MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD FINANCIERA

PREPARADO POR: NELLY VALOIS LOZANO MARIA LUISA PARRA MURILLO

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DEL CHOCO DIEGO LUIS CORDOBA

FACULTAD DE HUMANIDADES Y ARTES

PROGRAMA DE CONTADURIA PBLICA QUIBDO - CHOCO 2006

CONTENIDO Introduccin Justificacin Metodologa UNIDAD 1 HISTORIA DE LA CONTABILIDAD Contabilidad en la edad antigua Contabilidad en la edad media Contabilidad en la edad moderna Contabilidad en la edad contempornea UNIDAD 2 LA CONTADURA PBLICA EN COLOMBIA La profesin contable Evolucin y anlisis de lo fundamentos de la contabilidad Normas, principios, postulados y conceptos contables Aplicados en Colombia Campos de accin del contador pblico UNIDAD 3 CONCEPTOS BSICOS La contabilidad y la actividad econmica Concepto de persona natural y persona jurdica Concepto de comercio y comerciante Concepto de empresa Clasificacin de las empresas Documentos de comercio Concepto de contabilidad Usuarios de la contabilidad Caractersticas de la informacin contable Campos de aplicacin de la contabilidad UNIDAD 4 SISTEMAS DE INFORMACIN CONTABLE

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Elementos del sistema de informacin contable Ecuacin contable Contabilidad por partida doble Las transacciones La cuenta T Naturaleza de las cuentas PUC Registros contables Ejercicio de aplicacin UNIDAD 5 LIBROS DE CONTABILIDAD Descripcin, aspectos legales y caractersticas Prohibiciones en los libros Libros principales Libro Inventarios y Balances Libro Diario Asientos de diario Comprobantes de diario Libro Mayor y Balances Libros Auxiliares Registros UNIDAD 6 AJUSTES Clasificacin de los ajustes Ingresos y gastos acumulados o causados Efectos que producen los ajustes Ingresos y gastos diferidos Ejercicio de aplicacin UNIDAD 7 IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA) Y RETENCIN EN LA FUENTE Aspectos generales Rgimen simplificado Rgimen comn Impuesto al valor agregado (IVA) en compras Devoluciones en compras y en ventas Impuesto al valor agregado (IVA) en descuentos por Pronto pago en compras y en ventas

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Retencin en la fuente Obligaciones de los agentes retenedores Descuentos retencin en la fuente Ejercicio de aplicacin UNIDAD 8 DESCUENTOS Comerciales Condicionados o financieros Ejercicio de aplicacin UNIDAD 9 INGRESOS Concepto Clases de ingresos Contabilizacin Control interno UNIDAD 10 GASTOS Concepto Clases de gastos Contabilizacin Control interno UNIDAD 11 GANANCIAS Y PRDIDAS Concepto Provisin Impuesto Reservas Contabilizacin Correccin monetaria Presentacin de los ingresos y gastos Ejercicio de aplicacin UNIDAD 12 ASIENTOS DE CIERRE Y HOJA DE TRABAJO Asientos de cierre Hoja de trabajo Ejercicio de aplicacin

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BIBLIOGRAFIA ESTRUCTURA CURRICULAR

ASIGNATURA CICLO REA DE FORMACIN PRERREQUISITO UBICACIN CURRICULAR INTENSIDAD HORARIA TIPO DE CURSO PERFIL PROFESIONAL N DE CRDITOS MODALIDAD

: FUNDAMENTOS DECONTABILIDAD FINANCIERA : BSICO : PROFESIONAL : NO TIENE : PRIMER SEMESTRE : T (2) P (2) : HABILITABLE, NO VALIDABLE, NO CURSABLE : CONTADOR PBLICO :3 : DISTANCIA

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INTRODUCCIN

El propsito fundamental de este modulo tiene como objetivo formar a los estudiantes de contadura pblica a distancia de una manera integral adecuada que le permita el entendimiento de los conceptos e informes contables. Para el aprendizaje de los fundamentos de contabilidad financiera no se requiere de conocimientos previos ya que este modulo es una excelente ayuda para el aprendizaje y la practica de los estudiantes del rea contable. Cada capitulo del modulo consta de objetivos generales y especificas que le facilitan al estudiante informarse del capitulo y del propsitos del mismo, dinmica de las cuentas, talleres de practica, Conocimiento y diligenciamiento de los documentos soportes, libros principales y auxiliares, ajustes y cierre contable en forma de taller, que le permitan la preparacin de los estados financieros en forma manual y sistematizada de la informacin. La didctica utilizada en este modulo es muy sencilla sirviendo de ayuda metodolgica al estudiante y al docente como gua para el desarrollo terico y practico de la ctedra.

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JUSTIFICACIN

El estudio de la contabilidad permite conocer la evolucin de la ciencia contable y de los procesos histricos contables, constituye una oportunidad invaluable para lograr conocer la realidad de la contadura en Colombia y el desarrollo en otros pases. Esta asignatura es de carcter terico prctica, y de gran importancia para el futuro contador pues le brinda las herramientas y elementos de juicio necesarios para determinar la situacin financiera de las empresas a travs del anlisis realizado a los principales estados financieros, busca las estrategias adecuadas que le permitan soluciones a los problemas ya sean del sector Comercial, Industrial, de Servicios o sector Pblico. La contabilidad resiste gran importancia por el conocimiento preliminar de la parte contable en general, su esencia, su aplicacin, su dinmica y el conocimiento del ente econmico como eje fundamental para la aplicacin contable. Permite que el alumno conozca de una manera aplicada algunos procedimientos y tcnicas ms especificas que se realizan en el ciclo de operaciones del ente econmico. El conocimiento de tales procedimientos y sistemas de trabajo; permitir que el estudiante se compenetre en el contexto del sistema operacional y en el ciclo transaccional, despertando el inters del mismo por el desarrollo de las actividades propias de un ente econmico. Igualmente se introducir en el conocimiento de las cuentas de transitorias y de balance.

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METODOLOGA La programacin se desarrollar fundamentando la investigacin de los estudiantes a distancia sobre temas del modulo antes de cada seccin para su anlisis y discusin, porque el aprendizaje a travs de la participacin en la metodologa permite fijar ms el conocimiento y facilita la reflexin deductiva cuando se deba actuar. La metodologa ser terico practica, por lo cual se debe aprovechar al mximo la tutora del docente de esta rea. Se utilizar: Aclaraciones del tutor sobre los temas constitutivos del modulo Talleres prcticos sobre ejercicios resueltos individualmente o en grupos. Aprendizaje sobre la experimentacin reflexiva en si mismo y en otros. Trabajos de investigacin y ejercicios de reflexin.

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UNIDAD 1 HISTORIA DE LA CONTABILIDAD OBJETIVO GENERAL Explicar el origen y los fundamentos de la contabilidad a travs de la historia.

OBJETIVOS ESPECFICOS Conocer la evolucin de la contabilidad en cada una de las edades. Utilizacin de trminos bien definidos empricamente significativos. Procedimientos sistemticos de comprobacin de la informacin en cada una de las edades.

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CONTABILIDAD EN LA EDAD ANTIGUA El hombre vivi en grupo La familia se rigi bajo un rgimen matriarcal de manera nmada Al centralizarse el mando y volverse de tendencias sedentarias aparece el patriarcado. Se practicaba el autoconsumo cambio La complejidad de actividades permite la divisin del trabajo Con el trueque aparece una unidad de medida y valor, en un principio fueron los animales (el buey), posteriormente, la moneda con las mismas funciones de hoy. Aparece la escritura a travs de signos Origen de los nmeros por medio de smbolos Surge la contabilidad por partida simple Aparecen las primeras organizaciones Bancarias en el templo ,Rojo de Babilonia Se cobran impuestos Aparece la primera moneda de plata aceptada internacionalmente como medio de cambio. Las emigraciones dieron origen a la actividad mercantil Surgen los banqueros griegos, quienes fueron famosos en Atenas porque llevaban la contabilidad a sus clientes

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Aparece el libro adversaria especie de borrados para registrar los Ingresos y Gastos de manera diaria.

En libro Codex o Tubulae, se hacan registro con mucho cuidado y se deba conservar la forma de registro; a un lado estaban escritos los ingresos Acceptum y al otro lo gastosExpensum.

El estado de la caja Arca, aqu figuraban los retiros en el Expensum y los Ingresos en el Acceptum.

Libro Nexum tena como origen el prstamo de dinero segn la ley Paetelia Papiria, se registraba el nombre del deudor en el Codex del acreedor y la cantidad prestada queda lugar a la obligacin a favor de este.

Egipto; Mesopotamia y Grecia, practicaron la contabilidad La Ley Paetelia Papiria es la Ley ms antigua de que se tiene noticia hacia nacer derechos y obligaciones de los asientos contables.

Los contadores romanos fueron generalmente esclavos y plebeyos, se agruparon constituyendo colegios

CONTABILIDAD EN LA EDAD MEDIA

Las cuentas y razones de las operaciones fueron llevadas en monasterios.

Con las invasiones rabes y normandas la contabilidad mercantil se volvi exclusivamente actividad del seor Feudal.

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En el libro Capitulare de villis aro, se registraba el inventario anual de las propiedades del Imperio separando los Ingresos y los Egresos

La diversidad de monedas fue un obstculo a la generalizacin de un sistema contable unnimemente aceptado.

Las prcticas contables eran llevadas por escribanos a las ordene de los seores Feudales.

Aparece la hipoteca de propiedades, monedas las cuales deban ser devueltas.

Surgen los grandes monopolios comerciales. Aparece la contabilidad por partida doble. Se introdujo el uso de los nmeros arbigos Se impuso a los funcionarios encargados de la administracin de rentas pblicas la obligacin de rendir cuentas anualmente.

Se llevan los libros de Caja y cuentas corrientes en forma invertida, en el lado izquierdo el Haber egresos y en el lado derecho ingresos.

Aparece la cuenta Prdidas y Ganancias, a travs del decreto 1327 originado por las mltiples prdidas de dinero.

Se crea el cargo de auditor cuya misin consista en vigilar y cotejar el trabajo conservando un duplicado del mismo.

La implementacin de los libros auxiliares fue un nuevo avance en la contabilidad.

surge el libro Mayor y Balance denominado Cartulari.

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Se crean las cuentas patrimoniales. Se innova la apertura y cierre de operaciones bianualmente con un estado financiero que estipula el patrimonio de la unidad econmica informando el resultado de las operaciones como la participacin individual de los socios.

Nace un nuevo libro Memorando o Recordatorio que permita el mejor uso de los otros ( diario columnario )

CONTABILIDAD EN LA EDAD MODERNA Se generalizo el uso de los nmeros arbigos y la impresa. La impresa permite divulgar los conocimientos de los estudiosos. Aparece el primer libro estructurado para la prctica del comercio. Se establece la identidad de la partida doble. Se usan tres libros cuaderno (mayor), Giornale (Diario) y memoriale ( Borrador o recordatorio). Se establece que los libros se deben identificar en la primera pgina. No se habla de libro de Inventario, se estipula que el giro deber asentarse en el diario y de ah pasarse al mayor segn su clasificacin. Fray Lucas Pacido redacto un tratado de contabilidad en 1494. Aparece la explicacin del Inventario manifestando que es un listado de Activos y Pasivos preparados por los propietarios de las empresas, y debe ser hecho solo en un da. Se habla de cambiar la moneda, porque debido a la diversidad de las mismas se deben utilizar varias columnas para el registro de las operaciones. Se origina la famosa revolucin de los precios.

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Para evitar discrepancias todas las partidas que se registran, vayan firmadas por el Contador y el Tesorero, principio fundamental de control que debe perdurar a travs de los aos.

En los aos 1581, existan agrupaciones de contadores que se dedicaban a la profesin en una forma independiente.

En 1805 se establece como requisito indispensable que toda persona que quiera practicar la profesin contable de manera independiente debe someterse a pasar un severo examen siempre y cuando haya trabajado con algn profesional autorizado por cierto tiempo.

CONTABILIDAD EN LA EDAD CONTEMPORANEA En esta edad nace la revolucin industrial Las regulaciones gubernamentales fueron ms elsticas. Aparece el cdigo Napolen (1808) que da las bases para un mercado estable, el cual favorece en Francia a la burguesa de comerciantes La contabilidad surge modificaciones de fondo y forma bajo el nombre de Principios de Contabilidad. El presupuesto se convierte en el instrumento para controlar en forma eficiente la actividad financiera. Se utiliza el libro Diario para relacionar conceptos en orden cronolgico. El libro mayor se utiliza para la acumulacin clasificada de cuentas con sus cargos y abonos. En 1883 entro en vigencia el Cdigo de Comercio Mercantil que regula la prctica contable. Las primeras cuentas de contabilidad fueron usadas segn su verdadero significado dbito y crdito. Surge el Concepto de depreciacin.

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Se

determino que un profesional de la Contabilidad que operase debera examinar y certificar los reportes

independientemente financieros.

En 1905 se crea la carrera de Contador de Comercio y mediante examen profesional puede optar al titulo de Contador Publico Titulado. En 1917 se funda la Asociacin de Contadores Pblicos Titulados. En 1929 se determino la necesidad de la certificacin por contador pblico y que en adelante se denomina Dictmenes. En 1934 se emitieron seis reglas, que se conocen como el primer intento de Principios de Contabilidad. Se establece en 1944 que la profesin de Contador requiere titulo para su ejercicio. Se constituye el Colegio de Contadores Pblicos. Por ltimo un espritu de elevada tica profesional, es el cimiento de una honorable clase, al servicio de la comunidad.

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UNIDAD 2 LA CONTADURA PBLICA EN COLOMBIAOBJETIVO GENERAL Conocer la reglamentacin del ejercicio de la profesin contable y dems normas. OBJETIVOS ESPECFICOS Comprender los principios bsicos que rigen la contabilidad. Emplear correctamente las normas bsicas, y contabilidad. tcnicas en la

Conocer los principios ticos que rigen la conducta profesional. Aplicar las normas bsicas que regulan la contabilidad, en general, y en el ejercicio de la profesin contable.

LA PROFESIN CONTABLE

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Mediante el decreto legislativo 2373 de 1956, el Gobierno Nacional reglamento con cierto grado de organizacin la actividad de contador pblico en Colombia, concedindole a este profesional la categora de juramentado, y distinguiendo entre contadores inscritos y contadores pblicos, con facultades a estos ltimos para dar fe pblica. Frente a la presencia de fallas que resultaba necesario subsanar y al papel de este profesional en la sociedad, se expidi la ley 145 de 1960, por medio de la cual se reglamento la profesin de contador pblico, derogando el Decreto Legislativo 2373, donde suprimi la categora de contador inscrito dejando desde esa fecha, como nica la de contador pblico. Despus de 30 aos de dicho ordenamiento se expide la Ley 43 de 1990, como una reforma a la anterior con la expedicin de un cdigo de tica donde se establecen los principios constitutivos del ejercicio de esta profesin, con fundamento en la funcin social que caracteriza al contador pblico, en sus relaciones con la sociedad, el Estado, los usuarios de sus servicios y sus colegas. Integridad, conciencia moral, aptitud e independencia mental. Cualidades que deben caracterizar al contador, tambin se estableci el rgimen de inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los contadores pblicos. Se precisaron las actividades relacionadas con la ciencia contable, destacndose la Revisora fiscal en materia de dictmenes profesionales y certificaciones sobre estados financieros, se considera que esta funcin es privativa del contador pblico. En cuanto a la obligatoriedad de tener revisor fiscal las sociedades comerciales se establecieron los montos de activos brutos, se creo el Consejo Tcnico de la Contadura Pblica, organismo encargado de la orientacin tcnico cientfica de la profesin y de la investigacin de los principios de contabilidad y normas de auditoria generalmente aceptados en el pas, se estableci la expedicin de tarjetas profesionales por la Junta Central de Contadores. En el ao 2000 esta ley fue examinada por la Corte Constitucional declarando exequibles e inexequibles algunas disposiciones, dejando vigentes algunos artculos de la Ley 145 de 1960 y Ley 43 de 1990.

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DEL CONTADOR PBLICO Se entiende por contador pblico la persona natural que, mediante la inscripcin que acredite su competencia profesional en los trminos de la presente ley esta facultado para dar fe pblica de hechos propios del mbito de su profesin, dictaminar sobre estados financieros y realizar las dems actividades relacionadas con la ciencia contable en general. La relacin de dependencia laboral inhabilita al Contador para dar fe pblica sobre actos que interesen a su empleador. Esta inhabilidad no se aplica a los revisores fiscales, ni a los contadores pblicos que presten sus servicios a sociedades que no estn obligadas, por ley o por estatutos, a tener revisor fiscal. INSCRIPCIN DEL CONTADOR PBLICO. La inscripcin como contador pblico se acreditar por medio de una tarjeta profesional que ser expedida por la Junta Central de Contadores. EVOLUCIN Y ANLISIS DE LOS FUNDAMENTOS DE LA CONTABILIDAD La evolucin contable se basa en diversas exposiciones tericas e hiptesis que han sido motivadas de forma emprica por relaciones sociales que desarrollan los seres humanos mediante las que se han motivado transacciones de intercambio para satisfacer las necesidades que han surgido por periodos los cuales han permitido que da a da esta sea ms elaborada, dentro de estas etapas de la contabilidad se pueden destacar: emprico, clsico y cientfico. En estos periodos se avanza hacia planteamientos orientados cada vez ms hacia la economa e involucrndose en ella otros agentes hasta llegar a la conviccin manejada actualmente en la que se le otorga un carcter de mayor relevancia en el que se habla de un comportamiento cientfico administrativo. Que se involucre en un proceso investigativo que perfeccione el marco terico en el

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que se tengan en cuenta los antecedentes del problema permitiendo que haya una aplicacin concreta a cada uno.

a investigar

NORMAS, PRINCIPIOS, POSTULADOS Y CONCEPTOS CONTABLES APLICADOS EN COLOMBIA. 1. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS: DEFINICION: Se entiende por principios o normas de Contabilidad generalmente aceptadas en Colombia, el conjunto de conceptos bsicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurdicas. 2. NORMAS CONTABLES BASICAS: Son el conjunto de postulados, conceptos y limitaciones que fundamentan y circunscriben la informacin contable. En general stas normas aportan un avance significativo en la generacin de informacin contable al introducir conceptos tan importantes como son identificar el ente econmico con la empresa, sealar criterios para la continuidad del ente, incluir la teora del mantenimiento del capital tanto financiero como operativo, y ante todo reconocer las bases de valuacin y cuantificacin. Entre las normas Bsicas sealadas en el decreto 2649 de 1993 tenemos: ENTE ECONMICO: El ente econmico es la empresa, esto es, la actividad econmica organizada como una unidad respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal para distinguirse de otros entes. CONTINUIDAD: Los recursos y hechos econmicos deben contabilizarse y revelarse teniendo en cuenta si el ente econmico continuara o no funcionando

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normalmente en periodos futuros. En caso de que el ente econmico no vaya a continuar en marcha, la informacin contable as deber expresarlo. Teniendo en cuenta si es por prdidas recurrentes, deficiencia de capital, incumplimiento de las obligaciones, venta de activos importantes, otras situaciones internas o externas, (Huelgas, catstrofes naturales). UNIDAD DE MEDIDA: Los hechos econmicos deben reconocerse en una misma unidad de medida, por regla general se debe utilizar como unidad de medida la moneda funcional que es el signo monetario del medio econmico en el cual el ente principal obtiene y usa efectivo. PERIODO: El ente econmico debe preparar y difundir peridicamente

estados financieros durante su existencia.

Los cortes respectivos deben

definirse previamente, de acuerdo con las normas legales y en consideracin del ciclo de las operaciones por lo menos una vez al ao con corte al 31 de diciembre, emitiendo estados financieros de propsito general. VALUACIN O MEDICIN: Los recursos como los hechos econmicos que los afecten deben ser cuantificados en trminos de unidad de medida, con sujecin a las normas tcnicas son criterios de medicin aceptados: El valor histrico, el valor actual, el valor de realizacin y el valor presente. VALOR O COSTO HISTRICO: Representa el valor original consumido u obtenido en efectivo, o en su equivalente en el momento de realizacin de un hecho econmico con arreglo a lo previsto en este decreto, dicho importe debe ser reexpresado para reconocer el efecto ocasionado por las variaciones en el poder adquisitivo de la moneda. VALOR ACTUAL O DE REPOSICIN: Es el que representa el importe en efectivo, o en su equivalente, que se necesitara para reponer un activo o se requerira para liquidar una obligacin, en el momento actual.

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Valor de realizacin o de mercado: Es el que representa un importe en efectivo, o en su equivalente, en que se espera sea convertido un activo o liquidado un pasivo, en el curso normal de los negocios. Se entiende por valor neto de realizacin el que resulta de deducir del valor de mercado los gastos directamente imputables a la conversin del activo o a la liquidacin del pasivo, tales como comisiones, impuestos, transporte y empaques. Valor presente o descontado: es el que representa el importe actual de las entradas o salidas netas en efectivo o en su equivalente, que generara un activo o un pasivo, una vez hecho el descuento de su valor futuro a la tasa pactada o, a falta de esta, a la tasa efectiva promedio de captacin de los bancos y corporaciones financieras para expedicin de certificados de depsito a trmino con un plazo de 90 das (D.T.F. Depsito a Termino Fijo), la cual es certificada peridicamente por el Banco de la Repblica . ESENCIA SOBRE LA FORMA: Los recursos y hechos econmicos deben ser reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o realidad econmica y no nicamente en su forma legal. Cuando en virtud de una norma superior, los hechos econmicos no puedan ser reconocidos de acuerdo con su esencia, en notas a los estados financieros se debe indicar el efecto ocasionado por el cumplimiento de aquella disposicin sobre la situacin financiera y los resultados del ejercicio. REALIZACION: Solo pueden reconocerse hechos econmicos realizados. Se entiende que un hecho econmico se ha realizado cuando se pueda comprobar que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos externos, el ente econmico tiene o razonablemente cuantificables. o tendr un beneficio o un sacrificio

econmico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso

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ASOCIACIN: Se deben asociar con los ingresos devengados en cada periodo los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultneamente en las cuentas de resultados. Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto correlativo y se concluya que no generar beneficios o sacrificios econmicos en otros periodos, debe registrarse en las cuentas de resultados en el periodo corriente. MANTENIMIENTO DEL PATRIMONIO: se entiende que un ente econmico obtiene utilidad, o excedentes, en un periodo nicamente despus de que su patrimonio al inicio del mismo, excluidas las transferencias de recursos a otros entes realizadas conforme a la ley, haya sido mantenido o recuperado. Esta evaluacin puede hacerse respecto del patrimonio financiero (aportado) o del patrimonio fsico (operativo). Salvo que normas superiores exijan otra cosa, la utilidad, o excedente, se establece respecto del patrimonio financiero debidamente actualizado par reflejar el efecto de la inflacin. REVELACIN PLENA: El ente econmico debe informar en forma completa, aunque resumida, todo aquello que sea necesario para comprender y evaluar correctamente su situacin financiera, los cambios que sta hubiere experimentado, los cambios en el patrimonio, el resultado de sus operaciones y su capacidad para generar flujos futuros de efectivo. La norma de revelacin plena se satisface a travs de los estados financieros de propsito general, de las notas a los estados financieros de informacin suplementaria y de otros informes, tales como el informe de los administradores sobre la situacin econmica y financiera del ente y sobre lo adecuado de su control interno. IMPORTANCIA RELATIVA O MATERIALIDAD: El reconocimiento y

presentacin de los hechos econmicos debe hacerse de acuerdo en su importancia relativa. Un hecho econmico es material cuando debido a su naturaleza o cuanta, su conocimiento o desconocimiento, teniendo en cuenta

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las circunstancias que lo rodean puede alterar significativamente las decisiones econmicas de los usuarios de la informacin. Al preparar estados financieros la materialidad se debe determinar con relacin al activo total, al activo corriente, pasivo total, pasivo corriente, al capital de trabajo, al patrimonio o a los resultados del ejercicio, segn corresponda. PRUDENCIA: Cuando exista dificultad de medir de manera confiable y verificable un hecho econmico se debe optar por registrar alternativas que tengan menos probabilidades de sobrestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos. NORMAS TECNICAS Normas Tcnicas Generales: Regulan el ciclo contable o proceso que debe seguirse para garantizar que todos los hechos econmicos se reconocen y trasmiten en forma correcta a los usuarios de la informacin o sea es un sistema para la creacin y comunicacin de informacin de contenido financiero. PROPOSITO: en desarrollo de las normas bsicas, las normas generales regulan el ciclo contable . El Ciclo Contable: Es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los hechos econmicos se reconocen y se transmiten correctamente a los usuarios de la informacin. Las normas tcnicas se relacionan con las fases del ciclo contable de la siguiente manera: a. ENTRADA DE INFORMACIN 1. Reconocimientos de los hechos econmicos: Es el proceso de registrar e identificar formalmente en la contabilidad los hechos econmicas realizados tcnicas

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2. Contabilidad de causacin o acumulacin: Los hechos econmicos deben ser reconocidos en el periodo en el cual se realicen y no solamente cuando sea pagado o recibido el efectivo o su equivalente. b. PROCESAMIENTO DE DATOS 3. Medicin al valor histrico: los hechos econmicos se reconocen inicialmente por su valor histrico, aplicando cuando fuere necesario la norma bsica de la prudencia. De acuerdo con las normas tcnicas especificas, dicho valor una vez reexpresado como consecuencia de la inflacin, cuando sea el caso debe ser ajustado al valor actual, al valor de realizacin o al valor presente. 4. Moneda Funcional: En Colombia la moneda funcional es el peso. Las transacciones realizadas en otras unidades deben ser reconocidas en la moneda funcional, utilizando la tasa de conversin aplicable en la fecha de su ocurrencia. Segn normas especiales se pueden utilizar otras unidades de medida, siempre que puedan convertirse en cualquier momento a la moneda funcional. 5. Ajuste a la Unidad de Medida: Los estados financieros se deben

ajustar para reconocer el efecto de la inflacin, aplicando el sistema integral. Se debe calcular con relacin a las partidas no monetarias utilizando para ello el PAAG anual, mensual acumulado, o mensual segn corresponda. 6. Provisiones y Contingencias: se deben contabilizar provisiones para cubrir pasivos estimados, contingencias de prdidas probables as como para disminuir el valor reexpresado si fuese el caso, de los activos, cuando sea necesario de acuerdo a las normas tcnicas. Las provisiones deben ser justificadas, cuantificadas y confiables, las contingencias pueden ser eventuales, probables o remotas.

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7. Clasificacin: Los hechos econmicos

deben ser apropiadamente

clasificados segn su naturaleza, de manera que se registren en las cuentas adecuadamente, la clasificacin se debe hacer conforme a un plan contable previamente elaborado por el ente econmico, incluyendo la totalidad de las cuentas de resumen y auxiliares en uso, con indicacin de su descripcin, de su dinmica o de los cdigos que las identifiquen. 8. Asignacin: Los costos de los activos, y los ingresos y gastos diferidos reexpresados como consecuencia de la inflacin cuando sea el caso, deben ser asignados o distribuidos en las cuentas de resultados, de manera sistemtica, en cumplimiento de la norma bsica de la asociacin. La asignacin del costo de las propiedades planta y equipo, se denominan depreciacin. La de los recursos naturales agotamiento. Y la de los diferidos e intangibles, amortizacin. 9. Diferidos: deben contabilizarse como diferidos, los ingresos hasta que la obligacin correlativa est total o parcialmente satisfecha y los gastos hasta que el correspondiente beneficio econmico est total o parcialmente consumido o perdido. 10. Asientos: Con fundamento en comprobantes debidamente soportados, los hechos econmicos se deben registrar por el sistema de partida doble .pueden registrarse varias operaciones homogneas en forma global, siempre que su resumen no supere las operaciones de un mes, las operaciones se deben registrar cronolgicamente, los asientos respectivos se deben hacer en los libros a ms tardar en el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado. Se deben resumir los movimientos dbitos y crditos de cada cuenta y establecer su saldo, cualquier error u omisin se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advierte.

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11. Ajustes: antes de emitir estados financieros deben efectuarse los ajustes necesarios para cumplir la norma tcnica de asignacin, registrar los hechos econmicos realizados que no hayan sido reconocidos, corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente y reconocer el efecto de la prdida de poder adquisitivo de la moneda funcional. 12. Cierre Contable: Al finalizar el periodo y antes de divulgar los estados financieros de fin de periodo, deben cerrarse las cuentas de resultado y transferir su saldo neto a las cuentas apropiadas del patrimonio. C. SALIDA DE DATOS 13. Verificacin de las afirmaciones: Antes de emitir estados financieros, la administracin del ente econmico debe cerciorarse de que se cumplen satisfactoriamente las afirmaciones, explicitas e implcitas, en cada uno de sus elementos, las afirmaciones que se derivan de las normas bsicas y tcnicas son: Existencia, Integridad, Derechos y obligaciones, Valuacin, Presentacin y revelacin. 14. Tratamiento de informaciones conocidas despus de la fecha de cierre: Debe reconocerse en el perodo objeto de cierre el efecto de las informaciones conocidas con posterioridad a la fecha de corte y antes de la emisin de los estados financieros, cuando suministren evidencia adicional sobre condiciones que existan antes de la fecha de cierre.

Normas tcnicas especficas Se relacionan directamente con los elementos de los estados financieros y son: normas relacionadas a los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos,

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costos, cuentas de orden

y las relacionadas con las operaciones

descontinuadas y empresas en liquidacin. CAMPOS DE ACCIN DEL CONTADOR PBLICO Los campos de accin o las actividades relacionadas con la ciencia contable en general todas aquellas que impliquen organizacin, revisin y control de contabilidades, certificaciones y dictmenes sobre estados financieros, certificaciones que se expiden con fundamento en los libros de contabilidad, revisora fiscal, prestacin de servicios de auditoria, as como todas aquellas actividades conexas con la naturaleza de la funcin profesional del contador pblico, tales como: la asesora tributara, la asesora gerencial, en aspectos contables y similares, la docencia entre otras.

UNIDAD 327

CONCEPTOS BSICOSOBJETIVO GENERAL Introducir un conjunto de conceptos, definiciones y terminologa utilizados en la prctica contable.

OBJETIVOS ESPECFICOS Identificar los diferentes tipos de organizaciones caractersticas de orden jurdico, legal y sus actividades. Conocer la importancia de la contabilidad. Tener claro algunos conceptos y terminologa contables. Diferenciar los documentos de comercio. Distinguir los usuarios de la contabilidad. segn sus

LA CONTABILIDAD Y LA ACTIVIDAD ECONMICA

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Entre los agentes dinmicos de la actividad econmica, se encuentran el comerciante y la empresa, los generadores de intercambios comerciales, los servicios, la produccin y la manufactura. Persona Natural: Llamada tambin persona fsica es el ser humano, hombre o mujer capaz para ser sujeto de derechos y obligaciones. Persona Jurdica: Llamada persona moral. Entidad formada por la realizacin de los fines colectivos y permanentes de los hombres a la que la ley reconoce capacidad para ser sujeto de derechos y obligaciones, se denominan tambin personas ficticias, incorporales, morales o sociales. Comercio: Es la negociacin y trafico que se hace al vender, comprar o permutar unas cosas por otras, pues solo es una funcin social que busca satisfacer necesidades con animo de lucro. Comerciante: Persona dedicada de forma profesional al comercio, realizando transacciones de compra-venta en el mercado. EMPRESA Se denomina empresa a toda actividad econmica organizada para la produccin, transformacin circulacin, administracin o custodia de bienes y prestacin de servicios, en todas las empresas se proyectan a un objetivo, obtener ganancias.

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CLASIFICACIN DE LAS EMPRESAS. a) SEGN SU ACTIVIDAD ECONMICA: 1) AGRICOLAS: Explotacin de produccin agrcola Ej., cultivo de palma africana, Boroj. 2) PECUARIAS: Orientadas a la produccin de ganado Ej.: Hato Llano grande 3) MINERAS: Su actividad econmica se orienta a la extraccin de minerales que son utilizados como materia prima en otros procesos Ej. Cales de Colombia, Empresas petrolera, aurferas. 4) INDUSTRIALES O DE TRANSFORMACION: Aquellas dedicadas a la compra de materias primas para transformarlas en nuevos productos. Ej. Col tejer, Tej cndor, Coca cola. 5) COMERCIALES: Dedicadas a la compra de bienes elaborados, sin transformarlos o cambiar las caractersticas del mismo para luego venderlos. EJ: Almacn xito, La 14. 6) SERVICIOS: Su actividad econmica es vender servicios o capacidad profesional o tcnica. Ej. Banco de Bogot, Mdicos, Abogados. b) SEGN SU TAMAO 1) PEQUEA EMPRESA: Existe un solo propietario, pocos

empleados, capital pequeo de trabajo, no existe delimitacin clara y definida de funciones. Ej. Zapatera El Rey 2) MEDIANA EMPRESA: Hay una divisin y especializacin del trabajo, la cantidad de empleados es mayor, la inversin y el rendimiento considerable, informacin contable mas amplia. Ej. Comercializadoras.

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3) GRAN EMPRESA: Es la mayor organizacin, cuenta con personal tcnico y especializado en cada actividad, existe manual de funciones y de procedimientos, hay divisin del trabajo especializado, la inversin y los rendimiento son considerables, la informacin contable es mayor y su registro es sistematizado, utiliza un gran nmero de empelados. Ej. Carvajal y CIA. c) SEGN EL NUMERO DE PROPIETARIOS 1) Empresas Individuales, Unipersonales o de un solo

propietario: denominadas tambin empresas unitarias o de propietario nico, a partir de la Ley 222 de 1995 estas empresas pueden constituirse como personas Jurdicas, similares a las sociedades Ltda. deben registrarse en la Cmara de Comercio, la responsabilidad del propietario esta limitada al valor de los bienes apostados, la razn Social debe estar seguida de la expresin Empresa Unipersonal o de la sigla EU. 2) Empresas Multipersonales O De Varios Socios : Pertenece a dos o ms socios, de acuerdo con su constitucin se clasifican en: SOCIEDADES DE PERSONAS a. Sociedad Colectiva: formada por dos o ms personas, denominados socios colectivos quienes administran la empresa y responden ante terceros en forma personal, ilimitada y solidaria. La razn social se forma con los apellidos de todos los socios o algunos de ellos seguidos de las expresiones y compaa, hermanos e hijos. La sociedad colectiva se disolver por:

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Por muerte de alguno de los socios, si no hubiere estipulado su continuacin en uno o ms de los herederos. Por incapacidad sobreviviente a algunos de los socios a menos que se convenga que la sociedad continu con los dems, o que acepten que los derechos del incapaz sea ejercido por su representante.

Por la declaracin de quiebra de algunos de los socios, si los dems no adquieren su inters social o no aceptan la cesin a un extrao una vez requerido por el sindico de la quiebra.

Por enajenacin forzada del inters de algunos de los socios, a favor de un extrao. Si los dems asociados no se avienen dentro de los 30 das siguientes a continuar la sociedad con el adquiriente.

Por la renuncia o retiro justificado de algunos de los socios, si los dems no adquieren su inters en la sociedad o no aceptan su sesin a un tercero.

b. Sociedad de responsabilidad Limitada: Conformada con no menos de dos y no ms de 25 socios, la razn social puede estar determinada por el objeto social de la empresa o con el nombre y apellido o el solo apellido de una o ms personas naturales seguida de las expresiones LTDA, o la palabra Limitada, los socios responden solidariamente y proporcionalmente por los impuestos de la sociedad y las obligaciones salariales producto de la actividad econmica. Se disolver Cuando ocurran perdidas que reduzca el capital por debajo del 50% o cuando el numero de socios exceda de veinticinco (25). c. Sociedad Comandita simple: Est formada por dos clases de socios:

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- Socios gestores: que responden ilimitadamente. - Socios comanditarios: que se limitan a responder slo por el valor de los aportes en caso de liquidacin obligatoria (Ley 222 de 1995: Antes denominada quiebra),no estn obligadas a constituir reserva legal, la razn social se forma con el nombre completo de uno o varios socios gestores, seguido de la sigla S en C, el representante legal solo puede ser uno de los socios gestores. Los socios gestores podrn ceder sus aportes bajo la autorizacin de los dems socios comanditarios; por el contrario, los comanditarios lo pueden ceder con la aprobacin de los dems comanditarios. SOCIEDADES DE CAPITAL a. Sociedad Annima: son personas jurdicas, se crean con aportes de los accionistas, quienes son responsables hasta por el monto de sus aportes, requieren para su constitucin un mnimo de cinco socios o accionistas la razn social puede hacer referencia a las actividades de la empresa, seguida de las palabras sociedad annima o de la letra S.A. se disolver: Por perdida que reduzcan el patrimonio neto por debajo del 50% del capital suscrito. Cuando el 95% o mas de las acciones suscritas lleguen a pertenecer a un solo accionista. La disolucin no significa que el ente econmico haya desaparecido, toda vez que este continua sin vida hasta cuando se inscribe en el registro mercantil, la escritura donde conste que se protocolizo la cuenta final de liquidacin aprobada por la sper sociedades y los dems documentos de Ley.

b. sociedades en comandita por accin

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Formada por socios gestores y socios comanditarios, estos ltimos con un mnimo de cinco accionistas, la razn social se forma con el nombre o apellido completo de uno o ms socios gestores, agregando la expresin y compaa, seguida de las palabras sociedad comanditaria por acciones o la abreviatura S.C.A.. Se disolver por: Por los causales sealados en el articulo 218 del Cdigo del Comercio. Por las causales especiales de la sociedad colectiva cuando ocurren respecto de los socios gestores. Por la desaparicin de una de las 2 categoras de socios

d) SEGN LA PROCEDENCIA DEL CAPITAL 1) Empresas Privadas: La actividad comercial se encuentra en manos del sector privado, son rentables, las personas son libres de utilizar su propiedad, renta y habilidades como prefiera determinando la cantidad y clases de bienes que deben producir; las tcnicas y medios de distribucin. Ej. Carulla. 2) Empresas Oficiales O Pblicas: Son empresas del Estado, se dedican en condiciones de monopolio a suministrar bienes y servicios esenciales como; agua, alcantarillado, comunicaciones. Igualmente hay empresas dedicadas a la produccin o extraccin de bienes que por sus caractersticas especiales son de competencia del Estado. Ej. La produccin de Licores, Licoreras explotacin del subsuelo, Empresa Colombiana de Petrleo.

3) Empresas De Economa Mixta: Son empresas que estn constituidas por aportes del estado y personas particulares. Se dedican a la produccin de

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bienes o servicios de inters pblico que el estado no puede atender. La condicin es que el estado posee el 50% o ms de capital y desarrollen sus actividades bajo vigilancia de la Contralora General de la Republica. Ej. Una Universidad Semioficial. E. SEGUN SU PROPSITO LUCRATIVO: De acuerdo con la posibilidad de repartir en efectivo los excedentes sin nimo de lucro o con nimo de lucro - Empresas sin nimo de Lucro: Las empresas de este tipo no pueden repartir en dinero sus excedentes o ganancias entre los dueos. Tal es el caso de las cooperativas, las asociaciones y las fundaciones, entre otras. - Empresas con nimo de Lucro: Los propietarios de estas empresas s pueden recibir en efectivo las utilidades que obtengan. o

utilidades entre los propietarios, las empresas se pueden clasificar en dos tipos:

DOCUMENTOS DE COMERCIO Sirven de soporte contable y respaldan las transacciones; se elaboran en original y tantas copias como lo exijan las necedades de la empresa. Toda transaccin comercial genera una serie de documentos que sirven de respaldo para el registro de la informacin relacionada con la forma como se efecta la operacin y sus condiciones.

CLASES DE DOCUMENTOS:

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1. Documentos comerciales no negociables: Sirven de informacin sobre cualquier transaccin comercial y suministran los datos para su registro contable no tienen carcter negociable. Entre estos tenemos: a) DOCUMENTOS INFORMATIVOS: COTIZACION: Es un documento que expide el vendedor a solicitud del cliente, contiene informacin del bien o servicio que se ofrece y las condiciones de la negociacin para la toma de decisiones acerca de la mejor pocin, consta de los siguientes datos: - Nombre del cliente, Fecha, Tiempo de validez, Forma de pago, Despacho, Descripcin, Observaciones, Firma de los responsables. PEDIDO: Es el compromiso formal para una compra de un bien o servicio, contiene los siguientes datos: Numero, Nombre del cliente, Fecha del pedido, Direccin del cliente, Forma de entrega, Nombre del vendedor, Forma de pago, Descripcin del Pedido, Firma de los responsables. REMISIN: Le permite al comprador la confrontacin de la mercanca recibida con la solicitada en su pedido, contiene los siguientes datos: Numero, Nombre y direccin del comprador, datos del transportador, Descripcin de la mercanca, Observaciones, firma de los responsables. TARJETA DE KARDEX: Ofrece informacin inmediata acerca de las existencias de un producto, con el objeto

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de mantener actualizado el saldo

disponible para la

venta, consta de lo siguiente: Fecha, descripcin, valor unitario, entradas, salidas, saldo, proveedores, ubicacin, unidad, mximas y mnimos, articulo. b) DOCUMENTOS SOPORTES: Bien sean negociables o no, sirven

de respaldo al asiento contable y por consiguiente se deben anexar al comprobante de diario o comprobante de contabilidad, entre los documentos soportes ms comunes tenemos: FACTURA COMERCIAL: Es el soporte de la compra-venta realizada, sirve para el cobro de las mercancas despachadas o servicios prestados al cliente. Consta de: datos del cliente, nombre del vendedor, fecha, lugar donde se despacho, forma de pago, Nmero de la cedula de ciudadana, o Nit del comprobador, descripcin, importacin contable, firma de los responsables. RECIBO DE CAJA: Se conoce tambin como comprobante de ingreso, sirve como comprobante de todos los ingresos recibidos y de constancia del pago efectuado por un cliente consta de: Nmero, persona de quien se recibe, fecha, concepto y valor, forma de pago, imputacin contable, firma y sello. RECIBO DE CAJA MENOR: respalda todos los pagos que por diferentes conceptos se cancelan a las personas que prestan algn servicio o venden un bien y que firman en seal de haberlo recibido. . COMPROBANTE DE CONSIGNACION: Es el que se elabora cuando se deposita dinero en efectivo, cheque o recibos de tarjetas de crdito COMPROBANTE DE EGRESO: Sirve de constancia de los dineros entregados por la empresa

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en la cuenta corriente bancaria, para que este comprobante de consignacin tenga validez requiere de la firma y sello del cajero del banco. NOTA DBITO: Este documento se diligencia cuando es necesario informar a un cliente acerca del valor de su deuda o de algn tipo de incremento por diferentes conceptos, en los bancos indica disminucin del saldo de las cuenta corrientes o de ahorros, por chequeras, intereses comisiones. NOTA CRDITO: Documento que se elabora cuando se le debe informar a un cliente que su deuda disminuye por algn concepto, en el sector bancario representa un incremento en los saldos de las cuentas corrientes o de ahorro por prestacin concedida u otros conceptos. DOCUMENTOS COMERCIALES NEGOCIABLES Son los que se utilizan por seguridad y comodidad para pagar o respaldar las deudas adquiridas por las personas cuando realizan negocios y sirven de soportes para el registro contable, los principales son: CHEQUE: Es un documento negociable, donde el titular de una cuenta corriente ordena al banco que pague determinada cantidad de dinero a una persona natural o jurdica, previa presentacin, firma y entrega del cheque al mismo banco. De acuerdo con la manera como se diligencie el cheque, este recibe diferentes nombres: Cheque Cruzado: Es el que se le trazan dos lneas paralelas en uno de sus ngulos superiores del cheque, indica que solo

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puede hacerse efectivo mediante consignacin, no se pueden cobrar por ventanilla. Cheque Especialmente Cruzado:- Es aquel que indica en medio de las dos lneas paralelas que debe ser cobrado nicamente por el primer beneficiario, o se escribe el nombre del mismo, este cheque no puede ser endosado a otra persona para su cobro. Cheque De Gerencia: Este cheque es girado por los bancos contra sus propios fondos se hace efectivo al primer beneficiario y tiene el respaldo del banco como girador, ofrece total garanta al beneficiario. Cheque certificado: Es el que el banco certifica indicando que la cantidad girada en el cheque cuenta con los recursos en la respectiva cuenta corriente por solicitud del girador, en estos casos el encargado de las cuentas corriente en el banco coloca un sello con la leyenda Certificado y firma para dar crdito al sello. COMPROBANTE DE VENTA CON TARJETA DE CRDITO:Llamada tambin dinero plstico es un medio de pago muy difundido actualmente se adquiere mediante contrato entre el cliente (tarjeta habiente) y un establecimiento bancario, en la tarjeta expedida por la entidad crediticia, el usuario puede efectuar pagos en establecimientos comerciales afiliados al sistema de crdito; se puede diferir el pago, es un documento de mucha aceptacin. PAGARE: Titulo valor por el cual una persona denominado suscriptor se compromete a pagar una suma de dinero en una fecha determinada a otra persona, que se llamada beneficiario, este documento es utilizado

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por empresas de financiamiento comercial, para captacin de dinero, en su diligenciamiento se utiliza formatos preimpresos en papel de seguridad, es de circulacin privada y utilizado por las entidades de crdito. LETRA DE CAMBIO: Documento negociable mediante el cual una persona ordena a otra que pague a una tercera persona cierta cantidad de dinero en un lugar y tiempo determinado previamente. LIBRANZA: Documento comercial utilizado regularmente, por

cooperativas o empresas en las cuales labora el beneficiario de un prstamo o crdito, mediante la libranza el deudor autoriza a su patrono la deduccin de cuotas peridicas de su salario, honorarios o participaciones a que tiene obligacin crediticia. CONTABILIDAD: Sistema de informacin que permite identificar clasificar, registrar, resumir, interpretar, analizar y evaluar en trminos monetarios las operaciones y transacciones de una empresa. USUARIOS DE LA CONTABILIDAD: Usuarios Externos: Quienes se distinguen por indirecto con la empresa, su influencia es tener un inters en el entorno derecho para la cancelacin de su

socioeconmico, no tienen acceso a la informacin directamente, entre ellos tenemos: Inversionistas, prestamistas, acreedores., proveedores, clientes, cmaras de comercio, asociaciones gremiales y pblicos en general.

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Usuario Internos: Tienen un inters directo con la empresa como propietario y accionistas, gerentes, directores, gerentes, jefes de departamento, empleados, sindicato, autoridades de vigilancia y control. Cuentan con otras fuentes adicionales de informacin y tienen la posibilidad de determinar, por tener autoridad jerrquica o poder legal, la forma y contenido de la informacin financiera de modo que satisfaga sus necesidades.

CARACTERSTICAS DE LA INFORMACION CONTABLE Las caractersticas cualitativas de la informacin contable son: sus atributos necesarios para satisfacer sus objetivos bsicos; la informacin contable debe ser: a) Comprensible: Clara y fcil de entender b) til, Pertinente y confiable: es pertinente cuando posee valor de retroalimentacin de prediccin y es oportuna. Confiable Cuando es neutral, verificable y representa fielmente los hechos econmicos. c) Comparable: Cuando ha sido prepara sobre bases uniformes. CAMPOS DE APLICACIN DE LA CONTABILIDAD La contabilidad no solo se ocupa de los registros o anotaciones detalladas de los aspectos comerciales, su campo de accin es muy amplio. La contabilidad segn el tipo de empresa donde se aplique puede ser:

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a)

Contabilidad Privada: Se lleva en empresas cuyos propietarios son personas particulares y de acuerdo con la actividad de la organizacin se subdivide en:

1)

Contabilidad Comercial: se utiliza en organizacin de compraventa de mercancas. Ej. los Almacenes.

2)

Contabilidad de Servicios: La que se maneja en los negocios de prestacin de servicios. Ej. Empresas de Transporte.

3)

Contabilidad de Costos: llevada a cabo en las empresas Manufacturas, Mineras, Agrcolas, pecuarias Ej. industrias Textil.

4)

Contabilidad

Bancaria:

Es

la

que

opera

en

Entidades

Financieras, para registrar las operaciones de los Bancos, Corporaciones de Ahorro y Crdito. 5) b) Contabilidad Cooperativa: La que se lleva en las Cooperativas. Contabilidad Oficial: La utiliza en las empresas Estatales.

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UNIDAD 4

SISTEMAS DE INFORMACIN CONTABLEOBJETIVO GENERAL Desarrollar un modelo que incluya los procedimientos utilizados en contabilidad para registrar los hechos econmicos. OBJETIVOS ESPECFICOS Analizar el efecto de las transacciones comerciales en la ecuacin contable. Describir el sistema de partida doble, base para la elaboracin de estados financieros. Comprender la importancia del balance de prueba como medio de verificacin del sistema contable. Utilizar el Plan nico de Cuentas en la codificacin de las cuentas.

SISTEMAS DE INFORMACIN CONTABLE

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Es la combinacin de personal, registros y procedimientos que usa un negocio para cumplir con sus necesidades rutinarias de informacin financiera, a fin de producir y revelar informacin de carcter contable financiero que sea confiable y til, de manera que los responsables de la administracin dispongan de ella oportunamente para las decisiones sobre el manejo de los recursos y operaciones. Para administrar y evaluar una empresa es importante tener una informacin bsica de los sistemas de contabilidad, ayuda a los gerentes a cumplir exitosamente con sus responsabilidades. ELEMENTOS DEL SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE Entre los elementos del sistema de informacin contable que permiten su dinmica y constituyen su estructura de funcionamiento tenemos: 1. 2. 3. Los documentos y transacciones de la empresa y de los hechos econmicos. La legislacin fiscal, la laboral y de seguridad social, la de comercio, etc. La tecnologa de computacin para la captacin, el procesamiento y almacenamiento de datos as como para su interpretacin, anlisis y suministro de informacin. 4. 5. 6. 7. Los fundamentos tericos, tcnicos y marco conceptual contable y financiero. Las personas que intervienen en el funcionamiento y dinmica del sistema. los recursos financieros y materiales necesarios. El sistema o subsistema de control interno contable.

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ECUACION CONTABLE O PATRIMONIAL Resulta de comparar el Activo y el Pasivo de una empresa con el objeto de obtener el valor del patrimonio o capital, desde su inicio toda empresa puede expresar su ecuacin patrimonial que se conservara a travs de la vida del ente aun cuando los valores que involucra aumenten o disminuyan el Activo o el Pasivo. La ecuacin contable se representa por las cuentas del activo, pasivo y patrimonio. EL ACTIVO: Todos los bienes de la empresa o la representacin financiera de un recurso obtenido por el ente econmico Ej.: Caja, Bancos, Clientes, Inversiones Inventarios, Equipos de oficina, Edificios. EL PASIVO: -Es la representacin financiera de una obligacin presente del ente econmico derivada de eventos pasados en virtud de la cual se reconoce que en el futuro, se deben transferir recursos o proveer servicios a otros entes. Ej.: Obligaciones financieras, Proveedores, Cuentas por pagar, costos y gastos por pagar. EL PATRIMONIO: Es el valor residual de los Activos del ente econmico, despus de deducir todos sus pasivos. Son cuentas de patrimonio: aportes sociales, capital de personas naturales, reservas obligatorias, utilidad del ejercicio.

REPRESENTACION DE LA ECUACION CONTABLE

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1)

Cuando la empresa no tiene deudas u obligaciones con terceros, la

ecuacin contable se representa as: ACTIVO = PATRIMONIO O CAPITAL Ej.: Pedro Prez inicia un negocio con el siguiente aporte: en billetes monedas, cheques $2.000.000. Equipo de oficina $4.000.000. Un edificio $10.000.000. ACTIVO $ 16.000.000 = = Patrimonio o Capital 16.000.000.

2. Cuando la empresa tiene deudas u obligaciones con terceros la ecuacin contable se presenta as: Ej. Billetes $2.000.000, Equipo de oficina $ 4.000.000. Edificio 10.000.000, en facturas de mercancas por pagar $ 3.000.000. . ACTIVO = PASIVO + CAPITAL O PATRIMONIO 16.000.000. = 3.000.000 + 13.000.000.

3. El patrimonio se conoce tambin como la diferencia entre el ACTIVO Y EL PASIVO, y se representa as: ACTIVO PASIVO = PATRIMONIO O CAPITAL

16.000.000. -

3.000.000. = 13.000.000.

CONTABILIDAD POR PARTIDA DOBLE

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Es un sistema universalmente aceptado para el registro contable de transacciones comerciales se fundamenta en los siguientes hechos. Los cuales son conocidos como el principio de la partida doble. Cuando una persona vende, hay otra que compra Cuando una persona entrega hay otra que recibe No puede existir deudor sin acreedor No puede haber acreedor sin deudor

LAS TRANSACCIONES. Son todas las operaciones con valor monetario o intercambio econmico que da lugar a cambios en la ecuacin contable, ya sea por aumento o disminucin en uno o varios de sus componentes activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos o costos. Ej. Compra de un vehiculo venta de mercancas prestacin de un servicio. La situacin anterior origina los asientos de contabilidad, que son el registro de transacciones u operaciones comerciales en cada una de las cuentas afectadas. LA CUENTA Es cada uno de los elementos que intervienen en una transaccin. Ej.: compra de un terreno, se paga en efectivo. Las cuentas que intervienen en la transaccin son: Terrenos Caja LA CUENTA T

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Es el formato en el que se registran en forma clara, ordenada y comprensible los aumentos o disminuciones que sufren los elementos de los estados financieros Se esquematiza as: Nombre de la cuenta en la parte superior. Lado izquierdo-debitos Lado derecho-crditos Saldo: puede ser debito o crdito ELEMENTOS DE LA CUENTA Los elementos fundamentales de una cuenta son el Debe y el Haber y se representan en una cuenta T as:

Nombre de la Cuenta Debe Haber

El DEBE: Va al lado izquierdo, corresponde a los debitos o cargos, esta accin se conoce como debitar o cargar una cuenta, en las cuentas del Activo los valores representan un aumento y en las cuentas de gastos, un Egreso. El HABER: Se registran al lado derecho correspondiente a los crditos o abonos, en las cuentas del Pasivo representan un aumento de las deudas, en las cuentas de Ingreso una captacin de dinero por la prestacin de servicios de la empresa, en las cuentas del Activo representan una disminucin. Ej. Registrar un abono de $ 200.000 de un cliente Caja clientes

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$ 200.000

$ 200.000

b) Se retiraron de caja $ 200.000. Para consignarlos al banco Bancos $ 200.000 Caja $ 200.000

REGISTROS CONTABLES Los asientos contables son los registros monetarios escritos de una transaccin u operacin comercial realizada por el ente econmico. Los registros contables pueden ser: simples o compuestos a) Registros Simples: Intervienen dos (2) cuentas una Deudora Acreedora es decir que a un cargo le corresponde un abono. Ej. Se compro muebles y enseres para la empresa segn factura No. 2630 por $ 5.000.000 de contado con cheques. Debito: Crdito: Equipos de oficina Bancos 5.000.000 5.000.000 y otra

b) Registros Compuestos: Intervienen ms de dos (2) cuentas a un cargo o diversos cargos corresponde un abono o varios abonos, puede tener una cuenta deudora y dos o ms acreedores o lo contrario. Ej. Se compro muebles y enseres segn factura No. 2630 por $ 5.000.000. As: con cheque No. 35085 $ 2.000.000. Y se firmo una letra a 90 das $ 3.000.000.

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Dbito:

Equipos de oficina

5.000.000 2.000.000 3.000.000

Crdito: Bancos Crdito: Cuentas corrientes comerciales

Ej. Se vende muebles y enseres segn factura No. 1111 por $ 6.000.000. As: con cheque No. 67980 $ 3.500.000. y a crdito el resto . Dbito: Debito: Caja Clientes 3.500.000 2.500.000 6.000.000

Crdito: muebles y enseres CLASIFICACION Y NATURALEZA DE LA CUENTA Reales o de balance : Activos Pasivos Patrimonio Temporales ,nominales o de resultados Ingresos Gastos Costo de ventas Costos de produccin De orden o memorando Acreedoras Deudoras CUENTAS REALES O DE BALANCE

Representan bienes, derechos u obligaciones de la empresa. Tienen duracin permanente Son las que aparecen en el balance. CUENTAS DEL ACTIVO:

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Representan los derechos, bienes y recursos obtenidos por la empresa como resultado de eventos pasados de cuyo uso se esperan beneficios futuros, son de naturaleza debito Ejemplos: Caja, bancos, deudores, inversiones, terrenos, inventarios, edificaciones, maquinaria y equipo, equipo de oficina, patentes y marcas, crdito mercantil, etc. CUENTAS DEL PASIVO Representan las obligaciones que la empresa tiene con terceros derivadas de eventos pasados Son de naturaleza crdito Ejemplos: Obligaciones financieras, cuentas por pagar, proveedores,

obligaciones laborales, impuesto de renta por pagar, ingresos recibidos por anticipados, etc. CUENTAS DEL PATRIMONIO Representan los compromisos que la empresa tiene con sus dueos; es el dinero que tienen invertido los dueos. Son de naturaleza crdito. Ejemplos Capital social, supervit de capital, revalorizacin del patrimonio, utilidad del ejercicio, supervit por valorizaciones, reservas. CUENTAS DE RESULTADOS O TRANSITORIAS. Tienen origen en las operaciones del negocio. Determinan el aumento o disminucin del patrimonio por las utilidades o prdidas en el ejercicio. Se llaman transitorias porque su duracin es hasta la terminacin de cada ciclo contable y se cancelan. CUENTAS DE INGRESOS

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Son las que generalmente causan un aumento en el patrimonio, Son de naturaleza crdito Ejemplos: venta de mercancas, ingresos por arrendamiento, ingresos por intereses etc. CUENTAS DE GASTOS Son todas las erogaciones en que incurre un negocio para cumplir con su objeto social, generalmente causan una disminucin en el patrimonio. Son de naturaleza dbito Ejemplo: Gastos salarios, gastos por intereses, gastos servicios pblicos etc CUENTAS DE COSTOS DE VENTA Son las cuentas que representan la acumulacin de los costos directos e indirectos necesarios en la elaboracin de productos y/o prestacin de los servicios vendidos de acuerdo con la actividad social desarrollada por el ente econmico en un periodo determinado. Su naturaleza es dbito. CUENTAS DE COSTOS DE PRODUCCION O DE OPERACIN Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la elaboracin o la produccin de los bienes o la prestacin de servicios, de los cuales un ente econmico obtiene sus ingresos. Son de naturaleza dbito. CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS Estas cuentas reflejan hechos o circunstancias de los cuales se pueden generar derechos afectando la estructura financiera del ente econmico. Igualmente se incluyen aquellas cuentas de registro utilizadas para efectos del control interno de activos, informacin general o control de futuras situaciones financieras, as como para conciliar las diferencias entre los registros contables de los activos y las declaraciones tributarias.

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CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS Registran los compromisos o contratos que se relacionan con posibles obligaciones y que por tanto puedan llegar a afectar la estructura financiera del ente econmico. Igualmente, se incluyen aquellas cuentas de registro utilizadas par efectos del control interno de pasivos y patrimonio, informacin gerencial o control de futuras situaciones financieras, as como para conciliar las diferencias entre los registros contables de los pasivos y patrimonio y las declaraciones tributarias. EJERCICIO DE APLICACIN 1. Mediante ejemplo represente un asiento compuesto 2. defina partida doble. 3. Demuestre contablemente la ecuacin patrimonial. 4. Una empresa posee bienes y derechos por $15.000.000. y deudas por $ 6.850.000. Cul es su patrimonio 5. Determine el patrimonio de la compaa Aprendiendo Ltda., con los siguientes saldos: Acreedores varios Caja Inversiones en acciones Muebles y enseres Vehculos Bancos nacionales PLAN NICO DE CUENTAS Es una herramienta creada para armonizar y unificar el sistema contable de los principales sectores de la economa colombiana donde su fundamento legal se encuentra en la norma tcnica de clasificacin de los hechos econmicos. El plan busca mejorar la calidad, transparencia y comparabilidad de la informacin contable generando beneficios para sus usuarios. El plan nico de cuentas 1.300.000 100.000 900.000 2.400.000 6.500.000 1.500.000 contrajo

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(PUC ) para comerciantes que opera en Colombia establecido inicialmente por el Decreto reglamentario 2195 de 1992, se le han practicado varias modificaciones reglamentadas por medio de los decretos 2650 de 1993, 2894 de 1994, 2116 de 1996 y 95 de 1997. El plan ha sido obligatorio desde el 1 de enero de 1995 para todas las personas naturales o jurdicas obligadas a llevar contabilidad, de conformidad con lo previsto en el Cdigo de Comercio. La estructura del plan nico de cuentas esta compuesto por un catalogo de cuentas, la descripcin y dinmica para su correcta aplicacin. Catlogo de cuentas: contiene la relacin ordenada y clasificada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas de las cuentas reales o de balance, de resultado o transitorias y de orden, identificadas con un cdigo numrico y su correspondiente denominacin con base en los siguientes niveles: Clase: Representada por el primer digito. Grupo: Representado por los primeros dos dgitos. Cuenta: Representada por los cuatro primeros dgitos. Subcuenta: Representada por los seis primeros dgitos. Auxiliares: Representados por los ocho primeros dgitos. La clase en las cuentas reales o de balance se encuentra identificada as: Clase 1: Clase 2: Clase 3: Activo Pasivo Patrimonio

La clase en las cuentas transitorias o de resultado estn identificadas as: Clase 4: Clase 5: Clase 6: Clase 7: Ingresos Gastos Costos de ventas Costos de produccin o de operacin

La clase en las cuentas de orden de identifica as:

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Clase 8: Clase 9:

Cuentas de orden deudoras Cuentas de orden acreedora

DESCRIPCIONES Y DINAMICA DE LAS CUENTAS Descripciones: expresan o detallan los conceptos de las diferentes clases, grupos y cuentas incluidas en el catalogo e indican las operaciones a registrar en cada una de las cuentas. Dinmica: sealan la forma en que se deben utilizar las cuentas y realizar los diferentes movimientos que las afectan. Nota: en el capitulo III del plan nico de cuentas se encuentran las descripciones y dinmicas para casa una de las cuentas con el fin de dar mayor claridad y entendimiento sobre el tema. PASOS A SEGUIR EN EL REGISTRO DE TRANSACIONES COMERCIALES Las empresas realizan durante el ciclo contable muchas operaciones las cuales se denominan transacciones comerciales. Al registrar estas transacciones se debe tener en cuenta los siguientes pasos: 1. Leer la transaccin 2. Identificas las cuentas que intervienen en la operacin 3. Clasificar las cuentas en el grupo a que pertenecen sea, si son del activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos o de orden. 4. Determinar si las cuentas estn aumentando o disminuyendo de acuerdo a la transaccin 5. Aplicar las reglas que determinan que las cuentas de activo y gastos aumentan en la columna del debe y disminuyen en la columna del haber, las de pasivos, patrimonio e ingresos aumentan en la columna del haber y disminuyen en la columna del debe.

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6. Registrar las transacciones teniendo en cuenta que el total de los debitos o cargos es igual al total de los crditos o abonos. REGISTRO DE ALGUNAS TRANSACCIONES: A) DE INICIACIN O APERTURA DE OPERACIONES: Estas transacciones se registran al comienzo del negocio son los aportes que hace el propietario o los propietarios al iniciar la empresa. Los aportes pueden ser en efectivo, especie, o en efectivo y especie. 1. APORTES EN EFECTIVO:

Cuando los propietarios aportan al negocio bienes en dinero efectivo como efectivo o cheques. Las cuentas que intervienen en el registro pertenecen al activo y patrimonio, son cuentas del balance. Carlos Sonso inicia un negocio de compra y venta de mercanca aporta en efectivo $ 800.000. 1105 3130 2. Caja Capital de personas naturales $ 800.000. 800.000.

APORTES EN ESPECIE:

Cuando los propietarios aportan al negocio bienes diferentes al efectivo como: Edificios, Muebles y enseres, Terrenos, Vehculos, Mercancas, Crditos, y Equipos, etc., Las cuentas que intervienen en el registro pertenecen al activo y patrimonio, son cuentas del Balance. Carlos Sonso, inicia una empresa con un capital de $ 1.000.000., representado as: $ 300.000 en mercancas, $ 400.000 en un terreno, $ 200.000, en computadores, $ 100.000 en muebles. 1435 1504 Mercancas no fabricadas por la empresa Terrenos 300.000 400.000

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1524 1528 3130 3.

Equipos de oficina Equipos de comunicacin y computacin Capital de personas naturales APORTES EN EFECTIVO Y ESPECIE

100.000 200.000 1.000.000

Cuando los propietarios aportan al negocio bienes en dinero efectivo y en especies como: Efectivo, muebles y enseres, terrenos, vehculos, mercanca, crditos, equipos etc. Las cuentas que intervienen en el registro pertenecen al activo y patrimonio, son cuentas del Balance. Carlos Sonso, inicia una empresa con un capital de $ 1.000.000., representado as: $ 300.000 en efectivo, $ 400.000 en un terreno, $ 200.000 en mercancas, $ 1.000.000 en muebles. 1105 Caja 1435 Mercancas no fabricadas por la empresa 1504 1524 3130 Terrenos Equipos de oficina Capital de personas naturales 300.000. 200.000. 400.000. 100.000. 1.000.000.

B) DE OPERACIONES O MOVIMIENTOS DEL NEGOCIO 1. CONSIGNACIONES BANCARIAS Permiten depositar en las entidades bancarias el dinero que haya en caja, no es conveniente mantener grandes sumas de dinero en caja para evitar robos o mal manejo del efectivo. Las cuentas que intervienen en el registro pertenecen al activo y son de Balance. Se consignan en el banco de Bogota 1110 1105 Bancos Caja $ 500.000. 500.000 500.000.

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2.

COMPRA DE MERCANCIAS

Transaccin que ms se repite en una empresa comercial, las compras de mercancas pueden ser al contado o crdito y se debe tener en cuenta el sistema de inventario utilizados por la entidad. Cuando se utilice el sistema de Inventario Permanente se registran los movimientos de compra de mercancas en la cuenta 1435. Mercancas no fabricadas por la empresa Cuando se utilice el sistema de Inventario Peridico se registran los movimientos de compras de mercancas en la cuenta : 6205 De mercancas COMPRA DE MERCANCIAS AL CONTADO Compra de mercancas por $ 350.000 al contado con cheque del Banco

Popular, se utiliza el inventario permanente. Se registra en la cuenta 1435 Mercancas no fabricadas por la empresa, de naturaleza debito, pertenece al activo y se cierra contra prdidas y ganancias. Un crdito a la cuenta de balance activo 1110 Bancos. 1435 Mercancas no fabricadas por la empresa 1110 Bancos COMPRA DE MERCANCAS A CRDITO Compra de mercancas por $ 350.000 a crdito, se utiliza inventario peridico. Se registra en la cuenta 6205 de Mercancas. De naturaleza debito pertenece a las cuentas de costos y se cierra contra prdidas y ganancias. Un crdito a la cuenta de balance 2205 Nacionales. 350.000 350.000

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6205 De mercancas 2205 Nacionales 3) VENTAS DE MERCANCIAS.

350.000 350.000

Representan generalmente el objeto social principal de las empresas distribuidoras mediante la entrega de bienes o servicios. As como los dividendos participaciones y de ms ingresos siempre y cuando se identifiquen con el objeto social del ente econmico. Las ventas de mercancas pueden ser de contado y a crdito. VENTA DE MECANCIAS AL CONTADO. Ventas de mercancas al contado por $ 600.000 Se registran en la cuenta 1105 Caja en el debe, pertenecen al activo y es cuenta de balance. Un crdito a la cuenta de resultado 4135 Comercio al por mayor y al por menor. 1105 Caja 4135 Comercio al por mayor y al por menor VENTAS DE MERCANCIAS A CREDITO Ventas de mercancas a crdito por $ 600.000. Se registra en la cuenta 1305 Cliente en el debe, pertenece al activo y es cuenta de balance. Un crdito a la cuenta de resultado 4135 Comercio al por mayor y al por menor 1305 Clientes 4135 Comercio al por mayor y al por menor 600.000 600.000 600.000 600.000

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4. INGRESOS OPERACIONALES Estos se obtienen por medio de los ingresos de operacin tales como: ventas, descuentos en compra intereses devengados, comisiones ganadas, arriendos y por otros conceptos. Le pagan a la empresa por servicios mdicos la suma de $ 800.000 En esta operacin un debe la cuenta 1105 Caja pertenecen al activo y es de balance y la cuenta de resultado Ingresos operacionales 4165 Servicios sociales y de salud. De naturaleza crdito. 1105 Caja 4165 Servicios sociales y de salud 5. GASTOS OPERACIONALES Las empresas para su normal funcionamiento deben realizar gastos tales como: Servicios, arriendos, sueldos, impuestos seguros, intereses etc. La empresa paga servicios pblicos con cheque por $ 150.000 En esta operacin intervienen la cuenta de resultados Gastos de Operacin 5135 Servicios, de naturales debito y un crdito a la cuenta 1110 Bancos, pertenece al activo y es de balance. 5135 Servicios 1110 Bancos 6. COBROS O ABONO DE CLIENTES Cuando las empresas otorgan crditos a sus clientes se originan los cobros o abonos de clientes. Juan Tramposo nos paga una factura que nos deba por valor de $ 600.000 En este tipo de transacciones se registran un dbito a la cuenta 1105 Caja, pertenece al activo y es de balance y un crdito a la cuenta 1305 Clientes tambin de activo y rebalance. 150.000. 150.000 800.000. 800.000

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1105 Caja 1305 Clientes 7. DE PAGOS O ABONOS A OBLIGACIONES

600.000 600.000

Se obtienen por la compra a crditos, las obligaciones o deudas que contraen las empresas, deben cancelarse en el plazo sealado. La empresa gira un cheque por $ 450.000 del banco Popular como abono a su obligacin bancaria. En este caso se registra un debito a la cuenta 2105 Bancos Nacionales, pertenece al pasivo y es de balance y un crdito a la cuenta 1110 Bancos del activo y de balance. 2105 Bancos Nacionales 1110 Bancos 8. DE PAGOS O ABONOS A PROVEEDORES Se origina por el suministro o compra de mercancas a crdito. La empresa gira un cheque por $ 350.000 del Banco Popular a un proveedor por concepto de abono a deuda por mercanca. En esta transaccin se registra un debito a la cuenta 2205 Nacionales, pertenece al pasivo y es de balance, un crdito a la cuenta 1110 Bancos del activo y de balance. 2205 Nacionales 1110 Bancos 9. COMPRAS DE ACTIVOS DIFERENTES DE MERCANCIAS. 350.000. 350.000. 450.000. 450.000

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Son aquellos que se adquieren para la buena marcha y desarrollo del objeto social de las empresas como: Terrenos, edificaciones, muebles y enseres, equipos de oficina etc. Compra un vehiculo para el reparto de mercancas por $ 1.500.00 pagamos $ 1.000.000 de cuota inicial y el resto a 60 das. Se registra un dbito al activo correspondiente y un crdito a la cuenta 1110 Bancos si la compra es de contado o por los abonos realizados y la cuenta 2305 Cuentas corrientes comerciales si es a crdito. Las cuentas que intervienen son de activo y pasivos, pertenecen al balance . 1540 Flota y equipos de transporte 1110 Banco 2305 Cuentas corriente comerciales 10. VENTA DE ACTIVOS DIFERENTES A MERCANCIAS Se refiere a aquellos activos que venden las empresas para reemplazarlos por otros ms modernos o de mayor capacidad. Se venden muebles por $ 400.000, y se los pagan a la empresa as: $ 100.000 de cuota inicial con cheque del banco Popular y el saldo a crdito de 60 das. Se registran dos dbitos uno a la cuenta 1105 Caja y otros a la cuenta 1380 Deudores Varios y un crdito al activo correspondiente. Cuentas de activo, pertenecen al balance. 1105 caja 1380 Deudores Varios 1524 Equipos de oficina 100.000. 300.000. 400.000. 1.500.000 1.000.000. 500.000.

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11. PRESTAMOS CONCEDIDOS A TRABAJADORES Registra los valores a favor del ente econmico por crditos otorgados al personal con vnculo laboral, faltante en caja o inventarios. Se gira un cheque por $ 250.000, prstamo concedido a un empleado Un dbito a la cuenta 1365 Cuentas por cobrar a trabajadores, Crdito a la cuenta 1110 Bancos cuentas de activo y de balance. 1365 Cuentas por cobrar a trabajadores 1110 Bancos 12. GASTOS NO OPERACIONALES Son sumas pagadas o causadas por gastos no relacionados con la explotacin del objeto social de la empresa tales como: Financieros, Prdidas en ventas y retiro de bienes. Gastos extraordinarios y Diversos. El banco cobra $ 150.000 por chequera, los descuenta directamente de la cuenta corriente. En esta operacin intervienen la cuenta de resultados Gastos no operacionales 5305 Financieros de naturaleza debito, y un crdito a la cuenta 1110 Bancos, pertenece al activo y es de balance. 5305 Financieros 1110 Bancos 13. INGRESOS NO OPERACIONALES.150.000. 150.000. 250.000. 250.000.

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Son sumas recibidas o causadas provenientes de ingresos diferentes a las del objeto social de la empresa, tales como: Arrendamientos, Financieros, dividendo y participaciones, Servicios, Indemnizaciones etc. El banco nos cancel intereses por $ 150.000, directamente en la cuenta de ahorros En esta operacin se registra un debito a la cuenta 1120 Cuentas de ahorros, pertenece al activo, es de balance y un crdito a la cuenta de resultados Ingresos no operacionales 4210 financieros. 1120 Cuenta de ahorros 4210 Financieros 14. ACTIVOS DIFERIDOS comprende el valor de los gastos pagados por anticipado en que incurre el ente econmico en el desarrollo de sus actividades, as como en aquellos otros gastos denominados futuros. Comprenden: GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO Son los gastos realizados por la empresa anticipadamente y que una vez pagados no son recuperables o reembolsables, se amortizan durante el periodo en que se reciben los servicios o se causen los costos o gastos. Se registran en la cuenta 1705 Gastos pagados por anticipado en el debe, pertenecen al activo, es una cuenta de balance, de naturaleza dbito. Y un crdito a la cuenta 1110 Bancos, cuenta de activo y de balance. La empresa gira un cheque por valor de $ 800.000.para cancelar cuatro meses de arrendamiento anticipados. cargos diferidos, que representan bienes o servicios recibidos, de los cuales se espera obtener beneficios econmicos en periodos 150.000. 150.000

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1705 Gastos pagados por anticipado 1105 Bancos CARGOS DIFERIDOS

800.000 800.000

Son los pagos que efecta una empresa, antes de iniciar sus operaciones comerciales, por lo tanto son amortizados gradualmente, con cargo a los resultados de los respectivos periodos. Para efectos tributarios, la amortizacin de los cargos diferidos se permite hasta en 5 aos, o en plazo inferior siempre que se demuestre. El saldo de las cuentas de cargos diferidos al inicio del periodo, debe ajustarse por el PAAG del respectivo ejercicio contable. Se registra en la cuenta 1710 Cargos diferidos, de naturaleza dbito, del activo y un crdito a la cuenta 1110 Bancos. La compaa progresando abri una nueva sucursal, e incurri en gastos preliminares de instalacin por un valor de $ 1.000.000, los cuales cancel a una firma especializada en este tipo de actividades. El ajuste por inflacin segn el PAAG mensual de 0.8% 1710 Cargos diferidos 1110 Bancos Registro del PAAG por inicio del periodo 1710 4705 Cargos diferidos Correccin monetaria 8.000 8.000 1.000.000 1.000.000

15. PASIVOS DIFERIDOS

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Representa los valores que el ente econmico ha recibido de manera anticipada de clientes, los cuales tienen el carcter de pasivo, y por su origen y naturaleza han de influir econmicamente en varios ejercicios en los que deben ser aplicados o distribuidos. Se registra un dbito a la cuenta 1105 Caja y en la cuenta 2705 Ingresos Recibidos por Anticipado en el haber, son de naturaleza crdito. La empresa recibe $300.000, de intereses anticipados. 1105 2705 Caja Ingresos recibidos por anticipado 300.000. 300.000

BALANCE COMPROBACIN DE SALDOS O BALANCE DE PRUEBA Al terminar de registrar los asientos contables, se debe comprobar la aplicacin de la partida doble, la cual se realiza resumiendo o determinando el saldo de los registros contables en cada una de las cuentas, del activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos y costos. Reflejando que los saldos dbitos deben ser igual a los saldos crditos. Se presenta as: a. Encabezamiento: nombre de la empresa, nombre del movimiento y la fecha. b. Cuerpo: Cdigo, Nombre de las cuentas, columna dbito y columna crdito. c. Firma: Responsable de la elaboracin. EJERCICIO DE APLICACIN RESUELTO 1. 1.) La compaa la Trompona Ltda. Inicia operaciones el 1 de abril de 2006 con el aporte de dos socios, representados as: Socio A $ 1.000.000, en el banco de Bogota. $ 2.000.000 en un camin, hipoteca corporacin de ahorro y vivienda por $ 1.000.000. Socio B $ 1.000.000, en una oficina, $ 1.000.000 en muebles y enseres. 2) Venta de mercanca al contado por $ 1.600.000.

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3) El Banco cobra $ 50.000. Por comisiones 4) Se vende computadores por $ 4.000.000. Y se los pagan a la empresa as: 50% de cuota inicial con cheques del banco Agrario y el saldo a crdito por 60 das. 5) Compra un edificio por $ 10.000.000. As: 40% de cuota inicial y el resto a 90 das. 6.) Prstamo concedido a un empleado por $ 300.000. Con cheque 7) Se compra un lote por $ 4.800.000. Pagndose en efectivo $ 800.000, y el resto a crdito. 8) Se reciben $ 5.000.000, provenientes de un prstamo bancario respaldado con un pagare, cancelndose en cuatro cuotas semestrales iguales. 9) Se compra papelera pagndose $ 500.000. en efectivo. 10) Se paga el arriendo del local por el presente mes $ 600.000. SE PIDE: Registros en cuenta T Determinar saldo Balance de comprobacin de saldos.

Solucin del ejercicio

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110 5 DEBE (2) 1,600,000 (4) 2,000,000 3,600,000 2,300,000 CAJA HABER 800,000 (7) 500.000 (9) 1.300,000 10 DEBE

11 BANCOS HABER 50,000 (3) 4,000,000 (5) 300,000 (6) 600,000 (10) 4,950,000

(1) 1,000,000 (8) 5,000,000

6,000,000 1.050,000

1365 CUENTAS POR 130 5 DEBE (4) 2,000,000 CLIENTES HABER COBRAR TRABAJADORES DEBE HABER (6) 300,000

1504 TERRENO DEBE HABER (7) 4,800,000

1516 CONTRUCCIONES Y EDIFICACIONES DEBE HABER (1) 1,000,000 5) 10,000,000 11,000,000

1524 EQUIPOS DE OFICINA DEBE HABER (1) 1,000,000

4245 UTILIDAD EN VENTA DE PROP. PLANTA Y EQUIPOS DEBE HABER 4,000,000 (4)

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1540 FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE DEBE HABER (1) 2,000,000

2105 BANCOS NACIONALES DEBE HABER 5,000,000 (8)

2125 CORPORACIONES DE AHORRO Y VIVIENDA DEBE HABER 1,000,000 (1)

2305 CUENTAS CORRIENTES COMERCIALES DEBE HABER 6,000,000 (5) 4,000,000 (7) 10,000,000 4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR DEBE HABER 1,600,000 (2)

3115 APORTES SOCIALES DEBE HABER 4,000,000 (1)

5120 ARRENDAMIENTOS DEBE HABER (10) 600,000

5195 DIVERSOS DEBE HABER (9) 500,000

5305 GASTOS FINANCIEROS DEBE HABER (3) 50,000

COMPAA LA TROMPONA LTDA. BALANCE COMPROBACIN DE SALDOS

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ABRIL 30 DE 2006

CODIGOS CUENTAS 1105 Caja 1110 Bancos 1305 Clientes 1365 Cuentas Por Cobrar Trabajadores 1504 Terreno 1516 Construcciones Y Edificaciones 1524 Equipos de oficina 1540 Flota y equipo de transporte 2105 Bancos nacionales 2125 Corporaciones de ahorro y vivienda 2305 Cuentas corrientes comerciales 3115 Aportes Sociales 4135 Comercio al por mayor y al por menor 4245 Utilidad en venta de Propiedades Planta y Equipos 5120 Arrendamientos 5195 Diversos 5305 Financieros SUMAS IGUALES

DEBE 2.300.000 1.050.000 2.000.000 300.000 4.800.000 11.000.000 1.000.000 2.000.000

HABER

5.000.000 1.000.000 10.000.000 4.000.000 1.600.000 4.000.000 600.000 500.000 50.000 25.600.000 25.600.000

______________________ Responsable. EJERCICIO DE APLICACIN 2. La compaa Asesoras Cientficas Ltda. Inicio operaciones en mayo 1 de 2006, durante este mes realizo las siguientes transacciones que el estudiante debe clasificar y registrar en diario y luego con los saldos debe elaborar un balance de prueba a mayo 31 de 2006.

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Mayo 1: la empresa recibe $8.000.000.de contado, por aportes de cuatro (4) socios. Mayo 2: Consigna en el banco de Bogota, el saldo en caja. Mayo 3: Compra de contado a Proview con cheque N 0001 del banco de Bogot, computador por $2.500.000. Mayo 4: Recibe un prstamo bancario del mismo banco por $1.000.000. Mayo 10: El dinero recibido por servicios prestados a la compaa Frotex de consultara, a la fecha es de $800.000 .Mayo 15: Se cancelan gastos operacionales de administracin sueldos $300.000. y de ventas sueldos $150.000. en efectivo, recibos de caja nmero 002 y 003 respectivamente.

Mayo 19: Pag el arriendo de mayo por $800.000. con cheque, del banco de Bogot N 0002, a inmobiliaria Colmena. Mayo 24: Cancel $200.000. con cheque del banco de Bogot N 0003 como abono al prstamo bancario. Mayo 28: Ingresa un nuevo socio quien aporta un vehculo por $6.000.000. segn factura N 3050 Mayo 30: Los servicios prestados por consultaras a Frotex suman $500.000. a crdito, los gastos por servicios pblicos $150.000. an no se han pagado.

UNIDAD 5

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LIBROS DE CONTABILIDAD

OBJETIVO GENERAL Conocer los requisitos de carcter legal en el registro y manejo de los libros principales de contabilidad.

OBJETIVOS ESPECFICOS Identificar los libros principales y auxiliares. Elaborar comprobantes de contabilidad. Registrar movimientos contables en los libros. Adquirir habilidades para corregir errores en los libros de contabilidad. Analizar las diferentes clases de comprobantes de contabilidad. Reconocer la importancia que tiene para la empresa el correcto manejo de los libros de contabilidad.

COMPROBANTE DE CONTABILIDAD Conocido tambin con el nombre de comprobante de diario, es un documento que permite el registro en forma ordenada y resumida de las operaciones o transacciones realizadas por el ente econmico con base en los documentos soportes, no es necesario efectuar boletines diarios si el volumen de

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operaciones no lo amerita, se puede hacer por periodos mayores: semanal, dcadas, quincena, o mximo cada mes. Los comprobantes se deben conservar debidamente archivados y ordenados de manera que en cualquier momento faciliten verificar su exactitud de los asientos en los libros de contabilidad. El comprobante de contabilidad consta de: A. ENCABEZADO 1. Nombre o razn social de la empresa 2. Nombre del documento 3. Fecha de elaboracin del comprobante 4. Nmero consecutivo del comprobante B. CUERPO 5. Cdigo: Se determina de acuerdo al PUC para cada cuenta y Subcuenta. 6. Cuenta y Detalle: Se relacionan los nombres de las cuentas y Subcuentas seguidas de la descripcin del asiento, registrando primero los dbitos y luego los crditos. 7. Parciales: Se registran los valores dbitos y crditos de las Subcuentas, trazando una lnea en el ltimo valor registrado Esto, indica que se pasa a otra cuenta o para evitar alteracin de las partidas. 8. Debe: Registro de las partidas dbito de las cuentas 9. Haber: registro de las partidas crdito de las cuentas C. FINAL 10. Firmas: nombre o firmas de las personas que intervienen en su elaboracin, revisin, aprobacin y contabilizacin.

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Modelo del comprobante de contabilidad.

COMPAA: XXXX COMPROBANTE DE CONTABILIDAD Fecha: N_______ CODIGO CUENTA Y DETALLE PARCIAL DEBE HABER

Elaborado:_____ Revisado:______ Revisado:_____Contabilizado____ LOS LIBROS CONTABLES: DESCRIPCIN, ASPECTOS LEGALES Y CARACTERSTICAS Los libros contables son los libros que deben llevar obligatoriamente los comerciantes y en los cules se registran en forma sinttica las operaciones mercantiles que realizan durante un lapso de tiempo determinado. Los libros de contabilidad deben llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, deben registrarse en la Cmara de Comercio, y los registros se harn con una secuencia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante. PROHIBICIONES EN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD a. Alterar en los asientos, el orden o la fecha de las operaciones a que ellos se refieren. b. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuacin de los mismos.

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c. Hacer interlineaciones, raspaduras, o correcciones en los asientos. d. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos. e. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

LIBROS PRINCIPALES Llamados tambin mayores, y de acuerdo con las disposiciones legales, los comerciantes deben llevar los siguientes libros:

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES Al iniciar la actividad comercial, la empresa debe elaborar un inventario y un balance general que le permitan conocer de manera clara y completa la situacin de su patrimonio, en este libro deben registrarse de manera detallada, los derechos, bienes y obligaciones que posee la empresa, de acuerdo con las normas legales. LEGALIDAD CONTABLE Los libros de contabilidad deben conservarse por lo menos diez aos, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del ltimo asiento o comprobante.

La informacin que debe contener este libro es: La cantidad de artculos inventariados al inicio del periodo contable.(Generalmente son los inventarios y los activos fijos). El nombre y cdigo de las cuentas y las subcuentas que conforman los rubros anteriormente descritos. El valor que corresponde al valor unitario de cada artculo. El valor parcial de las operaciones. El valor total correspondiente a cada cuenta.

Formato del libro Inventarios y Balances CANTIDAD UNIDAD DETALLE

V/UNITARIO V/PARCIAL V/TOTA

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DE MEDIDA

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En este libro se registra en primer lugar el inventario y luego se registra el Balance General correspondiente.

LIBRO DIARIO COLUMNARIO Es un libro principal, denominado tambin "diario columnario", en l se registran en orden cronolgico todos los comprobantes de diario elaborados por la empresa durante el mes. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros dbitos y crditos, trasladndolos al libro mayor En este libro se encuentra informacin como: la fecha completa del da en el cul se realizo el comprobante de diario. La descripcin del comprobante. La totalidad de los movimientos dbito y crdito de cada cuenta Los saldos finales de cada cuenta para su traslado a las cuent