GGestion des documents estion des documents d’immigration en vue de d’immigration en vue de

l’auditl’audit

Université ConcordiaUniversité Concordia

Les règlementsLes règlements

Les règlementsLes règlements

Les étudiants étrangers doivent présenter une copie de leur CAQ et Permis d’études au Bureau des étudiants internationaux: – Lorsqu’ils s’inscrivent pour la première

fois à Concordia et par la suite, chaque fois qu’ils renouvellent leurs documents d’immigration (CAQ et Permis d’études)

– Avant la date limite d’inscription.

Le non-respect de cette règle peut conduire à l’annulation de l’inscription aux cours de l’étudiant.

La distribution de La distribution de l’informationl’information

L’annuaire du 1L’annuaire du 1erer cycle cycle L’annuaire des études supérieuresL’annuaire des études supérieures Guide de pré-départGuide de pré-départ Sessions d’orientationSessions d’orientation Lettre d’admissionLettre d’admission Bulletin d’information par courrielBulletin d’information par courriel Site internet du Bureau des étudiants Site internet du Bureau des étudiants

internationauxinternationaux

La cueillette des La cueillette des documents documents

Par le Par le

Bureau des étudiants Bureau des étudiants internationauxinternationaux

Où? Où? Nouveaux étudiants: Nouveaux étudiants:

– Session d’orientation Session d’orientation Les bénévoles font des photocopies des documents d’immigrationLes bénévoles font des photocopies des documents d’immigration Les conseillers vérifient et sauvegardent les documents dans la Les conseillers vérifient et sauvegardent les documents dans la

base de données de l’universitébase de données de l’université– Tout étudiant possédant des documents erronés est par la suite Tout étudiant possédant des documents erronés est par la suite

contactécontacté– Bureau des étudiants internationauxBureau des étudiants internationaux

Les conseillers vérifient et sauvegardent les documents dans la Les conseillers vérifient et sauvegardent les documents dans la base de données de l’université lors de la première rencontre avec base de données de l’université lors de la première rencontre avec l’étudiantl’étudiant

Étudiants actuels: Étudiants actuels: – Bureau des étudiants internationauxBureau des étudiants internationaux

Les conseillers vérifient et sauvegardent les documents dans la Les conseillers vérifient et sauvegardent les documents dans la base de données de l’université lors d’une rencontre avec base de données de l’université lors d’une rencontre avec l’étudiantl’étudiant

N.B.: Une copie de chaque document d’immigration est numérisée dans la base de N.B.: Une copie de chaque document d’immigration est numérisée dans la base de données de l’universitédonnées de l’université

Dates limitesDates limites

Quand?Quand? Nouveaux étudiants: Nouveaux étudiants:

– Date limite d’inscriptionDate limite d’inscription

Étudiants actuels: Étudiants actuels: – Date limite d’inscription ouDate limite d’inscription ou– Lorsque leurs documents expirent Lorsque leurs documents expirent

L’annulation de l’inscription aux cours est L’annulation de l’inscription aux cours est completée vers la fin du mois de septembre pour completée vers la fin du mois de septembre pour tous les étudiants qui n’adhèrent pas à la tous les étudiants qui n’adhèrent pas à la règlementationrèglementation

Afin d’être consideré pour la ré-inscription, les Afin d’être consideré pour la ré-inscription, les étudiants doivent apporter leurs documents avant étudiants doivent apporter leurs documents avant la dla date limite d’abandon des coursate limite d’abandon des cours

Pourquoi des dates limites?Pourquoi des dates limites?

L’horaire des examens est publiéeL’horaire des examens est publiée Abus du systèmeAbus du système

– L’étudiant attend de voir s’il a de bons L’étudiant attend de voir s’il a de bons résultatsrésultats

– Pour être juste envers les étudiants qui Pour être juste envers les étudiants qui font une demande légitime d’annulation font une demande légitime d’annulation rétroactive de cours (décès dans la rétroactive de cours (décès dans la famille, raisons médicales, etc)famille, raisons médicales, etc)

GDEU / MELS (rapports) GDEU / MELS (rapports)

Mesures prises par Mesures prises par l’universitél’université

Des requêtesDes requêtes

ÈÈgalement inclus:galement inclus:- Addresses courrielsAddresses courriels- Moyenne (GPA)Moyenne (GPA)- Nombre de crédits auquel l’étudiant Nombre de crédits auquel l’étudiant

est inscritest inscrit- Information sur la couverture Information sur la couverture

médicalemédicale

Courriels personnalisés Courriels personnalisés envoyés par le Bureau des envoyés par le Bureau des étudiants internationauxétudiants internationaux

Nouveaux étudiantsNouveaux étudiants– À qÀ qui: Aux étudiants qui n’ont pas remis leurs documents d’immigrationui: Aux étudiants qui n’ont pas remis leurs documents d’immigration– Quand: Lors des premières semaines de coursQuand: Lors des premières semaines de cours– Quoi: Des Quoi: Des ««rappels amicauxrappels amicaux» les encourageant à» les encourageant à soumettre leurs soumettre leurs

documents d’immigration, sinon ils risquent l’annulation de leur documents d’immigration, sinon ils risquent l’annulation de leur inscription aux inscription aux cours auxquels ils sont présentement inscritscours auxquels ils sont présentement inscrits..

Étudiants actuelsÉtudiants actuels– ÀÀ qui: Aux étudiants dont les documents expireront prochainement – 3 qui: Aux étudiants dont les documents expireront prochainement – 3

moismois– Quand: Sur une base régulièreQuand: Sur une base régulière– Quoi: Des Quoi: Des ««rappels amicauxrappels amicaux» les encourageant à » les encourageant à remettre leurs remettre leurs

documents d’immigration, sinon ils risquent l’annulation de leur documents d’immigration, sinon ils risquent l’annulation de leur inscription aux inscription aux cours des trimestres à venircours des trimestres à venir..

– ÀÀ qui: Aux étudiants dont les documents ont expiré qui: Aux étudiants dont les documents ont expiré – Quand: Sur une base régulièreQuand: Sur une base régulière– Quoi: Des Quoi: Des «« courriels d’avertissement courriels d’avertissement »» que leurs documents que leurs documents

d’immigration ont expiré et qu’ils risquent l’annulation de leur inscription d’immigration ont expiré et qu’ils risquent l’annulation de leur inscription aux aux cours auxquels ils sont inscrits ET aux cours des trimestres à venircours auxquels ils sont inscrits ET aux cours des trimestres à venir..

Annulation de l’inscription aux Annulation de l’inscription aux cours cours

Par qui: Le Bureau des étudiants internationaux Par qui: Le Bureau des étudiants internationaux travaille étroitement avec le Bureau du registrairetravaille étroitement avec le Bureau du registraire– Le Bureau des étudiants internationaux compile une Le Bureau des étudiants internationaux compile une

liste d’étudiants qui ne possèdent pas les documents liste d’étudiants qui ne possèdent pas les documents d’immigration requis.d’immigration requis.

Quand:Quand:– Avant la fin du mois de septembre (peu après la date Avant la fin du mois de septembre (peu après la date

limite d’inscription)limite d’inscription) Mesures prises par le Bureau du registraireMesures prises par le Bureau du registraire

– Annulation de l’inscription aux cours des étudiants sur la Annulation de l’inscription aux cours des étudiants sur la liste produite par le Bureau des étudiants internationaux liste produite par le Bureau des étudiants internationaux

– Envoi de courriels indiquant:Envoi de courriels indiquant: L’annulation de leur inscription aux cours L’annulation de leur inscription aux cours La date limite de soumission des documents d’immigrationLa date limite de soumission des documents d’immigration La date limite pour soumettre les documents afin d’être La date limite pour soumettre les documents afin d’être

consideré pour la ré-inscription aux cours annulés.consideré pour la ré-inscription aux cours annulés.

Bloquer l’inscription aux Bloquer l’inscription aux cours cours

L’inscription est bloquée à partir du L’inscription est bloquée à partir du trimestre en courstrimestre en cours– À tÀ tous les étudiants dont l’inscription ous les étudiants dont l’inscription

aux cours a été annulée aux cours a été annulée – À tÀ tous les étudiants en rétablissement ous les étudiants en rétablissement

de statut de statut

L’inscription est bloquée pour les L’inscription est bloquée pour les trimestres à venirtrimestres à venir– À tÀ tous les étudiants avec un statut ous les étudiants avec un statut

implicite implicite

Les résultatsLes résultats

Ça fonctionne!!!Ça fonctionne!!!

Fonctionne mieux si le plus tFonctionne mieux si le plus tôôt t possible! possible!

Les étudiants nous prennent Les étudiants nous prennent davantage au sérieux!davantage au sérieux!

Moins d’erreurs lors de l’auditMoins d’erreurs lors de l’audit

ProblèmesProblèmes

««AttraperAttraper»» ceux qui profitent du ceux qui profitent du système?système?

Les sessions d’été sont plus Les sessions d’été sont plus compliquées à gérer!compliquées à gérer!

Question de la perte d’EETP!Question de la perte d’EETP! Requêtes des Facultés?Requêtes des Facultés?

Améliorations futures?Améliorations futures?

Les Bureaux des étudiants étrangers Les Bureaux des étudiants étrangers expriment le souhait que s’établisse expriment le souhait que s’établisse une concertation entre le Sous-une concertation entre le Sous-comité des régistraires de la CREPUQ comité des régistraires de la CREPUQ et les gouvernements sur la question et les gouvernements sur la question du rétablissement de statut des du rétablissement de statut des permis d’études.permis d’études.