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FORMATO HOJA DE RUTA PARA EL DESARROLLO DE EVENTOS INSTITUCIONALES
UNIDAD RESPONSABLE
FUNCIONARIO RESPONSABLE
JUSTIFICACIÓN
OBJETIVOS O METAS (En cuanto número de asistentes, impacto social, impacto en la comunidad universitaria, prensa generada, recursos generados)
PUBLICO OBJETIVO
PROGRAMACIÓN O AGENDADefine contenidos u orden del día
PRESUPUESTO FINANCIACIÓNRUBRO CANTIDAD VALOR VALOR TOTAL INTERNA EXTERNASERVICIOS PERSONALESHonorariosApoyo a estudiantesGASTOS GENERALESPublicidadImpresosRefrigeriosFlores y aguaDistinciones (placas - escudos-pergaminos)OTROS
Esta lista incluye actividades que pueden o no aplicar al evento aquí contentido, se pueden eliminar o agregar actividades de acuerdo a las necesidades específicas del mismo)
ACTIVIDADAÑO
RESPONSABLEMES/SEMANA MES/SEMANA MES/SEMANA MES/SEMANA1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
ACTIVIDADES PRE-EVENTOElaboración del presupuesto
Plan de visitas para concretar aportes y apoyos
Elaboración de material impreso que se requiera
Realizar trámites ante el ICETEX para conferencistas.
Recibo de preinscripciones
LISTA DE CHEQUEO DE ACTIVIDADES PARA EL DESARROLLO DEL EVENTO (incluye cronograma y responsable)
OBSERVACIONES DE SEGUIMIENTO
Elaboración de propuesta para consecución de aportes y apoyos tendientes a buscar la financiación del proyecto.
Elaboración de ayudas impresas y audiovisuales para visitas
Asesoria para elaborar bases de datos para convocatorias
Negociación con hoteles, aerolíneas para descuentos especiales
Manejo de correo y comunicación con los participantes
Concretar sede oficial, equipos y ayudas audiovisuales
Recibo de inscripciones
Manejo de información de hotel para participantes
Plan de mediosReservación trasporte para el eventoObsequios conferencistas e invitados especialesConsolidación de la información para las memoriasProgramación cultural
ACTIVIDADES DURANTE EL EVENTO
Recepción en el aeropuerto y hoteles.
Montaje de la oficina del evento en la sede oficial.
InscripcionesAtención permanente a los participantesCoordinación de transportes
Actividades turística y sociales
Material fotográfico del eventoEntrega de refrigeriosACCIONES POST-EVENTODesmonte sedeAgradecimientosSeguimiento a cobros pendientesBases de datosCorrespondencia pendiente participantes
Manejo logístico de conferencias, pasajes, alojamiento, alimentación, atenciones, requerimientos especiales, ayudas técnicas, entre otras.
Montaje de la sede oficial, señalización, decoración, dotación entre otrosCoordinación de todo el personal de logistica que labora para el evento. Ubicación del personal en sus sitios de trabajo y coordinación del mismo.
Preparación ceremonia de instalación y clausura del evento
Logística y seguimiento dentro de la agenda académica y control de asistencia
Montaje del servicio de primeros auxilios. Plan de evacuación.
Entrega de certificados y memorias a los participantes
Tabulación de evaluaciones del seminarioInforme final
BALANCE DE CUMPLIMIENTOASPECTOS RELEVANTE
ASPECTOS POR MEJORAR
Código: R-1314-P-PR-227 Versión 1.
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UNIVERSIDAD DE CALDAS
CÓDIGO: R-1314-P-PR-227 VERSIÓN: 1
Este formato es de uso de la Unidad de Servicios y MercadeoSOLO PARA EVENTOS INSTITUCIONALES
UNIDAD RESPONSABLE
FUNCIONARIO RESPONSABLE
JUSTIFICACIÓN
OBJETIVOS O METAS (En cuanto número de asistentes, impacto social, impacto en la comunidad universitaria, prensa generada, recursos generados)
PUBLICO OBJETIVO
PROGRAMACIÓN O AGENDA Define contenidos u orden del día
FORMATO HOJA DE RUTA PARA EL DESARROLLO DE EVENTOS INSTITUCIONALES Y EDUCACIÓN CONTINUADA
Código: R-1314-P-PR-227 Versión 1.
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SOLO EDUCACIÓN CONTINUADACODIGO VPU Vicerrectoria de Proyección Universitaria
UNIDAD RESPONSABLE
FUNCIONARIO RESPONSABLE
PARA TODOS LOS EVENTOS
ACTIVIDADAÑO
RESPONSABLEMES/SEMANA MES/SEMANA MES/SEMANA MES/SEMANA1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
ACTIVIDADES PRE-EVENTOElaboración del presupuesto
Plan de visitas para concretar aportes y apoyos
LISTA DE CHEQUEO DE ACTIVIDADES PARA EL DESARROLLO DEL EVENTO (incluye cronograma y responsable) Esta lista incluye actividades que pueden o no aplicar al evento aquí contentido, se pueden eliminar o agregar actividades de acuerdo a las necesidades específicas del mismo)
OBSERVACIONES DE SEGUIMIENTO
Elaboración de propuesta para consecución de aportes y apoyos tendientes a buscar la financiación del proyecto.
Elaboración de ayudas impresas y audiovisuales para visitas
Asesoria para elaborar bases de datos para convocatorias
Negociación con hoteles, aerolíneas para descuentos especiales
Elaboración de material impreso que se requiera
Manejo de correo y comunicación con los participantes
Concretar sede oficial, equipos y ayudas audiovisuales
Realizar trámites ante el ICETEX para conferencistas.
Código: R-1314-P-PR-227 Versión 1.
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Recibo de preinscripcionesRecibo de inscripciones
Plan de mediosReservación trasporte para el evento
Programación cultural
ACTIVIDADES DURANTE EL EVENTO
Recepción en el aeropuerto y hoteles.
InscripcionesAtención permanente a los participantesCoordinación de transportes
Actividades turística y sociales
Material fotográfico del evento
Manejo de información de hotel para participantesManejo logístico de conferencias, pasajes, alojamiento, alimentación, atenciones, requerimientos especiales, ayudas técnicas, entre otras.
Obsequios conferencistas e invitados especiales
Consolidación de la información para las memorias
Montaje de la sede oficial, señalización, decoración, dotación entre otrosCoordinación de todo el personal de logistica que labora para el evento. Ubicación del personal en sus sitios de trabajo y coordinación del mismo.
Montaje de la oficina del evento en la sede oficial.
Preparación ceremonia de instalación y clausura del evento
Logística y seguimiento dentro de la agenda académica y control de asistencia
Montaje del servicio de primeros auxilios. Plan de evacuación.
Entrega de certificados y memorias a los participantes
Código: R-1314-P-PR-227 Versión 1.
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Entrega de refrigeriosACCIONES POST-EVENTODesmonte sedeAgradecimientosSeguimiento a cobros pendientesBases de datosCorrespondencia pendiente participantesTabulación de evaluaciones del seminarioInforme final
Código: R-1314-P-PR-227 Versión 1.
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BALANCE DE CUMPLIMIENTOASPECTOS RELEVANTE
ASPECTOS POR MEJORAR