Formarea echipei

FORMAREA ECHIPEI © ATU Consulting

FORMAREA ECHIPEI

pentru AIESEC

Traineri: Meda BLAGA & Daniela CICEOANATU Consulting

1


1. DEFINITIA ECHIPEI

• Echipa este un grup de persoane cu abilitati si sarcini diferite, care lucreaza impreuna la un proiect sau cu un scop comun, sustinandu-se in modul de functionare si oferindu-si suport reciproc.

Ce rol are o echipa?

• Functia unei echipe este sa se angajeze in rezolvarea problemelor, sa participe la imbunatatirea functionarii ei ca echipa si nu sa creeze alte probleme.

Munca in echipa inseamna:- echipa are scopurile planificate si un plan de actiune- exista o buna comunicare intre membrii echipei- exista un bun lider care sa motiveze echipa- rezolvarea problemelor care apar se realizeaza de catre intreaga echipa- toti membrii simt ca fac parte din echipa si ca au suportul membrilor de echipa

2. AVANTAJELE MUNCII IN ECHIPA vs. MUNCA INDIVIDUALA

Echipa aduce mai multe cunostinte si abilitati in rezolvarea de probleme. Transmiterea informatiei este mai eficienta decat utilizarea ei individuala. Este mai usor sa vezi intreaga problema atunci cand “te uiti” la ea in grup decat

atunci cand te uiti la ea de unul singur. Intalnirile sunt mult mai productive si mai orientate pe scopuri Se iau decizii mai bune in echipa Problemele echipei sunt identificate mai repede si mai usor Membrii echipei invata unii de la ceilalti Echipa determina un sentiment de coeziune si dezvolta un puternic sens al

convietuirii in organizatie Este imbunatatita morala si sinceritatea

2


Rezultatele presupun un efort mai mic decat in cazul muncii individuale Productivitatea este crescuta si timpul alocat este redus prin eliminarea muncilor

redundante (repetitive) Se reduce absenteismul si intarzierile in munca planificata Membrii echipei inteleg mai bine scopurile organizationale Munca liderului este delegata Echipa isi propune si reuseste sa atinga scopuri mai mari decat cele individuale.

3. CARACTERISTICILE ECHIPEI EFICIENTE

Scop comun Strategii clare Roluri bine stabilite Relatii deschise Comunicare multilaterala Empatie Ascultare activa Adaptabilitate Creativitate

4. CARACTERISTICILE UNEI ECHIPE INEFICIENTE Dominare din partea liderului. Subgrupuri sau gasti lupatoare (bisericute). Participare inegala la decizii si neutilizarea resurselor echipei. Proceduri si norme de echipa rigide si disfunctionale. Climat defensiv si de teama. Alternative necreative la probleme. Comunicare restrictiva. Evitarea diferendelor sau a potentialelor conflicte. Pareri impartasite fatis. Neacceptarea celorlalti membri ai echipei.

3


5. CELE MAI DESE GRESELI CE APAR INTR-O ECHIPA• Ideea ca echipa nu are nevoie de lider• Este necesar ca echipa sa aiba ultimul cuvant in orice decizie• Unele grupuri nu pot fi echipe• “Echipa vorbareata” isi va atinge intotdeauna scopurile• Conducerea unei echipe este mai dificila decat managementul traditional.

6. COMUNICAREA IN ECHIPA

a. Rolul comunicarii intr-o echipa consta in:- Stabilirea de obiective- Dezvoltarea de planuri si stategii pentru atingerea obiectivelor- Organizarea resurselor umane in vederea realizarii obiectivelor- Crearea unui climat care sa permita conducerea, directionarea si motivarea

oamenilor.

b. Caracteristicile principale ale unui climat deschis de comunicare sunt:

✔ Se ofera informatii, nu se fac evaluari ale muncii colegilor.

✔ Chiar atunci cand sunt exprimate critici, scopul lor este de a ajuta si de a imbunatati performantele sau relatiile si nu de a jigni, de a invinovati sau de al pune intr-o lumina negativa pe celalalt.

✔ Se pune accentul pe aflarea de solutii la probleme si nu pe ceea ce nu se poate face.

✔ Se pune un accent deosebit pe empatie si intelegere.

✔ Toti membrii echipei participa la procesul de comunicare, in mod egal, indiferent de rol sau statut.

4


✔ Se accepta aparitia unor erori inevitabile si a unor concluzii incorecte – intre anumite limite.

✔ Membrii echipei isi ofera permanent feedback pentru mentinerea unor bune relatii de lucru si pentru obtinerea unor performante cat mai bune.

c. Caracteristicile principale ale unui climat inchis de comunicare sunt:

Cand lucrurile nu merg bine, apar tendinte de incriminare (aruncarea vinei asupra altora); feedback-ul este, de regula, negativ, iar oamenii ajung adesea sa se simta incompetenti, inferiori sau necorespunzatori.

Oamenilor li se pretinde in mod explicit sa adopte un anumit comportament, inhibandu-si sau schimbandu-si trasaturile care nu corespund normelor impuse.

Mesajele au de regula si sensuri ascunse; sunt exprimate nesincer sau cu scopul de a manipula.

Comunicarea este de obicei, detasata si impersonala, cu prea putina preocupare pentru ceilalti.

In cadrul relatiilor cu ceilalti, unii indivizi tind sa scoata in evidenta diferenta de statut, aptitudini sau cunostinte.

Nu sunt acceptate de bunavoie punctele de vedere diferite sau solutiile de colaborare.

Se acorda putina importanta nevoilor colegilor de echipa.

5


7.OBIECTIVELE ECHIPEI

o Obiectivele sunt un alt mod de a spune "incotro ne indreptam?"

o David P. Campbell spunea: , "daca nu stii incotro te indrepti, probabil o sa ajungi in alta parte"!

o Expertii sunt de parere ca obiectivele trebuie cuantificate in termeni de succes si esec asa cum sunt obiectivele SMART:

S – Specifice - adica concrete, precise si pertinente

M – Masurabile - exprimate in unitati al caror rezultat sa poate fi verificabil, astfel incat progresul sa poata fi masurat

A – Acceptate - motivante pentru cei din echipa, si acceptate de catre acestia

R – Realiste - realizabile tinand cont de restrictiile de timp, buget si capacitate

T – Temporare - limitate in timp

8. TIPURI DE ECHIPE

o Echipele sunt o caracteristica comuna a organizatiilor

o Echipele imbraca diferite forme:

1. Echipa cu functionare maxima2. Echipa comoda3. Echipa disfunctionala4. Echipa eficientei reci

6


1. Echipa cu functionare maxima- membri echipei prezinta eficienta sporita- inovatie- viabilitate sustinuta

2. Echipa comoda- reflexivitate sociala ridicata- reflexivitate a sarcinii scazuta- viabilitate scazuta

3. Echipa disfunctionala- cea mai slaba- reflexivitate sociala scazuta- reflexivitate a sarcinii scazuta- viata scurta

4. Echipa eficientei reci- reflexivitate a sarcinii crescuta- functionare sociala precara- viabilitate scazuta

9. ROLURILE IN ECHIPA

• Comportamentele persoanelor pot fi orientate pe sarcina sau comportamente socio-emotionale in cazul membrilor preocupati de procesele grupului.

• Lucrul in echipa si caracteristicile membrilor unei echipe influenteaza performanta echipei. Rolurile comportamentale sunt diferite si indica faptul ca anumite tipuri de comportamente nu sunt legate cu necesitate de munca sau de abilitatile necesare sarcinii. Ele sunt totusi cruciale pentru sarcina si pentru realizarea obiectivului deoarece prezenta/absenta lor influenteaza semnificativ munca si realizarile echipei. In echipe trebuie sa fie un domeniu de roluri de echipa alaturi de comportamentele tipice (naturale) ale membrilor pentru a se realiza un echilibru al rolurilor.

• Scorurile obtinute la testul de autoperceptie trebuie combinate si cu observatiile obtinute din perceptia altora.

7


Tipurile de roluri si caracteristicile rolurilor:

o Implementator (I)o Coordonator (C)o Modelator (M)o Inovator (In)o Investigator de resurse (IR)o Monitor/Evaluator (Me) o Lucrator al echipei (Le)o Finalizator (F)

o Implementator (I) - disciplinat, eficient, pune ideile in practica, conservativ

o Coordonator (C)- matur, de incredere, clarifica obiective, sustine deciziile, abilitati de delegare

o Modelator (M)- stimulator, dinamic, poate lucra sub presiune, curaj si energie de a invinge

obstacolele

o Inovator (In)- este creativ, imaginativ, rezolva probleme dificile, neortodox

o Investigator de resurse (IR)- extrovert,entuziast, comunicativ, exploreaza oportunitatile, dezvolta contacte

o Monitor/Evaluator (Me) − sobru, judecata acurata, capacitate de discernamant, monitorizeaza obiectivele

o Lucrator al echipei (Le)− cooperativ, diplomat, bun ascultator, evita frictiunile, sensibil

o Finalizator (F)- constincios, cauta erorile si omisiunile, meticulos, perfectionist

8


10. CUM SE DEZVOLTA O ECHIPA?

A. ETAPELE FORMARII UNEI ECHIPE:

Echipa este un organism viu. Nasterea, cresterea, maturitatea, declinul si decesul servesc scopurilor vitale in viata noastra individuala si pentru intreaga specie umana. Aceste cicluri ale vietii se regasesc si in cazul echipei. Exista valori si inconveniente pentru fiecare faza al ciclului vietii atat pentru forta colectivului cat si pentru cresterea individului. Atunci cand faza de deces este iminenta este mai bine sa grabim aceasta faza decat sa ne luptam sa mentinem echipa ca si entitate (unitate).

Cand procesul de selectie este facut corect, membrii echipei sunt alesi pe baza abilitatilor individuale pentru a contribui la atingerea obiectivelor. Alegerea unor membri intr-o echipa este critic. Ideal, echipele trebuie sa fie mici (nu mai mult de 10 oameni) astfel incat membrii sa poata dezvolta un nivel inalt de legatura si interdependenta. Membrii au nevoie atat de expertiza tehnica cat si de bune abilitati interpersonale de a lucra in echipa. Cand o echipa s-a format se focuseaza pe viitor. Odata cu realizarile se focuseaza pe trecut.

Orice grup parcurge asadar, cateva etape inainte de a deveni echipa. Desi diferite echipe petrec diferite perioade de timp in fiecare stadiu, toate echipele trec prin aceste stadii cand ele se formeaza pentru prima data. Indiferent daca un membru al echipei paraseste sau se alatura echipei, aceasta se va schimba si se va intoarce in stadiul de formare. Fiecare stadiu al dezvoltarii echipei are propriile caracteristici cu forme distincte de conducere si cu comportamente, climate emotionale, ritualuri si stiluri de umor de echipa diferite

9


Etapa1Formarea

Etapa 2Framantarea - „furtuna”

(are loc o competitie implicita sau explicita intre membri, pentru stabilirea rolurilor in echipa)

Etapa 3Normarea

(rolul fiecarui membru este deja clarificat)

Etapa 4Performarea

(echipa incepe sa dea rezultate la cel mai inalt nivel)

10


Principala sarcina este de a crea o echipa cu o structura clara, obiective, directie si roluri astfel ca membri sa-si construiasca increderea. Este importanta crearea unei atmosfere de incredere si siguranta. In aceasta etapa multa din energia echipei este folosita in definirea echipei astfel ca realizarea sarcinii poate fi relativ scazuta. Relatiile personale sunt caracterizate de dependenta. Membrii grupului se bazeaza pe incredere, pe tipare de comportament. Au dorinta de a fi acceptati de grup. Ei aduna impresii si date despre similaritatile si diferentele dintre ei si formeaza preferinte pentru viitoarele subgrupe. Discutiile sunt centrate in jurul definirii scopului sarcinilor, cum sa le abordeze etc. Activitatile care se pot folosi in aceasta etape sunt menite sa formeze o atmosfera de siguranta si acceptare. Pentru a trece din acest stadiu in urmatorul, fiecare membru trebuie sa renunte la confortul de a nu trata subiectele de discutie si sa riste posibilitatea unui conflict.

Se caracterizeaza prin:- membrii echipei incep sa se cunoasca, incearca sa identifice cine este fiecare - se stabilesc scopurile si obiectivele echipei- se stabilesc comportamentele dorite/acceptate si regulile de baza de lucru in echipa- membrii grupului sunt politicosi unii cu altii- echipa nu are inca o identitate- oamenii sunt precauti unii cu altii, atenti.- rolurile nu sunt clarificate

Sentimente traite:- agitatie, anticipare, optimism- mandrie pentru ca a fost ales- initial atasament tentant fata de echipa- suspiciune, teama pentru ceea ce au de realizat

Liderul cauta sa controleze si sa directioneze.

Ce poate face liderul:

- stabilirea sau reamintirea unor reguli clare de functionare a echipei

11


- revizuirea periodica a acestor reguli - organizarea unor intalniri informale ale echipei (petreceri, iesiri).

Pentru a trece din etapa de formare in cea de furtuna putem folosi urmatoarele actiuni:

• etapizarea scopului si clarificarea permanenta a rezultatelor echipei• alegerea membrilor pe baza resurselor si abilitatilor necesare • alocarea de timp pentru a cunoste abilitatile fiecarui membru, experienta si scopurile

personale • punerea indivizilor impreuna pentru a lucra la sarcini comune• definirea recunoasterii si premiilor individuale si de echipa• dezvoltarea angajamentului personal

Sarcinile din aceasta etapa de dezvoltare sunt de concentrare a atentiei pe obietivele echipei, poate de a imparti scopurile largi in pasi mai mici, realizabili. Echipa are poate nevoie sa-si dezvolte abilitati de relationare in sarcina si in procesul de grup si abilitati de management al conflictului. O redefinire a scopurilor echipei, rolurilor si sarcinilor poate ajuta membrii echipei sa treaca de frustrarea si confuzia pe care o experientiaza in aceasta faza. Comportamentele din aceasta etapa pot fi mai putin politicoase decat in etapa anterioara, cu frustrari sau dezacorduri cu privire la obiective, expectante, roluri si responsabilitati, care sunt deschis exprimate. Pot critica sau cauta argumente ale misiunii si scopurilor originale ale echipei. Domina jocurile puterii si cei care vorbesc repede si tare. In cele mai multe organizatii aceasta etapa apare cam dupa doua saptamani deoarece au avut deja un timp la dispozitie pentru a se gandi la resursele si cerintele muncii. Adesea acele lucruri care pareau sa nu conteze incep sa conteze si apar conflictele. Este important sa se discute ce se intampla de fapt. Activitati potrivite sunt cele care dezvolta abilitatile de management al conflictelor.

12


Pentru a trece in etapa urmatoare este nevoie sa se treaca de la mentalitatea de “testare si demonstrare” la mentalitatea de rezolvare de probleme. De asemenea este importanta abilitatea de a asculta.

Se caracterizeaza prin:- apar conflicte intre unii membri ai echipei- se diferentiaza rolurile pe care le are fiecare in echipa- intrebari cu privire la cine este responsabil pentru anumite lucruri si cine pentru altele,

care este sistemul de recompense si care sunt criteriile de evaluare - se fac negocieri si apar provocari intre membrii echipei- membrii isi asuma riscuri fara motive doar pentru imagine- exista competitie neconstructiva (chiar cu “sapaturi”) intre unii membri ai echipei- se formeaza coalizari sau bisericute- unii membrii incep sa realizeze ca sarcina este diferita si mai dificila decat si-au

imaginat-o- incearca sa se bazeze in mod individual pe experientele personale si profesionale

rezistand la orice nevoie de colaborare cu ceilalti membrii ai echipei

Sentimente traite:- rezistenta la sarcina- fluctuatii bruste in atitudinea fata de echipa si de sansa ca obiectivul sa aiba succes- membrii echipei se pot simti frustrati, confuzionati, suparati, furiosi, deziluzionati- ingrijorari cu privire la munca excesiva

Probleme caracteristice etapei:Climat “terorist”

- unii membri ai echipei sunt persecutati / “terorizati”- batai de joc la adresa unor membri ai echipei- invinuiri si blamari aduse unora dintre membrii echipei- contraargumentari fara rost, cu intentia de a-i rani sau de a le diminua importanta unora

dintre membrii grupului

Atmosfera negativista- neintelegeri aparent fara motiv- se incearca din greu sa se demonstreze ca unele idei nu au aplicabilitate, nu sunt bune

13


- atragerea echipei in activitati fara relevanta / neimportante

Cautarea de recunostere- se cauta atragerea atentiei spre propria persoana- unii cauta sa iasa in evidenta- unii membri se lauda cu propriile realizari- manipularea discutiilor in asa fel incat lumina sa cada spre propria persoana

Confesiuni- in intalnirile de echipa se discuta trairi emotionale si incidente- se tinde ca grupul sa fie centrat pe nevoia proprie de atentie

1.Glume- se fac glume proaste sau fara rost pe seama altora- unii membri se comporta arogant

Intreruperi- apar intreruperi (unii membri sunt intrerupti in timp ce vorbesc)- apare tendinta de a controla discutiile din echipa si procesul de luare a deciziilor- se fac frecvent comentarii cu glas tare, referitor la cunostintele si competentele altor

membri ai echipei- apare tendinta de divagare spre subiecte lipsite de importanta

Liderul incearca sa convinga echipa si face coaching echipei ajutand-o sa se focuseze pe scopuri & expectante, pe managementul procesului si al conflictului, pe generarea de idei si pe explicarea deciziilor.


- dezvoltarea abilitatilor de comunicare (ascultare activa, feedback-ul, punerea intrebarilor)

- dezvoltarea abilitatilor de rezolvare a conflictelor- evaluarea echipei ca mod de functionare- organizarea unor intalniri informale ale echipei (petreceri, iesiri).

14


Pentru a trece la urmatoarea etapa sunt necesare urmatoarele actiuni:

• construirea unei intelegeri comune prin comunicarea periodica a scopurilor/misiunii• recunosterea momentului cand echipa se lupta si isi ia timp pentru a discuta caile de

a trece mai departe catre urmatoarea etapa• incurajarea membrilor sa-si exprime opiniile diferite, ideile, si sentimentele prin

intrebari• realizarea conexiunilor intre perspective diferite: recunosterea lor atunci cand exista• dezvoltarea unor reguli de comportament pentru echipa• ridicarea problemelor cand apar, infruntarea abaterilor prin implicare, permiterea

aparitiei conflictului

In acest stadiu membrii isi comuta energia catre scopurile echipei si apare o crestere a productivitatii atat in munca individuala cat si in cea de echipa. Echipa poate sa considere ca este timpul potrivit pentru o evaluare a procesului si productivitatii echipei. Relatiile interpersonale sunt caracterizate de coeziune, dezvoltarea increderii. Membrii grupului sunt angajati in recunosterea contributiei tuturor membrilor , in dezvoltarea colectivitatii si mentinerii si in rezolvarea problemelor de grup. Membrii sunt dornici sa-si schimbe ideile si opiniile preconcepute pe baza faptelor prezentate de alti membri si pun intrebari unii altora. Cand membrii incep sa se cunoasca si sa lucreze unul cu altul, nivelul de incredere in relatiile lor contribuie la dezvoltarea coeziunii grupului. Apare si sentimentul de relaxare ca si rezultat al rezolvarii conflictelor interpersonale. Creativitate atinge niveluri inalte. Interactiunea dintre membrii grupului este caracterizata de deschidere si de impartasirea de informatii atat la nivel personal cat si la nivel de sarcina. Membrii se simt bine pentru ca fac parte dintr-un grup eficient. Sunt rezistenti la schimbarea de orice fel. Activitatile utilizate in aceasta etapa vizeaza dezvoltarea abilitatilor si a increderii. Conducerea se exercita de o coalitie a membrilor bazata pe competentele demonstrate anterior.

15


Se caracterizeaza prin:- membrii echipei lucreaza impreuna fara conflicte- sunt centrati pe a mentine echilibrul si armonia in echipa- din dorinta de a mentine armonia, evita subiectele sensibile, delicate si orice

controverse- din afara, echipa pare unita dar nici unul din membrii echipei nu vrea sa riste un nou

conflict sau o noua discutie- membrii accepta echipa, echipa se bazeaza pe reguli, pe rolurile in echipa, pe

individualitatea colegilor- relatiile anterioare de competitie se reduc si devin mai cooperante- incredere unul in celalalt si impartasirea problemelor personale, discutii despre

dinamica grupului- sens al coeziunii, al spiritului de echipa si al telurilor comune- membrii invata sa aprecieze diferentele dintre oameni

Sentimente traite:- abilitatea de a exprima constructiv criticismul- acceptarea calitatii de membru al echipei- usurare pentru ceea ce pare sa mearga bine

Liderul se comporta in special ca un facilitator furnizand incurajari , ajutand la dezvoltarea consensului si acordand feedback-uri.


- centrarea pe scopurile echipei si pe cresterea productivitatii- organizarea unor intalniri informale ale echipei (petreceri, iesiri).

Pentru a trece la etape urmatoare pot fi realizate urmatoarele actiuni:

• Dezvoltarea unei conduceri impartite bazate pe nevoile de expertiza si dezvoltare• Transpunerea unor obiective comune si a expectantelor echipei in obiective

specifice si masurabile• Oferirea si primirea in mod formal a feedback-ului in echipa• Mentinerea atentiei pe relatiile externe: angajament, cerinte, feedback si realitatile

competitive

16


• Asumarea riscului de a stabili termene de realizare a scopurilor, in timp ce se incurajeaza simultan exprimarea temerilor

• Celebrarea succeselor, impartirea recompenselor, recunoasterea realizarilor individuale si ale echipei

• Continuarea evaluarii echipei pentru indeplinirea scopurilor

In stadiul de performare, echipa realizeaza progrese semnificative. Angajamentul pentru misiunea echipei este mare si de asemenea si competenta echipei. Membri echipei isi adancesc cunostintele si abilitatile, continuand prin munca lor sa imbunatateasca dezvoltarea echipei. Reusitele procesului echipei sau progresul sunt masurate si sarbatorite. In acest stadiu oamenii pot lucra independent, in subgrupe sau ca si o unitate cu facilitati egale. Rolurile si autoritatea se ajusteaza dinamic la necesitatile de schimbare ale grupului sau individului. Productivitatea este cea mai inalta. Necesitatea de acceptare a grupului este mica. Membri sunt orientati si pe sarcina si pe oameni. Identitatea este completa, grupul are un moral ridicat iar loialitatea grupului este intensa. Activitatile potrivite pentru aceasta etapa sunt cele care au un grad inalt de provocare prin faptul ca necesita abilitati avansate dar care pot fi realizate de grup. Sunt indicate si activitati care dezvolta entuziasmul. Autoritatea este exercitata de o coalitie a colegilor.

Se caracterizeaza prin:

- membrii echipei au invatat sa lucreze impreuna- nu se tem sa abordeze conflictele sau subiectele sensibile- conflictele sunt folosite pentru rezolvarea problemelor si invatarea unor noi modele de

abordare- schimbul de idei are loc fara agresarea personala a membrilor echipei (centrarea pe

problema si nu pe persoana)- membrii echipei se adapteaza rapid, sunt entuziasmati si mandri de rezultatele lor- posibilitatea schimbarii rolurilor in echipa fara a aparea probleme din acest motiv- se pretuiesc si sunt valorificate diferentele dintre membrii echipei- membrii echipei sunt atenti la interesele celorlalti

17


- informatia circula foarte bine - efortul este spontan, colaborativ

Sentimente traite:- membrii au insight-ul cu privire la propria persoana si la procesele grupului- isi inteleg unii altora punctele tari si punctele slabe- satisfactie pentru progresul echipei- atasament putermic fata de echipa

Liderul faciliteaza procesul echipei iar sarcinile si obiectivele sunt delegate. De asemenea identifica momentul in care echipa se indreapta spre un stadiu diferit.


- liderul poate sa aiba un rol mai redus si poate oferi echipei mai multa autonomie - recunoasterea progreselor echipei- organizarea unor intalniri informale ale echipei (petreceri, iesiri).

Unele echipe ajung la final atunci cand munca lor s-a terminat sau cand organizatia are nevoie de schimbare. Acest stadiu presupune terminarea comportamentelor desfasurate pentru realizarea sarcinilor si incetarea angajamentului in ceea ce privesc relatiile. O schema a concluziei de obicei include recunoasterea participarii si a realizarilor si o oportunitate ca membrii sa-si ia ramas bun. Se poate crea si o impacientare si chiar o mica criza. Cele mai bune interventii sunt acelea care faciliteaza sarcina de terminare si dezangajamentul procesului. Poate avea loc o regrupare a membrilor echipei si o reangajare a lor in sarcini care vizeaza realizarea altor obiective.

18


Sentimentele traite:Pot fi de anxietate datorita incertitudinii asupra rolului sau viitoarelor responsabilitati. Pot simti tristete sau sentimentul de pierdere. In acelasi timp, membrii echipei pot simti satisfactie fata de realizarile echipei. Moralul poate sa se ridice sau sa fie scazut. Unii membrii ai echipei pot fi focusati mai putin pe sarcini si productivitatea lor va scadea . Altii pot fi focusati pe sarcina ca raspuns la tristete si sentimentul de pierdere si productivitatea lor poate sa creasca. Echipa are nevoie sa recunoasca tranzitia care se apropie, sa cunosca faptul ca indivizii si echipa pot simti diferit in legatura cu dizolvarea iminenta a echipei.

B. PRINCIPII FUNDAMENTALE DE DEZVOLTARE A UNEI ECHIPE

• Abilitatea de a construi echipe se invata.• Lucrul in echipa este eficient respectand cateva principii fundamentale.

1. ViziuneaInseamna sa fi capabil sa stimulezi echipa cu rezultate mari. Aceasta inseamna stabilirea de scopuri care atrag misionari. Scopurile trebuie sa contina provocare, sa fie atractive din punct de vedere al mandriei personale si sa furnizeze oportunitatea de a face diferenta cu alte viziuni. Atunci scopul poate devenii o viziune puternica. Liderii de echipa trebuie sa pozitioneze scopul prin reprezentarea succesului. Intrebarile initiale pot fi:- cum va arata cand vom ajunge acolo- cum va fi succesul, cum ne vom simti- cum vor stii altii

2. Angajamentul Poate fi un concept periculos pentru ca este insotit de anumite asumptii cum ar fi: ore suplimentare sau productivitate crescuta. Angajamentul cuprinde initial necunoscute si ingrijorari cu privire la posibilele esecuri. Este valabil atat pentru lideri cat si pentru viitorii membrii ai echipei. Este important ca liderii sa inteleaga procesul angajarii pentru a furniza suport si pentru a evita presiunea pentru angajare. Unele persoane in acest caz vor refuza sa se angajeze, altii se vor preface ca se angajeaza, vor spune „da” care poate sa insemne „poate”. Daca persoanele nu se angajeaza de la inceput nu inseamna ca nu sunt

19


interesate. Ele pot fi prinse in procesul de indoiala. Acest proces precede orice angajare importanta. Liderii eficienti stiu sa foloseasca acest stadiu directionand oamenii spre o angajare serioasa si strategii inovative. O solutie poate fi stabilirea unei atmosfere de incredere si prin aceasta incurajarea includerii in echipa.

3. Increderea Este un antidot pentru invingerea fricii si pentru incercarile riscante. Increderea in conducerea echipei si in viziune sporeste dorinta membrilor de a se implica in sarcini. Se realizeaza usor cand conducerea construieste intai viziunea si toata lumea cunoaste faptul ca aceste angajamente sunt serioase.

Pentru a construi increderea sunt necesari anumiti pasi:- listarea necunoscutelor- evaluarea celor mai rele scenarii si supravietuirea echipei- cercetarea necunoscutelor

Listarea necunoscutelor releva unele raspunsuri si intrebari viitoare. Unele dintre aceste intrebari conduc la unele cercetari( cum ar fi experienta altora, un mic plan pilot) altele nu au raspuns in aceasta etapa. Exista si riscuri ireductibile: unele pot fi cunoscute, altele nu. Pot fi intelese de catre conducere potentialele pierderi si beneficii. In acest punct, conducerea se angajeaza ea insasi si se pregateste sa includa alti membri. Pregatirea trebuie sa cuprinda un plan prin care se impart riscurile si recompensele cu alti membrii ai echipei care doresc sa faca parte din conducere. Cu o viziunea clara si un plan serios atmosfera de incredere incepe sa se contureze. Acum incepe includerea altora in echipa.

4. Includerea Cel mai bun context de ai face pe altii sa se alature efortului echipei si pentru a construi increderea este de a forma grupuri mici. Sarcina de baza este de a comunica viziunea si de a ne asigura ca este inteleasa. Liderii au nevoie de cateva abilitati de comunicare pentru a realiza includerea:- intrebari neasumptive: ’’Ce crezi?”, „Poti sa-mi spui ce se intampla cu acest proiect?”

invita la un raspuns real deoarece sunt incluzive nu intruzive. Intrebari care contin asumptii „De ce esti sceptic?”, „De ce este acest raport este asa de incomplet?” invita la aparare ceea ce este contraproductiv.

20


- ascultarea: inseamna separarea procesului de luare de informatii de procesul de judecarea a lor. Luate separat cele doua procese sunt valoroase. Folosite impreuna, mai ales atunci cand cel care le primeste este liderul desemnat, cel ce le comunica este “invitat” la oprirea comunicarii sau la schimbarea cursului comunicarii.

- raspunsuri directe: la unele intrebari se poate raspunde pe loc, la altele este nevoie de informari suplimentare. Cand intrebarile se refera la riscurile ireductibile se poate raspunde pur si simplu cu “nu stiu”.

5. Sustinerea schimbariiSe stabileste o strategie echilibrata, colaborativa pentru a atinge viziunea. Planul va trebui sa cuprinda toate sarcinile si va sustine schimbarile necesare pentru indeplinirea viziunii. In acest moment rolul conducerii este de a cataliza consensul. Consens inseamna ca membrii sunt de acord cu o abordare particulara . Consensul apare mai repede atunci cand cei mai multi stiu ca ideile lor au fost ascultate si ca ele vor fi alese de catre echipa in final. Obtinerea consensului presupune utilizarea abilitatilor de comunicare mai sus mentionate. In echipele eficiente au loc discutii aprinse asupra parerilor divergente inainte de a atinge un consens. Punctele de vedere diferite pot insemna argumente care nu au solutionat problema dezbatuta sau pot contribui la cresterea inteligentei echipei. Diferentele dintre membrii contribuie la dezvoltarea echipelor.

C. Rezultatele obtinute prin dezvoltarea unei ehipe sunt:- comunicare- productivitate- rezolvare creativa a problemelor- relatii de colaborare- luare de decizii- incredere- participare

Relatiile bazate pe incredere sunt vitale pentru performanta inalta a echipei.

21


D. BLOCAJE IN DEZVOLTAREA ECHIPEI

o Conducere improprie si confuzao Membri dominati de orgolii personaleo Implicare insuficienta in problematica grupuluio Climat neconstructivo Slaba orientare spre realizarea obiectiveloro Rol nedezvoltat in organizatieo Considerarea oricarei pareri sau sugestii a colegilor ca fiind o critica

personalao Metode de lucru ineficienteo Ambiguitate in definirea roluluio Comunicare partiala sau neadecvata a nevoilor personale o Dezvoltarea individuala ostentativao Absenta capacitatii creatoareo Relatii negative intre membri

11. EFICIENTA ECHIPEI

• Factorii care contribuie la eficienta echipei sunt:

- structura organizationala- tipul de sarcina de realizat- resursele disponibile- caracteristicile echipei si ale membrilor acesteia

preocupati de crestrea eficientei echipelor pe care le coordoneaza, managerii desfasoara mai multe tipuri de actiuni:

a. Actiuni legate de oameni

− managerii actioneaza astfel incat munca in echipa sa fie plina de satisfactii− favorizeaza dezvoltarea increderii reciproce intre membri echipei, intre echipa si

management

22


− favorizeaza o buna comunicare in interiorul echipei si intre echipa si manager− minimizeaza conflictele nerezolvate si luptele de putere din cadrul echipei− minimizeaza amenintarile indreptate impotriva echipei sau manifestate in interiorul ei− asigura personalul ca locurile de munca ale membrilor echipei sunt sigure

b. Actiuni legate de organizare

− managerul ofera membrilor echipei sentimentul de siguranta− managerul se implica in evenimente legate de echipa− managerul manifesta interes fata de progresul si functionarea echipei− managerul recunoaste si recompenseaza realizarile echipei

c. Actiuni legate de sarcini

- managerul se ocupa de stabilirea unor obiective, directii, planuri si proiecte clare pentru echipa

- ofera indrumare si asitenta tehnica adecvata echipei- selecteaza personal experimentat si calificat

12. FUNCTIILE DE MENTINERE A UNEI ECHIPE:

• Incurajarea• Crearea armoniei• Obtinerea compromisurilor• Exprimarea sentimentelor grupului• Controlul accesului• Stabilirea standardelor

• Incurajarea = atragerea si stimularea participarii membrilor echipei prin incurajarea lor

• Crearea armoniei = reconcilierea divergentelor

23


• Obtinerea compromisurilor = corectarea ideilor generatoare de conflicte pentru a le face mai acceptabile de catre partile aflate in divergenta

• Exprimarea sentimentelor grupului = detectarea starilor de spirit si a atmosferei, pentru a ajuta echipa sa le faca fata

• Controlul accesului = sesizarea situatiilor in care contributia unor membrii mai retrasi ai echipei este blocata de comportamentul extrovertit sau hiperactiv al altora

• Stabilirea standardelor = formularea sau aplicarea unor standarde in evaluarea proceselor de grup

13. DINAMICA ECHIPEI

a. Procese in cadrul echipei

Cele mai importante procese de prelucrare a informatiilor sunt:

• procesul de consultare;• procesul de luare a deciziei; • procesul de rezolvare a unei probleme;

b.Se pot delimita trei zone dinamice in viata unei echipe:

• zona afectivitatii• zona puterii• zona sarcinii

• zona afectivitatii – echipa vizeaza organizarea unei retele de relatii afective satisfacatoare intre membrii sai (realizarea coeziunii si mentinerea ei);

24


• zona puterii – echipa incearca sa-si creeze o structura a puterii care sa raspunda nevoilor si obiectivelor sale de sarcina si sa le mentina;

• zona sarcinii – echipa incearca sa creeze mijloacele pentru a realiza sarcina pe care si-a atribuit-o sau care i-a fost desemnata.

c. Fortele care actioneaza in echipa

presiunea externa agitatia interna coeziunea

Presiunea externa - amenintarile sau asteptarile celor din afara echipei pot actiona distructiv daca grupul nu este coagulat suficient. De exemplu, membrii unui consiliu de administratie care au decis formarea unei echipe de proiect pot furniza asteptari nerealiste asupra echipei si astfel sa subrezeasca performanta grupului.

Agitatia interna - pe masura ce echipa se formeaza, membrii sai isi aroga anumite pozitii sau roluri in echipa. Inconstient sau nu, indivizii aduc cu ei nevoia de a-si satisface anumite dorinte, lucru care nu coincide cu scopul grupului sau cu interesele celorlalti membri, generand astfel tensiuni inerente.

Coeziunea - pe masura ce membrii echipei se aliniaza scopului propus acestia concep reguli pentru facilitarea drumului de parcurs. Cu cat scopul grupului este mai bine precizat, iar membrii sai mai motivati, cu atat coeziunea echipei este mai mare.

25


14. SINERGIA ECHIPEI

• Sinergia apare atunci cand doua sau mai multe persoane lucrand impreuna genereaza idei sau solutii mai bune decat lucrand individual.

• Sinergia apare atunci cand, deopotriva, oamenii interactioneaza rational si emotional.

• Procesul rational se refera la analizarea situatiei cu care se confrunta, stabilirea obiectivelor, planul de actiuni, analizarea alternativelor si a consecintelor, evaluarea rezultatelor.

• Procesul interpersonal se refera la comunicarea dintre oameni, la felul in care isi sustin unii altora ideile, la dezbaterile care au loc intre ei, la cum isi asuma decizia.

Cluj-Napoca2006

26

Documents

Formarea echipei