Flujos de aprobación

PUBLIC (PÚBLICO)2022-06

Flujos de aprobaciónSoluciones de SAP Ariba Procurement

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Contenido

Flujos de aprobación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Temas sobre los conceptos de flujo de aprobación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5Conceptos básicos de flujo de aprobación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5Escaladas de aprobación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7Retirada automática de solicitud de autorización. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8Solicitudes de aprobación denegadas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9

Temas acerca de aprobación de solicitudes a través de correo electrónico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11Aprobaciones por correo electrónico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11Preferencias predeterminadas para las notificaciones recibidas de la solución de SAP Ariba. . . . . . . . . . 13

Temas acerca de la edición de flujos de aprobación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14Consejos útiles para editar flujos de aprobación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14Cómo seleccionar un responsable de aprobación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15Cómo agregar responsables de aprobación en serie o en paralelo al flujo de aprobación. . . . . . . . . . . . . 16Cómo reorganizar o borrar responsables de aprobación en un flujo de aprobación. . . . . . . . . . . . . . . . . .17

Temas acerca de la delegación de la autoridad de aprobación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19Acerca de la delegación de la autoridad de aprobación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19Opciones distintas para la delegación de la autoridad de aprobación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20Activar la delegación multiusuario (uno a varios usuarios). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21Requisitos previos para delegar la autoridad de aprobación de un usuario a varios usuarios. . . . . . . . . . . 21Limitaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Limitaciones: Delegación de la autoridad de aprobación a un usuario individual (delegación de usuario uno a uno). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22Limitaciones: Delegación de la autoridad de aprobación a varios usuarios (delegación de usuario uno a varios). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Cómo finalizar una delegación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23Cómo iniciar sesión con autoridad de aprobación delegada. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24Cómo cambiar la configuración de delegación (aplicable a la delegación de usuario uno a uno o a la delegación de usuario individual). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25Cómo delegar la autoridad de aprobación (aplicable a la delegación de usuario uno a uno o a la delegación de usuario individual). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26Cómo configurar la delegación de autoridad de aprobación de uno a varios usuarios (multiusuario). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28Cómo ver delegaciones configuradas para el sitio (aplicable a la delegación de autoridad de aprobación de varios usuarios). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29Cómo editar una relación poderdante-delegado (aplicable a la delegación de autoridad de aprobación de varios usuarios). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

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Flujos de aprobaciónContenido

Temas acerca de la aprobación y denegación de solicitudes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31Cómo aprobar o denegar solicitudes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31Cómo aprobar o denegar una solicitud por correo electrónico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32

Temas acerca de la configuración de las preferencias de notificaciones por correo electrónico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34Referencia de formato de notificación de aprobación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34Cómo dar formato a notificaciones por correo electrónico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35Cómo definir preferencias para la recepción de notificaciones de aprobación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36Opciones de entrega para notificaciones de aprobación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Temas sobre el uso de colas de aprobación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40Gestión de cola. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40Procesamiento simultáneo de varias operaciones en las colas de aprobación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41Cómo obtener solicitudes sin asignar desde una cola de aprobación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41Cómo devolver una solicitud a una cola aprobada. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Cómo archivar y buscar solicitudes de aprobación archivadas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Flujos de aprobaciónContenido

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Flujos de aprobación

Esta guía es para los usuarios de SAP Ariba que buscan información general sobre los conceptos y las tareas de flujo de aprobación en Soluciones de SAP Ariba Procurement.

Esta guía trata sobre cómo aprobar y denegar solicitudes, la aprobación por correo electrónico, la delegación y la información básica sobre las colas de aprobación.

Esta guía se aplica a:

● SAP Ariba Catalog● SAP Ariba Buying● SAP Ariba Buying and Invoicing● SAP Ariba Invoice Management● SAP Ariba Contract Invoicing

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Approval process management guide

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Flujos de aprobaciónFlujos de aprobación

https://help.sap.com/viewer/095db213a1b34a17b7acc7d625c6e337/cloud/en-US/bc59829db8804662985e9af754fc0b62.html

Temas sobre los conceptos de flujo de aprobación

Conceptos básicos de flujo de aprobación [página 5]

Escaladas de aprobación [página 7]

Retirada automática de solicitud de autorización [página 8]

Solicitudes de aprobación denegadas [página 9]

Conceptos básicos de flujo de aprobaciónLos aprobadores implicados en el flujo de aprobación de la solicitud se muestran en un diagrama en la sección Flujo de aprobación del documento aprobable.

Flujo de aprobación

Cada aprobador (usuario, grupo o lista de usuarios) aparece en un nodo de aprobador en el diagrama. Un estado Activo significa que el aprobador ha recibido la notificación de la solicitud para aprobarse pero aún no ha actuado en ella. Los aprobadores activos tienen que aprobar la solicitud para desplazarla al siguiente aprobador en la cadena de aprobación.

Cualquier solicitud que envíe (por ejemplo, una solicitud de pedido, una solicitud de contrato o un cambio en el perfil) podría estar sujeta a autorización. Por ejemplo, puede que las compras por debajo de 50€ no requieran ninguna aprobación, puede que las compras entre 50€ y 1.000€ requieran sólo la aprobación del supervisor inmediato, y puede que las compras por encima de 1.000€ requieran la aprobación del supervisor inmediato y de alguien en el grupo Administrador de compras . De forma similar, puede que una reconciliación de factura tenga excepciones que se tengan que liquidar por un manipulador de excepción, y puede que un recibo requiera que un receptor realice alguna acción.

Flujos de aprobaciónTemas sobre los conceptos de flujo de aprobación

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Aprobadores y examinadores

Un responsable de aprobación es una persona que tiene la autoridad de aprobar o denegar la solicitud. Un examinador es una persona que no puede autorizar o denegar la solicitud.

Responsable de aprobaciónSi un responsable de aprobación ha delegado la autoridad de aprobación a otro usuario, el diagrama de flujo de aprobación aún muestra el nombre del responsable de aprobación original. Después de que el delegado apruebe o deniegue una solicitud en nombre del responsable de aprobación original, el diagrama de flujo de aprobación mostrará el nombre del usuario que ha aprobado o denegado la solicitud. El nombre del responsable de aprobación original aparecerá entre paréntesis.

ExaminadorUn examinador no puede realizar cambios en una solicitud, es posible que tenga que seguir el progreso de la solicitud. Por ejemplo, un administrador de recepción puede seguir la aprobación de una compra para prepararse para la llegada de la expedición.

Responsables de aprobación en serie o en paralelo

Cuando hay varios responsables de aprobación, pueden solicitarse de dos maneras, En serie o En paralelo.

● En serie: Los nodos de aprobador para lo aprobadores en serie se ordenan de izquierda a derecha en el flujo de aprobación. Cada uno de ellos sólo se notifica después de que los aprobadores de la izquierda hayan aprobado el documento.

● En paralelo: Los nodos de aprobador para los aprobadores en paralelo se ubican en paralelo con cada otro de forma vertical en el flujo de aprobación. Todos los aprobadores en paralelo se notifican simultáneamente acerca del documento aprobable que necesita aprobación.

Grupos y colas de aprobación

Para ayudar a los responsables a cuadrar las cargas de trabajo y procesar operaciones con mayor rapidez, pueden enviarse solicitudes de aprobación a los usuarios que pertenecen a un grupo de autorización o una cola.

Grupo de autorizaciónLos miembros del grupo pueden actuar en la solicitud en nombre del grupo. Por ejemplo, cabe la posibilidad de que algunas solicitudes de aprobación requieran una intervención o una acción por parte de un usuario administrativo, como un miembro del grupo Agente de compras o del grupo Administrador de factura. A menudo es el último paso en el proceso de aprobación.

Cola de autorizaciónEn grandes organizaciones que tienen transacciones más complicadas, los administradores pueden crear una cola de autorización. Una cola de autorización permite a los miembros asignados de un grupo a tomar posesión de transacciones específicas.

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Proceso de aprobación básico

Los procesos de aprobación que controlan los requisitos de aprobación para cada tipo de aprobación y cada solicitante se crean y se actualizan por el administrador. Para solicitar un cambio de perfil de usuario, edite el perfil actual utilizando el asistente Perfil personal .

Se utilizan los siguientes pasos para preparar y aprobar cualquier tipo de solicitud:

1. Agrega artículos en línea a la solicitud, como artículos de gastos para un informe de gastos o artículos en línea de factura para una factura.

2. Envía la solicitud. Es posible que primero tenga que proporcionar la información de resumen, agregar responsables de aprobación o examinadores adicionales, o resolver cualquier infracción de directriz.

3. Si la solicitud está sujeta a un proceso de aprobación, se notifica a la gente implicada en el flujo de aprobación. No se aprueba la solicitud hasta que todos los responsables de aprobación necesarios la revisan y la aprueban.

4. Si se deniega la solicitud, puede editarla y reenviarla o retirarla.

Información relacionada

Consejos útiles para editar flujos de aprobación [página 14]

Escaladas de aprobaciónSi un resposable de aprobación activo no realiza ninguna acción en la solicitud de aprobación después de un cierto período de tiempo, se escala la solicitud al supervisor del resposable de aprobación.

Los programas para escalada incluyen:

● Un período de advertencia de 7 días de forma predeterminada, después del cual usted y el supervisor recibirán un correo electrónico de recordatorio de las solicitudes pendientes en las que aún no hayan realizado ninguna acción.

● Una escalada se desencadena en 14 días de forma predeterminada. Si ha transcurrido el período de escalada y no ha realizado ninguna acción en una solicitud que espera la aprobación, se escala la solicitud de aprobación al supervisor, a menos que el supervisor sea un miembro del grupo de escalada Sin escalada. La escalada de una solicitud de aprobación añade al supervisor al flujo de aprobación de la solicitud.

NotaSólo se escalan las solicitudes si el resposable de aprobación moroso es un usuario específico. Si el responsable de aprobación moroso es un grupo, no se envían mensajes de escalada a los miembros del grupo. Las solicitudes pendientes no escalarán a los supervisores si los miembros del grupo no realizan ninguna acción.

Los resposables de aprobación aún pueden ver y aprobar los artículos incluso después de que haya tenido lugar una escalada. Cuando un responsable de aprobación actúa sobre una solicitud escalada, la solicitud se elimina de la bandeja de entrada del resto de responsables de aprobación.


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Los miembros del grupo Sin escalada no reciben mensajes de escalada y la solicitud de aprobación permanece en la lista Por hacer del resposable de aprobación moroso.

Para obtener más información sobre cómo configurar períodos de escalada, consulte Managing approval queues, approval escalation, and withdrawal periods.

Cómo ampliar el período de revisión

En función de los procesos de aprobación de su organización, puede ampliar el período de revisión de algunas solicitudes de aprobación. Al ampliar el período de revisión se introduce una nueva fecha de escalada en la solicitud, lo que le da más tiempo para revisarla. Debe haber iniciado sesión en la aplicación desde un navegador Web para ampliar el período de revisión. El pulsador Prorrogar período de revisión no está disponible en notificaciones ni en la aplicación móvil de SAP Ariba.

Las solicitudes de aprobación que permiten que los responsables de aprobación amplíen el período de revisión incluyen el botón Ampliar período de revisión en la parte superior. Cuando se amplía el período de revisión, se muestra la nueva fecha de escalada. Si no ve el botón Ampliar período de revisión y la fecha de escalada aún está en el futuro, o bien su organización no permite ampliar la fecha de revisión o ésta ya se ha ampliado una vez.

Para obtener más información sobre cómo ampliar el período de revisión y cómo los administradores de procesos de autorización pueden configurar esta función, consulte la Allowing approvers to extend the review time.



Retirada automática de solicitud de autorizaciónEn la configuración predeterminada, las solicitudes de autorización enviadas que hayan estado inactivas durante un período de tiempo determinado se retiran automáticamente del proceso de autorización.

Inactivo significa que no se han enviado nuevos cambios ni solicitudes. Cuando se retira un documento aprobable, el estado vuelve a En proceso. Las solicitudes que se hayan denegado o las que se hayan enviado automáticamente (por ejemplo, los cargos de tarjeta de compras y los documentos de reconciliación de facturas), nunca se retiran automáticamente.

Se configura el sitio con los siguientes programas para la retirada automática:

● Un período de advertencia de 21 días de forma predeterminada, después del cual se notifica al preparador, los aprobadores y los examinadores de cuándo se retirará el documento aprobable.

● Un desencadenante de retirada de 28 días de forma predeterminada, después del cual se retira el documento aprobable del flujo de aprobación. Se notifica al preparador y a los examinadores activos de la retirada.

Los miembros del grupo Administrador de clientes puede configurar períodos de retirada y períodos de advertencia de retirada para cada tipo de documento aprobable.

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https://help.sap.com/viewer/e10ed2159560487bb36d1ae89a6e293a/cloud/en-US/6a885f29c1da1014bca8b96e05bd1882.html#loio6a885f29c1da1014bca8b96e05bd1882


https://help.sap.com/viewer/095db213a1b34a17b7acc7d625c6e337/cloud/en-US/eb465d41541d490ba110e305fa1a7b03.html


Solicitudes de aprobación denegadas [página 9]

Solicitudes de aprobación denegadasCuando un responsable de aprobación deniega una solicitud de aprobación, el estado del documento aprobable cambia a Denegado. El estado Denegado no puede cambiarse a menos que se reenvíe la solicitud.

Después de que un responsable de aprobación deniegue una solicitud de aprobación:

● Los responsables de aprobación no pueden realizar ninguna acción, a menos que el solicitante reenvíe el documento aprobable.

NotaLos botones Aprobar y Denegar no están disponibles para ningún aprobador, incluyendo el aprobador que ha denegado la solicitud.

● Los responsables de aprobación paralelos que estaban activos cuando se denegó la solicitud ya no pueden realizar acciones en el documento, ni mediante la interfaz de usuario ni por correo electrónico. El documento aprobable se desplaza a la lista Examinar para dichos responsables de aprobación. La pestaña Flujo de aprobación visualiza un mensaje que explica que se ha denegado la solicitud.

● Los aprobadores paralelos no reciben más notificaciones de aprobadores para la solicitud denegada. En su lugar, el sistema envía un mensaje a los otros aprobadores activos explicándoles que se a denegado la solicitud. (Es el mismo mensaje que se envía al solicitante.)

● Si un responsable de aprobación intenta aprobar una solicitud mediante un correo electrónico que se ha generado antes de denegar, el sistema envía un mensaje que explica que otro responsable de aprobación ha denegado la solicitud.

Los siguientes son tres escenarios de denegación. Consulte las cifras a medida que lea los escenarios. Al principio de cada escenario, el aprobador 1 y el 2 son aprobadores activos.

Escenario de denegación 1

Acciones: El aprobador 1 aprueba la solicitud y el sistema envía una solicitud de aprobación al aprobador 3. El aprobador 2 deniega la solicitud antes de que el aprobador 3 haya realizado ninguna acción.

Resultado: Para el aprobador 3, el documento aprobable se desplaza a la lista Examinar. El aprobador 3 no puede realizar ninguna acción en el documento aprobable. Si el aprobador 3 intenta utilizar la aprobación por correo


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electrónico para aprobar la solicitud después que el aprobador 2 la haya denegado, el sistema ignora la aprobación y envía un correo al aprobador 3 indicando que el documento aprobable se ha denegado por otro usuario.


Acción: El aprobador 1 deniega la solicitud.

Resultado: Para el aprobador 2, el documento aprobable se desplaza a la lista Examinar. El aprobador 3 no recibe una notificación de solicitud de aprobación. El documento aprobable no aparece en la lista Por hacer del aprobador 3.


Acciones: El aprobador 2 deniega la solicitud antes de que el aprobador 1 haya realizado ninguna acción.

Resultado: Para el aprobador 1, el documento aprobable se desplaza a la lista Examinar. Si el aprobador 1 intenta utilizar la aprobación por correo electrónico para aprobar la solicitud después que el aprobador 2 la haya denegado, el sistema ignora la aprobación y envía un correo al aprobador 1 indicando que la solicitud se ha denegado por otro usuario. El aprobador 3 nunca recibe una notificación de solicitud de aprobación y el documento aprobable no aparece en la lista Por hacer del aprobador 3.



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Temas acerca de aprobación de solicitudes a través de correo electrónico

Aprobaciones por correo electrónico [página 11]

Preferencias predeterminadas para las notificaciones recibidas de la solución de SAP Ariba [página 13]

Aprobaciones por correo electrónico

Si su sitio está configurado para permitir a aprobación por correo electrónico, puede actuar en las solicitudes de aprobación utilizando el correo electrónico en un ordenador personal, un smartphone o un dispositivo de agenda electrónica (PDA).

La propiedad de aprobación por correo electrónico permite a los usuarios aprobar o denegar solicitudes de aprobación y añadir comentarios mediante el correo electrónico, a través de la notificación de aprobación.

NotaSi su sitio no permite la aprobación por correo electrónico, cuando reciba el mensaje de notificación, podrá abrir la solicitud de aprobación, pero no aprobar o denegar la solicitud sin iniciar sesión en el sitio para aprobar la solicitud.

Limitaciones de la aprobación por correo electrónico

● No puede aprobar o rechazar solicitudes desde correos electrónicos de resumen. Si configura las preferencias de aprobación para recibir correos electrónicos de resumen, haga clic en el enlace en la notificación de resumen para visualizar la solicitud, y luego apruebe o rechace la solicitud.

● Las notificaciones de aprobación por correo electrónico reenviadas a un responsable de aprobación distinto se muestran al responsable de aprobación original en el diagrama de flujo de aprobación, no el responsable de aprobación delegado.

● La propiedad de aprobación por correo electrónico no permite agregar o borrar responsables de aprobación ni cambiarlos en el flujo de aprobación.

● Si su correo electrónico de aprobación o de rechazo contiene errores (por ejemplo, un valor no válido en un campo), el responsable de aprobación y el solicitante recibirán un correo electrónico sobre los errores y el flujo de aprobación se bloqueará hasta que se corrijan dichos errores. Después de corregir los errores, se desbloquea el flujo de aprobación y el aprobador puede reenviar la aprobación.

● Si desea aprobar o denegar solicitudes desde direcciones de correo electrónico que no sean la dirección principal identificada en su perfil de usuario, tendrá que ponerse en contacto con el administrador para registrar la dirección alternativa. Su solicitud aparecerá en su lista de tareas .

Flujos de aprobaciónTemas acerca de aprobación de solicitudes a través de correo electrónico

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NotaLas aprobaciones y los rechazos enviados desde direcciones no registrados en el sistema se rechazarán.

Notificaciones por correo electrónico reenviadasEs posible que su sitio le permita aprobar o denegar las solicitudes de las notificaciones por correo electrónico reenviadas. El usuario que recibe el mensaje reenviado podrá ver la solicitud si está autorizado, pero no podrá aprobarla ni rechazarla.

Restricciones de aprobación por correo electrónico para reconciliaciones de tarjeta de compraPara reconciliaciones de tarjeta de compras, si es el primer aprobador, tiene que proporcionar el contenido para finalizar el relleno de la solicitud. Por lo tanto, no puede aprobar estos tipos de documentos aprobables por correo electrónico y tiene que iniciar sesión en su solución de SAP Ariba para finalizar el proceso de aprobación.

La notificación por correo electrónico que recibe para estas solicitudes sólo incluye un enlace a la aplicación.

La aprobación por correo electrónico no está disponible para ningún responsable de aprobación subsiguiente incluso aunque no tenga que introducir datos adicionales ni realizar acciones adicionales. Todos los responsables de aprobación de reconciliaciones de tarjeta de compras tienen que iniciar sesión en la aplicación para finalizar el proceso de aprobación.

Restricciones de aprobación por correo electrónico para reconciliaciones de facturaPara las reconciliaciones de factura, si usted es el primer responsable de aprobación, generalmente tendrá que proporcionar el contenido para acabar de rellenar la solicitud, o puede rechazarla por completo. Dependiendo del estado de la reconciliación de factura, puede realizar acciones a partir de la notificación por correo electrónico o utilizando su PDA.

Las acciones que puede realizar dependen del estado de la reconciliación de factura y su pertenencia al grupo:

● Si el documento de reconciliación de factura está en estando En reconciliación :Los miembros de los grupos Administrador de facturación, Especialista de rechazo de facturas, Especialista de facturasy Administrador de compras pueden abrir o rechazar la reconciliación de factura. Puede rechazar una reconciliación de factura a partir de la notificación por correo electrónico, pero cuando abra dicha reconciliación, tendrá que iniciar sesión en el sitio para realizar acciones.El resto de usuarios en el flujo de aprobación solo pueden pueden abrir la reconciliación de factura.

● Si la reconciliación de factura está en el estado En autorización (se reconcilia la reconciliación de factura):Los miembros de los grupos Administrador de facturación, Especialista de rechazo de facturas, Especialista de facturasy Administrador de compras pueden realizar las acciones siguientes por medio del correo electrónico:○ Abrir○ Aprobar○ Rechazar (si el sitio está configurado para permitir el rechazo de reconciliaciones de facturas en el estado

Aprobando)○ Aprobar rechazo (si el sitio está configurado para requerir la aprobación de reconciliaciones de facturas

rechazadas)Todos los otros usuarios del flujo de aprobación pueden abrir la reconciliación de factura, aprobarla o aprobar su rechazo solamente. Aprobar rechazo es la acción que realiza para aprobar el rechazo de una reconciliación de factura por un aprobador anterior.Si aprueba una reconciliación de factura con errores de validación, recibirá una notificación por correo electrónico que dice que la aprobación ha fallado:Asunto: No ha podido procesarse el mensaje <título del mensaje anterior>

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El cuerpo del mensaje contiene una explicación que dice que la aprobación de la reconciliación de factura no se ha podido procesar porque hay campos no válidos en la reconciliación de factura, un enlace a la reconciliación de factura y el mensaje original. Si pertenece a un grupo que permite la edición de reconciliaciones de facturas, haga clic en el enlace para acceder a la reconciliación de factura, corrija el error y luego apruebe la reconciliación de factura.

○ RecibosPara recibos, si es el primer aprobador, tiene que proporcionar el contenido para finalizar el relleno de la solicitud. Por lo tanto, no puede aprobar recibos por correo electrónico y tiene que iniciar sesión en su aplicación para finalizar el proceso de aprobación. La notificación por correo electrónico que recibe para estas solicitudes sólo incluye un enlace a la aplicación.Todos los aprobadores subsiguientes de los recibos reciben mensajes de aprobación de correo electrónico que les permiten aprobar o denegar directamente a partir del mensaje de correo electrónico.

Preferencias predeterminadas para las notificaciones recibidas de la solución de SAP AribaSAP Ariba puede configurar preferencias para que los usuarios reciban notificaciones de aprobación en formato de texto compacto o simple.

Se fijan las preferencias del usuario predeterminadas en el panel de instrucciones al hacer clic en GestionarAdministración central , al seleccionar Administrador de personalización y al hacer clic en Preferencias del usuario predeterminadas.

Un usuario puede ignorar los valores predeterminados al hacer clic en el nombre de usuario en la esquina superior derecha del panel de instrucciones y al seleccionar Cambiar preferencias de notificación por correo electrónico del menú Preferencias. Para más información acerca del formato para las notificaciones recibidas, consulte Acerca de los formatos de notificación de aprobación [página 34].


Aprobaciones por correo electrónico [página 11]


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Temas acerca de la edición de flujos de aprobación

Consejos útiles para editar flujos de aprobación [página 14]

Cómo seleccionar un responsable de aprobación [página 15]

Cómo agregar responsables de aprobación en serie o en paralelo al flujo de aprobación [página 16]

Cómo reorganizar o borrar responsables de aprobación en un flujo de aprobación [página 17]

Consejos útiles para editar flujos de aprobación

Dependiendo de su función, puede modificar los flujos de aprobación, agregando, reorganizando y eliminando aprobadores.

● Los preparadores pueden añadir aprobadores y los usuarios autorizados (como los administradores de clientes) pueden realizar cambios en un flujo de aprobación en cualquier momento después de que la solicitud se haya enviado y antes de que se haya aprobado.

● Los autorizadores y los usuarios autorizados en el flujo de aprobación pueden modificar el flujo.

NotaEsta información no se aplica a los formularios creados utilizando el generador de formularios. Para obtener más información sobre flujos de aprobación, consulte Cómo agregar responsables de aprobación a un documento de formulario.

Se pueden visualizar y modificar los flujos de aprobación en la página Resumen del documento aprobable.

Hay un nodo de aprobación para cada aprobador en el proceso de flujo de aprobación, puede modificar el flujo de aprobación de la siguiente manera:

1. Agregue un aprobador de serie o paralelo desde el menú triángulo a la izquierda de un nodo. Puede agregar un aprobador paralelo antes del primer nodo (a la izquierda) en el flujo de aprobación.

2. Agregue un aprobador de serie desde el menú triángulo a la derecha de un nodo.3. Los nodos de responsables de aprobación que ha autorizado para que se eliminen incluyen un botón de

borrado (X).

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Flujos de aprobaciónTemas acerca de la edición de flujos de aprobación

https://help.sap.com/viewer/06b073db11b845dc9985f2ab1605a82e/cloud/es-ES/2c7b97f5dd314be7af281a99da7b9ea8.html

https://help.sap.com/viewer/06b073db11b845dc9985f2ab1605a82e/cloud/es-ES/2c7b97f5dd314be7af281a99da7b9ea8.html

● Las acciones que puede realizar al editar un flujo de aprobación dependen de su rol, de la posición del nodo del responsable de aprobación en el diagrama y de si fue ustedo u otra persona quien agregó el nodo del responsable de aprobación o si forma parte del flujo de aprobación predeterminado.

● Las acciones realizadas durante el tiempo en el que una solicitud tiene el estado de En proceso (como la agregación de aprobadores) no aparecen en el resumen en la pestaña Histórico; se registran las acciones sólo después de los cambios de estado a Enviado.


Cómo agregar responsables de aprobación en serie o en paralelo al flujo de aprobación [página 16]Cómo reorganizar o borrar responsables de aprobación en un flujo de aprobación [página 17]

Cómo seleccionar un responsable de aprobación

Cabe la posibilidad de que su organización le pida que seleccione manualmente los responsables de autorización de una lista cuando rellene la solicitud de aprobación.

Procedimiento

1. Cree el documento aprobable.2. Agregue los artículos en línea y escriba la información que falte.

No seleccione ningún responsable de aprobación hasta que no haya proporcionado toda la información del documento aprobable.

3. Realice una de las siguientes acciones:

○ Para seleccionar un responsable de aprobación específico, en el selector haga clic en la flecha desplegable y haga clic en Buscar más. Seleccione un responsable de aprobación en el cuadro de diálogo Seleccionar valor para responsable de aprobación y haga clic en Completado.

○ Para utilizar el responsable de aprobación predeterminado, en el campo de selección manual de un responsable de aprobación, haga clic en la flecha desplegable y haga clic en Establecer valor predeterminado.El responsable de aprobación se agrega al campo de cliente y el flujo de aprobación se actualiza con el responsable de aprobación seleccionado.

4. Envíe el documento aprobable.

La solución SAP Ariba agrega el responsable de aprobación seleccionado a un nodo del responsable de aprobación predefinido en el flujo de aprobación.


PUBLICPÚBLICO 15

Cómo agregar responsables de aprobación en serie o en paralelo al flujo de aprobaciónLos responsables de aprobación en serie reciben una notificación de un documento aprobable según el mismo orden en que se agregan al flujo de aprobación; los responsables de aprobación paralelos reciben la notificación al momento.

Contexto

La capacidad de agregar responsables de aprobación a un flujo de aprobación depende del rol que tenga y del lugar en qué desee agregar el responsable de aprobación dentro del flujo, tal como se describe en la lista siguiente:

● Si es el preparador, puede agregar nuevos responsables de aprobación antes o después de los existentes o agregarlos en paralelo en todo el flujo de aprobación.

● Si es un responsable de aprobación o un examinador, puede agregar nuevos responsables antes o después de los existentes o agregarlos en paralelo entre ellos.

● Puede agregar un responsable de aprobación si usted está aprobando una solicitud. No puede agregar responsables de aprobación antes de uno que ya esté realizando la solicitud ni antes de un revisor.

● Si tiene el permiso adecuado, puede agregar responsables de aprobación independientemente de si está incluido en el flujo de aprobación.

Procedimiento

1. En la página Resumen de documentos aprobables, haga clic en la pestaña Flujo de aprobación.2. Revise el flujo de aprobación. Haga clic en el nombre del responsable de aprobación para ver los detalles. Si el

responsables de aprobación es un grupo, se mostrarán todos los miembros que pertenezcan a este grupo.3. Para agregar un nuevo nodo antes de un nodo existente, haga clic en el triángulo que hay a la izquierda del

nodo. Para agregar un nuevo nodo antes de un nodo existente, haga clic en el triángulo que hay a la derecha del

nodo.4. Seleccione Agregar responsable de aprobación en serie o Agregar responsable de aprobación en paralelo.

Se abre el cuadro de diálogo Agregar solicitud de aprobación.5. Proporcione la información en el cuadro de diálogo Agregar solicitud de aprobación y haga clic en Aceptar.

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Resultados

El responsable de aprobación se agrega al flujo de aprobación como un responsable de aprobación pendiente. El preparador de la solicitud recibe una notificación por correo electrónico de que se ha agregado un responsable de aprobación.


Cómo reorganizar o borrar responsables de aprobación en un flujo de aprobación [página 17]

Cómo reorganizar o borrar responsables de aprobación en un flujo de aprobaciónPuede reorganizar los nodos de responsable de aprobación, pero la posición a la que los puede mover depende del rol, de la posición del nodo del responsable de aprobación en el gráfico y de cómo se ha agregado el responsable de aprobación.

Contexto

● Puede mover los responsables de aprobación que ha agregado.● Puede mover los responsables de aprobación a una posición adyacente a los responsables de aprobación

pendientes o activos.● Los usuarios autorizados pueden mover los responsables de aprobación incluidos en el flujo de aprobación

predeterminado.● No puede mover responsables de aprobación a una posición anterior a los responsables de aprobación que ya

se han aprobado o denegado.● No puede crear un nuevo flujo de aprobación en paralelo moviendo los responsables de aprobación existentes

en serie.● Puede borrar los responsables de aprobación que ha agregado, pero no puede borrar los responsables de

aprobación que ya se han aprobado o denegado.● Puede borrar los responsables de aprobación que ha agregado, pero (a menos que tenga autorización) no

puede borrar los responsables de aprobación que se han agregado automáticamente.

Procedimiento

Realice una de las siguientes acciones:

○ Para borrar un responsable de aprobación de una aprobación, haga clic en el botón suprimir (x).


PUBLICPÚBLICO 17

NotaEl botón para suprimir solo está disponible en los nodos en los que tiene permiso para suprimir.

○ Para mover un responsable de aprobación, haga clic en uno de los triángulos de menú adyacentes al nodo del responsable de aprobación que desea mover.

a. Seleccione Mover responsable de aprobación.

Aparecen círculos en el flujo de aprobación que indican los puntos a los que puede mover al responsable de aprobación seleccionado.

b. Haga clic en el círculo al que quiere mover el nodo.

El nodo del responsable de aprobación se ha movido a la posición en la que ha hecho clic.


Cómo agregar responsables de aprobación en serie o en paralelo al flujo de aprobación [página 16]

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Temas acerca de la delegación de la autoridad de aprobación

Acerca de la delegación de la autoridad de aprobación [página 19]

Opciones distintas para la delegación de la autoridad de aprobación [página 20]

Activar la delegación multiusuario (uno a varios usuarios) [página 21]

Requisitos previos para delegar la autoridad de aprobación de un usuario a varios usuarios [página 21]

Limitaciones [página 22]

Cómo finalizar una delegación [página 23]

Cómo iniciar sesión con autoridad de aprobación delegada [página 24]

Cómo cambiar la configuración de delegación (aplicable a la delegación de usuario uno a uno o a la delegación de usuario individual) [página 25]

Cómo delegar la autoridad de aprobación (aplicable a la delegación de usuario uno a uno o a la delegación de usuario individual) [página 26]

Cómo configurar la delegación de autoridad de aprobación de uno a varios usuarios (multiusuario) [página 28]

Cómo ver delegaciones configuradas para el sitio (aplicable a la delegación de autoridad de aprobación de varios usuarios) [página 29]

Cómo editar una relación poderdante-delegado (aplicable a la delegación de autoridad de aprobación de varios usuarios) [página 30]

Acerca de la delegación de la autoridad de aprobaciónPuede delegar su autoridad de aprobación a otro usuario para que este usuario apruebe las solicitudes que le han enviado.

Por ejemplo, cuando sepa que estará fuera de la oficina durante unos días, puede delegar su autoridad de aprobación a un administrador o compañero.

Cuando usted delega la autoridad es el poderdante y el usuario a quién delega la autoridad es el delegado. El poderdante recibe todas las notificaciones por correo electrónico generadas por el sistema que estén relacionadas con las solicitudes que requieren su atención. El usuario puede iniciar sesión y comportarse como usted para revisar, aprobar y denegar las solicitudes en su nombre.

Cuando un delegado recibe la notificación de parte de un poderdante, la notificación menciona la delegación para que el delegado sepa porqué se ha enviado la notificación.

Cuando es poderdante, los delegados pueden aprobar y reconciliar todos los documentos que se han asignado al poderdante, incluso si normalmente no tienen acceso a esos tipos de documentos. Por ejemplo, imagine que la

Flujos de aprobaciónTemas acerca de la delegación de la autoridad de aprobación

PUBLICPÚBLICO 19

usuaria María Barrios es administradora de compras. Delega la autoridad al usuario José Moráguez, que no es administrador de compras. Cuando José inicia sesión como él mismo, no puede ver las solicitudes de otros usuarios. Pero cuando inicia sesión o se comporta como María, él puede ver y aprobar las solicitudes que María tiene activas como representante de aprobación.

Si un poderdante aprueba una solicitud, el nombre de éste se muestra en el nodo del representante de aprobación, seguido por el nombre del delegado entre paréntesis. Por ejemplo, el usuario DDD delega autoridad al usuario AAA, y el usuario AAA la aprueba, como se muestra en la siguiente figura.


Cómo delegar la autoridad de aprobación (aplicable a la delegación de usuario uno a uno o a la delegación de usuario individual) [página 26]Cómo iniciar sesión con autoridad de aprobación delegada [página 24]

Opciones distintas para la delegación de la autoridad de aprobaciónPuede utilizar una de estas opciones para delegar la autoridad de aprobación:

● Delegar la autoridad de aprobación a un usuario individual (delegación de usuario uno a uno) Esta opción está disponible por defecto para su sitio. Con la opción de delegación individual, puede delegar la autoridad de aprobación en un único usuario delegado.Los miembros de los grupos Administrador de clientes y Administración de usuario cliente pueden crear delegaciones en nombre de otros usuarios mediante el área de trabajo Administrador de usuariosDelegaciones en Ariba Administrator. También pueden modificar y suprimir delegaciones existentes independientemente de quién las haya creado.En los sitios de prueba para Soluciones de SAP Ariba Procurement, los delegados pueden crear solicitud de aprobación en nombre de los poderdantes. No es posible en los sitios de producción.

● Delegar la autoridad de aprobación en varios usuarios (delegación de usuario uno a varios o delegación multiusuarios): Puede utilizar esta opción para delegar su autoridad de aprobación en varios delegados y asegurarse de que uno de ellos pueda completar las aprobaciones en su nombre. Además, si está activada en su sitio, los delegados también pueden crear solicitudes de compra y recibos para gestionar tareas de realización de pedidos y de recepción en su nombre. Esta función también se puede utilizar para modelar una tienda como usuario (poderdante) en la solución SAP Ariba e incluir un equipo de asociados de tienda como los delegados para la tienda. El equipo de asociados de la tienda pueden gestionar las tareas de realización de pedidos y recepción en nombre de la tienda.Los miembros de los grupos Administrador de clientes y Administrador de usuarios de clientes pueden crear delegaciones en nombre de otros usuarios de una de las siguientes maneras:

20PUBLICPÚBLICO


○ Mediante el área de trabajo Administrador de usuarios Delegaciones en Ariba Administrator.○ Ejecutando la tarea de importación de datos Importar delegaciones de autoridad de aprobación.

En la configuración predefinida, la función de delegación de uno a varios usuarios está deshabilitada. Para obtener información sobre la activación de esta función, consulte Activar la delegación multiusuario (uno a varios usuarios) [página 21].


Requisitos previos para delegar la autoridad de aprobación de un usuario a varios usuarios [página 21]Limitaciones: Delegación de la autoridad de aprobación a un usuario individual (delegación de usuario uno a uno) [página 22]Limitaciones: Delegación de la autoridad de aprobación a varios usuarios (delegación de usuario uno a varios) [página 23]

Activar la delegación multiusuario (uno a varios usuarios)La opción de delegación multiusuario está desactivado por defecto en la solución de SAP Ariba. Para configurar esta opción, asegúrese de proceder como sigue:

● Revise los requisitos previos y las limitaciones aplicables para la función de delegación multiusuario. Para obtener más información, consulte la Requisitos previos para delegar la autoridad de aprobación de un usuario a varios usuarios [página 21] y la Limitaciones: Delegación de la autoridad de aprobación a varios usuarios (delegación de usuario uno a varios) [página 23].

● Pida a la persona de contacto de asistencia designada que grabe en log una solicitud de servicio. Un representante del servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba hará el seguimiento de la solicitud

RecuerdeDespués de que se active esta función en su sitio, es posible que las configuraciones existentes para las delegaciones de aprobación ya no sean efectivas. Además, no puede volver al estado anterior para permitir delegaciones de usuario individual. Sin embargo, puede elegir migrar las configuraciones existentes para que sean compatibles con esta función. Para obtener ayuda sobre la migración de las delegaciones existentes, póngase en contacto con el servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba.

Requisitos previos para delegar la autoridad de aprobación de un usuario a varios usuarios● Los usuarios que delegan su autoridad de aprobación a varios usuarios deben ponerse en contacto con sus

administradores de cliente para obtener ayuda con la configuración de delegaciones. Los administradores de cliente pueden crear delegaciones de usuario de una de las siguientes maneras:


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○ Manualmente en el área de trabajo Administrador de usuarios Delegaciones en Ariba Administrator. Encontrará más información en Cómo configurar la delegación de autoridad de aprobación de uno a varios usuarios (multiusuario) [página 28].

○ Con la tarea de importación de datos Importar delegaciones de autoridad de aprobación. Encontrará más información en Import Approval Authority Delegations.

● Si los delegados necesitan ser autorizados para crear solicitudes de compra y recibos en nombre de sus poderdantes, pida a su contacto de asistencia designado que registre una solicitud de servicio Un representante del servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba hará el seguimiento para completar la solicitud.

● Por defecto, los documentos aprobables creados en representación de un poderdante se visualizan en el panel de instrucciones de aquellos usuarios delegados que han creado los documentos. Para permitir todos los delegados vean los documentos creados en representación de sus poderdantes, pida a su contacto de asistencia designado que registre una solicitud de servicio. Un miembro del servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba hará el seguimiento para completar la solicitud.

● Si la funcionalidad de solicitudes de compra de equipo está activada para su sitio, los miembros del equipo configurados en el perfil de un usuario pueden encargarse de las solicitudes de compra y los recibos del equipo cuando falte el usuario. En esos casos, si también se crea una delegación para ese usuario, los delegados no deben trabajar en solicitudes de compra de equipo ni en recibos de equipo para evitar errores imprevistos.

NotaPuede identificar una solicitud de compra de equipo comprobando si está marcada la casilla de selección Es solicitud de compra de equipo en la página Resumen de la solicitud de compra. Para obtener más información sobre solicitudes de compra de equipo y acuses de recibo de equipo, consulte Solicitud de compra de equipo y recepción de equipo.

LimitacionesLimitaciones: Delegación de la autoridad de aprobación a un usuario individual (delegación de usuario uno a uno) [página 22]

Limitaciones: Delegación de la autoridad de aprobación a varios usuarios (delegación de usuario uno a varios) [página 23]

Limitaciones: Delegación de la autoridad de aprobación a un usuario individual (delegación de usuario uno a uno)

● Soluciones de SAP Ariba Procurement no envía una notificación al delegado cuando se crea la delegación. Informar al delegado usted mismo es una buena idea, de esta manera el delegado da a conocer las notificaciones de aprobación en su nombre.

● Un delegado no puede delegar la autoridad al responsable de aprobación de nuevo si sólo falta un día para la fecha de inicio.

● Puede tener solamente una delegación configurada a la vez. Si crea una delegación, no puede crear otra hasta que el periodo de la primera delegación haya pasado.

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https://help.sap.com/viewer/e10ed2159560487bb36d1ae89a6e293a/cloud/en-US/b61c89ef69cc4b62b61b0a03794aa089.html

https://help.sap.com/viewer/e45e5ab7015049e38626cc510b81087e/cloud/es-ES/b311057511e9486ab6650f4077977732.html

https://help.sap.com/viewer/e45e5ab7015049e38626cc510b81087e/cloud/es-ES/b311057511e9486ab6650f4077977732.html

● Algunos procesos de aprobación de su organización se pueden configurar para evitar que los delegados aprueben sus propias solicitudes cuando el poderdante sea su supervisor.

● No se admiten las cadenas de delegaciones (también conocidas como "delegaciones de anidamiento"). Una cadena es donde el usuario A delega al usuario B y el usuario B delega al usuario C. Cuando esto ocurre, el usuario C no puede actuar como usuario A; solo el usuario B puede actuar como usuario A.

Limitaciones: Delegación de la autoridad de aprobación a varios usuarios (delegación de usuario uno a varios)

Las siguientes limitaciones se aplican al delegar la autoridad de aprobación a varios usuarios:

● Con la excepción de solicitudes de compra y recibos, la solución de SAP Ariba no evita que los usuarios delegados puedan editar un documento aprobable simultáneamente. Los usuarios delegados deben asegurarse de que no trabajan a la vez en el mismo documento para evitar errores imprevistos.

● La ficha Visto recientemente en el panel de instrucciones no conserva la lista de documentos vistos por el usuario delegado anterior o el poderdante. En estos casos, los usuarios deben acceder a los documentos adecuados desde la ficha Mis documentos.

● Los carritos de la compra no conservan las solicitudes de compra guardadas por los delegados cuando ellos u otros delegados vuelven a iniciar sesión. De forma similar, cuando los delegados actúan en nombre de sus poderdantes, no pueden encontrar las solicitudes de compra de los poderdantes en el carrito de la compra. Por lo tanto, para acceder a las solicitudes de compra en procseo creadas por un usuario (delegado o poderdante), los usuarios deben iniciar sesión como poderdante y visualizar esas solicitudes de compra en la lista Por hacer en el panel de instrucciones.

● Al crear o aprobar solicitudes de compra agregadas, es posible que los usuarios delegados encuentren errores imprevistos. Se recomienda que los usuarios delegados no creen y gestionen solicitudes de compra agregadas. Para obtener más información sobre la creación y la gestión de los pedidos permanentes, consulte Agregación de demanda y las solicitudes de compra agregadas.

● (Aplicable a administradores de cliente) En la página Delegaciones en Ariba Administrator, la columna Delegado en los resultados de búsqueda para delegaciones actualmente no incluye los usuarios delegados.Se recomienda que gestione todas las tareas para delegaciones multiusuarios desde el área de trabajo

Administrador de usuarios Delegaciones en Ariba Administrator.● La página Revisar detalles que aparece al hacer clic en el enlace de un ID de usuario actualmente no incluye

información sobre los usuarios delegados. De manera similar, la página Perfil personal de los usuarios tampoco incluye sus usuarios delegados.

● No se admite la delegación de autoridad de aprobación a múltiples usuarios en sitios integrados en paquetes y sitios de Soluciones de SAP Ariba Strategic Sourcing independientes.

Cómo finalizar una delegación

Si ha delegado la autoridad de aprobación en uno o más usuarios, puede detener la delegación manualmente en cualquier momento.


PUBLICPÚBLICO 23

https://help.sap.com/viewer/e45e5ab7015049e38626cc510b81087e/cloud/es-ES/87c462e460514e2e8a28886d13370166.html

https://help.sap.com/viewer/e45e5ab7015049e38626cc510b81087e/cloud/es-ES/87c462e460514e2e8a28886d13370166.html

Contexto

Si no detiene la delegación manualmente, se detendrá automáticamente en la fecha de fin especificada en la delegación.

Procedimiento

1. Inicie sesión en su solución de SAP Ariba.

Se abre la página Delegación activa de autoridad.2. Haga clic en el enlace Detener.

Resultados

Los delegados ya no tienen la opción de actuar como usted y aprobar las solicitudes que se le envían.


Cómo iniciar sesión con autoridad de aprobación delegada [página 24]Cómo delegar la autoridad de aprobación (aplicable a la delegación de usuario uno a uno o a la delegación de usuario individual) [página 26]Cómo cambiar la configuración de delegación (aplicable a la delegación de usuario uno a uno o a la delegación de usuario individual) [página 25]

Cómo iniciar sesión con autoridad de aprobación delegadaContexto

Cuando otro usuario le delega la autoridad de aprobación, puede iniciar sesión y actuar como ese usuario.

Procedimiento

1. Inicie sesión con su nombre de usuario y contraseña.

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Después de hacer clic en Inicio de sesión, se abre la página Actuar como usuario, que lista su nombre y los nombres de los otros usuarios que le han delegado la autoridad de aprobación.

2. Haga clic en el nombre del usuario como el que quiera actuar.

Resultados

Un mensaje de bienvenida muestra su nombre y el nombre del poderdante aparece en el campo En calidad de. Puede aprobar solicitudes y reconciliar documentos enviados al poderdante.

Pasos siguientes

Después de realizar las tareas de aprobación, para parar de actuar como poderdante y volver a actuar como usted, haga clic en Detener en el campo Actuar como.

Cómo cambiar la configuración de delegación (aplicable a la delegación de usuario uno a uno o a la delegación de usuario individual)Si ha delegado la autoridad de aprobación a otro usuario, puede modificar la configuración de la delegación en cualquier momento.

Procedimiento

1. En la esquina superior derecha del panel de instrucciones, haga clic en su nombre de usuario y seleccione Preferencias Delegar autoridad .

Se abre el asistente Delegar autoridad, que visualiza la configuración de la delegación existente.2. Modifique la delegación y haga clic en Siguiente.

Se visualiza la página Flujo de aprobación.3. Revise el flujo de aprobación requerido para permitirle delegar la autoridad.

Puede agregar responsables de aprobación si es necesario.4. Haga clic en Siguiente.5. Revise los detalles de su delegación. Para realizar cambios, haga clic en Anterior para volver a páginas

anteriores.6. Haga clic en Enviar.


PUBLICPÚBLICO 25

Resultados

Se envía una solicitud de delegación para su aprobación. Los cambios que realiza surten efecto sólo si se aprueba completamente la solicitud.


Cómo finalizar una delegación [página 23]

Cómo delegar la autoridad de aprobación (aplicable a la delegación de usuario uno a uno o a la delegación de usuario individual)

Puede delegar la autoridad de aprobación a otro usuario si necesita que alguien se ocupe de la aprobación temporalmente.

Contexto

Cuando crea una delegación, la envía para su aprobación. Una delegación no tiene efecto a menos que se apruebe completamente.

La delegación le da al delegado acceso a documentos sólo cuando el poderdante sea un responsable de aprobación activo en el flujo de aprobación. No les da a los usuarios la capacidad de ver las compras realizadas utilizando una tarjeta de compras empresarial (tarjeta de compras). Para permitir que otro usuario vea los cargos de la tarjeta de compra empresarial, haga clic en el nombre y seleccione Preferencias Asignar visores para sus cargos .

Procedimiento

1. En la esquina superior derecha del panel de instrucciones, haga clic en su nombre de usuario y seleccione Preferencias Delegar autoridad .

Se abre el asistente Delegar autoridad.2. Proporcione los detalles de la delegación como se describe en la tabla siguiente.

26PUBLICPÚBLICO


Opción Acción

Delegado Seleccione un nombre de las opciones disponibles o haga clic en Buscar más para seleccionar un nombre diferente.

Fecha de inicio de delegación

Seleccione la fecha y la hora de inicio.

Fecha de fin de delegación

Seleccione la fecha y la hora de fin.

Motivo de delegación Introduzca el motivo por el que delega la autoridad de aprobación al usuario seleccionado.

Notificación Marque la casilla de verificación para continuar recibiendo correos electrónicos referentes a solicitudes de aprobación durante el tiempo en el que se delega la autoridad al otro usuario. El usuario al que delega su autoridad de aprobación también recibe el correo electrónico.

3. Haga clic en Siguiente.

Se visualiza la página Flujo de aprobación.4. Revise el flujo de aprobación requerido para permitirle delegar la autoridad. Puede agregar responsables de

aprobación si es necesario.5. Haga clic en Siguiente.

Revise los detalles de su delegación. Para realizar cambios, haga clic en Anterior para volver a páginas anteriores.

6. Haga clic en Enviar.

Resultados

Se envía una solicitud de delegación para su aprobación. La delegación surte efecto sólo si se aprueba completamente la solicitud.

Si inicia sesión durante el período de delegación, se le pide si desea continuar con la delegación o si desea detenerla.


Cómo cambiar la configuración de delegación (aplicable a la delegación de usuario uno a uno o a la delegación de usuario individual) [página 25]Cómo finalizar una delegación [página 23]


PUBLICPÚBLICO 27

Cómo configurar la delegación de autoridad de aprobación de uno a varios usuarios (multiusuario)Como administrador de cliente, puede asignar la autoridad de aprobación de un usuario a varios usuarios para garantizar que uno de ellos pueda completar las aprobaciones en nombre de ese usuario.

Requisitos previos

Debe ser miembro del grupo Administrador de clientes o Administrador de usario cliente para poder configurar delegaciones de autoridad de aprobación multiusuarios.

Procedimiento

1. Inicie sesión en su sitio de SAP Ariba utilizando el nombre de usuario y la contraseña de administrador.

2. Seleccione Gestionar Administración central .

3. En Ariba Administrator, haga clic en Administrador de usuarios Delegaciones .4. En la página Delegaciones, haga clic en Crear nuevo.5. Proporcione los detalles de la delegación como se describe en la tabla siguiente.

Opción Acción

Poderdante Seleccione el usuario cuyas tareas se deben delegar.

Delegado Seleccione los nombres adecuados de las opciones disponibles o haga clic en Buscar más para seleccionar un nombre diferente.

SugerenciasA los delegados no se les notifica cuando se crea una delegación. Le recomendamos que informe a los usuarios delegados sobre las notificaciones por correo electrónico que pueden recibir en nombre del poderdante.

Fecha de inicio de delegación

Seleccione la fecha y hora de inicio para que la delegación se aplique.

Fecha de fin de delegación

Seleccione la fecha y hora de fin de la delegación.

Motivo de delegación Introduzca el motivo por el que las tareas del usuario se delegan a otros usuarios.

Notificación Seleccione la casilla de verificación para continuar recibiendo correos electrónicos relacionados con las solicitudes de aprobación durante el tiempo en que las tareas del usuario están delegadas a otros usuarios. Los delegados también reciben el correo electrónico.

6. Haga clic en Guardar.7. Haga clic en Aceptar en la página Confirmar creación de delegación.

28PUBLICPÚBLICO


8. Si es necesario, edite relaciones específicas de poderdante-delegado para modificar las opciones del período de delegación o las opciones de notificación por correo electrónico.


Cómo ver delegaciones configuradas para el sitio (aplicable a la delegación de autoridad de aprobación de varios usuarios) [página 29]Cómo editar una relación poderdante-delegado (aplicable a la delegación de autoridad de aprobación de varios usuarios) [página 30]

Cómo ver delegaciones configuradas para el sitio (aplicable a la delegación de autoridad de aprobación de varios usuarios)Puede buscar relaciones de poderdante-delegado en el área de trabajo Administrador de usuariosDelegaciones en Ariba Administrator.

Contexto

Si un poderdante tiene varios delegados, los resultados de búsqueda muestran cada relación de poderdante-delegado en una fila separada. Puede clasificar los resultados de la búsqueda para agrupar los delegados asociados con cada poderdante o agrupar los poderdantes asociados con cada delegado.

Procedimiento



3. En Ariba Administrator, haga clic en Administrador de usuarios Delegaciones .4. En la página Delegaciones, haga clic en Listar todo para ver todas las delegaciones.

Los resultados de la búsqueda muestran los poderdantes y los delegados que tienen asignados.

NotaPor defecto, las columnas Poderdante y Delegado no se muestran en la tabla de resultados de búsqueda. Haga clic en el icono de opciones de menú de tabla y seleccione estos campos para incluirlos en los resultados de búsqueda.


PUBLICPÚBLICO 29

Cómo editar una relación poderdante-delegado (aplicable a la delegación de autoridad de aprobación de varios usuarios)Puede editar una relación existente de poderdante-delegado para modificar el período de delegación, actualizar el motivo de la delegación o modificar las opciones de notificación por correo electrónico.

Procedimiento



3. En Ariba Administrator, haga clic en Administrador de usuarios Delegaciones .4. En la página Delegaciones, busque la delegación.5. En la tabla de los resultados de búsqueda, haga clic en Editar en la línea de la relación de poderdante-delegado

correspondiente.6. Haga los cambios necesarios y haga clic en Guardar.

30PUBLICPÚBLICO


Temas acerca de la aprobación y denegación de solicitudes

Cómo aprobar o denegar solicitudes [página 31]

Cómo aprobar o denegar una solicitud por correo electrónico [página 32]

Cómo aprobar o denegar solicitudesSi es el responsable de aprobación activo, puede aprobar o renegar solicitudes individuales o múltiples para documentos aprobables.

Contexto

Las solicitudes de aprobación se visualizan en el artículo de contenido Por hacer en el panel de instrucciones. Cuando se actúa en relación con una solicitud, el flujo de aprobación se actualiza con información de la acción que ha emprendido (por ejemplo, aprobación o denegación) y se borra la solicitud del artículo de contenido Por hace.

Consejos útiles para autorizar o rechazar solicitudes

● Si prefiere clasificar los artículos de su artículo de contenido Por hacer, no utilice el artículo de contenido Por hacer para reconciliar facturas. Cualquier clasificación que haga de los documentos se perderá al volver al panel de instrucciones.

● Si tiene que revisar las solicitudes aprobadas o denegadas anteriormente o si desea cambiar la aprobación de una solicitud, puede buscar las solicitudes utilizando la barra de búsqueda del panel de instrucciones.

● Puede aprobar o denegar una solicitud o bien aprobar o denegar varias solicitudes.

RestricciónAlgunos tipos de documentos aprobables, como las reconciliaciones de factura, las de tarjeta de compra y los recibos, no se pueden aprobar en masa.

Procedimiento

1. En el artículo de contenido Por hacer, seleccione Ver todo Aprobar para visualizar todas las solicitudes que esperan su aprobación.

Las solicitudes que esperan su aprobación tienen el estado Enviada.

Flujos de aprobaciónTemas acerca de la aprobación y denegación de solicitudes

PUBLICPÚBLICO 31

NotaEn la configuración predeterminada, la página Por hacer enumera hasta 500 solicitudes a la espera de su aprobación. El servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba puede configurar este límite.

2. Marque las casillas de verificación de las solicitudes de compra que desee aprobar o denegar. Las solicitudes pueden ser de distintos tipos.


○ Haga clic en Aprobar para aprobar la solicitud.○ Haga clic en Denegar para denegar la solicitud.

4. On the Comments page, you have the option to enter a comment.5. Por defecto, a las solicitudes aprobadas se les asigna la etiqueta predeterminada (Artículo de archivo) para

que después se puedan localizar fácilmente con una búsqueda etiquetada.

○ Si no desea asignar ninguna etiqueta a su documento aprobable desmarque la casilla de verificación Archivar artículos en etiqueta.

○ Para asignarle una etiqueta diferente, seleccione otra etiqueta en el menú desplegable Archivar artículos en etiqueta o cree una nueva etiqueta para el documento aprobable.

6. Para enviar la aprobación o la denegación haga clic en Aceptar.

Si ha seleccionado la solicitud de aprobación en la página Resumen de aprobación, marque la casilla de verificación para pasar al siguiente resumen de solicitud que espera su aprobación.

Al aprobar solicitudes, si se necesitan más aprobaciones, las solicitudes se trasladan al siguiente responsable de aprobación. Si no se necesitan más aprobaciones, se notifica por correo electrónico a los preparadores que las solicitudes se han aprobado. El estado de las solicitudes cambia como corresponde (El nombre del estado depende del tipo de documento aprobable.)

Al denegar solicitudes, el estado de estas cambia a Denegado. Se notifica a los solicitantes y a los preparadores. Las solicitudes no se trasladan al siguiente responsable de aprobación. Para obtener información sobre cómo gestiona el sistema los documentos aprobables denegados, consulte Acerca de los documentos aprobables denegados [página 9].


Cómo aprobar o denegar una solicitud por correo electrónico [página 32]

Cómo aprobar o denegar una solicitud por correo electrónico

En los sitios SAP Ariba configurados para permitir la aprobación por correo electrónico, las notificaciones por correo electrónico le permiten aprobar o denegar solicitudes y agregar comentarios.

32PUBLICPÚBLICO


Contexto

Puede aprobar o rechazar una solicitud por correo electrónico o desde el artículo de contenido Por hacer de su panel de instrucciones, consulte Cómo aprobar o denegar solicitudes [página 31].

Procedimiento

1. Abra la notificación de aprobación.2. En función del formato de la notificación, realice una de las acciones siguientes:

○ Si la notificación contiene botones de acción, haga clic en el botón de la acción que desee llevar a cabo. Se abrirá un correo electrónico de respuesta, el asunto indicará la acción que está llevando a cabo y el ID del documento aprobable (por ejemplo, Approve ER1165). Si desea incluir un comentario, introdúzcalo en la sección reservada a los comentarios (entre las líneas Inicio de comentarios y Fin de comentarios).

○ Si la notificación contiene corchetes, sitúe una X en su interior para la acción que desee realizar. Introduzca comentarios en la sección reservada a los comentarios (entre las líneas Inicio de comentarios y Fin de comentarios).

○ Si la notificación no incluye botones ni corchetes, responda a la notificación introduciendo una palabra clave en la primera línea de la respuesta. En la configuración predeterminada, las palabras clave son las siguientes: Aprobar, Denegar (no disponible para documentos de reconciliación de facturas), Rechazar (para documentos de reconciliación de facturas) y Aprobar rechazo (para documentos de reconciliación de facturas). Introduzca sus comentarios en la segunda línea de la respuesta.

3. Envíe la respuesta.


Cómo aprobar o denegar solicitudes [página 31]


PUBLICPÚBLICO 33

Temas acerca de la configuración de las preferencias de notificaciones por correo electrónico

Referencia de formato de notificación de aprobación [página 34]

Cómo dar formato a notificaciones por correo electrónico [página 35]

Cómo definir preferencias para la recepción de notificaciones de aprobación [página 36]

Opciones de entrega para notificaciones de aprobación [página 37]

Referencia de formato de notificación de aprobaciónEn función de la cuenta de correo electrónico y las funciones y las preferencias del dispositivo, puede elegir si desea recibir notificaciones de aprobación en formato HTML o texto.

Por ejemplo, el sitio puede estar configurado para enviar notificaciones en formato HTML, pero puede configurar una preferencia para recibir las notificaciones en un formato de texto simple o compacto en lugar de eso. El formato determina cómo aprueba o rechaza las solicitudes.

Para fijar las preferencias de notificación por correo electrónico, en la esquina superior derecha del panel de instrucciones, haga clic en su nombre de usuario y seleccione Preferencias Editar preferencias predeterminadas . Están disponibles las selecciones siguientes:

● Recibir notificaciones por correo electrónico en formato de texto simple. El texto simple contiene enlaces incrustados y permite a los usuarios aprobar o rechazar solicitudes utilizando casillas de verificación. Las notificaciones por correo electrónico tienen una respuesta configurada previamente en la que los usuarios introducen una X en la casilla de verificación adecuada para aprobar o rechazar una solicitud.

● Recibir notificaciones por correo electrónico en formato de texto compacto. El texto compacto no incluye enlaces incrustados. Es necesario que el usuario introduzca las palabras clave personalizables indicando la aprobación o el rechazo, seguidas por un comentario opcional de varias líneas. En la configuración predeterminada, las palabras clave son Aprobar, Denegar (no disponible para reconciliaciones de facturas), Rechazar y Aprobar rechazo.

Si no selecciona ninguna de las preferencias anteriores, se envían notificaciones con el formato que haya definido su sitio : HTML o texto. Los mensajes con formato HTML contienen encarecimiento con botones y enlaces incrustados para aprobar o rechazar una solicitud.

Las preferencias de formato dependen del formato (formato HTML o texto) de sus notificaciones de sitio. Por ejemplo, si su sitio está configurado para el formato de texto, no puede ignorarlo para utilizar HTML. Si su sitio está configurado para HTML, puede convertir los mensajes HTML a texto simple o compacto. La tabla siguiente explica cómo cada preferencia funciona dependiendo del formato que el sitio utilice para enviar las notificaciones.

34PUBLICPÚBLICO

Flujos de aprobaciónTemas acerca de la configuración de las preferencias de notificaciones por correo

electrónico

Preferencias de formato de mensaje Resultados

El formato del mensaje de todo el sitio predeterminado es HTML

Recibir notificaciones por correo electrónico con preferencia de texto simple = verificado Recibir notificaciones por correo electrónico con preferencia de texto compacto = verificado

El formato del mensaje es un texto compacto. Escriba las palabras clave Aprobar/Rechazar con comentario opcional.

Recibir notificaciones por correo electrónico con preferencia de texto simple = verificado Recibir notificaciones por correo electrónico con preferencia de texto compacto = no verificado

El formato del mensaje es un texto simple. Utilice las casillas de verificación para aprobar o rechazar una solicitud.

Recibir notificaciones por correo electrónico con preferencia de texto simple = no verificado Recibir notificaciones por correo electrónico con preferencia de texto compacto = verificado

El mensaje tiene el texto compacto seguido del contenido normal HTML. Puede responder utilizando los botones Aprobar/Rechazar o, si no se soporta en su PDA, escriba las palabras clave Aprobar/Rechazar con comentarios opcionales.

Recibir notificaciones por correo electrónico con preferencia de texto simple = no verificado Recibir notificaciones por correo electrónico con preferencia de texto compacto = no verificado

El mensaje solo es HTML. Si su PDA no admite este formato, no puede recibir o responder estos mensajes.

El formato del mensaje de todo el sitio predeterminado es Texto

Recibir notificaciones por correo electrónico con preferencia de texto compacto = verificado

El formato del mensaje es un texto compacto. Escriba las palabras clave Aprobar/Rechazar con comentario opcional.

Recibir notificaciones por correo electrónico con preferencia de texto compacto = no verificado

El formato del mensaje es un texto simple. Utilice las casillas de verificación para aprobar o rechazar una solicitud.


Cómo dar formato a notificaciones por correo electrónico [página 35]

Cómo dar formato a notificaciones por correo electrónicoSi la solución de SAP Ariba admite la aprobación por correo electrónico, puede cambiar el formato de notificación. El formato del mensaje también determina cómo se aprueban o rechazan solicitudes.

Flujos de aprobaciónTemas acerca de la configuración de las preferencias de notificaciones por correo electrónico

PUBLICPÚBLICO 35

Requisitos previos

Se puede utilizar esta tarea si la solución SAP Ariba admite la aprobación por correo electrónico, que le permite aprobar o denegar solicitudes directamente desde las notificaciones por correo electrónico. Su cuenta de correo electrónico y las características disponibles que tiene el dispositivo afectan el formato de notificación.

Contexto

Su solución SAP Ariba puede configurarse para utilizar HTML (predeterminado) o el formato de texto simple para enviar notificaciones. Si su solución SAP Ariba se configura para enviar mensajes en formato de texto simple, no podrá sobrescribir este valor para volver a recibir los mensajes en formato HTML. Pero si su sitio envía mensajes en HTML, puede seleccionar que quiere recibir estos mensajes en formato de texto simple o compacto.

Procedimiento

1. En la esquina superior derecha del panel de instrucciones, haga clic en su nombre y seleccione PreferenciasEditar preferencias predeterminadas . Se abre la página Editar preferencias predeterminadas.

2. Para recibir notificaciones por correo electrónico en formato de texto simple en lugar de formato HTML, marque el cuadro de comprobación para Recibir notificaciones por correo electrónico en formato de texto simple.

3. Para recibir notificaciones por correo electrónico en el formato de texto compacto, marque el cuadro de comprobación para Recibir notificaciones por correo electrónico en formato de texto compacto.


Referencia de formato de notificación de aprobación [página 34]Cómo definir preferencias para la recepción de notificaciones de aprobación [página 36]

Cómo definir preferencias para la recepción de notificaciones de aprobación

Puede elegir recibir notificaciones de aprobación de forma individual o en un correo electrónico de lote, y puede elegir recibir notificaciones hasta que ejecute la tarea.

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electrónico

Contexto

Por ejemplo, puede seleccionar si recibir las notificaciones de aprobación individualmente o en un correo electrónico de lote y puede elegir si recibe notificaciones repetidamente hasta que realice la tarea solicitada.

Si elige recibir notificaciones consolidadas en mensajes de resumen, se envían por lotes y se programan por tareas que se ejecutan una vez al día.

Debe de tener configurado su sitio para desactivar tipos específicos de notificaciones de correo electrónico referentes a las solicitudes de aprobación.

NotaLas preferencias de notificación se consideran datos de usuario personales y se incluyen al descargar las preferencias de usuario mediante la opción Descargar la información de usuario de Procurement.

Procedimiento

1. En la esquina superior derecha del panel de instrucciones, haga clic en su nombre y seleccione PreferenciasPlantilla de área de trabajo de proveedor predeterminada .

Se abre la página Editar preferencias de notificación por correo electrónico.2. Seleccione el tipo de documento aprobable en el menú desplegable Editar preferencias para.3. Seleccione sus preferencias de correo electrónico.

Para obtener una descripción de cada opción, consulte Opciones de entrega para notificaciones de aprobación [página 37]

4. Haga clic en Guardar.


Cómo dar formato a notificaciones por correo electrónico [página 35]Referencia de formato de notificación de aprobación [página 34]

Opciones de entrega para notificaciones de aprobaciónEsta tabla describe las preferencias de entrega de notificación basadas en el rol e indica las acciones que puede especificar.Flujos de aprobaciónTemas acerca de la configuración de las preferencias de notificaciones por correo electrónico

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Opción Acción

Cuando soy una aprobador

(también se aplica a receptores y reconciliadores)

Marque Enviar resumen de correo electrónico para hacer que el sistema le envíe un correo electrónico de lote diario que incluya todas las notificaciones generadas en respuesta a una solicitud.

Marque Enviar correo electrónico inmediatamente para hacer que el sistema le envíe el correo electrónico de aprobación tan pronto como se genera.

Cuando soy un examinador Seleccione Enviar resumen de correo electrónico para hacer que el sistema le envíe un correo electrónico de lote diario que incluya todas las notificaciones de examinador generadas en respuesta a una solicitud.

Marque Enviar correo electrónico inmediatamente para hacer que el sistema le envíe la notificación (de examinador) tan pronto como se genere.

Enviar un correo electrónico cada vez que mi documento se apruebe

Marque esta opción para recibir un mensaje cada vez que se apruebe su solicitud o una solicitud para la que sea un examinador.

Enviar un correo electrónico cuando mi documento se apruebe totalmente

Marque esta opción para recibir un mensaje cada vez que se apruebe totalmente su solicitud o una solicitud para la que sea un examinador.

Cuando mi documento se apruebe completamente

Marque esta opción para recibir un mensaje cuando se apruebe completamente su solicitud (o una solicitud para la que sea un examinador).

Cuando necesito aprobar un documento

(también se aplica a otras acciones necesarias, como la reconciliación y la recepción)

Marque la frecuencia de envío de una notificación cuando una solicitud espere su aprobación:

● No enviar nunca● Enviar una vez● Enviar repetidamente (se envía una notificación por correo electrónico individual una

vez, y después de esto, se incluye la notificación en un correo electrónico de resumen enviado una vez por semana hasta que el aprobador realice una acción o hasta que ya no sea el aprobador activo)

Cuando mi aprobación haya vencido

(también se aplica a otras acciones necesarias, como la reconciliación y la recepción)

Marque la frecuencia de envío de una notificación cuando haya vencido la aprobación de una solicitud:

● No enviar nunca● Enviar una vez● Enviar repetidamente (se envía una notificación por correo electrónico individual una

vez, y después de esto, se incluye la notificación en un correo electrónico de resumen enviado una vez por semana hasta que el aprobador realice una acción o hasta que ya no sea el aprobador activo)La aprobación de una solicitud vence cuando es un aprobador activo y no ha realizado ninguna acción dentro del período de advertencia de escalada. Consulte el tema Conceptos de flujo de aprobación [página 5] para más información acerca de las escaladas.

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electrónico

Opción Acción

Cuando soy un examinador Marque la frecuencia de envío de un mensaje cuando se envíe una solicitud y esté en el flujo de aprobación como un examinador:

● No enviar nunca (Aún se envían notificaciones de examinador cuando el usuario es un examinador y un aprobador y ambos nodos están activos al mismo tiempo en el flujo de aprobación.)

● Enviar una vez (El sistema envía notificaciones de examinador cuando la solicitud de aprueba o se aprueba completamente si la casilla de verificación Enviar correo electrónico está marcada para esas etapas.)

● Enviar repetidamente (El sistema envía notificaciones de examinador una vez al día cuando la solicitud de aprueba o se aprueba completamente si la casilla de verificación Enviar correo electrónico está marcada para esas etapas.) Para otras actividades de flujo de aprobación, como el rechazo o la retirada, el sistema se adhiere a la preferencia Frecuencia de notificación llamada Cuando soy un examinador, descrita anteriormente en esta tabla.)

Excluir adjuntos de las notificaciones de aprobación (se aplica a notificaciones de facturas, documentos de reconciliación de factura y solicitudes de cancelación de factura)

Elija si desea recibir adjuntos de archivo en las notificaciones de aprobación por correo electrónico relativas a factura que recibe como responsable de aprobación, examinador o solicitante. La opción de recibir adjuntos relativos a facturas en notificaciones puede ayudarle a tomar decisiones informadas sin iniciar sesión en la aplicación.

NotaLa opción de recibir adjuntos de factura está disponible en sitios que ofrecen esta capacidad controlada con el parámetro Application.Invoicing.AttachmentsInApprovalNotifications.


Referencia de formato de notificación de aprobación [página 34]Cómo definir preferencias para la recepción de notificaciones de aprobación [página 36]

Flujos de aprobaciónTemas acerca de la configuración de las preferencias de notificaciones por correo electrónico

PUBLICPÚBLICO 39

Temas sobre el uso de colas de aprobación

Gestión de cola [página 40]

Procesamiento simultáneo de varias operaciones en las colas de aprobación [página 41]

Cómo obtener solicitudes sin asignar desde una cola de aprobación [página 41]

Cómo devolver una solicitud a una cola aprobada [página 42]

Gestión de colaSi se ha configurado una cola, las solicitudes para aprobaciones van a una cola para evitar que varios usuarios puedan actuar en una misma solicitud al mismo tiempo.

Colas de aprobación

El administrador de cola de aprobación o los usuarios mismos (si la cola lo permite) pueden asignar desde la cola las solicitudes a determinados usuarios (miembros de cola). Se enumeran las solicitudes más antiguas al principio de la cola. Puede utilizar los filtros de búsqueda para encontrar determinados tipos de documentos aprobables en la cola.

Según como se configuren las colas de aprobación en la solución de SAP Ariba, podrá recuperar cualquier tipo de solicitud de aprobación desde la cola y asignársela a usted mismo. Además, debe devolver los artículos a la cola para que otros miembros de la cola las tengan disponibles.

Como las colas se han creado para admitir un gran volumen de documentos aprobables y tipos de excepciones, las notificaciones no se envían a los miembros de la cola.

Para obtener más información conceptual sobre colas de aprobación, consulte Approval queues for managing approvers' workloads. Para obtener información sobre la configuración del comportamiento de la cola de aprobación, consulte Managing approval queues, approval escalation, and withdrawal periods.

Administrador de cola de aprobación

El administrador de cola determina si los usuarios pueden adquirir artículos y devolverlos; decide cuántos artículos se pueden recuperar de la cola a la vez; pueden asignar artículos a miembros de cola específicos y pueden ver quién está trabajando con los artículos de cola y cuántos días se les han asignado.

Un administrador de cola de aprobación le puede asignar una cola de aprobación, tanto individualmente como siendo miembro de un grupo.

40PUBLICPÚBLICO

Flujos de aprobaciónTemas sobre el uso de colas de aprobación

https://help.sap.com/viewer/095db213a1b34a17b7acc7d625c6e337/cloud/en-US/6b90abfdc1da10149b42c9b24ccfb4c6.html

https://help.sap.com/viewer/095db213a1b34a17b7acc7d625c6e337/cloud/en-US/6b90abfdc1da10149b42c9b24ccfb4c6.html



Procesamiento simultáneo de varias operaciones en las colas de aprobación [página 41]

Procesamiento simultáneo de varias operaciones en las colas de aprobación

Puede seleccionar todos los artículos en una cola de aprobación para realizar operaciones en masa, como asignar artículos, devolver artículos a la cola y recuperar artículos.

El número máximo de artículos que se muestran por página se determina por una opción de configuración que establece SAP Ariba. Puede ponerse en contacto con SAP Ariba para cambiar este valor predeterminado.

Al realizar una operación en masa relacionada con la cola, la operación se ejecuta en un proceso de fondo, realizando la acción en los documentos aprobables seleccionados. La operación se puede ejecutar cada 15 minutos. Mientras se esté ejecutando la tarea, cualquier nueva operación en bloque que se inicie no se realizará hasta la siguiente ejecución de la operación. Si la operación actual se completa antes de la siguiente ejecución planificada y si una operación en bloque se ha iniciado antes del plazo, también se procesarán las operaciones en bloque anteriores que estén pendientes. Si la operación no puede procesar cualquiera de los artículos seleccionados, se envía una notificación por correo electrónico con una lista de los artículos fallidos al usuario que ha iniciado la operación en masa.

NotaLe recomendamos que vaya con cuidado al iniciar varias operaciones en bloque que tengan algunos artículos en común.


Cómo obtener solicitudes sin asignar desde una cola de aprobación [página 41]Cómo devolver una solicitud a una cola aprobada [página 42]

Cómo obtener solicitudes sin asignar desde una cola de aprobación

El número de artículos que puede recuperar de una cola de aprobación está configurado con el administrador de la cola.


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Procedimiento

1. En el panel de instrucciones, haga clic en Gestionar Mi lista por hacer .2. En la parte superior de la página Controlador Por hacer, haga clic en Artículos de cola no asignados.3. Seleccione un tipo de documento aprobable y una cola en los menús desplegables. Estos menús contienen

todos los tipos de documentos aprobables y colas que puede ver. No puede recuperar un artículo a menos que seleccione primero una cola.


○ Para recuperar y abrir un documento aprobable, haga clic en Obtener y abrir el artículo siguiente.○ Para recuperar un documento aprobable para modificarlo más tarde, haga clic en Obtener artículos

siguientes.

Resultados

La solicitud y el número asignado de días para la solicitud aparecen en la página Por hacer y se le identifica como el responsable en el flujo de trabajo..

Pasos siguientes

Realice las acciones oportunas en los artículos recuperados, tal como se describe en Aprobación y denegación de solicitudes [página 31].


Cómo devolver una solicitud a una cola aprobada [página 42]

Cómo devolver una solicitud a una cola aprobadaPuede devolver solicitudes de aprobación desde la página Por hacer a la cola de aprobación si la solicitud está configurada para permitir que los usuarios devuelvan solicitudes.

Procedimiento

1. En el panel de instrucciones, haga clic en Gestionar Mi lista por hacer .

42PUBLICPÚBLICO


2. Seleccione una o más solicitudes en la tabla Por hacer.3. Haga clic en Devolver a la cola.

Resultados

La solicitud vuelve a la posición original de la cola.


Cómo obtener solicitudes sin asignar desde una cola de aprobación [página 41]Gestión de cola [página 40]


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Cómo archivar y buscar solicitudes de aprobación archivadas

Puede eliminar solicitudes de aprobación desde la página Por hacer archivándolas. Puede buscar solicitudes archivadas utilizando la barra de búsqueda del panel de instrucciones.

Contexto

Es posible que desee archivar solicitudes de aprobación que otro miembro ya haya aprobado o denegado en el grupo de aprobación, o de las que es un examinador. También puede archivar solicitudes de aprobación activas que esperen su aprobación.

Cuando archiva solicitudes de aprobación, se les asigna en una etiqueta. Si es un responsable de aprobación activo de algunos tipos de documentos aprobables, como reconciliaciones de factura, reconciliaciones de tarjeta de compra y recibos, no los puede guardar, a menos que sea un examinador.

Procedimiento

1. Realice una de estas acciones:

○ En el panel de instrucciones, haga clic en Gestionar Mis listas por hacer . Se abre la página Por hacer.

○ Para guardar solicitudes de las que es un examinador, haga clic en el enlace Ver lista en la parte inferior del artículo de contenidos Por hacer en el panel de instrucciones y seleccione Examinar. Se abre la página Ver solicitudes.

NotaSAP Ariba Buying no admite el archivo de formularios personalizados desde la lista Por hacer para responsables de aprobación o examinadores.

2. Seleccione las solicitudes de aprobación que quiere archivar.3. Haga clic en el botón Archivar a etiqueta. Puede archivar las solicitudes en la etiqueta predeterminada

(Artículos archivados), asignar una etiqueta diferente que haya creado anteriormente o crear una nueva.

La solicitud de aprobación se ha eliminado de la página Por hacer o Ver solicitudes.4. Para encontrar la solicitud de aprobación archivada, haga lo siguiente:

1. En la barra de búsqueda del panel de instrucciones, haga clic en el menú del tipo de contenido a la izquierda del campo de búsqueda y seleccione el tipo de documento aprobable que quiere buscar.

2. Pulse Intro o haga clic en el icono de búsqueda ( ) para iniciar la búsqueda.3. En la página Búsqueda, haga clic en Archivar posiciones en Mis etiquetas.

44PUBLICPÚBLICO

Flujos de aprobaciónCómo archivar y buscar solicitudes de aprobación archivadas

4. Utilice las opciones de filtro de la búsqueda para limitar esta búsqueda.


Gestión de cola [página 40]

Flujos de aprobaciónCómo archivar y buscar solicitudes de aprobación archivadas

PUBLICPÚBLICO 45

Limitaciones de responsabilidad y aspectos legales

HiperenlacesAlgunos enlaces se clasifican con un icono y/o con un texto al pasar el puntero del ratón. Estos enlaces proporcionan información adicional.Acerca de los iconos:

● Enlaces con el icono Está entrando en una página Web que no está alojada por SAP. Al usar este tipo de enlaces, manifiesta su acuerdo (a no ser que se indique expresamente lo contrario en sus contratos con SAP) con lo siguiente:

● El contenido del sitio al que se accede a través del enlace no es documentación SAP. No puede realizar ninguna reclamación de producto contra SAP en base a esta información.

● SAP no manifiesta su acuerdo o desacuerdo con el contenido del sitio al que se accede a través del enlace, ni garantiza su disponibilidad o exactitud. SAP no es responsable de ningún daño causado por el uso de este contenido a menos que los daños se hayan causado por una imprudencia grave o por una conducta fraudulenta dolosa por parte de SAP.

● Enlaces con el icono Está dejando la documentación para este producto o servicio de SAP en concreto y está entrando en un sitio Web alojado por SAP. Al usar este tipo de enlaces, manifiesta su acuerdo (a no ser que se indique expresamente lo contrario en sus contratos con SAP) a no realizar ninguna reclamación de producto contra SAP en base a esta información.

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Beta y otras funciones experimentalesLas funciones experimentales no forman parte del alcance de la entrega oficial que SAP garantiza para futuras versiones. Esto significa que SAP puede modificar las funciones experimentales en cualquier momento, por cualquier motivo y sin previo aviso. Las funciones experimentales no están previstas para su uso productivo. No podrá mostrar, probar, examinar, evaluar las funciones experimentales o realizar cualquier otro uso de ellas en un entorno operativo en directo o con datos que no estén suficientemente fundamentados.El propósito de las funciones experimentales es obtener de manera anticipada comentarios que permitan a los clientes y partners influir en el producto futuro en consecuencia. Al proporcionar su opinión (p. ej. en la Comunidad SAP), acepta que los derechos de propiedad intelectual de las contribuciones o de las tareas derivadas seguirán siendo propiedad exclusiva de SAP.

Código de ejemploCualquier codificación de software y/o fragmentos de código son ejemplos. No están previstos para su uso productivo. El código de ejemplo tiene el único propósito de explicar y permitir la visualización de las reglas de sintaxis y de redacción SAP no garantiza la exactitud ni la integridad de los códigos de ejemplo. SAP no es responsable de ningún error o daño causado por el uso de código de ejemplo a menos que los daños se hayan causado por una imprudencia grave o por una conducta fraudulenta dolosa por parte de SAP.

Lenguaje sin sesgosSAP apoya una cultura de diversidad e inclusión. Siempre que sea posible, utilizamos un lenguaje imparcial en nuestra documentación para referirnos a personas de todas las culturas, etnias, géneros y habilidades.

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Flujos de aprobaciónLimitaciones de responsabilidad y aspectos legales

Flujos de aprobaciónLimitaciones de responsabilidad y aspectos legales

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