GAMBARAN PELAKSANAAN SISTEM MANAJEMEN LOGISTIK …

GAMBARAN PELAKSANAAN SISTEM MANAJEMEN LOGISTIK

BARANG UMUM RSUD KOTA DEPOK

BULAN APRIL - JUNI 2014

Ria Ardiyanti1, Dr. Ede Surya Darmawan, S.KM, M.DM2

1. Program Studi Manajemen Rumah Sakit, Fakultas Kesehatan Masyarakat

2. Departemen Administrasi Kebijakan Kesehatan, Fakultas Kesehatan Masyarakat

E-mail: [email protected]

Abstrak

Skripsi ini membahas Gambaran Pelaksanaan Sistem Manajemen Logistik Barang Umum

RSUD Kota Depok Bulan April - Juni 2014. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif

dan pendekatan sistem. Input yang digunakan dalam penelitian ini adalah prosedur, struktur

organisasi, SDM dan sarana dan prasarana, sedangkan prosesnya menggunakan siklus

manajemen logistik yaitu perencanaan, penganggaran, pengadaan, penyimpanan,

pendistribusian, pemeliharaan dan pengendalian. Hasil dari penelitian ini unsur-unsur dari

input yang memiliki permasalahan paling dominan adalah prosedur, SDM dan fasilitas

penyimpanan. Sedangkan, unsur-unsur dari proses yang memiliki permasalahan paling

dominan adalah perencanaan, penyimpanan dan pengendalian. Hal tersebut menyebabkan

terjadinya permasalahan pada output yaitu berupa kekosongan dan penumpukan barang di

gudang umum. Oleh karena itu, diperlukan suatu perbaikan hingga perubahan pada

setiap unsur dari masing-masing level.

Kata Kunci: Logistik, Sistem Logistik, Ketersediaan

Gambaran pelaksanaan…, Ria Ardiyanti, FKM UI, 2014

Description about Implementation of General Goods Logistics Management System

at RSUD Kota Depok in April-June 2014

Abstract

The focus of this study is Description about Implementation of General Goods Logistics

Management System at RSUD Kota Depok in April-June 2014. This research is qualitative

research and use system aproach. The input in this research are prosedure, structure of

organitation, human resources and fasilities, and for process are planning, budgeting,

procurement, storage, distribution, maintenance and controlling. The result of this research

shows elements of input that have the most dominant issue are from prosedure, human

resources and storage facilities. Meanwhile, elements of process that have the most

dominant issues are from planning, storage of goods, and controlling. This causes

problems of stockout and overstock in general warehouse. Therefore, they need an

improvement to the change at each element from each level in logistic system at RSUD Kota

Depok.

Key Words: Logistic, Logistic System, Availability

Pendahuluan

Menurut amanah Undang – undang Republik Indonesia Nomor 44 tahun 2009

tentang rumah sakit pada bab 1 pasal 1 disebutkan bahwa Rumah sakit merupakan institusi

pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan secara paripurna

(promotif, preventif, kuratif dan rehabilitatif) yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat

jalan, dan gawat darurat. Rumah sakit selalu berkembang sejalan dengan majunya ilmu

pengetahuan dan teknologi dibidang kesehatan pada umumnya dan kedokteran pada

khususnya sehingga sumber daya yang dikeluarkan untuk menunjang operasionalnya pun

semakin bertambah pula. Rumah sakit yang pada hakikatnya adalah sebuah organisasi yang

padat karya, padat teknologi, padat sumber daya, sehingga dibutuhkan sumber daya yang

besar dalam melaksanakan operasionalnya sehari-hari. Dalam pemanfaatan sumber daya yang

dimiliki rumah sakit, maka diperlukan adanya sebuah manajemen yang dapat mengatur dan


mengendalikan sumber daya tersebut dengan efisien dan efektif, salah satu manajemen yang

berkaitan dengan hal tersebut adalah manajemen logistik yang harus dikelola secara

profesional.

Sebagai Organisasi Perangkat Daerah Kota Depok, RSUD Kota Depok dalam

melaksanakan fungsinya sebagai Organisasi yang melayani kebutuhan masyarakat akan

pelayanan kesehatan, diperlukan pelaksanaan operasional yang maksimal. Agar pelaksanaan

operasional rumah sakit dapat berjalan sesara efektif dan efisien, diperlukan ketersediaan

sumber daya, salah satunya adalah barang umum yng digunakan untuk kegiatan operasional

rumah sakit sehari-hari. Barang umum milik RSUD Kota Depok termasuk didalamnya adalah

asset dan persediaan barang merupakan Barang Milik Daerah yang harus dikelola dengan

baik, agar dapat digunakan dalam keadaan yang masih berkualitas, disaat waktu yang tepat,

dan dengan pengadaan harga yang minimum. Untuk dapat tercapai hal tersebut dibutuhkan

manajemen logistik. dimana manajemen logistik barang milik daerah mengacu pada Peraturan

Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik

Daerah dan Peraturan Daerah Kota Depok Nomor 12 Tahun 2008 Tentang pengelolaan

Barang Milik Daerah.

RSUD Kota Depok telah melaksanakan manajemen logistik atau pengelolaan barang

milik daerah sesuai dengan peraturan yang ada. Namun, pada pelaksanaannya terkadang

masalah yang berkaitan dengan ketersediaan logistik barang umum kerap terjadi seperti hal

nya yang terjadi dengan Logistik barang umum di RSUD Kota Depok seperti penyimpanan

barang logistik yang masih belum sesuai dengan ketentuan karena masih banyak barang-

barang yang disimpan di lantai dan luas dari gudang penyimpanan, mobilisasi distribusi

logistik barang umum yang masih mengalami kendala karena jarak dan letak gudang

penyimpanan yaitu beberapa kilo meter dari gedung utama RSUD Kota Depok, serta terdapat

penumpukan beberapa jenis barang persediaan seperti form Askes dan Jamkesmas tahun

sebelumnya.

Tinjauan Teoritis

Manajemen Logistik

Menurut Anna S., Agata C., Krzystof S., (2005), menyatakan bahwa proses logistik

terdiri dari perencanaan pembelian, pemesanan, penerimaan, pendistribusian, dan

penyimpanan. Salah satu indikator keberhasilan suatu manajemen logistik di rumah sakit


adalah tersedianya barang-barang logistik kepada para user sehingga ketika user tersebut

membutuhkan, maka dapat segera terpenuhi.

Tujuan Manajemen Logistik

Menurut Aditama (2003), kegiatan logistik secara umum memiliki tiga tujuan, yaitu:

a. Tujuan Operasional adalah agar tersedia barang, serta bahan dalam jumlah yang tepat dan

mutu yang memadai.

b. Tujuan Keuangan, meliputi pengertian bahwa upaya tujuan operasional dapat terlaksana

dengan biaya yang serendah-rendahnya.

c. Tujuan Pengamanan bermaksud agar persediaan tidak terganggu oleh kerusakan,

pemborosan, penggunaan tanpa hak, pencurian dan penyusutan yang tidak wajar lainnya,

serta nilai persediaan yang sesungguhnya dapat tercermin di dalam sistem akuntansi.

Sistem Logistik

Komponen dari sistem logistik menurut Chopra and Meindi dalam Hendayani (2011)

terdiri dari komponen manajemen logistik berupa input dalam logistik, aksi manajemen dalam

aktivitas manajemen logistik dan yang terakhir adalah output dari logistik. Unsur-unsur yang

berperan dalam komponen tersebut adalah supplier, manajemen perusahaan terutama

manajemen logistik dan konsumen berupa output logistik.

Logistik Rumah Sakit

Logistik sebuah rumah sakit adalah suatu perbekalah dari rumah sakit untuk dapat

beroperasi. Tidak hanya barang inventaris saja, tetapi lebih kepada seluruh sumber daya yang

digunakan guna kepentingan beroperasinya sebuah rumah sakit tersebut (Imron, 2009).

Siklus Manajemen Logistik

Siklus logistik adalah suatu perputaran dari seluruh rangkaian kegiatan yang berkaitan

dengan logistik dari rumah sakit. Manajemen logistik pada rumah sakit merupakan suatu

kumpulan dari beberapa kegiatan yang memiliki fungsi masing-masing dan saling terkait satu

sama lain sehingga membentuk siklus yang menggambarkan proses pengelolaan logistik

(Imron, 2009).

a. Perencanaan


Dalam penyusunan perencanaan pengadaan logistik perlu diperhatikan hal-hal

seperti tujuan, sasaran, pedoman, dan prosedur dengan mempertimbangkan berbagai faktor

seperti yang dikatakan Subagya (1994) antara lain adalah sebagai berikut:

− Apakah yang dibutuhkan (what), untuk memnentukan jenis barang yang tepat

− Berapa yang dibutuhkan (how much, how many), untuk menentukan jumlah yang tepat

− Bilamana dibutuhkan (when), untuk menentukan waktu yang tepat

− Dimana dibutuhkan (where), untuk menentukan tempat yang tepat

− Siapa yang mengurus dan siapa yang menggunakan (who), utnuk menentukan orang

dan atau unit yang tepat

− Bagaimana diselenggarakan (how), untuk menentukan proses yang tepat

− Mengapa dibutuhkan (why), untuk mengecek apakah keputusan yang diambil benar-

benar tepat.

b. Penganggaran

Menurut Imron (2009), untuk memenuhi kebutuhan logistiknya, rumah sakit harus

menyusun anggaran yanng harus dikeluarkan setiap tahunnya.untuk rumah sakit yang

sudah menjadi BLU (Badan Layanan Umum), melakukan penyusunan anggaran pada

setiap periode tertentu yang dinamakan dengan Rancangan Bisnis dan Anggaran (RBA).

RBA adalah suatu dokumen perencanaan bisnis dan penganggaran tahunan, yang berisi

program kegiatan, target kinerja serta anggaran dari BLU yang bersangkutan. RBA yang

bersumber dari pendapatan, disusun menganut pola fleksibilitas dengan suatu ambang

batas tertentu, dengan mempertimbangkan fluktuasi kegiatan operasional BLU.

c. Pengadaan

Tahapan rencana dasar pelaksanaan pengadaan barang/ jasa adalah sebagai

berikut:

1) Tetapkan jenis barang/ jasa yang akan diadakan

Menetapkan jenis barang logistik yang akan diadakan, yaitu dengan menetapkan

kuantitas dan kualitasnya yang berlandaskan pada analisa kebutuhan serta prioritasnya.

Setelah dokumen tentang rencana kebutuhan mengenai logistik rumah sakit telah siap,

maka dapat dianggap bahwa secara administratif dan teknik rencana kebutuhan tersebut

memang benar-benar telah siap untuk dilakukan proses pengadaannya.

2) Pembentukan panitia pengadaan


Untuk pembentukan panitia pengadaan, secara rinci mengacu pada Peraturan Presiden

Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 (persyaratan, wewenang, tugas pokok dan

tanggung jawab panitia).

3) Tentukan metode pengadaan

Metode pengadaan yang ada meliputi:

− Pelelangan Umum

Pada dasarnya semua pemilihan penyedia barang/ jasa dilakukan dengan cara

pelelangan umum, maka yang diolakukan adalah apakah melalui prakualifikasi

atau dengan pasca kualifikasi. Dengan metode ini, apabila tidak kompleks,

dilakukan dengan pasca kualifikasi dan jika kompleks dilaksanakan dengan pra

atau pasca kualifikasi.

− Pelelangan Terbatas

Pekerjaan yang dinilai kompleks dan jumlah penyedia barang/ jasa yang mampu

melaksanakan diyakini terbatas, maka pemilihanb penyedia barang/ jasa

dapatdilakukan dengan metode pelelangan terbatas, dilakukan dengan

prakualifikasi.

− Pemilihan Langsung

Dilaksanakan untuk nilai pengadaan sampai dengan Rp 100.000.000,- (seratus

juta rupiah), dilakukan dengan prakualifikasi.

− Penunjukan Langsung

Dilaksanakan dengan prakualifikasi sertaharus memenuhi kriteria keadaan

tertentu dan barang/ jasa khusus.

− Swakelola

Pekerjaan yag direncanakan dikerjakan dan diawasi sendiri oleh pelaksana

swakelola dengaan menggunakan tenaga sendiri dan/ atau tenaga dari luar baik

tenaga ahli maupun tenaga upah borongan.

4) Pelaksanaan proses pengadaan barang/ jasa

Secara garis besar proses dari pelaksanaan pengadaan barang/ jasa meliputi:

− Menyusun dokumen pengadaan

− Membuat pengumuman

− Melakukan kegiatan penerimaan pendaftaran peserta

− Melakukan rapat penjelasan (aanwizing) untuk memberikan penjelasan terhadap

dokumen pengadaan baik secara administratif maupun teknis


− Menerima surat penawaran dari calonpenyedia barang/ jasa

− Melakukan pembukaan penawaran dan sekaligus melakukan evaliasi adminstratif

− Evaluasi teknis dan harga dilakukan panitia pengadaan pada rapat tertutup panitia

− Panitia mengusulkan kepada pengguna barang/jasa calon pemenang sesuai dengan

metode evaluasi yang dianut

− Panitia melakukian pengumuman pemenang pelalangan

− Apabila dalam kurn waktu ada yang mengajukan sanggahan, maka panita wajib

menjawab dan memberikan penjelasan tentang hal yang telah dikerjakan

− Jika seluruh tahapan telah selesai maka pengguna barang/ jasa segera membuat Surat

Perjanjian Kerjasama Pekerjaan atau Kontrak Kerja

5) Lakukan evaluasi

Sistem evaluasi penawaran, dilakukan dengan cara:

− Sistem gugur

Sistem gugur ini dilakukan sesuai dengan evaluasi administratif, evaluasiteknis dan

evaluasi harga

− Sistem nilai

Sistem nilai ini juga dilakukan dengan evaluasi administratif, evaluasi teknis dan

evaluasi harga dengan memberikan skor terhadap unsur-unsur yang dinilai

− Sistem penilaian biaya selama umur ekonomis

Sistem penilaian ini digunakan khusus untuk pengadaan barang yang kompleks

dengan memperhitungkan perkiraan biaya operasi dan pemeliharaan serta nilai sisa

selama umur ekonomis dari barang tersebut.

d. Penyimpanan

Menurut Subagya (1994 ) fungsi penyimpanan dalam logistik merupakan suatu

kegiatan dan usaha untuk melakukan pengurusan penyelanggaran dan pengaturan barang

persediaan di dalam ruang penyimpanan. Penyimpanan barang logistik dapat dilakukan

dengan metode FIFO (First In First Out), Fast and Slow Moving, sistem abjad dan

kelompok barang.

e. Pendistribusian

Tahapan distribusi dilingkungan rumah sakit menurut Imron (2009) adalah

sebagai berikut:


− Semua jenis logistik yang dibeli atau diadakan oleh rumah sakit baik melaui pihak

ketiga maupun pembelian sendiri harus melalui dan diterima oleh Panitia Penerima

Barang

− Sebelum panitia penerima barang menerima logisitik yang diserahkan, terlebih dahulu

diwajibkan kepada timnya untuk melakukan pemeriksaan atas logistik yang

diserahkan tersebut dengan melakkukan pengecekan secara cermat terhadap jenis

barang, kelengkapan dokumen pendukung, kelengkapan dokumen pengiriman,

f. Pemeliharaan

Menurut Sabarguna (2007), dalam pelaksanaan pemeliharaan diperlukan biaya,

permasalahannya berapa besar dan berapa penting diperlukan. Manfaat penting yang

diperhatikan bila pemeliharaan dilakukan dengan tepat adalah sebagai berikut:

− Menjamin alat dan sarana siap pakai

− Biaya akan lebih murah dibandingkan perbaikan yan terlalu berat

− Menunjang mutu keamanan dan kepuasan pasien.

g. Penghapusan

Penghapusan adalah kegiatan atau usaha pembebasan barang dari

pertanggungjawaban sesuai peraturan dan perundang-undangan yang berlaku (Subagya,

1994). Alasan penghapusan barang antara lain:

− Barang hilang, akibat kesalahan sendiri, kecelakaan, bencana alam, administrasi yang

salah, tercecer atau tidak ditemukan.

− Teknis dan ekonomis

Nilai barang dianggap tidak ada manfaatnya yang disebabkan beberapa faktor:

1) Kerusakaan yang tidak dapat diperbaiki

2) Kadaluarsa yaitu suatu barang tidak boleh dipergunakan lagi menurut ketentuan

waktu yang ditetapkan

3) Aus atau deteriorasi yaitu barang mengurang karena susut, menguap atau

hadling

4) Busuk karena tidak memenuhi spesifikasi sehingga barang tidak dapat

dipergunakan lagi.

− Surplus

− Tidak bertuan yaitu barang-barang yang tidak diurus

− Rampasan yaitu barang-barang bukti dari suatu perkara


h. Pengendalian

Pengendalian adalah sistem pengawasan dari hasil laporan, penilaian,

pemantauan, dan pemeriksaan terhadap langkah-langkah manajemen logistik yang sedang

atau telah berlangsung (Mustikasari, 2007) dalam Angel (2013). Dalam pengendalian

terdapat beberapa kegiatan seperti pengumpulan, pemrosesan, penerimaan, pelaporan, dan

penyimpanan data yang digunakan sebagai informasi untuk kegiatan pengendalian proses

logistik (A Gunasekaran, E.WT. Ngai, 2003).

Hasil Penelitian dan Pembahasan

Input

Prosedur

Standar Operasional yang terdapat di gudang umum RSUD Kota Depok Kota

Depok mengenai proses pengelolaan logistik sudah cukup baik, hanya saja, karena

standar tersebut merupakan standar yang dibuat pada tahun 2009 dan belum ada

pembaharuan kembali, maka perlu dibuat prosedur yang baru yang sudah

disesuaikan dengan kondisi sistem di RSUD Kota Depok saat ini, serta dalam

standar tersebut belum dilengkapi dengan flow chart yang dapat mempermudah

dalam melihat proses pengelolaan logistik di gudang umum. Saat ini selain

menggunakan standar yang telah ada gudang umum juga menggunakan Permendagri

nomor 17 tahun 2007 dan Perda Nomor 12 tahun 2008 sebagai acuan, karena gudang

umum melaksanakan kegiatan pengelolaann logistik barang umum dilingkungan

RSUD Kota Depok yang notabene merupakan Organisasi Perangkat Daerah

Pemerintah Kota Depok yang masih terikat dengan ketentuan pengelolaan Barang

Miliki Negara. Namun demikian, dalam hal pengaplikasian prosedur oleh SDM,

sudah sesuai dengan prosedur yang ada, sehingga SDM dapat menyelesaikan

pekerjaan dengan baik.

Struktur Organisasi

Struktur organisasi dalam gudang umum berada dibawah Kepala Sub Bagian

Umum, Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan. Dimana, gudang umum merupakan

salah satu dari tupoksi Sub Bagian Umum dan PEP dalam hal pengelolaan logistik

barang umum. Walaupun tidak terlihat dalam struktur organisasi secara tertulis, namun


gudang umum tetap menjalankan tugasnya sesuai dengan tupoksi yang telah

ditetapkan serta bertanggung jawab atas pekerjaan masing-masing. Namun, informan

mengharapkan adanya perubahan yang dapat memajukan gudang umum menjadi lebih

baik, termasuk perubahan struktur terkait kedudukan gudang umum di rumah sakit.

Perubahan yang berkaitan dengan hal tersebut yaitu menjadikan gudang umum

menjadi sebuah instalasi yang nantinya dapat digabung dengan gudang farmasi

menjadi unit logitsik.

Sumber Daya Manusia

Sumber Daya Manusia yang dimaksud adalah pegawai RSUD Kota Depok

yang melaksanakan tugas melakukan pengelolaan terhadap logistik barang umum di

gudang umum RSUD Kota Depok. Kuantitas atau jumlah dari SDM yang tersedia di

gudang umum RSUD Kota Depok saat ini memang dirasa kurang, walaupun selama

ini pekerjaan yang menjadi tanggung jawab mereka dapat diselesaikan dengan baik.

Namun untuk penyimpan dan pengurus barang sudah cukup, karena ketentuan dari

Pemerintah Kota Depok, penyimpan dan pengurus barang , masing-masing hanya

dijabat oleh satu orang. Sedangkan kualitas dari SDM yang terdapat di gudang umum

RSUD Kota Depok sudah cukup optimal. Jika dilihat dari segi pendidikan memang

belum sesuai, namun jika dilihat dari segi kompetensi, SDM yang ada sudah cukup

berkompeten dalam mengerjakan pekerjaan yang ada di gudang umum. Hanya saja

memang dibutuhkan pendidikan dan pelatihan mengenai pengelolaan logistik barang

umum, baik bahan habis pakai maupun assset, karena saat ini baru 1 orang saja yang

pernah mendapatkan pelatihan mengenai pengelolaan barang asset yaitu pengurus

barang.

Sarana dan Prasarana

Pada dasarnya sarana dan prasarana yang ada di gudang umum sudah

memadai. Semua sarana dan prasarana yang tersedia juga dapat difungsikan dengan

baik dan dapat menunjang pekerjaan para pegawai yang ada di gudang umum. Hanya

saja, khusus untuk sarana penyimpanan yaitu gudang penyimpanan yang berjumlah 3

gudang, termasuk jarak yang mempengaruhi distribusi dan luas yang mempengaruhi

penataan dalam penyimpanan masih dirasa kurang untuk menunjang dari gudang

umum itu sendiri.


Proses

Perencanaan

Dalam menyusun perencanaan kebutuhan barang, RSUD Kota Depok memiliki

dua sistem perencanaan yaitu perencanaan yang mengacu pada Peraturan Walikota

Depok dan Keputusan Walikota Depok yang tertuang dalam Rencana Kebutuhan

Barang Milik Daerah (RKMD) dan Rencana Kebutuhan Pemeliharaan Barang Milik

Daerah (RKPBMD) yang kemudian digunakan sebagai bahan penyusunan Rencana

Kerja dan Anggaran (RKA) RSUD Kota Depok sebagai bahan penyususnan Rencana

APBD. Selain itu, RSUD Kota Depok juga menyusun perencanaan akan kebutuhan

barang dan pemeliharaan barang yang tertuang dalam Rencana Bisnis Anggaran

(RBA) yang disusun oleh Sub Bagian Keuangan.

Masalah yang dihadapi dalam perencanaan logistik di gudang umum adalah

karena tidak diikutsertakannya gudang umum dalam perencanaan yaitu mengenai

informasi persediaan yang ada di gudang umum, maka terkadang ketika gudang umum

menerima barang yang telah diadakan, ternayat barang tersebut masih memeiliki

persediaan yang banyak dan termasuk ke dalam barang yang slow move atau

sebaliknya barang yang sudah hamper habis malah tidak diadakan.

Penganggaran

Proses penganggaran yang dilaksanakan di RSUD Kota Depok terhadap

kebutuhan barang dan pemeliharaan barang juga memiliki dua sistem penganggaran

yaitu berdasarkan Peraturan Walikota dan Keputusan Walikota Depok yaitu sistem

penganggaran APBD, serta berdasarkan pada sistem penganggaran BLUD. Dalam

penganggaran yang berdasarkan dana APBD, setelah tersusunnya Rencana APBD,

kemudian akan ada pembahasan antara RSUD Kota Depok dengan DPRD mengenai

Rencana Kerja dan Anggaran yang dimiliki RSUD Kota Depok, setelah itu barulah

akan tersususn Dokumen Pendapatan dan Anggaran RSUD Kota Depok yang

digunakan sebagai dasar pengadaan barang kebutuhan RSUD Kota Depok. Sedangkan

anggaran yang berasal dari dana BLUD, setelah adanya RBA yang disusun oleh Sub

Bagian Keuangan, maka itulah yang akan dijadikan sebagai acuan dalam pengadaan

barang kebutuhan RSUD Kota Depok. RBA yang bersumber dari pendapatan RSUD

Kota Depok disusun menganut pola fleksibitas dengan suatu ambarng batas tertentu,

dengan mempertimbangkan fluktuasi kegiatan operasional BLUD.


Pengadaan

Pengadaan yang dilaksanakan di RSUD Kota Depok sudah berjalan baik,

karena setiap tahapan dari pengadaan harus dilaksanakan sesuai denga apa saja yang

dijelaskan dalam Peraturan Presiden Nomor 70 tahun 2012 tersebut. Jika sedikit saja

ada tahapan dari pengadaan yang berbeda atau tidak sesuai dengan Peraturan tersebut,

maka pengadaan tersebut tidak sah. Masalah dalam proses pengadaan di RSUD Kota

Depok lebih kepada masalah waktu pelaksanaan pengadaan yang terkadang tidak

sesuai dengan jadwal yang telah dibuat sebelumnya.

Penyimpanan

Proses penyimpanan barang di gudang umum RSUD Kota Depok sudah

berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Namun, kendala yang justru dihadapi

terkait proses penyimpanan adalah mengenai sarana penyimpanan yang ada yaitu

gudang penyimpanan, baik dari segi jarak, luas maupun alat penyimpanan yang masih

dirasa kurang untuk sebuah gudang umum.

Pendistribusian

Pelaksanaan pendistribusian barang selama ini sudah berjalan sesuai dengan

prosedur yang ada. Hanya saja dalam melakkukan pendistribusian barang, terkadang

mengalami hambatan dalam hal mobilisasi, karena jarak dan fasilitas kendaraan

operasional yang tersedia belum mencukupi.

Pemeliharaan

Pelaksanaan pemeliharaan barang selama ini dilaksanakan oleh seksi

penunjang non medis. Pemeliharaan yang dilakukan oleh petugas gudang umum hanya

sebatas pemeliharaan yang sederhana dan dilakukan secara rutin. Bentuk pemeliharaan

yang berupa menjaga kebersihan, kerapihan dan pengecekan barang dalam menjaga

agar barang tetap dalam keadaan kualitas yang baik telah sesuai dengan prosedur yang

berlaku.

Penghapusan

RSUD Kota Depok khususnya di gudang umum selama RSUD Kota Depok

diresmikan belum pernah melakukan proses penghapusan, pada tahun 2014 sudah

diusulkan mengnai penghapusan barang-barang yang sudah rusak seperti meja, kursi,


tempat tidur dan lain sebagainya, namun hingga peneliti melakukan penelitian,

penghapusan tersebut masih dalam proses.

Pengendalian

Pelaksanaan pengendalian barang selama ini sudah berjalan sesuai dengan

prosedur yang ada. Pengendalian dilakukan dengan adanya laporan yang dibuat oleh

penyimpan dan pengurus barang yang dilaporkan kepada atasan langsung dan

Direktur. Pengendalian lain yang dilakukan adalah dengan adanya stock opname yang

dilakukan oleh petugas gudang dan Kepala Sub Bagian Umum dan PEP.

Berdasarkan hasil penelitian mengenai proses pelaksanaann logistik barang umum

yang telah diuraikan diatas, maka dapat dibuat alur dari proses pengelolaan logistik barang

umum di RSUD Kota Depok ditiap tahap sebagai berikut:


Gambar: Alur Proses Pengelolaan Logistik Barang Umum di RSUD Kota Depok

Pengendalian

Pengadaan

Perencanaan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa

Pemilihan sistem pengadaan

Penetapan metode penilaian kualifikasi

Penyususnan jadwal pemilihan penyedia barang/jasa

penyusunan dokumen pengadaan barang/jasa

Penetapan HPS (Harga Perkiraan Sendiri)

Jaminan Pengadaan Barang/Jasa

Pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa

Pelaksanaan Kontrak

SK Tim Anggaran

Penetapan Prioritas Program dan Kegiatan

Edaran pengumpulan usulan kebutuhan barang dan kegiatan

Usulan kebutuhan barang dan kegiatan dari Unit

Desk program/ kegiatan

Rekap prioritas program/ anggaran dan hasil musrenbang

Forum OPD

Usulan Anggaran

Pembahasan Musrenbang tingkat Kota

Input Rencana Kerja dan Anggaran ke SIPKD

Perencanaan dan penganggaran

Barang diterima dari Panitia Pengadaan Barang dengan dokumen yang sah

Barang harus disertai surat jalan dan/ tanda terima

pengiriman barang

PPK barang menerima, memeriksa barang sesuai dengan surat jalan/ tanda

terima sementara

PPK barang menyimpan barang di tempat yang

ditentukan

PPK barang mencatat barang ke dalam stick card

PPK barang mencatat barang yang diterima pada buku penerimanaan barang

Entry data ke dalam billing system (komputer)

Penyimpanan

Permintaan barang oleh unit disertai bon

permintaan barang yang disetujui kepala unit

Bon permintaan barang di tandatangan kepala unit

Petugas gudang memberikan barang sesuai

persediaan

Barang keluar atas persetujuan PPK barang

Bukti barang keluar: lembar 1 arsip

bendaharawan barang, lembar 2 arsip unit

Pendistribusian Penghapusan

Pencatatan barang yang akan dihapus

Pengajuan penghapusan barang

kepada Direktur

Usulan kepada Kepala Pelaksana

Penghapusan barang secara lelang, penjualan dan pemusnahan

Berita acara penghapusan barang

Laporan pengfhapusan barang

kepada Direktur Pemeliharaan


Output

Ketersediaan Barang Umum Sebagai Output Logistik Rumah Sakit

Ketersediaan barang merupakan output utama dalam suatu sistem logistik

di rumah sakit. Di gudang umum RSUD Kota Depok, ketersediaan juga selalu dijaga

agar tetap dalam jumlah yang efektif dan efisien guna memenuhi kebutuhan para user.

Namun, masalah terkait dengan ketersediaan barang di gudang umum juga dialami

selama ini pada periode waktu tertentu. Masalah yang terkait diantaranya adalah

kekosongan barang persediaan (stockout) dan juga penumpukan barang (overstock).

Kedua masalah ini terjadi pada waktu tertentu. Kekosongan barang biasanya terjadi

ketika bulan pertama saat pergantian tahun. Sementara itu, penumpukan

terjadi dibulan terakhir sebelum pergantian tahun. Namun dalam hal kekosongan

barang yang dialami, sejak RSUD pengelolaan keuangannya menjadi BLUD,

kekosongan barang dapat diatasi dengan dana BLUD, sehingga permintaan cito dari

user dapat dipenuhi.

Masalah persediaan terkait kekosongan barang disebabkan juga oleh perubahan

sistem pembayaran pasien yang awalnya Askes dan Jamkesmas, mulai 2014 berubah

menjadi BPJS, sehingga barang-barang cetakan formulir yang pada 2013 diadakan

untuk Askes dan Jamkesmas, tidak dapat digunakan di tahun 2014 dan terjadi

penumpukan barang cetakan. Selain masalah perubahan sistem pembayaran pasien,

penumpukan barang juga terjadi akibat PPTK tidak melakukan stock opname atau

tidak melihat dan mengecek ke gudang umum terkait persediaan barang yang ada,

sehingga banyak barang yang masih ada di gudang dalam jumlah yang banyak,

kemudian diadakan kembali oleh PPTK.

Kekosongan barang yang terjadi di gudang umum pada awal tahun 2014,

terjadi karena bareang yang seharusnya dapat diadakan diawal tahun dengan melalui

lelang sederhana yang dilakukan oleh BLP, ternyata pembentukan BLP mengalami

keterlambatan hingga bulan Maret 2014. Sehingga pengadaan barang pun mengalami

kemunduran waktu dan terjadi kekosongan barang sementara. Namun hal tersebut

tidak berlangsung lama, karena RSUD Kota Depok, selain tersedia dana dari APBD

juga tersedia dana dari BLUD, sehingga masalah kekosongan barang dapat diatasi

dengan pembelian barang menggunakan dana BLUD. Setelah BLP terbentuk, barang

yang sudah dianggarakan dalam APBD, kemudian diadakan lelang sederhana oleh

BLP guna memenuhi kebutuhan persediaan barang.


Kesimpulan

a. Unsur-unsur yang terdapat dalam input yang mempengaruhi proses pengelolaan dan output

logistik di gudang umum RSUD Kota Depok diantaranya adalah Prosedur, Struktur

Organisasi, SDM, serta sarana dan prasarana

b. Dari beberapa input tersebut, masalah yang terdapat pada prosedur, SDM dan sarana

penyimpanan merupakan masalah yang utama di gudang umum. Masalah tersebut adalah:

- Prosedur yang belum diperbaharui dan masih menggunakan prosedur yang dibuat

tahun 2009, sehingga prosedur yang digunakan belum disesuaikan dengan keadaan

dan sistem RSUD Kota Depok saat ini yaitu perubahan sistem pengelolaan

menjadi BLUD yang mempengaruhi alur siklus logistik.

- SDM yang masih dirasa kurang baik dari segi kuantitas maupun kualitas. Dari segi

kuantitas dirasa kurang bagi SDM pelaksana penyimpan dan pengurus barang,

sedangkan dari segi kualitas, masih dirasa kurang dalam hal pendidikan dan pelatihan

mengnai sistem manajemen logisik bagi tiap SDM di gudang umum RSUD Kota

Depok.

- Fasilitas penyimpanan khususnya yang terkait dengan luas dari tempat

penyimpanan, jarak tempat penyimpanan dan alat penyimpanan yang masih

kurang.

c. Unsur-unsur yang terdapat dalam proses yang mempengaruhi output dari sistem logistik

di RSUD Kota Depok terdiri dari proses perencanaan, penganggaran, pengadaan,

penyimpanan, pendistribusian, pemeliharaan, penghapusan dan pengendalian.

d. Dari beberapa proses tersebut, masalah yang terdapat pada proses dalam siklus manajemen

logistik adalah sebagai berikut:

- Perencanaan dan penetapan kebutuhan terkait keterlambatan pengusulan kebutuhan

dari unit yang mempengaruhi waktu pelaksanaan dari proses selanjutnya,

- Masalah penyimpanan terkait dengan sistem penyimpanan yang masih sederhana serta

kondisi sarana penyimpanan yang masih kurang memadai, serta

- Masalah pengendalian terkait dengan sistem pengendalian yang digunakan oleh

gudang umum yang masih sederhana dan terkait waktu pelaksanaan pengawasan oleh

atasan.

e. Ketersedian barang di gudang umum merupakan output dari sistem logistik di RSUD Kota

Depok. Masalah yang terkait dengan ketersediaan barang di gudang umum adalah


kekosongan (stockout) dan penumpukan (overstock). Masalah kekosongan terjadi pada

awal bulan setelah pergantian tahun, yaitu sekitar bulan pertama hingga ketiga. Sedangkan

penumpukan terjadi pada akhir bulan sebelum pergantian tahun, yaitu pada bulan

kesepuluh hingga keduabelas. Selain itu Masalah persediaan terkait kekosongan barang

disebabkan juga oleh perubahan sistem pembayaran pasien yang awalnya Askes dan

Jamkesmas, mulai 2014 berubah menjadi BPJS, sehingga barang-barang cetakan formulir

yang pada 2013 diadakan untuk Askes dan Jamkesmas, tidak dapat digunakan di tahun

2014 dan terjadi penumpukan barang cetakan. Selain masalah perubahan sistem

pembayaran pasien, penumpukan barang juga terjadi akibat PPTK tidak melakukan stock

opname ke gudang umum terkait persediaan barang yang ada, sehingga banyak barang

yang masih ada di gudang dalam jumlah yang banyak, kemudian diadakan kembali oleh

PPTK.

Kekosongan barang yang terjadi di gudang umum pada awal tahun 2014, terjadi

karena barang yang seharusnya dapat diadakan diawal tahun dengan melalui lelang

sederhana yang dilakukan oleh BLP, ternyata pembentukan BLP mengalami keterlambatan

hingga bulan Maret 2014. Sehingga pengadaan barang pun mengalami kemunduran waktu

dan terjadi kekosongan barang sementara. Namun hal tersebut tidak berlangsung lama,

karena RSUD Kota Depok, selain tersedia dana dari APBD juga tersedia dana dari BLUD,

sehingga masalah kekosongan barang dapat diatasi dengan pembelian barang

menggunakan dana BLUD. Setelah BLP terbentuk, barang yang sudah dianggarakan dalam

APBD, kemudian diadakan lelang sederhana oleh BLP guna memenuhi kebutuhan

persediaan barang.

Saran

a. Segera mengesahkan SOP yang baru, agar segera dapat digunakan sebagai acuan

pelaksanaan manajemen logistik barang umum RSUD Kota Depok dengan sistem

pengelolaan BLUD

b. Memberikan pelatihan internal atau pembelajaran mengenai pergudangan atau sistem

pengelolaan logistik agar SDM yang ada saat ini sedikit banyak mempunyai bekal

pengetahuan mengenai pergudangan serta menambah jumlah SDM untuk pelaksana

penyimpan dan pengurus barang di gudang umum.

c. Untuk perekrutan SDM yang akan datang, harus disertai dengan standar tenaga yang cocok


untuk pergudangan.

d. Perubahan gudang umum menjadi sebuah unit, walaupun saat ini sudah terdapat

wacana ke arah sana.

e. Mengusahakan agar pelaksanaan perencanaan dan penetapan kebutuhan dilakukan sesuai

dengan waktu dalam timeline yang telah dibuat agar proses- proses selanjutnya juga

tidak menjadi terlambat sehingga pemenuhan barang persediaan di gudang dapat dilakukan

tepat waktu.

f. Mengupayakan pembangunan gudang umum didalam wilayah RSUD Kota Depok yang

sesuai dengan standar rumah sakit dan menambah perlengkapan penyimpanan sepertyi rak

penyimpan.

g. Mencoba untuk menerapkan sistem pengendalian yang lebih terpadu sehingga output

yang dihasilkan menjadi lebih baik, khususnya pengendalian terhadap persediaan.

h. Untuk menghidari penumpukan atau kekosongan barang, PPTK agar melakukan stock

opname sebelum melakukan perencanaan kebutuhan.

Daftar Referensi

Aditama, Tjandra Yoga. 2003. Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Edisi 2. Jakarta:

Penerbit Universitas Indonesia (UI-Pers)

Angela. 2013. Manajemen Perlengkapan atau Logistik.

http://angelangeljs.blogspot.com/2013/05/manajemen-logistik.html

Bowersox, Donald J. 1995. Manajemen Logistik 1 (Integrasi Sistem-sistem Manajemen

Distribusi Fisik dan Manajemen Material). Jakarta: Bumi Aksara

Gunasekaran, A., E.W.T. Ngai. 2003. The succesful of a small logistics company.

International journal of physical distribution & logistics management volume 33, No

9, p15

Hendayani, Ratih. 2011. Mari Berkenalan dengan Manajemen Logistik. Bandung: Alfabet

Imron, Moch. 2009. Manajemen Logistik Rumah Sakit. Jakarta: CV. Sagung Seto

Sobotka, Anna., Czarnigowska, Agata., Stefaniak, Krzysztof. 2005. Logistics of Construction

Profects. No.6. Lublin University of Technology. Institute of Construction and

Architecture

Subagya. 1994. Manajemen Logistik. Jakarta: CV. Haji Masagung


Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan

Barang/Jasa Pemerintah

Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 70 Tahun 2012 Tentang Pengadaan Barang/

Jasa Pemerintah

Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2007 Tentang Pengelolaan Barang Milik

Negara

Peraturan Daerah Kota Depok Nomor 12 Tahun 2008 Tentang Pengelolaan Barang Milik

Negara


Documents

GAMBARAN PELAKSANAAN SISTEM MANAJEMEN LOGISTIK …