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FirmaDoc BPM – Manual del Administrador Página 0 de 37

FirmaDoc BPM – Manual del Administrador

Herramientas

Dossier 7


1.0 Introducción 2

2.0 Herramientas Básicas 2

3.0 Buscar documentos sin identificar 2

4.0 Verificación de Firma 2

5.0 Comprobar integridad de los documentos 3

6.0 Actualizar vistas previas 5

7.0 Transferencia de documentos 5

8.0 Transferencia Automática 6

9.0 Actualización múltiple 6

10.0 Cambiar tipo de documento 7

11.0 Modificar lista de aprobadores 8

12.0 Herramientas para PDFs 10

13.0 Servicios Web 12

14.0 Utilidades 12

14.1 Verificar la firma de un archivo 12

14.2 Verificar certificado digital 12

15.0 Mensajería 13

15.1 Agenda y Avisos 13

15.2 Mensajes internos 15

15.3 Servicio de Distribución de Correo (SDC) 16

16.0 Configuración de Preferencias 17

16.1 Visualización 17

16.2 Firma 19

16.3 Delegación 21

16.4 Ofimática 22

16.5 Seguridad y Rendimiento 23

16.6 Carpetas de recogidas 25

16.7 Avanzadas 31

17.0 Detectar Incidencias 34

18.0 Actualizar versión de procesos 35

19.0 Catálogo Centralizado de Procedimientos 36

Tabla de Contenidos


1.0 Introducción

En el presente documento se van a describir con detalle todas las herramientas que posee la aplicación FirmaDoc-BPM para obtener la eficacia que persigue con el uso de la misma.

2.0 Herramientas Básicas

En este apartado se encuentran las herramientas cuya utilización está prevista para un uso muy limitado de la herramienta:

1. Copiar contenido de la Rejilla al portapapeles

2. Seleccionar todo (se refiere al contenido de la Rejilla de documentos)

3. Exportar lista a MS Word

4. Exportar lista a MS Excel3.

3.0 Buscar documentos sin identificar

Se trata de una opción útil para localizar documentos que se encuentran en la base de datos del gestor documental y carecen de identificadores. Un ejemplo de la situación de estos documentos se puede identificar con la situación en la que se encuentras aquellas facturas que han sido insertadas en el gestor documental y aún no han sido asociadas a ningún registro de la aplicación contable Sicalwin. Gracias a esta utilidad se permite, también que a la hora de asociar dicho documento con –por ejemplo- el registro contable de la aplicación Sicalwin, modificar el nombre del documento al asociarlo.

4.0 Verificación de Firma

Por definición, un documento que ha sido firmado no puede ser alterado. En el momento que lo sea las firmas pasan a ser inválidas. Es por esto que cualquier tipo de documento susceptible de cambiar (de manera manual o automática, como por ejemplo mediante macros), es poco recomendable que sea firmado mediante firma digital. El sistema es capaz de verificar si un documento ha sido alterado desde su firma.

Si por alguna causa el documento se alterase la firma pasaría a invalidarse.1 No tiene por qué haber sido alguien que ha modificado el documento, sino que puede haber sido cualquier 1 Véase Apéndice IV – Conceptos básicos de Certificados Digitales y Firma Electrónica.


proceso externo. Queda a criterio del administrador del sistema decidir si hay motivos suficientes como para tener en cuenta dicha invalidación o revalidar dicha firma.

Nunca se podrá aprobar un documento que no es válido. Para comprobar la validez de un documento tenemos la opción “Verificar”, que nos dice si ha sido firmado y si esta firma es válida.

Figura 1 - Verificación del documento

Desde aquí podemos visualizar el documento, o ver los certificados digitales que han formado parte de la firma.

5.0 Comprobar integridad de los documentos

Si se alterara el documento de alguna forma, es decir, si al verificar un documento y la validez de las firmas electrónicas la aplicación devuelve algún tipo de error, tal y como aparece en la siguiente figura: ERROR (Registro Alterado),

Figura 2 – Detalle del módulo de Herramientas


Figura 3 - Documento alterado

Si estamos seguros que nadie ha alterado voluntariamente dicho documento podemos restaurar la integridad de dichos documentos, al utilizar la herramienta:

En el caso que contemos con un usuario con privilegio de Control Total podremos utilizar dicha herramienta:

Figura 4 - Comprobación de integridad de documentos.

Pulsando sobre la opción de “comenzar verificación” se puede comprobar la integridad de los documentos. En caso de que se produzca algún tipo de incongruencia, se podría resolver esto que solo con el usuario INTERNAL que es el único usuario que contempla la posibilidad de que aparezca activa la opción de “Actualizar Marcas de Integridad”, siempre que el documento no esté corrupto, se puede dejar el documento como “Correcto”. Conviene recordar”.

Una última mejora del producto permite actualizar el estado de la firma, en el caso en que hayan firmado todos los cargos en un documento pero este aún no aparezca como “Aprobado”. Son casos extraños pero que se pueden dar en determinadas situaciones. Esta utilidad corrige esta situación.


6.0 Actualizar vistas previas

Con esta opción se persigue permitir al usuario de la aplicación tener una herramienta que genere la vista previa nuevamente de un determinado documento, en caso de que no esté creada. Para el caso que ya existe lo que la aplicación implementa es una actualización de dicha vista previa del documento.

Figura 5 – Detalle de las opciones de Generación de vistas previas

7.0 Transferencia de documentos

Las reglas de visibilidad de FirmaDoc BPM normalmente van orientadas a otorgar o denegar permisos de visibilidad o privilegios a los integrantes de un área del organigrama. Por defecto la visibilidad y los permisos se asignan al creador y aquellos que vayan a firmar el documento.

Sin embargo es posible crear reglas de visibilidad siempre teniendo en cuenta el área donde fue creado. Si queremos otorgar premisos de visibilidad o privilegios del tipo que sea a otra área o unidad orgánica diferente del creador, y el área del creador no queremos que tenga visibilidad, es necesario que el documento cambie de propietario.

Para esto se utiliza la herramienta de Transferir documento. Como resultado se cambia el propietario, es decir, el área que es responsable del documento.

Un ejemplo de esto podría ser un área que registra documentos, pero el destinatario, es decir, el que va a hacer uso de estos documentos es otro área totalmente diferente. En este caso sería necesario Transferir este documento.

Seleccionando los documentos y usando la opción Herramientas – Transferir Documento podremos seleccionar el área destino para los mismos.

Figura 6 - Transferir documentos.


El nuevo propietario puede ser un área o una unidad orgánica perteneciente a esta.

Además, existe la posibilidad de transferir documentos desde el formulario de Inserción de documentos de FirmaDoc-BPM. Esta mejora consiste en la posibilidad de poder elegir la unidad orgánica responsable que va a tener un documento. Sólo aparecerán aquellas unidades orgánicas a las que el usuario pertenece y las inferiores.

8.0 Transferencia Automática

Esta utilidad cumple el mismo objetivo que la anteriormente mencionada. Si bien este proceso ocurre de forma totalmente transparente para el usuario siendo configurable desde el módulo de mantenimientos de grupos de firma. De ahí que este apartado esté fundamentalmente desarrollado en el documento correspondiente al mantenimiento de grupos de firma.

Así, en resumen, dicha utilidad consigue que un determinado documento al que se le aplica un grupo de firmas determinado pasa a ser responsabilidad de una nueva unidad orgánica, independientemente de quien sea el creador del documento.

9.0 Actualización múltiple

Mediante esta utilizad podemos actualizar datos relativos a fecha de gestión y grupos de firma asignado a varios documentos. Seleccionando uno o varios documentos de la rejilla y pulsando sobre Herramientas – Actualización múltiple, FirmaDoc BPM nos ofrece un formulario como el de la siguiente figura.

Figura 7 - Actualización múltiple


Con este formulario podemos:

Actualizar masivamente la fecha de gestión de los documentos seleccionados.

Liberar el documento (eliminar el grupo de firma que tuviera asociado y crea nueva versión solo si el documento ya dispone de grupo de firmas), con las siguientes opciones:

1. Borrar los Id (o no)

2. Asignar un grupo de firmas

3. Dejar las firmas habilitadas (o no, a la espera de que algún aplicativo externo las habilite).

Para finalizar con este apartado solo mencionar que existen dos casos:

• Mediante esa opción sólo se genera una nueva versión si el documento ha sido aprobado al menos una vez.

• Si únicamente ha sido rechazado o aún no tiene ninguna firma aplicada, entonces no se genera versión, puesto que no hay “peligro” de sustituir un documento aprobado o parcialmente aprobado por otro diferente. Simplemente se elimina el rechazo. El documento original no se ve afectado ni se genera una nueva versión.

10.0 Cambiar tipo de documento

Esta opción permite cambiar el tipo de documentos de un conjunto de documentos a otro tipo. Se arranca desde FirmaDoc BPM, en la opción Herramientas / Cambiar tipo de documento.

Permisos requeridos: sólo se muestra al usuario INTERNAL.

Cuando se invoca, se muestra una ventana que permite:

1. Cambiar el tipo de documento de los documentos seleccionados en rejilla a otro tipo de documento.

2. Cambiar el tipo de documento de todos los documentos de un tipo origen a otro tipo de documento. En este caso también se permite como opción eliminar el tipo de documento origen, una vez migrados correctamente todos los documentos.

Si hay documentos seleccionados en la rejilla, el tipo de documento origen lo propone a partir del tipo de documento del primer documento de la rejilla.


Figura 8 - Informe de operación de inserción de un documento

11.0 Modificar lista de aprobadores

Existen ocasiones en las que los firmantes pueden variar con respecto a lo establecido para un tipo de documento en un momento dado. Es posible que para un documento queramos que los firmantes cambien. Puede ser que esto lo sepamos al insertar o después de haber insertado.

Esto sería una alternativa a la opción de la actualización múltiple de documentos, ya que nos permite no ceñirnos a un grupo de firma concreto.

Desde la versión 6.3.20 FirmaDoc BPM permite modificar los aprobadores asignados a un documento. Esta modificación se puede realizar en el momento de su inserción o a posteriori. Para ello es necesario el permiso de “Modificar aprobadores de un tipo”.

Cuando insertamos un documento aparecerá la siguiente pantalla con un informe de la inserción –siempre y cuando pulsemos el icono de obtener “Más información”: obtiene un informe de inserción detallado.


Figura 9 - Informe de operación de inserción de un documento

Si tenemos el privilegio anteriormente mencionado de modificación de los aprobadores, aparecerá el botón correspondiente en la parte inferior izquierda. Pulsando este botón nos aparecerá un formulario muy parecido al de mantenimiento de aprobadores predeterminados:

Figura 10 - Modificación de aprobadores de un documento

Mediante este formulario podremos modificar los aprobadores para este documento en concreto.

Una vez insertado el documento la misma opción estaría en Herramientas – Modificar lista de aprobadores.


Figura 11 – Detalle de modificación de aprobadores

Para finalizar con este apartado, solo decir que los aprobadores se podrán modificar siempre que no existan firmas realizadas.

12.0 Herramientas para PDFs

Dicho módulo contempla cuatro posibles herramientas –tal y como se muestra en la siguiente figura:

Figura 12 – Detalle del módulo de herramientas para PDFs


A) Mostrar cuadro de Herramientas:

Figura 13– Detalle del cuadro de herramientas

Desde esta opción se pueden: concatenar, eliminar, reordenar, extraer páginas o bien imágenes o incluso textos. Para ellos existe una interfaz muy básica desde la cual se puede llevar a cabo todas las acciones anteriormente mencionadas.

B) Convertir documentos a PDF:

Figura 14– Detalle del convertidor a PDF

C) Convertir documentos a PDF/A: es igual que la acción anterior, la única diferencia es el formato de conversión. El formato PDF/A es un formato más seguro que el PDF.

D) Contar páginas: con esta opción se analiza una selección aleatoria de documentos en formato PDF. Los resultados se encuentran visibles desde la opción “Ver Estadísticas”.


13.0 Servicios Web

Desde esta opción se tiene un acceso directo a la validación de firma, utilizando los servicios de la Agencia Catalana de Certificación y por otro lado los Servicios de la Agencia Tributaria de Verificación de facturas electrónicas.

Figura 15– Detalle del convertidor a PDF

Figura 16– Verificación de facturas electrónicas

14.0 Utilidades

14.1 Verificar la firma de un archivo

Permite verificar las firmas que nos envíen en un archivo Access. Es necesario mencionar también que en el archivo Access deben estar las tablas IDX, FIR, SIG y REE de la base de datos BIBLIOTECA de FirmaDocBPM.

La verificación de la firma la hace por LDAP o @Firma. Por @firma se validan los certificados y se haría pero sólo a través del módulo validador de certificados si está en ejecución y configurado en configuración general del sistema.

14.2 Verificar certificado digital A través de esta utilidad, de una forma rápida y sencilla, se permite validar un certificado externo (archivo *.cer). Esta nueva utilidad comprobará siempre el estado de revocación. En caso de error nos dirá por qué no acepta el certificado:


A continuación se hace un breve repaso sobre posibles cuestiones que puedan plantearse respecto a este tema:

1. Por ejemplo, si el certificado está emitido por la FNMT, sólo se podrá validar si tenemos la conexión configurada en la pestaña FNMT -esto implica tener un acuerdo con la FNMT y por ende un usuario de acceso a las bases de datos de la FNMT.

2. Lo que realmente se verifican son todos los aspectos que estén marcados en opciones

de validación de certificados – Mantenimientos / Seguridad / Opciones de Validación de Certificados-, con la salvedad del estado de revocación, que siempre se validará.

3. Esta verificación no generará ninguna prueba electrónica, salvo la comprobación de si el

certificado está o no revocado.

15.0 Mensajería

FirmaDoc BPM incorpora un sistema de mensajería interno que permite informar a cargos de la entidad con avisos y mensajes relativos a los documentos que forman parte.

El mantenimiento de avisos se realiza a nivel usuario, es decir, cada usuario, -independientemente de los permisos y/o privilegios que tenga- tiene la posibilidad desde el menú de Firmadoc / Herramientas / Avisos configurar cuando y en qué situaciones quiere que le lleguen avisos de la aplicación.

15.1 Agenda y Avisos Los avisos son una forma de notificar a los integrantes del sistema de determinada información que hacen referencia a documentos de FirmaDoc -BPM. Hay avisos que se generarán de manera automática, y otros que se generan a petición del usuario.

Dentro de la agenda y avisos de FirmaDoc BPM tenemos varias modalidades:

Avisos del calendario: se pueden hacer mediante botón derecho, agregar entrada en el calendario. Cuando llegue la fecha se manifestará dicho aviso.

Avisos dentro de un grupo de firma o como consecuencia de la ejecución de este. En estos se incluyen los avisos a los integrantes de un grupo de firma cuando este es rechazado, o los avisos como tipo de acción en un grupo de firma.

Avisos particulares o Notas Privadas.

A la hora de aprobar un documento, se permite el envío de un mensaje “privado” a algún usuario de la organización.

Dentro de la agenda también se incluyen los periodos de habilitación de cada cargo, o los periodos en los cuales se ha delegado la firma.


Figura 17 - Configuración de avisos y delegación de firma desde la Agenda

Desde Herramientas – Avisos puedo configurar la emisión de los mismos para varias de las opciones indicadas.

Figura 18 - Configuración de avisos

Incluido en el panel flotante de avisos de Firmadoc se han habilitado dos botones para navegar por los avisos anteriores y posteriores.

Figura 19- Configuración de avisos

Dentro de los aprobadores de un documento, en cualquiera de las fases se puede añadir un tipo de aprobador llamado “Aviso”. Esto no implica ninguna obligatoriedad de acción en la aprobación de dicho documento, sino que se considerará como una fase más que pasará obligatoriamente en la aprobación de dicho documento. Por ejemplo, pueden aprobar dos cargos, y como tercer aprobador existiría un aviso al primer firmante y a otro cualquiera.


Figura 20 – Aviso en aprobadores

Se puede personalizar también para que lleguen avisos a todos los cargos que formen parte de la aprobación de un documento cuando este sea rechazado por alguien.

15.2 Mensajes internos A pesar que en el punto anterior se ha mencionado algún comentario al respecto, FirmaDoc BPM incorpora un sistema de mensajería interna que permite informar manualmente de cualquier información a cualquier cargo del sistema.

Usando el botón de “Avisos”, puedo controlar el envío de mensajes y enviar nuevos. Tengo además un histórico de mensajes enviados, recibidos y pendientes.

Para enviar un mensaje puedo darle a “Enviar”, que por defecto me tomará como adjunto el documento que hay actualmente activo.

Figura 21 – Panel de mensajes


Figura 22 – Envío de nuevo mensaje

Cuando se recibe un mensaje el panel es similar a este:

Figura 23 – Panel de mensajes

15.3 Servicio de Distribución de Correo (SDC) Además del envío de documentación por correo electrónico que se ha visto anteriormente, existe un servicio que se encarga de tomar las direcciones de todos los usuarios que ostentan cargos en el sistema y enviar un correo electrónico con del documento adjunto al que se hace referencia, con el aviso en cuestión.

Este servicio generará el envío centralizado de correos electrónicos de todos los avisos y mensajes a cargos, cuyos usuarios tengan su dirección de correo de alta en el sistema.


Para más información consultar el documento –incluido en la opción de manuales del Administrador- denominado Aplicaciones.

16.0 Configuración de Preferencias

En este punto pasamos a describir cada una de las opciones del formulario de Preferencias que se encuentra en el menú Herramientas. Comentar que si bien hay algunas de estas preferencias que se definen para toda la entidad, la mayoría se puede definir a nivel de usuario.

Se describirán sólo aquellas que no sean obvias.

16.1 Visualización

Figura 24 - Preferencias de Visualización


Utilizar visores avanzados si están instalados: Nos permite utilizar un visor para PDF alternativo a los habitualmente usados (P.ej Acrobat Reader), el cual se ha probado que el rendimiento con la herramienta es superior, por ser más adecuado para nuestro uso.2

Al visualizar imágenes, ajustar el tamaño hasta ocupar todo el visor: hace que las imágenes en el visor ocupen todo el ancho de pantalla.

Utilizar visor alternativo con documentos en formato Doc: en este caso sí hay un producto propiedad de SAGE AYTOS que puede visualizar los documentos DOC sin necesidad de iniciar Microsoft Word. Es un visor alternativo que necesita mucho menos carga en memoria.

Ocultar carpetas vacías: Si tenemos carpetas, del tipo que sean, sin documentos, estas no aparecen en nuestra biblioteca para no mostrar información superflua.

Ocultar carpetas de familias vacías: Si además de tener carpetas de tipos vacías, estas están contenidas en carpetas de familias, estas tampoco se mostrarán.

Mostrar el número de elementos que contiene cada carpeta: nos mostrará un número entre paréntesis con el número de documentos contenido en cada carpeta. Aunque esta opción no esté marcada se mostrarán el número de documentos pendientes en la bandeja de entrada.

Mostrar siempre vista previa de un documento en el margen derecho.

Eliminación inteligente de márgenes en vista previa

Permite eliminar el borde del documento (márgenes) en la vista previa para poder leer mejor el texto.

Al acceder a un documento gráfico ir primero a la pestaña visor.

Al acceder a un documento ficha ir primero a la pestaña ficha.

No ocultar Firmadoc al acceder al visor flotante.

No listar los anexos salvo cuando acompañen al documento principal: No listar los anexos salvo cuando acompañan al documento principal: con esta nueva opción la aplicación hace un filtro obviando los documentos que son anexos.

Misma configuración de columnas por tipo de documento. Marcando este check se guarda la configuración para todas las carpetas del mismo tipo de documento ya sea en bandeja de entrada, todos los documentos, documentos eliminados, documentos aprobados por

2 Esta herramienta no es propiedad legal de SAGE AYTOS. Si le interesa póngase en contacto con nuestro departamento comercial.


mi, etcétera... Hay que mencionar que está diseñada esta opción para todas las carpetas excepto las que se encuentran situadas en “mis carpetas”.

Restaurar configuración de columnas en rejilla. Restaura la configuración predeterminada -“por defecto”.

16.2 Firma

Figura 25- Preferencias de Firma

Preferencias de firma electrónica avanzada

Incluir firma electrónica al guardar o enviar documentos. Aunque esto lo pregunta al realizar la acción, comentar que junto con el documento se puede enviar un archivo con el contenido de la firma. Para la comprobación del mismo es necesario el software correspondiente de firma.

Mostrar un aviso antes de firmar un documento con formato no seguro. Determinados tipos de archivo no son formatos de firma porque son susceptibles de que cambien automáticamente. Esto es debido a código interno en dichos archivos, como puedan ser las macros de archivos de office. En caso que se firmara un documento de este tipo y posteriormente el documento se alterara como consecuencia de una de estas macros, evidentemente la firma quedaría invalidada.

Pedir PIN adicional antes de aprobar/rechazar con certificado. Esta opción está especialmente pensada para los certificados Software, que van instalados en la sesión del usuario de Windows. En este caso la seguridad baja considerablemente,


pues alguien no deseado puede usar el certificado en nuestra sesión y firmar sin nuestro consentimiento, pues en los certificados software no hay gestión de PIN. FirmaDoc BPM en este caso solicita el PIN de nuevo para asegurarnos que sólo la persona indicada firma este documento. En cualquier caso es aplicable también a la firma con certificados en tarjeta. Este PIN adicional puede ser el mismo o diferente al que se usa con el certificado. Lo pedirá al activar la opción.

Certificados de usuario registrados.

Eliminar todos los certificados asociados a mi usuario: FirmaDoc BPM lleva un control de los certificados registrados en el sistema, asignados a cada uno de los usuarios correspondientes. Si eliminamos esta información podemos asignar de nuevo los certificados a nuestro usuario / password (usuarios del Administrador de Aplicaciones).

Aunque sea transparente para el usuario, conviene destacar que existe la posibilidad de anular la firma en cliente para uno o varios usuarios concretos bajo Terminal Server. Desde la versión 8.3.15 está disponible esta opción. Anteriormente, se podía eliminar la posibilidad de firmar documentos electrónicamente desde un equipo en concreto (cliente – servidor), a partir de ahora también vamos a tener en cuenta que se pueda evitar la firma en una determinada sesión de Terminal Server. Para habilitarlo es necesario crearse en el

HKEY_CURRENT_USER el valor DWORD: PkiDisable = 1.

Eliminar el certificado actual asociado a mi usuario o cargo: Este check elimina sólo la asociación entre el certificado y el usuario cargoentidad correspondiente. El resto de certificados asignados al mismo usuario pero a distintos cargos-entidades permanece inalterado.

Además de lo comentado, ya que existe la posibilidad de que un mismo usuario ocupe varios cargos, FirmaDoc-BPM soporta que se puedan asociar cada uno de los certificados digitales que posea un usuario a cada cargo correspondiente.

Al entrar en FirmaDoc-BPM con un certificado no registrado nos aparece la ventana siguiente:


Figura 26 –Autenticación de usuario

En ella indicamos en USUARIO/CLAVE y además se permite asociarlo a un cargo de una entidad concreta. Con esta opción, se permite tener asociado un certificado a cada cargo de una entidad concreta teniendo el mismo usuario de entrada. Además, al entrar con el autenticándonos con el certificado electrónico no nos pregunta la entidad ya que el certificado ya está asociado un cargo específico de una entidad.

16.3 Delegación

Figura 27 -Delegación


Cambiar la configuración de delegación de firma. A parte de la configuración establecida en el organigrama, donde el Administrador del sistema establece unas delegaciones por defecto, en esta opción es el propio usuario / cargo, quien decide a qué cargo va a delegar su firma, y el calendario que se va a establecer. Ver con más detalle en el Manual de Usuario.

Además, se ha incluido una nueva sección donde se permite la delegación general de la firma sin especificar fechas. Es el mismo mantenimiento que existe en el organigrama de la entidad pero con la posibilidad de que cada usuario puede delegar su firma sin condiciones.

Cambiar la configuración de delegación de tareas. Al igual que existe la posibilidad de delegar firmas según tipo de documento, existe la posibilidad de delegar tareas según el proceso. Firmadoc-BPM te permite delegar todas las tareas de todos los procesos, o bien diferenciar por proceso.

16.4 Ofimática Aplicaciones de Office

Al finalizar la aplicación, restablecer todas las barras de botones. En el caso de que se trabaje con plantillas en MS Word, con esta opción marcada, siempre y cuando alguien personalice la barra de menú, cuando se salga de la aplicación se recuperará el aspecto original de dicha barra de menú de MS Word..

Al generar un documento, editar el resultado siempre con MS Word: cuando generamos un documento siempre va a editarse por defecto en MS Word.


Figura 28 -Ofimática

Opciones de PDF

Convertir a PDF de forma predeterminada: por defecto cualquier documento será insertado en el sistema en formato PDF.

Desde la versión 8.2.3, al tener marcada está opción, cuando se genera un documento ya sea individualmente o por lote el check de “Convertir a PDF” aparece marcado por defecto.

Visor de documentos PDF: Mediante esta herramienta, sólo para Acrobat Reader o Professional, podemos establecer la ruta de su ejecutable y lanzarlo al arrancar la aplicación, para evitar que cargue a mitad de ejecución de FirmaDoc BPM. En el caso que tengamos varias versiones de Acrobat en nuestro equipo, podemos decirle que fuerce a una versión. Se recomienda siempre usar versiones 7 o posteriores.

Editor HTML predeterminado

Se puede elegir la aplicación por defecto con la que se va a editar los ficheros HTML.

16.5 Seguridad y Rendimiento

Caché de documentos: La información en la base de datos documental está encriptada y comprimida. Cada vez que accedemos aun registro de un documento en la base de datos


hay que descomprimir y desencriptar, lo cual puede ser excesivamente costoso. Para evitar estas situaciones y mejorar el rendimiento se puede habilitar una caché local de un tamaño determinado.

Figura 29 –Seguridad y Rendimiento

También se permite la opción de arrancar la aplicación automáticamente, al iniciar la sesión en Windows.

Bloquear la aplicación cuando se retire la tarjeta del lector: esta opción es útil en el caso de que se utilice para autenticarse un certificado digital.

Cambiar contraseña de Acceso: desde aquí esta operativo una herramienta que permite modificar la contraseña de acceso a la aplicación.

No crear vista previa del proceso: útil en la gestión de procedimientos con un tamaño en disco muy elevado


16.6 Carpetas de recogidas Las carpetas de recogida son ubicaciones físicas (servidor, disco duro, etc.) en la que se depositan documentos con el objetivo de que Firmadoc los inserte de forma automática en el repositorio documental. Para ello es necesario crear carpetas para cada tipo de documento que se necesite almacenar de esta forma en la ubicación elegida. En la presente guía se detallará cómo hacerlo. Desde la versión 8.2.1 se implementa una mejora que permite clonar la estructura del organigrama en carpetas de recogida subdivididas a la vez por los tipos de documentos que se necesiten, con el objetivo de que al capturar un documento ubicado en esa carpeta éste se vinculará a su unidad organizativa correspondiente. Esta mejora es aplicable a todo tipo de clientes, incluidos aquellos que trabajan con varias entidades, y a todos los tipos de documentos, aunque es especialmente recomendable para las facturas recibidas. En la práctica, esta mejora permite que las facturas que se reciban en el registro se escaneen y se guarden en la carpeta destinada al área orgánica a la que vaya dirigido el justificante (éste es un dato que el registrador debe conocer) de tal manera que en unos segundos el documento ya estará almacenado en Firmadoc con la unidad orgánica responsable (propietaria del documento) correspondiente a efectos de permisos y visibilidad. Con respecto a las organizaciones multi-entidad, aquellas que apliquen el sistema de las carpetas de recogida deberán tener en cuenta lo siguiente: a la hora de almacenar documentos se deberá de crear para cada una de las entidades un usuario y cargo “ficticio” que en adelante llamaremos CREATOR –por ejemplo. Este cargo ficticio en la configuración de las preferencias /ofimática será seleccionado quedando vinculado de esta manera al usuario real que se encuentra activo en esa opción, es decir, aquel usuario que se ha entrado en la aplicación en la sesión actual. El efecto práctico que tendrá lo anteriormente comentado es que el usuario CREATOR tendrá la consideración del creador de todos los documentos que pasen por las carpetas de recogida de la entidad a la que esté ligado. El usuario CREATOR sólo tendrá acceso a una entidad, que será en la que se almacenarán los documentos. En el caso de las organizaciones multi-entidad, existirán tantos usuarios CREATOR como entidades existían.


Figura 30 – Carpetas de Recogida

i) Habilitar carpeta local de recogida. Para utilizar ésta opción habrá que marcar la casilla correspondiente.

ii) Examinar. Seleccionar la ruta en la que se ubica la carpeta de recogida. iii) Clonar estructura del organigrama en carpetas. Al habilitar ésta opción, si

picamos el botón de Reconstruir, Firmadoc creará a partir de la ruta especificada una carpeta para cada unidad organizativa distinta de puesto/cargo, respetando la jerarquía entre las mismas -dentro de cada carpeta de un área se crearán tantas subcarpetas como servicios o unidades orgánicas tenga y dentro de las carpetas de cada servicio se crearán tantas carpetas como negociados, etcétera… existan.

Figura 31 – Carpetas de Recogida

Siendo:


Carpetas de tipos de documentos. En ellas se depositarán los documentos a almacenar en la Biblioteca de Firmadoc.

Carpetas de Áreas Orgánicas. Pueden contener carpetas de

tipos de documentos o de Áreas Organizativas.

iv) Subdividir en carpetas por tipo de documento. Si marcamos éste punto, dentro

de cada carpeta (área, servicio, negociado, sección y departamento) se creará una carpeta para cada tipo de documento existente en el catálogo de Firmadoc. Si queremos especificar qué tipos de documentos vamos a almacenar mediante carpetas de recogida hay que pulsar en el botón de Seleccionar tipos…:

Figura 32 – Tipos de documentos

v) Programar la recogida en el siguiente horario. Permite especificar en qué franja horaria se almacenarán los documentos contenidos en la carpeta de recogida.

vi) Emplear un usuario distinto al actual como creador de los documentos recogidos.

Esta opción se empleará en clientes que tengan varias entidades. Seleccionaremos aquí un usuario (debe tener un cargo y por ello debe estar dado de alta en el administrador de aplicaciones) que tenga acceso a una sola entidad y con permiso de acceso a los documentos que queremos “recoger” de las carpetas. Al seleccionar un usuario del desplegable aparecerá de nuevo la ventana de tipos de documentos para que seleccionemos los que se van a almacenar -normalmente los mismos que en el punto iv.

a. Aspectos a tener en cuenta:


i. Habrá que crear un usuario para cada entidad, al que daremos acceso únicamente a dicha entidad. Además, el usuario debe estar asociado a aun cargo con permiso de acceso a los tipos de documentos a almacenar mediante carpetas de recogida

ii. Los documentos se recogerán cuando se inicie Firmadoc en el equipo en el que estamos grabando estas preferencias. En instalaciones multientidad, si se inicia sesión en alguna entidad distinta a la del usuario marcado como propietario para los documentos recogidos, no se almacenará documento alguno; es decir, para recoger documentos es necesario conectarse a la entidad del usuario marcado como propietario para los documentos recogidos -véase la figura que contiene la ventana de configuración de las carpetas de recogida. Por ello es recomendable configurar las carpetas de recogida en un equipo que acceda con bastante frecuencia al sistema.

iii. El creador de los documentos “recogidos” será el seleccionado en ésta opción, el propietario (unidad orgánica responsable) dependerá de la carpeta de recogida utilizada.

Funcionamiento. A continuación describiremos apoyándonos en un sencillo ejemplo el funcionamiento de las carpetas de recogida. Tenemos el siguiente escenario:

Entidad de aguas Ent. Mancomunidad

Usuarios USUAGUAS (usuario con cargo en la entidad)

USUMANCO (usuario con cargo en la entidad)

Usuarios REGAGUAS (usuario con cargo que no entrará en el sistema)Equipo=COMPAGUAS

REGMANCO (usuario con cargo que no entrará en el sistema) Equipo=COMPMANCO

Figura 33 – Esquema del ejemplo


Dentro de la Organización de demos existen dos entidades: Aguas y Mancomunidad. La estructura orgánica de cada una de las entidades es la que se ve en la imagen de la izquierda.

En la entidad de Aguas existe un Usuario (USUAGUAS) que trabaja como administrativo se conecta a Firmadoc desde el ordenador COMPAGUAS.

Además se ha creado el usuario de Firmadoc REGAGUAS asociado al cargo Registrador Automático Aguas – véase la figura que contiene la ventana de configuración de las carpetas de recogida. En la entidad de Mancomunidad tenemos el usuario (USUAGUAS) que trabaja como administrativo y se conecta a Firmadoc desde el equipo COMPAGUAS.

Figura 10 – Estructura de carpetas

Asimismo se ha creado el usuario de Firmadoc

REGMANCO asociado al cargo Registrador Automático Mancomunidad.

Para una correcta configuración será necesario llevar a cabo los siguientes pasos: En el equipo COMPAGUAS, entrando como usuario USUAGUAS definimos la ubicación de la carpeta de recogida en \\...\Organización Demos\Entidad Aguas.

En el equipo COMPMANCO, entrando como usuario USUMANCO definimos la ubicación de la carpeta de recogida en \\...\Organización Demos\Entidad Manco

En ambos casos si pulsamos el botón de reconstruir - habiendo marcado clonar estructura del organigrama en carpetas- tendremos la estructura de carpetas que puede observarse en la imagen anterior.

- Presentación de documentos de Mancomunidad en registro. Supongamos que recibimos la factura nº 1 (FAC1) en el registro. Va dirigida al servicio de Informática de la entidad Mancomunidad. Tras efectuar la anotación registral el registrador (no es usuario ni de SicalWin ni de Firmadoc) escaneará el documento dejándolo en la carpeta \\...\Organización Demos\Entidad Manco\Área Servicios Generales\Área Informática (cód. 186).


Supongamos que recibimos la factura nº 2 (FAC2) en el registro. Va dirigida al servicio de Contratación de la entidad Mancomunidad. Tras efectuar la anotación registral el registrador (no es usuario ni de SicalWin ni de Firmadoc) escaneará el documento dejándolo en la carpeta \\...\Organización Demos\Entidad Manco\Área Servicios Generales\Área Contratación (cód. 165). Supongamos que recibimos la factura nº 3 (FAC3) en el registro. Va dirigida al Área de Secretaria de la entidad Aguas. Tras efectuar la anotación registral el registrador (no es usuario ni de SicalWin ni de Firmadoc) escaneará el documento dejándolo en la carpeta \\...\Organización Demos\Entidad Aguas\Área Secretaria (cód. 27).

- Incorporación de documentos a Firmadoc

o FAC1 y FAC2. Si el usuario USUMANCO tiene abierta la sesión de Firmadoc en el ordenador COMPMANCO (en la entidad que sea) después de unos segundos tras el escaneo del documento éste ya estará almacenado en el repositorio documental de Firmadoc, y si se configuran aprobadores condicionados o predeterminados éstos ya tendrán el documento en su bandeja de entrada. Si no tiene sesión abierta en el momento en que inicie Firmadoc el documento se almacenará en la biblioteca.

o FAC3. Si el usuario USUAGUAS tiene abierta la sesión de Firmadoc en el ordenador COMPAGUAS (en la entidad que sea) después de unos segundos tras el escaneo del documento éste ya estará almacenado en el repositorio documental de Firmadoc, y si se configuran aprobadores condicionados o predeterminados éstos ya tendrán el documento en su bandeja de entrada. Si no tiene sesión abierta, cuando se inicie Firmadoc en ese equipo, el documento se almacenará en la biblioteca de Firmadoc.

- Situación de los documentos una vez insertados en Firmadoc

Nombre Entidad Usuario Creador Unidad

Responsable (Propietaria)

FAC1 Mancomunidad Registrador Automático Mancomunidad

Área Informática

FAC2 Mancomunidad Registrador Automático Mancomunidad

Área Contratación

Figura 34 – Esquema de situación


16.7 Avanzadas

Figura 35 – Pestaña: Avanzadas

Configuraciones múltiples: Hace referencia a FirmadocAdm (Ver Visión General del Sistema en el presente manual)

Sistemas de trazas: Visto anteriormente para la activación de dichas trazas.

Mostrar alertas críticas del sistema: Se refiere al mensaje flotante que aparece cuando el servidor de procesos no está operativo.

Sistemas de Trazas

Pasamos a describir los diferentes sistemas de trazas que nos podemos encontrar en FirmaDoc BPM, de cara a la depuración de errores. Cabe apuntar que desde las últimas versiones existe un sistema simple y otro detallado, que se configura al activar dichas trazas.


Traza Normal de FirmaDoc BPM

Creación:

Sólo se crea durante la ejecución de la Bandeja de FirmaDoc BPM.

Ubicación:

Se almacenan en el directorio C:\document and settings\<CUENTA>\datos de programa\firmadoc\log. Se guarda un archivo de traza por cada día, manteniéndose sólo los 7 últimos días.

Activación/Desactivación:

Esta traza no se puede desactivar.

Notas:

En esta traza se incluyen mensajes de inicialización y finalización de la aplicación, así como errores en tiempo de ejecución. Tenemos dos niveles de detalle, “Simple” o “Avanzado”, y se configuran junto con las de API o ADB desde Herramientas – Preferencias – Avanzadas de la Bandeja de Entrada de FirmaDoc BPM.

Traza Extendida de FirmaDoc BPM (APIs)

Creación:

Se crea durante la utilización de las APIs de FirmaDoc BPM, ya sea la propia Bandeja de Entrada, SICALWIN, u otra aplicación.

Ubicación:

El archivo de trazas se almacena en C:\document and settings\<CUENTA>\Datos de programa\Firmadoc\firmadoc0_log.txt


Se activa introduciendo en el registro HKEY_CURRENT_USER/Software/AYTOS/Firmadoc el valor alfanumérico Trace con valor 1. Para desactivar la traza, colocar este valor a 0. En preferencias, opciones avanzadas se puede desactivar sin usar el registro (Versión 6.3). Esta traza se desactiva automáticamente transcurridos 15 días

Notas:

Esta traza es necesaria para depurar las APIs de FirmaDoc BPM desde cualquier aplicación que no sea la Bandeja de Entrada (ej: SICALWIN)


Traza Interna de Acceso a Datos

Creación:

Se crea durante la utilización de las APIs de FirmaDoc BPM, ya sea la propia Bandeja de Entrada, SICALWIN, u otra aplicación.

Ubicación:

El archivo de trazas se almacena en C:\document and settings\<CUENTA>\Datos de programa\ADB\adb_log.txt


Se activa introduciendo en el registro HKEY_CURRENT_USER/Software/AYTOS/ADB el valor alfanumérico Trace con valor 1. Para desactivar la traza, colocar este valor a 0. Esta traza se desactiva automáticamente transcurridos 7 días.

Notas:

Esta traza sólo es necesario activarla cuando queramos monitorizar la actividad contra el gestor de bases de datos.

Traza de Terminal Server (Servidor)

Creación:

Se crea cuando se establece una conexión entre el servidor y el cliente en Terminal Server.

Ubicación:

El archivo de trazas se almacena en <DIR.TEMPORAL>\LOGTERMINAL.TXT.



Notas:

Esta traza es útil para determinar qué es enviado al cliente y qué es devuelto, así como errores en la comunicación.


Traza de Terminal Server (Cliente)

Creación:

Se crea cuando se establece una conexión entre el servidor y el cliente en Terminal Server.

Ubicación:

El archivo de trazas se almacena en <DIR.TEMPORAL>\THINCLIENT_AAAAMMDD.TXT.

Se crea un archivo por cada día.



Notas:

Esta traza es útil para determinar qué llega al cliente y cómo se procesa la orden, así como averiguar qué resultado es enviado al servidor.

17.0 Detectar Incidencias

Esta herramienta permite realizar validaciones en el sistema y mostrar una relación de las mismas. Para su visualización se requiere del privilegio de Configuración General del Sistema.

Figura 36 – Detectar incidencias Se ha añadido una pestaña más al Detector de incidencias “Incidencias relacionadas con documentos”.


Figura 37 – Detectar incidencias

Este detector encontrará aquellos documentos que tengan cargos virtuales pendientes de resolver y que todavía no estén en su bandeja.

18.0 Actualizar versión de procesos


Figura 38 – Migración de procesos Se ha implementado una herramienta de migración de procesos, dicha herramienta permite actualizar de forma segura las instancias de versiones anteriores de procesos.

19.0 Catálogo Centralizado de Procedimientos

Esta opción permitirá exportar, de una entidad a otra, procedimientos BPM.

Para configurar el catálogo centralizado es necesario ir a “Configuración General del Sistema” “Expedientes y BPM” y seleccionar la entidad que va a administrar el catálogo centralizado de procedimientos. Esta entidad será la encargada de enviar al resto de entidades los procedimientos diseñados. Sólo a la entidad seleccionada le aparecerá el punto de menú: Herramientas: Catálogo centralizado de procedimientos desde el cual podrá enviar los procedimientos a las entidades correspondientes.


En la parte izquierda se muestran todos los procedimientos del catálogo de procesos que están en estado publicado. En la parte derecha aparecerán las entidades y a su vez un resumen por entidad de los procedimientos importados a través del catálogo centralizado.

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FirmaDoc BPM – Manual del Administrador Herramientas€¦ · aplicación FirmaDoc-BPM para obtener la eficacia que persigue con el uso de la misma. 2.0 Herramientas ... de la Rejilla