Flera landsting ETT gemensamt e-arkiv...•Ekonomisystem Mistral Sörmland •Vårdinformation Biosis, Örebro •Vårdinformation Vania, Värmland •Vårdinformation (ambulanssystem)

R7e-arkiv Regional samverkan om elektroniskt långtidsarkiv

Ansvarig:_________________, tel: ____________________, mail: ___________________ Version 0.1 2014-06-04 1

Landstinget DALARNA ● Landstinget Gävleborg ● LANDSTINGET SÖRMLAND ● Landstinget i Uppsala Län ● Landstinget i Värmland ● Landstinget Västmanland ● ÖREBRO LÄNS LANDSTING

Flera landsting –

ETT gemensamt e-arkiv

Göteborg 3 juni 2014

Patientsäker hantering kräver tillgång till historisk information

Spårbarhet Legala krav som myndighet Forskning Patientens tillgång till informationen Kostnadseffektivisera, avställning av

system

Varför arkivera?




Landstingsdirektörernas beslut 2008

De sju landstingen har 2009 ett

gemensamt elektroniskt arkiv

med gemensam drift och förvaltning

som utgår från SLL:s lösning

Var står vi nu?




En lösning för flera parter




Landsting i R7e-arkiv idag

http://www.ltdalarna.se/

http://www.lg.se/

http://www.lul.se/default____197.aspx

http://www.liv.se/

http://www.lvn.se/




Samverkan

• Samverkansavtal tecknat med

⁻ Region Skåne

⁻ Stockholm läns landsting

• Övergripande samverkan/erfarenhetsutbyte

– Riksarkivet

– E-arkiv i nationell samverkan (ENSAM)

– SKL (Sveriges kommuner och landsting)




Varför leverera till

• Bli av med kostnader - För drift, support och lagring av gamla system • Följa lagen - Allmänna handlingar ska arkiveras • Minska riskerna - Ingen åtkomst till datat - Gamla format - Ännu större kostnader att arkivera när ingen ”kan” systemet längre

• Kvalitetssäkra informationen - Standardiserade format för långtidslagring




Leveransläget




Informationstyper

R7e-arkiv kan idag ta emot leveranser från

följande typer av system:

– Ekonomi

– Diarier

– Loggar

– Vårdinformation

På gång

– Personal




Inlevererade system

• Vårdinformation Melio, Örebro

• Ekonomisystem MEA Gävleborg

• Ekonomisystem Mistral Sörmland

• Vårdinformation Biosis, Örebro

• Vårdinformation Vania, Värmland

• Vårdinformation (ambulanssystem) Västmanland

På gång

– Ca 25 parallellt pågående leveransprojekt




Hur ser konceptet ut?

Verksamhetssystem export mellanarkiv export

export

R7e-arkiv

(slutarkiv)

Verksamhetssystem R7e-arkiv R7e-arkiv

mellanarkiv slutarkiv

R7e-arkiv som mellanarkivlösning

Gemensamt mellan och slutarkiv




R7e-a

rkiv

porta

l

Export från källsystem

i enhetligt format

enligt inleveransspecifikation

Inleveransprocessen

fysis

k

förfly

ttnin

g

Slutarkiv Mellanarkiv

Ekonomi,

diarier mfl

Vården

R7e-arkiv

R7e-arkiv förvaltning

Integration med

befintligt system

Via portal

slutarkivering

Landstinget

X

Återsökning för adm.

system

Återsökning för vården

Landstinget X

Landstinget X




Mellanarkiv • verksamheten har direktåtkomst till inlevererat material • för vårdinformation sker direkt anslutning via lokala vårdsystem • informationsägaren äger och ansvarar för inlevererat material • innehåller data som ska lagras under en viss tid och sedan flyttas

till slutarkivet

Slutarkiv • åtkomst endast via landstingsarkivet • landstingsarkivet äger och ansvarar för inlevererat material samt för utlämning och behörigheter • innehåller enbart data som ska bevaras (ej gallringsbart)

• samma inleveransprocess • samma format vid inleverans, lagring, återsökning • samma förvaltning (drift och vidareutveckling)

Båda

Startsida för återsökning R7e-arkiv

Exempel på visning av anteckning




Inleveransspecifikationen styr

• Vilken data som ska levereras

• Hur datat ska struktureras och paketeras

• Vad som ska stå på ”etiketten”

• Vilka format som är godkända att leverera i




Förutsättningar

• Åtkomst till Sjunet • Kan logga in med SITHS-kort • Är registrerad som användare i R7e-arkiv • Har någon roll (behörighet) i R7e-arkiv




Teknik…




Interna tjänster.

(spärr,HSA)

R7 DATABASER

Standardiserade anslutningar (JDBC)

E-arkiv Portal

Integrationsplattform

Fristående webbapplikation

Anslutande vårdsystem

Externa tjänster.

(Spärr, befolkningsreg)

Slutanvändare




Vårdinfo Ekonomi Diarie

Inleverans

Logg

Inleverans.

2014-06-04

Återsöka.

………

Flödesschema databaser




Hur ser en leverans ut?




R7 leveranspaket




Huvud

metadata information

inre xml


externlänk


XM

L




5 olika utseende på XML beroende på hur man utformar sina stylesheet




Förvaltningsorganisation










Vad ska finnas i varje R7e-arkivlandsting?

• Lokal förvaltning som ska bestå av:

- Lokal objektspecialist

- Lokal IT-specialist

• 1:a linjens support

• Exportprogram för de källsystem som ska leverera till R7e-arkiv

• Direktanslutning till R7e-arkiv från aktuellt vårdsystem (gäller mellanarkiv)




Lokal objektspecialist

• Representant/kontaktperson för R7e-arkiv

i sitt landsting

• Samordna och delta i arbetet med leveranser till R7e-arkiv från sitt landsting

• Kontaktperson till den centrala förvaltningen för R7e-arkiv

• Ingår i samordningsgruppen

• Ingår i förvaltningsgrupp för alla åtta landsting




Lokal IT-specialist

• Bistå den lokala objektspecialisten med supportfrågor och andra frågor av teknisk karaktär

• Delta i respektive systems inleveransprocess från sitt landsting

• Vara landstingets kontakt vid anlitande av externa

leverantörer för exportprogram och inleveranser




Leverera till R7e-arkiv




En verksamhet vill leverera till R7e-arkiv

Kontakta objektspecialisten

för R7e-arkiv

Initieringsmöte ”Vad innebär ett leveransprojekt”

Budgetera

Avsätta resurser

Bilda projektgrupp

Export genomförs Leverera till R7e-

arkiv




Levererande verksamhet ansvarar för att:

- Utse leveransansvarig - Hämta in offerter för exportprogram - Besluta om exportprogram - Betala för exporten ur källsystemet - Säkerställa resurser (användare av källsystemet) till mappningsarbete, verifiering etc.




Lokal förvaltning av R7e-arkiv ansvarar för att:

• Samordna leveransprojektet övergripande • Ge information om R7e-arkiv samt leveransprocessen • Ingå i projektgruppen • Bistå med handledning, manualer, aktivitetslista • Bistå med tekniskt stöd • Föra ev frågor/önskemål vidare till den gemensamma förvaltningen




Att tänka på under leveransprojektet

• Mappningsarbetet

- Avgörande för hur enkel eller avancerad återsökningen blir i e-arkivet

• Funktioner och listor i ert källsystem

- Hur vill ni exportera dessa listor och ersätta funktioner som inte finns i arkivet?

• Presentation

- Hur vill ni och verksamheten få informationen presenterad?




Spärrhantering av journalinformation

i R7e-arkiv




Utgångspunkt PDL

Patientens rätt att spärra uppgifter

En möjlighet att ge patienten direktåtkomst till sin vårddokumentation och sina loggar

Möjlighet till sammanhållen journalföring




Spärrhantering i R7e-arkiv

• Respektive landsting är anslutet till Ineras spärrtjänst • R7e-arkiv går ut till lokal spärrtjänst och kontrollerar

om vald patient har någon registrerad spärr




Sammanfattning




Vinsterna med R7e-arkiv

• Ekonomiskt fördelaktigt

• Uppfyller de legala kraven

• Informationen lagras på ett säkert och enhetligt sätt med generella informationstyper

• Enhetligt sätt att arkivera information från system av samma typ

Viktiga lärdomar

• Arkiveringen kräver stor arbetsinsats lokalt tex vid mappning av data

• Klargör tydligt verksamhetens ansvar

• Rädda kompetens i tid

• Dokumentera noggrant alla beslut

• Skapa förståelse för skillnad mellan verksamhetssystem och arkivsystem

• Samverkan ger stor vinst men har också en kostnad

43

Kontaktuppgifter:

[email protected]

018-611 60 65 0706-74 10 88

[email protected]

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

Documents

Flera landsting ETT gemensamt e-arkiv...•Ekonomisystem Mistral Sörmland •Vårdinformation Biosis, Örebro •Vårdinformation Vania, Värmland •Vårdinformation (ambulanssystem)