A.1 Gambaran Umum Solusi

Dewasa ini kita sering sekali mendengar e-Office, Electronic Office atau Go Green, Paperless

Office. Apakah itu ? Ini adalah solusi yang ditawarkan oleh ECM (Enterprise Content

Management) dimana kita tidak hanya menjadikan dokumen hardcopy menjadi dokumen

softcopy/digital saja, namun kita juga mengolah informasi yang terdapat di dalamnya utk

menjadi sesuatu informasi lain yang berguna. Dilengkapi juga dengan Alur Kerja, Bisnis Proses

atau Workflow. Pondasi dasar dari ECM adalah DMS ( Document Management System) dimana

kita menitikberatkan pada pengolahan Dokumen saja.

© 2012 IBM Corporation

Informasi = data + kontenJumlah konten berkembang paling pesat dibandingkan dengan data

© 2011 IBM Corporation

Dengan semakin berkembangnya dunia teknologi, sekarang semua data + content tidak hanya

datang dari bentuk structured information namun 90% datang dari unstructured information

seperti social media, radio, image, video, mobile device, teleconference, web site dll.

© 2011 IBM Corporation

Are YOU familiar with THIS ?

• How can this process takes so long ..?!

• Where is the bottleneck ……?• It takes time find the required

documents.. • We lost the original document ..• I am waiting the document from branch

office ..• I still wait for other department’s data• I am to busy.. I miss that job..• I get confused, the SOP just changed..

How can we address this issue ?

Solusi untuk menjawab kebutuhan di atas adalah dengan Workflow apakah Centric Workflow

ataupun Case Workflow.

Berikut ini adalah Case Study kami pada project tertentu :

Secara umum, solusi yang kami tawarkan adalah solusi otomatisasi proses tata

persuratan yang dibangun diatas aplikasi IBM Case Manager yang merupakan bagian

dari solusi end to end dari system IBM Enterprise Content Management (ECM). Solusi

dari IBM Case Manager menitikberatkan pada kasus/case dengan dukungan yang

mendalam terhadap dokumen/konten, workflow, kolaborasi, pelaporan dan analisis

sehingga sangat sesuai untuk proses otomatisasi tata persuratan. Secara singkat solusi

yang akan dibangun akan dibatasi untuk otomatisasi proses nota dinas, surat keputusan

dan surat edaran yang dapat dibagi menjadi 2 alur besar yaitu:

o Alur Penyusunan Surat

Gambar 1 Diagram Alur Penyusunan Surat

Alur ini dimulai pada saat staff ataupun manajer ingin membuat nota dinas yang ditujukan kepada group yang lain. Penjelasan dan alur dari setiap proses adalah sebagai berikut:

1. Staff atau manajer login ke dalam sistem dan memilih untuk memulai proses penyusunan nota dinas

Staff atau manajer kemudian mengisi template nota dinas yang telah disediakan oleh sistem secara otomatis. Template nota dinas dapat distandardisasi dan dapat dikunci sehingga user tidak dapat mengubah baik layout, margin dan font-nya. Dengan menggunakan template ini maka hanya admin yang berhak saja dapat mengupdate master template dan apabila diupdate maka akan langsung berlaku untuk seluruh XXX.

Gambar 2 Tampilan Layar Pembuatan Case Penyusunan Surat

2. Staff atau manajer kemudian menyimpan kembali nota dinas yang sudah diisi ke dalam sistem, mengupload lampiran ke dalam sistem apabila ada dan meneruskan ke Departemen Head untuk direview dan disetujui

Gambar 3 Tampilan Template Nota Dinas yang Disediakan Otomatis

3. Sistem kemudian akan meneruskan ke Departemen Head dan memberikan notifikasi melalui email ataupun sms

4. Departemen Head kemudian login ke dalam sistem dan melihat ada tugas baru untuk melakukan review dan persetujuan nota dinas

Gambar 4 Tampilan Layar untuk Melihat Daftar Seluruh Tugas

5. Departemen Head kemudian membuka tugas dan membuka dokumen nota dinas untuk melakukan review

Gambar 5 Tampilan Layar untuk Melakukan Review

6. Departement dapat melakukan review dengan beberapa cara sebagai berikut:

a. Memberi comments yang dapat dilihat baik oleh staff atau manajer dan reviewer selanjutnya

Gambar 6 Tampilan Layar untuk Memberikan Komentar

b. Memberi catatan terhadap bagian pada dokumen dengan melakukan annotasi

Gambar 7 Tampilan Layar untuk Memberikan Anotasi pada Dokumen

c. Melakukan chatting dengan staff atau manajer apabila sedang online untuk membahas revisi yang perlu dilakukan

Gambar 8 Tampilan Layar untuk Web Chatting

d. Melakukan perubahan terhadap dokumen secara langsung dan disimpan sebagai versi yang baru

7. Departemen Head kemudian dapat memilih untuk melakukan beberapa aksi bergantung pada flow yang didefinisikan sebagai berikut:

a. Perlu Revisi : mengembalikkan tugas kepada staff atau manajer yang menyusun surat

b. Batalkan: membatalkan proses nota dinas

c. Teruskan ke Group Head: meneruskan nota dinas untuk direview dan disetujui oleh Group Head

Apabila proses surat dibatalkan maka sistem bisa dikonfigurasi untuk mengirimkan notifkasi baik melalui email atau sms kepada staff atau manajer yang menyusun surat

8. Apabila Departemen Head memilih "Perlu Revisi" maka tugas akan dikembalikkan kepada staff atau manajer yang menyusun surat untuk direvisi. Staff atau manajer akan menerima notifkasi baik melalui email atau sms untuk melakukan revisi nota dinas. Staff atau manajer kemudian melakukan revisi dengan berdasarkan komentar yang diberikan dan kemudian meneruskan kembali ke Departemen Head dan proses akan kembali ke langkah 4.

9. Apabila Departemen Head memilih "Teruskan ke Group Head" maka sistem kemudian akan memberikan notifikasi dan memunculkan tugas baru di layar aplikasi Group Head

10. Group Head kemudian membuka tugas, membuka dokumen nota dinas dan melakukan review seperti halnya Departemen Head pada langkah 6

11. Group Head kemudian dapat memilih untuk melakukan beberapa aksi bergantung pada flow yang didefinisikan sebagai berikut:

a. Perlu Revisi : mengembalikkan tugas kepada staff atau manajer yang menyusun surat

b. Batalkan: membatalkan proses nota dinas

c. Teruskan ke Direktur Bagian: untuk meneruskan nota dinas yang memerlukan persetujuan Direktur Bagian

d. Setuju dan Distribusikan: menyetujui nota dinas dan meneruskan kepada Group Secretary untuk didistribusikan

12. Apabila Group Head memilih "Perlu Revisi" maka proses akan berlanjut ke Departemen Head dan kembali ke langkah 4

13. Apabila Group Head memilih "Setuju dan Distribusikan" maka sistem akan memberikan notifikasi kepada Group Secretary dan memunculkan tugas baru di layar aplikasi Group Secretary

14. Group Secretary login dan kemudian membuka tugas dan memberi nomor dokumen. Setelah diberi nomor maka sistem kemudian akan melakukan konversi dokumen nota dinas ke dalam format PDF secara otomatis. Apabila diperlukan nota dinas yang sudah dalam format PDF dapat juga diberikan watermark yang menjadi pertanda bahwa dokumen sudah disetujui menggunakan sistem.

Gambar 9 Tampilan Nota Dinas dalam Format PDF dengan Watermark

15. Group Secretary kemudian menentukan alur distribusi kepada Group Head yang menjadi tujuan surat yang menjadi akhir proses penyusunan surat dan memulai alur proses distribusi.

16. Baik Staff, Manajer, Departemen Head, Group Head, Direktur Bagian maupun Direktur Utama dapat mencari dan mengetahui status terakhir dari proses yang sedang berjalan. Sistem juga dapat menampilkan dashboard dan laporan yang berisi statistik dari data real time maupun histroris yang ada di dalam sistem

Gambar 10 Tampilan Pencarian Surat

Gambar 11 Tampilan Layar untuk Melacak Surat

Gambar 12 Tampilan Layar untuk Pelaporan dan Dashboard

o Alur Distribusi Surat

Gambar 13 Alur Distribusi Surat

Proses Distribusi Surat dimulai setelah case surat selesai di-review oleh seluruh pihak terkait di group pembuat dokumen. Berikut adalah penjelasan proses distribusi surat:

1. Group Secretary Compliance terlebih dahulu menentukan apakah surat akan didistribusikan atau tidak.

2. Jika perlu didistribusikan, maka pada halaman “Work Details” Group Secretary Compliance memilih “Distribusi Surat” pada widget “Case Toolbar”. Sesuai dengan konfigurasi, akan muncul daftar pihak-pihak yang dapat didistribusikan langsung oleh masing-masing Group Secretary.

3. Dari daftar distribusi yang muncul, Group Secretary Compliance memilih tujuan distribusi, dalam hal ini dipilih “Distribusi Surat ke Bagian Operation”.

Gambar 14 Distribusi Surat ke Bagian Operation

4. Pada proses berikutnya, Group Secretary Director Operation memilih tujuan langsung (user) yang berada pada bagian (group) yang dituju. Pada daftar tersebut juga dimunculkan daftar user yang dapat dituju oleh setiap Group Secretary.

5. Group Secretary dapat memilih dokumen/content apa saja yang hendak didistribusikan sesuai dengan banyak dokumen/content yang dihasilkan oleh group pembuat.

Gambar 15 Disposisi kepada Director Operation

6. Selanjutnya proses dilanjutkan oleh Director Operation. Melalui sistem, Director Operation akan menerima Notifikasi Email dan SMS bahwa terdapat proses pending yang membutuhkan approval dari Director Operation.

7. Pada halaman “Work List” Director Operation memilih proses/dokumen yang hendak di review.

Gambar 16 Daftar Distribusi Dokumen pada Halaman Work List

8. Director Operation dapat melihat isi dokumen, kemudian melakukan disposisi. Pada menu “Task”, muncul menu “Add Task” dimana pada menu ini muncul daftar user terkait yang menjadi tujuan disposisi. Director Operation dapat menentukan jenis catatan disposisi seperti: Untuk Diketahui, Untuk Disebarkan, Untuk Diselesaikan, dsb.

9. Pada hal ini, Director Operation memilih “Disposisi ke Finance Review” dengan catatan “Untuk Diselesaikan”, dan memilih “Disposisi ke Finance Support” dengan catatan “Untuk Diketahui”.

10. Pada setiap user yang menerima disposisi “Untuk Diselesaikan”, dapat melakukan “Task” seperti “Submit Dokumen Penyelesaian” sebagai dokumen akhir, sesuai dengan permintaan atau isi surat yang dibuat oleh Pelaksana (group pembuat).

11. Pada setiap user yang menerima disposisi “Untuk Diketahui”, dapat melakukan “Arsipkan” sebagai tanda bahwa informasi telah diterima.

12. Pada setiap user yang terlibat dapat melacak riwayat case dengan memilih “History” pada bagian “Case Information”.

Gambar 17 Melacak Status Distribusi

A.2 Penjelasan Product yang Ditawarkan

IBM Production Imaging Edition (PIE) adalah sebuah package produk yang terdiri dari:

- Software Document Imaging: IBM Datacap Taskmaster

- Software Document Management System: IBM FileNet Content Manager

- Software Web Viewer: Daeja ViewONE Pro

- Software Content Centric Workflow: IBM FileNet Imaging Workflow Centric

Gambar 7. IBM PIE

1. IBM Datacap Taskmaster

Datacap Taskmaster adalah solusi yang lengkap untuk document capture dan form

processing. Dengan menggunakan rule engine dari Taskmaster, proses capturing dapat

disesuaikan dengan mudah untuk berbagai kebutuhan bisnis. Perubahan rule juga dapat

dilakukan dengan cepat menggunakan rule engine ini.

Datacap Taskmaster mampu menangkap data dari dokumen terstruktur maupun tidak terstruktur

dengan lebih akurat karena menggabungkan engine recognition terbaik untuk OCR, ICR, OMR, dan

barcode dengan library standard yang terdiri dari ratusan rules-engine.

Berikut adalah proses bisnis Datacap:

a. Import: mengambil/mengimport dokumen dari sumbernya, misalnya:

- Scan: aktivitas yang dilakukan oleh operator

- File Import: untuk dokumen softcopy. File import ini dapat dilakukan manual oleh operator

ataupun otomatis (proses dalam batch)

- Fax & Email: fax atau email server akan mengeksport dokumen ke sebuah folder. Datacap

kemudian akan mengimport file-file tersebut dari folder yang ditunjuk.

- EDI: Datacap dapat mengimport file dari aplikasi lain via protokol EDI (Electronic Data

nterchange)

b. Optimize

Image Enhance: meningkatkan kualitas image sebelum recognition

- Menghilangkan noise dan garis

- Deskew

- Merotasikan image jika tidak sesuai

- Quality Assurance yang manual dan otomatis

- Classify Doc ID: mengotomatisasikan identifikasi dan klasifikasi dokumen. Definisi cukup

dilakukan sekali dan berikutnya dapat berjalan secara otomatis. Klasifikasi dapat dibuat

berdasarkan:

i. Pencarian kata kunci: menggunakan teknologi OCR untuk mencari kata kunci yang

dapat digunakan untuk mengklasifikasi dokumen (contoh: No. Pasien, Kode Transaksi,

dsb)

ii. Pattern Match: menggunakan teknologi “fingerprint” untuk mencocokkan pola suatu

dokumen. Datacap harus dikenalkan dengan pola dokumen dahulu sebelum bisa

mengidentifikasikan dokumen.

iii. Barcode recognition: dokumen dapat diklasifikan bardasarkan pengenalan barcode

c. Read/Recognition

Read/recognition adalah proses otomatis yang dilakukan oleh Datacap (Administrator hanya

perlu mendefinisikan satu kali):

i. OCR (Optical Character Recognition): mengenali tulisan cetak.

ii. ICR (Intelligent Character Recognition): mengenali tulisan tangan

iii. OMR (Optical Mark Recognition): mengenali check box dan option button

iv. Barcode recognition: mengenali barcode

d. Validate

Validasi adalah proses untuk meningkatkan akurasi dari hasil recognition.

i. Lookup: database lookup dan membandingkan value yang diambil dari database

dengan hasil recognition

ii. Compare: membandingkan field yang satu dengan field yang lain

iii. Calculate: kalkulasi matematika

iv. Enforce: validasi berdasarkan suatu aturan bisnis tertentu

e. Verify

Verifikasi adalah pekerjaan manual yang dilakukan oleh operator untuk melakukan Quality

Assurance:

i. Review: operator dapat melihat hasil dari recognition dan validasi

ii. Correct: operator dapat membetulkan hasil dari recognition dan validasi jika belum

akurat

iii. Enter: operator dapat mengisi/membetulkan isi suatu field secara manual.

iv. Route: operator dapat merutekan proses imaging ke orang lain untuk verifikasi tahap

kedua.

f. Deliver

Setelah proses document imaging selesai, sistem akan mengeksport parameter hasil indexing

dan image yang di-scan ke aplikasi lain yang telah ditentukan, seperti:

i. File system dengan gambar disimpan dalam format TIFF atau PDF dan index dalam

format CSV, XML atau TEXT

ii. Document Management System, contoh: FileNet Content Manager

iii. Database lainnya

Berikut adalah fitur-fitur yang dimiliki oleh IBM Datacap:

1. Dapat terintegrasi dengan perangkat scanner dari berbagai merk seperti : Fuji Xerox, Bell-

Howel, Fujitsu, Canon, Kodax, dan lain-lain dengan dukungan driver TWAIN dan ISIS

2. Dapat terintegrasi dengan perangkat Multifunction Printer.

3. Jika ditambahkan connector, Datacap dapat membaca dokumen dari fax, email dan

attachment-nya. Apabila attachment berupa dokumen terkompresi (.zip) maka sistem

dapat melakukan extrasi secara otomatis agar dapat membaca dokumen di dalamnya

4. Sistem berbasiskan rule yang tersentralisasi sehingga memudahkan admin untuk

melakukan pengubahan proses (flow) document imaging dan validasi data input yang

sudah didefinisikan

5. Mendukung distributed scanning (client/server) dengan proses scheduling sehingga hasil

scan dokumen dapat dikirim secara batch bardasarkan jadwal tertentu

6. Memiliki thick-client (windows based client) dan thin-client (web based client) baik untuk

aplikasi scanning dan indexing

7. Mempunyai fasilitas thumbnail viewing selama proses scan dan indexing

8. Mendukung pemrosesan jumlah yang besar (high volume processing) – mampu melakukan

batch scanning di mana dokumennya tercampur baik yang terstruktur, semi-struktural,

maupun dokumen yang tidak terstruktur dalam satu rangkaian proses.

9. Mampu melakukan pengenalan (recognition) terhadap data dalam bentuk table (line item)

dengan baik

10. Mampu mengenali barcode 1D dan 2D.

11. Memiliki teknologi rubberband, yaitu mampu melakukan OCR terhadap suatu bagian image

dengan mouse click atau menggambar suatu area di image hasil scan.

12. Sistem menunjukkan potongan gambar dokumen (snippet image) di samping hasil OCR

sehingga memudahkan operator dalam mengecek keakuratan hasil OCR saat melakukan

indexing.

13. Sistem mendukung penambahan template dokumen yang ada oleh user hanya dengan

menentukan klik atau rubberbband tanpa memerlukan development/coding tambahan

14. Datacap menyediakan tools untuk melakukan konfigurasi dan pengubahan terhadap user

interface (UI) proses scanning dan indexing.

15. Dapat dikustomisasi menggunakan .NET dan memiliki interface ke sistem / aplikasi lain

(API)

16. Memiliki sistem monitoring untuk melihat dan melakukan proses administrasi terhadap

batch-batch dokumen yang sedang diproses.

17. Memiliki modul reporting sehingga dapat menampilkan data statistik seperti jumlah

dokumen yang di-scan, rata-rata dokumen per bulan, performance operator dan laporan

lainnya dalam bentuk chart dan grafik.

2. IBM Filenet Content Manager

IBM FileNet Content Manager (CM) memberikan kemampuan manajemen dokumen yang didesain

secara khusus untuk memenuhi kebutuhan Bank Mandiri Syariah. IBM Filenet adalah suatu aplikasi

Enterprise Content Management (ECM) yang memiliki berbagai fungsi penting yang dibutuhkan oleh

perusahaan untuk melakukan manajemen informasi yang tidak terstruktur seperti dokumen, email,

gambar, video, audio dan lainnya. IBM Filenet mendukung proses mulai dari awal daur hidup dokumen

ketika dokumen di-upload ke dalam sistem hingga dokumen diarsipkan atau dihancurkan.

Berikut ini adalah fungsionalitas dan kelebihan yang disediakan oleh FileNet Content Manager sebagai

solusi Enterprise Content Management:

Enterprise Katalog Dokumen

IBM Filenet menyediakan kemampuan untuk mendefinisikan tipe dokumen beserta dengan

attribute/metada/property-nya yang ada di dalam perusahaan. Tipe dokumen ini dapat berfungsi untuk

mengklasifikasikan dokumen seperti siapa yang dapat mengakses, lokasi penyimpanan, dan masa

retensi-nya. Sedangkan dari metadata/attribute suatu dokumen dapat berguna untuk melakukan

pencarian maupun logik tertentu sesuai dengan bisnis proses yang ada seperti notifikasi email ke

administrator ketika suatu dokumen dengan metadata "tanggal kadaluarsa" sudah terlewati,

pengecekan duplikasi dokumen dan lain sebagainya.

Kategorisasi & Klasifikasi Dokumen

IBM Filenet menyediakan kemampuan bagi admin dan user untuk membuat struktur folder

berdasarkan suatu kategori/klasifikasi tertentu sesuai dengan konteks bisins. Dokumen

kemudian dapat disimpan di dalam folder-folder sesuai dengan kategorinya sehingga akan

lebih mempermudah manajemen dan pencarian dokumen.

Kemudahan Akses melalui Web

IBM Filenet menyediakan tampilan user client yang berbasiskan web sehingga memudahkan akses

bagi user dan menyederhanakan proses deployment oleh admin. User dapat mengakses sistem

tanpa perlu melakukan installasi aplikasi dan hanya menggunakan web browser seperti Internet

Explorer ataupun Mozilla Firefox

Integrasi dengan Microsoft Office dan Portal

IBM Filenet, selain menyediakan media akses melalui web, juga menyediakan kemampuan akses

bagi user menggunakan aplikasi Microsoft Office (Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft

Powerpoint dan Microsoft Outlook) dan dari tampilan portal (Java Portal maupun Microsoft

Sharepoint)

Pengaturan Hak Akses Dokumen

Semua data elektronis pada sistem IBM FIlenet dilindungi oleh Access Control List yang dapat diatur

berdasarkan kebijakan perusahaan. IBM Filenet menyediakan kombinasi hak akses berikut yang

dapat diterapkan baik pada folder maupun dokumen yang disimpan:

- View document properties : dapat melihat keberadaan suatu dokumen dan melihat metadata

dokumen tetapi tidak dapat melihat isi dokumen

- Modify document properties : dapat melihat dan mengubah dokumen properti

- View document : dapat melihat isi dokumen

- Link Document/Annotate : dapat melakukan anotasi terhadap dokumen

- Versioning : dapat melakukan pengeditan terhadap dokumen dan menyimpan hasil

perubahannya sebagai versi yang baru

- Delete : dapat menghapus dokumen

Pengamanan Dokumen yang Disimpan (Enkripsi)

IBM Filenet selain memberikan hak akses terhadap dokumen juga memberikan pengamanan

terhadap dokumen yang disimpan di dalam sistem. IBM Filenet mendukung untuk melakukan

enkripsi terhadap seluruh dokumen yang disimpan sehingga apabila hacker atau user yang

mempunyai akses ke dalam server, storage atau backup media tidak dapat melihat isi dokumennya.

IBM Filenet juga menyediakan fitur destructive delete sehingga dokumen yang dihapus tidak akan

dapat di-restore lagi dengan cara apapun.

Pencarian Dokumen dengan Fulltext Search

Dokumen-dokumen yang telah tersimpan pada sistem dapat dicari dengan menggunakan fitur

search yang disediakan oleh IBM Filenet. Pencarian dokumen dapat dilakukan dengan menggunakan

satu/lebih keyword terhadap metadata maupun isi/konten yang ada di dalam dokumen (Fulltext

Search). User juga dapat memasukkan kriteria-kriteria yang lebih spesifik menggunakan fitur

"Advanced Search" yang disediakan. Admin juga dapat mempermudah user untuk melakukan

pencarian dengan membuat "Search Template" sehingga user cukup memasukkan kriteria-kriteria

yang biasa dicari untuk suatu tipe dokumen tertentu. Setelah dilakukan pencarian, kriteria-kriteria

yang dimasukkan juga dapat disimpan untuk memudahkan pencarian berikutanya.

Built-in Document Viewer – menyediakan dokumen viewer yang terintegrasi dengan web browser

untuk dokumen gambar seperti .tiff, .jpg, .bmp dan .png, dokumen PDF, dan dokumen Microsoft

Office (DOC, XLS dan PPT) tanpa membutuhkan aplikasi native-nya. Built-in viewer ini juga

menyediakan kemampuan untuk user melakukan anotasi terhadap dokumen seperti highlights,

menambahkan coretan dan juga kata-kata.

Advanced Version Control – menyediakan mekanisme untuk menyimpan history (version) dari

dokumen sehingga dapat dilihat sejarah perubahan, user yang melakukan, dan waktu saat dilakukan

perubahan. Secara default, sistem akan selalu menampilkan versi dokumen yang terakhir sehingga

user akan selalu mengakses dokumen yang up-to-date.

Audit Trail - IBM Filenet sebagai suatu solusi enterprise menyediakan kemampuan untuk merekam

segala aktifitas/event yang terjadi pada seluruh dokumen yang disimpan, sebagai contoh proses

query, check-in/check-out/edit document, penghapusan dokumen dan lain sebagainya.

Pada audit trail akan disimpan informasi seperti aktivitas yang dilakukan, object yang diaudit, waktu dan

user yang melakukan aktivitas. Informasi audit ini kemudian dapat ditampilkan pada layar maupun

dalam bentuk report.

Scalable & Reliable - IBM Filenet sebagai leader dalam solusi Enterprise Content Management,

menyediakan skalabiltas yang tinggi mulai dari jumlah volume dokumen dan user yang kecil hingga

milyaran dokumen dengan ribuan user yang mengakses secara bersamaan. Hal ini dapat dicapai baik

dengan melakukan scale up (upgrade server) maupun scale out (dengan menambah jumlah server).

Data skalabilitas ini dapat dilihat pada dokumen benchmark yang telah dilakukan oleh IBM.

Flexible Architecture - IBM Filenet dapat dideploy menggunakan centralize architecture yang

terpusat maupun menggunakan distributed architecture dimana terdapat server yang berada di

cabang. Solusi IBM Filenet untuk distributed dapat dilakukan menggunakan konsep caching dimana

terdapat suatu cache server yang ada di cabang untuk menyimpan sementara semua dokumen dari

pusat sehingga dapat diakses menggunakan network lokal.

Bundled Solution - IBM Filenet Content Manager juga menyertakan beberapa sistem pendukung

lain yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan solusi Enterprise Content Management seperti:

- Database : IBM DB2

- Application Server : IBM Websphere Application Server

- Directory System : Tivoli Directory Services

Dengan keseluruhan sistem utama dan pendukung tersedia dalam suatu bundle solusi dari IBM,

maka akan diperoleh biaya pengadaan yang lebih rendah, deployment sistem lebih cepat dan

administrasi yang lebih mudah.

Platform Pengembangan - IBM Filenet sebagai suatu solusi ECM yang terbuka dan berbasis Service

Oriented Architecture (SOA) juga menyediakan framework, API dan web service (CMIS) untuk dapat

dikembangkan dan diintegrasikan dengan sistem lain. IBM Filenet juga mendukung pengembangan

dengan menggunakan bahasa pemrograman yang populer seperti Java dan Microsoft .NET dan

berada di kuadran Leader di Gartner untuk kategori Enterprise Content Management:

Gambar 8. Gartner Kuadran Leader