FORMULARIOS CORRESPONDENCIA A TRAVÉS DE ......externa de la Asamblea Nacional, con el propósito de brindar un servicio de calidad, eficiente y eficaz. FUNCIONES - Recibir, clasificar

FORMULARIOS

PROCEDIMIENTO PARA EL ENVÍO DE CORRESPONDENCIA A TRAVÉS DE LOS SERVICIOS POSTALES

PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL REGISTRO Y DISTRIBUCION DE PERIÓDICOS

PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA QUE INGRESA A LA INSTITUCIÓN

PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA EXTERNA

PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA INTERNA

ESTRUCTURA

POLÍTICAS

BASE LEGAL

OBJETIVOS

GENERALIDADES

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA

ASAMBLEA NACIONAL

RUBEN DE LEÓN SÁNCHEZ

PRESIDENTE

LUIS EDUARDO QUIRÓS

PRIMER VICEPRESIDENTE

YANIBEL ÁBREGO SMITH

SEGUNDA VICEPRESIDENTE

FRANZ O. WEVER Z.

SECRETARIO GENERAL

ANELIS BERNAL

SUBSECRETARIA GENERAL

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

LICDA. LUZ MARINA NAVARRO GUTIÉRREZ DIRECTORA

EQUIPO TÉCNICO

LICDA. BERTA HISLOP ANALISTA

LICDA. MARKELDA CAÑIZALES ANALISTA

LICDA. MELINA OROCÚ ANALISTA

TEC. GLORIA GIL ASISTENTE ADMINISTRATIVA

SEÑORA MATILDA BUSTAMANTE SECRETARIA

POR LA DIRECCIÓN DE DOCUMENTACIÓN Y PUBLICACIONES

LICDA. REBECA SAONA DIRECTORA

SEÑORA CARMEN ORTEGA JEFA DEL DEPARTAMENTO DE

CORRESPONDENCIA

REVISADO POR:

DEPARTAMENTO DE CORRECCIÓN Y ESTILO

DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE ASERORÍA EN ASUNTOS PLENARIOS

LICDA. ROSAURA RIVERA CORRECTORA

2016

ÍNDICE

Página

INTRODUCCIÓN i

I. Generalidades 1

Objetivo del manual 1

Ámbito de aplicación 1

II. Base legal 1

III. Estructura 3

IV. Funciones 5

V. Políticas 7

VI. Responsabilidad 8

VII. Servicios de correspondencia 8

VIII. Recepción de correspondencia 8

IX. Trámite o distribución de correspondencia 9

X. Servicio de correo postal 10

XI. Clasificación de correspondencia por su contenido 11

XII. Clasificación de correspondencia según su origen 11

XIII. Procedimientos y mapeos 13

Procedimiento para la distribución de la correspondencia interna 14 Mapeo 16 Procedimiento para la distribución de la correspondencia externa 17 Mapeo 19 Procedimiento para realizar el registro de correspondencia oficial

externa que ingresa a la Institución 20 Mapeo 23 Procedimiento para realizar el registro y distribución de los periódicos 24 Mapeo 26 Procedimiento para el envío de correspondencia a través del servicio Postal 27 Mapeo 29

XIV. Anexos 30

Formularios e instructivos

INTRODUCCIÓN

El Manual de Procedimiento del Departamento de Correspondencia ha sido elaborado

conforme a las normas vigentes y los procedimientos que se deben aplicar para la

recolección, registro y distribución de las comunicaciones escritas en el desarrollo de las

funciones relacionadas con la correspondencia.

Los procedimientos adoptados en este Manual se deben aplicar en los procesos de flujo de

las comunicaciones escritas, para lograr agilidad en la distribución oportuna y eficiente en

la toma de decisiones de la Entidad, por esta razón se expresan en forma clara y sencilla

los pasos a seguir para el desarrollo de sus funciones.

Este Manual también describe las funciones, actividades, procesos, mapeos, formularios e

instructivos que intervienen en esta actividad, precisando la responsabilidad de los

funcionarios involucrados.

El Manual es un importante instructivo que deben conocer todos los funcionarios de la

Asamblea Nacional; su aplicación es de carácter obligatorio para toda persona que produzca

documentos de carácter institucional.

Este Manual se caracteriza por su flexibilidad, ya que permite modificaciones y

adecuaciones con el fin de garantizar su vigencia.

i

MANUAL DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA 2016

DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL ASAMBLEA NACIONAL DE PANAMÁ Página 1

I. GENERALIDADES

Para poder desempeñar adecuadamente las actividades cotidianas dentro de una

institución debemos establecer normas institucionales para las comunicaciones;

internas y externas, que regulen la distribución adecuada de los documentos.

En este sentido, la organización y administración de la correspondencia recibida y

de la correspondencia enviada, debe regirse por normas que salvaguarde sus

valores.

1.1. Objetivos del Manual

Fijar políticas, responsabilidades y procedimientos para la gestión de recepción,

distribución y seguimiento de la correspondencia institucional.

1.2. Ámbito de aplicación

El acatamiento del presente Manual es de carácter obligatorio para todos los

servidores de la Institución, que en ejercicio de sus funciones y responsabilidades

asignadas, produzcan, tramiten o manejen algún tipo de información y/o

documentación institucional.

II. BASE LEGAL

El presente Manual se ha elaborado bajo las normas vigentes, contempladas en la

Constitución Política de Panamá, en las leyes y acuerdos reglamentarios expedidos por la

Asamblea Nacional.

- Constitución Política de la República de Panamá de 1972, reformada por los Actos

Reformatorios de 1978, por el Acto Constitucional de 1983 y los Actos Legislativos 1

de 1993 y 2 de 1994; y por el Acto Legislativo N° 1 de 2004.

- Ley 16 de 17 de febrero de 1998, Por la cual se reforma el Texto Único del

Reglamento Orgánico del Régimen Interno de la Asamblea Legislativa (G. O. 23,539



de 11 de mayo de 1998).

- Ley 35 de 30 de julio de 1999, Por la cual se modifica el Reglamento Orgánico del

Régimen Interno de la Asamblea Legislativa (G. O. 23,855 de 3 de agosto de 1999).

- Resolución N° 42 de 9 de junio de 1998, Por la cual se aprueba la nueva estructura

administrativa del Órgano Legislativo.

- Resolución N° 8 del 5 de octubre de 1998, Por la cual se realiza modificaciones a la

Resolución N° 42 de 9 de junio de 1998 en la nomenclatura del Departamento de

Archivo y Correspondencia, estructura y reubicación.

- Resolución N° 80 de 9 de agosto de 2001, Por la cual se modifica la estructura

organizativa de la Asamblea Legislativa.

- Resolución Nº 117 de 7 de agosto de 2002, Por la cual se modifica la estructura

organizativa de la Asamblea Legislativa y modifica la resolución Nº.80 de 9 de agosto

de 2001 y a todas las que les sean contrarias.

- Resolución Nº 263 del 30 de junio de 2008, Por la cual se modifica la estructura

organizativa de la Asamblea Nacional y modifica la Resolución Nº117 de 7 de agosto

de 2002 y a todas las que les sean contrarias.

- Resolución N° 52 de 12 de agosto de 2009, Por la cual la Directiva de la Asamblea

Nacional deroga la Resolución N° 263 de 30 de junio de 2008, modificada por la

Resolución N° 314 de 14 de agosto de 2008 y modifica la Resolución N° 216 de 5 de

julio de 2007.


organizativa de la Asamblea Nacional.


organizativa de la Asamblea Nacional.

- Resolución N° 99 de 14 de septiembre de 2015, Que modifica la estructura

organizativa y crea la Dirección de Cultura y Deportes de la Asamblea Nacional.



III. ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA



ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE DOCUMENTACIÓN Y

PUBLICACIONES

DEPARTAMENTO DE

CORRESPONDENCIA



IV. FUNCIONES



DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA

OBJETIVO

Asegurar la recepción y distribución de la correspondencia y servicios de mensajería interna y

externa de la Asamblea Nacional, con el propósito de brindar un servicio de calidad, eficiente

y eficaz.

FUNCIONES

- Recibir, clasificar y distribuir la correspondencia, a todas las unidades administrativas de

la Asamblea Nacional, incluyendo la de los Diputados y Diputadas y demás

funcionarios de la Institución, cuando así lo soliciten.

- Recibir, clasificar, distribuir y controlar toda la correspondencia, tanto parlamentaria y

administrativa.

- Elaborar los informes de la distribución de periódicos y de la correspondencia

parlamentaria y administrativa.

- Realizar los servicios de mensajería a nivel interno y externo.

- Coordinar el servicio de distribución de correspondencia de la Institución.

- Velar por el buen desarrollo de las actividades administrativas de distribución del

servicio de mensajería.

- Efectuar reuniones periódicas con el personal subalterno para dar seguimiento y

conocer resultados de las actividades que se ejecutan.

- Elaborar el plan anual de trabajo de sus actividades y proyectos F-01A

- Confeccionar los informes de seguimiento sobre la ejecución de sus labores F-02A.

- Elaborar los informes de evaluación de resultados F-03A.

- Formular el anteproyecto de presupuesto del Departamento.

- Las demás funciones que se le asignen afines a su área de especialidad.



V. POLÍTICAS

a. El Departamento de Correspondencia deberá contar con personal capacitado y los

medios necesarios para recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las

comunicaciones institucionales, mediante servicios de mensajería interna y externa,

fax, correo electrónico y otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas

por los usuarios y las comunicaciones expedidas por la Asamblea Nacional.

b. La atención al público para la recepción física de las comunicaciones se realizará en

horario de oficina, acorde con sus políticas y necesidades.

Deberá atender al usuario de manera cortés y oportuno.

c. Las comunicaciones institucionales internas deberán tramitarse por correo electrónico,

por documentación en papel, (correspondencia interna impresa) o fotocopiada, para

fines legales o de conservación documental, en tales casos, el original enviado (acuse

de recibo) reposará en la oficina que lo elaboró. Posteriormente, cuando pierda su

vigencia administrativa será remitido al Departamento de Archivo.

d. Todos los colaboradores del Departamento de Correspondencia deberán conocer y

aplicar las normas sobre manejo de correspondencia.

e. El Departamento de Correspondencia designará un colaborador que se encargará de la

recepción, registro y trámite de la correspondencia.

f. En caso de presentarse alguna observación o consulta sobre la correspondencia, la

persona encargada de la Dirección de Documentación y Publicaciones deberá

comunicarse con jefe del Departamento de Correspondencia para su aclaración.



VI. RESPONSABILIDADES

a. La Secretaría General de la Asamblea Nacional es responsable de dirigir, coordinar

y controlar las funciones de comunicaciones y correspondencia, al igual que el

sistema de información documental y la organización de los archivos de las

unidades administrativas.

b. El Departamento de Correspondencia está comprometido en asegurar la gestión

oportuna de distribución de la documentación externa e interna mientras

permanezca bajo su cuidado.

c. El Departamento de Correspondencia es el responsable de velar por la seguridad,

confidencialidad e integridad de la correspondencia que maneja al ser distribuida.

d. Todas las unidades administrativas de la Institución son responsables de elaborar,

recibir y gestionar la documentación conforme a las normas de calidad y a los

parámetros establecidos por la Asamblea Nacional.

VII. SERVICIOS DE CORRESPONDENCIA

El Departamento de Correspondencia presta los siguientes servicios:

a. Recepción, captura y distribución de la correspondencia que recibe la Institución y de

la correspondencia que se genera.

b. Fotocopiado de documentos administrativos.

c. Diligenciar el correo postal.

VIII. RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA

a. Las comunicaciones que ingresen a la Asamblea Nacional, así como las que se

tramiten internamente, deberán ser verificadas por el personal de la oficina

receptora para determinar si es de su competencia, revisando el asunto, anexos,

destino y datos de origen.

b. Al momento de recibir la correspondencia se debe dejar constancia de la fecha y

la hora de recibido, así como el nombre legible de la persona que la recibe (No la

firma).



c. La correspondencia externa de carácter institucional que llegue a la Asamblea

Nacional será verificada, recibida, registrada y distribuida por los funcionarios

del Departamento de Correspondencia.

d. Todas las comunicaciones institucionales recibidas, tanto externas como internas,

deberán ser registradas en la Base de datos del Departamento de Correspondencia,

si hay.

e. La correspondencia externa de carácter confidencial se enviará a la unidad

administrativa correspondiente sin ser abierta, igualmente se registrará en el

formato electrónico o en la Base de datos del Departamento de Correspondencia.

f. Las facturas y cuentas de cobro enviadas por los proveedores a la Asamblea

Nacional serán remitidas a la Dirección General de Administración y Finanzas.

g. La correspondencia personal será recibida, pero no será registrada en la Base de

dato del Departamento de Correspondencia, su distribución se realizará en el

horario establecido para los recorridos de reparto de correspondencia.

h. Los documentos, como folletos, periódicos, afiches, tarjetas de invitación,

muestras de libros, boletines, catálogos, formatos y revistas de promoción, no se

ingresarán a la Base de datos del Departamento de Correspondencia. Las revistas

de suscripción se seleccionarán para su registro.

IX. TRÁMITE DE DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA

a. El Departamento es responsable de organizar, programar y distribuir la

correspondencia de acuerdo en las prioridades y necesidades de la de la Asamblea

Nacional.

b. El Departamento organiza la forma más eficiente para entregar la

correspondencia, en términos de celeridad, economía, eficiencia y eficacia.

Para tal efecto, el Departamento contará con los medios de mensajería electrónica,

mensajería interna y servicios de correo postal nacional e internacional y

transporte, cuando se requiera.



c. Los documentos que, por error, sean remitidos a una oficina diferente a la

destinataria deberán ser reportados inmediatamente al Departamento de

Correspondencia, que los tramitará debidamente con el fin de no dilatar los

trámites institucionales.

d. Las unidades administrativas deberán planear la entrega de la correspondencia

institucional, tanto externa como interna, para realizar su trámite en tiempo

oportuno.

e. La correspondencia, será recogida por el Departamento de Correspondencia

dentro del horario establecido para los recorridos. Cuando en una oficina no se

encuentre el responsable de recibir o entregar la correspondencia, el funcionario

que efectúa el recorrido deberá dejar constancia de la fecha y de la hora en la que

se realizó el recorrido.

f. El Departamento de Correspondencia no asumirá las consecuencias de las

diligencias que no se pudieran realizar oportunamente por falta de planeación o

coordinación de las oficinas responsables de la gestión.

X. SERVICIO DE CORREO POSTAL

a. Diligenciar debidamente los sobres de la correspondencia, de acuerdo con las

pautas establecidas por la Oficina de Correo Postal, con datos claros, correctos,

completos y buena presentación.

b. Entregar al Departamento de Correspondencia la documentación a enviar a través

del servicio de correo postal, antes las 9:00 a.m., para poder tramitarla el mismo

día; después de esta hora, su trámite se hará el día siguiente.

c. Toda correspondencia que se va a enviar a través del servicio de correo postal,

deberá pesarse previamente para establecer su costo.

d. Se elaborará una nota dirigida a la Dirección General de Administración y

Finanzas solicitando el pago del porte postal de la correspondencia y se debe

especificar si es entrega personal, correo ordinario o correo certificado.



e. Cuando los envíos sean masivos; se deberá entregar, mínimo 24 horas antes, al

Departamento de Correspondencia con la información de los destinatarios, para

generar la impresión de las correspondientes guías.

f. El Departamento de Correspondencia deberá conservar las guías de correo como

constancia de su entrega.

g. Registrar las comunicaciones institucionales en la Base de datos del Departamento

de Correspondencia.

XI. CLASIFICACION DE LA CORRESPONDENCIA POR SU CONTENIDO

CORRESPONDENCIA ORDINARIA

Trata asuntos de carácter general, memorandos comunicativos entre las unidades

administrativas, que informan sobre operaciones administrativas, asuntos entre unidades,

ordinarios e información especial, que no se consideren confidenciales, y tarjetas de

invitación.

CORRESPONDENCIA CONFIDENCIAL

Informa sobre temas referentes al personal y trámites administrativos, informes y asuntos de

investigación de carácter directivo, que no deben trascender a otros empleados, y otros

asuntos de índole administrativo que requieren tratamiento reservado de los cuales solo

tendrán conocimiento determinados empleados.

XII. CLASIFICACION DE LA CORRESPONDENCIA POR SU ORIGEN

CORRESPONDENCIA EXTERNA

Es toda clase de comunicación escrita dirigida a entidades, empresas y organismos en la cual

la Asamblea Nacional emite conceptos o decisiones sobre políticas, fija criterios o

especificaciones de alto nivel que comprometen opiniones, recursos y actividades de la

Institución.

De igual manera, comprende a aquella comunicación escrita que versa sobre aspectos o

actividades que surgen de la interrelación entre una entidad externa y una dependencia interna



de la Institución, la cual tiene como fin cumplir o atender una determinada solicitud o un

determinado trámite operativo.

CORRESPONDENCIA INTERNA

Es la comunicación escrita que surge del intercambio de información entre las diferentes

unidades administrativas de la Institución en la que se emiten conceptos, se ordenan trabajos o

actividades, se trazan políticas y se determinan planes específicos a desarrollar.

HORARIO, DISTRIBUCIÓN Y ENTREGA DE LA CORRESPONDENCIA

Una vez registrada la correspondencia, se colocan las que han sido registradas en las rutas, y

se envían a las diferentes unidades administrativas, a través de la mensajería interna en el

horario de: 8:00 a.m. a 12:00 m y de 2:00 p.m. a 4:00 p.m.



XIII. PROCEDIMIENTOS Y MAPEO



ASAMBLEA NACIONAL SECRETARÍA GENERAL


OBJETIVO:

Estandarización de las actividades para la prestación del servicio de distribución de la correspondencia interna de la Asamblea Nacional.

UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y FUNCIONARIOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO

UNIDAD SOLICITANTE

Elabora nota para ser distribuida y la envía al Departamento de Correspondencia con el listado

correspondiente.


Recibe la correspondencia con el listado de los despachos para su distribución.

Revisa la correspondencia recibida y verifica los despachos que se les entregarán la

correspondencia.

Asigna la correspondencia al personal de mensajería para su oportuna distribución.

MENSAJERO

Recibe y verifica el listado vs documentos.

Procede a distribuir la correspondencia a los despachos indicados, según en el listado.

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA

PROCEDIMIENTOS DE DISTRIBUCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA INTERNA

PREPARADO POR: MAGISTRA BERTA HISLOP

REVISADO POR: CARMEN ORTEGA

UNIDAD EJECUTORA

FECHA:26/4/16 PAG.: 1-2

LICENCIADA LUZ MARINA NAVARRO DIRECTORA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

APROBADO POR: MAGÍSTER FRANZ O. WEVER Z.

SECRETARIO GENERAL

VERSIÓN N0. 1

P.A. AN/SG/DDI/CCAC/01



Entrega acuse de recibo a la oficial de correspondencia.

JEFA DEL DEPARTAMENTO

Revisa acuse de recibo y verifica la adecuada distribución, según listado.

Remite acuse de recibo a la unidad solicitante.

UNIDA SOLICITANTE

Recibe y verifica acuse recibo.

Archiva documento.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA

P.A. AN/DDP/DC/01

PROCEDIMIENTOS:PARA LA DISTRIBUCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA INTERNA

PAG.: 2 - 2

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OBJETIVO:

Estandarización de las actividades para la prestación del servicio de distribución de

correspondencia externa de la Asamblea Nacional.


UNIDAD SOLICITANTE

Remite al Departamento de Correspondencia una lista que describe los datos generales

del documento junto con la correspondencia que va ser distribuida y entregada por los

mensajeros de la Institución.


Recibe y coteja la correspondencia con el listado entregado.

Establece la ruta para la distribución de la correspondencia.

Entrega la correspondencia al mensajero externo para su distribución.

Nota: Los documentos que no tienen acuse de recibo, el departamento los registra en el formulario de entrega de correspondencia, para la firma de la persona que lo recibe, y lo archiva.





UNIDAD EJECUTORA

FECHA:26/4/16 PAG.: 1-2

LICENCIADA LUZ MARINA NAVARRO DIRECTORA DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL


SECRETARIO GENERAL

VERSIÓN N0. 1




MENSAJERO

Recibe y verifica los documentos.

Revisa la ruta para la distribución de los documentos.

Procede a distribuir la correspondencia a las diferentes instituciones.

Entrega a el jefe(a) del Departamento de Correspondencia el acuse de recibo y la lista

de entrega de correspondencia.

JEFATURA DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA

Recibe, verifica y coteja el listado con el acuse de recibo.

Remite acuse de recibo a la unidad solicitante.

UNIDA SOLICITANTE

Recibe acuso de recibo.

Verifica.

Archiva.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE REGISTRO Y CONTROL

P.A. AN/DDP/DC/01


PAG.: 2 - 2

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OBJETIVO

Registrar y distribuir las comunicaciones oficiales externas que ingresen al

Departamento de Correspondencia, con el propósito de cumplir con los lineamientos de

recepción, registro, y distribución de las comunicaciones oficiales externas.


USUARIO EXTERNO

Entrega correspondencia, sobres, paquetes, revistas y otros documentos.

Diligencia su constancia de recibido.

OFICIAL DE CORRESPONDENCIA

Recibe la correspondencia.

Revisa las generales de la correspondencia antes de registrar su recibo, luego la

selecciona para determinar si es de carácter oficial o personal y si amerita su registro.

Verifica la información que recibe para confirmar si está completa, tiene la fecha, hora, firmas, sello, anexos y si se encuentra en buen estado.

Procede a firmar acuse de recibo o lista de entregada.


PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR EL REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA QUE INGRESA A LA INSTITUCIÓN



UNIDAD EJECUTORA

FECHA:26/5/16

PAG.: 1-2



SECRETARIO GENERAL

VERSIÓN N0. 1




Organiza y clasifica la correspondencia, según el lugar donde va dirigida.

Registra en el formato respectivo las generales de la correspondencia, sobre, paquete,

revista, tarjeta, señalando el número de nota, la fecha, la procedencia, el remitente, el

tema y los anexos si existen.

Registra y señala el número de nota correspondiente, si lo tiene, la clasifica de acuerdo

con la dependencia que le corresponde, registra y digita la información requerida por

el sistema, para la base de datos.

Imprimir el formato y anexa a la correspondencia que se envía a las diferentes

unidades administrativas y programar las rutas para el envió de la documentación en

los horarios establecidos de entrega.

Entrega al mensajero verificando que hayan quedado bien registradas para su debida

distribución.

MENSAJERO

Verifica y coteja que los documentos y anexos enunciados estén debidamente

descritos en el formulario de reparto, y luego proceder a su distribución.

Realiza el recorrido 3 o 4 veces al día, según el volumen de correspondencia recibida,

al llegar a cada unidad administrativa para entregar los documentos y recoge las firmas

del recibido.

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Recibe los documentos. Antes de firmar el recibido o el formulario, según sea el caso,

abre y verifica que el asunto de su competencia, que tenga la dirección para enviar la

respuesta y si hay anexos.


P.A. AN/DDP/DC/01

PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO DE CORRESPONDENCIA OFICIAL EXTERNA QUE INGRESAN A LA INSTITUCIÓN

PAG.: 2 - 3



Verifica que esté adjunto para proceder a efectuar el registro del documento, aunque el

nombre del funcionario no corresponda.

Firma el formulario de entrega de correspondencia.


P.A. AN/DDP/DC/01

PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO DE CORRESPONDENCIA OFICIAL EXTERNA QUE INGRESAN A LA INSTITUCIÓN

PAG.: 3 - 3

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3





OBJETIVO

Establecer procedimientos para que se realice la recepción, registro, control y distribución de periódicos de manera expedita y eficiente para evitar demoras en el desahogo de los trámites de su competencia.


SERVICIO DE DISTRIBUCIÓN DE PERIÓDICOS DE MEDIOS IMPRESO DE LA

REPÚBLICA

Entrega los periódicos y la factura con la cantidad de periódicos adquiridos por la

Asamblea Nacional a un agente de seguridad del Departamento de Seguridad

Parlamentaria, ubicado en la garata de entrada, responsable de recibirlos y

custodiarlos.

DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD PARLAMENTARIA

Entrega los periódicos con la factura correspondientes al Departamento de

Correspondencia.

OFICIAL DE CORRESPONDENCIA

Recibe los periódicos y la factura, dirigida a la Asamblea Nacional, y verifica la

cantidad de periódicos que le son entregados.


PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR EL REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE PERIÓDICOS



UNIDAD EJECUTORA

FECHA:11/7/16 PAG.: 1-2



SECRETARIO GENERAL

VERSIÓN N0. 1




Anota y distribuye los periódicos al mensajero de acuerdo con la cantidad de

periódicos asignados a cada oficina. Ver el Formulario (AN/DISG/DC/02).

MENSAJERO INTERNO

Realiza el recorrido, según el Formulario (AN/DISG/DC/02) utilizado para realizar

la distribución de los periódicos a cada oficina que se le haya asignado.

Entrega los periódicos y recoge las firmas de recibido en el formulario que le

corresponde.

Entrega al jefe (a) del Departamento de Correspondencia el formulario con las

respectivas firmas de recibido.


P.A. AN/DDP/DC/01

PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR EL REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE PERIÓDICOS

PAG.: 2 - 2

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OBJETIVO

Establecer el procedimiento de envío de correspondencia, nacional e internacional a

través del servicio de correo postal para la entrega oportuna a su destinatario.

UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y FUNCIONARIOS QUE INTERVIENEN EN EL

PROCESO

UNIDAD SOLICITANTE

Remite nota solicitando el envío de correspondencia a través servicio postal, adjunto la

correspondencia y la paquetería.


Recibe nota con la correspondencia y la paquetería, si lo hay.

Revisa que la información del remitente y del destinatario estén correctas.

Procede a llevar la correspondencia o paquete al servició de correo postal a través de

un mensajero externo.

SERVICIO DE CORREO POSTAL

Verifica que la correspondencia cumpla con los requisitos establecidos sobre la

identificación de esta.


PROCEDIMIENTOS PARA EL ENVÍO DE CORRESPONDENCIA A TRAVÉS DE LOS SERVICIOS POSTALES



UNIDAD EJECUTORA

FECHA:11/7/16 PAG.: 1-2



SECRETARIO GENERAL

VERSIÓN N0. 1




Pesa la correspondencia o paquete y establece la tarifa de envío y procede a entregar

la información al mensajero.


Solicita a través de nota a la Dirección General de Administración y Finanzas el pago

de la tarifa del servicio de correo postal mediante caja menuda.

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

Recibe nota y procede a gestionar la caja menuda de acuerdo con el procedimiento.

Notifica al Departamento de Correspondencia que retire la caja menuda.


Retira la caja menuda.

Procede a realizar el pago del servicio de correo postal.

Solicita comprobante de pago.

Remite copia del recibo de pago a la unidad solicitante y el recibo original a la

Dirección General de Administración y Finanzas.

Archiva copia.


P.A. AN/DDP/DC/01

PROCEDIMIENTOS PARA EL ENVÍO DE CORRESPONDENCIA A TRAVÉS DE LOS SERVICIOS POSTALES

PAG.: 2 - 2

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XIV. ANEXOS FORMULARIOS

TEMA: ___________________________________________________________________________

NOMBRE FIRMA FECHA

Unidad de Seguridad Informática

Página 1

Oficina del Asesor Ismael Herrera (Oficina 410)

DIRECCIÓN DE DOCUMENTACIÓN Y PUBLICACIONESDEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA

Presidencia

Primera Vicepresidencia

ENTREGA DE CORRESPONDENCIA INTERNA

Dirección de Promoción de la Participación Ciudadana

Dirección de Desarrollo Institucional

Dirección de Documentación y Publicaciones

Oficina de Fiscalización de la Contraloría

Dirección de Auditoría Interna

Secretaría General (Magíster Franz Wever)

Subsecretaría General (Licda. Anelis Bernal)

UNIDAD ADMINISTRATIVA HORA

Segunda Vicepresidencia

Unidad de Asesoría de la Presidencia

Departamento de Archivos

Departamento de Correspondencia

Departamento de Digitalización

Unidad de Protocolo

Departamento de Biblioteca

Unidad de Estadística

Sección de Proveeduría

Secretaría Técnica de Infraestructura Pública

Secretaría Técnica de Relaciones Internacionales

Unidad de Relaciones Internacionales

Secretaría Técnica de Justicia Interior

Secretaría Técnica de Gobierno

Departamento de Litigios Institucionales

Dirección Nacional de Asesoría en Asuntos Plenarios

Departamento de Revisión y Corrección de Estilo

Departamento de Actas y Anales

Dirección Nacional de Asesoría Legal y Técnica de Comisiones

Departamento de Compras y Proveeduría

Departamento de Contabilidad

Departamento de Transporte

Departamento de Imprenta

Secretaría Técnica de Asuntos Económicos

Secretaría Técnica de Asuntos Sociales

Secretaría Técnica de Presupuesto

Departamento de Actas de Comisiones

Departamento de Presupuesto

Dirección Nacional de Asesoría Legal en Asuntos Administrativos

Secretaría Técnica de Población y Ambiente

Dirección General de Administración y Finanzas

Departamento de Derecho Administrativos

Dirección Nacional de Asesoría Legal y Técnica de Comisiones

Centro de Estudios Parlamentarios y Red Global de Información

AN/DDP/DC/01 31

Sección de Proveeduría

Sección de Bienes Patrimoniales

NOMBRE FIRMA FECHA

Página 2


Departamento de Desarrollo de Sistemas Informáticos

Departamento de Procesamiento Informático

Dirección de Infraestructura y Servicios Generales

Dirección de Tecnología Informática y Comunicaciones

Departamento de Soporte Técnico

Sección Clínica Médica

Departamento de Comunicación


Departamento de Planillas

Departamento de Equiparación de Oportunidades

Asociación de Servidores Públicos de la Asamblea Nacional

Departamento de Registro y Control de Recursos Humanos

Departamento de Contratos

Departamento de Capacitación

Departamento de Bienestar Social y Laboral

Departamento de Seguridad Parlamentaria

Dirección de Recursos Humanos

Departamento Técnico de Administración de Recursos Humanos

DIRECCIÓN DE DOCUMENTACIÓN Y PUBLICACIONESDEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA

Departamento de Radio y Televisión

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Comisión de Asuntos Municipales

32

Comisión de Relaciones Exteriores

Comisión de Comercio y Asuntos Económicos

Comisión de Asuntos Agropecuarios

Comisión de Comunicación y Transporte

Comisión de la Mujer, Derecho del Niño, la Juventud y la Familia

Comisión de Economía y Finanzas

Comisión de Trabajo, Salud y Desarrollo Social

Comisión de Población, Ambiente y Desarrollo

Comisión de Presupuesto

Comisión de Credenciales, Reglamento, Ética Parlamentaria y Asuntos Judiciales

Comisión de Educación, Cultura y Deportes

Comisión de Gobierno, Justicia y Asuntos Constitucionales

Dirección de Comunicación

Departamento de Relaciones Públicas

Departamento de Medios de Comunicación

Comisiones

Departamento de Registro y Control de Fondos

Departamento de Arquitectura e Ingeniería

Departamento de Mantenimiento

Departamento de Servicios Generales

Dirección de Tesorería

Departamento de Recaudación y Pagos

AN/DDP/DC/01 32

NOMBRE FIRMA FECHA

FOPREL


Bancada PRD

Despacho de Suplentes

Cooperativa

Central Telefónica

Comisión de Asuntos Indígenas

Bancada Panameñista

Bancada Molirena



Comisión de Infraestructura Pública y Asuntos del Canal

DIRECCIÓN DE DOCUMENTACIÓN Y PUBLICACIONES

Contrataciones Públicas

Bancada Cambio Democrático

Página 3

AN/DDP/DC/01 33

34

Instructivo Entrega de Correspondencia Interna A. Contenido

1. Unidad administrativa Contendrá el nombre de la unidad administrativa donde se recibe la correspondencia.

2. Nombre Se registrará el nombre de la persona responsable de recibir la correspondencia en la unidad administrativa correspondiente.

3. Fecha Se anotará el día, mes y año.

4. Hora Se anotará la hora en que se recibe la correspondencia.

AN/DDP/DC/01

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36

Instructivo Control diario de entrega de periódicos y revistas A. Contenido

1. Fecha Se anota el día, mes y año de entrega de los periódicos para su distribución.

2. Cantidad de periódicos entregados Se anota la cantidad de periódicos entregados al funcionario para su distribución.

3. Unidad administrativa Nombre de la oficina que recibe los periódicos. En este caso ya están colocadas las oficinas que se les entregan los periódicos.

4. Nombre de los periódicos Se coloca el nombre de los periódicos que van a ser distribuidos. En este caso ya están colocados los nombres de los periódicos.

5. Nombre del jefe del Departamento de Correspondencia: Nombre del jefe(a) responsable del Departamento de Correspondencia.

6. Nombre del funcionario que entrega los periódicos

Se registrará el nombre del colaborador responsable de la entrega de los periódicos.

AN/DDP/DC/02

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Instructivo Entrega de correspondencia para directores A. Contenido

1. Unidad administrativa Contendrá el nombre de la dirección que recibe la correspondencia. En este caso la tiene impresa.

2. Nombre Se registra el nombre de la persona responsable de recibir la correspondencia en la unidad administrativa correspondiente.

3. Fecha y hora Se anota el día, mes, año y hora de recibo de la correspondencia.

4. Nombre del jefe(a) del Departamento de Correspondencia Nombre del Jefe(a) responsable del Departamento de Correspondencia

5. Nombre del funcionario que hace entrega

Se registrará el nombre del colaborador responsable de la entrega de la correspondencia.

AN/DDP/DC/03

N° NOMBRE CIRCUITO N° DE OFICINA FECHA

1 ROBINSON GRAJALES, BENICIO E. 1-1 313 B

2 MILLER B. MARIO L. 1-1 307 A

3 GUARDIA JAÉN, NESTOR ANTONIO 2-1 214 B

4 ARROCHA R., JORGE IVÁN 2-1 222 B

5 HERNANDÉZ L, RAÚL A. 2-2 414 B

6 CASTAÑEDA GUARDIA, DANA D 2-3 417 B

7 SALERNO, NORIEL 2-4 422 B

8 AYARZA PARRA DE DALE,IRACEMA 3-1 312 A

9 DELGADO BLANDÓN, MARÍA DEL CARMEN 3-1 415 B

10 SALAS OGLESBY, MIGUEL LORENZO 3-1 206 A

11 LAZARUS NAVALO, MARIO AUGUSTO 3-1 303 A

12 JACKSON PALMA,NELSON 3-2 310 A

13 FANOVICH TIJERINO, MIGUEL ÁNGEL 4-1 322 B

14 GOZAIME, SAMIR 4-1 220 B

15 ABREGO LEZCANO, FLORENTINO 4-1 223 B

16 MOTTA NUQUES,CARLOS ALBERTO 4-2 219 B

17 CASTILLO GÓMEZ, JOSÉ LUIS 4-3 413 B

18 ARAÚZ GONZÁLEZ, RONY RONALD 4-3 419 B

19 SERRANO JIMÉNEZ, JUAN BAUTISTA 4-4 209 A

20 ATHANASIADIS, ATHENAS 4-5 217 B

21 ROSAS, ALBERTO JORGE 4-6 318 B

22 VARGAS VARGAS, FELIPE 5-1 321 B

23 REAL CHEN, SALVADOR 5-2 308 A

24 COHEN SALERNO, MANUEL 6-1 416 B

25 VARELA RODRÍGUEZ, JOSÉ LUIS 6-2 417 B

26 RÍOS GONZÁLEZ, JUAN MIGUEL 6-3 205 A

27 AFÚ DECEREGA, CARLOS AGUSTÍN 7-1 402 A

28 VEGA A. DE DONOSO, MARIELA DEL C 7-2 423 A

29 SOTO MATÍNEZ, GABRIEL 8-1 309 A

30 VALLARINO DE SELLHORN, MARYLÍN E. 8-1 204 A

31 ATENCIO DÍAZ, ROSA CANTO 8-1 316 B

32 ÁBREGO SMIT DE GARCÍA, YANIBEL Y. 8-2 421 B

33 ARANGO REESE, JUAN CARLOS 8-3 324 B

34 PÉREZ DÍAZ, ALFREDO VÍCTOR 8-4 302 A

35 DE ICAZA HIDALGO, ARISTIDES 8-5 407 A

36 AYALA, ROBERTO ANTONIO 8-5 304 A

37 FRÍAS ORTEGA, RUBÉN DARÍO 8-5 408 A

38 BERNAL YÁÑEZ, DALIA MIRNA 8-6 401 A

39 ALEMÁN MENDOZA, FRANCISCO JOSÉ 8-6 323 B

40 VALDÉS CARRASQUILLA, HÉCTOR 8-6 305 A

41 DOMÍNGUEZ ÁLVAREZ, JOSÉ ANTONIO 8-6 306 A

42 ÁVILA, LEANDRO 8-6 311 A

43 PINEDA VERGARA, RAÚL GILBERTO 8-6 314 B

44 RODRÍGUEZ LU, ZULAY LEYSET 8-6 215 B

39

FORMA: AN/SG/DDP/DC-05

PROVINCIA DE COLÓN

PROVINCIA DE CHIRIQUÍ

PROVINCIA DE DARIEN

PROVINCIA DE HERRERA

PROVINCIA DE PANAMÁ

PROVINCIA DE LOS SANTOS

ASAMBLEA NACIONALSECRETARÍA GENERAL

DIRECCION DE DOCUMENTACIÓN Y PUBLICACIONESDEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA

ENTREGA DE DOCUMENTOS PARA HONORABLES DIPUTADOS

FIRMA

PROVINCIA DE BOCAS DEL TORO

PROVINCIA DE COCLÉ

N° NOMBRE CIRCUITO N° DE OFICINA FECHA

45 ADAMES NAVARRO, CRISPIANO 8-7 315 B

46 GALVES EVERS, SERGIO RAFAEL 8-7 404 A

47 GÓMEZ RUILOBA, ANA MATILDE 8-7 201 A

48 PICOTA BENITEZ, IVÁN NICANOS 8-7 420 B

49 VALDERRAMA RODRÍGUEZ, ADOLFO TOMÁS 8-7 208 A

50 MOYA MONTES, JUAN BAUTISTA 8-8 224 B

51 CARRILLO SILVESTRI, FERNANDO GUILLERMO 8-8 405 A

52 CASTILLO GONZÁLEZ, ELIAS ARIEL 8-8 424 B

53 ORTEGA SÁNCHEZ, JAVIER ORLANDO 8-8 203 A

54 QUIRÓS BERNAL, LUIS EDUARDO 8-8 211 A

55 BARRÍA MOSCOSO, LUIS ALEXANDER 8-9 412 A

56 GARCÍA VIDAL 8-9 409 A

57 PANAY GONÁLEZ, QUIBIAN TERIBE 8-9 319 B

58 LEVY G. DE CORBILLÓN, KATLEEN NYREE 8-10 406 A

59 MUÑOZ MOLINA, JOSÉ 8-10ANEXO‐ a un costado de

la Banca CD

60 VERGARA, DIÓGENES 8-10 301 A

61 ZUÑIGA MENCOMO, EDWIN A. 8-10 317 B

62 DE LEÓN SÁNCHEZ, RUBEN 9-1 213 A

63 SANTANA, CARLOS 9-1 207 A

64 APARICIO DÍAZ, HECTOR EDUARDO 9-2 403 A

65 GONZÁLEZ PINZÓN, PEDRO MIGUEL 9-3 320 B

66 POVEDA GUEVARA, JUAN MANUEL 9-4 221 B

67 VELARDE CHIARI, AIBAN JESUS 10-1 217 B

68 HERRERA GARCÍA, ABSALON 10-2 411 A

69 PALACIO PINEDA, AUSENCIO 12-1 210 A

70 GUERRA PEDROL, JAIME 12-2 212 A

71 PRADO GARCÍA, CRESCENCIA 12-3 218 B

40

PROVINCIA DE VERAGUAS

COMARCA GHUNA YALA

SECRETARÍA GENERALASAMBLEA NACIONAL

DIRECCION DE DOCUMENTACIÓN y PUBLICACIONESDEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA

ENTREGA DE DOCUMENTOS PARA HONORABLES DIPUTADOS

FIRMA

PROVINCIA DE PANAMÁ

FORMA: AN/SG/DDP/DC-05

COMARCA NGÄBE BUGLÉ

41

Instructivo Entrega de correspondencia a diputados A. Contenido

1. Nombre del diputado Contendrá el nombre del diputado donde se recibe la correspondencia. Ya lo tiene impreso. 2. Circuito Se coloca el número de circuito y provincia al que pertenece el diputado. Ya lo tiene impreso. 3. N°. de oficina: Se coloca el número de oficina que le corresponde al diputado. Ya lo tiene impreso. 4. Fecha y hora Se anotará el día, mes, año y hora en que se recibe la correspondencia. 5. Nombre de la persona que recibe la correspondencia Se registrará el nombre de la persona responsable de recibir la correspondencia en la unidad administrativa correspondiente.

AN/DDP/DC/05

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FORMULARIOS CORRESPONDENCIA A TRAVÉS DE ......externa de la Asamblea Nacional, con el propósito de brindar un servicio de calidad, eficiente y eficaz. FUNCIONES - Recibir, clasificar