Formulación de Planes Institucionales · Web viewLa aprobación de los planes operativos será responsabilidad de los líderes de cada uno de los procesos, proyectos o programas

PROCESO FORMULACIÓN, IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DE PLANES Y PROGRAMAS CÓDIGO PIPD01

PROCEDIMIENTO FORMULACIÓN DE PLANES INSTITUCIONALES VERSIÓN 10

ELABORÓ: Profesional Oficina Asesora de Planeación

REVISÓ:Jefe Oficina Asesora de Planeación

APROBÓ:Jefe Oficina Asesora de Planeación

FECHA:02/09/2014

FECHA: 24/09/2014

FECHA: 07/10//2014

OBJETIVOFormular los planes de gestión institucional teniendo en cuenta las políticas, lineamientos, estrategias, plan de desarrollo y plan sectorial, a través de la aplicación de directrices, guías, manuales, instrumentos, técnicas y herramientas metodológicas establecidas y adoptadas por la entidad, de conformidad a las disposiciones legales vigentes, con el propósito de lograr el cumplimiento de los objetivos estratégicos, misión y visión institucional.

ALCANCE

Inicia con la consulta, recopilación y revisión de la información de entrada para formular los planes institucionales, teniendo en cuenta los plazos establecidos por la normatividad vigente para su elaboración y publicación. Continúa con la formulación preliminar para presentar a consideración de la ciudadanía, de acuerdo con el plan de trabajo establecido y conforme a la metodología definida. Finaliza con los ajustes sugeridos por la ciudadanía considerados viables, la aprobación por parte del Superintendente Nacional de Salud o el responsable del plan en los casos que corresponda y la publicación en el sitio web de la entidad.

ÁMBITO DE APLICACIÓN Este procedimiento aplica a todos los procesos de la entidad.

DEFINICIONES

Estrategia: son pautas generales que orientan la posterior planificación operativa, surgidas dentro de un proceso acorde al marco conceptual del desarrollo, tendientes a acercarnos a la visión de la entidad, que permite el máximo grado de cumplimiento de la misión, dentro de un contexto posible.Formulación del Plan: es la definición de todas las actividades que se deben realizar para ejecutar una estrategia, programa o proyecto, en un período de tiempo definido estableciendo los responsables a ejecutarlas y los recursos a emplear. Gestión estratégica: permite realizar un modelamiento del desempeño global de la entidad, es un proceso que apunta a la eficacia, integrando la planificación estratégica con todo el sistema integrado de gestión, a la vez responsabiliza al nivel directivo por el desarrollo e implementación de estrategias encaminadas al fortalecimiento de la gestión institucional. Indicador: es la valoración de una o más variables que informa sobre una situación y soporta la toma de decisiones, es un criterio de medición y de evaluación cuantitativa o cualitativa. (Fuente: Guía de Administración del Riesgo, DAFP. 2011)

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Meta: valor al que se espera que llegue un indicador como resultado de la implementación de una política, programa o proyecto, deber ser referida a un período específico. Ejemplo: Rediseñar 302 entidades de la rama ejecutiva de la administración pública a nivel nacional durante el periodo 2003 – 2006. (Fuente: Sinergia a partir de OECD 2002). Magnitud o nivel específico o estándar de los resultados, productos, efectos o impactos que se esperan alcanzar. Su medición debe hacerse en términos de tiempo, cantidad y calidad. (Fuente: Manual de Procedimientos, BPIN, 2002).Objetivo: es una finalidad que cumplir, para la cual se disponen medios determinados. Los objetivos son parte de la misión de la organización y determinan el tipo de estrategia y de estructura que adoptarán y los tipos de procesos.Objetivos estratégicos: son los fines, o propósitos generales que una organización pretende alcanzar a largo plazo. Están basados en la visión, la misión y los valores de una organización y condicionan las acciones que se llevarán a cabo, estos objetivos deben ser claros, coherentes, medibles, alcanzables y motivadores. La finalidad de los objetivos estratégicos es ofrecer directrices o pautas de actuación encaminadas a la mejora de la actividad y el rendimiento de una organización.Objetivos sectoriales: son los objetivos más importantes que cada entidad cabeza de sector establece, dando prioridad a aquellos que apunten al cumplimiento del Plan Nacional de Desarrollo. Objetivos nacionales: son aquellos objetivos del ámbito económico, social, financiero o administrativo que buscan dar cumplimiento a las metas fijadas por el Gobierno Nacional, a través de la integración de esfuerzos con recursos humanos, materiales y financieros de todas las entidades del sector.Plan: diseño o esquema detallado de lo que habrá de hacerse en el futuro (DAFP-DAPR, 2012). Instrumento que permite determinar objetivos, metas, prioridades y estrategias de manera general definidas para un periodo de tiempo.Planeación Estratégica: Orientación y promoción de procesos en busca de la movilización de diversos temas y actores para escoger y construir su futuro. Para ello se requiere de la articulación de intereses en procura de un consenso sobre el futuro deseado y posible para forjar un espacio de acción donde se anticipen los cambios, se aprovechen las potencialidades y se fortalezca el uso eficiente de los recursos. (DNP; Glosario sitio web)

NORMASREQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO

Ley 152 de 1994 “por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo”

En el artículo primero se plantea como propósito de la ley “establecer los procedimientos y mecanismos para la elaboración, aprobación, ejecución, seguimiento, evaluación y control de los planes de desarrollo, así como la regulación de los demás aspectos contemplados por el artículo 342, y en

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general por el artículo 2 del Título XII de la constitución Política y demás normas constitucionales que se refieren al plan de desarrollo y la planificación”. Adicionalmente, la ley establece como uno de los principios generales de las autoridades nacionales, regionales y territoriales, el proceso de planeación. De igual forma, el literal j del artículo tercero expone que “el plan de desarrollo establecerá los elementos básicos que comprendan la planificación como una actividad continua, teniendo en cuenta la formulación, aprobación, ejecución, seguimiento y evaluación”.

Decreto Ley 775 de 2005 “Por el cual se establece el Sistema Específico de Carrera Administrativa para las Superintendencias de la Administración Pública Nacional”

Artículo 36. Criterios básicos de evaluación. - La evaluación del desempeño se hará en función de los aportes de cada servidor público al cumplimiento de los objetivos, metas y funciones de la respectiva Superintendencia. Para efectos de la evaluación se tendrán en cuenta: los siguientes criterios: 36.1. Marco Constitucional y Legal. Las funciones que le corresponde cumplir a cada Superintendencia, a través de sus servidores, se sujetarán a lo señalado en la Constitución Política, las leyes y lo establecido en el Plan Nacional de Desarrollo. 36.2. Plan Anual de Gestión. Con fundamento en el marco constitucional y legal, cada Superintendente deberá aprobar para cada vigencia fiscal, a más tardar el 15 de diciembre de cada año, el Plan Anual de Gestión para el año siguiente, el cual, para su elaboración y consolidación, definirá mecanismos de participación de todos los servidores públicos de la entidad respectiva.

En el Plan Anual de Gestión se identificarán todos los proyectos, actividades y funciones que deberá desarrollar la Superintendencia, y será la base para la concertación de objetivos y posterior evaluación de los servidores de carrera.

Dicho Plan incluirá de manera detallada todas las metas operativas institucionales e individuales y las acciones de mejoramiento, a las que se comprometerá cada Superintendencia, el Superintendente y cada uno de los

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servidores públicos de la entidad, durante la vigencia del plan.Ley 1474 de 2011 “por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.”

Decreto 2641 de 2012 “Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011” “mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”

Artículo 73. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. Dicha estrategia contemplará, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias anti-trámites y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.

Artículo 74. Plan de acción de las entidades públicas. A partir de la vigencia de la presente ley, todas las entidades del Estado a más tardar el 31 de enero de cada año deberán publicar en su respectiva página web el Plan de Acción para el año siguiente, en el cual se especificarán los objetivos, las estrategias, los proyectos, las metas, los responsables, los planes generales de compras y la distribución presupuestal de sus proyectos de inversión junto a los indicadores de gestión.

A partir del año siguiente, el Plan de Acción deberá estar acompañado del informe de gestión del año inmediatamente anterior.

Resolución 2462 de 2013 “por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia Nacional de Salud”

Artículo 9. Funciones de la Oficina Asesora de Planeación. Son funciones de la Oficina Asesora de Planeación, las siguientes:

2. Definir directrices, metodologías, instrumentos y cronogramas para la formulación, evaluación, seguimiento y capacitación de planes, programas y proyectos de la Superintendencia.

3. Asesorar al Superintendente y demás dependencias en la formulación, seguimiento y evaluación de las políticas, planes, programas y proyectos para

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el cumplimiento de la misión de la Entidad.

15. Diseñar y actualizar el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, para la aprobación del Superintendente Nacional de Salud y coordinar su implementación.

Decreto 1499 de 2017. Modelo Integrado de Planeación y Gestión V.2

2ª. Dimensión, la cual tiene como propósito permitirle a una entidad pública, definir la ruta estratégica que guiará su gestión institucional, con miras a garantizar los derechos, satisfacer las necesidades y solucionar los problemas de los ciudadanos destinatarios de sus productos y servicios, así como fortalecer la confianza ciudadana y la legitimidad. 2.2.1 política de planeación institucional; formular los planes; la cual contiene entre otras la siguiente recomendación: “incluir la planeación de las demás dimensiones de MIPG y de sus políticas, acorde con lo señalado para cada una, tales como Talento Humano, TIC, Plan Anticorrupción y de Servicio al Ciudadano, plan Anual de Adquisiciones”

POLÍTICAS DE OPERACIÓN1. La asesoría en la definición de las directrices, metodologías e instrumentos para la formulación de planes de la entidad será responsabilidad de

la Oficina Asesora de Planeación. 2. La Oficina Asesora de Planeación realizará acompañamiento técnico y metodológico en la estructuración y validación de los planes a nivel

institucional. 3. Entiéndase como planes institucionales, aquellos en los que se formulan las estrategias encaminadas al logro de los objetivos estratégicos

institucionales en cada uno de los frentes que aborde el plan y su principal característica es ser de ejecución transversal a toda la entidad. Se identifican como planes institucionales los siguientes: Plan Estratégico Institucional y de Desarrollo Administrativo-PEIDA; Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano- PAAC; Plan de Acción del Gobierno Digital; Plan Estratégico del Talento Humano; Plan Anual de Adquisiciones; Plan

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Estratégico de Tecnología y Comunicaciones-PETIC; Plan Institucional de Archivos- PINAR y Plan Anual de Gestión-PAG.4. La dependencia responsable de la elaboración y ejecución del plan institucional deberá cumplir con las fechas de publicación, reportes o

informes de avance, según las normas que los regulen. 5. Para el caso específico del Plan Anual de Gestión-PAG, la Oficina Asesora de Planeación establecerá un cronograma de trabajo para su

formulación, el cual estará conforme a los términos y exigencias legales.6. La formulación y elaboración del plan institucional deberá realizarse de manera participativa con los actores del mismo (servidores públicos y

ciudadanía). En cuanto a su aprobación, estará sujeta a revisión del jefe de la Oficina Asesora de Planeación y será oficial con su publicación en el sitio web institucional.

7. Todo Plan Institucional deberá ser publicado y socializado en los distintos medios y canales de comunicación institucionales, de conformidad con las fechas legales establecidas.

8. Las modificaciones y revisiones relacionadas a metas, indicadores, actividades y presupuesto programado en los Planes Institucionales serán aprobados por el jefe de la Oficina Asesora de Planeación y deberán solicitarse de manera formal mediante el formato Solicitud de Modificaciones a Planes de Gestión Institucional, código PIFT03; cuando la solicitud provenga de la Alta dirección será tramitada por el jefe de la Oficina Asesora de Planeación. Las solicitudes de modificaciones deben ser coherentes con las directrices y normatividad en que se enmarca el plan.

9. La oficina Asesora de Planeación aprobará las modificaciones de los Planes Institucionales, dentro de los siguientes cinco (5) días hábiles al recibo de la solicitud, dichas modificaciones se reflejarán en el sitio web, el primer día hábil del mes siguiente.

10. La aprobación de los Planes Institucionales y de las modificaciones relacionadas con actividades, metas, cronograma y otros elementos constitutivos de los mismos, deben ser coherentes con las directrices normativas y los actos administrativos que los regulan y deberán ser informadas mediante memorando a la Oficina Asesora de Planeación para su control, en los casos en que dichas aprobaciones o modificaciones se realicen en un Comité, basta con el envío del acta en la que conste la aprobación o modificación.

11. Se consideran planes o cronogramas operativos aquellos en los que se formulan las actividades y cronogramas de ejecución de temas propios de un procedimiento o programa desarrollado por una o más dependencias, se encuentran alineados con los objetivos de la planeación estratégica institucional y su ejecución se debe reflejar en el PAG. Estos planes hacen parte integral de la planeación de la entidad y deben ser registrados y actualizados en el inventario de planes institucionales, formato PIFT08 y formulados en el formato denominado “Formulación de Planes o Cronogramas Operativos”-PIFT07. A diferencia de los planes institucionales, no requieren ser publicados en el sitio web y su aprobación corresponde al líder del proceso, tampoco se someten a consideración de la ciudadanía, pero al momento de su registro o actualización (anual) en el inventario de planes se deben enviar a la Oficina Asesora de Planeación para su control frente al Sistema Integrado de Gestión-SIG., su publicación se realizará de acuerdo con la normatividad pertinente.

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ID.ACTIVIDAD /

TAREA¿QUÉ?

DESCRIPCIÓN¿CÓMO?

ÁREA RESPONSABLE CARGO ÁREA

PARTICIPANTE REGISTRO

1.

Recibir, consultar y revisar los insumos generales a tener en cuenta para la formulación de los planes institucionales.

Revisar la información requerida para la formulación de los planes institucionales, relacionada con la normatividad vigente, el Plan Nacional de Desarrollo, los lineamientos sectoriales señalados por el Ministerio de Salud y Protección Social y los parámetros técnicos establecidos por el Departamento Nacional de Planeación-DNP, así como las demás directrices impartidas y necesidades identificadas por la Alta Dirección en el contexto estratégico de la entidad.

También es preciso consultar y revisar los planes institucionales de vigencias anteriores, estudios técnicos institucionales y sectoriales, reportes de análisis de información estadística institucional, entre otros documentos e instrumentos de gestión pública.

Dependencias responsables de la formulación y elaboración del Plan Institucional

Superintendente Nacional de Salud

Superintendentes delegados

Jefes de Oficina

Jefes de Oficinas Asesora

Secretario General

Oficina Asesora de Planeación

Despacho Superintendente Nacional de Salud

Documentos técnicos

2.

Validar las pautas generales a tener en cuenta para la formulación de

Previa revisión y análisis de la información de entrada, se deberá concretar lo aplicable a la entidad y articularlo a la plataforma estratégica del sector

Dependencias responsables de la formulación y elaboración del

Superintendente Nacional de Salud


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ID.ACTIVIDAD /

TAREA¿QUÉ?




Planes Institucionales. Cada plan Institucional tendrá un

responsable de su formulación, de acuerdo con las normas legales correspondientes.

Plan Institucional

Superintendentes DelegadosJefes de Oficina

Jefes de Oficinas Asesoras

Secretario General.

3.Elaborar la propuesta de Plan Institucional.

La Oficina Asesora de Planeación realizará sesiones de trabajo con las dependencias de la entidad y demás actores involucrados, para asesorar la formulación del plan institucional, así como la elaboración del documento técnico y anexos respectivos, de conformidad con la(s) metodología(s) establecidas y adoptadas previamente.

Nota: La entidad por obligación legal deberá elaborar como mínimo, los siguientes planes institucionales:

Plan Estratégico Institucional y de Desarrollo Administrativo-PEIDA

Dependencia responsable de la formulación y elaboración del Plan Institucional


Jefes de Oficina


Secretario General.


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ID.ACTIVIDAD /

TAREA¿QUÉ?




Para la formulación se requiere contemplar la articulación de los siguientes aspectos: 1. Los objetivos, las estrategias, los productos a gestionar, los indicadores y las metas del Plan Sectorial, de conformidad con las instrucciones que emita el Ministerio de Salud y Protección Social –MSPS,2. Las políticas de gestión y desempeño institucional, y3. Los objetivos estratégicos institucionales, actividades, indicadores y metas a desarrollar en el Plan Anual de Gestión –PAG-, utilizando el formato plan estratégico institucional y de desarrollo administrativo (PEIDA), código PIFT01

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano-PAAC El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano es un instrumento de tipo preventivo para el control de la gestión pública con el fin de evitar actos de corrupción al interior de la entidad. Para la elaboración de los cronogramas de ejecución

Todas las dependencias de la SNS



Jefes de Oficina


Secretario General.


Jefes de Oficina


Oficina Asesora

Matriz de Formulación del Plan Estratégico Institucional y de Desarrollo Administrativo, código PIFT01.

Anexos Plan Anticorrupción y Atención al

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ID.ACTIVIDAD /

TAREA¿QUÉ?




de las estrategias propias de los componentes, se debe utilizar el formato de cronogramas Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano, código PIFL01 Mapa de Riesgos de Corrupción, Estrategia de Racionalización de Trámites y Servicios, Mecanismos para Mejorar la Atención al Ciudadano, Estrategia Rendición de Cuentas a la Ciudadanía, Transparencia y Acceso a la Información, Gestión Ética) La formulación de este plan se construye con base en la Guía Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano expedida por la Presidencia de la República, código PIDE04,

Plan de Acción Gobierno Digital El plan será elaborado acorde a lo establecido en el Manual de Estrategia de Gobierno Digital para el Orden Nacional código PIDE09 y demás lineamientos señalados por el Ministerio de Tecnologías de la Información -MINTIC.



Secretario General.


Jefes de Oficina


de Planeación

Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

Ciudadano Anexo Mapa de Riesgos de Corrupción PIFL01

Matriz Estrategia de Racionalización de Trámites y servicios, código PIDE02

Plan de Gobierno Digital formulado

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ID.ACTIVIDAD /

TAREA¿QUÉ?




Plan Estratégico del Talento HumanoDocumento que integra las actividades con las que se gestionará el fortalecimiento del recurso humano, contiene acciones de bienestar y estímulos, fortalecimiento de competencias, seguridad y salud en el trabajo, planeación anual de vacantes y evaluación del desempeño.

Plan Anual de Adquisiciones. herramienta para identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes y servicios; y diseñar estrategias de contratación.

Plan Estratégico de Tecnología y Comunicaciones-PETIC



Todas las dependencias

Secretario General.


Jefes de Oficina


Secretario General.

Superintendentes delegadosJefes de OficinaJefes de Oficinas Asesoras Secretario General.

Superintendentes

Secretaría General- Coordinación de Talento Humano

Secretaría General

Oficina de Tecnologías y Comunicaciones

Plan Estratégico de Talento Humano formulado

Plan Anual de Adquisiciones formulado

Plan Estratégico de Tecnología y Comunicacione

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ID.ACTIVIDAD /

TAREA¿QUÉ?




Plan que se utiliza para expresar la estrategia de TI y comunicaciones, hace parte integral de la estrategia de planeación de la institución. Cada vez que la institución haga un ejercicio o proyecto de Arquitectura Empresarial, su resultado debe ser integrado al PETIC.

Plan Institucional de Archivos-PINARInstrumento para la planeación de la función archivística, el cual se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la Entidad; fija importantes elementos que permiten la Planeación Estratégica para el proceso de Gestión Documental. Al igual que se cumple con a las directrices de la Ley 594 de 2000, Ley 1712 de 2014 y Decreto 1080 del 26 de 2015 (capítulo V, artículos 2.8.2.5.2. y 2.8.2.9.2.),

Plan Anual de Gestión-PAGLa formulación del Plan Anual de Gestión consiste en la operativización del Plan

de la SNS


delegadosJefes de OficinaJefes de Oficinas Asesoras Secretario General.


Jefes de Oficina


Secretario General.

Superintendentes

Secretaría General

s-PETIC formulado

Plan Institucional de Archivos- PINAR formulado

Matriz de Formulación

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ID.ACTIVIDAD /

TAREA¿QUÉ?




Estratégico Institucional y Desarrollo Administrativo, mediante la articulación de los objetivos institucionales, actividades, indicadores y metas de la respectiva vigencia, para el cual se debe utilizar el formato Plan Anual de Gestión, código PIFT02, de conformidad con la Guía para la Formulación, Implementación y Evaluación de Planes de Gestión Institucional, código PIGU01. Así mismo para aquellas actividades relacionadas en el PAG que están sujetas a cronogramas (hitos, planes, etc.), las dependencias deberán remitir el detalle de actividades en el formato PIFT07.

Planes o cronogramas operativos.Se encuentran relacionados en el Inventario de Planes Institucional-PIFT08:

Plan de Seguridad de la InformaciónPlan de Capacitación en Gestión DocumentalPlan Estratégico de Seguridad Vial Plan de ContrataciónPlan de Auditorías


Dependencia que lidera el proceso, proyecto o programa que se ejecuta a través del plan.

delegados

Jefes de Oficina


Secretario General.

Líder de la Dependencia y líder del Proceso


NA.

PAG- PIFT02

Matriz de Formulación de Planes o Cronogramas Operativos-PIFT07

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ID.ACTIVIDAD /

TAREA¿QUÉ?




Plan de ComunicacionesPlan de Mejoramiento a hallazgos derivados de Auditorías Integrales y Actuaciones Especiales efectuadas por la Contraloría General de la República

NOTAS: Para la formulación de planes o cronogramas operativos, se deberá aplicar el formato con Código PIFT07. En el caso en que el cronograma sea parte integral de un plan de Gestión Institucional, cualquier modificación, debe ser enviada a la Oficina Asesora de Planeación siguiendo los mismos pasos para la modificación del plan (ver política 7).

La aprobación de los planes operativos será responsabilidad de los líderes de cada uno de los procesos, proyectos o programas que se gestionan con éste. Se entenderá probado con el envío a la Oficina Asesora de Planeación para el registro en el Inventario de Planes-PIFT08

Inventario de planea institucionales-PIFT08

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ID.ACTIVIDAD /

TAREA¿QUÉ?




El seguimiento y evaluación corresponderá a la Oficina de Control Interno.

4. Validar el Plan institucional preliminar.

La versión preliminar del plan institucional y los documentos anexos, deben ser puestos a consideración de la ciudadanía y funcionarios en general, en el sitio web institucional, intranet y demás medios de comunicación de la entidad, para su participación, sugerencias y aportes, de acuerdo con lo establecido en el instrumento que la entidad aplicará para la Participación Ciudadana en la formulación de planes institucionales.Una vez cumplido el término para participación de la ciudadanía, serán revisadas y analizadas en términos de viabilidad legal, presupuestal y de competencia las sugerencias o propuestas recibidas y tras validarlas se incorporarán al Plan Institucional.

Área responsable de la Formulación del Plan


Jefes de Oficina


Secretario General.


Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional

Memorando interno, código ASFL01

Plan Institucional formulado

5.

Publicación y

Teniendo en cuenta los términos de ley y los plazos para la publicación y socialización del Plan Institucional establecido, los responsables de este deberán gestionar para los casos que se requiera, la publicación de

Dependencia responsable del Plan


Jefes de Oficina

Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e

Plan publicado para su ejecución

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ID.ACTIVIDAD /

TAREA¿QUÉ?




Socialización la versión final y oficial del plan

Nota: la publicación de cada plan institucional debe cumplir con los lineamientos de documento electrónico establecidos por gobierno digital y decreto 103 de 2015, en lo relacionado con información en línea.


Secretario General.

Imagen Institucional

PUNTOS DE CONTROL

ID NOMBRE DE LA ACTIVIDAD / TAREA MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

2. Validar las pautas generales a tener en cuenta para la formulación de Planes Institucionales

Validar y concretar lo aplicable al sector y articular a la plataforma estratégica de la entidad, enmarcando el quehacer institucional y la necesidad de incluirlo en el plan institucional a formular, conforme a las normas legales y metodológicas establecidas y/o adoptadas para la formulación del mismo.

Cada vez que se requiera la formulación y elaboración de Planes Institucionales.

Dependencia responsable de la formulación de cada plan institucional


4. Validar el plan institucional preliminar.

Realizar la revisión y validación de la versión preliminar del plan institucional y de los documentos técnicos anexos, por parte de la Oficina Asesora de Planeación, solicitándose de

Cada vez que se requiera la formulación y Oficina Asesora de

Memorando interno, código

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PUNTOS DE CONTROLser necesario, los ajustes técnicos de conformidad con la metodología adoptada por la entidad, al responsable de la formulación y elaboración del plan institucional respectivo, mediante memorando interno, código ASFL01, a través del Sistema de Gestión Documental.

elaboración de planes institucionales

Planeación ASFT01 radicado con solicitud de ajustes

ANÁLISIS DE TIEMPOPara la formulación de los planes institucionales se estima entre 4 y 8 semanas, de acuerdo con la especificidad temática y el plan de trabajo establecido.

De conformidad a las disposiciones legales los términos establecidos para la publicación de los planes formulados son las siguientes:

Plan Estratégico Institucional y de Desarrollo Administrativo, deberá ser publicado a más tardar el 31 de enero de cada año en la página web institucional, (art. 74 Ley 1474 de 2011).Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, deberá ser publicado a más tardar el 31 de enero de cada vigencia, (art. 74, ley 1474 de 2011).Plan de Acción de Gobierno Digital: En alineación con la planeación institucional, este plan debe publicarse o actualizarse a más tardar el 31 de enero de cada vigencia.Plan Estratégico del Talento Humano. En alineación con la planeación institucional, este plan debe publicarse o actualizarse a más tardar el 31 de enero de cada vigencia.Plan Anual de Adquisiciones. En alineación con la planeación institucional, este plan debe publicarse o actualizarse a más tardar el 31 de enero de cada vigencia.Plan Institucional de Archivos-PINAR. En alineación con la planeación institucional, este plan debe publicarse o actualizarse a más tardar el 31 de enero de cada vigencia.Plan Estratégico de Tecnología y Comunicaciones-PETIC. En alineación con la planeación institucional, este plan debe publicarse o actualizarse a más tardar el 31 de enero de cada vigencia.Plan Anual de Gestión, deberá ser aprobado a más tardar el 15 de diciembre de cada vigencia. (art 36 Decreto 775 de 2015)

Para la aprobación y publicación de los Planes o cronogramas operativos, el tiempo estimado corresponderá de acuerdo con la fecha máxima

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establecida en las disposiciones legales vigentes o la relación con los planes institucionales. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Plan Nacional de Desarrollo Plan Estratégico Sectorial Directrices y lineamientos de política, generados por las instancias de gobierno competentes. Documentos Consejo Nacional de Política Económica y Social CONPES – DNP Guía Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Presidencia de la República. 2015, código

PIDE04. Guía para la Racionalización de Trámites. DAFP. 2012, código PIDE05. Manual Único de Rendición de Cuentas, Presidencia de la República-Secretaría de Transparencia, Departamento Administrativo de la

Función Pública, Departamento Nacional de Planeación. 2014, código PIDE06. Metodología para la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – DAFP diciembre 2012, código PIDE07. Guía metodológica de planeación de los recursos humanos – DAFP, código PIDE08 Manual Estrategia de Gobierno en línea en las entidades del orden nacional de la República de Colombia, 2013 Mintic PIDE09. Ley 489 del 1998 “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las

disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”.

Ley 1712 de 2014 “por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones.”

Decreto 1499 de 2017. “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015"- MIPG V.2

CONTROL DE CAMBIOSASPECTOS QUE

CAMBIARON EN EL DOCUMENTO

DETALLES DE LOS CAMBIOS EFECTUADOSRESPONSABLE DE LA

SOLICITUD DEL CAMBIO

FECHA DEL CAMBIO

DD/MM/AAAAVERSIÓN

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Adopción del documento

Mediante el artículo 10 de la Resolución 2239 de 2014 se adoptan los procedimientos de este proceso, identificado con código PICR01, que fueron aprobados a través de la Acta No. 003 de 2014

Jefe Oficina Asesora de Planeación 07/10/2014 1

Adopción del documento Mediante Resolución 4086 de 2014 se derogo la resolución 2239 de 2014 y se adoptó el Manual de Procesos y Procedimientos.


Modificación de Documento

Ajustes en el nombre, objetivo y alcance del procedimiento. Políticas de operación. descripción del procedimiento, aprobados mediante acta No. 1093 de 2015



Ajustes en nombre del procedimiento, políticas de operación. Descripción del procedimiento y análisis de tiempo aprobados mediante NURC 3-2015-023093



Ajustes en: descripción del procedimiento, actividad, y en puntos de control, el ID 5 se elimina, relacionada con la presentación del plan al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, por consiguiente, se ajusta el consecutivo, se modifica la descripción de la política 7, aprobados mediante NURC: 3-2016-002984.


Modificación de Documento Mediante NURC: 3-2016-021820, se solicitan ajustes del alcance, de las actividades 3 y 4, unificación del formato del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano, código PIFL01 (componente Mapa de Riesgos de Corrupción,

Jefe Oficina Asesora de Planeación

02/12/2016 5

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componente Estrategia de Racionalización de Trámites y Servicios, componente Mecanismos para Mejorar la Atención al Ciudadano, componente Cronograma Estrategia Rendición de Cuentas a la Ciudadanía, componente Transparencia y Acceso a la Información), creación de la política 8 y además establecimiento del formato PIFT07 para la formulación y seguimiento del cronograma de los demás planes institucionales. Se aprueba ajuste mediante NURC 3-2016-022326


Mediante NURC: 3-2016-000665, se solicitan ajustes en: Definiciones, ajustando lo expuesto sobre el Plan Estratégico Institucional y de Desarrollo Administrativo –PEIDA-; Actividad 03 se ajustó el registro y la denominación del plan estratégico institucional y de desarrollo administrativo; en Análisis de tiempo se ajustó el tema del Plan Estratégico Institucional y de Desarrollo Administrativo y se eliminó lo relacionado con Plan Institucional de Desarrollo Administrativo.

Se aprueban ajustes mediante NURC 3-2016-000922


Modificación de DocumentoMediante el NURC 3-2017-002410, se solicitan ajustes en: inclusión de Política No. 8. (La que estaba como política No. 8 se numera


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automáticamente como política No. 9, ya que, por coherencia de las mismas, se hace necesario cambiar el consecutivo de las mismas.)

Mediante NURC:3-2017-002864 se aprueba el ajuste


Mediante memorando NURC: 3-2017-005768 se solicitó modificación de redacción del alcance; se actualizaron las normas; se modificaron las políticas de operación No 6 y 7; se ajustaron las actividades y su descripción (1, 2,3,4 y 5) y se eliminó la No 6; se redefinieron los tiempos de elaboración y se aclararon los tiempos de publicación, en términos de ley; se actualizaron los documentos de referencia.Modificaciones aprobadas con el memorando NURC 3-2017-005823



Mediante memorando NURC: 3-2017-009240 se solicitó modificación de redacción del documento en el sentido de actualizarlo con las nuevas versiones de los formatos propios del procedimiento.Se revisó la redacción y se eliminó la palabra programas.Se eliminó del nombre del procedimiento la palabra elaboración.Modificaciones aprobadas con el memorando NURC 3-2017-009339


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Mediante memorando NURC: 3-2018-004271 se solicitó modificación de redacción del documento para actualizarlo de acuerdo con la normatividad vigente, en especial el modelo MIPG V.2, por lo que se definen como estratégicos institucionales 8 planes, descritos en este procedimiento.Se revisó la redacción para especificar los tipos de planes en la entidad y su gestión de formulación.Modificaciones aprobadas con el memorando 3-2018-004702


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Formulación de Planes Institucionales · Web viewLa aprobación de los planes operativos será responsabilidad de los líderes de cada uno de los procesos, proyectos o programas