PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS CULTURALES

Formación de comités.

Éxito del evento

Para la obtención de éxito en el evento cultural es de vital importancia, tener una planeación detallada, sin descuidar ningún detalle al inicio, en el transcurso y al final del evento, etapas que contribuyen en gran medida al logro de los objetivos propuestos.

Siendo la formación de comités la herramienta principal para una organización efectiva, teniendo como resultado un evento cultural exitoso.

Comité Organizador

Para la realización de un evento cultural se forman comités con la única finalidad de alcanzar objetivos específicos. Delegando funciones en el proceso de organización, contribuyendo en gran medida que el plan de trabajo se lleve de manera efectiva y sin contratiempos.

El comité de organización del evento debe crear subcomités; grupos de personas a cargo de la organización de partes especificas del evento. Cada subcomité tiene la responsabilidad de planificar la logística y dirigir las actividades específicas de su área de responsabilidad.

Cada subcomité evaluará el evento, con listas de verificación, para señalar los errores y aciertos, permitiendo sugerir cambios positivos y congruentes para los próximos eventos que se organicen.

Funciones Actividades

Este comité tiene como función especifica garantizar que se tenga la información general del evento, como tema, objetivos del evento, una planificación estructurada, además de crear instrumentos de verificación y monitoreo durante el desarrollo del evento cultural.

Elaboración de constancias. Cartas ( patrocinio, permisos,) Invitaciones. Control de gastos. Cotizaciones. Elaboración de formatos. Listas de verificación. Recopilación de evidencias

( fotos)

Comité administrativo

Funciones

Este comité es responsable de la distribución de espacios, diseño y ambientación de los mismos.

Montaje y desmontajes de escenarios.

Se encarga de buscar opciones para la resolución de posibles contingencias en el desarrollo del evento cultural.

Verificar que todo el equipo a emplear este en optimas condiciones.

Equipo de sonido Luces Equipo de computo Luces Mobiliario(carpas, sillas ) Decoración (ambientación)

Comité logística

Actividades especificas.

Funciones

Este comité tiene como función la inauguración y clausura del evento.

Programación de actividades planeadas para el evento.

Inauguración Clausura Programa de actividades Tiempos Recepción de invitados Entrega de reconocimientos

Comité Operativo.

Actividades especificas.

Funciones

El éxito del evento se deberá al buen manejo de la publicidad y promoción que se le de al evento.

Es importante promover el evento con eficiencia , calidad, buscando medios idóneos para llegar al tipo de publico al que va dirigido el evento.

Lanzamiento publicidad Contratar espacios radio,

televisión, paginas web. Logotipos. Slogan. Imagen del evento.

Comité Publicidad.

Actividades especificas.

COMITÉ DE FINANZAS

Le corresponde elaborar el presupuesto general de

gastos. Es responsable de realizar actividades para

recabar fondos y aportes para financiar el evento.

Tiene a su cargo el movimiento de cuentas.