Gaceta Oficial Digital, jueves 13 de enero de 2011gacetas.procuraduria-admon.gob.pa/26700-B_2011.pdf · Ley Núm. 67 de 14 de noviembre de 2008, que desarrolla la Jurisdicción de

Año CVII Panamá, R. de Panamá jueves 13 de enero de 2011 Nº 26700-B

CONTENIDO

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICADecreto Nº 453-2010-DMySC

(De lunes 13 de diciembre de 2010)

POR EL CUAL SE APRUEBA EL DOCUMENTO TITULADO “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA ELCONTROL EN LA DISTRIBUCIÓN Y VENTA DE LOS TIMBRES FISCALES EN LA DIRECCIÓN GENERAL DE INGRESOS.

CONSEJO MUNICIPAL DE DOLEGA / CHIRIQUÍAcuerdo Nº 39-2010

(De lunes 27 de diciembre de 2010)

POR MEDIO DEL CUAL EL HONORABLE CONSEJO MUNICIPAL DEL DISTRITO DE DOLEGA, MODIFICATODOS LOS ACUERDOS RELACIONADOS CON IMPUESTOS, TASAS, DERECHOS Y CONTRIBUCIONES Y SEESTABLECE EL NUEVO RÉGIMEN IMPOSITIVO DEL MUNICIPIO DE DOLEGA.

CONSEJO MUNICIPAL DE SANTIAGO / VERAGUASAcuerdo Municipal Nº 101

(De martes 28 de diciembre de 2010)

POR MEDIO DEL CUAL SE DICTA EL PRESUPUESTO DE RENTAS Y GASTOS DEL MUNICIPIO DESANTIAGO, PARA LA VIGENCIA FISCAL 2011.

1No 26700-B Gaceta Oficial Digital, jueves 13 de enero de 2011

DECRETO NÚMERO 453-2010-DMySC (de 13 de diciembre de 2010)

Por el cual se aprueba el documento titulado “Manual de Procedimientos para el Control en la Distribución y Venta de los Timbres Fiscales en la Dirección General de Ingresos”.

LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPÚBLICA

En uso de sus facultades constitucionales y legales

CONSIDERANDO:

Que el Artículo 280, numeral 2, de la Constitución Política de Panamá, establece que la Contraloría General es el ente encargado de fiscalizar y regular, mediante el control previo o posterior, todos los actos de manejo de fondos y otros bienes públicos, a fin de que se realicen con corrección, según lo establecido en la Ley. Que el Artículo 11, numeral 2 de la Ley 32 del 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, establece que para el cumplimiento de su misión, la institución fiscalizará, regulará y controlará todos los actos de manejo de fondos y bienes públicos, a fin de que tales actos se realicen con corrección y según lo establecido en las normas jurídicas respectivas.

Que el Artículo 36 de la citada Ley dispone que la Contraloría General de la República, dictará reglamentos que contengan pautas que sirvan de base a la actuación de las personas que manejen fondos o bienes públicos. Que corresponde a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad a través del Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos, analizar, diseñar e implementar a nivel del sector público, manuales de procedimientos, guías e instructivos, orientados a asegurar la regulación, fiscalización y control de la gestión pública de acuerdo a preceptos constitucionales, legales y principios administrativos de aceptación general, de acuerdo al Decreto 211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007. Que una vez elaborados estos documentos, deberán oficializarse mediante Decreto, en el cual se establecerá la fecha para su aplicación por la dependencia estatal respectiva, y serán de obligatorio cumplimiento para los servidores públicos encargados de aplicarlos. Que mediante Nota Núm.201-01-1298-DGI de 11 de diciembre de 2009, la Dirección General de Ingresos del Ministerio de Economía y Finanzas, solicitó a la Contraloría General de la República, la oficialización del documento titulado “Manual de Procedimientos para el Control en la Distribución y Venta de los Timbres Fiscales en la Dirección General de Ingresos”. Que este documento ha sido consultado, discutido y aprobado por los responsables de cada una de las unidades administrativas involucradas en el proceso.

No 26700-B Gaceta Oficial Digital, jueves 13 de enero de 2011 2

Que este documento ha sido revisado y analizado mediante Memorando Núm.5155-Leg-AJI de 13 de octubre de 2010 por la Dirección Nacional de Asesoría Jurídica de la Contraloría General de la República, quien comunicó que no ha tenido objeción al respecto.

DECRETA:

ARTÍCULO PRIMERO: Aprobar el documento titulado “Manual de Procedimientos para el Control en la Distribución y Venta de los Timbres Fiscales en la Dirección General de Ingresos”. ARTÍCULO SEGUNDO: Este documento regirá para todas las unidades administrativas involucradas en el proceso. ARTÍCULO TERCERO: Este Decreto regirá a partir de su promulgación. FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 280, numeral 2 de la Constitución Política de Panamá, Artículo 11, numeral 2 y Artículo 36 de la Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General. Decreto Número 211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007. Dado en la ciudad de Panamá, el 13 de diciembre de 2010.

COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

GIOCONDA TORRES DE BIANCHINI Contralora General

EDWIN RAÚL HERRERA Secretario General


REPÚBLICA DE PANAMÁ

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL EN LA DISTRIBUCIÓN Y VENTA DE LOS TIMBRES FISCALES EN LA DIRECCIÓN

GENERAL DE INGRESOS

DICIEMBRE 2010


REPÚBLICA DE PANAMÁ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

DIRECCIÓN SUPERIOR

GIOCONDA TORRES DE BIANCHINI Contralora General

LUIS FELIPE ICAZA Subcontralor General

EDWIN RAÚL HERRERA Secretario General

DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD

HARMODIO MADRID G. Director

CÉSAR G. CASTRO T.

Subdirector

GEONIS BORRERO ARMANDO ÁLVAREZ G.

Asistentes Ejecutivos

DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS

PRÓSPERO ROSAS C.

Jefe

LEÓN WONG Supervisor

ODERAY CHEN

Analista Administrativa


REPÚBLICA DE PANAMÁ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

DIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN GENERAL

ROGER ALEXIS CERRUD G. Director

DIRECCIÓN DE AUDITORIA GENERAL

MARGOT E. FUENTES Directora

DIRECCIÓN DE ASESORÍA JURÍDICA

ELOY ÁLVAREZ DE LA CRUZ Director

JAIME VIGIL Asesor Jurídico


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL EN LA DISTRIBUCIÓN Y VENTA DE LOS TIMBRES FISCALES EN LA DIRECCIÓN

GENERAL DE INGRESOS

DICIEMBRE- 2010


MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS

ALBERTO VALLARINO CLÉMENT Ministro

FRANK G. DE LIMA G. Viceministro de Economía

DULCIDIO DE LA GUARDÍA G. Viceministro de Finanzas

AIDA MARÍA ARIAS Secretaria General

LUIS E. CUCALÓN Director General de Ingresos

ORLANDO GARRIDO Jefe del Departamento de Contabilidad Tributaria

GUADALUPE P. DE MAGALLÓN Jefa de la Unidad de Gestión Administrativa


ÍNDICE I. ASPECTOS GENERALES A. Objetivos del Manual B. Base Legal C. Vigencia D. Disposiciones Generales

II.

III. A. B. C. D.

NORMAS DE CONTROL INTERNO PROCEDIMIENTOS Procedimiento para la adquisición de los Timbres Fiscales Procedimiento para la solicitud y distribución de los Timbres Fiscales Procedimiento para el registro de los Timbres Fiscales distribuidos Procedimiento para el control y registro de los ingresos por venta de los Timbres Fiscales

IV.

RÉGIMEN DE FORMULARIOS

1. 2.

Pedido de Materiales, Bienes y Servicios Boleta de Recaudación No Tributaria

3. Nota de Débito 4. Informe Mensual para el control de los Timbres Fiscales

5.

Informe Mensual de Ingresos por venta de Timbres Fiscales ANEXO

GLOSARIO


INTRODUCCIÓN La Contraloría General de la República, a través de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, en uso de las atribuciones conferidas por la Constitución Política de Panamá y la Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, Orgánica de la Entidad, conjuntamente con el Ministerio de Economía y Finanzas, Dirección General de Ingresos, presentan el Manual de Procedimientos para el Control en la Distribución y Venta de los Timbres Fiscales en la Dirección General de Ingresos fundamentada en las leyes y procedimientos administrativos, para definir responsabilidades de los funcionarios involucrados en estos procesos. El desarrollo y contenido de este instrumento se presenta con una exposición sencilla y práctica, para beneficio de todos los que participan en esta actividad, sin perder de vista la necesidad imperiosa de aplicar correctamente las leyes y otras disposiciones legales. El documento consta de cuatro capítulos, en el primer capítulo se establecen los aspectos generales del documento; en el segundo capítulo se plasman las Normas de Control Interno; el tercer capítulo contiene el desarrollo de los procedimientos básicos con sus mapas de procesos y por último el cuarto capítulo se encuentran las diferentes formas impresas, de uso obligatorio, así como sus debidas descripciones. De la justa y correcta interpretación y uso de esta herramienta, dependerá el beneficio que ésta brinde como apoyo al fortalecimiento y dinámica de la Administración Financiera del Estado. Los cambios en el quehacer gubernamental y la promulgación de nuevas disposiciones legales que reglamentan esta materia conllevan a modificar o ajustar este Manual y de ser así, sugerimos que formalmente recomienden a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República los cambios, para de ser necesario realizar los ajustes que corresponda a este documento.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad

I. ASPECTOS GENERALES

A. Objetivos del Manual Establecer los controles internos de seguridad, administrativos y financieros

que permitan ejercer una administración fiable, transparente y oportuna, inherente a la distribución y venta de los Timbres Fiscales en el Ministerio de Economía y Finanzas, Dirección General de Ingresos a los entes gubernamentales (Banco Nacional de Panamá, La Autoridad Marítima de Panamá y el Servicio Nacional de Migración).

Describir los procesos que deben cumplirse para la solicitud, autorización, distribución y recaudación por venta de los Timbres Fiscales.

Presentar la información necesaria que permita al personal orientarse en el cumplimiento de sus actividades, de forma uniformada, para contribuir en la celeridad de los trámites administrativos con calidad, oportunidad y eficacia.

B. Base Legal

Constitución Política de la República de Panamá de 1972, Artículo 280, modificada por los Actos Reformatorios de 1978, por el Acto Constitucional


de 1983 y los Actos Legislativos Núm.1 de 1993, Núm.2 de 1994 y Núm.1 de 2004.

Código Fiscal de la República de Panamá, Libro IV, Título VIII, Del Impuesto del Timbre, Capítulo I.

Ley Núm.32 de 8 de noviembre de 1984, “Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República”.

Ley Núm.97 del 21 de diciembre de 1998, “Por el cual se crea el Ministerio de Economía y Finanzas”, modificada por la Ley 20 de 26 de junio de 1999.

Ley Núm. 67 de 14 de noviembre de 2008, que desarrolla la Jurisdicción de Cuentas y Reforma la Ley Núm. 32 de 8 de noviembre de 1984, Orgánica de la Contraloría General. Gaceta Oficial Núm.26,169 de 20 de noviembre de 2008.

Ley Núm. 38 de 31 de Julio de 2000 “Que aprueba el Estatuto Orgánico de la Procuraduría de la Administración, regula el Procedimiento Administrativo General y dicta disposiciones especiales”.

Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006, que regula la Contratación Pública y dicta otras disposiciones y sus modificaciones.

Ley Núm.8 de 15 de marzo de 2010, “Que Reforma el Código Fiscal, adopta medidas fiscales y crea el Tribunal Administrativo Tributario”.

Decreto Núm.214-DGA de 8 de octubre de 1999, “Por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República Panamá. Gaceta Oficial Núm.23,946”.

Decreto de Gabinete Núm.109 de 7 de mayo de 1970, “Por el cual se reorganiza la Dirección General de Ingresos del Ministerio de Hacienda y Tesoro y sus modificaciones”.

Decreto Núm.420 de 26 de septiembre de 2005, “Por el cual se actualiza el documento titulado Manual General de Contabilidad Gubernamental”.

Decreto Núm.211 de 26 de junio de 2007, “Por el cual se crea el Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos en la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad”.

Resolución Núm.201-689, de 19 de marzo de 2004, “Por el cual se establece la estructura de organización de la Dirección General de Ingresos y se señalan las funciones y responsabilidades de sus dependencias”.

Guía Básica sobre el Procedimiento para la Rendición, Examen y Finiquito de cuentas de los Agentes y Empleados de Manejo. Enero 2009.

C. Vigencia

El presente documento empezará a regir a partir de su promulgación en la Gaceta Oficial.

D. Disposiciones Generales

1. Los Timbres Fiscales contarán con especificaciones básicas para la impresión y

fabricación según los requerimientos del Ministerio de Economía y Finanzas las cuales se detallan seguidamente:


TAMAÑO Y FORMA: Los timbres fiscales tendrán la forma de un paralelogramo rectangular de 4 cms (40 milímetros de largo, por 3 cms. (30milímetros) de ancho.

PERFORACIONES: Las perforaciones deberán ser tipo redondo filatélico.

DESCRIPCIÓN DE LOS TIMBRES FISCALES: Impresión con la figura del Escudo de Armas de la República de Panamá en el centro. En la parte superior las inscripciones REPÚBLICA DE PANAMÁ y TIMBRE NACIONAL, y en cada lado del timbre llevará el número del valor, y en la parte inferior señalara el valor en letras del timbre. Las orlas y diseños figurativos en todos los Timbres Fiscales, serán determinados antes del momento de la impresión por la Unidad de Gestión Administrativa de la Dirección General de Ingresos.

COLORES: Los colores que se utilizarán para la impresión del timbre, será determinado por la Unidad de Gestión Administrativa de la Dirección General de Ingresos, antes de la impresión.

CLASE DE PAPEL: Deberá utilizarse papel blanco de la mejor calidad, cuyo peso básico no sea menor de 50 libras, el cual en la parte posterior de la impresión contendrá goma para adherir con agua: esta goma la cual deberá ser de la mejor calidad y será tropicalizada. El papel tiene que ser de sello de agua, el cual será previamente aprobado por la Dirección General de Ingresos. Entre cada hoja de timbres deberá colocarse una hoja de papel encerado.

PLIEGOS DE HOJAS: Los pliegos para los timbres deben constar cada uno con 100 timbres y deberán estar numerados. Tienen que llevar la perforación debida para desprender los timbres, uno a uno, de ser necesario. La perforación deberá ser del tipo agujero, redondo filatélico.

2. El Órgano Ejecutivo también por conducto del Ministerio de Economía y Finanzas, podrá establecer, además, de los requisitos que contienen los Timbres Fiscales, otros que estime conveniente, para garantizar la autenticidad de los Timbres Fiscales y evitar su falsificación.

3. Los Timbres Fiscales para licores extranjeros tendrán las dimensiones que determine el Órgano Ejecutivo.

4. Los Timbres Fiscales no tienen periodo fijo para su circulación y empleo, pero el Órgano Ejecutivo podrá, cuando para ello existan motivos de conveniencia pública decretar y poner en uso nuevas emisiones, en las que cambie el color de la impresión y el dibujo, con la única condición de que siempre el último incluya el escudo nacional.

II. NORMAS DE CONTROL INTERNO

1. El titular del Ministerio de Economía y Finanzas, en adelante denominado MEF, será responsable del establecimiento, desarrollo, revisión y actualización de una adecuada estructura de control interno. La aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno,


también será responsabilidad de cada uno de los servidores públicos de este ente gubernamental según sus funciones.

2. La Administración del MEF debe señalar a los servidores públicos la importancia del control interno. El nivel directivo de este ente gubernamental debe establecer planes de mejoramiento, para asegurar que los controles sean apropiados y confiables, así como gestionar los recursos y asegurar el logro de los objetivos y metas.

3. Todos los recursos recaudados por venta de Timbres Fiscales deberán ser depositados en la cuenta 210 del Tesoro Nacional en su totalidad.

4. Las instituciones autorizadas para la venta de los Timbres Fiscales serán: el Banco Nacional de Panamá, La Autoridad Marítima de Panamá y el Servicio Nacional de Migración.

5. La confección e impresión de los Timbres Fiscales se darán en las siguientes denominaciones: 0.01 (un centésimo) 0.02 (dos centésimos) 0.05 (cinco centésimos) 0.10 (diez centésimos) 0.20 (veinte centésimos) 0.40 (cuarenta centésimos) 0.60 (sesenta centésimos) 1.00 (un balboa) 5.00 (cinco balboas) 10.00 (diez balboas) 20.00 (veinte balboas)

6. Los responsables de autorizar la confección e impresión de los Timbres Fiscales serán el Vice Ministro de Finanzas y el Director General de Ingresos o a quien él delegue.

7. Realizar inventario físico total por lo menos una vez al año. 8. La Unidad de Gestión Administrativa debe contar con el informe detallado del

inventario de los Timbres Fiscales con el fin de asegurar la existencia de los mismos y no caer en el desabastecimiento.

9. Una vez efectuado el Acto Público se establecerá mediante Contrato, entre la casa comercial seleccionada y el Estado, la elaboración e impresión de los Timbres Fiscales.

10. La elaboración e impresión de los Timbres Fiscales se hará con las especificaciones emitidas por el Ministerio de Economía y Finanzas, Dirección General de Ingresos, y en presencia de las personas autorizadas por parte de los Departamentos involucrados en el proceso, Unidad de Gestión Administrativa y la Sección de Fiscalización.

11. La Oficina de Fiscalización de la Contraloría General designará un funcionario para que participe, como ente fiscalizador, en todo el proceso de elaboración e impresión de los Timbres Fiscales.

12. Los Timbres Fiscales impresos deben reposar en un lugar que cuente con las condiciones óptimas (espacio físico, muebles adecuados para su almacenaje y mecanismos de seguridad).


13. Los Timbres Fiscales deben ser empacados siguiendo las siguientes especificaciones:

Los pliegos deben contener papel parafinado intercalado entre si. Cada paquete debe constar de 100 pliegos de 100 timbres cada uno

envueltos en papel bond o papel Manila con una etiqueta identificando la numeración del paquete, con una abertura en la esquina correspondiente a la numeración, a fin de verificar cuando sea necesario.

A su vez hacer grupos de 5 paquetes (500 hojas de timbres) envueltos en papel bond o papel Manila con una etiqueta identificando la numeración del contenido y cubrir con plástico transparente.

Cada paquete de 500 hojas será puesto en una caja metálica la cual es sellada con puntos de soldadura, colocadas en cajas de cartón corrugado y selladas con adhesivo de seguridad, las cuales deben llevar debidamente identificado el producto y su numeración.

14. Cada caja de Timbres Fiscales debe contener información detallada referente a su contenido, para su control y distribución.

15. Al finalizar cada jornada de tiraje, se debe salvaguardar el material impreso, las muestras anuladas y el arte utilizado en la bóveda existente para tal fin, éste lugar poseerá una llave y una combinación que solo los custodios y sus suplentes conservan.

16. Finalizada la producción y en presencia de todas las personas involucradas en el proceso, deben destruirse las planchas y todos los Timbres Fiscales sobrantes, en buen o mal estado, lo cual constará en Acta de Cierre.

17. El Acta de Cierre deberá constar con las firmas y nombre legible de los representantes por cada unidad involucrada en el proceso (Casa Proveedora, Unidad de Gestión Administrativa y la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General.

18. Es necesario llevar un estricto control en lo que respecta a la distribución y venta de los Timbres Fiscales, ya que éstos se dan a consignación a las instituciones autorizadas.

19. Se completará el Informe Mensual para el Control de los Timbres Fiscales (Formulario Núm.4) cuando se de la distribución y recibo de remesas de los Timbres Fiscales; para el registro de las ventas de Timbres Fiscales se completará el Informe Mensual de Ingresos por venta de Timbres Fiscales (Formulario Núm.5).

20. Las instituciones autorizadas deberán solicitar los Timbres Fiscales requeridos mediante nota formal dirigida al Director General de Ingresos del Ministro de Economía y Finanzas, especificando cantidad y valor de los mismos.

21. Los funcionarios responsables (custodios), funcionario de la Unidad de Gestión Administrativa de la Dirección General de Ingresos, así como los funcionarios de la Oficina de Auditoría y Fiscalización Interna, participaran y darán fe de la entrega de los Timbres Fiscales a los entes gubernamentales autorizados.

22. La Oficina de Auditoría y Fiscalización Interna, de la Dirección General de Ingresos, será responsable de evaluar que los procesos ejecutados sean consecuentes con los procedimientos contenidos en este manual.


23. El Departamento de Contabilidad Tributaria será el encargado de verificar los movimientos diarios de las ventas de los Timbres Fiscales, los cuales deben estar depositados a la Cuenta 210 del Tesoro Nacional.

24. Toda labor que se realice por venta de Timbres Fiscales deberán registrarse en la Boleta de Recaudación No Tributaria (Formulario Núm.2), la cual se encuentra en el Programa denominado “Sistema E-Tax”.

25. Todo ingreso recaudado por venta de Timbres Fiscales deberá registrarse en el Sistema de Administración Financiera de Panamá (SIAFPA).

26. Es imperante que toda institución autorizada para la venta de los Timbres Fiscales, cuenten con el Sistema E-Tax y utilicen la Boleta de Recaudación No Tributaria, para registrar las ventas diarias de los Timbres Fiscales.

27. Implementar medidas de seguridad adecuadas que garanticen la seguridad física de los Timbres Fiscales bajo custodia.

28. Igualmente, se debe implementar las medidas de seguridad necesarias para el traslado (despacho) de los Timbres Fiscales a las instituciones autorizadas y al momento de su recepción en la bóveda del Ministerio de Economía y Finanzas.

29. La Unidad de Gestión Administrativa deberá confeccionar, el Acta de Entrega (Anexo Núm.1), al momento de la recepción de los Timbres Fiscales en la bóveda de la Dirección General de Ingresos detallando cantidad, número de cajas, denominación y numeración inicial y final de cada pliego.

30. Al momento de la entrega de los Timbres Fiscales para su almacenaje participarán y firmarán el Acta de Entrega los representantes de la Oficina de Auditoría y Fiscalización Interna, la Unidad de Gestión Administrativa, todos de la Dirección General de Ingresos, y el representante por parte de la Contraloría General.

31. La combinación para abrir la bóveda donde reposan los Timbres Fiscales debe ser cambiada, cada vez que sean reemplazados los custodios como medida de control interno.

32. Solamente el personal autorizado debe tener acceso a la bóveda donde reposan los Timbres Fiscales, los cuales deben asumir la responsabilidad por su conservación y custodia.

33. Se prohíbe la entrega de los Timbres Fiscales fuera del horario regular de trabajo (fines de semana y días festivos).

34. Los custodios deben llevar un registro detallado y actualizado de las operaciones (recepción y distribución) de los Timbres Fiscales, a fin de proporcionar información fiable para una posterior auditoría.

35. Designar un custodio principal y su suplente, con el objetivo que en caso de ausencia del principal no se paralice la gestión administrativa.

36. Con referencia al punto anterior será responsabilidad de la Administración designar a los custodios en esta gestión.

37. Para la entrega de los Timbres Fiscales a los Entes Gubernamentales autorizados se debe contar con dos custodios, por parte de la DGI, para asegurar la transparencia en el proceso.

III. PROCEDIMIENTOS

A. Procedimiento para la Adquisición de los Timbres Fiscales Dirección General de Ingresos


1. Unidad de Gestión Administrativa • Completa la información en el formulario denominado Pedido de Materiales,

Bienes y Servicios, (Formulario Núm.1) con el detalle de los Timbres Fiscales a solicitar.

• El jefe de la Unidad y el Director General de Ingresos firman el formulario autorizando este formulario.

• Envían el Pedido de Materiales, Bienes y Servicios a la Dirección de Administración y Finanzas.

2. Dirección de Administración y Finanzas • Recibe y revisa el Pedido de Materiales, Bienes y Servicios. • Firma el formulario como aprobación del mismo. • Envía el formulario al Departamento de Compras y Proveeduría para su trámite.

3. Departamento de Compras y Proveeduría • Prepara el Pliego de Cargos, basándose en las “Condiciones generales para el

desarrollo de Pliegos de Cargos” establecidas por el Ministerio de Economía y Finanzas.

• Establece las especificaciones técnicas requeridas establecidas por la Unidad de Gestión Administrativa.

• Se registra en el sistema SIAFPA la información contenida en el Pedido de Materiales, Bienes y Servicios.

• El Operador coloca sello SIAFPA en el formulario y firma. • Envía el formulario físicamente y por pantalla al Departamento de Presupuesto.

4. Departamento de Presupuesto • Realiza el bloqueo presupuestario y firma en el sello SIAFPA. • Remite el formulario al Departamento de Compras y Proveeduría.

5. Departamento de Compras y Proveeduría • Ejecuta los procesos del Acto Público, contenido en la Ley de Contratación

Pública vigente. • Adjudica y levanta expediente. • Los abogados del Departamento preparan el proyecto de Contrato en original y (6)

copias. • Se incorpora la información del Contrato al sistema. • El Operador coloca sello de registrado en SIAFPA y firma. • Comunica al contratista seleccionado, para que se presente con la documentación

requerida y firme el proyecto de Contrato. • Se envía el Contrato y el expediente a la Unidad de Contrataciones Públicas para

la confección de la Resolución donde se adjudica definitivamente al proveedor seleccionado.

• Verifica que la fianza de cumplimiento cumpla con todos los requerimientos y periodo de cobertura.

• Una vez devuelto el expediente, con la Resolución, se envía al Departamento de Contabilidad.

6. Departamento de Contabilidad • Realiza el registro contable (asientos) correspondiente al Contrato en el sistema. • El operador sella y firma en el reverso del Contrato como constancia de registro

SIAFPA.


• Establece el precompromiso. • Imprime asiento de diario. • Se registra la fianza en el sistema, el operador coloca sello SIAFPA y firma. • El jefe firma el Asiento de Diario y archiva los documentos fuentes. • Se remite por pantalla el Contrato a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría

General. • Se remite el proyecto de Contrato y expediente físicamente al Despacho Superior

para los fines pertinentes. 7. Despacho Superior-Vice Ministro de Finanzas

• Firma el Contrato y la Resolución. • Remite el Contrato y el expediente a la Oficina de Fiscalización (Contraloría

General). 8. Oficina de Fiscalización General

• Realiza el examen previo de Fiscalización. • El Jefe firma el Contrato y se registra en el sistema el refrendo. • Se remite el Contrato al Departamento de Compras y Proveeduría.

Nota: En el caso de que el Contrato supere el monto establecido para su fiscalización y refrendo en esta oficina, se remite a la Oficina Sectorial o al edificio sede de la Contraloría General, para su verificación o refrendo correspondiente, dependiendo de los montos autorizados.

9. Departamento de Compras y Proveeduría • Notifica y entrega el Contrato al contratista, para que éste proceda al

cumplimiento de lo contratado. • Archiva y distribuye copias: • Original Departamento de Contabilidad. • copia El Contratista. • copia Unidad de Gestión Administrativa. • copia Departamento de Compras y Proveeduría. • copia Oficina de Auditoría y Fiscalización Interna. • copia Oficina de Fiscalización General (Contraloría). • copia Dirección de Administración y Finanzas.


B. Procedimiento para la solicitud y distribución de los Timbres Fiscales 1. Instituciones

(Banco Nacional de Panamá, Autoridad Marítima de Panamá y Servicio Nacional de Migración) • Confeccionan Nota, dirigida al Director de la Dirección General de Ingresos,

solicitando la cantidad y denominación de los Timbres Fiscales requeridos. • Envían la Nota al Ministerio de Economía y Finanzas -DGI.

Dirección General de Ingresos 2. Unidad de Gestión Administrativa

• Recibe la Nota autorizada por el Director General de Ingresos para su debido trámite.

• Completa y firma el formulario Nota de Débito, (Formulario Núm.3) en original y dos copias con la información detallada de los timbres solicitados (numeración de los timbres, cantidad, valor y cantidad de cajas).

• Registra electrónicamente o en libros el nombre de la institución solicitante, cantidad solicitada, fecha, remesa y denominación de los Timbres Fiscales.


• Envía Nota de Débito a la Sección de Fiscalización. • Archiva Nota en el expediente de la entidad solicitante en orden correlativo y

cronológico. 3. Funcionarios Responsables (Custodios)

• Recibe Nota de Débito con el detalle de las denominaciones de los Timbres Fiscales solicitados.

• Verifica en la bóveda la existencia y distribuye los timbres según detalle plasmado en la Nota de Débito.

• Registra electrónicamente o en libros el nombre de la institución solicitante, cantidad solicitada, fecha, remesa, numeración control secuencial de los pliegos y denominación de los Timbres Fiscales.

• Coordina con la institución la entrega de los Timbres Fiscales. 4. Instituciones

(Banco Nacional de Panamá, Autoridad Marítima de Panamá y Servicio Nacional de Migración) • El funcionario responsable (custodio) recibe las cajas selladas de los Timbres

Fiscales y verifica lo solicitado y entregado por los custodios de la DGI. • El funcionario (custodio) firma el original y copia de la Nota de Débito como

constancia de Recibido Conforme. • Los dos custodios de la DGI firman la Nota de Débito y estampan el sello de

“Entregado”, como responsables de la entrega de los Timbres Fiscales. • Entregan el original de la Nota de Débito a la institución con las firmas

autorizadas indicadas en el formulario. 5. Funcionarios Responsables (Custodios)

• Envía copia de la Nota de Débito con el recibido y entrega conforme a la Unidad de Gestión Administrativa para su control.

• Archiva copia de la Nota de Débito, como constancia de la entrega.


C. Procedimiento para el Registro de los Timbres Fiscales Distribuidos Dirección General de Ingresos

1. Unidad de Gestión Administrativa • Con todas las Notas de Débito tramitadas y despachadas completa el Informe

Mensual para el control de los Timbres Fiscales, (Formulario Núm.4). • El jefe verifica y da su visto bueno al informe. • Prepara y envía Nota remisoria a la Contraloría General de la República,

Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, Departamento de Contabilidad Presupuestaria y Financiera, con el detalle de los timbres distribuidos a las diferentes instituciones autorizadas y documentos sustentadores (original del Informe Mensual para el Control de los Timbres Fiscales y copia de las Notas de Débito que sustentan en Informe en referencia).

• El jefe firma la Nota.


• Distribuye copias de la Nota y documentos sustentadores a los Departamento de Contabilidad Tributaria y al Departamento de Auditoria y Fiscalización Interna.

2. Contraloría General (SEDE) Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad Departamento de Contabilidad Presupuestaria y Financiera

• Recibe Nota con el Informe Mensual para el Control de los Timbres Fiscales y los documentos sustentadores.

• Verifica la información y realiza los registros contables en el sistema SIAFPA.

• Archiva la Nota y documentos sustentadores. Dirección General de Ingresos

3. Departamento de Contabilidad Tributaria • Recibe copia de la Nota e Informe Mensual para el Control de los Timbres

Fiscales con los documentos sustentadores y realiza los registros correspondientes.

• Sella y firma como consecuencia de lo actuado. • Archiva la Nota y documentos sustentadores.

4. Departamento de Auditoría y Fiscalización Interna • Recibe y archiva copia de la Nota con los documentos sustentadores para

posterior evaluación y fiscalización interna.


D. Procedimiento para el control y registro de los ingresos por venta de los Timbres Fiscales Dirección General de Ingresos 1. Departamento de Contabilidad Tributaria

• El Jefe o quien delegue consulta en el Sistema E-Tax los depósitos efectuados al Tesoro Nacional en concepto de venta de Timbres Fiscales.

• Confecciona el Informe Mensual de Ingresos por venta de Timbres Fiscales (Formulario Núm.5) en original y 1 copia.

• El jefe da su visto bueno al Informe y envía el original a la Unidad de Gestión Administrativa para su control y registro correspondiente.

2. Unidad de Gestión Administrativa • El responsable designado para esta actividad recibe el Informe Mensual de

Ingresos por venta de Timbres Fiscales. • Registra electrónicamente o manualmente la información suministrada como

medida de control interno, llevando así el control de las entradas y salidas de las especies venales.

• Sella y firma como consecuencia de lo actuado. • Envía nota remisoria a la Contraloría General de la República, Dirección de

Métodos y Sistemas de Contabilidad, Departamento de Contabilidad Presupuestaria y Financiera, con el original del Informe Mensual de Ingresos para su registro oficial en SIAFPA.

3. Contraloría General (SEDE) Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad Departamento de Contabilidad Presupuestaria y Financiera • Recibe Nota con el original del Informe Mensual de Ingresos. • Efectúa el registro correspondiente en el SIAFPA. • Actualmente éstos registros se dan en la Contraloría General, a futuro se

registrarán directamente por parte del Ministerio de Economía y Finanzas, de acuerdo a las competencias institucionales.



IV. RÉGIMEN DE FORMULARIOS

Formulario Núm.1


PEDIDO DE MATERIALES, BIENES Y SERVICIOS A. OBJETIVO: Servir de medio para la solicitud de materiales, insumos, servicios y otros, según las necesidades de las unidades administrativas y que no hay en existencia en el inventario del Almacén. B. ORIGEN: Unidad de Gestión Administrativa. C. CONTENIDO: 1. Fecha: Indicar el día, mes y año cuando se confecciona el

formulario.

2. Control Núm. de: Asignación numérica secuencial preestablecida necesaria para llevar el control interno de las requisiciones elaboradas por la unidad administrativa.

3. Unidad Administrativa: Nombre de la unidad Administrativa que solicita el bien o servicio.

4. Depto., Sección o Regional:

Nombre de la unidad administrativa que se encuentra subordinada a la Unidad Administrativa y quien está solicitando el bien o servicio.

5. Clase de Pedido: Señalar si es Regular o Mensual.

6. Cantidad: Anotar la cantidad de unidades a solicitar.

7. 8.

Descripción: Justificación:

Detalle del artículo solicitado. Breve explicación complementaria para justificar la compra.

9. Partida : Se indica a que partidas se hace el cargo.

10.

Precio Estimado: Indicar en números el precio aproximado de la compra.

11. 12.

Solicitado por: V.B.:

Firma del Jefe del Departamento o Sección que está solicitando la compra. Firma del Director General de Ingresos.

13. Autorizado: Director de Administración y Finanzas.


Formulario Núm.2


BOLETA DE RECAUDACIÓN NO TRIBUTARIA

A. OBJETIVO: Llevar un registro de las recaudaciones, por venta de Timbres Fiscales en las instituciones autorizadas. B. ORIGEN: Instituciones autorizadas. C. CONTENIDO:

1. Fecha de Recaudación: Indicar día, mes y año cunado se hace la venta de los

Timbres Fiscales. 2. RUC: Número de identificación de la institución. 3. Nombre: Indicar el nombre de la institución recaudadora. 4. Ubicación: Provincia en la cual se hizo la recaudación. 5. Id Fila: Numeración secuencial según las filas utilizadas. 6. Impuesto/Partida: Indicar la partida presupuestaria correspondiente a los

Timbres Fiscales y rubro de cada denominación. 7. Descripción: Detallar cantidad y denominación de los Timbres

Fiscales vendidos. 8. Monto: Indicar el monto por cada denominación vendidos. 9. Subtotal: Resultado de la suma de todos los montos por

denominación. 10. Descuento: Total de la comisión cobrada. 11. Total: Diferencia resultante después de aplicado el descuento

por comisión por venta de los Timbres Fiscales. 12. Observación: Cualquier comentario que se quiera emitir. Información Adicional 1. Usuario Remoto Creación: Clave de usuario.

2. IP Creación: Numeración usada por el usuario.

3. Fecha de Pago: Indicar día, mes y año cuando se hizo el pago. 4. Fecha de Plazo: Indicar día, mes y año 5. Lugar de Recaudo: Indicar institución la cual hizo el recaudo. 6. Forma de depósito: Indicar la forma en que si hizo el depósito. 7. Sucursal: Lugar donde se hizo la recaudación. 8. Estado: En ella se refleja el estado en que se encuentra la boleta

(depositada, pendiente o anulada).


Formulario Núm.3 REPÚBLICA DE PANAMÁ

MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS DIRECCIÓN GENERAL DE INGRESOS

NOTA DE DÉBITO

Fecha: _________________________ Núm._____________ Número de Pedido: _______________ Fecha del Pedido: ________________ Número de Remesa: _______________

SEÑORES: ________________________________________________________________

CANTIDAD DESCRIPCIÓN VALOR

Preparado por: __________________________ Autorizado por: ____________________ Custodio:_______________________________ Custodio: _________________________ Recibido Conforme:______________________ Fecha:____________________________


NOTA DE DÉBITO A. OBJETIVO: Dejar constancia del despacho de los Timbres Fiscales a los entes gubernamentales autorizados. B. ORIGEN: Unidad de Gestión Administrativa. C. CONTENIDO:

1. Fecha: Indicar el día, mes y año cuando se confecciona el formulario.

2. Núm.: Número de control secuencial que consigna la unidad.

3. Número de Pedido: Número que identifica a que solicitud corresponde el pedido.

4. Fecha del Pedido: Indicar el día, mes y año a que corresponde el pedido.

5. Número de Remesa: Indicar el número de remesa a que corresponde el pedido.

6. Señores: Indicar nombre de la institución, unidad administrativa o empresa que solicito el pedido.

7.

8.

Cantidad: Descripción:

Cantidad de Timbres Fiscales solicitados por denominación. Describir detalladamente los Timbres Fiscales (cantidad de cajas, denominación y numeración).

9. Valor: Cantidad total de los Timbres Fiscales según su denominación.

10. Preparado por: Firma de la persona que confecciono el formulario.

11. Autorizado por: Firma del jefe del Departamento. 12. Custodio: Firma de las personas que fungieron como

custodios en la entrega de los Timbres Fiscales. 13. Recibido por: Firma de la persona que recibió los Timbres

Fiscales en la institución autorizada. 14. Fecha: Indicar día, mes y año cuando se recibió los

Timbres Fiscales. D. DISTRIBUCIÓN:

Original: Entes Gubernamentales. (Instituciones) Copia 1ra.: Unidad de Gestión Administrativa. Copia 2da.: Departamento de Auditoría y Fiscalización Interna.


Formulario Núm.4 REPÚBLICA DE PANAMÁ

MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS DIRECCIÓN GENERAL DE INGRESOS

UNIDAD DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

INFORME MENSUAL PARA EL CONTROL DE LOS TIMBRES FISCALES Fecha: ________________________

Inventario Inicial Timbres Recibidos Timbres Distribuidos Total de Inventario

Denominación Cantidad Total Cantidad Total Cantidad Total Cantidad Total 0.01 0.02 0.05 0.10 0.20 0.40 0.60 1.00 5.00 10.00 20.00

TOTALES

Preparado por:____________________________ Encargada de Especies Venales:____________________ Revisado por: _____________________________


INFORME MENSUAL PARA EL CONTROL DE LOS TIMBRES FISCALES

A. OBJETIVO: Registrar la distribución mensual de los Timbres Fiscales recibidos y distribuidos a los Ente Gubernamentales autorizados. B. ORIGEN: Unidad de Gestión Administrativa. C. CONTENIDO:

1. Fecha: Día mes y año cuando se completa el formulario. 2. Inventario Inicial: Cantidad y valor total de los Timbres Fiscales según

su denominación al inicio del mes. 3. Timbres recibidos: Cantidad y valor total de los Timbres Fiscales según

su denominación si se ha recibido nueva remesa en el mes.

4. Timbres distribuidos: Cantidad y valor total de los Timbres Fiscales según su denominación si se ha realizado entrega a las instituciones autorizadas.

5. Total de Inventario: Representa la resta de las cantidades y valores del inventario inicial con los Timbres Fiscales recibidos y distribuidos en el mes.

6. Totales: Representan la sumatoria de todas las columnas. 7. Preparado por: Firma de la persona quien confecciono el informe. 8. Encargada de Especies

Venales: Firma de la persona responsable del control de los Timbres Fiscales.

9. Revisado por: Firma del jefe del departamento.

D. DISTRIBUCIÓN: Original: Contraloría General (sede). Copia: Departamento de Contabilidad Tributaria. Copia: Departamento de Auditoría y Fiscalización Interna.


Formulario Núm.5

INSTITUCION: ENTREGADOS DENOMINACIONES VENDIDOS DENOMINACIONES

MESES 0.01 0.02 0.05 0.10 0.20 0.40 0.60 1.00 5.00 10.00 20.00 MESES 0.01 0.02 0.05 0.10 0.20 0.40 0.60 1.00 5.00 10.00 20.00 Sub Total Comisión Total 0.01 0.02 0.05 0.10 0.20 0.60 1.00 5.00 10.00 20.00ENERO ENERO FEBRERO FEBREROMARZO MARZOABRIL ABRILMAYO MAYOJUNIO JUNIOJULIO JULIOAGOSTO AGOSTOSEPTIEMBRE SEPTIEMBREOCTUBRE OCTUBRENOVIEMBRE NOVIEMBREDICIEMBRE DICIEMBRE

TOTAL TOTAL

Preparado por:_______________________________________________ Revisado por:___________________________________________

Fecha:____________________________________________

SALDO

MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS DIRECCION GENERAL DE INGRESOS

CONTABILIDAD TRIBUTARIA INFORME MENSUAL DE INGRESOS POR VENTA DE TIMBRES FISCALES


INFORME MENSUAL DE INGRESOS POR VENTA DE TIMBRES FISCALES

A. OBJETIVO: Llevar un control de las recaudaciones mensuales en concepto de venta de Timbres Fiscales en las distintas instituciones autorizadas. B. ORIGEN: Departamento de Contabilidad Tributaria. C. CONTENIDO:

1. Institución: Indicar el nombre de la institución que realizo la venta.

2. Denominaciones Entregadas:

Valor mensual por denominación de Timbres Fiscales entregada a las instituciones autorizadas.

3. Denominaciones Vendidas:

Valor mensual por denominación de Timbres Fiscales vendidos por las instituciones autorizadas.

4. Sub Total: Anotar la cantidad resultante de la suma de todos los valores de los Timbres Fiscales vendidos.

5. Comisión: Representa la comisión cobrada por las instituciones autorizadas por venta de los Timbres Fiscales.

6. Total : Representa la resta resultante de los timbres vendidos y la comisión cobrada.

7. Saldo: Representa el saldo resultante de la resta de los Timbres Fiscales entregados y vendidos en el mes.

8. Preparado por: Firma de la persona que confecciona el informe. 9. 10.

Revisado por: Fecha:

Firma del jefe del Departamento. Indicar día, mes y año cuando se confecciona el informe.

D. DISTRIBUCIÓN: Original: Unidad de Gestión Administrativa. Copia: Departamento de Contabilidad Tributaria.


ANEXO


GLOSARIO

1. Especies Venales: Estampillas, timbres, papel sellado. Grabados o impresos utilizados para evidenciar el pago de una determinada tasa o impuesto.

2. Filatelia: En los sellos queda representada parte de la historia nacional o regional de los países mediante figuras de personajes, monumentos, pinturas, fauna, flora, historia postal, etc.

3. Orlas: Adorno que se dibuja, graba o imprime en los bordes de un papel, pergamino, tapiz, etc.

4. Paralelogramo: Cuadrilátero cuyos lados son paralelos dos a dos. 5. Pliego: Hoja de papel, especialmente la forma cuadrangular y doblada por al

mitad. 6. Timbres Fiscales: Sello que se pega en ciertos documentos y mercancías,

con el que se justifica haber pagado el impuesto correspondiente.
































































































































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Gaceta Oficial Digital, jueves 13 de enero de 2011gacetas.procuraduria-admon.gob.pa/26700-B_2011.pdf · Ley Núm. 67 de 14 de noviembre de 2008, que desarrolla la Jurisdicción de