Formation des

formateurs/formatrices

en entreprises formatricesModule 2

28 et 29 août 2012

© Branche Öffentliche Verwaltung / Administration publique / Amministrazione pubblica

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Objectifs

- Les formateurs/formatrices mettent en œuvre les prescriptions (Orfo, PlanFor, directives, DFP) en adéquation avec la pratique et l’entreprise.

- Ils élaborent un programme de formation et planifient la formation de leurs apprenti-e-s de manière optimale.

- Ils montrent comment mettre en œuvre le contrôle du dossier de formation et des prestations (DFP) dans leur entreprise.

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Déroulement/structure de la formation

- Présentation de la branche « Administration publique »- L’essentiel en bref- Conditions-cadres légales- Présentation du dossier de formation et des prestations- Programme de formation- Formation axée sur les objectifs évaluateurs- Mise en réseau des lieux de formation- Documentation des activités concrètement réalisées- Contrôle du dossier de formation et des prestations- Récapitulatif

Branche Administration publiqueOVAP

Partenariat pour la formation professionnelle commerciale Part de chaque branche par rapport au total des contrats d'apprentissage

S&A 34%

ovap 17%

Banque 12%

Industrie de machines, des équipements électriques et des métaux 6%

Assurances privées 5%

Fiduciaire/immobilier 5%

Commerce 4%

Transports publics 3%

21 branches au total

19 offices régionaux de formation

Organisation régionales

Association au niveau suisse = OVAP

Les prestations de la branche (Suisse)

Créer et diffuser de l’EFA écrit

Organiser les cours de base pour les expert(e)s pour l'examen ainsi que pour les responsables CI

Développer, concevoir et distribuer les dossiers de formation et des prestations (DFP)et le programme des cours interentreprises

Rédiger les directives des STA et UF

Maintenir et développer le site Web www.ov-ap.ch, plate-forme de communication

Appliquer l'assurance qualité exigée par la Confédération et les cantons pour les cours interentreprises

Les différents partenaires

Organisation des cours interentreprises Formation des formateurs en entreprise Organisation des examens de fin d’apprentissage Tenue de statistiques diverses pour la branche Séances intercantonales dans le cadre de la branche

Organisation régionale

Entreprises formatrices

Garantir une formation de qualité pour les apprentis

Confédération (OFS) Administration cantonale Villes / communes

L’essentiel en bref

Profils

– Profil de base - B / profil élargie - E / profil maturité – M

– Les deux profils (profil B/profil E) ne se différencient plus que dans la formation en école.

– Les entreprises formatrices déterminent le profil lors de la conclusion du contrat d’apprentissage.

– Le règlement de promotion de l’école professionnelle (Orfo, art. 17) peut entraîner un changement de profil (promotion semestrielle)

– Dénomination professionnelle des deux profils : « Employée de commerce CFC/Employé de commerce CFC »

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Profil B - Base Profil E - Élargi

Economie & Société

Français

AllemandInform. Comm.

Administr.

Economie & Société

Français

Allemand

AnglaisICA

Accent mis sur l’information, la communication et l’administration

Accent mis sur l’économie & sociétéAnglais en +

Formation en école

– Les objectifs évaluateurs sont standardisés et réalisés dans toute la Suisse au cours du même semestre.

– Modèle scolaire dégressif : • 1ère et 2e années d’apprentissage : 2 jours• 3e année d’apprentissage : 1 jour

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• Procédure de qualification en entreprise :

- Pratique professionnelle – écrit 25% (120 minutes)

- Pratique professionnelle – oral 25% (30 minutes)

- Notes d’expérience

partie entreprise 50% (moyenne 6 STA + 2 UF)

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Formation en entreprise

• Cours interentreprises = 18 jours :

• 12 jours CI pour tous/toutes les apprenti-e-s

• 6 jours CI de manière spécifique aux groupes d’entreprises (communes, canton, etc.)

• Classeur de référence pour les apprentis

Le dossier de formation et des prestations (DFP)

Conditions-cadres légales

Les 2 conditions pour réussir le CFC d’employé-e de commerce

Formation en entreprise

Entreprise formatrice

Cours interentreprises

Formation en école

Ecole professionnelle

Selon domaine activité

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Objectifs évaluateurs ovap : entreprise et CI

Objectifs évaluateurs ovap : entreprise et CI

Plan de formation

Plan de formation

Ordonnance sur la formation professionnelle initiale

Ordonnance sur la formation professionnelle initiale

De manière spécifique à la branche :- Directives Proc. qual.- Règlement d’organisation des CI- Formulaires STA et UF avec système d’évaluation et d’appréciation- Rapport pratique- Procès-verbal, moyen auxiliaire concernant la pratique professionnelle – oral- Tâches d’examen concernant la pratique professionnelle – écrit

Loi fédérale sur la formation professionnelle (LFPr) et Ordonnance sur la formation professionnelle

Dossier de formation et des prestations (DFP)

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Exigences légales envers les formateurs/formatrices

Orfo, art. 16 Dossier de formation et des prestations dans l’entreprise formatrice

« 1La personne en formation constitue un dossier de formation dans lequel elle inscrit au fur et à mesure les travaux importants accomplis ainsi que les compétences et l’expérience acquises dans l’entreprise.

2 Au moins une fois par semestre, le formateur contrôle le dossier de formation et en discute avec la personne en formation.

……….. 6 Les directives et les instruments pour les situations de travail et

d’apprentissage et les unités de formation sont édités par les branches de formation et d’examens commerciales reconnues ».

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DFP de l’ovap : aucune différence de profil

Informations sur le déroulement de l’apprentissage :

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Présentation du dossier de formation et des prestations Fonctions du DFP

01 L’ avant-propos

02 Le déroulement de l’apprentissage

03 Les directives relatives à la procédure de qualification entreprise

04 Le programme de formation entreprise

Déroulement de l’apprentissage (DFP, répertoire 02)

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Publication des compétences à acquérir, traitement des objectifs évaluateurs, réflexion :

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05 Les compétences méthodologiques, sociales et personnelles

Description des niveaux taxonomiques

06 Les objectifs particuliers et évaluateurs,

à Description des travaux principaux (liés aux objectifs évaluateurs)

12 Réflexion portant sur les compétences acquises et les expériences

Présentation du dossier de formation et des prestations Fonctions du DFP

Informations sur les notes d’expérience :

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Présentation du dossier de formation et des prestations

Fonctions du DFP

13 Extrait des directives relatives à la procédure de qualification

entreprises et formulaire pour les STA

14 Extrait des directives relatives à la procédure de qualification

entreprise et formulaire pour les UF

15 Informations sur les cours interentreprises

Règlement d’organisation des cours interentreprises Programme de cours

Informations sur les examens finaux en entreprise :

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16 Le rapport pratique et la préparation pour la pratique

professionnelle – oral

17 La préparation pour la pratique professionnelle - écrit

Présentation du dossier de formation et des prestations

Fonctions du DFP

EntraînementDossier de formation et des

prestations

Programme de formation

Programme de formation

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Le programme de formation en entreprise

- LFPr, art. 20 :

« 1Les prestataires de la formation à la pratique professionnelle font en sorte que les personnes en formation acquièrent un maximum de compétences, qu’ils évaluent périodiquement. 2Ils doivent avoir obtenu l’autorisation du canton pour former des apprentis ; l’autorisation du canton ne fait l’objet d’aucun émolument. »

- L’art 12 al.1, OFPr cite, entre autres , « les instruments servant à promouvoir la qualité de la formation, tels que les programmes de formation et d’autres instruments qui s’y rapportent ».

- Dans son « Manuel pour la formation en entreprise », la CSFP exige un programme de formation en entreprise dans la check-list « Devenir une entreprise formatrice en toute simplicité ».

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Programme de formation

• Obligatoire pour tous les apprentis en formation

• Responsabilité du formateur (à faire chaque année)

• L’apprenti complète au fur et à mesure son programme de formation

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PF – questions à se poser

• Existe-t-il déjà un programme de formation?

• Dans quels départements/secteurs l'entreprise accueille-t-elle des personnes à former?

• Quelles tâches la personne en formation peut-elle effectuer dans les différents départements/secteurs?

• Combien de temps la personne en formation doit-elle rester dans un département/secteur? Quel département/secteur? En quelle année d'apprentissage? Dans quel ordre chronologique?

• Combien de personnes sont-elles formées par année d'apprentissage (rotation)?

• Quand et dans quels départements/secteurs la personne en formation peut-elle réaliser des objectifs détaillés? Lesquels?

EntraînementProgramme de formation (PF)

Formation axée sur les objectifs évaluateurs

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• Sur la base de ces objectifs particuliers, la branche ovap a élaboré les objectifs évaluateurs spécifiques au domaine public (28 OE)

7 objectifs particuliers (= domaine de formation)

• Identiques pour toutes les branches

Objectif particulier (domaine) 1.1.2 Conseiller les clients

Objectifs évaluateurs:

1.1.2.1 Mettre en œuvre les connaissances relatives aux produits et aux prestations de services

1.1.2.2 Servir de manière appropriée les clients/groupes d’intérêts internes et externes

1.1.2.3 Mener et conclure des entretiens de conseil et ou de vente

1.1.2.4 Traiter les réclamations clients (retour négatif)

Exemple

Compétences opérationnelles :Employée de commerce/Employé de commerce

Compé-tences

profes-sionnelles

Compé-tences

sociales et personnelles

Compé-

tences

méthodo-

logiques

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• 28 objectifs évaluateurs en entreprise

• 33 objectifs évaluateurs en CIE

(Rép. 6 à 12)

4 compétences (Rép. 5)

6 compétences (Rép. 5)

Compétences opérationnelles

1. Compétences professionnelles :

Les compétences professionnelles incluent des connaissances et capacités dans les domaines de formation suivants :

Branche et entreprise :

1.1 Branche et entreprise

Ecole professionnelle :

1.2 Langue standard

1.3 Langue(s) étrangère(s)

1.4 Information, communication, administration (ICA)

1.5 Economie & société (E&S)

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Objectifs évaluateurs dans répertoires 6 à 12 du DFP

Compétences opérationnelles

2. Compétences méthodologiques

2.1 Travail efficace et systématique

2.2 Approche et action interdisciplinaires

2.3 Aptitude à la négociation et au conseil

2.4 Présentation efficace

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Répertoire 5

Compétences opérationnelles

3. Compétences sociales et personnelles

3.1 Disposition à la performance

3.2 Capacité à communiquer

3.3 Aptitude au travail en équipe

3.4 Civilité

3.5 Aptitude à l’apprentissage

3.6 Conscience écologique

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Répertoire 5

Objectifs évaluateurs dans les CIE

Les 28 objectifs évaluateurs en entreprise, spécifiques à la branche, sont complétés et renforcés par 33 objectifs évaluateurs du cours interentreprises.

Les cours interentreprises sont en partie dispensés de manière spécifique aux groupes d’entreprises :

Canton Communes

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Degré de taxonomie

• C1 (Savoir)• C2 (Comprendre) 4 OE entreprise

• C3 (Appliquer) 16 OE entreprise

• C4 (Analyser) 1 OE entreprise

• C5 (Synthétiser) 7 OE entreprise

• C6 (Évaluer)

Important d’en tenir compte lors du choix des objectifs évaluateurs !

Mise en réseau des lieux de formation

Les 28 objectifs évaluateurs en entreprise, spécifiques à la branche, sont complétés et renforcés par 33 objectifs évaluateurs du cours interentreprises.

Les cours interentreprises sont en partie dispensés de manière spécifique aux groupes d’entreprises : - apprenti-e-s des administrations communales- apprenti-e-s des administrations cantonales

18 jours CIE :

- 12 jours pour tous les apprentis

- 6 jours par groupe spécifique

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Mise en réseau des lieux de formation par la transparence

Mise en réseau des lieux de formation par la transparence

• Lien avec les cours interentreprises– répertoire 06, page 2– répertoire 15, programme de cours interentreprises,

page 9– clé USB, sommaire– clé USB, répertoire 01

– Réflexion des apprenti-e-s, répertoire 06, page 3

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Mise en réseau des lieux de formation par la transparence

• Lien avec l’école professionnelle– répertoire 06, page 4

• Remarques sur les objectifs évaluateurs semestriels dans l’école professionnelle dans les domaines de formation ICA et E&S.

– Réflexion des apprenti-e-s, répertoire 6, page 5

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Documentation des activités concrètement réalisées

Exigence de l’Orfo

Orfo, art. 16 Dossier de formation et des prestations dans l’entreprise formatrice

« 1 La personne en formation constitue un dossier de formation dans lequel elle inscrit au fur et à mesure les travaux importants accomplis ainsi que les compétences et l’expérience acquises dans l’entreprise. »

Pour chaque objectif évaluateur : documenter des activités concrètement réalisées

(exemple : répertoire 06, page 6 ss)

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Travail de l’apprenti

L’apprenti devra documenter chaque activité concrètement réalisée sous forme de :

- étapes, graphiques, illustrations

- tableau, check-list, image

- réflexions personnelles (à quoi dois-je faire attention, à ne pas oublier)

- notes diverses

Il devra également faire le lien entre les objectifs évaluateurs vus aux cours interentreprises et au centre professionnel et sa pratique quotidienne.

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Entraînement

• Veuillez consulter la page 06/6 de votre DFP

• De quelles manières l’apprenti-e peut-il ou peut-elle documenter les activités concrètement réalisées ?

Durée

Vous disposez de 10 minutes

Mise en commun des solutions en plénum

Prise de connaissance du DFP

• Lecture du répertoire 6

• Questions ? Doutes ? Remarques ?

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Contrôle du dossier de formation des prestations

Contrôle et appréciation

« 2 Au moins une fois par semestre, le formateur contrôle le dossier de formation et en discute avec la personne en formation. »

Le formateur/la formatrice possède un modèle dans chaque répertoire d’objectifs évaluateurs (06 à 12).

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Conception du contrôle et de l’appréciation

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Pour le formateur, il est important de s’interroger sur la manière:

• de planifier et de réaliser le contrôle

• de donner son appréciation

P. ex., éléments à considérer:

• fréquence du contrôle• feed-back par oral• feed-back par écrit (p. ex., page 06/10)- ………

Quand contrôler ?

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• Lors des STA

• 28 OE à documenter sur 3 ans

• 2 OE par STA

Sur les 3 ans : 12 OE documentés

Reste à documenter : 16 OE (soit environ 5 en + par année)

• Conseil : Fixer chaque année 9 OE sur lesquels l’apprenti doit travailler (se référer au programme de formation + degré taxonomie)

• Compléter et contrôler via le tableau d’aide « Contrôle du DFP »

Critères : travail de groupe

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Sur quels critères se baser pour faire l’évaluation ?

Durée : 10 minutes

Mise en commun en plénum

Entraînement

Cours interentreprises

But des cours interentreprises

• Complètent la formation en entreprise

• Permettent d’acquérir des connaissances spécifiques sur le domaine d’activité dans lequel se trouve l’apprenti (« Administration publique » pour l’Etat et les communes)

• Développent les compétences méthodologiques, sociales et personnelles des apprentis

• Préparent les apprentis aux examens de fin d’apprentissage – Partie « Entreprise »

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Cours CI

33 Objectifs évaluateurs

18 jours : - 12 jours tronc commun- 6 jours selon groupe spécifique (Communes et Canton)

Les cours interentreprises ont lieu en dehors des journées scolaires

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Contenu des cours interentreprises

• Base pour l’examen de fin d’apprentissage

Travaux préparatoires

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• Les apprentis devront obligatoirement réaliser des travaux préparatoires avant la participation aux cours interentreprises suivis. Ils sont à envoyer au secrétariat de l’ORF-NE 1 SEMAINE AVANT LE COURS

• Ces travaux leur permettront de faire la relation entre la théorie et la pratique et vice-versa

• Travaux préparatoires se trouvent sur la clé USB

• Inclus dans le tableau « Contrôle du DFP »

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Travaux préparatoires - EXEMPLE

Sommaire de la clé USB

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Relation avec le programme de cours

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Thèmes : objectifs évaluateurs

• Les thèmes enseignés lors des CIE correspondent aux objectifs évaluateurs et à leurs exigences

• Les tâches à résoudre pendant l’examen final sont établies sur cette base

• Tâches préparatoires à faire avant le CIE préparation aux EFA

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Exemple

• Objectif évaluateur en entreprise :

1.1.2.1 Mettre en œuvre les connaissances relatives aux produits et aux prestations de service

• Objectif évaluateur aux cours interentreprises :

1.1.2.1.1 Constitution

1.1.2.1.2 Missions de l’Etat

Objectifs complémentaires pour les communes et le canton

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Liens avec le DFPExemple du deuxième semestre

N°USB

Nom du Cours

Objectifs évaluateurs lié à l'objectif particulier et à l'objectif évaluateur

PageDFP Semestre / durée

04 Cours 2

1.1.3.7.1 Organes de publication (C2)1.1.4.1.1 Importance des relations publiques pour les administrations publiques (C5)1.1.4.1.3 Montrer les mesures de marketing pour le site (C3)

1.1.3 S'occuper du traitement des commandes

1.1.3.7. Participer aux publications (C3)1.1.4 mettre en œuvre des mesures de

marketing et de relations publiques

1.1.4.1 Mettre en évidence les mesures de relations publiques (C3)

§ 808/57§ 909/1

2 0.5 j

05 Cours 3

1.1.2.1.1 Constitution (C2)1.1.2.1.2 Missions de l'Etat (C2)1.1.2.2.1 Missions principales de l'Etat (C2)1.1.2.2.2 Responsabilités (C2)1.1.2.2.3 Répartition des missions (C2)

1.1.2 conseiller les clients1.1.2.1 mettre en œuvre les connaissances

relatives aux produits et aux prestations de service (C5)

1.1.2.2 service de manière appropriée les clients/groupes d'intérêts internes et externes (C5)

§707/107/11

2 1.0 j

05Cours 3 – communes

1.1.2.1.1-1 statuts communaux (C4)1.1.2.1.2-1 missions de l'Etat (C2)1.1.2.2.1-1 missions principales (C2)

Idem Idem

2 1.0 j

05Cours 3 – Etat

1.1.2.1.1-2 constitution cantonale (C4)1.1.2.1.2-2 missions de l'Etat (C2)1.1.2.2.1-2 missions principales (C2)

Idem Idem

2 1.0 j

06Programme-cadre

Présentation de l'UF§ 14

2 1.0 j

07Programme-cadre

Introduction au rapport pratique§ 16

2 0.5 j

Après les cours interentreprises

• Quels contenus, informations, indications, documents du cours interentreprises me sont particulièrement utiles pour mon travail dans la vie pratique ?

• Comment puis-je utiliser ces contenus, informations, indications, documents pour mon travail ?

• Vérification à faire de la part du formateur lors de la vérification du DFP

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• Convocation des cours– Convocation générale en début d’année– Convocation 2 semaines avant chaque cours

• Répartition des apprentis par classes

Planification des cours interentreprises 2012-2013

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Planification des cours interentreprises 2012-2013

• CI 1: programme-cadre– Mercredi 12, 19, 25, vendredi 14 septembre 2012– Vendredi 28 septembre, Mercredi 3, 31 octobre, 7 novembre

2012• Cours 1

– Mercredi 9, 16, 23, vendredi 11 janvier 2013• Cours 2

– Mercredi 6, 13, 20, vendredi 8 février 2013• Cours 3

– Mercredi 3, 10, 17, vendredi 12 avril 2013• Cours 3 – Communes

– Mercredi 29 mai, 19 juin 2013• Cours 3 – Canton / OFS

– Mercredi 5, 12 juin 2013

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Dernières informations CI

• Garantir la qualité des CI– Commission des cours au niveau cantonal– Commission des cours au niveau suisse– Visite régulière des cours par la responsable CI– Questionnaire d’évaluation

• Assurer un suivi– Point durant les cours-cadres– Feuilles de résumés complétés par les apprentis– Groupes d’experts pour révision des Cours– A voir: évaluation de fin d’année

Récapitulatif

Déroulement de l’apprentissage (DFP, répertoire 02)

70

• Élaborer un programme de formation pour votre futur apprenti (lien avec OE et compétences MSP)

• En début de chaque année, fixer les 9 -10 OE qui devront être documentés par votre apprenti (cf programme de formation + tableau contrôle DFP)

• Vérifier le DFP 2x par année en complétant le tableau « Contrôle et suivi du DFP » au fur et à mesure des contrôles effectués :

- Documentation des activités réalisées

- Réflexion de l’apprenti sur les OE vus aux CIE et aux cours prof.

• Vérifier les travaux préparatoires avant les CIE

Vos tâches respectives