Konsulentvarer

A-ordningenTips &triks

Uni fremover

FLYTKundemagasin fra Uni Micro AS Nr. 2/14

2

6 Webkurs

Årets opplegg med webkurs har blitt en suksess

9 Tour de Lofoten

På kundebesøk i vår nordligste landsdel

12 A-ordningen

Viktige ting å vite om den nye innrapportertingen til Staten

20 Sosiale medier

De nye platformene åpner for nye muligheter

24 Tips&triks

Tips fra kundesenteret

26 Konsulentvarer

Vi tilbyr skreddersydde løsninger

30 Nye ansatte

Møt Norman og Jorge

32 Nytt i systemet

Hva er nytt siden sist?

42 Høy aktivitet

Vi er mye ute på messer og møter, se hvor vi skal i høst

46 Uni fremover

Se hva som kommer

Innhold:

PÅ LEDERPLASSKjære Uni bruker!

Da er sommeren her, og det betyr gjerne litt roligere tider for dem som jobber med regnskap. For oss er sommeren tid for å evaluere den travle tiden vi har bak oss og rette blikket fremover med fokus på hva vi kan gjøre bedre.

I Flyt vil dere finne nyheter fra utvikling, med nærmere beskrivelse av hva som er lansert og hva som kommer til høsten.

Et godt økonomisystem vil gi dere over-sikt over aktiviteter, kunder, historikk, kjøpemønster, dokumenter og utvikling. Med riktig bruk av Uni Økonomi vil dere ha et godt utgangpunkt til å kunne gjøre de riktige valgene for hvordan øke lønnsom-heten i selskapet.

I forhold til maksimal utnyttelse av økonomisystemet vil jeg nevne bedrifts- interne kurs som en god mulighet til å gjøre dere bedre i stand til å utnytte økonomisystemet. Vår erfaring er at en gjennomgang med fokus på optimal bruk av systemet tilpasset den enkeltes behov, ofte medfører endringer i rutinene som kan være meget tids- og kostnads- besparende, og bidra til høyere lønnsomhet så snart de nye rutinene er på plass.

Nytt fakturamottak

Sommeren 2014 lanseres nytt fakturamottak i Uni Økonomi V3. Programforbedringen gir våre kunder en ny og moderne arbeidsflate for å håndtere både inngående faktura og arbeidsflyt. Blant annet har vi nå bygget inn en mer fleksibel arbeidsflyt med muligheter for flere godkjenningsledd, roller og anledning til å arbeide med dokumentene før de blir tatt inn som bilag.

Modulen vil bli gjort tilgjengelig til kunder fra 1. juli og utover høsten. For de som ønsker å gjøre seg bedre kjent med modulen før oppstart anbefaler vi å ta kontakt med en av våre selgere eller delta på et av våre webkurs.

EHF - en ny fakturahverdag

Fra 1.7.2012 ble det pålagt å sende faktura på EHF (Elektronisk Handels Format) til alle statlige foretak. Og fra 1.1.2015 blir det pålagt å sende faktura på EHF til alle kommunale selskap og foretak. Hittil i år har antall kunder som har tatt i bruk vårt Aksesspunkt for å sende og motta elektroniske fakturaer økt betraktelig.

Glem alt som heter porto, utskrift eller post. Med EHF kommer fakturaen frem til

Løsningen består blandt annet av:• Integrert automatisk løsning

• Systematisert fakturaoppfølging

• Tilpasset kundeoppfølging

• Kundelogin så alle kan se egne fakturaer

Integrasjonen mellom UniMicro og Hokas

gir en enkel løsning med færre utestående fordringer.

hokas.no/unimicro

Annonse Hokas_Layout 1 21.05.14 18:47 Side 1

4

mottaker kun kort tid etter at den er sendt, direkte fra ditt økonomisystem. Du har større kontroll på når, og om, fakturaen kommer frem. Med EHF går alt elektronisk, og det papirløse regnskapet er innen rekkevidde.

• Ingen åpning av post

• Ingen scanning av papirfaktura

• EHF-fakturaen leses direkte inn i løsningen for elektronisk fakturahåndtering

• Fakturatolken er 100% nøyaktig ved innlesing av data.

• Tids- og kostnadsbesparende

• Miljøvennlig

Uni24 i skyen

Uni24 er Uni Micro sitt webbaserte regnskapsprogram. Det gir deg tilgang til viktige funksjoner og nøkkeltall i systemet når som helst, hvor som helst. Data flyter sømløst mellom Uni økonomi og Uni24 slik at du alltid er oppdatert.

Med Uni24 kan du enkelt logge deg på ditt økonomisystem når du vil, hvor du vil. Ordrer, fakturaer og notater som du lager ute på reise eller kundemøte, blir automatisk synkronisert mot økonomi- systemet på kontoret og hos regnskaps-føreren. Dette gir deres bedrift fordeler som rask og god kundebehandling, at alle varer og produkter kommer med på

ordren og sikrer lave driftskostnader både på utstyr og programvare.

Web, nettbrett og mobil er en perfekt arena for rapportering. I Uni24 ledelses- info finner dere oversikt over nøkkeltall med en enkel vurdering av økonomien i bedriften, grafisk fremstilling av både resultat og balanse med tabeller for å vise utviklingen siste to år, og oversikter over utvikling på faktura, ordre og tilbud.

A-ordningen

A -ordningen skal innføres fra 2015. Dette vil medføre store endringer for alle som arbeider med lønn når det gjelder rapportering til myndighetene. Vi er i full gang med omfattende endringer i lønns-modulen og skal ha på plass en god løsn-ing som håndterer dette i løpet av høsten.

Vi vil i høst tilby kurs vedrørende endringene i lønnsmodulen som følge av innføring av A-ordningen og hva dette betyr for den enkelte lønnsmedarbeider.

Til slutt vil jeg anbefale kundene våre å følge med på våre nyhetsbrev om kommende oppdateringer/ nyheter og kurs mm.

Dersom dere har spørsmål eller innspill til oss håper vi dere tar kontakt.

Da gjenstår det bare å ønske dere en riktig god sommer!

Løsningen består blandt annet av:• Integrert automatisk løsning

• Systematisert fakturaoppfølging

• Tilpasset kundeoppfølging

• Kundelogin så alle kan se egne fakturaer

Integrasjonen mellom UniMicro og Hokas

gir en enkel løsning med færre utestående fordringer.

hokas.no/unimicro

Annonse Hokas_Layout 1 21.05.14 18:47 Side 1

Annonse

6

WEBKURSEN SUKSESSDenne våren har vi holdt en rekke webkurs i ulike temaer.

Kursformen er en effektiv måte for oss å vise muligheter og løsninger i programmet og for alle våre kunder til å oppdatere seg på interessante fagfelt og nyheter.

Kursene er enkle å komme i gang med. Hver kursdeltaker mottar en kode for pålogging til skjerm og et telefonnummer for oppkobling. Når dette er gjort er dere i gang med kurset.

Denne våren har vi holdt kurs i temaene:

• Årsavslutning Regnskap

• Årsavslutning Lønn

• EHF

• Effektive faktureringsrutiner

• Effektiv håndtering av inngående faktura

• Feriepengerutinen

• Uni 24 Ordre og Faktura

• Uni 24 Regnskap, Ledelsesinfo og Fakturagodkjenning

• Uni Hjemmeside

• Uni Nettbutikk

Fremover vil vi fortsette med både nye og eksisterende webkurs i tillegg til våre tradisjonelle klasseromskurs. Vi prøver alltid å finne tidsaktuelle kurs for flest mulig, og dersom din bedrift har tema som dere ønsker belyst oppfordrer vi dere til å ta kontakt med oss på: kurs@unimicro.no

For å holde seg oppdatert på vårt totale kurstilbud gå inn på våre kurssider kurs.unimicro.no for å finne kurset som passer for deg. Der finner du også priser og påmeldingsfrister.

7

Annonse

Vi i Uni Micro er leverandør av programvare til bedrifter over hele landet. I vårt digitale samfunn kan mye informeres om og avtales via telefon og fjernoppkobling, men det er likevel viktig å treffe gamle og nye kunder ansikt til ansikt for en prat rundt dagens løsning, kartlegge behov og presentere nye moduler og tjenester. Vi har fått en stor kundemasse og rekker ikke å besøke alle, men Salgsavdelingen vår har planer om å besøke mange av kundene i løpet av som-meren og høsten.

I begynnelsen av april reiste Caroline, en av våre salgskonsulenter ved Oslokontoret, til Lofoten og omegn for å besøke eksisterende og potensielle kunder. «Turen tok meg ganske langt ut på Lofotarmen, som viste seg på sitt beste. Det er lange distanser, og på vei til flere hyggelige kundemøter fikk jeg oppleve fantastisk norsk natur og atmosfære – en spektakulær kystlinje med snøkledde fjell-topper og sjarmerende fiskevær», forteller Caroline.

De første dagene stod kundebesøk i Ballstad, Gimsøy, Henningsvær og Svolvær på agendaen, før reisen gikk videre

nordover til Sortland og Harstad. Vi kunne blant annet presentere nye moduler som FakturaPrint, hvor fakturaen sendes direkte til Nets som printer og sender den ut til kunde. I tillegg brakte vi nyhetene om Uni24 Fakturagodkjenning og Uni24 Ledelsesinfo.

Med selgere i Oslo, Bergen, Modalen, Haugesund, Stavanger og Trondheim dekker vi stadig større områder av landet. I tillegg tar vi også turer til de stedene vi ikke er representert enda. For oss i Uni Micro er det viktig å treffe eksister-ende kunder for å informere om nyheter i løsningene våre, samt få tilbakemeldinger fra brukerne på hvordan vi kan lage enda bedre løsninger fremover.

9

TOUR deLOFOTEN

10

DETALJVIRKSOMHETI STERK VEKSTVi i Uni har gjennomført en leveranse til DentalSpar AS i Drammen. De er en detaljist som selger forbruksmateriell og utstyr til tannklinikker over hele Norge. I tillegg til Uni Økonomi har vi også levert Uni Nettbutikk. I salgsprosessen var vi i hard konkurranse med Visma og Microsoft Dynamics. Valget falt til slutt på løsningen som vi i Uni Micro tilbød. Et valg daglig leder i DentalSpar AS, Trygve Hagness, er meget godt fornøyd med.

Varene sendes direkte fra Tyskland til kundene i Norge. Dette er løst med filutveksling på xml-format mellom DentalSpar AS og deres tyske leverandør. Ordrene sendes til Tyskland på fil. Når varene sendes, mottar DentalSpar AS en fil fra leverandøren i Tyskland på hva som faktisk er levert. Deretter sendes det et fakturagrunnlag til kundene fra Uni Økonomi. Fakturagrunnlagene samles opp og faktureres kundene en gang pr måned via DnB Factoring.

Den tyske leverandøren har over 140.000 varer i sitt sortiment. Det er derfor laget en vareklient hvor DentalSpar AS henter inn nye varer til sin Uni klient når kundene etterspør nye varer. I tillegg kjøres oppdatering av vareinfo og innlesning av nye varer hver kveld via en xml-fil.

• Startet i 2009 og er 100% norskeid

• Leverer forbruksvarer og utstyr til offentlige og private tannklinikker over hele landet

• Markedets største sortiment av forbruks- materiell og utstyr til tannleger

• Omsetningen i 2013 på kr 18,3 millioner

DentalSpar AS:

Trygve Hagness

11

I Uni Nettbutikk gir de kundene mulighet til å opprette egne handlelister slik at registrering av bestillinger går raskt.

Trygve Hagness er godt fornøyd med totalleveransen og sier: «Uni Micro hadde det klart beste tilbudet og de har også levert et godt gjennomført prosjekt. Med Uni Økonomi og Uni Nettbutikk har vi gode verktøy å møte den fremtidige veksten med. I løpet av de første 9 månedene med ny nettbutikk har vi hatt en omsetnings-økning på webordre på over 8 %».

Svaret er NEI, hvis du:Sender dokumenter direkte fra Uni Økonomi til signering med BankID.

Svaret er JA, hvis du:Printer, pakker, frankerer og sender dokumenter til signering hos kunder.

Har du spørsmål eller ønsker å aktivere dokumentsignerings-funksjonen i Uni Økonomi? Snakk med din Uni Micro representant eller kontakt Signere.no direkte på e-post: salg@signere.no eller telefon: 55 08 90 80. DIGITAL SIGNATUR TRYGT OG ENKELT

Kaster du penger ut gjennom vinduet?

HVA ER A-ORDNINGENDet siste året har du kanskje hørt om EDAG eller A-ordningen i forbindelse med lønnsrapportering. Det navnet som blir brukt videre er A-ordningen. Men hva er nå denne A-ordningen?

A-ordningen er en ny, felles ordning for rapportering av opplysninger om ansettelser og lønn for arbeidsgivere og andre opplysningspliktige, gjeldende fra 1. januar 2015.

Når A-ordningen trer i kraft skal lønnsopplysninger rapporteres minst en gang i måneden, senest den 5. i måneden etter at lønnen ble utbetalt. Første rapporteringsfrist i A-ordningen er derfor 05.02.2015.

Bedriften skal rapportere til A-ordningen ved å sende A-meldinger. A-meldingen erstatter 5 skjema som du tidligere rapporterte separat, og til ulike tider.

12

De skjemaene er:

• Lønns- og trekkoppgave (RF-1015)

• Årsoppgave for arbeidsgiveravgift/Følgeskriv til lønns- og trekkoppgaver (RF-1025)

• Terminoppgave for arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk (RF-1037)

• Oppgave til lønnsstatistikk/SSB- statistikk (RA-0500)

• Melding til AA-registeret (NAV 25-01.10)

A-ordningen er altså en helt ny rapporteringsform. Et av formålene med denne nye rapporteringsformen er at du skal slippe å levere de samme opplysningene flere ganger.

13

Der vil du få opp all tilgjengelig informasjon om A-ordningen og A-meldingen.

Etter hvert som vi har klar informasjon om hvordan dette vil fungere i Uni Økonomi®, vil vi legge ut informasjon om dette på Nytt fra kundesenteret og på våre nettsider: support.unimicro.no

LÆR MER OM A-ORDNINGEN

På www.altinn.nofinner du denne knappen.

Veiledningen og Kodespeilet er

dokumenter som det er lurt å gjøre

seg kjent med.

14

Nye begreper

Med A-ordningen så faller de gamle lønns- og trekkodene (LT-kodene) bort. I A-ordningen får vi i stedet beskrivelser av ytelser. De er delt inn i ulike ledd. Du må oppgi Inntektstype (Lønn, Ytelser fra det offentlige, Pensjon/trygd, Næringsinntekt) og Type fordel (Kontantytel-ser, Naturalytelser, Utgiftsgodtgjørelser). For enkelte av ytelsene skal det oppgis en videre presisering; en Beskrivelse. Et eksempel her er alt det som tidligere ble oppgitt i LT-kode 111-A. Det vil nå være Lønn – Kontantytelse, men det skal også spesifiseres med ytterligere beskrivelse.

De ulike beskrivelsene er:

• Fastlønn

• Timelønn

• Faste tillegg

• Uregelmessig tillegg knyttet til ikke-arbeidet tid

• Bonus

• Overtidsgodtgjørelse

• Styrehonorar og godtgjørelse i forbindelse med verv

• Kommunal omsorgslønn og fosterhjemsgodtgjørelse

• Sluttvederlag

• Feriepenger

• Annet

15

Dette betyr at alle vil måtte gå gjennom lønnsartregisteret sitt og tilpasse det til det nye begrepene.

Andre nye begreper er:

• Opplysningspliktig: den du rapporterer for, f.eks. en arbeidsgiver. Dette vil i Uni Økonomi lønn være organisasjonsnummeret som er oppgitt i Klient/System.

• Virksomhet: underenhet til opplysningspliktig som er registrert i Enhetsregisteret. Dette vil i Uni Økonomi være bedrifts-/ organisasjonsnummeret som den enkelte ansatte er knyttet mot. Du oppretter disse på Faste register – Lokalisering.

• Inntektsmottaker: den som mottar lønn, pensjon, ytelser m.m. Dette er de ansatte i ansattregisteret i Uni Økonomi lønn. De identifiseres via personnummeret eller D-nummeret på ansattkortet.

16

Her er et eksempel på beskrivelse av ytelsen Firmabil, lt-kode 118-A. Beskrivelsene ligger nå direkte på lønnsarten.

UNI ØKONOMI OG A-ORDNINGENEndringer i programmet

Vi jobber for tiden for fullt med å klargjøre Uni Økonomi V3 lønn for innrapportering av A-meldingen. Det blir endringer på ansattkortet med mulighet for å definere flere stillinger/arbeidsforhold på den enkelte ansatte. Det lages også et eget system for å registrere permisjoner og permitteringer.

I tillegg lages det støtte for å knytte lønns-arter mot de nye beskrivelsene av ytelser.

Det skal også lages konverteringsrutiner for å hjelpe den enkelte bruker mest mulig med å knytte ansatte og lønnsarter mot de nye begrepene.

Pilot/prøvedrift

I løpet av sommeren og høsten skal utvalgte pilotkunder starte opp prøve-drift på A-ordningen. Det vil si at fra juni av vil enkelte bedrifter rapportere fra Uni Økonomi på den nye ordningen. Pilot-kundene er valgt ut på bakgrunn av at de har lønnsforhold av ulik karakter som vi ønsker å teste rapporteringen av. De erfaringene vi får i løpet av prøvedrifts-

tiden vil hjelpe oss å lage en best mulig løsning frem til ordningen trer i kraft i 2015. Vi har valgt å kjøre både små og store bedrifter i prøvedrift.

Kurs og opplæring

Når vi nærmer oss nyttår vil vi komme med mer informasjon om hvordan du tilpasser deg A-ordningen i Uni Økonomi lønn. Det vil bli satt opp kurs (klasseromskurs og nettkurs), og det vil komme både skriftlig informasjon og nye opplæringsfilmer.

Oppdatering av programmet

Oppdateringen vil komme senest i løpet av januar. Du må få på plass denne oppdater-ingen før du kan rapportere A-meldingen til A-ordningen.

17

• Kontroller at opplysningene du har i lønn om ansatt-/sluttdato stemmer med de opplysningene du har registrert i AA-registeret.

Hvordan kan du forberede deg på

A-ORDNINGEN

• Sett sluttdato på alle ansatte som har sluttet. Du bør ha sluttdato på alle ansatte som har sluttet, inkludert de med status Ikke aktiv.

• Sett inn Ansatt dato (startdato for arbeids-forholdet) på alle aktive ansatte.

• Fyll inn Stillingskode på aktive ansatte. (Dersom du ikke har stillingskoder i registeret, trykk Søk-knappen så vil du få tilbud om å importere kodelisten.)

• Fyll inn Stillingsprosent på aktive ansatte. (Er denne ikke fylt ut blir det oppfattet som 100 i stillingsprosent)

Det er enkelte grep du kan gjennomføre nå som vil forenkle overgangen til A-ordningen.

Gå gjennom ansattregisteret ditt:

18

UNI MICRO PÅ SOSIALE MEDIER

Uni Micro AS ønsker at nyheter og informasjon om virksomheten er lett tilgjengelig for potensielle og eksisterende kunder og interessen-ter, og vil fremover gi store og små oppdateringer gjennom sosiale medier.

På de ulike sosiale plattformene vil det bli lagt ut nyhetsbrev, informasjon om produkter, presentasjon av nye moduler og tjenester, kurstilbud, bilder, elektronisk kundemagasin, messedeltakelse, arrangementer og aktiviteter, sponsorater, kundereferanser med mer.

Velkommen til våre sider på sosiale medier!

For mange er sosiale medier blitt en naturlig del av hverdagen. Vi i Uni Micro har denne våren økt vår tilstedeværelse og aktivitet på sosiale medier som LinkedIn, Facebook, Google+, Twitter og Instagram.

FACEBOOK:

https://www.facebook.com/unimicro

TWITTER:

https://twitter.com/unimicroas

GOOGLE+:

https://plus.google.com/u/1/105983399313367129076

INSTAGRAM:

@unimicro

LINKEDIN:

http://www.linkedin.com/company/uni-micro-as

20

21

Tjenesten er integrert i Uni Økonomi og er levert av Signere.no, en ledende leverandør av autentiserings- og signeringsløsninger med BankID.

Du kan for eksempel sende kjøps- /leiekontrakter, ordrebekreftelser, fullmakter, ansettelsesavtaler og reiseregninger. Mottaker varsles med e-post og SMS og signerer dokumentet digitalt med sin BankID. En digital signatur i en elektronisk avtale er like bindende som en skriftlig signatur.

22

EN GODNYHET

En god nyhet for deg som bruker Uni Økonomi. Nå kan du sende avtaler og andre dokumenter til digital signering direkte fra systemet.

Digital signatur - trygt og enkelt

Stadig flere bedrifter velger å ta i bruk digital signering i sine prosesser. Her er noen eksempler:

Den ultimate lommeboka

Med mCASH har du fått den ultimate lommeboka. Du kan betale enkelt og trygt til hvem som helst, hvor som helst fra din mobiltelefon.

Løsning levert av Signere.no gjør det enkelt å ta i bruk mCASH. Første gang du bruker tjenesten må du identifisere deg og godkjenne vilkårende ved å signere med BankID. Budgivning med BankID

TryggBudgivning.no er en ny tjeneste som lar deg gi bud ved hjelp av BankID. Nettsiden leveres av Websystemer AS som en del av eiendomsmegler- programvaren Webmegler.

Med en løsning fra Signere.no identifiserer budgiver seg med BankID før budmeldingen fylles ut og over-føres til eiendomsmegleren.

Med mCASH-mobilbetaling trenger du verken kontanter eller bankkort.

Websystemer har utviklet en heldigital løsning for bud og budforhøyelser.

signere.no

Har du spørsmål eller ønsker å aktivere dokumentsignerings-funksjonen i Uni Økonomi?

Ta kontakt med en av Uni Micro sine salgsskonsulenter på tlf. 55 38 77 77

23

EN GODNYHET

Forberedelse til A-ordningen:Fra 01.01.2015 blir det nye regler for innrapportering av lønnsdata; A-ordningen. Dette kan du lese mer på side 12 - 18. Som en forberedelse på dette kan det være lurt å gå gjennom ansattregisteret og sette inn Ansatt dato på alle ansatte som er aktive ansatte (dersom det mangler). Det er tilsvarende lurt å sette inn Sluttdato på alle ansatte som ikke er ansatt lengre.

Les mer om

A-ordningen på

side 12 - 18

24

TIPS&TRIKS

Nullstille varemottakDet hender at du registrerer feil i varemottak. Det finnes derfor en funksjon for å nullstille varemottaket, slik at du kan få registrere det på nytt. Denne funksjonen finner du i Bestilling, under Rediger. Funksjonen heter Tilbakestill varemottak. Når du velger den, kan du søke opp det bestillingsnummeret du ønsker å tilbakeføre varemottak for. Du får da opp alle varelinjene i bestillingen det er registrert varemottak for, og du kan velge å nullstille enkelte eller flere varelinjer.

Refundere utlegg via fakturamottakDersom du skal refundere utlegg som ansatte har gjort på vegne av bedriften, er det ikke nødvendig å føre det via lønn så lenge det ikke er noe som er innberetningspliktig. Du kan bruke fakturamottaket for å registrere inn vedlegget og utbetale utlegget via remittering. Du oppretter bare den ansatte som en leverandør, skanner bilaget/kvitteringen og registrerer det som en vanlig inngående faktura. Poster som skal innberettes må selvsagt fremdeles føres via lønn.

Når det er gjort kan du registrere

varemottak på den/de linjene du

nullstilte på nytt på vanlig måte.

25

Konsulentavdelingen består i dag av 10 konsulenter med til sammen over 50 års erfaring med Uni Økonomi®. Konsulentavdelingen utfører en rekke tjenester som f. eks:

• Installasjon, oppsett og opplæring ved nyinstallasjoner

• Konvertering av data ifm overgang fra annet system

• Bedriftstilpassede kurs

• Konsulenttjenester for kartlegging av arbeidsflyt og muligheter for endringer og tilpasninger

• Spesialtilpasninger av systemet

• Endringer og tilpasninger på rapporter

Vi stiller gjerne opp hos din bedrift for å hjelpe dere med forståelse, bruk og tilpasning av Uni Økonomi®.

Harald Tvedt Leder for vår konsulentavdeling

Ni av våre ti konsulenter. Norman Lie som ikke var med her kan du lese mer om på side 30.

26

KONSULENT-VARER

Vi har opp gjennom årene utviklet, tilpasset og forbedret et stort utvalg av rapporter. Under ser dere eksempler på hva vi har gjort og hva vi jobber med.

Typiske rapportjobber

Endring og tilpasning på blanketter og rapporter fra alle modulene.

Tilpasning av widgets, panelene som vises i “Åpningsbildet” og som kan legges ut på skrivebord.

Excel rapport: En fleksibel økonomirapport som standard henter resultat med år-/fjorårstall samt budsjett og avvik. I tillegg leveres pe-riodisert balanse, budsjett og prognosetall.

Vi tilpasser rapporten etter dine behov og setter gjerne opp styrerapporter med grafer eller henter fram andre data i dialog med deg som kunde.

Språkpakke: Tilbud, Ordre, Faktura – Denne pakken gir deg mulighet til å lage blanketter på inntil 10 forskjellige språk.

Resultatrapport på flere språk Et verktøy som oversetter kontoene i kontoplanen til “valgfritt” språk på Resultatrapporten.

Uni Økonomi har mye funksjonalitet, men det er stor variasjon i bruk og

arbeidsrutiner. Noen ganger ønsker kundene funksjonalitet som er mer tilpasset deres arbeidsflyt og behov. Konsulentavdelingen har et eget team som jobber spesifikt med slike tilpasninger i Uni Økonomi®.

En del nye kunder bestiller spesial- tilpasning som en del av første installasjon, men også en økende andel eksisterende kunder ser til spesial- tilpasninger når vekst, effektivisering og krav til dokumentasjon krever det. Vi vil om kort tid gjøre tilgjengelig en webside og en widget (åpningsbildet) hvor eksister-ende tilpasninger ligger tilgjengelig for søk og informasjon slik at du kan kjøpe dem.

RAPPORTER

SPESIALTILPASNINGER

27

Uni Varesynk

Har du trøbbel med et stadig voksende vareregister? Denne løsningen lar deg sette opp en egen klient hvor du vedlike-holder vareregisteret og samtidig holder driftsklientens sortiment på et minimum. Oppdatering av priser blir gjort mot vare-klienten mens endringer som gjelder varene du faktisk bruker blir synkronisert. Slik vil du alltid kunne ha et minimums- register selv om du har behov for å lese inn mange tusen varer til vareregisteret.

Ordre 24 for iPhone - Uni24 Egen app for registrering av ordrer og kunder på iPhone/iPad. Appen forutsetter lisens på Uni24 Ordre.

Request/Forespørsel til Leverandør

Bestillingsforslag, et forslag som sendes til flere leverandører, der du har som utgangspunkt å få best mulig pris på varene du skal bestille. Du kan også knytte opp sjekklister som stiller krav til leverandørene.

Oppsett av ‘Påkrevde Felter’ Løsning som lar en sette opp påkrevde felter på alle headingfelter i tilbud, ordre og faktura. Kan også sette opp hvilke felter som er påkrevd å fylle ut dersom et annet felt inneholder en verdi.

Signaturpad integrasjon

Løsning for å integrere ordrebildet mot signaturpad (Topaz). Kunden kan signere på ordren, signaturen blir lagret som et dokument/ vedlegg.

ET UTVALG TILGJENGELIGE SPESIALTILPASNINGER

28

Byggdok – opplasting av leverte varer ifm byggprosjekter Leverte varer synkroniseres mot Byggtjeneste sin tjenesteportal slik at varene skal komme inn i dokumentasjonen på bygget. Estimert ferdig i løpet av sommeren.

Budsjettregistrering i Excel Til høsten planlegger vi å legge til rette for å registrere budsjett i Excel og oppdatere dette mot Uni Økonomi. Skal kunne brukes som et verktøy for å redigere og oppdatere budsjett i Uni.

Contracting – utbedring av tallpresentasjonen Visning av faktiske bilagsførte og akkumulerte verdier vist opp mot ordre/prosjekt. Vi tenker også å integrere en forenklet prosjektbudsjettering for å synliggjøre den økonomiske statusen i prosjektet.

PLANLAGTE SPESIALTILPASNINGER

29

30

NYEANSATTENorman LieNorman Lie er vårt nyeste tilskudd på konsulentavdelingen .

Norman har sin utdanning fra California State University, Universitetet i Bergen, og Norges Handelshøyskole, samt Handelshøyskolen BI Bergen .

“Jeg valgte Uni Micro fordi det ville gi meg muligheten til å jobbe i grensesnittet økonomi/ prosess/rutineutvikling overfor kunder i mange ulike bransjer.

I det hele tatt muligheten for å jobbe med et solid merkenavn med mye varierte oppgaver .

Lang erfaring innen økonomiprogrammer, samt økonomistyring fra statlig og kommunal forvaltning har gitt Norman

god kompetanse på økonomisk styring, bruk av IKT til effektivisering av økonomi-oppgaver og administrative rutiner, samt evnen til å sette seg raskt inn i eventuelle problemstillinger hos kunder.

Norman er opptatt av musikk, og mye av fritiden går gjerne med til å dyrke denne hobbyen .

31

NYEANSATTE Jorge er 30 år og utdannet

dataingeniør med mastergrad i webutvikling fra Universitetet i Alicante, Spania.

Jorge er en del av vår produkt-avdeling, og jobber mest med vår webløsning Uni24.

Han flyttet til Norge fra Spania i november 2013, og hadde ikke hørt om Uni Micro før kjæresten fikk jobb rett over gaten for Uni Micro sitt hovedkontor i Modalen.

Vi var på utkikk etter en ny utvikler i den perioden og da vi mottok hans CV var det liten tvil om at vi hadde funnet rett mann. Jorge var inne på intervju første uken i desember, og hadde sin første arbeidsdag hos oss 6. Januar.

Både Jorge og kjæresten, som også er fra Spania, trodde at overgangen til det norske klimaet kunne bli tøff. Men etter noen uker tenkte de ikke

lenger noe over dette og de trives begge med naturen og fjellene i Modalen. Veien fra Modalen til Voss er heller ikke lang, så der har skianleggene blitt brukt flittig i vinterhalvåret.

Jorge Ferrando

NYTT I SYSTEMETI år har vi mange spennede nyheter i systemet. Vårt nye fakturamottak med blant annet innebygget arbeidsflyt for godkjenning og roller gleder vi oss til å lansere. Contracting har fått flere oppgraderinger og mange nye muligheter for bruk av EHF er også kommet til.

Fakturamottak

32

Nytt fakturamottak

Sommeren 2014 lanseres nytt fakturamottak i Uni Økonomi V3.

Programforbedringen gir våre kunder en ny og moderne arbeidsflate for å håndtere både inngående faktura og arbeidsflyt.

Vi har gjort store endringer i en modul som mange kjenner fra tidligere. Fakturamottaket har fått mye ny funksjonalitet, blant annet har vi bygget inn en fleksibel arbeidsflyt med muligheter for flere godkjenningsledd og roller. Det er også mulighet for å arbeide med dokumentene før de blir tatt inn som en inngående faktura.

I tillegg har vi forbedret bilagsføringen ved å gjøre bilagsarter og smart kontering tilgjengelig i Fakturamottaket.

Vi anbefaler alle som ønsker å komme i gang å ta kontakt med en av oss i Uni Micro for gjennomgang og opplæring i de nye funksjonene. På denne måten vil dere sikre dere oversikt over alle nyhetene og ikke minst en effektiv bruk fra dag en.

Modulen vil bli gjort tilgjengelig til kunder fra 1. juli og utover høsten. For de som ønsker å gjøre seg bedre kjent med modulen før oppstart anbefaler vi å ta kontakt med en av våre selgere eller delta på et av våre webkurs.

Arbeidsflyt

33

Contracting

Vår prosjektmodul har denne våren fått flere oppgraderinger som vi håper vil gjøre flyten i deres prosjekter enda bedre og mer effektiv. Blant nyhetene er:

Kostnader fra fakturamottak direkte på ordre. Ved å bruke «oref» feltet i fakturamottaket kan dere nå splitte kostnadene til prosjektet på den enkelte ordre i fakturamottaket.

Det er også kommet en egen tilbudsfane i Contract-ing slik at dere kan følge prosjektene for forespørsel fra kunde til prosjektet er avsluttet.

Andre viktige endringer i Contracting

• Oppgradering til samme type menyer som i øvrige moduler Uni Økonomi®

• Implementering av Smartsøk

• Mulighet for å benytte vanlige fakturablanketter i fakturaforslag

Kostnader fra fakturamottak på

ordre

34

Fakturamottak på Web (Uni24)

I tillegg til at vi har lansert nytt Fakturamottak i Uni Økonomi V3, har vi nå kommet med løsning for godkjenning av faktura på web.

Her får dere mulighet til å tildele faktura på samme måte som tidligere, forskjellen er bare at brukeren enkelt med PC, Mac, nettbrett eller mobil kan gå inn og godkjenne fakturaen. Brukeren får tilgang til:

Komplett oversikt over alle sine faktura på web

• Historikk på leverandøren

• Merknader og kommentarer

• Påføre prosjekt og avdeling

Mange nye muligheter ved bruk av EHF

Støtte for forhåndsdefinert rapport som vedlegg. På denne måten følger alltid ordrebekreftelsen eller fakturablanketten dere ønsker med på utsendelsen. Mange bedrifter og sluttkunder ønsker fortsatt å sende og motta standard blanketter, dette får dere nå muligheten med denne funksjonaliteten.

35

Andre viktige forbedringer

• Mulighet for å sende på nytt

• Mulighet for å legge til og endre vedlegg før ny utsendelse

• Oversikt over vedlegg i oversiktsbildet

Purring på web (Uni24)

I Uni24 faktura har vi laget støtte for purring og oppfølging av utestående faktura. På denne måten kan dere følge faktura fra opprettelse til oppfølging og innbetaling. Purreløsningen i Uni24 er har store likhetstrekk med løsningen i Uni Økonomi V3 og lar dere purre valgfritt antall ganger, benytte purregebyr og utsendelse på epost og papir.

Støtte for forhånds-definert rapport som

vedlegg.

36

Annonse

Begrense dine tap?Lei av at dine faktura ikke blir betalt i tide? Du kan sikre deg mot tap ved å kredittsjekke dine kunder og få en effektiv innfordring.

Som bruker av Uni Micro har du allerede tilgang til kredittsjekk og inkasso direkte i ditt program. Bisnode og Akros Inkasso hjelper deg å unngå tap på fordringer og gjør det lett å kredittsjekke dine kunder og leverandører - sammen gir dette deg økt effektivitet og lønnsomhet.

“Fordelen vi har med bruken av kredittvurdering fra Bisnode er at vi unngår inkasso. Vi har ikkje hatt inkassosaker på 5 år. Alle kunder blir vurdert ved kvar bestilling.

Det er ein kjempefordel at kredittsjekken ligg integrert i den programvaren (UNI) som vi brukar til fakturering og rekneskap. Lite administrasjon og full oversikt over betalingsevnen til kunden. Arne Meland - Jerven AS

“Akros Inkasso står for glimrende kundeservice og tett oppfølging. Thor Harald Mathisen - Fana Stein AS

Ønsker du å vite mer:Henvendelse til Bisnode ved Jorunn Grønmyr (Jorunn.Gronmyr@Bisnode.no) og Akros ved Mads B Songve (mads@akros.no)

Moderne teknologi med bredbånd og fiber, som har stor kapasitet og høye hastigheter, åpner nye muligheter for både kunder og regnskaps-byråer. Nå kan man i praksis ha regnskapet «på huset», selv om både server og programvare befinner seg på motsatt kant av landet, da alt ligger lagret oppe i «skyen».

Tidligere var det vanlig at man enten førte regnskapene selv eller overlot jobben til et byrå. I dag står ikke valget lenger mellom enten eller, man kan si ja takk til begge deler. «Vi opplever et økende antall henvendelser fra kunder som i utgangspunktet fører regnskapene selv,

men som ønsker å knytte seg til et regn-skapskontor for avlastning og faglig veiled-ning» sier Erik Bergh, daglig leder i EDB & Regnskapsservice AS som er sentralt plassert på Bryggen i Bergen.

Bergh forteller at de logger seg på kundenes system fra deres eget kontor, og utfører den jobben som kunden til enhver tid ønsker og har behov for. Alternativt kan klientene ha dataene hos EDB & Regnskapsservice AS og logge seg på for å registrere data og se status.

EDB & REGNSKAPSSERVICE AS

Foto: Jo-Anne Albertsen

38

EDB & Regnskapsservice AS tilbyr Uni Micro som en totalleveranse med klientlisenser, drift av økonomisystemet, regnskap og rådgiving, back up og serverløsning. De tilbyr Uni24 for dem som ønsker en enkel og prisgunstig nettsky løsning og klientoppkobling på Uni V3 Enterprise for dem som ønsker all funksjonalitet som Uni Micro tilbyr. For nye kunder setter de opp systemet med nødvendige innstillinger og en tilpasset kontoplan. Uni Økonomi er svært brukervennlig, og man kan enkelt sette seg inn i alle rutinemessige oppgaver, og ta ut rapporter etter eget ønske. For de som er litt usikre, kan EDB & Regnskapsservice bidra med tips og annen veiledning tilpasset deres behov.

«Våre løsninger passer de fleste kunder, store som små. Uansett om kunden vil føre hele, deler, eller ingenting av regnskapet selv, har vi en løsning som passer. Våre kunder kan når som helst endre/oppgradere avtalene og logge inn på våre Uni Micro systemer» sier Bergh.

De vil fortsatt tilby tradisjonelle regnskapsløsninger til de som ønsker det, og kommer nok til å ta imot bilagsmapper til bokføring i flere år fremover. Men det er en klar trend at flere og flere klienter ønsker tilgjengelighet og oppdaterte tall fortløpende.

«EDB & Regnskapsservice AS sine regnskapsførere på tur i byfjellene. Disse sporty og glade damene gir full innsats både på kontoret og i fjellet.»

39

Spar tid og penger- velg automatisk oversendelse av inkassosaker til Lindorff fra Uni Økonomi®

Lindorff ble stiftet i 1898 av Eynar Lindorff under navnet Creditreformforeningen og kan se tilbake på en over 110 år lang historie.

Selskapet leverer markedsledende inkassoløsninger til alle typer virksomheter uavhengig av størrelse.

Annonse

Enkel i bruk og frigjør tidIntegrasjonen mellom UniMicro og Lindorff reduserer manuelle håndteringer og holder dine systemer oppdatert.

Hva skjer etter at saken er sendt til inkasso?Innfordringsstrategien bygger på en betalingsmotiverende dialog med skyldner som kan kombinere brev, telefon, e-post og sms. Saksbehandlerne som håndterer dine krav har solid opplæring i hvordan ulike skyldnere skal håndteres.

• Lindorff sine kunder er fornøyde - resultat fra forrige tilfredshetsundersøkelse 8,1 av 10 mulige.

• Skyldnere oppfatter Lindorff som seriøse - resultat fra forrige tilfredshetsundersøkelse 3,4 av 4 mulige.

Lindorff AS har et samarbeid med Uni Micro om inkassotjenester. Avtalen gir alle kunder av Uni Micro gode priser og vilkår.

Klikk her for å se fordelsavtale med Lindorff AS.

Kontakt oss gjerne uavhengig av om du kun ønsker informasjon om integrasjonsløsningen eller for andre spørsmål om inkasso.

Vi gjør det vi kan for å finne riktig løsning til deg.

Trine StefferudTlf.: 24 16 25 12trine.stefferud@lindorff.com

Annonse

HØYAKTIVITETSalgsavdelingen i Uni Micro har lagt bak seg et hektisk første halvår. I tillegg til de vanlige salgsaktivitetene har vi deltatt på flere arrangement i regi av NARF. Det har vært to seanser med fagdager nå på våren i henholdsvis Oslo og Trondheim. Vi har også deltatt på NARF’s årsmøte i Tromsø nå i juni.

Forum4IT har eksistert i vårt naboland Sverige i mange år, og 17. mars var det oppstart i Oslo. Her samles de fleste leverandører av forretningssystemer i Norge og bedrifter som ser etter nytt økonomisystem har anledning til å treffe alle leverandører på et sted. Vi i Uni Micro deltok på arrangementet.

Eliaden er en messe for elektrobransjen på Norges Varemesse på Lillestrøm, som gikk av stabelen nå i juni. Håndverks-bransjen er et satsingsområde for oss i Uni Micro og vi er i ferd med å bli en betydelig aktør. Vi tilbyr sammen med våre samar-beidspartnere komplette løsninger for de ulike bransjene innenfor håndverk. Eliaden

var dermed en viktig arena å vise våre løsninger. Med et nytt standkonsept og større stand enn tidligere ble vi lagt godt merke til på messen. Responsen fra publikum var over all forventning og messen ga oss mange potensielle kunder for videre oppfølging. I tillegg traff vi mange eksisterende kunder i løpet av messedagene.

Caroline og Aud er klar for aktive dager på Eliaden 2014

42

Andre halvår

NARF’s fagdager gir faglig påfyll til regn-skapsbyråene/regnskapsførerne, som er vår største bransje målt i omsetning. Vi deltar derfor på alle NARF’s fagdager rundt i landet. I tillegg har vi stand på årsmøtet til Den Norske Revisorforening i september

LOAD er den viktigste logistikk og nett-handelsdagen. Arrangementet går av stabelen i Oslo i september. Vår salgs- av-deling deltar sammen med vårt datterselskap Uni Micro Web.

OTD (Offshore Technology Days 2014) foregår i år i Bergen i oktober. Vi deltar sammen med en av våre kunder, Vangdal Regnskap.

Vi håper både nye og eksisterende kunder som skal på noen av disse arrangemen-tene stikker innom og tar en prat med oss.

Aud i samtale med messedeltakere på Eliaden 2014

Tina og Louise deltok på NARF sitt årsmøte i Tromsø

43

Nettsiden må være en viktig del av din salgsaktivitet.

For de fleste bedrifter er det flere som besøker hjemmesiden din, enn som leser annet markedsmateriell. Derfor bør du bruke nettstedet aktivt til å innhente relevant trafikk og få respons. Hjemmesiden bør på en enkel måte kommunisere bedriftens budskap tydelig til både eksisterende og potensielle kunder. Samtidig må det være enkelt for publikum å navigere og finne nødvendig informasjon.

Mobiltilpasset hjemmeside

Vi leverer alle nettsider med responsive webdesign. Det betyr at nettsiden tilpasser seg disponibel skjermflate automatisk. En og samme side fungerer optimalt både på stasjonær/portabel datamaskin, nettbrett og smarttelefon. All erfaring vi har med nettsider viser at stadig flere bruker nettopp smarttelefon når de leter etter

44

informasjon på nettet. Derfor er det viktig å ha en nettside som gir et godt førsteinntrykk når den besøkende er inne for å få informasjon om dine tjenester eller produkter. Enkel oppdatering

Du får kontroll på din egen hjemmeside, og kan enkelt redigere tekst, bilder og øvrig innhold. Om du ønsker kan du også oppdatere siden ved å sende en e-post.

Sosiale medier

Vi kan legge inn funksjonalitet som henter opp din strøm fra Facebook, Instagram eller Twitter. Du kan vise frem videoer fra YouTube og Vimeo og hente kart fra Google Maps.

Fleksibel utvidbar løsning

Med Uni Hjemmeside som plattform kan du også utvide med tilleggsmoduler for å sende nyhetsbrev, starte netthandel eller tilby kurs og møtebooking.

Lag hjemmesiden selv, og bestill i dag

Vi har laget et verktøy for at du selv skal kunne lage din egen hjemmeside. Med vår malvelger, kan du selv velge mal, samt bestemme hvilke farger du ønsker på

hjemmesiden. Om dette ikke skulle være nok, kan vi naturligvis både lage skredder-sydd design og sideoppsett.

Prøv den og bli overbevist du også: www.unimicroweb.no/malvelger/hjemmeside

Kampanje

Frem til og med juli har vi kampanje på Uni Hjemmeside. Det betyr at vi byr på de månedlige kostnadene ut 2014, samt reduserer prisen på produktet.

Nå kan du komme på nett med en profesjonell og selgende side for bare

kr. 4990,-

45

UNI FREMOVER

UNI ØKONOMI

Remittere mot kunder (Åpne poster)

Stor forbedring at man nå også skal kunne bruke remittering til å betale (tilbake) kunder. Tidligere var dette en helt manuell sak, nå kan f.eks. feilaktige dobbelt- betalinger fra kunde enkelt betales tilbake via remittering.

Oversikt åpne poster også på balansekonti

Det er ikke bare reskontro man trenger å avstemme, også ulike balansekonti kan man nå få oversikt over i vår Åpen post-løsning.

Uni Økonomi og Uni24 er i konstant utvikling og fremover vil vi lansere flere nye løsninger, oppgraderinger og produkter til glede for våre kunder. Følg med på vår hjemmeside, nyhetsbrev og facebooksider for lanseringstidspunkt.

Uni Varsler

Egen varsler i Uni Økonomi som vil varsle deg om nye ting som ligger i systemet, og som du kan ta i bruk for å bli enda mer effektiv. F.eks. dersom du skriver ut mange faktura, vil varsleren gjøre deg oppmerk-som på at vi har en fakturaprinttjeneste, som du kanskje kan ha nytte av.

Uni Varsler hjelper deg å jobbe mer

effektivt

46

Ny og forbedret Likviditetsoversikt

Tar nå også hensyn til bl.a. lønnsutgifter, med muligheter for at man selv kan legge inn forventede tall i kommende perioder.

UNI24 Tilbud

Kompletterer våre løsninger slik at vi nå støtter hele prosessen fra tilbud, via ordre til faktura også på Uni24. Lag ordre av et tilbud eller fakturer et tilbud direkte.

Betaling som grunnlag for bilagsføring («Før som betalt»)

For brukere som betaler først og fører etterpå (!), kommer det en løsning hvor man kan velge å benytte (knapp/menyvalg) «Før som betalt». Dette åpner en dialog med betalingsdato og innbetalingskonto. Kan etter hvert også benytte elektronisk kontoutskrift fra bank som grunnlag direkte.

Rabattmatriser

Gi dine kunder faste og/eller datostyrte rabatter, rabattmatriser vil også bli tilgjengelig på Uni24.

Dokumentfangst fra mobil og epost

Ta bilde, skann strek-kode, eller send et hvilket som helst doku-ment direkte fra din mobil og inn til klienten (e-post eller opplasting i vår APP). Bruk mobil til å fange dokumentasjon der du er, send inn, og behandle den videre i Uni24.

Med Uni24 Android-appen kan du skanne strekkoder på

varer

47

ModalenUni Micro ASØvre Helland5729 ModalenTlf. 56 59 91 00

Du finner oss mange steder:

BergenUni Micro ASKanalveien 1095068 BergenTlf. 55 38 77 00

OsloUni Micro ASKaroline Kristiansensvei 1 0661 OsloTlf. 21 60 17 70

HaugesundUni Micro ASSmedasundet 985525 HaugesundTlf. 52 70 86 10

TrondheimUni Micro Trondheim ASDronningensgt 387011 TrondheimTlf: 73 20 28 21

StavangerUni Micro Stavanger AS Torvmyrveien 264070 RandabergTlf. 51 29 46 11

GodSommer!