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SUMINISTRO, INSTALACIÓN Y PUESTA EN OPERACIÓN DE 63 ESTACIONES BASE DEL SISTEMA WIMAX, PARA LA EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES “RED X” Versión 4.0 PLAN COMUNICACIONES PLAN COMUNICACIONES

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SUMINISTRO, INSTALACIÓN Y PUESTA EN OPERACIÓN DE 63 ESTACIONES BASE DEL SISTEMA WIMAX, PARA LA EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES “RED X”

Versión 4.0

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Documento: Plan de Comunicaciones Versión: 4.0 Fecha: 12/04/2010

HISTORIAL DE REVISIÓNFecha Versión Descripción Autor

06/04/2010 12 Generación del documento Paola Pereda

08/04/2010 1 Actualización de información Paola Pereda

10/04/2010 2 Nuevo Formato y actualización de documentos

Paola Pereda

11/04/2010 3 Actualización de gestión de involucrados y formato del documento

Fernando Cánepa

12/04/2010 4 Actualización de documentos Paola Pereda

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TABLA DE CONTENIDO

1. DESCRIPCIÓN DEL PLAN DE RECURSOS HUMANOS________________________________4

1.1 DOCUMENTOS QUE SERÁN UTILIZADOS_____________________________________________4

1.2 FUENTES______________________________________________________________________4

1.3 CONTROL DE CAMBIOS__________________________________________________________4

1.4 INTEGRACIÓN A CAMBIOS________________________________________________________4

1.5 REUNIONES DEL EQUIPO DE PROYECTO_____________________________________________4

1.6 MEDIOS DE COMUNICACIÓN______________________________________________________4

1.7 RESPONSABLE DEL PLAN DE COMUNICACIONES_______________________________________5

1.8 FRECUENCIA DE ACTUALIZACIÓN DEL PLAN DE COMUNICACIONES________________________5

1.9 NOTAS ADICIONALES____________________________________________________________5

1.10 FIRMA DE APROBACIÓN________________________________________________________5

2. GESTIÓN DE INVOLUCRADOS_________________________________________________5

2.1 INFORMACIÓN DE IDENTIFICACIÓN.________________________________________________6

2.2 INFORMACIÓN DE EVALUACIÓN.___________________________________________________7

2.3 CLASIFICACIÓN DE INVOLUCRADOS (STAKEHOLDERS).__________________________________8

3. MATRIZ DE COMUNICACIONES______________________________________________10

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PLAN DE COMUNICACIONES

1. DESCRIPCIÓN DEL PLAN DE COMUNICACIONES

1.1 DOCUMENTOS QUE SERÁN UTILIZADOS En la gestión de Involucrados, Punto 2, el gerente del proyecto, en el Inicio del Proyecto,

identificará los principales stakeholders, su impacto y las estrategias a seguir para que estén de acuerdo con la ejecución del proyecto.

En la Matriz de Comunicaciones, Punto 3, se identificarán los responsables de cada entregable, los stakeholders interesados y los medios de comunicación utilizados para hacer más efectivo y eficiente la comunicación.

1.2 FUENTES Se obtendrá información del proyecto anteriormente realizado. Juicio de expertos

1.3 CONTROL DE CAMBIOSLos cambios serán gestionados a través del formato de SOLICITUD de CAMBIOS (Anexo 1 del documento G03-P02M3ControldeCambios.doc). el cual deberá ser dirigido al gerente de Proyecto y que podrá ser generado por cualquier miembro del Staff del proyecto o representante autorizado del cliente. El Gerente de Proyecto convocará a los miembros del equipo pertinentes y asignará a un responsable para la realización de un análisis de impacto.

Este documento será presentado al gerente de Proyecto el cual será aprobado, devuelto con observaciones o rechazado por el Comité de Control de cambios del Proyecto.

1.4 INTEGRACIÓN A CAMBIOSLos cambios aprobados deberán ser comunicados a los miembros del equipo y se programará una reunión a fin de analizar y determinar los documentos que requerirán actualización y las acciones dirigidas a su ejecución.En el documento G03-P02M3ControldeCambios.docx. se detalla la gestión de Cambios.

1.5 REUNIONES DEL EQUIPO DE PROYECTO Reuniones semanales: Se evalúa el desenvolvimiento del proyecto con el fin de mantener

integrado y comunicado a todas las áreas. Reuniones mensuales: El Comité de gestión de Proyectos se reunirá mensualmente para evaluar

la gestión integral del proyecto. Reuniones extraordinarias: Cuando es necesario resolver algún evento importante. Reuniones de cierre: Se realiza, frente a todo el equipo de trabajo, el cierre del proyecto.

1.6 MEDIOS DE COMUNICACIÓN E-mail: El equipo del proyecto poseerá el correo electrónico de todos los involucrados, al iniciar el

proyecto. Este medio frecuentemente mantendrá comunicado a los supervisores seniors con sus supervisores de cada zona, de igual manera el jefe de proyecto podrá comunicarse con el administrador de proyectos, controlador de calidad y supervisores seniors.

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Escrito: Los entregables serán entregados por medio escrito, de igual manera cualquier comunicación que sea de suma importancia.

Periódico Mural: Los avances del proyecto serán comunicados en el periódico mural y de igual manera la fecha de la próxima reunión.

Reuniones: En el punto 1.5 ya se detalló los tipos de reuniones.

1.7 RESPONSABLE DEL PLAN DE COMUNICACIONESEl gerente del proyecto será encargado de la gestión de las Comunicaciones. El tendrá el apoyo del administrador del proyecto y el controlador documentario.

1.8 FRECUENCIA DE ACTUALIZACIÓN DEL PLAN DE COMUNICACIONESEl documento será actualizado mensualmente.

1.9 NOTAS ADICIONALESNo existe ninguna nota adicional

1.10 FIRMA DE APROBACIÓN

Fecha: Nombre y Firma:

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2. GESTIÓN DE INVOLUCRADOS

2.1 INFORMACIÓN DE IDENTIFICACIÓN.

# Apellidos y nombres

Posición organizacional

Locación Rol en el proyectoInformación de contacto

Teléfono e-mail

01Pérez Sonco, Justo

Gerente General “First Place”

Lima Patrocinador 902374553 [email protected]

02López Orihuela, Víctor

Director General de Gobierno Interior

Lima Involucrado 475-2442 [email protected]

03Cánepa Sánchez, Fernando E.

Gerente de Financiero

LimaGerente de

Proyecto997902533 [email protected]

04Pereda Navarro, Paola P.

Gerente de RRHH LimaSupervisor Senior de adquisiciones y

contratos988608698 [email protected]

05Torres Barsallo, Kevin

Gerente de Operaciones

LimaSupervisor

Electromecánico Senior

988608695 [email protected]

06Rodríguez de la Cruz, César

Gerente de Mantenimiento

LimaSupervisor Eléctrico

Senior996005891

[email protected]

07Ibañez Campos, Lourdes

Gerente de logística LimaSupervisor Civil

Senior945132348 [email protected]

08Munive Taquia, Jesús

Director General de Control y Supervisión de Comunicaciones

Lima Involucrado 615-7800 [email protected]

09Díaz Mancera, Luis Enrique

Gerente General de “RED X”

Lima Cliente 997066798 [email protected]

10Guerrero Caycho, Marcelino

Gerente logística de “Material S.A.”

Lima Proveedor [email protected]

11Rodríguez Sánchez, Francisco

Sub-contratista civilProvincia

sProveedor 997535078 [email protected]

12Taype Martínez, Fredy

Supervisor general de Aduanas

Lima / Provincia

sInvolucrado 245-5790 [email protected]

13Gallegos Changa, Milton

Presidente de la Comisión de protección al consumidor

Lima Involucrado 345-6022 [email protected]

14Malca Cuellar, Francisco

Jefe de regulación en telecomunicaciones

Lima Involucrado 989348868 [email protected]

15Berrocal Liberato, Wilbert

Gerente General de “RED Y”

Lima Involucrado [email protected]

16Mugruza Martel, Roberto

Presidente Lima Involucrado [email protected]

17Cabanillas Leon, María

Representante de los medios de prensa

Lima / Provincia

sInvolucrado 998247331

[email protected]

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2.2 INFORMACIÓN DE EVALUACIÓN.

# Requisitos principales Expectativas principales Influencia potencial

Fase de proyecto con mayor interés

01Cubrir las necesidades de implementación de la red Wimax para la empresa “RED X”

Consolidar la relación con el cliente, con la oportunidad de obtener nuevos proyectos con “RED X”

Alto, positivo Inicio, Cierre

02

Brindar nuevos servicios de telecomunicaciones a los pobladores de los departamentos del Perú

Mayor acceso a información y medios de comunicación a los peruanos

Alto, positivo Inicio, ejecución

08

Implementación de nuevos servicios de telecomunicaciones cumpliendo con la normativa vigente por el MTC

Reducir la “Brecha digital” que existe entre los diferentes pobladores con ayuda de la tecnología

Medio, positivo Inicio, cierre

09Brindar una mayor cobertura de los servicios de telecomunicaciones a sus clientes en todo el país.

Obtener una “ventaja competitiva” en el mercado nacional

Alto, positivo

Inicio, planificación, ejecución, seguimiento y cierre

10Implementar el proyecto con la más óptima materia prima, de acuerdo a los requerimientos.

Ampliar la cartera de clientes y de productos ofrecidos.

Medio, positivoPlanificación, ejecución y seguimiento

11Notificación de lugares para construcción y la documentación de conformidad de operaciones

Desarrollar el proyecto con recursos humanos propios de la zona geográfica.

Medio, positivoPlanificación, ejecución y seguimiento

12Cumplimiento de plazos establecidos, para la importación de materiales

Éxito en la implementación del proyecto, que le generarán posteriores nuevos trabajos con la empresas competidoras de RED-X

Medio, positivo Ejecución

13Cumplimiento de los parámetros de acceso a los servicios que Indecopi difunde

El cumplimiento de las facilidades de acceso a los servicios contribuye a la reducción de costos para el estado y los pobladores

Bajo, negativoEjecución y seguimiento

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Implementación de nuevos servicios de telecomunicaciones cumpliendo con la normativa referida a la libre competencia y otros reglamentos de la institución

La transparencias en las operaciones de los proveedores de comunicaciones, fortalece la credibilidad de las empresas de telecomunicaciones.

Bajo, negativoEjecución y seguimiento

15Difusión de las características técnicas utilizadas e informes de avance del proyecto

El éxito del proyecto brinda la oportunidad de ampliar el mercado de clientes a nuevas zonas geográficas. Por otro lado da una desventaja en tiempo de implementación frente a RED-X

Bajo, negativo

Inicio, planificación, ejecución, seguimiento y cierre

16 Información sobre el recurso humano especializado que participa

El desarrollo del proyecto se encuentre avalado por profesionales,

Bajo, positivo Planificación, ejecución y

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en el proyecto lo que conlleve a su éxito seguimiento

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Difusión de la información del proyecto y avances a los medio de prensa de cada localidad donde se implemente una torre base

Notificar a la población de los beneficios y restricciones del proyecto a la población.

Bajo, positivoInicio, planificación, ejecución y cierre

2.3 CLASIFICACIÓN DE INVOLUCRADOS (STAKEHOLDERS).

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PODER DE INFLUENCIA INTERÉS

Mantener Satisfechos

Gestionar de Cerca

Monitorear (esfuerzo mínimo)

Mantener informados

Mantener SatisfechosMunive Taquia, JesúsGuerrero Caycho, MarcelinoRodríguez Sánchez, Francisco

Gestionar de CercaPérez Sonco, JustoLópez Orihuela, VíctorDíaz Mancera, Luis Enrique

Monitorear (esfuerzo mínimo)Malca Cuellar, Francisco Gallegos Changa, MiltonBerrocal Liberato, Wilbert

Mantener informadosMugruza Martel, RobertoCabanillas Leon, MaríaTaype Martinez, Fredy

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Nro. InvolucradosIntereses de los

involucrados en el proyecto

Evaluación de impacto

Estrategias potenciales para ganar soporte o reducir obstáculos

01 Pérez Sonco, Justo Interés: Fuerte, Influencia: Alta

Mantener reuniones mensuales y comunicación directa.

Remitir copia de los planes de proyecto Remitir quincenalmente informe de avance

02 López Orihuela, Víctor

Interés: Fuerte Influencia: Alta Mantener reuniones mensuales y comunicación directa.

Remitir copia de los planes de proyecto Remitir quincenalmente informe de avance

08 Munive Taquia, Jesús Interés: Débil Influencia: Alta Remitir resumen ejecutivo Remisión de copia de plan de pruebas

09 Díaz Mancera, Luis Enrique

Interés: Fuerte Influencia: Alta Mantener reuniones mensuales y comunicación directa.

Remitir copia de los planes de proyecto Remitir quincenalmente informe de avance

10Guerrero Caycho, Marcelino

Interés: Débil Influencia: Alta Remitir lista de materiales y calendario de entregas.

Notificación vía telefónica sobre actualización de pedidos

11Rodríguez Sánchez, Francisco

Interés: Débil Influencia: Alta Remitir calendario de recursos. Mantener comunicación fluida sobre eventos y

contingencias en el trabajo en cada departamento.

12 Taype Martínez, FredyInterés: Fuerte Influencia: Baja Remitir listado de materiales de importación

Seguimiento vía email y telefónicos respeto a la situación de los materiales

13 Gallegos Changa, Milton Interés: Débil Influencia: Baja Remitir resumen ejecutivo

14 Malca Cuellar, Francisco Interés: Débil Influencia: Baja Remitir resumen ejecutivo Remisión de copia de plan de pruebas

15 Berrocal Liberato, Wilbert Interés: Débil Influencia: Baja Remitir resumen ejecutivo

16 Mugruza Martel, Roberto Interés: Fuerte Influencia: Baja Remitir resumen ejecutivo

17 Cabanillas Leon, María Interés: Fuerte Influencia: Baja Remitir resumen ejecutivo Incluir calendario de implementaciones

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3. MATRIZ DE COMUNICACIONES

Informaciónrequerida

Responsable de elaborarlo

Para su entrega a los Stakeholders

Método de comunicación a

utilizar

Descripción de la Comunicación Frecuencia Comentarios

Plan de Gestión del Proyecto

Gerente de proyecto

Patrocinador, Supervisores y colaboradores Reunión, escrito. Plantillas PMP, nivel

alto. Cada actualización

Metrado de Materiales

Administrador de proyectos

Jefe de Proyectos,Supervisor De Adquisición y contratos, Supervisor Electromecánico, Supervisor Electrónico.

Escrito, e-mail Solicitud de materiales, nivel alto

Una vez

Procura Coordinador logístico

Jefe de Proyectos,Supervisor De Adquisición y contratos

Escrito, E-mail Lista de Pedidos, nivel alto Una vez

Torre monopolar Subcontratista mecánico

Jefe de Proyectos,Supervisor De Adquisición y contratos, Supervisor electromecánico

Escrito. E-mailGuía de Remisión, certificado de calidad

Según el plan de adquisiciones

La guía de remisión debe ser aprobada por el supervisor electromecánico

Estructuras metálicas

Subcontratista mecánico

Jefe de Proyectos,Supervisor De Adquisición y contratos, Supervisor Electromecánico

Escrito. E-mailGuía de Remisión, certificado de calidad

Según el plan de adquisiciones

La guía de remisión debe ser aprobada por el supervisor electromecánico

Tableros eléctricos Subcontratista eléctrico

Jefe de Proyectos,Supervisor De Adquisición y contratos, Supervisor Electromecánico

Escrito. E-mailGuía de Remisión, certificado de calidad

Según plan de adquisiciones

La guía de remisión debe ser aprobada por el supervisor electromecánico

Tableros de control Subcontratista eléctrico

Jefe de Proyectos,Supervisor De Adquisición y contratos, Supervisor electromecánico

Escrito. E-mailGuía de Remisión, certificado de calidad

Según plan de adquisiciones

La guía de remisión debe ser aprobada por el supervisor electromecánico

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Informaciónrequerida

Responsable de elaborarlo

Para su entrega a los Stakeholders

Método de comunicación a

utilizar

Descripción de la Comunicación

Frecuencia Comentarios

Cableado Acometida y Control

Subcontratista eléctrico

Jefe de Proyectos,Supervisor De Adquisición y contratos, Supervisor electromecánico

Escrito. E-mailGuía de Remisión, certificado de calidad

Según plan de adquisiciones

La guía de remisión debe ser aprobada por el supervisor electromecánico

Cimentación civil Subcontratista civil, Supervisor civil

Jefe de Proyectos,Supervisor De Adquisición y contratos, Supervisor civil

Escrito. E-mail

Acta de Conformidad,Guía de Remisión, certificado de calidad

Según plan de adquisiciones

La guía de remisión debe ser aprobada por el supervisor civil

Instalación de Columnas

Subcontratista civil, Supervisor civil

Jefe de Proyectos,Supervisor De Adquisición y contratos, Supervisor civil

Escrito. E-mail

Acta de Conformidad,Guía de Remisión, certificado de calidad

Según plan de adquisiciones

La guía de remisión debe ser aprobada por el supervisor civil

Instalación de Muros

Subcontratista civil, Supervisor civil

Jefe de Proyectos,Supervisor De Adquisición y contratos, Supervisor civil

Escrito. E-mail

Acta de Conformidad,Guía de Remisión, certificado de calidad

Según plan de adquisiciones

La guía de remisión debe ser aprobada por el supervisor civil

Acabados de obras civiles

Subcontratista civil, Supervisor civil

Jefe de Proyectos,Supervisor De Adquisición y contratos, Supervisor civil

Escrito. E-mail

Acta de Conformidad,Guía de Remisión, certificado de calidad

Según plan de adquisiciones

La guía de remisión debe ser aprobada por el supervisor civil

Instalación del Alambrado

Subcontratista civil, Supervisor civil

Jefe de Proyectos,Supervisor De Adquisición y contratos, Supervisor civil

Escrito. E-mail

Acta de Conformidad,Guía de Remisión, certificado de calidad

Según plan de adquisiciones

La guía de remisión debe ser aprobada por el supervisor civil

Montaje Torre monopolar

Supervisor electromecánico

Jefe de Proyectos Escrito. E-mailActa de Conformidad

Según el cronograma

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Informaciónrequerida

Responsable de elaborarlo

Para su entrega a los Stakeholders

Método de comunicación

a utilizar

Descripción de la Comunicación Frecuencia Comentarios

Montaje de Estructuras metálicas

Supervisor electromecánico Jefe de Proyectos Escrito. E-mail Acta de

ConformidadSegún el

cronograma

Montaje del grupo electrógeno

Supervisor electromecánico Jefe de Proyectos Escrito. E-mail Acta de

ConformidadSegún el

cronograma

Instalación del tablero eléctrico

Supervisor electromecánico Jefe de Proyectos Escrito. E-mail Acta de

ConformidadSegún el

cronograma

Instalación del tablero de control

Supervisor electromecánico Jefe de Proyectos Escrito. E-mail Acta de

ConformidadSegún el

cronograma

Montaje perfiles, bandejas eléctricas y electro ductos

Supervisor Electromecánico Jefe de Proyecto Escrito. E-mail Acta de

ConformidadSegún del

cronograma

Instalación de cableado de fuerza

Supervisor Electromecánico Jefe de Proyecto Escrito. E-mail Acta de

ConformidadSegún el

cronograma

Instalación de cableado de control

Supervisor Electrónico Jefe de Proyecto Escrito. E-mail Acta de

ConformidadSegún el

cronogramaInstalación del

sistema de iluminación, tomas y spda

Supervisor Electrónico

Jefe de Proyecto Escrito. E-mail Acta de ConformidadSegún el

cronograma

Instalación del Sist. aterramiento subterráneo

Supervisor Electrónico

Jefe de Proyecto Escrito. E-mail Acta de ConformidadSegún el

cronograma

Comisionamiento Supervisor Electrónico

Jefe de Proyecto Escrito. E-mail Check list Según el

cronograma

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