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SAP-Forum für die Immobilienwirtschaft20. September 2012, Düsseldorf / Neuss
Freie Universität Berlin: CAFM Einführung mit SAP und CAD-Integration
1
Agenda
1
12 Ausgangssituation / Zielsetzung
13 Lösungsansatz der Beratungsunterstützung
14 Projektdesign / Umsetzungsstand
Freie Universität Berlin
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
15 Vorstellung: Flächenmanagement mit CAD-Integration
16 Nutzen und Mehrwerte
17 Ausblick
Gründung: 1948
Zahlen: Studenten 31 000
MitarbeiterInnen 6 100
Fachbereiche und Zentralinstitute 15
Campus Campus 4
Gebäude ca. 220
Räume ca. 18 000
Gesamtnutzfläche ca. 490 Tqm
Hauptnutzfläche ca. 290 Tqm
IT Organisation CIO Gremium
4 zentrale IT Bereiche
Dokumentierte IT-Verfahren ca. 220
Die Freie Universität Berlin
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
Seite 4
Lage der FU Berlin
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
Seite 5
Zentraler FU Campus Dahlem
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
Abteilung III
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Agenda
1
12 Ausgangssituation / Zielsetzung
13 Lösungsansatz der Beratungsunterstützung
14 Projektdesign / Umsetzungsstand
Freie Universität Berlin
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
15 Vorstellung: Flächenmanagement mit CAD-Integration
16 Nutzen und Mehrwerte
17 Ausblick
Seite 7
Ausgangssituation
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
SAP CO
Kostenart
Kostenart
Kostenart
Kostenelement (PSP)
Kostenelement (PSP)
Kostenelement (PSP)
Kostenelement (PSP)
Kostenelement (PSP)
Raumdatenbank(Access)
Excell Tabellen- Energiekosten- Wartungskosten- Servicekosten - etc.
AutoCAD
Umrechnung und Verteilung
SAP PSM
Seite 8
Strategische IT-Empfehlung der DFG
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
„Waren große Effizienzgewinne früher allein dadurch zu erzielen, dass zuvor nicht durch die IT unterstützte Prozesse der Hochschule weitgehend unverändert in ein hardware- und softwaregestütztes System übernommen wurden, so stehen heute Vernetzung und integrierte Nutzung bisher separater Anwendungen im Vordergrund….Integriertes Informationsmanagement ist daher zu einer wesentlichen Aufgabe bei der Planung des Einsatzes moderner Techniken von Information und Kommunikation für die Hochschule geworden.“
„Informationsverarbeitung an Hochschulen“Empfehlungen der Kommission für IT-Infrastruktur für 2011 – 2015
Deutsche Forschungsgemeinschaft DFG
Seite 9
Zielsituation
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
SAP RE (real estate)SAP CO
Kostenart
Kostenart
Kostenart
Kostenelement (PSP)
Kostenelement (PSP)
Kostenelement (PSP)
Kostenelement (PSP)
Kostenelement (PSP)
AutoCAD
Kostenverteilung
Verträge
Liegenschaften
Services
Grafik-S
ystem für R
aumdarstellung
SAP PSM
Prozessintegration
Abschaffung manueller Datenübergaben
realtime Integration der Werteflüsse zu Rechnungswesen und Controlling
Datenbereitstellung für nachlaufende Systeme
Abschaffung redundanter Systeme
dezentraler Zugang zu zentralen Daten
Seite 10
Projektziele
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
Datenmanagement
Abschaffung redundanter Dateneingabe und –haltung
zentrale Erfassung zentraler Daten
dezentrale Erfassung dezentraler Daten
Datenintegration in einem einzigen System
Single Point of Truth für Flächendaten
MVM Daten ohne Streit auf Knopfdruck
Seite 11
Projektziele
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
Dok
umen
tenm
anag
emen
tMietmanagement (optional)
Schließanlagenverwaltung(optional)
Energie- und Medienmanagement (optional)
Bauprozessabwicklung(optional)
Gewährleistungs-management (optional)
Fuhrparkmanagement(optional)
Seite 12
Fachspezifische Anforderungenmit Zuordnung von IT-Komponenten
Flächenmanagement
Umweltmanagement
Abfallmanagement
STUFE 1
Umzugsmanagement
Instandhaltung Meldewesen
Sicherheitsmanagement
Dienstleistungsbeschaffung
STUFE 2
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
The Winner is:
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Europaweite Ausschreibung der Lösung in 2010
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
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Agenda
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12 Ausgangssituation / Zielsetzung
13 Lösungsansatz der Beratungsunterstützung
14 Projektdesign / Umsetzungsstand
Freie Universität Berlin
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
15 Vorstellung: Flächenmanagement mit CAD-Integration
16 Nutzen und Mehrwerte
17 Ausblick
Partnerschaftliches Firmenteam, bestehend aus
Conet Business Consultants GmbH (als Hauptauftragnehmer)
mit dem Beratungs- und Implementierungsspektrum für Immobilien- und Facility Management im SAP-Umfeld
Cideon Software GmbH (als Unterauftragnehmer)
mit ihrem Leistungsangebot zur Integration von CAFM-/Grafiklösungen im SAP-Umfeld.
Solreco GmbH (als Unterauftragnehmer)
mit ihrem Leistungsportfolio rund um Instandhaltung, Bauprojektmanagement, Abfall-/Umweltmanagement im SAP-Umfeld
Seite 15
Das Bieterteam
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
CONET-Gründung 1987
Börsengang CONET Technologies AG 2007
kontinuierlicher Ausbau der CONET Group
rund 400 Mitarbeiter
rund 60 Mio. Euro Jahresumsatz
Seite 16
Kurzportrait Conet Business Consultants Zahlen und Fakten
Standorte CONET Group
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
SAP-Beratung und Prozessmanagement mit System:-Fokussierung auf Business Consulting und SAP-Implementierung
Zielgruppen- und Branchenorientierung:-Großorganisationen
Strategische Kooperationen in vielen Projekten:- SAP, PWC, Software AG, IBM, BWI, Siemens, CIDEON, solreco,…..
Bündelung umfangreicher SAP-Expertisen in schlagkräftigen Teams
Seite 17
Kurzportrait Conet Business Consultants Strategische Ausrichtung
Portal Integration
Human Capital Management
Business ProcessManagement
Real Estate Management
Accounting
Corporate Performance Management
Business Intelligence
Controlling
SAP NetWeaver Development
AdministrationLogistics
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
Seite 18
Lösungsarchitektur
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
Organisations-/Personalmanagement
HCM
Haushaltsmittelverteilung/-verwendung
PSMSAP ERP
Projektsystem Bauprozessabwicklung Budgetierung (in Verbindg. PSM) / Kostenträgerstrukturen
PS
Flexibles Immobilienmanagement Stammdaten Bauwerke / Flächen (Architektur und Nutzung) Flächenmanagement (in Verbindung mit Grafik) Umzugsmanagement Mietmanagement (extern und intern) Betriebskosten Energie-/Medienmanagement Flächendokumentation für Umweltmanagement
RE-FXInstandhaltung Technische Objektdokumentation Meldewesen Instandhaltung Sicherheitsmanagement Umweltmanagement Zähler/Daten für Energie-/Medienmanagement Fuhrparkmanagement
PM
Einkauf / Materialwirtschaft Beschaffung von Dienstleistungen (und Material) Bestandsführung Material/Gerät Abfallmanagement Gewährleistungsmanagement / Mängelbeseitigung
MM
Controlling (KLR)
COFinanz- und Anlagenbuchhaltung
FI/FI-AA
CAD / Grafik SchließanlagenverwaltungCIDEON
Dokumentenmanagement /Records Management
DVS / RMWeb-Funktionalitäten:
für verschiedene Prozesse
Web / Portal
PSMM
RE-FX PM
RE-FX NutzungssichtIntegration zu PSM / FI / CO
RE-FX ArchitektursichtIntegration zu CAD / Grafik
PS BauprojektsichtIntegration zu PSM / FI / CO
PM Technische SichtIntegration zu MM / CAD / Grafik
LiegenschaftGebäudeGeschoss/Raum
WirtschaftseinheitGebäudeMietobjekt
Technischer PlatzEquipment
Projekt
IH-Auftrag
Seite 19
Immobilienmanagement mit SAPModulübergreifende Datenintegration
Bestellung Vertrag
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
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Agenda
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12 Ausgangssituation / Zielsetzung
13 Lösungsansatz der Beratungsunterstützung
14 Projektdesign / Umsetzungsstand
Freie Universität Berlin
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
15 Vorstellung: Flächenmanagement mit CAD-Integration
16 Nutzen und Mehrwerte
17 Ausblick
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Projektorganisation
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
Lenkungsausschuss
Projektleitung
ApplikationsbetreuungeAS
Dezentrale EinheitenZEDAT
Fachbereiche
SAP BasiseAS Basis
ImplementierungAuftragnehmer / Abt. III
III-L CIOIII D-L GPReAS-L Auftragnehmer
Abt. III AuftragnehmereAS
Beratend: III D-L / eAS-L
Berichtswege
Seite 22
Gesamtprojektplan über alle Stufen / Meilensteine
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
2011 2012 2013Okt Nov Dez Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Jan
Stufe 1 Business BlueprintRealisierungTestSchulungProduktionsvorbereitungStabilisierung
Stufe 2 Business BlueprintRealisierungTestSchulungProduktionsvorbereitungStabilisierung
Stufe 3 Business BlueprintRealisierungTestSchulungProduktionsvorbereitungStabilisierung
Stammdaten, Flächenmanagement, Grafik
Mietmanagement,WEBDokumentenmanagement
Abfall-, Umwelt, Sicherheits-management, Schließanlagen-verwaltung, Meldewesen, Instand-haltung, Umzugsmanagement,WEB, Dokumentenmanagement
Phase I: Flächenmanagement
erfolgreich abgeschlossen, Produktivsetzung ist erfolgt
Phase II begonnen:
Konzeptarbeiten zu den Themen Schließanlagenmanagement, Abfallmanagement, Dienstleistungsbeschaffung
Vervollständigung des Flächenmanagements
Insbesondere Umsetzung der dezentralen Anforderungen (Fachbereiche, ZEDAT, Schnittstellen zu Evento und Campus Management)
Aktueller Stand des Projekts
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
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Agenda
1
12 Ausgangssituation / Zielsetzung
13 Lösungsansatz der Beratungsunterstützung
14 Projektdesign / Umsetzungsstand
Freie Universität Berlin
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
15 Vorstellung: Flächenmanagement mit CAD-Integration
16 Nutzen und Mehrwerte
17 Ausblick
Abbildung der Liegenschaften der FU Berlin
in 4 Campus mit rund 240 Gebäuden und 18.000 Räumen
Integration von grafischen und alphanumerischen Stammdaten aus
CAD-Plänen und Raum-Datenbank (Access)
Bidirektionaler Datenaustausch zwischen CAD und SAP RE-FX
Raumbezeichnung CAD SAP
Flächengröße CAD SAP
Raumnutzungsart (zeitabh. Funktion) SAP CAD
Bereitstellung von Raum- und Gebäudedaten mit integrierten CAD-Plänen als Grundlage für Prozesse von
Technischer Abteilung – ZEDAT - Fachbereichen
Seite 25
Flächenmanagement - Stammdaten
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
Architektursicht (RE-FX) Nutzungssicht (RE-FX)Betriebssicht (PM)
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Stammdatenstruktur für SAP RE-FX und SAP PM + Grafik
Teilnahmegruppe
Liegenschaft (TP)
Campus (TP)
Organisation (TP)
Techn. Anlage (EQ)
D )DIN 276 – 1. Ebene (TP)
D )DIN 276 – 2. Ebene (TP)
D )DIN 276 – 3. Ebene (TP)
Gebäude (AO)
Raum (AO)
Liegenschaft (AO)
Etage (AO)
Außenanlage (AO)
Campus (AO)
Organisation (AO)
Ansichten
Geschosspläne
Liegenschaftspläne
Gebäude
Wirtschaftseinheit
Flächenpool
Buchungskreis
Dachaufsichten
Schnitte
Gebäude (TP)
Visualisierung – Grafik-Integration
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
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Beispiel: Integrierter Geschossplan
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
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Beispiel: Lokalisieren eines Raums im Plan
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
Seite 29
Beispiel: Alphanumerische Daten zum Raum
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
Abbildung des nutzenden Fachbereichs
Ermittlung der Zugriffsberechtigung für die jeweiligen Raumdaten (automatische Ableitung Berechtigungsgruppe)
Steuerung der Zugriffsberechtigungen mit Zeitbezug
Raumzuweisung durch den Kanzler
mit Befristung der Nutzungsdauer und Erinnerungsfunktion vor Ablauf
Zuordnung von Räumen und Nutzern auf verschiedenen Ebenen:Fachbereich – Institut - Professor
Integration zwischen Raumbelegenden (SAP RE-FX) und Nutzerkostenstellen (SAP CO)
zur Unterstützung des Mieter-Vermieter-Modells:Ermittlung von Mehrflächen & Kostentransparenz
Seite 30
Prozessunterstützung: Raumbelegung
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
Seite 31
Beispiel: Raumbelegung (Permanente Belegung)
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
Grafische Berichte - Einfärben von Flächen im Geschossplan
nach Raumnutzungsart
nach Raumnutzern
Ziel: rascher Überblick über
Verteilung der Räume
Leerstände
vorhandene Nutzungen im räumlichen Zusammenhang
Alphanumerische Berichte - Auswertungen zu Raumnutzern in unterschiedlicher „Verdichtung“
Fachbereichsebene
Institutsebene
Professorenebene
Seite 32
Berichtswesen
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
Seite 33
Beispiel: Grafischer Belegungsbericht
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
Seite 34
Beispiel: Grafischer & alphanumerischer Bericht
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
Optionale Folie, Screenshot vor Gebrauch aktualisierenz.B. Bericht zu Raumnutzungsarten,Bolzmannstraße 3 EG
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Agenda
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12 Ausgangssituation / Zielsetzung
13 Lösungsansatz der Beratungsunterstützung
14 Projektdesign / Umsetzungsstand
Freie Universität Berlin
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
15 Vorstellung: Flächenmanagement mit CAD-Integration
16 Nutzen und Mehrwerte
17 Ausblick
Seite 36
Nutzen und Mehrwerte
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
Transparenz und Effizienz
für Exzellenz
Zentrale Stammdatenpflege für alle Immobilienprozesse
Dezentraler Zugriff mit Berechtigungssteuerung
Vermeidung redundanter Dateneingabe und –haltung
Single Point of Truth für Flächendaten
Vermeidung manueller Datenübergaben
Seite 37
Bereits sichtbarer Nutzen und Mehrwert
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Agenda
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12 Ausgangssituation / Zielsetzung
13 Lösungsansatz der Beratungsunterstützung
14 Projektdesign / Umsetzungsstand
Freie Universität Berlin
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
15 Vorstellung: Flächenmanagement mit CAD-Integration
16 Nutzen und Mehrwerte
17 Ausblick
Ausblick auf nächste Projektschritte
Produktivsetzung zum Jahreswechsel 2012/2013 für folgende Themen geplant:
Schließanlagenmanagement
Web-Anbindung dezentraler Bereiche
Ggf. weitere Themen wie z.B. Umweltmanagement, Meldewesen (wird z.Zt. geprüft)
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
Anbindung von SAP CAFM an SAP FI/PSM über MM ist Voraussetzung für alle beschaffungsrelevanten Prozesse im CAFM
Problem: Mit der gegenwärtigen Struktur im FU Haushalts-management (PSM als führendes Buchungssystem mit Wertefluss nach FI) ist dies nicht als SAP Standardprozess umsetzbar!
Erforderliche grundlegende Änderungen bezüglich Werteflüssen und Buchungsweisen im SAP Haushaltsmanagement müssen konzipiert werden und verlangsamen den Projektfortgang für alle haushaltsrelevanten Projektbestandteile
Anbindung an das Haushaltsmanagement
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
Ausblick auf nächste Projektschritte
Produktivsetzung zum Jahreswechsel 2013/2014 für folgende Themen geplant:
Alle Themen mit Vollintegration zum Haushaltswesen
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
Gründung 1948
Studenten 31.000MitarbeiterInnen 6.100Fachbereiche und Zentralinstitute 15
Dokumentierte IT-Verfahren ca. 220SAP-Module FI/PSM/CO/HCM/SLCM
Highlights - Integration von Alphanumerik und Grafik
ProjektdatenLaufzeit (Meilenstein 1) 09/11 – 07/12
Prozesse FlächenmanagementRaumbelegung
Software SAP RE-FX + CIDEON
ObjekteCampus 4Gebäude ca. 240Gesamtnutzfläche ca. 490.000 qmHauptnutzfläche ca. 290.000 qm
Projektziele Daten in einem einzigen System Single Point of Truth für Flächendaten Abschaffung redundanter
Dateneingabe und –haltung dezentraler Zugang zu zentralen
Daten Realtime Integration der Werteflüsse
zu Rechnungswesen und Controlling MVM Daten ohne Streit auf
Knopfdruck
Seite 42
Projektsteckbrief
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
HauptnutzenZentrale Stammdatenpflege für alle Immobilienprozesse
Dezentraler Zugriff mit Berechtigungssteuerung