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Funciones del almacen

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  • 1. ALMACENAMIENTO DE MATERIALES

2. El almacn es un elemento vivo, cuya gestin repercute decisivamente en el desarrollo de la actividad comercial. El Almacn PROPORCIONAR EL NIVEL DE SERVICIO DESEADO A UN COSTE ACEPTABLE Objetivo Bsico del Almacn El papel y el propsito de un almacn 3. La maximizacin del espacio en trminos cbicos La minimizacin de las operaciones de manipulacin Dos aspectos a sealar El papel y el propsito de un almacn 4. ALMACENAMIENTO DE MATERIALES Actividad importante Dificultad ante la inadecuada estimacin de espacios o mala ubicacin Depende del tipo de industria, tamao de las instalaciones, volumen de operaciones Planificacin de los edificios ideales para almacenar y distribuir productos 5. ALMACENAMIENTO DE MATERIALES Insuficiencia de la capacidad de carga de suelo o estructura Insuficiencia de las caractersticas del techo y de las columnas Insuficiencia del espacio para las aplicaciones Los cambios en la distribucin fsica de una Planta influyen en los edificios de almacenamiento de varias maneras 6. FUNCIONES DEL ALMACN Recepcin Registro de entradas y salidas Almacenamiento Mantenimiento Despacho Coordinacin con los Departamentos de Inventario y Contabilidad 7. COSTOS DEL ALMACN Los costos del almacn pueden disgregarse en: 8. Funciones del almacn Recibir (18% del costo) Colocar y estibar (14% del costo) Despachar una orden (order picking) (50% del costo) Embarcar (18% del costo) 9. PRINCIPIOS BSICOS DEL ALMACN La custodia fiel y eficiente de los materiales y productos deben encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en cada almacn El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especializadas, hasta donde sea posible. Debe existir una sola puerta, o bien una de entrada y otra de salida y ambas bajo el mismo control 01 02 03 10. PRINCIPIOS BSICOS DEL ALMACN Hay que llevar un registro al da y control interno de entradas y salidas Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad de los movimientos diarios de entradas y salidas del almacn, y a programacin y control de produccin de las existencias Se debe contar con sistema de identificacin, el cual debe estar codificado (de materiales y productos) cuando sea posible 04 05 06 11. PRINCIPIOS BSICOS DEL ALMACN Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e identificacin en pasillos, estantes y espacios marcados con una nomenclatura que facilite la colocacin en su lugar y la localizacin cuando haya que buscarse Toda operacin de entrada o de salida del almacn requiere la documentacin autorizada segn un sistema establecido 07 08 12. PRINCIPIOS BSICOS DEL ALMACN Los materiales almacenados debern obtenerse fcilmente cuando se necesiten La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible; es decir, deber disponerse de manera que puedan hacerse modificaciones o ampliaciones con una inversin mnima adicional. Esta disposicin deber facilitar el control de los materiales y productos. 09 10 13. DNDE SE ALMACENA? Anlisis de Ingeniera del Problema 1. Obtener alta densidad (llenar totalmente los estantes) 2. Eliminar el almacenamiento de aire 3. Para retirar fcilmente el material 4. Resguardo de materiales (colocar de costado, base, frente y evitar derrames) 5. Para tener organizacin (identificar y subdividir con etiquetas) 6. Para proteger el contenido (cubrir contra polvo) Fuente: Konz (2004) 14. ADMINISTRACION DEL ALMACEN 15. Cross-docking Utilizacin de Instalaciones Intermedias (almacenes temporales) para el Movimiento de Mercaderas de una ubicacin a otra, Especialmente entre los Muelles de carga y los de Descarga. Cross-Docking o Paso Directo puede ser considerado como un modelo de distribucin ms que de Almacenaje. Un cross-dock Tpico es el Muelle de Carga de Camiones donde el material es Transferido a otro Sin Necesidad de ser Almacenado. 16. Debido al desacople de la oferta y la demanda Para la creacin de un stock de seguridad Para la construccin de un stock anticipatorio Para la construccin de un stock por razones de inversin Para el uso eficiente de la unidad de produccin Un almacn es necesario El papel y el propsito de un almacn 17. Los recursos humanos El espacio Los equipos Elementos constituyentes de un almacn El papel y el propsito de un almacn 18. El uso eficaz del personal, el espacio y el equipo El flujo eficiente de los bienes desde su recepcin hasta su expedicin El mantenimiento de los sistemas para la gestin y el control de la operacin del almacn El valor y el volumen del stock en el almacn, en trminos de integridad (no desperfectos) y seguridad (que no hayan robos) Asegurar que las operaciones se realicen en un entorno seguro Responsabilidades del Responsable del Almacn El papel y el propsito de un almacn 19. Retirar los bienes recibidos e identificar las ubicaciones de almacenaje rpidamente Retirar y expedir los bienes para conseguir el nivel de servicio Revisar continuamente las localizaciones del stock para minimizar las distancias a recorrer para el almacenaje y la retirada Revisar continuamente el espacio disponible para asegurar la mxima utilizacin Mantener todos los procedimientos y estndares de trabajo para permitir una respuesta a las fluctuaciones del negocio Obligaciones del Responsable de Almacn El papel y el propsito de un almacn 20. Misiones del almacn 1. Mejoramiento de operaciones de recoleccin de pedidos. La recoleccin de pedidos suele ser la operacin donde una empresa gasta o desperdicia una parte considerable de su tiempo y dinero para elevar la productividad. La recoleccin de pedidos eficiente es fundamental para el xito de un almacn y los requerimientos actuales de la cadena de suministro llevan a las operaciones de almacenamiento a desarrollar mejores soluciones de recoleccin de pedidos. 20 21. Misiones de Almacn Utilizacin de plataformas de embarque y desembarque para transferencia. Gran parte de la eficiencia en el proceso de manejo de los almacenes est centrada en la utilizacin correcta de las facilidades de embarque y desembarque. Es decir los muelles Para esto es fundamental una organizacin adecuada de todo el proceso de recibo y despacho 21 22. Misiones de Almacn Aumento de la productividad El principal objetivo del almacenamiento siempre ha sido el uso eficiente del espacio, el equipo y la mano de obra. Este propsito implica que la productividad no es solo el desempeo de la mano de obra , sino tambin incluye el espacio, el equipo y una combinacin de los factores que contribuyen a una mayor productividad. 22 23. Misiones de Almacn Utilizacin del espacio. La antigua regla general siempre haba sido que, cuando un almacn llega a ocupar 80% de su capacidad, ya demanda mas espacio. Esta regla se basaba en que, cuando un almacn alcanza este nivel de capacidad, se tarda mas en sacar algo. Conforme aumenta el tiempo, con el fin de encontrar espacio para almacenamiento, comienza a desaparecer la ubicacin adecuada de los productos, los artculos que se mueven con lentitud se almacenan en lugares de movimiento rpido, de modo que los artculos de movimiento lento se almacenen en lugares de movimiento lento. 23 24. Misiones de Almacn Aumento de los servicios con valor agregado. Los almacenes ya no son solo lugares para recoleccin y embarque. Su funcin se ha ampliado para incluir los servicios que facilitan operaciones mas eficientes de recepcin y por lo tanto, que benefician al cliente, ya sea en la clasificacin y rotulacin previas de los artculos para enviarlos en plataformas de transferencia o en la personalizacin real del producto que se enva, las exigencias de los clientes cada vez son mayores. 24 25. Funciones del Almacn Recepcin es el conjunto de medidas relacionadas con: 1. La recepcin ordenada de todos los materiales que entran al almacn. 2. Comprobacin de que la cantidad y la calidad de los materiales coincida con lo solicitado 3. Descarga de los materiales hacia el almacenamiento u otras funciones organizacionales que los requieran 25 26. Funciones de Almacn Inspeccin y control de Calidad Son una extensin del proceso de recepcin y se efectan cuando es imprevisible la calidad de los proveedores o se imponen muchas regulaciones al producto adquirido y deben revisarse todos los pasos del proceso. Las inspecciones pueden ser tan sencillas tal como una comprobacin visual, o tan complejas como una prueba de laboratorio. 26 27. Reempaque Se efecta en un almacn cuando se reciben a granel los productos de un proveedor y luego se empacan en cantidades comercializables nicas o en combinaciones con otras piezas para formar equipos o surtidos. Una recepcin completa de mercanca puede procesar a la vez o una parte puede conservarse a granel para procesarla despus. Esto ultimo se realiza cuando el empaque aumenta mucho los requerimientos de espacio cubico o cuando la una pieza es comn en varios juegos o surtidos. Asimismo, se efecta una rotulacin cuando el producto se recibe sin marcas que puedan leer los sistemas o personas par identificarlo 27 28. Funciones de Almacn Despacho a almacn Es el acto de colocar la mercanca en almacenamiento. Incluye el manejo y colocacin de los materiales Almacenamiento Es el control fsico de la mercanca mientras espera la demanda. La forma de almacenamiento depende del tamao y la cantidad de los artculos en inventario y las caractersticas de manejo del producto o su recipiente. 28 29. Funciones del almacn Recoleccin de los pedidos Es el proceso de retirar los artculos del almacenamiento para cubrir una demanda especfica. Representa el servicio bsico que ofrece el almacn al cliente y es la actividad alrededor de la cual funcional casi todos los diseos de almacenes. 29 30. Funciones del Almacn Preparacin para uso posterior Se puede hacer como un paso opcional despus del proceso de recoleccin. Igual que en la funcin de reempaque, los artculos o variedades individuales se empacan en cajas para una utilizacin mas conveniente. La realizacin de estas funciones despus de que se efecta la recoleccin tiene la ventaja de ofrecer mas flexibilidad en el uso del inventario disponible. Los artculos individuales estn disponibles para usarse en cualquier hade las configuraciones de empaque precisamente hasta el momento en el que se necesitan. En operaciones de almacenes comerciales se suele usar para etiquetar el precio. 30 31. Funciones de Almacn Clasificacin de los lotes recolectados Se hace cuando un pedido tiene ms de un articulo y la acumulacin la acumulacin no se hace al mismo tiempo que las recolecciones. 31 32. Funciones del Almacn El empaque y el embarque pueden incluir las tareas siguientes: Revisar que los pedidos estn completos Empacar la mercanca en un recipiente de embarque adecuado. Preparar los documentos de embarque, incluyendo la lista de empaque, etiquetas con la direccin y pliza de embarque. Pesar los pedidos para determinar los costos de embarque Acumular los pedidos por transporte por salir Cargar los transportes 32 33. Funciones de Almacn Traslado del material En una plataforma de transferencia directamente a la plataforma de embarque Reabastecimiento Desde los principales lugares de recoleccin del almacenamiento de reservas 33 34. Actividades que se hacen en la recepcin Confirmacin de la llegada del contenedor Asignacin de la plataforma Fijar vehculo a la plataforma Revisar y romper los sellos en presencia de los interesados Inspeccionar la carga Descargas la mercanca separada en cargas unitarias Todo el material se organiza para el conteo final e inspeccin final Se hace una disposicin adecuada del material daado por el transporte La carga se guarda en un lugar asignado 34 35. Requerimientos para la recepcin rea suficiente para organizar y ubicar los transportes. Niveladores de plataformas y retenes para facilitar la descarga del transporte rea de organizacin adecuada para formar tarimas o llenar recipientes pon los artculos rea conveniente para colocar los artculos antes de despacharlos. Sistema de informacin central para ASN/EDI sobre los pedidos de compra facilitar la preparacin de informes 35 36. Actividades para embarcar los artculos Acumular y empacar el pedido Organizar y revisar el pedido Conciliar la liberacin del embarque y el pedido del cliente. Ubicar y fijar el transporte en la plataforma Colocar y fijar los niveladores y los retenes Cargar el transporte Despachar el transporte. 36 37. Requerimiento para embarcar los artculos rea suficiente para organizar los pedidos Un sistema de informacin interno para la liberacin de embarque rea para organizar el transporte Niveladores de plataforma 37 38. Principios de Recepcin No reciba Recepcin con anticipacin Organice en una plataforma de transferencia todo el material transferible Coloque el material directamente en lugares principales o de reserva Organice en las reas de almacenamiento Realice todos los pasos necesarios para descomponer y mover las cargas de manera eficiente durante la recepcin. Clasifique los materiales que llegan para un despacho eficiente. Combine despachos y recuperaciones Equilibre la utilizacin de recursos en la recepcin programar los transportes y cambiar recepciones complicadas a horarios no complicados. Minimice los recorridos 38 39. Principios de embarque Seleccione unidades de manejo cuyo costo y aprovechamiento del espacio sean conveniente Minimice el dao del producto Elimine la organizacin del embarque y cargue directamente los camiones que salen Utilice anaqueles de almacenamiento con el fin de minimizar los requerimientos de espacio para organizar los embarques Dirija a los conductores en el lugar y minimice el papeleo y el tiempo Emplee los embarque en parcelas pequeas 39 40. Planificacin del espacio de recepcin y embarque Determine que se va a recibir y embarcar Establezca el nmero y tipo de plataformas de embarque y desembarque Precisar los requerimientos de espacio para el area de recepcin y embarque 40 41. Operaciones de Almacenamiento El objetivo del almacenamiento es maximizar el empleo de los recursos, al mismo tiempo que satisfacer los requerimientos del cliente o maximizar la satisfaccin del cliente sujeta a una restriccin de recursos. Los recursos del almacenamiento son el equipo, el espacio y el personal. Los requerimientos del cliente es obtener el articulo deseado con rapidez y en buenas condiciones 41 42. Se debe maximizar Uso del espacio Uso del equipo Uso de la mano de obra Facilidad de acceso a los materiales Proteccin de los materiales Seguridad del personal, los materiales y el equipo. 42 43. Planificacin de la disposicin del almacenamiento Utilizar el espacio mas eficientemente Permitir el manejo de materiales mas eficiente Proporcionar el almacenamiento mas econmico en relacin con los costos del equipo, uso de espacio, dao de materiales, la mano de obra y seguridad. Proporcionar la mxima flexibilidad para cumplir los requisitos cambiantes de almacenamiento y manejo Convertir el almacn en un modelo de limpieza 43 44. Principios se relacionan con Popularidad de los artculos Similitud Tamao Caractersticas Utilizacin del espacio 44 45. Principios de recoleccin Aplique la ley de pareto Utilice un documento sencillo y fcil de leer para la recoleccin Use un documento que siga una ruta determinada con anticipacin Mantenga un sistema eficaz de ubicacin de existencias En lo posible elimine y combine las tareas de recoleccin de pedidos (viajar, extaer extirarse y agacharse, documentar, clasificar, empacar, buscar) 45 46. Mejoramiento Viajar. Se mejora con la ubicacin de las mercancias Documentar. Se mejora automatizando el flujo de la informacion Estirarse. Se mejora con la mercancia a la altura de la cintura Clasificar. Asignar un recolector por pedido y un pedido por viaje. Buscar. Llevar los lugares de recoleccion al recolector. Iluminacin Extraer. Despacho automatizado Contar. Contar por peso, empacar con anticipacin con incrementos conocidos 46 47. Recoleccin por lotes Recoleccion discreta Por lote Por zona Por ola Por zona lote Por zona ola Por zona lotes ola 47 48. Establecer reas de recoleccin delantera y de reservas separadas Determinar cules artculos deben estar en el rea de recoleccin delantera Decida la cantidad de cada articulo que mantendr en el rea delantera Calcule requerimiento de espacio cubico Identifique los mtodos de almacenamiento alternos Determine los mtodos de operacin Estime los costos 48 49. Principios Evite contar Incluya una confirmacin de la recoleccin Disee vehculos de recoleccin que minimicen errores Elimine el papeleo Asigne los artculos mas populares a los lugares de mas fcil acceso en el almacn Equilibre la actividad de recoleccin entre los lugares para reducir la congestin 49 50. Concepto de popularidad Ventajas de este concepto: Reduccin de los costes de manipulacin Ayuda a determinar las tcnicas, sistemas y mtodos a utilizar Asegura una direccin y utilizacin eficaz de los recursos y el tiempo Identifica segmentos de stock con demanda importante Concentracin de recursos humanos en las reas ms importantes (Ahorros en iluminacin y calefaccin) Generalmente, el 80% del trabajo se realiza en el 20% de la superficie Anlisis ABC Ubicacin de los productos 50 51. Costos De Almacenamiento Los gastos de almacenamiento pueden clasificarse en cuatro categoras: Gastos relacionados con la explotacin fsica de los almacenes, es decir el otro real por kilogramo que habr que pagar para depositar el producto en el almacn o en el frigorfico. Los costos relacionados con el mantenimiento de la calidad del producto mientras este almacenado, como por ejemplo, el de los productos qumicos. -Los gastos relacionados con las perdidas de calidad y de cantidad mientras el producto permanece almacenado. -El dinero que cuesta al propietario mantener el producto agrcola en el almacn. De los gastos de almacenamiento, el ms importante es el aprovechamiento de su capacidad. 52. Como Se Calculan Los Costos De Almacenamiento. Supongamos que se alquila un almacn durante 120 das al ao, por un costo total de 600 US con un contenido medio ponderado de 250 sacos de papa. 600US/120dias =5,00US al da. 5US/250sacos =0,02 US por saco al da. 53. Como Se Calculan Los Costos De Almacenamiento en funcin del Tiempo. Supongamos que un comerciante compra papas al precio de 10US por saco, y que las deja almacenadas durante cuatro meses. Para ello a tenido que recibir un prstamo de dinero, con un inters del 12% al ao. El costo de los intereses bancarios sern entonces: 10US*0,04(12% p.a. durante 4 meses) =0,40 US por saco. El calculo realista del costo por saco del almacenamiento ser entonces: Precio del almacenamiento durante 120 das a 0,02US al da =2,40 US inters de 0,40US por saco es igual a 0,40US. Costo total por saco: 2,80US.