Formación en Digitalización

7/23/2019 Formacin en Digitalizacin

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Anuario Escuela de Archivologa IV 2012-2013Universidad Nacional de Crdoba

LA FORMACIN PROFESIONAL DE ARCHIVERO Y SUCOMPETENCIA EN LA DIGITALIZACIN DE

DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Mara Mercedes Vzquez *1

Resumen:En las disciplinas relacionadas con el documento original textual, en estecaso la Archivologa, es de conocimiento general, el uso del trminoDIGITALIZACION DEDOCUMENTOS.Una palabra que no expresara nada, salvoque se la ubique en un contexto determinado: el advenimiento de la computadora en elao 1980.

Con el desarrollo y perfeccionamiento de las herramientas tecnolgicas, en el ao 1984,surge un dispositivo denominado ESCANER, que ampli la proteccin, acceso yconsulta de los Fondos, no solo de Archivos Generales o Histricos, sino tambin deArchivos Activos.

El eje que he seleccionado para presentar La Formacin Profesional de Archivero ysu competencia en la Digitalizacin de Documentos de Archivo, lo desarrollarpartiendo de la experiencia como docente universitaria de la Escuela de Archivologa enla Ctedra Medios de Reproduccin Documental y en el ejercicio profesional en unArchivo Universitario.

*Licenciada en Archivologa .Profesora titular por concurso de Archivos de Imagen y Sonido. Escuela de

Archivologa. FFyH. UNC

Por lo expuesto, se tratar de responder a las preguntas planteadas, para profundizar enel actualperfil profesional y sus competencias, considerando que la Digitalizacin deDocumentos forma parte de los procesos archivsticos.

Palabras clave: Medios Alternativos de duplicacin documental Archivo Digital -Digitalizacin de Documentos Escner - Informacin digital ProfesionalArchivero

Summary: In the disciplines related to the original text , in this case the Archival , isgenerally known, the use of the term DIGITALIZACION DOCUMENT . A word thatdoes not express anything except that it locate in a specific context : the advent of thecomputer in 1980 .

With the development and improvement of technological tools , in 1984 , there is adevice called SCAN , which extended the protection, access and consultation of theFunds, not only General or Historical Archives , but also Active Archive .

I selected axis to present Archivist Professional Training and competence in the FileDocument Imaging , develop it using experience as a university lecturer in the School ofArchival Chair in Documentary Media Play and professional practice in one UniversityArchive.

By the above, we try to answer the questions , to delve into the current profile and itspowers, considering that the Document Imaging is part of the archival processes .

Key words:Alternative ways of duplication documentary - Digital File - DocumentScanning - Scanners - Digital Information - Professional Archivist


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INTRODUCCION

En las disciplinas relacionadas con el documento original textual2,en este caso la Archivologa, es de conocimiento general, el uso deltrmino Digitalizacin de documentos. Una palabra que no expresaranada, salvo que se la ubique en un contexto determinado: el advenimientode la computadora en el ao 1980.

En principio, en los Archivos, el Medio alternativo deduplicacin de documentos, consista en la Microfilmacin3documentaly se abstraa mayoritariamente a los Archivos Generales o Histricos.Con el desarrollo y perfeccionamiento de las herramientas tecnolgicas,

en el ao 19844, surge un dispositivo denominado escaner

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,que amplila proteccin, acceso y consulta de los Fondos, no solo de ArchivosGenerales o Histricos, sino tambin de Archivos Activos.

La Formacin Profesional de Archivero y su competencia en laDigitalizacin de Documentos de Archivo, lo desarroll partiendo de laexperiencia como docente de la Escuela de Archivologa en la CtedraMedios de Reproduccin Documental y en el ejercicio profesional en un

2Textual: soporte material constituido por el papel.3Microfilmacin: tcnica que permite registrar fotogrficamente documentos como pequeas imgenes, en

pelculas de alta resolucin.41984: Microtek crea el MS 200 el primer escner blanco y negro que te na 200 dpi y fue desarrollado porApple Macintosh.5Escner: perifrico que se usa para convertir, mediante el uso de luz, imgenes impresas o documentos aformato digital.

Archivo Universitario6, en ambas, con una relacin directa sobre ladigitalizacin de documentos.

Profundizar en el actual perfil profesional y sus competencias,considerando que la Digitalizacin de Documentos forma parte de losprocesos archivsticos.

De qu hablamos, cuando hablamos de Digitalizacin de Documentos

Para introducirme en el tema, debo antes desarrollar primeramente,conceptos y contenidos relacionados a la Digitalizacin de Documentos7.

Escner(del ingls scanner) es un perifrico8que convierte mediante eluso de luz, imgenes manuscritas, fotografas, textos impresos,ilustraciones y documentos en formato digital.

Imagen Digital(de dgito o dedo) nmero finito de estados intermedioso muestras. Informacin analgica en digital (1 y 0). Se logra mediante

la confeccin de un mapa de la imagen en forma de cuadrcula de puntosdenominamos Pixeles, que definen los elementos de la figura. A cadapixel se le otorga un valor tonal: negro, blanco, matices de gris o color, elque est representado en un cdigo binario (0 y 1).

6Direccin de Salud Estudiantil, perteneciente a la Subsecretaria de Bienestar Estudiantil y CalidadEducativa, de la Secretaria de Asuntos Estudiantiles, UNC7Documentos: si bien se habla especficamente de documentos textuales, la digitalizacin incluye soportesaudiovisuales, microfilmes, fotografas, etc.8Perifrico: se refiere a toda pieza de hardware aparte de la unidad de procesamiento y tambin se usa parareferirse a una pieza extra de hardware.


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El valor tonal para cada pixel se denomina bits, almacenados enuna computadora en una secuencia, y con frecuencia se los reduce a unarepresentacin matemtica (comprimida). La computadora interpreta ylee los bits para producir una versin analgica para su visualizacin o suimpresin

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Cmo funciona un Escner:convierte unaseal analgica en una tablade valores. Quien realiza esa conversin se denomina DAC (DigitalAnalogic Converter), que recibe mediante un sensor de sealesanalgicas del mundo fsico, las muestrea (toma valores cada ciertosintervalos) y cada muestra es convertida en una palabra digital (conjuntode 1 y 0) aptos para ser introducidas en una PC.

Durante la captura de la imagen los documentos se escanean a una

resolucin y una profundidad predeterminadas. La Resolucin se mideen puntos por pulgada (ppp) o pixeles por pulgada (ppi). A mayornmero de pixeles tendremos mejor resolucin y mayor capacidad paradefinir los detalles. A mayor profundidad de bit mejor capacidad dereproducir los colores y tambin, mayor representacin del nmero detonos grises y colores. Las variaciones de luz en el proceso de escaneadoson captadas por un sensor denominado CCD(Charge - Cuple Device) odispositivo acoplado por carga, que las convierte en seales elctricasanalgicas que alimentarn un DAC, completando as el proceso dedigitalizacin

10.

9Salih, R. (2012) Manual para la digitalizacin de imgenes10Conti, J.M. y Paolini J.A. (2006) Digitalizacin de grandes volmenes deDocumentos, pag. 8

TIPOS DE ESCANER


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Formatos11: las imgenes digitalizadas se guardan en diferentesformatos. A continuacin se presentan los siguientes:

TIFF(Tagged Image File Format Formato de archive de imagenetiquetada) Texto e Imagen. Se pueden guardar en dos modos: Sise comprimen, mantienen un alto grado de fidelidad de imagenmientras que reducen ligeramente el tamao del archivo. Sincompresin, son archivos sin prdida. Utilizado como un archivode conservacin.

JPEG (Joint Photographic Experts Group Grupo unido deexpertos en fotografa). Imagen (incluye texto e imagen) Es unformato con prdida, se pierden algunos datos, al comprimirlos.

Es adecuado para distribuir fotografas e imgenes por internet, enuna buena calidad. PDF (Portable Document Format: Adobe Acrobat File) texto e

imagen en distintos grados de compresin. Se utiliza en internetpara la distribucin de texto, tiene una buena calidad.

GIF (Graphics Interchange Format Formato de intercambio de

grficos) Imagen. Se usa habitualmente en la web y permite hacertransparente el fondo de la imagen, haciendo que el reacircundante de una imagen en forma irregular sea igual que elfondo de la pgina web.

BMP (Bit MapMapa de bits) imagen. No se utilizan en internet

y al ser muy grandes no hay compresin. Se utiliza para la edicinde una imagen digital y como tapiz en su escritorio de Windows.

11Formato: forma como se codifica la informacin para almacenarla en un archivo de computadora.

TXT (texto simple) Texto. De amplio uso, de estndares demltiples sistemas operativos

DOC (Documento de Windows Office) Texto. Formatos mspopulares para la creacin de textos electrnicos.

Almacenamiento de documentos digitalizados:

Discos duros: almacena la informacin dentro de la computadora(interna)

Discos duros externos o porttil: almacena informacin y permiteintercambiarla entre dos equipos. La conexin a la PC se realiza atravs de un cable USB.

DVD: el nombre de este dispositivo hace referencia a la multitudde maneras en las que se almacenan los datos: DVD-ROM(dispositivo de lectura nicamente), DVD R y DVD+R (solopueden escribirse una vez), DVD-RW y DVD+RW (permitengrabar y borrar las veces que se quiera), estos no se utilizan comodispositivos para almacenar documentos digitales.

El desarrollo de estos aspectos que hacen a la Digitalizacin de

documentos, desde una perspectiva informtica, nos dirige hacia losiguiente: La competencia profesional de un archivero en sus dosinstancias:


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Formacin Curricular Formacin Profesional

Formacin Curricular: conocimientos y competencias en los procesostericos y prcticos.

Hacemos referencia con este ttulo a los procesos de conocimientotericos y habilidades y competencias prcticas, en el transcurso de laformacin universitaria en la Escuela de Archivologa. La teora esimprescindible pero en el caso de una carrera, como la Archivologa, en

la aplicacin de tcnicas especficas para la organizacin de documentosde Archivo, necesita de una vinculacin indisoluble con los procesosprcticos, que est fuera de toda discusin. Podramos dividir en cuatroniveles (aunque en realidad, no existe en los aos de estudio estadivisin) la carrera de Archivologa:

1er. Nivel:materias introductorias y especficamente relacionadas a losmtodos y/o procesos tcnicos: Teora Archivstica, Clasificacin yOrdenacin, Descripcin Documental, Seleccin, etc.

2do. Nivel: materias relacionadas a las ciencias sociales: HistoriaArgentina, Instituciones Hispanoamericanas, Metodologa de laInvestigacin, etc.

3er. Nivel:materias relacionadas a la tecnologa, que complementan yapoyan al primer nivel: Procesamiento de Datos, Medios deReproduccin Documental, Sistemas y Redes, etc.

4to. Nivel:cursado de materias y seminarios optativos y obligatorios enlos dos ltimos aos de la carrera. Se observa en este nivel una eleccinpersonal del estudiante orientado hacia una especializacin.

Esto ltimo me permite expresar que el 3er. nivel, es el querealiza menos prctica en la formacin universitaria, no por falta deconocimiento, sino porque parecera que las herramientas tecnolgicas noformaran parte de las competencias de un archivero, salvo endeterminadas circunstancias.

En los aos de cursado del estudiante, (ttulo de pregradouniversitario: 3 aos) si bien efecta prcticas con tipos de documentos,confecciona instrumentos de descripcin, realiza talleres12, visitaarchivos, elabora monografas, etc., slo hay dos Ctedras que realizan

un estudio general y completo de una Institucin archivstica: ArchivosAdministrativos e Histricos13 y la Prctica Archivstica (consiste en laaplicacin prctica de los procesos tcnicos (de acuerdo a lascaractersticas de los documentos) en un archivo universitario de 100horas de duracin, con la presentacin de un Informe Final para aprobarla materia.

Al realizar diagnsticos previos en las materias que dicto14 y ademshabiendo mantenido conversaciones con otros docentes de la Escuela deArchivologa, se observa una dificultad de relacionar Teora con laPrctica y stas a su vez, con el fortalecimiento de competencias, para el

12Hay dos talleres, uno implementado por la Ctedra Seleccin Documental y el otro por la CtedraPreservacin y Conservacin de documentos.13Archivos Administrativos e Histricos: el estudiante selecciona un archivo y realiza un diagnsticocompleto de los procesos tcnicos, a travs de un cuestionario elaborado por el profesor titular. Posteriormentelo expone a sus compaeros y luego realizan una visita al archivo.14Medios de Reproduccin Documental y Archivo de Imagen y Sonido


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desarrollo profesional posterior. Afirmando que es en el perodoformativo-educativo,donde el trabajo docente, casi personalizado, porel nmero de estudiantes 15, es vital.

La Ctedra Medios de Reproduccin Documental, donde medesempeo como Profesora Asistente, la defino como terreno digital. Esdonde se ensea y aplica la Digitalizacin de Documentos.

Materia de tercer ao de la carrera de Archivologa, con unenfoque tcnico y con el conocimiento de medios alternativos de guarda,duplicacin, complemento y seguridad de los documentos contenida enlos Archivos Histricos y Administrativos, ya sean Pblicos y/oPrivados

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Consta de tres unidades:

Unidad N 1: Fotografa analgica y digital.

Unidad N 2: Microfilm: cmaras, lectores, equipos de revelado, etc.

Unidad N 3: Digitalizacin de Imgenes: escner, medios magnticos yno magnticos de almacenamiento de informacin, computadoras, etc.

15El nmero de estudiantes que ingresan es de aproximadamente 50 estudiantes y en el transcurso de los aosde cursado, se reduce a la mitad.16Programa de Ctedra: Medios de Reproduccin documental, UNC, Crdoba, 2008

Si bien las unidades se refieren especficamente al conocimiento ymanejo de equipos, stos se deben relacionar a todos los procesos quehacen a la organizacin, descripcin, seleccin y acceso de documentos.La profesin es una, si hablramos de una especializacin dentro de laprofesin, es un tema aparte.

Cul es el rol docente relacionado a los Medios alternativos deduplicacin documental y especficamente sobre Digitalizacin dedocumentos, hacia los estudiantes?

Como respuesta al interrogante planteado, la presento en Fases:

I Fase: Una mirada global. El Archivo es un todo dentro de laInstitucin a la que pertenece. Se debe aplicar correctamente los procesos

tcnicos: desde la ordenacin hasta el servicio. La digitalizacin esposible en la medida que el Archivo est organizado17.

II Fase: Destacar las diferencias: Archivo Administrativo y/oHistrico: valor primario, valor secundario. Identificar el Fondo mepermitir discernir las verdaderas necesidades sobre la DigitalizacinDocumental (Estado fsico, riqueza histrica y/o de investigacin,existencia de instrumentos de descripcin, estadsticas de consulta deusuarios, etc.).

III Fase:Tecnologa Digital. Determinar el tipo de Escner de acuerdo a

las caractersticas de los documentos (tipo y volumen, documentossueltos, encuadernados, deteriorados, etc.); La calidad del escner se

17Archivo organizado: puede ocurrir que la acumulacin de documentos antiguos se relacione a la falta de unproceso de seleccin adecuado, y no a la necesidad de digitalizar documentos.


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relaciona al precio que determinar tambin, la resolucin de la imagendigitalizada.

IV Fase: Los recursos econmicos. Se compra un Escner, se contrata auna Empresa. Se determinan aqu las reales necesidades de ladigitalizacin documental:

Relevamiento: el volumen documental justifica la digitalizacin Metodologa: cmo se llevar a cabo el proceso Equipo necesario: qu tipo de escner necesito de acuerdo a los

tipos documentales

Restauraciones previas: en qu condiciones materiales seencuentran los documentos a digitalizar

Control de Calidad: de la imagen digitalizada

La Fase III y IV podran considerarse como una sola, ya que puededecidirse o no la compra o la contratacin de una empresa que se dediquea la digitalizacin y se relaciona con el tipo de escner a utilizar.

V Fase: Los Recursos Humanos - Trabajo interdisciplinario: con laempresa, con informticos. Es la relacin entre el proceso previo a ladigitalizacin, que realiza el archivero con la empresa que digitaliza. Y laresponsabilidad individual/profesional de los involucrados en el procesode digitalizacin, cuando se realiza en la institucin (niveles

administrativos, archivero, informtico, etc.). Relevamiento: el volumen documental justifica la digitalizacin

Metodologa: cmo se llevar a cabo el proceso Equipo necesario: qu tipo de escner necesito de acuerdo a los

tipos documentales

Restauraciones previas: en qu condiciones materiales seencuentran los documentos a digitalizar

Control de Calidad: de la imagen digitalizada

La Fase III y IV podran considerarse como una sola, ya que puededecidirse o no la compra o la contratacin de una empresa que se dediquea la digitalizacin y se relaciona con el tipo de escner a utilizar.

Como expresa Jos Ramn Cruz Mundet18: Las nuevastecnologas nos brindan la posibilidad de automatizar muchos procesoscon indudables ventajas: la gestin administrativa, el almacenamiento ysustitucin de soportes, las transferencias, el control sobre el expurgo, ladescripcin, la difusin Este nuevo mundo de posibilidades exige, en contrapartida, el acercamiento hacia un entorno como el de la informtica

y las telecomunicaciones que en principio puede resultar extrao, por locual es recomendable dirigir nuestros pasos en dos sentidos:

1. Conocer dichas tecnologas y las ventajas que ofrecen, lo que noimplica convertirse en un experto, algo tan poco probable comoinnecesario.

2. Reflexionar hasta alcanzar un alto grado de certeza sobre culesson nuestras necesidades, las exigencias de nuestro centro quepodran ser mejoradas con estos medios. La experiencia nosmuestra que muchos proyectos malogrados lo son por la

incertidumbre del archivero sobre lo que desea y necesita.

18Manual de Archivstica, La aplicacin de las nuevas tecnologas, Ed. Biblioteca del Libro, Madrid, 1996,pg. 302


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Todos estos lineamientos generales presentados, no sin una bsquedade informacin bibliogrfica complementaria, se concluyen en losiguiente:

Dotar al estudiante de una visin global de la profesinarchivstica a fin de que pueda aplicar una poltica archivstica, enel mbito laboral donde se desarrolle y no reduccionista a losprocesos tcnicos.

Formacin Profesional: Construir la profesin

Cuando era estudiante y la materia Medios de ReproduccinDocumental, se denominaba Reprografa, el medio alternativo porexcelencia era la Microfilmacin. La Escuela posea un MicrofilmadorPlanetario, para la ejecucin de trabajos prcticos, que permita lamicrofilmacin de formatos encuadernados, documentos sueltos y degran formato. La actividad prctica se reduca a microfilmar pginas delibros y de documentos, en un proceso similar a la cmara fotogrfica.La microfilmacin se abstraa especficamente a Archivos Histricoscomo medio de proteger documentos originales y realizar consultasmediante lectores de Microfilm. Transcurridos ms de 25 aos, la

evolucin de las computadoras y de otro medio alternativo como elescner, generaliz su uso en las instituciones pblicas, privadas,universidades, escuelas, empresas y sociedad en general.

En ese tiempo, todava la Escuela denominada de Archiveros,otorgaba un ttulo de pre-grado universitario, lo que condicionaba,

independientemente de la calidad educativa, a una formacin profesionallimitada solo a Archivos Administrativos y/o Histricos de documentostradicionales (soporte papel). A partir del ao 2002, con el advenimientode la Licenciatura en Archivologa, la formacin curricular dio nuevasperspectivas educativas, incorpor otras materias relacionadas a lasinstituciones actuales, a los nuevos soportes utilizados y a las tecnologasinformticas. Los egresados de los aos 80, se transformaron enlicenciados en el ao 2000, asumiendo un compromiso profesional dondela calidad en la profesin es una capacitacin constante y tambinselectiva19.

Un cambio de mentalidad es lo que condiciona o requiere unprofesional, cualquiera sea su ttulo obtenido. En cuanto a las nuevastecnologas, precisamente la Digitalizacin de documentos, no esincompatible el proceso tcnico de archivo con el proceso digital.

Conclusin: La formacin profesional de Archivero.

Las alternativas sobre la Digitalizacin Documental son varias.Depender el tipo de Archivo (como se mencion ms arriba) paradeterminar qu es lo que se va a digitalizar, cmo se va a digitalizar, para

qu y quines es til la digitalizacin. Hay una idea generalizada en lamayora de las personas, que creen que digitalizar es digitalizar todo.Sera nefasto y extremadamente costoso digitalizar todo un archivo sin undiagnstico previo sobre su valor histrico, testimonial, informativo, etc.

19Selectiva: se relaciona a la especializacin que puede tener el profesional archivero.


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Tambin es una percepcin equivocada, de creer que lo que puedevisualizarse en una pantalla, hace invisible al documento textual.

Hay que diferenciar:

El uso racional de la digitalizacin cuando un ProfesionalArchivero est a cargo de un archivo: conoce el recurso delArchivo y de l, deviene el Patrimonio Cultural.

Las Empresas Tercerizadoras20, dedicadas a la digitalizacin dedocumentos que venden un servicio de: Acceso rpido a lainformacin de los documentos y solucionan el problema deespacio de las instituciones pblicas y/privadas. Conocen elrecurso producido por otros, que les genera dinero y de ldeviene, su expansin patrimonial.

Sin profundizar en el tema, la digitalizacin no da certeza de laproteccin infinita de la informacin, cualquiera sea la institucin,empresa o persona fsica y/jurdica que la produzca. La Digitalizacincomo herramienta informtica que acelera los procesos de bsqueda deinformacin escrita, de imgenes, msica, etc., aunque haya un trabajoprevio para obtener la imagen digital, es un medio atractivo, de usogeneralizado y aceptado globalmente.

En todos los procesos de aplicacin tcnica y herramientastecnolgicas e informticas del archivero, ya sea que en una est

involucrado lo manual y en la otra, el conocimiento y manejo de equipos,no se pierde de vista el objetivo: La custodia de la informacin en

20Empresas Tercerizadoras: el problema no es el servicio sobre la digitalizacin de documentos, sino en qucondiciones se encuentran o encontrarn a futuro, los documentos en papel que custodian: empresas,

particulares o instituciones pblicas.

formas tradicionales (papel), electrnicas y digitales. El Archivo existeen la medida que haya documentos, y los documentos se conservan paraser consultados. La formacin profesional de Archivero, en cuanto a loslineamientos tericos de base, siguen indemnes, pero no ocurre lo mismoen cuanto a la evolucin tecnolgica, lo que lleva a:

Un cambio de mentalidad: es una condicin ineludible, que nospermite estar atentos, planificar estrategias cuando se producentransformaciones en los mbitos laborales, que pueden modificarnuestra relacin e incumbencia profesional y que afectardirectamente al objeto de estudio: El documento.

Una capacitacin permanente y/o especializacin ya sea en elmbito acadmico universitario y/o privado. Y no perder elcontacto con la universidad de origen, que es la que mantiene unaactualizacin permanente, en su formacin curricular.

Construir la profesin, significa no slo incorporar competenciastcnicas, sino tambin intelectuales y legales. Todo esto va acompaadode un compromiso profesional, como accin, que no es una materiadentro de la formacin universitaria, pero hace a la esencia de lo quesomos y de lo que producimos.


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Bibliografa

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VZQUEZ MURILLO, M. (2003) Poltica de la Administracin deDocumentos y Archivo. Ed Talleres Grficos de Va Grfica, Crdoba.

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