GABINETE DE CONTABILIDAD PRIVADA Y SIMULADORES DE NEGOCIOS

UNIDAD IDOCENTE: Marco Romaní.

La contabilidad y su importancia en la empresa

¿Qué es contabilidad?

Hoy en día muchos de los autores concuerdan que la contabilidad se conceptualiza como una ciencia, una técnica y como un arte.

CONTABILIDAD:(como técnica)

“La contabilidad es la técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuralmente, información cuantitativa expresada en unidades monetarias de las operaciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relación con dicha entidad económica”.

CONTABILIDAD: (como ciencia)

“La contabilidad es la ciencia que establece las normas y procedimientos para registrar, cuantificar, analizar e interpretar los hechos económicos que afecten el patrimonio de los comerciantes individuales o empresas organizadas bajo la forma de sociedades mercantiles”.

CONTABILIDAD: (como arte)

“Contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en una forma significativa y en términos monetarios, las transacciones y eventos que sean, cuando menos parcialmente, de carácter financiero, así como la interpretación de sus resultados”.

Contabilidad Es la disciplina que enseña las normas y procedimientos para ordenar, analizar y registrar las operaciones practicadas por las unidades económicas constituidas por un solo individuo o bajo la forma de sociedades civiles o mercantiles.

Importancia de la contabilidad en la empresa

El sistema contable es la parte del sistema de información de una empresa con o sin fines de lucro que, dentro de los límites impone su naturaleza, capta y procesa datos que normalmente se refieren a:

a) El patrimonio de la empresa y su evolución en el tiempo.

b) Los bienes propiedad de terceros.

c) Ciertas contingencias.

Se puede considerar que los mas interesados en conocer la situación de la empresa son:

a) su proveedores de recursos, sean estos directos (prestamistas, empleados y otros suministradores de bienes o servicios) o indirectos (miembros, contribuidores, pagadores de impuestos);

b) los usuarios de los servicios que presta el ente;

c) sus órganos de gobierno y fiscalización;

d) sus administradores.

El contador en la empresa

Toda entidad económica requiere para su buen funcionamiento de los servicios de un contador, por ser este la persona capaz de estructurar el sistema de procesamiento de operaciones mas adecuado que proporcione la información financiera confiable para tomar decisiones mas acertadas.

• La tarea de llevar una contabilidad en su más simple forma, se ocupa de los recibos y de los pagos del efectivo. Si todas las transacciones son completas en la fecha de contabilidad, la contabilidad resume recibos y pagos y calcula el balance final. Pero los problemas comienzan a emerger cuando un negocio en curso necesita cuentas del 'interinas' .

• Mientras más largo sea un “ciclo de negocio”, más complicado se vuelve llevar las cuentas de un negocio de esta manera simplificada. Es así que el sistema de doble entrada se vuelve indispensable.

La contabilidad como fundamento financiero

La tarea contable

Los reportes contables requeridos

La preparación

Los Estados Financieros requeridos en el funcionamiento de una empresa son:

Estado de Situación Financiera (BG) (El cual incluye los activos y cómo estos han sido financiados -obligatoriamente anual pero usualmente más periódico-).

Estado de Resultados (EGP) (El cual incluye ventas, costos, gastos y la resultante ganancia o pérdida).

Flujo de Efectivo (FE) Estado de Cambios del patrimonio Neto (ECPN) Los contadores intervienen en el flujo de transacciones continuas a intervalos

regulares para: Identificar y medir las ventas y costos/gastos relacionados a un periodo contable; Identificar y medir los activos, incluyendo aquellos correspondientes a transacciones incompletas y determinar su financiamiento.

Comparar el comienzo y fin de pasivos y activos y descubrir cómo el efectivo ha sido utilizado y de dónde ha venido.

Los EEFF y cuestiones de criterio

La tarea contable no es simple y requiereuna buena dosis de criterio.

Por ejemplo, se tiene que decidir en qué periodo se imputan gastos para la generación de futuros beneficios.

Tampoco es suficiente identificar activos y pasivos en el día del balance, los contadores también tienen que asignarle un valor.

Esto puede involucrar inventario de manufactura en proceso, equipo usado o activos intangibles vigentes.

La tarea contable no es simple y requiereuna buena dosis de criterio.

Por ejemplo, se tiene que decidir en qué periodo se imputan gastos para la generación de futuros beneficios.

Tampoco es suficiente identificar activos y pasivos en el día del balance, los contadores también tienen que asignarle un valor.

Esto puede involucrar inventario de manufactura en proceso, equipo usado o activos intangibles vigentes.

Conceptos fundamentales de contabilidad

Retención

y cruce

Asume que una empresa continuará operando indefinidamente. En la preparación de los EEFF se asume que no existe intención de cerrar el negocio por lo que, por ejemplo, el inventario en proceso se valorizará a costo y no realización.

Conceptos

Negocio en MarchaNegocio en Marcha

PeriodoPeriodo

PrudenciaPrudencia

ConsistenciaConsistencia

Reconoce las ventas y costos a la vez que la empresa las gana o las incurre, no necesariamente cuando las paga o las recibe. En la medida de lo posible relacionándolas Requiere que la

contabilidad use criterios y tratamientos consistentes en un mismo periodo y de un periodo al siguiente

Requiere que la el tratamiento contable sea conservador, sin anticipar ventas ni utilidades sino sólo cuando éstas sean realizadas, cuando los flujos que de ellas se desprendan sean confiablemente ciertos. Por otro lado, la parte de costos y gastos debe ser agresiva en la imputación de los mismos.

Partes del modelo contable Una bodega normalmente comprará al crédito y venderá al contado. Una

compañía fabricante de prendas de vestir sin embargo, comprará y venderá muchas veces a crédito.

Si por ejemplo, la empresa debe a un proveedor al corte del balance, el mismo mostrará una “cuenta por pagar”, más comunmente llamada “proveedores”. Similarmente si una empresa tiene un cliente que aún no paga, éste estará registrado en “cuentas por cobrar” o “clientes”.

Récord de transacciones

EGP

BG

Como vimos, una de las funciones del EGP para un periodo es registrar la ganancia o pérdida. Esto se hace adjudicando costos a las ventas generadas en el periodo así como registrando todos los gastos.

Sin embargo no todas las transacciones que aparentemente son gastos aparecerán en el EGP del año. Algunas como los pagos efectuados por arrendamiento adelantado se “activarán” y no serán imputadas en el EGP sino hasta el próximo periodo contable.

Transacciones como tomar prestado o comprar un inmueble se mostrarán en el BG ya que corresponden a operaciones del Pasivo y del Activo.

Casi todos las cuentas anuales corresponden al negocio en curso, por lo tanto se muestran usualmente dos balances el del fina del periodo anterior y del fin del periodo actual. Los cambios se deben a la actividad comercial y no-comercial de la empresa.

Flujo de Caja Las transacciones de efectivo pueden clasificarse por tipo de cobro (interés cobrado, venta, etc.) o tipo de pago (sueldo, compra de activo fijo, impuestos, etc.). Un flujo de caja enseñará los cambios en el balance de caja del periodo. El diagrama a continuación muestra el esquema del “modelo contable”.

Estructura del modelo contable

3. El Ciclo Contable

Proceso de la ContabilidadCaptar

Informaciónrelevante

ComunicarInformación

Interpretary Analizar

Valorar yrepresentar

RegistrarOperaciones

PASOS DEL CICLO CONTABLE

3. El Ciclo Contable

• [1] Captación de la información– Sólo aquellos hechos, transacciones, y

operaciones relevantes a la entidad• [2] Valorar y Representar

– La valoración según normas de valoración– Representar en cuentas (Mayores)

El Ciclo Contable

• [3] Registrar Operaciones– En el Libro Diario por partida doble

• [4] Comunicar Información– Preparar los Estados Financieros y publicarlos

• [5] Interpretar y Analizar– Análisis de estados financieros para tomar

decisiones económicas racionales (siguiente cuatrimestre)

3. El Ciclo Contable

• El ciclo contable en la práctica (resumen)– Identificar situación inicial (Balance inicial)

• Asiento de apertura: saldos iniciales en cuentas

– Registro de operaciones del ejercicio• En el libro diario y su traspaso a los mayores

– Balance de Sumas y Saldos• Comprobación de errores y omisiones

– Agregación y elaboración Estados Financieros• Estado de Resultados (regularización), Estado de Flujos de

Efectivo, Estado de Cambios en el Neto, Balance de Situación (asiento de cierre)

3. El Ciclo Contable

1. Identificar situación inicial– Balance de situación inicial– Identificación del período/ejercicio económico– Asiento de apertura en el diario

# Fecha Cuenta Descripción Debe Haber

1 01/01/xx Activos Asiento de apertura x.xxx

NetosPasivos

y.yyyz.zzz

3. El Ciclo Contable

2. Registro de Operaciones del ejercicio– Por cada operación

• Identificar las cuentas que intervienen• Medir la variación de cada cuenta• Introducir el asiento en el diario• Traspaso al Mayor (automático)

– Revisión de errores• Anulación de asiento (importes negativos)• Asiento compensatorio (por la diferencia)

3. El Ciclo Contable

3. Balance de Sumas y Saldos– Permite comprobar saldos de todas cuentas

CuentaBalance de Sumas Balance de saldos

SumasDebe

SumasHaber

SaldoDeudor

SaldoAcreedor

Activos x.xxx x.xxx x.xxx

Pasivos x.xxx x.xxx x.xxx

Neto x.xxx x.xxx x.xxx

Ingresos x.xxx x.xxx x.xxx

Gastos x.xxx x.xxx x.xxx

TOTALES y.yyy y.yyy y.yyy y.yyy

3. El Ciclo Contable

4. Elaboración de Estados Financieros– Estado de Resultados

• Cerrar las cuentas de ingresos y gastos contra la cuenta de Resultado del Ejercicio, cuenta de Patrimonio Neto

# Fecha Cuenta Descripción Debe Haber

X 31/12/xx Ingresos Asiento cálculo del Resultado, Regularización

x.xxx

GastosResultado Ejercicio (PN)

y.yyyz.zzz

3. El Ciclo Contable

4. Elaboración de Estados Financieros– Estado de Flujos de Efectivo

• Clasificar cobros y pagos en actividades ordinarias, de inversión, y de financiación

• Calcular flujos netos parciales y totales• Añadir saldo inicial y calcular saldo final (a balance)

3. El Ciclo Contable

4. Elaboración de Estados Financieros– Estado de Cambios en el Neto

• Presentar las operaciones que hacen variar el Neto, distinguiendo al menos:

– Resultado del ejercicio– Dividendos– Aportaciones/Devoluciones de/a propietarios

• Calcular y presentar saldo final (balance)

– Balance de situación• Mostrar los saldos de todas las cuentas• Calcular y mostrar subtotales y totales

Estados Financieros

Digresiones terminológicas

En su origen etimológico la palabra Estado se deriva del latín “status” que indica “situación en que se encuentra una persona o cosa”.

Por lo que se refiere al vocablo Finanzas, viene del latín “finis”, que significa “el término o cumplimiento de una obligación de dar dinero”.

Estados Financieros

Son los documentos primordialmente numéricos elaborados generalmente de manera periódica, con base en la información obtenida de los registros contables, y que reflejan la situación, o el resultado financiero a que se ha llegado en la realización de las actividades por un periodo, o a una fecha determinada.

Clasificación

Cuando se habla de Estados Financieros, comúnmente se enfoca la idea hacia el Balance General y el Estado de Pérdidas y Ganancias, sin embargo, es considerable el número y clase de Estados Financieros que pueden formularse bajo tal enunciado, todo depende de la clase de empresa que se trate.

Se dividen en:

Estáticos: Son aquellos que se formulan a una fecha determinada y las cifras que muestran son representativas de valores correspondientes a diversos periodos.

Se dividen en:

Dinámicos: Son aquellos cuyas cifras se refieren al resultado de una acumulación de un periodo determinado .

Su clasificación es la siguiente:

a) Estados Financieros Proforma

Este tipo de estados, pueden presentar total o parcialmente situaciones o hechos por acontecer, y se preparan con el objeto de presentar la forma en que determinada o determinadas situaciones pueden modificar la posición financiera de la empresa.

Los presupuestos se pueden considerar como ejemplos de este tipo de estados.

b) Estados Financieros Principales o Básicos

Son aquellos que por la abundancia de cifras informativas e importancia de las mismas, permiten al leyente una apreciación global de la Situación Financiera y Productividad de la empresa que los originó.

Su división es la siguiente:

• Balance General.

• Estado de Resultados.

• Estado de Cambios en la Situación Financiera.

c) Estados Financieros Secundarios o Accesorios

Son aquellos que sin contener los datos necesarios para considerarlos como principales, si reúnen las características particulares de un estado financiero, razón por la cual se les denomina secundarios; este tipo de estado brinda una información mas completa, amplia y detallada sobre lo ya informado en los principales; se derivan de éstos y proporcionan al lector cifras más claras, analíticas y completas.

Su clasificación es la siguiente:

•a) Estado de Costo de Producción.

•b) Estado de Costo de lo Vendido.

c) Estado de Movimientos del Capital Contable.

USOS Y USUARIOS

I) DIRECTA:

• A) Dueño o Accionistas .

• B) Los Ejecutivos y Funcionarios .

• C) Obreros y Empleados

II) INDIRECTA

• A) Proveedores y Acreedores en General.

• B) Inversionistas.

• C) Banca.

• D) Dependencias Gubernamentales.

EjemploCompra en efectivo de un ordenador (S/.800) para su uso en el negocio

Al pagar en efectivo, el dinero que disponemos disminuye en S/.800. El dinero es un bien, y por tanto su cuenta es de Activo, por lo que la cuenta “Dinero” hay que apuntarla en el haber.

El ordenador, valorado en S/.800, es un bien y por tanto un Activo. El aumento del valor de la cuenta (si existe se crea) lo apuntamos en el debe.

EjemploCompra un ordenador (S/. 800) para su uso en el negocio. Pagará dentro de 3 meses.

El pago al proveedor es una obligación que debe reconocerse como Pasivo. Como aumenta la deuda, debe apuntarse en el haber de la cuenta ‘Proveedor Inmovilizado’

El ordenador, valorado en S/.800, es un bien y por tanto un Activo. El aumento del valor de la cuenta (si existe se crea) lo apuntamos en el debe.

EjemploSe prestan servicios por valor de 100 de los que se cobran en efectivo 700.

El cobro de 700 hace aumentar el valor de la cuenta de Activo ‘Dinero’, por lo que apuntaremos en la izquierda

La prestación de servicios es un Ingreso (aumento de un activo sin contraprestación), por lo que apuntaremos en la derecha de la cuenta