Fremtidens HR i staten May2019 - Deloitte

Fremtidens HR i staten

Udfordringer, fokus og digitaliseringMorgenmøde 22. maj 2019

Copyright © 2019 Deloitte Development LLC. All rights reserved.

Kontaktpersoner i Deloitte

Ulrik Linder Jakobsen – Partner

• Arbejder med styring og systemunderstøttelse af administrative funktioner, bl.a. med de fælles statslige systemer

• Omfattende erfaring ifm. udvikling af processer og komplekse systemimplementeringer i staten

• Ansvarlig for en række analyser forud for større systemimplementeringer, bl.a. i forbindelse med Statens HR

• Projekter for bl.a. Moderniseringsstyrelsen, Statens Administration og Københavns Universitet.

Christina Burgwald - Partner

• Arbejder med organisations- og forretningsudvikling med fokus på strategiske transformationer, organisationsdesign, større forandringsprogrammer samt lederudvikling og -træning.

• Stor erfaring med strategimplementering og –forankring, organisations- og procesdesign.

• Tidligere HR-direktør i Arla Foods og global ansvarlig for organisationsdesign, strategisk forandringsledelse og talentudvikling.

Birgitte Wienecke Andersen - Manager

• Arbejder indenfor HR-feltet bl.a. med optimering af HR-processer, anvendelse af HR-data og udvikling af HR-funktioner, udvikling af kompetencer

• Erfaring med ledelse af forandringer opnået gennem ledelse af shared service funktioner på HR-området i Statens Administration og Region Hovedstaden

• Projekter gennemført bl.a. for Moderniseringsstyrelsen, Skatteministeriet, Socialstyrelsen og Digitaliseringsstyrelsen.

[email protected]

+45 30935015

[email protected]

+45 30936181

[email protected]

+45 40409997

Lene Tolstrup Christensen – Manager

• Arbejder med forandringsledelse i it-implementeringer, herunder gennemførsel af ledelsesmobilisering, udarbejdelse af påvirkningsanalyser, interessent-kommunikation samt analyse og design af uddannelse

• Erfaring med analyser af brugertilfredshed i forbindelse med it-implementeringer

• Projekter i Region Hovedstaden, Energinet, Moderniseringsstyrelsen og Københavns Kommune.

[email protected]

+45 30936576

Copyright © 2019 Deloitte Development LLC. All rights reserved.Copyright © 2019 Deloitte Development LLC. All rights reserved.

Agenda

VelkommenUlrik Linder Jakobsen

Fremtidens HR - udfordringer og fokuspunkter for HR-funktionen

Birgitte Wienecke Andersen & Lene Tolstrup Christensen

Statens HR i Finansministeriet - funktionalitet, gevinster og organisering af HR’s opgaver

Michael Vierø

Statens HR i Fødevarestyrelsen - organisering og forberedelse af data

Thorbjørn Rasmussen

Afrunding og tak for i dag

Ulrik Linder Jakobsen


Den alternative arbejdsstyrke er blevet mainstream

Fra jobs til superjobs

Ledelse i det 21. århundrede: Unikke og nye krav til ledelse

Medarbejder-oplevelse: med fokus på mening

Organisationens

performance: er en

holdsport

Løn og vilkår:

Lukke gabet mellem

organisationens og

den enkeltes mål

Adgangen til

talenter: mere end

blot rekruttering

1 0 T R E N D S

Den fremtidige

arbejdsstyrke

Den fremtidige

organisation

Den fremtidige

HR-funktion

Læring i

arbejdsflowet -

og livet

Talent-mobilitet:

at vinde på

hjemmefronten

HR-teknologi:

HR cloud – en

platform, ikke en

destination

3 T E M A E R

HC Trends 2019

2019 Deloitte Global Human Capital TrendsLeading the social enterprise: Reinvent with a human focus


Resultaterne er baseret på 265 besvarelser fra Norden og øvrige udvalgte europæiske lande.

Trends i 2019 – offentlig sektorRespondenternes vurdering af vigtighed og parathed

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%

Den alternative arbejdsstyrke

Løn og vilkår

Fra jobs til super jobs

Organisationens performance

Ledelse

HR-teknologi

Adgangen til talenter

Talent-mobilitet

Medarbejderoplevelsen

Læring

Parathed Vigtighed


Adgang til talenterJagten på de rette talenter handler om mere end blot rekruttering

af respondenterne angiver at de største udfordringer ved at rekruttere er at finde de rette talenter – både ift. nye og erfarne talenter

54 %

O G

svarede, at det var én af de tre mest presserende problemstillinger, som

deres organisation ville skulle håndtere i 2019

19 %af respondenterne angav rekruttering som en vigtig problemstilling

66 %


siger, at deres organisationer er parate til at adressere

denne udfordring.

34 %M E N K U N

78 %af respondenterne angiver nytænkning af den måde, mennesker lærer på, som værende vigtigt eller meget vigtigt — den største trend for 2019

Læring integreret i arbejdsflowet- og i livet


siger, at det er lettere at finde nye job i en ny organisation fremfor den nuværende.

68 %

O G

45 %

siger mobilitet er vigtig og kun en fjerdedel, at de er klædt på til at understøtte det.

Talentmobilitet- at vinde på hjemmefronten


af respondenterne vurderer, at deres HR-systemer understøtter organisationens behov godt eller fremragende.

K U N

30 %

af respondenterne angav HR-teknologi som værende vigtig eller meget vigtig

65 %

HR-teknologiHR-cloud en platform – ikke en destination


Hvilke af de 10 trends er vigtigst for jeres organisationer?

Find mobiltelefonen frem1

Åben en browser og åben internetsiden slido.com2

3 Indtast koden #7071

Giv din umiddelbare vurdering:• Hvilke tre trends er vigtigst for jer i de kommende år?

4


Bølgeplan for Statens HRGo live-tidspunkter

2. pilot september 2019 AAU (et institut)BeskæftigelsesministerietErhvervsministeriet (Departementet)Kulturministeriet (Det Kgl. Teater)Miljø- og Fødevareministeriet Fødevarestyrelsen

4. bølge 2. halvår 2020Justitsministeriet (Domstolsstyrelsen)Sundheds- og ÆldreministerietKulturministeriet (resten)Udenrigsministeriet2. bølge Q1 2020

AAU (resten)Uddannelses- og Forskningsministeriet*Undervisningsministeriet**Miljø- og Fødevareministeriet (resten)Energi-, Forsynings- og Klimaministeriet (resten)Udenrigsministeriet (DIIS)

1. bølge Q4 2019Erhvervsministeriet Udlændinge- og IntegrationsministerietEnergi-, Forsynings – og Klimaministeriet (GEUS)Finansministeriet (Kompetencesekretariatet) Københavns Professionshøjskole

3. bølge 1. halvår 2020Transport-, Bygnings- og BoligministerietJustitsministeriet (undt. Domstolsstyrelsen)StatsministerietØkonomi- og IndenrigsministerietBørne- og SocialministerietKirkeministeriet

20

19

20

20

1. pilot april 2019 FinansministerietAAU (Fællesadministrationen)

*) CPH Business**) VUC Lyngby, Svendborg Erhvervsskole, SOPU, Uddannelsescenter Holstebro (under flytning – tidspunkt ikke afklaret)


Implementeringen af Statens HRModerniseringsstyrelsen understøtter forberedelsen

Implementeringsteam Implementeringsteam

Projektleder Bølgelead

Kommunikation

Data og system

Uddannelse og support

Organisatorisk forandring

På ministerområdet vil organiseringen blive spejlet i forhold til underliggende institutioner, med mindre ministerområdet har et samlet Koncern-HR.

ModerniseringsstyrelsenMinisterområdet

For hver bølge etableres der et bølgenetværk og et bølgeforum, som løbende indkaldes til dei Moderniseringsstyrelsen. For hver bølge etableres et bølgenetværk og et bølgeforum: • Bølgenetværket er for projektlederne med formål at udveksle erfaringer på det praktiske

og operationelle plan.• Bølgeforummet er for HR-chefer, og formålet er overordnede strategiske drøftelser ift.

implementeringen af Statens HR.

Samarbejdet mellem myndighed og Moderniseringsstyrelsen Forberedelsen støttes af en række opgavepakker

Data og system

Uddannelse og superbruger-

team

Kommunikation

Organisatorisk change

Uddannelse og superbruger-

team

Data og system

Kommunikation

Organisatorisk change

Uddannelse og superbruger-team

Data og system

Kommunikation

Organisatorisk forandring

Maj 2019

Statens HR

14

Scope for Statens HR

SLS og HR-

løn

eRekrut-

teringRejsud

Navision

stat &

IndFak

SKSForhand-

lings DB

ØS-LDVCampus IndfakISOLA &

HRmeter

Udgifts DB

SB

Ingen systemunderstøttelse Mange rapporterings-systemer

med svag sammenordningUdfordring

Anvendte

systemer

LønPersonale

udvikling

Rejse.

adminRegn-skab

Medarb.

admin.

Arb. tid og

fravær

Budget-

tering

Rappor-

tering

Stats-

regnskabAnalyser Finans-lov

Forretnings-processer

Derudover etableres fælles infrastruktur (single sign on, stamdata mv.)

Budget-

projektet

Statens HR BI-projektetTids-

projektet

HR- Løsning

Fratrædelser

Org. styring

Budget-

system

Tiltrædelse

Oracle HCM-CloudStandard system med integrationsplatform

15

Systemet

16

Status

• Kernefunktionaliteten blev taget i brug i paralleldrift i

september 2018

• Integration til CPR-registeret, SLS, Campus og Navision

har været i drift siden april 2019

• Nye sagsgange til Statens Administration og Statens It

siden april 2019

• Vi forventer at begynde bestilling af effekter (mobil, tablet,

adgangskort, mv.) i Moderniseringsstyrelsen i juni 2019

• Vi arbejder på kortlægning af forretningsbehov ift.

bestillingsfunktionaliteter i Statens HR med involvering af

en række institutioner

Link: https://modst.dk/modernisering/systemstrategi/statens-hr/forsmag-paa-statens-hr/

17

Finansministeriet

1600 medarbejdere

1 departement og 4 styrelser

2 koncernfunktioner på 5 lokationerskal anvende systemet

Vi er kunde hos Statens It

1. pilot primært på funktionalitet

Har deltaget i udviklingen af Statens HR

MODSTDIGST SAM SIT

KHRKØ KS

DEP

Finansministeren

DREAM

Ministeren for offentlig

innovation

COI

18

Vores forberedelse – Fokus på data og normering

Stor fokus på ensretning og oprydning i data

Ansættelsesområde

Personalekategorier

DISCO-koder

Stillingskategorier

Justering af processer

- Fremadrettede processer skal på plads

- Fokus på at sikre kontroller

19

Statens HR ændrer måden, vi arbejder på

Statens HR vil ændre måden, vi løser HR-opgaverne på

Ændring i organisering? Pt. specialiseret ift. overenskomster. Institutionsopdeling? Eller skal alle kunne alt?

Vedvarende fokus på at have den rette normering i forhold til personaleadministrative opgaver

Vi har fordelt ansvaret for interne godkendelser i Statens HR

Fra december 2019: Vi tager en opgave (fra opgavelisten) og færdiggør den, før vi tager en ny. - I dag bliver opgaverne fordelt i Outlook i forhold til opgavens indhold

Statens HR medfører nye roller, rettigheder og opgaver i HR:

- Lokal administrator, superbruger, effektmedarbejder, ledere

20

Eksempler på valg ift. implementering

I hvor høj grad vil I styre bemandingen i de enkelte enheder (organisationsstyring)?

I kan vælge at sætte loft på antal typer i en enhed fx

- 1 kontorchef

- 2 teamledere

- 7 medarbejdere

I kan også vælge ikke at styre på bemandingen, men hierarkiet skal sættes op.

På sigt: Hvordan tildeles opgaverne?

I kan vælge, om systemet automatisk skal tildele opgaverne eller om medarbejderne selv tager de opgaver, der skal løses?

Hvordan skal jeres KØ-opsætning ift. bestillinger være?

21

Gevinst-siden – hvad får vi ud af det?

Vi har endnu ikke taget ‘hele’ systemet i brug, men ser bl.a. følgende gevinster:

Vi genbruger flere data, så færre skal tastes på ny

Vi ensretter sagsgange og måden, vi registrerer på

Vi har et enkelt sagsflow mellem os og Statens Administration

Vi får et bedre overblik over de sager, der ligger hos os (på sigt)

Vi får et visuelt overblik over vores organisation

Vi får et samlet overblik over udleverede effekter


Statens HRErfaringer fra Fødevarestyrelsen

Deloitte 22.05.2019

Thorbjørn Fink Rasmussen

FØDEVARESTYRELSEN

• Fødevare-, foder- og veterinærkontrol• Tilsyn på store og små slagterier, i detail- og

engrosvirksomheder samt i stalde og samlesteder.• Autorisation og registrering af foder og

fødevarevirksomheder.• Overvåge fødevare, foder og dyresundhed• Håndtering af sygdomsudbrud.• Information og rådgivning til forbrugere, landbrug,

virksomheder og dyrlæger.• Ernæring, sund kost, kemi, lovgivning,

ministerbetjening, oplysningskampagner, laboratorier, retningslinjer for kontrol og prøvetagning, Opsyn med lokale kontrolenheder, laboratorier og rejsehold mm.

• 1650 medarbejdere• 110 ledere• Hovedkontor, 7 afdelinger, 27 slagterier

+ 90 andre mere eller mindre faste tjenestesteder

/ Fødevarestyrelsen / Deloitte24

HVAD LÆRTE VI SÅ I FØDEVARESTYRELSEN

Vi startede bagfra- Det er jo et HR projekt – ikke et IT projekt?!

Vi startede med megen fokus på personalejuridiske arbejdsgange og opgaver.

Vi troede Statens HR skulle tilpasses Fødevarestyrelsen.

Vi troede at vores materialer skulle finpudses og uploades i et digitalt værktøj.

Vi skulle have startet med oprydning og tilpasning af grunddata!


STATENS HR ER INTEGRATION AF DATA

Ensartethed og bedre kvalitet i HR dataStatens HR bliver et autoritativt system for organisationsdata og HR-stamdata, idet data oprettes og vedligeholdes i Statens HR og automatisk videreføres til øvrige systemer, herunder LDV og evt. også til lokale fagsystemer, hvis den enkelte institution ønsker det.

Der er stor forskel på drift og implementeringSystemet sættes op: Envejs kommunikation – Data der uploades kommer ikke ud i de integrerede statslige systemer. - Rettelser i dataark distribueres derfor ikke automatisk ud i SLS.

Systemet i drift: Fuld integration – rettelser i Statens HR kommer ud i de integrerede systemer.- Rettelser på medarbejdere slår nu igennem i SLS.

Det stiller krav til data, hvilket har stor betydning for implementeringsopgaven

26 / Fødevarestyrelsen / Deloitte

STYRING SKAL VÆRE TEKNISK VELFUNDERETPlanlægningen af HR systemet handler i høj grad om enhedsdata, personregistreringer og integrationer i eksisterende systemer.

Vores dilemma: Medarbejderdata styres af faglige systemerIntegration af TimeSag er nødvendigt for at sikre fortsat drift uden forstyrrelser. Integration af vores brugeradministrationssystem er nødvendigt for at bevare en stor automatisering af processer og styring af en meget geografisk spredt organisation.Begge disse systemer er integreret ud fra faglige og økonomistyringsmæssige hensyn.

Vores status: Vi er ikke i mål Integration af TimeSag skal beriges, for at det kan fungere, men det er afgørende for, at vi kan få optimal værdi af systemet og vi tror på det kan lade sig gøre. Vi har svært ved at sikre vores data- og opgave flow, da det ikke passer ind i effektmodulet. Vi skal finde et alternativ inden vi går live.

Fødevarestyrelsens styregruppe:• Økonomidirektør• Kødkontroldirektør• HR chef• HR juridisk sektionsleder• 2 Økonomi sektionsledere• IT chef• Sekretariatschef for

Kødkontrollen


STORE KRAV TIL DATA

1. Der bygges en enhed 2. I hver enhed placeres en række stillinger. - Stillingerne er programmeret med foruddefineret data. - Det reducerer arbejdsbyrden når der skal ansættes i fremtiden.

3. Medarbejdere og ledere indplaceres i stillingerne.- Ved initial implementering overskriver data fra SLS stillingen. Så ingen medarbejdere bliver rettet i SLS selv om de placeres i en stilling med afvigende data.

- Ved drift indplaceres en medarbejder i stillingen. Men man kan afvige fra de foruddefinerede data og skrive noget andet, hvilket så føres over i SLS.

- Ved drift vil rettelser i Statens HR overføre data til SLS – også eventuelle fejl der kom fra importarket.


EnhedNavn, Hierarki, type

P nummerFra Virksom-

hedsregisteret

AdresseFra P

nummeret

Stedkode Fra Navision

EnhedsnavnFra Navision

Adm. Tjenestested

Fra SLS

DelregnskabFra Navision

29 I

Fødevarestyrelsen havde organiseringsdata fordelt på 5 segmenter: Vi brugte Segmenter/Frie specifikationer i

Tidsregistrering og SLS til at definere organisationsophæng.

Alle fagsystemer arvede segmentdata på flere segmenter og brugte det til at tegne hierarkierne med.

Alle vores fagsystemer er bygget og integreret ud fra det!

HR systemet bruger kun segment 2: Alle organisations-elementer skulle derfor

oprettes i et segment. Segmenterne skulle først oprettes i Navision og

derefter overføres til SLS inden vi kunne påbegynde dataoprydning.

Medarbejderne skulle flyttes i SLS, før Moderniseringsstyrelsens første dataudtræk.

Det medførte tomme lønsedler og flytninger der skulle rettes.

DATA VAR FULDT INTEGRERET I DIGITALE SYSTEMER- MEN PÅ DEN FORKERTE MÅDE

Segment 1 - Delregnskab

Segment 2 - Forretningsområde

Segment 3 - Enheder

Segment 5 -

Slagterier

Segment 4 -

sektioner


30 I

Alle organisatoriske enheder skal fremgå på segmentlisten i SLS og Navision (Enheder tildeles en stedkode)

Hver personaleleder skal have mindst 1 organisatorisk enhed med medarbejdere.

Hver enhed skal have 1 (og kun 1) leder.

Alle medarbejdere skal ”bo” i en specifik organisatorisk enhed med nærmeste leder som eneste ansvarlige.

Vi manglede mange - 30% - af de organisatoriske enheder i det digitale organisationsdiagram. 75% af vores medarbejdere skulle flyttes i SLS.

30

ÉN – OG KUN ÉN - LEDER TIL HVER ENHED

Administration

4

Hanne Larsen

IT

43

Kim Troels Rasmussen

HR

44

Susanne Juul Jarlov

Økonomi

45

Henrik Kundby

Strategi og Udvikling

440

Sektionsleder

HR Jura

442

Elsebet Kjær

Sekretariat

445

Susanne Juul Jarlov

/ Fødevarestyrelsen / Deloitte

DER FINDES IKKE DELTE ENHEDER

En organisationsenhed kan kun have 1 leder.

Udfordrer vores enheder med 2 chefer.

Vores umiddelbare løsning: Vi laver delte Stedfortræderfunktioner – hver chef bliver stedfortræder for den anden og deres chef – vores direktør - bliver teknisk set deres enhedschef.


Kontrol & data

Kenny og Vibeke Esben

KontrolVibeke

DataKenny

Sektion 1

Sektion 2

32 I

Alle organisatoriske enheder tildeles et administrativt tjenested

Vores administrative tjenesteder var historisk betingede – og derfor forkerte.

Vi oprettede derfor helt nye administrative tjenesteder.

Vi flytter nu alle medarbejdere over i de nye steder.

Men… Systemet trækker medarbejderens administrative tjenested fra enheden – så medarbejdere der fx er ansat i en enhed i Glostrup, men som arbejder i Århus får nogle lidt for gode befordringsfradrag Det er Moderniseringsstyrelsen ved at løse.

32

ADMINISTRATIVE TJENESTESTEDER RETTES

/ Fødevarestyrelsen / Deloitte

33 I

Identificer og udvælg de personer der har administrative og juridiske opgaver rundt om ansættelserne.

Hvem står for vedligeholdelse af organisations- og persondata?• Steder i Navision• P numre• Administrative tjenestesteder• SLS indberetninger• Kontakt med SIT om brugerstyring• Personalekategorier

KORTLÆGNING OG UDVÆLGELSE AF ARBEJDSGRUPPE

Hvem registrerer brugeroplysninger i andre systemer? • Hvem og hvor sidder de?• Hvilke systemer drejer det sig om?• Hvad registreres i dem?

Hvem står for jeres effekter• Hvilke effekter har I?• Har I dem samlet med rettighedsstyring og

koder der skal ud i andre systemer?• Hvordan bestilles det, hvem bestiller og hvem

modtager?• Hvornår i ansættelsesprocessen sker det?• Hvad registreres i bestillingen?

Er der potentiale for integration og automatisering?


KORT FORTALT – DATA SKAL PÅ PLADS TIDLIGT

P numre skal være opdateret i Virksomhedsregisteret.

Alle organisatoriske enheder skal oprettes og opdateres i Navision.

Administrative tjenestesteder skal være ajourførte.

Der skal ryddes op i PKAT og STIKO - ensret medarbejderne.

Alle ansatte skal ajourføres i SLS inden I står midt i implementeringen.

I skal have styr på orlov, barsel, åremål, stillingskoder mm.


Afrunding

Styr på organisation og organisering.Afsæt rigeligt tid til koordination og styring –opgavebelastningen er ikke nem at fordele på mange forskellige personer, da det handler om overblik, indsigt og styring.

Styr på SLS data – ansatte skal være opdaterede på segmenter og ansættelsesdata.

Projektledelsen handler i høj grad om teknik og dataflow frem for HR juridisk indsigt.

Undervurder ikke dataindsamling – Få styr på kilder og afhængigheder, men udtræk kan ikke startes tidligt.

/ Fødevarestyrelsen / Titel på præsentation35



HC Trends-afstemningBaseret på 45 besvarelser på morgenmødet

Trends Hvilke trends er vigtigst for jer i de kommende år?

1. Den alternative arbejdsstyrke 9%

2. Fra jobs til superjobs: automatisering og nye teknologier stiller krav til nye roller og jobindhold

33%

3. Ledelse i det 21. århundrede: Unikke og nye krav til ledelse 38%

4. Medarbejder-oplevelse: med fokus på mening 51%

5. Organisationens performance: er en holdsport 29%

6. Løn og vilkår: Lukke gabet mellem organisationens og den enkeltes mål 18%

7. Adgangen til talenter: mere end blot rekruttering 36%

8. Læring i arbejdsflowet 31%

9. Talent-mobilitet: at vinde på hjemmefronten 24%

10. HR-teknologi 31%


Fremtidens HR i jeres organisation

Tak for i dag

Har vi det

rigtige

mandat og

sidder vi med

i de rigtige

fora?

Leverer vi de

rette HR-

services til

vores kunder?

Hvem er de

vigtigste HR-

kunder i vores

organisation?

Hvordan

understøtter

HR

forretnings-

strategien?

Har vi de rette

kompetencer i

HR?

Har vi den

nødvendige

teknologi-

understøttelse

og data?

Er HR

organiseret

rigtigt med de

mest effektive

processer?

Documents

Fremtidens HR i staten May2019 - Deloitte