GARIS PANDUAN KERJA PERUNDINGAN - umcms.um.edu.my · UPUM untuk kos bahan (contoh: bahan kimia, kertas, thumbdrive, CD, data, peta, alatulis dan lain-lain) dan kos perkhidmatan (contoh:

Garis Panduan Kerja Perundingan

Unit Perundingan Universiti Malaya 1

GARIS PANDUAN UNIT PERUNDINGAN UNIVERSITI MALAYA

ISI KANDUNGAN

Bil Perkara Mukasurat

1.0 Pemakaian 2

2.0 Definisi Perundingan 2

3.0 Takrif 3

4.0 Kepentingan Perundingan 4

5.0 Kebenaran Untuk Menjalankan Perundingan 5

6.0 Pelantikan Ketua Perunding, Perunding dan Staf

Separa Profesional

6

7.0 Pengiraan Kos Perundingan 7

8.0 Agihan Pendapatan daripada Kerja Perundingan 8

9.0 Tanggungjawab dan Akauntabiliti Perunding 8

10.0 Tanggungjawab dan Akauntabiliti UPUM 10

11.0 Penggunaan Kenderaan dan Peralatan UPUM 12

12.0 Hak Harta Intelek 13



GARIS PANDUAN KERJA PERUNDINGAN

1.0 PEMAKAIAN

1.1 Garis Panduan ini diluluskan ole Ahli Majlis UPUM untuk

digunapakai oleh semua staf UM.

1.2 Garis Panduan ini hendaklah terpakai kepada semua staf

Universiti Malaya.

1.3 Ahli Majlis UPUM boleh membenarkan apa-apa

pengecualian daripada mana-mana bahagian Garis

Panduan ini jika difikirkan sesuai.

1.4 Keputusan Ahli Majlis ke atas semua perkara berkenaan

tafsiran Garis Panduan ini, atau mana-mana perkara atau

perkara-perkara di mana Garis Panduan ini tidak mempunyai

peruntukan mengenainya, adalah muktamad.



2.0 DEFINISI PERUNDINGAN

2.1 Satu kegiatan yang melibatkan seseorang atau sekumpulan

orang untuk memberi perkhidmatan kepakaran atau

kemahiran kepada pihak yang memerlukan, sama ada

dengan mendapat bayaran atau tanpa bayaran.

2.2 Kegiatan perundingan yang termasuk dalam definisi di atas

adalah seperti berikut:-

2.2.1 Perundingan di antara Universiti dengan pelanggan

dengan bayaran (kontrak institusi dengan bayaran);

2.2.2 Perundingan di antara staf Universiti dengan

pelanggan dengan bayaran (kontrak persendirian

dengan bayaran).

2.3 Selain kegiatan perundingan di atas (2.2) Khidmat

Perundingan turut melibatkan aktiviti seperti berikut:-

2.3.1 Kajian oleh Pakar-Pakar Universiti untuk

melaksanakan keperluan terma rujukan pelanggan.

2.3.2 Penyelidikan Kontrak.

2.3.3 Perkhidmatan Nasihat Pakar.

2.3.4 Perkhidmatan Latihan Akademik dan Teknikal.

2.3.5 Perkhidmatan Pengurusan Kemudahan.

2.4 Staf universiti bermaksud staf akademik dan staf P&P yang

berkhidmat di UM.

2.5 UPUM ialah Unit Perundingan Universiti Malaya, sebuah Unit di

bawah Institut Penyelidikan dan Pemantauan (IPPP) Universiti

Malaya.



3.0 TAKRIF

Dalam Garis Panduan ini melainkan jika kandungan ayatnya

mengkehendaki makna yang lain:-

“Kerja Perundingan” merujuk aktiviti khidmat perundingan yang

dibayar mengikut terma yang ditetapkan oleh pihak klien.

Khidmat perundingan meliputi khidmat nasihat, latihan dan uji

bahan.

“Kajian/Projek Perundingan” bermakna satu aktiviti perundingan

yang berdaftar dengan UPUM/Kementerian Kewangan/Badan

Profesional dan diberikan satu nombor rujukan khusus. Kadar

bayaran, terma, jangkamasa kerja dan perunding-perunding

dinyatakan dengan jelas bagi setiap projek;

“Ketua Perunding” bermakna staf UM yang dilantik dari kalangan

perunding untuk mengetuai serta bertanggungjawab

sepenuhnya ke atas kejayaan Projek Perundingan;

“Perunding” bermakna semua staf UM merangkumi kakitangan

akademik yang menjalankan kerja Perundingan;

“Pegawai Penyelidik/ Pembantu Penyelidik” bermakna mana-

mana individu yang dilantik oleh Ketua Perunding untuk memberi

bantuan kepada mana-mana Projek perundingan;

“Klien” bermakna orang perseorangan, agensi kerajaan dan

badan berkanun, agensi swasta dan pertubuhan bukan kerajaan

(NGO), atau mana-mana organisasi sama ada di dalam atau di

luar Malaysia memohon khidmat perundingan daripada UPUM;



“Perjanjian Projek” bermakna satu bentuk dokumen bertulis yang

ditandatangani oleh UM dan klien bagi sesuatu Projek

Perundingan;

“Kos Overhead” bermakna bayaran yang perlu dibayar kepada

UPUM untuk kos bahan (contoh: bahan kimia, kertas, thumbdrive,

CD, data, peta, alatulis dan lain-lain) dan kos perkhidmatan

(contoh: upah separa profesional, perkeranian, perjalanan,

komunikasi, percetakan, sewa dan lain-lain).

“Yuran Profesional” bermakna bayaran yuran yang diterima oleh

Perunding UM hasil daripada Kerja Perundingan yang dijalankan;

4.0 KEPENTINGAN PERUNDINGAN

4.1 Perundingan adalah salah satu fungsi asas Universiti, iaitu

memberi perkhidmatan kepada masyarakat.

4.2 Kegiatan perundingan merupakan sebahagian bidang

tugas staf akademik dan dinilai dalam prestasi tahunan.

4.3 Memberi khidmat kepakaran dan nasihat kepada industri,

masyarakat dan negara.

4.4 Memberi peluang pada staf akademik untuk menambah

pendapatan disamping menjana dana tambahan untuk

Universiti.

4.5 Memberi khidmat kemudahan peralatan yang terdapat di

Universiti kepada industri-industri.

4.6 Sebahagian daripada tanggungjawab sosial.



5.0 KEBENARAN UNTUK MENJALANKAN PERUNDINGAN

5.1 Setiap staf perlu mendapat kebenaran rasmi (Borang

Kebenaran Menjalankan Kerja Perundingan) daripada Ketua

Jabatan/Ketua PTj untuk menjalankan kerja perundingan.

5.2 Semua kerja perundingan diwajibkan melalui UPUM termasuk

kerja-kerja perundingan yang diperolehi oleh staf itu sendiri.

5.3 Sebarang cadangan kerja perundingan yang diperolehi oleh

staf secara persendirian hendaklah dirujuk kepada UPUM

secepat mungkin, iaitu sebelum penyerahan cadangan

kepada klien. Ini bertujuan memastikan kertas cadangan

disediakan dengan kemas dan perundingan dengan klien

dijalankan secara sistematik dan profesional.

5.4 Dalam pertimbangan untuk memberi kelulusan permohonan

menjalankan perundingan, perkara berikut akan diberi

perhatian:-

5.3.1 Kerja perundingan tidak akan menjejaskan tugas

pengajaran dan tugas-tugas rasmi lain.

5.3.2 Kerja perundingan tersebut memberi faedah dalam

bentuk peningkatan ilmu dan pengalaman kepada

staf dalam bidang pengkhususannya.

5.3.3 Tempoh keseluruhan kerja perundingan hendaklah

tidak melebihi tempoh maksimum yang dibenarkan

bagi setiap staf, iaitu empat (4) bulan-kerja (man-

month) bagi satu tahun kalendar. UPUM akan

menyimpan rekod kerja perundingan setiap staf.



5.3.4 Staf tersebut dapat menyelesaikan kerja perundingan

sebelum persaraan wajib atau tamat kontrak

perkhidmatan dengan Universiti Malaya.

5.5 Kerja Perundingan setara dengan penyelidikan. Oleh itu Staf

boleh memohon cuti penyelidikan untuk kerja perundingan

yang melibatkan perjalanan jauh (outstation). Semua rekod

ini harus diselaraskan dengan Jabatan/ PTj/ BSM. Untuk

perjalanan sekitar Lembah Klang, Staf perlu mengikut

prosedur semasa yang digunapakai, untuk menghadiri

mesyuarat, seminar atau kajian lapangan.

6.0 PELANTIKAN KETUA PERUNDING, PERUNDING DAN STAF SEPARA

PROFESIONAL

6.1 Pelantikan Ketua dan Perunding

6.1.1 Perlantikan Ketua Perunding dan Perunding akan dibuat

oleh Pengarah UPUM setelah mendapatkan kebenaran

sebagai perunding dari Ketua Jabatan dan PTj masing-

masing.

6.1.2 Pada dasarnya UPUM tidak akan bertanggungjawab ke

atas sebarang penglibatan perunding yang tidak dilantik

oleh UPUM.



6.2 Pelantikan Kakitangan Separa Profesional

6.2.1 Ketua Perunding boleh mencadangkan calon untuk

perlantikan Kakitangan Separa Profesional di mana

kakitangan tersebut dibayar dengan menggunakan

peruntukan Projek Perundingan berkenaan mengikut

kadar yang ditetapkan.

6.2.2 Ketua Perunding/ Perunding perlu menghantar surat

permohonan perlantikan kepada UPUM bersama

dengan resume calon tersebut. Surat permohonan

hendaklah mengandungi maklumat spt kadar gaji dan

tempoh lantikan.

6.2.3 Semua perlantikan adalah bertaraf sementara atau

kontrak.

6.2.4 Ketua Perunding/ Staf Perunding perlu memantau

Kakitangan Separa Profesional di bawah seliaannya dan

memastikan semua arahan kerja dipatuhi.

6.2.5 Kakitangan Separa Profesional boleh dipertimbangkan

untuk mengambil cuti atas budi bicara ketua perunding.

6.2.6 Ketua Perunding perlu menghantar surat pemberitahuan

penamatan Kakitangan Separa Profesional kepada

UPUM.

Kategori Penamatan perkhidmatan seperti berikut:-

a. Tempoh perlantikan perkhidmatan selama satu (1)

hingga dua belas (12) bulan perlu memberi empat

belas (14) hari notis.

b. Tempoh perlantikan perkhidmatan selama satu (1)

tahun dan lebih perlu memberi tiga puluh (30) hari

notis.



Kakitangan bukan akademik Universiti yang terlibat dalam

kerja perundingan perlu mendapat kelulusan daripada Ketua

PTj dan perlu memastikan kakitangan tersebut tidak

menjejaskan tugas hakiki di Universiti.

7.0 PENGIRAAN KOS PERUNDINGAN

7.1 Pada amnya belanjawan bagi setiap kerja perundingan perlu

mengambil kira semua kos. Kos perundingan boleh

dibahagikan kepada 2 bahagian:

7.1.1 Yuran Perundingan (Perunding dan

Pegawai/Pembantu Penyelidik)

Kos ini ditentukan mengikut formula yang ditetapkan

untuk klien kerajaan dan badan berkanun, dan

mengikut kadar pasaran untuk klien sektor swasta.

Contoh :

Perunding

Gaji Pokok x multiplier x man-

month

Cth : RMxxx x 2.2 x

5 mm

Untuk

kadar

yang

dibenarkan

sila rujuk

MPPP 2011

Pegawai/Pembantu

Penyelidik

Gaji Pokok x multiplier x man-

month

Cth : RMxxx x 1.8 x

5 mm

7.1.2 Kos Imbuhan balik

Perbelanjaan yang diluluskan untuk tujuan

melaksanakan kajian.

Contoh :

1.0 Kos Pengangkutan / Perjalanan

Untuk kadar yang

dibenarkan sila

rujuk MPPP 2011

Elaun Penginapan dan Sarahidup

2.0 Kos Perhubungan

3.0 Kos Dokumentasi dan Penyediaan

Laporan

4.0 Kos Bagi Menjalankan Kaji Selildik

5.0 Bengkel/ seminar



7.1.3 Kos Overhead

Pecahan agihan adalah berdasarkan Manual

Perolehan Perkhidmatan Perunding (Edisi 2011).

7.2 Staf yang memperolehi kerja perundingan secara

persendirian disarankan mendapatkan garis panduan dan

nasihat UPUM untuk menyediakan belanjawan perundingan.

8.0 AGIHAN PENDAPATAN DARIPADA KERJA PERUNDINGAN

8.1 Agihan pendapatan daripada kerja perundingan adalah

seperti berikut:

Komponen

Kos Jumlah Agihan

Kos Langsung Jumlah

(perenggan

7.1.1)

Pembelian, Upahan, dsb.

Yuran

Profesional

Jumlah

(perenggan

7.1.2)

a. Fee UPUM berdasarkan Manual

Perolehan Perkhidmatan Perunding (Edisi

2011) Lampiran 5F*

b. Potongan syer UM untuk Staf Perunding

UM adalah seperti berikut:

Perunding Universiti

50,000 pertama 100% -

50,000 kedua 75% 25%

50,000 seterusnya 50% 50%

[Potongan ini adalah berdasarkan tempoh

satu tahun kalendar Jan-Dis setiap tahun]

c. Penemu (finders fee) jika berkenaan;

pada kadar 1% daripada Yuran Profesional

– bayaran dibuat setelah Perjanjian

ditandatangani.

Kos

Overhead

Pecahan agihan adalah berdasarkan Manual Perolehan

Perkhidmatan Perunding (Edisi 2011) Lampiran 5F*



9.0 TANGGUNGJAWAB DAN AKAUNTABILITI PERUNDING

9.1 Staf perunding adalah tertakluk kepada peruntukan Akta

Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta

605) dan Peraturan-Peraturan Tatatertib Badan-Badan

Berkanun (Jadual Kedua Akta 605) serta Akta Keselamatan

dan Kesihatan Pekerjaan 1994 (Akta 514).

9.2 Staf perunding adalah bertanggungjawab untuk

melaksanakan kontrak perundingan menurut terma

rujukan kontrak perundingan.

9.3 Staf perunding bertanggungjawab untuk

menyelesaikannya tugasnya dengan kualiti kerja yang

tinggi dan dalam tempoh waktu yang ditetapkan.

9.4 Staf perunding hendaklah mengutamakan kepuasan klien

setiap masa, sama ada dalam perhubungan rasmi atau

dalam penyediaan laporan atau apa juga produk

perundingan yang ditetapkan.

9.5 Staf perunding bertanggungjawab memastikan dirinya

dilindungi oleh insuran yang mencukupi dan sesuai

daripada liabiliti yang berkaitan dengan kontrak

berkenaan.

9.6 Staf perunding adalah bertanggungjawab untuk

menandatangani surat indemniti dengan Universiti Malaya

berhubung dengan liabiliti yang timbul terhadap mana-

mana pihak disebabkan oleh ketidakcekapan, kecuaian,

tindakan peninggalan dan salahlaku staf perunding dan



agennya di dalam menjalankan kerja perundingan

(sekiranya perlu).

9.7 Dalam menjalankan kerja perundingan, staf perunding

hendaklah tidak membelakangkan tugas rasmi demi

kepentingan peribadinya dan tidak menggunakan

kedudukannya sebagai staf perunding bagi faedah dirinya

sendiri.

9.8 Melainkan dengan kebenaran Pengarah Unit Perundingan

Universiti Malaya, seorang staf perunding tidak dibenarkan

menyerahhak dan subkontrak kerja perundingannya.

9.9 Ketua Perunding dan staf perunding hendaklah sentiasa

menjaga nama baik Universiti.

9.10 Menjaga kerahsiaan projek perundingan kecuali dengan

kebenaran pihak klien.

9.11 Staf perunding perlu mematuhi arahan dan keputusan

Ketua Perunding/ Pengarah Projek.

9.12 Staf perunding hendaklah segera memaklumkan kepada

UPUM jika terdapat masalah untuk meneruskan

pelaksanaan kerja perundingan.

9.13 Ketua perunding dan staf perunding bertanggungjawab

untuk mengemukakan semua resit/ tuntutan perbelanjaan

berkaitan projek kepada UPUM dengan segera.



9.14 Ketua Perunding perlu melaporkan kepada Pengarah

UPUM sekiranya ada perunding yang tidak menunjukkan

prestasi kerja yang memuaskan dan dicadangkan untuk

ditamatkan khidmatnya.

10.0 TANGGUNGJAWAB DAN AKAUNTABILITI UPUM

10.1 Mendaftar sebagai Perunding dengan Kerajaan dan

mana-mana agensi yang berkaitan.

10.2 UPUM akan sentiasa giat berusaha mendapatkan kerja

perundingan daripada pihak yang memerlukan dan

menubuhkan pasukan perunding untuk melaksanakan

kerja perundingan.

10.3 UPUM akan bertindak bagi pihak Universiti dalam semua

urusan berhubung dengan kerja perundingan yang

dijalankan oleh staf UM.

10.4 UPUM akan memberi khidmat nasihat dan membantu staf

mengenai penyediaan belanjawan dan kertas cadangan

perundingan, dan lain-lain perkara yang berkaitan.

10.5 UPUM akan membantu staf untuk berunding dengan klien,

jika perlu, untuk mencapai persetujuan mengenai terma

rujukan perundingan dan kadar bayaran yang berpatutan.

10.6 UPUM hendaklah memastikan Staf mendapatkan

kebenaran dari PTj/Jabatan masing-masing, untuk

menjalankan kerja perundingan.



10.7 UPUM akan menyimpan rekod kerja perundingan bagi

setiap staf perunding.

10.8 UPUM akan mengambil langkah-langkah yang wajar untuk

menangani semua bentuk risiko yang terdapat dalam

setiap kerja perundingan. UPUM bertanggungjawab

untuk:-

10.8.1 Mengambil perlindungan insuran yang

mencukupi dan sesuai terhadap liabiliti

professional dan produk berkaitan dengan

kontrak perundingan berkenaan (jika perlu);

10.8.2 Mengambil perlindungan insuran yang

mencukupi dan sesuai berkaitan dengan

keselamatan staf yang terlibat dengan kontrak

perundingan berkenaan;

10.8.3 Memastikan staf perunding menandatangani

surat indemniti dengan Universiti Malaya

(sekiranya perlu);

10.8.4 Mengingatkan perunding mematuhi Akta

Keselamatan dan Kesihatan Perkerjaan 1994

(Akta 514).

10.9 UPUM akan memantau kemajuan kerja perundingan dan

memastikannya berjalan mengikut jadual, dan mengambil

tindakan pembetulan jika terdapat masalah dalam

perlaksanaan kerja.

10.10 UPUM akan menguruskan tuntutan kepada klien dan

menguruskan penerimaan bayaran perundingan daripada

klien dan pembayaran kepada semua pihak yang terlibat

mengikut perenggan 6.1 (Jadual 1) atau perenggan 6.2

(Jadual 2), yang mana berkenaan.



10.11 Sekiranya berlaku masalah yang melibatkan prestasi staf

perunding, Pengarah UPUM hendaklah mengambil

langkah berikut untuk mengatasi masalah berkenaan:-

10.11.1. Pengarah UPUM perlu berbincang dengan

perunding bermasalah tersebut.

10.11.2. Pengarah UPUM perlu berbincang dengan

kumpulan perunding untuk mengatasi masalah

perunding berkenaan.

10.11.3. Pengarah UPUM perlu mengadakan mesyuarat

dengan klien untuk tujuan penamatan dan

penggantian.

10.11.4. Pengarah UPUM perlu memastikan semua

dokumen dan peralatan berkaitan projek

dikembalikan oleh perunding berkenaan.

10.11.5. Satu (1) salinan surat rasmi penamatan hendaklah

dihantar kepada Jabatan/ PTj dan klien.

10.12 Dalam keadaan tertentu perunding boleh melantik

pembantu perunding yang terdiri dari kalangan staf

akademik UM dengan persetujuan Pengarah atau

Timbalan Pengarah UPUM.

11.0 PENGGUNAAN KENDERAAN DAN PERALATAN UPUM

11.1 Ketua Perunding/ Perunding perlu mengisi borang

permohonan untuk tujuan penggunaan kenderaan dan

peralatan UPUM.

11.2 Penggunaan perlu mendapatkan kelulusan dari Pengarah

atau Timbalan Pengarah UPUM.



11.3 Penggunaan kenderaan hendaklah menggunakan

pemandu dari UPUM melainkan telah mendapat kelulusan

dari Pengarah atau Timbalan Pengarah UPUM.

11.4 Ketua Perunding/ Perunding hendaklah memastikan

peralatan yang dipinjam sentiasa dalam keadaan baik

11.5 Ketua Perunding/ Perunding bertanggungjawab terhadap

barang yang digunakan/dipinjam.

11.6 Sekiranya berlaku kerosakan atau kehilangan peminjam

perlu menggantikan atau memperbaiki.

12.0 HAK HARTA INTELEK

Hak harta intelek yang terhasil daripada kerja-kerja perundingan

adalah tertakluk kepada dasar harta intelek Universiti dan undang-

undang harta intelek yang berkenaan.

Asas rujukan Garis Panduan ini hendaklah mengambilkira perkara

berikut:

1) Arahan Kerja UPUM

2) Garis Panduan berkaitan yang diterimapakai oleh UM

3) Borang Kebenaran menjalankan kerja perundingan

4) Surat Akuan Melaksanakan Kerja (jika berkenaan)

5) Manual Perolehan Perkhidmatan Perunding (Edisi 2011)

Guideline for Consultancy Services

University of Malaya Consultancy Unit 1

GUIDELINES FROM THE UNIVERSITY OF MALAYA CONSULTANCY UNIT

CONTENTS

No Item Page

1.0 Application 2

2.0 Definition of Consultancy Services 2

3.0 Terminology 3

4.0 Importance of Consultancy Services 4

5.0 Approval for Conducting Consultancy Services 5

6.0 Appointment of The Lead Consultant, Consultants and

Semi-professional Staff

6

7.0 Calculation of Consultancy Cost 7

8.0 Division of Profit from Consultancy Services 8

9.0 Responsibilities and Accountability of Consultants 8

10.0 Responsibilities and Accountability of UPUM 10

11.0 Use of UPUM Vehicles and Equipment 12

12.0 Intellectual Property 13



GUIDELINES FOR CONSULTANCY SERVICES

1.0 APPLICATION

1.1 The guidelines have been approved by the Board of UPUM

and are applicable for all UM staff.

1.2 The Board of UPUM may allow exemption from any parts of

the guidelines if deemed suitable.

1.3 The decision of the Board of UPUM on all matters related to

these guidelines, or any consultancy related items that are

not covered by these guidelines, is final.

2.0 DEFINITION OF CONSULTANCY SERVICES

2.1 An activity that involves an individual or a group of people

who provides expertise services or skills, either with or without

charges.

2.2 Consultancy activities, as mentioned above, are inclusive of

the following:

2.2.1 Consultancy activities between the University and

clients with charges (institutional contract with

payment).

2.2.2 Consultancy activities between University staff and

clients with charges (Personal contract with

payment).

2.3 In addition to the consultancy activities stated in (2.2), the

following are also considered consultancy activities:



2.3.1 Research conducted by experts in the University

according to the Terms of Reference from clients.

2.3.2 Research Contract.

2.3.3 Professional Advise.

2.3.4 Academic and Technical training.

2.3.5 Facilities Management.

2.4 University Staff includes academic and P&P staff servicing the

University of Malaya.

2.5 UPUM is the acronym of University of Malaya Consultancy

Unit, a unit under the umbrella of the Institute of Research

Management and Monitoring, University of Malaya.

3.0 TERMINOLOGY

The following shows the definition of the terms used in the

guidelines, except otherwise meant in a particular sentence:

“Consultancy Services” refers to consultancy activities that are

paid according to the terms proposed by clients. Consultancy

services include advisory activities, training and material testing;

“Consultancy Research/ Project” refers to any consultancy

activities registered with UPUM/ Ministry of Finance/ Professional

Bodies, which are given a specific reference number each. The

payment rate, term, research duration and consultants are

specified in each project;

“Lead Consultant” is a UM staff (among the appointed consultants)

who is appointed to lead and take full responsibility of the success

of a consultancy project;



“Consultant” refers to all UM staff, including academic staff who

provide consultancy activities;

“Research officer/ Research Assistant” refers to any individuals who

are appointed by the Lead Consultant to help in any consultancy

projects;

“Client” refers to any individuals, government agencies, statutory

bodies, private agencies and NGO or any organizations, either in

or outside Malaysia that require consultancy services from UPUM;

“Project Agreement” refers to a written document that is jointly

signed by UM and clients for a consultancy project;

“Overhead Cost” refers to payment that is to be paid to UPUM for

material cost (examples: chemicals, papers, thumbdrives, CD,

data, maps, stationeries and others) and service cost (examples:

cost of hiring semi professionals and clerks; travel, communication,

printing, rental and other costs);

“Professional Fees” means payment that is received by UM

consultants for a consultancy project.

4.0 IMPORTANCE OF CONSULTANCY

4.1 Consultancy, which is a type of services for the society, is one of

the functions of a university.

4.2 Being involved in consultancy activities is one of the job

scopes of academic staff and such involvement is evaluated

as a part of Key Performance Index every year.

4.3 Provide expertise service and advice to the industries, society

and country.



4.4 Provide an opportunity for the academic staff to increase

income and at the same time, generating income for the

University.

4.5 Offer usage of University facilities and equipment to the

industries.

4.6 It is a part of social responsibilities.

5.0 APPROVAL FOR CONDUCTING CONSULTANCY SERVICES

5.1 Every staff must obtain official approval (approval form for

conducting consultancy activities) from the Head of

Department/ Head of PTj for conducting consultancy

activities.

5.2 All consultancy activities must go through UPUM, including

those secured by an individual staff him/ herself.

5.3 Any consultancy projects secured by an individual staff must

be referred to UPUM as soon as possible before a proposal is

sent to a client. This is to ensure that the proposal is done in a

proper manner and the consultancy activities are conducted

systematically and professionally.

5.4 The following will be considered by UPUM before approving a

consultancy project:

5.3.1 The consultancy project will not affect the teaching

and other official jobs of a staff member.

5.3.2 The consultancy project benefits a staff member in

terms of knowledge and experiences in his/ her field.



5.3.3 The maximum duration of the consultancy project

does not exceed the maximum consultancy duration

allocated for every staff member, which is four (4)

man-month of a calendar year. UPUM will keep a

record of consultancy activities of every staff member.

5.3.4 A staff member will be able to complete the

consultancy project before compulsory retirement or

end of service contract with the University of Malaya.

5.5 Consultancy is equivalent to research. Therefore, a staff

member can apply for research leave for outstation

consultancy activities. The record should be standardized

across the department/ PTj/ BSM. A staff member should

oblige by the current travel procedures while travelling within

Klang Valley to attend meetings, seminars and to conduct

field work.

6.0 APPOINTMENT OF THE LEAD CONSULTANT, CONSULTANTS AND SEMI-

PROFESSIONAL STAFF

6.1 Appointment of the Lead Consultant and Consultants

6.1.1 Appointment of the Lead Consultant and Consultants will

be done by the Director of UPUM after obtaining

approval from the respective Head of Department and

PTj of the consultant(s).

6.1.2 UPUM is not responsible for involvement of any individuals,

who are not appointed by UPUM, acting as consultant(s).

6.2 Appointment of Semi-Professional Staff



6.2.1 The Lead Consultant can suggest appointment of semi-

professional staff to help in a consultancy project. The

candidate will be paid according to a fixed rate using

the existing allocation of the consultancy project.

6.2.2 The Lead Consultant/ Consultants must send an

appointment application letter to UPUM together with

the resume of the candidates. The payment rate and

duration of the appointment must be mentioned in the

application letter.

6.2.3 All appointments are temporary or contract based.

6.2.4 The Lead Consultant/ Consultants must supervise semi-

professional staff to make sure that they conduct their

work accordingly.

6.2.5 Semi-professional staff can take leave, subject to the

approval by the Lead Consultant.

6.2.6 The Lead Consultant must notify UPUM of the termination

of semi-professional staff through a letter of termination.

The categories for termination of service are as follows:

a. A fourteen-day (14) notice for an appointment

duration of one (1) to twelve (12) months.

b. A thirty-day (30) notice for appointment duration of

one (1) year and above.

Prior approval must be obtained from the respective Head of

PTj for involvement of non-academic staff of the University and

the Lead Consultant must make sure that such involvement will

not affect the official jobs of the staff member in the University.

7.0 CALCULATION OF CONSULTANCY COST



7.1 Generally, the expenses of every consultancy project must

include all relevant costs. Consultancy cost can be divided

into two parts:

7.1.1 Consultancy Fees (Consultants and Research

Officers/ Assistants)

This cost is calculated according to the guideline for

government’s clients and statutory bodies and it

follows the market rate for clients from the private

sector.

Example:

Consultant

Basic salary x multiplier x man-

month

e.g. : RMxxx x 2.2 x 5

mm

Please

refer to

MPPP 2011

for the

approved

rate

Research Officer/

Assistant

Basic salary x multiplier x man-

month

e.g. : RMxxx x 1.8 x 5

mm

7.1.2 Reimbursement

Research expenses that have been approved.

Example:

1.0 Transportation / Travel Cost

Please refer to

MPPP 2011 for the

approved rate

Accommodation and Daily

Allowances

2.0 Communication Cost

3.0 Documentation and Report

Preparation Costs

4.0 Cost for conducting survey

5.0 Workshop/ seminar

7.1.3 Overhead Cost

The breakdown is according to the Manual Perolehan

Perkhidmatan Perunding (2011 Edition).



7.2 A staff member who has secured any consultancy projects on

his/ her own is advised to read the guidelines by UPUM or

consult UPUM while projecting consultancy budgets.

8.0 DIVISION OF PROFIT FROM CONSULTANCY SERVICES

8.1 Division of profit from consultancy services is as follows:

Cost

Component Total Division

Direct Cost Total (paragraph

7.1.1)

Purchase, employment etc.

Professional

Fees

Total

(paragrapgh

7.1.2)

a. UPUM Fees according to the Manual

Perolehan Perkhidmatan Perunding (2011

Edition), Appendix 5F*

b. Proportionment:

Consultant University

First 50,000 100% -

Next 50,000 75% 25%

Subsequent 50,000 50% 50%

[The proportionment is based on one

calendar year, Jan-Dec every year]

c. Finders fee, if applicable, at 1% from

Professional fees. The payment is made

after signing the agreement.

Overhead

Cost

The breakdown is according to the Manual Perolehan

Perkhidmatan Perunding (2011 Edition), Appendix 5F*

9.0 RESPONSIBILITIES AND ACCOUNTABILITY OF CONSULTANTS

9.1 Consultants are subjected to Statutory Bodies (Discipline

and Surcharge) Act 2000 (Act 605) and Statutory Bodies



Disciplinary Regulations (Second Schedule)(Act 605) and

Occupational Safety and Health Act 1994 (Act 514).

9.2 Consultants are responsible for fulfilling consultancy

contracts according to the relevant Terms of Reference.

9.3 Consultants are responsible for completing their tasks and

producing high quality work within the stipulated duration.

9.4 Consultants must prioritise clients satisfaction at all times,

either during communication or in preparation of reports

and any consultancy products that have been agreed

upon.

9.5 Consultants must make sure that they are sufficiently

covered by insurances for liabilities associated with

consultancy activities.

9.6 Consultants have to sign an indemnity letter with the

University of Malaya with regards to any liabilities that may

arise due to incompetence, negligence, omission and

misconduct of consultants and their agents while

conducting consultancy activities (if deemed applicable).

9.7 Consultants should not neglect their official jobs while

conducting consultancy activities and they should not take

advantage of their position as consultants to gain personal

interest.



9.8 Unless otherwise approved by the Director of UPUM,

Consultants are not allowed to surrender or engage a sub-

contractor for the consultancy project.

9.9 The Lead Consultant and consultants must always take

care of the reputation of the University.

9.10 Consultants must uphold the confidentiality of consultancy

projects.

9.11 Consultants must follow the instruction and decision made

by the Lead Consultant/ Project Director.

9.12 Consultants must notify UPUM of any problems related to

continuation of the consultancy project.

9.13 The Lead Consultant and Consultants are responsible for

submitting all receipts/ reimbursement application related

to consultancy activities to UPUM promptly.

9.14 The Lead Consultant must notify UPUM shall any consultants

fail to perform satisfactorily and that they should be

terminated.

10.0 RESPONSIBIITIES AND ACCOUNTABIITY OF UPUM



10.1 Register as a Consultant with the Government or any

relevant agencies.

10.2 UPUM will always strive to secure consultancy projects from

those in needs and form suitable consultancy teams.

10.3 UPUM is representing the University in all matters related to

consultancy activities undertaken by UM staff.

10.4 UPUM will advise and help staff in preparing consultancy

budgets, proposals and other relevant items.

10.5 UPUM will help staff in dealing with clients, if needed, in

order to achieve reasonable Terms of Reference and

payment.

10.6 UPUM must make sure that the staff has obtained approval

from the respective PTj/ Department to conduct

consultancy activities.

10.7 UPUM must keep a record of consultancy activities of each

consultant.

10.8 UPUM will take proper measures to mitigate all kinds of risks

associated with a consultancy project. UPUM is responsible

for:

10.8.1 Undertaking insurances that are sufficient and

suitable for protection against professional and

product liabilities related to a consultancy

contract (if needed);



10.8.2 Undertaking insurances that are sufficient to

consultants who are involved in a consultancy

contract;

10.8.3 Making sure that Consultants sign the letter of

indemnity with the University of Malaya (if

needed);

10.8.4 Remind Consultants to oblige by the

Occupational Safety and Health Act 1994 (Act

514).

10.9 UPUM will monitor the progress of all consultancy projects

and make sure that the projects progress as planned. It will

undertake corrective measures if there are problems in

implementing consultancy activities.

10.10 UPUM will manage payment from clients and pay involved

the staff according to Paragraph 6.1 (Schedule 1) or

Paragraph 6.2 (Schedule 2).

10.11 Shall problems associated with staff performance arise, the

Director of UPUM should take the following steps to solve the

problems:

10.11.1. The Director of UPUM should have a discussion with

the involved consultant(s).

10.11.2. The Director of UPUM should have a discussion with

the consultancy team to solve the problems.

10.11.3. The Director of UPUM Director should have a

meeting with client(s) for termination or

replacement of the involved consultant(s).



10.11.4. The Director of UPUM must make sure that all the

documents and equipment related to the project

are returned to UPUM by the involved

consultant(s).

10.11.5. A (1) copy of an official termination letter must be sent to

the Department/ PTj and client(s).

10.12 Under certain circumstances, Consultants can appoint

assistants among the UM academic staff with approval

from the Director or Deputy Director of UPUM.

11.0 USE OF UPUM VEHICLES AND EQUIPMENT

11.1 The Lead Consultant/ Consultants have to fill out an

application form in order to use UPUM vehicles and

equipment.

11.2 The use must be approved by the Director or Deputy

Director of UPUM.

11.3 UPUM vehicles must be driven by a driver from UPUM, unless

otherwise approved by the Director or Deputy Director of

UPUM.

11.4 The Lead Consultant/ Consultants must make sure that the

borrowed equipment is always in a good condition.

11.5 The Lead Consultant/ Consultants are responsible for the

borrowed equipment.

11.6 The borrower must repair or replace damaged or lost

equipment.



12.0 INTELLECTUAL PROPERTY

Intellectual properties resulted from consultancy activities are

subjected to the intellectual property policy of the University and

relevant regulations.

The basic terms of reference of the guidelines are built upon the

following:

1) Appointment by UPUM

2) Related guidelines used by UM

3) Approval form for conducting consultancy activities

4) Confirmation letter for conducting consultancy activities (if

relevant)

5) Manual Perolehan Perkhidmatan Perunding (2011 Edition)

Documents

GARIS PANDUAN KERJA PERUNDINGAN - umcms.um.edu.my · UPUM untuk kos bahan (contoh: bahan kimia, kertas, thumbdrive, CD, data, peta, alatulis dan lain-lain) dan kos perkhidmatan (contoh: