Embed Size (px)
Citation preview
FORMULACIÓN DE HERRAMIENTAS Y APOYO PARA LA ACTUALIZACIÓN
DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
ESPECIAL – DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES DIAN,
EN EL PROCESO DE TRANSICIÓN DE LA NORMA ISO 14001 EN SU VERSIÓN 2004 A SU
VERSIÓN 2015
AUTORES:
VIVIANA GARZÓN WILLS
CÓDIGO: 20101180025
JUAN MANUEL SUAREZ OLAVE
CÓDIGO: 20102180061
DOCUMENTO FINAL DE PASANTÍA
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES
PROYECTO CURRICULAR DE INGENIERÍA AMBIENTAL
BOGOTÁ
2018
FORMULACIÓN DE HERRAMIENTAS Y APOYO PARA LA ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA DE
GESTIÓN AMBIENTAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL – DIRECCIÓN DE
IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES DIAN, EN EL PROCESO DE TRANSICIÓN DE LA
NORMA ISO 14001 EN SU VERSIÓN 2004 A SU VERSIÓN 2015
PROYECTO DE GRADO PRESENTADO COMO REQUISITO
PARA OPTAR POR EL TITULO DE
INGENIEROS AMBIENTALES
MODALIDAD: PASANTÍA
DIRECTORA INTERNO:
CAROLINA MARIA LOZANO BARRERO
ZOOTECNISTA
DIRECTORA EXTERNA:
ESPERANZA MONSALVE PÉREZ
JEFE DE COORDINACIÓN DE ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE CALIDAD
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES
INGENIERÍA AMBIENTAL
BOGOTÁ
2018
“Las ideas emitidas por los autores son de exclusiva responsabilidad y no expresan
necesariamente opiniones de la universidad” (Artículo 117, Acuerdo 029 de 1998).
NOTA DE ACEPTACIÓN
________________________
________________________
________________________
________________________
Carolina María Lozano Barrero
Zootecnista
DIRECTOR INTERNO
________________________
Esperanza Monsalve Pérez
Jefe de la Coordinación de
Organización y Gestión de Calidad
DIRECTOR EXTERNO
BOGOTÁ, 2018
"El mundo es un lugar peligroso. No por causa de los que hacen el mal, sino por
aquellos que no hacen nada por evitarlo"
Albert Einstein
AGRADECIMIENTOS:
A la vida, a mi familia, docentes y amigos que me han acompañado en este largo proceso. A los compañeros de la DIAN, por darnos
la oportunidad de aplicar nuestros conocimientos y enfrentarnos a la realidad laboral; gracias por su apoyo y enseñanzas. A la
universidad, por tantas alegrías, experiencias y conocimientos. A Juan Manuel: Lo logramos
Este proceso no hubiera sido posible sin el apoyo, comprensión, colaboración y constancia de mi familia. Este logro es tan suyo como
mío. Agradezco también a los funcionarios de la Coordinación de Organización y Gestión de Calidad: realmente dimos con los
mejores compañeros. A la Distrital, a quien llevaré en mi corazón en todo lo que haga.
Y a Viviana: Por todo lo que viene
RESUMEN
La Unidad Especial Administrativa Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (UAE –
DIAN) es una entidad adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito, de orden nacional, de
carácter eminentemente técnico y especializado, con personería jurídica, autonomía
administrativa y presupuestal y con patrimonio propio.
La jurisdicción de la UAE – DIAN comprende el territorio nacional y su domicilio principal es
en la ciudad de Bogotá, D.C. La entidad hace presencia en 49 ciudades de Colombia,
correspondientes a las Direcciones Seccionales de Aduanas e Impuestos.
La UAE – DIAN, tiene como objeto coadyuvar a garantizar la seguridad fiscal del Estado
colombiano y la protección del orden público económico nacional, mediante la
administración y control al debido cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras,
cambiarias, los derechos de explotación y gastos de administración sobre los juegos de
suerte y azar explotados por entidades públicas del nivel nacional y la facilitación de las
operaciones de comercio exterior en condiciones de equidad, transparencia y legalidad.
(Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, 2017)
La entidad, en búsqueda de garantizar que sus actividades y procedimientos contribuyan al
mejoramiento continuo de la relación entre la institución y el medio ambiente, ha realizado
la implementación de la norma ISO 14001 en su versión 2004, dando lugar a la elaboración
de un Sistema de Gestión Ambiental.
Dicha norma técnica fue actualizada en el año 2015 y se dio plazo hasta el 2018, para que
las entidades acogidas bajo la versión anterior, adaptaran el Sistema de Gestión Ambiental
vigente, de acuerdo a las modificaciones que se realizaron por parte de la ISO. En razón de
esta necesidad, el objetivo de esta pasantía es la “Formulación de herramientas y apoyo
para la actualización del Sistema de Gestión Ambiental (SGA) de la Unidad Administrativa
Especial – Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales UAE – DIAN, en el proceso de
transición de la norma ISO 14001 en su versión 2004 a su versión 2015”, mediante el estudio
de las directrices dadas por parte de la ISO, la revisión y modificación de la documentación
del SGA y los procesos actuales de la entidad.
Con el fin de verificar la funcionalidad de las herramientas formuladas, se propuso evaluar
el Proyecto Piloto de Destrucción de Documentos de Archivo que cumplieron con su tiempo
de retención, proyecto que también contó con la participación de los pasantes.
De igual forma se realizaron actividades de temática ambiental desarrolladas por la entidad,
con apoyo de los pasantes, que dieron cumplimiento al Plan Operativo del año 2017. Estas
actividades no hicieron parte del objetivo central de la pasantía, sin embargo representaron
un aporte importante por parte de los pasantes para el cumplimiento de las metas del Plan
Operativo.
Palabras Clave: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, UAE – DIAN, Sistema de
Gestión Ambiental, NTC ISO 14001, Actualización de Normas de Gestión Ambiental,
Formulación de Herramientas.
ABSTRACT
The Special Administrative Unit National Directorate of Taxes and Customs (UAE – DIAN) is
an entity attached to the Ministry of Finance and Credit, of national order, entirely technical
and specialized, of juridical, character, administrative and budgetary autonomy and with its
own patrimony.
The jurisdiction of the UAE – DIAN comprise the national territory and its main address is in
the city of Bogotá D.C. The entity has presence in 49 cities of Colombia, through its
correspondent Sectorial offices of Taxes and Customs.
The UAE – DIAN has the objective of helping guarantee the financial and fiscal security of
the Colombian State and protecting the national public economic order, through
administration and control to the due compliance of the tributary, customary, monetary
exchange, exploitation rights and administrative expenses of games of change exploited by
public entities at the national order and the facilitation of foreign trade operations in
conditions of equality, transparency and legality. (Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales - DIAN, 2017)
The entity, in its search for guaranteeing that its activities and procedures contribute to the
continued improvement of the relationship between the institution and the environment,
has been realizing the implementation of the ISO 14001 standards in its 2004 version,
leading to the development of its Environmental Management System.
Said technical standard was updated in the year 2015 and a deadline was given until 2018
to the entities under its previous version for adapting their current Environmental
Management System according to the modifications made by ISO. Because of this need, the
objective of this internship is the “Formulation of tools and support for the update of the
Environmental Management System of the Special Administrative Unit National Directorate
of Taxes and Customs (UAE – DIAN), in the process of transition of the standards ISO 14001
in its version of 2004 to its 2015 version”, through the use of the directives given by ISO,
the revision and modification of the Environmental Management System and the respective
process of the entity.
With the purpose of verify the functionality of the formulated tools, it’s been proposed to
evaluate the Pilot Project of Destruction of Archive Documents that met their retention
time, a project that also counted with the participation of the interns.
Similarly, in this document there will be consigned activities of environmental thematic
developed by the entity, with the support of the interns that complied with the Operational
Plan for the year 2017.
Keywords: Special Administrative Unit National Directorate of Taxes and Customs, UAE –
DIAN, Environmental Management System, NTC ISO 14001, Update of Environmental
Management Standards, Tools Formulation.
TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCION ......................................................................................................................... 16
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Y JUSTIFICACIÓN ................................................................ 18
3. OBJETIVOS ................................................................................................................................. 20
3.1. Objetivo General ............................................................................................................... 20
3.2. Objetivos Específicos ......................................................................................................... 20
4. DEFINICIONES ............................................................................................................................ 21
5. MARCO DE REFERENCIA ............................................................................................................ 24
5.1. Marco Teórico ................................................................................................................... 24
5.2. Marco Institucional ........................................................................................................... 26
5.3. Marco Normativo .............................................................................................................. 27
6. METODOLOGIA .......................................................................................................................... 35
6.1. METODOLOGÍA TRANSVERSAL DEL DESARROLLO DE LA PASANTÍA ................................. 35
6.2. ACTIVIDADES DE APOYO TRANSICION A LA NORMA ISO 14001:2015 .............................. 36
6.2.1. Matriz de Correlación entre la Norma ISO 14001:2004 y la ISO 14001:2015 ........... 36
6.2.2. Formulación y Diseño de Herramientas para la actualización del SGA .................... 37
6.3. ACTIVIDADES DE APOYO A LA REALIZACION DEL PROYECTO PILOTO DE DESTRUCCION DE
DOCUMENTOS DE ARCHIVO ......................................................................................................... 38
6.3.1. Elaboración de Instructivo de Destrucción de Documentos de Archivo ................... 38
6.3.2. Acompañamiento en el proceso de Destrucción de Documentos de Archivo ......... 38
6.4. ACTIVIDADES DE APOYO A LA REALIZACION DE EJERCICIO DE TRAZABILIDAD DE LOS
RESIDUOS SOLIDOS GENERADOS EN LA SEDE CENTRAL DE LA DIAN ............................................ 39
6.5. ACTIVIDADES DE APOYO AL PLAN OPERATIVO DE LA ENTIDAD ....................................... 40
7. DESCRIPCION DE LA ENTIDAD ................................................................................................... 42
7.1. DATOS DE LA ENTIDAD ...................................................................................................... 42
7.2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ....................................................................................... 42
8. RESULTADOS ............................................................................................................................. 44
8.1. ACTIVIDADES DE APOYO TRANSICION A LA NORMA ISO 14001:2015 .............................. 44
8.1.1. Matriz de ISO 14001:2004 y la ISO 14001:2015 ........................................................ 44
8.1.2. Formulación y Diseño de Herramientas para la actualización del SGA .................... 59
8.2. ACTIVIDADES DE APOYO A LA REALIZACION DEL PROYECTO PILOTO DE DESTRUCCION DE
DOCUMENTOS DE ARCHIVO ......................................................................................................... 73
8.2.1. Elaboración de Instructivo de Destrucción de Documentos de Archivo ................... 74
8.2.2. Acompañamiento en el proceso de Destrucción de Documentos de Archivo ......... 75
8.3. EVALUACIÓN DEL PROGRAMA PILOTO A TRAVES DE LAS HERRAMIENTAS
DESARROLLADAS EN LA PASANTÍA ............................................................................................... 80
8.3.1. Aspectos e Impactos Ambientales Asociados con Programa Piloto de Eliminación de
Documentos de Archivo ............................................................................................................ 80
8.3.2. Identificación y Caracterización de Riesgos Asociados a la Actividad ....................... 81
8.3.3. Establecimiento y Seguimiento de Propósitos Ambientales para Eliminación de
Documentos de Archivo ............................................................................................................ 81
8.3.4. Balance general de uso de las herramientas............................................................. 83
8.4. ACTIVIDADES DE APOYO A LA REALIZACION DE EJERCICIO DE TRAZABILIDAD DE LOS
RESIDUOS SOLIDOS GENERADOS EN LA SEDE CENTRAL DE LA DIAN ............................................ 84
8.4.1. Inspección de la Labor del Personal de la Empresa de Aseo .................................... 84
8.4.2. Inspección de Uso de los Puntos Ecológicos ............................................................. 85
8.4.3. Inspección de Uso de las Canecas Ubicadas en los Cubículos .................................. 90
8.4.4. Inspección de Procedimientos de Disposición Final de Residuos Sólidos
Aprovechables y No Aprovechables .......................................................................................... 95
8.5. ACTIVIDADES DE APOYO AL PLAN OPERATIVO DE LA ENTIDAD ....................................... 96
8.5.1. #ECLEANINGDAYS O LIMPIEZA ELECTRÓNICA........................................................... 96
8.5.2. CALENDARIO AMBIENTAL ......................................................................................... 98
9. CONCLUSIONES ....................................................................................................................... 106
10. RECOMENDACIONES ........................................................................................................... 108
Bibliografía ...................................................................................................................................... 109
LISTADO DE TABLAS
Tabla 1. Matriz de Correlación entre versiones 2004 y 2015 de la norma ISO 14001 ...................... 44
Tabla 2. Puntaje para evaluar estado de cumplimiento de requerimientos .................................... 52
Tabla 3. Calificación de cumplimiento de requerimiento ................................................................. 52
Tabla 4. Propuesta Preliminar de Actividades de Transición ............................................................ 59
Tabla 5. Listado de Procesos y Actividades de la DIAN ..................................................................... 62
Tabla 6. Registro de Información de material para eliminación por Direcciones Seccionales ......... 76
Tabla 8 Resultados Inspección Puntos Ecológicos ............................................................................ 86
Tabla 9. Resultados Inspección de canecas en Cubículos ................................................................. 91
Tabla 10. Consolidado Residuos Recolectados para Programas Posconsumo ............................... 104
LISTADO DE ILUSTRACIONES Ilustración 1. Metodología Transversal de Desarrollo de la Pasantía ............................................... 36
Ilustración 2 Desarrollo de la Matriz de Correlación entre la Norma ISO 14001:2004 y la ISO
14001:2015 ....................................................................................................................................... 37
Ilustración 3 Metodología de Formulación y Diseño de Herramientas para la actualización de SGA
........................................................................................................................................................... 37
Ilustración 4 Metodología para Elaboración de Instructivo de Destrucción de Documentos de
Archivo .............................................................................................................................................. 38
Ilustración 5 Metodología de actividades de Acompañamiento en el Proceso de Destrucción de
Documentos de Archivo .................................................................................................................... 39
Ilustración 6 Metodología para Elaboración del Ejercicio de Trazabilidad de Residuos Sólidos ...... 40
Ilustración 7 Metodología para Actividades de Apoyo al Plan Operativo ........................................ 41
Ilustración 8 Estructura Organizacional, Dirección General ............................................................. 43
Ilustración 9. Video "Día Internacional de la Madre Tierra !Manos a la Obra!” ............................... 90
Ilustración 11. Recolección de residuos en la Sede Escuela de Impuestos y Aduanas Nacionales ... 95
Ilustración 12. Video “Limpieza Electrónica: Corre la Voz” ............................................................... 97
Ilustración 14. Funcionaria de la DIAN con mascota de programa "Lúmina" ................................. 101
Ilustración 15 Puestas en escena por parte de los facilitadores de los programas posconsumo ... 102
Ilustración 16. Stands de los Programas Posconsumo .................................................................... 103
Ilustración 17. Mascotas de los Programas Posconsumo ............................................................... 104
Ilustración 18. Pasantes en actividad "El piso más pilo" ................................................................. 105
LISTADO DE ANEXOS
ANEXO 01 – MATRIZ DE CORRELACIÓN ISO 14001:2004 – ISO 14001:2015
ANEXO 02 – HERRAMIENTA N°1: ACTA DE COMPROMISO AMBIENTAL
ANEXO 03 – HERRAMIENTA N°2: MATRIZ DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES
ANEXO 04 – EJEMPLO DE MATRIZ DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES
ANEXO 05 – HERRAMIENTA N°3: MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN Y CARACTERIZACIÓN DE RIESGO
ANEXO 06 – EJEMPLO DE MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN Y CARACTERIZACIÓN DE RIESGO
ANEXO 07 – HERRAMIENTA N°4: FICHA DE ESTABLECIMIENTO Y SEGUIMIENTO DE PROPÓSITOS
AMBIENTALES
ANEXO 08 – EJEMPLO FICHA DE ESTABLECIMIENTO Y SEGUIMIENTO DE PROPÓSITOS
AMBIENTALES
ANEXO 09 – INSTRUCTIVO DE DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
ANEXO 10 – PRESENTACIÓN “MANEJO DE RESIDUOS EN EL EDIFICIO SENDAS
ANEXO 11 – VIDEO “DÍA INTERNACIONAL DE LA MADRE: ¡MANOS A LA OBRA!”
ANEXO 12 – INFORME EJERCICIO DE TRASABILIDAD DE RESIDUOS SÓLIDOS EN EDIFICIO SENDAS
ANEXO 13 – VIDEO “LIMPIEZA ELECTRÓNICA: ¡CORRE LA VOZ!”
16
1. INTRODUCCION
Los sistemas de Gestión Ambiental se han convertido en la actualidad en un sinónimo de
calidad y alta responsabilidad empresarial. Una compañía que quiera presentarse a un
mercado competitivo, debe garantizar que se puedan llevar a cabo buenas prácticas a lo
largo de la gestión empresarial, mediante el logro de mejores comportamientos en materia
ambiental, el cumplimiento con la demanda y exigencias de las partes interesadas, y la
consecución de beneficios, como consecuencia de una adecuada gestión ambiental
(ISOTools Experience, 2014). Más aún, si busca generar confianza con lo referente a su
gestión interna y al manejo que da a sus procesos.
La Organización Internacional de Estandarización (del nombre en inglés, International
Organization for Standarizatión, conocida por las siglas ISO) viene presentando desde el año
1947 (International Organization for Standardization, ISO, 2017) varias propuestas
metodológicas para facilitar la consecución de altos estándares en los distintos niveles de
gestión empresarial, siendo estas metodologías ampliamente aceptadas y aplicadas a nivel
global. Dichas propuestas metodológicas recogen temas de Calidad, Riesgos y Seguridad,
Responsabilidad Social, y Medio Ambiente; Esta última es el objeto de trabajo de la norma
ISO 14001.
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, en búsqueda de garantizar que sus
actividades y procedimientos [Administrar con calidad el cumplimiento de las obligaciones
tributarias, aduaneras y cambiarias; facilitar las operaciones de comercio exterior y proveer
información confiable y oportuna, con el fin de garantizar la sostenibilidad fiscal del Estado
Colombiano (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, 2016)] contribuyan al
mejoramiento continuo de la relación entre la institución y el medio ambiente, han
realizado la implementación de la norma ISO 14001 en su versión del 2004, dando a lugar
la elaboración de un Sistema de Gestión Ambiental para la entidad.
Dicha norma técnica fue actualizada en el año 2015 y se dio plazo hasta el 2018, para que
las entidades acogidas bajo la versión anterior, adaptaran el Sistema de Gestión Ambiental
17
vigente, de acuerdo a las modificaciones que se realizaron por parte de la ISO. En este
contexto, la DIAN ha solicitado la asistencia de dos pasantes de la Universidad Distrital
Francisco José de Caldas para la formulación de estrategias y herramientas de apoyo en la
realización de las modificaciones y adiciones pertinentes al Sistema de Gestión Ambiental
de la institución, para ser acreditados y recogidos bajo esta nueva norma.
El acompañamiento por parte de los estudiantes se realizará a través de la implementación
de un Proyecto Piloto en el área de Destrucción de Documentos de Archivo que ya han
cumplido con su tiempo de retención para las Direcciones Seccionales de Aduanas y
Direcciones Seccionales de Impuestos.
18
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Y JUSTIFICACIÓN
El día 17 de marzo de 2015, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN – recibió
la certificación de calidad por parte de la firma SGS Colombia, la cual verificaba su
cumplimiento con los parámetros requeridos para el establecimiento de un Sistema de
Gestión Ambiental. El proceso de certificación en la norma internacional ISO 14001 versión
2004, tuvo una duración de dos años, con actividades distribuidas en tres fases: En la
primera, se realizó el diagnóstico ambiental y se elaboró y aprobó la política ambiental; en
la segunda, se realizó gestión de cambio (Capacitaciones, Sensibilización), y se divulgaron
los procedimientos, documentos, e instructivos del SGA tanto en el Nivel Central como en
cada una de las Direcciones Seccionales; por último, se realizaron auditorías internas y
externas para verificar el avance de la implementación del SGA en las diferentes sedes a
nivel nacional. (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, 2015)
Ese mismo año, el día 15 de septiembre, se realizó la publicación de la actualización de la
norma ISO 14001 a su versión 2015, en la cual se adaptaba a los descubrimientos del Anexo
SL, el cual buscaba integrar los formatos y estructuras de las normas de calidad ISO para la
generación de un lenguaje universal, en temáticas de acreditación de alta calidad
(International Organization of Standards - ISO, 2015); lo cual obligó a las entidades que
contaban con la certificación de la versión anterior a actualizarse, actividad que debería
realizarse antes de septiembre de 2018 para realizar las adecuaciones pertinentes del
Sistema de Gestión Ambiental.
La DIAN ya es, de por sí, una entidad muy comprometida con el mejoramiento de sus
procesos y actividades en el contexto de los impactos que estas puedan tener al medio
ambiente; en su funcionar interno, la DIAN busca ir más allá de lo requerido legalmente:
implementando acciones de mejoramiento continuo, para garantizar que sus
procedimientos generen las menores afectaciones negativas posibles; siendo pioneros en
investigación en afectaciones ambientales, producto de insumos tecnológicos que no han
sido consideradas por la legislación vigente; integrando a su personal en el conocimiento,
apropiación y cuidado del medio ambiente, a través de programas de responsabilidad
19
empresarial, entre varias tantas actividades más (Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales - DIAN, 2014).
Es por esto que nos interesó, hacer parte de una entidad con tantas iniciativas en la misma
dirección que la mentalidad que se nos ha inculcado a lo largo de la carrera. Buscamos
aportar, con nuestros conocimientos técnicos (Particularmente aquellos adquiridos en
asignaturas como Formulación y Evaluación de Proyectos, Seguridad y Salud Ocupacional,
Auditorías Públicas, y Evaluación Ambiental) y nuestra pasión por el medio ambiente, a la
continuación y desarrollo de estas iniciativas que buscan hacer de la DIAN una entidad
ejemplar a nivel nacional en materia de gestión ambiental.
20
3. OBJETIVOS
3.1. Objetivo General
Formular herramientas documentales y procedimentales necesarias para prestar apoyo en
el ejercicio de la actualización del Sistema de Gestión Ambiental de la Unidad Administrativa
Especial – Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – UAE-DIAN, en el proceso de
transición de la Norma ISO 14001 en su versión 2004 a su versión 2015
3.2. Objetivos Específicos
• Identificar deficiencias de la DIAN con lo referente a los parámetros establecidos en
la norma ISO 14001:2015, y elaborar un plan de implementación necesario para
corregir las No Conformidades.
• Proporcionar la sensibilización y capacitación para integrar al personal en los
procesos de modificación del Sistema de Gestión Ambiental, y verificar su
implementación a través de controles operacionales.
• Realizar o modificar documentación necesaria para actualizar el Sistema de Gestión
Ambiental existente, para cumplir con los requisitos revisados de la norma en
preparación para la auditoría con el organismo certificador.
21
4. DEFINICIONES
Las siguientes definiciones fueron adaptadas de la Norma Técnica ISO 14001:2015
• Sistema de Gestión: Conjunto de elementos de una organización interrelacionados
o que interactúan para establecer políticas, objetivos y procesos para el logro de
estos objetivos.
• Sistema de Gestión Ambiental: Parte del Sistema de Gestión usada para gestionar
aspectos ambientales, cumplir los requisitos legales y otros requisitos y abordar los
riesgos y oportunidades.
• Política Ambiental: Intensiones y dirección de una organización, relacionadas con el
desempeño ambiental, como las expresa formalmente su Alta Dirección.
• Organización: Persona o grupo de personas que tienen sus propias funciones y
responsabilidades, autoridades y relaciones para el logro de sus objetivos.
• Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen o controlan una
organización al más alto nivel.
• Parte Interesada: Persona u organización que puede afectar, verse afectada o
percibirse como afectada por una decisión o actividad.
• Medio Ambiente: Entorno en el cual una organización opera, incluidos el aire, el
agua, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus
interrelaciones.
• Aspecto Ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una
organización que interactúa o puede interactuar con el medio ambiente.
• Condición Ambiental: Estado o característica del medio ambiente, determinado en
un punto específico en el tiempo.
• Impacto Ambiental: Cambio en el medio ambiente ya sea adverso o beneficioso,
como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una organización.
22
• Objetivo: Resultado a lograr.
• Objetivo Ambiental: Objetivo establecido por la organización, coherente con su
política ambiental.
• Prevención de la Contaminación: Utilización de procesos, practicas, técnicas,
materiales, productos, servicios o energía para evitar, reducir o controlar (en forma
separada o en combinación) la generación, emisión o descarga de cualquier tipo de
contaminante o residuo, con el fin de reducir impactos ambientales adversos.
• Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u
obligatoria.
• Requisitos Legales y otros Requisitos: Requisitos legales que una organización debe
cumplir y otros requisitos que una organización decide cumplir.
• Riesgo: Efecto de la incertidumbre.
• Riesgos y Oportunidades: Efectos potenciales adversos (amenazas) y efectos
potenciales beneficiosos (oportunidades).
• Competencia: Capacidad para aplicar conocimientos y habilidades con el fin de
lograr los resultados previstos.
• Información Documentada: Información que una organización tienen que controlar
y mantener, y el medio que la contiene.
• Ciclo de Vida: Etapas consecutivas e interrelacionadas de un sistema de producto o
servicio, desde la adquisición materia prima o su generación a partir de recursos
naturales hasta su disposición final.
• Contratar Externamente: Establecer un acuerdo mediante el cual una organización
externa realiza parte de una función o proceso de una organización.
• Proceso: Conjunto de actividades interrelacionadas o que interactúan, que
trasforman las entradas en salidas.
23
• Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener las
evidencias de auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el
grado en el que se cumplen los criterios de auditoria.
• Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
• No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.
• Acción Correctiva: Acción para eliminar la causa de una no conformidad y evitar que
vuelva a ocurrir.
• Mejora Continua: Actividad recurrente para mejorar el desempeño.
• Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se logran los
resultados planificados.
• Indicador: Representación medible de la condición del estado de las operaciones, la
gestión o las condiciones.
• Seguimiento: Determinación del estado de un sistema, un proceso o una actividad.
• Medición: Proceso para determinar un valor.
• Desempeño: Resultado medible.
• Desempeño Ambiental: Desempeño relacionado con la gestión de aspectos
ambientales.
24
5. MARCO DE REFERENCIA
5.1. Marco Teórico
Normas ISO
La Organización Internacional de Estandarización – ISO comenzó su actividad en 1926 bajo
el nombre de Federación Internacional de Asociaciones de Normalización Nacionales (ISA
en inglés). Su objetivo era crear normas en el sector de la ingeniería mecánica. La
Federación fue disuelta durante la Segunda Guerra Mundial. En 1946, delegados de 25
países se reunieron en Londres para crear una nueva organización internacional de
estandarización. En 1947 la nueva organización, ISO, inició sus funciones. Actualmente, ISO
cuenta con miembros de 165 países y más de 3000 organismos técnicos responsables de
desarrollar las normas. La secretaria Central tiene su sede en Ginebra, Suiza. Es una
organización independiente, sin miembros gubernamentales y el mayor creador de normas
voluntarias a nivel mundial. Las normas ISO, internacionalmente aprobadas en temas como
terminología, compatibilidad, seguridad y medio ambiente. (Bureau Veritas, 2018)
Durante los primeros 40 años de su existencia, la ISO se centró en el desarrollo de normas
técnicas para los procesos y la tecnología. El gran viraje tuvo lugar en los años 80, cuando
la ISO comenzó a desarrollar normas de proceso, la primera de las cuales se conoció bajo el
nombre de ISO 9000 normas de sistemas de Gestión de la Calidad. La serie ISO 9000 es la
norma ISO más conocida. En los años 0, ISO creo las normas ISO 14000 de Gestión
Ambiental. (Bureau Veritas, 2018)
Familia de Normas ISO
Las Normas ISO 14000 son normas internacionales que se refieren a la gestión ambiental
de las organizaciones. Su objetivo es promover la estandarización de formas de producir y
prestar servicios que protejan al medio ambiente, minimizando los efectos dañinos que
pueden causar las actividades organizacionales.
La norma ISO 14000 se caracteriza por:
25
- Son estándares voluntarios y no tiene obligación legal.
- Tratan sobre documentación de procesos e informes de control.
- Han sido definidas para ayudar a organizaciones privadas y gubernamentales a
establecer y efectuar objetivamente sus SGA.
- Proporciona una guía para certificación del sistema por una entidad externa
acreditada.
- No establecen objetivos ambientales cuantificables ni limites en cuanto a emisiones
de contaminantes.
- Los requerimientos de las normas son flexibles y por tanto pueden ser aplicados a
organizaciones de distinto tamaño y naturaleza.
En 1996 ISO publica una norma que expresa como establecer un Sistema de Gestión
Ambiental. Esta norma busca lograr un equilibrio entre la rentabilidad de una organización
y la reducción de los impactos ambientales de la misma. Este estándar comenzaba a
establecer una relación entre la propia entidad, el medio ambiente y la comunidad en la
que opera. ISO 14001 se convirtió en el patrón de referencia para la gestión ambiental y
constituye una herramienta importante en el desempeño ambiental. (ISOTools Experience,
2014)
ISO 14001:2004 presente algunas modificaciones respecto a su antecesora. Modificaba
algunas definiciones y añadía otras nuevas como auditor, documento, desempeño
ambiental, procedimiento, registro, entre otras. Sobresalía la inclusión de la definición de
desempeño ambiental referida a los resultados medibles de la gestión que hace una
organización de sus aspectos ambientales. Dichos resultados se pueden medir desde la
política ambiental, los objetivos ambientales y las metas ambientales de la organización y
otros requisitos ligados al desempeño ambiental. Por otro lado, se añadieron prácticas que
ya eran habituales en las organizaciones pero que no quedaban explicitas en la norma.
(ISOTools Experience, 2014)
La ISO 14001:2015, tiene como principal objetivo facilitar la integración de esta norma con
las demás normas ISO. Esta versión incorpora la Estructura de Alto Nivel y mantiene los
26
cambios que se realizaron en la ISO 14001:2004 y sus principales principios. Reafirma las
acciones de control y prevención de diversas formas de contaminación por parte de la
evaluación del desempeño ambiental. El propósito más relevante es la implementación de
las políticas ambientales, en línea con la estrategia de la empresa. (ISOTools Experience,
2014)
5.2. Marco Institucional
Universidad Distrital Francisco José de Caldas
La Universidad se reconoce a sí misma como la institución de educación superior del Distrito
Capital de Bogotá y de la Región Central de la Republica de Colombia, por consiguiente, su
visión de futuro está estrechamente ligada a los procesos de su entorno social. Está
constituida por procesos y relaciones que generan estudiantes y profesores identificados
en la búsqueda libre del saber. Su misión se concreta en la identificación de egresados con
capacidad de actuar como protagonistas del cambio social y de sí mismo, en la formación
del espíritu científico aplicado a la indagación, interpretación y modificación de la realidad
y en la contribución a forjar ciudadanos idóneos para promover el progreso de la sociedad.
Por su parte, El Instituto de Extensión y Educación para el Trabajo y Desarrollo Humano de
la Universidad IDEXUD, tiene como finalidad coordinar los esfuerzos de vinculación de la
Universidad con diferentes sectores, especialmente el público, en el aspecto de Extensión;
el Acuerdo 038 de 2015, reglamenta el trabajo de grado de los estudiantes de pregrado y
define la Modalidad de Pasantía a la que pertenece este proyecto (Universidad Distrital
Francisco José de Caldas, 2018).
Unidad Administrativa Especial – Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
La firma SGS Colombia, organismo certificador, reconoció en la Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales – DIAN, un compromiso claro y transparente con el medio ambiente,
por lo que le hizo entrega el 17 de marzo de 2015 la certificación en la Norma Internacional
ISO 14001 versión 2004, al Sistema de Gestión Ambiental -SGA. (DIAN, 2015)
27
El certificado le fue entregado al Director de la DIAN, Santiago Rojas Arroyo, quien señaló
que “los servidores públicos de la Entidad, contratistas y proveedores han apropiado
prácticas ambientales responsables”. El proceso de certificación en la norma internacional
ISO 14001 versión 2004, tuvo una duración de dos años distribuidos en tres fases. En la
primera, se realizó el diagnóstico ambiental y se elaboró y aprobó la política ambiental; en
la segunda, se desarrollaron capacitaciones, así como sensibilizaciones, y se divulgaron los
procedimientos, documentos, e instructivos del SGA tanto en el Nivel Central como en cada
una de las Direcciones Seccionales; por último, se realizaron auditorías internas y externas
para verificar el avance de la implementación del SGA en las diferentes sedes a nivel
nacional. (DIAN, 2015)
5.3. Marco Normativo
El Estado Colombiano ha reconocido el Medio Ambiente como un elemento esencial para
el desarrollo humano, por lo cual tiene una amplia legislación representada en artículos de
la Constitución, leyes, decretos y resoluciones. A continuación, se señalarán las más
importantes a tener en cuenta para el desarrollo del proyecto.
Constitución Política de Colombia
Es el máximo referente normativo del país, reconoce al medio ambiente un interés jurídico
importante en el contexto colombiano, ya que regula constitucionalmente la relación de la
sociedad con la naturaleza.
Artículo 8. Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y
naturales de la Nación.
Artículo 49. Consagra como servicio público la atención de la salud y el saneamiento
ambiental y ordena al Estado la organización, dirección y reglamentación de los mismos.
Artículo 58. Establece que la propiedad es una función social que implica obligaciones y que,
como tal, le es inherente una función ecológica.
28
Artículo 79. Todas las personas tienen derecho a gozar de un ambiente sano. La ley
garantizará la participación de la comunidad en las decisiones que puedan afectarlo. Es
deber del Estado proteger la diversidad e integridad del ambiente, conservar las áreas de
especial importancia ecológica y fomentar la educación para el logro de estos fines.
Artículo 80. El Estado planificará el manejo y aprovechamiento de los recursos naturales,
para garantizar su desarrollo sostenible, su conservación, restauración o sustitución.
Además, deberá prevenir y controlar los factores de deterioro ambiental, imponer las
sanciones legales y exigir la reparación de los daños causados. Así mismo, cooperará con
otras naciones en la protección de los ecosistemas situados en las zonas fronterizas.
Artículo 81. Queda prohibida la fabricación, importación, posesión y uso de armas químicas,
biológicas y nucleares, así como la introducción al territorio nacional de residuos nucleares
y desechos tóxicos. El Estado regulará el ingreso al país y la salida de él de los recursos
genéticos, y su utilización, de acuerdo con el interés nacional.
Artículo 88. La ley regulará las acciones populares para la protección de los derechos e
intereses colectivos, relacionados con el patrimonio, el espacio, la seguridad y la salubridad
pública, la moral administrativa, el ambiente, la libre competencia económica y otros de
similar naturaleza que se definen en ella. También regulará las acciones originadas en los
daños ocasionados a un número plural de personas, sin perjuicio de las correspondientes
acciones particulares. Así mismo, definirá los casos de responsabilidad civil objetiva por el
daño inferido a los derechos e intereses colectivos.
Artículo 95. Establece como deber de las personas, la protección de los recursos culturales
y naturales del país, y de velar por la conservación de un ambiente sano.
Artículo 226. El Estado promoverá la internacionalización de las relaciones políticas,
económicas, sociales y ecológicas sobre bases de equidad, reciprocidad y conveniencia
nacional.
Artículo 268. Dentro de las funciones del Contralor General se encuentra la presentación de
un informe anual sobre el estado de los recursos naturales y el medio ambiente.
29
Supranacional
En el marco legal e institucional colombiano se apoya las tendencias globales del Desarrollo
Sostenible, oficializado en la Cumbre de Rio y reiterado en varios convenios, entre ellos:
Declaración de Rio sobre el Medio Ambiente y Desarrollo, 1992: Fue aprobada por la
Asamblea General durante la Cumbre de Rio de Janeiro en 1992. Esta Declaración se basa
en la declaración sobre desarrollo sostenible celebrada en Estocolmo en 1972. La
declaración intenta impulsar una nueva forma de cooperación entre los Estados, los
sectores y las personas. En sus 27 Principios abarca temas como la protección del medio
ambiente; la relación entre el desarrollo económico, sostenible y ambiental; la cooperación
entre los países para proteger, preservar y restablecer “la salud” y los recursos naturales de
la tierra; la responsabilidad de los Estados a promulgar las leyes eficaces sobre el medio
ambiente; la participación ciudadana en la protección del medio ambiente, entre otras.
(Derechos Culturales. Cultura y Desarrollo, 2018)
Ley 164 del 27 de octubre de 1994, mediante la cual se ratifica el Convenio Marco de las
Naciones Unidas sobre el Cambio Climático: Incorporo una línea muy importante de uno de
los tratados multilaterales sobre medio ambiente que más éxito han tenido en toda la
historia: el Protocolo de Montreal de 1987, en virtud de la cual los estados miembros están
obligados a actuar en interés de la seguridad humana incluso a falta de certeza científica.
Es caracterizada por su carácter general y flexible, es que reconoce que el problema del
cambio climático es real. (Naciones Unidas, 2018)
Ley 629 de 27 diciembre de 2000, por medio de la cual se aprueba el “Protocolo de Kyoto”:
El Protocolo de Kyoto es considerado como primer paso importante hacia un régimen
verdaderamente mundial de reducción y estabilización de las emisiones de GEI, y
proporciona la arquitectura esencial para cualquier acuerdo internacional sobre el cambio
climático que se firme en el futuro. Cuando concluya el primer período de compromiso del
Protocolo de Kyoto en 2012, tiene que haber quedado decidido y ratificado un nuevo marco
internacional que pueda aportar las severas reducciones de las emisiones que según ha
30
indicado claramente el Grupo Intergubernamental de Expertos sobre el Cambio Climático
(IPCC) son necesarias. (Naciones Unidas, 2018)
Ley 29 de 1992 - Por medio de la cual se aprueba el "Protocolo de Montreal”: Nace como
una iniciativa global para reparar el daño causado por los clorofluorocarbonos y otros
productos químicos similares a la capa de ozono. Inicialmente fue firmado por 21 países
que acordaron investigar, compartir información y ejecutar medidas preventivas sobre la
producción y las emisiones de las Sustancias Agotadoras de la Capa de Ozono (SAO).
Colombia firmo el Protocolo en el año 1992 y con el apoyo de Naciones Unidas, se creó en
1994 la Unidad Técnica de Ozono (UTO) del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible,
encargada de la implementación de este Protocolo en el país. (Ministerio de Medio
Ambiente y Recursos Naturales, 2018)
Leyes
Decreto Ley 2811 de 1974: Código nacional de los recursos naturales RNR y no renovables
y de protección al medio ambiente. El ambiente es patrimonio común, el estado y los
particulares deben participar en su preservación y manejo. Regula el manejo de los RNR,
la defensa del ambiente y sus elementos.
Ley 23 de 1973: Principios fundamentales sobre prevención y control de la contaminación
del aire, agua y suelo y otorgo facultades al Presidente de la Republica para expedir el
Código de los Recursos Naturales.
Ley 99 de 1993: Crea el Ministerio del Medio Ambiente y Organiza el Sistema Nacional
Ambiental (SINA). Reforma el sector Público encargado de la gestión ambiental. Organiza el
sistema Nacional Ambiental y exige la Planificación de la gestión ambiental de proyectos.
Los principios que se destacan y que están relacionados con las actividades portuarias son:
La definición de los fundamentos de la política ambiental, la estructura del SINA en cabeza
del Ministerio del Medio Ambiente, los procedimientos de licenciamiento ambiental como
requisito para la ejecución de proyectos o actividades que puedan causar daño al ambiente
y los mecanismos de participación ciudadana en todas las etapas de desarrollo de este tipo
31
de proyectos. Ley 388 de 1997: Ordenamiento Territorial Municipal y Distrital y Planes de
Ordenamiento Territorial.
Ley 491 de 1999: Define el seguro ecológico y delitos contra los recursos naturales y el
ambiente y se modifica el Código Penal.
Ley 164 del 27 de octubre de 1994: Mediante la cual se ratifica el Convenio Marco de las
Naciones Unidas sobre el cambio climático, el cual propende por lograr la estabilización de
las concentraciones de gases de efecto invernadero en la atmósfera, a un nivel que impida
interferencias antropógenas peligrosas en el sistema climático. El protocolo contempla
“Mecanismos de Desarrollo Limpio”, para que los países No Anexos (en vías de desarrollo)
ayuden a los países del Anexo B (desarrollados) a reducir el inventario atmosférico de los
Gases Efecto Invernadero –GEI- a los niveles establecidos por el Protocolo.
Ley 629 de 27 diciembre 2000: por medio de la cual se aprueba el "Protocolo de Kyoto de la
Convención Marco de las Naciones Unidas sobre el Cambio Climático", hecho en Kyoto el
11 de diciembre de 1997 cuyo objetivo es la reducción de emisiones y fomentar a la
eficiencia energética.
Ley 29 de 1992: Por medio de la cual se aprueba el "Protocolo de Montreal relativo a las
sustancias agotadoras de la capa de ozono", suscrito en Montreal el 16 de septiembre de
1987, con sus enmiendas adoptadas en Londres el 29 de junio de 1990 y en Nairobi el 21 de
junio de 1991.
Ley 306 de 5 de agosto de 1996: Aprueba la Enmienda de Copenhague al Protocolo de
Montreal relativo a las sustancias agotadoras de la capa de ozono, suscrita en Copenhague
el 25 de noviembre de 1992.
Ley 960 de 28 junio de 2005: por medio de la cual se aprueba la Enmienda del Protocolo de
Montreal relativo a las sustancias que agotan la capa de ozono", adoptada en Beijing, China,
el 3 de diciembre de 1999.
32
Ley 30 del 5 de marzo de 1990: ratifica el Convenio de Viena para la protección de la capa
de ozono, que busca evitar los impactos potencialmente nocivos de la modificación de la
capa de ozono sobre la salud humana y el medio ambiente y propende por una mayor
investigación con el fin de aumentar el nivel de conocimientos científicos al respecto.
Ley 253 de enero 9 de 1996: por medio de la cual se aprueba el Convenio de Basilea sobre
el control de los movimientos transfronterizos de los desechos peligrosos y su eliminación,
hecho en Basilea el 22 de marzo de 1989.
Ley 1159 de 20 septiembre 2009: por medio de la cual se aprueba el Convenio de Rotterdam
para la aplicación del procedimiento de consentimiento fundamentado previo a ciertos
plaguicidas y productos químicos peligrosos, objeto de comercio internacional.
Ley 165 de 9 de noviembre de 1994: aprueba el Convenio Sobre la Diversidad Biológica cuyos
objetivos son la conservación de la diversidad biológica, la utilización sostenible de sus
componentes y la participación justa y equitativa en los beneficios que se deriven de la
utilización de los recursos genéticos. Este convenio fue ratificado mediante la Ley 165 del 9
de noviembre de 1994.
Ley 17 de enero 22 de 1981: Por la cual se aprueba la "Convención sobre el Comercio
Internacional de Especies Amenazadas de Fauna y Flora Silvestre", suscrita en Washington,
D.C el 3 de marzo de 1973.
Decretos
Decreto 1076 de 2015: Decreto Único Reglamentario del Sector Ambiente y Desarrollo
Sostenible.
Decreto 948 de 1995: Sobre Normas para la protección y control de la calidad del aire.
Decreto 1449 de 1977: Disposiciones sobre conservación y protección de aguas, bosques,
fauna terrestre y acuática.
33
Decreto 605 de 1996: Reglamenta la ley 142 de 1994. En cuanto al manejo, transporte y
disposición final de residuos sólidos.
Decreto 919 de 1989: Dirección Nacional para la Prevención y Atención de Desastres.
Decreto 3930 de 2010: Ordenamiento del recurso hídricos, usos y calidades del agua y
requisitos de vertimientos al suelo y al alcantarillado; fue modificado por el Decreto 4728
de 2010 el cual exige la presentación de planes de cumplimiento que, de ser aprobados por
la autoridad ambiental, cuando el usuario no cumplas las normas de vertimiento. Decreto
00155 de 2004: El Ministerio de Ambiente Vivienda y Desarrollo Territorial, reglamenta el
artículo 43 de la Ley 99 de 1993 sobre tasas por utilización de aguas superficiales, las cuales
incluyen las aguas estearinas, y las aguas subterráneas, incluyendo dentro de estas los
acuíferos litorales. No son objeto de cobro del presente decreto las aguas marítimas.
Decreto 948 de 1995 del Ministerio del Medio Ambiente: regula lo relacionado con aire y
ruido; el artículo 49 estable que los generadores eléctricos de emergencia o plantas
eléctricas deben contar con silenciadores y sistemas que permitan el control de los niveles
de ruido.
Decreto 3678 de 2010: establece los criterios para la imposición de sanciones los cuales son:
Beneficio ilícito; factor de temporalidad; grado de afectación ambiental; circunstancias
agravantes y atenuantes; costos asociados; capacidad socioeconómica del infractor.
Decreto 2501 de 2007: tiene por objeto propiciar el uso racional y eficiente de energía
eléctrica a aplicar en los productos utilizados en la transformación de energía eléctrica tanto
de fabricación nacional como importados, para su comercialización en Colombia y en los
productos destinados para el uso final de energía eléctrica, tanto de fabricación nacional
como importados, para su comercialización en Colombia.
Decreto 2331 de 2007: tiene por objeto la utilización o sustitución en los edificios, cuyos
usuarios sean entidades oficiales de cualquier orden, de todas las bombillas incandescentes
por bombillas ahorradoras de energía, específicamente Lámparas Fluorescentes Compactas
34
(LFC) de alta eficiencia. Aplica para las instalaciones, edificios y sedes administrativas de
proyectos y empresas de todos los sectores económicos, incluyendo el sector eléctrico.
Decreto 623: Por medio del cual se clasifican las áreas-fuente de contaminación ambiental
Clase I, II y III de Bogotá, D.C., y se dictan otras disposiciones.
Resoluciones
Resolución 627 de 2006: establece los estándares permisibles de ruido ambiental.
Resolución 935 de 2011: establece los métodos para la evaluación de emisiones
contaminantes por fuentes fijas y se determina el número de pruebas o corridas para la
medición de contaminantes en fuentes fijas.
Resolución 18-019 de 2010: adopta el Plan de Acción Indicativo 2010 – 2015 para desarrollar
el Programa de Uso Eficiente y Racional de la Energía y demás formas de energía No
convencionales – PROURE y se definen sus objetivos y subprogramas. El plan define
compromisos muy específicos para los sectores y en particular para el de servicios públicos
en materia de ahorro de energía
Resolución 2086 de 2010: establece la metodología para la tasación de multas y las formulas
a aplicar de acuerdo a los criterios definidos en el decreto 3678 de 2010.
Resolución 2400 de 1979 del Ministerio del Trabajo y Seguridad Social, hoy Ministerio de
Protección Social: establece los requisitos para el etiquetado de los productos químicos
peligrosos; almacenamiento de sustancias químicas peligrosas; lámparas anti chispas en
sitos de almacenamiento de líquidos inflamables, entre otros.
35
6. METODOLOGIA
La pasantía se encamina en el apoyo a las actividades de actualización del Sistema de
Gestión Ambiental (SGA) de la Unidad Administrativa Especial – Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales UAE – DIAN, en el proceso de transición de la norma ISO 14001 en su
versión 2004 a su versión 2015. De igual manera se realizan actividades para generar
conciencia ambiental, enfocadas al cumplimiento del Plan Operativo del año 2017.
Para lograr dicho objetivo se empleó la metodología descrita a continuación:
6.1. METODOLOGÍA TRANSVERSAL DEL DESARROLLO DE LA PASANTÍA
La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales UAE – DIAN, en
búsqueda de garantizar que sus actividades y procedimientos contribuyan al mejoramiento
continuo de la relación entre la institución y el medio ambiente, se ve en la necesidad de
revisar su actual Sistema de Gestión Ambiental en respuesta a la actualización realizada a
la norma ISO 14001 en su versión 2004 a su versión 2015. Con este fin, recurre a Universidad
Distrital Francisco José de Caldas a través de la figura de pasantía.
Los autores de este trabajo respondemos a esta convocatoria, con la siguiente propuesta
metodológica: se revisará el estado actual del Sistema de Gestión Ambiental y se realizarán
las actualizaciones y adiciones que se considere pertinentes. Para garantizar que las
modificaciones realizadas resulten benéficas para la Entidad, se aplicarán las herramientas
desarrolladas en la evaluación y mejora de una actividad particular de la DIAN. Se decide
entonces desarrollar un programa piloto en la actividad de Eliminación de Documentos de
Archivo, programa el cual una evaluación previa señaló como en necesidad de mejora. Una
vez ejecutado el programa piloto, se evaluará a través de la aplicación de las herramientas
desarrolladas por los pasantes, para verificar la efectividad tanto del programa piloto como
de las herramientas.
La siguiente metodología será transversal a todas las actividades realizadas por los
pasantes:
36
Ilustración 1. Metodología Transversal de Desarrollo de la Pasantía. FUENTE: Autores
6.2. ACTIVIDADES DE APOYO TRANSICION A LA NORMA ISO 14001:2015
6.2.1. Matriz de Correlación entre la Norma ISO 14001:2004 y la ISO 14001:2015
La Matriz de Correlación, permitirá identificar las principales modificaciones realizadas en
la más reciente versión. Mediante la formulación de preguntas diagnóstico se realiza un
análisis de brechas, que permite conocer la situación actual de la Entidad frente a la
normatividad, lo cual nos dará como resultado los requerimientos a mejorar para cumplir
con la Norma ISO. Se desarrolló de la siguiente manera (Ver Ilustración 2):
37
Ilustración 2 Desarrollo de la Matriz de Correlación entre la Norma ISO 14001:2004 y la ISO 14001:2015. FUENTE: Autores
6.2.2. Formulación y Diseño de Herramientas para la actualización del SGA
Para la formulación y diseño de las herramientas se tomaron los requerimientos a mejorar
obtenidos de la matriz de correlación, lo que garantizara que dichas herramientas se ajusten
a las necesidades de la Entidad. Para ello se desarrolló la siguiente metodología (Ver
Ilustración 3):
Ilustración 3 Metodología de Formulación y Diseño de Herramientas para la actualización de SGA. FUENTE: Autores
38
6.3. ACTIVIDADES DE APOYO A LA REALIZACION DEL PROYECTO PILOTO DE
DESTRUCCION DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
6.3.1. Elaboración de Instructivo de Destrucción de Documentos de Archivo
El instructivo de Destrucción de Documentos de Archivo se considera como una
herramienta fundamental, ya que logra estandarizar el proceso en las diferentes
Direcciones Seccionales de la Entidad, permitiendo realizar las actividades de manera más
eficiente. Para su elaboración se desarrolló la siguiente metodología (Ver Ilustración 4):
Ilustración 4 Metodología para Elaboración de Instructivo de Destrucción de Documentos de Archivo. FUENTE: Autores
6.3.2. Acompañamiento en el proceso de Destrucción de Documentos de Archivo
Dado que es el proceso se llevará a cabo por primera vez a nivel Nacional, es necesario
realizar un acompañamiento a las diferentes Direcciones Seccionales, con el fin de
garantizar el entendimiento de las herramientas diseñadas y la correcta ejecución de los
procesos. Para esto se desarrolló la siguiente metodología (Ver Ilustración 5):
39
Ilustración 5 Metodología de actividades de Acompañamiento en el Proceso de Destrucción de Documentos de Archivo. FUENTE: Autores
6.4. ACTIVIDADES DE APOYO A LA REALIZACION DE EJERCICIO DE
TRAZABILIDAD DE LOS RESIDUOS SOLIDOS GENERADOS EN LA SEDE
CENTRAL DE LA DIAN
El Ejercicio de Trazabilidad de los Residuos Sólidos Generados en la Sede Central de la DIAN
se realizó con el objetivo de hacer seguimiento a los progresos realizados por la
implementación de los Programas Ambientales de la DIAN (particularmente el Programa de
Gestión Integral de Residuos Sólidos Aprovechables), en búsqueda de evaluar indicadores
de mejora con respecto a periodos de tiempo anteriores. El desarrollo de este ejercicio se
realizó bajo la siguiente metodología (Ver Ilustración 6):
40
Ilustración 6 Metodología para Elaboración del Ejercicio de Trazabilidad de Residuos Sólidos. FUENTE: Autores
6.5. ACTIVIDADES DE APOYO AL PLAN OPERATIVO DE LA ENTIDAD
Para garantizar el cumplimiento de sus funciones oficiales, la DIAN está en la búsqueda
constante de verificar la eficiencia de su funcionamiento interno mediante la
implementación de un Plan Operativo que evalúa la ejecución de objetivos trazados para
cada proceso, mediante indicadores de gestión evaluados para cada coordinación. Como
parte de las actividades de la pasantía, se realizaron una serie de ejercicios para el
cumplimiento de este Plan Operativo los cuales, a pesar de no estar estrictamente ligados
con las actividades propias de nuestro ejercicio académico, contribuyeron a verificar
procesos del Sistema de Gestión Ambiental dentro de la entidad. Estas actividades fueron
desarrolladas bajo la siguiente metodología (Ilustración 7):
41
Ilustración 7 Metodología para Actividades de Apoyo al Plan Operativo. FUENTE: Autores
42
7. DESCRIPCION DE LA ENTIDAD
7.1. DATOS DE LA ENTIDAD
Nombre de la Entidad: Unidad Administrativa Especial – Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales – UAE DIAN.
Nit: 800.197.668
Jurisdicción: La jurisdicción de la unidad administrativa especial dirección de impuestos y
aduanas nacionales comprende el territorio nacional, y su domicilio principal es la ciudad
de Bogotá D.C.
Dirección: Carrera 7 N° 6c – 54
Sitio Web: www.dian.gov.co
Misión: En la dirección de impuestos y aduanas nacionales somos responsables de
administrar con calidad el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y
cambiarias, mediante el servicio, la fiscalización y el control; facilitar las operaciones de
comercio exterior y proveer información confiable y oportuna, con el fin de garantizar la
sostenibilidad fiscal del estado colombiano.
Visión: En el 2020, la dirección de impuestos y aduanas nacionales de Colombia genera un
alto nivel de cumplimiento voluntario de las obligaciones tributarias, aduaneras y
cambiarias, apoya la sostenibilidad financiera del país y fomenta la competitividad de la
economía nacional, gestionando la calidad y aplicando las mejores prácticas internacionales
en su accionar institucional.
7.2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La estructura que se presenta a continuación pertenece a la Dirección de Gestión
Organizacional y aplica para todas las sedes de la DIAN a nivel nacional (Ver Ilustración 8).
43
Ilustración 8 Estructura Organizacional, Dirección General. FUENTE: UAE - DIAN
44
8. RESULTADOS
8.1. ACTIVIDADES DE APOYO TRANSICION A LA NORMA ISO 14001:2015
Las actividades de esta etapa de la pasantía se desarrollaron en conjunto con el equipo de
la Coordinación de Organización y Gestión de Calidad (COGC), perteneciente a la
Subdirección de Gestión de Procesos y Competencias Laborales, se describirán los
resultados obtenidos durante el proceso.
8.1.1. Matriz de Correlación entre versiones 2004 y 2015 de la Norma ISO 14001
Esta actividad se llevó a cabo siguiendo la metodología descrita en la Ilustración 2 –
“Metodología para Desarrollo de la Matriz de Correlación entre la Norma ISO 14001:2004 y
la ISO 14001:2015”.
Como primer paso, se realizó el comparativo entre el contenido estructural de las dos
versiones de la Norma ISO 14001: La estructura cambia considerablemente. A continuación,
en la Tabla 1 se indican las correspondencias entre las dos versiones
Tabla 1. Matriz de Correlación entre versiones 2004 y 2015 de la norma ISO 14001. FUENTE: Autores
ISO 14001:2015 ISO 14001:2004
0. Introducción 0. Introducción
1. Objeto y campo de aplicación 1. Objeto y campo de aplicación
2. Referencias normativas 2. Referencias normativas
3. Términos y definiciones 3. Términos y definiciones
4. Contexto de la organización 4. Requisitos del SGA
4.1. Comprensión de la organización y de su
contexto
4.2. Compresión de las necesidades y
expectativas de las partes interesadas
4.3. Determinación del alcance del SGA 4.1. Requisitos generales
45
4.4. Sistema de Gestión Ambiental
5. Liderazgo
5.1. Liderazgo y compromiso
5.2. Política ambiental 4.2. Política ambiental
5.3. Roles, responsabilidades y autoridades
en la organización.
4.4.1. Recursos, funciones
responsabilidades y autoridad.
6. Planificación
6.1. Acciones para abordar riesgos y
oportunidades.
6.1.1. Generalidades
4.3. Planificación
6.1.2. Aspectos ambientales 4.3.1. Aspectos ambientales
6.1.3. Requisitos legales y otros requisitos 4.3.2. Requisitos legales y otros requisitos
6.1.4. Planificación de acciones
6.2. Objetivos ambientales y planificación
para lograrlos
6.2.1. Objetivos ambientales
6.2.2. Planificación de acciones para lograr
los objetivos ambientales
4.3.3. Objetivos, metas y programas
7. Apoyo 4.4. Implementación y operación
7.1. Recursos 4.4.1. Recursos, funciones,
responsabilidades y autoridad
7.2. Competencia 4.4.2. Competencia, formación y toma de
conciencia 7.3. Toma de conciencia
7.4. Comunicación
7.4.1. Generalidades
7.4.2. Comunicación interna
7.4.3. Comunicación externa
4.4.3. Comunicación
7.5. Información
7.5.1. Generalidades
4.4.4. Documentación
46
7.5.2. Creación y actualización
7.5.3. Control de la información
documentada
4.4.5. Control de documentos
4.5.4. Control de registro
8. Operación 4.4. Implementación y operación
8.1. Planificación y control operacional 4.4.6. Control operacional
8.2. Preparación y respuesta ante
emergencias
4.4.7. Preparación y respuesta ante
emergencias
9. Evaluación de desempeño 4.5. Verificación
9.1. Seguimiento, medición, análisis y
evaluación
9.1.1. Generalidades
4.5.1. Seguimiento y medición
9.1.2. Evaluación del cumplimiento 4.5.2. Evaluación del cumplimiento legal
9.2. Auditoria interna
9.2.1. Generalidades
9.2.2. Programa de auditoria interna
4.5.5. Auditoria interna
9.3. Revisión por la dirección 4.6. Revisión por la dirección
10. Mejora
10.1. Generalidades
10.2. No conformidad y acción correctiva 4.5.3. No conformidad, acción correctiva y
preventiva
10.3. Mejora continua
Al revisar los cambios de la norma, vemos que se adapta al Anexo SL, que es el estándar
que define la nueva Estructura de Alto Nivel para todos los sistemas de gestión de las
Normas ISO. Esta estructura se creó con el fin de mejorar la coherencia, armonización e
integración de las normas de sistema de gestión ISO, evitando la duplicidad de documentos,
utilizando un lenguaje común y se disminuyendo los procedimientos, entre otras ventajas.
(BSI Group, 2015)
47
Con los cambios estructurales evidenciados en la tabla anterior, se realizó un análisis más
detallado de las modificaciones realizadas en los diferentes ítems que conforman la norma,
encontrando lo siguiente:
1. Objeto y campo de aplicación: Ítem modificado. La versión 2015 de la norma ISO
14001, adopta la estructura de alto nivel y se observa que se enfoca no solo a la
conformidad de la organización, en el cumplimiento de requisitos legales y otros
requisitos ambientales, sino mucho más a su desempeño en: la preservación del
ambiente en su alcance de actividades, la prevención de la contaminación, el control
de residuos y contaminación cuando se generen, incluyendo las consideraciones de
beneficio económico por estas actuaciones
El enfoque de gestionar los aspectos ambientales y el cumplimiento de requisitos
legales, se hace más exigente bajo el nuevo esquema de mejorar el desempeño
ambiental, gestionando sus responsabilidades ambientales en forma sistemática,
para contribuir al pilar de la sostenibilidad ambiental.
Se hace referencia a la auto-evaluación y la auto-declaración como insumos para
demostrar la conformidad a la norma, y como herramientas para incentivar los
procesos de mejora continua.
3. Términos y definiciones: Ítem modificado. La aparición de nuevas definiciones (así
como la categorización de estas de acuerdo a los distintos aspectos de un sistema
de gestión ambiental a los cuales pertenecen) evidencia una mayor profundidad de
la norma 14001:2015 en el entendimiento de los componentes de una organización
y de un sistema de gestión ambiental, así como las dinámicas y relaciones entre
estos.
4.1. Comprensión de la organización y de su contexto: Nuevo. Se incluye un nuevo
requerimiento para entender el contexto de la organización y de esta manera
identificar y aprovechar posibles oportunidades en beneficio de la organización y del
medio ambiente.
48
Lo anterior implica que la dependencia que administra el SGA tiene que identificar y
entender los asuntos internos y externos, es decir, las condiciones ambientales que
influyan en las actividades que realiza la organización, además de tener en cuenta
los objetivos que pretende alcanzar. Esto requiere:
• Identificar y comprender los problemas internos de la organización y las
condiciones ambientales internas que pueden influir sobre el Sistema de
Gestión Ambiental.
• Identificar todas las partes interesadas, ya que son relevantes para el Sistema
de Gestión Ambiental y todas sus necesidades
4.3. Determinación del alcance del sistema de gestión ambiental: Ítem modificado.
Se presenta mayor especificidad con respecto a lo que corresponde a los
componentes "generales" de un SGA, mencionando la importancia de definir el
alcance de este y la importancia de procesos de mejora continua.
5.1. Liderazgo y compromiso: Ítem nuevo. Se centra en la obligatoriedad por parte
de la Alta Dirección frente a su compromiso para el funcionamiento del SGA,
haciendo énfasis especial en la importancia de que se asuman responsabilidades y
se promueva la mejora continua como aspectos transversales a la aplicación de
todas las etapas del SGA.
La Alta Dirección debe asumir la responsabilidad y la rendición de cuentas con
relación a la eficacia del SGA.
5.1. Roles, responsabilidades y autoridades en la organización: Ítem modificado. En
la versión 2015 no se exige la designación de un miembro de la dirección de la
organización como "Representante de la Dirección".
Por otra parte, esta versión señala que la Alta Dirección debe asignar
responsabilidad y autoridad para que el SGA esté conforme con los requisitos de la
ISO14001:2015 y cumpla con su desempeño ambiental. Por lo tanto, será la Alta
49
Dirección (Directores de Gestión y Directores Seccionales) la responsable directa de
cumplir con este requisito.
6. Planificación: Ítem nuevo. Describe principalmente los requisitos previos a
abordar para la planificación del SGA, tales como: Comprensión de la organización,
de su contenido, de las necesidades y expectativas de las partes interesadas, alcance
del SGA, los riesgos y oportunidades presentes en la organización al aplicar el SGA y
la prevención o reducción de efectos no deseados.
6.1.2. Aspectos ambientales: Ítem modificado. En su versión 2015, la norma hace
énfasis en la identificación de aspectos ambientales desde una perspectiva de ciclo
de vida de los productos y servicios generados en la organización, lo que implica
revisar la incidencia sobre el ambiente de: la adquisición de bienes y servicios,
desarrollo de actividades, transporte, almacenamientos, generación de residuos,
uso de recursos naturales, entre otros, dependiendo de la actividad, producto o
servicio.
Teniendo en cuenta que los aspectos ambientales pueden generar riesgos y
oportunidades asociados con impactos ambientales, es necesario que la
organización incluya dicha información al momento de determinar sus aspectos.
6.1.4. Planificación de acciones: Ítem nuevo. Se incrementa la gestión ambiental
dentro de los procesos de planeación estratégica, con el propósito de incorporar
dentro de todos los procesos y actividades de la organización el enfoque de
protección al medio ambiente, extendiendo su margen de acción a aquellos
aspectos ambientales presentes en los procesos misionales de la organización.
La organización debe planificar las acciones que llevará a cabo en lo referente a
aspectos ambientales significativos, legislación, riesgos y oportunidades, y las
acciones a realizar para integrar estos ítems al SGA, así como la evaluación de la
eficacia de estas acciones.
50
6.2. Objetivos ambientales y planificación para lograrlos: Ítem modificado. La
organización debe considerar como se pueden integrar las acciones para el logro de
sus objetivos ambientales a los procesos de negocio de la organización.
Adicional a lo anterior, se especifica con mayor puntualidad el propósito de la
construcción de los objetivos y metas, haciendo énfasis en la necesidad de que estos
objetivos sean coherentes con la política ambiental, sean cuantificables en la medida
de lo posible, y se les pueda hacer actualización y seguimiento.
7.4. Comunicación: Ítem modificado. Profundiza en la importancia para la
organización de definir qué comunicar, cuándo comunicarlo, a quién comunicarlo y
cómo comunicarlo, además de la importancia de asegurarse de que la información
ambiental comunicada sea coherente con el SGA, fiable y entendible.
8.1. Planificación y control operacional: Ítem modificado. La organización debe
determinar requisitos ambientales relacionados con la perspectiva de ciclo de vida,
comunicar dichos requisitos a los actores involucrados, y considerar la necesidad de
suministrar información acerca de los impactos ambientales potenciales
significativos asociados con el transporte o la entrega, el uso, el tratamiento al fin
de la vida útil y la disposición final de sus productos o servicios.
8.2. Preparación y respuesta ante emergencias: Ítem modificado. En concordancia al
fuerte énfasis de la actualización de la norma con lo referente a los procesos de
mejora continua, se extienden los requisitos para que abarquen la toma de acciones
de prevención y/o mitigación de consecuencias de las situaciones de emergencia,
así como la evaluación y revisión periódica de estos procesos, para garantizar su
efectividad y vigencia.
9.3. Revisión por la dirección: Ítem modificado. Se realizan claridades con respecto a
las tendencias relativas sobre el desempeño ambiental de la organización, así como
a los productos esperados de una revisión por parte de la dirección.
51
Se hace énfasis en relación con la mejora continua, desde el mejoramiento del
sistema de gestión hasta el mejoramiento del desempeño ambiental. En
consonancia con los compromisos de la política de la organización, según sea
aplicable, reducir emisiones, vertimientos y residuos a niveles determinados por la
organización.
10. Mejora: Ítem nuevo. A pesar de que la norma en su versión del 2004 si
contemplaba los procesos de mejora, no los especificaba como un requisito
propiamente. La actualización de la norma contempla en el numeral 10.3 los
procesos de mejora como acciones necesarias para lograr los resultados previstos
en el SGA.
10.2. No conformidad y acción correctiva: Ítem modificado. Tiene mayor estructura
y concreción la secuencia de actividades para la determinación de la No conformidad
y la eficacia de las acciones correctivas.
10.3. Mejora continua: Ítem nuevo. La actualización entiende los procesos de mejora
continua como un requisito para garantizar la eficacia del SGA.
Una vez determinados los cambios entre as dos versiones de la Norma, se realizaron
preguntas diagnóstico para cada numeral. El objetivo de estas preguntas es delimitar el
campo de acción, evaluar las acciones realizadas por la Entidad hasta el momento, planear
acciones de mejoramiento y determinar responsabilidades para la ejecución de las
acciones.
Las respuestas a estas preguntas se dan mediante una escala de calificación numérica, que
corresponde a las actividades que se han implementado en la entidad y el avance de las
mismas. En la Tabla 2 se especifican las etapas de trabajo con su respectivo valor numérico
en la escala de calificación.
52
Tabla 2. Puntaje para evaluar estado de cumplimiento de requerimientos. FUENTE: UAE - DIAN
ESTADO CALIFICACIÓN
No ha iniciado 0
Concepto 10
Borrador 25
Documentado 50
Implementado 70
Auditado 80
Acciones cerradas 100
Con estos valores ya definidos se establecieron 4 intervalos que dan una calificación de
insuficiente a excelente (Tabla 3). Esta clasificación junto con un análisis de brechas,
permitió identificar los ítems en los cuales se priorizó el trabajo
Tabla 3. Calificación de cumplimiento de requerimiento. FUENTE: UAE - DIAN
INTERVALO
CALIFICACION DESCRIPCION CODIGO DE COLOR
0 – 39 Insuficiente
40 – 69 Aceptable
70 – 89 Satisfactorio
90 – 100 Excelente
Esta metodología arrojo los resultados descritos en el Anexo 01: Matriz de Correlación ISO
14001:2004 – 14001:2015. Para efectos de análisis y delimitación del campo de acción, a
continuación, se presentan los requerimientos a cumplir que obtuvieron calificación
INSUFICIENTE
5.1. Liderazgo y compromiso
Pregunta diagnóstica: ¿La alta dirección demuestra el liderazgo en el SGA contando
con la eficacia del SGA, asegurando la integración del SGA en las prácticas del
negocio, promoviendo y asegurando que los recursos están disponibles?
Calificación: 25 – Insuficiente.
53
Análisis de Brechas: En su versión 2015, la Norma Internacional elimina la figura del
representante de la Alta Dirección, las responsabilidades que esta figura tenía deben
ser asumidas por cada uno de los miembros de las Direcciones de Gestión de la
Entidad.
Para dar cumplimiento al requisito de la norma actualizada, se requiere que la Alta
Dirección demuestre el liderazgo y compromiso sobre las responsabilidades
especificas relacionadas con el SGA, especialmente en aquellas que debe dirigir
sobre la planificación, ejecución y rendición de cuentas de la eficacia del SGA.
Involucrados: Directores de Gestión, Jefes de Oficina, Subdirectores de Gestión,
Directores Seccionales, Coordinación de Organización y Gestión de Calidad, Comité
de Coordinación del SGCCIGA.
5.3. Roles, responsabilidades y autoridades en la Organización
Pregunta diagnostica: ¿La Entidad ha definido claramente las responsabilidades de
la Alta Dirección (Directores de Gestión y Directores Seccionales) sobre la
planificación, mantenimiento y mejora de las actividades inherentes al SGA?
Calificación: 25 – Insuficiente.
Análisis de Brechas: A partir de la versión 2004 de la 14001, la DIAN definió las
responsabilidades para facilitar una gestión ambiental eficaz y delegó dichas
responsabilidades en el representante de la Alta Dirección (Director de Gestión
Organizacional - Resolución 178 de 2014). En su versión 2015 esta Norma
Internacional elimina la obligatoriedad esta figura, incentivando a la Alta Dirección
(Directores de Gestión y Directores Seccionales) para que asuma las
responsabilidades de la planificación, mantenimiento, revisión y mejora del SGA.
Involucrados: Coordinación de Organización y Gestión de Calidad.
6.1. Acciones para abordar riesgos y oportunidades
54
Pregunta diagnostica: ¿En la Entidad se han identificado, valorado y gestionado los
riesgos y oportunidades derivados de sus aspectos ambientales y a su vez asociados
a sus impactos ambientales?
Calificación: 0 – Insuficiente
Análisis de Brechas: Para dar cumplimiento a este requisito, la DIAN debe determinar
los riesgos y oportunidades relacionados con:
a) los aspectos ambientales presentes en sus actividades
b) requisitos legales y otros requisitos
c) y otras cuestiones y requisitos identificados en el contexto de la organización y la
comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
Es pertinente que la Entidad incorpore estos riesgos al esquema de Gestión de
Riesgos existente.
Involucrados: Subdirección de Gestión de Análisis Operacional, Coordinación de
Organización y Gestión de Calidad.
6.1.2. Aspectos ambientales
Pregunta diagnostica: ¿Se ha incluido en la identificación de los aspectos
ambientales la generación de riesgos y oportunidades, haciendo la respectiva
asociación a sus impactos ambientales?
Calificación: 0 – Insuficiente
Análisis de Brechas: El cumplimiento de este requisito está ligado al numeral 6.1. en
lo referente a la identificación de riesgos y oportunidades asociados a los aspectos
ambientales, actividad que no se ha llevado a cabo.
55
Involucrados: Subdirecciones de Gestión pertenecientes a: Dirección de Gestión de
Recursos y Administración Económica, Dirección de Gestión Organizacional,
Dirección de Gestión de Aduanas.
6.1.4. Planificación de acciones
Pregunta diagnostica: ¿La Entidad ha incorporado desde la planeación estratégica
los objetivos y las actividades que evidencien textualmente su compromiso de
responsabilidad ambiental?
Calificación: 25 – Insuficiente
Análisis de Brechas: Es necesario incluir en la planeación estratégica de la entidad
los compromisos ambientales relacionados con los aspectos ambientales, requisitos
legales, riesgos y oportunidades aplicables a la operación de la entidad.
La inclusión de estos compromisos en la planeación estratégica, es coherente con
las directrices definidas por el PND, en relación al componente ambiental en la
planeación de las entidades del estado, el cual hace parte del modelo de planeación
y gestión integrado.
Involucrados: Coordinación de Planeación y Evaluación, Coordinación de
Organización y Gestión de Calidad.
7.1. Planificación
Pregunta diagnostica: ¿La entidad tiene definidos los recursos necesarios para el
mantenimiento y la mejora continua de su SGA? ¿Existe dentro del Presupuesto de
la Entidad una línea presupuestal de gestión ambiental que garantice los recursos
necesarios para el mantenimiento del SGA?
Calificación: 10 – Insuficiente
Análisis de Brechas: La Entidad dispuso recursos para la implementación del SGA
bajo los parámetros de la norma ISO14001:2004, lo que permitió el desarrollo
56
adecuado de las actividades asociadas al tema en el año 2014. Sin embargo, el SGA
demanda una serie de actividades dentro de las cuales hay servicios de gestión
ambiental que se han contratado desde otros rubros del presupuesto de
funcionamiento de la entidad, para dar cumplimiento a los requisitos legales
ambientales, por ejemplo, capacitaciones, destrucción de mercancías, destrucción
de muestras y residuos químicos de laboratorio, disposición final de residuos sólidos
peligrosos y aprovechables, auditorías al SGA, entre otros. Por otra parte, la
Contraloría General de la Republica en su última reunión de SIRECI (Sistema de
Rendición de Electrónica de la Cuenta e Informes) ha indicado a la DIAN, la necesidad
de incorporar en sus necesidades presupuestales una línea asociada a la gestión
ambiental. Es necesario revisar con las dependencias correspondientes la
pertinencia y posibilidades de la Entidad para el tema.
Involucrados: Dirección de Gestión Organizacional, Subdirección de Gestión de
Procesos y Competencias Laborales, Coordinación de Organización y Gestión de
Calidad, Subdirección de Gestión de Recursos Físicos y Financieros
7.2. Competencia
Pregunta diagnostica: Teniendo en cuenta que la alta dirección tendrá que atender
directamente varios asuntos relacionados con el SGA, ¿la Entidad ha determinado la
competencia necesaria de los Directores de Gestión y Directores Seccionales, para
que comprendan sus responsabilidades dentro del SGA y contribuyan a su eficacia?
Calificación: 10 – Insuficiente
Análisis de Brechas: A partir de las actividades definidas en los planes operativos, los
Jefes de Oficina, Subdirectores y Directores Seccionales se han acercado a la
comprensión de sus compromisos frente al SGA, sin embargo, eso no es suficiente
de cara a los compromisos que incluye la nueva versión de norma para la alta
dirección.
57
Para dar cumplimiento a este numeral, se requiere formular espacios de
capacitación y divulgación claros para los Directores de Gestión, Jefes de Oficina,
Subdirectores y Directores Seccionales con el propósito de generar una clara
comprensión de sus responsabilidades sobre el SGA y de prepáralos para que
puedan gestionar de manera eficaz las actividades del mismo.
Involucrados: Subdirección de Gestión de Personal y Subdirección de Gestión de
Procesos y Competencias Laborales.
8.1. Planificación y control operacional
Pregunta diagnostica: ¿La organización planifica y controla los procesos necesarios
para satisfacer los requerimientos del SGA, incluyendo procesos externalizados,
consistentes con una perspectiva de ciclo de vida incluyendo el control de cambios
planificados?
Calificación: 25 – Insuficiente
Análisis de Brechas: En algunos de sus procesos, la DIAN ha incorporado ejercicios
de trazabilidad, homologables a un análisis de ciclo de vida -ACV. Por ejemplo, para
algunas modalidades de contratación se ha incluido en los formatos de estudios y
documentos previos, un numeral que pide relacionar la normatividad ambiental
aplicable a la actividad que se pretende contratar, información que hace parte del
análisis económico del sector (otros contextos). Sin embargo, este ejercicio es
insuficiente de cara a garantizar el cumplimiento de los criterios ambientales
definidos por la Entidad para controlar los aspectos ambientales derivados de las
actividades de contratistas y que con la nueva versión de norma se hace obligatorio.
Para dar cumplimiento a este numeral, se requiere hacer una revisión puntual de
todos los productos, bienes y servicios contratados por la Entidad, para determinar
cuales tienen incidencia sobre el medio ambiente, esto con el fin de establecer los
controles operacionales y la normatividad ambiental relacionada que los
contratistas deben cumplir.
58
Involucrados: Subdirección de Gestión de Recursos Físicos, Coordinación de
Organización y Gestión de Calidad.
8.2. Preparación y respuesta ante emergencias
Pregunta diagnostica: ¿Se prueban las respuestas planificadas cuando sea posible y
se revisan cuando sea necesario?
Calificación: 10 – Insuficiente
Análisis de Brechas: La Entidad no ha realizado un ejercicio estructurado de
simulacros probados y revisados para todas sus sedes, se ha solicitado al Proceso de
Gestión Humana (Coordinación de Seguridad Social y Bienestar Laboral), el cual
tiene a su cargo el procedimiento, las respectivas acciones puntuales para dar
cumplimiento a este requisito. En muy pocas Seccionales se ha trabajado el tema,
pero no ha sido posible contar con un esquema de capacitación y realización de
simulacros que prepare a las Direcciones Seccionales para enfrentar posibles
situaciones de emergencia que traigan consigo posibles impactos ambientales.
Involucrados: Subdirección de Gestión de Personal, Coordinación de Organización y
Gestión de Calidad.
9.1. Evaluación del desempeño. Seguimiento, medición, análisis y evaluación
Pregunta diagnostica: ¿Ha determinado las necesidades de seguimiento y medición,
cómo se hará y cuándo se realizarán para los procesos del SGA?
Calificación: 0 – Insuficiente
Análisis de Brechas: La Entidad no cuenta con una herramienta que permita hacer
de manera eficiente un seguimiento, análisis y evaluación de los procesos que se
llevan a cabo.
Involucrados: Subdirección de Gestión de Personal, Coordinación de Organización y
Gestión de Calidad.
59
Teniendo en cuenta el análisis anterior, se realizó una propuesta preliminar de las
actividades y productos necesarios para que la Entidad cumpla con los requerimientos de
la Norma.
Tabla 4. Propuesta Preliminar de Actividades de Transición. FUENTE: Autores
ÍTEM PROPUESTA
5. Liderazgo
El Comité de Coordinación del Sistema de Gestión de Calidad, Control Interno y Gestión Ambiental deberá tomar la iniciativa para incentivar a todo el personal en hacerse participes en los procesos de mejora continua.
6. Planificación
La realización de una Ficha de Establecimiento y Seguimiento de Propósitos Ambientales, de manera que se pueda mantener un control efectivo de la eficiencia de las acciones planteadas en el cumplimiento de los objetivos ambientales.
7.4. Comunicación
Se recomienda el mejoramiento de la comunicación de la Entidad, con el fin de que el SGA sea conocido por todos los funcionarios, esto haciendo uso de las herramientas tecnológicas (Correo institucional, red informática interna) y de actividades de concientización ambiental en diferentes épocas del año.
10. Mejora
Teniendo en consideración los resultados arrojados por la Ficha de Establecimiento y Seguimiento de Propósitos Ambientales, el Comité de Coordinación del Sistema de Gestión Ambiental, podrá plantear acciones a realizar para alimentar procesos de mejora continua.
8.1.2. Formulación y Diseño de Herramientas para la actualización del SGA
Siguiendo la metodología de “Formulación y Diseño de Herramientas” (Ver Ilustración 3), se
desarrollaron 4 herramientas de gran importancia para la actualización del SGA y el
cumplimiento de los requerimientos de la Norma ISO 14001:2015.
60
- N°1. Acta de Compromiso Ambiental.
- N°2. Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales.
- N°3. Matriz de Identificación y Caracterización de Riesgos.
- N°4. Ficha de Establecimiento y Seguimiento de Propósitos Ambientales
Herramienta N°1. Acta de Compromiso Ambiental
Esta herramienta responde a la necesidad de garantizar cumplimiento a los requerimientos
de la ISO 14001:2015, puntualmente a lo referente al ítem 5.1. “Liderazgo y Compromiso”.
Siguiendo la metodología explicada en la Ilustración 3 (Formulación de Herramientas), se
realizó un ejercicio de Análisis de Brechas para revisar el estado actual del Sistema de
Gestión Ambiental en lo referente a la participación de la Alta Dirección en la toma de
decisiones y control del Sistema de Gestión Ambiental, así como en la asignación de
responsabilidades para garantizar su cumplimiento.
En su versión 2015, la ISO 14001 elimina la figura del representante de Alta Dirección, en
búsqueda de incentivar a las directivas de las entidades a tomar un rol más activo en la toma
de decisiones sobre el Sistema de Gestión Ambiental. En la DIAN, las labores de esta figura
eran ejecutadas por los Gestores Ambientales de cada Coordinación, quienes asumían
responsabilidades ajenas a su cargo original. Con la implementación de la nueva norma, se
busca que la Alta Dirección vuelva a asumir estas responsabilidades que le corresponden.
La herramienta “Acta de Compromiso Ambiental” se desarrolló en con el fin de distribuir las
responsabilidades que le corresponden a la Alta Dirección de manera eficiente y justa,
buscando garantizar que las decisiones correspondientes al SGA vengan desde la Alta
Dirección y que estas sean transversales a todos los procesos de la Entidad.
La ficha es una herramienta muy sencilla, compuesta de espacios para nombrar los
participantes en la reunión en curso, preferiblemente en orden jerárquico (Funcionarios de
la Alta Dirección con mayor responsabilidad a menor responsabilidad), un esquema de
compromiso con espacio para la fecha de la reunión, espacios para mencionar las tareas a
61
realizar, el responsable de su realización, un periodo (tentativo) para su realización, y un
espacio para observaciones.
El Anexo 2. Acta de Compromiso Ambiental muestra el acta y su instructivo.
Herramienta N° 2. Matriz de Evaluación de Aspectos e Impactos Ambientales.
Para dar cumplimiento al requerimiento 6. “Planificación”, se plantearon modificaciones en
la “Matriz de Evaluación de Aspectos e Impactos Ambientales” ya adoptada por la Entidad.
Estas modificaciones permitirán diligenciar el formato de una manera más sencilla y clara.
Además, se podrá realizar una mejor identificación de los aspectos e impactos ambientales
asociados a cada actividad realizada en la Entidad por las diferentes Direcciones Seccionales
a nivel nacional, aplicando los controles necesarios según corresponda.
La Entidad cuenta con la FT-IC-2167 “Matriz de Evaluación de Aspectos e Impactos
Ambientales”, que consta de 13 columnas:
- Proceso
- Actividad
- Componente ambiental
- Aspecto
- Impacto
- Signo del impacto
- Incidencia
- Cumplimiento legal
- Situación
- Duración
- Comunidad
- Significancia
La matriz, contempla siete (7) de los quince (15) procesos y veinticinco (25) de las noventa
y tres (93) actividades que se realizan en la Entidad, lo que llevaba a un diligenciamiento
62
erróneo de la misma por parte de los funcionarios. Por esta razón, lo primero que se realizó
fue una revisión detallada de los procedimientos y actividades de la DIAN, obteniendo los
resultados de la Tabla 5. Esto permitirá tener una evaluación más completa de aspectos e
impactos ambientales en las Direcciones Seccionales.
Tabla 5. Listado de Procesos y Actividades de la DIAN. FUENTE: UAE – DIAN, Autores
PROCESO ACTIVIDAD
Comercialización
Almacenamiento de bienes en desuso
Almacenamiento de mercancías aprehendidas
Disposición de mercancías
Transporte de mercancía y bienes en desuso
Control Interno
Asesorías
Auditoria Interna
Evaluación de Sistemas de Gestión, procesos, proyectos, etc.
Gestión Humana
Atención de primeros auxilios
Contrataciones
Definición de perfiles de trabajo
Evaluación de rendimiento
Funcionamiento del Centro médico
Inducciones y capacitaciones a servidores públicos
liquidación de nomina
Planificación de talento humano
Preparación y respuesta ante emergencias
Selección y vinculación de personal
Situaciones administrativas
Tramites de afiliación de seguridad social
Tramites de servidores públicos
Gestión Masiva Control a obligaciones formales
63
Habilitación o autorización de usuarios aduaneros o
cambiarios
Modificaciones al registro
Registro inicial inscripción RUT
Inteligencia Corporativa
Administración de Sistemas de gestión
Análisis de operaciones y gestión de riesgo
Comunicaciones
Defensoría de los derechos del contribuyente
Gestión de la planeación institucional
Investigación
Disciplinaria
Actuación disciplinaria
Archivo de expedientes
Envió de documentos y/o expedientes
Recepción de quejas disciplinarias
Operación Aduanera
Almacenamiento de mercancía aprehendida
Análisis de muestras
Apoyo a la operación aduanera
Ingreso de mercancía a zona primaria
Inspección de mercancías
Nacionalización de mercancía
Salida de mercancía
Supervisión de operaciones
Traslado de mercancía
Administración de
Cartera
Apoyo información de cobro
Proceso de Recaudación
Asistencia al Cliente
Agendamiento de tramites
Respuesta a tramite
Solicitud de tramites
Gestión Jurídica Respuesta a recurso jurídico
64
Solicitud de recurso jurídico
Fiscalización y
Liquidación
Control aduanero
Control cambiario
Control tributario
Control y prevención de LA/FT
Recaudación
Contabilización del recaudo
Control a entidades autorizadas para recaudar
Devolución y/o compensación
Generación de estado de cuenta de contribuyente
Recepción y verificación de información de recaudo
Recursos Financieros
Gestión contable
Gestión presupuestal
Gestión tesorería
Recursos Físicos
Administración de bienes
Administración documental
Administración documental centralizada
Adquisición de bienes y servicios
Almacenamiento de bienes en desuso
Almacenamiento de sustancias químicas
Almacenamiento temporal de Documentos de Archivo a
eliminar
Cambio de luminarias
Control de comunicaciones oficiales y registro
Eliminación de Documentos de Archivo
Fumigación
Gestión documental
Instalación de sistemas ahorradores
Lavado de fachadas
65
Mantenimiento de tanque de agua potable
Mantenimiento del tanque séptico
Mantenimiento diario de las instalaciones
Mantenimiento locativo
Operación laboratorios
Operación y mantenimiento aire acondicionado
Operación y mantenimiento de la planta eléctrica
Planeación documental
Recolección de Documentos de Archivo a eliminar
Servicios de cafetería
Transporte de mercancía y bienes en desuso
Uso y mantenimiento del parque automotor
Servicios Informáticos
Gestión de infraestructura tecnológica
Soporte técnico
Construcción de sistemas de información
Administración de sistemas de información
Seguridad informática
Planeación de las TIC's
La columna de Componente Ambiental presentaba errores, ya que repite componentes y se
dificulta su diligenciamiento. Para facilitarlos se dejaron las siguientes opciones:
- Hídrico
- Biótico
- Suelo
- Aire
- Social
66
En cuanto a los Aspectos Ambientales, no se contaba con todos los aspectos derivados de
las actividades realizadas por la Entidad, por esta razón se evaluaron los aspectos que
complementarían los ya existentes, obteniendo lo siguiente:
- Aprovechamiento de la luz natural
- Consumo de Agua
- Consumo de combustible
- Consumo de energía
- Consumo de gas propano
- Consumo de papel
- Derrame de combustibles
- Derrame de sustancias químicas
- Emisión de gases, y material particulado
- Emisión de vapores volátiles orgánicos
- Generación de Aguas Residuales
- Generación de baterías de plomo – ácido
- Generación de elementos de protección personal
- Generación de empleo
- Generación de envases vacíos de plaguicidas
- Generación de envases vacíos de productos de aseo
- Generación de escombros
- Generación de gases de metano
- Generación de llantas usadas
- Generación de lodos residuales
- Generación de medicamentos vencidos
- Generación de muebles en desuso
- Generación de papel y cartón
- Generación de RAEE´s
- Generación de repuestos y partes de vehículos usados
- Generación de residuos de pinturas y solventes
67
- Generación de residuos orgánicos
- Generación de Residuos Peligrosos
- Generación de residuos químicos
- Generación de Residuos Sólidos
- Generación de ruido.
- Generación de vectores.
- Generación de tóners
- Generación material particulado
- Reutilización de papel
- Educación ambiental
- Ejecución adecuada de la actividad
- Utilización de sustancias agotadoras de la capa de Ozono.
Los Impactos Ambientales no tuvieron ninguna modificación, ya que se consideró que son
acordes a los generados por la Entidad.
Finalmente, buscando introducir en Análisis de Ciclo de Vida (Nuevo requerimiento de la
Norma ISO 14001:2015) se agregó el ítem de Control Operacional, con el cual se pretende
hacer un seguimiento a las acciones y decisiones que se tomen sobre la actividad analizada.
En el Anexo 03 se encuentra la Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales con su
instructivo y en el Anexo 04 se encuentra un ejemplo de su uso.
Herramienta N° 03. Matriz de Identificación y Caracterización de Riesgos.
Esta herramienta nace de la necesidad de mejorar el requerimiento 8. “Operación”, 8.2.
“Preparación y Control ante Emergencias” de la Norma ISO 14001:2015, que busca abarcar
la toma de acciones de prevención y/o mitigación de consecuencias de las situaciones de
emergencia, así como la evaluación y revisión periódica de los procesos, para garantizar su
efectividad y vigencia.
68
Actualmente la Entidad cuenta con:
- PR-GH-0303 – Procedimiento de preparación y respuesta ante emergencias
Ambientales.
- CT-GH-0037 – Cartilla para la atención de emergencias ambientales.
- FT-GH-2165 – Formato de registro de emergencias ambientales.
Sin embargo, las emergencias hasta ahora identificadas no dan cuenta de las condiciones
particulares de las diferentes sedes de la UEA – DIAN, razón por la cual se diseña una
herramienta que permita identificar los riesgos en cada una de las Direcciones Seccionales,
haciendo especial énfasis en los diferentes procesos, para no incurrir en generalidades.
La herramienta se denominó “Matriz de Identificación y Caracterización de Riesgos” (Anexo
05). En las columnas uno y dos (1 y 2) se tuvieron en cuenta los 15 procesos y las actividades
relacionadas a cada uno de ellos. Estos fueron previamente identificados para las
correcciones realizadas a la Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales.
En la columna tres (3) Riesgos, se identifica el tipo de riesgo, entendiendo que el riesgo es
la posibilidad de ocurrencia de toda aquella situación que pueda entorpecer el normal
desarrollo de las funciones de la Entidad e impida el logro de sus objetivos. Dentro de los
tipos de riesgo se encuentran:
- Ambientales: Contaminación, mal uso de los recursos naturales, etc.
- Biológicos: Virus, bacterias, vectores, etc.
- Corrupción: Uso indebido del poder, de los recursos o de la información.
- Eléctricos: Electricidad estática, conexiones eléctricas en mal estado, etc.
- Ergonómicos: Carga física de trabajo, disturbios en el área de trabajo, etc.
- Físicos: Ruido, vibraciones, etc.
- Fisicoquímicos: Líquidos inflamables, fuentes no controladas de calor, etc.
- Mecánicos: Caída de objetos, elementos cortantes, etc.
- Locativos: Estructuras en mal estado, malas condiciones de almacenamiento, etc.
69
- Psicosociales: Condiciones internas o externas que puedan afectar el ambiente
laboral.
- Químicos: Material particulado, gases y vapores, etc.
- Seguridad de la información (Atentan contra la disponibilidad, protección,
integridad y acceso a la información).
Para la columna cuatro (4) Descripción de la Materialización, se responde a la pregunta: ¿en
qué caso se puede materializar el riesgo? En cuanto a la columna correspondiente a Tipo de
incidente, la DIAN contemplaba tres tipos de riesgos: 1. Incendio, 2. Inundación y 3.
Derrame; no se tenían en cuenta los accidentes, en su mayoría generados por fallas
humanas, razón por la cual fue incluido.
En el ítem siete (7) Componente ambiental afectado, se identifica el componente (Hídrico,
Biótico, Suelo, Aire o Social) que se podría ver afectado al materializarse el riesgo.
Para la columna de Probabilidad, se busca evaluar la frecuencia con que se puede presentar
un riesgo, usando la siguiente escala:
- Rara vez: La eventualidad de ocurrencia es muy baja, casi nula.
- Ocasional: Podría ocurrir bajo condiciones excepcionales.
- Posible: Podría o no ocurrir en algún momento.
- Frecuente: Puede ocurrir en algún momento o algunas veces.
- Casi seguro: La probabilidad de ocurrencia se da en la mayoría de las circunstancias.
Por ultimo en la columna nueve (9) Impacto, se pretende identificar la magnitud de los
efectos que pueden provocar la materialización del riesgo, se usó la siguiente escala:
- Insignificante: Si el hecho llegara a presentarse, tendría consecuencias o efectos
mínimos sobre la entidad.
- Menor: Si el hecho llegara a presentarse, tendría bajo impacto o efecto sobre la
entidad.
- Moderado: Si el hecho llegara a presentarse, tendría medianas consecuencias o
efectos sobre la entidad.
70
- Mayor: Si el hecho llegara a presentarse, tendría altas consecuencias o efectos sobre
la entidad.
- Catastrófico: Si el hecho llegara a presentarse, tendría desastrosas consecuencias o
efectos sobre la entidad.
Es necesario resaltar la importancia de esta herramienta, ya que permitirá conocer de
primera mano cuales son los riesgos a los que se encuentran expuestas las diferentes
Direcciones Seccionales a Nivel Nacional, teniendo en cuenta que presentan condiciones
ambientales, sociales y locativas muy variadas. De esta manera se podrán tomar acciones
de prevención y/o mitigación adecuadas para cada situación.
En el Anexo 05 se puede ver el formato propuesto de la Matriz de Identificación y
Caracterización de Riesgos con su instructivo y en el Anexo 06 se puede ver un ejemplo de
su utilización.
Herramienta N° 04 Ficha de Establecimiento y Seguimiento de Propósitos Ambientales
Esta herramienta responde a la necesidad de garantizar cumplimiento a los requerimientos
de la ISO 14001:2015, puntualmente a lo referente a los ítems 6.2. “Objetivos ambientales
y planificación para lograrlos” y 10.3. “Mejora Continua”.
Siguiendo la metodología explicada en la Ilustración 3 (Formulación de Herramientas), se
realizó un ejercicio de Análisis de Brechas para revisar el estado actual del Sistema de
Gestión Ambiental en lo referente a los procesos de mejora continua y al cumplimiento de
objetivos y metas ambientales.
En la actualidad, la Entidad está aplicando estrategias de mejora continua a sus Programas
Ambientales, haciendo seguimiento a los indicadores que cada uno de estos arroja y
tomando decisiones con respecto a estos al finalizar el periodo de evaluación. Este
seguimiento se hace a través de las fichas de Desempeño Ambiental para cada programa:
• FT-FI-2161 Consumo de Agua
• FT-FI-2162 Consumo de Energía
71
• FT-FI-2163 Residuos Aprovechables
• FT-FI-2164 Residuos Peligrosos
Sin embargo, la entidad no cuenta actualmente con un procedimiento específico para el
seguimiento de las estrategias de mejora continua que se lleven a cabo por fuera de los
programas ambientales.
Se desarrolló la herramienta “Ficha de Establecimiento y Seguimiento de Propósitos
Ambientales” (Anexo 07) para poder implementar y hacer seguimiento a estrategias de
mejora continua de manera transversal a todos los procesos de la Entidad. De este modo,
se puede hacer seguimiento a las estrategias aplicadas a procesos diferentes a los
programas ambientales.
La ficha está organizada de la siguiente manera:
4. Proceso al cual se le implementarán acciones en búsqueda de mejoramiento: Se
especifica el proceso de la entidad al cual se le realizarán acciones de mejora,
especificando, de ser posible, el área sobre la cual se aplicarán las acciones.
4.1. Razones para implementar acciones de mejoramiento sobre el proceso: Se
justifica el porqué es necesario aplicar acciones de mejora sobre el proceso en
particular. Esto debe surgir de un análisis previo del proceso.
4.2. Evidencias: Cualquier soporte que de validez a la justificación anteriormente
mencionada. Pueden ser informes, videos, formatos de capacitación, encuestas,
etc., que se considera deben ser anexas a la ficha.
5. Propósito Ambiental planteado para mejoramiento del proceso: Se plantea cual es el
propósito que se busca alcanzar al aplicar las acciones de mejoramiento sobre este
proceso.
6. Plan de Acción (Acciones para alcanzar el Propósito): Se proponen las acciones a llevar
a cabo en búsqueda de alcanzar el propósito planteado para el proceso en particular.
6.1. Fecha de Inicio: Esta fecha depende de la aprobación de las acciones a realizar por
parte de las directivas correspondientes de la Entidad.
72
6.2. Fecha de Finalización: Esta fecha es tentativa, pero es recomendable ceñirse a su
cumplimiento. No todas las actividades tienen fecha de finalización, pues existe la
posibilidad de implementar actividades de mejora continua de prolongada duración
o de ejecución permanente.
6.3. Recursos Necesarios: Se numeran los insumos necesarios para la realización de la
acción (formularios, encuestas, pancartas, espacios para capacitación, etc.)
7. Indicadores Asociados al Plan de Acción: La construcción de los indicadores para cada
Plan de Acción debe realizarse en el momento en este se establezca. Estos indicadores
deben responder a las especificidades de cada acción y (en la medida de lo posible)
deben ser cuantificables.
7.1. Método de determinación/cálculo: Se explicará la metodología particular para
cada indicador, bien sea cuantificable o cualitativo, de la manera más clara posible.
Las fórmulas, siglas y demás particularidades del indicador deben ser explicadas
aquí.
7.2. Frecuencia de Control: Se registra la frecuencia para la aplicación y seguimiento
óptimos del indicador (Ejemplo: Cada mes, cada dos meses, cada semestre, etc.).
Estos controles serán independientes para cada acción, es decir, cada indicador
contará con su propia frecuencia de control.
7.3. Observaciones: Se mencionan particularidades relevantes concernientes a la
aplicación del indicador.
8. Seguimiento de Indicadores: Cada indicador tendrá sus propios procesos de
seguimientos, de acuerdo a la duración e intensidad de cada acción a aplicar.
8.1. Control: Se proponen 5 controles por cada indicador. No obstante, esto puede ser
replanteado de acuerdo al tipo de indicador y su duración, así como a disposiciones
del personal encargado de la utilización y seguimiento de esta herramienta.
8.2. Estado: Se explica el estado actual de cada acción, de acuerdo a los resultados
arrojados por los indicadores y al momento de aplicación del Control. Se espera que
el indicador refleje mayor cumplimiento en los controles posteriores.
8.3. Fecha: Fecha del Control
73
8.4. Observaciones: Se mencionan particularidades relevantes concernientes al control
en curso.
8.5. Evidencias: Cualquier soporte existente sobre los indicadores. Pueden ser informes,
videos, formatos de capacitación, encuestas, etc., que se considera deben ser
anexas a la ficha.
9. Sugerencias: En este espacio, los funcionarios encargados del seguimiento de las
estrategias de mejora continua pueden realizar sugerencias con respecto a la aplicación
o los indicadores. Esto con el fin de garantizar la retroalimentación permanente del
ejercicio.
10. Fecha de Elaboración: Esta es la fecha inicial de la elaboración del ejercicio, es decir, la
fecha en la que se tomaron las decisiones referentes a las acciones a realizar.
El objetivo de esta ficha es expandir las estrategias de mejora continua del Sistema de
Gestión Ambiental a aquellos procesos de la DIAN que no están directamente ligados con
el SGA, y sin embargo afectan y se ven afectados por su funcionamiento. Esto en búsqueda
de garantizar una mayor eficiencia del SGA y una mayor apropiación de este por parte de
los diferentes procesos de la Entidad. De esta manera, se garantiza la eficiencia del SGA y
se facilita su control y seguimiento a nivel puntual, local y de la Entidad.
En el Anexo 07 se encuentra el formato de la Ficha de Establecimiento y Seguimiento de
Propósitos Ambientales con su respectivo instructivo y en el Anexo 08 se encuentra un
ejemplo de su utilización.
8.2. ACTIVIDADES DE APOYO A LA REALIZACION DEL PROYECTO PILOTO DE
DESTRUCCION DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Las actividades de esta etapa de la pasantía se desarrollaron en conjunto con la
Coordinación de Comunicaciones Oficiales y Control de Registro (CCOCR), perteneciente a
la Subdirección de Recursos Físicos de la Entidad. A continuación, se describirán los
resultados obtenidos durante el proceso.
74
8.2.1. Elaboración de Instructivo de Destrucción de Documentos de Archivo
Esta actividad se llevó a cabo siguiendo la metodología descrita en la Ilustración 4 -
“Metodología para Elaboración de Instructivo de Destrucción de Documentos de Archivo”.
Para dar inicio a la metodología se realizó una revisión del estado actual del proceso y las
actividades que estaba llevando a cabo la Entidad para lograr el objetivo de la eliminación
de documentos de archivo. Se encontró lo siguiente:
- A pesar de que el proceso de eliminación de documentos de archivos debe realizarse
anualmente, a inicios del 2017 aún no se habían eliminado los documentos
correspondientes al año 2015. Esta situación trajo consigo problemas de
organización y logísticos en las diferentes Direcciones Seccionales del país, ya que
por la acumulación de papel se ocupaban espacios necesarios para archivar nuevos
documentos, además de problemas de generación de vectores.
- Por otra parte, la CCOCR recibió y reviso las Actas de Comité Seccional y los formatos
FT-FI-1990 “Formato Único de Inventario Documental”, donde se presentan los
documentos que cumplieron el termino de conservación en los archivos centrales
en aplicación de las Tablas de Retención Documental (en cumplimiento de las
disposiciones relacionadas con el tema archivístico –Acuerdo 04 de 2013 y Decreto
1080 de 2015). Posteriormente se presentó ante el Comité Institucional de
Desarrollo Administrativo, quien lo aprobó en sesión de diciembre de 2016.
- Para mejorar sus procesos e implementar la perspectiva de Ciclo de Vida (nuevo
requisito incluido en la Norma ISO 14001:2015), la Entidad busca ser consciente de
los posibles impactos ambientales en el área de documentación, específicamente en
la Eliminación de los Documentos de Archivo. Por esta razón, la empresa CONSASA
SAS ESP, presento el documento “Propuesta Técnica Para La Destrucción de Archivo
para la DIAN a Nivel Nacional”, donde se describía el procedimiento para la
destrucción y adecuada disposición final de papel. Dicha propuesta paso a ser
evaluada por la Entidad a finales del año 2016.
75
Con este panorama inicial, se procede a la construcción del Instructivo de Destrucción de
Documentos de Archivo. Para tal fin, se hizo la revisión del Listado Maestro de Documentos
de la DIAN. Se encuentran todos los documentos que permiten cumplir con el correcto
desarrollo de actividades en la Entidad (Cartillas, procedimientos, plantilla, formatos,
instructivos, entre otros). Se determinó que el Instructivo era la mejor herramienta para
estandarizar la destrucción de documentos.
El instructivo consta de Objeto, Alcance del Objeto, Responsables, Marco Legal y
Reglamentario, Definiciones y Siglas, y Desarrollo de Tema (Flujograma del Proceso).
Teniendo estas bases se realizaron varias versiones del documento las cuales fueron
revisadas y corregidas por el equipo de la Coordinación de Comunicaciones y Control de
Registro. Finalmente se obtuvo como producto de este proceso el Instructivo de
Destrucción de Documentos de Archivo (Ver Anexo 09)
8.2.2. Acompañamiento en el proceso de Destrucción de Documentos de
Archivo
Para el desarrollo de esta actividad se siguió la metodología descrita en la Ilustración 5 -
“Metodología de actividades de Acompañamiento en el Proceso de Destrucción de
Documentos de Archivo”.
Cuando el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo aprobó los documentos de
archivo que serían eliminados, el equipo de la Coordinación de Comunicaciones Oficiales y
Control de Registro lo socializó con las diferentes Direcciones Seccionales del país y les
solicitó realizar un inventario con el número de cajas de archivo para eliminación, así como
información relacionada con la ubicación de las bodegas y datos del funcionario asignado
para realizar el acompañamiento de la diligencia de eliminación.
La información de las Direcciones Seccionales, se recopilo como se muestra a continuación
en la Tabla 6.
76
Tabla 6. Registro de Información de material para eliminación por Direcciones Seccionales. FUENTE: UAE - DIAN
CIUDAD DIRECCION SECCIONAL N° DE CAJAS DESCRIPCION FUNCIONARIO RESPONSABLE
Bogotá
1. Aduanas
144 Cajas de archivo
Honorio Anteliz Rocha 9 Cajas grandes
10 Paquetes de cajas
2. Impuestos 1848 Cajas de archivo Teodoro Hernández Ríos
3. Grandes Contribuyentes 136 Cajas de archivo Jorge Enrique Calderón Moreno
4. Nivel Central
Barranquilla 5. Aduanas 41 Cajas de archivo Jorge Luis Rueda Narváez
6. Impuestos 47 Cajas de archivo Jesús David Rodríguez
Cali 7. Aduanas
613 Cajas de archivo José Ricardo Castañeda
35 Carpetas
8. Impuestos 628 Cajas de archivo Alci Solis Caicedo
Cartagena 9. Aduanas 26 Cajas de archivo Clara Elena Cárdenas
10. Impuestos 78 Cajas de archivo Irina Agamez Geney
Cúcuta 11. Aduanas 61 Cajas de archivo Martha Leonor Villán Bautista
12. Impuestos 230 Cajas de archivo Fabio Alexander Carrero
Medellín 13. Aduanas 519 Cajas de archivo Luis Alberto Muñoz
14. Impuestos 510 Cajas de archivo Ricardo Duque Rodas
77
Armenia 15. Mixta 217 Cajas de archivo Carlos Hugo Salazar Rodríguez
Barrancabermeja 16. Mixta - - -
Buenaventura 17. Mixta 40 Cajas de archivo Juan Carlos Minota
Bucaramanga 18. Mixta 428 Cajas de archivo Ana Teresa Sierra Trujillo
Florencia 19. Mixta 10 Cajas de archivo Jaime Guzmán Chavarro
Girardot 20. Mixta 20 Cajas de archivo María Lucero Velandia
Ibagué 21. Mixta 195 Cajas de archivo Jorge Sánchez Basto
Manizales 22. Mixta 110 Cajas de archivo Didier Giovanni Henao
Montería 23. Mixta 66 Cajas de archivo Juan José Trujillo
Neiva 24. Mixta 231 Cajas de archivo Jhon Javier Ochoa Ortiz
Palmira 25. Mixta 80 Cajas de archivo Oscar Marino Chica Buitrago
Pasto 26. Mixta 267 Cajas de archivo Andrés Manuel Dueñas
Pereira 27. Mixta 851 Cajas de archivo Daniel Fernán Castaño
Popayán 28. Mixta 106 Cajas de archivo Yenny Andrea Villanueva
Quibdó 29. Mixta 60 Cajas de archivo Jesús Arévalo Figueroa
Riohacha 30. Mixta 25 Cajas de archivo Astrid Josefina Daza
San Andrés 31. Mixta 143 Cajas de archivo Rafael Martínez
Santa Marta 32. Mixta 79 Cajas de archivo Luis Alberto Olivero Pardo
Tunja 33. Mixta 245 Cajas de archivo Luis Hernando Rodríguez
78
Tuluá 34. Mixta 52 Cajas de archivo Joniher Dávila Arenas
Urabá 35. Mixta 22 Cajas de archivo
Yalile Beatriz Suarez 13 Libros de 50 x 35
Valledupar 36. Mixta 710 Cajas de archivo Lourdes Teresa Daza
Villavicencio 37. Mixta 39 Lonas Jairo Hernán Robayo
Yopal 38. Mixta 6 Cajas de archivo Ana Cristina Mendoza
Pamplona 39. Delegada 8 Cajas de archivo Narelly Arana Arana
Puerto Asís 40. Delegada 3 Cajas de archivo Nohora Mireya Mayama
Puerto Carreño 41. Delegada 1 Cajas de archivo Marylu Bernal García
Puerto Inírida 42. Delegada 6 Cajas de archivo
Rene Felipe Quintero 1 Carpeta
Sogamoso 43. Delegada 98 Cajas de archivo Jonathan Ferney Moreno
Tumaco 44. Delegada 28 Cajas de archivo Harold de Castillo Guerrero
Notas Aclaratorias: En el momento de culminación de la pasantía, el Nivel Central
no había enviado los datos solicitados por la Coordinación. Por otro lado, la
Dirección Seccional de Barrancabermeja manifestó haber realizado el
procedimiento de eliminación, ya que no contaban con el espacio suficiente para
almacenar nueva documentación. La cantidad aproximada de folios es de 2.138.160.
TOTALES
Cajas de archivo 8909
Cajas grandes 9
Libros de 50 x 50 489
Paquetes de cajas 10
Lonas 39
Carpetas 36
79
Una vez recopilada la información, los pasantes de la Coordinación de Organización y
Gestión de Calidad, el equipo de la Coordinación de Comunicaciones Oficiales y Control de
Registro y el representante de la empresa CONSASA SAS ESP, se reunieron para elaborar el
cronograma y las rutas de recolección, obteniendo el siguiente resultado:
Se establecieron 4 Grupos: Regional Bogotá, Regional Barranquilla, Regional Medellín y
Especiales.
Grupo 1: Regional Bogotá. Conformado por: Bogotá, Girardot, Armenia, Ibagué, Neiva,
Tunja, Villavicencio, Yopal y Sogamoso.
Grupo 2: Regional Barranquilla. Conformado por: Barranquilla, Cartagena, Cúcuta,
Montería, Santa Marta, Valledupar y Pamplona.
Grupo 3: Regional Medellín: Conformado por: Medellín, Buenaventura, Cali, Urabá,
Manizales, Palmira, Pasto, Pereira, Popayán y Tuluá.
Grupo 4: Especiales. Conformado por: Quibdó, Riohacha, Puerto Asís, Puerto Carreño,
Puerto Inírida, Tumaco y Florencia. Las Direcciones Seccionales ubicadas en
estas ciudades no cuentan con gran cantidad de documentos de archivo para
eliminar, dados los costos y la capacidad técnica se decidió que en estos casos
la eliminación se haría solo por parte de los funcionarios de la Entidad.
Antes de comenzar la operación en cada uno de los grupos, se dará una capacitación acerca
del proceso, lo que permitirá que las actividades se lleven a cabo en los tiempos estimados
y de la mejor forma posible.
El equipo de la empresa CONSASA visitará cada una de las ciudades de los grupos 1, 2 y 3,
allí se recibirá el material a eliminar y se procederá a destruir los documentos de archivo.
Una vez destruido el material será empacado y transportado a la ciudad principal
correspondiente (Bogotá, Barranquilla o Medellín). Finalmente, el archivo natural se dirigirá
a una bodega de transformación para convertirse en producto utilizable y el archivo químico
se llevará a incineración. Para garantizar el proceso la empresa CONSASA hará entrega de
certificados de aprovechamiento y disposición final. (CONSASA SAS ESP, 2017)
80
En el mes de agosto, finalizada la pasantía, el área jurídica de la Entidad continuaba
evaluando la propuesta y los documentos de la empresa CONSASA S.A.S. E.S.P.
8.3. EVALUACIÓN DEL PROGRAMA PILOTO A TRAVES DE LAS HERRAMIENTAS
DESARROLLADAS EN LA PASANTÍA
En seguimiento de la Metodología Transversal del Desarrollo de la Pasantía (Ilustración 1),
se procede a la utilización de las herramientas desarrolladas para el Sistema de Gestión
Ambiental en el ejercicio de evaluación del Programa Piloto de Eliminación de Documentos
de Archivo.
8.3.1. Aspectos e Impactos Ambientales Asociados con Programa Piloto de
Eliminación de Documentos de Archivo
Mediante la utilización de la Herramienta N°2 “Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales” (Anexo
03) se realiza la evaluación de la actividad de eliminación de Documentos de Archivos. Para mejor
entendimiento del análisis que se realizará a continuación, se recomienda el seguimiento conjunto
con el Anexo 04 “Ejemplo Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales”.
a) Almacenamiento Temporal de Documentos a Eliminar
Este almacenamiento fue la raíz detrás de la decisión de evaluar e intervenir la Actividad de
Eliminación de Documentos de Archivo, puesto que se evidenció una afectación a los componentes
Social y Aire, a saber: La prolongada estancia de los documentos a eliminar en las bodegas generó
acumulación de material particulado y vectores. Estos aspectos generaron impactos negativos
medioambientales que se materializaron en Contaminación Atmosférica y Afectación a la Salud
Humana.
Se evidencia un incumplimiento a la normativa legal en lo referente al control de la propagación de
vectores que afecten la salud humana. Para la respuesta ante estas inconformidades a la norma, se
recomienda mantener en óptimas condiciones los extractores de polvo para evitar acumulación de
material particulado, así como tomar medidas para la prevención y/o mitigación de vectores
(trampas o productos químicos para su control).
81
b) Eliminación de Documentos de Archivo
La actividad de Eliminación de Documentos de Archivo genera una afectación al componente social
que se materializa en contaminación visual por la generación de papel y cartón. Se entiende que es
inevitable la generación de esta afectación al momento de la realización de la actividad. Sin
embargo, se propone mantener el área de almacenamiento de documentos de archivo de manera
ordenada mientras se realiza el proceso de eliminación y disposición final. Esto con el fin de mitigar
los impactos visuales negativos.
8.3.2. Identificación y Caracterización de Riesgos Asociados a la Actividad
El almacenamiento prolongado y la eliminación de documentos de archivo tienen varios riesgos
inherentes a su realización o no realización. A continuación, se identifican y caracterizan algunos de
estos riesgos para dicha actividad. Para mejor entendimiento del análisis que se realizará a
continuación, se recomienda el seguimiento conjunto con el Anexo 06 “Ejemplo Matriz de
Identificación y Caracterización de Riesgos”.
a) Almacenamiento Temporal de Documentos de Archivo a Eliminar
La acumulación no gestionada de papel genera un fuerte riesgo de incendio, generalmente a causa
de fallas humanas. Este incidente, de muy alta probabilidad de ocurrencia, genera una afectación
directa e inmediata al componente aire.
b) Eliminación de Documentos de Archivo
La eliminación no autorizada de documentos con información altamente sensible es un riesgo con
posible, que se puede materializar en un incendio, un derrame de químicos aprehendidos o una
inundación por factores climáticos. Esto representa un riesgo moderado para la persona o entidad
propietaria de dicha información sensible.
8.3.3. Establecimiento y Seguimiento de Propósitos Ambientales para Eliminación
de Documentos de Archivo
Ya con un mejor entendimiento de los impactos y riesgos que puede acarrear la ejecución de la
acción, se procede a establecer propósitos ambientales para impulsar eventos de mejora continua
que garanticen un funcionamiento eficiente de la actividad. Para mejor entendimiento del análisis
82
que se realizará a continuación, se recomienda el seguimiento conjunto con el Anexo 08 “Ejemplo
Ficha de Establecimiento y Seguimiento de Propósitos Ambientales”.
Para la eliminación de documentos de archivo, se establece el propósito ambiental “Garantizar la
continuidad de los eventos de mejora continua en lo pertinente a la eliminación de documentos de
archivo”.
El programa piloto de eliminación de documentos de archivo busca responder a este propósito,
razón por la cual vale la pena implementar acciones que garanticen su permanencia en el tiempo y
su mejora continua. Estas acciones son:
a) Aprobación de Nueva Metodología de eliminación de Documentos de Archivo
En el momento de finalización de la pasantía, esta metodología aún estaba en evaluación, pues el
departamento jurídico seguía en revisión de los documentos entregados por el contratista de la
empresa COLSASA S.A.S. E.S.P. Esto resulta ser contraproducente para todos los organismos
involucrados.
La verificación de la aprobación del contrato de eliminación tenía una frecuencia de control semanal,
y la Coordinación de Comunicaciones Oficiales y Control de Registro era la más interesada su
aprobación.
b) Elaboración de Instructivo para Eliminación de Documentos de Archivo
El instructivo se desarrolló mediante la retroalimentación de información por parte de la
Coordinación de Comunicaciones Oficiales y Control de Registro, en cabeza de Martha Helena Tobón
Jaramillo. Los pasantes de la Coordinación de Organización y Gestión de Calidad entregaban
mensualmente avances, recibían correcciones e instrucciones, y se programaba una nueva reunión
a un mes. El documento fue finalizado en un periodo de 5 meses.
A pesar de contar con el instructivo ya aprobado, la Coordinación de Comunicaciones Oficiales y
Control de Registro no pudo proceder con la ejecución del programa hasta no contar con aprobación
por parte de las directivas pertinentes
83
c) Recopilación de Información de todas las direcciones seccionales de la DIAN
Adelantando la gestión para la ejecución del programa de recolección, la Coordinación de
Comunicaciones Oficiales y Control de Registro solicitó a todas las direcciones seccionales la
información sobre los documentos de archivo a eliminar.
Para realizar un seguimiento a la ejecución de esta tarea, se propuso el siguiente indicador:
�° ��������� �� ������� �������ó
�° ��������� �� � ����∗ 100
Este índice arrojaría un porcentaje de cumplimiento de la tarea encargada por parte de la
Coordinación de Comunicaciones Oficiales y Control de Registro, y se le haría seguimiento
mensualmente.
Los resultados que arrojó cada control fueron los siguientes:
1 25% 28 de Enero / 2017 Aquellas seccionales más interesadas en
eliminar documentos de archivo, entregaron con prontitud
2 38% 27 de Febrero /
2017 Las seccionales han tenido problemas
con la obtencion de la información
3 75% 20 de Marzo / 2017 El Nivel Central se rehusa a enviar la
información solicitada.
4 95% 24 de Abril / 2017 La Dirección Seccional de
Barrancabermeja ya realizó la eliminacion. El Nivel Central no ha enviado lo solicitado
Se evidencia un compromiso general entre las Direcciones Seccionales del país. Sin embargo, por
temas administrativos ajenos a la Coordinación, el Nivel Central se rehusó a entregar la información.
Hasta el momento de la finalización de la pasantía, Nivel Central no había entregado información.
8.3.4. Balance general de uso de las herramientas
Se puede apreciar que las herramientas diseñadas por los pasantes de la Coordinación de
Organización y Gestión de Calidad facilitan notablemente el proceso de seguimiento a la
implementación de los nuevos requerimientos de la norma ISO 14001 en su versión 2015 para el
programa piloto de Eliminación de Documentos de Archivo. Se puede inferir entonces que la
aplicación de estas herramientas en el Sistema de Gestión Ambiental facilitaría el proceso de
transición.
84
8.4. ACTIVIDADES DE APOYO A LA REALIZACION DE EJERCICIO DE TRAZABILIDAD
DE LOS RESIDUOS SOLIDOS GENERADOS EN LA SEDE CENTRAL DE LA DIAN
Las actividades de esta etapa de la pasantía se desarrollaron en conjunto con el equipo de
la Coordinación de Organización y Gestión de Calidad (COGC), perteneciente a la
Subdirección de Gestión de Procesos y Competencias Laborales, se describirán los
resultados obtenidos durante el proceso.
Con el objetivo de realizar una caracterización adecuada de los residuos sólidos producidos
por los funcionarios en el edificio Sendas del Nivel Central de la UEA – DIAN, el equipo
ambiental de la Coordinación de Organización y Gestión de Calidad realizó un ejercicio de
Trazabilidad de Residuos Sólidos en el transcurso del mes de mayo, el cual consistió en la
realización de las siguientes actividades:
8.4.1. Inspección de la Labor del Personal de la Empresa de Aseo
La DIAN cuenta con la empresa LADOINSA S.A.S. para el desarrollo de las labores de Aseo,
Cafetería y Mantenimiento en el Edificio Sendas y el Edificio San Agustín. Es el personal de
Aseo de esta empresa el encargado de la recolección de los residuos sólidos en ambos
edificios.
Se realizó un seguimiento a las diferentes labores que lleva a cabo el personal de aseo en lo
referente a la recolección de residuos sólidos en los diferentes puntos de disposición
(Puntos Ecológicos, Canecas ubicadas en los cubículos, Canecas del comedor), buscando
determinar si realizan la separación de residuos de manera correcta.
Así mismo, se verificó si existía un procedimiento específico que rigiera la recolección en
estos puntos, en lo referente a procedimiento y horarios de recolección, y se encontró que
no existe un procedimiento explícito y regulado. Sin embargo, la doctora Ligia Stella
Artunduaga Pastrana, Jefe de la Coordinación de Servicios Generales, explicó que a pesar
de que no existe dicho procedimiento, se le han dado indicaciones específicas al personal
de aseo en lo referente a la recolección en los puntos ecológicos:
85
Con el objetivo de garantizar la correcta separación y recolección de los residuos
depositados en los puntos ecológicos, la recolección se deberá realizar en dos
momentos del día:
o En las primeras horas de la tarde (12:30 p.m. a 2:30 p.m.), horario en el cual
los funcionarios de la DIAN se encuentran en su momento de almuerzo.
o Durante las horas de finalización de labores en la DIAN (4:00 p.m. a 5:30
p.m.)
EL personal de aseo deberá seguir y respetar el código de colores para canecas y
bolsas de recolección de residuos establecido por el Programa de Gestión Integral
de Residuos Sólidos Aprovechables
Con estas indicaciones se busca maximizar la eficiencia del proceso de separación y
recolección de los residuos sólidos en los puntos ecológicos.
Como refuerzo a las indicaciones por parte de la Coordinación de Servicios Generales, los
pasantes realizaron el ciclo de conferencias y capacitaciones “MANEJO DE RESIDUOS EN EL
EDIFICIO SENDAS” a los operarios de la empresa de servicio de aseo. Las capacitaciones se
realizaron en dos diferentes momentos del día, para garantizar que todo el personal de aseo
participara de los procesos de capacitación. Según los datos que se tienen de la empresa de
aseo, se capacitó a 87 personas (la totalidad de los operarios de la empresa de aseo),
cumpliendo así la meta propuesta.
En el Anexo 10 se encuentra la presentación “MANEJO DE RESIDUOS EN EL EDIFICIO
SENDAS”.
8.4.2. Inspección de Uso de los Puntos Ecológicos
Con el objetivo de verificar el uso de los puntos ecológicos por parte del personal, se realizó
una actividad de verificación en los puntos ecológicos ubicados en cada piso del edificio
Sendas. Se verificó que los desechos depositados en los puntos ecológicos correspondieran
al uso adecuado de cada uno de estos. Esta verificación se realizó en las horas de la tarde
(Puntualmente, después de las 12:30 p.m.) para garantizar una mejor muestra del uso de
los puntos ecológicos.
86
Los resultados obtenidos fueron los siguientes:
Tabla 7 Resultados Inspección Puntos Ecológicos
Punto COSTADO NORTE COSTADO SUR
1
Caneca Verde: Uso Adecuado. Cartón con restos de comida, Empaques de alimento sucios, Icopor.
Caneca Gris: Uso Inadecuado. Recibos, Copias, Papel de Tinta, Empaques Plásticos de comida con restos de materia orgánica
Caneca Azul: Uso Inadecuado. Empaque de plástico con restos de comida.
2
Caneca Verde: Uso Adecuado. Icopor, Servilletas, Botellas plásticas, todo con residuos orgánicos. Restos de Comida
Caneca Verde: Uso Adecuado. Botellas aún con líquido, servilletas sucias
Caneca Gris: Caneca Vacía Caneca Gris: Uso Inadecuado. Empaque de medicamentos, servilletas sucias, Empaques con restos de comida, cucharas sucias.
Caneca Azul: Uso Inadecuado. Publicidad plástica, Papel limpio
Caneca Azul: Uso Adecuado. Empaques plásticos, aparentemente limpios
Comedor
Caneca Verde: Uso Adecuado. Icopor, Servilletas, Botellas plásticas, Papel Reynolds, todo con residuos orgánicos. Restos de Comida
Caneca Gris: Uso Inadecuado. Servilletas, botellas plásticas, latas de comida, empaques, todo con restos de comida.
Caneca Azul: Uso Inadecuado. Bolsas plásticas limpias, Icopor con trazas de comida, servilletas sucias, vasos plásticos sucios, bastante cantidad de residuos con restos de materia orgánica
3
Caneca Verde: Uso inadecuado. Se encuentran tanto servilletas sucias con restos de materia orgánica, como plástico aparentemente seco y limpio.
Caneca Verde: Uso Inadecuado. Se encuentran tanto servilletas sucias con restos de materia orgánica, como un tubo de cartón aparentemente limpio
Caneca Gris: Caneca Vacía Caneca Gris: Uso Adecuado. Empaque de papel limpio, publicidad de papel limpia
Caneca Azul: Uso Adecuado. Empaque de plástico
87
Caneca Azul: Uso Inadecuado. Cucharas plásticas tanto sucias como limpiadas, empaques de plástico
4
Caneca Verde Uso adecuado: Se evidenciaron los siguientes residuos: Icopor de alimentos, servilletas sucias envolturas de alimentos
Caneca Verde Uso adecuado: se evidenciaron los siguientes residuos: Icopor de alimentos, servilletas sucias, restos de frutas y alimentos
Caneca Gris Uso inadecuado: se evidenciaron los siguientes residuos: cartón, papel, servilletas sucias
Caneca Gris Uso inadecuado: se evidenciaron los siguientes residuos: Icopor de alimentos, servilletas sucias
Caneca Azul Uso inadecuado: se evidenciaron los siguientes residuos: servilletas, vasos desechables y plástico de las toallas de papel
Caneca Azul Uso inadecuado: se evidenciaron los siguientes residuos: Icopor de alimentos pequeños tarros plásticos y envolturas de alimentos
5
Caneca Verde Uso adecuado: se evidenciaron los siguientes residuos: servilletas, toallas de papel y envolturas de alimentos
Caneca Verde Uso adecuado: se evidenciaron los siguientes residuos: Icopor de alimentos, vasos contaminados, restos de frutas
Caneca Gris Uso inadecuado: se evidenciaron los siguientes residuos: servilletas y papel enrollado
Caneca Gris Uso inadecuado: se evidenciaron los siguientes residuos: servilletas sucias
Caneca Azul Uso inadecuado: se evidenciaron los siguientes residuos: botella plástica y envoltura de alimentos
Caneca Azul Uso inadecuado: se evidenciaron los siguientes residuos: envolturas de alimentos
6
Caneca Verde Uso adecuado: se evidenciaron los siguientes residuos Icopor de alimentos, servilletas y toallas de papel
Caneca Verde Uso adecuado: se evidenciaron los siguientes residuos: Icopor de alimentos, vasos desechables y restos de fruta
Caneca Gris Uso inadecuado: se evidenciaron los siguientes residuos: caja de cigarrillos y servilletas
Caneca Gris: Uso adecuado. Se evidenciaron los siguientes residuos: cartón pequeño
Caneca Azul Uso inadecuado: se evidenciaron los siguientes residuos: envolturas de alimentos
Caneca Azul Uso inadecuado: se evidenciaron los siguientes residuos: servilletas, botellas plásticas, toallas de papel
7
Caneca Verde Uso adecuado: se evidenciaron los siguientes residuos: servilletas, toallas de papel y envolturas de alimentos
Caneca Verde Uso adecuado: se evidenciaron los siguientes residuos: Icopor de alimentos servilletas, botellas de vidrio y plástico contaminadas
Caneca Gris Uso inadecuado: se evidenciaron los siguientes residuos: carpetas de cartón y servilletas
Caneca Gris Uso inadecuado: se evidenciaron los siguientes residuos: cartón, y servilletas.
88
Caneca Azul: Uso inadecuado se evidenciaron los siguientes residuos: restos de alimentos y vaso plástico contaminado
Caneca Azul. Uso inadecuado: se evidenciaron los siguientes residuos: bolsa plástica de las toallas de papel
8
Caneca Verde Uso adecuado: se evidenciaron los siguientes residuos: servilletas y envolturas de alimentos
Caneca Verde Uso adecuado: se evidenciaron los siguientes residuos: servilletas, botellas plásticas contaminadas, latas de atún, vasos plásticos y envolturas de alimentos
Caneca Gris Uso inadecuado: se evidenciaron los siguientes residuos: toallas de papel, servilletas sucias
Caneca Gris Uso inadecuado: se evidenciaron los siguientes residuos: bolsa de papel, toallas de papel envolturas de alimentos
Caneca Azul Uso inadecuado: se evidenciaron los siguientes residuos: Icopor de alimentos
Caneca Azul Uso inadecuado: bolsa con papel sucio, restos de frutas
9
Caneca Verde: Uso adecuado, se encontró servilletas, Icopor con residuos de alimentos y materia orgánica en general.
Caneca Verde: Uso adecuado, se encontró servilletas, Icopor con residuos de alimentos y materia orgánica en general
Caneca Gris: Uso inadecuado, se encontró plástico, papel y cartón sucio.
Caneca Gris: Uso inadecuado, se encontró papel limpio pero también toallas de manos.
Caneca Azul: Uso adecuado, papel y plástico limpio.
Caneca Azul: Uso inadecuado, plástico y envases sucios.
10
Caneca Verde: Uso adecuado. Residuos orgánicos, sin embargo se encontraron toallas de manos.
Caneca Verde: Uso adecuado. Residuos orgánicos, sin embargo se encontraron toallas de manos.
Caneca Gris: Uso inadecuado, recipientes contaminados, cajas tetra pack
Caneca Gris: Uso inadecuado, se encontraron toallas de manos, Icopor y papel contaminado.
Caneca Azul: Uso inadecuado, plásticos contaminados y envolturas de alimentos.
Caneca Azul: Uso inadecuado, se encontró papel, envases plásticos sucios y toallas de manos.
11
Caneca Verde: Uso adecuado. Recipientes de comida, Icopor, materia orgánica.
Caneca Verde: Vacía
Caneca Gris: Uso inadecuado, se encontraron vasos plásticos con residuos de materia orgánica.
Caneca Gris: Vacía
Caneca Azul: Uso inadecuado, envases plásticos pero sucios, con líquidos.
Caneca Azul: Uso inadecuado, residuos de jugo.
89
12
Caneca Verde: Uso adecuado, se encontró servilletas, Icopor con residuos de alimentos y materia orgánica en general.
Caneca Verde: Uso adecuado. Materia orgánica y recipientes de Icopor contaminados.
Caneca Gris: Uso adecuado, papel, cartón, revistas.
Caneca Gris: Uso adecuado, papel y cartón.
Caneca Azul: Uso inadecuado, se encontró servilletas y residuos orgánicos.
Caneca Azul: Uso inadecuado, empaques contaminados con materia orgánica.
13
Caneca Verde: Uso adecuado, se encontró servilletas, Icopor con residuos de alimentos y materia orgánica en general.
Caneca Verde: Uso adecuado.
Caneca Gris: Vacía Caneca Gris: Uso adecuado, papel destruido y limpio
Caneca Azul: Uso adecuado, plásticos. Caneca Azul: Uso inadecuado, se encontró Icopor y vasos plásticos contaminados con materia orgánica.
Se puede apreciar que en su inmensa mayoría, los puntos ecológicos ubicados en cada piso
del edificio Sendas presentan malos usos y residuos mezclados o no pertenecientes a la
caneca en la que se encuentran. Esto lo podemos atribuir a dos razones principales:
a) Confusión sobre la clasificación de los residuos según su código de colores: Los
funcionarios de la DIAN desconocen el funcionamiento del código de colores de los
puntos ecológicos, lo que se presta para confusiones y mal uso de estos. Así mismo,
existen dudas sobre tipos de residuos específicos (“¿Dónde va un icopor con
líquido?” “¿Una servilleta va en papel, o en orgánico?”) las cuales aparentemente
no son aclaradas por el infográfico ubicado en cada punto ecológico.
b) Falta de compromiso por parte de algunos funcionarios: Se presentan casos de
funcionarios que, al depositar sus residuos, no realizan separación en la fuente ni
depositan los residuos en el contenedor apropiado por considerar que el ejercicio,
y citamos, “no sirve para nada”. Esto se debe a la percepción de al recoger los
residuos, la empresa de aseo junta los residuos aprovechables con los no
aprovechables, invalidando cualquier ejercicio de separación en la fuente.
90
En complemento a esta actividad, los pasantes de la Coordinación de Organización y Gestión
de Calidad realizaron un tip audiovisual (Video “Día Internacional de la Madre Tierra”) en el
que se habla de la necesidad, funciones y ventajas de utilizar los puntos ecológicos. El tip
fue puesto en la plataforma global de la DIAN, para visualización de todos los funcionarios.
Ilustración 9. Video "Día Internacional de la Madre Tierra !Manos a la Obra!” FUENTE: Autores
En el Anexo 11 se encuentra el video “Día Internacional de la Madre Tierra: ¡Manos a la
Obra!” y en el Anexo 12 se encuentra el “Informe Ejercicio de Trazabilidad de Residuos
Sólidos en Edificio Sendas”.
8.4.3. Inspección de Uso de las Canecas Ubicadas en los Cubículos
Los funcionarios del Edificio Sendas que trabajan en cubículos tienen una caneca asignada
para cada cubículo. La función de esta caneca es para depositar papel y cartón generado
por actividades de oficina. En ningún momento se autoriza su uso para depositar envolturas
de plástico, desechos de alimentos, servilletas u otros tipos de residuos. Dentro de las
propuestas del Plan Operativo, se encuentra el desincentivar el uso de estas canecas para,
91
en un futuro, poder retirarlas de los cubículos, ya que su función es de por si recogida por
los puntos ecológicos.
Para revisar el uso que se le da a estas canecas, así como para recolectar evidencia suficiente
de su poco uso comparado con los puntos ecológicos, los pasantes de la Coordinación de
Organización y Gestión de Calidad realizaron un ejercicio de seguimiento al uso que se le da
a las canecas ubicadas en los cubículos.
La metodología para este ejercicio fue la siguiente:
- A través de los gestores ambientales, se obtuvo la información de cuantos
funcionarios tenía cada piso
- Se calculó una muestra de 30% de la población total de funcionarios por cada
piso
- Con la muestra anteriormente calculada, se hizo una revisión aleatoria en cada
piso para ver el uso que se le estaba dando a las canecas en los cubículos
- Se determinó, a través de un balance en general, si el uso dado por piso a las
canecas era el adecuado o no.
Los resultados obtenidos fueron los siguientes:
Tabla 8. Resultados Inspección de canecas en Cubículos. FUENTE: Autores
Piso N° Personas
(Muestra) Observaciones Realizadas
1 34
Papelera con materia orgánica (restos de frutas) : 1
Papelera con papel de oficina: 8
Papelera con envolturas y envases de papel o plástico: 3
Papelera con papel mezclado: 14
Papelera desocupada: 8
2 15 Papelera con materia orgánica (restos de frutas) : 3
Papelera con papel de oficina y residuos:6
92
Papelera con envolturas:9
Papelera con productos desechables:2
Papelera con solo papel de oficina:3
4 26
Papelera con materia orgánica (restos de frutas) : 1
Papelera con papel de oficina: 4
Papelera con envolturas y envases de papel o plástico: 4
Papelera con papel mezclado: 17
Papelera desocupada: 4
5 38
No cuentan con papeleras en sí mismas. Usan cajas de cartón en
su lugar y las comparten entre dos o tres cubículos
Papelera con materia orgánica (restos de frutas) : 2
Papelera con papel de oficina: 6
Papelera con envolturas y envases de papel o plástico: 14
Papelera con papel mezclado: 16
Papelera desocupada: 0
6 48
Papelera con materia orgánica (restos de frutas) : 5
Papelera con papel de oficina: 7
Papelera con envolturas y envases de papel o plástico: 8
Papelera con papel mezclado: 23
Papelera desocupada: 5
7 34
Papelera con materia orgánica (restos de frutas) : 2
Papelera con papel de oficina y residuos: 19
Papelera con envolturas:17
Papelera con productos desechables:7
Papelera con solo papel de oficina:9
8 21
Papelera con materia orgánica (restos de frutas) : 1
Papelera con papel de oficina: 6
Papelera con envolturas y envases de papel o plástico: 19
93
Papelera con servilletas sucias: 4
Papelera desocupada: 0
9 56
Papelera con materia orgánica (restos de frutas) : 6
Papelera con papel de oficina y residuos: 46
Papelera con envolturas:54
Papelera con productos desechables:15
Papelera con solo papel de oficina:2
Papeleras con residuos metálicos (clips, Reynolds, latas): 1
Papeleras con envases o residuos de medicina: 1
10 28
Papelera con materia orgánica (restos de frutas) : 2
Papelera con papel de oficina: 9
Papelera con envolturas y envases de papel o plástico: 10
Papelera con servilletas sucias: 1
Papelera desocupada: 8
11 14
Papelera con materia orgánica (restos de frutas) : 0
Papelera con papel de oficina: 6
Papelera con envolturas y envases de papel o plástico: 4
Papelera con servilletas sucias: 2
Papelera desocupada: 4
Papeleras con residuos metálicos (clips, Reynolds, latas): 1
12 26
Papelera con materia orgánica (restos de frutas) : 2
Papelera con papel de oficina: 8
Papelera con envolturas y envases de papel o plástico: 18
Papelera con servilletas sucias: 2
Papelera desocupada: 1
Papeleras con residuos metálicos (clips, papel Reynolds, latas)
Papeleras con envases o residuos de medicina: 2
Papeleras con Icopor: 2
94
13 18
Papelera con materia orgánica (restos de frutas) : 1
Papelera con papel de oficina: 11
Papelera con envolturas y envases de papel o plástico: 10
Papelera con servilletas sucias: 6
Papelera desocupada: 4
Papeleras con residuos metálicos (clips, Reynolds, latas): 1
Se puede evidenciar una tendencia notable a la utilización de estas canecas para fines
distintos a su función oficial. Se nota una predominancia a las envolturas de alimentos de
papel o plástico, lo cual no solo demuestra un mal uso de las canecas de los cubículos, sino
una preferencia a usar estas canecas en lugar de los puntos ecológicos. Esto aporta
evidencia a su vez de la necesidad de retirar las canecas de los cubículos pues, al retirarlas,
el funcionario se verá obligado a hacer uso de los puntos ecológicos para disponer de todos
los residuos generados en el área de trabajo.
En complemento a esta actividad, los pasantes de la Coordinación de Organización y Gestión
de Calidad realizaron un tip audiovisual (Video “Día Internacional de la Madre Tierra”) en el
que se habla de la necesidad, funciones y ventajas de utilizar los puntos ecológicos, en lugar
del usar las canecas en los cubículos. El tip fue puesto en la plataforma global de la DIAN,
para visualización de todos los funcionarios.
Ilustración 10. Video "Día Internacional de la Madre Tierra !Manos a la Obra!” FUENTE: Autores
95
En el Anexo 11 se encuentra el video “Día Internacional de la Madre Tierra: ¡Manos a la
Obra!” y en el Anexo 12 se encuentra el “Informe Ejercicio de Trazabilidad de Residuos
Sólidos en Edificio Sendas”.
8.4.4. Inspección de Procedimientos de Disposición Final de Residuos Sólidos
Aprovechables y No Aprovechables
Se realizó una revisión de los procedimientos existentes en lo referente a la disposición final
de los residuos sólidos, tanto aprovechables como no aprovechables, en el edificio Sendas.
Para esta revisión se verificó tanto el estado actual y procedimientos referentes a la
utilización del espacio de almacenamiento para residuos ordinarios del edificio Sendas,
como los procedimientos de recolección llevados a cabo por la empresa de aseo AGUAS DE
BOGOTÁ S.A. E.P.S., quienes realizan la disposición final de los residuos sólidos generados
por las diferentes direcciones seccionales de la DIAN ubicadas en Bogotá.
Ilustración 11. Recolección de residuos en la Sede Escuela de Impuestos y Aduanas Nacionales
Se evidencia un proceso adecuado de recolección de los residuos no aprovechables
generados en el Edificio Sendas. Sin embargo, no parece existir un procedimiento
particularizado para la recolección de los residuos aprovechables, los cuales son recogidos
al mismo tiempo y en el mismo camión de recolección que sus pares no aprovechables. De
acuerdo con Coordinación de Servicios Generales, es una preocupación general en la
Entidad el hecho de que, a pesar de que los funcionarios tratan de hacer su aporte a los
96
programas ambientales, este no es significativo por fuera de los procesos internos de la
Entidad, puesto que todo el material aprovechable se está recogiendo a la par que el
material no aprovechable, y no parece haber evidencia de algún proceso de reciclaje.
En el Anexo 12 se encuentra el “Informe Ejercicio de Trazabilidad de Residuos Sólidos en
Edificio Sendas”.
8.5. ACTIVIDADES DE APOYO AL PLAN OPERATIVO DE LA ENTIDAD
Las actividades de apoyo al Plan Operativo surgían de acuerdo a las necesidades de la
Coordinación de Organización y Gestión de Calidad, en respuesta a indicadores de gestión
evaluados o en proceso de evaluación en el momento de la realización de la actividad.
8.5.1. #ECLEANINGDAYS O LIMPIEZA ELECTRÓNICA
El funcionamiento de los servidores internos de la DIAN, así como los servidores externos
contratados para servicios de mensajería web, representa un consumo energético
importante para la Entidad. Tras realizar una evaluación sobre el gasto energético del
funcionamiento de estos servidores, los funcionarios de la Coordinación de Organización y
Gestión de Calidad vieron la relevancia de reducir la carga sobre los servidores, esto con el
fin de tener mejores indicadores de consumo energético y concientizar a los funcionarios
de la DIAN sobre el gasto y costo de mantener correos electrónicos innecesarios en el
sistema.
La campaña #ECleaningDays (Iniciada por el Grupo Internacional Orange) fue
implementada por la Coordinación de Organización y Gestión de Calidad para generar
consciencia en el personal de la DIAN sobre la necesidad de reducir la carga de los correos
electrónicos sobre los servidores de la Entidad. Para esto, se desarrollaron una serie de
actividades en el edificio Sendas, las cuales fueron replicadas en las diferentes sedes de la
Entidad a través de la red interna.
97
• Video Explicativo / Pieza Audiovisual sobre #ECleaningDays
Los pasantes de la Coordinación de Organización y Gestión de Calidad desarrollaron una
pieza audiovisual titulada “Limpieza Electrónica: ¡Corre la voz!” (Anexo 13) en el cual se
explica el funcionamiento detrás de los servidores de almacenamiento de correos
electrónicos y la carga medioambiental que el mantenimiento de estos servidores conlleva.
Ilustración 12. Video “Limpieza Electrónica: Corre la Voz”. FUENTE: Autores
El video fue transmitido a través de la red interna de la DIAN a todos los funcionarios, con
una serie de instrucciones para realizar la Actividad de toma de fotos por Coordinación y las
jornadas de capacitación con el personal, actividades de las cuales se habla más adelante.
• Charlas con funcionarios
Los pasantes de la Coordinación de Organización y Gestión de Calidad realizaron una serie
de capacitaciones en la sede central de la DIAN (Edificio Sendas, Ministerio de Hacienda),
en las cuales se desplazó por cada uno de los pisos de la sede central y se explicó la razón
98
detrás del video “Limpieza Electrónica” así como la necesidad de reducir el número de
correos “inútiles” en las diferentes bandejas del correo electrónico.
Las charlas se realizaron en los sitios de trabajo de los funcionarios, sin desplazamiento por
parte de ellos, con los pasantes dirigiéndose a ellos y realizando la actividad en pequeños
grupos, transmitiendo la misma información al mayor grupo de funcionarios posible.
En las charlas, se reforzó la información dada en el video y se buscó generar en los
funcionarios un compromiso respecto al manejo de los correos electrónicos “inútiles” que
se encontraran en sus bandejas de correo electrónico. Además, se explicó la actividad a
través de la cual la campaña de Limpieza Electrónica entraría a ser evaluada como parte del
Plan Operativo, de la cual se habla a continuación.
• Actividad de Eliminación por Coordinación
Para evaluar la participación de los funcionarios de la DIAN en la actividad de Limpieza
Electrónica, la Coordinación de Organización y Gestión de Calidad propuso una Actividad de
Eliminación por Coordinación. En esta, cada Coordinación debía enviar una fotografía en la
cual se evidenciara la eliminación de correos electrónicos inútiles por parte de los
funcionarios.
Los Gestores Ambientales de cada coordinación debían enviar esta fotografía a la
Coordinación de Organización y Gestión de Calidad, para el cumplimiento de las actividades
del Plan Operativo de cada coordinación. Las diferentes coordinaciones enviaron
fotografías/pantallazos donde se evidencia la eliminación de correos, esto como requisito
para el cumplimiento del Plan Operativo. No se tienen datos sobre el total de
coordinaciones participantes, sin embargo, todos los gestores ambientales de cada
coordinación de la Sede Central mostraron su interés en la campaña y en la realización del
ejercicio.
8.5.2. CALENDARIO AMBIENTAL
La Coordinación de Organización y Gestión de Calidad, en su esfuerzo por generar
apropiación de los temas de cuidado al medio ambiente, buscó integrar varias fechas
99
relevantes al medio ambiente en las actividades del Plan Operativo. Esto se realizó a través
de un Calendario Ambiental, en el cual se conmemoraron estas fechas mediante la
realización de distintas actividades. Los pasantes participaron particularmente en dos
instancias:
DIA INTERNACIONAL DE LA MADRE TIERRA
Las Naciones Unidas reconocen el 22 de Abril para conmemorar el “Día Internacional de la
Madre Tierra”, fecha que se usa para “admitir la responsabilidad colectiva, como nos
recordaba la Declaración de Río de 1992, de fomentar la armonía con la naturaleza y la
Madre Tierra para alcanzar el equilibrio justo entre las necesidades económicas, sociales y
medioambientales de las generaciones presentes y futuras.” (Organización de las Naciones
Unidas, 2017).
La Coordinación de Organización y Gestión de Calidad, en búsqueda de consolidar y
demostrar el compromiso de la DIAN con el medio ambiente, realiza anualmente
actividades para conmemorar esta fecha. En esta ocasión, los pasantes de la Coordinación
realizaron una pieza audiovisual titulada “Día Internacional de la Madre Tierra: ¡Manos a la
Obra!”.
Ilustración 13. Video “Día Internacional de la Madre Tierra: ¡Manos a la Obra!”. FUENTE: Autores
100
En el video, se menciona la relevancia de esta fecha para conmemorar la importancia de del
buen uso y protección del medio ambiente, así como las estrategias existentes en la DIAN
para realizar un aporte a su cuidado (Programas Ambientales, Puntos Ecológicos, etc.) y la
necesidad de la participación de los funcionarios en estas estrategias para garantizar su
eficiencia. El video fue subido a la red interna de la DIAN y transmitido a través de esta a
todos los funcionarios de la Entidad.
En el Anexo 11 se encuentra el video “Día Internacional de la Madre Tierra: ¡Manos a la
Obra!”
SEMANA AMBIENTAL
La Semana Ambiental fue serie de actividades existentes dentro de la DIAN (que hacen parte
del Plan Operativo) en las cuales se celebraron las acciones realizadas por la DIAN en su
compromiso con el medio ambiente y la buena gestión ambiental. Estas actividades fueron
impulsadas por la Coordinación de Organización y Gestión de Calidad, y la Subdirección de
Gestión de Recursos Físicos y fueron ejecutadas en gran parte por los pasantes.
Durante esta semana, se conmemoró particularmente la inauguración de los convenios de
la DIAN con los Programas Posconsumo “Lúmina”, “Pilas con el Ambiente”, y
“Ecocómputo”. Estos convenios buscan garantizar que los residuos de luminarias, baterías
y equipos electrónicos generados dentro de la Entidad tengan un tratamiento y disposición
final adecuados, garantizando la finalización apropiada de su ciclo de vida y la generación
del más mínimo impacto ambiental posible.
101
Ilustración 14. Funcionaria de la DIAN con mascota de programa "Lúmina". FUENTE: Autores
Para la celebración de estos convenios, la Coordinación de Organización y Gestión de
Calidad, y la Subdirección de Gestión de Recursos Físicos desarrollaron una serie de
actividades, las cuales fueron ejecutadas (mayormente) por los pasantes:
• Sketches // Presentaciones Teatrales
Los pasantes de la Coordinación de Organización y Gestión de Calidad, en colaboración con
un grupo de facilitadores proporcionado por los programas posconsumo, realizaron una
serie de Sketches y visitas a los funcionarios de la Sede Central de la DIAN (Edificio Sendas,
Ministerio de Hacienda), en las cuales se desplazaba al lugar de trabajo de los funcionarios
y, a través de una pequeña muestra teatral, se explicaba el funcionamiento, la importancia
y los beneficios del convenio realizado con los programas posconsumo.
102
Ilustración 15 Puestas en escena por parte de los facilitadores de los programas posconsumo. FUENTE: Autores, "Lúmina"
Se realizaron estas muestras en cada piso de la Sede Central de la DIAN, varias veces
dependiendo de la densidad de funcionarios en cada piso. Al finalizar la jornada, se habían
realizado 52 muestras teatrales en toda la sede central. No se tiene datos del total de
funcionarios capacitados, puesto que solo firmó el gestor ambiental de cada área
pertinente. Sin embargo, existe constancia de la participación de todos los gestores
ambientales en función en el momento de la realización de la actividad.
• Concurso “El Piso más Pilo”
Para incentivar a los funcionarios de la DIAN a la participación y utilización de los programas
posconsumo, la Coordinación de Organización y Gestión de Calidad, y la Subdirección de
Gestión de Recursos Físicos desarrollaron un concurso de recolección de residuos
relevantes a los programas posconsumo llamado “El Piso más Pilo”. El objetivo del concurso
era generar participación masiva de cada piso de la entidad en traer luminarias dañadas o
en desuso, pilas o baterías agotadas, y aparatos electrónicos para desechar.
103
Ilustración 16. Stands de los Programas Posconsumo FUENTE: Autores
La metodología del concurso fue sencilla: Durante dos días (Jueves y Viernes de la Semana
Ambiental) los pasantes de la Coordinación de Organización y Gestión de Calidad recogerían
los residuos entregados por los funcionarios de la Sede Central, señalando puntualmente el
piso y dependencia a la que pertenecían, el tipo de residuo que entregaban y el peso total
entregado. Al finalizar la actividad, el piso que más residuos hubiese aportado era el
ganador.
104
Ilustración 17. Mascotas de los Programas Posconsumo. FUENTE: Autores.
El concurso contó con participación masiva de los funcionarios de la sede central,
recolectando un volumen considerable de residuos para los programas posconsumo en su
inauguración:
Tabla 9. Consolidado Residuos Recolectados para Programas Posconsumo. FUENTE: Autores
CONSOLIDADO POR PROGRAMAS
Peso Total (Kg) Ecocómputo Lúmina Pilas
169.73 6.32 67.35
TOTAL 243.39
A partir de este proceso de inauguración de los programas posconsumo, la DIAN inició un
proceso de cubrimiento nacional para todas las Direcciones Seccionales de la Entidad, las
105
cuales contarán con puesto de recolección de cada programa posconsumo, los cuales no
solo estarán en funcionamiento para los funcionarios de la DIAN, sino también para el
público en general que requiera un punto de disposición para estos residuos particulares.
Ilustración 18. Pasantes en actividad "El piso más pilo". FUENTE: Autores
106
9. CONCLUSIONES
La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales UAE-DIAN
demuestra un notable interés en que sus actividades y procedimientos contribuyan al
mejoramiento continuo de la relación entre la Entidad y el Medio Ambiente. Esto se puede
apreciar en la implementación y certificación inicial de su Sistema de Gestión Ambiental
bajo la norma ISO 14001:2004 y la permanente actividad de su Coordinación de
Organización y Gestión de Calidad para garantizar el alcance de los objetivos ambientales
propuestos. Sin embargo, se evidencia que aún brechas en los requerimientos vigentes
donde se necesita implementar acciones para mejorar o modificar su SGA y así ratificar este
compromiso.
El Sistema de Gestión Ambiental vigente (certificado bajo la norma ISO 14001:2004)
presentó no conformidades al ser confrontado ante su versión actualizada del 2015. Frente
a esto, la DIAN (de la mano de los pasantes) inició un proceso de evaluación, desarrollo e
implementación de estrategias para saldar estas brechas a tiempo para su proceso de
certificación en el 2018. De este proceso, surgieron las herramientas diseñadas por los
pasantes para implementar en el proceso de transición. Estas herramientas fueron
diseñadas para acomodarse a la realidad de la DIAN de la mejor manera posible.
Cada herramienta respondió a una necesidad específica generada por una brecha existente:
• Ante la necesidad de involucrar a la Alta Dirección en la toma de decisiones
relevantes al Sistema de Gestión Ambiental, se diseñó la Herramienta N°1 “Acta de
Compromiso Ambiental
• Ante la insuficiencia de la matriz de aspectos e impactos ambientales existente, se
ajustó la Herramienta N°2 “Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales”
• Ante la ausencia de una metodología para la identificación y caracterización de
riesgos a priori a su materialización, se diseñó la Herramienta N°3 “Matriz de
Identificación y Caracterización de Riesgos”
107
• Ante la necesidad de implementar e impulsar procesos de mejora continua en todas
las actividades de la Entidad, se diseñó la Herramienta N°4 “Ficha de
Establecimiento y Seguimiento de Propósitos Ambientales”
Se evidencia la relevancia e importancia de la implementación de estas herramientas, no
solo en un proceso de transición de la Norma ISO 14001, sino también de manera constante
para la Entidad.
Para la verificación de la eficiencia de estas herramientas, se desarrolló un programa piloto
de Eliminación de Documentos de Archivo para su posterior evaluación. Este programa fue
diseñado para responder a una necesidad existente por la deficiencia en la eliminación de
documentos de archivo en la Entidad. Al aplicar las herramientas para evaluar el Programa
Piloto, se permite confirmar de manera paralela la eficiencia tanto del Programa Piloto
como de las Herramientas desarrolladas.
Como se puede evidenciar en los resultados del numeral 8.3. “Evaluación del Programa
Piloto e a través de las herramientas desarrolladas en la pasantía”, el Programa Piloto, de
ser implementado, cerraría una brecha notable en una actividad crítica en este momento
para la Entidad. Así mismo, se evidencia que las herramientas le facilitan a la Entidad un
proceso de toma de decisiones enfocado a la mejora continua en su actuar misional y sus
actividades operativas.
A nivel personal, esta experiencia fue ampliamente gratificante, puesto que nos permitió
conocer de primera mano el funcionar interno de una organización de enorme importancia
como lo es la UAE-DIAN, así como la relevancia de la aplicación de la ingeniería ambiental
de manera transversal a los procesos propios de la Entidad. La aplicación de estos
conocimientos ingenieriles no se ve centrada exclusivamente en el Sistema de Gestión
Ambiental, sino que se puede aplicar de manera transversal a todos los procesos y
actividades de la organización, generando con esto un actuar eficiente y una relación de
mutuo beneficio entre la Entidad y el Medio Ambiente.
108
10. RECOMENDACIONES
• Se recomienda la institucionalización de las herramientas generadas por los
pasantes en el Sistema de Gestión Ambiental de la UAE – DIAN. Una vez estas sean
parte de los procesos internos de la Entidad, se evidenciará una facilitación en los
procesos de evaluación, toma de decisiones y mejora continua para el SGA.
• Es importante realizar procesos de capacitación y socialización de las herramientas,
para garantizar que estas puedan ser aplicadas de manera transversal a las
diferentes actividades de la DIAN.
• Se sugiere la revisión profunda de otros componentes del Sistema de Gestión
Ambiental para encontrar potencialidades de mejora. La actividad realizada por los
pasantes se centró principalmente en el cierre de brechas y solución de
inconformidades encontradas, por lo que puede existir un gran potencial de mejora
para el SGA en componentes no tratados en este documento.
• Se recomienda enfáticamente la revisión y mejora de los procesos de aprobación
por parte del área administrativa de la Entidad. La no respuesta frente a la puesta
en marcha del Programa Piloto para Eliminación es evidencia de lentitud e
ineficiencia en la revisión y/o aprobación de este tipo de actividades, lo que resulta
en procesos y actividades estancadas y en generación de no conformidades para la
entidad.
• Se recomienda continuar con los Programas Ambientales del Sistema de Gestión
Ambiental. Durante la elaboración de la pasantía se pudo evidenciar que los
funcionarios tienen un cierto nivel de apropiación de estos programas. De igual
forma, los indicadores de estos programas muestran resultados muy positivos para
la Entidad.
• También se recomienda la continuación de actividades del Plan Operativo como la
Semana Ambiental o la Semana de la Gestión. Estas actividades permiten dar a
conocer los avances o las estrategias de mejora para los programas ambientales, lo
cual genera una imagen positiva en los funcionarios y facilita la puesta en marcha
de estrategias de mejora continua.
109
Bibliografía BSI Group. (2015). Documento Técnico Introducción al Anexo SL. España: BSI Group.
Bureau Veritas. (17 de Marzo de 2018). Lead Bureau Veritas. Obtenido de
https://es.lead.bureauveritas.com/breve-historia-iso
CONSASA SAS ESP. (2017). Propuesta Técnica para la Destrucción de Archivo para la DIAN a Nivel
Nacional. Bogotá.
Derechos Culturales. Cultura y Desarrollo. (Febrero de 2018). Declaración de Río sobre el Medio
Ambiente y el Desarrollo, 1992. Obtenido de
http://www.culturalrights.net/es/documentos.php?c=18&p=195
DIAN. (2015). Plan Estrategico 2014 - 2018. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN. (17 de Marzo de 2015). DIAN RECIBE
CERTIFICACIÓN AL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL. Comunicado de Prensa, págs. 8-12.
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN. (2014). Sistema de Gestión Ambiental: ¡Es
Hora de Tomar El Futuro en Nuestras Manos! Bogotá: Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales - DIAN.
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN. (2015). DIAN RECIBE CERTIFICACIÓN AL
SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL . Bogotá: Comunicado de Prensa - DIAN.
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN. (2016). Código del Buen Gobierno y Ética.
Bogotá: DIAN.
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN. (18 de Septiembre de 2017). Sobre DIAN.
Obtenido de
http://www.dian.gov.co/DIAN/12SobreD.nsf/pages/Laentidad?OpenDocument
International Organization of Standards - ISO. (23 de Septiembre de 2015). ISO 14000 -
Environmental management. Recuperado el 25 de Febrero de 2017, de iso.org:
http://www.iso.org/iso/home/standards/management-standards/iso14000.htm
International Organization for Standardization, ISO. (2017). About ISO. Recuperado el 25 de
Febrero de 2017, de iso.org: http://www.iso.org/iso/about.htm
ISOTools Experience. (20 de Noviembre de 2014). ISO 14001: ¿Por qué implementar un Sistema de
Gestión Ambiental? Recuperado el 25 de Febrero de 2017, de ISOTools Experience:
http://www.isotools.com.mx/iso-14001-por-que-implementar-sistema-gestion-ambiental/
Ministerio de Medio Ambiente y Recursos Naturales. (Enero de 2018). Convención de Viena y
Protocolo de Montreal. Obtenido de
110
http://www.minambiente.gov.co/index.php/component/content/article/1705-plantilla-
asuntos-ambientales-y-sectorial-y-urbana-sin-galeria-69
Naciones Unidas. (Enero de 2018). Convención de Cambio Climático. Obtenido de
http://unfccc.int/portal_espanol/informacion_basica/la_convencion/items/6196.php
Naciones Unidas. (Enero de 2018). Protocolo de Kyoto. Obtenido de
http://unfccc.int/portal_espanol/informacion_basica/protocolo_de_kyoto/items/6215.ph
p
Organización de las Naciones Unidas. (15 de Noviembre de 2017). Naciones Unidas. Obtenido de
Día Internacional de la Madre Tierra, 22 de abril:
http://www.un.org/es/events/motherearthday/
Universidad Distrital Francisco José de Caldas. (15 de Febrero de 2018). Funciones Misionales.
Obtenido de https://www.udistrital.edu.co/funciones-misionales
