Aus- und Fortbildungszentrum Lehreinheit für Informationstechnologien

Stand: Mai 2008

Freie Hansestadt Bremen

Erstellen und Gestalten von Formularen und Berichten (MS Access)

Gestaltungskriterien

Formulare erstellen

Gestaltungen, Formatierungen, Eigenschaften

Besondere Steuerelemente

Haupt- und Unterformulare

Berichte erstellen

Gruppierungen und Auswertungen in Berichten

Hinweis zu den Versionen:

Die hier beschriebenen Funktionalitäten sind in den Versionen MS Access 97, MS Access 2000, MS Access 2002 (MS Office XP) und MS Access 2003 vorhanden. Geringfügige Unterschiede werden im Text erwähnt.

Inhalt

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1. Software-Ergonomie 3 1.1 Gestaltungsgrundsätze 3 1.2 Darstellungsmittel zur Maskengestaltung 4 2. Formulare 5 2.1 Formulare erstellen 5 2.2 Ansichten eines Formulars 6 2.3 Steuerelemente verändern 7 2.4 Werkzeuge zur Formulargestaltung 8 2.4.1 Toolbox 8 2.4.2 Feldliste 8 2.4.3 Symbolleiste Formatierung 9 2.4.4 Menü Format 9 2.4.5 Eigenschaftenfenster 9 2.4.6 Aktivierreihenfolge der Felder 9 2.5 Formulareigenschaften 10 2.6 Steuerelement-Eigenschaften (Beispiel Textfeld) 10 2.7 Bedingte Formatierungen 11 3. Besondere Steuerelemente 12 3.1 Optionsgruppen 12 3.2 Registerkarten 12 3.3 Kombinations- und Listenfelder 13 3.3.1 Kombinationsfeld erstellen (Assistent) 13 3.3.2 Besondere Eigenschaften eines Kombinationsfeldes 14 3.4 Haupt-/ Unterformulare 15 3.4.1 Erstellen eines Haupt-/Unterformulars 15 3.4.2 Besondere Eigenschaften eines Unterformularsteuerelements 16 4. Berichte 17 4.1 Berichte erstellen 17 4.2 Bereiche der Berichte 17 4.3 Besondere Eigenschaften der Berichte 18 5. Fehlerprüfung (nur Access 2003) 19 6. Ausdrücke in Steuerelementen 19 7. Standardformate, Gestaltungsvorlagen 20 7.1 Standardvorlagen für Formulare und Berichte 20 7.2 Autoformate 20 7.3 Standardeigenschaften eines Steuerelementtyps 20 Lernmaterial 21 Tipps & Tricks 21 Softwarehilfe (Mail-Hotline) 21

Software-Ergonomie

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1. Software-Ergonomie

1.1 Gestaltungsgrundsätze

(nach DIN 66234 – Teil 8 (ISO 9241)) Aufgabenangemessenheit

Die Benutzungsoberfläche sollte so gestaltet sein, dass sie die Erledigung der Arbeitsaufgabe unterstützt, ohne die Benutzer durch die Oberfläche selbst zusätzlich zu belasten.

Selbstbeschreibungsfähigkeit

Die Benutzungsoberfläche sollte so gestaltet sein, dass jeder einzelne Schritt unmittelbar verständlich ist oder die Benutzer auf Verlangen entsprechende Erläuterungen erhalten können.

Steuerbarkeit

Die Benutzungsoberfläche sollte so gestaltet sein, dass die Benutzer die Geschwindigkeit des Ablaufs sowie die Wahl und Reihenfolge der Befehle beeinflussen können.

Erwartungskonformität

Die Benutzungsoberfläche sollte so gestaltet sein, dass sie den Erwar-tungen der Benutzer entspricht, die sie aus der Erfahrung mit Arbeits-abläufen mitbringen und die sich im Umgang mit der Anwendung bilden.

Fehlerrobustheit

Die Benutzungsoberfläche sollte so gestaltet werden, dass fehlerhafte Eingaben mit geringem Aufwand korrigiert werden können. Eingaben der Benutzer dürfen nicht zu undefinierbaren Systemzuständen oder zu Systemzusammenbrüchen führen.

Lernförderlichkeit

Die Benutzungsoberfläche muss so gestaltet sein, dass das Lernen ermöglicht (und zum Lernen ermutigt) wird.

Individualisierbarkeit

Die Benutzungsoberfläche muss so gestaltet sein, dass eine individuelle Anpassung an die einzelne Benutzerin / den einzelnen Benutzer möglich ist.

Software-Ergonomie

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1.2 Darstellungsmittel zur Maskengestaltung

(nach Barbara Lauer: Software-Ergonomie in der Praxis)

Hervorhebung

Die Hervorhebung von Information dient einer guten Orientierung und er-möglicht eine schnelle Trennung von wichtiger und unwichtiger Infor-mation. Hervorhebungen können erreicht werden durch: - abweichende Zeichenform, z. B. Großbuchstaben - Umrandungen - Variation der Abstände - separate Flächenbelegung auf dem Bildschirm - Farbe - Blinken - Feldinvertierung

Nicht mehr als 10 bis 20% aller Einzelinformationen hervorheben!

Schriftarten

Es ist eine Schriftart auszuwählen, die innerhalb der Anwendung durch-gängig verwendet wird. Abweichungen von dieser Schrift haben definierte Bedeutung (z. B. kursive Darstellung zur Fehlerkennzeichnung).

Farbe Zur Hervorhebung von Feldern oder zur Abgrenzung zusammengehöriger Informationen können Farben verwendet werden. Die Farbgebung ist in der Anwendung nur in durchgehend gleichartiger Bedeutung zu verwenden. Relevante Informationen mit starkem, irrelevante Informationen mit schwachem Kontrast darstellen. Farben sparsam verwenden; nicht mehr als 5 Farben.

Invertierung

Von Invertierung soll in einer Anwendung möglichst sparsam Gebrauch ge-macht werden. Invertierungen nur in durchgehend gleichartiger Bedeutung verwenden.

Hintergrund Der Hintergrund soll in Helligkeit und Farbe einheitlich sein. Zur Unter-scheidung sachlich und räumlich zusammenhängender Bildschirmteile kann eine besondere Helligkeitsstufe oder Farbe verwendet werden. Sparsam verwenden!

Blöcke

Inhaltlich Zusammenhängendes soll auch optisch als (Unter-)Einheit dar-gestellt werden. Wenn Blöcke gebildet werden, erhöht das die Übersicht auf dem Bildschirm, verbessert die Lesbarkeit und verringert die Fehlerhäufig-keit.

Gestaltgesetze zur Gruppierung: – Einfachheit – Regelmäßigkeit – inneres Gleichgewicht – Geschlossenheit – Nähe – Symmetrie – Gleichartigkeit.

Formulare

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2. Formulare

2.1 Formulare erstellen

1. Klick auf Neu

2. Wählen Sie eine Option zur Formular-Erstellung (siehe unten).

3. Wählen Sie die Daten-herkunft (Abfrage oder Tabelle).

Entwurfsansicht

Sie erstellen ein völlig leeres Formular. Alle Elemente fügen Sie manuell ein und positionieren sie im Formular-Entwurf.

Formular-Assistent

Über den Assistenten werden Felder in der gewünschten Reihenfolge gewählt und verschiedene Gestaltungsvorgaben ausgewählt.

AutoFormular Einspaltig Tabellarisch Datenblatt

Diese Assistenten erstellen automatisch voreingestellte Formulare. Anpassungen sind nur nachträglich in der Entwurfsansicht möglich.

Diagramm- PivotTable- Assistent Assistent

Spezielle Assistenten unter Nutzung der Programme MS Graph bzw. MS Excel

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Formulare

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2.2 Ansichten eines Formulars

Entwurfsansicht des Formulars:

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Detailbereich

Textfelder

Bezeichnungsfelder

Formularansicht des Formulars: Datenblattansicht des Formulars:

Formulare

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2.3 Steuerelemente verändern

Hinweis Steuerelemente können / sollten nur in der Entwurfs-ansicht verändert werden!

Markieren von Steuerelementen

Bevor Steuerelemente verändert werden können, müssen sie markiert werden. Dazu klicken Sie mit der Maus auf das entsprechende Element. Das Steuerelement (und das zugehörige Bezeichnungsfeld) erhalten einen Positionsrahmen.

Um mehrere Elemente zu markieren, bieten sich verschiedene Methoden an: - Steuerelemente bei gedrückter Umschalt-Taste anklicken. - Mit der Maus einen Rahmen aufziehen, der alle Steuerelemente erfasst,

die Sie bearbeiten wollen. - Durch Klick im Lineal eine Linie kennzeichnen, die alle Steuerelemente

markiert, die diese berühren.

Größe eines Steuerelementes verändern Die kleinen Quadrate des Positionsrahmens dienen zur Änderung der Größe (in der Mitte nur Höhe bzw. Breite, an den Ecken gleich-zeitig Höhe und Breite). Der Mauszeiger hat dabei die Pfeilform.

Verschieben von Steuerelementen Bewegen Sie den Mauszeiger auf ein mar-kiertes Steuerelement. Wenn der Mauszeiger die Form einer geöffneten Hand annimmt, können Sie das gesamte Element verschie-ben. Sind mehrere Steuerelemente markiert, werden sie alle verschoben.

Die etwas größeren Quadrate links oben an den Steuerelementen (Ziehpunkte) dienen zum Verschieben der Einzelelemente. Soll z. B. nur das Bezeichnungsfeld verschoben werden, nutzen Sie den Ziehpunkt oben links. Der Mauszeiger nimmt die Form eines Zeige-fingers an.

Am genauesten lassen sich die Steuerelemente über das Eigenschaften-fenster (siehe Seite 9)platzieren; dort können der linke obere Rand sowie Breite und Höhe eingetragen werden.

Über Format > Ausrichten können Sie Funktionen zur Ausrichtung meh-rerer markierter Steuerelemente nutzen.

Aktion rückgängig machen Versehentliche Aktionen können unmittelbar anschließend rückgängig ge-macht werden (aber nur die jeweils letzte Aktion!). Sie erreichen dies im Menü Bearbeiten > Rückgängig, über das Symbol in der Symbolleiste

oder mit der Tastenkombination + .

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Formulare

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2.4 Werkzeuge zur Formulargestaltung

2.4.1 Toolbox

Einblenden der Symbolleiste Toolbox über Ansicht > Toolbox

oder über .

Klicken Sie auf das Symbol für den Typ des Steuerelements, das Sie ein-fügen wollen. Klicken Sie dann an die Stelle des Formulars, an der Sie das Element einfügen wollen.

Objekte markieren

Bezeichnungsfeld

Optionsgruppe

Optionsfeld

Kombinationsfeld

Befehlsschaltfläche

Objektfeld

Seitenwechsel

Unterformular /-bericht

Rechteck

Steuerelement-Assistenten 1

Textfeld

Umschaltfläche

Kontrollkästchen

Listenfeld

Bild

Gebundenes Objektfeld

Registersteuerelement

Linie

Weitere Steuerelemente 2

1 Assistenten sind für einzelne Arten von Steuerelementen vorhanden

2 Umfang und Nutzbarkeit der weiteren Steuerelemente ist von der Installation abhängig

2.4.2 Feldliste

Einblenden über Ansicht > Feldliste oder über .

Um gebundene Steuerelemente, die jeweils einen Feldinhalt darstellen, zu erstellen, ziehen Sie das gewünschte Feld aus der Feld-liste an die entsprechende Stelle im Formular.

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Formulare

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2.4.3 Symbolleiste Formatierung

1 2 3 4 5

1 Füll- / Hintergrundfarbe 2 Schrift- / Vordergrundfarbe 3 Linien- / Rahmenfarbe 4 Linien- / Rahmenbreite 5 Spezialeffekt (z.B. vertieft, schattiert)

Falls die Symbolleiste in der Entwurfsansicht des Formulars nicht angezeigt werden sollte, blenden Sie sie über den Menüpunkt Ansicht > Symbolleisten ein.

2.4.4 Menü Format

2.4.5 Eigenschaftenfenster

Einblenden:Ansicht > Eigenschaften

oder über

Eigenschaften des Formulars, der Berei-che des Formulars und aller Steuerele-mente können eingestellt werden.

2.4.6 Aktivierreihenfolge der Felder

Aktivierreihenfolge der Felder festlegen: Ansicht > Aktivierreihenfolge.

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Formulare

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2.5 Formulareigenschaften

Dateneigenschaften Formateigenschaften

Andere Eigenschaften

2.6 Steuerelement-Eigenschaften (Beispiel Textfeld)

Dateneigenschaften Formateigenschaften

Andere Eigenschaften

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Formulare

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2.7 Bedingte Formatierungen

In Abhängigkeit von Dateninhalten können Datenfelder im Hinblick auf die

- Formate Fett, Kursiv und Unterstrichen,

- Schrift- und Hintergrundfarbe und

- Aktivierung / Deaktivierung

formatiert werden.

Das Feld bzw. die Felder werden markiert und das Dialogfeld wird über Format > Bedingte Formatierung geöffnet.

Bedingte Formatierung in Abhängigkeit von dem Feldinhalt:

Bedingte Formatierung in Abhängigkeit vom Zutreffen eines Vergleichsausdrucks:

Formatierung bei Aktivierung des Feldes (Focus-Erhalt)

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Besondere Steuerelemente

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3. Besondere Steuerelemente

3.1 Optionsgruppen

Optionsgruppen enthalten Kontrollkästchen, Umschaltflächen oder Opti-onsfelder, mit denen eine Option gewählt werden kann. Sie stellen häufig verschiedene Werte eines Feldes dar.

Im Beispiel werden die Werte 1 bis 4 des Feldes Kursart dargestellt, bzw. Änderungen werden mit diesen Werten im Feld vorgenommen.

Dateneigenschaften … einer Optionsgruppe (der Rahmen): eines Optionsfeldes:

3.2 Registerkarten

Registersteuerelemente umfassen mehrere Seiten, die wiederum alle an-deren Arten von Steuerelementen aufnehmen können.

Steuerelemente werden auf den Seiten über die Feldliste oder über die Toolbox platziert. Es ist nicht möglich, Felder auf eine Seite des Registers zu ziehen. Ein vorhandenes Feld muss zuerst ausgeschnitten werden, dann wird die gewünschte Seite gewählt und das Feld wird eingefügt.

Viele Funktionen zum Bearbeiten des Registersteuer-elements sind ausschließlich über das Kontextmenü (rechte Maustaste) zu erreichen. Dabei ist bedeutsam, ob das gesamte Steuerelement oder ob eine einzelne Seite markiert ist. Beispiele sind das Hinzufügen, Lö-schen oder Ändern der Reihenfolge von Registerkarten, das Ändern der Aktivierreihenfolge auf einer Seite.

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Besondere Steuerelemente

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Andere Einstellungen z. B. zur Be-schriftung der "Reiter" oder die Verteilung der Karten über mehrere Zeilen finden sich in den Eigen-schaften.

3.3 Kombinations- und Listenfelder

Kombinations- und Listenfelder werden eingesetzt, um Werte aus einer Liste auszuwählen. Die Werte der Liste können aus einer festen Werteliste oder aus einer Datenquelle (in der Regel einer Abfrage) kommen. Werte-listen werden verwendet, wenn es nur wenige Optionen gibt, die sich kaum ändern werden.

Kombinations- und Listenfelder können u. a. in Formularen verwendet wer-den, um Daten aus Fremd-Tabellen/Abfragen anzuzeigen bzw. einzufügen. Der Inhalt eines Kombinations- bzw. Listenfeldes kann wie bei Textfeldern an ein Datenfeld der Tabelle/Abfrage, die dem Formular zugrunde liegt, ge-bunden sein.

Die angezeigte sortierte Liste ist das Ergebnis ei-ner Abfrage zu den Dienststellenangaben. Der ausgewählte Wert (050) wird an das gebundene Feld (hier BKZ der Teilnehmer-Daten) übergeben.

3.3.1 Kombinationsfeld erstellen (Assistent)

Bei der Erstellung eines Kombinationsfeldes gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Erstellen Sie eine Abfrage für die Anzeige der Liste im Kombinations-feld.

2. Wählen Sie in der Toolbox das Symbol für ein Kombinationsfeld und klicken Sie an die passende Stelle im Formularentwurf.

3. Geben Sie die erforderlichen Angaben für den Kombinationsfeldassistenten ein:

– Herkunft der Daten für die Liste des Kombinationsfeldes (Tabelle/ Abfrage oder eigene Werteliste)

– Wählen Sie die Tabelle bzw. Abfrage aus bzw. geben Sie die Werte-liste ein.

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Besondere Steuerelemente

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– Wählen Sie die Felder aus, die im Kombinationsfeld angezeigt wer-den sollen.

– Legen Sie die Breite der Spalten durch Ziehen der Begrenzungs-linien fest.

– Geben Sie die Spalte an, deren Wert im Formular verwendet werden soll (in der Regel ein Schlüsselfeld).

– Geben Sie das Feld an, in dem der eingegebene Wert gespeichert werden soll. Es muss sich um ein Feld aus der Abfrage oder Tabelle handeln, auf der das Formular basiert.

– Geben Sie die Bezeichnung des Feldes ein.

4. Kontrollieren bzw. ergänzen Sie die Eigenschaften des Kombinations-feldes. Hierbei sind vor allem die Daten-Eigenschaften von Bedeutung. Mit der Option Nur Listeneinträge können Sie verhindern, dass Werte eingegeben werden, die nicht im Kombinationsfeld angezeigt werden.

3.3.2 Besondere Eigenschaften eines Kombinationsfeldes

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Besondere Steuerelemente

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3.4 Haupt-/ Unterformulare

Ein Unterformular ist ein in ein anderes Formular eingefügtes Formular. Unterformulare eignen sich besonders zum Anzeigen von Daten aus Tabellen oder Abfragen mit einer 1:n-Beziehung. Das Hauptformular zeigt dabei die Daten der 1-Seite, das Unterformular die Daten der n-Seite der Beziehung.

Haupt-/Unterformulare können auf bis zu 7 Ebenen geschachtelt werden – mehr als drei Ebenen sind aber kaum sinnvoll (Übersicht, Bedienbarkeit).

Wenn von den Feldern des Hauptformulars zu einem Unterformular ge-wechselt wird, werden die Änderungen im Hauptformular automatisch ge-speichert. Dies ist erforderlich, damit es immer einen Datensatz der 1-Seite gibt, bevor die n-Seite bearbeitet wird.

3.4.1 Erstellen eines Haupt-/Unterformulars

Es gibt mehrere Vorgehensweisen. Zur Unterstützung gibt es den Formu-larassistenten (Abfragen > Neu) und den Steuerelementassistenten in der Toolbox. Im Folgenden wird die Nutzung des Steuerelementassistenten beschrieben.

- Erstellen Sie eine Abfrage für das Hauptformular. Die Abfrage muss das Feld beinhalten, das für die Verknüpfung mit dem Hauptformular ge-nutzt werden soll (Primärschlüssel).

- Erstellen Sie eine Abfrage für das Unterformular. Die Abfrage muss das Feld beinhalten, das für die Verknüpfung mit dem Unterformular genutzt werden soll (Fremdschlüssel).

- Erstellen Sie das Hauptformular. Das Feld mit der Verknüpfungsinfor-mation muss nicht zwingend im Formular enthalten sein. Aktivieren Sie in der Toolbox den Steuerelementassistenten und wählen Sie den Objekttyp Unterformular. Klicken Sie an die entsprechende Stelle im Hauptformular. Falls Sie bereits ein geeignetes Formular erstellt haben, können Sie es auswählen und vom Assistenten einbauen lassen. Andernfalls wählen Sie die Option Tabelle/Abfrage. Wählen Sie die Ab-frage und die Datenfelder aus. Das Feld für die Verknüpfung mit dem Hauptformular muss auch ausgewählt werden. Der Assistent schlägt eine Verknüpfung vor. Entscheiden Sie sich für Eigene definieren und wählen Sie die Felder für die Verknüpfung aus.

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Besondere Steuerelemente

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- Der Steuerelementassistent erstellt ein Formular in der Datenblattan-sicht und fügt es im Hauptformular ein. Das Unterformular wird als ei-genständiges Formular gespeichert. Im Hauptformular befindet sich ein Steuerelement als "Platzhalter" für das Unterformular. Passen Sie die Größe des Unterformular-Steuerele-ments an. Das Unterformular kann hier direkt bearbeitet werden. Diese Änderun-gen müssen aber gesondert gespeichert werden.

3.4.2 Besondere Eigenschaften eines Unterformularsteuerelements

Hinweis Bleibt das Unterformular bei allen Datensätzen leer, wer-

den im Unterformular immer alle Datensätze angezeigt oder erscheint beim Aufruf des Formulars eine unbeab-sichtigte Parameterabfrage, dann hat die Verknüpfung nicht geklappt. Überprüfen Sie die Schreibweise der Feld-angaben bei Verknüpfen von und bei Verknüpfen nach. Überprüfen Sie, ob die Felder in den entsprechenden Ta-bellen/Abfragen tatsächlich enthalten sind und in der Da-tenblattansicht der Abfragen angezeigt werden.

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Berichte

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4. Berichte

Mit Berichten präsentieren Sie Daten in gedruckter Form.

Sie sind in der Regel an Tabellen oder Abfragen gebunden und bieten viele Möglichkeiten der Gestaltung im Hinblick auf den Ausdruck. Im Unterschied zu Formularen können die Berichte die Daten selbst sortieren; dies geschieht unabhängig von der Sortierfolge der Datenquelle. Darüber hinaus können Berichte die Daten gruppieren und dabei - anders als Abfragen - mehrere Gruppierungsebenen darstellen.

4.1 Berichte erstellen

Erstellen Sie zunächst eine Abfrage, die die für den Bericht erforderlichen Daten aus einer oder mehreren Tabellen zusammenstellt und auswählt. Diese Abfrage muss keine Sortierungen, Gruppierungen und Auswertungen enthalten.

Einen neuen Bericht erstellen Sie mit Hilfe des Berichtsassistenten. Dieser bietet viele Variationsmöglichkeiten - insbesondere im Hinblick auf Gruppierungen. Das Layout des Berichts passen Sie an. Dabei stehen die gleichen Werkzeuge wie bei der Gestaltung von Formularen zur Verfügung.

4.2 Bereiche der Berichte

Berichtskopf/-fuß

Der Berichtskopf wird einmal am Anfang des Berichts auf der ersten Seite für Überschriften, Erstellungsdatum u. ä. ausgegeben. Der Berichtsfuß wird einmal am Ende des Berichts auf der letzten Seite ausgegeben. Er enthält normalerweise Zusammenfassungen.

Berichtskopf und -fuß werden in der Entwurfsansicht über Ansicht > Be-richtskopf-/Fuß eingeschaltet.

Seitenkopf/-fuß

Der Seitenkopf wird auf jeder Seite ausgegeben Er wird für Spaltenüber-schriften, Seitenzahlen usw. verwendet. Der Seitenfuß wird am Ende jeder Seite ausgegeben.

Seitenkopf und -fuß werden in der Entwurfsansicht über Ansicht > Seitenkopf-/Fuß eingeschaltet.

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Berichte

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Auf den Seiten, auf denen ein Berichtskopf oder -fuß erscheint, lässt sich die Ausgabe des Seitenkopfes bzw. -fußes unterbinden. Die entsprechen-den Einstellungen werden in den Eigenschaften des Berichts vorgenommen.

Detailbereich

Im Detailbereich werden die Daten der einzelnen Datensätze angezeigt. Sollen im Bericht nur zusammenfassende Informationen enthalten sein, müssen die für die Berechnungen erforderlichen Felder im Detailbereich vorhanden sein, der gesamte Bereich wird aber nicht angezeigt.

Gruppenkopf/-fuß

Gruppierungen werden über Ansicht > Sortieren und Gruppieren ange-legt. Über die Eigenschaften können Sie hier die Gruppenköpfe und / oder Gruppenfüße einblenden.

Bei Gruppierungen können bei jedem Gruppenwechsel Gruppenkopf bzw. Gruppenfuß für Überschriften bzw. Auswertungen mit Aggregatfunktionen wie Anzahl oder Summe verwendet werden.

4.3 Besondere Eigenschaften der Berichte

Formateigenschaften des Berichts

von Kopf- / Fußbereichen

von Feldern (hier Textfeld)

auf der Registerkarte Andere:

Datensätze sperren

auf der Registerkarte Andere:

- Laufende Summe - Vertikal

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Fehlerprüfung (nur Access 2003)

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5. Fehlerprüfung (nur Access 2003)

Wenn die automatische Fehlerprüfung in Formularen und Berichten akti-viert ist (dies ist die Standardeinstellung), werden Steuerelemente mit er-kannten Fehlern mit einem kleinen grünen Dreieck gekennzeichnet.

Ist dieses Steuerelement markiert, werden zusätzlich das Achtung-Symbol und ein Tooltipp mit der Beschreibung des Fehlers eingeblendet.

Über die Schaltfläche hinter dem Achtung-Symbol kann ein Menü aufgeklappt wer-den, über das u. a. eine automatische Fehlerbehebung möglich ist. Die hier auf-geführten Funktionen unterscheiden sich je nach Fehlertyp.

6. Ausdrücke in Steuerelementen

Steuerelemente, die üblicherweise den Inhalt eines Datenfeldes anzeigen (z. B. Textfelder), können auch genutzt werden, um das Ergebnis eines Ausdrucks darzustellen. In Ausdrücken können verschiedene Elemente zu-sammengestellt oder Funktionen aufgerufen werden. Ausführliche Hinweise zu Ausdrücken und Funktionen finden Sie in dem Lernmaterial Auswerten und Berechnen in Datenbankanwendungen (MS Access).

Ausdrücke werden bei der Eigenschaft Steuerelementinhalt eingetragen und beginnen immer mit =.

Beispiele:

= [Kosten] * 1,1 die Kosten werden in der Darstellung um 10% erhöht

= Jahr([Geburtsdatum]) stellt nur das Geburtsjahr dar

Steuerelemente, bei denen Daten durch Ausdrücke aufbereitet werden, können nicht dazu genutzt werden, Daten zu ändern oder zu erfassen.

In Fußbereichen von Formularen, Berichten oder Gruppierungen können in den Ausdrücken auch Aggregatfunktionen eingesetzt werden.

Beispiele:

= Anzahl(*) Gibt die Anzahl der Datensätze im Detailbereich aus.

= Summe([Kosten]) Errechnet die Summe des Datenfeldes Kosten für alle Datensätze im Detailbereich

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Standardformate, Gestaltungsvorlagen

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7. Standardformate, Gestaltungsvorlagen

Beim Erstellen von Formularen und Berichten und beim Einfügen neuer Steuerelemente verwendet MS Access festgelegte Standardeinstellungen und Formate. Diese Vorgaben können angepasst werden.

7.1 Standardvorlagen für Formulare und Berichte

Wenn Sie ein Formular oder einen Bericht ohne Verwendung eines Assis-tenten erstellen, können Einstellungen zu den Abschnitten des Formulars oder Berichts und die Standardeigenschaften von einem vorhandenen For-mular bzw. Bericht als Vorlage genutzt werden.

Dazu erstellen Sie ein (Muster-)Formular / Bericht, nehmen die gewünsch-ten Einstellungen und Formatierungen vor und speichern das Objekt. Bei Extras > Optionen tragen Sie auf der Registerkarte Formulare / Berichte den Namen des Formulars / Berichts als Vorlage ein.

Damit wird dieses Objekt als Vorlage für Neue verwendet. Einträge und Änderungen der Optionen haben keine Auswirkungen auf vorhandene For-mulare oder Berichte.

7.2 Autoformate

Die Assistenten zum Erstellen von Formularen und Berichten bieten eine Auswahl vordefinierter Autoformate für die Gestaltung an. Diese können auch nachträglich für vorhandene Formulare / Berichte über Format > Autoformat genutzt werden.

Die meisten angebotenen Formate sind unter ergonomischen Gesichts-punkten unakzeptabel. Über die Schaltfläche Anpassen … können Sie vor-handene Formate ändern oder eigene definieren. Grundlage ist immer ein schon gestaltetes Objekt, das in der Entwurfsansicht geöffnet ist. Eigene Autoformate werden künftig auch in den Auswahllisten der Assis-tenten aufgeführt.

7.3 Standardeigenschaften eines Steuerelementtyps

Blenden Sie in der Entwurfsansicht das Eigenschaftenfenster und die Toolbox ein.

Wählen Sie in der Toolbox den Steuerelementtyp (z. B. Textfeld) aus. Im Titel des Eigenschaften-fensters wird Standard: … ange-zeigt. Nehmern Sie jetzt die ge-wünschten Einstellungen vor. Diese wirken dann künftig bei jedem Anlegen eines neuen Steu-erelements.

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Lernmaterial

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Lernmaterial

Lernmaterial – Schulungsunterlagen, Übungsdateien, Lernprogramme und Tipps & Tricks – finden Sie unter der Adresse

http://www.afz.bremen.de/lernen

Wählen Sie das gewünschte Thema über die Menü-struktur oder über die Liste, die Sie über die Infobox Gesamtliste im Hauptmenüpunkt Lernmaterial er-reichen können.

Sie können Themen nachschlagen, Ihre Kenntnisse aktualisieren (z. B. bei neuer Programm-version) oder sich zusätzliche Themen erarbeiten.

Sie können Lernmaterial als PDF-Dokumente (Symbol ) am Bildschirm lesen, auf Ihrem Computer speichern oder ausdrucken. Zum Teil stellen wir zusätzlich Übungsdateien in "gepackter" Form (Zip-Archiv, Symbol ) zur Verfügung.

Zu einzelnen Themen sind Lernprogramme vorhanden, erkennbar an dem Symbol . Die einzelnen Lerneinheiten dauern 2 bis maximal 15 Minuten und können bei Bedarf am Arbeitsplatz genutzt werden.

Tipps & Tricks

Oft sind es die kleinen Dinge, die die Arbeit am PC erleichtern. Dazu haben wir Tipps und Tricks zusammengestellt. Vielleicht finden Sie hier et-was, um Ihre Arbeit effektiver zu gestalten.

Softwarehilfe (Mail-Hotline)

Wenden Sie sich mit Ihren Fragen, Problemstellungen oder Fehlermeldungen an

software-hilfe@afz.bremen.de

Beschreiben Sie Ihre Frage bzw. die Fehlersituation und Ihre bisherige Vorgehensweise und fügen Sie die Dateien im Original-Dateiformat als Anlage bei. Wir beantworten Ihre Fragen so schnell wie möglich, in jedem Fall melden wir uns innerhalb weniger Tage bei Ihnen.

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