F:Manuales de la CGEDIR. GRAL - …sistemas.cgever.gob.mx/2003/Normatividad_Linea/otros/PROC... · dencias y Entidades de la Administración Pública Estatal ... El Plan Veracruzano

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CONTRALORÍA GENERALDIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSDE LA DIRECCIÓN GENERAL DEAUDITORÍA GUBERNAMENTAL

Septiembre, 2003.

Indice

Manual de Procedimientos


Presentación ......................................................................................................................... I

Organigramas ......................................................................................................................... II

Simbología ............................................................................................................................. III

Descripciones de Procedimientos ............................................................................................. IV

1. Coordinación de Auditoría a la Obra Pública

1.1 Revisión de Documentación para Validación y Control de Información de Licitaciones deObra Pública .............................................................................................................. 1

1.2 Seguimiento a la Aprobación de los Recursos Financieros para la Obra Pública que Ejecu-tan las Dependencias y Entidades Estatales ................................................................. 6

1.3 Seguimiento Físico a los Programas de Obra Pública .................................................... 13

1.4 Auditoría a la Obra Pública .......................................................................................... 19

1.5 Contratación de Visitadores Técnicos y Auditores Externos de Obra Pública .................... 26

1.6 Verificación de la Solventación de Observaciones Detectadas en el Seguimiento o Auditoríaa la Obra Pública ........................................................................................................ 30

1.7 Trámite de Pago de Honorarios a Visitadores Técnicos y Auditores Externos de ObraPública ...................................................................................................................... 35

1.8 Certificación de Contratistas ........................................................................................ 38

2. Subdirección de Auditorías Integrales

2.1 Elaboración del Programa Anual de Auditoría Coordinado Contraloría General-Secretaría dela Función Pública ...................................................................................................... 44

2.2 Realización de Auditorías del Programa Coordinado Contraloría General-Secretaría de laFunción Pública .......................................................................................................... 48

2.3 Seguimiento a la Solventación de Observaciones Detectadas en Auditorías del ProgramaCoordinado Contraloría General-Secretaría de la Función Pública .................................... 59

2.4 Apoyo a los Organos Internos de Control y Auditores Externos en la Realización de Audi-torías del Programa Coordinado Contraloría General-Secretaría de la Función Pública ..... 66

Indice



3. Subdirección de Control a la Auditoría Externa y Comisarios

3.1 Registro y Seguimiento de la Realización de Reuniones de Organos de Gobierno de lasEntidades Paraestatales ............................................................................................. 74

3.2 Seguimiento Estadístico de Acuerdos de Organos de Gobierno y Atención a CompromisosContraídos por los Comisarios Públicos ........................................................................ 78

3.3 Registro y Actualización del Padrón de Auditores Externos ........................................... 84

3.4 Designación y Contratación de Servicios de Auditoría Externa a Solicitud de las Depen-dencias y Entidades de la Administración Pública Estatal ............................................ 87

3.5 Supervisión de Auditorías Externas Practicadas a Dependencias y Entidades de la Adminis-tración Pública Estatal ................................................................................................ 91

3.6 Seguimiento a la Solventación de Observaciones Derivadas de Auditorías Externas ......... 95

3.7 Trámite de Pago de Honorarios de Auditores Externos .................................................. 100

3.8 Evaluación de los Auditores Externos en las Dependencias y Entidades de la AdministraciónPública Estatal ........................................................................................................... 103

Directorio ............................................................................................................................... V

Firmas de Autorización ............................................................................................................ VI

Presentación

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I


El Plan Veracruzano de Desarrollo 1999-2004 establece como su cuarto eje rector Dotar a la entidad con unaAdministración Pública moderna que ofrezca mejores servicios.

Para lograr los niveles de productividad, eficiencia, eficacia, transparencia y calidad que la sociedad veracruzanaespera, es necesario que las Dependencias y Entidades cuenten con un marco administrativo que detalle lasactividades que de manera sistemática realizan las áreas que las integran.

Con estos propósitos de claridad y orden, la Contraloría General elaboró el Manual de Procedimientos de laDirección General de Auditoría Gubernamental, como guía del quién y cómo se realizan las actividades, a travésde las cuales se da cumplimiento a las atribuciones que le confiere el Reglamento Interior.

El presente documento es resultado del trabajo conjunto de la Dirección General de Auditoría Gubernamental yla Dirección General de Desarrollo Administrativo, y comprende los siguientes apartados:

*Organigramas, muestra las áreas que integran la Dirección General de Auditoría Gubernamental.

*Simbología, indica de manera gráfica el nombre y significado de los símbolos utilizados en los diagramas deflujo de cada procedimiento.

*Descripción de procedimientos, señala el nombre, objetivo, normas y descripción narrativa y gráfica (diagramasde flujo) de las rutinas de trabajo desarrolladas por las áreas que integran la Dirección General de AuditoríaGubernamental.

a) Descripciónes narrativa, expresa el orden, de manera lógica, detallada y secuencial, en que se desarrollan lasactividades de un procedimiento y señala quiénes son los responsables de su ejecución.

b) Diagramas de flujo, es la representación gráfica de un procedimiento.

* Directorio, enlista los nombres de los principales servidores públicos del área.

* Firmas de autorización, a través de las cuales se precisa la responsabilidad de cada área en la elaboración,revisión y autorización del documento.

Organigramas

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IICONTRALORÍA GENERAL

DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL

SUBDIRECCIÓNDE AUDITORÍAS

INTEGRALES

AUDITORES

SUPERVISORES DEAUDITORÍAS

SUBDIRECCIÓN DECONTROL A LA

AUDITORÍA EXTERNA YCOMISARIOS

SUPERVISORES DEAUDITORÍAEXTERNA

ANALISTA DEAUDITORÍA EXTERNA

ANALISTA DEASISTENCIA ACOMISARIOS

DIRECCIÓN GENERALDE AUDITORÍA

GUBERNAMENTAL

COORDINACIÓN DEAUDITORÍA A LA OBRA

PÚBLICA

EJECUTIVO DEPROYECTOS DEFIDEICOMISOS

ANALISTA DEFIDEICOMISOS

EJECUTIVOS DEPROYECTOS DE

COMISARIOS

Organigramas

í


IICONTRALORÍA GENERAL


COORDINACIÓN DEAUDITORÍA A LA OBRA

PÚBLICA

SUPERVISORES DEAUDITORÍA

AUDITORES AUDITORES

DIRECCIÓN GENERALDE AUDITORÍA

GUBERNAMENTAL

EJECUTIVO DE PROYEC-TOS DE CONTROLDE PROGRAMAS

DE OBRA PÚBLICA

EJECUTIVO DEPROYECTOS DE

AUDITORÍA DE OBRASY SERVICIOS

Simbología

III



TerminalIndica el inicio y término del procedimiento.

OperaciónRepresenta la ejecución de una actividad o acciones a realizar con excepción de decisioneso alternativas.

Decisión y/o alternativaIndica el punto dentro del flujo en el que son posibles varios caminos o alternativas(preguntas o verificación de condiciones).

DocumentoRepresenta cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, genere o salga delprocedimiento.

Archivo permanenteIndica que se guarda un documento de forma definitiva.

Archivo temporalIndica que el documento se guarda en forma eventual o provisional.

Sistema informáticoIndica el uso o procesamiento de información en el procedimiento, a través de un sistemainformático.

Disquete o DisketteIndica el uso o procesamiento de información en el procedimiento, a través de una unidadmagnética.

Pasa el tiempoRepresenta una interrupción del proceso.

AclaraciónSe utiliza para realizar una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento.

Conector de actividadRepresenta una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra partelejana del mismo.

Simbología

III



Conector de páginaRepresenta una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagramade flujo.

Preparación o Conector de procedimientoIndica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin para podercontinuar el descrito.

Dirección de flujo o líneas de uniónConecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones.

Dirección de flujo de actividades simultáneasConecta los símbolos señalando el orden simultáneo de dos o más actividades que sedesarrollan en diferente dirección de flujo.

Disco compactoRepresenta la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en unaunidad de lectura óptica.


IVCONTRALORÍA GENERAL


Descripciones de Procedimientos

Directorio

í


VCONTRALORÍA GENERAL


C.P. José Gómez DuránDirector General de Auditoría Gubernamental

Arq. Juan Miguel Orozco AlvarezCoordinador de Auditoría a la Obra Pública

C.P. Carlos Tercero HuertaSubdirector de Auditorías Integrales

C.P. Manuel Gustavo González BureloSubdirector de Control a la Auditoría Externa y Comisarios

Firmas de Autorización

í



VI

XALAPA, VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVESEPTIEMBRE DEL AÑO 2003.

C.P. JOSÉ GÓMEZ DURÁNDIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL

REVISIÓN

LIC. FLOR ALICIA ZAMORA POZOSDIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO

ELABORACIÓN

C.P. RICARDO GARCÍA GUZMÁNCONTRALOR GENERAL

AUTORIZACIÓN

Procedimiento

Normas

Elaboración AutorizaciónAutorizaciónFecha Elaboró Revisó


Autorizó

í

CG/DGAG1

Sept./2003

Dirección General deAuditoría Gubernamental Contralor General

Dirección General deDesarrollo AdministrativoSept./2003


Nombre:Revis ión de Documentación para Val idación y Control de Información deLicitaciones de Obra Pública.

Objetivo:Asegurar que las Dependencias y Entidades ejecutoras de obra pública, formulenla documentación para realizar las licitaciones de Obra Pública con apego estrictoa las leyes que las rigen tanto en el ámbito estatal y federal y lineamientos jurí-dicos establecidos.

Frecuencia:Periódico.

* El Paquete de licitaciones deberá ser entregado a la Coordinación de Auditoría a la ObraPública por la Dependencia o Entidad dentro de los cinco días hábiles antes del evento.

* El Paquete de licitaciones estará integrado por los siguientes Documentos en fotocopia:

En caso de licitación por invitación a cuando menos 3 contratistas: 1) Datos generalesdel proyecto, 2) Oficio de autorización (DIP-POA), 3) Oficio de invitación a lasempresas, 4) Bases, 5) Modelo de contrato, 6) Proyecto ejecutivo autorizado, 7)Catálogo de conceptos, 8) Especificaciones generales, 9) Especificaciones particu-lares, 10) Estudio de factibilidad, 11)Estudio de impacto ambiental, 12) Permisos ylicencias de construcción, 13) Productos de entrega y medios para entrega de losreportes, 14)Términos de referencia (en caso de servicios).

En caso de licitación pública nacional.- 1) Datos generales del proyecto, 2) Oficio deautorización (DIP-POA), 3) Convocatoria, 4) Bases, 5) Modelo de contrato, 6) Soli-citud de publicación en la Gaceta Oficial o Diario Oficial de la Federación, 7) Proyectoejecutivo autorizado, 8) Catálogo de conceptos, 9) Especificaciones generales, 10)Especificaciones particulares, 11) Estudio de factibilidad, 12) Estudio de impactoambiental (según la Ley de Protección al Ambiente o Ley General de Equilibrio Ecológicoy la Protección al Ambiente), 13) Permisos y licencias de construcción, 14) Productosde entrega y medios para entrega de los reportes, etc., 15) Términos de referencia(en caso de servicios).

* La documentación de las Bases de licitación estará integrada por el Modelo de contrato, elProyecto ejecutivo autorizado, las Especificaciones generales, Especificaciones parti-culares de la obra, el Catálogo de conceptos y los Requisitos para elaborar las propuestastécnica y económica.

Normas

í

CG/DGAG2


* La Tarjeta de validación para su acceso al Sistema Electrónico de Contrataciones Guberna-mentales COMPRANET-Ver sólo se elaborará en caso de licitación pública nacional con fondosestatales; así mismo, deberá contener como mínimo la siguiente información: descripción de laobra, el número de convocatoria, el número de licitación, el nombre de la Dependencia o Entidadconvocante, la ubicación de la obra (localidad y municipio) y el programa de obra a la quepertenece.

Los Informes periódicos reportados por las Unidades Administrativa y de Planeación a laContraloría General, se elaborarán de acuerdo con la información del Programa de Seguimien-to de Licitaciones.

* La Coordinación de Auditoría a la Obra Pública también revisará el Paquete de licitacionespúblicas nacionales e internacionales que realicen las Dependencias y Entidades con recursosfederales, s in embargo estas inst i tuciones gest ionarán directamente su registro en elCOMPRANET ante la Secretaría de la Función Pública.

* En la revisión del Paquete de licitaciones públicas nacionales e internacionales a realizarcon recursos federales no se emitirá Tarjeta de Validación.

DescripciónArea Actividad

CG/DGAG3


Coordinación deAuditoría a la ObraPública

1

1A

1A.1

2

2A

2A.1

3

Recibe de la Dependencia o Entidad el Oficio de envío de información enoriginal y el Paquete de licitaciones; revisa si éste está completo y archi-va de manera cronológica permanente, en el Consecutivo por dependen-cia, el original del Oficio de envío de información.

¿Está completo el Paquete de licitaciones?

En caso de no estar completo:Elabora Oficio de solicitud de documentos faltantes en original y copia;recaba la firma del Coordinador de Auditoría a la Obra Pública y envía eloriginal a la Dependencia o Entidad y archiva de manera cronológica perma-nente en el Consecutivo por licitación, la copia como acuse de recibo.

Simultáneamente al tiempo de espera, realiza la actividad número 2.

Recibe de la Dependencia o Entidad, los Documentos solicitados en foto-copia y los integra en el Paquete de licitaciones.

Continúa con la actividad número 2.

En caso de estar completo:Analiza la información contenida en el Paquete de licitaciones y verifica sisu planteamiento se ajusta a las leyes estatal y federal de Obra de acuerdocon el origen del recurso, a los lineamientos jurídicos que rigen la materia ya los montos máximos establecidos en el presupuesto de egresos según lamodalidad de ejecución de la obra y los requisitos mínimos solicitados por laContraloría General.

¿La información se ajusta a las leyes y lineamientos jurídicos?

En caso de no ajustarse a las leyes y lineamientos jurídicos:Señala las inconsistencias en los documentos del Paquete de licitaciones,notifica de éstas a la Dependencia o Entidad; solicita su corrección yarchiva de manera cronológica temporal, el Paquete de licitaciones.

Pasa el tiempo (en un plazo no mayor a 5 días naturales).

Recibe de la Dependencia o Entidad, la fotocopia de la Documentacióncorregida y la integra al Paquete de licitaciones, que obtuvo previamentedel archivo cronológico temporal.


En caso de ajustarse a las leyes y lineamientos jurídicos:Elabora Oficio de respuesta en original y copia, en el que indica a laDependencia o Entidad que puede continuar con el proceso de la licitacióncorrespondiente; recaba la firma del Coordinador de Auditoría a la ObraPública y envía el original a la Dependencia o Entidad y archiva de maneracronológica permanente en el Consecutivo por licitación, la copia comoacuse de recibo.


CG/DGAG4


4

4A

5

6


Determina la siguiente actividad a realizar de acuerdo con la modalidad delicitación que esté revisando.

¿Qué modalidad de licitación está revisando?

En caso de ser Licitación por invitación a cuando menos tres contratistas:Archiva de manera cronológica permanente el Paquete de licitaciones, enel Consecutivo por dependencia.

Fin.

En caso de ser Licitación Pública Nacional (Fondos Estatales):Elabora la Tarjeta de validación en original y copia; recaba la firma delCoordinador de Auditoría a la Obra Pública y entrega el original a la DirecciónGeneral de Control y Evaluación y archiva de manera cronológica perma-nente, en los Consecutivos por licitación y por dependencia, la copia dela Tarjeta de validación como acuse de recibo, y el Paquete delicitaciones, respectivamente.

Pasa el tiempo (después de haberse llevado a cabo las aperturas de loseventos y demás actos).

Recibe de los Organos Internos de Control que corresponda, en fotocopia,el Acta de apertura técnica económica y el Fallo de la licitación;captura la información en el sistema informático del Programa de segui-miento de licitaciones; emite un tanto de éste y archiva de maneracronológica permanente, el Programa de seguimiento de licitaciones untanto y en el Expediente de licitaciones, las fotocopias del Acta de aper-tura técnica económica y el Fallo de la licitación.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

DIRECCION GENERAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTALDIRECCION GENERAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTALCOORDINACION DE AUDITORIA A LA OBRA PUBLICACOORDINACION DE AUDITORIA A LA OBRA PUBLICA

REVISION DE DOCUMENTACION PARA VALIDACION Y CONTROL DE INFORMACIREVISION DE DOCUMENTACION PARA VALIDACION Y CONTROL DE INFORMACION DE LICITACIONES DE OBRA PUBLICAON DE LICITACIONES DE OBRA PUBLICA

C

DEPENDENCIAO ENTIDAD

C

C

PAQUETEDE LICITA-CIONES

DEPENDENCIA OENTIDAD

NO

INICIO

RECIBEY REVISA

OFICIO DEENVIO DE OINFORMA-CION

CONSECUTIVOPOR DEPENDENCIA

¿ESTA COMPLETO

EL PAQUETE DE LICITAC.?

ELABORA,RECABA FIRMA

Y ENVIA

1

RECIBEE INTEGRA

DOCUMENTOSF


SEGÚN MONTO, MODALIDAD Y

REQUISITOS DELICITACION

ANALIZAINFORMACION Y

VERIFICA


1

NO

SI

3


DETERMINAPOR MODALIDAD

DE LICITACION

¿QUEMODALIDAD

DE LICI-TACION?

PUBLICA NACIONAL(FONDOS ESTATALES)

POR INVITACION

CONSECUTIVOPOR

DEPENDENCIA

COORDINADOR DEAUDITORIA A LA OBRA PUBLICA


Y ENTREGA

TARJETA DE VALIDACION O

1

DIRECCION GRAL.DE CONTROL Y EVALUACION

CPAQUETE

DE LICITA-CIONES

ARCHIVA

CONSECUTIVOPOR

DEPENDENCIA


C

FIN

FIN

¿LAINFORMACIONSE AJUSTA A

LEYES Y LINEAM.JURIDICOS?

SI

OFICIO DE SOLIC.DOCUMEN- OTOS FAL-TANTES

1

CONSECUTIVOPOR LICITACION

COORDINADOR DEAUDITORIA A LA

OBRA PUBLICA

2

CPAQUETE

DE LICITA-CIONES

RECIBEE INTEGRA

DOCUMENTACIONCORREGIDA F


3

C


SEÑALA, NOTI-FICA Y SOLICITA

CORRECCION


2


Y ENVIA

OFICIO DERESPUESTA O

CONSECUTIVOPOR LICITACION

FALLO DE FLA LICITA-CION

RECIBE,CAPTURAY EMITE

ACTA DE APER-TURA TEC. FECONOM.

ORGANOSINTERNOSDE CONTROL

C

PROGRAMASEGUIMIENTOLICITACIONES

PROGR.SEGUIM.

LICITA- TCIONES

C

EXPEDIENTE DELICITACIONES

COORDINADOR DEAUDITORIA A LA

OBRA PUBLICA

1


CCONSECUTIVO

POR LICITACION

PLAZO NO MAYOR AA 5 DIAS NATURALES

DESPUES DEHABERSE LLEVADOA CABO APERTURAS

Y DEMAS ACTOS

Procedimiento

Normas



Autorizó

í

CG/DGAG6

Dirección General deAuditoría Gubernamental


Contralor GeneralSept./2003


Nombre:Seguimiento a la Aprobación de los Recursos Financieros para la Obra Pública queEjecutan las Dependencias y Entidades Estatales.

Objetivo:Asegurar el cumplimiento de la gestión financiera por parte de las Dependencias yEntidades para la ejecución oportuna del Programa de Obra Pública (Infraestruc-tura para el Desarrollo).


* La Coordinación de Auditoría a la Obra Pública recibirá de la Secretaría de Finanzas yPlaneación (SEFIPLAN), en los periodos de octubre-noviembre y enero-febrero, de maneradocumental y por medios magnéticos (internet o disquete) el Anteproyecto y Proyecto delPrograma operativo anual, capítulo 6000 «Infraestructura para el Desarrollo» de cada una delas Dependencias y Entidades, conforme sean recibidos por dicha Dependencia.

* El análisis y seguimiento del capítulo 6000 de los Anteproyectos y Proyectos del Programaoperativo anual por parte de la Coordinación de Auditoría a la Obra Pública, obedecerá a losLineamientos para la Gestión Financiera de la Obra Pública, de los que se derivan los criterios:

- Que se incluyan todas las obras reprogramadas del ejercicio anterior que no se conclu-yeron (refrendos).

- Que se incluyan las obras nuevas, de acuerdo a la disponibilidad presupuestal.- Que no incluyan pagos de obras concluidas en años anteriores al actual, a menos que se

justifiquen debidamente.- Que se realicen las Licitaciones Públicas Nacionales oportunamente, una vez aprobados

los recursos.

* Las acciones de seguimiento de obras serán dirigidas a vigilar el avance físico y financiero delos programas de obra pública del ejercicio presupuestal actual.

* Las acciones de revisión de obras serán dirigidas a auditar el ejercicio correcto de los recursosy el cumplimiento de los proyectos de las obras de ejercicios presupuestales anteriores.

* Las adjudicaciones por contrato se deberán realizar a través de licitaciones públicas nacio-nales, invitación a cuando menos 3 contratistas ó adjudicación directa, según sea el monto del

Normas

í

CG/DGAG7


recurso asignado de acuerdo a lo establecido en el Presupuesto de Egresos del Ejercicio.

* El área o Entidad ejecutora enviará a la Coordinación de Auditoría a la Obra Pública el Oficiode notificación para dar a conocer el inicio de la obra en un plazo máximo de 5 días a partirdel evento de adjudicación de contrato.

* Cuando el área o Entidad ejecutora solicite la cancelación de un programa de obra a la Secre-taría de Finanzas y Planeación, la Coordinación de Auditoría a la Obra Pública deberá recibircopia del Oficio por parte de la Dependencia o Entidad que lo emita.


CG/DGAG8


1

1A

2

3

4

4A

Recibe de la SEFIPLAN, por cada área y Entidad ejecutora, el Antepro-yecto del Programa Operativo Anual, de manera documental o mediosmagnéticos; carga la información en el Sistema de Seguimiento de Obra yvalida si los programas que lo integran, se ajustan a los Lineamientos para laGestión Financiera de la Obra Pública.

¿Los programas se ajustan a los Lineamientos para la Gestión Financierade la Obra Pública?

En caso de no ajustarse a los Lineamientos para la Gestión Financiera de laObra Pública:Elabora el Oficio de notificación original y seis copias, dirigido al titular delárea o Entidad ejecutora, en el que señala la situación de incumplimiento;recaba la firma del Coordinador de Auditoría a la Obra Pública y distribuye eloriginal al titular del área o Entidad ejecutora, la primera copia al ContralorGeneral, la segunda copia a la SEFIPLAN, la tercera y cuarta copias a losDirectores Generales de Auditoría Gubernamental y de Control y Evaluaciónrespectivamente, la quinta copia al titular del Organo Interno de Control yarchiva de manera cronológica permanente, la sexta copia como acuse derecibo.

Pasa el tiempo.


En caso de ajustarse a los Lineamientos para la Gestión Financiera de laObra Pública:Identifica y clasifica en el Sistema de Seguimiento de Obra, cuálesprogramas de obra corresponde dar seguimiento a las Delegaciones Regio-nales y cuáles a la Coordinación de Auditoría a la Obra Pública.

Pasa el tiempo.

Recibe de la SEFIPLAN, por cada área y Entidad ejecutora, el Programaoperativo anual, de manera documental y medios magnéticos; carga lainformación en el Sistema de Seguimiento de Obra e identifica, de acuerdocon sus montos autorizados, cuáles corresponden licitar públicamente ycuáles por invitación.

Pasa el tiempo.

Consulta en el Sistema de Seguimiento de Licitaciones o en el Consecu-tivo de licitación por dependencia si las licitaciones se llevaron a cabo.

¿Se llevaron a cabo las licitaciones?

En caso de no haberse llevado a cabo:Elabora un Oficio de recomendación en original y seis copias dirigido altitular del área o Entidad ejecutora, a fin de solicitar la realización de las



CG/DGAG9


5

5A

5A.1

6

7

licitaciones; recaba en éste la firma del Coordinador de Auditoría a la ObraPública y distribuye el original al titular del área o Entidad ejecutora, laprimera copia al Contralor General, la segunda copia a la SEFIPLAN, latercera y cuarta copias a los Directores Generales de Auditoría Guberna-mental y de Control y Evaluación respectivamente, la quinta copia al titulardel Organo Interno de Control y archiva de manera cronológica permanentela sexta copia como acuse de recibo.

Pasa el tiempo.

Conecta con el Procedimiento:Revisión de Documentación para Validación y Control de Licitaciones deObra Pública.

Pasa el tiempo.


En caso de haberse llevado a cabo:Verifica en el Consecutivo por dependencia si el área o Entidad ejecutoranotificó el inicio de la obra.

¿Notificó el inicio de la obra?

En caso de no haber recibido notificación:Elabora el Oficio de solicitud original y copia, dirigido al titular del área oEntidad ejecutora, a fin de que remitan el oficio de notificación de inicio dela obra; recaba en éste la firma del Coordinador de Auditoría a la ObraPública; envía el original al titular del área o Entidad ejecutora y archiva lacopia de manera cronológica permanente, como acuse de recibo.

Pasa el tiempo.

Recibe del titular del área o Entidad ejecutora el Oficio notificación enoriginal en el que le indica el inicio de la obra y lo archiva en el Consecuti-vo por dependencia de manera cronológica permanente.


En caso de haber recibido notificación:Consulta en el Sistema de Seguimiento de Obra y determina los progra-mas de obra que de acuerdo al monto, le corresponda verificar o auditar ala Coordinación, a los Organos Internos de Control y a las Delegaciones,respalda la información en un disquete y elabora la Tarjeta de envío enoriginal y una copia dirigida al Coordinador de Operación Regional, a fin dedar a conocer a los Delegados Regionales las obras a verificar.

Recaba firma del Coordinador de Auditoría a la Obra Pública en la Tarjetade envío original y copia y envía el original con disquete al Coordinador deOperación Regional y archiva la copia como acuse de recibo.

Continúa co



CG/DGAG10


FIN DEL PROCEDIMIENTO

Conecta con los procedimientos:* Seguimiento Físico a los Programas de Obra Pública.* Auditoría a la Obra Pública.



SEGUIMIENTO A LA APROBACION DE LOS RECURSOS FINANCIEROS PARASEGUIMIENTO A LA APROBACION DE LOS RECURSOS FINANCIEROS PARALA OBRA PUBLICA QUE EJECUTAN LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES ESTATALA OBRA PUBLICA QUE EJECUTAN LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES ESTATALESLES

TITULAR DEL ORGANOINTERNO DE CONTROL

DIRECTOR GENERAL DECONTROL Y EVALUACION

INICIO

ELABORA,RECABA FIRMA Y DISTRIBUYE

OFICIO DENOTIFI-CACION 1

TITULAR DEL AREA OENTIDAD EJECUTORA

O

2

3

4

CONTRALOR GENERAL

¿LOS PROG.SE AJUSTAN A LOS LINEAMIEN-

TOS?

SI

NO

SISTEMA DESEGUIMIENTODE OBRA

RECIBE ANTEPROY. POA,

CARGA INF. Y VALIDA

COORD. DE AUDITORIAA LA OBRA PUBLICA

IDENTIFICAY

CLASIFICA

1

5

CONSECUTIVO DELICITACION PORDEPEDEN-CIA

CONSULTA

C

DOCUMENTALO MEDIOS

MAGNETICOS

SEFIPLAN

1

6

SEFIPLAN

DIRECTOR GENERAL DEAUDITORIA GUBERNAMENTAL


RECIBE POA,CARGA INF.

E IDENTIFICA

SEFIPLAN

2

SISTEMA DESEGUIMIENTODE LICITACIO-NES

1

DOCUMENTALO MEDIOS

MAGNETICOS


¿SELLEVARON A

CABO LASLICITACIONES?

SI


DIRECTOR GENERAL DECONTROL Y EVALUACION

ELABORA,RECABA FIRMA Y DISTRIBUYE

OFICIO DE RECOMEN-DACION

1


O

2

3

4

CONTRALOR GENERAL

NO


5

C

6

SEFIPLAN


2

REVISION DE DOC.PARA VAL. Y

CONTROL DE LICITACIONES DEOBRA PUBLICA

CONSECUTIVO PORDEPENDENCIA

VERIFICA INICIO DE

OBRA


SEGUIMIENTO A LA APROBACION DE LOS RECURSOS FINANCIEROS PARASEGUIMIENTO A LA APROBACION DE LOS RECURSOS FINANCIEROS PARALA OBRA PUBLICA QUE EJECUTAN LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES ESTATALA OBRA PUBLICA QUE EJECUTAN LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES ESTATALESLES

TARJETA DEENVIO

PROGRA-MAS

DE OBRA

OTARJETA DEENVIO

O-1

1

OFICO DESOLICITUD O


Y ENVIA

¿NOTIFICO EL INICIO DELA OBRA?

SI

CONSULTA,DETERMINA,RESPALDA Y

ELABORA


3

FIN

NO

1



C

3RECIBE

OFICIO DE ONOTIFI-CACION C


CONSECUTIVOPOR DEPENDENCIA

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:

* SEGUIMIENTO FISICO A LOS PROGRAMAS DE OBRA PUBLICA.

* AUDITORÍA A LA OBRA PUBLICA.

TARJETA DEENVIO

PROGRA-MAS

DE OBRA

RECABA FIRMAY

ENVIA

COORDINADORDE OPERACIONREGIONAL

C


1

Procedimiento

Normas



Autorizó

í

CG/DGAG13





Nombre:Seguimiento Físico a los Programas de Obra Pública.

Objetivo:Verificar que la ejecución de los programas de obra se desarrollen conforme a losproyectos autorizados y con apego a la normatividad en la materia.


* El seguimiento a los programas de obra pública se realizarán en dos ámbitos: documental yfísico.

* El seguimiento documental es responsabilidad de los Organos Internos de Control y se reali-zará al 100% de las obras.

* El seguimiento físico es responsabilidad de las Delegaciones Regionales de la ContraloríaGeneral y de la Coordinación de Auditoría a la Obra Pública, esta última a través de su personalo de los Visitadores Técnicos de Obra, y se realizará de acuerdo con los criterios establecidos.

* Las áreas o Entidades ejecutoras informarán por escrito a la Contraloría General, a través dela Coordinación de Auditoría a la Obra Pública, sobre el inicio de las obras, en un plazo que noexceda a cinco días hábiles a partir del evento.

* La integración del Expediente único de obra deberá conformarse con la documentación queseñalan los Lineamientos para la Gestión Financiera de Obra Pública emitidos anualmen-te por la Secretaría de Finanzas y Planeación.

*La amplitud de la muestra de obras a revisar físicamente por la Coordinación, se ajustará a losporcentajes establecidos en el Manual de Auditoría y Fiscalización de la Obra Pública y Servi-cios Relacionados con la Misma.

* Los Organos Internos de Control remitirán mensualmente a la Coordinación de Auditoría a laObra Pública la documentación para actualizar el Expediente de seguimiento, de acuerdo ala etapa en la que se encuentre el avance de la obra, con los formatos Documento único de

Normas

í

CG/DGAG14


validación siguientes:

- DUV-01 Etapa de aprobación y adjudicación.- DUV-02 Etapa de contratación o acuerdo de ejecución.- DUV-03 Etapa de ejecución de obra.- DUV-04 Etapa de cierre administrativo.

* Los formatos deberán indicar el resultado de la revisión y ostentar la firma, sello y fecha de«REVISADO EN FECHA».

* El seguimiento físico a los programas de obra pública que realicen los Visitadores Técnicosde Obra se realizará con la participación del Supervisor o Residente de Obra y en su caso delContratista.

* El seguimiento físico que la Coordinación de Auditoría a la Obra Pública realice a través delos Visitadores Técnicos de Obra será cuando menos una vez al mes y de acuerdo con loscriterios establecidos en el Manual de Auditoría y Fiscalización de la Obra Pública y ServiciosRelacionados con la Misma y deberán apegarse a lo establecido en este procedimiento.

* Los Visitadores Técnicos de Obra en el desarrollo de sus funciones, asentarán el resultadodel seguimiento en los documentos siguientes:- El Informe técnico de seguimiento (ITS).- El Reporte auxiliar de obra «RAO(S)».- El Reporte fotográfico.

* La Coordinación de Auditoría a la Obra Pública es el área facultada para acreditar a losVisitadores Técnicos de Obra ante los Organos Internos de Control, las Delegaciones Regiona-les de la Contraloría y las áreas o Entidades ejecutoras.

* Las observaciones detectadas en el desarrollo del seguimiento por parte del Visitador Técnicode Obra, deberán ser solventadas inmediatamente por el área o Entidad ejecutora y constatarsu solventación al mes siguiente.

* Si el área o Entidad ejecutora no solventa las observaciones en el plazo de un mes, el Visi-tador deberá asentar al reverso del Informe técnico de seguimiento, las consecuencias quea su juicio se hayan presentado o puedan presentarse.

* El Visi tador Técnico de Obra cert i f icará en el Reporte auxil iar de obra «RAO(S)» laintegración correcta del Expediente técnico de obra , de acuerdo con los criterios esta-blecidos por el Manual de Auditoría y Fiscalización de la Obra Pública y Servicios Relacio-nados con la Misma.

* El resultado del Informe técnico de seguimiento deberá notificarse por escrito a la Depen-dencia en el caso de detectarse observaciones o a la Dirección General de Responsabilidadesy Situación Patrimonial cuando se detecte presunta responsabilidad de servidores públicos pordaño patrimonial al Estado de Veracruz.


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1

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7

7A

Integra con las obras seleccionadas en el Sistema de Seguimiento de Obra,el Programa anual de seguimiento, señalando las obras y responsablesde su verificación y lo emite en tres tantos.

Elabora los Oficios de notificación original y copia, dirigido al Coordinadorde Operación Regional y al Director General de Control y Evaluación, conobjeto de darles a conocer la programación anual; recaba firma del Coordina-dor de Auditoría a la Obra Pública en los Oficios; les turna el original con untanto del Programa anual de seguimiento y archiva de manera cronológicapermanente la copia del Oficio como acuse de recibo y el tercer tanto delPrograma.

Pasa el tiempo.

Recibe de las Dependencias o Entidades, el Oficio de aviso original, en elcual dan a conocer el inicio de la obras programadas y lo archiva de maneracronológica permanente.

Pasa el tiempo.

Elabora el Oficio de notificación en original y cuatro copias, dirigido altitular del área o Entidad ejecutora, a fin de indicar el programa, la fecha, lahora y el responsable del seguimiento físico de la obra y recaba la firma delCoordinador de Auditoría a la Obra Pública.

Fotocopia un ejemplar del Oficio de notificación y distribuye el original altitular del área o Entidad ejecutora, la primera copia al Contralor General, lasegunda copia al Director General de Auditoría Gubernamental, la terceracopia al titular del Organo Interno de Control y archiva de manera cronológicapermanente, la cuarta copia como acuse de recibo y la fotocopia en elExpediente de seguimiento.

Pasa el tiempo.

Se presenta en la ubicación de la obra, en la fecha y hora establecida yrevisa el Expediente técnico de la obra, y completa el Reporte auxiliarde obra «RAO(S)» original con la información básica de la obra.

Realiza la inspección física de la obra y lo coteja con la información delReporte auxiliar de obra «RAO(S)» original, si los siguientes conceptosson congruentes:a) Calidad de los trabajos ejecutados.b) Procedimientos constructivos de los trabajos en proceso.c) Avance físico alcanzado contra el reportado.e) Cumplimiento de programas de obra.f) Fuerza de trabajo, maquinaria y equipo (capacidad de producción).

¿Son congruentes los conceptos revisados?

En caso de no ser congruentes:Indica la incongruencia señalando el avance físico estimado y las observa-


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Continúa co

ciones pertinentes en el Reporte auxiliar de obra «RAO(S)» original e infor-ma al Supervisor o al Residente de la Obra, y en su caso al Contratista, que enun plazo determinado, deberán solventar completamente las observaciones.


En caso de ser congruentes:Señala en el Reporte auxiliar de obra «RAO(S)» original que los avancesreportados con los físicos son congruentes y adecuados.

Firma y recaba las firmas del Supervisor o Residente de la Obra, y en su casodel Contratista en el Reporte auxiliar de obra «RAO(S)» original y da porconcluido el seguimiento físico de la obra.

Elabora y firma el Informe técnico de seguimiento (ITS) en original, en elque establece las observaciones detectadas y los plazos de solventación; loturna a consideración del Coordinador de Auditoría a la Obra Pública y archivaen el Expediente de seguimiento, el Reporte auxiliar de obra «RAO(S)»original, de manera cronológica permanente.

Pasa el tiempo.

Recibe del Coordinador de Auditoría a la Obra Pública el Informe técnico deseguimiento (ITS) en original con la instrucción de las acciones a seguir, quede acuerdo a la relevancia de las observaciones que éste haya consideradopertinentes.

Elabora el Oficio de notificación de resultados en original y cuatro copias,dirigido al titular del área o Entidad ejecutora, a fin de darle a conocer losresultados del seguimiento físico de la obra; recaba en éste la firma del Coor-dinador de Auditoría a la Obra Pública y obtiene una fotocopia del Oficio.

Envía al titular del área o Entidad ejecutora el Oficio de notificación deresultados original; distribuye la primera copia al Contralor General, la segun-da copia al Director General de Auditoría Gubernamental, la tercera copia altitular del Organo Interno de Control y archiva de manera cronológica perma-nente, la cuarta copia como acuse de recibo y en el Expediente de segui-miento, el Informe técnico de seguimiento (ITS) original y el Oficio denotificación de resultados fotocopia.


Conecta con el procedimiento:Verificación de la Solventación de Observaciones Detectadas en el Segui-miento o Auditoría a la Obra Pública.


SEGUIMIENTO FISICO A LOS PROGRAMAS DE OBRA PUBLICASEGUIMIENTO FISICO A LOS PROGRAMAS DE OBRA PUBLICA

COORDINADOR DE AUDITORIAA LA OBRA PUBLICA

1

INICIO


INTEGRAY EMITE

PROGRAMAANUAL DESEGUIMIENTO 3T

T

OFIC. DENOTIFICA-CION

1

PROG.ANUAL

DE SEGUI-MIENTO

ELABORA,RECABA FIRMA Y

TURNA

OFICIO DENOTIFICACION

PROG.ANUAL

DE SEGUI-MIENTO

T

T

OFIC. DENOTIFICA-CION

O

PROG.ANUAL

DE SEGUI-MIENTO

O

COORDINADORDE AUDITORIA A LA OBRA PUBLICA

C

COORDINADOR DEOPERACIÓN REGIONAL

DIRECTOR GENERALDE CONTROL Y EVAL.

RECIBE

OFICIO DEAVISO O

DEPENDENCIAS O ENTIDADES

ELABORA YRECABA FIRMA

OFICIO DENOTIFICA-CION

O-4

COORDINADOR DEAUDITORIA A LAOBRA PUBLICA

C

F

4

FOTOCOPIA Y DISTRIBUYE


3

1

2

O

C

TITULAR DEL ÁREA OENTIDAD EJECUTORA

CONTRALOR GENERAL

DIRECTOR GENERAL DEAUD. GUBERNAMENTAL

TITULAR DEL ORGANOINT. DE CONTROL

SE PRESENTA ,REVISA Y COM-PLETA INFORM.

BASICAEXPEDIENTETECNICO DEOBRA REPOR-

TE AUXDE

OBRA

O

T

REALIZAINSPECCION FIS.

Y COTEJA

REPORTE AUXILIAR DEOBRA

O

¿SON CONGRUEN-

TES LOSCONCEPTOSREVISADOS?

INDICAINCONGRUEN-

CIAS E INFORMA

REPORTEAUXILIAR DEOBRA

O

NO

SI

SEÑALA

REPORTEAUXILIAR DEOBRA

O

FIRMA YRECABA FIRMAS

REPORTE AUXILIAR DEOBRA

O

SUPERVISOR ORESIDENTE YCONTRATISTA(EN SU CASO)

ELABORA, FIRMA Y TURNA

INFORMETECNICO DESEGUIM. REPOR-

TE AUX

DEOBRA

O

O

1

1

EXPEDIENTE DESEGUIMIENTO

C


RECIBE INS-TRUCCION DE ACCIONES A

SEGUIRINFORMETECNICO DESEGUI-MIENTO

O

ELABORA, RECABA FIRMA

Y OBTIENE

OFICIO DENOTIFICACIONDE RESUL-TADOS

F

O-4



C

SUPERVISOR ORESIDENTE YCONTRATISTA(EN SU CASO)


SEGUIMIENTO FISICO A LOS PROGRAMAS DE OBRA PUBLICASEGUIMIENTO FISICO A LOS PROGRAMAS DE OBRA PUBLICA

FIN

F

4

ENVIA Y DISTRIBUYE

OFICIO DENOTIFICACIONDE RESUL-TADOS

3

1

2

O

C


CONTRALOR GENERAL



INFORMETEC.

SEGUI-MIENTO

O

1

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:VERIFICACION DE LA SOLVENTACION DE OBSERVACIONES DETECTADAS EN EL SEGUIMIENTO O AUDITORIA A LA OBRA PUBLICA


C

OFICIODE NOTI-

FICA-CION DERESUL-TADOS

Procedimiento

Normas



Autorizó

í

CG/DGAG19





Nombre:Auditoría a la Obra Pública.

Objetivo:Constatar que el ejercicio de los recursos públicos y la realización de la obrapública se apeguen a la normatividad establecida en la materia.


* Las Obras realizadas por las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo serán auditadas:- A solicitud de los titulares de las Dependencias o Entidades ejecutoras de obra, de otras

autoridades competentes o por instrucción expresa del Contralor General.- A solicitud de los Directores Generales de Auditoría Gubernamental y de Responsabilidades

y Situación Patrimonial.- Cuando la obra haya sido motivo de quejas, denuncias o inconformidades.

* La auditoría a la obra pública se aplicará a programas de recursos estatales o federales,siendo que para estos últimos, se desarrollarán en el marco del Acuerdo de Coordinacióncorrespondiente.

* Los programas de inversión federal se desarrollarán conjuntamente con personal de la Secre-taría de la Función Pública, para lo cual, la Dirección General de Operación Regional de dichainstitución, solicitará el apoyo del Contralor General, mediante oficio.

* La Coordinación de Auditoría a la Obra Pública en el desarrollo de la revisión, asentará losresultados en los siguientes formatos:

- Ficha de datos básicos por obra (FID).- Cédulas de fiscalización por concepto de obra (CEFCO) para obras por contrato, o de

suministro de obra (CEFSO), para obras por administración directa.- Reporte auxiliar de obra «RAO(R)».- Ficha de verificación de obra (FIVO).- Informe evaluativo actual de las irregularidades detectadas (IE).- Acta circunstanciada (AC).

* Los formatos util izados en la auditoría a la obra deberán ser rubricados en todas sus hojas.

Normas

í

CG/DGAG20


* Cuando se trate de auditorías de obra realizadas con recursos federales, a efecto de contarcon la constancia de visita de la obra, se solicitará a las autoridades, asociaciones civiles yrepresentantes de la localidad, que impriman en el Reporte auxiliar de obra «RAO(R)», elsello de la comunidad y el nombre y firma del habitante de la localidad que participó en lainspección y proporcionó información.

* Los prestadores de servicios contratados para realizar auditorías externas, deberán reportarsus resultados en los formatos establecidos por la Coordinación de Auditoría a la Obra Públicapara tal f in y serán entregados por éstos, en los plazos convenidos en el Contrato deprestación de servicios correspondiente.


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Recibe del Contralor General o de las Direcciones Generales de AuditoríaGubernamental, Responsabilidades y Situación Patrimonial o de quien asílo solicite, el Oficio de instrucción o solicitud original, respectivamente,para auditar los programas de obra que se especifican.

Elabora el Oficio de notificación en original y cuatro copias, dirigido altitular del área o Entidad ejecutora, a fin de indicar la realización y fecha deinicio de la auditoría a un programa determinado de obra y recaba en éste lafirma del Coordinador de Auditoría a la Obra Pública.

Envía el original del Oficio de notificación al área o Entidad ejecutora, laprimera copia al Contralor General, la segunda copia al Director General deAuditoría Gubernamental, la tercera copia al titular del Organo Interno deControl y la cuarta copia la archiva como acuse de recibo, de maneracronológica permanente.

Pasa el tiempo.

En la fecha establecida, acude al área o Entidad ejecutora; consulta elExpediente de seguimiento, completa con la información de la obra aauditar, la Ficha de datos básicos por obra (FID) en original; y se presentaen la ubicación de la obra.

Solicita y recibe del Supervisor o Residente de la Obra, en su caso, delContratista, el Expediente técnico de obra; analiza la veracidad yconfiabilidad de la información técnica reportada e integrada en el Expe-diente y completa el formato en original de la Cédula de fiscalización porconcepto de obra (CEFCO) o de suministro de obra (CEFSO), deacuerdo con la modalidad de ejecución de la obra (por contrato o por admi-nistración directa).

Actualiza la información de la Ficha de datos básicos por obra (FID)original con los resultados del análisis y verifica si existen situacionesirregulares que ameriten observar.

¿Existen situaciones irregulares que ameriten observar?

En caso de existir situaciones irregulares que ameriten observar:Anota en la Ficha de datos básicos por obra (FID) original, las observa-ciones detectadas.


En caso de no existir situaciones irregulares que ameriten observar:Realiza la inspección física de la obra y verifica con la información de laCédula de fiscalización por concepto de obra (CEFCO) o de sumi-nistro de obra (CEFSO) original y la Ficha de datos básicos por obra(FID) original, que los avances cualitativo y cuantitativo reportados de la obrasean congruentes con el avance físico estimado en la inspección.


CG/DGAG22


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Continúa co

¿Son congruentes los avances cualitativo y cuantitativo de la obra con elavance físico estimado?

En caso de no ser congruentes los avances cualitativo y cuantitativo de laobra con el avance físico estimado:Completa el formato Reporte auxiliar de obra «RAO(R)» en original yconsigna en éste las observaciones detectadas y devuelve al Supervisor oResidente de Obra, en su caso, al Contratista el Expediente técnico deobra.


En caso de ser congruentes los avances cualitativo y cuantitativo de la obracon el avance físico estimado:Completa el formato Reporte auxiliar de obra «RAO(R)» en original;consigna en éste la correspondencia de la información reportada con la físicay devuelve al Supervisor o Residente de Obra, en su caso, al Contratista elExpediente técnico de obra.

Asigna la fecha de revisión y firma la Ficha de datos básicos por obra (FID)original, la Cédula de fiscalización por concepto de obra (CEFCO) o desuministro de obra (CEFSO) original y el Reporte auxiliar de obra(«RAO(R)» en original; recaba en este último documento la firma del Super-visor o Residente de obra y del Contratista en su caso y archiva de maneracronológica permanente en el Expediente técnico de auditoría, la Cédulade fiscalización por concepto de obra (CEFCO) o de suministro deobra (CEFSO) original.

Convoca al área o Entidad ejecutora, a una reunión de cierre de auditoría;comenta los resultados obtenidos en la misma, con base en la Ficha dedatos básicos por obra (FID) original y el Reporte auxiliar de obra«RAO(R)» en original y completa el formato Acta circunstanciada (AC) enoriginal y copia, asentando en ésta los «HECHOS» derivados de la auditoría,las “Declaraciones” expuestas por el área o Entidad ejecutora y las “Resolu-ciones” acordadas.

Previa lectura del Acta circunstanciada (AC) original y copia, firma y recabala firma de titular del área o Entidad ejecutora, en este documento; le entregala copia con el Expediente técnico de obra y archiva de manera cronológicapermanente, en el Expediente técnico de auditoría, la Ficha de datosbásicos por obra (FID) original y el Reporte auxiliar de obra «RAO(R)»en original.

Consulta el Catálogo de irregularidades y clasifica las observaciones consig-nadas en el Acta circunstanciada (AC) original; completa y firma el formatoInforme evaluativo actual de las irregularidades detectadas (IE) enoriginal.

Elabora el Dictamen técnico de auditoría en dos tantos; recaba en éste lafirma del Coordinador de Auditoría a la Obra Pública y archiva en el Expe-


CG/DGAG23



diente técnico de auditoría, el Acta circunstanciada (AC) original demanera cronológica permanente y el Informe evaluativo actual de lasirregularidades detectadas (IE) en original de manera cronológica tempo-ral.

Elabora el Oficio de envío en original y cuatro copias, dirigido al titular delárea promovente, a fin de remitir los resultados de la revisión; recaba en éstela firma del Coordinador de Auditoría a la Obra Pública y le envía el originalcon un tanto del Dictamen técnico de auditoría.

Distribuye el Oficio de envío, la primera copia al Contralor General, lasegunda copia al titular del Organo Interno de Control, la tercera copia alDirector General de Auditoría Gubernamental y archiva de manera cronológicapermanente, la cuarta copia como acuse de recibo y en el Expedientetécnico de auditoría el otro tanto del Dictamen técnico de auditoría.


Conecta con el procedimiento:Verificación de la Solventación de Observaciones Detectadas en el Segui-miento o Auditoría a la Obra Pública.

14

15


AUDITORIA A LA OBRA PUBLICAAUDITORIA A LA OBRA PUBLICA

CONTRALOR GENERAL,DIRECCIONESGENERALES DE AUDITORIAGUBERNAMENTAL O RESPONSABILIDADES Y SITUACION PAT.

SUPERVISOR,RESIDENTE OCONTRATISTA(EN SU CASO)

EXP.TEC.

DEOBRA

FICHA DE DATOS

BASICOSPOROBRA

SUPERVISOR,RESIDENTE OCONTRATISTA(EN SU CASO)

2

INICIO

RECIBE

OFICIO DEINSTRUCCIONO SOLICITUD

O

4

3




2

O

1

O-4

C

AREA O ENTIDADEJECUTORA

SOLICITA YRECIBE, ANALIZA

Y COMPLETA

EXPEDIENTETECNICO DEOBRA

¿EXISTEN SITUACIONES IRREGULARES QUE AMERITEN

OBSERV?

REALIZA INSPECCION Y

VERIFICACEDULA DEFISCALI-ZACION

O

COMPLETA ,CONSIGNA Y

DEVUELVEREPORTEAUXILIARDE OBRA

O

SI

NO

ANOTA

FICHA DE DATOSBASICOS POROBRA

O

¿SON CONGRUENTESLOS AVANCES

CUALIT. Y CUANT. CON EL AVANCE

FISICO ESTI-MADO?

COMPLETA YCONSIGNA

OBSERVACIONES

REPORTEAUXILIARDE OBRA

O

1

CONSIGNA FECHAFIRMA Y

RECABA FIRMA

FICHA DE DATOSBASICA

O

O

1


ENVIA

CONTRALORGENERAL

DIRECTOR GENERALDE AUDIT. GUB.


ACUDE, CONSUL-TA, COMPLETA Y

SE PRESENTA


FICHA DE DATOS

BASICOSPOROBRA

O

CEDULADE

FISCALI-ZACION

O

ACTUALIZAINFORMACION Y

VERIFICA

FICHA DE DATOSBASICOS POROBRA

O

SI

NO

CEDULADE

FISCALI-ZACION

REPORTEAUXILIAR

DE OBRA

OC

CONVOCA,COMENTA YCOMPLETA

FICHA DE DATOSBASICA

O

O

REPORTEAUX.

DE OBRA

O

RECABA FIRMAY ENTREGA

ACTA CIRCUNS-TANCIADA

FICHADE

DATOSBASIC.

1

O

EXP.TEC.

DE OBRA

REPORTEAUXILIAR

DE OBRA

O


TITULAR DEL AREA O ENTIDAD EJECUTORA

C

SUPERVISOR, RESIDENTE DE LA OBRA O CONTRATISTA(EN SU CASO)

POR CONCEPTODE OBRA O

SUMINISTRO

1POR CONCEPTO

DE OBRA OSUMINISTRO PREVIA

LECTURA

ACTACIR-

CUNS-TANCIA-

DA

O-1

EXPEDIENTETECNICO DE AUDITORIA

EXP.TEC.

DEOBRA

EXPEDIENTETECNICO DE AUDITORIA

EN LA FECHAESTABLECIDA

O

AREA O ENTIDAD EJECUTORA

2

SUPERVISOR, RESIDENTE DE LA OBRA O CONTRATISTA(EN SU CASO)


AUDITORIA A LA OBRA PUBLICAAUDITORIA A LA OBRA PUBLICA

FIN

DISTRIBUYE

OFICIO DEENVIO

4

2

3

1

CONTRALOR GENERAL



1


CONSULTA,CLASIFICA,COMPLETA

Y FIRMA

O

O

INFORME EVALUATIVO

ACTUAL DE IRREGULA-RIDADES

DETEC-TADAS

ACTA CIRCUNS-TANCIADA


DICTAMENTECNICO DEAUDITORIA

O

2T

ACTACIRCUNS-

TANCIA-DA

O

CINFORME

EVALUATIVO ACTUAL DE

IRREGULA-RIDADES

DETEC-TADAS

C


OFICIO DEENVIO

T

O

DICTAMENTECNICO

DE AUDI-

TORIA 1-4OFICIO

DEENVIO


C

CATALOGO DEIRREGULA-RIDADES

EXPEDIENTE TECNICO DEAUDITORIA

TITULAR DELAREA PROMOVENTE

TDICTAM.

TECNICODE

AUDI-TORIA

EXPEDIENTE TECNICO DEAUDITORIA

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:VERIFICACION DE LA SOLVENTACION DE OBSERVACIONES DETECTADAS EN EL SEGUIMIENTO O AUDITORIA A LA OBRA PUBLICA.

Procedimiento

Normas



Autorizó

í

CG/DGAG26





Nombre:Contratación de Visitadores Técnicos y Auditores Externos de Obra Pública.

Objetivo:Elegir profesionales calificados en materia de supervisión de obra pública que seanidóneos para prestar este servicio de acuerdo a las características de los progra-mas a verificar.


asfctya

* En el Contrato de prestación de servicios profesionales se establecerán las obras, losinformes y los periodos de seguimiento que realizará el Visitador Técnico o Auditor Externo deobra pública.

* La Coordinación de Auditoría a la Obra Pública evaluará el desempeño de los VisitadoresTécnicos y a los Auditores Externos de obra pública a fin de determinar próximas contrata-ciones.

* Los Visitadores Técnicos y Auditores Externos de obra pública gestionarán el pago de susservicios ante la Unidad Administrativa, a través de la Coordinación de Auditoría a la ObraPública.


CG/DGAG27



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2

3

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10A

De acuerdo con la obras aprobadas, determina en el Sistema de Seguimien-to de Obra, los programas que se asignarán al seguimiento de VisitadoresTécnicos o Auditores Externos de obra pública.

Consulta en el Padrón de Proveedores y Prestadores de ServiciosProfesionales de la Secretaría de Finanzas y Planeación (SEFIPLAN),y de acuerdo con las características de la obra, selecciona los candidatosidóneos para la contratación de los servicios.

Elabora el Oficio de invitación en original y copia, dirigido a cada candi-dato con objeto de que presenten en un plazo determinado, la cotización desus servicios; y recaba en éste la firma del Coordinador de Auditoría a laObra Pública.

Envía el original del Oficio de invitación a cada candidato y archiva demanera cronológica permanente, la copia como acuse de recibo.

Pasa el tiempo.

Recibe de los candidatos el Oficio de envío original con la Cotización deservicios original y elabora con esta información un Cuadro comparativoen original.

Analiza el Cuadro comparativo original y determina, de acuerdo a la expe-riencia y el costo de los servicios, la adjudicación del contrato y archiva demanera cronológica permanente el Oficio de envío original, la Cotizaciónde servicios original y el Cuadro comparativo original.

Elabora el Oficio de notificación en original y copia, dirigido al prestadorde servicios seleccionado para informarle sobre la adjudicación de los servi-cios y recaba la firma del Coordinador de Auditoría a la Obra Pública.

Envía el original de Oficio de notificación al prestador de servicios yarchiva la copia como acuse de recibo, de manera cronológica permanente.

Elabora el proyecto de Contrato de prestación de servicios profesio-nales con el prestador del servicios en tres tantos; lo turna al Director Jurídi-co para su revisión y autorización.

Pasa el tiempo.

Recibe del Director Jurídico el Contrato de prestación de servicios profe-sionales en tres tantos y verifica si está firmado (autorizado) o si indicamodificaciones.

¿Está firmado o indica modificaciones?

En caso de indicar modificaciones:Realiza las modificaciones al Contrato de prestación de servicios profe-sionales; desecha los tres tantos del Contrato modificado, lo emite entres tantos y turna al Director Jurídico.


CG/DGAG28


11


Continúa co

Pasa el tiempo.


En caso de estar firmado:Recaba la firma del prestador de servicios y del Jefe de la Unidad Administra-tiva en el Contrato de prestación de servicios profesionales en tres tantosy distribuye un tanto al Jefe de la Unidad Administrativa, otro tanto al prestadorde servicios y archiva otro tanto de manera cronológica permanente, en elExpediente de contratos.



CONTRATACION DE VISITADORES TECNICOS Y AUDITORES EXTERNOS DE OBRCONTRATACION DE VISITADORES TECNICOS Y AUDITORES EXTERNOS DE OBRA PUBLICAA PUBLICA

OFICIO DEINVITA-CION

INICIO

O-1

ESTA FIRMADO


DETERMINA


CONSULTA PADRON Y

SELECCIONA


1

OFICIO DEINVITACION O

ENVIA CANDIDATO

C

O

OFICIO DEENVIO O

RECIBE Y ELABORA

COTIZA-CION

DESERVICIOS CUADRO

COMPA-RATIVO

CANDIDATOS

O

CUADRO COMPARATIVO O

ANALIZA YDETERMINA

OFICIODE

ENVIO

O

COTIZA-CION

DESERVICIOS

C


O-1


COORD. DEAUDITORIAA LA OBRA PUBLICA

1


O

ENVIA PRESTADOR DESERVICIOSPROFESIONALES

C

CONTRATO DEPRESTACIONDE SERV.PROF.

3T

ELABORA PROYECTO Y

TURNADIRECTOR JURIDICO

¿ESTA FIRMADO O

INDICA MODI-FICACIO-

NES?

INDICA MODIFICACIONES

1


3T

RECIBE YVERIFICA

DIRECTOR JURIDICO

T


T

RECABA FIRMA

T

JEFE DE LAUNIDAD ADMINISTRATIVA

PRESTADOR DESERVICIOS

C


3T

REALIZA MODIFI-CACIONES, DESE-

CHA, EMITE YTURNA

DIRECTOR JURIDICO

1PRESTADORDE SERV. YJEFE DE LAUNIDAD ADMINIS-TRATIVA

FIN

EXPEDIENTE DECONTRATOS

O

Procedimiento

Normas



Autorizó

í

CG/DGAG30





Nombre:Verificación de la Solventación de Observaciones Detectadas en el Seguimiento oAuditoría a la Obra Pública.

Objetivo:Vigilar el correcto y completo desahogo de las irregularidades detectadas en elejercicio de los recursos y ejecución de las obras públicas por parte de las áreas ounidades ejecutoras.


* Las observaciones a los programas de obra pública detectados durante el seguimiento docu-mental realizado por los Organos Internos de Control deberán solventarse por el área o unidadejecutora antes del inicio de la siguiente etapa de dicho programa. Así mismo, en caso de noser solventadas durante este periodo, se considera un plazo máximo de cinco días para lasolventación definitiva.

* Las observaciones a los programas de Obra Pública detectadas durante el seguimiento físicoo auditorías realizadas por la Coordinación de Auditoría a la Obra Pública, los VisitadoresTécnicos o Auditores Externos de obra o por las Delegaciones Regionales de la ContraloríaGeneral deberán ser solventadas inmediatamente, constatándose la solventación en la próximavisita mensual.

* La Dirección General de Responsabilidades y Situación Patrimonial analizará la procedenciao improcedencia de los casos en lo que el área o Entidad ejecutora no solventen las observacio-nes en los plazos establecidos.

*Además del Reporte auxiliar de obra «RAO(S)(R)», el Visitador Técnico o Auditor Externode obra entregarán el Informe evaluativo y el Reporte fotográfico.


CG/DGAG31



1

1A

1A.1

1A.2

1B

1B.1

1B.2

Recibe de los titulares de los Organos Internos de Control, de la Coordi-nación de Operación Regional, del Visitador Técnico o del Auditor Externode obra, el Reporte auxiliar de obra «RAO(S)(R)» en original y obtiene delarchivo cronológico temporal, el Informe evaluativo actual de las irregu-laridades detectadas (IE) en original y verifica si el área o Entidad ejecutorasolventó las observaciones detectadas en el seguimiento o auditoría practi-cada a la obra.

¿Solventó todas las observaciones?

En caso de no solventar todas las observaciones:Elabora un Oficio de notificación original y copia, dirigido al titular del áreao Entidad ejecutora, a fin de dar a conocer la prórroga del plazo de solventación;y recaba en éste, la firma del Coordinador de Auditoría a la Obra Pública.

Envía el original del Oficio de notificación al titular de dicha área o Entidadejecutora; archiva de manera cronológica permanente la copia como acusede recibo, y en el Expediente técnico de auditoría, el Reporte auxiliarde obra «RAO(S)(R)» en original; así como de manera cronológicatemporal, el Informe evaluativo actual de las irregularidadesdetectadas (IE) original.

Pasa el tiempo.

Recibe de los titulares de los Organos Internos de Control, de la Coordi-nación de Operación Regional, Visitador Técnico o del Auditor Externo deobra, el Reporte auxiliar de obra «RAO(S)(R)» en original y obtiene delarchivo cronológico temporal, el Informe evaluativo actual de las irregu-laridades detectadas (IE) en original y verifica si el área o Entidad ejecutorasolventó las observaciones pendientes.

¿Solventó las observaciones pendientes?

En caso de no solventar las observaciones pendientes:Elabora el Oficio de solicitud en original y cuatro copias, dirigido al DirectorGeneral de Responsabilidades y Situación Patrimonial, a fin de que apliqueel Procedimiento Administrativo Disciplinario a Servidores Públicos; recabaen éste la firma del Coordinador de Auditoría a la Obra Pública y archiva enel Expediente técnico de auditoría, de manera cronológica permanenteel Reporte auxiliar de obra «RAO(S)(R)» en original y de maneracronológica temporal, el Informe evaluativo actual de las irregulari-dades detectadas (IE) en original.

Integra con información del Expediente técnico de auditoría, el Expe-diente soporte documental y lo envía con el original del Oficio de soli-citud, al Director General de Responsabilidades y Situación Patrimonial.

Distribuye el Oficio de solicitud, la primera copia al Contralor General, lasegunda al Director General de Auditoría Gubernamental, la tercera copia altitular del Organo Interno de Control y archiva de manera cronológica perma-nente la cuarta copia como acuse de recibo.


CG/DGAG32


1B.3

1C

2

3

4


Continúa co

Pasa el tiempo.

Recibe del Director General de Responsabilidades y Situación Patrimonialnotificación de procedencia o improcedencia mediante la tercera copia deconocimiento del Oficio citatorio en el primer caso, u Oficio de comen-tarios original y el Expediente soporte documental en el segundo caso yarchiva de manera cronológica permanente.

Fin.

En caso de solventar las observaciones pendientes:Registra el desahogo de las observaciones pendientes en el Informeevaluativo actual de las irregularidades detectadas (IE) en original.


En caso de solventar todas las observaciones:Registra el desahogo de las observaciones en el Informe evaluativo actualde las irregularidades detectadas (IE) en original.

Elabora el Oficio de notificación en original y cuatro copias, dirigido altitular del área o Entidad ejecutora, a fin de dar a conocer que queda libre deobligaciones y responsabilidades derivadas del seguimiento o auditoríapracticados y recaba en éste la firma del Coordinador de Auditoría a la ObraPública.

Envía el Oficio de notificación original al titular del área o Entidad ejecutora;distribuye la primera copia al Contralor General, la segunda copia al DirectorGeneral de Auditoría Gubernamental, la tercera copia al titular del OrganoInterno de Control y archiva de manera cronológica permanente la cuartacopia como acuse de recibo y en el Expediente técnico de auditoría, elReporte auxiliar de obra «RAO(S)(R)» en original con el Informeevaluativo actual de las irregularidades detectadas (IE) en original.



VERIFICACION DE LA SOLVENTACION DE OBSERVACIONES VERIFICACION DE LA SOLVENTACION DE OBSERVACIONES DETECTADAS EN EL SEGUIMIENTO O AUDITORIA A LA OBRA PUBLICADETECTADAS EN EL SEGUIMIENTO O AUDITORIA A LA OBRA PUBLICA

4

1

OFICIO DENOTIFICACION O

O

O

REPORTE AUXILIAR DE OBRA

O

INF. EVAL. ACTUAL DELAS IRREG. DETECT.

INICIO

O

SI

RECIBE YVERIFICA

REGISTRA DESAHOGO DE

OBSERVACIONES

TITULARES DE LOSORGANOS INTERNOSDE CONTROL, DE LA COORDINACIONDE OPERACIÓNREGIONAL, DELVISITADOR TECNICO ODEL AUDITOR EXTERNO DE OBRA

2

OFICIO DESOLICITUD

1

DISTRIBUYE

O

REPORTE AUXILIARDE OBRA

O

RECIBE YVERIFICA

¿SOLVENTOLAS OBSERVA-

CIONESPENDIENTES?

NO

2

INFOR. EVAL.ACTUAL DE LASIRREG. DETEC.

REGISTRA DESA-HOGO DE OBSER-

VACIONES

O

OFICIO DESOLICITUD O-4

ELABORA YRECABA

FIRMA

O

DIRECTOR GENERALDE RESPONSABILIDADESY SITUACION PATRIMONIAL

C


CONTRALOR GENERAL

INF.EVAL.ACT. DE

LAS IRREG. DETECT.

SI

¿SOLVENTOTODAS LAS

OBSERVACIONES?NO

OFICIO DENOTIFI-CACION

O-4

ELABORA Y RECABA FIRMA

2

COORDINADORDE AUDITORIAA LA OBRAPUBLICA

1

OFICIO DENOTIFICACIONO-1


ENVIA

TITULAR DELAREA O ENTIDADEJECUTORA

O

REPORTEAUXILIARDE

OBRA INF. EVALACTUAL DE

LAS IRREG.DETECT.

C

C

TITULARES DE LOS ORGANOS INTERNOS DE CONTROL, DE LA COORDINACION DE OPERACIÓN REGIONAL, DELVISITADOR TECNICO O DEL AUDITOR EXTERNO DE OBRA

INF. EVALACTUAL DE

LAS IRREG.DETECT. C

REPORTE AUXILIAR

DEOBRA INF. EVAL

ACTUAL DE LAS IRREG.DETECT. C

O

EXPEDIENTESOPORTEDOCUMEN-TAL

INTEGRAEXPEDIENTE Y

ENVIA

OFICIODE

SOLICITUD

3

DIRECTOR GENERAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL

TITULAR DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL

C

1

C


O

EXPEDIENTETECNICO DEAUDITORIA

EXPEDIENTETECNICO DEAUDITORIA

DIRECTOR GENERALDE RESPONSABILI-DADES Y SITUACION PATRIMONIAL

C

OFICIO CITATORIOU OFICIO DECOMENTA-RIOS

3/O

RECIBE NOTIFICA-CION DE PROCE-DENCIA O IMPRO-

CEDENCIA

EXP.SOPORTE

DOCU-MENTALEN SU

CASO

FIN

1


VERIFICACION DE LA SOLVENTACION DE OBSERVACIONES VERIFICACION DE LA SOLVENTACION DE OBSERVACIONES DETECTADAS EN EL SEGUIMIENTO O AUDITORIA A LA OBRA PUBLICADETECTADAS EN EL SEGUIMIENTO O AUDITORIA A LA OBRA PUBLICA

1

O

4

FIN

3

1


O

ENVIA YDISTRIBUYE

CONTRALOR GENERAL

2



C


REPORTEAUXILIARDE

OBRAO

INF. EVALACTUAL DE

LAS IRREG.DETECT. EXPEDIENTE

TECNICO DEAUDITORIA

C

Procedimiento

Normas



Autorizó

í

CG/DGAG35





Nombre:Trámite de Pago de Honorarios a Visitadores Técnicos y Auditores Externos deObra Pública.

Objetivo:Vigilar que los pagos a los Visitadores Técnicos y Auditores Externos de obrapública se realicen en los plazos y términos establecidos en el Contrato de pres-tación de servicios profesionales.


* Las auditorías externas a la obra pública que se contraten a solicitud expresa de las Depen-dencias y Entidades de la Administración Pública Estatal se realizarán con cargo al presu-puesto de éstas.

* Los Visitadores Técnicos o Auditores Externos de obra pública tramitarán el pago de sushonorarios, a través de la Coordinación de Auditoría a la Obra Pública ante las Dependencias yEntidades correspondientes, cuando las auditorías se realicen a solicitud de éstas.

* Las auditorías externas a la obra pública que por instrucción del Contralor General sepractiquen en Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal, se realizaráncon cargo al presupuesto de la Contraloría General.

* Los Visitadores Técnicos y Auditores Externos de obra pública tramitarán el pago de sushonorarios ante la Unidad Administrativa de la Contraloría General a través de la Coordinaciónde Auditoría a la Obra Pública, cuando los seguimientos y las auditorías se realicen a solicituddel Contralor General.

* El pago de honorarios a los Visitadores Técnicos y Auditores Externos de obra pública serealizará como sigue: - El primer pago o anticipo (20%), será al firmar el Contrato de prestación de serviciosprofesionales entre la Contraloría General y el Visitador Técnico o Auditor Externo de obrapública. - El importe restante en pagos contra las estimaciones mensuales y la entrega y aceptaciónde los informes mensuales correspondientes.

* Los montos de cada pago se establecerán en el Contrato de prestación de servicios profe-sionales.


CG/DGAG36



1

2

2A

3

4

5

Obtiene del archivo cronológico permanente el Contrato de prestación deservicios profesionales un tanto, y elabora el Cuadro de control depagos en original, en el cual registra la Dependencia o Entidad ejecutora dela obra auditada y el monto de los pagos convenidos y archiva de maneracronológica permanente ambos documentos.

Pasa el tiempo.

Recibe del Visitador Técnico o Auditor Externo de obra pública el Oficio deenvío original y la Factura o el Recibo de honorarios original; obtiene elCuadro de control de pagos del archivo cronológico permanente y verificasi la Factura o el Recibo de honorarios están correctos.

¿Están correctos la Factura o el Recibo de honorarios?

En caso de no estar correctos la Factura o el Recibo de honorarios:Devuelve al Visitador Técnico o Auditor Externo de obra pública la Factura oel Recibo de honorarios original y archiva de manera cronológica perma-nente el Cuadro de control de pagos original y el Oficio de envío origi-nal.

Pasa el tiempo.


En caso de estar correctos la Factura o el Recibo de honorarios:Elabora el Oficio de solicitud original y copia, dirigido al titular de laDependencia o al Director General de la Entidad ejecutora de obra, y en sucaso, al Jefe de la Unidad Administrativa de la Contraloría General, a fin deque tramite el pago de los honorarios del Visitador Técnico o Auditor Externode obra pública y recaba en éste la firma del Director General de AuditoríaGubernamental.

Envía el Oficio de solicitud y la Factura o el Recibo de honorariosoriginales al titular de la Dependencia o al Director General de la Entidadejecutora de obra, y en su caso, al Jefe de la Unidad Administrativa de laContraloría General y archiva de manera cronológica permanente la copiadel Oficio de solicitud como acuse de recibo, en el Expediente decontrol de la auditoría.

Registra en el Cuadro de control de pagos original, el pago tramitado yarchiva de manera cronológica permanente el Cuadro de control depagos.


Procedimiento

Normas



Autorizó

í

CG/DGAG38





Nombre:Certificación de Contratistas.

Objetivo:Otorgar la acreditación a los contrat istas veracruzanos socios de Cámaras oAsociaciones de la Construcción, para simplificar la presentación de sus docu-mentos en los concursos de licitación de obras que promuevan las Dependencias oEntidades de la Administración Pública Estatal.

Frecuencia:Semestral.

* La Constancia de certificación de contratista tendrá una vigencia de seis meses y podrárenovarse a través de la Cámara o Asociación de Contratistas, en un periodo de 15 días natu-rales antes de su vencimiento.

* Sólo podrán solicitar la certif icación, los contratistas que pertenezcan a asociaciones ycámaras de la construcción que hayan firmado el Convenio de colaboración correspondientecon el Gobierno del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

* La documentación que deberán presentar los contratistas interesados en obtener la certifi-cación será la siguiente:

I. LEGALPersonas Morales:- Acta constitutiva.- Poderes.- Identificación oficial del Representante legal.- Cédula profesional del Representante legal.- Comprobante de domicilio.Personas Físicas:- Acta de nacimiento.- Identificación oficial.- Cédula profesional.- Comprobante de domicilio.

II. FINANCIERA:- Estados financieros auditados por contador público externo o dictaminados en su caso, en los

Normas

CG/DGAG39


términos de las disposiciones fiscales.-Última declaración anual.

III. REGISTROS:- Federal de contribuyentes.- Padrón de Contratistas del Gobierno del Estado.- IMSS.- INFONAVIT.- Asociación y Cámara de la Construcción a la que pertenece.

* El certificado deberá ser expedido o negado en un plazo de cinco días naturales a partir delmomento en que se recepcione el Oficio de solicitud por parte del interesado, a través de laCámara o Asociación a la que pertenezca y Documentación legal, financiera y de registro .

* Durante el lapso de vigencia de la certificación, los Contratistas acreditados deberán hacerdel conocimiento de la Contraloría General, las modificaciones a la información legal, financieray de registro, a través de la Cámara o Asociación a la que pertenezcan.

* La Contraloría General podrá cancelar la acreditación de Contratista Certificado, a aquellaspersonas que se encuentren en los supuestos que se señalan en los Convenios Firmados conlas Cámaras o Asociaciones de Contratistas respectivos.


CG/DGAG40



1

1A

2

2A

3

3A

3A.1

Recibe de la Cámara o Asociación de Contratistas, el Oficio de solicitudoriginal y la Documentación legal, financiera y de registro de los solici-tantes de la certificación, en original, copia y disco compacto, y verifica queesté completa.

¿Está completa la documentación?

En caso de no estar completa la documentación:Devuelve a la Cámara o Asociación de Contratistas la Documentación legal,financiera y de registro de los solicitantes de la certificación en original,copia y disco compacto, cuya información no es correcta y/o completa; yarchiva de manera cronológica permanente el Oficio solicitud original.

Pasa el tiempo.


En caso de estar completa la documentación:Coteja que la Documentación legal, financiera, y de registro en copia yel disco compacto, corresponda a los originales presentados.

¿Corresponden los originales con la copia y disco compacto de la Docu-mentación legal, financiera, y de registro?

En caso de no corresponder los originales con las copias y el discocompacto:Continúa con la actividad 1A.

En caso de corresponder los originales con las copias y el disco compacto:Entrega a la Cámara o Asociación de Contratistas la Documentaciónlegal, financiera y de registro en original y verifica en el Sistema delPadrón de Contratistas de la Secretaría de Finanzas y Planeación, que losregistros de los contratistas solicitantes estén vigentes.

¿Están vigentes los registros de los contratistas en el Padrón de Contra-tistas?

En caso de no estar vigentes:Elabora el Oficio de respuesta en original y dos copias dirigido al Presi-dente de la Cámara o Asociación de Contratistas, a fin de dar a conocer lanegativa de otorgar la certificación a los contratistas que no cuentan con elregistro vigente y recaba la firma del Contralor General en éste documento.

Envía a la Cámara o Asociación de Contratistas, el Oficio de respuestaoriginal y primera copia con la Documentación legal, financiera y deregistro en copia y disco compacto de los solicitantes rechazados y archivade manera cronológica permanente, la segunda copia del Oficio derespuesta como acuse de recibo.

Fin.

Registra


CG/DGAG41


En caso de estar vigentes:Elabora las Constancias de certificación de los contratistas aceptadosen original, recaba en éstas la firma del Contralor General y archiva demanera alfabética permanente, en el Expediente por contratista certifi-cado, la Documentación legal, financiera y de registro en copia.

Elabora y recaba la firma del Coordinador de Auditoría a la Obra Pública enla Tarjeta de solicitud en original y una copia, dirigida al Jefe del Depar-tamento de Informática, a fin de solicitar la digitalización de lasConstancias de certificación y la difusión en la página de internet de lainformación legal, financiera y de registro de los contratistas certificados.

Turna al Departamento de Informática el original de la Tarjeta de solicitudcon las Constancias de certificación en original y la Documentaciónlegal, financiera y de registro en el disco compacto de los contratistasaceptados; y archiva de manera cronológica permanente, la copia de laTarjeta como acuse de recibo.

Pasa el tiempo.

Recibe del Departamento de Informática las Constancias decertificación en original de los contratistas aceptados y el discocompacto que contiene la Documentación legal, financiera y deregistro.

Elabora el Oficio de respuesta en original y copia, dirigido al Presidentede la Cámara o Asociación de Contratistas, con objeto de remitir las Cons-tancias de certificación otorgadas y recaba en éste la firma del ContralorGeneral.

Envía a la Cámara o Asociación de Contratistas el Oficio de respuestaoriginal con las Constancias de certificación originales y la Documen-tación legal, financiera y de registro de los contratistas aceptados endisco compacto y archiva de manera cronológica permanente la copia delOficio de respuesta como acuse de recibo.


4

5

6

7

8

9



TRAMITE DE PAGO DE HONORARIOS A VISITADORES TECNICOS Y AUDITORESTRAMITE DE PAGO DE HONORARIOS A VISITADORES TECNICOS Y AUDITORES EXTERNOS DE OBRA PUBLICAEXTERNOS DE OBRA PUBLICA

FACTURA O RECIBO DE

HONORARIOS OFICIO DE

SOLICITUD 1

O-1

OFICIO DESOLICITUD

CUADRODE

CONTROLDE

PAGOS

O

C

FACTURA ORECIBO DE

HONORARIOS

O

OFICIO DEENVIO O

INICIO

OBTIENE, ELABORA

Y REGISTRA

CONTR. DE PREST. SERV. PROFES.

RECIBEY VERIFICA

DEVUELVE

TITULAR DE LA DEPENDENCIA, DIRECTOR GENERAL DE LAENTIDAD O EN SU CASO,JEFE DE LA UNIDADADMINISTRATIVA DE LA CONTRALORIA GENERAL

O

O

T

VISITADOR TECNICO O AUDITOR EXTERNODE OBRA PUBLICA

C

OCUADRO DE

CONTROLDE PAGOS

C

¿ESTANCORRECTOS

LA FACTURA O EL RECIBO?

SI

NO

FACTURA O RECIBO DEHONORARIOS O

CUADRO DECONTROLDE PAGOS

REGISTRA

O


O

ENVIA

OFICIO DESOLICITUD

CUADRO CONTROL

DEPAGOS

1

OFICIO DE

ENVIO

O

C

C

FIN

DIRECTORGENERALDE AUDITORIAGUBERNAMENTAL

1

VISITADOR TECNICO O AUDITOR EXTERNODE OBRA PUBLICA

EXPEDIENTE DECONTROL

DE LA AUDITORIA

Procedimiento

Normas



Autorizó

í

CG/DGAG44





Nombre:Elaboración del Programa Anual de Auditoría Coordinado Contraloría General-Se-cretaría de la Función Pública.

Objetivo:Calendarizar las revisiones a los programas financiados con recursos federalesdesarrollados por las Dependencias y Entidades de la Administración PúblicaEstatal y Federal en el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

Frecuencia:Anual.

* El Programa Anual de Auditoría Coordinado C.G.-Secretaría de la Función Pública sonacciones que integran al Programa del Sistema Estatal de Control y Evaluación de laGestión Pública y Colaboración en Materia de Transparencia y Combate a la Corrupciónpromovido por el Gobierno Federal.

* El Programa Anual de Auditoría Coordinado C.G.-Secretaría de la Función Públicaestará integrado, además de las acciones que le corresponda desarrollar a la Subdirección deAuditorías Integrales, por acciones competencia de otras áreas de la Dirección General deAuditoría Gubernamental.

* El Programa Anual de Auditoría Coordinado C.G.-Secretaría de la Función Públicadeberá elaborarse y concertarse con la Secretaría de la Función Pública durante el primertrimestre de cada ejercicio fiscal.

* Durante el t ranscurso del año, la Subdirección de Auditorías Integrales recibirá de laDirección General de Control y Evaluación, la información financiera y presupuestal derivada delos Convenios y Acuerdos de Coordinación firmados por los Gobiernos del Estado y Federalpara la realización de programas o ejecución de obras, así como sus Reglas de Operación.

* Las acciones que corresponde desarrollar a la Subdirección de Auditorías Integrales contem-pladas en el Programa Anual de Auditoría Coordinado C.G.-Secretaría de la FunciónPública, estarán integradas por:

- La verificación a los recursos del ejercicio actual y la fiscalización a los recursos delejerc ic io anter ior, de los programas f inanciados total o parcia lmente con recursosfederales.

- Auditorías al gasto federal coordinadas con Organos Internos de Control Federales yDespachos Externos contratados por la Secretaría de la Función Pública.


CG/DGAG45


Subdirección deAuditorías Integrales

1

2

3

4

4A

5

6

Recibe de la Dirección General de Control y Evaluación y/o de las Depen-dencias o Entidades Estatales y/o Federales, fotocopia de los Convenios,Acuerdos de Coordinación y Reglas de Operación para la ejecución deprogramas ejercidos con recursos federales; los analiza y de acuerdo conlos techos financieros autorizados, el presupuesto radicado, transferido yejercido, así como aquellos considerados de vigilancia permanente, selec-ciona los programas a auditar que propondrá a la Secretaría de la FunciónPública para incluirlos en el Programa Anual de Trabajo.

Elabora el Proyecto del Programa Anual de Auditoría Coordinado C.G.-Secretaría de la Función Pública en dos tantos, con base en la informa-ción seleccionada y archiva de manera cronológica permanente los Conve-nios, Acuerdos de Coordinación y Reglas de Operación de los progra-mas.

Turna al Director General de Auditoría Gubernamental, el Proyecto delPrograma Anual de Auditoría Coordinado C.G.-Secretaría de laFunción Pública en dos tantos, con objeto de obtener su visto bueno y laaprobación del Contralor General.

Pasa el tiempo.

Recibe del Director General de Auditoría Gubernamental el Proyecto delPrograma Anual de Auditoría Coordinado C.G.-Secretaría de laFunción Pública en un tanto y verifica si indicaron modificaciones.

¿Existe modificaciones a la propuesta del programa?

En caso de tener modificaciones:Realiza al Proyecto del Programa Anual de Auditoría Coordinado C.G.-Secretaría de la Función Pública, las modificaciones indicadas por elDirector General de Auditoría Gubernamental y el Contralor General.

Continúa en la actividad número 5.

En caso de no tener modificaciones:Reproduce tres tantos del Proyecto del Programa Anual de AuditoríaCoordinado C.G.-Secretaría de la Función Pública; turna dos tantos alDirector General de Auditoría Gubernamental, a fin de que sea acordado enreuniones de trabajo con el Visitador Regional de la Secretaría de la FunciónPública y archiva de manera cronológica permanente el otro tanto.

Pasa el tiempo.

Recibe del Director General de Aditoría Gubernamental el Proyecto delPrograma Anual de Auditoría Coordinado C.G.-Secretaría de laFunción Pública en un tanto; realiza las modificaciones derivadas de lareunión con el Visitador Regional de la Secretaría de la Función Pública yarchiva el Proyecto del Programa de manera cronológica permanente.


CG/DGAG46


Pasa el tiempo.

Recibe del Director General de Auditoría Gubernamental el ProgramaAnual de Auditoría Coordinado C.G.-Secretaría de la FunciónPública en fotocopia, firmado por el Director General de OperaciónRegional y el Visitador Regional de la Secretaría dela Función Pública, asícomo por el Contralor General, para su posterior consulta y lo archiva demanera cronológica permanente.

FIN DE PROCEDIMIENTO.

Conecta con los procedimientos:* Realización de Auditorías del Programa Coordinado Contraloría General-Secretaría de la Función Pública.* Apoyo a los Organos Internos de Control y Auditores Externos en laRealización de Auditorías del Programa Coordinado Contraloría General-Secretaría de la Función Pública.


7


CERTIFICACION DE CONTRATISTASCERTIFICACION DE CONTRATISTAS

A

2

OFICIODE

RESPUESTA

1

DOC.LEGAL,

FIN. Y DEREGIS-TRO

NO

1

DOC.LEGAL

FIN. Y DEREGIS-TRO

C

OFICIO DE SOLICI-TUD

O

O

DOC. LEGAL,FIN. Y DEREGIS-TRO

O-1


INICIO

RECIBE YVERIFICA

OFICIO DE SOLICI-TUD

COTEJA CORRESPONDA

O-1

O

CAMARA O ASOCIACION DE CONTRATISTAS

¿ESTA COMPLETALA DOCUMEN-

TACION?

SI

NO

DOC.LEGAL,

FIN. Y DEREGIS-TRO

1

FIN

DOC.LEGAL,

FIN. Y DEREGIST.

DEVUELVE CAMARA O ASOCIACION DE CONTRATISTAS

1

O


¿CORRESPON-DEN LOS ORIGINA-

LES CON LAS COPIASY EL DISCO

COMPACTO?

SI

NO

ENTREGA Y VERIFICA


2

2

PADRON DE CONTRATISTAS

(SEFIPLAN)

¿ESTAN VIGENTES LOS

REGISTROS DE LOSCONTRATISTAS EN EL

PADRON DECONTRA-TISTAS?

SI

ELABORA YRECABA

FIRMA

OFICIO DE RESPUESTA O-2

CONTRALOR GENERAL

ENVIA

OFICIO DE RESPUESTA O-1


C

1

DOC.LEGAL,

FIN. Y DEREGIS-TRO

ELABORA Y RECABA

FIRMA

CONSTANCIA DECERTIFI-CACION

O

CONTRALOR GENERAL

ELABORA Y RECABA

FIRMA

TARJETA DESOLICITUD

O-1

COORD. DE AUDIT. A LAOBRA PUB.

1

DOC.LEGAL,

FIN. Y DEREGIST.

DOC.LEGAL,

FIN. Y DEREGIST.

DOC.LEGAL,

FIN. Y DEREGIST.

EXPEDIENTE PORCONTRATISTACERTIFICADO


CERTIFICACION DE CONTRATISTASCERTIFICACION DE CONTRATISTAS

1

TARJETADE

SOLICITUD

OCONSTAN-

CIAS DE CERTI-

FICACION

TURNA

TARJETA DE SOLICITUD O

DEPARTAMENTO DE INFORMATICA

C

OCONSTANCIAS DE CERTIFI-CACION

RECIBE

DEPARTAMENTO DE INFORMATICA

O-1OFICIO DERESPUESTA

ELABORA Y RECABA

FIRMA

CONTRALOR GENERAL

1

OFICIO DE

RESPUESTA

OCONSTAN-

CIAS DE CERTI-

FICACION

ENVIA


CAMARA O ASOCIACION DECONTRATISTAS

C

FIN

1

DOC.LEGAL,

FIN. Y DEREGIST.

DOC.LEGAL,

FIN. Y DEREGIST.

DOC.LEGAL,

FIN. Y DEREGIST.

Procedimiento

Normas



Autorizó

í

CG/DGAG44





Nombre:Elaboración del Programa Anual de Auditoría Coordinado Contraloría General-Se-cretaría de la Función Pública.

Objetivo:Calendarizar las revisiones a los programas financiados con recursos federalesdesarrollados por las Dependencias y Entidades de la Administración PúblicaEstatal y Federal en el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

Frecuencia:Anual.

* El Programa Anual de Auditoría Coordinado C.G.-Secretaría de la Función Pública sonacciones que integran al Programa del Sistema Estatal de Control y Evaluación de laGestión Pública y Colaboración en Materia de Transparencia y Combate a la Corrupciónpromovido por el Gobierno Federal.

* El Programa Anual de Auditoría Coordinado C.G.-Secretaría de la Función Públicaestará integrado, además de las acciones que le corresponda desarrollar a la Subdirección deAuditorías Integrales, por acciones competencia de otras áreas de la Dirección General deAuditoría Gubernamental.

* El Programa Anual de Auditoría Coordinado C.G.-Secretaría de la Función Públicadeberá elaborarse y concertarse con la Secretaría de la Función Pública durante el primertrimestre de cada ejercicio fiscal.

* Durante el t ranscurso del año, la Subdirección de Auditorías Integrales recibirá de laDirección General de Control y Evaluación, la información financiera y presupuestal derivada delos Convenios y Acuerdos de Coordinación firmados por los Gobiernos del Estado y Federalpara la realización de programas o ejecución de obras, así como sus Reglas de Operación.

* Las acciones que corresponde desarrollar a la Subdirección de Auditorías Integrales contem-pladas en el Programa Anual de Auditoría Coordinado C.G.-Secretaría de la FunciónPública, estarán integradas por:

- La verificación a los recursos del ejercicio actual y la fiscalización a los recursos delejerc ic io anter ior, de los programas f inanciados total o parcia lmente con recursosfederales.

- Auditorías al gasto federal coordinadas con Organos Internos de Control Federales yDespachos Externos contratados por la Secretaría de la Función Pública.


CG/DGAG45



1

2

3

4

4A

5

6

Recibe de la Dirección General de Control y Evaluación y/o de las Depen-dencias o Entidades Estatales y/o Federales, fotocopia de los Convenios,Acuerdos de Coordinación y Reglas de Operación para la ejecución deprogramas ejercidos con recursos federales; los analiza y de acuerdo conlos techos financieros autorizados, el presupuesto radicado, transferido yejercido, así como aquellos considerados de vigilancia permanente, selec-ciona los programas a auditar que propondrá a la Secretaría de la FunciónPública para incluirlos en el Programa Anual de Trabajo.

Elabora el Proyecto del Programa Anual de Auditoría Coordinado C.G.-Secretaría de la Función Pública en dos tantos, con base en la informa-ción seleccionada y archiva de manera cronológica permanente los Conve-nios, Acuerdos de Coordinación y Reglas de Operación de los progra-mas.

Turna al Director General de Auditoría Gubernamental, el Proyecto delPrograma Anual de Auditoría Coordinado C.G.-Secretaría de laFunción Pública en dos tantos, con objeto de obtener su visto bueno y laaprobación del Contralor General.

Pasa el tiempo.

Recibe del Director General de Auditoría Gubernamental el Proyecto delPrograma Anual de Auditoría Coordinado C.G.-Secretaría de laFunción Pública en un tanto y verifica si indicaron modificaciones.

¿Existe modificaciones a la propuesta del programa?

En caso de tener modificaciones:Realiza al Proyecto del Programa Anual de Auditoría Coordinado C.G.-Secretaría de la Función Pública, las modificaciones indicadas por elDirector General de Auditoría Gubernamental y el Contralor General.


En caso de no tener modificaciones:Reproduce tres tantos del Proyecto del Programa Anual de AuditoríaCoordinado C.G.-Secretaría de la Función Pública; turna dos tantos alDirector General de Auditoría Gubernamental, a fin de que sea acordado enreuniones de trabajo con el Visitador Regional de la Secretaría de la FunciónPública y archiva de manera cronológica permanente el otro tanto.

Pasa el tiempo.

Recibe del Director General de Aditoría Gubernamental el Proyecto delPrograma Anual de Auditoría Coordinado C.G.-Secretaría de laFunción Pública en un tanto; realiza las modificaciones derivadas de lareunión con el Visitador Regional de la Secretaría de la Función Pública yarchiva el Proyecto del Programa de manera cronológica permanente.


CG/DGAG46


Pasa el tiempo.

Recibe del Director General de Auditoría Gubernamental el ProgramaAnual de Auditoría Coordinado C.G.-Secretaría de la FunciónPública en fotocopia, firmado por el Director General de OperaciónRegional y el Visitador Regional de la Secretaría dela Función Pública, asícomo por el Contralor General, para su posterior consulta y lo archiva demanera cronológica permanente.

FIN DE PROCEDIMIENTO.

Conecta con los procedimientos:* Realización de Auditorías del Programa Coordinado Contraloría General-Secretaría de la Función Pública.* Apoyo a los Organos Internos de Control y Auditores Externos en laRealización de Auditorías del Programa Coordinado Contraloría General-Secretaría de la Función Pública.


7

DIRECCION GENERAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTALDIRECCION GENERAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTALSUBDIRECCION DE AUDITORIAS INTEGRALESSUBDIRECCION DE AUDITORIAS INTEGRALES

ELABORACION DEL PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIA COORDINADOELABORACION DEL PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIA COORDINADOCONTRALORIA GENERALCONTRALORIA GENERAL--SECRETARIA DE LA FUNCION PUBLICASECRETARIA DE LA FUNCION PUBLICA

C

PROY. PROG. ANUAL AUDIT. COORD. CGE-SEC. FUN.PUB.

¿EXISTENMODIFICACIONES

A LA PROP.PROG?

REALIZAMODIFICACIONES

INDICADAS

SI

REPRODUCEY TURNA

NO

RECIBE Y REALIZAMODIFICACIONES

1

1


ACUERDO DE COORDI-NACION

INICIO

*D.G.C.E.*DEPENDENCIASO ENTIDADESEST. Y/O FED. RECIBE,

ANALIZAY SELECCIONA

CONVENIOS F

CONVE-NIOS

PROY. PROG. ANUAL AUDIT. 2TCOORD. CGE-SEC. FUN.PUB.

ELABORA

C

TURNA PARA VISTO BUENO


DE ACUERDO EN TECHOS FINANCIEROS,PPTOS. RADICADOS, TRANSFERIDOSY EJERCIDOS ASI COMO PROGRAMAS

DE VIGILANCIA PERMANENTE

ACUERDO DE COOR- F

DINA-CION

REGLASDE OPERA- F

CION

REGLASDE OPERA-CION

PROY.PROG. ANUAL AUDIT. 2TCOORD. CGE-SEC. FUN.PUB.

RECIBE YVERIFICA

PROY. PROG. ANUAL AUDIT. TCOORD. CGE-SEC. FUN.PUB.

PROY. PROG. ANUAL AUDIT. 2TCOORD. CGE-SEC. FUN.PUB.

C

PROG. ANUAL AUDITORIA TCOORD. CGE.SEC. FUN.PUB.

RECIBE

FIN

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:

* RELIZACION DE AUDITORIAS DEL PROGRAMA COORDINADO CONTRALORIA GENERAL-SECRETARIA DE LA FUNCION PUBLICA

* APOYO A LOS ORGANOS INTERNOS DE CONTROL Y AUDITORES EXTERNOS EN LAREALIZACION DE AUDITORIAS DEL PROGRAMACOORDINADO CONTRALORIA GENERAL-SECRETARIA DE LA FUNCION PUBLICA

PROY. PROG. ANUAL AUDIT. TCOORD. CGE-SEC. FUN.PUB.

C

T




F

F

F

Procedimiento

Normas



Autorizó

í

CG/DGAG48





Nombre:Realización de Auditorías del Programa Coordinado Contraloría General-Secretaríade la Función Pública.

Objetivo:Verificar el ejercicio correcto de los recursos públicos federales por parte de lasDependencias y Entidades Estatales en la ejecución de los programas.


* El Oficio de Presentación indicará el nombre y ejercicio presupuestal del programa a auditary el nombre del supervisor y auditores; además de señalar que el área a auditar deberá propor-cionar la información que se estime necesaria para efectuar la revisión.

* La Subdirección de Auditorías Integrales solicitará al titular del área auditada, la Documen-tación necesaria en materia contable, presupuestal, jurídica, normativa y administrativa, deacuerdo a las circunstancias que se presenten en la revisión.

*Los Papeles de trabajo estarán integrados por la Cédulas analíticas , sumarias y auxi-liares.

* Cuando en el desarrollo de una auditoría se detecten irregularidades atribuibles a servidorespúblicos en el que exista un posible fincamiento de responsabilidades, se deberá asentar elhecho en la Cédula de observaciones.

*El Oficio de confirmación deberá indicar que la información que el proveedor proporcione, laremita directamente la Dirección General de Auditoría Gubernamental.

*Para efectos del presente procedimiento, el término de Proveedores aplica tanto en personasfísicas o morales, legalmente establecidas dedicadas a la venta de productos y/o bienes comoa prestadores de servicio, o en su caso, contratistas.

Normas

í

CG/DGAG49


*En el Oficio de confirmación se solicitará a los proveedores que proporcionen la siguienteinformación:

- Relación de servicios prestados o ventas de bienes a las Dependencias o Entidades.- Facturas o Relación de facturas cobradas- Número de Cheque, Banco, fecha de cobro.- Nombre de la persona a la que se le prestó el servicio o vendió el bien.

*El proveedor podrá confirmar su información a través de fax.

* El Acta circunstanciada de cierre de auditoría se estructurará con la siguienteinformación:

- Hechos: apartado en el que se señala la auditoría practicada y las observaciones que sederivan de la misma.

- Declaraciones: apartado donde se consigna las aclaraciones y argumentos del titular de laDependencia o Entidad auditada en su defensa.

- Resoluciones: apartado en el que se establecen los compromisos sobre acciones y plazospara solventar o aclarar las observaciones detectadas.

* El Acta circunstanciada de cierre de auditoría y la Cédula de observaciones deberán serfirmadas por el Director General de Auditoría Gubernamental, Supervisor y Auditores, así comopor el titular del área auditada.


CG/DGAG50



1

2

3

4

5

5A

5A.1

5B

Elabora el Oficio de presentación en original y tres copias, dirigido altitular del área a auditar; recaba en éste, la firma del Director General deAuditoría Gubernamental; obtiene una fotocopia y distribuye el original altitular del área auditada, la primera copia al Contralor General, la segundacopia al Director General de Operación Regional de la Secretaría de laFunción Pública y archiva de manera cronológica permanente, la terceracopia, en el Consecutivo de oficios y la fotocopia en el Expediente de laauditoría.

Se presenta en la Dependencia o Entidad, levanta el Acta de inicio deauditoría en dos tantos, indicando en ésta, el programa a auditar, el super-visor y auditores encargados, la fecha de inicio y el alcance de la revisión,así como el nombre y cargo del titular del área a revisar; signa y recaba lafirma del titular del área a auditar.

Entrega al titular del área a auditar un tanto del Acta de inicio de auditoría;obtiene una fotocopia del documento y archiva de manera cronológicapermanente el otro tanto en el Expediente de actas y la fotocopia en elExpediente de la auditoría.

Solicita y recibe del titular del área a auditar, en fotocopias, el Cierreprogramático-presupuestal y la Documentación necesaria; analiza lainformación y elabora los Papeles de trabajo correspondientes.

Determina de la información analizada y consignada en los Papeles detrabajo, si existen inconsistencias en el uso de los recursos públicos de losprogramas auditados y archiva de manera cronológica permanente las foto-copias del Cierre programático-presupuestal y la Documentaciónnecesaria, en el Expediente de la auditoría.

¿Presenta inconsistencias?

En caso de presentar inconsistencias:Solicita verbalmente al titular del área auditada la aclaración de los hechosdetectados y archiva de manera cronológica temporal los Papeles detrabajo.

Pasa el tiempo.

Recibe del titular del área auditada, fotocopia de los Documentoscomprobatorios a los hechos y verifica en los Papeles de trabajo, queobtiene del archivo cronológico temporal, si aclara completamente lasinconsistencias.

¿Aclara completamente las inconsistencias?

En caso de no ser aclaradas completamente:Solicita verbalmente y recibe del titular del área auditada información adi-cional y determina si esclarece la inconsistencia.


CG/DGAG51


¿Esclarece la inconsistencia?

En caso de no esclarecerla:Señala la situación en los Papeles de trabajo y archiva la fotocopia de losDocumentos comprobatorios, en el Expediente de la auditoría, demanera cronológica permanente.


En caso de esclarecerla:Continúa con la actividad número 5E.

En caso de aclarar completamente:Señala la aclaración de la inconsistencia en los Papeles de trabajo, yarchiva de manera cronológica permanente, en el Expediente de laauditoría, la fotocopia de los Documentos comprobatorios.


En caso de no presentar inconsistencias:Obtiene del Expediente de la auditoría información sobre los provee-dores del programa auditado, determina una muestra; los clasifica porubicación geográfica (locales, foráneos y de otros estados) y elabora endos tantos la Relación de proveedores por ubicación y los Oficios deconfirmación en original y copia.

Clasifica y separa los Oficios de confirmación original y copia con surespectiva Relación de proveedores en un tanto, de acuerdo a la juris-dicción de las Delegaciones Regionales de la Contraloría General; yelabora en original y copia el Oficio de envío dirigido al Coordinador deOperación Regional, solicitando la distribución de los Oficios.

Turna al Coordinador de Operación Regional el original del Oficio de envíocon la Relación de proveedores, un tanto y los Oficios de confir-mación original y copia; y archiva la copia del Oficio de envío, comoacuse de recibo, de manera cronológica permanente.

Requisita una Guía de mensajería por cada proveedor de otros Estados;envía a través de este servicio, los Oficios de confirmación en original yarchiva las copias con el Comprobante de su envío de manera cronológicapermanente, en el Expediente de la auditoría.

Distribuye a los proveedores locales los Oficios de confirmación origi-nales y archiva las copias en el Expediente de la auditoría, de maneracronológica permanente como acuse de recibo y de manera cronológicatemporal la Relación de proveedores en un tanto.

Pasa el tiempo

Recibe del Coordinador de Operación Regional los acuses de recibo de los

5C

5D

5E

6

7

8

9

10

11



CG/DGAG52


Oficios de confirmación en copia y los archiva de manera cronológicapermanente, en el Expediente de la auditoría.

Pasa el tiempo.

Recibe de los proveedores los Oficios de confirmación originales;obtiene del Expediente de la auditoría, la Relación de proveedores untanto y verifica si confirmaron todos los proveedores seleccionados.

¿Confirmaron todos los proveedores seleccionados?

En caso de no haber recibido confirmación de todos los proveedores:Solicita y recibe, vía telefónica o a través de fax, la confirmación del provee-dor.


En caso de haber recibido confirmación de todos los proveedores:Consigna la información de los proveedores en los Papeles de trabajo,analiza, determina y señala en éstos, si existen inconsistencias entre sal-dos confirmados y los registros del área auditada; y archiva de maneracronológica permanente, en el Expediente de la auditoría, los Oficiosde confirmación originales con la Relación de proveedores, un tanto.

¿Presentan inconsistencias los saldos?

En caso de presentar inconsistencias:Solicita verbalmente al titular del área auditada la aclaración de los hechosdetectados y archiva de manera cronológica temporal los Papeles detrabajo.

Pasa el tiempo.

Recibe del titular del área auditada, fotocopia de los Documentoscomprobatorios a los hechos y verifica en los Papeles de trabajo, queobtuvo previamente del archivo cronológico temporal, si aclara completa-mente las inconsistencias.

¿Aclara completamente las inconsistencias?

En caso de no ser aclaradas completamente:Solicita verbalmente y recibe del titular del área auditada, la informaciónadicional y determina si esclarece la inconsistencia.

¿Esclarece la inconsistencia?

En caso de no esclarecerla:Señala la situación en los Papeles de trabajo y archiva en el Expedientede la auditoría, de manera cronológica permanente, los Documentoscomprobatorios en fotocopia.

12

12A

13

13A

13A.1

13B

13C



CG/DGAG53



En caso de esclarecerla:Continúa con la actividad número 13E.

En caso de ser aclaradas completamente:Señala la aclaración de la inconsistencia en los Papeles de trabajo yarchiva de manera cronológica permanente, en el Expediente de laauditoría, la fotocopia de los Documentos comprobatorios.


En caso de no presentar inconsistencias:Elabora una Tarjeta de solicitud de supervisión física en original y copia,dirigido al Coordinador de Auditoría a la Obra Pública y la Relación deobras a supervisar en un tanto y recaba la firma del Director General deAuditoría Gubernamental.

Turna el original de la Tarjeta de solicitud al Coordinador de Auditoría a laObra Pública con la Relación de obras a supervisar un tanto; obtieneuna fotocopia de la Tarjeta de solicitud y archiva de manera cronológicapermanente como acuse de recibo, la copia en el Consecutivo de oficios,la fotocopia en el Expediente de la auditoría y de manera cronológicatemporal los Papeles de trabajo.

Pasa el tiempo.

Recibe del Coordinador de Auditoría a la Obra Pública el Informe técnicooriginal y la Ficha de observaciones en original; y verifica si detectaronobservaciones.

¿Detectaron observaciones en la supervisión física?

En caso de haber detectado observaciones:Registra la observación en los Papeles de trabajo que obtiene del archivocronológico temporal.


En caso de no haber detectado observaciones:Elabora con base en los Papeles de trabajo, la Cédula de observa-ciones en dos tantos, indicando el origen, el hecho detectado y la forma desolventación; firma y recaba firma del Director General de Auditoría Guber-namental en la Cédula de observaciones.

Convoca al titular del área auditada a una reunión en la que da a conocer losresultados de la auditoría; acuerdan plazos de solventación y levanta elActa circunstanciada de cierre de auditoría en dos tantos, asentandoen ésta los hechos, declaraciones y resoluciones.

13D

13E

14

15

16

16A

17

18



CG/DGAG54


Signa y recaba las firmas del Director General de Auditoría Gubernamental ydel titular del área auditada en el Acta circunstanciada de cierre de auditoríaen dos tantos; le entrega un tanto al titular del área auditada con la Cédula deobservaciones en un tanto.

Obtiene fotocopia del Acta circunstanciada de cierre de auditoría y de laCédula de observaciones.

Elabora en tres tantos el Informe ejecutivo; turna dos tantos al DirectorGeneral de Auditoría Gubernamental y archiva en el Expediente de laauditoría, el Informe ejecutivo en un tanto, la fotocopia del Acta circuns-tanciada de cierre de auditoría de manera cronológica permanente y lafotocopia de la Cédula de observaciones de manera cronológica temporal;así como en el Expediente de actas de manera cronológica permanente, untanto del Acta circunstanciada de cierre de auditoría y un tanto de laCédula de observaciones.


Conecta con el procedimiento:Seguimiento a la Solventación de Observaciones Detectadas en Auditoríasdel Programa Coordinado Contraloría General-Secretaría de la FunciónPública.

19

20

21


y


REALIZACION DE AUDITORIAS DEL PROGRAMA COORDINADOREALIZACION DE AUDITORIAS DEL PROGRAMA COORDINADOCONTRALORIA GENERALCONTRALORIA GENERAL--SECRETARIA DE LA FUNCION PUBLICASECRETARIA DE LA FUNCION PUBLICA

C

F

T

ACTA DE INICIO DEAUDITORIA T

ACTA DE INICIO DEAUDITORIA

INICIO

ELABORA,RECABA FIRMA,

OBTIENE YDISTRIBUYE

OFICIO DEPRESEN-TACION

SE PRESENTA, LEVANTA, SIGNA

Y REC. FIRMA

1

DIRECTORGENERAL DEAUDITORIAGUBERNAMENTAL

TITULAR DEL AREA AUDITADA

O

TITULAR DELAREA A AUDITAR

C

2

3

F

CONTRALORGENERAL

DIRECTOR GENERALOPER. REG. SEC. FUN.

PUBLICA

2 T

ENTREGAOBTIENE

FOTOCOPIA TITULAR DELAREA A AUDITAR

F

CIERREPROGRAMATICOPRESUPUES-TAL

F

SOLICITA, RECIBE,ANALIZA YELABORA


DOCUMEN-TACION

NECESA-RIA PAPELES

DE TRABAJO

OFICIOSDE

CONFIRMA-CION

O-1

RELACION DEPROVEE-DORES

2T

C

C

PAPELESDE TRABAJO

DOCTOS.COMPRO-

BATORIOS

PAPELESDE

TRABAJO

SI

NO

PAPELESDE

TRABAJO

DOCUMENTOSCOMPROB.

PAPELESDE TRAB.

C

¿PRESENTAINCONSIS-TENCIAS?

SI

NO

SOLICITA VERBALMENTEINFORMACION

Y RECIBE

F

CIERRE PROG.-

PRESU-PUESTAL

F

DETERMINA

PAPELESDE TRABAJO


RECIBE YVERIFICA

F



SOLICITA VER-BALMENTE INF.

Y RECIBE

¿ESCLARECELA INCONSIS-

TENCIA?

SI

NOSEÑALA

ACLARACIONDE INCONSIST.

SEÑALASITUACION

1

2

3

2

OBTIENE INFOR., DETERMINA,CLASIFICA Y

ELABORA

1

3

C

1

DOCUMEN-TACION

NECESA-RIA

¿ACLARA COM-PLETAMENTE LAS

INCONSIS.?

EXPEDIENTE

DE ACTAS

C

EXPEDIENTE DE LA AUDITORIA


FFDOCTOS.

COMPRO-BATORIOS


CCONSECUTIVO

DE OFICIOS

EXPEDIENTEDE LA AUDITORIA

C EXPEDIENTE DELA AUDITORIA



C

REL. DEPROVEE-

DOREST

O

C

REL. DEPROVEE-

DOREST

O

C

OFICIOS DE

CONFIRMA-CION

REL. DEPROVEE-

DOREST

O-1

REL. DEPROVEE-

DOREST

OFICIOS DECONFIRMA-CION

C

PAPELESDE TRABAJO

PROVEEDORESLOCALES

COORDINADORDE OPERACIÓNREGIONAL

C

¿CONFIRMARONTODOS LOS PROVEE-

DORES SELECCIO-NADOS?

SI

NO

4

1

CLASIFICA, SEPARA YELABORA

O-1

OFICIO DE

ENVIO

TURNA

OOFICIO DE ENVIO

O-1

REQUISITA Y ENVÍA

1


O

DISTRIBUYE

C

C


RECIBE

1

RELACION DE

PROVEE-DORES

T


O

RECIBE Y

VERIFICA

SOLICITA YRECIBE

CONFIRMACION

4

CONSIGNA INF.ANALIZA, DETER-MINA Y SEÑALA

2

1OFICIO DE

ENVIO

PROVEEDORGUIA DEMENSAJERIA

COMPRO-

BANTE DE

ENVIO

OFICIOS DE

CONFIRMA-CION

O

OFICIOS DE

CONFIRMA-CION

O

1

EXPEDIENTEDE LA

AUDITORIA

PROVEEDOR

OFICIOS DE

CONFIRMA-CION

EXPEDIENTEDE LA

AUDITORIA

DE ACUERDO CON JURISDICCIONDE LAS DELEGACIONES

REGIONALES DE LA C.G.E.


COORDINADORDE OPERACIÓNREGIONAL

PROVEEDORES



VIA TELEFONICAO A TRAVES DE FAX




DIRECTOR GRAL. DE AUDITORIA

GUBERNAMENTAL

INFORMETECNICO

ELABORA,RECABA FIRMA,

OBTIENE Y TURNA

TARJETA DESOLICITUD

RECIBEY

VERIFICA

T

O-1

F

O

CC

PAPELESDE

TRAB.

DOCTOS.COMPRO-

BATORIOS

PAPELESDE TRABAJO

¿ACLARA COMPLET. LASINCONSISTEN-

CIAS?

SI

NO

PAPELESDE TRAB.

DOCTOS.COMPROB.

PAPELESDE TRA-BAJO

SISOLICITA VER-

BALMENTEACLARACION


RECIBE YVERIFICA

F


TITULAR DELAREA A AUDITADA

SOLICITA VERB.,RECIBE Y

DETERMINA

¿ESCLARECELA INCONSIS-

TENCIA?

SI

NOSEÑALA

ACLARACION

SEÑALASITUACION

5

6

7

6

2

REL.DE

OBRASA SUP

FICHA DE

OBSER-VACIO-NES

C

NO

3

COORD. DE AUDITORIA A LA OBRA PUB.

C

C

PAPELESDE TRABAJO

7

5

TURNA Y

OBTIENE

TARJETA DESOLICITUD

T

O

1

REL.DE

OBRASA SUP


¿PRESENTANINCONSISTENCIAS

LOS SALDOS?

O

EXPEDIENTEDE LA

AUDITORIA

TARJETA DE

SOLICITUD

DOCTOS.COMPRO-

BATORIOS

C

FF


C CONSECUTIVODE OFICIOS




T

CEDULA DE

OBSERV.

DIRECTOR GRAL.AUDITORIA GUB.

INFORMEEJECUTIVO

T

ACTA CIRCUNS-TANCIADA DE CIERRE DE AUDIT.

T

3

PAPELESDE TRABAJO

PAPELES DETRABAJO

2T

REGISTRAOBSERVACION

T

SIGNA Y RECABAFIRMAS

DIRECTOR GENERALDE AUDITORIA GUB. YTITULAR DEL AREAAUDITADA

ELABORA, FIRMAY RECABA

FIRMA

¿DETECTARONOBSERV. EN LA

SUP. FISICA?

SI

NO

CEDULA DEOBSERV.


2T

CONVOCA YLEVANTA


T

CEDULA DE

OBSERV.T

OBTIENE

ELABORA

2T

FIN

DIRECTOR GENERALDE AUDITORIA GUB.

TITULAR DELAREA A AUDITADA

C

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:

SEGUIMIENTO A LAS SOLVENTACION DE OBSERVACIONES DETECTADAS EN AUDITORIAS DEL PROGRAMA COORDINADO C.G.-SECRETARIA DE LA FUNCION PUBLICA

8

8

ACTACIRCUNS-

TANCIADA DE CIERRE DE AUDIT.

T

T

ACTA CIRCUNS-


F

CEDULA DE

OBSERV.

F

CEDULA DE

OBSERVA-CIONES

C

ACTA CIRCUNS-


C

EXPEDIENTEDE LA

AUDITORIA

EXPEDIENTEDE ACTAS

F

F


EXPEDIENTEDE LA

AUDITORIA

C

Procedimiento

Normas



Autorizó

í

CG/DGAG59





Nombre:Seguimiento a la Solventación de Observaciones Detectadas en Auditorías delPrograma Coordinado Contraloría General-Secretaría de la Función Pública.

Objetivo:Vigilar que las Dependencias y Entidades solventen en los términos y plazos acor-dados, las observaciones detectadas en las auditorías practicadas del ProgramaCoordinado Contraloría General-Secretaría de la Función Pública.


* El Expediente soporte documental se integrará con documentación certificada.

* La certificación de la documentación del Expediente soporte documental deberá consignarlos siguientes datos:

-Sello, nombre, cargo y firma del funcionario que tenga facultades para hacerlo en la Depen-dencia o Entidad.-Leyenda «copia fiel del original que forma parte del archivo de la Dependencia o Entidad».

* La Subdirección de Auditorías Integrales recibirá del Director General de Resposabilidades ySituación Patrimonial el Oficio de comentarios con el Expediente soporte documental cuan-do notifique que es improcedente el caso turnado. Asimismo, cuando el caso sea procedente,recibirá el Oficio citatorio tercera copia, de conocimiento.

* La Cédula de observaciones deberá indicar la siguiente información:- Concepto de la observación,- La irregularidad,- La causa y el efecto,- Fundamento legal,- La recomendación correctiva y preventiva- La fecha compromiso de solventación.


CG/DGAG60



1

2

2A

2A.1

2A.2

2A.3

2A.4

Elabora el Oficio citatorio original y copia, al término del plazo establecido,dirigido al titular del área auditada, a fin de citarlo a una reunión para quepresente la documentación de desahogo de observaciones; recaba la firmadel Director General de Auditoría Gubernamental; envía el original al titulardel área auditada y archiva la copia de manera cronológica permanente en elExpediente de auditoría.

Pasa el tiempo.

En reunión de trabajo, recibe del titular del área auditada el Oficio deentrega original y la Documentación de respuesta en fotocopia; analizala información y determina, de acuerdo con la Cédula de observacionesun tanto, que obtuvo del archivo cronológico temporal, si solventó todas lasobservaciones.


En caso de no solventar todas las observaciones:Señala en un tanto de la Cédula de observaciones, aquellas que nofueron desahogadas; informa al titular del área auditada la improcedencia dela solventacion y su motivo, y archiva de manera cronológica permanente enel Expediente de la auditoría, el Oficio de entrega original y la Docu-mentación de respuesta, fotocopia.

Levanta el Acta circunstanciada de desahogo de observaciones en dostantos, asentando en el apartado de «HECHOS», cuántas y cuáles observa-ciones fueron o no solventadas y el plazo ampliado para que la Dependenciao Entidad solvente completamente las observaciones faltantes.

Firma el Acta circunstanciada de desahogo de observaciones en dostantos; recaba en ésta las firmas del titular del área auditada y del DirectorGeneral de Auditoría Gubernamental, así como de los servidores públicosque participaron en la reunión; y le entrega un tanto al titular del área auditada.

Concluye la reunión de trabajo; fotocopia el Acta circunstanciada dedesahogo de observaciones y archiva de manera cronológica permanenteun tanto este documento en el Expediente de actas y la fotocopia en elExpediente de la auditoría; y de manera cronológica temporal, un tantode la Cédula de observaciones.

Pasa el tiempo.

En reunión de trabajo, recibe del titular del área auditada el Oficio deentrega original y la Documentación de respuesta en fotocopia; analizala información y determina, de acuerdo con la Cédula de observacionesun tanto, que obtuvo del archivo cronológico temporal, si solventó las obser-vaciones faltantes.

¿Solventó las observaciones faltantes?


CG/DGAG61


En caso de no solventar las observaciones faltantes:Señala en el tanto de la Cédula de observaciones, aquellas que no fuerondesahogadas; informa al titular del área auditada la improcedencia de lasolventacion y su motivo, y archiva de manera cronológica permanente, en elExpediente de la auditoría, el Oficio de entrega original y la Documen-tación de respuesta, fotocopia.

Levanta el Acta circunstanciada de desahogo de observaciones en dostantos, asentando en el apartado de «HECHOS», cuántas y cuáles observa-ciones fueron o no solventadas; firma el Acta circunstanciada de desaho-go de observaciones en dos tantos; y recaba en ésta las firmas del titulardel área auditada y del Director General de Auditoría Gubernamental, asícomo de los servidores públicos que participaron en la reunión de trabajo.

Fotocopia el Acta circunstanciada de desahogo de observaciones;entrega un tanto de ésta al titular del área auditada y archiva de maneracronológica permanente, el otro tanto en el Expediente de actas y la foto-copia en el Expediente de la auditoría.

Elabora el Proyecto de dictamen jurídico contable en dos tantos; loturna al Director General de Responsabilidades y Situación Patrimonial paraque elabore revisión y archiva de manera cronológica temporal, en el Expe-diente de la auditoría, la Cédula de observaciones un tanto.

Pasa el tiempo.

Recibe del Director General de Responsabilidades y Situación Patrimonial,el Proyecto de dictámen jurídico contable en dos tantos y verifica siseñaló correcciones.

¿Señaló correciones al Proyecto de dictamen jurídico contable?

En caso de haber señalado correciones al Dictamen jurídico contable:Modifica el Proyecto de dictamen jurídico contable y lo emite en dostantos.

Continúa con la actividad número 2D.

En caso de no haber señalado correcciones al Dictamen jurídico contable:Obtiene del Expediente de la auditoría, la Cédula de observaciones untanto, los Papeles de trabajo y la Documentación de respuesta; laintegra en el Expediente soporte documental y elabora el Oficio de soli-citud en original y cuatro copias, dirigido al titular de la Dirección General deResponsabilidades y Situación Patrimonial, a fin de que aplique el Procedi-miento Administrativo Disciplinario para Servidores Públicos.

Recaba en el Oficio de solicitud original y cuatro copias y en los dos tantosdel Dictamen jurídico contable, la firma del Director General de AuditoríaGubernamental; turna al Director General de Responsabilidades y SituaciónPatrimonial el original del Oficio con un tanto del Dictamen y el Expedien-te soporte documental; distribuye las copias del Oficio de solicitud como

2B

2B.1

2B.2

2B.3

2B.4

2C

2D

2D.1



CG/DGAG62


sigue: la primera copia al Contralor General; la segunda copia al titular delárea auditada, la tercera copia al Director General de Operación Regional yContraloría Social de la Secretaría de la Función Pública y archiva de maneracronológica permanente en el Expediente de la auditoría, la cuarta copiadel Oficio y el Dictamen jurídico contable un tanto.

Fin.

En caso de solventar las observaciones faltantes:Continúa con la actividad número 3.

En caso de solventar todas las observaciones:Levanta el Acta circunstanciada de desahogo de observaciones endos tantos, asentando que con la solventación de las observaciones, elárea auditada queda liberada de obligaciones y responsabilidades deriva-das de la auditoría y da por concluidos los trabajos de auditoría.

Firma el Acta circunstanciada de desahogo de observaciones en dostantos; recaba en ésta las firmas del titular del área auditada y del DirectorGeneral de Auditoría Gubernamental, así como de los servidores públicosque participaron en la reunión; y fotocopia el Acta.

Entrega un tanto del Acta circunstanciada de desahogo de observa-ciones al titular del área auditada y archiva de manera cronológica perma-nente en el Expediente de la auditoría, la fotocopia con el original delOficio de entrega, la fotocopia de la Documentación de respuesta y eltanto de la Cédula de las observaciones y en el Expediente de actas,el otro tanto del Acta.

Elabora el Informe ejecutivo de la auditoría en tres tantos y entrega untanto al Contralor General, otro tanto al Director General de AuditoríaGubernamental y archiva de manera cronológica permanente el tercer tantoen el Expediente de la auditoría.


2E

3

4

5

6



SEGUIMIENTO A LA SOLVENTACION DE OBSERVACIONES DETECTADAS EN AUDSEGUIMIENTO A LA SOLVENTACION DE OBSERVACIONES DETECTADAS EN AUDITORIAS ITORIAS DEL PROGRAMA COORDINADO CONTRALORIA GENERALDEL PROGRAMA COORDINADO CONTRALORIA GENERAL--SECRETARIA DE LA FUNCION PUBLICASECRETARIA DE LA FUNCION PUBLICA

TITULAR DELAREA AUDITADA,DIR. GRAL. DE AUDIT. GUBERNAMENTAL YSERVIDORES PUB.QUE PARTICI-PARON

F

TCEDULA

DEOSERV.

DOC. DE RESPUES-TA

F

TCEDULA

DEOSERV.

1

OFICIO CITATORIO

O

FDOC. DE RESPUESTA

OFICIO DEENTREGA

O

T

CEDULADE

OSERV. T

DOC. DE RESPUESTA

TITULAR DELAREA AUDITADA

INICIO

ELABORARECABA FIRMA

Y ENVIATITULAR DELAREA AUDITADA

RECIBE,ANALIZA Y

DETERMINA

OFICIO DEENTREGA

¿SOLVENTOTODAS LASOBSERVA-CIONES?

NO TITULAR DELAREA AUDITADA

SEÑALA EINFORMA

SI

EXPEDIENTE DELA AUDITORIA

F

O

CEDULA DEOSERVACIONES

C

LEVANTA

ACTA CIRCUNS-TANCIADA DE DESAHOGO DEOBSERV.

2T

TITULAR DEL AREA AUDITADA Y TITULAR DEL ORGANOINTERNO DE CONTROL FIRMA, RECABA

FIRMAS YENTREGA

T

T



CONCLUYE YFOTOCOPIA

F

T

RECIBE,ANALIZA Y

DETERMINA

O

OFICIO DEENTREGA


¿SOLVENTO LAS OBSERVACIONES

FALTANTES?

SI NO

LEVANTA. FIRMAY RECABA

FIRMAS

2T

FDOC.

DERESPUESTA

OFICIO DE

ENTREGA

SEÑALA EINFORMA

CEDULA DE OBSERVACIONES

2


FOTOCOPIA YENTREGA

T

1

DIRECTOR GRAL. DEAUDITORIAGUBER-NAMENTAL

C


C

C

EXPEDIENTE DE LAAUDITORIA

C


T

O

C




T

EN REUNION DETRABAJO



LEVANTA Y DAP/ CONCLUIDOS LOS TRABAJOS

2T


1

2

2

C

C


C EXPEDIENTEDE

ACTAS

C


EXPEDIENTEDE

ACTAS




DOC. DE RESPUESTA

PAPELES DE

TRABAJO

CEDULA DEOBSERVA-CIONES T

CEDULADE

OSERV. T

ELABORA YTURNA

2T

1

RECIBE YVERIFICA

OBTIENE, INTEGRA EXP. Y

ELABORA



PROYECTO DE DICTAMENJURID. CONT.

C

DIRECTOR GENERAL DE RESPONSABILIDADES YSITUACION PATRIMONIAL

2T

PROYECTO DE DICTAMENJURID. CONT

¿SEÑALOCORRECCIONES

AL PROY. DEDIC. JURID.

CONT?

SI

NO

3

MODIFICA YEMITE

2T

PROYECTO DE DICTAMENJURIDICOCONTA-BLE

3

OFICIODE

SOLICITUD O-4

C

1

T

RECABA FIRMA, TURNA Y

DISTRIBUYE

OFICIO DESOLICITUD O

C

FIN

DIRECTOR GENERALDE AUDITORIAGUBERNAMENTAL

DICTAMENJURID.

CONT.

EXP.SOPORTEDOC. OFICIO

DESOLICITUD

2

3

4

T


CONTRALOR GENERAL

DIR. GRAL. DE OPER. REG. Y CONTRALORIA SOCIAL DE LASEC. DE LA FUNCION PUBLICA

DICTAMENJURID.

CONT.





TITULAR DEL AREA AUDITADA,DIRECTOR GENERAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL YSERVIDORES PUBLICOSQUE PARTICIPARON

T

CEDULADE

OSERV. T

DOC. DE RESPUESTA

OFICIODE

ENTREGA

F

O

C

F



T

T

T

ELABORA YENTREGA

INFORMEEJECUTIVO T

CONTRALOR GENERAL

DIRECTOR GENERALDE AUDITORIA GUBERNAMENTAL

C

FIN

FIRMA Y RECABAFIRMAS, DA POR

CONCLUID. TRAB.Y FOTOCOPIA

2T


ENTREGA


2

F

ACTACIRCUNS-

TANCIADA DES. DEOBS.


EXPEDIENTEDE ACTAS

C

Procedimiento

Normas



Autorizó

í

CG/DGAG66





Nombre:Apoyo a los Organos Internos de Control y Auditores Externos en la Realización deAuditorías del Programa Coordinado Contraloría General-Secretaría de la FunciónPública.

Objetivo:Apoyar a los Organos Internos de Control Federales y a los auditores externoscontratados por la Secretaría de la Función Pública, en la realización de lasauditorías a las Dependencias o Entidades que ejercen recursos federales y en elseguimiento de las observaciones derivadas de éstas.


*La Dirección General de Auditoría Gubernamental a través de la Subdirección de AuditoríasIntegrales apoyará de manera logíst ica a los auditores externos en la real ización de laauditoría.

* En el caso de audi tor ías real izadas por los Organos Internos de Control Federal , laSubdirección de Auditorías Integrales apoyará en la revisión documental y f ísica que seefectúen.

* La Subdirección de Auditorías Integrales y la Coordinación de Auditoría a la Obra Públicaparticiparán de manera coordinada con los Organos Internos de Control Federales y auditoresexternos, en la revisión física de obras de los programas auditados.

* La Subdirección de Auditorías Integrales enviará a la Dependencia o Entidad a auditar elOficio de notificación, a fin de citar a una reunión de trabajo e indicar la fecha en la que losauditores externos o el Organo Interno de Control Federal iniciarán la auditoría.

* La Subdirección de Auditorías Integrales enviará a la Dependencia o Entidad a auditar elOficio de presentación, en el que dará a conocer la fecha de inicio de la auditoría que realiza-rán los auditores externos o el Organo Interno de Control Federal y nombre del supervisor yauditores responsables.

* La Subdirección de Auditorías Integrales solicitará a la Dependencia o Entidad a auditar,proporcione a los auditores externos o el Organo Interno de Control Federal, un espacio físicode trabajo y la información necesaria para desarrollo de la revisión.

Normas

í

CG/DGAG67


* En la junta convocada por los auditores externos o el Organo Interno de Control Federal, sedarán a conocer a la Dependencia o Entidad el objeto, alcances y periodo de la auditoría.

* En el caso de las auditorías externas, la Subdirección de Auditorías Integrales recibirá dostantos del Acta de inicio de auditoría (además de la fotocopia que se indica en el procedi-miento) y entregará un tanto al Director General de Auditoría Gubernamental para su conoci-miento o el otro tanto lo archivará de manera cronológica permanente en el Expediente deactas.

* La Contraloría General a través de la Dirección General de Auditoría Gubernamental será laencargada de dar seguimiento a la solventación de las observaciones detectadas en lasauditorías a la Dependencia o Entidad.

* El Acta circunstanciada de cierre de auditoría se estructurará con la siguienteinformación:

- Hechos: apartado en el que se señala la auditoría practicada y las observaciones que sederivan de la misma.

- Declaraciones: apartado donde se consigna las aclaraciones y argumentos del titular de laDependencia o Entidad auditada en su defensa.

- Resoluciones: apartado en el que se establecen los compromisos sobre acciones y plazospara solventar o aclarar las observaciones detectadas.

- Lugar y fecha.- Objetivo.

* La Cédula de observaciones deberán ser firmadas por el supervisor y auditores encargados.

* El Acta circunstanciada de cierre de auditoría levantada por los auditores externos o elOrgano Interno de Control Federal, deberá ser firmada por el Director General de AuditoríaGubernamental, el titular de la Dependencia o Entidad auditada y los auditores que participenen la reunión de cierre.


CG/DGAG68



1

2

3

4

5

6

6A

6A.1

6A.2

Recibe de la Secretaría de la Función Pública por conducto e instrucción delContralor General, el Oficio de notificación en original, agenda la reuniónde inicio de la auditoría y archiva el Oficio de manera cronológica perma-nente.

Elabora el Oficio de presentación en original y tres copias, dirigido altitular de la Dependencia o Entidad a auditar; recaba en éste la firma delDirector General de Auditoría Gubernamental y obtiene una fotocopia delOficio.

Distribuye el original del Oficio de presentación al titular de la Depen-dencia o Entidad a auditar, la primera copia al Contralor General, la segundacopia al Director General de Operación Regional y Contraloría Social de laSecretaría de la Función Pública o a los auditores externos; y archiva demanera cronológica permanente la tercera copia en el Consecutivo deoficios y la fotocopia en el Expediente de la auditoría.

Pasa el tiempo.

Asiste a la junta convocada por los auditores externos o el Organo Interno deControl Federal en la Dependencia o Entidad a auditar; acuerdan el apoyo abrindarles y firma a solicitud de éstos, el Acta de inicio de auditoría levan-tada al concluir la reunión.

Recibe de los auditores externos o el Organo Interno de Control Federal,una fotocopia del Acta de inicio de auditoría y la archiva de maneracronológica permanente en el Expediente de la auditoría.

De acuerdo con el tipo de auditoría (externa o del Organo Interno de ControlFederal),determina el apoyo a brindar a los auditores.

¿Qué tipo de apoyo debe proporcionar?

En caso de ser auditoría externa:Apoya de manera logística a los auditores externos en los trabajos de revi-sión documental y física a las acciones del programa auditado.

Pasa el tiempo.

Asiste a la junta convocada por los auditores externos en la que dan aconocer los resultados de la auditoría a la Dependencia o Entidad auditada;acuerdan plazo de solventación e indican que el seguimiento estará a cargode la Contraloría General.

Firma a solicitud de los auditores externos, el Acta circunstanciada decierre de auditoría levantada por éstos para concluir la revisión; recibe untanto del Acta y una fotocopia de la Cédula de observaciones y archiva enel Expediente de la auditoría, de manera cronológica permanente, elprimero documento y de manera cronológica temporal el segundo.



CG/DGAG69


En caso de ser auditoría realizada por el Organo Interno de Control Federal:Apoya al Organo Interno de Control Federal en los trabajos de revisióndocumental y física a las acciones del programa auditado; recibe de éstosen fotocopia la Documentación generada en las revisiones conformese integra el Expediente de la auditoría y la archiva de manera cronológicapermanente.

Pasa el tiempo.

Asiste a la junta convocada por el Organo Interno de Control Federal en laque se dan a conocer los resultados de la auditoría a la Dependencia oEntidad auditada; acuerdan plazo de solventación e indican que el segui-miento estará a cargo de la Contraloría General.

Firma a solicitud del Organo Interno de Control Federal, el Acta circuns-tanciada de cierre de auditoría levantada por éste para concluir la revi-sión; recibe una fotocopia del Acta y de la Cédula de observaciones yarchiva en el Expediente de la auditoría, de manera cronológica perma-nente, el primer documento y de manera cronológica temporal el segundo.

Elabora en tres tantos el Informe ejecutivo; turna dos tantos al DirectorGeneral de Auditoría Gubernamental y archiva de manera cronológicapermanente en el Expediente de la auditoría, el Informe ejecutivo enun tanto.

Pasa el tiempo.

Elabora el Oficio citatorio original y copia al término del plazo estable-cido, dirigido al titular de la Dependencia o Entidad auditada, a fin de citarloa una junta para que presente la documentación de desahogo de observa-ciones derivadas de la auditoría; recaba la firma del Director General deAuditoría Gubernamental; envía el original y archiva la copia como acuse derecibo, de manera cronológica permanente.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Dependencia o Entidad auditada el Oficio de entrega originaly la Documentación de desahogo de observaciones en fotocopia; ana-liza la información y determina, de acuerdo con la Cédula de observa-ciones en fotocopia, que obtuvo del archivo cronológico temporal, sisolventó todas las observaciones.


En caso de no solventar todas las observaciones:Señala en la fotocopia de la Cédula de observaciones aquellas que nofueron desahogadas; informa al titular de la Dependencia o Entidad auditaday archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de laauditoría, el Oficio de entrega original y la Documentación de des-ahogo de observaciones en fotocopia y de manera cronológica temporalla fotocopia de la Cédula de observaciones.

7

8

9

10

11

12

12A



CG/DGAG70


Elabora Oficio de notificación en original y dos copias dirigido al DirectorGeneral de Operación Regional y Contraloría Social de la Secretaría de laFunción Pública, a fin de dar a conocer el avance de la solventación de lasobservaciones, así como la prórroga de tiempo para las observaciones nosolventadas; distribuye el original del Oficio a la Secretaría de la FunciónPública, la primera copia al Contralor General y la segunda copia la archivade manera cronológica permanente como acuse de recibo.

Pasa el tiempo.

Convoca a la Dependencia o Entidad auditada a una reunión de trabajopara que presenten la documentación de solventación de lasobservaciones pendientes.

Pasa el tiempo.

En la reunión de trabajo, recibe de la Dependencia o Entidad auditada elOficio de entrega original y la Documentación de desahogo de obser-vaciones en fotocopia; analiza la información y determina, de acuerdo conla Cédula de observaciones fotocopia, que obtuvo del archivo cronológicotemporal, si solventó todas las observaciones pendientes y archiva demanera cronológica permanente en el Expediente de la auditoría, elOficio de entrega original y la Documentación de desahogo de obser-vaciones en fotocopia.

¿Se solventaron las observaciones pendientes?

En caso de no solventar todas las observaciones pendientes:Levanta el Acta circunstanciada de desahogo de observaciones endos tantos, asentando en el apartado «HECHOS», cuántas y cuáles obser-vaciones no fueron solventadas; firma el Acta y recaba en ésta las firmasdel titular de la Dependencia o Entidad auditada y del Director General deAuditoría Gubernamental, así como de los servidores públicos que partici-paron en la reunión de trabajo.

Entrega al titular de la Dependencia o Entidad auditada un tanto del Actacircunstanciada de desahogo de observaciones; da por concluida lareunión de trabajo y archiva de manera cronológica permanente, en elExpediente de la auditoría, el otro tanto del Acta con la Cédula deobservaciones fotocopia.

Elabora Dictamen en dos tantos; envía el primer tanto al Director Generalde Responsabilidades y Situación Patrimonial y archiva de maneracronológica permanente el segundo tanto, en el Expediente de auditoría.

Fin.

En caso de solventar todas las observaciones pendientes:Continúa con la actividad número 13.

12A.1

12A.2

12A.3

12B

12B.1

12B.2

12C


en


CG/DGAG71


En caso de solventar todas las observaciones:Levanta el Acta circunstanciada de desahogo de observaciones en dostantos, asentando que con la solventación de las observaciones la Depen-dencia o Entidad auditada queda liberada de obligaciones y responsabi-lidades derivadas de la auditoría; firma el Acta y recaba en ésta las firmasdel titular de la Dependencia o Entidad auditada y del Director General deAuditoría Gubernamental, así como de los servidores públicos que participa-ron en la reunión de trabajo.

Entrega al titular de la Dependencia o Entidad auditada un tanto del Actacircunstanciada de desahogo de observaciones; da por concluidos lostrabajos de la auditoría; y archiva de manera cronológica permanente en elExpediente de la auditoría, el Oficio de entrega original, la Documen-tación de desahogo de observaciones en fotocopia, la Cédula deobservaciones en fotocopia y un tanto del Acta circunstanciada dedesahogo de observaciones.


13

14



APOYO A LOS ORGANOS INTERNOS DE CONTROL Y AUDITORES EXTERNOS EN APOYO A LOS ORGANOS INTERNOS DE CONTROL Y AUDITORES EXTERNOS EN LA REALIZACION DE AUDITORIASLA REALIZACION DE AUDITORIASDEL PROGRAMA COORDINADO CONTRALORIA GENERALDEL PROGRAMA COORDINADO CONTRALORIA GENERAL--SECRETARIA DE LA FUNCION PUBLICASECRETARIA DE LA FUNCION PUBLICA

ACTA DE INICIO DEAUDITORIA

F

3


2

INICIO

RECIBE Y AGENDAREUNION

TITULAR DE LA DEPENDENCIAO ENTIDAD A AUDITAR

DISTRIBUYE

OFICIO DEPRESEN-TACION

1

O

C

SECRETARIA DE LAFUNCION PUBLICA

ELABORA , RECABAFIRMA Y

FOTOCOPIA

F

O-3OFICIO DEPRESEN-TACION


CONTRALORGENERAL

DIRECTOR GENERAL DE OPER. REG.Y CONTRALORIA SOCIAL DE LASECRETARIA DE LA FUNCION PUBLICA O AUDITORES EXTERNOS

C

ASISTE A JUNTA,ACUERDAN

APOYO Y FIRMA

FIRMA ACTA Y RECIBE

F

ACTA DE INICIO DE AUDITORIA

AUDITORES EXTERNOS ODEL ORGANO INTERNODE CONTROL FEDERAL

C

DE ACUERDO ALTIPO DE AUDITO-RIA DETERMINA


POR CONDUCTO EINSTRUCCION DEL

CONTRALOR GENERAL

CONSECUTIVODE

OFICIOSC


AUDITORESEXTERNOS ODEL ORGANOINTERNO DECONTROLFEDERAL

¿QUE TIPODE APOYO DEBE

PROPORCIONAR?

AUDITORIAEXTERNA APOYA DE

MANERALOGISTICA

C

FCEDULA DE

OBSERV.

FIRMA YRECIBE

ACTA CIRCUNS-TANCIADA DECIERRE DEAUDITO-RIA

ASISTE A LAJUNTA E INDICAN

SEGUIMIENTO

T C

AUDITORESEXTERNOS

1

EXPEDIENTEDE LA

AUDITORIA

C

FIRMA YRECIBE

ACTA CIRCUNS-TANCIADA DECIERRE DEAUDITO-RIA

APOYA EN LAREVISION Y

RECIBE

ASISTE A LAJUNTA E INDICAN

SEGUIMIENTO

F

FCCEDULA

DEOBSERV.

DOCUMENTACIONGENERADA ENLAS REVI-SIONES

F

C

ORGANO INTERNO DE CONTROLFEDERAL


CONFORMESE INTEGRAEXPEDIENTE

ORGANO INTERNODE CONTROLFEDERAL

ORGANO INTERNO DECONTROL FEDERAL


ELABORA

T

2TINFORMEEJECUTIVO

C

DIRECTORGENERAL DEAUDITORIAGUBERNAMENTAL


1

ELABORA, RECABA FIRMA

Y ENVIA

OFICIOCITATORIO O

1

TITULAR DE LADEPENDENCIA OENTIDAD AUDITADA

C

DIRECTOR GENERALDE AUDITORIAGUB.

RECIBE, ANALIZA Y DETERMINA

OFICIO DEENTREGA O

F

DOCUMEN-TACION DE

DESAHOGODE OBSERV

DEPENDENCIAO ENTIDADAUDITADA

CEDULA DE

OBSERV. F

C

1


APOYO A LOS ORGANOS INTERNOS DE CONTROL Y AUDITORES EXTERNOS EN APOYO A LOS ORGANOS INTERNOS DE CONTROL Y AUDITORES EXTERNOS EN LA REALIZACION DE AUDITORIASLA REALIZACION DE AUDITORIASDEL PROGRAMA COORDINADO CONTRALORIA GENERALDEL PROGRAMA COORDINADO CONTRALORIA GENERAL--SECRETARIA DE LA FUNCION PUBLICASECRETARIA DE LA FUNCION PUBLICA

FIN

F

F

OFICIODE

ENTREGA O

DOC. DE DESAHOGO

DE OBSERV. CEDULA

DE OBSER-VACIO-NES


C

T

DIRECTOR GENERAL DE RESPONSABILIDADESY SITUACION PATRIMONIAL

FCEDULA

DE OBSER-VACIO-NES

FIN

T

DOC. DE DESAHOGO

DE OBSERV.

OFICIODE

ENTREGA

F

OLEVANTA, FIRMA

Y RECABAFIRMAS


2T

1

SEÑALA YNOTIFICA

CEDULA DEOBSERVACIO-NES

F

C

SECRETARIA DE LAFUNCION PUBLICA

¿SOLVEN-TO TODAS LASOBSERVACIO-

NES?

SI

NO

C

2

1

ELABORA YDISTRIBUYE


C

CONTRALOR GENERAL

CONVOCA A REUNION DE

TRABAJO

F

F

RECIBE,ANALIZA Y DETERMINA

OFICIO DEENTREGA O

DOC. DE DESAHOGO

DE OBSERV. CEDULA

DE OBSER-VACIO-NES

DEPENDENCIAO ENTIDADAUDITADA

¿SE SOLVEN-TARON LAS

OBSERVACIO-NES PENDIEN-

TES?

SI

NO LEVANTA, FIRMAY RECABA

FIRMAS

ACTA CIRCUNS-TANCIADA DEDESAHOGO DEOBSERV.

2T

ENTREGA Y DAPOR CONCLUIDA

LA REUNION

ACTA CIRCUNS-TANCIADA DEDESAHOGO DEOBSERV.

T

TITULAR DE LADEPENDENCIA O ENTIDAD AUDITADA

T

ELABORAY ENVIA

DICTAMEN T

2

2



C EXPEDIENTE DE LAAUDITORIA

C




C

C

TITULAR DE LADEP. O ENTIDADAUDITADA,DIRECTORGENERAL DEAUDITORIA GUB.Y SERV. PUB. QUEPARTICIPARON

ENTREGA Y DAP/CONCLUIDOS

TRAB. DE AUDIT.


T

DEPENDENCIA OENTIDAD AUDITADA


TITULAR DE LA DEP. O ENTIDAD AUDITADA,DIRECTOR GENERAL DE AUDITORIA GUB.Y SERV. PUB. QUEPARTICIPARON

Procedimiento

Normas



Autorizó

í

CG/DGAG74





Nombre:Registro y Seguimiento de la Realización de Reuniones de Organos de Gobierno delas Entidades Paraestatales.

Objetivo:Promover la celebración y cumplimiento de las reuniones de los Organos deGobierno de las Entidades de la Administración Pública Estatal.


* La Subdirección de Control a la Auditoría Externa y Comisarios enviará dentro de los periodoscomprendidos de Octubre-Noviembre y de Enero-Febrero el Oficio de solicitud de progra-mación de reuniones de Organos de Gobierno.

* Los Informes periódicos serán entregados al área y en la periodicidad que a continuación seindica: - Reportes semanal y mensual, anual para Informe del C. Gobernador del Estado y even-tuales para comparecencias del C. Contralor General.- Secretario Técnico. - Reportes anual para la integración de la Cuenta Pública y trimestral y anual delPrograma Operativo.- Unidad Administrativa.


CG/DGAG75


Subdirección de Controla la Auditoría Externa yComisarios

1

2

3

4

5

5A

Elabora Oficio de solicitud original y copia, a fin de que las Entidadesremitan el calendario de las reuniones ordinarias programadas para elpróximo ejercicio presupuestal; recaba firma del Director General de AuditoríaGubernamental; envía el original a los titulares de las Entidades y archiva lacopia como acuse de recibo, de manera cronológica permanente.

Pasa el tiempo.

Recibe de los titulares de las Entidades el Oficio de envío en original con laprogramación anual de las reuniones ordinarias de los Organos de Gobierno;elabora el Calendario de reuniones ordinarias programadas en untanto, señalando en éste la fecha de su realización y archiva de maneracronológica permanente el Oficio de envío y el tanto del Calendario dereuniones ordinarias programadas.

Pasa el tiempo.

Recibe de los titulares de las Entidades, vía telefónica o mediante oficio, lanotificación de reprogramación de las reuniones ordinarias o en su caso, larealización de reuniones extraordinarias; obtiene del archivo cronológicopermanente el Calendario de reuniones ordinarias programadas en untanto, actualiza la información o elabora el Calendario de las reunionesrealizadas en un tanto y archiva de manera cronológica permanente estosdocumentos.

Pasa el tiempo.

Recibe de los Comisarios Públicos en original, las Notas informativas desu asistencia a las reuniones de los Organos de Gobierno y obtiene delarchivo cronológico permanente los Calendarios de reuniones ordinariasprogramadas y realizadas en un tanto y actualiza la información.

Verifica en los Calendarios de reuniones ordinarias programadas yrealizadas si existen reuniones pendientes de celebrar y archiva de maneracronológica permanente el original de las Notas informativas.

¿Existen reuniones pendientes de celebrar?

En caso de que existan:Notifica al titular de la Entidad, vía telefónica o mediante oficio, el incumpli-miento del programa de reuniones de los Organos de Gobierno; sugiere supronta atención y archiva de manera cronológica permanente los tantos delos Calendarios de reuniones ordinarias programadas y realizadas.

Pasa el tiempo.



CG/DGAG76


6

7

7A

8

Subdirección de Controla la Auditoría Externa yComisarios

a

En caso de que no existan:Elabora los Informes periódicos en dos tantos con la información de losCalendarios de reuniones ordinarias programadas y realizadas,señalando en éstos, el número de reuniones ordinarias y extraordinariascelebradas; turna al Director General de Auditoría Gubernamental, un tantode los Informes periódicos para obtener su visto bueno y archiva de mane-ra cronológica permanente los Calendarios de reuniones ordinariasprogramadas y realizadas y el otro tanto de los Informes periódicos.

Pasa el tiempo.

Recibe del Director General de Auditoría Gubernamental los Informesperiódicos en un tanto y verifica si indicó modificaciones.

¿Indicó el Director General de Auditoría Gubernamental modificaciones a losInformes periódicos?

En caso de haber indicado modificaciones:Realiza las adecuaciones a los Informes periódicos.


En caso de no haber indicado modificaciones:Emite en dos tantos los Informes periódicos y elabora el Oficio de envíoen original y copia dirigido al Jefe de la Unidad Administrativa y al SecretarioTécnico del C. Contralor General; recaba en el Oficio de envío la firma delDirector General de Auditoría Gubernamental y turna el original con losInformes periódicos en un tanto al titular que corresponda y archiva lacopia como acuse de recibo y el otro tanto de los Informes periódicos demanera cronológica permanente.


DIRECCION GENERAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTALDIRECCION GENERAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTALSUBDIRECCION DE CONTROL A LA AUDITORIA EXTERNA Y COMISARIOSSUBDIRECCION DE CONTROL A LA AUDITORIA EXTERNA Y COMISARIOS

REGISTRO Y SEGUIMIENTO DE LA REALIZACION DE REUNIONES DE ORGANOSREGISTRO Y SEGUIMIENTO DE LA REALIZACION DE REUNIONES DE ORGANOS DE GOBIERNO DE LAS ENTIDADES PARAESTATALESDE GOBIERNO DE LAS ENTIDADES PARAESTATALES

NOTASINFORMA-

TIVAS

CALENDARIO DEREUNIONESPROG. YREAL.

T

TITULARES DEENTIDADES

JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVAY SECRETARIO TECNICODEL C. CONTRALOR GENERAL

RECIBE YELABORA

OFICIO DEENVIO O

INICIO


Y ENVIA


1


C

CALEND. DE

REUNION.PROG.

ELABORAY

TURNA

INFORMES TPERIODICOS

FIN

VERIFICA

CALENDARIO DEREUNIONESPROG. YREAL.

¿EXISTENREUNIONES PEN-

DIENTES DECELEBRAR?

SI

NO

VIA TELEFONICAO MEDIANTE

OFICIO

NOTIFICA Y SUGIERE PRONTA

ATENCION

TITULAR DE LA ENTIDAD

1

RECIBE

INFORMESPERIODICOS T

C

CALEND. DEREUNIONESPROG. Y

REALIZA-DAS

C

DIRECTOR GENERAL DE AUDITORIA

GUBERNAMENTAL

SI REALIZAADECUACIONES

¿INDICOEL DIR. GRAL.

MODIFICACIONES ALOS INFORMESPERIODICOS?

INFORMES PERIODICOS T

INFORMES PERIODICOS T

OFICIO DE OENVIO

OFICIO DE ENVIO

C

EMITE, ELABORA, RECABA FIRMA

INFORMESPERIODICOS

NO

INFORMESPERIO-DICOS

T


DIRECTORGENERAL DEAUDIT. GUB.

2


T

RECIBE, OBTIENEY ACTUALIZA

NOTAINFORMATIVA O

COMISARIOSPUBLICOS

CALEND. DE REUNIONES

PROGRAM. YREALIZ.

T

T


T

2

1

CALEND. DEREUNIONES

REAL.

RECIBE, OBTIE-NE, ACTUALIZA

O ELABORA

REPROGRAMA-CION DE REUNIONES

1


OFICIO

CALEND. DEREUNIONES

PROG.

C

T

C

C

O

C


CG/DGAG79


Subdirección deControl a la AuditoríaExterna y Comisarios

1

2

3

3A

3A.1

4

Obtiene del archivo cronológico permanente el Calendario de las reu-niones realizadas en un tanto; identifica las sesiones de los Organos deGobierno realizadas.

Solicita a los titulares de las Entidades, vía telefónica o mediante oficioremitan las actas de las reuniones de los Organos de Gobierno y el formatode seguimiento de acuerdos y archiva de manera cronológica permanente elCalendario de las reuniones realizadas en un tanto.

Pasa el tiempo.

Recibe de los titulares de las Entidades el Oficio de envío original con lasActas de las reuniones de los Organos de Gobierno y el Formato deseguimiento de acuerdos en fotocopia; verifica con el Calendario de lasreuniones realizadas un tanto, que obtiene del archivo cronológico perma-nente, si entregaron todas las actas y formatos solicitados.

¿Entregaron todas las Actas de las reuniones de los Organos deGobierno con el formato de seguimiento de acuerdos?

En caso de no haber recibido todas las Actas de las reuniones de losOrganos de Gobierno con el Formato de seguimiento de acuerdos:Simultáneamente a la actividad número 4, reitera a los titulares de las Enti-dades, vía telefónica o mediante oficio, que remitan las actas de las reunio-nes de los Organos de Gobierno y el formato de seguimiento de acuerdosconforme al Calendario de las reuniones.

Pasa el tiempo.

Recibe de los titulares de las Entidades el Oficio de envío original con lasActas de las reuniones de los Organos de Gobierno y el Formato deseguimiento de acuerdos en fotocopia.


En caso de haber recibido todas las Actas de las reuniones de los Organosde Gobierno con el Formato de seguimiento de acuerdos:Consulta la información en las fotocopias de las Actas de las reuniones delos Organos de Gobierno y el Formato de seguimiento de acuerdos yelabora el Cuadro de seguimiento de acuerdos en un tanto, indicandopor Entidad el número de los acuerdos establecidos, su avance de atención,los que han sido cancelados o pospuestos; y archiva de manera cronológicapermanente con el Calendario de las reuniones realizadas, las Actasde las reuniones de los Organos de Gobierno fotocopia, el Formato deseguimiento de acuerdos fotocopia y el Oficio de envío un tanto.

Pasa el tiempo.

R


SEGUIMIENTO ESTADISTICO DE ACUERDOS DE ORGANOS DE GOBIERNO YSEGUIMIENTO ESTADISTICO DE ACUERDOS DE ORGANOS DE GOBIERNO YATENCION A COMPROMISOS CONTRAIDOS POR LOS COMISARIOS PUBLICOSATENCION A COMPROMISOS CONTRAIDOS POR LOS COMISARIOS PUBLICOS

OFICIO DEENVIO

CUADRO DE SEG. DE

ACUER-DOS

T

CALEND. REUNIONES

REALI-ZADAS

T

T

C

FORMATODE SEG.

ACUER-DOS

F

CALEND. REUNIO-

NES REA-LIZADAS

C

T

FORMATODE SEG.

ACUER-DOS

1

TITULARES DE LAS ENTIDADES

TITULARES DELAS ENTIDADES

CALENDARIO REUNIONESREALIZA-DAS

C

CONSULTA YELABORA

ACTAS DE REUNIONES DELOS ORG.DE GOB.

F

INICIO

OBTIENE EIDENTIFICASESIONES

CALENDARIO DE REUNIONES REALIZADAS

RECIBE YVERIFICA

OFICIO DEENVIO O

¿ENTREGA-RON TODAS LAS

ACTAS DE REUNIONESY FORMATOS DE

SEGUIM.ACUER.?

NO

SI

REITERA


T

SOLICITA


OFICIO

COMISARIOSPUBLICOS

C

ACTAS DEREUNION.

DE LOSORG. DEGOB.

F

RECIBE YVERIFICA

NOTAS INFORMATIVAS O

T

1

1

TITULARES DELAS ENTIDADES


OFICIO

F

FORMATODE SEG.

ACUER-DOS

RECIBE

OFICIO DEENVIO O

ACTAS DEREUNION.

DE LOSORG.GOB.

F

F

Procedimiento

Normas



Autorizó

í

CG/DGAG84





Nombre:Registro y Actualización del Padrón de Auditores Externos.

Objetivo:Tener identificados a diversos prestadores de servicios de auditoría externa tantoestatales como nacionales que puedan ser candidatos a la asignación de serviciospor parte de la Contraloría General.


* Podrán registrarse en el Padrón de auditores externos, aquellas personas físicas o moralesprofesionales de la auditoría que lo deseen y cumplan con el perfil profesional establecido porla Dirección General de Auditoría Gubernamental.

* Los auditores externos interesados en registrarse en el Padrón, deberán integrar de manerasintética en su Curriculum vitae, por lo menos, la siguiente información: 1) Datos generales. 2) Acta constitutiva, en caso de ser persona moral. 3) Curriculum vitae de los socios, en caso de ser persona moral. 4) Experiencia profesional en el área de auditoría. 5) Cédula profesional del representante legal.

* A solicitud de la Dirección General de Auditoría Gubernamental, los auditores externos regis-trados en el Padrón deberán actualizar la información de su Curriculum vitae y anexar ladocumentación comprobatoria necesaria.


CG/DGAG85



1

2

2A

2A.1

3

4

5

6

Recibe del interesado el Curriculum vitae en original y el Acuse de recibocopia; sella y devuelve este último documento.

Clasifica el Curriculum vitae original de acuerdo al tipo de personalidadjurídica y ubicación geografica de su representación y revisa si cuenta con lainformación completa para su registro.

¿Cuenta con la información completa?

En caso de no contar con información completa:Notifica al interesado, vía telefónica o por oficio, que remita la informaciónfaltante y archiva de manera cronológica temporal el Curriculum vitaeoriginal.

Pasa el tiempo.

Recibe del interesado la Documentación complementaria, obtiene delarchivo cronológico temporal el Curriculum vitae original e integra en éstela documentación recibida.


En caso de contar con información completa:Captura en el Padrón de Auditores Externos, a través del sistema informático,los datos del interesado; lo emite en un tanto y archiva de manera cronológicapermanente, de acuerdo a su clasificación, el Curriculum vitae original ypara su posterior consulta, el Padrón de auditores externos un tanto.

Pasa el tiempo.

Notifica a los auditores externos, vía telefónica o mediante oficio, que actua-licen su Curriculum vitae.

Pasa el tiempo.

Recibe de los auditores externos el Oficio de envío original, la Documen-tación actualizada en fotocopia, obtiene del archivo cronológico perma-nente los Curriculum vitae e integra en éstos, la Documentación actua-lizada correspondiente.

Captura en el Padrón de Auditores Externos, a través del sistema informático,la actualizacion de datos de los auditores externos; lo emite en un tanto yarchiva de manera cronológica permanente el Curriculum vitae original, deacuerdo a su clasificación, el Oficio de envío original y el Padrón de audi-tores externos un tanto, para su posterior consulta.



SEGUIMIENTO ESTADISTICO DE ACUERDOS DE ORGANOS DE GOBIERNO YSEGUIMIENTO ESTADISTICO DE ACUERDOS DE ORGANOS DE GOBIERNO YATENCION A COMPROMISOS CONTRAIDOS POR LOS COMISARIOS PUBLICOSATENCION A COMPROMISOS CONTRAIDOS POR LOS COMISARIOS PUBLICOS

INFORMESPERIODICOS

C

NOTAS INFORMATIVAS

IMPRIME, ELABORA Y

RECABA FIRMA

REPORTE DESEGUIMIENTO T

ACTUALIZA

TITULAR DEL AREA

TITULAR DE LA ENTIDAD

C


Y TURNA


¿CONTRAJERONCOMPROMISOS PARA

LA CONTRALORIA GENERAL?

SI

NO

RECIBE YVERIFICA

INFORMESPERIODICOS

C

1

CUADRO DE SEG. DEACUER-DOS

T

T

C

NOTAS INFORMA-TIVAS

O

OFICIO DESOLICITUD

O

1C

RECIBE YTURNA

OFICIO DEENVIO O

REPORTE DE

SEGUI-MIENTO

T

TCUADRO DE SEG. DE

ACUER-DOS

O

C


ELABORA

INFORMESPERIODICOS T

CUADRO DE SEG. DE

ACUER-DOS

NOTAS INFORMATIVAS

REPORTE DE

SEGUI-MIENTO

¿INDICO ELDIR. GRAL. MODI-

FICACIONES A LOSINFORMES

PERIODICOS?

REALIZAADECUACIONES

SI

NO

T

1


2

2

T

O

3


DIRECTOR GENERALDE AUDITORIA GUBERNAMENTAL

DIRECTORGENERALDE AUDITORIA GUBERNAMENTAL

JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVAY SECRETARIO TECNICODEL C. CONTRALOR GENERAL

INFOR-MESPERIO-DICOS

T

EMITE, ELABORAY RECABA

FIRMA

T

1

C

FIN

3

OFICIO DEENVIO

DIRECTORGENERALDE AUDITORIA GUBERNAMENTAL

C

OFICIO DEENVIO

O

INFOR-MESPERIO-DICOS

Procedimiento

Normas



Autorizó

í

CG/DGAG87





Nombre:Designación y Contratación de Servicios de Auditoría Externa a Solicitud de lasDependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal.

Objetivo:Elegir profesionales calificados en materia de auditoría externa que sean idóneospara prestar este servicio de acuerdo a las características de las Dependencias yEntidades solicitantes.


* El costo que genere la contratación de auditores externos, a solicitud de las Dependencias yEntidades, correrá a cargo de éstas, situación que deberá señalarse mediante oficio al titularde la Contraloría General y especificarse en el Contrato de prestación de serviciosprofesionales.

* El titular de la Entidad solicitante deberá requerir formalmente al Contralor General la desig-nación de un auditor externo, indicando, el periodo a revisar y la autorización del Organo deGobierno.

* En la selección de auditores externos a concursar para la designación de auditorías se deberáconsiderar: experiencia, calidad en los trabajos y costo de los servicios.

* En el Contrato de prestación de servicios profesionales se especificarán los términos ylas condiciones de la auditoría a realizar.

* La designación del auditor externo es atribución del Contralor General.


CG/DGAG88



1

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3

4

5

6

7

8

9

Recibe de los titulares de las Dependencias o Entidades, a través delDirector General de Auditoría Gubernamental, el Oficio de solicitud para laasignación de servicios de Auditoría Externa.

Elabora el Oficio de respuesta en original y copia dirigido al titular de laDependencia o Entidad solicitante, a fin de que se realice la petición formaldirigida al Contralor General y en el que establece las necesidades y condi-ciones para gestionar la contratación del auditor externo; y archiva demanera cronológica permanente, la copia del Oficio como acuse de recibo.

Pasa el tiempo.

Recibe instrucción verbal del Contralor General, a través del Director Generalde Auditoría Gubernamental para gestionar la designación de los serviciosde auditoría externa a practicar en la Dependencia o Entidad solicitante.

Consulta, identifica y selecciona, cuando menos, tres candidatos idóneos aconcursar la asignación de la auditoría, a través del sistema informático odocumental, en el Padrón de auditores externos.

Elabora el Oficio de invitación en original y copia, dirigido a los auditoresexternos seleccionados, a fin de que presenten sus propuestas técnica yeconómica; recaba la firma del Director General de Auditoría Gubernamentalen el Oficio de invitación; envía el original a los auditores y archiva la copiacomo acuse de recibo, de manera cronológica permanente.

Pasa el tiempo.

Recibe de los auditores externos el Oficio de envío original con lasPropuestas técnica y económica originales; y turna esta documentaciónal Contralor General para su consideración y determinación conducente.

Pasa el tiempo.

Recibe instrucción del Contralor General, a través del Director General deAuditoría Gubernamental, para la contratación del auditor designado.

Elabora el Oficio de notificación en original y cuatro copias, dirigido altitular de la Dependencia o Entidad, a fin de dar a conocer la designación delos servicios del auditor externo; recaba en éste la firma del Director Generalde Auditoría Gubernamental y lo distribuye como sigue: original al titular dela Dependencia o Entidad, la primera copia al Contralor General, la segundacopia para el titular del Organo de Interno de Control que corresponda, latercera copia al auditor externo y la cuarta copia la archiva como acuse derecibo, de manera cronológica permanente.

Elabora el Proyecto de Contrato de prestación de servicios profesio-nales con el despacho externo en tres tantos; turna al Director Jurídico parasu revisión y autorización.

R


CG/DGAG89



Pasa el tiempo.

Recibe del Director Jurídico el Contrato de prestación de servicios profe-sionales en tres tantos y verifica si está firmado (autorizado) o si indicamodificaciones.

¿Está firmado o indica modificaciones?

En caso de indicar modificaciones:Realiza las modificaciones al Contrato de prestación de servicios profe-sionales; desecha los tres tantos del Contrato modificado, lo emite entres tantos y turna al Director Jurídico.

Pasa el tiempo.


En caso de estar firmado:Recaba la firma del auditor externo y del Jefe de la Unidad Administrativa dela Dependencia o Entidad solicitante en el Contrato de prestación deservicios profesionales en tres tantos y distribuye un tanto al Jefe de laUnidad Administrativa, otro tanto al auditor externo y archiva otro tanto demanera cronológica permanente, en el Expediente de contratos.


Conecta con el procedimiento:Supervisión de Auditorías Externas Practicadas a Dependencias y Enti-dades de la Administración Pública Estatal.

10

10A

11


DESIGNACION Y CONTRATACION DE SERVICIOS DE AUDITORIA EXTERNA ADESIGNACION Y CONTRATACION DE SERVICIOS DE AUDITORIA EXTERNA ASOLICITUD DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PSOLICITUD DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA ESTATALUBLICA ESTATAL

CONTRATO DE PREST. DE SERV. PROF. 3 T

1

OFICIO DEINVITACION O

PADRON DE AUDIT. EXT.

TITULARES DE LAS DEPENDENCIAS O ENTIDADES

INICIO

RECIBE

OFICIO DESOLICITUD

AUDITORES EXT.SELECCIONADOS

ELABORA


TITULAR DE LA DEPENDENCIAO ENTIDAD

CONSULTA,IDENTIFICA YSELECCIONA

RECIBE INSTRUCCIÓN

VERBAL


AUDITORESEXTERNOS RECIBE Y

VERIFICA

OFICIO DE ENVIOO

PROP. TEC.Y ECON. O

FIN

RECABA FIRMA YDISTRIBUYE

T

1

CONTRALOR GRAL.

C

1

C

RECIBE INSTRUCCION

CONTRALOR GENERAL

ELABORA YRECABA

FIRMA


2

3

C

CONTRALOR GRAL.

TITULAR DELORGANO INTERNO DE CONTROL

ELABORA Y TURNA

PROY. DE CONTRA-TOS DE PREST. DE SERVICIOS PROFESIO-NALES

TITULAR DE LADEPENDENCIA OENTIDAD

RECIBE Y TURNA

CONTRALOR GRAL.

DIRECTOR JURIDICO

CONTR. DE PREST. DE SERV. PROF. T

C

PADRON DE AUDIT. EXT.

¿ESTA FIRMADOO INDICA

MODIFICACIONES?

T

AUDITOREXTERNO

JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA DEDEP. O ENT. SOLICITANTE

REALIZA DESECHA

EMITE Y TURNA

CONTR. DE PREST. DE SERV. PROF. 3T

1

1

4

AUDITOREXTERNO

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:SUPERVISION DE AUDITORIAS EXTERNAS

PRACTICADAS A DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA ESTATAL

DIRECTOR JURIDICO

DIRECTOR JURIDICO

A TRAVES DE LADIRECCTOR GENERAL

DE AUDITORIAGUBERNAMENTAL

C

C

3T

MODIFICACIONES

ESTA FIRMADO

JEFE DE LA UNIDAD ADMVA. DE LA DEP.O ENT. SOLIC.Y AUDITOREXTERNO





DIRECTOR GENERAL DEAUDITORIAGUB.

DIRECTOR GENERAL DE AUD.GUB.

Procedimiento

Normas



Autorizó

í

CG/DGAG91





Nombre:Supervisión de Auditorías Externas Practicadas a Dependencias y Entidades de laAdministración Pública Estatal.

Objetivo:Inspeccionar que las audi tor ías externas se desarrol len de acuerdo a lascondiciones del tiempo y calidad pactados en el contrato y de acuerdo a los obje-tivos establecidos para la misma.


* El audi tor externo reportará los Informes parciales establecidos en el Contrato deprestación de servicios profesionales y los que solicite la Dirección General de AuditoríaGubernamental

* La Direccción General de Auditoría Gubernamental verificará que en el desarrollo de lasaudi tor ías designadas por la Contralor ía General en las Dependencias y Ent idadesParaestatales, se real icen con apego a las condiciones establecidas en el Contrato deprestación de servicios profesionales, tales como: los informes solicitados, los plazos deinicio y de terminación de las mismas y las especificaciones convenidas.

* El auditor externo presentará de acuerdo con las características de cada auditoría, ademásdel Dictamen de la auditoría y la Carta de observaciones, entre otros informes, los que acont inuación se mencionan, mismos que deberán ser establecidos en el Contrato deprestación de servicios profesionales: - Dictamen presupuestal. - Dictamen programático. - Dictamen sobre la aplicación de recursos federales.

* El auditor externo presentará los Informes parciales con la frecuencia y en los plazos queindique la Subdirección de Auditoría Externa y Comisarios en el Contrato de prestación deservicios profesionales.

* El Control de informes se elaborará por cada auditoría externa practicada, indicando laDependencia o Entidad auditada, el ejercicio fiscal que revisa, las fechas de inicio y término delos trabajos y los plazos y la entrega de Informes parciales, el Dictamen de la auditoría yla Carta de observaciones.


CG/DGAG92



1

2

3

3A

4

5

6

Elabora los Controles de informes de auditoría externa en original y losarchiva de manera cronológica permanente en los Expedientes de controlde la auditoría que corresponda.

Pasa el tiempo.

Recibe de los auditores externos, en el plazo establecido, los originales delos Oficios de entrega y de los Informes parciales de la Dependencia oEntidad que están revisando y actualiza los Controles de informes deauditoría externa en original, que obtuvo del archivo cronológico perma-nente, de acuerdo con la revisión que se reporta.

Revisa en los Controles de Informes de auditoría externa, si recibió detodos los auditores externos los Informes parciales y archiva de maneracronológica permanente los Oficios de entrega original en el Expedientede oficios y en los Expedientes de control de la auditoría, los Informesparciales en original.

¿Recibió de todos los auditores externos los Informes parciales?

En caso de no haber recibido el Informe parcial de todos los auditoresexternos:Solicita a los auditores externos, personalmente o vía telefónica, queremitan sus Informes parciales y archiva de manera cronológica perma-nente, en los Expedientes de control de la auditoría, los originales delos Controles de informes de auditoría externa.

Pasa el tiempo.


En caso de haber recibido el Informe parcial de todos los auditores exter-nos:Elabora el Resumen del informe en un tanto que indica el avance en eldesarrollo de la auditoría externa a la Dependencia o Entidad y lo turna alDirector General de Auditoría Gubernamental; archiva los Controles deinformes de auditoría externa de manera cronológica permanente en losExpedientes de control de la auditoría que correspondan.

Pasa el tiempo.

Recibe de los auditores externos, al término de las revisiones, los Oficiosde entrega original con los Dictámenes de la auditoría y las Cartas deobservaciones en tres tantos; obtiene del archivo cronológico permanente,los Controles de informes de auditoría externa en original y los actuali-za; archiva de manera cronológica permanente los Oficios de entrega en elExpediente de oficios.

Identifica si existen Dictámenes de las auditorías y Cartas de observa-


CG/DGAG93



ciones pendientes de entregar por los auditores externos y archiva ambosdocumentos en sus tres tantos, de manera cronológica temporal, en losExpedientes de control de la auditoría que corresponda.

¿Existen Dictámenes de la auditoría y las Cartas de observacionespendientes de entregar por los auditores externos?

En caso de no existir Dictámenes de la auditoría y las Cartas de obser-vaciones pendientes de entregar:Solicita a los auditores externos, personalmente o vía telefónica, que remitansus Dictámenes de las auditorías y las Cartas de observaciones yarchiva en los Expedientes de control de la auditoría que corresponda,de manera cronológica permanente, los originales de los Controles deinformes de auditoría externa.

Pasa el tiempo.


En caso de existir Dictámenes de la auditoría y las Cartas de observa-ciones pendientes de entregar:Analiza los Dictámenes de la auditoría y las Cartas de observaciones;elabora por cada auditoría los Resúmenes finales de las auditorías en dostantos, indicando los aspectos relevantes del resultado de la revisión; losturna al Director General de Auditoría Gubernamental para acuerdo con elContralor General y archiva en los Expedientes de control de la auditoría,de manera cronológica permanente los Controles de informes de auditoríaexterna originales y de manera cronológica temporal los tres tantos de losDictámenes de la auditoría y los tres tantos de las Cartas de observa-ciones.


Conecta con el procedimiento:Seguimiento a la Solventación de Observaciones Derivadas de AuditoríasExternas.

6A

7


SUPERVISION DE AUDITORIAS EXTERNAS PRACTICADAS ASUPERVISION DE AUDITORIAS EXTERNAS PRACTICADAS ADEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA ESTATALDEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA ESTATAL

AUDITORESEXTERNOS

O

RESUMS.FINALES

DE LASAUDIT.

2T

3T

OFICIOS DEENTREGA O

DICTAMENESDE LA AUDI

TORIA3T

O

OFICIOS DE ENTREGA

INICIO

REVISA

¿RECIBIO DE TODOS LOS

AUDITORES EXT. LOSINFORMES

PARCIALES?

SI

NO

1

1

CONTROLES DEINFORMES DEAUDITORIAEXTERNA

SOLICITAINFORMES

AUDITORES EXTERNOS

O

O

C

RECIBE YACTUALIZA

CARTAS DEOBSERVA

CIONES

CONTROLESDE INFORMES

DE AUDITORIAEXTERNA.

O

ELABORA Y TURNA

RESUMEN DELINFORME T

C

C

PERSONALMENTE OVIA TELEFONICA


ELABORA

O

C

O

OFICIOS DE ENTREGA

RECIBE YACTUALIZA

O

O

C

AUDITORESEXTERNOS

INFORMES PARCIALES


DEAUDITORIAEXTERNA

INFORMES PARCIA

LES

CONTROLESDE INFORMES DEAUDITORIAEXTERNA

O

EXPEDIENTECONTROL DE LA

AUDITORIA EXTERNA

CONTROLESDE INFOR

MES DEAUDITORIAEXTERNA

DICTAMENES DELA AUDITORIAEXTERNA

3T

3T

IDENTIFICA

CARTAS DEOBSERVA

CIONES

C

C

DIR. GRAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL

¿EXISTENDICTAMENES Y

CARTAS DE OBS.PENDIENTES?

NO

SI


SOLICITA PERSONALM. O

VIA TELEFONICA

O

CARTAS DEOBSERVA

CIONES3T

ANALIZA YELABORA

DICTAMENES DEDE LAAUDITORIA

3T

C


2

2C

C

FIN


DE AUDITORIAEXTERNA.

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:SEGUIMIENTO A LA SOLVENTACION DE OBSERVACIONES DERIVADAS DE

AUDITORIAS EXTERNAS

O

C

AUDITORESEXTERNOS

EXPEDIENTE DECONTROL DE LA AUDITORIA

EXTERNA

EN EL PLAZOESTABLECIDO

EXPEDIENTE DE CONTROL DE LA AUDITORIA

EXPEDIENTE DE OFICIOS




C EXPEDIENTEDE OFICIOS

Procedimiento

Normas



Autorizó

í

CG/DGAG95





Nombre:Seguimiento a la Solventación de Observaciones Der ivadas de Audi tor íasExternas.

Objetivo:Vigilar que las Dependencias y Entidades solventen en los términos y plazos acor-dados, las observaciones asentadas en la carta de observaciones del auditorexterno.


* El Dictamen de la auditoría y la Carta de observaciones son los documentos básicosemitidos por el auditor externo sobre los cuales se da el seguimiento a las observacionesdetectadas.

* Las Dependencias y Entidades auditadas reportarán a la Dirección General de AuditoríaGubernamental el Informe de solventación de observaciones de las auditorías realizadaspor los auditores externos, en los plazos y términos establecidos por la Dirección General deAuditoría Gubernamental.

* El plazo para la solventación de las observaciones por parte de las Dependencias o Entidadesauditadas será de quince días hábiles contados a partir del Acta de entrega de resultados porparte de la Dirección General de Auditoría Gubernamental.

* La Dirección General de Auditoría Gubernamental solicitará mediante Oficio a la Depen-dencia o Entidad el Informe de solventación de observaciones, si ésta no cumple con suenvío en el plazo establecido.

* Las Dependencias y Entidades podrán solicitar una prórroga por única vez, cuando se hayacumplido el plazo para presentar el Informe de solventación de observaciones, y no esté enposibilidad de entregarlo a la Dirección General de Auditoría Gubernamental.

* El Informe de solventación de observaciones que remitan las Dependencias y Entidadesde la Administración Pública Estatal a la Dirección General de Auditoría Gubernamental, serávalidado y verificado previamente por el titular del Organo Interno de Control correspondiente.

“


CG/DGAG96



1

2

3

4

5

5A

6

Cita vía telefónica a una reunión de trabajo, al Jefe de la Unidad Administra-tiva de la Dependencia o titular de la Entidad y al titular del Organo Interno deControl correspondiente, para entregar y comentar los resultados de laauditoría.

Pasa el tiempo.

Asiste a la reunión y entrega al Jefe de la Unidad Administrativa de la Depen-dencia o al titular de la Entidad y al titular del Organo Interno de Control, elDictamen de la auditoría y la Carta de observaciones en un tanto, docu-mentos que obtuvo previamente del archivo cronológico temporal en sus trestantos.

Comenta con el Jefe de la Unidad Administrativa de la Dependencia o titularde la Entidad y con el titular del Organo Interno de Control, los resultados dela auditoría; levanta el Acta de entrega de resultados en tres tantos, asen-tando en ésta los compromisos y los plazos de solventación determinados;firma y recaba las firmas de ambos funcionarios y les entrega un tanto deeste documento.

Archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de controlde la auditoría, el Dictamen de la auditoría en un tanto y la Carta deobservaciones en un tanto y el Acta de entrega de resultados en untanto.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Dependencia o Entidad en la fecha establecida el Oficio oTarjeta de envío original y el Informe de solventación de observa-ciones en original; lo analiza con la Carta de observaciones que obtuvopreviamente en un tanto del archivo cronológico permanente; y determina sisolventó todas las observaciones.

¿Solventó todas la observaciones?

En caso de no haber solventado todas las observaciones:Elabora un Informe resolutivo en dos originales y una copia, asentando elnúmero de las observaciones solventadas y de las pendientes por solventar,indicando que el Organo Interno de Control dará el seguimiento al desahogoa estas últimas; recaba las firmas del Director General de Auditoría Guber-namental y del titular del Organo Interno de Control en el Informe resolu-tivo original y archiva de manera cronológica permanente en el Expedientede control de la auditoría, el Informe de solventación de observa-ciones en original y la Carta de observaciones un tanto.


En caso de haber solventado todas las observaciones:Elabora un Informe resolutivo en dos originales y una copia, asentandoque la Dependencia o Entidad solventó todas las observaciones derivadas


CG/DGAG97



7

8

de la auditoría; recaba las firmas del Director General de Auditoría Guberna-mental y del titular del Organo Interno de Control en el Informe resolutivooriginal y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente decontrol de la auditoría, el Informe de solventación de observacionesen original y la Carta de observaciones un tanto.

Elabora Oficio de envío en original y cinco copias dirigido al Jefe de laUnidad Administrativa de la Dependencia o Director General de la Entidad,con objeto de dar a conocer la entrega del Informe resolutivo de la auditoríarealizada; y recaba la firma del Director General de Auditoría Gubernamental.

Distribuye el Oficio de envío como sigue: original con el Informe resolu-tivo original al Jefe de la Unidad Administrativa de la Dependencia o titularde la Entidad, la primera copia al Contralor General, la segunda copia alDirector General de Control y Evaluación, la tercera copia al titular de laDependencia o Sector al que pertenece la Entidad, la cuarta copia con elsegundo original del Informe al titular del Organo Interno de Control corres-pondiente y archiva de manera cronológica permanente en el Expedientede Control de la auditoría, la quinta copia como acuse de recibo con lacopia del Informe resolutivo.


Conecta con el procedimiento:Evaluación de los Auditores Externos en las Dependencias y Entidades dela Administración Pública Estatal.

al


SEGUIMIENTO A LA SOLVENTACION DE OBSERVACIONES DERIVADAS DE AUDISEGUIMIENTO A LA SOLVENTACION DE OBSERVACIONES DERIVADAS DE AUDITORIAS EXTERNASTORIAS EXTERNAS

JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA DE LA DEP. O TITULAR DE LA ENTIDAD Y TITULAR DEL ORG. INTERNODE CONTROL

T

OFICIO O TARJETA DEENVIO

O

INFORMEDE SOLVENT.DE OBS.

O

DICTAMEN DELA AUDITORIA

T

ACTA DE ENTREGADE RESUL-TADOS

INICIO

CITA A REUNIONDE TRABAJO

CARTA DE

OBSER-VACIONES

COMENTA,LEVANTA,

FIRMA Y RECABA

T

¿SOLVENTO TODAS LAS OBSERVA-

CIONES?

SI

NO

1

DICTAMEN DE LAAUDITORIA

ASISTE AREUNION YENTREGA


T

T

T

ARCHIVA

T

CARTA DEOBSERVA

CIONES T

C

RECIBE,ANALIZA Y

DETERMINA

CARTA DEOBSERVA

CIONES

C

T


O

ELABORA Y RECABAFIRMAS

CARTA DEOBSERVA-

CIONES

T

INFORME RESOLUTIVO

2O,1


O

ELABORA Y RECABA FIRMAS

CARTA DEOBSERVA

CIONES

CINFORME RESOLUTIVO 2O,1

C

JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA OO TITULAR DE LA ENTIDAD Y TITULAR DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL

JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA OO TITULAR DE LA ENTIDAD

DIR. GRAL. DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL, Y TITULAR DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL

DIR. GRAL DE AUDIT. GUBERNAMENTAL, Y TITULAR DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL

1

JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA DE LADEPENDENCIA O TITULARDE LA ENTIDAD Y TITULAR DEL ORGANOINTERNO DE CONTROL


C

EXPEDIENTE DE CONTROL DE LA

AUDITORIA EXTERNA

EN LA FECHAESTABLECIDA


AUDITORIA EXTERNA


AUDITORIA EXTERNA

ACTA DE ENTREGA

DE RESUL-TADOS

T


SEGUIMIENTO A LA SOLVENTACION DE OBSERVACIONES DERIVADAS DE AUDISEGUIMIENTO A LA SOLVENTACION DE OBSERVACIONES DERIVADAS DE AUDITORIAS EXTERNASTORIAS EXTERNAS

OFICIO DE ENVIO O

JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA O TITULAR DE LA ENTIDAD

OINFORME RESOLU-TIVO

1OFICIO

DEENVIO

2

3

4

INFORME RESOLU-TIVO

O

5

INFORME RESOLUTIVO

FIN

ELABORA Y RECABA

FIRMA

OFICIO DEENVIO O-5

DISTRIBUYE

1


OFICIO DE

ENVIO

OFICIO DE

ENVIO

CONTRALOR GENERAL

TITULAR DE LA DEPENDENCIA O SECTOR AL QUE PERTENECE LA ENTIDAD


DIRECTOR GENERAL DE CONTROL Y EVALUACION

C

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:EVALUACION DEL AUDITOR EXTERNO EN LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE ADMINISTRACION PUBLICA ESTATAL.

1

1


AUDITORIA EXTERNA


CG/DGAG101



1

2

2A

3

4

5

Obtiene del archivo cronológico permanente el Contrato de prestación deservicios profesionales un tanto; elabora el Cuadro de control de pagosen original, en el cual registra la Dependencia o Entidad auditada y el núme-ro de pagos convenidos y archiva de manera cronológica permanente ambosdocumentos.

Pasa el tiempo.

Recibe del Auditor Externo el Oficio de envío original y la Factura o elRecibo de honorarios original; obtiene el Cuadro de control de pagosdel archivo cronológico permanente y verifica si la Factura o el Recibo dehonorarios están correctos.

¿Están correctos la Factura o el Recibo de honorarios?

En caso de no estar correctos la Factura o el Recibo de honorarios:Devuelve al Auditor Externo la Factura o el Recibo de honorarios originaly archiva de manera cronológica permanente el Cuadro de control depagos original y el Oficio de envío original.

Pasa el tiempo.


En caso de estar correctos la Factura o el Recibo de honorarios:Elabora el Oficio de solicitud original y copia, dirigido al titular de la Depen-dencia o al Director General de la Entidad, y en su caso, al Jefe de la UnidadAdministrativa de la Contraloría General, a fin de que tramite el pago de loshonorarios del Auditor Externo y recaba en éste la firma del Director Generalde Auditoría Gubernamental.

Envía el Oficio de solicitud y la Factura o el Recibo de honorarios origi-nales al titular de la Dependencia o al Director General de la Entidad, y ensu caso, al Jefe de la Unidad Administrativa de la Contraloría General yarchiva de manera cronológica permanente la copia del Oficio de solicitudcomo acuse de recibo, en el Expediente de control de la auditoría.

Registra en el Cuadro de control de pagos original, el pago tramitado yarchiva de manera cronológica permanente el Cuadro de control depagos.


Registra


TRAMITE DE PAGO DE HONORARIOS DE AUDITORES EXTERNOSTRAMITE DE PAGO DE HONORARIOS DE AUDITORES EXTERNOS

FACTURA O RECIBO DE

HONORARIOS OFICIO DE

SOLICITUD 1

O - 1

OFICIO DESOLICITUD

CUADRODE

CONTROLDE

PAGOS

O

C

AUDITOR EXTERNO

FACTURA ORECIBO DE

HONORARIOSRIOS

O

OFICIO DEENVIO O

INICIO

OBTIENE YELABORA

CONTRATO DE PREST. SERV. PROFESIO-NALES

RECIBE YVERIFICA

DEVUELVE

TITULAR DE LA DEPENDENCIA O DIRECTOR GENERAL DE LA ENTIDAD Y EN SU CASO, JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA DE LA CONTRALORIA GENERAL

O

O

T

AUDITOREXTERNO

C

OCUADRO DE

CONTROLDE PAGOS

C

¿ESTAN CORRECTOS

LA FACTURA O ELRECIBO?

SI

NO

FACTURA O RECIBO DEHONORARIOS O

CUADRO DECONTROLDE PAGOS

REGISTRA

O


O

ENVIA

OFICIO DESOLICITUD

CUADRO CONTROL

DEPAGOS

1

OFICIO DE

ENVIO

O

C

C

FIN


1

EXPEDIENTE DECONTROL DE

LA AUDITORIA

C

Procedimiento

Normas



Autorizó

í

CG/DGAG103





Nombre:Evaluación de los Auditores Externos en las Dependencias y Entidades de laAdministración Pública Estatal.

Objetivo:Calificar el desempeño de los auditores externos en la realización de trabajos deauditoría.

Frecuencia:Eventual.

* La evaluación de los auditores externos se realizará considerando los siguientes criterios:- Calidad de forma y de contenido de los trabajos realizados.- Oportunidad en la entrega de los informes establecidos en el Contrato de prestación de

servicios profesionales y los informes solicitados por la Dirección General de AuditoríaGubernamental.

- Disposición en la elaboración y entrega de la información requerida por la ContraloríaGeneral durante el desarrollo de la auditoría.

- Entrenamiento técnico y capacidad profesional.

* La evaluación se real izará por auditor externo para lo cual se considerarán todas lasauditorías asignadas en el período.

* Con base en la Evaluación de los auditores externos, la Dirección General de AuditoríaGubernamental podrá seleccionar candidatos a concursar la contratación de sus servicios,como se indica en el procedimiento «Designación y Contratación de Servicios de AuditoríaExterna a Solicitud de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal».

* La Evaluación de los auditores externos la realizarán el Subdirector, los Supervisores y losAnalistas de Auditorías Externas.


CG/DGAG104



1

2

3

4

4A

5

Determina las escalas de calificación y criterios de análisis y evaluación delos trabajos de los auditores externos contratados por la AdministraciónPública Estatal.

Obtiene del archivo cronológico permanente, el Expediente de control dela auditoría y con base en los Informes parciales, el Dictamen de laauditoría, la Carta de observaciones y otros informes finales que emita elauditor y el Cuadro control de informes, analiza con los criteriospreestablecidos, el desempeño de cada uno de los auditores externos,calidad y precisión de sus trabajos.

Elabora con los datos del análisis el Cuadro de evaluación de auditoresexternos en original y asigna a cada auditor la calificación.

Captura el Cuadro de evaluación de auditores externos original, ensistema informático; imprime un tanto del documento y lo verifica contra eloriginal si está correcto.

¿Está correcto?

En caso de no estar correcto:Realiza las modificaciones en el sistema informático y desecha el tantoimpreso del Cuadro de evaluación de auditores externos y emite otrotanto del documento corregido.


En caso de estar correcto:Turna al Director General de Auditoría Gubernamental para su consideraciónel Cuadro de evaluación de auditores externos en un tanto, desecha eloriginal de este documento y archiva el Expediente de control de laauditoría de manera cronológica permanente.


Registra

DIRECCION GENERAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTALDIRECCION GENERAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTALSUBDIRECCION DE CONTROL A LA AUDITORIA EXTERNA Y COMISARIOSSUBDIRECCION DE CONTROL A LA AUDITORIA EXTERNA Y COMISARIOSEVALUACION DE LOS AUDITORES EXTERNOS EN LAS DEPENDENCIASEVALUACION DE LOS AUDITORES EXTERNOS EN LAS DEPENDENCIAS

Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA ESTATALY ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA ESTATAL

T

CUADRO DEEVALUACION DEAUDIT. EXT. O

INICIO

DETERMINAESCALA/CALIF. YCRIT. ANALISIS

CUADRO DE EVAL. DE AUDIT.EXTERNOS

REALIZA,DESECHAY EMITE

O

O

C

C

¿ESTA CORRECTO?

SI

NO

TURNA YDESECHAORIGINAL

EXP. DECONTROL

DE LAAUDIT.

1

FIN


1

EXP. DE CONTROLDE LA AUDITORIA

ANALIZA DESEMPEÑO DEAUDITORES EXT.

ELABORAY ASIGNA

CUADRO DEEVALUACION DEAUDIT. EXT.

EXPED.DE

CONTROLDE LA

AUDIT.

CUADRO DEEVALUACION DEAUDIT. EXT. T


EXPED.DE

CONTROLDE LA

AUDIT.

CUADRO DEEVALUACION DEAUDIT. EXT. T


EXPED.DE

CONTROLDE LA

AUDIT.

CAPTURA, IMPRIME

Y VERIFICA

Documents

F:Manuales de la CGEDIR. GRAL - …sistemas.cgever.gob.mx/2003/Normatividad_Linea/otros/PROC... · dencias y Entidades de la Administración Pública Estatal ... El Plan Veracruzano