Master en Project Management

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Master en Project

Management

Módulo: El factor humano

en la dirección de proyectos

Tema 3: Gestión y

dirección del equipo de proyecto

Caso de estudio: MISION APOLLO 13

Integrantes: Fredy Yauri Sencia

Walter Ivan Chambi Tito Julio Adolfo Zuñiga

Guillermo Torres Delgadillo

Fecha: 17-06-2014

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Actividades N° 1 Tripulación del Apolo 13: Cita momentos claves de la película donde se vean claramente las cinco etapas de desarrollo que los equipos pueden atravesar: Formación, Turbulencia, Normalización, Desempeño y Disolución. Formación: Jim lovell, Fred Haise y Jack Swigert son seleccionados por la NASA para llevar a cabo el proyecto de alunizar en la región Fra Mauro, luego de pasar estrictos controles de selección de personal, incluyendo el cambio de Ken que podría enfermar de sarampión durante el viaje. En esta etapa se realiza el entrenamiento del personal. Turbulencia: En realidad existen muchas etapas de turbulencia tanto en el espacio como en tierra, algunos de estas etapas son: En la etapa de entrenamiento donde los Jim, Fred y Ken practican el acoplamiento del módulo lunar. Es cuando Ken debido a que la operación no fue perfecta les pide que vuelvan a repetir la maniobra, luego de haber estado más de 3 horas en dicha maniobra. Se ve claramente el cansancio del equipo, pero tienen la voluntad de continuar con las pruebas. Otra escena de turbulencia se da en la etapa de práctica, donde Ken realiza una fallida operación de acoplamiento, donde se nota la frustración del equipo. Cuando ocurre la discusión entre Fred Haise y Jackl Swigert por el reproche de haber agitado los tanques de oxígeno que ocasionó la falla. Ocurre el típico comportamiento de buscar un culpable. Jim Lovell maneja muy bien la situación. Normalización: “Guarden sus aplausos para el regreso”, es la reacción de Gene luego del aplauso del equipo del proyecto después de que su esposa le regalase una chaqueta y se la pusiese. Hay un ambiente de positivismo en el equipo y se encuentran motivados para lograr los objetivos. Desempeño: A medida que los retos se vuelven más difíciles el éxito depende del equipo más que de una persona. Es necesario el trabajo en equipo, mucha comunicación y compromiso para encontrar la solución al problema en un tiempo corto. Disolución: Luego de realizar el procedimiento de reingreso a la tierra, Jim pronuncia la frase “Amigos ha sido un gusto trabajar con ustedes”, evidentemente era el momento para manifestarlo. Era el fin del proyecto, más allá del éxito o no, todo proyecto tiene un final. N° 2 En los términos del Anexo X3 del PMBOK y el PMCD:

Cita las principales habilidades y características de Gene Kranz como PM. Gene Kranz, nos ofrece un paradigma de líder motivador y analítico, que sabe sacar lo mejor de su equipo, manteniéndoles alentados y ofreciéndoles libertad cuando es necesario, y tomando decisiones complicadas con toda la responsabilidad sobre sus espaldas. Nos deja varias perlas a lo largo de la película. Kranz, con su fuerte personalidad, no tiene problemas en asumir su rol como líder de la misión y aceptar toda carga de responsabilidad. Conocer a tu equipo y confiar en él es una parte sustancial de la motivación. En muchas ocasiones, el secreto reside en buscar nuevos usos a las herramientas de la que ya disponemos. Una definición clara y concisa de los problemas es el primer paso para resolverlos. Mantener la cabeza despejada de ideas negativas y quitarse de encima la siempre acechante sombra del fracaso

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Ante preguntas absurdas y tendenciosas, no hay que perder ni un ápice de tiempo

Cita las principales habilidades y características de Jim Lovell como PM. Jim Lovell, encarnado por Tom Hanks, tiene el difícil papel de mantener la sangre fría para ejecutar con precisión la sucesión de complicadas tareas que han de mantenerle a él y a sus dos compañeros con vida. También es el encargado de evitar la escalada de posibles conflictos entre los tripulantes y mantener su serenidad y motivación. Nunca es tarde para reciclarse, adaptarse a nuevas circunstancias y aprender. Y nunca el tiempo es demasiado escaso para no dejar espacio al aprendizaje. Es posible mantener la calma y asegurarse de estar haciendo las cosas bien. Es básico y necesario saber discernir cuál es la incertidumbre y aceptarla, una vez hayamos hecho todo lo humanamente posible para que nos sea favorable. Autocontrol para apaciguar los ánimos y recordar a todo el equipo cuál es el objetivo principal.

¿Qué es lo que pierde el médico a medida que se desarrollan los eventos? El medico pierde credibilidad, comunicación, liderazgo y confianza con el equipo del proyecto. En principio pierde credibilidad al equivocar el pronóstico sobre los resultados de los análisis de Ken Mattingly y dejarlo fuera del equipo. Al final nunca tuvo sarampión tal como lo indicaba el informe del médico. De la frase de Gene Kranz “Sólo es un motín médico, los tres siguen con nosotros, démosles esta pequeña libertad” en la parte de la película donde el equipo del apolo se desconecta los sensores de sus órganos vitales, se podría resaltar que conocer al equipo y confiar en él es una parte sustancial de la motivación. Si dependemos de ellos para que el proyecto salga como ha de salir, se tiene que depositar confianza y hacer concesiones siempre y cuando nos asegures de que se sigue el itinerario marcado y estas concesiones no pongan en peligro la consecución de los objetivos.

Describe a Ken Mattingly como integrante de un equipo de proyecto Es un integrante del equipo, quien debido a un posible contagio de sarampión debe aceptar su retirada de la misión apenas 72 horas antes del despegue. Ya hacia el final, juega un papel de relevancia, al encargarse de diseñar el procedimiento de reentrada en la atmósfera con el menor consumo de energía posible, dado que la escasez de ésta era una de las principales dificultades que debían afrontar los tripulantes del transbordador averiado. En la frase “Dame frío y oscuridad, quiero las mismas condiciones que tienen allí arriba” aunque su misión sea de planificación, es importante ser consciente del mayor número posible de circunstancias negativas que pueden darse al ejecutar el plan. Desechar estas pequeñas eventualidades por considerarlas irrelevantes puede provocar a la postre un rotundo fracaso de la misión.

Según tu análisis: ¿Quiénes fueron los personajes más destacados durante la misión? Cítalos y justifícalo

Gene Kranz, nos ofrece un paradigma de líder motivador y analítico, que sabe sacar lo mejor de su equipo, manteniéndoles alentados y ofreciéndoles libertad cuando es necesario, y tomando decisiones complicadas con toda la responsabilidad sobre sus espaldas. Jim Lovell, encarnado por Tom Hanks, que tiene el difícil papel de mantener la sangre fría para ejecutar con precisión la sucesión de complicadas tareas que han de mantenerle a él y a sus dos compañeros con vida. También es el encargado de evitar la escalada de posibles conflictos entre los tripulantes y mantener su serenidad y motivación. Ken Mattingly, ya hacia el final, juega un papel de relevancia, al encargarse de diseñar el procedimiento de reentrada en la atmósfera con el menor consumo de energía posible, dado

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que la escasez de ésta era una de las principales dificultades que debían afrontar los tripulantes del transbordador averiado. Jack Swigert: Se ve de pronto con la responsabilidad de reemplazar a Ken en el módulo de comando. Afronta bien la situación de trabajo bajo presión. Se repone luego de la falla ocurrida luego que agita los tanques de oxígeno por orden de Houston y logra concentrarse y trabajar en equipo con Ken para el descenso a la tierra. N° 3 Cita situaciones de conflicto durante la película. Quiénes fueron los participantes y cuáles de las seis técnicas generales de resolución de conflictos se utilizaron para resolverlos. Durante la escena donde se le informa a Jim que Ken tiene sarampión y será reemplazado por Jack, en esta escena se le indica a Jim que las opciones son “Cambiar a los 3 por otro equipo” y “Si insisten en defender a Ken no podrás viajar en el apolo 13”. En esta escena se aplica la técnica de forzamiento en la resolución de conflictos por parte de Dick, donde Jim no tiene alguna opción. Pero en toda la película tanto Jim Lovell y Gene Kranz fueron grandes líderes que manejan conflictos de manera eficaz. Mientras Jim maneja una tripulación que estaba bajo estrés, Kranz en cambio maneja el conflicto en un ambiente de alto octanaje. Ambos utilizaron diferentes métodos de gestión de conflictos, pero lo hacen bien. Mientras Lovell utiliza el método de influir, Kranz trató de utilizar la autoridad. Los conflictos no se pueden evitar siempre, los conflictos 'pueden' no siempre ser perjudiciales, sino como un director de proyecto o programa es importante asegurarse de que el conflicto no va más allá de nuestra meta. N° 4 Cita al menos dos (2) stakeholders “nocivos” para la misión luego del accidente. Describe o indica brevemente la escena y justifica tu selección. Dick Slayton, director de la NASA, en lugar de cooperar con el equipo para conseguir salvar a los astronautas del Apolo 13, indica al presidente Nixon que la posibilidad de que lleguen con vida a la tierra es de 3 a 1. Otro stakeholder nocivo y sucede casi siempre en cualquier proyecto que involucre un país es la prensa, mientras el equipo del proyecto trata con todos los medios en traer de vuelta a los astronautas, la prensa indica que es imposible que vuelvan a casa, matando la esperanza de la familia. N° 5 Cita momentos clave en la toma de decisiones que involucren cuestiones de gestión de recursos humanos. Motivación del personal: En un momento el líder del equipo en tierra dice: no hemos perdido a ningún hombre y no lo haremos ahora , " el fracaso no es una opción" esto estimuló al equipo de trabajo a dar todo su potencial y resolver cada problema. lo primero fue reducir costo de energía plantear la situación, elaborar lista de pasos a seguir y cumplir estos pasos uno a uno. El líder motivó a todos los integrantes a encontrar soluciones exactas prácticas y de forma oportuna. Personal Capacitado: En la película se evidencia lo imprescindible que es para una organización contar con un buen equipo de trabajo, en este equipo se encontraba gente con mucho talento el cual debe ser enfocado bajo la tutela y dirección de un buen líder, el cual pese a todas las contrariedades nunca pierde el objetivo, salvar a los tripulantes del Apolo 13. N° 6 ¿Has podido detectar cuestiones relativas a Activos de los Procesos de la Organización? Cítalos, Dime cuál o cuáles y en qué escena.

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El fatal incendio del módulo de mando del apolo 1 fue una tragedia, pero tuvo grandes ventajas para el resto del programa. Por ejemplo, como consecuencia directa de aquel incendio, los sistemas eléctricos del módulo de mando fueron mejorados. Esto resulto crucial para el feliz regreso del Apolo 13. El proyecto apolo 13 se había planificado al mínimo detalle, contando con procedimientos para cualquier tarea o emergencia N° 7 ¿Has podido detectar cuestiones relativas a Factores Ambientales de la Empresa? Cítalos. Dime cuál o cuáles y en qué escena. Existen diferentes factores ambientales: La misión del apolo 13 es un proyecto que forma parte del Programa de la NASA, alunizar en la luna. Debido a esto cuenta con personal altamente capacitado, entrenado y con experiencia en varios proyectos pasados con misiones similares. Otro factor ambiental es que se tiene al equipo trabajando desde un centro de control y a los tripulantes que se encuentran viajando hacia la luna. N° 8 En qué partes de la película encuentras aplicados de manera destacada los siguientes conceptos y por qué:

Asignación Previa Al inicio del proyecto son seleccionados Jim, Ken y Fred como equipo del proyecto principal, pero paralelamente hay un grupo de suplentes que realizan el entrenamiento, con el mismo rol y responsabilidades que el equipo principal.

Capacitación Los astronautas del Apolo fueron entrenados constantemente hasta el último momento antes del lanzamiento. Un equipo de respaldo se entrenó a la par de ellos, en caso que algún miembro del equipo original no estuviese disponible. Para equipos de proyectos el entrenamiento es algo esencial, se debe entender cómo usar la tecnología empleada. El entrenamiento se debe de realizar de antemano, no solo durante el transcurso del proyecto. No se debe entender por entrenamiento solamente “leer el manual”. Esta actitud no fue la tomada en el proyecto Apolo 13 y tampoco debería ser tomada en cualquier otro proyecto que piense ser exitoso.

Negociación La escena donde Jim le informa a Ken que ha sido descartado del proyecto debido a que el medico diagnostico que enfermaría de sarampión. Trata de manejar la situación y la reacción que tiene Ken al enterarse de la noticia.

Espíritu de equipo. “Jamás hemos perdido un hombre en el espacio y no vamos a perderlo bajo mi mando. El fracaso no es una opción”, es la frase de Gene, donde inyecta al equipo el pensamiento positivo y sacarse la sombra del fracaso.

Reglas básicas. El jefe de los Controladores de Vuelo, Chris Kraft (es decir, el jefe de Gene Kranz), había establecido un sistema para evitar la improvisación y disminuir los riesgos que todo vuelo implica: ¡Creó Reglas! Estas reglas se conocen como “Reglas de la Misión de Vuelo”, en

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aquella época un conjunto de libros impresos. Este libro contienen no sólo los procesos ideales, como los pasos que siguen un despegue perfecto, sino también el curso de acción en caso de fallas.

Reubicación. Jim le cede el lugar de piloto de mando a Jack cuando se encuentran en el espacio para que realice la transportación y acoplamiento. Como líder otorga confianza al equipo para que realicen cualquier labor.

Equipos virtuales En todo momento de la película, la misión era monitoreado por ingenieros y técnicos, por ejemplo, sentados como controladores de vuelo, frente a una pantalla. Al alcance del teléfono, para cada uno de estos, había un grupo de especialistas encerrados en una habitación, listos para asesorar al primero en lo que necesite; este equipo, a su vez, podía comunicarse con los fabricantes de la parte de la nave que les afectaba, al otro lado del país, en una época sin Internet. Encontramos, entonces, a una organización de miles de personas, dando soporte a la misión.

Informes de desempeño. Es clave en cualquier proyecto contar con el mejor personal posible que se pueda contratar, en la película se demuestra la entrega del equipo, conocimientos, experiencia en el programa, experiencia en resolver situaciones técnicas.

Observación y conversación. Jim lovell, además de liderar, motivar y mantener comunicación constante con el equipo del Apolo, se encuentra interesado en el bienestar de sus integrantes.

Documentación del proyecto. Los astronautas y el centro de control de la NASA tenían completos sistemas de información, habían definido procedimientos de actuación y habían simulado que hacer si sucedían determinadas percances. N° 9 Gestión de la crisis: Hubo un cambio de alcance del proyecto que es evidente. ¿Hubo re planificación? ¿Se llevaba a cabo un proceso de control integrado de cambios? En la escena donde Gene Kranz conversa con uno de los directivos encargados de haber construido el transbordador en el que viaja la misión Apolo 13. Cuando sugiere provocar una ignición para cambiar la trayectoria de la nave, en una maniobra para la que ésta no está supuestamente diseñada, el directivo pone objeciones por miedo a que le pidan responsabilidades ante un posible desastre. Kranz, con su fuerte personalidad, no tiene problemas en asumir su rol como líder de la misión y aceptar toda carga de responsabilidad ante cualquier decisión tomada por él mismo, evidentemente no hubo un proceso de control integrado de cambios. N°10 Cualquier otra observación sobre Project Management que desees. Gestión de costes “donde se podía” para concentrarlos “donde se debía” En la misión era imprescindible contar con suficiente energía eléctrica para poder utilizar el ordenador que accionara los motores y permitiera reorientar la nave en el ángulo correcto de entrada a la tierra. Para poder disponer de los amperios requeridos fue imprescindible reducir el consumo al mínimo, desconectando todas las funciones no necesarias y reservando la energía para el momento de la verdad.

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Gestión de recursos, la tripulación del Apolo pudo volver a la tierra gracias a la utilización del módulo lunar que, aunque su finalidad era llevar a dos de los astronautas hasta la superficie lunar, inteligentemente, se usó para garantizar la supervivencia de la tripulación hasta casi la entrada en la atmosfera terrestre. También supieron, con la ayuda del centro de control, como transformar cajas, tubos, cinta aislante etc., en un filtro del monóxido que les permitió respirar hasta la vuelta.