Förvaltning av kvalitetsregistren Senior Alert Svenskt ... · Svenska palliativregistret 2016-2017 En specifikation av förvaltningen av kvalitetsregister Socialförvaltningen, Varbergs

1

Förvaltning av kvalitetsregistren Senior Alert Svenskt register för Beteendemässiga och Psykiska symptom vid demens Svenska palliativregistret 2016-2017

En specifikation av förvaltningen av kvalitetsregister

Socialförvaltningen, Varbergs kommun

2016-09-30, version 6.0

2

1 Dokumentinformation

1.1 Dokumentets syfte

Syftet med förvaltningsplanen för kvalitetsregistren Senior Alert (SA), Svenska palliativregistret och Svenskt register för Beteendemässiga och Psykiska symptom vid demens (BPSD) är att den ska fungera som ett styrdokument för förvaltningen av systemen och en beskrivning av förvaltningsorganisationen. Den ska klargöra och beskriva vad som ska göras i förvaltningsarbetet samt hur förvaltningen ska utföras och styras. Ett kvalitetsregister ställer krav på en stabil och strukturerad förvaltningsstyrning

Dokumentet ägs av registrets Systemägare Verksamhet och förvaltas av Systemansvarig Verksamhet. Målgruppen för dokumentet är de som ansvarar för, samt arbetar löpande med förvaltningen av kvalitetsregistren.

2 Sammanfattning

Senior Alert (SA) är ett kvalitetsregister som finns tillgängligt via webben där varje person, 65 år

eller äldre, kan (efter samtycke) registreras med riskbedömning, vidtagna åtgärder och resultat

inom områdena fall, undernäring, trycksår och munhälsa. Med hjälp av SA vill man från nationellt

håll utveckla nya förebyggande arbetssätt som ökar möjligheten till bästa möjliga vård och omsorg

oavsett vem som tillhandahåller den.

BPSD-registret finns tillgängligt via webben och har som syfte att minska beteendemässiga och

psykiska symptom vid demens och det lidandet som detta innebär och att genom detta öka

livskvalitén för personen med demenssjukdom.

Svenska palliativregistret har som syfte att successivt förbättra vården i livets slut oavsett

vårdgivare. Registret finns tillgängligt via webben. Registrets huvudsyfte är att på patientnivå mäta

hur enheter lever upp till definierade kriterier för god vård i livets slutskede

Denna förvaltningsplan har tagits fram som ett styrdokument för hur förvaltningen av de

kvalitetsregister som används inom Socialförvaltningen ska hanteras, samt vilka roller och ansvar

som finns inom detta arbete.

3

3 Innehållsförteckning

1 Dokumentinformation ................................................................................................................ 2

1.1 Dokumentets syfte ....................................................................................................................... 2

2 Sammanfattning ......................................................................................................................... 2

3 Innehållsförteckning .................................................................................................................. 3

4 Omfattning av förvaltningsobjektet .......................................................................................... 5

4.1 Inledning ...................................................................................................................................... 5

4.1.1 Senior Alert ................................................................................................................................. 5

4.1.2 BPSD-registret ............................................................................................................................ 5

4.1.3 Svenska palliativregistret ............................................................................................................ 5

4.2 Syfte med förvaltningsplan ........................................................................................................... 6

4.3 Förvaltningsperiod ....................................................................................................................... 6

4.4 Dokument för systemet ................................................................................................................ 6

5 Systembeskrivning .................................................................................................................... 6

5.1 Senior Alert .................................................................................................................................. 6

5.2 BPSD-registret ............................................................................................................................. 7

5.3 Svenska palliativregistret ............................................................................................................. 7

5.4 Objektdefinition ............................................................................................................................ 7

5.5 Övergripande teknisk beskrivning ................................................................................................ 8

5.5.1 Senior Alert ................................................................................................................................. 8

5.5.2 BPSD-registret ............................................................................................................................ 8

5.5.3 Svenska palliativregistret ............................................................................................................ 9

5.6 Närliggande system ..................................................................................................................... 9

5.7 Kommunövergripande beroenden................................................................................................ 9

6 Förutsättningar för målformuleringar ...................................................................................... 9

6.1 Förändringsgrad ........................................................................................................................... 9

6.2 Marknadsföring .......................................................................................................................... 10

6.3 Måldokument ............................................................................................................................. 10

7 Mål & resursfördelning 2016-2017 för kvalitetsregistren ..................................................... 10

7.1 Aktiviteter i förvaltningen av Senior Alert, Svenska palliativregistret och BPSD-registret .......... 10

7.2 Övergripande målsättning för 2016-17 ....................................................................................... 11

7.2.1 Implementeringsmål .................................................................................................................. 11

7.3 Budget ....................................................................................................................................... 12

7.3.1 Utbildning .............................................................................. Fel! Bokmärket är inte definierat.

7.3.2 Övrigt ........................................................................................................................................ 12

4

8 Organisation ............................................................................................................................. 12

8.1 Inledning .................................................................................................................................... 12

8.2 Tre nivåer i systemorganisationen ............................................................................................. 12

8.3 Om förvaltningsorganisationens roller ........................................................................................ 13

8.4 Systemorganisationens roller och mandat ................................................................................. 13

8.4.1 Senior Alert ............................................................................................................................... 13

8.4.2 BPSD-registret .......................................................................................................................... 14

8.4.3 Svenska palliativregistret .......................................................................................................... 15

8.4.4 Systemägare Verksamhet ......................................................................................................... 16

8.4.5 Systemägare Teknik ................................................................................................................. 16

8.4.6 Systemansvarig Verksamhet .................................................................................................... 17

8.4.7 Systemansvarig Teknik ............................................................................................................. 18

8.4.8 Användare ................................................................................................................................ 19

8.4.9 Support & IT-service ................................................................................................................. 20

9 Forum i systemorganisationen ............................................................................................... 22

9.1 Styrgrupp ................................................................................................................................... 22

9.2 Förvaltningsråd .......................................................................................................................... 22

9.3 Verksamhetsråd .......................................................................................................................... 23

9.4 Användarmöten/nätverksträffar ................................................................................................. 23

9.5 Mötesforum ................................................................................................................................ 24

9.6 Versionshantering ...................................................................................................................... 25

5

4 Omfattning av förvaltningsobjektet

4.1 Inledning

Kvalitetsregister är ett system av kvalitetsverktyg som ger oss i Sverige unika möjligheter att utveckla kvaliteten i vården. SA, Svenska palliativregistret och BPSD är kvalitetsregister som finns tillgängliga via webben.

4.1.1 Senior Alert

Målgruppen för SA är 65 år eller äldre. Arbetssättet i SA består av riskbedömning, planerade och

vidtagna åtgärder samt resultat inom områdena fall, undernäring, trycksår och ohälsa i munnen.

Senior Alert innehåller ett antal avgränsade moduler som har till uppgift att registrera och

sammanställa olika uppgifter av det förebyggande arbetet som verksamheten bedriver. Modulerna

stöttar ett antal verksamhetsprocesser som finns beskrivna i ledningssystemet Atlas och i rutiner

och riktlinjer för det förebyggande arbetssättet med fall, undernäring, trycksår och munhälsa.

Modulerna finns beskrivna i registerhållarnas användarmanual som finns tillgänglig på deras

hemsida www.senioralert.se. Lathundar, som beskriver handhavandet och arbetsrutiner kring

Senior Alert går att hitta på intranätet Vinden under Socialförvaltningsfliken och fliken IT, system,

support.

4.1.2 BPSD-registret

Syftet nationellt med BPSD-registret är att kvalitetssäkra omvårdnaden av personer med demenssjukdom och att uppnå ett likvärdigt omhändertagande av denna patientkategori över hela landet. Registret har en tydlig struktur som bygger på kartläggning av frekvens och allvarlighetsgrad av BPSD, kartläggning av aktuell läkemedelsbehandling, checklista för tänkbara orsaker till BPSD, förslag på evidensbaserade omvårdnadsåtgärder för att minska BPSD samt utvärdering av vidtagna interventioner. Denna struktur genererar en individuell vårdplan som är ett stöd i vården av personer med demenssjukdom. BPSD-registret innehåller moduler som har till uppgift att registrera och sammanställa olika uppgifter av den omvårdnad som ges till personer med BPSD och ger förslag på omvårdnadsåtgärder samt en utvärdering av vidtagna interventioner. Modulerna stöttar ett antal verksamhetsprocesser som finns beskrivna i ledningssystemet Atlas och i rutiner och riktlinjer för demensvården som bedrivs inom den kommunala regin. Modulerna finns beskrivna i registerhållarnas användarmanual och informationsdokument som finns tillgängliga på deras hemsida http://www.bpsd.se. Lathundar, som beskriver handhavandet och arbetsrutiner kring BPSD går att hitta på intranätet Vinden under Socialförvaltningsfliken och fliken IT, system, support.

4.1.3 Svenska palliativregistret


vårdgivare. Registrets huvudsyfte är att på patientnivå mäta hur enheter lever upp till definierade

kriterier för god vård i livets slutskede. Svenskt Palliativregister innehåller moduler som har till

uppgift att registrera och sammanställa olika uppgifter av den omvårdnad som ges till den

palliativa patienten den närmaste tiden före dödsfallet. Modulerna stöttar ett antal

verksamhetsprocesser som finns beskrivna i ledningssystemet Atlas och i rutiner och riktlinjer för

den palliativa vården som bedrivs inom den kommunala regin. Modulerna och hur enkäterna ska

fyllas i, finns beskrivna i registerhållarnas användarmanual och informationsdokument som finns

tillgängliga på deras hemsida http://palliativ.se. Lathundar, som beskriver handhavandet och

arbetsrutiner kring Svenska palliativregistret går att hitta på intranätet Vinden, under

Socialförvaltningsfliken och fliken IT, system, support.

http://www.senioralert.se/

http://www.bpsd.se/

http://palliativ.se/

6

4.2 Syfte med förvaltningsplan

Syftet med förvaltningsplanen är att den ska fungera som ett styrdokument för förvaltningen av

systemen och ge en beskrivning av förvaltningsorganisationen. Förvaltningsplanen ska klargöra

och beskriva vad som ska göras i förvaltningsarbetet samt hur förvaltningen av systemen ska

utföras och styras.

Målgruppen för dokumentet är de som ansvarar för, samt arbetar löpande med förvaltningen av

arbetssättet runt de kvalitetsregister som används av Socialförvaltningen.

4.3 Förvaltningsperiod

Förvaltningsplanen gäller för perioden 2016-09-30 – 2017-12-31. Förvaltningsplanen revideras

årligen på initiativ av Systemägare Verksamhet.

4.4 Dokument för systemet

Följande ligger till grund för de olika kvalitetsregistren:

Personuppgiftslagen (PUL), Offentlighets- och Sekretesslagen, Patientdatalagen (PDL),

Patientlagen (PL), Hälso- och sjukvårdslagen (HSL), Socialtjänstlagen (SoL) och Lagen

om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). Dessa lagar har betydelse för hur

och av vem vård och omsorg ska utföras, dokumenteras och följas.

Systembeskrivning för SA, BPSD-registret och Svenska palliativregistret

Användarmanualer för SA, BPSD-registret och Svenska palliativregistret

Verksamhetsprocesser beskrivna i ledningssystemet Atlas

Samtycke för registrering i kvalitetsregistren

5 Systembeskrivning

5.1 Senior Alert

Registret består av olika delar. En del av registret används för registrering av personuppgifter, en

del för registrering av riskbedömningar, åtgärder och uppföljningar, en del för registrering av

bakomliggande orsaker och en del för registrering av händelser. Registret ger stora möjligheter att

sammanställa den registrerade informationen i ett antal rapporter på individ- enhet, kommun och

nationell nivå.

Senior Alert syftar till att stödja arbetet med de förebyggande insatser och processer, gentemot

fall, undernäring, trycksår och ohälsa i munnen, som pågår inom Socialförvaltningen.

Idag har registratorer (baspersonal), viss legitimerad personal (på entreprenaderna),

enhetschefer, medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS), utvecklingsledare och IT-koordinator

tillgång till registret.

7

5.2 BPSD-registret

BPSD-registret används av alla särskilda boenden med inriktning mot demens. Registret består av

olika delar. En del av registret används för registrering av personuppgifter, en del för registrering

av läkemedel, tänkbara orsaker, vårdåtgärder och en vårdplan. Registret ger stora möjligheter att

sammanställa den registrerade informationen i diagram och jämföra resultat utifrån en patient, en

enhet, vårdgivare till nationell nivå.

BPSD-registrets syfte är att minska BPSD och lidandet som detta innebär och att genom detta, öka

livskvalitén för personen med demenssjukdom.

Administratörer (baspersonal), enhetschefer och sjuksköterskor riktade mot särskilda boenden

med inriktning mot demens, demenssamordnare och utvecklingsledare har efter genomgången

BPSD-utbildning tillgång till registret.

5.3 Svenska palliativregistret

Svenska palliativregistret används inom Socialförvaltningens verksamheter där man har hälso-

och sjukvårdsansvar. Registret består av olika delar. En del av registret används för registrering

av personuppgifter och registrering av dödsfallsenkäten och en del för enhetsenkäten. Registret

ger stora möjligheter att sammanställa den registrerade informationen i ett antal rapporter från

enhets- till nationell nivå.


vårdgivare.

Idag har registratorer (sjuksköterskor) och enhetschefer (för sjuksköterskorna), medicinskt

ansvarig sjuksköterska (MAS) och utvecklingsledare tillgång till registret.

5.4 Objektdefinition

Nedan illustration visar systemets roll i verksamheten.

Objektverksamheten (A) motsvarar den verksamhet som förvaltningsobjektet ska stödja och är

primära användare av objektet. Förvaltningsverksamhet (B) - för att stödja objektverksamheten

finns ett antal verksamhetsstöd som levereras från olika förvaltningsorganisationer (C).

Huvuddelen av verksamhetsstöden genereras ur IT-stöden (D) och beskriver nödvändig

A EB DC

Objektverksamhet Förvaltningsverksamhet IT-verksamhet

A EB DC

Objektverksamhet Förvaltningsverksamhet IT-verksamhet

8

funktionalitet/tjänster som används av de olika målgrupperna inom objektverksamheten. IT-

verksamhet (E) - för att kunna tillhandahålla verksamhetsstöd till objektverksamheten krävs olika

IT-system.

5.5 Övergripande teknisk beskrivning

Kvalitetsregistren Senior Alert, BPSD-registret och Svenska palliativregistret ingår som några av

de nationella kvalitetsregistren.

5.5.1 Senior Alert

Landstinget Jönköpings län är huvudman/registerhållare för Senior Alert. Uppsala Clinical

Research Center (UCR) är leverantör av IT-systemet Senior Alert. UCR arbetar med att erbjuda

tjänster som rådgivning, protokoll, teknisk utveckling och drift av kvalitetsregister. När det gäller

kvalitetsregister är de största beställarna registerhållarna för de nationella kvalitetsregistren.

UCR erbjuder IT-lösningar som är webbaserade varför alla komponenter i systemen kan nås via

varje dator som är ansluten till Internet eller Sjunet. De nationella registren utvecklas på basen av

protokoll, kravspecifikation och termförteckning, vilka utvecklas i nära och kontinuerligt

samarbete med beställare och användare. Systemen bygger på gemensamma plattformar för såväl

datainmatning, dataöverföring som generering av rapporter. Systemen använder i huvudsak

öppen källkod. Systemen arbetar med krypterade data via webbservrar och applikationsserver

samt med Java/JSP programmering för webbgränssnitt, MySql som relationsdatabas för inmatade

data samt SAS statistikprogram för analyser och rapport- generering. Programmen är förberedda

och öppna för språkhantering och internationalisering. Direkta kopplingar finns till

befolkningsregistret varför personnumret ger direkt uppslag av övriga personrelaterade data och

vitalstatus. Systemen är flexibla och byggs med möjlighet för individuella användare att lägga till,

definiera och namnge egna valfria variabler. Interaktiva hjälpfunktioner byggs in i programmen

avseende såväl funktionalitet som definitioner av termer. Systemens drift säkras med daglig

säkerhetskopiering och applikationsövervakning med larm via SMS till driftansvarig. Inloggning

och behörighet till systemen kontrolleras genom en avancerad lösenordshantering. Målsättningen

med registerteknologin är att alltid kunna ge alla användare dagsaktuell rapportering av den egna

verksamheten och dess utveckling samt jämförelse med andra centra. Med valda intervall

(vanligen varje natt) sker en överföring av data från inmatningsdatabasen (MySql) till

analysdatabasen (SAS). På detta sätt finns alltid aktuellt underlag för de rapporter som genererar

statistik till användare. På särskilda webbsidor kan användare specificera parametrar som sedan

bildar underlag för den statistiska bearbetningen. Statistiken kan sedan visas både i tabellform

som grafer, inklusive statistiska tester, på grupper som bestäms av användaren vid varje

analystillfälle. De rapporter som finns i plattformen utvecklas kontinuerligt och skräddarsys för

varje system.


Registerhållare för BPSD-registret är Lennart Minthon, på minneskliniken Skånes

Universitetssjukhus. Data lagras på en central server på kunskapscentrat Eye Net

(www.eyenetsweden.se) som har en mångårig erfarenhet av att driva kvalitetsregister. Eye Net

har hjälpt till i uppbyggnaden av registret och borgar för en säker hantering av data.

http://www.eyenetsweden.se/

9


Landstinget i Kalmar län är huvudman/registerhållare för svenska palliativregistret. Registret har

ett samarbete med Otimo Data AB för all datahantering. Samarbetet innebär att samtliga enkäter

samlas in via webbformulär. All återrapportering sker i realtid via en interaktiv portal där alla

användare kan ta del av detaljerade uppgifter om den givna vården ner på verksamhetsnivå.

5.6 Närliggande system

System Beskrivning

Kommuninvånarregister

(KIR)

I KIR finns samtliga, i kommunen folkbokförda individer,

registrerade. Uppgifterna i detta register kommer ifrån

Skatteverket. Information som hämtas ifrån KIR och

levereras till Senior Alert, Svenska palliativregistret och

BPSD-registret är namn, personnummer och kön.

Hallandskatalogen (HAK) Hallandskatalogen är en del av HSA-katalogen. HSA-

katalogen står för Hälso- och Sjukvårdens Adressregister

över personal och enheter för kommunikationstjänster. På

sikt kommer säker inloggning till verksamhetssystemet att

ske med hjälp av SITHS-kort. När SITHS-kort används görs en

kontroll mot Hallandskatalogen för att säkerställa att enbart

behörig personal kan komma åt information i

kvalitetsregistren. I dagsläget används SITHS-kort som säker

inloggning för Senior Alert och Svenska palliativregistret

men ej för BPSD-registret.

5.7 Kommunövergripande beroenden

Systemen körs på 32/64-bitars Windows serverplattform, vilket innebär att det finns tydliga

beroenden med central IT-Service som ska svara upp till den infrastrukturella miljön som

serverdrift, löpande underhåll samt licenser. Det är viktigt att samsynen påvisas för att förhindra

onödiga stopp i driften och när förändringar görs inom Windows serverplattformen även testa

åtkomst och funktionalitet av de kvalitetsregister som används inom Socialförvaltningen.

6 Förutsättningar för målformuleringar

Huvudaktiviteterna för kvalitetsregistren under 2016-2017 är att fortsätta skapa förutsättningar

för optimal användning genom riktat användarstöd.

6.1 Förändringsgrad

Fokus under 2016-2017 kommer att vara att öka förståelsen för och användandet av registren.

10

6.2 Marknadsföring

Inga planerade marknadsföringsinsatser för förvaltarplanen. Däremot planeras diverse

marknadsföringsinsatser för verksamheten och arbetet med kvalitetsregister, såsom utbildningar

och nätverksträffar för användare.

6.3 Måldokument

De dokument som styr målsättningen för Senior Alert, Svenska palliativregistret och BPSD-

registret utgörs av:

Verksamhetsplan socialnämnden 2016-2019

Mål och handlingsplan 2016-2018 – Programområde: Äldre (Region Halland)

Socialförvaltningens utvecklingsmål för IT/IS 2016-2018

Varbergs kommuns digitala agenda

Arbetsrutiner beskrivna i Atlas

Riktlinje för handlednings- och informationsmöte

Regionala riktlinjer för Halland i samarbetet i den regionala stödstrukturen

o Anna & Lars hälsa - för en god och förebyggande vård i Halland

o Annas led – för en trygg och säker demensvård i Halland (Region Halland).

Nationella riktlinjer för arbetet med i satsningen ”Bättre liv för sjuka äldre”’

Nationella riktlinjer för vård och omsorg vid demenssjukdom, Socialstyrelsen.

Nationellt vårdprogram för palliativ vård 2012–2014, Cancercentrum

Nationellt kunskapsstöd för god palliativ vård i livets slutskede, Socialstyrelsen

7 Mål & resursfördelning 2016-2017 för kvalitetsregistren

7.1 Aktiviteter i förvaltningen av Senior Alert, Svenska palliativregistret

och BPSD-registret

Nedan beskrivs de aktiveter som är grundläggande för en aktiv förvaltning samt övergripande

målsättningar/åtgärder.

Följande aktiviteter är identifierade för de olika kvalitetsregistren:

Aktivitet Förklaring

Förvaltningsstyrning Innehåller åtgärder för att administrera och

styra förvaltningsarbetet.

11

Användarstöd Innehåller åtgärder för att ge användarna

stöd vid problem men även att förebygga

problem såsom support och utbildning.

Ändringshantering Innehåller åtgärder för att göra rättningar,

ändringar, förbättringar och sanering av

information, funktioner med mera.

Drift Innehåller åtgärder för att säkerställa

systemets drift och underhåll utifrån krav och

behov. Tekniska åtgärder som nätverk,

hårdvara, mjukvara, support, underhåll med

mera.

7.2 Övergripande målsättning för 2016-17

Nedanstående målsättningar bryts ned i en verksamhetsplan med aktiviteter.

7.2.1 Implementeringsmål

7.2.1.1 Förvaltningsstyrning

Alla berörda har kännedom om förvaltningsmodellen.

Implementerad systemorganisation, inklusive uppföljning av att roller är tillsatta och

fungerar.

Forum och struktur för möten inom systemorganisationen är skapade.

Förvaltningsplan är framtagen och godkänd.

Plan för behörighetsstrukturarbete är framtagen och godkänd (det vill säga ta fram

underlag för att säkerhetsklassa informationen och bestämma vem som ska ha tillgång till

information i systemet).

7.2.1.2 Användarstöd

Användarna är utbildade i relevanta moduler i Senior Alert, BPSD-registret och Svenska

palliativregistret.

Förvaltningsplanen är känd i organisationen.

Arbetsrutiner finns beskrivna i Atlas.

Rutiner för dokumentation är upprättade.

7.2.1.3 Ändringshantering

Rutin för hantering av felanmälningar och synpunkter är framtagna och kända.

12

7.2.1.4 Drift

Rutin för information vid driftstörning och systemförändring är framtagna och kända.

7.3 Budget

Den totala kostnaden för förvaltningen av Senior Alert, BPSD-registret och Svenska

palliativregistret beräknas uppgå till cirka 30 000 kronor. Kostnaderna inkluderar utbildning och

annan kompetensutveckling. För det löpande förvaltningsarbetet utgår ingen ersättning då det

anses ingå i den ordinarie verksamheten. Verksamheten står därför också för personalkostnad i

samband med utbildning och kompetensutveckling.

7.3.1 Övrigt

Till övrig kostnad hör kostnad för SITHS-kort. Dock är det inte en kostnad som enbart berörs av kvalitetsregistren utan av ett flertal andra system där SITHS-kort krävs för användningen. För närvarande belastar inte denna kostnad förvaltarplanens budget.

8 Organisation

8.1 Inledning

Systemorganisationen ansvarar för att säkerställa att systemet underhålls, utvecklas och fungerar

samt lever upp till kommunens IT/IS-strategi och Socialförvaltningens utvecklingsmål för IT/IS

2016-2018. Systemorganisationen har klara och tydliga roller som beskrivs i kommande avsnitt.

8.2 Tre nivåer i systemorganisationen

Systemorganisationen för kvalitetsregistren arbetar på tre olika nivåer:

Strategisk nivå: Kort- såväl som långsiktig styrning och inriktning av kvalitetsregistren och dess

utveckling. Beslutande nivå. På denna nivå finns Systemägare för Verksamhet respektive Teknik.

Taktisk nivå: Dagligt förvaltningsarbete enligt överenskommen inriktning och målstyrning av

systemet. På denna nivå finns rollen Systemansvarig för Verksamhet respektive Teknik.

Operativ nivå: Hantering av förvaltningsarbete enligt fastställd planering för kvalitetsregistren.

Löpande hantering av incidenter och problem. På denna nivå finns kvalitetsregistrens användare,

registerhållarnas support, IT-koordinator med flera.

Nedan bild illustrerar systemorganisationens uppbyggnad.

Ansvar

Nivå Verksamhet (V) Teknik (T)

Strategisk Systemägare V Systemägare T

13

Taktisk Systemansvarig V

Systemansvarig T

Operativ Användare

Lokal koordinator:

enhetschef (SA)

Lokal användare: senior

alert-ombud (SA)

Administratör (BPSD)

Registrator: sjuksköterska

(Svenska palliativregistret)

Support & IT-service

8.3 Om förvaltningsorganisationens roller

Rollerna i kvalitetsregistrens systemorganisation är tydligt beskrivna med ansvar och

befogenheter. En roll bör innehas av en fysisk person för att uppnå kontinuitet och en stabil

förvaltning. Rollerna på operativ nivå kan innehas av en enskild person eller av en grupp av

människor i samverkan. Personer för roller på strategisk nivå utses av organisationens

ledningsgrupp. Personer för roller på taktisk nivå samt specifika roller på operativ nivå utses av

styrgruppen i objektets systemorganisation.

8.4 Systemorganisationens roller och mandat

Nedan beskrivs systemorganisationens roller samt vilket ansvar de har för att göra

kvalitetsregistren så optimalt och säkert som möjligt.

Vad gäller Systemägare Teknik så ägs och förvaltas registren av respektive registerhållare. För

utförligare teknisk beskrivning av registren, se under rubrik 5.5. Lokalt systemägande av tekniken

är avdelningschefen för IT, Serviceförvaltningen, som ansvarar för att plattformen som kommunen

använder fungerar.

8.4.1 Senior Alert

Ansvar


Strategisk Systemägare V

Funktion: Avdelningschef

förvaltningsledningsstab

Systemägare T

Funktion: Registerhållare

14

Namn: Ola Viestam Namn: Landstinget Jönköpings län

Funktion: Avdelningschef IT,

Serviceförvaltningen

Namn: NN


Funktion: Utvecklingsledare

VHT

Namn: Sofia Isaksson

Systemansvarig T

Funktion: Utvecklingsledare IT, FLS

Namn: Leif Sjunnesson


Namn: Landstinget i Jönköpings län

Operativ Användare

Lokal koordinator: enhetschef

Lokal användare: Senior alert-

ombud

Support & IT-service:

IT-koordinator FLS: Christina

Antonsson & Systemansvarig V

IT-Service

Support och drift av plattform och

nätverk


Ansvar



Funktion: Avdelningschef

förvaltningsledningsstab

Namn: Ola Viestam

Systemägare T


Namn: Lennart Minthon,

Funktion: Avdelningschef IT


Namn: NN



VHT

Systemansvarig T

15

Namn: Sofia Isaksson Funktion: Utvecklingsledare

VHT/Systemansvarig V och

demenssamordnare


och Maria Grönberg


Namn: Lennart Minthon

Operativ Användare

Administratör

Support & IT-service

Viss support från Systemansvarig

Verksamhet. I övrigt hänvisas till

BPSD-registrets support.

IT-Service


nätverk


Ansvar



Funktion: Avdelningschef VHT

Namn: Kristina Kjellgren

Systemägare T


Namn: Landstinget i Kalmar

Funktion: Avdelningschef IT,


Namn: NN



VHT


Systemansvarig T

Funktion: Utvecklingsledare IT, FLS

Namn: Leif Sjunnesson

16


Namn: Landstinget i Kalmar

Operativ Användare

Registrator: sjuksköterska

(Svenska palliativregistret)

Support & service

Registerhållaren eller Enhetschef för

sjuksköterskor (Maria Dymne)

IT-Service


nätverk

8.4.4 Systemägare Verksamhet

För Senior alert & BPSD-registret: Avdelningschef FLS, Ola Viestam

För Svenska palliativregistret: Avdelningschef VHT, Kristina Kjellgren

Systemägare Verksamhet har det övergripande ansvaret för arbetet med kvalitetsregistren och

fattar beslut om resursfördelning, nyttoeffekter, mål samt att rätt personella resurser tillsätts i

systemorganisationen.

Systemägare Verksamhet ansvarar för och har mandat att:

- verkställa de beslut som fattas inom Socialförvaltningen om det förebyggande arbetet, arbetet med kvalitetsregistren och redovisningen detta.

- besluta om registrens förvaltning såsom roller i systemorganisation och resursfördelning

- besluta om nyutveckling, vidareutveckling, avveckling samt om systemets löpande förvaltning, till viss del i samråd med Systemägare Teknik

- syfte och mål finns samt att uppföljning görs för att säkerställa måluppfyllelsen

- förvaltningsmodellen följs och anpassas efter behov utifrån förändringar i omvärlden

- förvaltningsplan för kvalitetsregistret upprättas

- systemorganisation etableras

- utse personer till systemorganisationens roller

- erforderliga avtal och överenskommelser är tecknade

- strategiska frågeställningar lyfts till förvaltningens ledningsgrupp

Systemägare Verksamhet är kravställare av tekniska förutsättningar för systemets drift och underhåll samt tekniska support i samråd/samarbete med Systemägare Teknik

Systemägare Verksamhet deltar i styrgrupp för Senior Alert, BPSD-registret och Svenska palliativregistret.

8.4.5 Systemägare Teknik

Respektive registerhållare: Landstinget i Jönköpings län (Senior alert), Lennart Minthon

(BPSD-registret), Landstinget i Kalmar (Svenska palliativregistret).

17

Avdelningschef IT, Serviceförvaltningen, NN

Registerhållarna ansvarar för att:

- upprätta och tillhandahålla erforderlig support för att hantera användarfrågor, av

mer teknisk karaktär, från verksamheten som använder systemet.

- informera om planerade utvecklings- och underhållsarbeten som kan leda till

eventuella stopp i driften som påverkar kvalitetsregistrens tillgänglighet. Eftersom

tillgången till kvalitetsregistren är integrerat med den befintliga lösningen för

driftsmiljön ska samordning och samverkan ske vid olika typer av underhållsarbeten.

- vid störningar i drift informera om situationen samt återkoppla vid uppklarad

störning samt att då informera om orsak till störningen

- Initiera servicefönster och kan vid akuta händelser initiera driftsstopp som

kommuniceras till användarna via hemsidan/registrets sida.

Avdelningschef IT, Serviceförvaltningen, NN ansvarar för och har mandat för att:

- tillhandahålla teknisk utrustning samt genomföra löpande tekniskt underhåll som

säkerställer driften av operativsystemet utifrån de krav som ställs från Systemägare

Verksamhet.

- inneha rätta och aktuella licenser för programvaror som är nödvändiga för

verksamhetssystemet

- teckna avtal med parter för att säkerställa support, drift och produkter, i samråd med

Systemägare Verksamhet

Avdelningschef IT, Serviceförvaltningen är adjungerad i styrgrupp för Senior Alert, BPSD-registret och Svenska palliativregistret.

8.4.6 Systemansvarig Verksamhet

Utvecklingsledare VHT, Sofia Isaksson

Systemansvarigs övergripande ansvar är att förvalta registret enligt fastställda planer, avtal och

överenskommelser, fånga och möta användarnas behov, samordna förändringsaktiviteter och

utvecklingsfrågor, genomföra ekonomisk planering och uppföljning enligt systemägarens

riktlinjer, se till att användare utbildas samt att nödvändig dokumentation/lathundar finns. En

systemansvarig ska således, inom givna ekonomiska ramar, ta det funktionella helhetsansvaret för

kvalitetsregistren.

Systemansvarig Verksamhet ansvarar för att:

- upprätta förvaltningsplan samt arbeta utifrån beslutad förvaltningsplan, med planerade

åtgärder, i samråd och samverkan med Systemansvarig Teknik.

- hantera påtalade förändrings- och förbättringsbehov från verksamheterna genom att

prioritera, planera och genomföra de förändringar som krävs samt följa upp det som

genomförts. Systemansvarig tar också ut resultatrapporter och lyfter upp resultatet av

arbetet med kvalitetsregistren. För detta har även enhetschefer ansvar.

18

- meddela enhetschefer om ändringar eller nyheter i arbetssätt eller i de moduler som hör

till kvalitetsregistren. Cheferna ansvarar vidare för att meddela användarna.

- tillgodose utbildningsbehov samt behov av dokumentation/lathundar för att förebygga

eventuella fel och rättningar i systemet. Systemansvarig kan även ge visst användarstöd

och hänvisa till de respektive kvalitetsregistrens support. Systemansvarig kan dessutom

vara behjälplig i kontakt med support, och är länken mellan användarna och

kvalitetsregistren vad gäller utvecklingsförslag och synpunkter.

Systemansvarig Verksamhet och Systemansvarig Teknik och vid behov IT-koordinator utgör

tillsammans Förvaltningsråd där man gemensamt prioriterar, planerar, genomför samt följer upp

förvaltningsåtgärder. Systemansvarig Verksamhet är den som är drivande och sammankallande till

förvaltningsrådet. Systemansvarig Verksamhet är föredragande vid Styrgruppsmöten.

Systemansvarig Verksamhet är förutom i Förvaltningsrådet även sammankallande och

föredragande i användargrupper.

8.4.7 Systemansvarig Teknik

Systemansvarig Teknik övergripande ansvar är att tillse att de tekniska förutsättningarna för

gränssnittet utvecklas och följer kraven som verksamheten ställer. Systemansvarig Teknik

ansvarar för att analysera och undersöka vilka tekniska investeringar som ett system som de olika

kvalitetsregistren ställer.

För Senior alert & Svenska palliativregistret: Utvecklingsledare IT, FLS, Leif Sjunnesson,

registerhållarna Landstinget i Jönköpings län och Landstinget i Kalmar län.

För BPSD-registret: Utvecklingsledare VHT/Systemansvarig V, demenssamordnare, Maria

Grönberg, registerhållare Lennart Minthon.

För Senior alert & Svenska palliativregistret:

Utvecklingsledare IT, FLS, Leif Sjunnesson ansvarar för att:

- upprätta kommande budgetårs förvaltningsplan för systemet samt arbeta utifrån

beslutad förvaltningsplan, med planerade åtgärder, i samråd och samverkan med

Systemansvarig Verksamhet

- för det löpande tekniska underhållet och förvaltningsåtgärderna genomförs

- samarbete upprätthålls med Systemägare Teknik och berörda inom central IT-avdelning

och har kontakt med leverantörer.

- fånga in samt sprida information gällande IT och IT-frågor inom egen organisation som

central IT-funktion.

- rapportera till registerhållarna när nya enheter ska läggas upp och när utformningen av

enheter behöver ändras.

Registerhållarna; Landstinget i Jönköpings län och landstinget i Kalmars län ansvarar för att:

- lägga upp nya enheter i registret efter att de rapporterats in från oss i kommunen

Systemansvarig Teknik deltar i styrgrupp och förvaltningsråd och är vid behov föredragande i

styrgrupp. Deltar också i aktuella IT-möten med central IT.

19

För BPSD-registret:

Systemansvarig V & demenssamordnare, Maria Grönberg ansvarar för att:

- inrapportering av nya användare (efter avslutat utbildning) och enheter till

registerhållaren görs

Registerhållare Lennart Minthon ansvarar för att:

- Lägga upp nya enheter och användare i registret

8.4.8 Användare

Med användare menas:

För Senior Alert: Lokalanvändare: Senior alert-ombud (bas/omsorgspersonal) samt

Lokalkoordinator: enhetschef.

För BPSD-registret: Administratör (bas/omsorgspersonal, legitimerad personal eller

enhetschef)

För Svenska palliativregistret: Registratorer (sjuksköterskor)

Användarna ansvarar för att:

- arbeta utifrån förvaltningsarbetet enligt fastställd planering för kvalitetsregistren.

- fel i registret (t.ex. avbrott) meddelas enhetschefen som i sin tur meddelar Systemansvarig Teknik och Systemansvarig Verksamhet.

- meddela utvecklingsbehov och synpunkter till Socialförvaltningen samt respektive kvalitetsregister via Systemansvarig Verksamhet.

Utöver ovan beskrivna räknas även enhets- och verksamhetschefen som användare. Nedan

benämns denna funktion som enhetschef men gäller även verksamhetschef för berörda

verksamheter.

Enhetschefen (gäller för samtliga kvalitetsregister) har ansvar för att:

- informera användarna om ändringar och nyheter i de moduler eller arbets- eller dokumentationsrutiner, som man får information om ifrån Systemansvarig Verksamhet eller Teknik, den egna chefen, utvecklingsledare eller liknande.

- informera och introducera användare (samt övrig personal) om de kvalitetsregister som används på enheten

- identifiera utbildningsbehov och lyfta det till Systemansvarig Verksamhet

- ge de förutsättningar som krävs för användare att arbeta med kvalitetsregistren

För Senior alert, d.v.s. för enhetscheferna (/lokalkoordinatorer) på enheter där Senior alert används, ansvarar för att:

- lägga upp nya användare och tilldela lösenord för lokalanvändarna/senior alert ombuden på sin enhet

20

- skapa rapporter (avstämning och uppföljning)

- ta fram uppgifter ur systemet vid behov

Ansvarsområden och uppgifter på verksamhetsnivå finns mer utförligt beskrivet i riktlinje och

rutiner där även andra funktioners ansvarsområden tydliggörs ytterligare.

Användarna deltar i Användarmöten/nätverksträffar.

8.4.9 Support & IT-service

Funktioner inom Support & IT-service deltar vid behov i förvaltningsråd och verksamhetsråd.

Support för Senior alert: IT-koordinator, FLS, Christina Antonsson, Systemansvarig V och

Registerhållare Landstinget i Jönköpings län

IT-koordinator FLS: Christina Antonsson ansvarar för:

- att lägga upp nya användare på chefsnivå

- att arbeta utifrån förvaltarplanen

- att ha tät samarbete med Systemansvarig Verksamhet och Systemansvarig Teknik och Användare.

Systemansvarig V, ansvarar för:

- att ge viss support i arbetet med registret samt vid inloggningsproblem

- att hänvisa till registerhållarens support

- att meddela fel i systemet, t.ex. avbrott som registerhållaren informerat om till användarna

- att bereda ändringsförslag ur ett verksamhetsmässigt perspektiv i samverkan med registerhållaren och Systemansvarig Teknik

- att planera och genomföra de beslutade åtgärder som återfinns i förvaltningsplanen tillsammans med Systemansvarig för Teknik

- att identifiera förbättringsområden utifrån användarsupport

Registerhållare Landstinget i Jönköpings län, ansvarar för:

- att ge support i arbetet med registret samt vid inloggningsproblem

- att meddela fel i systemet, t.ex. avbrott på hemsidan

Support för BPSD-registret: Systemansvarig V, Registerhållare Lennart Minthon

21

Systemansvarig V ansvarar för:

- att ge visst användarstöd och att i övrigt hänvisas till BPSD-registrets support.

Registerhållare Lennart Minthon ansvarar för:

- att genom registrets support hantera lösenord och ge användarstöd.


Support för Svenska palliativregistret: Enhetschef för sjuksköterskor, Maria Dymne och Registerhållaren Landstinget i Kalmar.

Enhetschef för sjuksköterskor, Maria Dymne ansvarar för:

- att ge visst användarstöd och att i övrigt hänvisa till Svenska palliativregistrets support.

Registerhållaren Landstinget i Kalmar ansvarar för:

- att ge support i arbetet med registret samt vid inloggningsproblem


IT-service - för samtliga register:

IT-service ansvarar tillsammans med Systemägare Teknik och Systemansvarig Teknik för att

genom tätt samarbete och löpande kontakt, planera för och genomföra de beslutade åtgärder

som återfinns i förvaltningsplanen.

IT-service ansvarar tillsammans med Systemägare Teknik för:

- Drift, kontroll och underhåll av nätverk, operativsystem och hårdvara, samt uppdatering

av antivirusprogram lokalt

- DNS-administration

- att initiera och genomföra hårdvaruuppgradering

Övrig drift av systemen (nätverk, databas, applikationsserver) genomförs av respektive

kvalitetsregister, detaljerad beskrivning finns under 5.5. Övrig teknisk beskrivning.

Vid större driftstörningar (planerade och oplanerade) meddelar registerhållarna det via

respektive hemsida/inloggningssida. På det sättet får användarna del av den informationen.

Systemansvarig verksamhet meddelar även vid behov användarna via enhetscheferna genom mail

och/eller på intranätet. Samma gäller även förändringar i systemen.

22

9 Forum i systemorganisationen

Kommunikation och information samt raka och tydliga beslutsvägar är mycket viktiga inom en

systemorganisation. Förutom att rollerna är tydligt beskrivna ska även mötesforum för styrning

och beslut upprättas, där rollerna har en aktiv och given plats.

Systemorganisationens förvaltningsarbete styrs och beslutas således i beslutsforum som tas fram

i etableringen av förvaltningsmodellen. Förvaltningsplanen som upprättas för det löpande

förvaltningsarbetet ska reglera syfte, frekvens och vem som ska kalla till möten.

9.1 Styrgrupp

Styrgruppen för förvaltningsarbetet hanterar frågor av strategisk karaktär för systemets

utveckling, användande och statistikanalys samt beslutar om budget för löpande vidareutveckling,

underhåll, drift och utbildning.

Styrgruppen beslutar om förvaltningsplan som föreslås av systemansvariga för systemet. Likaså

beslutar Styrgruppen om förvaltningsorganisationens roller samt tillsättningen av rollerna. Vid

avvikelser från fastställda ramar och förvaltningsplan ska Styrgruppen besluta om föreslagna

åtgärder och tillsätta resurser som krävs för förändringsarbetet.

Styrgruppen utgörs av Systemägare Verksamhet och Systemansvarig Verksamhet, där

Systemansvarig Verksamhet är föredragande. Adjungerade är Systemägare T, Systemansvarig T,

MAS/MAR och kvalitetsstrateg.

Styrgruppen träffas 1 gång/år eller vid behov om sakfrågor behöver diskuteras och beslutas.

Sammankallande är Systemägaren Verksamhet.

9.2 Förvaltningsråd

Förvaltningsrådet utgörs av de båda Systemansvariga för Verksamhet respektive Teknik samt IT-

koordinator.

Detta mötesforum är på taktisk nivå och är således beslutande i den löpande förvaltningen av

systemet utifrån givna budgetramar.

Deltagarna ansvarar för att upprätta/revidera förvaltningsplanen för systemet som beskriver vilka

förvaltningsåtgärder som deltagarna anser att systemet är i behov av kommande budgetår.

Systemansvarig Verksamhet arbetar tillsammans med Systemansvarig Teknik för att få med

samtliga underhållsåtgärder. Förvaltningsplanen presenteras i styrgruppen av Systemansvarig

Verksamhet.

Förvaltningsrådet hanterar de infångade behov av förändringar och förbättringar som påtalas från

sina respektive verksamheters nätverk varefter prioritering och planering av åtgärder görs.

Förvaltningsrådet ansvarar också för att följa upp genomförda förändrings- och

utvecklingsåtgärder.

Förvaltningsrådet ansvarar för att följa upp de övergripande och ekonomiska målsättningarna för

systemet samt prognostiserar för kommande budgetår.

Förvaltningsrådet ansvarar för att sprida information gällande löpande förvaltning med åtgärder

och utvecklingsinsatser.

23

Förvaltningsrådet bör träffas 1-2 ggr/år alternativt vid behov.

9.3 Verksamhetsråd

Verksamhetsrådet är ett forum där Systemansvarig Verksamhet kan lyfta fram behov och planera

utvecklingsfrågor för arbetet med kvalitetsregistren tillsammans med andra funktioner som

berör verksamheterna. Det kan exempelvis röra behov av utbildning eller

revidering/upprättande av rutiner och/eller lathundar. I verksamhetsrådet analyseras också

resultat från kvalitetsregistren på en övergripande nivå.

Systemansvarig verksamhet är sammankallande och föredragande och kan till Verksamhetsrådet

ta med frågor till och från Styrgrupp och Förvaltningsrådet, samt till och från respektive

Användarmöte/nätverksmöte.

Verksamhetsrådet utgörs av Systemansvarig verksamhet, MAS, MAR, chef för legitimerad

personal och demenssamordnare, utvecklingsledare IT/VHT (Cecilia Skoog).

Verksamhetsrådet bör träffas 4 ggr/år. 1 g/år bör funktioner närmre verksamheten adjungeras,

såsom enhetschef, avdelningschef, kvalitetschef, utvecklingsledare eller motsvarande.

9.4 Användarmöten/nätverksträffar

Användarmöten/nätverksträffar utgörs av Systemansvarig verksamhet som är sammankallande

och föredragande, samt användare av de respektive kvalitetsregister.

Användarmötena/nätverksträffarna delas upp för respektive kvalitetsregister.

Under Användarmöten/nätverksträffar kan användarna utbyta erfarenheter med varandra samt

lyfta upp förändrings- och utvecklingsbehov av arbetsrutiner och samt synpunkter på registren.

Inom detta forum kan också utbildningsbehov fångas in. Detta är också ett forum för utbildning

och handledning.

Användarmöten/nätverksträffar bör hållas 1 g/år per kvalitetsregister.

24

9.5 Mötesforum

25

9.6 Versionshantering

Version Datum Beskrivning Ansvarig

0.5 2013-08-14 Dokumentet upprättades Marinette Edlund

1.0 2013-08-15 Redaktionella ändringar utifrån ett första

utkastmöte

Marinette Edlund

2.0 2013-08-23 Redaktionella ändringar utifrån ett andra möte,

tillägg av text i stycket ”övergripande teknisk

beskrivning”

Marinette Edlund

3.0 2013-08-26 Redaktionella ändringar

Marinette Edlund

4.0 2013-11-05 Tillägg av Svenska palliativregistret och BPSD-

registret

Marinette Edlund

5.0 2013-11-13 Redaktionella ändringar Marinette Edlund

6.0 2016-09-30 Omfattande revidering Sofia Isaksson &

Gun Andersson

Documents

Förvaltning av kvalitetsregistren Senior Alert Svenskt ... · Svenska palliativregistret 2016-2017 En specifikation av förvaltningen av kvalitetsregister Socialförvaltningen, Varbergs