILDUNG 9: SACHKONTENVERZEICHNIS – EINSTIEGSBILD

Durch die Eingabe eines Buchungskreises (z.B. 1000 ACME GmbH) im Feld Buchungskreis und durch anschließendes Betätigen des Buttons Ausführen oder der ENTER Taste, wird das Sachkontenver-zeichnis aufgerufen:

ABBILDUNG 10: SACHKONTENVERZEICHNIS

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Im Unterschied zum Kontenplan listet das Sachkontenverzeichnis die buchungskreisspezifischen Ein-stellungen der Konten für einen bestimmten Buchungskreis auf. Der Kontenplan hingegen zeigt nur Kontennummer und Bezeichnung der Konten eines bestimmten Kontenrahmens.

3.4.2 Sachkonto anlegen

Rechnungswesen → Finanzwesen → Hauptbuch → Stammdaten → Sachkonten → Einzelbearbeitung → Zentral

Transaktionscode FS00

Die Firma ACME hat bei der Raiffeisenlandesbank Oberösterreich Linz, ein Konto eröffnet. Aus diesem Grund sollen Sie auch für die Buchhaltung ein Konto anlegen. Über den Menüpfad Rechnungswesen → Finanzwesen → Hauptbuch → Stammdaten → Sachkonten → Einzelbearbeitung → Zentral oder die Eingabe des Transaktionscodes FS00 gelangt man zu jener Maske, in der ein neues Sachkonto ange-legt werden kann.

ABBILDUNG 11: SACHKONTO ANLEGEN – MENÜPFAD

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ABBILDUNG 12: SACHKONTO ANLEGEN – EINSTIEGSBILD

Im Feld Sachkonto gibt man die gewünschte Kontonummer ein und mit dem Anklicken des Buttons

oder des Buttons (Anlegen mit Vorlage) in der Symbolleiste

wird das Konto neu angelegt. Wenn man den Button wählt erscheint folgendes Menü.

ABBILDUNG 13: SACHKONTO ANLEGEN – VORLAGEKONTO

Hier muss das Vorlagekonto und dessen Kontenplan ausgewählt werden.

Als Beispiel soll das Konto 280002 für die Raiffeisenbank Linz ohne Vorlage angelegt werden.

Bei der Anlage eines neuen Kontos müssen mehrere Register befüllt werden.

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Typ/Bezeichnung

In diesem Register wird festgelegt zu welcher Kontengruppe das neue Konto gehört bzw. wie das Konto im Kontenplan beizeichnet werden soll.

ABBILDUNG 14: SACHKONTO ANLEGEN – TYP/BEZEICHNUNG

Zuerst muss die Kontengruppe gewählt werden. Die Kontengruppe ist ein klassifizierendes Merkmal innerhalb der Sachkontenstammsätze. Die Kontengruppe ist eine Muss-Eingabe. Mit der Kontengruppe werden die Felder für die Erfassungsbilder festgelegt, wenn Sie einen Stammsatz im Buchungskreis anlegen oder ändern. Außerdem wird über die Kontengruppe bestimmt, in welchem Nummernbereich die Kontonummer liegen muss. Im zweiten Schritt muss festgelegt werden, ob das neue Konto ein Erfolgskonto oder ein Bestandskonto ist. Nachdem es sich beim neuen Konto 280002 Raiffeisenbank Linz um ein Bestandskonto und kein Erfolgskonto handelt, wählt man im Bereich „Steuerung im Kon-tenplan“ durch Anklicken „Bestandskonto“ aus.

Im Abschnitt „Bezeichnung“ gibt man eine Kurzbezeichnung und den Sachkontenlangtext ein. Also beispielsweise „Raika“ und „Raiffeisenbank Linz“.

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Steuerungsdaten

Das nächste Register beschäftigt sich mit den so genannten Steuerungsdaten.

ABBILDUNG 15: SACHKONTO ANLEGEN – STEUERUNGSDATEN

Kontosteuerung im Buchungskreis

Kontowährung Gibt jene Währung an, in der das Konto geführt wird. Die Kontowährung für das Konto 280002 ist EUR. Sollte die 3stellige Kurzbezeichnung nicht bekannt sein, gelangt man durch Anklicken des Buttons oder der Taste F4 zu einer Auswahl an möglichen Kontowährungen.

Kursdifferenzschlüssel Bei der Bewertung der Fremdwährungsbestände werden über diesen Schlüssel die Konten für Bewertungsgewinne und Bewertungsverluste gefunden. Auf welche Konten die Bewertungsdif-ferenzen zu buchen sind, geben Sie unter dem Kursdifferenzschlüssel im System an. Die Bewer-tungsdifferenzen können so für alle Bestandskon-ten auf dieselben Erfolgskonten gesteuert wer-den oder z.B. pro Währung auf unterschiedliche Konten.

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Bewertungsgruppe In einer Bewertungsgruppe können verschiedene Sachkonten zusammengefasst werden. Aus dem ermittelten Fremdwährungssaldo wird bei der Bewertung der Kurstyp bestimmt. Damit ist sie das Äquivalent zum Konzernbegriff bei den Debi-toren und Kreditoren. Die Bewertungsgruppe kann frei definiert werden, z.B 'Konten bei der Bank Austria’.

Steuerkategorie Legt fest, ob auf das Sachkonto Folgendes zu-trifft:

o Steuerrelevant: Sie entscheiden, ob Sie das Konto für steuerrrelevante Buchungen verwendet werden soll. Wenn nicht, lassen Sie das Feld leer.

o Steuerkonto: Sie entscheiden, ob Sie das Konto ausschließlich für die Buchung von Steuern nutzen wollen. Sie legen weiters fest, für welche Art der Umsatzsteuer Sie das Konto verwenden wollen: < Vorsteuerkonto (z.B. V1, V2)

> Ausgangssteuerkonto (z.B. A1, A2)

">" und "<" sind nur für Steuerkonten vorgese-hen.

o steuerrelevantes Sachkonto: Sie entscheiden, ob Sie das Konto als Sachkonto verwenden wol-len, auf dem steuerrelevante Buchungen vorge-nommen werden können. Legen Sie weiters fest, mit welchen Steuerkennzeichen das Konto be-bucht werden kann. Bei Buchungen auf dieses Konto wird dann geprüft, ob das in der Belegpo-sition eingegebene Umsatzsteuer-kennzeichen für dieses Konto zulässig ist. Das ist sinnvoll, wenn Sie immer mit demselben Steuersatz auf das Konto buchen. Beim Buchen auf das Konto wird das Steuerkennzeichen ausgegeben und kann dann nicht mehr geändert werden.

Wenn Sie nur eine pauschale Prüfung der Steu-erkategorie wünschen, wählen Sie eines der fol-genden Sonderzeichen:

+ nur Ausgangssteuer erlaubt

- nur Vorsteuer erlaubt

* alle Steuerarten erlaubt

Wenn das Sachkonto anschließend bebucht wird, dann muss ein Steuerkennzeichen eingegeben werden. Das trifft nicht zu, wenn Sie mittels ei-nes eigenen Kennzeichens auf dem Sachkonto auch Buchungen ohne Steuerkennzeichen zulas-sen.

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Buchung ohne Steuer erlaubt Durch Anklicken dieser Auswahl ist es möglich, dass das Konto auch ohne USt bzw. VSt bebucht wird. Nachdem bei diesem Konto auch Buchun-gen ohne Steuer möglich sind, wird das Auswahl-feld „Buchung ohne Steuer erlaubt“ angeklickt.

Abstimmkonto für Kontoart Dieser Eintrag kennzeichnet das Sachkonto als Abstimmkonto. Das Abstimmkonto stellt die In-tegration eines Nebenbuchhaltungskontos ins Hauptbuch sicher.

Das Sachkonto 200000 ist als Abstimmkonto definiert. Im Debitorenkonto 20000 ist das Sach-konto 200000 als Abstimmkonto bestimmt. Damit werden alle Buchungen auf das Debitorenkonto 20000 auch automatisch auf dem Sachkonto 200000 gebucht. Das Sachkonto selbst ist nicht direkt bebuchbar. Damit ist eine Abstimmung zwischen Nebenbuchhaltung und Hauptbuch jederzeit gewährleistet.

Alternative Kontonummer Das Feld für die alternative Kontonummer im Buchungskreisbereich ist frei verfügbar. Es kann z.B. für folgende Sachverhalte genutzt werden:

o Kontonummer aus einem Altsystem

o Kontonummer des Landeskontenplans, wenn konzernweit ein einheitlicher Konten-plan verwendet wird.

Die alternative Kontonummer wird nur dann in der Bilanz und GuV ausgegeben, wenn Sie diese den entsprechenden Positionen der Bilanz-/ GuV-Struktur explizit zugeordnet haben.

Kontoverwaltung im Buchungskreis

Verwaltung offener Posten Durch Anklicken dieser Auswahl wählt man bei der Kontenanlage aus, ob offene Posten verwal-tet werden sollen oder nicht.

Einzelpostenanzeige Sollen bei der Verwaltung von offenen Posten auch die Einzelposten angezeigt werden, muss das hier ausgewählt werden.

Sortierschlüssel Das System benutzt für die Anzeige der Einzel-posten eine Standardsortierfolge. Es sortiert die Posten u.a. nach dem Inhalt des Feldes Zuord-nung. Dieses Feld kann beim Erfassen einer Be-legposition manuell oder automatisch durch das System gefüllt werden.

Berechtigungsgruppe Die Berechtigungsgruppe ermöglicht einen erwei-terten Berechtigungsschutz für bestimmte Objek-te. Die Berechtigungsgruppen sind frei definier-bar. Die Berechtigungsgruppen treten in Berech-tigungsobjekten meistens in Kombination mit einer Aktivität auf.

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Erfassung/Bank/Zins

Das nächste Register beschäftigt sich mit den Daten zur Erfassung, zu Bank und zur Verzinsung. We-sentlich ist hier vor allem das folgende Feld:

Steuerung der Belegerfassung im Buchungskreis

Feldstatusgruppe Die Feldstatusgruppe legt den Bildschirmaufbau bei der Belegerfassung fest. Folgende Feldstati sind für Felder möglich:

o Kanneingabe – das Feld kann gefüllt werden

o Musseingabe – das Feld muss gefüllt werden

o Ausblenden – das Feld wird auf dem Bild-schirm nicht angezeigt

Abhängig von der zugeordneten Feldstatus-gruppe im Stammsatz eines Sachkontos werden bei der Belegerfassung die zur Gruppe hinterleg-ten Definitionen wirksam. Der Feldstatus bei der Belegerfassung ist ferner abhängig vom Bu-chungsschlüssel. In diesem Register muss nur das Feld „Feldstatusgruppe“ gewartet werden. Durch Anklicken des Buttons gelangt man zu einer Auswahl.

Für das Konto 280002 wird die Feldstatusgruppe G005 – Bankkonten (Valutadatum obligatorisch) ausgewählt.

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ABBILDUNG 16: SACHKONTO ANLEGEN – ERFASSUNG BANK/ZINS

In den nachfolgenden Registern muss in diesem Fall nichts Weiteres eingegeben werden. Durch Betä-tigen des Buttons „Ausführen“ oder der ENTER Taste, wird das Sachkonto angelegt.

3.4.3 Sachkonto ändern bzw. anzeigen

Rechnungswesen → Finanzwesen → Hauptbuch → Stammdaten → Einzelbearbeitung → Zentral


Soll bei einem Sachkonto etwas geändert werden, folgt man dem gleichen Menüpfad wie beim Anle-gen eines neuen Sachkontos. Man gibt die Kontonummer ein und kann eventuelle Änderungen durch-führen.

Sie wollen bei dem Konto, das Sie gerade angelegt haben, die Kurzbezeichnung von „Raika“ auf „Rai-ka Linz“ ändern.

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ABBILDUNG 17: SACHKONTO ÄNDERN – EINGABEMASKE

Nachdem Sie den Kurztext geändert haben, betätigen Sie den Button „Ausführen“ oder die EN-TER Taste. Die Änderungen werden nach Bestätigung der folgenden Sicherungsabfrage gespeichert.

ABBILDUNG 18: SACHKONTO ÄNDERN – SICHERUNGSABFRAGE

Sie können auch zwischen dem Änderungs- und Anzeigemodus wechseln indem Sie im Menü Sachkon-to die Einträge „Anzeigen“ bzw. „Ändern“ auswählen.

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ABBILDUNG 19: SACHKONTO ÄNDERN – WECHSEL ANZEIGE-/ ÄNDERUNGSMODUS

Sie können aber auch mit den Buttons und in den Anzeige bzw. Änderungsmodus wechseln.

3.4.4 Änderungen des Sachkontenstammes anzeigen

Rechnungswesen → Finanzwesen → Hauptbuch → Stammdaten → Änderungen anzeigen → Zentral


Über den oben angegebenen Menüpfad gelangt man zum Einstiegsbildschirm für die Anzeige von Sachkontenänderungen. Wollen Sie sich die eben durchgeführten Änderungen nochmals anzeigen lassen, so geben Sie im entsprechenden Feld die Kontonummer 280002 ein.

ABBILDUNG 20: SACHKONTOÄNDERUNGEN ANZEIGEN – EINSTIEGSBILD

Nach Betätigen des Buttons Ausführen oder der ENTER Taste, erscheint folgender Bildschirm, der die geänderten Felder anzeigt.

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ABBILDUNG 21: SACHKONTOÄNDERUNGEN ANZEIGEN – GEÄNDERTE FELDER

Da Sie nur die Kurzbezeichnung des Kontos geändert haben, ist nur das Feld „Kurztext“ angezeigt. Durch einen Doppelklick auf das Feld Kurztext können Sie auf folgendem Bildschirm die Details der Änderungen sehen.

ABBILDUNG 22: SACHKONTOÄNDERUNGEN ANZEIGEN – ÜBERBLICK

Mit einem weiteren Doppelklick sehen Sie weitere Details, wie Datum und Zeitpunkt der Änderung und den Benutzer, der die Änderungen durchgeführt hat.

ABBILDUNG 23: SACHKONTOÄNDERUNGEN ANZEIGEN – DETAIL

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3.5 Buchungen im Hauptbuch

3.5.1 Sachkontenbuchung erfassen

Rechnungswesen → Finanzwesen → Hauptbuch→ Buchung → Sachkontenbeleg erfassen

Transaktionscode FB50

Als Beispiel soll eine einfache Barabhebung von einem Bankkonto dienen. Über den Menüpfad Rech-nungswesen → Finanzwesen → Hauptbuch → Buchung → Sachkontenbeleg erfassen (Transaktions-code: FB50) kommen Sie zu folgender Eingabemaske:

ABBILDUNG 24: SACHKONTENBELEG ERFASSEN – EINSTIEGSBILD

Um zu überprüfen in welchem Buchungskreis Sie aktuell arbeiten klicken Sie auf den Button

. Sie können dann im erscheinenden Popup-Fenster den gewünschten Buchungs-kreis eingeben.

ABBILDUNG 25: SACHKONTENBELEG ERFASSEN – EINGABE BUCHUNGSKREIS

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Als Belegdatum geben Sie hier das aktuelle Datum ein. Die Barabhebung erfolgt über die Sachkonten 270000 Kassenbestand (S/H-Kennzeichen: Soll) und das Sachkonto 280100 Bank 1 (Inland) (S/H-Kennzeichen: Haben). In der Spalte „Betrag Belegwährung“ geben Sie den Betrag – in diesem Fall 1.500 – ein. Zusätzlich müssen Sie noch in der Zeile der Bankbuchung das Valutadatum (aktuelles Datum) eingeben. Die Eingabemaske hat nun folgendes Aussehen:

ABBILDUNG 26: SACHKONTENBELEG ERFASSEN – EINGABE

Im Karteireiter Details gibt es den Button „Steuer rechnen“.

ABBILDUNG 27: SACHKONTENBELEG ERFASSEN – KARTEIREITER DETAILS

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Wenn Sie eine Buchung mit Steuer eingeben, können Sie sich auch den richtigen Steuerbetrag vom System berechnen lassen. Dazu klicken Sie auf den Button Steuer rechnen. Dann berechnet das Sys-tem aus dem Vorsteuerkennzeichen und dem Betrag den Steuerbetrag.

Durch Drücken der Enter-Taste werden Ihre Eingaben vom System überprüft und in der Statusspalte erscheint ein grüner Haken.

ABBILDUNG 28: SACHKONTENBUCHUNG – STATUSANZEIGE

Über den Button können Sie sich die vom System auf Basis Ihrer Eingaben vorgese-henen Buchungen anzeigen lassen.

ABBILDUNG 29: SACHKONTENBUCHUNG SIMULIEREN

Durch Klicken auf wird der Beleg gebucht und in der Statusleiste erscheint folgende Meldung:

ABBILDUNG 30: SACHKONTENBUCHUNG – BESTÄTIGUNGSMELDUNG

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3.5.2 Beleganzeige

Rechnungswesen → Finanzwesen → Hauptbuch → Beleg→ Anzeigen


ABBILDUNG 31: BELEG ANZEIGEN – EINSTIEGSBILD

Durch die Eingabe der Belegnummer – in diesem Fall 70000003 kommt man zu der Ansicht, die den Beleg widerspiegelt. Falls man die Belegnummer nicht kennt, kann man durch Anklicken des Button

eine Suchmaske aufrufen. Hier können anhand von diversen Parametern Belege gesucht werden.

ABBILDUNG 32: BELEG ANZEIGEN – SUCHMASKE

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Beispielsweise können Sie nach dem Buchungsdatum und der Belegart (Sachkontenbeleg – SA) ein-schränken.

ABBILDUNG 33: BELEG ANZEIGEN – LISTE BELEGE

Aus der Liste der Belege können sie nun mittels Doppelklick oder mit Hilfe des Buttons den ge-wünschten Beleg auswählen und sich die Details anzeigen lassen.

ABBILDUNG 34: BELEG ANZEIGEN

3.6 Auswertungen aus dem Hauptbuch

3.6.1 Einzelpostenjournal

Rechnungswesen → Finanzwesen → Hauptbuch → Infosystem → Berichte zum Hauptbuch → Beleg → Allgemein → Einzelpostenjournal


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ABBILDUNG 35: EINZELPOSTENJOURNAL – MENÜPFAD

Über den Menüpfad Rechnungswesen → Finanzwesen → Hauptbuch → Infosystem → Berichte zum Hauptbuch → Beleg → Allgemein → Einzelpostenjournal oder die Wahl des Transaktionscodes S_ALR_87012291 gelangen Sie zu folgender Einstiegsmaske.

ABBILDUNG 36: EINZELPOSTENJOURNAL – EINSTIEGSBILD

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In dieser Einstiegsmaske ist es möglich verschiedene Auswahlkriterien (Belegnummer, Geschäftsjahr, usw.) einzugeben. Sie wollen sich das gesamte Einzelpostenjournal für den Buchungskreis 1000 an-schauen. Geben Sie deshalb im Feld Buchungskreis 1000 ein und im Feld Geschäftsjahr 2006 (für das

Geschäftsjahr). Durch Betätigen des Buttons Ausführen gelangt man zum Einzelpostenjournal, das folgendes Bild zeigt.

ABBILDUNG 37: EINZELPOSTENJOURNAL

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3.6.2 Beleg-Kompaktjournal

Rechnungswesen → Finanzwesen → Hauptbuch → Infosystem → Berichte zum Hauptbuch → Beleg → Allgemein → Beleg-Kompaktjournal


ABBILDUNG 38: BELEG-KOMPAKTJOURNAL – MENÜPFAD

Über den Menüpfad Rechnungswesen → Finanzwesen → Hauptbuch → Infosystem → Berichte zum Hauptbuch → Beleg → Allgemein → Beleg-Kompaktjournal oder die Wahl des Transaktionscodes S_ALR_87012289 gelangen Sie zu folgender Einstiegsmaske.

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ABBILDUNG 39: BELEG-KOMPAKTJOURNAL – EINSTIEGSBILD

In dieser Einstiegsmaske ist es möglich verschiedene Auswahlkriterien (Belegnummer, Geschäftsjahr, usw.) einzugeben. Sie wollen sich das gesamte Beleg-Kompaktjournal für den Buchungskreis 1000 anschauen. Geben Sie deshalb im Feld Buchungskreis 1000 ein und im Feld Geschäftsjahr 2006 (für

das Geschäftsjahr). Durch Betätigen des Buttons Ausführen gelangt man zum Beleg-Kompaktjournal, das folgendes Bild zeigt.

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ABBILDUNG 40: BELEG-KOMPAKTJOURNAL

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3.6.3 Salden anzeigen

Rechnungswesen → Finanzwesen → Hauptbuch → Konto → Salden anzeigen

Transaktionscode FS10N

Nach dem Aufruf der Transaktion FS10N gelangt man zu folgender Maske:

ABBILDUNG 41: SALDENANZEIGE HAUPTBUCHKONTEN – EINSTIEGSBILD

Nach Eingabe des gewünschten Kontos, in unserem Fall das Konto Kassenbestand 270000, und betä-tigen des Buttons gelangt man in die Saldenanzeige.

ABBILDUNG 42: SALDENANZEIGE HAUPTBUCHKONTEN

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3.6.4 Änderungsanzeige Stammdaten

Rechnungswesen → Finanzwesen → Hauptbuch → Infosystem → Berichte zum Hauptbuch → Stammdaten → Änderungsanzeige Sachkonten


ABBILDUNG 43: ÄNDERUNGSANZEIGE SACHKONTEN – MENÜPFAD

Über den Menüpfad Rechnungswesen → Finanzwesen → Hauptbuch → Infosystem → Berichte zum Hauptbuch → Stammdaten → Änderungsanzeige Sachkonten oder die Wahl des Transaktionscodes S_ALR_87012308 gelangen Sie zu folgender Einstiegsmaske.

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ABBILDUNG 44: ÄNDERUNGSANZEIGE SACHKONTEN – EINSTIEGSBILD

Wenn Sie sich alle durchgeführten Änderungen, die auf Sachkonten vorgenommen wurden, anzeigen

lassen wollen, dann betätigen Sie einfach den Button Ausführen. Es wird somit ein Liste angezeigt, die alle Änderungen auflistet und neben dem Datum und der Uhrzeit auch den Namen jener Person, die die Änderung durchgeführt hat, anzeigt.

ABBILDUNG 45: ÄNDERUNGSANZEIGE SACHKONTEN

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Sie können diese Liste auch einschränken. Wenn Sie beispielsweise nur Änderungen eines bestimmten Kontos angezeigt haben möchten, geben Sie in der Einstiegsmaske bitte im Feld Sachkonto die ge-wünschte Kontonummer ein.

3.6.5 Exportieren von Auswertungen in Excel

Liste → Exportieren → Tabellenkalkulation

Strg + Umsch + F7

ABBILDUNG 46: EXPORTIEREN VON LISTEN – MENÜWAHL

Angenommen, Sie wollen die eben angezeigte Liste bezüglich der Änderungen bei Sachkonten ins Excel exportieren, um diese anschließend für interne Auswertungen zu verwerten.

Wählen Sie in der bereits am Bildschirm angezeigten Liste den Menüpfad Liste → Exportieren → Ta-bellenkalkulation oder die Tastenkombination Strg + Umschalt + F7.

Sie werden nach Wahl des Menüpfades gefragt, ob Sie die Ansicht in Form einer Tabelle oder einer Pivottabelle exportiert haben möchten.

ABBILDUNG 47: EXPORTIEREN VON LISTEN – FORM

Bei Auswahl der Option Tabelle, schlägt Ihnen das Programm automatisch Microsoft Excel als Zielpro-gramm vor. Sollten Sie jedoch mehrere Tabellenkalkulationsprogramme auf Ihrem PC installiert ha-ben, können Sie in dieser Ansicht jenes auswählen, in dem Sie die Liste weiter bearbeiten möchten.

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ABBILDUNG 48: EXPORTIEREN VON LISTEN – ZIEL

Das Tabellenkalkulationsprogramm, in diesem Fall Microsoft Excel, wird automatisch geöffnet und die gewünschte Ansicht (Änderungsanzeige Sachkonten), wird in der herkömmlichen Tabellenform ausge-geben.

ABBILDUNG 49: EXPORTIEREN VON LISTEN – MICROSOFT EXCEL

Wenn Sie von der Excel-Ansicht zurück zu Ihrem SAP-Schirm wechseln, werden Sie von SAP daran erinnert, dass die Tabellenkalkulation gespeichert werden sollte.

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ABBILDUNG 50: EXPORTIEREN VON LISTEN – INFORMATION

3.6.6 Drucken von Auswertungen

ABBILDUNG 51: DRUCKEN VON LISTEN – MENÜWAHL

Wenn Sie eine Ansicht/Liste nicht weiterbearbeiten möchten, sondern nur ausdrucken, können Sie dies über den Menüpfad Liste → Drucken oder die Tastenkombination Strg + P tun.

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4 Kreditorenbuchhaltung

4.1 Stammdaten in der Kreditorenbuchhaltung

4.1.1 Kreditorenstammsatz anlegen

Rechnungswesen → Finanzwesen → Kreditoren → Stammdaten → Anlegen

Transaktionscode FK01

ABBILDUNG 52: KREDITOR ANLEGEN – MENÜPFAD

Sie planen ein paar Büromaschinen in Ihrer Firma auszutauschen, haben ein Angebot von einem Bü-romaschinenhändler eingeholt und müssen diesen nun als neuen Kreditor anlegen:

Kostak GmbH, Wiesengasse 12/4, 1100 Wien, Tel.: (01) 560 43 43 – 176, email: [email protected]

Durch die Wahl des Menüpfades Rechnungswesen → Finanzwesen → Kreditoren → Stammdaten → Anlegen oder die Wahl des Transaktionscodes FK01 gelangen Sie zur folgenden Einstiegsmaske.

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ABBILDUNG 53: KREDITOR ANLEGEN – EINSTIEGSBILD

Ist in Ihrem System bereits ein Kreditor der selben Art (Kreditor aus dem Inland, Ausland, usw) ange-legt, ist es einfacher, einen neuen Kreditor nach einer Vorlage anzulegen. In diesem Fall stellen Sie

sich in das Feld Kreditor im Unterverzeichnis Vorlage und betätigen den Button . Sie gelangen dann in eine Ansicht, in der Sie einen Kreditor, der als Vorlage dienen soll auswählen können.

ABBILDUNG 54: KREDITOR ANLEGEN – VORLAGE FÜR KREDITOR

Betätigen Sie in dieser Ansicht ohne Eingabe von Daten den Button , gelangen Sie zu einer Über-sicht mit bereits angelegten Kreditoren. Durch einen Doppelklick auf den gewünschten „Musterkredi-tor“ gelangen Sie zurück zur Einstiegsmaske, allerdings mit dem Unterschied, dass das Feld Kreditor unter Vorlage bereits ausgefüllt ist. Füllen Sie das Feld Buchungskreis aus, werden auch die relevan-ten Felder aus der Vorlage gefüllt.

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ABBILDUNG 55: KREDITOR ANLEGEN – EINSTIEGSBILD

Durch Betätigung des Buttons Ausführen kommen Sie einen Schritt weiter zur Maske Kreditor anlegen: Anschrift.

ABBILDUNG 56: KREDITOR ANLEGEN – ANSCHRIFT

Einige Felder wie das Land (AT) und die Sprache (Deutsch) sind gemäß der gewählten Vorlage bereits ausgefüllt. Alle anderen müssen (gemäß der Angabe) neu befüllt werden.

Mit den Buttons Voriges Bild und Nächstes Bild kann man im Anlagevorgang weitergehen und gelangt zur Maske Kreditor anlegen: Steuerung.

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ABBILDUNG 57: KREDITOR ANLEGEN – STEUERUNG

In der Maske „Steuerung“ ist es vor allem wichtig, die Steuernummer und die UST-ID des Kreditors einzugeben.

Im nächsten Bildschirm einer Kreditorenanlage geht es um den Zahlungsverkehr. Hier müssen das Land der Bank, die Bankleitzahl (Bankschlüssel), das Bankkonto und der Kontoinhaber (wenn er vom Namen des Kreditors abweicht) angegeben werden.

ABBILDUNG 58: KREDITOR ANLEGEN – ZAHLUNGSVERKEHR

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ABBILDUNG 59: KREDITOR ANLEGEN – KONTOFÜHRUNG BUCHHALTUNG

Hier finden sich vor allem folgende wichtige Felder:

Abstimmkonto Das Abstimmkonto in der Hauptbuchhaltung ist das Konto, das bei den üblichen Buchungen (z.B. Rechnung, Zahlung) parallel zum Konto der Ne-benbuchhaltung fortgeschrieben wird. Bei beson-deren Buchungen (z.B. Anzahlung, Wechsel) wird dieses Konto durch ein anderes Konto ersetzt (z.B. 'Erhaltene Anzahlungen' statt 'Forderun-gen'). Die Ersetzung erfolgt aufgrund des Son-derhauptbuch-Kennzeichens, das bei solchen Buchungen anzugeben ist.

Berechtigungsgruppe Die Berechtigungsgruppe ermöglicht einen erwei-terten Berechtigungsschutz für bestimmte Objek-te. Die Berechtigungsgruppen sind frei definier-bar. Die Berechtigungsgruppen treten in Berech-tigungsobjekten meistens in Kombination mit einer Aktivität auf.

Das Abstimmkonto für inländischen Kreditor ist das Konto 330000. Die Feldinhalte des Vorlagekredi-tors werden nur dann übernommen, wenn in der Einstiegsmaske der Buchungskreis eingetragen ist.

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ABBILDUNG 60: KREDITOR ANLEGEN – ZAHLUNGSVERKEHR BUCHHALTUNG

Im Reiter Zahlungsverkehr lassen sich neben den Zahlungsdaten auch die Informationen für den au-tomatischen Zahlungsverkehr (z.B. Einzug) eingeben. Die Zahlwege sind vor allem dann wichtig, wenn man automatische Zahlläufe durchführen möchte. Ohne Angabe eines Zahlweges wird der Kreditor nicht im automatischen Zahllauf berücksichtigt. In diesem Beispiel wird der Zahlweg Überweisung ausgewählt.

Bei den Zahlungsbedingungen gelangt man über den Button oder der Taste F4 wieder zu einer Auswahl an möglichen Zahlungsbedingungen und man kann die gewünschten Bedingungen durch einen Doppelklick oder das Betätigen des Buttons Ausführen in die Eingabemaske übernehmen.

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ABBILDUNG 61: KREDITOR ANLEGEN – AUSWAHL ZAHLUNGSBEDINGUNG

ABBILDUNG 62: KREDITOR ANLEGEN – KORRESPONDENZ BUCHHALTUNG

Erreicht man den letzten Karteireiter. Hier lässt sich vor allem das Mahnverfahren definieren. Will man weitergehen mit dem Button Nächstes Bild, erscheint am Bildschirm folgende Sicherheitsabfrage:

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ABBILDUNG 63: KREDITOR ANLEGEN – SICHERHEITSABFRAGE

Beantwortet man diese Abfrage mit Ja, erhält man die Bestätigung:

„Kreditor 33000 wurde im Buchungskreis angelegt“

4.1.2 Kreditorenstammsatz anzeigen

Rechnungswesen → Finanzwesen → Kreditoren → Stammdaten → Anzeigen


ABBILDUNG 64: KREDITOR ANZEIGEN – MENÜPFAD

Über den Menüpfad Rechnungswesen → Finanzwesen → Kreditoren → Stammdaten → Anzeigen oder die Wahl des Transaktionscodes FK03 gelangen Sie zur Einstiegsmaske Kreditor anzeigen: Einstieg.

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ABBILDUNG 65: KREDITOR ANZEIGEN – EINSTIEGSBILD

In dieser Maske kann man die Kontonummer eines Kreditors eingeben und jene Daten, die angezeigt werden sollen, auswählen.

Durch die Buttons Alle Markieren bzw. alle Markierungen löschen wird das Anklicken der ge-wünschten Daten vereinfacht.

Nach Betätigen des oder der ENTER Taste wird der gewünschte Kreditor (33000 Kostak GmbH) angezeigt.

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ABBILDUNG 66: KREDITOR ANZEIGEN – ANSCHRIFT

Durch die Buttons Anzeigen/Ändern, Voriges Bild und Nächstes Bild kann man auch in dieser Anzeige von einer Seite auf die nächste Seite wechseln und einige Änderungen vornehmen.

In dieser Funktion ist es auch möglich einzelne Teile, der eingegeben Daten auszudrucken. Durch

Betätigen des Buttons gelangt man zu der Druckvorschau, die durch Betätigen des Buttons Drucken auch ausgedruckt werden kann.

ABBILDUNG 67: KREDITOR ANZEIGEN – DRUCKVORSCHAU

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4.1.3 Kreditorenstammsatz ändern

Rechnungswesen → Finanzwesen → Kreditoren → Stammdaten → Ändern


ABBILDUNG 68: KREDITOR ÄNDERN – MENÜPFAD

Will man einen Kreditorenstammsatz ändern, gelangt man über den Menüpfad Rechnungswesen → Finanzwesen → Kreditoren → Stammdaten → Ändern oder die Wahl des Transaktionscodes FK02 gelangen Sie zur Einstiegsmaske Kreditor ändern: Einstieg.

Die Navigation und Eingaben sind im Prinzip gleich wie beim „Kreditor anzeigen“.

ABBILDUNG 69: KREDITOR ÄNDERN – EINSTIEGSBILD

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Wir wollen bei unserem Kunden Kostak die Adresse von Wiesengasse 12/4 auf Wiesengasse 12/2 ändern.

ABBILDUNG 70: KREDITOR ÄNDERN – EINGABEMASKE

Wenn Sie nach dieser Änderung den Button Sichern betätigen, erscheint am unteren Ende des Bildschirms die Bestätigung, dass die Änderungen durchgeführt werden.

ABBILDUNG 71: KREDITOR ÄNDERN – ÄNDERUNGSBESTÄTIGUNG

4.1.4 Änderungen des Kreditorenstammsatzes anzeigen

Rechnungswesen → Finanzwesen → Kreditoren → Stammdaten → Änderungsbestätigung → Ände-rungen anzeigen


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ABBILDUNG 72: KREDITOR-ÄNDERUNGEN ANZEIGEN – MENÜPFAD

Wenn Sie sich die eben durchgeführten Änderungen anzeigen lassen wollen, gelangen Sie über den Menüpfad Rechnungswesen → Finanzwesen → Kreditoren → Stammdaten → Änderundsbestätigung → Änderungen anzeigen oder die Wahl des Transaktionscodes FK04 zur Änderungsanzeige.

ABBILDUNG 73: KREDITOR-ÄNDERUNGEN ANZEIGEN – EINSTIEGSBILD

Im Feld Kreditor geben Sie wieder die Nummer des gewünschten Kreditors (33000) ein und betätigen den Button Ausführen.

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ABBILDUNG 74: KREDITOR-ÄNDERUNGEN ANZEIGEN – GEÄNDERTE FELDER

Daraufhin erscheint die Änderungsanzeige, die angibt, dass beim Kreditor Kostak GmbH u.a. das Feld Hausnummer geändert wurde. Durch einen Doppelklick gelangt man zu den Detailinformationen.

ABBILDUNG 75: KREDITOR-ÄNDERUNGEN ANZEIGEN – ÜBERBLICK

Durch einen weiteren Doppelklick gelangt man zu weiteren Details.

ABBILDUNG 76: KREDITOR-ÄNDERUNGEN ANZEIGEN – DETAIL

4.1.5 Kreditorenverzeichnis erstellen

Rechnungswesen → Finanzwesen → Kreditoren → Infosystem → Berichte zur Kreditorenbuchhaltung → Stammdaten → Kreditorenverzeichnis


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ABBILDUNG 77: KREDITORENVERZEICHNIS – MENÜPFAD

Durch die Wahl des Menüpfades Rechnungswesen → Finanzwesen → Kreditoren → Infosystem → Berichte zur Kreditorenbuchhaltung → Stammdaten → Kreditorenverzeichnis oder die Wahl des Transaktionscodes S_ALR_87012086 gelangen Sie zur folgenden Einstiegsmaske.

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ABBILDUNG 78: KREDITORENVERZEICHNIS – EINSTIEGSBILD

Wählen Sie beispielsweise den Kreditor 33000 Kostak aus und betätigen sie den Buttos Ausführen, gelangen Sie zum Kreditorenverzeichnis, das Ihnen alle Details zu den Kreditoren anzeigt.

ABBILDUNG 79: KREDITORENVERZEICHNIS

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4.2 Kreditorenbuchungen

4.2.1 Kreditorenrechnung erfassen

Rechnungswesen → Finanzwesen → Kreditoren→ Buchung → Rechung


Um eine Kreditorenrechnung zu erfassen wählen Sie den Menüpfad Rechnungswesen → Finanzwesen → Kreditoren → Buchung → Rechnung oder den Transaktionscode FB60. Sie gelangen auf folgende Einstiegsmaske.

ABBILDUNG 80: KREDITORENRECHNUNG ERFASSEN – EINSTIEGSBILD


. Daraufhin können Sie im erscheinenden Popup-Fenster den gewünschten Bu-chungskreis eingeben.

ABBILDUNG 81: KREDITORENRECHNUNG ERFASSEN – EINGABE BUCHUNGSKREIS

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Quittieren Sie Ihre Auswahl mit ENTER und Sie kehren zur Eingabemaske zurück.

Wählen Sie beispielsweise den Kreditor 33000 und geben Sie im Feld Rechnungsdatum das aktuelle Datum ein. Im Feld Betrag geben Sie für dieses Beispiel 1.500.- ein. Aktivieren Sie das Kennzeichen zur automatischen Ermittlung des Steuerbetrages durch Anhaken des Kontrollkästchen. Als Steuer-kennzeichen wählen Sie V2 (Vorsteuer 20%). Im Feld Sachkonto wählen Sie das Sachkonto 120000 (bezogene Teile). Das S/H-Kennzeichen wird auf Soll gesetzt. Im Feld Betrag geben Sie wie schon oben den Wert von 1.500.- oder * ein.

ABBILDUNG 82: KREDITORENRECHNUNG ERFASSEN – EINGABE

Durch Drücken von ENTER überprüft das System Ihre Eingaben und in der Statusspalte erscheint ein grüner Haken.

ABBILDUNG 83: KREDITORENRECHNUNG ERFASSEN – STATUSANZEIGE

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ABBILDUNG 84: KREDITORENRECHNUNG – BUCHUNG SIMULIEREN

Entspricht die Simulation der beabsichtigten Buchung können Sie den Beleg durch Klicken auf bu-chen und erhalten folgende Meldung:

ABBILDUNG 85: KREDITORENRECHNUNG ERFASSEN – BESTÄTIGUNGSMELDUNG

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4.2.2 Offene Posten

Rechnungswesen → Finanzwesen → Kreditoren→ Konto → Posten anzeigen/ändern

Transaktionscode FBL1N

Nach dem Aufruf der Transaktion gelangt man in eine Maske, in der u.a. das Kreditorenkonto, der Buchungskreis und das Stichdatum zu dem die offenen Posten angezeigt werden sollen, ausgewählt werden können. Die folgende Abbildung zeigt die Maske.

ABBILDUNG 86: OFFENE POSTEN KREDITOR – EINSTIEGSBILD

Wenn man den Kreditor 33000 auswählt und das Belegdatum 24.02.2007 gelangt man zu folgenden Einträgen. Hier findet man den offenen Posten der im Schritt davor eingebucht wurde.

ABBILDUNG 87: OFFENE POSTEN KREDITOR – EINZELPOSTENLISTE

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4.2.3 Zahlungsausgang

Rechnungswesen → Finanzwesen → Hauptbuch → Buchung → Zahlungsausgang

Transaktionscode F-07 oder

Rechnungswesen → Finanzwesen → Kreditoren→ Zahlungsausgang→ Buchen

Transaktionscode F-53

Bei Punkt „Kreditorenrechnung erfassen“ wurde folgende Buchung durchgeführt: Eine Eingangsrech-nung des Kreditor Kostak GmbH (33000) in der Höhe von € 1500,- wurde erfasst. Jetzt wird diese Kreditorenrechnung von uns bezahlt. Dazu steigen wir entweder über den Transaktionscode F-07 oder den Menüpfad Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Buchung Zahlungsausgang ein. Wie Sie bereits aus dem Buchhaltungsunterricht wissen, dürfen Buchungen, die mit dem Bankkonto zu tun haben nur aufgrund eines Bankbeleges durchgeführt werden.

KONTONUMMER RAIFFEISENLANDESBANK OOE BLZ

7.032.816 BANKSTELLE EUROPAPLATZ 1, 4020 LINZ 34000

GESCHÄFTSKONTO

BUCHUNGSTAG: DVR: 0031585 WERT BETRAG IN EUR

ALTER KONTOSTAND LT. AUSZUG VOM 023.02.2007 33.634,80

09.10.06 SYSTEM GMBH 0910 1.500,00-

GUTSCHRIFTEN 0,00

LASTSCHRIFTEN 1.500,00-

NEUER KONTOSTAND

HABEN 32.134,80

AUSZUG 201/01 VOM 23.02.2007

ABBILDUNG 88: ZAHLUNGSAUSGANG – BANKBELEG

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ABBILDUNG 89: ZAHLUNGSAUSGANG – MENÜPFAD

ABBILDUNG 90: ZAHLUNGSAUSGANG – EINSTIEGSBILD

Wichtig ist die Eingabe des Belegdatums, der Bankdaten (Kontonr. 280002), des Betrages €1500,-, des Valutadatums (23.02.2007) des Kreditorenkontos 33000 und der Kontoart Kreditorenkonto (K). Mit Enter, Button OP bearbeiten oder gelangt man auf die Maske für den OP Ausgleich.

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ABBILDUNG 91: ZAHLUNGSAUSGANG – OP BEARBEITUNG

Bei der OP Bearbeitung kann man dann die Offenen Posten, in diesem Fall die Miete in Höhe von EUR1.500,00 auswählen. Die Differenz bei der Zuordnung ergibt sich auf Basis des Skontos, das bei einer so raschen Zahlung abgezogen werden hätte können. Da dies nicht geschah, wird die relevante Zeile markiert und mit Hilfe des Buttons der Skonto deaktiviert. Mit dem Button kann man den Skonto wieder aktivieren. Sind mehrere Posten in der Liste vorhanden, kann man den oder die relevanten mit dem Button in die Zuordnung aufnehmen bzw. mit dem Button

aus der Zuordnung entfernen. Durch das Deaktivieren des Skontos ist nun die Zahlung voll-ständig der Rechnung zugeordnet und der Beleg kann gespeichert werden mit Hilfe des Buttons .

ABBILDUNG 92: ZAHLUNGSAUSGANG – OP ZUORDNUNG

Darauf erfolgt die Systemmeldung

ABBILDUNG 93: ZAHLUNGSAUSGANG – BESTÄTIGUNGSMELDUNG

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Achten Sie immer darauf, dass der Wert bei „Nicht Zugeordnet“ 0 ist, da sonst der Beleg nicht gespei-chert werden kann.

Durch diese Buchung werden natürlich die offenen Posten des Kreditors verändert. Wenn man die offenen Posten mit der Transaktion FBL1N nun aufruft und das Kreditorenkonto 330000, den Bu-chungskreis, das Stichdatum 24.02.2007 und ausgeglichene Posten auswählt, zeigt sich folgendes Bild.

ABBILDUNG 94: ZAHLUNGSAUSGANG – OP LISTE

4.2.4 Kreditorenbeleg stornieren

Rechnungswesen → Finanzwesen → Kreditoren → Beleg → Einzelstorno


Hier können Sie einen in der Kreditorenbuchhaltung bereits gebuchten Beleg ganz stornieren.

Über obigen Menüpfad kommen Sie zum Einstiegsbild für die Belegstornierung.

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ABBILDUNG 95: BELEG STORNIEREN – EINSTIEGSBILD

Hier geben Sie die Nummer des zu stornierenden Belegs ein und wählen den Stornogrund aus. Über

den Button können Sie die zu stornierenden Buchungen vor dem Sichern kon-trollieren.

ABBILDUNG 96: BELEG STORNIEREN – ANZEIGE VOR STORNO

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Über den Button oder F3 kommen Sie wieder in das Einstiegsbild zurück und können die Stornobu-

chung über das Abspeichern mit vornehmen. Sie erhalten dann in der Statusleiste die Meldung, dass der Beleg verbucht wurde.

ABBILDUNG 97: BELEG STORNIEREN – BESTÄTIGUNGSMELDUNG

4.2.5 Ausgleich zurücknehmen

Rechnungswesen → Finanzwesen → Hauptbuch → Beleg → Ausgl. zurücknehmen

Transaktionscode FBRA

Wollen Sie Zahlungsein- oder –ausgänge zurücknehmen, führen Sie dies mit dieser Transaktion durch. Durch die Rücknahme des Ausgleichs werden die Ausgleichsdaten aus den Belegzeilen (u.U. auch die Stornodaten aus dem Belegkopf) entfernt. Die Belegänderungen werden protokolliert und können über die Änderungsbelege nachgewiesen werden.

Über den beschriebenen Menüpfad kommen Sie zu folgendem Einstiegsbild:

ABBILDUNG 98: RÜCKNAHME AUSGLEICH – EINSTIEGSBILD

Geben Sie hier den die Nummer des zurückzunehmenden Belegs ein. Über den Button kön-nen die in der Buchung angesprochenen Konten angezeigt werden.

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ABBILDUNG 99: RÜCKNAHME AUSGLEICH – BETEILIGTE KONTEN

Über den Button erhalten Sie eine Übersicht über die Buchungszeilen im ausgewählten Be-leg.

ABBILDUNG 100: RÜCKNAHME AUSGLEICH – POSTEN

Gehen Sie über F3 oder wieder zurück zum Einstiegsbildschirm. Klicken Sie jetzt auf , er-scheint folgendes Popup:

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ABBILDUNG 101: RÜCKNAHME AUSGLEICH – STORNO AUSGLEICHSBELEG

Sie können hier nicht nur die Rücknahme vornehmen, sondern auch gleichzeitig den Ausgleichsbeleg stornieren.

Durch Anklicken einer der beiden Möglichkeiten erhalten Sie in der Stausleiste die Bestätigungsmel-dung.

ABBILDUNG 102: RÜCKNAHME AUSGLEICH – BESTÄTIGUNGSMELDUNG

4.2.6 Gutschrift

Rechnungswesen → Finanzwesen → Kreditoren→ Buchung → Gutschrift


Um eine Kreditorenrechnung zu erfassen wählen Sie den Menüpfad Rechnungswesen → Finanzwesen → Kreditoren → Buchung → Gutschrift oder den Transaktionscode FB65. Sie gelangen auf folgende Einstiegsmaske.

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ABBILDUNG 103: KREDITORENGUTSCHRIFT ERFASSEN – EINSTIEGSBILD



ABBILDUNG 104: KREDITORENGUTSCHRIFT ERFASSEN – EINGABE BUCHUNGSKREIS

Quittieren Sie Ihre Auswahl mit ENTER und Sie kehren zur Eingabemaske zurück.

Wählen Sie beispielsweise den Kreditor 33000 und geben Sie im Feld Belegdatum das aktuelle Datum 19.03.2007 ein. Im Feld Betrag geben Sie für dieses Beispiel 120,- ein. Aktivieren Sie das Kennzeichen zur automatischen Ermittlung des Steuerbetrages durch Anhaken des Kontrollkästchen. Als Steuer-kennzeichen wählen Sie V2 (Vorsteuer 20%). In diesem Fall basiert die Gutschrift auf einem Trans-portschaden, daher geben wir den Text „Transportschaden“ und die Belegnummer der Gutschrift „8007“ in das Textfeld ein. Im Feld Sachkonto wählen Sie das Sachkonto 120000 (bezogene Teile).

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Das S/H-Kennzeichen wird auf Soll gesetzt. Im Feld Betrag geben Sie wie schon oben den Wert von 120,- oder * ein.

ABBILDUNG 105: KREDITORENGUTSCHRIFT ERFASSEN – EINGABE

Durch Drücken von ENTER überprüft das System Ihre Eingaben und in der Statusspalte erscheint ein grüner Haken.

ABBILDUNG 106: KREDITORENGUTSCHRIFT ERFASSEN – STATUSANZEIGE


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ABBILDUNG 107: KREDITORENGUTSCHRIFT – BUCHUNG SIMULIEREN

Entspricht die Simulation der beabsichtigten Buchung können Sie den Beleg durch Klicken auf bu-chen und Sie erhalten folgende Meldung:

ABBILDUNG 108: KREDITORENGUTSCHRIFT ERFASSEN – BESTÄTIGUNGSMELDUNG

Durch diese Buchung werden natürlich die offenen Posten des Kreditors verändert. Wenn man die offenen Posten mit der Transaktion FBL1N nun aufruft und das Kreditorenkonto 330000, den Bu-chungskreis, das Stichdatum 29.03.2007 und ausgeglichene Posten auswählt, zeigt sich folgendes Bild.

ABBILDUNG 109: KREDITORENGUTSCHRIFT ERFASSEN – OP LISTE

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4.3 Belege in der Kreditorenbuchhaltung

4.3.1 Beleganzeige aus Buchung

Rechnungswesen → Finanzwesen → Kreditoren→ Beleg→ Anzeigen


ABBILDUNG 110: KREDITOREN BELEG ANZEIGEN – EINSTIEGSBILD

Mit dem Button gelangen Sie zu einem Bildschirm, in dem Sie einen Beleg auswählen können.

ABBILDUNG 111: KREDITOREN BELEG ANZEIGEN – SUCHMASKE

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Wenn Sie die Transaktion aufrufen, wird von System automatisch der zuletzt gebuchte Beleg im Feld Belegnummer vorbelegt.

Durch die Eingabe der Belegnummer – in diesem Fall 1500000004 – kommt man zu der Ansicht, die den Beleg widerspiegelt.

ABBILDUNG 112: KREDITOREN BELEG ANZEIGEN

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5 Debitoren

5.1 Stammdaten in der Debitorenbuchhaltung

5.1.1 Debitorenverzeichnis erstellen

Rechnungswesen → Finanzwesen → Debitoren → Infosystem → Berichte zur Debitorenbuchhaltung → Stammdaten → Debitorenverzeichnis


ABBILDUNG 113: DEBITORENVERZEICHNIS – MENÜPFAD

Durch die Wahl des Menüpfades Rechnungswesen → Finanzwesen → Debitoren → Infosystem → Berichte zur Debitorenbuchhaltung → Stammdaten → Debitorenverzeichnis oder die Wahl des Trans-aktionscodes S_ALR_87012179 gelangen Sie zur folgenden Einstiegsmaske.

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ABBILDUNG 114: DEBITORENVERZEICHNIS – EINSTIEGSBILD

Durch Betätigen des Buttons Ausführen gelangen Sie zum Debitorenverzeichnis, das Ihnen alle Details zu den Debitoren anzeigt.

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ABBILDUNG 115: DEBITORENVERZEICHNIS

5.1.2 Debitorenstammsatz anlegen

Rechnungswesen → Finanzwesen → Debitoren → Stammdaten → Anlegen

Transaktionscode FD01

Durch die Wahl des Menüpfades Rechnungswesen → Finanzwesen → Debitoren → Stammdaten → Anlegen oder die Wahl des Transaktionscodes FD01 gelangen Sie zur folgenden Einstiegsmaske.

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ABBILDUNG 116: DEBITOR ANLEGEN – EINSTIEGSBILD

Die Anlage eines Debitors erfolgt nach dem gleichen Prinzip wie die Anlage eines Kreditors.

Durch die Funktion Anlage mit Vorlage wird das ganze vereinfacht, weil dabei eine Auswahl an bereits angelegten Debitoren als Vorlage dient.

ABBILDUNG 117: DEBITOR ANLEGEN –VORLAGE SUCHEN

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ABBILDUNG 118: DEBITOR ANLEGEN –VORLAGE AUSWÄHLEN

ABBILDUNG 119: DEBITOR ANLEGEN – EINSTIEGSBILD

Wenn wir den Kunden Susanne Mustermann wohnhaft in der Steinamangererstraße 23/14 in 7400 Oberwart anlegen, werden die Adressfelder, Steuerungsdaten und das Register Zahlungsverkehr aus-gefüllt.

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ABBILDUNG 120: DEBITOR ANLEGEN – ADRESSE

Auf dem Karteireiter Steuerungsdaten muss jedenfalls die UST-ID ausgefüllt werden.

ABBILDUNG 121: DEBITOR ANLEGEN – STEUERUNGSDATEN

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Im Karteireiter Zahlungsverkehr sollten das Land, die Bankleitzahl (Bankschlüssel) und der Kontoinha-ber (wenn der Name abweicht) ausgefüllt werden.

ABBILDUNG 122: DEBITOR ANLEGEN – ZAHLUNGSVERKEHR

Betätigen Sie nach Eingabe aller Daten den Button , können Sie die notwendigen Buchungskreisdaten pflegen.

ABBILDUNG 123: DEBITOR ANLEGEN – BUCHUNGSKREISDATEN KONTOFÜHRUNG

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Wichtig ist hier vor allem auf dem Karteireiter Kontoführung das Abstimmkonto.

ABBILDUNG 124: DEBITOR ANLEGEN – BUCHUNGSKREISDATEN ZAHLUNGSVERKEHR

Auf dem Karteireiter Zahlungsverkehr sind die Zahlungsbedingungen und die Zahlwege einzutragen.

ABBILDUNG 125: DEBITOR ANLEGEN – BUCHUNGSKREISDATEN KORRESPONDENZ

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Auf dem Karteireiter Korrespondenz lässt sich das Mahnverfahren einstellen. Ohne diesen Eintrag kann keine automatische Mahnung erfolgen.

Betätigen Sie die Taste , erhalten Sie die Bestätigung, dass das Debitor Konto erfolgreich angelegt wurde.

ABBILDUNG 126: DEBITOR ANLEGEN – BESTÄTIGUNGSMELDUNG

5.1.3 Debitorenstammsatz anzeigen

Rechnungswesen → Finanzwesen → Debitoren → Stammdaten → Anzeigen


ABBILDUNG 127: DEBITOR ANZEIGEN – MENÜPFAD

Über den Menüpfad Rechnungswesen → Finanzwesen → Debitoren → Stammdaten → Anzeigen oder die Wahl des Transaktionscodes FD03 gelangen Sie zur Einstiegsmaske Debitor anzeigen: Einstieg.

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ABBILDUNG 128: DEBITOR ANZEIGEN – EINSTIEGSBILD

Durch Betätigen des Buttons Suchen kann man einen Debitor suchen.

ABBILDUNG 129: DEBITOR ANZEIGEN – SUCHMASKE

Geben Sie in der oben gezeigten Maske nichts ein und betätigen den Button , erscheint eine Aus-wahl an angelegten Debitoren. Aus der angezeigten Liste kann der gewünschte Debitor nun ausge-wählt werden und man gelangt zur Einstiegsmaske zurück, mit dem Unterschied, dass die Debitoren-nummer nun schon im Feld Debitor steht.

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ABBILDUNG 130: DEBITOR ANZEIGEN – EINSTIEGSBILD

Durch neuerliches Betätigen des Buttons erscheint die erste Maske der Debitorenanzeige.

ABBILDUNG 131: DEBITOR ANZEIGEN

Man kann auch bei der Debitorenanzeige, genau wie bei der Kreditorenanzeige, Ausdrucke von einzel-nen Daten erstellen.

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5.1.4 Debitorenstammsatz ändern

Rechnungswesen → Finanzwesen → Debitoren → Stammdaten → Ändern


ABBILDUNG 132: DEBITOR ÄNDERN – MENÜPFAD

Über den Menüpfad Rechnungswesen → Finanzwesen → Debitoren → Stammdaten → Ändern oder die Wahl des Transaktionscodes FD02 gelangen Sie zur Einstiegsmaske Debitor ändern: Einstieg.

Sie wollen den Namen der Kundin Mustermann auf Meier ändern.

ABBILDUNG 133: DEBITOR ÄNDERN – EINSTIEGSBILD

Geben Sie dazu die Debitorennummer 20017 im Feld Debitor ein (oder Sie suchen die Nummer mit der Suchfunktion) und betätigen den Button .

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ABBILDUNG 134: DEBITOR ÄNDERN – EINGABEMASKE

Nach dem Ändern des Namens muss das ganze noch über den Button Speichern gespeichert wer-den.

Gerade wurden die Änderungen an den Stammdaten eines Debitors über die Funktion Debitor ändern, mit folgender Einstiegsmaske geändert.

ABBILDUNG 135: DEBITOR ÄNDERN – EINSTIEGSBILD

Es ist jedoch auch möglich, Änderungen aus der Funktion Debitor anzeigen durchzuführen. Wenn man nach dem Aufruf der Transaktion FD03 Debitor anzeigen, den Button betätigt gelangt man eben-falls in den Änderungsmodus.

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5.1.5 Änderungen des Debitorenstammsatzes anzeigen

Rechnungswesen → Finanzwesen → Debitoren → Stammdaten → Änderungsbestätigung → Ände-rungen anzeigen


ABBILDUNG 136: DEBITOR-ÄNDERUNGEN ANZEIGEN – MENÜPFAD

Wollen Sie sich die eben durchgeführten Änderungen anzeigen lassen, gelangen Sie über den Menü-pfad Rechnungswesen → Finanzwesen → Debitoren → Stammdaten → Änderungsbestätigung → Änderungen anzeigen oder die Wahl des Transaktionscodes FD04 zur Änderungsanzeige.

Im Feld Debitor geben Sie wieder die Nummer des gewünschten Debitors (20017) ein, wählen welche Änderungen Sie sehen wollen (nur sensible Felder, nur buchungskreisspez. Felder oder alle) und betä-tigen den Button Ausführen.

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ABBILDUNG 137: DEBITOR-ÄNDERUNGEN ANZEIGEN – EINSTIEGSBILD

Daraufhin erscheint in der Änderungsanzeige die Information, dass beim Debitor Susanne Meier das Feld Name geändert wurde.

ABBILDUNG 138: DEBITOR-ÄNDERUNGEN ANZEIGEN – GEÄNDERTE FELDER

Durch Doppelklick auf das Feld bekommt man angezeigt, wie sich die Feldwerte verändert haben.

ABBILDUNG 139: DEBITOR-ÄNDERUNGEN ANZEIGEN – ÜBERBLICK

Mit einem Doppelklick auf die Änderung gelangt man zu weiteren Details.

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ABBILDUNG 140: DEBITOR-ÄNDERUNGEN ANZEIGEN – DETAIL

5.2 Debitorenbuchungen

5.2.1 Debitorenrechnung erfassen

Rechnungswesen → Finanzwesen → Debitoren→ Buchung → Rechnung


Wollen Sie eine Debitorenrechnung im System erfassen, wählen Sie den Menüpfad Rechnungswesen → Finanzwesen → Debitoren → Buchung → Rechnung oder den Transaktionscode FB70. Sie gelangen damit auf folgendes Einstiegsbild.

ABBILDUNG 141: DEBITORENRECHNUNG ERFASSEN – EINSTIEGSBILD

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Um zu überprüfen in welchem Buchungskreis Sie aktuell arbeiten, licken Sie auf den Button


ABBILDUNG 142: DEBITORENRECHNUNG ERFASSEN – EINGABE BUCHUNGSKREIS

Wählen Sie jetzt den Debitor 20017 (Kunde Meier) aus. Als Rechnungsdatum wird in diesem Fall das Datum 22.01.207 ausgewählt. Da die Debitorenrechnung einem Wert von 1.200,-- Euro entspricht, geben Sie im Feld Betrag den Wert 1.200.- Euro ein. Aktivieren Sie das Kennzeichen zum Steuer rech-nen durch ankreuzen der entsprechenden Box. Das Steuerkennzeichen wird mit A2 (Ausgangsteuer 20%) gesetzt. Der Erlös aus dieser Rechnung soll auf das Sachkonto Umsatzerlöse gebucht werden. Daher wird in der darunter liegenden Tabelle in der Spalte „Sachkonto“ das Sachkonto 400001 (Um-satzerlöse Inland) eingegeben. In der Spalte „Betrag Belegwährung“ wird der Rechnungsbetrag 1.200.- Euro eingegeben. Mit ENTER lassen Sie Ihre Eingaben vom System überprüfen. Die Einstiegs-maske sieht nun folgendermaßen aus:

ABBILDUNG 143: DEBITORENRECHNUNG ERFASSEN – EINGABE

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Da hinter dem Sachkonto bzw. der Kostenart 400001 (Umsatzerlöse Inland) der Innenauftrag 400001 Umsatzerlöse als Standardkontierung hinterlegt ist, wird bei dieser erlöswirksamen Buchung keine Ein-gabe eines Kostenträgers gefordert. Falls dies nicht der Fall ist, muss ein Kostenträger manuell einge-geben werden, auf dem der Erlös gebucht wird.

Über den Button können Sie sich die vom System auf Basis Ihrer Eingaben vorgese-henen Buchungen anzeigen lassen und erhalten dabei folgenden Bildschirm.

ABBILDUNG 144: DEBITORENRECHNUNG – BUCHUNG SIMULIEREN

Über den Button wird Ihnen die Steuerposition im Detail angezeigt.

ABBILDUNG 145: DEBITORENRECHNUNG ERFASSEN – STEUERPOSITION ANZEIGEN

Überprüfen Sie die Steuerpositionen und quittieren Sie dies mit oder ENTER. Sie kommen zum normalen Erfassungsbild zurück und können den Beleg mit speichern.

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5.2.2 Offene Posten

Rechnungswesen → Finanzwesen → Debitoren→ Konto → Posten anzeigen/ändern

Transaktionscode FBL5N

Nach dem Aufruf der Transaktion FBL5N gelangt man in eine Maske, in der u.a. das Debitorenkonto, der Buchungskreis und das Stichdatum zu dem die offenen Posten angezeigt werden sollen, ausge-wählt werden können. Die folgende Abbildung zeigt die Maske.

ABBILDUNG 146: OFFENE POSTEN DEBITOR – EINSTIEGSBILD

Wählt man den Debitor 20017 und das Belegdatum 22.01.2007 aus, gelangt man zu folgenden Einträ-gen. Hier findet man den offenen Posten der im Schritt zuvor eingebucht wurde.

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ABBILDUNG 147: OFFENE POSTEN DEBITOR – EINZELPOSTENLISTE

5.2.3 Zahlungseingang

Rechnungswesen → Finanzwesen → Debitoren→ Buchung → Zahlungseingang


Rechnungswesen → Finanzwesen → Hauptbuch → Buchung → Zahlungseingang


ABBILDUNG 148: ZAHLUNGSEINGANG – MENÜPFAD

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Wenn Sie einen Zahlungseingang im System erfassen möchten, wählen Sie entweder die Transaktion F-28 oder F-06. Sie gelangen damit auf folgendes Einstiegsbild.

ABBILDUNG 149: ZAHLUNGSEINGANG – EINSTIEGSBILD

Sie müssen hier das Belegdatum, das Bankkonto (auf das die Einzahlung eingegangen ist), das Valu-tadatum, die Kunden-Kontonummer eingeben. Mit Enter, Button OP bearbeiten oder gelangen Sie zu folgendem Bildschirm.

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ABBILDUNG 150: ZAHLUNGSEINGANG – OP BEARBEITUNG

Bei der OP Bearbeitung kann man dann die Offenen Posten, in diesem Fall dien Umsatzerlös in Höhe von EUR 1.200,00 auswählen. Die Differenz bei der Zuordnung ergibt sich auf Basis des Skontos, das bei einer so raschen Zahlung abgezogen werden hätte können. Da dies nicht geschah, wird die rele-vante Zeile markiert und mit Hilfe des Buttons der Skonto deaktiviert. Mit dem Button

kann man den Skonto wieder aktivieren. Falls mehrere Posten in der Liste vorhanden sind kann man den oder die relevanten mit dem Button in die Zuordnung aufnehmen bzw. mit dem Button aus der Zuordnung entfernen. Durch das Deaktivieren des Skontos ist nun die Zahlung vollständig der Rechnung zugeordnet und der Beleg kann mit Hilfe des Buttons gespei-chert werden.

ABBILDUNG 151: ZAHLUNGSEINGANG – OP ZUORDNUNG

Darauf erfolgt die Systemmeldung

ABBILDUNG 152: ZAHLUNGSEINGANG – BESTÄTIGUNGSMELDUNG

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Durch diese Buchung werden natürlich die offenen Posten beim Debitor verändert. Wenn man die offenen Posten mit der Transaktion FBL5N nun aufruft und das Kreditorenkonto 20017, den Bu-chungskreis, das Stichdatum 29.01.2007 und ausgeglichene Posten auswählt, zeigt sich folgendes Bild.

ABBILDUNG 153: ZAHLUNGSEINGANG – OP LISTE

5.2.4 Debitorenbeleg stornieren

Rechnungswesen → Finanzwesen → Debitoren → Beleg → Einzelstorno


Wenn Sie einen Debitorenbeleg stornieren wollen, gehen Sie gleich vor wie bei der Stornierung eines Beleges in der Kreditorenbuchhaltung. Siehe dazu Kapitel „Kreditorenbeleg stornieren”. Geben Sie die Belegnummer, den Buchungskreis und den Stornogrund, sowie das Buchungsdatum ein.

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ABBILDUNG 154: BELEG STORNIEREN

5.2.5 Zahlungseingang – Teilzahlung

Rechnungswesen → Finanzwesen → Debitoren → Buchung → Zahlungseingang


Wenn Sie nicht eine Einmalzahlung sondern lediglich eine Teilzahlung verbuchen wollen, gehen Sie folgendermaßen vor.

Geben Sie im Einstiegsbild wie bei der Einmalzahlung die entsprechenden Daten ein.

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ABBILDUNG 155: ZAHLUNGSEINGANG TEILZAHLUNG – EINSTIEGSBILD

Mit ENTER oder kommen Sie dann wieder zur Übersicht der für diesen Debitor noch offenen Posten.

ABBILDUNG 156: ZAHLUNGSEINGANG TEILZAHLUNG – OFFENE POSTEN

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Hier wechseln Sie auf das Register „Teilzahlung“.

ABBILDUNG 157: ZAHLUNGSEINGANG TEILZAHLUNG – REGISTER TEILZAHLUNG

Hier geben Sie im Feld Zahlungsbetrag die gewünschte Höhe der Teilzahlung ein. Mit einem Doppel-klick auf das Feld Zahlungsbetrag schlägt Ihnen das System den Betrag – in diesem Fall € 5000 – vor. Wenn Sie dann auf klicken wird der Teilzahlungseingang gebucht und Sie erhalten folgende Mel-dung:

ABBILDUNG 158: ZAHLUNGSEINGANG TEILZAHLUNG – BESTÄTIGUNGSMELDUNG

Durch diese Buchung werden natürlich die offenen Posten beim Debitor verändert. Wenn man nun die offenen Posten mit der Transaktion FBL5N aufruft und das Kreditorenkonto 20017, den Buchungs-kreis, das Stichdatum 29.01.2007 und ausgeglichene Posten auswählt, zeigt sich folgendes Bild.

Seite 104

ABBILDUNG 159: ZAHLUNGSEINGANG TEILZAHLUNG – OP LISTE

An der Belegart ist erkennbar, dass es sich bei den ersten beiden Buchungen um Fakturen (RV) und bei der letzten Buchung um eine Debitorenzahlung (DZ) handelt.

5.2.6 Zahlungseingang – Restposten

Rechnungswesen → Finanzwesen → Debitoren → Buchung → Zahlungseingang


Wenn Sie dann letztendlich bei einem Debitor die noch offene Restzahlung verbuchen wollen, wählen Sie wieder den gewohnten Einstieg.

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ABBILDUNG 160: ZAHLUNGSEINGANG RESTPOSTEN – EINSTIEGSBILD

Mit ENTER oder kommen Sie dann wieder zur Übersicht der für diesen Debitor noch offenen Posten.

ABBILDUNG 161: ZAHLUNGSEINGANG RESTPOSTEN – OFFENE POSTEN

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In obiger Abbildung sehen Sie auch die zuvor gebuchte Teilzahlung. Weiters ist im Feld „Zugeordnet“ der beim Einstieg eingegebene Betrag von 7.000.- Euro ersichtlich.

Wenn Sie dann auf klicken wird der Eingang des Restpostens gebucht und Sie erhalten folgende Meldung:

ABBILDUNG 162: ZAHLUNGSEINGANG RESTPOSTEN – BESTÄTIGUNGSMELDUNG

5.3 Belege in der Debitorenbuchhaltung

5.3.1 Beleganzeige aus Buchung

Rechnungswesen → Finanzwesen → Debitor→ Beleg→ Anzeigen


ABBILDUNG 163: BELEG ANZEIGEN – EINSTIEGSBILD

Durch die Eingabe der Belegnummer – in diesem Fall 1400000000 kommt man zu der Ansicht, die den Beleg widerspiegelt. Falls man die Belegnummer nicht kennt, kann man durch Anklicken des Button

eine Suchmaske aufrufen. Hier können anhand von diversen Parametern Belege gesucht werden.

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ABBILDUNG 164: BELEG ANZEIGEN – SUCHMASKE

Sie können beispielsweise nach dem Buchungsdatum einschränken.

ABBILDUNG 165: BELEG ANZEIGEN – LISTE BELEGE

Aus der Liste der Belege können sie nun mit Doppelklick oder mit Hilfe des Buttons den gewünsch-ten Beleg auswählen und sich die Details anzeigen lassen.

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ABBILDUNG 166: BELEG ANZEIGEN

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6 Bilanzbericht aufrufen Rechnungswesen → Finanzwesen → Hauptbuch → Infosystem → Berichte zum Hauptbuch (Neu) → Bilanz/GuV/Cash Flow → Bilanz/GuV


Wollen Sie den aktuellen Stand der Bilanz im Vergleich zum Vorjahr anzeigen, kommen Sie über obi-gen Menüpfad zu folgendem Einstiegsbild:

ABBILDUNG 167: BILANZ/GUV – EINSTIEGSBILD

Geben Sie hier zumindest den Kontenplan und den Buchungskreis ein. Sie können jedoch auch auf bestimmte Sachkonten eingrenzen. Unter „Weitere Abgrenzungen“ können Sie die Perioden des Be-richtsjahres und das gewünschte Vergleichsjahr angeben. Wählen Sie im Bereich der Listausgabe den

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Punkt „Klassische Liste“ aus. Unter „Sonderauswertungen“ und „Ausgabesteuerung“ sind hier noch weitere benutzerspezifische Parametereingaben möglich.

Der Bericht wird wie üblich über F8 oder den Button ausgeführt. Sie kommen dann zu folgendem Ergebnis:

ABBILDUNG 168: BILANZ/GUV – BERICHTANZEIGE

Wollen Sie die Bilanzstruktur ändern, machen Sie dies über den Transaktionscode FSE2. Sie gelangen zu folgendem Bild:

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ABBILDUNG 169: BILANZ/GUV-STRUKTUR ÄNDERN – EINSTIEGSBILD

Wählen Sie hier die zu ändernde Bilanzstruktur aus und klicken Sie auf . Es öffnet sich die Bilanz-struktur im Änderungsmodus.

ABBILDUNG 170: BILANZ/GUV-STRUKTUR ÄNDERN – ÄNDERUNGSMODUS

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In der Kontextmenüleiste haben Sie die notwendigen Funktionen für eine Anpassung der Bilanzstruktur zur Verfügung. Sie kön-nen neue Positionen anlegen.

ABBILDUNG 171: BILANZ/GUV-STRUKTUR ÄNDERN – POSITIONEN ANLEGEN

Oder Sie können innerhalb einer Position neue Konten zuordnen:

Seite 113

ABBILDUNG 172: BILANZ/GUV-STRUKTUR ÄNDERN – KONTEN ÄNDERN

Wenn Sie eine Position oder ein Konto löschen wollen, können Sie dies über den Button tun.

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Persönliche Notizen zum Thema

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Documents

Finanzbuch- haltung