Flexible Working en la empresa

Hacia dónde vamos… el mundo laboral

“El reto para los profesionales de IT responsables de dar soporte, o incrementar el rendimiento del valor añadido de las personas de la compañía va a cambiar: de los paradigmas de los 80 (Automatización de la Oficina), los 90 (Groupware), y el 2000 (Empresa 2.0), hacia un nuevo mundo caracterizado por

una mayor volatilidad, la híper-conectividad, el trabajo “en enjambre” y otros.

“Watchlist: Continuing Changes in the Nature of Work: 2010- 2020”Tom Austin (Gartner) 2010

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¿Que necesitan las personas?

Mas espacio para el creciente incremento del trabajo en

equipo, en el año 2000 el trabajo en equipo representaba

el 20%, hoy representa un 60% frente al trabajo individual.

(fuente McKinsey 2009).

Espacios para realizar actividades como el trabajo

concentrado o trabajo confidencial que el diseño actual

tradicional en espacios abiertos no lo cubre.

Espacios de trabajo mas informales, como punto de reunión y de comunicación. El 80% de las

reuniones dentro de una organización no son confidenciales y el 60% de ellas son de menos de cuatro

personas. (fuente 3Goffice 2010)

Espacios de calidad, espacios mas alegres, mas cálidos,…. Calidad del espacio de trabajo.

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Y sobre todo…

Acceso a la tecnología que les facilite su

trabajo en movilidad y flexibilidad: PDA,s,

3G, ADSL, Portátil,….. Para las nuevas

generaciones estas tecnologías y las que

puedan ir apareciendo son un MUST, dejan

de ser un articulo de lujo solo para

“directivos y directivas” para ser una

herramienta básica de trabajo.

Conciliación de vida laboral y personal.

Flexibilidad de horarios es algo que ya existe

en la mayor parte de las organizaciones, en

algunas de ellas, cada vez más, también se

está desarrollando la posibilidad de tele

trabajar desde casa. La demanda actual va

mas allá, busca la posibilidad de elegir

trabajar desde cualquier lugar y en cualquier

momento.

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¿Qué buscan las empresas? (1/2)

Retención del talento. El concepto de flexible working supone todavía un elemento diferenciador,

ya que dentro de unos años será una obligación (MUST).

Incremento de la productividad. Aunque existen métricas de productividad, de una manera

intuitiva se puede concluir que un incremento de la calidad del espacio, de las herramientas

tecnológicas y de la flexibilidad de poder elegir el espacio que mejor se adapte en cada momento

a sus necesidades generara una mayor productividad.

Flexibilidad en un mundo de incertidumbres. Fomentar la flexibilidad y movilidad genera mayor

flexibilidad para la organización, permite fáciles reorganizaciones internas y crecimientos de

entorno al 30%. Contribuye al concepto de Disaster Recovery Plan.

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Optimización de los costes de explotación para ganar en competitividad. Una media de entre un

30-40% de los puestos de trabajo tradicionalmente asignados están permanentemente vacíos.

Responsabilidad social corporativa. La flexibilidad en el trabajo facilita la integración de personal

con minusvalías, padres o madres con hijos, personal que tenga a su cargo alguna persona mayor o

con minusvalía,…

Sostenibilidad. El concepto de flexible working reduce los traslados diarios al trabajo y la

dimensión global de las sedes corporativas en un 30% lo que genera, además de otras ventajas una

reducción considerable de las emisiones a la atmosfera.

¿Qué buscan las empresas? (2/2)

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La solución: el flexible working

Trabajar con total flexibilidad en una combinación de diferentes localizaciones: en casa, remoto “on the

move” (aeropuertos, coche, cliente...) y en las oficinas centrales.

Es una realidad en la mayor parte de las organizaciones aunque no esta

“oficialmente reconocido”.

Mejora la conciliación de la vida privada y laboral.

Reduce los tiempos de desplazamiento al trabajo.

Genera una mayor calidad de vida para las personas trabajadoras.

Retiene al mejor talento

Plataforma Tecnológica Básica

Smartphone

Portátil

Acceso Anytime, Anywhere

Seguridad en acceso

Web Conferencing

Dispositivos adaptados

Presencia y Comunicaciones Unificadas

Entornos de colaboración

Periféricos accesibles

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Ahorro tangible de costes

Ahorro total año: 5.000 €/año

Reducción del commuting: número de traslados de las personas al

trabajo y por tanto del tiempo empleado. Una media de una hora diaria

mas coste de energía. Dato habitualmente no cuantificado.

Costes de explotación: reducción de 10.000€/persona/año a 5.000 €/persona/año, lo

que supone un ahorro de 5.000 €/persona/año.

Incremento de productividad y retención del talento. Solo se podrá

medir y valorar después de la implantación del modelo.

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“Kit flexible worker”

Coste total año: 840 €/año

Estos costes dependen de losacuerdos actuales con operadoras. Sedeberá descontar el personal queactualmente cuente ya con alguno deestos elementos

Ordenador portátil. Coste entre 600 y 800 €. Se amortiza en tres años y hay que compensar el coste con la diferencia del plan renove de terminales fijos o móviles que ya se tenga.

Considerado esto, su coste es despreciable.

Blackberry o PDA. Coste terminal gratuito con los planes de fidelización y coste de la tarifa de datos 20€/mes

(240€/año).

Conexión móvil 3G. Coste 20 €/mes (240€/año).

ADSL en su domicilio. Coste 30 €/mes (360€/año).

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Análisis económico. Resumen por persona

Costes anuales “Kit Flexible worker”

Reducción costes de explotación

Inversión en rediseño de espacios4.000€ solo primer año, una amortización a 8 años nos da un valor de 500 €/año , aunque la amortización real es en 22 meses

Ahorro total año 3.660 €/año

500 €/año

5.000 €/año

840 €/año

Los 3 retos de la Oficina Flexible

Tecnología

Poder hacer lo mismo en la oficina que desde cualquier punto con

conexión a Internet supone un reto en comunicaciones y seguridad y

requiere de tecnologías clave para la comunicación y colaboración de

las personas trabajadoras

Personas y Habilidades

Aunque la tecnología es imprescindible no servirá de nada si no formamos a nuestro personal en

las habilidades necesarias para aprovecharla y en las buenas

prácticas que requiere esta nueva forma de trabajo

Espacio

Las oficinas y las casas del personal deben rediseñarse para permitir el

trabajo flexible

Un equipo de expertos en los 3 ejes

El MIC Productivity tiene una alianza con Aleph, 3G office y L.A. & Asociados,

formando un equipo multidisciplinar que integra los 3 elementos claves para llevar

a cabo con éxito una implantación de «flexible office»:

Tecnología

Espacios

Personas

La puesta en marcha, exige un programa integral para su implantación, ya

que están involucradas muchas áreas de la empresa: Departamentos

operativos que serán objeto del programa, RRHH, Sistemas, Comunicación,

Facility Management y por supuesto el impulso y apoyo del Comité de

Dirección y de las mas altas jerarquías de la empresa.

El proyecto, en función de la dimensión de la empresa, debería partir de

una experiencia piloto que permita valorar los resultados antes de

implantarse con carácter generalizado.

La solución: Metodología

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Primera fase: Análisis “Health Check”

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1. Crear un equipo de trabajo con representación de RRHH,Facilities, Sistemas y comunicación.

2. Medición del grado de ocupación de sus espacios de trabajo.Puestos de trabajo, salas de reunión y despachos.Entrevistas.

3. Análisis económico, funcional, cultural y oportunidad delproyecto.

4. Preparación y presentación de la propuesta al Comité deDirección. Importante que sea liderado y “comprado” elproyecto por el más alto nivel de la compañía.

Análisis “Health Check”

Objetivos y antecedentes del proyecto

Perfilado de usuarios

Estudio escenarios afectados

Estudio plataforma tecnológica actual

Estudio espacios físicos y utilización de los mismos

Definición de métricas

3 semanas

Tecnología

- Herramientas necesarias

- Uso y Adopción

Personas

- Habilidades necesarias

- Plan de comunicación

Espacios

- Propuesta nuevos espacios

- Reordenación y mejor uso de los existentes

3 semanas

- Puesta en marcha del plan.

- Plan de comunicación interna y formación.

- Rediseño o reubicación de espacios.

- Programa de mejora de la iProductividad

4-6 semanas

Estudio situación actual

Diseño del plan

Implementación

Contacte con nosotros, tenemos las herramientas para implantar una nueva forma de trabajar en su empresa.

Aleph Comunicación + MKT de PersonasPaula Mattio pmattio@alephcomunicacion.com

Tel.: +34 639 763 730 | 936 367 953