Introduktion av nya chefer

Foto: scen ur musikvideon ”There’s music in the air” (Hultsfred anthem)

Innehåll

Innan den nya chefen börjar

• Planering av introduktion – checklista• Länklista• Introduktionsplan – mall • Besök hos stödfunktioner- mall• Vem vänder jag mig till?- lista

När den nya chefen börjar

• Introduktionssamtal- checklista• Samtal 2• Uppföljning

Basutbildning Introduktionsdag för nya chefer • Att arbeta i offentlig verksamhet• Ekonomi• Rekrytering och anställning• Rehabilitering och arbetsmiljö• Lagar och kollektivavtal• IT• Krisorganisation• Information och kontaktcenter• Kulturmöten • Prioritera tid

Chefsutveckling

• Chefsträffar• Ledarforum• Basutbildning• Chefsutbildning• Handledning/coaching• Mentor

Planering av introduktion - checklista

Check Notering

Informera i verksamheten att ny chef börjar .............................................................................................................................

Telefon ...........................................................................................................................

Dator ...........................................................................................................................

Nycklar ...........................................................................................................................

Visitkort, foto till hemsidan ...........................................................................................................................

Möbler ...........................................................................................................................

Behörighet ...........................................................................................................................

Anmäl till basutbildningen ..........................................................................................................................

Uppdatera länklista (se mall) ..........................................................................................................................

Uppdatera ”Vem vänder jag mig till” (se mall) ..........................................................................................................................

Boka

Introduktionssamtal 1 och 2 ..........................................................................................................................

Träff med vägledande kollega* ...........................................................................................................................

Besök hos stödfunktioner (se mall) ...........................................................................................................................

Träff med KL-mentor** ..........................................................................................................................

Träff med nämnd ...........................................................................................................................

Lunchträff med kommunchefen ..........................................................................................................................

Träff med facket ..........................................................................................................................

Besök kommunfullmäktiges sammanträde ...........................................................................................................................

Inna

n de

n ny

a ch

efen

bör

jar

- Pla

neri

ng a

v in

trod

uktio

n ch

eckl

ista

*En vägledande kollega känner väl till verksamheten och är ett stöd för den nya chefen i det dagliga arbetet.

**En KL-mentor ingår i koncernledningen och är väl förtrogen med organisationens kultur och ledarskap i Hultsfreds kommun.

Viktiga dokument för dig som chef - länklista

Kommunövergripande

• Chefsbrevet• Arbetsmiljöpolicy• Styrmodell• Förmåner och friskvård• Information om försäkringar

Du behöver läsa igenom de kommunövergripande dokumenten innan du börjar ditt arbete hos oss.

Verksamhetsvis• Verksamhetsplan/kvalitetsdokumentation• Budget• Årshjul, deadlines

Vik

tiga

doku

men

t för

dig

som

che

f - lä

nklis

ta

Introduktionsplan

Introduktion för.......................................................................................................................

Användar-id..........................................e-post..........................................................................

telefon......................................................................

Ansvarig chef............................................................................................................................

Tid för introduktionssamtal 1:................................................................................................Anteckningar:

Träff med vägledande kollega:.................................................................................................

Besök hos stödfunktioner, se bilaga.

Träff med KL-mentor.............................................................................................................. Tid för introduktionssamtal 2:................................................................................................Anteckningar:

Tider för uppföljning av introduktion....................................................................................Behov av fördjupning utifrån just din tjänst och din kompetens:Anteckningar:

Tid för träff men nämnd:.........................................................................................................

Tid för lunchträff med kommunchef:.....................................................................................

Besök kommunfullmäktiges sammanträde:.............................................................................

Tid för träff med facket:........................................................................................................

Start basutbildning..................................................................................................................

Intr

oduk

tions

plan

Besök hos stödfunktioner (Inom två månader)

Vid besöken går vi igenom vår roll, vilken funktion och kompetens vi har.Detta är ett viktigt tillfälle för oss att påbörja ett gott samarbete för att du som chef ska få bästa möjliga förutsättningar att lyckas i ditt arbete. Du är alltid välkommen med frågor och vi kan gärna boka fler samtal utifrån dina önskemål.

Bes

ök h

os s

tödf

unkt

ione

r

Tid/plats VemHRRekrytering och anställningens börjanSystematiskt arbetsmiljöarbete

Arbetsrätt

LönVisma - självservice

Löneattestering

Frånvaro

EkonomiFakturahantering

Konteringssträngens uppbyggnad

Ekonomiskt ansvar

Inköp

Hypergene

Årshjulet

Styrmodell

Lagar, riktlinjer och policys inom ekonomiområdet

BICC

Bes

ök h

os s

tödf

unkt

ione

r Tid/plats VemAdministrationLagar/avtal

Beslutsgångar

Informationsvägar

Allmänna handlingar

Serviceskyldighet

Dokumenthantering och arkivering

Delegation och anmälan till nämnden

Trygghet och säkerhetBrandskyddsarbete

Krishantering

Hot och våld

ITSupport

Organisation

Säkerhet

Outlook- bokning av möten,synk mellan telefon och dator kalender

Bes

ök h

os s

tödf

unkt

ione

r Tid/plats VemInformationsenhetenTillgänglighet

Frånvaro telefon och e-post

Resebeställningar

Östra Smålands Kommunalteknikförbund (ÖSK)Felanmälan

Allmänna fastighetsfrågor

ServiceenhetenVerksamhetsvaktmästeri

Lokalvård

Kost

Fler funktioner

Vem vänder jag mig till?

Vem

vän

der

jag

mig

till?

Vad Vem Telefon E-postVägledande kollega

KL-mentor

IT-support 408 11 itsupport@hultsfred.se

Säkerhetssamordnare Ulf Bowein 406 27 ulf.bowein@hultsfred.se

Kontaktcenter

Upphandling

Kommunikatör

Vaktmästare

Controller

HR- konsult

Lönehandläggare

Facklig representant

Nämndsekreterare

Introduktionssamtal - checklistaVälkommen!Kort presentation av verksamheten, ”ange tonen”

• Chefsbrevet• Genomgång av introduktionsplanen (tänk på möjligheten att individualisera)• Kalender• Verksamhetsforum (chefsmöten, APT…)• Rutiner (utrymning...)• Identitet• Behörighet• Nycklar• Korttagning- passerkort• Telefon• Kontor• ”Vem vänder jag mig till lista”• Tystnadsplikt• Larm• Post• Anhörigblankett• Frågor från den nya chefen• Chefskalender • Presentationsrunda på arbetsplatsen• Möte med ”vägledande kollega”

Samtal 2 • Förväntningar, uppdrag/roll• Årshjul, policy, mål• Delegering• Attesträtt

UppföljningUppföljning- avstämning utifrån tjänst och kompetens

När

den

nya

che

fen

börj

ar -

Intr

oduk

tions

sam

tal

BasutbildningBasutbildningen ger den nya chefen grunderna inom respektive område.Detta är en internutbildning som består av nio halvdagar. Våra egna experter inom res-pektive område kommer att leda träffarna. Information om tid och plats finns i chefskalendern och anmälan görs av närmsta chef till kommunens ledarutvecklare.Varje del avslutas med reflektion, sammanfattning av egna lärdomar och eventuella frågor. Möjlighet finns till uppföljning och repetition. Utbildningstillfällena är öppna för alla chefer i mån av plats.

• Att arbeta i offentlig verksamhet• Ekonomi• Rekrytering och anställning• Rehabilitering och arbetsmiljö• Lagar och kollektivavtal• IT• Krisorganisation• Information och kontaktcenter• Kulturmöten• Prioritera tid

Vid avslutat ”basår” görs en avstämning, utvärdering och individuell utvecklingsplan.

Bas

utbi

ldni

ng -

Intr

oduk

tions

dag

för

nya

chef

er

ChefsträffarDet handlar om ledarskap – kreativa samtal som ger styrka och inspiration.Ett forum för chefer att träffas och samtala utifrån olika ledarskapsteman.Varje träff har en kort input, därefter erfarenhetsutbyte i tvärgrupper.Information om tid och plats finns i chefskalendern.Inbjudan med information om aktuellt tema skickas i god tid till samtliga chefer.

LedarforumVi är en organisation och det kräver en ledarkultur.Två gånger om året träffas alla chefer för gemensam kompetensutveckling.Detta bidrar till en helhetssyn och god samverkan mellan olika delar i vår kommun.

BasutbildningI första hand en introduktionsutbildning för nya chefer, men också en möjlighet för dig som arbetat en tid som chef.En internutbildning med nio halvdagar.

• Att arbeta i offentlig verksamhet• Ekonomi• Rekrytering och anställning• Rehabilitering och arbetsmiljö• Lagar och kollektivavtal• IT• Krisorganisation• Information och kontaktcenter• Kulturmöten • Prioritera tid

Ledarutvecklingsprogram - Regionförbundet

Chefsutbildning Det personliga ledarskapet – grupprocesser- en tvådagars utbildning med uppföljande handledning.

Ekonomi i balans – systematiskt kvalitetsarbete- en tvådagars utbildning med certifiering.

Handledning/coaching

Mentor

Che

fsut

veck

ling

- Che

fstr

äffa

r oc

h le

darf

orum