Formação avançada em Outlook 2010

por

Serviço de Informática do IVDP IVDP, I.P 2012 Joaquim Pereira

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ÍNDICE

ÍNDICE........................................................................................................................................................... 1

INTRODUÇÃO 1|UM .................................................................................................................................... 2

INTERFACE DO OUTLOOK 2|DOIS ............................................................................................................... 3

CONFIGURAÇÃO DE UMA CONTA NO GMAIL 3|TRÊS .............................................................................. 4

CRIAÇÃO DE PERFIS E FICHEIROS 4|QUATRO ...................................................................................... 11

CRIAÇÃO E ORGANIZAÇÃO DE PASTAS DE CORREIO 5|CINCO ............................................................... 16

SISTEMA DE REGRAS DO OUTLOOK 6|SEIS ........................................................................................... 19

GESTÃO DE CONTACTOS 7|SETE ............................................................................................................. 22

PASTAS DE PESQUISA 8|OITO .................................................................................................................. 23

CATEGORIZAR MENSAGENS E ASSOCIAR PASTAS DE PESQUISA 9|NOVE ........................................... 24

ENVIO DE MENSAGENS, ASSOCIAR NÍVEIS DE IMPORTÂNCIA E ASSOCIAR NOTIFICAÇÕES E RECIBOS DE LEITURA 10|DEZ ....................................................................................... 25

CALENDÁRIO DO OUTLOOK 11|ONZE .................................................................................................... 26

ARQUIVO AUTOMÁTICO 12|DOZE ........................................................................................................... 27

BIBLIOGRAFIA ......................................................................................................................................... 33

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INTRODUÇÃO 1|UM

Sejam bem-vindos ao curso de Iniciação ao Outlook 2010. Vocês pensam que o Outlook é um simples cliente de correio eletrónico, poderão verificar que não é bem assim, e, quando começarem a usá-lo com alguma frequência, aperceber-se-ão que é uma ferramenta bastante complexa e poderosa. A sua definição técnica é o de Gestor de Informação Pessoal (em inglês PIM ou Personal Information Manager). Mas para vocês e para mim também, trata-se de um programa que foi desenvolvido para organizar a nossa vida. Neste curso, irei ensinar como configurar contas de correio eletrónico, usar o Outlook como cliente de correio eletrónico, organizar e controlar uma grande quantidade de e-mails em poucos passos, organizar o seu tempo usando vários calendários, criar tarefas para responder aquilo que necessita, guardar as suas notas pessoais, guardar todos os endereços, números de telefone e outros contactos pessoais ou profissionais, atualizar ou ver os contactos cuja origem está nas redes sociais.

O Outlook é a ferramenta perfeita para permanecer organizado!

Atenção que esta ferramenta pode tornar-nos dependentes!

Correio Contactos Calendário Notas

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INTERFACE DO OUTLOOK 2|DOIS

Começamos por ir para o botão Iniciar e ir até o ícone do Outlook. Uma das coisas agradáveis sobre o Outlook é que eu posso trabalhar apenas com aquilo que eu quero com muita facilidade, por exemplo se quiser posso trabalhar apenas com correio ou trabalhar apenas com a minha agenda. Mas por agora, vamos abrir o Outlook. A primeira coisa que se pode ver é a faixa que atravessa o topo de cada janela do Outlook, faixa a que chamaremos friso.

É verdade que o Friso é uma alteração importante e é a mais notória na interface sobretudo para aqueles que estavam ou ainda estão habituadas à interface do Outlook 2003 (ou anterior).

O Friso está dividido em vários separadores, cada um dos quais com vários comandos devidamente agrupados de acordo com a sua natureza. No separador Base estão os comandos para criar e trabalhar com itens do Outlook, tais como mensagens, itens de calendário ou contactos. No separador Enviar/Receber tem comandos relacionados com a procura de novos itens do Outlook no servidor ou o envio de itens. No separador Pasta estão comandos para criar, mover ou partilhar pastas. No separador Ver, pode alterar e personalizar a forma como vê as pastas.

Nesta interface do Outlook 2010 temos um painel de navegação que permite um acesso rápido às pastas de correio, aos calendários, aos contactos, às tarefas, às notas, às listas de pastas e ainda a atalhos (personalizáveis).

Neste curso irei tentar ser os mais prático possível, tentando ensinar o manuseamento desta ferramenta através de exemplos reais e práticos. Tentaremos abordar os assuntos mais necessários no nosso dia-a-dia.

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CONFIGURAÇÃO DE UMA CONTA NO GMAIL 3|TRÊS

Temos que ir ao seguinte sítio:

https://accounts.google.com/ServiceLogin?service=mail&passive=true&rm=false&continue=http://mail.google.com/mail/?hl%3Dpt-BR&scc=1&ltmpl=default&ltmplcache=2&hl=pt-pt

Selecionar a opção criar uma conta e preencher os campos solicitados, não se esqueçam de anotar a conta e palavra passe nalgum sítio (seguro) para não se esquecerem.

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Agora que temos uma conta de correio eletrónico criada, poderíamos utilizar essa mesma conta para criar e enviar e-mails mas não teríamos as potencialidades que o Outlook tem e o trunfo do Outlook é que temos a possibilidade de incluir essas contas no Outlook. E é exatamente isso que iremos efetuar a seguir. Para isso temos que autorizar o encaminhamento de dados para um cliente de correio eletrónico (no nosso caso o Outlook) :

Vamos novamente aceder à nossa conta GMAIL, clicar na opção “definições”, clicar na opção “Encaminhamento e POP/IMAP” e ativar o protocolo POP (Não nos vamos debruçar muito sobre este protocolo, neste curso apenas interessa saber que este é um dos protocolos que nos permite configurar o nosso cliente de correio eletrónico para receber as nossas mensagens). Antes de configurar seja o que for, vamos fechar o Outlook, clicar no botão iniciar e abrir as definições do painel de controlo (vista clássica – ícones pequenos), clicar no ícone correio, clicar no botão Mostrar perfis. Nota: Pouca gente os conhece, e no entanto são essenciais para o correto funcionamento do Outlook. Os perfis guardam a configuração das contas e-mail, os ficheiros de dados e outras definições utilizadas numa sessão de trabalho do Outlook. Os perfis podem ser criados para ser utilizados em locais diferentes (local de trabalho, casa, fora de casa) também podem ser utilizados perfis para cada um dos utilizadores que usa o computador.

Vamos então adicionar um Perfil usando um nome ou designação à sua escolha.

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Agora temos que configurar o nosso cliente de correio eletrónico seguindo os passos seguintes:

Para configurar o Outlook 2007/2010 para sua conta do Gmail: 1. Ativar POP1 na sua conta do Gmail. Não se esqueça de

clicar em Salvar Alterações quando terminar.

2. Abra o Outlook.

3. Clique no menu Ferramentas e selecione Configurações da Conta...

4. Na guia E-mail, clique em Novo...

5. Se você for solicitado a Escolher Serviço de E-mail, selecione Microsoft Exchange, POP3, IMAP ou HTTP e clique em Avançar.

6. Preencha todos os campos necessários para incluir as seguintes informações:

Seu nome: Digite o seu nome como você gostaria que ele aparecesse no campo De: das mensagens de saída. Endereço de e-mail: Digite o seu endereço de e-mail completo do Gmail (NOMEDEUSUARIO@GMAIL.COM). Senha: Digite a sua senha do Gmail. Definir manualmente as configurações do servidor ou tipos de servidor adicionais: Deixe essa opção desmarcada se desejar configurar automaticamente o Outlook 2007/2010. Para configurar o Outlook 2007/2010 manualmente, marque-a agora.

7. Clique em Avançar. Se estiver configurando o Outlook 2007/2010 automaticamente, está pronto! Clique em Concluir.

8. Se estiver configurando o Outlook 2007/2010 manualmente, selecione E-mail da internet e clique em Avançar.

9. Verifique as Informações sobre o usuário e digite estas informações adicionais:

Informações sobre o servidor Tipo de Conta: POP3 Servidor de entrada de e-mails: pop.gmail.com Servidor de saída de e-mails (SMTP): smtp.gmail.com Informações de Logon Nome de utilizador: Digite o seu nome de usuário do Gmail (incluindo @GMAIL.COM). Senha: Digite a sua senha do Gmail. Exigir logon usando Autenticação de Senha de Segurança (SPA): Deixe essa opção desmarcada.

10. Clique no botão Mais definições... e selecionar a guia

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Servidor de saída.

11. Marque a caixa ao lado de Meu servidor de envio (SMTP) requer autenticação e selecione Usar mesmas config. do servidor de entrada de e-mails.

12. Clique no separador Avançadas e selecione a caixa próxima de Este servidor requer uma conexão criptografada (SSL) em Servidor de entrada (POP3).

13. Na caixa do servidor de saída (SMTP), insira 587, e selecione TLS no menu de opções de conexão criptografada.

14. Clique em OK.

15. Clique em Testar configurações da conta... Depois de receber a mensagem Parabéns! Todos os testes foram concluídos com êxito, clique em Fechar.

16. Clique em Avançar e, em seguida, clique em Concluir.

Ou

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Abertura do Outlook:

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CRIAÇÃO DE PERFIS E FICHEIROS 4|QUATRO

E aqui estamos nós com a nossa conta configurada do GMAIL no Outlook. Todas as mensagens (recebidas, enviadas, etc…), todos os contactos e outras informações criadas no Outlook estão guardadas em ficheiro(s), i.é, por defeito o Outlook cria um ficheiro onde guarda toda à informação, e o nosso interesse é guardar a informação numa localização segura onde possamos efetuar com alguma regularidade uma salvaguarda desses dados, por outro lado o fato de termos a informação toda em ficheiros permite-nos organizar os dados por um determinado período de tempo (criar ficheiros todos os anos por exemplo) ou por tamanho (quando já existe uma grande quantidade de informação que torna o processamento mais lento). Portanto o nosso objetivo agora é criar um ficheiro numa localização específica:

Passo 1 – Clicar no botão iniciar

Passo 2 – Clicar em painel de controlo

Passo 3 – Clicar em correio

Passo 4 – Clicar no botão “Mostrar Perfis” e escolher o perfil

criado anteriormente

Passo 5 – Clicar em propriedades

Passo 6 – Escolher a opção Ficheiro de dados

Neste passo (6) poderão verificar que o ficheiro criado por defeito

está localizado na pasta “meus documentos\Ficheiros do Outlook”

e tem uma extensão “.pst”.

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Passo 7- Escolher a opção “Adicionar…”, altere o nome do ficheiro

de correio para “MeuCorreioDaAula.pst” e clique em “OK”

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Obtemos a seguinte informação:

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Passo 8 – Fechar a janela

Neste passo já criamos o ficheiro mas não lhe associamos nenhuma

conta de correio … ou seja quando chegar correio para conta do

GMAIL, o Outlook irá enviar essa informação para dentro do

ficheiro que ele criou por defeito (porque a conta está associada a

esse ficheiro inicial), para alterar a situação iremos associar a

conta do GMAIL ao ficheiro que acabamos de criar:

Passo 9 – Clicar em “Contas de Correio eletrónico

Passo 10 – Clicar no separador Ficheiro de dados, escolher o

ficheiro que foi criado no passo 7 e escolher a opção “Predefinir”.

Passo 11 – Clicar no separador “Correio Eletrónico”, escolher o

Ficheiro “MeuCorreioDaAula”, clicar na pasta “A Receber” e

clicar em “OK”

A partir de agora temos o ficheiro que criamos como sendo o ficheiro que recebe atualmente os e-mails para a conta que configuramos no GMAIL.

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Ficamos com esta estrutura ao abrir o Outlook:

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CRIAÇÃO E ORGANIZAÇÃO DE PASTAS DE CORREIO 5|CINCO

Temos neste momento dois ficheiros, o que foi criado por defeito na parte inferior e o que criamos e que está predefinido (razão pela qual se encontra na parte superior). Podemos então constatar que cada ficheiro tem várias pastas predefinidas, cada uma delas com funções predefinidas também (que podem ser alteradas), i.é, temos a pasta “A Receber”, a pasta “Rascunho”, a pasta “Itens Enviados”, a pasta “Itens Eliminados” e outras mais (mas não vou falar muito sobre elas porque o seu nome indica a função de cada uma). Esta estrutura básica permite guardar toda a informação recebida e enviada e na maioria dos casos esta estrutura é suficiente, mas se quisermos otimizar um pouco mais as funcionalidades podemos pensar na receção dos dados em pastas distintas. Podemos por exemplo querer receber os dados e depois enviar consoante o interesse, seja ele assuntos relacionados com o trabalho, assuntos pessoais ou ainda divertimento. Vamos então criar 3 pastas dentro da pasta de receção do correio:

Passo 1 – Clicar do lado direito rato em cima da pasta “A

Receber” e escolher a opção “Nova Pasta”

Passo 2 – Escrever o nome da subpasta “Trabalho” e clicar no

botão “OK”

Repita os passos anteriores criando mais duas subpastas “Pessoal” e “Divertimento”

O resultado é o seguinte:

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A estrutura das pastas segue a mesma filosofia que as pastas do Windows ou seja podemos criar uma estrutura hierárquica bastante complexa, mas lembro que o objetivo das pastas é permitir classificar os documentos de uma forma simples e intuitiva.

Vamos agora escrever 3 mensagens cujo assunto deverá estar relacionado com as pastas que criamos e envia-las para um grupo desta aula.

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Recebi as 3 mensagens enviadas a partir de uma conta do IVDP, agora podemos “arrastá-las” para as pastas que acabamos de criar e portanto “arrumar” de alguma forma o nosso correio. Todas estas operações podem ser efetuadas para cada pasta de correio (“Itens enviados”, “Itens Eliminados”, Etc..).

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SISTEMA DE REGRAS DO OUTLOOK 6|SEIS

Agora que já temos as pastas organizadas, aquilo que agora poderíamos pretender é que alguém arrumasse isto por nós. Para sermos arrumados temos que efetuar as arrumações de forma sistemática, e por experiência sei que a maioria das pessoas não fazem esse tipo de trabalho, e é aí que entram as ferramentas do Outlook, provavelmente uma das ferramentas mais poderosa do Outlook será o seu sistema de regras que nos permite criar regras para a arrumação e tratamento automático dos nossos e-mails:

As regras podem-se aplicar essencialmente a três tipos de campos, i.é, devemos de alguma forma “etiquetar” os e-mails identificando-os através do endereço (ex: jpereira@ivdp.pt), do assunto (utilizando determinadas palavra-chave) ou ainda o corpo da mensagem (utilizando determinadas palavra-chave). Após a identificação do e-mail, podemos aplicar-lhe determinadas ações que podem ser por exemplo a arrumação para uma determinada pasta ou ainda uma resposta automática pré-determinada, pode ser a eliminação de uma mensagem ou ainda um reencaminhamento para uma ou mais pessoas ou uma combinação de várias ações…

Vamos então criar uma regra que me identifica os e-mails relacionados com “Divertimento” e aí temos que refletir um pouco e pensar como é que os e-mails podem ser “filtrados”. Verificamos que normalmente (pode não ser assim) esse tipo de mail tem no assunto palavras como “anedota” ou “para rir”. E esta identificação será o nosso ponto de partida para a criação da nossa regra. Vamos agora seguir os passos seguintes:

Passo 1 – Clicar no separador “Base”, Clicar no ícone “Regras”,

selecionar a opção “Criar Regra…”

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Passo 2 – Selecionar a opção “Assunto contém” e escrever na caixa

de texto em frente “anedota”

Passo 3 – Selecionar a opção “Mover o item para a pasta:” e

selecione a pasta “Divertimento” e clique no botão “OK”

Passo 4 – Clique no botão “OK”

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Poderíamos especificar e complicar um pouco mais as nossas opções indo para a opção “Opções avançadas” mas deixaremos esse assunto para mais tarde.

Todas as regras podem ser alteradas e completadas com mais opções, não existe limites e com um pouco de imaginação podemos criar regras bastante complexas que podem responder automaticamente a um e-mail.

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GESTÃO DE CONTACTOS 7|SETE

A Gestão de Contactos é feita de forma intuitiva por isso vou apenas criar três ou quatro contactos e criar 2 Grupos para mostrar apenas o interesse que tem. Apenas preciso de relembrar que cada Ficheiro criado “.pst” (ver início da aula) tem um livro de endereço associado.

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PASTAS DE PESQUISA 8|OITO

As pastas de pesquisa são vistas sobre as mensagens, por exemplo pretendia saber quais as mensagens trocadas com determinada pessoa, neste caso o meu chefe, porque normalmente os funcionários tem necessidade de ter à mão todas as mensagens trocadas para responder a perguntas o mais rapidamente possível. É claro que poderia pesquisar, mas esta ferramenta tem uma grande vantagem: o Outlook ao criar uma pasta de pesquisa está a criar um índice sobre as mensagens fazendo com que estas apareçam imediatamente sem necessidade de pesquisa que poderia ser demorada.

Vamos então criar este exemplo, vamos mapear as mensagens enviadas por mim.

Passo 1 – No painel de navegação clicamos do lado direito do rato

em cima das “Pastas de Pesquisa”, escolhemos “Nova Pasta de

Pesquisa”

Passo 2 – Escolhemos a opção “Correio de e para pessoas

específicas”, e escolho o seguinte endereço jmcp.ivdp@gmail.com

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CATEGORIZAR MENSAGENS E ASSOCIAR PASTAS DE PESQUISA 9|NOVE

O assunto que segue é extremamente útil na medida em que podemos reunir vários assuntos dispersos mas que tem algo em comum e vou dar o exemplo de um projeto que engloba várias pessoas, várias modalidades mas que fazem parte de um único e mesmo projeto.

Uma solução para este problema poderá ser as categorias por cor, disponibilizado pelo Outlook.

Passo 1 – Escolher a 1ª mensagem que queremos “Categorizar”

clicando do lado direito rato, escolher a opção “Todas as

Categorias”

Passo 2 – Escolher a opção “Novo…” escrever o nome do Projeto

“Projeto de estatística”

Passo 3 – Clicar nas mensagens que pretendemos categorizar com

a opção que definimos na alínea anterior, clicando do lado direito

do rato em cima da mensagem e escolhendo a opção “Categorizar”

e escolhendo a opção “Projeto de estatística”.

Na coluna da mensagem vai aparecer um retângulo com a cor definida na categoria (neste caso azul).

É claro que ainda não conseguimos ver muito bem o interesse da classificação por cor, mas se combinarmos esta ferramenta com as pastas de pesquisa já sabemos qual a vantagem que temos… Rapidez de pesquisa, boa organização e consigo relacionar com bastante facilidade assuntos dispersos mas que faziam parte de um projeto. Este tema é muito utilizado ao nível do secretariado na realização de eventos para agrupar a correspondência sobre esse evento, sobre projetos ou ainda áreas de intervenção. É claro que podemos utilizar esta categorização em outras áreas, só depende da imaginação e da necessidade de cada um.

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ENVIO DE MENSAGENS, ASSOCIAR NÍVEIS DE IMPORTÂNCIA E ASSOCIAR NOTIFICAÇÕES E RECIBOS DE LEITURA 10|DEZ

Enviar mensagens com vários níveis de importância

No nosso dia-a-dia temos necessidade de enviar mensagens, umas poderão ser urgentes e importantes, outras nem por isso. No Outlook podemos também definir essa importância aquando da criação da mensagem ao sinaliza-la como muito importante (importância alta) e não sendo muito importante (Importância Baixa).

Outras necessidades poderão surgir quando as pessoas precisam de saber se um determinado e-mail foi recebido e/ou lido. Para resolver esse problema basta ir ao separador “Opções” (ao escrever o e-mail) e selecionar a respetiva opção.

No envio de mensagens a vários utilizadores, temos que ter em atenção que podemos divulgar o endereço a máquinas que estão infetadas com programas maliciosos que poderão enviar e-mails “infetados” a esse conjunto de pessoas cujo endereço consta no e-mail enviado inicialmente. Para evitar um mal maior podemos enviar em “Bcc” ou seja a pessoa recebe apenas o endereço do remetente não pondo em risco as restantes pessoas a quem foi enviado o e-mail.

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CALENDÁRIO DO OUTLOOK 11|ONZE

Gerir o seu tempo é uma tarefa difícil, organizar a sua vida poderá tornar as suas tarefas mais simples. O Outlook disponibiliza um calendário que agrega toda a informação referente à sua agenda pessoal ou profissional. Pode agendar três tipos de eventos:

- Compromisso: envolve o seu próprio tempo e recurso e não diz respeito a mais ninguém. O calendário mostra os compromissos colocados entre a hora de início e a hora de fim do evento.

- Acontecimento: quando um compromisso dura mais de 24 horas transforma-se num acontecimento. É mostrado num banner no topo do dia no qual ocorre.

- Pedido de reunião: um Acontecimento passa a ser uma Reunião quando convida outras pessoas ou quando envolve outros recursos externos

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ARQUIVO AUTOMÁTICO 12|DOZE

A opção Arquivar Automaticamente ajuda a gerir o espaço na caixa de correio ou no servidor de correio eletrónico que está a utilizar, pois move automaticamente os itens para uma localização de arquivo. Consoante as opções, o Arquivo Automático efetua uma ou duas das seguintes ações:

• Move os itens da sua localização original, geralmente uma das pastas ativas, para uma pasta de arquivo.

• Elimina definitivamente os itens que ultrapassaram os respectivos períodos de antiguidade.

Para onde vão os meus itens?

O ficheiro de arquivo é um tipo especial de ficheiro de dados, um ficheiro de Pastas Pessoais (.pst). Quando o arquivo automático é executado pela primeira vez, o Outlook cria automaticamente o ficheiro de arquivo nas seguintes localizações:

• Windows 7 C:\Utilizadores\NomeUtilizador\Documentos\Ficheiros do Outlook\archive.pst

• Windows Vista C:\Utilizadores\NomeUtilizador\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

• Windows XP C:\Documents and Settings\NomeUtilizador \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

Nota: Se optar por eliminar itens, estes não são arquivados. Se optar por arquivar

itens, estes não podem ser eliminados por Arquivo Automático. Quando os itens

estiverem arquivados, só podem ser eliminados manualmente.

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Períodos de antiguidade de itens do Outlook

Qualquer item do Outlook que tenha excedido o seu período de antiguidade é incluído no Arquivo Automático seguinte, a menos que tenha sido marcado especificamente para ser excluído. O período de antiguidade predefinido para cada pasta do Outlook é o seguinte

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Pasta Período de antiguidade

A Receber e Rascunhos 6 meses

Itens Enviados e Itens Eliminados 2 meses

A Enviar 3 meses

Calendário 6 meses

Tarefa 6 meses

Notas 6 meses

Diário 6 meses

Nota As pastas criadas que contêm o mesmo tipo de itens, tais como as pastas A Receber, Calendário, Tarefas, Notas ou Diário, têm o mesmo período de antiguidade predefinido de seis meses. Por exemplo, uma pasta de correio eletrónico criada para relatórios de estado recebidos de um colaborador ou uma pasta de contactos criada para contactos pessoais.

Determinar a idade de um item

Tipo de item Início do período de antiguidade

Mensagem de correio eletrónico

A data/hora de receção ou a data em que a mensagem foi alterada e guardada pela última vez, aquela que for posterior.

Reunião, evento ou compromisso do calendário

A data em que o item foi alterado e guardado pela última vez, aquela que for posterior. Os itens periódicos não são abrangidos pelo Arquivo Automático.

Tarefa A data de conclusão ou a data em que a tarefa foi alterada e guardada pela última vez. As tarefas que não estiverem marcadas como concluídas não abrangidas pelo Arquivo Automático. As tarefas atribuídas a outros utilizadores só são arquivadas se estiverem marcadas como concluídas.

Nota A data em que a nota foi alterada e guardada pela última vez.

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Entrada de diário A data em que a entrada do Diário foi criada ou a data em que a entrada foi alterada e guardada pela última vez.

Contacto Os contactos não são arquivados por predefinição. No entanto, podem ser arquivados manualmente.

Definições e opções do Arquivo Automático

Consulte as seguintes descrições referentes às definições e opções que pode aplicar quando personaliza o Arquivo Automático.

Passo 1 - Clique no separador Ficheiro, Clique em Opções..

Passo 2 - Clique em Avançadas.

Passo 3 - Em Arquivo Automático, clique em Definições de

Arquivo Automático.

Passo 4 - Selecione a caixa de verificação Executar o Arquivo

Automático a cada n dias e, em seguida, especifique a frequência

com que o Arquivo Automático é executado.

Passo 5 - Selecione outras opções que pretenda. Pode optar por

eliminar automaticamente itens antigos no Arquivo Automático.

Notas

Se alterar o ficheiro de arquivo indicado em Mover itens antigos para, este ficheiro

novo será utilizado sempre que o Arquivo Automático for executado.

Defina as opções da pasta predefinida primeiro e, em seguida, personalize as

definições de pastas individuais. Caso contrário, poderá alterar acidentalmente as

predefinições.

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Executar o arquivo automático a cada n dias Escolha a frequência com que o Arquivo Automático é executado. O arquivo de vários itens em simultâneo poderá prejudicar o desempenho do computador. Por conseguinte, é melhor utilizar o Arquivo Automático com maior frequência de modo a reduzir o número de itens processados.

Para desativar a funcionalidade de Arquivo Automático, desmarque a caixa de verificação Executar o arquivo automático a cada n dias.

Perguntar antes da execução do arquivo automático Escolha se pretende que seja apresentada uma mensagem de lembrete antes de o Arquivo Automático processar itens do Outlook. Quando aparecem os avisos, pode clicar em Não na mensagem de lembrete para cancelar a sessão de Arquivo Automático.

Eliminar itens expirados (só pastas de correio eletrónico) Esta opção está desativada por predefinição. Selecione esta caixa de verificação para eliminar mensagens depois de o seu período de antiguidade ter sido ultrapassado.

Arquivar ou eliminar itens antigos Escolha esta opção se pretender definir ou alterar as definições seguintes. Se esta caixa de verificação for desmarcada, o Arquivo Automático é executado utilizando as predefinições.

Mostrar pasta de arquivo na lista de pastas Selecione a caixa de verificação para que a pasta de Arquivo seja listada com as suas outras pastas de trabalho no Painel de Navegação. Se não utilizar esta opção,

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continua a poder abrir a pasta de arquivo (clique no separador Ficheiro e, no separador, Abrir, clique em Abrir Ficheiro de Dados

do Outlook).

Eliminar itens com mais de Especifique com que antiguidade pretende que os itens sejam arquivados, em dias, semanas e meses. Pode configurar um período de um dia até a um máximo de 60 meses.

Mover itens antigos para Selecione esta caixa de verificação para arquivar itens antigos, em vez de os eliminar definitivamente. A pasta predefinida aparece na caixa. Para utilizar uma pasta diferente, introduza a localização da pasta na caixa e clique em Procurar. A seleção desta opção desmarca a seleção da opção Eliminar

permanentemente os itens.

Eliminar permanentemente os itens Esta opção elimina quaisquer itens expirados. Estes são movidos e não é mantida uma cópia de arquivo. A seleção desta opção desmarca a seleção da opção Mover

itens antigos para.

Aplicar estas definições a todas as pastas Esta opção aplica as definições de Arquivo Automático, incluindo as alterações efetuadas, a todas as pastas. Para especificar definições exclusivas para uma ou mais pastas, não escolha esta opção. Em vez disso, clique com o botão direito do rato na pasta, clique em Propriedades e vá para o separador Arquivar Automaticamente para alterar definições para cada pasta que pretenda alterar.

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BIBLIOGRAFIA

Curso Completo para Microsoft Office (Volume 3: Outlook –

PCGUIA)

Sítio da Microsoft (www.microsoft.pt)