Upload
others
View
0
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
200318
1
Høgskulen på Vestlandet vert etablert med deling som drivkraft, ideal og
metode. Kunnskap veks når den blir delt. Det vi gjer, skal støtte opp om
vekst for ei berekraftig utvikling av samfunns-, arbeids- og næringslivet og
for einskildmenneske.
Funksjonsplan for HR –avdelingen og Avdeling for
organisasjonsutvikling og digitalisering1
Prosjekt P3 Administrativ organisering
Delprosjekt P3.3 Administrativ organisasjonsstruktur
Vedlegg 1: Nærmere beskrivelse av oppgaver
1 Navn på avdelinger er ikke endelig avklart
200318
2
Om avdelingene
I linje fra organisasjonsdirektør organiseres oppgaver og funksjoner i to avdelinger; en HR-avdeling
og en Avdeling for organisasjonsutvikling og digitalisering.
Våre avdelinger er til for, og skal jobbe tett opp mot fakultetene, og sikre god forvaltning og god
utøvelse av HVLs arbeidsgiverfunksjon. Våre tjenesteområder skal driftes og utvikles slik at ansatte
og ledere opplever HVL som en attraktiv, trygg, forutsigbar og utviklende arbeidsgiver. Avdelingen
skal også bidra til at HVL når sine målsettinger, gjennom å bidra til system for strategisk
medarbeider- og organisasjonsutvikling, og ved å tilby/utvikle gode, framtidsrettede IT- og
digitaliseringsløsninger.
Følgende tjenesteområder sorterer inn under organisasjonsdirektør sitt ansvarsområde:
- Personal-, kompetanse- og medarbeiderutvikling.
- Lederstøtte og lederutvikling.
- Arbeidsgiverpolitikk og medbestemmelse.
- HMS, sikkerhet og beredskap.
- Rekruttering og tilsetting.
- Lønn.
- Organisasjonsutvikling og digitalisering.
- IT; infrastruktur, brukerstøtte, og utvikling.
- Prosessutvikling.
- Likestilling og mangfold.
- Dokument- og informasjonsforvaltning.
Hoveddelen av oppgaver og ressurser er samlet og organisert i fellesadministrasjonen. Dette er
begrunnet i følgende forhold: (jf. prinsipp for organisering i fellesadministrasjon i rektors
beslutningsnotat av november 2017):
- Avdelingens oppgaver er dels er av institusjonell karakter, inkluderer forvaltning av regelverk og
krever behov for lik praksis og utvikling av felles avtaler og system etc.
- Noen av oppgavene krever høy grad av spesialisering innenfor det administrative fagområdet.
- Gjeldende ressurs-/kompetansesituasjon gir behov for å bygge, utvikle og utnytte samlet
kapasitet.
- Mange av våre oppgaver må løses på alle våre fem campus, og vi skal være støttetjenester for
ledere og ansatte i fire fakultet og fem administrative avdelinger. Det er stor risiko for ulik
200318
3
praksis, sårbare tjenester og dublering av funksjoner/oppgaver dersom vi i for stor grad
fordeler oppgaver, og splitter opp kompetansemiljøene mellom fellestjenester og fakultetene.
Innenfor og på tvers av avdelingene vil det være behov for utstrakt samhandling mellom
medarbeidere på ulike tjenesteområder. Inndeling i faggrupper med faggruppeledere2, og
teamorganisering innenfor og på tvers av avdelingene skal sikre samhandlingen og en fleksibel bruk
av ressurser. Dette blir avgjørende for å sikre nærhet til, og god kopling til ansatte og ledere i
fakulteter som er spredd på fem campus. Det foreslåtte organiseringen har som hensikt å bidra til
mest mulig effektiv drift og samtidig gi rom for strategisk utvikling av funksjonsområdene. Sentrale
strategiske og prinsipielle faktorer som er tillagt vekt ved valg av organisasjonsmodellen:
- God ressursutnyttelse: Samling av knappe ressurser i fellesadministrasjonen.
- Nærhet til fakultetene: Dedikerte team innen tjenesteområdet til fakultetene.
- Få og store underavdelinger: For å gi en fleksibel utnyttelse av ressurser, med teamorganisering
på tvers av fagmiljø og mellom underavdelingene.
- Kobling mellom organisasjonsutvikling, digitalisering og IT: En effektiv organisering og god
kompetanseforvaltning innenfor det digitale området er avgjørende for HVLs
gjennomføringsevne og sjanse til å lykkes.
Robust ledelse bruk av nestlederfunksjon for å sikre helhetstenking i avdelingene, samtidig som det
gir mulighet for å tydeliggjøre ledelse av prioriterte områder.
Ledelse HR-avdelingen og avdeling for organisasjonsutvikling og digitalisering ledes av avdelingsleder,
sammen med nestleder. Disse deler personalansvaret mellom seg.
HR-leder Nestleder for HR-avdelingen
Rapporterer til Organisasjonsdirektør HR-leder
Stillingskategori Avdelingsdirektør Seksjonssjef
Faglig ansvar Helhetlig fagansvar for HR-avdelingen Fagansvar for rekrutterings og lønnsfunksjonen
Personalansvar Personalansvar for medarbeidere ved HR-avdelingen
Personalansvar for medarbeidere tilknyttet rekruttering og lønn
Økonomiansvar Helhetlig økonomiansvar for HR-avdelingen
Nei
OU-og digitaliseringsleder Nestleder for avdelingen
Rapporterer til Organisasjonsdirektør OU-og digitaliseringsleder
Stillingskategori Avdelingsdirektør Seksjonssjef
Faglig ansvar Helhetlig fagansvar for underavdelingen Fagansvar for IT
Personalansvar Personalansvar for medarbeidere ved underavdelingen
Personalansvar for medarbeidere ved IT-faggruppene
Økonomiansvar Helhetlig økonomiansvar for underavdelingen
Nei
2 Det vil bli gjort et arbeid i fellesadministrasjonen på å avklare hva som ligger i ev inndeling i faggrupper, og hva som ligge til en funksjon som faggruppeleder.
200318
4
Formålet med ledelsesstrukturen er å dele ansvaret ved to relativt store avdelinger, samt sikre faglig
ledelse av store kompetansemiljø innen henholdsvis rekruttering og lønn under HR, og IT under OU-
og digitaliseringsavdelingen. Leder og nestleder leder avdelingene gjennom bruk av faggruppeledere
og teamledere.
Faggruppelederrollen3: Vil ha fagansvar for et fagområde. Faggruppeleder har ikke personalansvar,
men er arbeidsleder for medarbeiderne som til enhver tid inngår i faggruppen/ i faggruppens
tilhørende team (utførende prosesseierteam). Faggruppeleder vil i mange sammenhenger være
ansvarlig prosesseier for de arbeidsprosessene gruppen ivaretar (der dette ikke legges til
avdelingssjef/nestleder4. Ansvarlig- og utførende prosesseiere har et spesielt ansvar for å sørge for at
prosessene er oppdaterte. Det er de som er tettest på prosessene i det daglige og kjenner innhold,
krav og metode for å løse egne oppgaver. Dette teamet vil derfor være beste utgangspunkt for å
foreslå forbedringer og finne løsninger (viser til endelig leveranse prosjekt P3.2 Lik praksis).
Ressurser: Vi anslår at ca. 6-8 årsverk vil disponeres til ledelse på ulike nivå (avdelingsledelse og
faggruppeledelse) i de to avdelingene.
Årsverk ledelse per i dag HR: 4 årsverk
Årsverk ledelse per i dag OU-digitalisering: 4 årsverk
HR-avdelingen
Målbilde for funksjonsområdet HR HR-avdelingen skal sørge for å ha system og felles retningslinjer for ivaretaking av god
personalpolitikk i HVL, og gi støtte for ledere ved HVL i sin utøvelse av arbeidsgiveransvaret og deres
strategiske arbeid innen HR-området. HR-avdelingen skal
støtte lederne i å bygge en felles institusjon, organisasjonskultur som setter fellesskap og
medarbeiderskap høyt, og som setter mennesker i sentrum
sørge for rutiner og et helhetlig system for oppfølging og utvikling av medarbeidere, som gir
god rammer for den ansatte fra tilsetting til avvikling av arbeidsforholdet
bistå ledere i å sikre god kvalitet, effektivitet og likebehandling i tilsettingsprosesser
sørge for at institusjonen til enhver tid har en tilfredsstillende krise- og
beredskapsorganisasjon som kan håndtere uønska hendelser og kriser
utvikle et apparat for medbestemmelse av høy kvalitet
etablere felles oversikt og tilnærming til digitale verktøy på administrasjonsfeltet og som kan
benyttes på tvers av campuser
i tett samarbeid med AMU, utvikle og følge opp fremtidsrettet handlingsplaner for HMS-
arbeid, sikkerhet og beredskap
3 Jf fotnote 2: denne forståelsen av en faggruppeleders rolle og ansvar er foreløpige betraktninger om hva som skal ligge til en slik funksjon. 4 Organisasjonsdirektør er strategisk prosesseier.
200318
5
sikre målrettet arbeid for å ivareta et inkluderende arbeidsliv, fritt for trakassering, utilbørlig
atferd eller maktmisbruk
utvikle rutiner for og støtte ledere i forsvarlig, profesjonell og forutsigbar håndtering av
konflikter, varsling og arbeidsmiljøutfordringer
bidra til å videreutvikle studiestedene gjennom rekruttering av medarbeidere og ledere i
nærregionene
være omstillingsdyktige, effektive og lydhøre for behovene i organisasjonen
Utfordringsbilde Universitetsambisjonen: Krav til antall professorer og førstekompetente. Interne
kompetansehevingstiltak. Eksternt rekruttere og beholde «nødvendig» personale.
Alderssammensetning i ansattgruppene: Livsfasepolitikk. Rekruttering. Saksbehandling og
rutiner. Mentorordninger; en kompetanse går ut og en annen kompetanse kommer inn.
Mottak av nytilsatte.
Den digitale revolusjon: Økt krav til digitalisering av arbeidsprosesser og utvikling av roboter.
Usikkert i dag hvilke oppfinnelser som utvikles og hvilke effekt disse har på våre
arbeidsprosesser.
Endring og omstilling i offentlig sektor. Endring som normaltilstand. Vi får knappere
budsjetter og vi får forhandlingsansvar til institusjonsnivå. Større rapporteringskrav og større
behov for strategiske analyser og utredninger. <effektivisering og avbyråkratisering –
prosessledelse og digitalisering.
Profesjonalisering av arbeidsgiverfunksjonen5: Det følger av ulovfestet rett at arbeidsgiver
har styringsrett. Arbeidsgiver har imidlertid også omsorgsplikt for virksomhetens ansatte.
Dette er nedfelt i arbeidsmiljøloven og følger også av internkontrollforskriften. Alle ledere
som utøver ledelse og kontroll av andre arbeidstakere, har i realiteten et arbeidsgiveransvar
og har styringsrett innenfor de grenser som trekkes opp gjennom delegasjon og instrukser.
Alle som har arbeidsgiveransvar plikter å utøve dette i samsvar med arbeidsmiljølovens
bestemmelser, selv om det er øverste leder for virksomheten som i siste instans er ansvarlig
arbeidsgiver. Arbeidsmiljøloven krever at arbeidstakere til enhver tid har et fullt forsvarlig
arbeidsmiljø. Ansvaret for at lovens krav oppfylles ligger hos arbeidsgiver, selv om det
påligger alle arbeidstakere å medvirke til dette.
Organisering HR-avdelingen har ingen formelle underenheter, men faggrupper som ledes av faggruppeledere, og eventuelle team innen/på tvers av avdelingene. Det vil bli arbeidet videre med å få klargjort hva som ligger til rollen som faggruppeledere og teamledere, og hvilke faggrupper og team som skal etableres. Et utgangspunkt for inndeling i faggrupper kan være delfunksjoner som er beskrevet senere i funksjonsplanen:
- Rekruttering
- Kompetanseutvikling
5 Fusjonsplattformen angir at ledere som hovedregel ikke skal ha personalansvar for mer enn 20-30 ansatte.
HVL får derfor flere ledere per ansatt enn det som har vært i de tidligere fusjonerte institusjonene. Dette får
også konsekvenser for oppgaver som kan ivaretas av ledere i henhold til lov – og avtaleverk og de fullmakter
som blir lagt til stillingen..
200318
6
- Lønn
- IA, likestilling og mangfold, lederstøtte og personaloppfølging
- HMS, Krise, sikkerhet og beredskap (på tvers av avdelinger på institusjonsnivå)
- Medvirkning og arbeidsgiverpolitikk
Årsverk og oppgaver på fakultet innen HR-feltet:
Rådgivning knyttet til strategisk bemanningsplanlegging på fakultet.
Handlingsplan for strategisk kompetanseutvikling i fakultetet for faglig-vitenskapelige ansatte.
Bonuslønn/variabel lønn. Grunnet digitalisering av prosessene bonuslønn/variabel lønn i den nye SAP-løsningen, vil dette medføre at fakultetsmedarbeider er kontrollinstans før den sendes digitalt til leder for endelig godkjenning og utbetaling.
Timelærerkontrakter opp til 20%.
Reiseregning og utgiftsrefusjon.
Sekretær for ID-utvalg.
Totale årsverk på fakultet HR6 FLIKI 3,5 FHS 3,5 FIN 2,5 FØS 1,5
Fakultetsteam HR
Det vil opprettes fakultetsteam for HR-området, der hvert fakultet har sitt HR-team. HR-teamet vil
bestå av medarbeidere i både fellestjenesten og i fakultetet. Administrasjonssjef (tittel ikke avklart)
ved fakultet vil sørge for regelmessige kontaktpunkt hvor hele teamet møtes, for å styrke
koordinering og kjennskap til fakultetets virksomhet. Dette vil være en arena for
forventningsavklaring, for å finne gode løsninger i felleskap og for å bygge et godt og effektivt
samarbeid internt i fakultetsteamet – og dermed mellom fakultetet og fellestjenestene.
I HR-teamet vil det sitte medarbeidere som ivaretar rekrutteringstjenester til fakultetet, og
lederstøtte innen daglige HMS7, IA- og sykefraværsoppfølgingsoppgaver, og kompetanseutvikling.
Størrelse på teamet vil avhenge av størrelse på fakultetet og antall campus det enkelte fakultetet
strekker seg over. Dette innebærer også at flere medarbeidere ved fellestjenestene må delta i flere
fakultetsteam. Det er derfor av stor viktighet at teamene har god intern koordinering, regelmessige
møtepunkt for å sikre at teammedlemmene har en tilhørighet og god kjennskap til fakultetets
virksomhet på ulike campus. Rolleavklaring og arbeidsdeling mellom fakultetets administrasjonssjef
og ledere i fellesadministrasjonen er av stor viktighet for å sikre godt samarbeid.
6 2,5 årsverk i tillegg til årsverk som per i dag er tilgjengelig på personalområdet. 7 Eksempel på HMS-oppgaver: Forebygge og følge opp sykefravær, sikre medvirkning, rett kompetanse og nødvendig opplæring, vernerunder, sørge for riktig utstyr og medarbeidersamtaler.
200318
7
Delfunksjonene ved HR-avdelingen
Delfunksjon rekruttering Målbilde:
Rekrutteringsmedarbeiderne skal bistå ledere i å sikre god kvalitet, effektivitet og
likebehandling i tilsettingsprosesser.
Utvikle gode strukturer og rutiner på feltet i samsvar med lov- og avtaleverk.
Bistå med kompetanse i forhold til strategisk bemanningsplan.
Legge til rette for effektivisering og digitalisering av arbeidsprosesser på feltet.
Arbeide målrettet og planmessig for at HVL rekrutterer den kompetansen de har behov for.
Sikre profesjonell håndtering av intervju.
Utfordringsbilde:
Digitalisering: Sortering (JobbNorge) og testing av søkere. Kontroll av vitnemål (bruke vitnemålsportalen). Saksbehandling knytt til sidegjøremål og bistillinger. Arbeidsavtaler. Timeavtaler / timelister. Gjennomføring av intervju: Screening ved behov. Utvikle digital søknadsprosess.
Behov for kompetanseheving: Endringskompetanse (rekruttering og kulturbygging)
Opprykkssøknader. Kompetanseutviklingsbehov analysearbeid, bemanningsplaner,
internasjonalisering. Arbeidsrett, oppdatering på lovverk.
Figuren forsøker å
synligjøre samspille
mellom fellestjenesten og
fakultetene.
Medarbeiderne ved
avdelingen vil arbeide for
ett eller flere fakultet –
avhengig av tjenesten
som skal leveres.
200318
8
Ansvar og oppgaver8:
Oppgaver
Tilsettinger og rekruttering
Arbeidsavtaler (digitalisering)
Strategisk bemanningsplanlegging
Opprykkssøknader
Sidegjøremål
Mottak av nytilsatte
Avslutning av arbeidsforhold
Sekretariat for tilsettingsorganene
Attestasjon / autorisering
Tjenester organisert på fakultet
Tjenester organisering på campus (i fellestjenester):
Digitale tjenester uavhengig av campus (i fellestjenester):
Rådgivning knyttet til strategisk bemannings-planlegging på fakultet
Legge til rette for intervju
Skrive innstilling
Eventuell støtte til referanseinnhenting
Saksbehandler
Utlysing
Saksbehandling råd og utvalg (tilsettingsorgan felles og på fakultet)
Lønnsfastsetting, tilbudsbrev, arbeidsavtale
Saksbehandle opprykkssøknader
Saksbehandle permisjonssøknader
Organisering: Dedikerte medarbeidere innen rekruttering inngår i HR-teamet til det enkelte fakultet.
Noen medarbeidere må derfor være medlemmer av flere team for å dekke behovet, og for å unngå
sårbarhet i forbindelse med stort press på tjenestene, sykdom og ferieavvikling. Alle fakultetene skal
ha rekrutteringsmedarbeidere i sitt team på alle campus der fakultetet har medarbeidere.
I rekrutteringsprosessen er det primært intervjustøtte som er campusavhengig. Den medarbeideren
som har saksbehandlingsansvar for den enkelte tilsettingsprosessen, skal også være med på
intervjuet og hjelpe til med innstilling og referanseinnhenting ved behov. Kontaktpunktet mellom
fakultetet og fellesadministrasjonen på campus vil i de fleste tilfellet være lederne.
Ressurser: 14,5 9 årsverk totalt i fellestjenester og 3,5 årsverk på fakultet (se egen tabell s.9).
Årsverk på campus (organisering i fellestjenester) Bergen (1075 ansatte)10 8 Sogndal (336 ansatte) 2,5 Førde (84 ansatte) 0,5 Stord (189 ansatte) 1,5 Haugesund (187 ansatte) 1,5
8 Se vedlegg 1 for nærmere beskrivelse av oppgaver. 9 Justert karlegging: Totalt 14,42 årsverk. 3,5 av disse årsverkene kommer i tillegg til årsverk tilgjengelig på personalområdet. 10 SAP – tall per 20.09.17
200318
9
Delfunksjon kompetanseutvikling Målbilde:
Handlingsplan institusjonsovergripende strategiske kompetanseutvikling..
Utfordringsbilde:
Bygge ressurser over tid på kompetanseutviklingsfeltet, og avklare en hensiktsmessig ansvarsfordeling mellom fakultetsintern kompetanseutvikling og institusjonsovergripende kompetanseutvikling.
Oppgaver Handlingsplan for strategisk kompetanseutvikling på institusjonsnivå (inkludert strategi for
kompetanseheving på tvers av fakultet, kompetanseutvikling digitalisering)
Opplæring av nyansatte (strategi, virksomhetsmål, organisering, rutiner og retningslinjer
Forvaltning av strategiske kompetanseutviklingsmidler for administrativt ansatte
Tjenester organisert på fakultet Digitale tjenester uavhengig av campus (i fellestjenester):
Handlingsplan for strategisk kompetanseutvikling i fakultetet for faglig-vitenskapelig ansatte
Handlingsplan for strategisk kompetanseutvikling på institusjonsnivå
Opplæring av nyansatte
Forvaltning av strategiske kompetanseutviklingsmidler for administrativt ansatte
Ressurser: 1,511 årsverk totalt i fellestjenester og 312 årsverk på fakultet.
Årsverk på fakultet innen rekruttering og kompetanseutvikling FLKI 2 FHS 2 FIN 1,5 FØS 1
Delfunksjon lønn Målbilde:
Utbetale rett lønn til rett tid.
Bidra til effektivisering og digitalisering av ulike arbeidsprosesser for lønnsområdet.
Utvikle gode rutiner og sikre god kvalitet i samsvar med lov- og avtaleverk.
Bistå ledere i lønnsspørsmål.
11 Justert karlegging: 1,5 årsverk hentet fra generell personal. 12 3 av disse årsverkene kommer i tillegg til årsverk tilgjengelig på personalområdet.
200318
10
Utfordringsbilde:
Digitalisering: Innføre digitale sykemeldinger når organisasjonskartet er på plass. Digitale
sykemeldinger er vi pliktig til å motta fra 15.01.18.
Ansvar og oppgaver13:
Oppgaver
Lønnsutbetaling Godkjenne bank
Refusjoner NAV Bokføring
Reise – og utgiftsrefusjon Forskudd reise/lønn
Oppfølging mobilforbruk Oppgaver Altinn
Offentlig rapportering Avstemming
Fagforening Tid, fravær og ferie
Div. inkassotrekk Div. interressetrekk Årsavslutning
Ppome Sykemelding
Vedlikehold org.kart Pensjon14*
Arbeidsflyt Brukerstøtte pensjon AFP*
Brukerservice Digital sykmelding15
Organisering av lønnsfunksjonen:
Primært organisert under fellestjenester men støttetjenester til fakultet. Dette grunnet behov for like
rutiner, likebehandling, kompetansedeling og sterkt fagmiljø, overlapping og lik praksis. Samarbeid
kreves på tvers av enheter i administrasjonen.
Hovedlønn: Nærregion fordeler ansvar for kontroll i henhold til kjøreplan og lønnskjøring.
Bonuslønn/variabel lønn: Medarbeidere får ansvar for hvert sitt fakultet, institutt og avdeling.
Reiseregning og utgiftsrefusjon: Det opprettholdes like mange førstegodkjennere som per i
dag på fakultet og i fellestjenester. Førstegodkjennere tildeles hvert sitt fakultet som de
mottar arbeidsflyt fra. Andre 1.godkjennere blir faste stedfortredere.
Nav refusjon: Den som registrerer sykemelding bør ha hele prosessen fra A til Å.
Avstemming/årsoppgjør: Samme fordeling som hovedlønn.
13 Se vedlegg 1 for nærmere beskrivelse av oppgaver. 14 *Dette er oppgaver hvor saksbehandler alltid må ha informasjon fra lønn for å kunne sende inn pensjonsmelding. Lønn har den viktige informasjonen til å utføre arbeidet. Det er laget maler for brev og rutinebeskrivelser for dette. Opplæring vil også bli gitt. 15 Selve registreringen av sykemeldingen, og oppfølging av refusjonskravene kan ligge til lønn. Oppfølgingsplaner/ tilrettelegging mm vil ledere ha ansvar for, med støtte fra IA-kontaktene. Her må HMS kobles på som rådgivende rolle i organisasjonen. Det skal nedsettes en arbeidsgruppe som skal utarbeide plan for digitalisering av sykemeldinger.
200318
11
Tjenester organisert på fakultet Tjenester på campus (i fellestjenester):
Bonuslønn/variabel lønn. Grunnet digitalisering av prosessene bonuslønn/variabel lønn i den nye SAP-løsningen, vil dette medføre at
Andre oppgaver:
Timelærerkontrakter opp til 20%
Reiseregning og utgiftsrefusjon
Sekretær for ID-utvalg (under delfunksjon medvirkning og arbeidsgiverpolitikk)
fakultetsmedarbeider er kontrollinstans før den sendes digitalt til leder for endelig godkjenning og utbetaling.
Brukerstøtte på campus for reiseregning er en type brukertjenester som må digitaliseres. Eksempelvis gjennom at lønnsmedarbeidere får tilgang til maskinen, slik som ved IT-brukerstøtte.
Ressurser: Lønn og timelærerkontrakter 10,8 årsverk totalt16. 6,3 årsverk i fellestjenester. 4,5 årsverk
organisert på fakultet.
Årsverk på fakultet FLKI 1,5 FHS 1,5 FIN 1 FØS 0,5
Delfunksjon HMS, krise, sikkerhet og beredskap Målbilde:
Systematisk HMS-arbeid som legger til rette for et helsefremmende arbeidsmiljø.
Utvikle strukturer og rutiner for håndtering av uønskede hendelser, arbeidsmiljøutfordringer,
sikkerhet og beredskap på alle campus.
Støtte ledelsen ved HVL i å ivareta sitt HMS-ansvar, og bidra til å sette HMS på dagsordenen
ved HVL.
Utfordringsbilde:
Feltet har manglet en organisatorisk forankring i de tre gamle høgskolene, og
beredskapsbegrepet har ulikt innhold og tolkes ulikt innen de ulike områdene av
virksomheten.
Det er store krav til HVL når det gjelder helse, miljø og sikkerhet, og det er et felt som kan
medføre stor risiko og store omkostninger på flere nivå om det ikke blir ivaretatt.
Ansvar og oppgaver17:
Oppgaver
HMS
16 Fra kartleggingen: Lønn, variabel lønn og reiseregninger, og timelærerkontrakt. Justerte tall etter kartlegging. 17 Se vedlegg 1 for nærmere beskrivelse av oppgaver.
200318
12
Krisehandtering og beredskapsorganisering
Miljøfyrtårn
AKAN
Compendia
Uønskede hendelser
Organisering av tjenestene innen HMS, krise og beredskap:
Det må etableres et tversgående team mellom avdelingene som inkluderer informasjonssikkerhet og
sikkerhet knyttet til vår bygningsmasse. Å samle det overordnede ansvaret for arbeidet med feltet gir
grunnlag for en mer systematisk og helhetlig tilnærming. Utviklingen av feltet vil måtte skje i tett
samarbeid med andre deler av organisasjonen; alt utførende arbeid knyttet til beredskap skal ikke
løses her.
Tjenester på studiested: Det er etablert krise- og beredskapsteam for campus Bergen, campus Førde,
campus Sogndal, og et felles for campusene Stord og Haugesund. Systemansvaret legges til
fellesenheten. HMS-ansvaret på studiested for øvrig skal ivaretas av ledelsen.
Totale ressurser18: 4 årsverk
Delfunksjon IA, likestilling og mangfold, lederstøtte og personaloppfølging Målbilde:
Bidra til at HVL har ett godt system og handlingsplaner for å ivareta et åpent og inkluderende
arbeidsliv. Institusjoner for høyere utdanning må ha fokus på både det psykososiale
arbeidsmiljøet for ansatte og læringsmiljøet for studentene.
Arbeide målrettet og planmessig for å fremme likestilling og hindre diskriminering for eksempel kjønn, funksjonsnedsettelse eller etnisitet. HVL skal ha felles politikk og handlingsplaner på området i tråd med aktivitets- og redegjørelsesplikten på området.
Profesjonell personaloppfølging, inkludert forsvarlig oppfølging av medarbeidere i
konfliktsaker, varslings- og klagesaker med utgangspunkt i arbeidsgivers omsorgsplikt og
styringsrett.
Støtte ledelsen i å utøve sin undersøkelses og aktivitetsplikt. Bygge kompetanse og
rolleforståelse hos ledere og tillitsvalgte på de ulike nivåene.
Utfordringsbilde:
Prioritere tid og ressurser til å gjennomføre hurtig saksbehandling i konflikt-, varslings- og
klagesaker som arbeidsgiver ikke kan planlegge antall og omfang av. Forsinket
saksbehandling og uklare ansvarsforhold medfører ekstra belastning for involverte parter og
saksbehandlere. Dette er oppgaver som både krever god kompetanse og tilstrekkelige
ressurser - både av hensyn til de involverte parters rettssikkerhet og fordi den økte
rettsliggjøringen i samfunnet tilsier at en må påregne at slike saker hyppigere enn før vil
18 Justerte tall fra kartleggingen: HMS systemnivå 2,6 årsverk, HMS-krise og beredskap 1,4 årsverk.
200318
13
havne i rettsapparatet. Hvordan virksomheten har grepet saken an og fulgt den opp, vil
kunne få avgjørende betydning for det rettslige utfallet.
Sikre samarbeid på tvers av arbeidsfelt for å lykkes i å få satt en god likestillings – og
mangfoldspolitikk ut i handling ( eks; forskning, utdanning, ledelse, rekruttering,
kompetanseutvikling)
Digitalisering: Få flest mulig av oppgavene digitalisert og standardisert, t.d. søknader sendes i
form av skjema (standardskjema for rettighetsbaserte permisjoner/ svarmaler i public).
Ansvar og oppgaver19:
Oppgaver
IA
Rettighetsbaserte permisjoner
Handlingsplan for likestilling og mangfold
Undersøkelse varsling/klage Personalsaker
Tjenester på studiested: IA-kontaktene vil organiseres etter behovet på det enkelte campus. IA-
kontaktene vil ikke legges til fakultetene, men støtte lederne som holder til på det aktuelle campus.
Resursene må fordeles i henhold til antall ansatte per campus.
IA-kontakt/ tjenester på campus (i fellestjenester)
Lederstøtte i oppfølging av handlingsplan- IA (Tilrettelegging for funksjonsnedsettelse, sekretær for IA-utvalg på fakultetsnivå)
Lederstøtte i oppfølging av medarbeidere i sykemelding, møter, referentoppgaver
Sykefravær – reduksjon
Tilrettelegging – funksjonsnedsettelse
Arbeidsplassvurderinger, refusjoner og møbelbestillinger Ressurser20: 3,9 i fellestjenester
Delfunksjon medbestemmelse og arbeidsgiverpolitikk Målbilde:
Utvikle enhetlige retningslinjer og politikk for administrativ forvaltning på tvers av
nærregioner og campus.
Medvirkning iht avtaleverket, på riktig nivå og tidspunkt, og på riktig grunnlag.
Aktiv arbeidsgiverpolitikk som benytter virkemidlene i lønnssystemet og avtaleverket
ellers for å oppnå høgskolens mål.
Utvikle en overordnet lønnspolitikk i samarbeid med arbeidstakerorganisasjonene som
sikrer at ansatte får en lønnsutvikling som sikrer god motivasjon og ytelse
Utfordringsbilde:
Koordinering mellom nivåer, utforming av prosesser. Klargjøring av saksansvarliges ansvar
for å tilrettelegge for medvirkning, og av forholdet mellom ulike ledd i saksforberedelse
og endelig avgjørelse/styrebehandling. Bygge kompetanse/rolleforståelse hos ledere og
tillitsvalgte på de ulike nivåene.
19 Se vedlegg 1 for nærmere beskrivelse av oppgaver. 20 Justert fra kartleggingen: IA 1,95 årsverk, HMS-Individ 1,9 årsverk
200318
14
De pågående endringene i lønns- og forhandlingssystemet innebærer at de sentrale
forhandlingene får en mindre plass, og at den enkelte statlige virksomhet får større frihet
og flere virkemidler enn tidligere. Dette medfører samtidig også et langt større ansvar og
økt kompleksitet for de lokale partene. For å kunne ta i bruk virkemidlene i
lønnssystemet, må HVL ha et felles apparat som kan utøve rollen som ansvarlig lokal
arbeidsgiverpart i godt samspill med både tillitsvalgte og ledere i hele organisasjonen.
Digitalisering: Antatt lite grunnlag for automatisering, men digitale verktøy viktig grunnlag
både for analyser, tilrettelegging og gjennomføring.
Ansvar og oppgaver21:
Oppgaver
Forhandling og medbestemmelse
Avtaleverk og policy-utvikling
SAP Tjenester på studiested: Nei
Ressurser: 1,422 årsverk i fellestjenester + 1 ny stilling.
21 Se vedlegg 1 for nærmere beskrivelse av oppgaver. 22 Justert tall etter kartlegging: 1,4 medbestemmelse
200318
15
Avdeling for organisasjonsutvikling og digitalisering
Målbilde:: Avdeling for organisasjonsutvikling og digitalisering skal
ha ansvaret for at HVL har et fungerende system for kontinuerlig effektiviserings-,
digitaliserings- og kvalitetsarbeid
bistå i analyse, kartleggings og evalueringer i forbindelse med interne prosjekter, og arbeide
med systematisk organisasjonslæring
foreslå og prioritere mellom potensielle tiltak for digitalisering og effektivisering
implementere system for vedlikehold og utvikle alle kartlagte prosesser som en del av
kvalitetssystemet ved HVL
støtte ledere på fakultet og institutt i planlegging og gjennomføring av strategiske
organisasjonsutviklingstiltak, og slik øke intern endringskapasitet og handlingsrom
drive systematisk og helhetlig lederutvikling som styrker lederne i å lede etablering av en ny
organisasjon, på tvers av campus, i samhandling på tvers av fagmiljø og nærregioner
bistå i organisasjonsutviklingstiltak som omfatter både det psykososiale- og fysiske
arbeidsmiljøet ved våre fem campus
ruste opp digital infrastruktur
planlegge, utvikle og drifte digital infrastruktur så effektivt og godt som mulig for å møte
fremtiden, og særlig for å støtte opp under studentenes læring, undervisning, forsking og
formidling
sikre nødvendig dokumentasjon for nåtid og fremtid gjennom profesjonell informasjons- og
dokumentforvaltning
Organisering Avdelingen har ingen formelle underenheter, men faggrupper som ledes av faggruppeledere. Det vil
bli arbeidet videre med å få klargjort hva som ligger til rollen som faggruppeledere og teamledere, og
hvilke faggrupper og team som skal etableres. Et utgangspunkt for inndeling i faggrupper kan være
delfunksjoner som er beskrevet senere i funksjonsplanen:
- Organisasjonsutvikling
- Dokument- og informasjonsforvaltning
- IT-infrastruktur
- IT-brukernære tjenester
Delfunksjonene ved Avdeling for organisasjonsutvikling og
digitalisering
Delfunksjon organisasjonsutvikling (OU) Målbilde:
Etablere kunnskapsgrunnlag for endrings- og utviklingsarbeid ved HVL, gjennom gode
fagsystem og virksomhetsstyringssystem.
200318
16
Lagre og gjøre tilgjengelig datasett fra alle relevante kilder som kan brukes til å analysere
hvorvidt vi leverer målrettet og effektivt.
Tilby analyser og karlegging basert på interne og eksterne kilder.
Sikre administrativ effektivitet og ressursutnyttelse gjennom prosessutvikling og digitalisering
av administrative prosesser.
Innrette OU og lederutvikling (LU) for å sikre at fakultetene har de beste strukturelle,
kulturelle og kompetansemessige forutsetninger for å lykkes. OU i HVL skal være forankret i
vedtatte mål på både institusjons- og fakultetsnivå, og skal inkludere ansatte i andre faglige
og administrative enheter.
Utarbeide og følge opp institusjonsovergripende handlingsplan for lederutvikling
Utfordringsbilde:
Endrings- og utviklingsarbeid på kort sikt vil handle om å svare opp konkrete behov i fakultet
og avdelinger. Gjennomgripende eller omfattende endring basert på analyser av ressursbruk
og effekter, avhenger av bygging av system for datafangst og – analyse, samt funn i
følgeforsking. De første årene må systemet bygges, og fra 2020 vil vi ha data både fra
følgeforskning og virksomhetsstyringssystemet.
Digitalisering: En effektiv organisering og god kompetanseforvaltning innenfor det digitale
området er avgjørende for HVLs gjennomføringsevne og sjanse til å lykkes. ITs
kjernekompetanse er nettopp å planlegge, skaffe og drifte teknologi, system og programvare
for å fornye, effektivisere og forbedre. Automatisering av mange av de mer enn 200 kartlagte
administrative prosessene vil kreve ressurser vi ikke har per i dag. Realisering av gevinster
krever økt kapasitet og kompetanse.
Ansvar og oppgaver:
Oppgaver
Prosessutvikling/ lik praksis og kvalitetssystemutvikling
Strategisk analyse
Utforme og drifte digitaliseringsprogrammet
Organisasjonsutvikling (utforming og bistand i gjennomføring av OU-tiltak i organisasjonen): lederstøtte i faglig og administrativ organisasjonsendring, arbeidsprosessutvikling og arbeidsmiljøutvikling (både psykososialt- og fysisk arbeidsmiljø)
Lederutvikling (Lederopplæring innen personal-, utdannings- og forskningsledelse, kollegaveiledning og ledergruppeutvikling)
Ressurser: 6,5 + 323årsverk i fellestjenester
Organisering: Faglig ansvar for gode prosesser knyttet til organisasjonsutvikling, lederutvikling, samt
utvikling av systemer for virksomhets- og kvalitetsstyring legges til avdeling for OU og digitalisering.
Avdeling for OU- og digitalisering må ha prosessdesignere og analysekapasitet for å kunne ta initiativ
23 Justert kartlegging: 2,5, 4 årsverk fra IT + 3 årsverk som følger oppgaver fra andre deler av organisasjonen (OU og strategisk analyse).
200318
17
og støtte organisasjonen i endringsarbeid. Delfunksjonen krever samarbeid med virksomhetsstyring
og samhandling.
Faggruppen som arbeider med OU og LU skal ha faste møtepunkt med fakultetene, og bistå med
interne og eksterne ressurser på forespørsel i gjennomføring av OU/ LU-tiltak i organisasjonen.
Organisering av digitaliseringsarbeidet: I HVL er satsingsfeltet digitalisering lagt til en enhet hvor nettopp både IT og OU er viktige kunnskapsområder hver for seg og sammen. Mange digitaliseringstiltak framover har sin begrunnelse i behov i fakultetene, knyttet til undervisning og forskning, og andre behov som ikke er direkte undervisnings- eller forskningsrelevante. Effektiv og relevant styringsinformasjon, like og enkle administrative løsninger, effektive samhandlingsløsninger og digitalt førstevalg, vil på sikt gi fakultetene bedre forutsetninger for å realisere sine mål. Digitalisering er organisasjonsendringer drevet fram av en stadig mer muliggjørende IT. Med de mange eksisterende og kommende teknologidrevne initiativene er det naturlig at det blir etablert et eget program for prioritering av slike satsinger. Prosjektene skal være godt beskrevet og vurdert før behandling og godkjenning i porteføljestyret/strategisk ledergruppe. Mange digitaliseringstiltak kan bygge på avdelingens prosjektlederkompetanse, IT-faglig og organisasjonsfaglig kompetanse, mens oppdragsgiver/prosjekteier vil være ledergruppen, eller en dekan/prorektor/direktør. Målet er ikke å bygge en stor enhet for digitalisering, men å bygge et tilstrekkelig miljø til å kunne håndtere en prosjektflora forsvarlig og lære av dette arbeidet over tid. Leveransene til vil basere seg på medarbeidere fra både IT- og OU-faggruppene i avdelingen, samt svært kunnskapsrike medarbeidere i fagmiljøene, som må jobbe sammen om digitaliseringsambisjonen. Eksempler på ulike satsinger, som vil representere betydelig effektiviserings- eller kvalitetsforbedringsgevinst ved bruk av digitale løsninger, og som må involvere langt utover OU og digitaliseringsavdelingen er:
Enhet for utdanning og læring (eier ikke avklart)med betydelig gevinst for fakultetene, vil måtte se på digitale løsninger knyttet til,:
Digital virksomhetsutvikling (eier er økonomidirektør), med betydelig gevinst for fakultetene:
- Markedsinformasjon - Rekruttering - Undervisning individuelt/i grupper/på
campus eller ikke - Vurdering - Eksamen
- Demografi (ekstern info) - Undervisning (frafall, gjennomstrømning,
kvalitet) - Forskning (finansiering, publisering) - Innovasjon - Formidling - Økonomi (finansiering og forbruk)
Delfunksjon dokument- og informasjonsforvaltning Målbilde:
Fagmiljøet vil være sentralt i digitalisering av dokumentasjon og informasjonsforvaltning, og
sammen med OU- og IT-miljøene kan avdelingen oppnå nyttige synergier.
200318
18
Skal bidra til å øke bruken av dokumentasjon til analyseformål, slik at man kan øke tilfanget
av styringsinformasjon på en systematisk måte. Lagrede opplysninger kan betraktes som et
organisasjonsmessig minne, og bør holdes vitalt.
Skal bidra til at HVL oppfyller formålsparagrafen i Arkivloven og slik sikrer nødvendig
dokumentasjon for nåtid og fremtid.
Utfordringsbilde:
Digitalisering: Sentralisering er gjennomført så langt det går. Digitalisering passer for alle
dokumenter som er standardiserte (skjema) som vi har i stort volum.
Kompetanseheving: Nødvendig med kompetanseheving innen IT, informasjonssikkerhet,
digitalisering og regelverk.
Ansvar og oppgaver24:
Oppgaver
Posthåndtering – arkivbegrensning
Historisk arkiv
Brukerstøtte
Opplæring/kurs
Utvalgsmodul
Vedlikehold elektronisk base
Ordne og avlevere fysisk/ elektronisk arkiv
Lederansvar - fagansvar
Arkivplan/ internkontroll
Informasjonssikkerhet
Rutineutvikling
Oppfølging
Organisering: Dokument og informasjonsforvaltning har sin egen status som faggruppe for
håndtering av informasjon etter lover og regler, samt å støtte ansatte i arbeidet med å leve opp til
slike forventninger.
Ressurser25: 9 årsverk i fellestjenesten
Delfunksjon brukernære tjenester
Målbilde:
Tilby brukervennlige tjenester som støtter opp om undervisning, forsking og administrative
oppgaver.
Gi god opplæring og relevante råd, og tilby oppdatert og korrekt informasjon.
Legge til rette for god samhandling mellom studenter og tilsette på tvers av campus.
Utfordringsbilde:
Sikre gode rutiner for å fange opp, håndtere og prioritere oppgaver fra våre brukere.
24 Se vedlegg 1 for nærmere beskrivelse av oppgaver. 25 Antall årsverk fra kartleggingen er korrigert til 9.
200318
19
Sikre lik kvalitet på tjenester og utstyr på tvers av campus.
Tilgang til tilstrekkelig gode/effektive kanaler for informasjon.
Sikre innkjøp innen gjeldende avtaler og regelverk
Ansvar og oppgaver:
Oppgaver
1.linje brukerstøtte
Opplæring, rådgiving og dokumentasjon
Avtaler, innkjøp og lisens
Utskrift
AV
Organisering:
Delfunksjonen organiseres i grupper. De fleste av gruppene må vere tilstede på alle fem campus for å
sikre kvaliteten på tjenestene vi skal levere til våre brukere.
Ressurser: 18 årsverk i fellestjenesten.
Delfunksjon IT-infrastruktur
Målbilde:
Tilby IT-system med tilstrekkelig oppetid, tilgang, kapasitet og trygghet
Utfordringsbilde:
Sikre en god balanse mellom trygghet og brukeropplevelse
Ansvar og oppgaver:
Oppgåver
Informasjonstrygghet/CSIRT
Integrasjon
Klientdrift
Nettverk
Serverdrift
Organisering:
Delfunksjonen organiseres i grupper. Noen grupper må ha medlemmer fra alle fem campus, mens
andre ikke trenger det.
Ressurser: 16,65 årsverk i fellestjenesten
Ressurser totalt på IT-området: 38,65 årsverk i fellestjenesten (inkludert ekstra 4,65 årsverk som
eies av andre enheter men disponeres av IT per i dag).
200318
20
Styresekretariat og rektors stab Styresekretariat og rektors stab plasserer under organisasjonsdirektøren, uavhengig av
underavdelingene. Staben og sekretariatet skal legge til rette for styrets virke, og for rektors daglige
operative gjøremål. At disse enhetene samordnes øker fleksibiliteten og gir økt mulighet for rektor til
å gi strategiske gjøremål prioritet. Staben plassering gir anledning til et tett samarbeid mellom
organisasjonsavdelingen og rektor.
Ressurser: 3-4 årsverk
200318
21
Vedlegg 1: Nærmere beskrivelse av oppgaver
4.1.1 Administrativ fagområde: Rekruttering
Oppgaver Nærmere beskrivelse Prosess eier
Tilsettinger og rekruttering Bistillinger (tilsetting i toerstillinger 20%)
Faglige stillinger
Teknisk / administrative stillinger
Post doc og stipendiater
Forlenging av tilsetningsforhold
Målrettet rekruttering
Kombinerte stillingar (lyse ut saman med andre institusjonar)
Lederekruttering (faglige og administrative)
Intern rekruttering
Ja
Arbeidsavtaler (digitalisering)
Fast tilsette
Midlertidig tilsatte
Timelærere / gjesteforelesere/ studentassistenter
Lønn / Næring (skjæringspunkt)
(Sensoravtaler)
Lønnsfastsetting og forhandlinger ved tilsetting
Ja
Strategisk bemanningsplanlegging
Ja
Opprykkssøknader Ja
Sidegjøremål
Godkjenning og registrering (digitalisering her er svært aktuelt)
Ja
Mottak av nytilsatte Mottak av utenlandske nytilsatte internasjonalisering (mulig samarbeid med UiB på dette)
Ja
Avslutning av arbeidsforhold
Bekreftelser og attester
Oppsigelse
Avskjed
Ja
Sekretariat for tilsettingsorganene
(På institusjonsnivå og på fakultetsnivå) Ja
Attestasjon / autorisering
Reiseregninger ved intervju
Sakkunnig utvalg
Ja
4.1.2 Administrativ fagområde: Lønn
Oppgaver Nærmere beskrivelse Prosesseier
Lønnsutbetaling Hovedlønn Bonuslønn
Ja
Refusjoner NAV Ja
Reise – og utgiftsrefusjon Ja
200318
22
Oppfølging mobilforbruk Ja
Offentlig rapportering SPK, DBH, Div.rapporter Ja
Fagforening Ja
Div. inkassotrekk Div. interressetrekk
Ja
Ppome Ja
Vedlikehold org.kart Ja
Arbeidsflyt Roller og tilganger Ja
Brukerservice Service, rågivning og opplæring Ja
Godkjenne bank Ja
Bokføring Ja
Forskudd reise/lønn Ja
Oppgaver Altinn Ja
Avstemming Ja
Tid, fravær og ferie Ja
Årsavslutning Ja
Sykemelding Krav, avstemming, oppfølging NAV Ja
Pensjon26*
Ta imot melding om avgang/oppsigelse i P360
Ved AFP ta mot utfylt skjema fra den ansatte (dette kommer i internposten, men blir lagt inn i P360 av den ansatte)
Sende pensjonsmelding til SPK via Altinn
Svare den ansatte med brev i P360: o ved avgang alderspensjon eller AFP
sendes brev med bekreftelse på at arbeidsforholdet opphører og takk for innsatsen
o ved delvis avgang AFP sendes bare en bekreftelse til den ansatte (og leder) på at det er registrert i SPK + kopi av pensjonsmelding
Ja
Brukerstøtte pensjon AFP* Svare på spørsmål og henvendelser fra ansatte og ledere. Skal ikke ha ansvar for pensjonsrådgivning.
Krever samarbeid med:
Ansatte og ledere, SPK, Interne redaktører i Compendia ved oppdateringer av rutiner og skjemaer, Dokumentsenteret (post og brev i P360)
Ja
Digital sykmelding27 Fordele digitale sykmeldinger i Altinn Ja
26 *Dette er oppgaver hvor saksbehandler alltid må ha informasjon fra lønn for å kunne sende inn pensjonsmelding. I andre institusjoners lønnsfunksjoner er dette oppgaver som ligger til lønn nettopp for at de som sitter på den viktige informasjonen også utfører arbeidet. Det er laget maler for brev og rutinebeskrivelser for dette. Opplæring vil også bli gitt. 27 Selve registreringen av sykemeldingen, og oppfølging av refusjonskravene kan ligge til lønn. Oppfølgingsplaner/ tilrettelegging mm vil ledere ha ansvar for, med støtte fra IA-kontaktene. Her må HMS
200318
23
Håndtere sykmeldinger i Altinn
Følge opp registrering av fravær i SAP (dette blir forhåpentligvis digitalisert)
Informere ansatte og ledere
Samarbeid med personalseksjonen om opplæring.
Ledelsen ved HVL må beslutte hvem som skal ha ansvar for dette. (eget prosjekt)
Samarbeid med:
Ansatte og ledere, NAV, HR, redaktører i Compendia ved oppdatering av rutiner
Pleiepenger
Pleiepenger behandles som sykmeldinger, brev er ikke nødvendig i P360.
Informere Dokumentsenteret om rutiner.
Ja
4.2.1 Administrativt fagområde: HMS, sikkerhet og beredskap
Oppgaver Nærmere beskrivelse Prosesseier
HMS HMS Handlingsplan (fysisk, psykososialt)
AMU-HAMU, sekretærfunksjon
BHT
Velferdsutvalg (Helsefremmende/mangfoldstiltak)
Beredskapsarbeid/ Øvelser
Sikkerhetsarbeid
KunnskapsCIM
Samarbeidsorganer: Statsbygg, Saman
Ja
Miljøfyrtårn Ja
AKAN Akanutvalg, sekretærfunksjon Ja
Compendia HMS-håndbok Ja
Uønskede hendelser (eks.yrkesskader) Ja
4.2.3 Administrativt fagområde: Lederstøtte- og personaloppfølging
Oppgaver Nærmere beskrivelse Prosess eier
Medarbeidersamtalen Utvikle og vedlikeholde verktøy Ja
Undersøkelse varsling/klage Personalsaker
Lederstøtte samtaler Undersøkelse varsling, klage, Lederstøtte gjenopprettende tiltak
Ja
IA IA – Handlingsplan, IA-utvalg, sekretærfunksjon Ja
Rettighetsbaserte permisjoner
Ja
kobles på som rådgivende rolle i organisasjonen. Det skal nedsettes en arbeidsgruppe som skal utarbeide plan for digitalisering av sykemeldinger.
200318
24
4.2.4 Administrativt fagområde: Medbestemmelse, avtaleverk og strategisk analyse:
Oppgaver Nærmere beskrivelse Prosesseier
Forhandling og medbestemmelse
Løpende oversikt over tillitsvalgte etter HA/TPA på ulike nivå, og etter HTA/Tjtvl. Tilrettelegging for deres medbestemmelse.
Sekretærfunksjon løpende ID(F)-møter.
Forberedelser/tilrettelegging/oppfølging lokale forhandlinger etter HTA 2.5.3/2.5.2
Tekniske forberedelser – medlemslister, lønnslister
Utvikling av systemer/verktøy til bruk i gjennomføring av forhandlinger
Avklaringer om prosess, forberedelser, møteoppsett
Analyser, strategi/taktikk til forhandlingene
Sekretærfunksjon/tilrettelegging
Oppfølging av resultatet
Forberedelser/tilrettelegging øvrige forhandlinger
Lønnsforhandlinger 2.5.5
Særavtaler, andre grunnlag
Rådgivning til ledere på alle nivå i saker om statlig avtaleverk/øvrig regelverk (ledelse og arbeidsgiverfunksjon)
Saksbehandler/utreder for div. saker tilknyttet feltet.
Styringsdata på personalfeltet – årlige/ad hoc-rapporter, svare på spørsmål etc.
Avklaringer for lønnskontoret og andre
Høringer/tilbakemeldinger til departementet/andre
Utredning/analyse Andre oppgaver som ligger til funksjonen i dag:
Forvaltning B-tillegg utdanningsledere og studiekoordinatorer/seksjonsledere
Behandling av «lønnslån»/forskudd på lån.
Ja
Avtaleverk og policy-utvikling
Livsfasepolitikk, Mangfold og likestilling m.m. Tilpasningsavtale, personalreglement, fleksitidsreglement, særavtaler
Ja
Strategisk analyse Retningslinjer for bruk av nøkkeltall Lederstøtte – kunne levere analyser, rapporter og tallgrunnlag til strategisk arbeid i fakultetene. Behov for å utvikle denne kompetansen, og utnytte systemene våre for å hente ut tallmaterialet.
Ja
SAP SAP skal være et autoritativt system i organisasjonen, og systemeieransvaret legges til organisasjonsdirektøren,
Ja
200318
25
og seksjon for arbeidsgiverpolitikk har et utviklingsansvar for SAP i samarbeid andre brukere
4.2.5 Arkivtjenester og dokumentbehandling (alt 1)
Oppgaver Nærmere beskrivelse Prosesseier
Posthåndtering – arkivbegrensning
Ikke arkivverdig post viderefordeles Arkivverdig post
- Journalføring inngående og utgående dokumenter - Kvalitetssikring - Restanseoppfølging - Offentlig journal – innsyn
Post ut (Sogn og fj) – frankering
Ja
Historisk arkiv Framfinning av saker og dokumenter og vedlikehold Ordne og avlevere fysiske og elektroniske arkiv
Ja
Brukerstøtte Veiledning i P360, systemteknisk brukerstøtte Ja
Opplæring/kurs Ja
Utvalg Systemadministrasjon av utvalgsmodulen i P360, samt opplæring/brukestøtte
Ja
Vedlikehold elektronisk base
Ja
Ordne og avlevere fysisk/ elektronisk arkiv
Ja
Lederansvar - fagansvar Synliggjøring, arkivplan/internkontroll, digitalisering, informasjonssikkerhet, dokumentfangst
Ja
Arkivplan/ internkontroll Digitalisering
Ja
Informasjonssikkerhet Ja
Rutineutvikling Systemadministrasjon, Midlertidig organisasjon – endelig, Dokumentfangst
Ja
Oppfølging Ufordelte saker og dokumenter, restanser (ubehandlede), arbeidsflyt (dokumenter sendt til godkjenning eller gjennomgang), reserverte dokumenter, ekspederingsovervåking
Ja
200318
26