GARIS PANDUAN AHLI LEMBAGA PENGARAH LANTIKAN MENTERI ... · PDF filekepada Menteri Kewangan untuk menyertai kontrak, mengambil alih, ... Pengerusi secara amnya mempunyai peranan, tugas

GARIS PANDUAN

AHLI LEMBAGA PENGARAH LANTIKAN

MENTERI KEWANGAN

(DIPERBADANKAN)

Bahagian Syarikat Pelaburan Kerajaan

Kementerian Kewangan

Cetakan Pertama

Disember 2014

GARIS PANDUAN AHLI LEMBAGA PENGARAH LANTIKAN MENTERI KEWANGAN (DIPERBADANKAN) i

KANDUNGAN

BAHAGIAN 1: PENDAHULUAN 1

Tujuan 1

Skop Pemakaian 1

Latar Belakang 1

Punca Kuasa 1

Takrif Syarikat MKD 2

Objektif Syarikat MKD 2

Akta Yang Mentadbir Syarikat MKD 2

Prinsip 3

BAHAGIAN 2: TANGGUNGJAWAB DAN PERANAN 4

Tanggungjawab Lembaga Pengarah 4

Komposisi Lembaga Pengarah 6

Peranan, Tugas dan Tanggungjawab Pengerusi 7

Peranan, Tugas dan Tanggungjawab Pegawai Kerajaan Yang Dilantik Sebagai Ahli Lembaga Pengarah Syarikat Milik MKD 8

BAHAGIAN 3 : DASAR SEMASA YANG TERPAKAI KEPADA SYARIKAT YANG DIKUASAI OLEH MKD 11

Pelantikan/Pelantikan Semula Serta Penetapan Terma Dan Syarat Perkhidmatan Pengerusi dan ALP 11

Pelantikan/Pelantikan Semula Serta Penetapan Terma Dan Syarat Perkhidmatan MD/CEO 11

Dividen 12

Bayaran Bonus/Insentif 13

Penetapan Skala Gaji dan Elaun Kakitangan Syarikat 13

Prosedur Perolehan Syarikat MKD 14

Kerjasama Dengan Rakan Kongsi 14

Keutamaan Kepada Bumiputera 15

Petunjuk Prestasi Utama (KPI) 15

Laporan Pengurusan dan Laporan Kewangan Syarikat 16

Penstrukturan Organisasi Syarikat Dan Penstrukturan Kewangan Syarikat 16

Perjalanan Ke Luar Negara 16

Syarikat Subsidiari 17

BAHAGIAN 4 : LAPORAN DAN PRESTASI 18

Laporan Oleh Ahli Lembaga Pengarah 18

Penilaian Prestasi Lembaga Pengarah 18

BAHAGIAN 5: PENUTUP 19

GLOSARI 20

LAMPIRAN 21

Lampiran 1 : Garis Panduan Kepada Syarikat MKD 21

Lampiran 2 : Garis Panduan Pelantikan Pengerusi, ALP dan MD/CEO Syarikat MKD 22

Lampiran 3: Format Laporan Mesyuarat Lembaga Pengarah 23

GARIS PANDUAN AHLI LEMBAGA PENGARAH LANTIKAN MENTERI KEWANGAN (DIPERBADANKAN) ii

Lampiran 4: Borang Penilaian Rakan ALP (Peer Evaluation) dan Borang Penilaian Lembaga Pengarah Secara Kolektif (Collective Board Assessment) 24

Lampiran 5: Senarai Surat Arahan Yang Dibatalkan 29

GARIS PANDUAN AHLI LEMBAGA PENGARAH LANTIKAN MENTERI KEWANGAN (DIPERBADANKAN) 1

BAHAGIAN 1: PENDAHULUAN

Tujuan

1.1 Garis Panduan ini bertujuan membantu Pegawai Kerajaan yang dilantik sebagai

Ahli Lembaga Pengarah (ALP) mewakili Menteri Kewangan (Diperbadankan) [MKD]

memainkan peranan yang berkesan bagi memastikan:-

a. tadbir urus syarikat MKD yang lebih baik;

b. syarikat MKD beroperasi selaras dengan objektif penubuhannya dengan melaksanakan

pelan perniagaan yang mampan dan berdaya maju; dan

c. semua dasar MKD dipatuhi dan dilaksanakan sepenuhnya oleh syarikat MKD.

Skop Pemakaian

1.2 Garis Panduan ini terpakai kepada Pegawai Kerajaan yang dilantik sebagai ALP untuk

mewakili MKD di dalam syarikat-syarikat di mana MKD memiliki pegangan saham, tertakluk

kepada pengecualian yang ditetapkan oleh MKD dari semasa ke semasa.

Latar Belakang

1.3 Pelaburan Kerajaan dalam syarikat MKD adalah untuk memenuhi jurang pasaran

(market gap) dan bukan semata-mata untuk menjana keuntungan dalam sektor tertentu.

Objektif pelaburan Kerajaan ini dapat dicapai melalui pegangan ekuiti dalam syarikat-

syarikat milik Kerajaan bagi sektor strategik dan/atau sektor yang melibatkan keperluan

menyedia khidmat sosial kepada rakyat seperti perkhidmatan pengangkutan awam (kereta

api, bas dan sebagainya) dan utiliti seperti bekalan air dan elektrik. Kerajaan juga perlu

terlibat dalam aktiviti penyelidikan dan pembangunan (R&D) teknologi bagi merancakkan

pertumbuhan ekonomi kerana kurangnya minat pihak swasta untuk melabur dalam aktiviti

yang berisiko tinggi. Syarikat MKD juga ditubuhkan untuk menarik pelabur tempatan dan

asing melabur dalam bidang khusus seperti bioteknologi dan teknologi maklumat dan

komunikasi (ICT).

Punca Kuasa

1.4 Akta Menteri Kewangan (Pemerbadanan) 1957 (Pindaan 1989) [Akta 375] memberi kuasa

kepada Menteri Kewangan untuk menyertai kontrak, mengambil alih, membeli, mengambil,

memegang dan menikmati segala harta alih dan tidak alih.


Takrif Syarikat MKD

1.5 Syarikat MKD merupakan syarikat yang ditubuhkan di bawah Akta Syarikat 1965 dan dimiliki

oleh Kerajaan melalui MKD dengan pegangan saham biasa. Secara ringkasnya kategori

syarikat-syarikat MKD adalah seperti berikut:-

a. Syarikat majoriti iaitu apabila MKD memiliki lebih daripada 50% pegangan saham biasa

syarikat;

b. Syarikat minoriti iaitu apabila MKD memiliki 50% atau kurang pegangan saham biasa;

dan

c. Saham Khas iaitu apabila MKD memiliki satu pegangan saham biasa atau saham khas

dengan diberikan hak istimewa di bawah Tatacara dan Tataurusan (M&A) syarikat.

Objektif Syarikat MKD

1.6 Objektif syarikat MKD adalah untuk menambah nilai kepada pemegang saham.

Pertambahan nilai boleh diukur dari segi pencapaian prestasi kewangan dan

bukan kewangan. Bagi mencapai objektif tersebut, syarikat MKD perlu:

a. beroperasi dengan cekap pada kos yang optimum;

b. mengeluarkan barangan yang berkualiti dan menyediakan perkhidmatan yang efisien;

dan

c. mengenakan harga, tarif atau caj yang ditetapkan oleh badan kawal selia, bersesuaian

dengan tahap permintaan, kapasiti perniagaan, kos membekal serta menyediakan

barangan dan perkhidmatan.

Akta Yang Mentadbir Syarikat MKD

1.7 Lembaga Pengarah syarikat MKD bertanggungjawab ke atas hala tuju syarikat dengan

merangka strategi di samping memastikan pihak pengurusan syarikat memantau kelancaran

dan keberkesanan pelaksanaan strategi yang dirancang serta pematuhan ke atas undang-

undang dan prosedur yang sedang berkuat kuasa.

1.8 Selain daripada Garis Panduan ini, ALP hendaklah memastikan rujukan dibuat kepada semua

Akta dan dokumen perundangan yang berkuat kuasa dan relevan kepada syarikat MKD,

antaranya seperti berikut:-

a. Akta Syarikat 1965;

b. M&A Syarikat; dan

c. Akta/Undang-undang berkaitan industri di mana syarikat beroperasi, antaranya seperti

di Lampiran 1.


Prinsip

1.9 Prinsip utama yang menyokong Garis Panduan ini adalah:

a. MKD hendaklah melaksanakan kawalan strategik selaras dengan akauntabiliti terhadap

Parlimen dan rakyat;

b. Lembaga Pengarah syarikat MKD perlu memastikan tadbir urus dan kawalan bagi

mengelakkan berlakunya salah guna kuasa dalam pengurusan syarikat;

c. Lembaga Pengarah syarikat MKD perlu memastikan pengurusan syarikat mewujudkan

polisi dan Standard Operating Procedures (SOP) bagi memantapkan tadbir urus

syarikat; dan

d. Lembaga Pengarah perlu merujuk kepada MKD bagi perkara-perkara yang

memerlukan kelulusan pemegang saham seperti mana yang digariskan di bawah

Akta Syarikat 1965, M&A syarikat dan perkara-perkara yang melibatkan dasar

Kerajaan.


BAHAGIAN 2: TANGGUNGJAWAB DAN PERANAN

Tanggungjawab Lembaga Pengarah

2.1 Piagam Lembaga Pengarah (Board Charter) secara umumnya adalah tertakluk kepada

peruntukan di bawah Akta Syarikat 1965. Lembaga Pengarah syarikat MKD perlu

mengetahui, memahami dan menghayati hak, kuasa dan tanggungjawab

Lembaga Pengarah yang diperuntukkan di bawah Akta Syarikat 1965, M&A syarikat MKD,

Malaysian Code of Corporate Governance dan Garis Panduan Ahli Lembaga Pengarah

Lantikan MKD ini.

2.2 Lembaga Pengarah secara khususnya bertanggungjawab ke atas perkara-perkara berikut:-

a. Memastikan bahawa semua peruntukan undang-undang, peraturan dan arahan

di bawah Akta Syarikat 1965, Akta Menteri Kewangan (Pemerbadanan) 1957 dan

undang-undang berkaitan industri yang mengawal operasi syarikat MKD

dipatuhi sepenuhnya;

b. Memastikan bahawa syarikat MKD beroperasi selaras dengan objektif penubuhannya

melalui penyediaan strategi, pelan perniagaan (business plan) yang mantap, dan

rangka kerja tadbir urus yang berkesan. Lembaga Pengarah dipertanggungjawabkan

sepenuhnya untuk memastikan syarikat MKD melaksanakan mandat dan mencapai

objektif yang telah ditetapkan. Walau bagaimanapun, sekiranya terdapat cadangan

untuk melaksanakan sesuatu aktiviti yang di luar mandat/objektif penubuhan syarikat

MKD berkenaan, kelulusan MKD melalui Bahagian Syarikat Pelaburan Kerajaan (BSPK),

Kementerian Kewangan (MOF) perlu diperoleh terlebih dahulu;

c. Menubuhkan Jawatankuasa peringkat Lembaga Pengarah yang bersesuaian

seperti berikut:-

i. Jawatankuasa Audit, Risiko dan Integriti (JARI) yang antara fungsinya adalah

seperti berikut:-

Memastikan Unit Audit Dalam dan Integriti ditubuhkan yang

bertanggungjawab kepada JARI;

Memastikan pengauditan berkala dan perancangan pelan audit dilaksanakan

oleh Unit Audit Dalam sebagai langkah kawalan dan pemantauan terhadap

aspek pengurusan kewangan dan operasi syarikat;

Menyusul isu audit yang dibangkitkan dalam Laporan Ketua Audit Negara

(LKAN) atau kelemahan yang diketengahkan oleh Jabatan Audit Negara

dengan memastikan pihak pengurusan melaksanakan tindakan pembetulan

dan penyelesaian segera ke atas isu berkenaan serta menetapkan dan

memantau pematuhan tarikh serta tempoh masa tindakan penyelesaian;

Sekiranya isu audit yang dibangkitkan dibawa ke perhatian Putrajaya

Inquisition atau Jawatankuasa Kira-kira Wang Awam (Public Accounts


Committe), Pengerusi JARI bertanggungjawab untuk hadir bersama-sama

pihak pengurusan untuk memberi penjelasan; dan

Memastikan pemantauan, penyeliaan, dan penilaian keseluruhan pengurusan

risiko syarikat dan memastikan langkah-langkah pencegahan dilaksanakan.

ii. Jawatankuasa Pencalonan dan Ganjaran yang antara fungsinya adalah seperti

berikut:

Meneliti cadangan pelantikan/pelantikan semula serta tempoh perkhidmatan

Pengerusi, ALP dan pengurusan kanan syarikat termasuk Pengarah

Urusan/Ketua Pegawai Eksekutif (MD/CEO). Kesemua cadangan ini perlu

dibentangkan di peringkat Lembaga Pengarah untuk perakuan sebelum

dikemukakan untuk kelulusan MKD kecuali bagi pelantikan pengurusan

kanan; dan

Menimbang dan memperakukan mengenai cadangan pelarasan struktur gaji,

kenaikan gaji tahunan MD/CEO dan staf, semakan Perjanjian Bersama

Kesatuan Pekerja (Collective Agreement) dan pembayaran bonus. Kesemua

cadangan ini perlu dibentangkan di peringkat Lembaga Pengarah untuk

perakuan sebelum dikemukakan untuk kelulusan MKD kecuali kenaikan gaji

tahunan staf.

iii. Jawatankuasa Perolehan yang antara fungsinya adalah seperti berikut:

Memastikan Manual Perolehan diwujudkan dan dikemas kini serta

diperakukan untuk pertimbangan dan kelulusan Lembaga Pengarah; dan

Menimbang dan memutuskan tender mengikut had nilai kuasa perolehan

yang diluluskan oleh Lembaga Pengarah.

iv. Jawatankuasa Pelaburan yang antara fungsinya adalah seperti berikut:

Meneliti dan menimbangkan cadangan pelaburan yang dikemukakan pihak

pengurusan;

Memantau perancangan dan aktiviti pelaburan agar mengikut bajet yang

ditetapkan; dan

Memastikan penilaian risiko dibuat ke atas setiap cadangan pelaburan.

v. Jawatankuasa-jawatankuasa lain yang bersesuaian.

d. Memastikan bahawa Pengerusi tidak menganggotai Jawatankuasa peringkat Lembaga

Pengarah yang boleh menimbulkan konflik kepentingan;

e. Memastikan MD/CEO tidak menganggotai JARI untuk mengelakkan percanggahan

kepentingan dan mengamalkan tadbir urus terbaik;

f. Memastikan kewujudan/penggubalan polisi syarikat yang jelas, had kuasa

(Limit of Authority - LOA) yang kemas dan teratur serta SOP yang sentiasa relevan

tanpa menjejaskan kawalan, selaras dengan amalan terbaik industri;


g. Memastikan penyediaan akaun dan laporan kewangan tahunan syarikat dilaksanakan

dengan betul dan teratur. Menimbang cadangan belanjawan tahunan syarikat dan

memastikan perbelanjaan dibuat berdasarkan belanjawan yang telah diluluskan;

h. Memastikan syarikat menyediakan laporan pengurusan secara berkala,

sekurang-kurangnya setiap suku tahun dan mencadangkan penambahbaikan kepada

kelemahan yang dikenal pasti;

i. Mengenal pasti, menilai dan mengesyorkan calon yang sesuai bagi jawatan MD/CEO,

menilai prestasi MD/CEO semasa serta menyediakan pelan penggantian (succession

planning) MD/CEO dan pengurusan kanan syarikat;

j. Memastikan semua keputusan Lembaga Pengarah yang telah diluluskan oleh MKD

dilaksanakan mengikut jangka masa yang ditetapkan di mana berkaitan;

k. Memastikan semua perbincangan di peringkat mesyuarat Lembaga Pengarah

dicatatkan dengan tepat dalam minit mesyuarat termasuk jika terdapat bantahan; dan

l. Memastikan Lembaga Pengarah tidak menyalah gunakan kuasa dalam penentuan

elaun, kemudahan dan faedah kepada ALP serta melaksanakan tanggungjawab secara

bermoral dan beretika.

2.3 Lembaga Pengarah perlu merujuk kepada MKD mengenai perkara atau hal yang kurang jelas

(grey areas) berkaitan aktiviti, dasar dan hala tuju syarikat serta mendapatkan kelulusan

MKD jika perlu.

Komposisi Lembaga Pengarah

2.4 Bagi memastikan komposisi dan keanggotaan Lembaga Pengarah yang cekap dan mantap,

Lembaga Pengarah boleh:-

a. Mengenal pasti kebolehan serta ciri-ciri personaliti yang diperlukan dalam komposisi

Lembaga Pengarah dan mengesyorkan kepada MKD sistem penggantian ALP yang

teratur, tertakluk kepada M&A syarikat. Garis panduan pelantikan Pengerusi, ALP dan

MD/CEO adalah seperti di Lampiran 2;

b. Lembaga Pengarah Syarikat MKD haruslah terdiri daripada ahli-ahli yang mempunyai

pelbagai kemahiran seperti perdagangan, kewangan, perakaunan, undang-undang,

pemasaran, hubungan di tempat kerja, pengurusan dan kemahiran lain yang berkaitan

dengan operasi syarikat MKD, dan dilantik atas kapasiti peribadi mereka tersendiri bagi

menyumbang kepada Lembaga Pengarah yang dinamik, cekap dan berkesan; dan

c. Setiap tahun, ALP perlu menilai prestasi Lembaga Pengarah secara kolektif dan ALP

lain (peer rating) secara individu termasuk Pengerusi. Penilaian prestasi ini wajar

diambil kira dalam pertimbangan pelantikan semula ALP sedia ada.


Peranan, Tugas dan Tanggungjawab Pengerusi

2.5 Pengerusi Lembaga Pengarah bertanggungjawab mempengerusikan mesyuarat Lembaga

Pengarah dan sentiasa memastikan Lembaga Pengarah berfungsi dengan berkesan.

Pengerusi secara amnya mempunyai peranan, tugas dan tanggungjawab seperti berikut:-

a. memastikan struktur Lembaga Pengarah yang jelas untuk kelancaran fungsi dan

peranan Lembaga Pengarah;

b. berdaya kepimpinan dan berwibawa dalam mewakili syarikat di mata awam serta

memahami pandangan dan keutamaan pihak berkepentingan (stakeholders);

c. memastikan pengurusan menyediakan maklumat yang tepat, terkini dan jelas supaya

semua ALP mendapat penerangan sewajarnya berkaitan isu dan perkara yang

dibangkitkan dalam mesyuarat bagi membantu ALP membuat keputusan;

d. memastikan setiap resolusi Lembaga Pengarah yang substantif dan memerlukan

perbincangan mendalam dikemukakan untuk pengundian secara fizikal manakala

Resolusi Pekeliling Lembaga Pengarah (Directors Circular Resolution) hanya dihadkan

kepada perkara-perkara yang tidak kompleks dan tidak memerlukan perbincangan

mendalam;

e. memastikan semua keputusan Lembaga Pengarah dilaksanakan secara efektif dari segi

keutamaan, kecekapan, keberkesanan dan kewangan;

f. memastikan penilaian prestasi Lembaga Pengarah dan setiap ALP secara individu

dilaksanakan;

g. menerajui dalam mengenal pasti dan memenuhi keperluan latihan serta

pembangunan Lembaga Pengarah;

h. memastikan batas tanggung jawab antara Lembaga Pengarah dan Pengurusan

difahami dengan jelas serta dihormati dan hubungan antara Lembaga Pengarah dan

Pengurusan dijalin secara profesional dan membina;

i. sebagai wakil syarikat, selain dari MD/CEO, bagi pasaran domestik dan antarabangsa;

j. menetapkan agenda bagi Mesyuarat Lembaga Pengarah sebagaimana yang

dirundingkan bersama MD/CEO dan Setiausaha Syarikat;

k. menetapkan tempoh masa yang bersesuaian dan sewajarnya bagi membincangkan

perkara yang kompleks atau kontroversi dan boleh mengaturkan

mesyuarat/perbincangan tidak rasmi terlebih dahulu, jika perlu, sebagai persediaan

sebelum Mesyuarat Lembaga Pengarah diadakan;


l. bertindak sebagai fasilitator semasa mesyuarat untuk memastikan:-

i. tiada ahli yang mendominasi mesyuarat;

ii. perbincangan penuh dilaksanakan dan mampu membantu MD/CEO menentukan

keseragaman dasar dengan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) yang ditetapkan; dan

iii. peluang kepada ALP memberi kepelbagaian pendapat untuk menggalakkan

perdebatan dan proses membuat keputusan yang bermaklumat

(informed decision making).

m. memastikan komunikasi berkesan dengan pemegang saham dan semua pihak

berkepentingan (stakeholders); dan

n. membina dan mengekalkan hubungan kerja yang efektif dengan Pengurusan dan

memudahkan komunikasi lebih berkesan di antara ALP dan Pengurusan, sama ada di

dalam atau di luar mesyuarat Lembaga Pengarah.

Peranan, Tugas dan Tanggungjawab Pegawai Kerajaan Yang Dilantik Sebagai Ahli

Lembaga Pengarah Syarikat Milik MKD

2.6 ALP yang baharu dilantik wajar memastikan MD/CEO atau Pengurusan memberi taklimat

terperinci mengenai aktiviti syarikat dan prosedur serta tatacara yang berkuat kuasa dalam

syarikat sebelum memulakan peranan sebagai ALP.

2.7 ALP bertanggungjawab untuk memahami tugas dan tanggungjawab fidusiari (sebagaimana

diperuntukkan di bawah Akta Syarikat 1965) sebagai Pengarah Syarikat.

2.8 Walau bagaimanapun, sebagai ALP yang dilantik oleh Kerajaan, Pengarah juga perlu

mengambil kira kepentingan Kerajaan dalam membuat keputusan. Sekiranya terdapat

percanggahan kepentingan atau konflik yang tidak dapat dielakkan, ALP sewajarnya

mengutamakan kepentingan syarikat. ALP boleh mengisytiharkan percanggahan

kepentingan atau konflik tersebut dan mengecualikan diri (abstain) daripada mengundi.

2.9 Setiap ALP perlu memainkan peranan masing-masing secara berkesan dengan

melaksanakan perkara-perkara berikut:

a. mengetahui dan memahami dengan jelas aktiviti teras syarikat;

b. mengetahui, memahami dan mempraktikkan care, skill dan diligence dalam memberi

nasihat, pendapat dan pandangan serta membuat keputusan;

c. mengguna pakai Garis Panduan seperti di Lampiran 1, di samping perlu sentiasa

membaca, memahami dan melengkapkan diri dengan maklumat terkini berkaitan

perkembangan industri di mana syarikat beroperasi serta sebarang perubahan dalam

garis panduan atau perundangan yang berkaitan;


d. menghadiri lebih daripada 50% (75% bagi Institusi Kewangan Pembangunan - DFI)

mesyuarat Lembaga Pengarah, mesyuarat Jawatankuasa yang dianggotainya dan

mesyuarat penting lain bagi memastikan semua peranan, tugas dan tanggungjawab

Lembaga Pengarah dapat dilaksanakan dengan sempurna. Kegagalan menghadiri tiga

mesyuarat Lembaga Pengarah secara berturut-turut boleh mengakibatkan keahlian

digugurkan;

e. memperkasakan diri dengan menghadiri latihan dan kursus dari semasa ke semasa

serta melengkapkan diri dengan maklumat terkini bagi memantapkan peranannya

sebagai ALP. Setiap ALP yang baru pertama kali dilantik hendaklah menghadiri Kursus

Asas atau Onboarding Program dalam tempoh 6 bulan dari tarikh lantikan sebagai ALP

syarikat MKD di mana perbelanjaan menghadiri kursus ini ditanggung oleh syarikat.

Kegagalan menghadiri kursus berkenaan dalam tempoh yang diberikan akan

menyebabkan perkhidmatan sebagai ALP Syarikat MKD ditamatkan mulai tarikh

6 bulan berakhir;

f. membuat pengisytiharan sekiranya terdapat kepentingan dalam syarikat atau

perolehan/cadangan projek sama ada kepunyaan sendiri atau ahli keluarga

(isteri/suami atau anak-anak). Sekiranya wujud percanggahan kepentingan dalam

sesebuah projek/perolehan maka ALP tersebut perlu mengecualikan diri (abstain)

daripada menyertai perbincangan dan membuat sebarang keputusan mengenainya;

g. melindungi maklumat yang dikategorikan sebagai rahsia atau sulit (trade secret)

daripada didedahkan kepada umum, terutama yang boleh memberi kesan kepada nilai

syarikat MKD, mempengaruhi keputusan Kerajaan berhubung syarikat MKD tersebut

atau di mana Kerajaan melalui MKD mempunyai kepentingan yang sah;

h. tidak menyalahgunakan kuasa, hak dan harta yang telah dipertanggungjawabkan

sebagai ALP syarikat dan perlu sentiasa mengikut peraturan dan kelayakan yang telah

ditetapkan. ALP juga dilarang daripada menyalah guna sebarang maklumat yang

diperoleh semasa memegang jawatan sebagai Pengarah serta ditegah daripada

melakukan perkara yang mungkin menjejaskan kepentingan syarikat;

i. memastikan syarikat mematuhi dasar semasa Kerajaan mengenai pengurusan

korporat syarikat MKD seperti di Bahagian 3 Garis Panduan ini oleh syarikat MKD;

j. memastikan syarikat mendapatkan kelulusan MKD ke atas perkara-perkara yang

memerlukan pertimbangan Pemegang Saham berdasarkan obligasi yang ditetapkan di

bawah Akta Syarikat 1965, M&A Syarikat dan Arahan-arahan MKD;

k. jika terdapat percanggahan kepentingan (conflict of interest) di antara kepentingan

syarikat dan Kerajaan sama ada sebagai pemegang saham atau sebagai pembuat dasar

negara, Pegawai Kerajaan berkenaan perlu menggunakan budi bicara untuk

menyampaikan pendirian pemegang saham (MKD);


l. digalakkan menganggotai Jawatankuasa Audit, Risiko dan Integriti syarikat MKD. Jika

terdapat sebarang tanda penyelewengan termasuk amalan memanipulasi akaun dan

penyalahgunaan kuasa, perkara ini hendaklah dibawa kepada perhatian mesyuarat

Lembaga Pengarah untuk tindakan ke atas pengurusan serta dilaporkan kepada MKD

dengan segera;

m. memastikan mekanisme kawalan diwujudkan bagi syarikat MKD yang menerima

bantuan kewangan daripada Kerajaan (seperti geran, subsidi, pinjaman, jaminan dan

lain-lain), agar penggunaannya mengikut tujuan penyaluran yang diluluskan,

memantau pengeluaran dan pematuhan jadual bayaran balik serta melaporkan kepada

MKD sekiranya terdapat sebarang ketidakpatuhan;

n. mesti mengetahui, memahami dan memastikan syarikat MKD berkenaan mematuhi

hak, kuasa dan keistimewaan pemegang saham khas seperti yang diperuntukkan

dalam M&A syarikat bagi syarikat di mana MKD memiliki pegangan saham khas

(golden share);

o. menyediakan Laporan Mesyuarat Lembaga Pengarah sebagaimana yang digariskan

di para 4.1 Bahagian 4 Garis Panduan ini; dan

p. meletak jawatan dalam semua Lembaga Pengarah syarikat MKD yang dianggotai

apabila:-

i. Pegawai Kerajaan berkenaan telah bersara/meletakkan jawatan sebagai

penjawat awam; dan

ii. bertukar ke Kementerian atau Agensi lain.


BAHAGIAN 3 : DASAR SEMASA YANG TERPAKAI KEPADA SYARIKAT YANG

DIKUASAI OLEH MKD

Pelantikan/Pelantikan Semula Serta Penetapan Terma Dan Syarat Perkhidmatan

Pengerusi dan ALP

3.1 Perkara berkaitan pelantikan/pelantikan semula Pengerusi dan ALP memerlukan Lembaga

Pengarah mendapat kelulusan daripada MKD.

3.2 Lembaga Pengarah boleh mengenal pasti dan mengesyorkan kepada MKD sekiranya

terdapat calon berkelayakan untuk mengisi jawatan Pengerusi atau ALP syarikat.

3.3 Kelulusan MKD juga perlu dipohon ke atas perkara-perkara berikut:-

a. penetapan dan pindaan ke atas terma dan syarat perkhidmatan bagi Pengerusi dan

ALP syarikat MKD semasa dalam tempoh perkhidmatan; dan

b. pemberian sebarang bentuk insentif1 kewangan dan bukan kewangan termasuk

honorarium/sagu hati/ex-gratia/faedah percutian kepada mana-mana ALP dan/atau

Lembaga Pengarah secara kolektif.

3.4 Tempoh perkhidmatan maksimum bagi setiap Pengerusi dan ALP adalah 6 tahun.

Pelantikan/Pelantikan Semula Serta Penetapan Terma Dan Syarat Perkhidmatan

MD/CEO

3.5 Perkara berkaitan pelantikan/pelantikan semula/penetapan terma dan syarat perkhidmatan

MD/CEO memerlukan Lembaga Pengarah mendapat kelulusan daripada MKD.

3.6 Lembaga Pengarah boleh mengenal pasti dan mengesyorkan kepada MKD calon

berkelayakan untuk mengisi jawatan MD/CEO.

3.7 Kelulusan MKD juga perlu dipohon ke atas perkara-perkara berikut:-

a. penetapan dan pindaan ke atas terma dan syarat perkhidmatan;

b. pencalonan sebagai ALP dalam syarikat bukan subsidiari atau bersekutu;

c. kenaikan gaji tahunan; dan

d. pembayaran bonus.

3.8 Lembaga Pengarah perlu menilai dan memperakukan prestasi perkhidmatan MD/CEO setiap

akhir tahun kewangan syarikat. Penilaian prestasi perlu dibuat berdasarkan KPI yang telah

ditetapkan oleh Lembaga Pengarah pada awal tahun kewangan. Laporan tersebut perlu

1 Insentif ini tidak termasuk kemudahan yang secara umum turut disediakan kepada pihak pengurusan, contoh, elaun

telefon bimbit, small electronic gadget.


dikemukakan kepada MKD oleh Pengerusi dalam tempoh sebulan sebelum tahun kewangan

berakhir.

3.9 Tempoh perkhidmatan MD/CEO bagi setiap kontrak perkhidmatan adalah maksimum

selama 3 tahun dan pelantikan semula boleh dipertimbangkan tertakluk kepada kelulusan

MKD.

Dividen

3.10 Pemakaian Dasar Dividen ini adalah hanya untuk syarikat majoriti MKD. Bagi syarikat

minoriti MKD, jumlah dividen adalah tertakluk kepada kelulusan Lembaga Pengarah masing-

masing.

3.11 Lembaga Pengarah Syarikat MKD dipertanggungjawabkan untuk menetapkan atau/dan

mengkaji semula polisi dividen syarikat masing-masing dari semasa ke semasa.

3.12 Semua bayaran dividen hendaklah dibuat daripada keuntungan sahaja seperti mana

peruntukan di bawah Seksyen 365(1), Akta Syarikat 1965. Di mana ia tidak bercanggah

dengan seksyen tersebut atau seksyen-seksyen lain, keuntungan itu adalah termasuk

keuntungan luar biasa.

3.13 Syarikat MKD hendaklah melaporkan polisi dividen yang diguna pakai oleh syarikat dan

perlu menghantar notis sekiranya berlaku perubahan pada polisi dividen syarikat.

3.14 Jenis Dividen

a. Dividen Biasa

Dividen perlu dibayar kepada MKD sebagai pemegang saham daripada keuntungan

iaitu Net Profit After Tax atau Net Profit For The Year (berdasarkan kepada

International Financial Reporting Standards yang diguna pakai di Malaysia) yang

diperoleh bagi sesuatu tahun kewangan syarikat berkenaan.

Dividen syarikat masing-masing ditetapkan berdasarkan kepada dividend payout ratio

yang bersesuaian dengan prestasi kewangan serta pelan perniagaan syarikat,

berasaskan kepada Profit After Tax, Free Cash Flow dan Pelan Perniagaan syarikat bagi

setiap tahun.

b. Dividen Khas

Sekiranya lebihan keuntungan (excessive profit) diperoleh bagi sesuatu tahun

kewangan, peratusan dividen kepada pemegang saham perlu ditingkatkan tanpa

menjejaskan kedudukan kewangan syarikat berkenaan.

c. Dividen Interim

Lembaga Pengarah boleh mempertimbangkan pembayaran dividen interim tertakluk

kepada prestasi kewangan syarikat.


3.15 Dividen yang telah diisytiharkan sama ada dividen biasa atau khas perlu dijelaskan dalam

tahun kewangan semasa dividen tersebut diisytiharkan.

3.16 Bagi syarikat MKD yang memperoleh keuntungan dalam sesuatu tahun kewangan tetapi

Lembaga Pengarah memutuskan untuk tidak membayar dividen atas sebab-sebab tertentu,

syarikat perlu mengemukakan permohonan pengecualian pembayaran dividen pada tahun

kewangan tersebut untuk kelulusan MKD.

3.17 Lembaga Pengarah Syarikat Induk hendaklah berusaha memastikan supaya semua Syarikat

Subsidiari membayar dividen kepada Syarikat Induk masing-masing agar Syarikat Induk

berkenaan dapat membayar dividen kepada pemegang sahamnya. Lembaga Pengarah

Syarikat Induk perlu memastikan Dasar Dividen ini dilaksanakan dalam semua Syarikat

Subsidiari mereka.

Bayaran Bonus/Insentif

3.18 Lembaga Pengarah perlu memastikan pengurusan syarikat menyediakan polisi pembayaran

bonus kepada staf syarikat masing-masing dan memperakukan cadangan bonus pool

tahunan untuk pertimbangan dan kelulusan MKD. Pertimbangan bayaran bonus adalah

sebagai motivasi dan mempertingkatkan semangat bekerja untuk mencapai prestasi lebih

tinggi.

3.19 Lembaga Pengarah perlu mengambil kira, antara lainnya perkara-perkara berikut dalam

memperakukan cadangan pembayaran bonus:-

a. syarikat MKD memperoleh keuntungan operasi yang munasabah sebelum cukai;

b. syarikat MKD telah mencapai KPI yang telah ditetapkan;

c. pembayaran bonus telah mengambil kira peruntukan bayaran balik baki pinjaman

tertunggak dengan Kerajaan atau mana-mana institusi kewangan;

d. pembayaran bonus dibuat selepas pengisytiharan dividen; dan

e. pertimbangan bonus dibuat selepas Laporan Kewangan Beraudit dikemukakan

kepada MKD untuk Mesyuarat Agung Tahunan.

3.20 Bagi syarikat MKD yang tidak menjana keuntungan, cadangan pembayaran insentif boleh

diperakukan oleh Lembaga Pengarah sebelum dikemukakan kepada MKD untuk

pertimbangan dan kelulusan dengan mengambil kira pencapaian KPI tahunan syarikat.

Penetapan Skala Gaji dan Elaun Kakitangan Syarikat

3.21 Lembaga Pengarah perlu memastikan skala gaji dan elaun diwujudkan untuk setiap gred dan

jawatan. Skala gaji dan elaun tersebut mestilah tidak melebihi skala gaji dan elaun yang


diterima oleh MD/CEO yang telah ditetapkan oleh MKD kecuali bagi kepakaran khusus atau

kepakaran yang sukar diperoleh dalam pasaran.

3.22 Bagi urusan berkaitan pelarasan gaji, cadangan hendaklah diperakui dan dipersetujui oleh

Lembaga Pengarah sebelum dikemukakan kepada MKD untuk kelulusan.

3.23 Kenaikan gaji tahunan untuk staf boleh diputuskan oleh Lembaga Pengarah dengan

mengambilkira amalan industri, kadar inflasi, prestasi kerja dan lain-lain.

3.24 Lembaga Pengarah juga dibenarkan meluluskan penetapan dan pindaan ke atas Perjanjian

Bersama Kesatuan Sekerja antara syarikat dan pihak kesatuan sekerja.

Prosedur Perolehan Syarikat MKD

3.25 Lembaga Pengarah dan pengurusan syarikat MKD adalah bertanggungjawab sepenuhnya ke

atas pengurusan perolehan syarikat. Manual Perolehan yang menggariskan SOP yang akan

diguna pakai dalam pengendalian urusan berkaitan perolehan syarikat perlu disediakan dan

diluluskan oleh Lembaga Pengarah bagi memastikan pengurusan perolehan dibuat secara

telus, adil dan teratur.

3.26 Manual Perolehan ini perlu disemak dan dikaji semula oleh Lembaga Pengarah dari

semasa ke semasa atau sekurang-kurangnya setiap lima tahun. Rujukan kepada The Red

Book: Procurement Guidelines & Best Practices yang telah dikeluarkan oleh Putrajaya

Committee on GLC High Performance pada April 2006 boleh dijadikan sebagai garis

panduan.

3.27 Sesalinan Manual Perolehan yang telah diluluskan oleh Lembaga Pengarah syarikat

hendaklah dikemukakan kepada MKD sebagai rujukan.

3.28 Walau bagaimanapun, syarikat yang MKD mempunyai pegangan ekuiti majoriti perlu

mengemukakan permohonan perolehan kepada MOF bagi segala urusan perolehan yang

melebihi RM300 juta.

Kerjasama Dengan Rakan Kongsi

3.29 Bagi syarikat MKD yang mandat terasnya bukan melaksanakan pembangunan perumahan

dan pembangunan tanah tetapi memiliki tanah dan berhasrat untuk membangunkannya

secara usaha sama dengan rakan kongsi bagi meningkatkan pendapatan syarikat,

diwajibkan untuk mendapat kelulusan MKD sekiranya kos terlibat sama ada dalam bentuk

ekuiti, penggunaan dana dalaman atau pinjaman, berada di tahap berikut:-

a. Ekuiti dalam usaha sama melebihi 25% daripada jumlah aset syarikat atau RM100 juta

yang mana lebih tinggi; atau


b. Pembiayaan kos projek oleh syarikat MKD dalam usaha sama ini sama ada dalam

bentuk penggunaan dana dalaman atau pinjaman menjejaskan dana pemegang saham

dan rizab syarikat.

3.30 Bagi pelaburan usaha sama yang tidak memenuhi syarat-syarat di perenggan 3.29 a. atau

3.29 b., Lembaga Pengarah adalah bertanggungjawab sepenuhnya ke atas keputusan

pelaburan tersebut.

Keutamaan Kepada Bumiputera

3.31 Selaras dengan komitmen Kerajaan untuk terus memperkasakan ekonomi Bumiputera,

Lembaga Pengarah syarikat MKD harus memastikan semua inisiatif Bumiputera yang

melibatkan peranannya secara langsung atau tidak langsung dilaksanakan dengan jayanya.

Lembaga Pengarah syarikat MKD harus peka dengan setiap inisiatif terkini yang diumumkan

Kerajaan daripada semasa ke semasa mengenai agenda pemerkasaan ekonomi Bumiputera.

3.32 Syarikat yang diiktiraf sebagai sebuah syarikat Bumiputera hendaklah memenuhi kriteria-

kriteria seperti berikut:-

a. sekurang-kurangnya 51% daripada pemilikan saham syarikat dimiliki oleh Bumiputera

dan pemilikan saham individu Bumiputera hendaklah melebihi saham individu bukan

Bumiputera;

b. sekurang-kurangnya 51% daripada Lembaga Pengarah syarikat dipegang oleh

Bumiputera;

c. jawatan Ketua Eksekutif, Pengarah Urusan atau Pengurus Besar dan jawatan-jawatan

penting lain (key post) hendaklah dipegang oleh Bumiputera;

d. sekurang-kurangnya 51% daripada pekerja syarikat hendaklah terdiri dari Bumiputera;

e. pengurusan kewangannya hendaklah dikuasai oleh Bumiputera; dan

f. carta organisasi dan fungsi pengurusan syarikat hendaklah menunjukkan penguasaan

sepenuhnya oleh Bumiputera.

Petunjuk Prestasi Utama (KPI)

3.33 Lembaga Pengarah perlu memastikan semua syarikat MKD menetapkan KPI masing-masing

berdasarkan elemen yang sesuai dengan mandat dan operasi syarikat, contohnya seperti

berikut:-

a. Petunjuk prestasi kewangan (contoh: sasaran pendapatan, inisiatif pengurangan kos

operasi dan sebagainya);


b. Petunjuk prestasi bukan kewangan (contoh: sasaran tahap perkhidmatan, pematuhan

standard, kajian kepuasan pelanggan dan sebagainya); dan

c. Menetapkan wajaran yang bersesuaian bagi setiap petunjuk berdasarkan perniagaan

teras syarikat.

3.34 Penetapan KPI bagi tahun kewangan berikutnya perlu dimuktamadkan oleh Lembaga

Pengarah selewat-lewatnya 2 minggu sebelum tahun kewangan semasa berakhir dan

dikemukakan untuk makluman MKD.

3.35 Laporan pencapaian KPI setiap suku tahun perlu diperakukan oleh Lembaga Pengarah dan

dikemukakan kepada MKD sebelum atau pada 30 atau 31 hari bulan berikutnya selepas

berakhir setiap suku tahun.

Laporan Pengurusan dan Laporan Kewangan Syarikat

3.36 Syarikat MKD hendaklah mengemukakan pada akhir bulan Januari setiap tahun perkara-

perkara seperti berikut:

a. perancangan perniagaan dan bajet tahunan;

b. unjuran kewangan berdasarkan perancangan perniagaan; dan

c. unjuran bayaran dividen.

3.37 Lembaga Pengarah perlu memastikan sesalinan Laporan Pengurusan dan Laporan Kewangan

Syarikat (Akaun Pengurusan) Suku Tahun dikemukakan kepada MKD selewat-lewatnya pada

30 atau 31 hari bulan berikutnya selepas berakhir setiap suku tahun.

3.38 Jika syarikat berkenaan mengalami kerugian atau kemerosotan dalam keuntungan/hasil,

perkara ini perlu dibincangkan di Mesyuarat Lembaga Pengarah dan penjelasan serta cara

mengatasinya perlu diperoleh daripada pihak pengurusan dan dilaporkan kepada MKD dari

semasa ke semasa.

3.39 Jika kedudukan kewangan syarikat berkenaan terus merosot, Lembaga Pengarah perlu

mengambil inisiatif supaya kajian mendalam dan menyeluruh dilaksanakan melalui

pengauditan khusus.

Penstrukturan Organisasi Syarikat Dan Penstrukturan Kewangan Syarikat

3.40 Penstrukturan semula organisasi syarikat dan/atau inisiatif penstrukturan kewangan syarikat

perlu diperakukan oleh Lembaga Pengarah dan dikemukakan untuk kelulusan MKD.

Perjalanan Ke Luar Negara

3.41 Semua perjalanan ke luar negara yang dibuat oleh pihak pengurusan syarikat MKD perlu

mendapat kelulusan Lembaga Pengarah sebelum sesuatu perjalanan dibuat.


Lembaga Pengarah bertanggungjawab untuk memastikan lawatan atau urusan perjalanan

ke luar negara benar-benar menyumbang kepada peningkatan hasil dan produktiviti ke arah

pencapaian sasaran aktiviti syarikat.

Syarikat Subsidiari

3.42 Sebarang cadangan penubuhan syarikat subsidiari perlu dikemukakan kepada MKD untuk

pertimbangan dan kelulusan.

3.43 Syarikat subsidiari perlu mendapatkan kelulusan Lembaga Pengarah syarikat induk bagi

perkara-perkara berikut:-

a. Perkara dasar termasuk pelantikan ALP, dasar perolehan, dasar pelaburan, struktur gaji,

terma dan syarat perkhidmatan kakitangan, discretionary authority limit, hala tuju

syarikat (business model, KPI, dan sebagainya);

b. Sebarang cadangan pelaburan atau pelupusan aset perlulah selaras dengan peruntukan

Seksyen 132c, Akta Syarikat 1965;

c. bayaran elaun kepada ALP dalam subsidiari syarikat MKD dengan pegangan saham 50%

dan ke atas. Kadar bayaran elaun di peringkat subsidiari perlulah dimaklumkan kepada

MKD; dan

d. pemberian sebarang bentuk insentif2 kewangan dan bukan kewangan termasuk

honorarium/sagu hati/ex-gratia/faedah percutian kepada mana-mana ALP dan/atau

Lembaga Pengarah secara kolektif, dalam subsidiari syarikat MKD dengan pegangan

saham 50% dan ke atas, serta dimaklumkan kepada MKD.

3.44 Pegawai eksekutif syarikat induk yang menduduki Lembaga Pengarah syarikat subsidiari

tidak dibayar elaun bulanan ALP.

3.45 MD/CEO syarikat MKD boleh menduduki Lembaga Pengarah dalam syarikat subsidiari

(100% pegangan ekuiti) sebagai Pengerusi atau ALP jika syarikat induk tersebut berstatus

holding company dan syarikat subsidiari menjalankan aktiviti utama (core business) syarikat

induk. Had maksimum yang boleh dianggotai oleh MD/CEO adalah sebanyak lima sahaja.

3.46 Lembaga Pengarah syarikat induk harus memastikan laporan prestasi syarikat subsidiari

dibentangkan dari semasa ke semasa dalam mesyuarat Lembaga Pengarah syarikat induk

bagi tujuan pemantauan.

2 Insentif ini tidak termasuk kemudahan yang secara umum turut disediakan kepada pihak pengurusan, contoh, elaun

telefon bimbit, small electronic gadget.


BAHAGIAN 4 : LAPORAN DAN PRESTASI

Laporan Oleh Ahli Lembaga Pengarah

4.1 Sekiranya terdapat isu berkaitan Kerajaan yang perlu dilaporkan contohnya isu kewangan

seperti geran dan subsidi, pengecualian daripada undang-undang atau peraturan, Pegawai

Kerajaan yang dilantik sebagai ALP syarikat MKD perlu mengemukakan laporan ringkas

kepada BSPK.

4.2 Perkara yang perlu dikemukakan dalam Laporan ALP adalah seperti berikut:-

a. Agenda (sila lampirkan agenda mesyuarat);

b. Isu penting (latar belakang, kedudukan semasa dan tindakan yang sedang/telah

diambil oleh syarikat);

c. Implikasi isu kepada MOF/Kerajaan/pihak berkepentingan (stakeholders); dan

d. Tindakan susulan oleh MOF/Kerajaan.

4.3 Format Laporan ALP adalah seperti di Lampiran 3.

4.4 Laporan ALP yang mengandungi isu penting hendaklah dikemukakan secara terus kepada

Menteri Kewangan dengan salinan kepada BSPK manakala bagi laporan biasa ia hanya perlu

dikemukakan kepada BSPK di alamat seperti di para 5.4, Bahagian 5 Garis Panduan ini.

Penilaian Prestasi Lembaga Pengarah

4.5 Bagi memastikan ALP yang dilantik menyumbang ke arah keberkesanan peranan

Lembaga Pengarah, penilaian prestasi individu ALP termasuk Pengerusi dan penilaian

prestasi Lembaga Pengarah Syarikat MKD secara kolektif perlu dilaksanakan sekali setiap

tahun dan akan digunakan sebagai asas pelanjutan tempoh keahlian ALP berkenaan.

4.6 Setiap ALP di syarikat MKD perlu mengisi dua borang penilaian prestasi pada setiap awal

tahun berikutnya iaitu Borang Penilaian Rakan ALP (Peer Evaluation) dan Borang Penilaian

Lembaga Pengarah Secara Kolektif (Collective Board Assessment) seperti di Lampiran 4.

Borang-borang penilaian yang telah lengkap hendaklah diserahkan kepada BSPK melalui

Setiausaha Syarikat.


BAHAGIAN 5: PENUTUP

5.1 Garis Panduan Lembaga Pengarah syarikat MKD ini mestilah dipatuhi oleh semua pegawai

Kerajaan yang dilantik sebagai ALP Syarikat MKD.

5.2 Pematuhan dan pemakaian Garis Panduan ini adalah bagi memastikan tadbir urus

Lembaga Pengarah yang lebih efektif serta meningkatkan kecekapan dan keberkesanan

Lembaga Pengarah syarikat MKD.

5.3 Walau bagaimanapun, MKD berhak untuk memutuskan sebarang pengecualian daripada

dasar yang telah ditetapkan di bawah Bahagian 3 dan 4.

5.4 Semua perkara yang memerlukan kelulusan MKD dan sebarang laporan berkaitan yang perlu

dikemukakan kepada MKD boleh dialamatkan kepada:

Setiausaha

Bahagian Syarikat Pelaburan Kerajaan

Aras 5, Blok Selatan,

Kompleks Kementerian Kewangan,

Presint 2, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan,

62592 Putrajaya

Tel: 03-8882 3727 Faks: 03-8882 3870

E-mel: [email protected]

5.5 Garis Panduan ini akan dikemaskini dari semasa ke semasa dan BSPK akan memaklumkan

mengenai sebarang pindaan atau penambahbaikan kepada semua ALP lantikan MKD.

5.6 Dengan berkuat kuasanya Garis Panduan Lembaga Pengarah Syarikat MKD ini,

Surat Arahan seperti di Lampiran 5 dibatalkan.

mailto:[email protected]


GLOSARI

ALP Ahli Lembaga Pengarah

BSPK Bahagian Syarikat Pelaburan Kerajaan

CEO Ketua Pegawai Eksekutif (Chief Executive Officer)

DFI Institusi Kewangan Pembangunan (Development Financial Institution)

GLC Syarikat Berkaitan Kerajaan (Government Linked Company)

ICT Teknologi Maklumat Dan Komunikasi (Information And Communication Technology)

IT Teknologi Maklumat (Information Technology)

KPI Petunjuk Prestasi Utama (Key Performance Indicators)

KSP Ketua Setiausaha Perbendaharaan

MD Pengarah Urusan (Managing Director)

MKD Menteri Kewangan Diperbadankan

MOF Kementerian Kewangan (Ministry of Finance)

M&A Tatacara dan Tataurusan Syarikat (Memorandum and Articles Of Association)

R&D Penyelidikan Dan Pembangunan (Research & Development)

SOP Standard Operating Procedures

SPV Special Purpose Vehicle

VDP Program Pembangunan Vendor (Vendor Development Programme)


LAMPIRAN

Lampiran 1 : Garis Panduan Kepada Syarikat MKD

Antara Akta dan Peraturan yang berkaitan adalah seperti berikut:

a. Akta Pasaran Modal dan Perkhidmatan 2007;

b. Listing Requirements of Bursa Malaysia Security Bhd and Practice Notes;

c. Akta Persaingan 2010;

d. The Malaysian Code on Take Overs and Mergers 2010;

e. Komitmen di bawah Perjanjian Perdagangan Antarabangsa yang berkaitan dengan

syarikat Kerajaan;

Antara amalan terbaik yang boleh dijadikan panduan oleh syarikat MKD:-

f. Green Book – Enhancing Board Effectiveness

g. White Book – Creating Value Through Regulatory Management

h. Silver Book – Achieving Value Through Social Responsibility

i. Red Book – Procurement Guidelines & Best Practices

j. Purple Book – Optimising Capital Management Practices

k. Orange Book – Strengthening Leadership Development


Lampiran 2 : Garis Panduan Pelantikan Pengerusi, ALP dan MD/CEO Syarikat MKD

PENGERUSI ALP MD/CEO

Kelayakan Pendidikan

Sekurang-kurangnya Ijazah Sarjana Muda atau lain-lain kelayakan yang setaraf dengannya di dalam apa-apa bidang.

Sekurang-kurangnya Ijazah Sarjana Muda atau lain-lain kelayakan yang setaraf dengannya di dalam apa-apa bidang.

Sekurang-kurangnya pendidikan tertiary/ kelayakan profesional atau lain-lain kelayakan yang setaraf dengannya.

Pengalaman Mempunyai pengalaman berkhidmat di dalam industri dan bidang yang berkaitan atau bidang perakaunan/perundangan/

Kewangan

Mempunyai pengalaman berkhidmat di dalam industri dan bidang yang berkaitan atau bidang perakaunan/perundangan/

Kewangan

Mempunyai pengalaman (kecuali industri baru dalam negara) di dalam industri dan bidang yang berkaitan.

Kepakaran Sekurang-kurangnya telah memegang jawatan tinggi dalam sebuah organisasi awam atau swasta.

Pernah memegang jawatan penting dalam sesebuah organisasi awam atau swasta.

Pernah memegang jawatan tinggi/kanan dalam organisasi awam atau swasta.

Tapisan Keutuhan

Tapisan keutuhan akan dijalankan oleh pihak Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM) sebagai salah satu prosedur (requirement) bagi calon yang telah dilantik untuk mempertingkatkan integriti syarikat.


LAPORAN MESYUARAT LEMBAGA PENGARAH (Nama Syarikat) (No. Bil.Mesyuarat)

(Tarikh) (Masa)

ISU MELIBATKAN KEMENTERIAN KEWANGAN/KERAJAAN

(Agenda di Lampiran)

1. Isu-isu Berkenaan:

• Latar belakang:

• Kedudukan semasa:

• Tindakan yang sedang/telah diambil oleh syarikat:

2. Implikasi Isu kepada Kementerian Kewangan/Kerajaan/pihak berkepentingan

(Stakeholders):

3. Tindakan Susulan yang diperlukan oleh Kementerian Kewangan/Kerajaan:

Tandatangan :

Nama Pegawai :

Jawatan :

Kementerian/Agensi/Bahagian :

Tarikh :

Lampiran 3: Format Laporan Mesyuarat Lembaga Pengarah


Lampiran 4: Borang Penilaian Rakan ALP (Peer Evaluation) dan Borang Penilaian

Lembaga Pengarah Secara Kolektif (Collective Board Assessment)

DIRECTOR PEER EVALUATION

The rating scale for each statement:

5=Strongly Agree 4=Agree 3=Neutral 2=Disagree 1=Strongly Disagree

No

Contribution to Interaction

Director

A B C D E F G H I J K L M N

1.

Shares information or insights

2. Participate actively in board activities, work constructively with peers

3. Takes strong constructive stands at board or committee meetings where necessary

4. Encourages feedback from Board

5. Encourages meeting to focus on agenda

6. Confronts conflicts and participates in finding a resolution

Quality of Input

7. Provides logical honest opinion on issues presented

8. Provides unique insight to issues presented-has valuable skills

9. Prioritises context of issues to be in line with objectives

10. Motivates others to get things done, is decisive and action-oriented

11. Provides realism and practical advice to board deliberations

12. Applies analytical and conceptual skill to the decision-making process

13. Communication persuasively in a clear and non-confrontational manner


Understanding of role

14. Adds value to board meetings-attends meeting well prepared

15. Takes initiatives to request for more information

16. Ensure that individual contribution is relevant-up-to-date with developments

17. Focuses on accomplishing the objectives

18. Asses and link short-term issues to the long-term strategy

19. Ensures performance of financial and human capital, keeping in mind the strategic plan when making investment decisions

Chairman’s role

20. Chairman is able to lead the Board effectively-encouraging contribution from all members

21. Chairman and CEO have a good working relationship

22. Chairman and CEO understand their respective roles

Please state the names of the Directors numbered above*

A. Chairman H. _________________________________ B. ____________________________ I. _________________________________ C. ____________________________ J. _________________________________ D. ____________________________ K. _________________________________ E. ____________________________ L. _________________________________ F. ____________________________ M. ________________________________ G. ____________________________ N. _________________________________

Note: * (i) Company secretary is requested to list the name of Directors before distribution to

each Director to ensure consistency.

* (ii) Assessment /circulation to ex-Director who served for more than 6 month in year

……… is recommended.


BOARD SELF EVALUATIAN QUESTIONNAIRE

Questions should be answered by all board members. When completed individually the results of Sections A, B and C should be compiled, shared and discussed by the whole board to determine an average group answer to each question and an overall section rating.* Section A, B and C should also be completed by the Executive Director or CEO.

A. How Well Has The Board Done Its Job?

Circle the response that best reflects your opinion. The rating scale for each statement is:

Strongly Disagree (1); Disagree (2); Maybe or Not Sure (3); Agree (4); Strongly Agree (5).

1. Our organization has a three to five-year strategic plan or a set of clear long range goals and priorities.

1 2 3 4 5

2. The Board’s meeting agenda clearly reflects our strategic plan or priorities.

1 2 3 4 5

3. The Board has insured that the organization also has a one year operational or business plan.

1 2 3 4 5

4. The Board gives direction to staff on how to achieve the goals primarily by setting or referring to policies.

1 2 3 4 5

5. The Board ensures that the organization’s accomplishments and challenges are communicated to members and stakeholders.

1 2 3 4 5

B. How Well Has The Board Conducted Itself?



6. Board members are aware of what is expected of them. 1 2 3 4 5

7. The agenda of board meetings is well planned so that we are 1 2 3 4 5


able to get through all necessary board business.

8. Written reports and pre-reading are distributed to the board one week in advance of the board meetings.

1 2 3 4 5

9. All Board members participate fully in important board discussions.

1 2 3 4 5

10. The Chairman of the Board encourages healthy discussion and ensures that different points of views are heard and dealing with different points of view.

1 2 3 4 5

11. Board members support and stand behind the decisions made at the Board.

1 2 3 4 5

12. The Board members takes responsibility for recruiting new board members.

1 2 3 4 5

13. There is an orientation process for new Board members joining the Board.

1 2 3 4 5

14. The Board has a plan for director education and further Board development.

1 2 3 4 5

C. Board’s Relationship with Executive Director



15. There is a clear understanding of where the Board’s role ends and the Executive Director’s begin

1 2 3 4 5

16. There is good two-way communication between the Board and the Executive Director

1 2 3 4 5

17. The Board trusts the judgments of the Executive Director 1 2 3 4 5

18. The Board provides direction to the Executive Director where necessary though setting of new policies or clarifying existing ones

1 2 3 4 5


19. The Board provides direction to the Executive Director on communication need within the company and with external stakeholders.

1 2 3 4 5

20. The Board has developed formal criteria and a process for evaluating the Executive Director

1 2 3 4 5

21. The Board, or a committee of the Board, has formally evaluated the Executive Director within the past 12 months.

1 2 3 4 5

22. The Board evaluates the Executive Director primarily on the accomplishment of the organization’s strategic goals and priorities and adherence to policy

1 2 3 4 5

23. The Board provides feedback to the Executive Director on a regular basis.

1 2 3 4 5


Lampiran 5: Senarai Surat Arahan Yang Dibatalkan

1. Surat Arahan Kementerian Kewangan bertarikh 15 Februari 2008 :

Urusan Korporat, Kewangan Dan Prosedur Perolehan Syarikat-syarikat Menteri Kewangan

Diperbadankan (MKD) yang dikawal melalui 1 saham khas (golden share)

2. Surat Arahan Kementerian Kewangan bertarikh 15 Februari 2008 :


Diperbadankan (MKD)

3. Surat Arahan KSP bertarikh 31 Mac 2008 :

Arahan Mengenai Laporan Ahli Lembaga Pengarah Mengenai Mesyuarat Lembaga Pengarah

yang Dihadiri

4. Surat Arahan KSP bertarikh 17 April 2009 :

Urusan Kewangan Syarikat MKD : Pembayaran Dividen dan Pengurangan Kos Operasi Syarikat

5. Surat Arahan Kementerian Kewangan bertarikh 16 Oktober 2009 :

Laporan Pengurusan dan Laporan Kewangan Syarikat Milik Menteri Kewangan Diperbadankan

6. Surat Arahan Perbendaharaan bertarikh 20 Mei 2010 :

Keperluan Mendapatkan Kelulusan Lembaga Pengarah Syarikat Berhubung Perjalanan Ke Luar

Negara

7. Surat Arahan MKD bertarikh 4 Januari 2012 :

Dasar Berkaitan Subsidiari Syarikat-syarikat Menteri Kewangan Diperbadankan

8. Surat Arahan MKD bertarikh 5 Januari 2012 :


Diperbadankan (MKD)

Documents

GARIS PANDUAN AHLI LEMBAGA PENGARAH LANTIKAN MENTERI ... · PDF filekepada Menteri Kewangan untuk menyertai kontrak, mengambil alih, ... Pengerusi secara amnya mempunyai peranan, tugas