Formation pour intermédiaires

Formation pour administrateurs intermédiaires

La gestion d’un régime d’assurance collective

Ordre du jour

1. Mot de bienvenue2. Obligations contractuelles3. Demande de règlement en assurance

médicaments, maladies et soins dentaires4. Demande de règlement en invalidité5. Particularités ( RAMQ, 65 ans +, ass-voyage,

Médicaments d’exception, PAC, congés etc )

6. Fiscalité7. Questions et évaluation

Début 8h30Pause 10h00

1-Mot de bienvenue GFA Inc. est un cabinet de services financiers multidisciplinaire et

indépendant; Nos clients sont des particuliers, des familles, des organisations et

des entreprises partout en A.-T. et ailleurs; Outre l’assurance-vie, protection du vivant, service de planification

de retraite et investissements destinés aux propriétaires et personnes clés, nous offrons une vaste gamme de régime d’assurance collective et de régime collectif de retraite;

De plus, nous offrons un service à valeur ajouté qui comprend un encadrement serré des administrateurs de régime, des conférences sur la santé, de la formation et une présence sur internet par l’entremise de notre site web, blogue, nos deux pages Facebook et comptes Twitter.

Les formations pour administrateurs débutants, intermédiaires et avancés ainsi que le dîner-conférence font partie de cette valeur ajouté.

L’avantage GFA

2-Obligations contractuelles La gestion de l’admissibilité, l’adhésion et l’entrée en

vigueur de l’assurance;

Obligations du preneur de la police;

Normes de participation;

Preuves d’assurabilitées et montant d’assurance;

Paiement de la prime;

Remboursement et ajustement de la prime;

Fin de l’assurance,continuité de l’assurance (congé sans solde et mise-à-pied temporaire) ainsi que remise en vigueur;

Renouvellement;

Bénéficiaires;

Mise-en-garde: Veuillez noter que vous êtes responsable de vérifier la façon dont votre assureur fonctionne ainsi que le contenu de votre contrat. Il existe des différences importantes d’une compagnie à l’autre mais nous tenterons de vous donner un aperçu général de la manière dont la plupart fonctionne.

3-Demande de règlements en assurance médicaments, maladies et soins dentaires

Médicaments ( papiers, différée ou direct )

Maladies ( papiers ou en ligne )

Dentaires ( direct ou papiers )

3-Demande de règlements en assurance médicaments, maladies et soins dentaires (suite) Joindre reçus originaux aux formulaires et conserver les copies; Pour les enfants à charge de plus de 18/21 ans, fournir les

renseignements relatifs à la fréquentation scolaire; Afin d’assurer le traitement des demandes de règlement, il est

important que le participant indique ses numéros de contrat et de certificat dans les cases réservées à cet effet sur les formulaires;

Dans la plupart des cas, il vous est possible, à vous et aux participants, de générer des formulaires personnalisés qui incluent ces renseignements à partir du site internet;

En fournissant les renseignements pour le dépôt direct, celui-ci verra son remboursement déposer rapidement (24 à 48 heures);

De plus, le système en ligne, il est habituellement possible d’obtenir un rapport complet des demandes de règlements pour fin d’impôt

3-Demande de règlements en assurance médicaments, maladies et soins dentaires (suite)En résumé, Mode de remboursement ( autre que direct )

Lors du règlement des frais de soins médicaux ou dentaires engagés par un participant, un dépôt direct est effectué à son compte ou un chèque de remboursement lui est expédié directement.

Habituellement, une explication des prestations est envoyés. Ce document fournit au participant le détail du mode de calcul de son remboursement, la raison du refus de la demande (le cas échéant) ou demande de renseignements supplémentaires nécessaires au traitement de la demande.

Accompagnée des copies des reçus des frais, l’explication des prestations peut aussi servir de preuve pour la déduction des frais médicaux dans la déclaration d’impôt sur le revenu.

4- Règlement d’invalidité Lorsqu’un employé est victime d’une

invalidité, que ce passe t’il ? En ICD :

1. assurance-emploi2. ICD avec l’assureur3. Régime du gouvernement

( CSST, SAAQ etc )

4- Règlement d’invalidité ( suite )

En ICD avec l’assurance emploi:1. Faire la demande en chômage maladie

2. 14 jours d’attente (2 semaines)

3. 15 semaines de prestations i) 55% imposableii) maximum de 501$/semaineiii) Environ 910$ brut/ semaine ou 47 400$ brut par année


En ICD avec l’assureur:1. déclaration de l’employeur2. déclaration de l’employé3. déclaration du médecin

traitant Prestation à la semaine Démarche à faire

4- Règlement d’invalidité ( suite ) Lorsqu’un employé est victime d’une

invalidité, que ce passe t’il ? En ILD :

1. ILD avec l’assureur2. Régime du gouvernement

( CSST, SAAQ etc )3. Coordination avec la RRQ


En ILD avec l’assureur:1. déclaration de l’employeur2. déclaration de l’employé3. déclaration du médecin traitant

Prestation mensuelle Démarche à faire

4- Règlement d’invalidité ( suite )Coordination avec la RRQ: Après 6 mois d’invalidité, les participants doivent

présenter une demande d’invalidité en vertu du régime des rentes du Québec ( RRQ ).

Si la demande est accepté, le montant payé par le régime gouvernemental sera alors intégré à la rente d’invalidité versée par l’assureur. La somme des revenus provenant des deux sources ne peut excéder le pourcentage indiqué à la section Sommaires des garanties


Lorsqu’un employé est victime d’une invalidité, que ce passe t’il ?

Maintient des garanties et exonération des primes:

1. VIE, VIE PAC, MMA2. ICD & ILD3. Maladie & Dentaire

( non-éxonérés )

4- Règlement d’invalidité ( suite )Exonération des primes1. Lorsque la demande d’invalidité est accepté par l’assureur, le

participant peut maintenir en vigueur certaines de ses garantis d’assurance sans qu’aucune prime ne soit exigible, et ce, jusqu’à la première des dates suivantes: la fin de l’invalidité reconnue ou l’âge maximal assuré en vertu du contrat

2. Dans les situations où le salarié est absent du travail à la suite d’un accident du travail (CSST) ou d’un accident de véhicule motorisé (SAAQ), une demande d’exonération de primes devra être soumise au moyen d’un formulaire prévu à cet effet.

4- Règlement d’invalidité ( suite ) Pour le maintien des couvertures en maladie et dentaire, les primes

demeurent facturable.

Le contrat d’assurance collective standard permet à un employeur de continuer d’offrir des garanties d’assurance maladie et soins dentaires aux employés en invalidité. La seule véritable question est de savoir pendant combien de temps;

La terminaison d’un employé invalide est une décision complexe qui doit prendre en considération les lois et règlements provinciaux ainsi que la situation spécifique de l’employé concerné. On pourrait recommander aux employeurs de terminer les employés invalides afin d’améliorer les résultats financiers de leur régime et d’économiser des primes. Par contre, il faut tenir compte des responsabilités potentielles de l’employeur si ce congédiement était considéré « sans cause juste et suffisante ».

Nous vous référons donc à la Loi sur les normes du travail ainsi que ses règlements, aux articles 122.2 et 124:


Prolongation de l’invalidité Si l’invalidité se prolonge au-delà de la date prévue du retour au

travail du participant ou l’assureur en fait la demande, un nouveau formulaire sera expédié par l’assureur afin de poursuivre l’évaluation de son admissibilité à recevoir des prestations.

Le participant devra alors s’assurer de remplir et de signer la section Autorisation du patient et de faire en sorte que la section Déclaration du médecin traitant soit remplie et signée par son médecin. Il devra également le retourner à la date demandée par l’assureur

Retour au travail à la suite d’une invalidité Afin d’assurer avec exactitude le traitement du dossier d’un

participant invalide de même que les primes dues pour les garanties de ce dernier, il faut aviser l’assureur dans les plus brefs délais de la date exacte du retour au travail du participant.

5- Particularités - RAMQ

Prime annuelle maximale ( 1er juillet 2012 au 30 juin 2013 ) 579$Franchise mensuelle ( montant annualisé )

16,25$195$

Coassurance 32%Contribution mensuelle maximale ( montant annualisé )

82,66$992$

Comparaison avec la RAMQ:-Le régime public est obligatoire pour les résidents non admissibles à un régime privé.

-Liste de médicament de la RAMQ: au 1er janvier 2013, cette liste comprenait 7100 DIN incluant les médicaments d’exception

5- Particularités (suite) – RAMQ Garanties offertes RAMQ AssureurMédicaments Oui Oui ( et + )

Assurance-vie, PAC et DMA Non Oui

Ambulance Non Oui

Assurance et assistance voyage Non Oui

Diagnostiques et analyses Labo Non (Sauf à l’hôpital)

Oui

Hospitalisation Salle commune Oui

Deuxième avis médical Non Oui

PAE Non Oui

Fournitures et équipements médicaux Non Oui

Soins infirmiers particuliers Non Oui

Soins dentaires à la suite d’un accident Non Oui

Paramédicaux Non Oui

Prothèse auditives Non Oui

5- Particularité (suite) – 65 ans & plus Premièrement, à 65 ans, les personnes sont automatiquement

couvert par la RAMQ pour leurs médicaments.

Par défaut chez la majorité des assureurs, la couverture sera donc 2e payeur pour les médicaments et demeure couvert pour toutes les autres couvertures.

Étant donné que la RAMQ ne couvre que 68% après une franchise de 16,25$ par mois, l'assureur demeure un payeur important.

Donc, lorsqu‘un employé va à la pharmacie, il ne le voit peut-être pas car ça se fait de façon informatique ( si carte ) mais il a 2 réclamations faite par le pharmacien. Une première vers la RAMQ et une seconde à l’assureur.

5- Particularité (suite) – 65 ans & plus La loi 33 de la RAMQ oblige la couverture des médicaments sous

un régime collective pour les employés de moins de 65 ans.

La loi n’oblige pas de couverture après 65 ans car elle va couvrir ces travailleurs sous leur propre régime. ( RAMQ )

Les assureurs par contre demandent une participation obligatoire, peut importe l'âge. C'est contractuel.L'assurance collective n'est pas facultatif. Si un employé se qualifie en tant qu'employé, il doit y participer.

5- Particularité (suite) – 65 ans & plus Il y a quelques assureurs qui seront plus flexible et offriront deux

options à ces travailleurs.

Par contre, ça doit passer en 1er lieu par l'employeur car c'est ce dernier qui est le propriétaire du contrat.

Pour la majorité de nos clients, c'est la seule option offerte.

Voici 2 autres options possible, en collaboration avec l'employeur.

5- Particularité (suite) – 65 ans & plus

1- laisser tomber la RAMQ et être couvert par l'assureur comme 1er payeur.

C'est une option qui coûte cher car l'assureur demandera une surprime variant de 100$ à 350$ par mois pour prendre ce risque.

Aussi, il faut se rappeler que votre tarification est basée sur vos réclamations donc ce n'est pas toujours une bonne idée économique de prendre cet option.

*** techniquement, on le voit presque seulement chez les propriétaires d'entreprise qui ont 65 ans et plus ou dans les dossiers de plus grande envergure où les surprimes peuvent être enlevées )

5- Particularité (suite) – 65 ans & plus 2- laisser tomber l'assurance maladie-médicament avec l'assureur et être couvert que par la RAMQ pour les médicaments.

Plusieurs employeurs ne veulent pas offrir cet option car dans leur politique, si tu travaille pour nous, tu es couvert à 100%.( VIE, INVALIDÉ, MALADIE & MÉDICAMENT )

Il faut que l'employeur protège ses employés équitablement. Pourquoi ne pas couvrir de la même façon un employé de 30, 50 ou 67 ans ?

Donc, ce n'est pas seulement de donner le choix à nos employés de 65 ans et plus.... Techniquement, ils sont maintenant plus à risque donc pourquoi réduire leur

couverture ?

5- Particularités (suite) – Assurance voyage

Une garantie d’assurance voyage prévoit une protection d’urgence en cas de maladies soudaines et inattendues:

« Les frais usuels et raisonnables décrits dans garantie sont admissibles s’ils sont engagés à la suite d’une situation d’urgence résultant d’un accident ou d’une maladie soudaine et inattendue. » L’assureur Croix Bleue

Afin de préciser la couverture des maladies préexistantes, les assureurs instaure habituellement une clause de stabilité de 90 jours ainsi qu’une définition « d’urgence » dans tous ses régimes.Urgence ou situation d’urgence: une situation qui nécessite au traitement médical immédiat en lien avec:

Une blessure qui résulte d’un accident;

Une nouvelle condition médicale qui débute au cours du voyage;

Une condition médicale qui existait avant le voyage qui est stable

5- Particularités (suite) – Assurance voyage

Quelques recommandations

1. appeler l’assureur avant le départ si vous avez des doutes

avec la clause de stabilité, problème de santé ou conditions particulières. ( ex: femme enceinte )

2. apporter la preuve d’assurance en voyage et les coordonnées de la ligne d’urgence 3. se rappeler que cette couverture est pour l’extérieur de la province de résidence (ex: québécois travaillant en ontario) 4. 1er réflexe à faire lors d’un sinistre, appeler l’assureur.

5- Particularités (suite) - MédicamentsSelon la loi, les assureurs sont tenus d’offrir tous

les médicaments couvert par la RAMQ incluant les médicaments d’exception

À des fins de contrôle des coûts, les assureurs exigent une autorisation préalable de certains médicaments

De plus, de nouvelles exigences relatives au traitement des réclamations pour des médicaments d’origine qui pourrait être substitué par un générique ont été mis en place par certains assureurs.

5- Particularités (suite) – Médicaments d’exception

Un médicament d’exception est un médicament qui sera couvert par la RAMQ ou l’assureur, avec de l’informations supplémentaires du médecin pour la raison de la prescription, le détail du traitement et les justifications de ce traitement spécifique.

Ex: lait alimentum, botox, remicade

Fonctionnement

5- Particularité (suite) – personnes à charge

La RAMQ à modifier la définition des personnes à charge admissibles à un régime privé le 1er octobre 2007.

Ces changements touchent principalement les enfants à charge qui doivent être assurés par votre régime d’assurance collective

Voici un résumé de la définition des enfants à charge admissibles telle que décrite dans la loi (texte complet disponible sur internet, section assurance médicament « info assurance médicament »

5- Particularité (suite) – personnes à charge

Enfant à chargea) Être âgé de moins de dix-huit (18) ans; ou

b) Être âgé de dix-huit (18) ans à vingt-cinq (25) ans et fréquenter une maison d’enseignement reconnue où il est inscrit à titre d’étudiant à temps plein; ou

c) Quel que soit son âge, avoir été frappé d’invalidité totale avant son dix-huitième (18e) anniversaire de naissance et demeurer totalement invalide depuis.

5- Particularité (suite) – personnes à chargeDe plus, les règles suivantes s’appliqueront relativement aux enfants

admissibles:

Lorsque le père et la mère n’ont pas de domicile commun, le parent avec lequel l’enfant est domicilié doit pourvoir à la couverture de celle-ci;

Lorsque le parent avec lequel l’enfant est domicilié n’a pas accès à un régime privé et que l’autre parent est admissible à un régime privé, ce dernier doit pourvoir à la couverture de l’enfant. Si ce parent s’est exempté du régime de son employeur afin d’être couvert en tant que personne à charge de son nouveau conjoint, il devra alors renoncer à être couvert par son nouveau conjoint et adhérer au régime de son employeur afin de pourvoir à la couverture de l’enfant;

Lorsque le père et la mère n’ont pas accès à un régime privé d’assurance collective et que le conjoint du parent avec lequel l’enfant est domicilié est tenu de pourvoir à la couverture de ce parent, cette couverture s’étend également à l’enfant.

5- particularité (suite) – congés autorisés Congé sans solde

Mise à pied temporaire

Congé de maternité

Congé de paternité

Continuité de paiements des primes

6-Fiscalité

Fiches de calcul DAS

DAS et avantages imposables

Frais déductibles

T4 et relevé 1

6-Fiscalité (suite)Déductions à la source et avantages imposables

Au Québec, les « primes patronales », soit les primes d’assurance collective payées par l’employeur pour le compte de son employé, représentent, dans certains cas, des avantages imposables reliés à l’emploi.

Pour l’employeur, les avantages imposables ont pour effet d’augmenter sa masse salariale cotisable aux régimes publics, tandis que pour l’employé, ces avantages imposables créent un impôt indirect que l’employeur doit retenir sur chaque paye à titre de retenue à la source. Les règles du fisc canadien n’étant pas les mêmes que celles du fisc québécois, le traitement fiscal des primes patronales diffère, comme le démontre le tableau suivant:

Garanties d’assurance collective Fisc canadien Fisc québécois

Assurance vie de base * et assurance vie des personnes à chargePrime Imposable ImposableTaxe sur l’assurance collective (TAC) de 9% Imposabe Imposable

Assurance mort accidentelle et mutilation (MAM), assurance maladies redoutéesPrime Imposable ImposableTAC de 9% Imposable Imposable

Assurance salairePrime Non imposable Non imposableTAC de 9% Non imposable Non imposable

Assurance frais médicaux, soins dentaires, soins de la vue et comptes de soins de santé **Prime Non imposable ImposableTAC de 9% Non imposable Imposable

Programme d’aide aux employés (PAE)***Coût (service non assuré Non imposable Non imposableTPS de 5% et TVQ de 9,975 Non imposable Non imposable

6-Fiscalité (suite) Revenu Canada et Revenu Québec publient chaque

année une liste des frais admissibles qui se résume aux rubriques suivantes:

Services dentaires, médicaux ou paramédicaux; Médicaments, produits pharmaceutiques et autres

substances; Analyse de laboratoire, examens radiologique et autres

méthodes de diagnostic; Divers produits, dispositifs ou appareils; Frais de déménagement; Frais de transport ou de déplacement; Construction ou transformation d’une résidence; Rémunération versée à un préposé; Frais de séjour dans un maison de santé Etc….

6-Fiscalité (suite)a) des avantages imposables des garanties d’assurance-vie de base, décès et

mutilation accidentelle et d’assurance vie des personnes à charge et reporter le résultat obtenu à la case 14 (revenu d’emploi) et à la case 40 (autres allocations et avantages imposables ) du T-4 de chaque employés;

b) des avantages imposables des garanties d’assurance-vie de base, décès et mutilation accidentelle et d’assurance vie des personnes à charge et du PAE, et reporter le résultat obtenu à la case A (revenu d’emploi) et à la case L (autres avantages) du Relevé 1 de chaque employés;

c) des avantages imposables (part des primes payées l’employeur) des garanties d’assurance maladie et soins dentaires, et reporter le résultat obtenu à la case A (revenu d’emploi) et à la case J (régime privé d’assurance maladie) du Relevé 1 de chaque employé;

d) des primes payées par l’employé (part de l’employé) pour les mêmes garanties énumérées au point précédent et reporter le résultat obtenu à la case 85 du T-4 et à la case 235 du relevé 1;

e) des primes payées par l’employé pour la garantie d’assurance salaire dont les prestations sont imposables et reporter le résultat obtenu au bas du T4 et du Relevé 1 sous la mention dactylographiée « Primes d’assurance salaire imposable payées par l’employé (avantage déductible) ».

7-Questions et évaluation

MERCI de nous faire confiance!

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